AlfaCon ciclo vital dos documentos teoria das tres idades arquivo corrente arquivo intermediario arquivo permanente

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AlfaCon Concursos Públicos
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou 
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
ÍNDICE
Princípios Arquivísticos .................................................................................................................................2
Arquivo - Biblioteca - Museu ......................................................................................................................2
Classificação dos Documentos ....................................................................................................................3
Classificação de Arquivos ...........................................................................................................................4
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Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou 
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
Princípios Arquivísticos
01. Proveniência ou respeitos aos fundos = documen-
tos são arquivados respeitando-se a separação por pessoa, 
setor, divisão, departamento e instituição de origem. Objetivo 
– facilitar o acesso, a consulta e o manuseio para acelerar o 
processo. Ao tratar documentação de uso não corrente deve-se 
obedecer ao princípio da proveniência, segundo o qual devem 
ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documen-
tos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O 
inventário é um instrumento no qual as unidades de arquiva-
mento de um fundo ou de uma de suas divisões são identifi-
cadas e descritas resumidamente. Delimita externamente o 
conjunto.
02. Organicidade = refletem a estrutura, funções e ativi-
dades da instituição. Documentos não devem ser misturados 
com de outras entidades produtivas.
03. Integridade = deve ser preservado sem dispersão, 
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo 
indevido.
04. Cumulatividade = formação progressiva, natural 
e orgânica. Este princípio é fundamentado pelas ideias do 
italiano Elio Lodolini ao afirmar que o arquivo é uma infor-
mação espontânea, natural e sedimentar já que o documento 
de arquivo é aquele que foi produzido no transcurso de uma 
atividade administrativa.
05. Ordem original = relações estruturais e funcionais da 
origem dos arquivos. Fornece o caminho para a organização 
interna do fundo.
06. Territorialidade = abrangência territorial do do-
cumento. Os poderes de pertença, onde foi produzido e/ou 
recebido (nacional, regional, institucional)
07. Legalidade = provas testemunhais. Revelam as cir-
cunstâncias de sua criação, portanto, tem valor probatório.
08. Imprescritibilidade = Princípio pelo qual é assegu-
rado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos, sem limi-
tação de tempo, por serem estes considerados bens públicos 
inalienáveis. 
09. Inalienabilidade = Princípio pelo qual é impedida a 
alienação de arquivos públicos a terceiros.
10. Pertinência Territorial = Conceito oposto ao de 
princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou 
arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos 
com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta 
o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram pro-
duzidos.
11. Princípio da Pertinência = Princípio segundo o qual 
os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem 
ter em conta a proveniência e a classificação original. Também 
chamado princípio temático.
12. Princípio da Reversibilidade = Princípio segundo 
o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em 
arquivos pode ser revertido, se necessário.
 → Função do Arquivo
 ˃ Suporte à administração, possibilitando acesso rápido;
 ˃ Eficiência dos fluxos administrativos;
 ˃ Necessário um conjunto de técnicas e procedimentos 
relacionados à produção, utilização e preservação;
 ˃ Padronização de modelos documentais;
 ˃ Criação de normas de gestão documental; 
 ˃ Envio e recebimento de documentos.
 → Arquivos devem ter os seguintes requisitos:
 ˃ 1. Guardar e organizar os documentos que circulam na 
instituição. Informações disponíveis e arquivamento 
ordenado e eficiente. Governos = devem cumprir sua 
finalidade oficial (Valor Primário).
 ˃ 2. Para que os documentos sejam arquivados e preserva-
dos devem existir outras razões que não apenas aquelas 
para os quais foram produzidos. Podem ser oficiais ou 
culturais. Preservados para o uso de outros além de seus 
criadores (Valor Secundário).
 → Arquivo Para Ser Eficiente:
 ˃ 1. Pessoal qualificado;
 ˃ 2. Local apropriado;
 ˃ 3. Instalações e materiais adequados;
 ˃ 4. Sistemas racionais de arquivamento;
 ˃ 5. Normas de funcionamento;
 ˃ 6. Dirigente qualificado.
Finalidade do arquivo é a de servir à administração e sua 
função é a de tornar disponíveis as informações contidas no acervo 
documental sob sua guarda.
