Tecnicas para Organizacao de Arquivo

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Sumário 
 
INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA ................................................................................................... 4 
GESTÃO DE DOCUMENTOS .......................................................................................................... 16 
DIAGNÓSTICO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL ............................................................................... 37 
TIPOLOGIA DOCUMENTAL ........................................................................................................... 48 
DESCRIÇÃO DE ARQUIVOS PÚBLICOS .......................................................................................... 56 
 
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INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA 
 
1.1. Arquivo x Biblioteca x Museu 
 
 É bastante comum encontrar, no cotidiano, pessoas que desconhecem a efetiva 
diferença entre as instituições Arquivo, Biblioteca e Museu. Isto é natural, uma vez que 
todas essas organizações têm na gama de seus objetivos a guarda, a preservação e a 
permissão de acesso aos documentos. Entretanto, numa análise contextual mais 
acurada, torna-se necessário o estabelecimento da distinção entre as características 
inerentes a cada tipo de acervo (arquivístico, bibliográfico e museológico). 
 
 
 
A fim de se estudar esses três específicos modelos de acervo, é fundamental saber 
os conceitos de informação e documento. 
O termo informação pode possuir vários significados, a depender do contexto em 
que for utilizado. Para tratar da informação arquivística, pode-se conceber a seguinte 
acepção: 
· Informação: nesse sentido, um conjunto orgânico de dados e signos dotados de 
significado, inscritos (gravados) num determinado suporte. É, desta forma, um 
elemento referencial, noção, idéia, ou mensagem contidos em um documento 
produzido por um órgão. 
· Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte 
ou formato. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 2005) Ele é, portanto, 
toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, 
estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e 
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. 
É preciso não confundir os termos suporte e documento. O primeiro, por si só, 
não é um documento, uma vez que o suporte puro não contém dados e informações. 
Um papel sem inscrição, uma mídia de DVD virgem etc, são apenas suportes de 
informação. Não são considerados documentos. Nesse sentido, documento é a junção 
do suporte e de dados significativos e informações. Se isso fosse matemática, 
poderíamos elaborar a seguinte fórmula: 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
ACERVO Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
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 Assim, o termo documento é bastante abrangente. Por exemplo, uma pedra 
lunar pode ser considerada também um documento, pois carrega em si informações 
sobre a constituição do solo da Lua, satélite da Terra. 
 
 
 
 
 
A partir dos conceitos básicos de informação e documento, já é possível tratar das 
categorias de documentos anteriormente mencionadas, de forma a identificar suas 
peculiaridades. 
 
 
 
 
Documento de Arquivo documento advindo das funções naturais de um órgão, 
criado por uma instituição ou pessoa no curso de suas atividades e preservado para a 
consecução de seus objetivos, tendo-se em vista também a prova de fatos. 
Ex.: Ofício do Governo Federal 
Documento de Biblioteca está contido em um conjunto de material, em sua 
maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Ex.: as 
gramáticas da língua portuguesa. 
Documento de Museu documento contido em instituição de interesse público, 
criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público 
conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Ex.: escultura africana. 
 
 
 + = DOCUMENTO 
 
DADOS E 
INFORMAÇOES 
 SUPORTE DE 
INFORMAÇÃO 
 DICA 
 Cuidado: o papel, apesar de ainda ser o suporte mais usado, não é o único – 
existem muitos suportes nos quais podemos armazenar uma informação: CD, DVD, pen-drive, 
VHS, microfilme, dentre outros. Há a perspectiva de que, no futuro, o papel perca cada vez mais 
espaço para outros tipos de suporte, provocada pela evolução a tecnologia da informação e 
também pela preocupação com a questão ambiental. 
 DICA 
 Ob Objetivos comuns dos arquivos, bibliotecas e museus: 
· Guarda de documentos; 
· Preservação de documentos; 
· Dar acesso a documentos. 
 