Permite o acesso aos documentos produzidos e/ou recebidos 
pelas instituições e gestores nos diferentes níveis hierárquicos.
Arquivo - Biblioteca - Museu
 ˃ Arquivo – Lei 8159/1991, Art. 2º: “Consideram-se 
arquivos, para fins desta Lei, os conjuntos de docu-
mentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem 
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos.”
Documentos de arquivo primeiro servem à administração 
e depois à História, pois preservam as informações da institui-
ção ao longo do tempo. Tem vínculos com a atividades funcio-
nais. São órgãos receptores. Um conjunto de documentos.
 ˃ Biblioteca - Prioridade cultural; são colecionadores; 
materiais são provenientes de compras ou doações; do-
cumentos individuais; peças avulsas; devem reunir ma-
teriais idênticos.
 ˃ Museu - Caráter eminentemente público, com finali-
dade cultural e entretenimento; disponibiliza à popula-
ção peças o objetos de valor histórico e cultural.
T. R. Schellenberg definiu os campos de atuação das bi-
bliotecas e dos arquivos fazendo um paralelo entre eles, citado 
em: Arquivo Teoria e Prática, Marilena Leite Paes, 3ª Edição, 
Editora Getúlio Vargas, 2013. 
BIBLIOTECA ARQUIVO
Gênero dos Documentos
Audiovisual Audiovisual
Cartográfico Cartográfico
Documentos impressos Documentos textuais
Origem
Os documentos são pro-
duzidos e conservados com 
objetivos culturais
Os documentos são produzidos e conservados 
com objetivos funcionais
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Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou 
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
Aquisição ou custódia
Os documentos são confec-
cionados de fontes diversas, 
adquiridos por compra ou 
doação; Os documentos 
existem em numerosos 
exemplares; A significação 
do acervo documental não 
depende da relação que os 
documentos tenham entre si.
Os documentos não são objeto de coleção; 
Provém tão-só das atividades públicas ou 
privadas, servidas pelo arquivo; Os docu-
mentos são produzidos num único exemplar 
ou em limitado número de cópias; Há uma 
significação orgânica entre os documentos.
Método de Avaliação
Aplica-se a unidades isoladas; 
O julgamento não tem caráter 
irrevogável; O julgamento 
envolve questões de conve-
niência, e não de preservação 
ou perda total.
Preserva-se a documentação referente a uma 
atividade, como um conjunto e não como 
unidadesisoladas; Os julgamentos são finais 
e irrevogáveis; A documentação, não raro, 
existe em via única.
Método de Classificação
Utiliza métodos predetermi-
nados; Exige conhecimento 
do sistema, do conteúdo e da 
significação dos documentos a 
classificar.
Estabelece classificação específica para cada 
instituição, ditada pelas suas particularida-
des; Exige conhecimento da relação entre as 
unidades, a organização e o funcionamento 
dos órgãos.
Método Descritivo
Aplica-se a unidades discri-
minadas; As séries (anuários, 
periódicos, etc) são unidades 
isoladas para catalogação.
Aplica-se a conjuntos de documentos; As 
séries (órgãos e suas subdivisões, atividades 
funcionais ou grupos documentais da mesma 
espécie) são consideradas unidades para fins 
de descrição. 
A biblioteconomia trata de 
documentos individuais 
A arquivística trata de conjuntos de docu-
mentos.
Classificação dos Documentos
Gênero; Espécie/Tipologia Documental; Forma; Formato; 
Natureza do Assunto.
Arranjo e classificação tem o mesmo significado, pois, 
segundo schellenberg, classificação, em se tratando de docu-
mentos públicos, significa o arranjo dos mesmos segundo um 
plano destinado a facilitar o seu uso corrente.
 ˃ 1. Gênero = Relacionado ao suporte pelo qual a infor-
mação é registrada; auxilia na conservação e preserva-
ção. Tipos:
 » a. Escritos ou Textuais – manuscritos ou impressos.
 » b. Iconográficos – imagem estática.
 » c. Filmográficos – imagem em movimento, não é 
necessário som.
 » d. Sonoros – forma de som/áudio.
 » e. Informáticos ou Digitais – gravados por meios 
digitais. Necessitam de equipamentos especializa-
dos.
 » f. Cartográficos – representam de forma reduzida 
um área maior.
 » g. Micrográficos – microformas. 
Não há relação direta entre gênero e suporte, pois existe 
gênero iconográfico em suporte de pedra (pinturas rupestres).
 ˃ 2. Espécie/Tipologia Documental = aspecto formal 
de um documento. Especificidade que qualifica a 
espécie. Exemplo: ofício, memorando, certidão, decla-
ração de imposto de renda.
 → Tomando por base os atos administrativos mais comuns 
em nossas estruturas de governo, temos a seguinte divisão:
 » a. Atos Normativos: são as regras e normas expedidas 
por autoridades administrativas. Exemplo: medida 
provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamen-
to, resolução, portaria, instrução normativa, ordem 
de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório;
 » b. Atos Enunciativos: são os opinativos, que es-
clarecem os assuntos, visando a fundamentar uma 
solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho 
interlocutório; 
 » c. Atos de Ajuste: são representados por acordos em 
que a administração pública (federal, estadual, do 
Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: 
tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste 
etc); 
 » d. Atos de Correspondência: objetivam a execução 
dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: 
aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, 
intimação, exposição de motivos, notificação, tele-
grama, telex, telefax, alvará, circular.
 » e. Atos de Assentamento: são os configurados por 
registros, consubstanciando assentamento sobre 
fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, ata, termo, 
auto de infração; 
 » f. Atos Comprobatórios: são os que comprovam 
assentamentos, decisões etc. Exemplos: traslado, 
certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica; 
 ˃ 3. Forma = estágio de preparação do documento.
Rascunho (rasuras, anotações suplementares) ou Minuta 
(pré original, sem assinatura); Original (tem assinatura, dá 
autenticidade jurídica e arquivística) e Cópia (reproduzido na 
íntegra).
 ˃ 4. Formato = aspecto físico do documento indepen-
dentemente da informação registrada. Exemplo: ficha. 
livro, pergaminho.
 ˃ 5. Natureza do Assunto = grau ou nível de acessibilida-
de às informações do documento. Podem ser ostensivos 
(divulgação não prejudica a segurança ou as atividades 
desenvolvidas) ou sigilosos (divulgação é sensível à se-
gurança da sociedade ou do Estado. Conhecimento 
restrito. Medidas especiais para guarda e conservação.
Sigilosos = Lei 8159/1991 nos Art. 23 e 24 que foram re-
vogados pela Lei 12.527 de 18 de novembro de 2011, que es-
tabelece que, se existe a classificação restritiva de acesso à in-
formação nos níveis ultrassecreto e secreto, a divulgação do 
conteúdo, mesmo que parcialmente, não é permitido. Porém, 
na lei 12.527 de 18 de novembro de 2011 em seu art. 7º, § 2º 
diz: “quando não for autorizado acesso integral à informação 
por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte 
não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocul-
tação da parte sob sigilo”. O processo descrito é de responsa-
bilidade da comissão mista de reavaliação de informações 
conforme o determinado pela lei 12.527 de 18 de novembro de 
2011 em seu art. 35, inciso I. 
À Comissão Mista de Reavaliação de Informações cabe, 
ainda, de ofício ou mediante interesse direto da pessoa, rever 
a classificação de informações ultrassecretas ou secretas. Esta 
comissão mista de reavaliação de informações (CMRI) é o 
Órgão Colegiado Interministerial que tem por finalidade rever 
a classificação, prorrogação e os recursos sobre pedidos de des-
classificação de informações no grau ultrassecreto e secreto, 
além de decidir os recursos apresentados contra as decisões 
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Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou 
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de 3ª instância da Controladoria-Geral da União relativas aos 
pedidos de acesso à informação. A Comissão também tem a 
atribuição de estabelecer orientações normativas a fim de 
suprir eventuais lacunas na aplicação da legislação relacionada 
com o acesso à informação. 
Não há impedimento legal para a reprodução de docu-
mento classificado como sigiloso, pois, de acordo com a lei nº 
12.527, de 18 de novembro de 2011 que regula o acesso a infor-
mações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 
3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal que 
alterou a lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990 e revogou 
a lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da lei nº 
8.159, de 8 de janeiro de 1991; diz: art. 1º, “esta lei dispõe (....), 
com o fim de garantir o acesso a informações (...)”. art. 3º, “os 
procedimentos previstos nesta lei destinam-se a assegurar o 
direito fundamental de acesso à informação e devem ser execu-
tados em conformidade com os princípios básicos da adminis-
tração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da 
publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - 
divulgação de informações de interesse público, independente-
mente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação 
viabilizados pela tecnologia da informação”;
Classificação de Arquivos
 ˃ A. Quanto a Entidade Mantenedora: público ou 
privado.
 » 1. Público = Pela Lei 8.159/1991, art. 7º, diz: “os 
arquivos públicos são os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos, no exercício de suas ativida-
des, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, 
do distrito federal e municipal em decorrência de 
suas funções administrativas, legislativas e judiciá-
rias”, § 1º: “são também públicos os conjuntos de do-
cumentos produzidos e recebidos por instituições de 
caráter público, por entidades privadas encarregadas 
da gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades”.
 » 2. Privado = mantidos por instituições de caráter 
particular.
 ˃ B. Quanto à Natureza dos Documentos: Especial e 
Especializado.
 » a. Arquivos Especiais = cuja forma física (suporte)exija cuidado especial.
 » b. Arquivos Especializados = relacionado à área do 
conhecimento resultantes da experiência humana 
em campo específico.
 » C. Quanto ao estágio de Evolução ou Teoria das 
Três Idades: Corrente, Intermediário e Permanente.
 ˃ 1. 1ª Idade – corrente, ativo ou de movimento. Con-
sultados frequentemente. Locais de fácil acesso. Elevado 
Valor Primário.
 ˃ 2. 2ª Idade – semi ativo, intermediário, “limbo”, “pur-
gatório”, deixaram de ser consultados com frequência. 
Não é necessário conservá-lo próximo ao local de uso, 
ainda possui Valor Primário.
 ˃ 3. 3ª Idade – inativo, permanente, custódia. Perderam 
o valor de natureza administrativa. Conservam seu 
valor histórico e documental. Possuem Valor Secundá-
rio: histórico, probatório ou informativo. É o arquivo 
propriamente dito.
 → Toda e qualquer eliminação de documentos produzidos 
por instituição pública ou de caráter público deve ter au-
torização de instituição arquivística competente.
 » d. Quanto à sua Atuação: Setorial ou Central.
 » 1. Setoriais = Núcleos de arquivos. Descentralizado. 
Ficam junto aos órgãos operacionais. Cada setor de 
trabalho possui o seu. Uso cotidiano (corrente).
 » 2. Centrais = Recebem os documentos de diferen-
tes órgãos. Centralizando às atividades de arquivo 
corrente.
Os Arquivos Gerais, em um sistema de arquivo, recebem 
os documentos correntes das diversas unidades de uma organi-
zação, chamados, também de Arquivo Central que é o arquivo 
responsável pela normalização dos procedimentos técnicos 
aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não 
assumir a centralização do armazenamento. Em alguns países, 
a expressão designa o arquivo nacional.
 → Não confundir
 » Extensão de atuação = setorial ou central
 » Estágio de evolução ou ciclo de vida do documento = 
corrente, intermediário e permanente.
Exercícios
01. Os documentos arquivísticos são produzidos e acumu-
lados imparcialmente para cumprir um fim administra-
tivo que os confere imediatamente um valor primário.
Certo ( ) Errado ( )
02. Alguns documentos oficiais contem valor histórico ao 
qual se sobrepõe ao valor primário justamente por apre-
sentar utilidade mesmo após cessado seu uso corrente, o 
que indica sua guarda permanente.
Certo ( ) Errado ( )
03. Em regra a entrada de documentos em um arquivo 
ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas.
Certo ( ) Errado ( ) 
Gabarito
01 - CERTO
02 - ERRADO
03 - ERRADO
	os_arq_006
	os_arq_007
	os_arq_008
	os_arq_009
	os_arq_010