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Do exposto percebe-se que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional e 
administrativa (caráter orgânico, isto é, produzido por um organismo ou órgão no 
decorrer de suas atividades), a finalidade das bibliotecas e dos museus é 
essencialmente cultural, apesar de o arquivo também ter potencial para obter caráter 
cultural, após transcorrido algum tempo, pois muitos dos seus documentos podem ser 
considerados históricos para a memória organizacional. 
Uma biblioteca e um museu geralmente são constituídos de coleções temáticas e 
seus documentos são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta, 
 DE OLHO NA DOUTRINA 
A fim de se resumir tais diferenças, Marilena Paes – acadêmica conceituada na área de 
Arquivologia, em seu livro Arquivo: teoria e prática (2005, p. 17), - assim traçou um paralelo 
entre bibliotecas e arquivos: 
 
 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
Origem 
Os documentos são produzidos e conservados com 
objetivos culturais. 
Os documentos são produzidos e conservados com 
objetivos culturais. 
Aquisição ou Custódia 
Os documentos são colecionados de fontes diversas, 
adquiridos por compra, doação ou permuta. Os 
documentos existem em numerosos exemplares. 
Os documentos não são objeto de coleção; provém 
tão só das atividades públicas ou privadas. Ou 
documentos são produzidos num único exemplar ou 
em limitado número de cópias. 
Há uma significação orgânica entre os documentos.. 
Método de avaliação 
Aplica-se a unidades isoladas. 
O julgamento não tem caráter irrevogável. 
O julgamento envolve questões de conveniência, e 
não de preservação. 
Preserva-se a documentação referente a uma 
atividade, como um conjunto, e não como unidades 
isoladas. 
Os julgamentos são finais e irrevogáveis; 
A documentação não raro existe em via única. 
Método de classificação 
Utiliza métodos predeterminados. 
Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da 
significação dos documentos a classificar. 
Estabelece classificação específica para cada 
instituição, ditada pelas suas particularidades. 
 Exige conhecimento da relação entre as unidades, a 
organização e o funcionamento dos órgãos. 
Método descritivo 
Aplica-se a unidades discriminadas. 
Os documentos (anuários, periódicos, etc.) são 
unidades isoladas para catalogação. 
Aplica-se a conjuntos de documentos. 
As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades 
funcionais ou grupos documentais da mesma 
espécie) são considerados unidades para fins de 
descrição. 
 
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diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela 
própria instituição na execução natural de suas ações. 
Outra característica que pode ser destacada é que os documentos de arquivo são 
produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto os 
documentos das bibliotecas (livros, revistas, jornais, etc.) são feitos em numerosos 
exemplares. A título de ilustração, por exemplo, as gramáticas de língua portuguesa 
citadas anteriormente são facilmente encontradas em qualquer biblioteca, 
principalmente nas escolares, enquanto o ofício de governo, também mencionado 
anteriormente, será encontrado apenas nos arquivosdo órgão federal e do 
destinatário. 
 
 
 
 
 
Observadas tais características básicas que possibilitam o entendimento sobre a 
distinção existente entre Arquivo, Biblioteca e Museu, pode-se agora, no próximo item 
deste capítulo introdutório, focar mais apuradamente sobre o objeto de estudo desta 
apostila, a saber, os arquivos e a gestão arquivística de tais documentos, de forma 
também a identificar e perceber as suas funções e sua importância para as 
organizações. 
 
1.2. Definição e Função dos Arquivos 
 
A Arquivologia, também chamada de arquivística, pode ser compreendida como a 
disciplina que estuda os princípios e técnicas a serem observados na produção, 
organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. 
Existem algumas dúvidas quanto à origem do termo Arquivo. Os estudos de vários 
pesquisadores afirmam ter surgido na Antiga Grécia, com a denominação arché, sendo 
posteriormente evoluída para archeion, local de guarda e depósito dos documentos e 
outros títulos nos palácios dos magistrados. 
 
 
 DICA 
 Atenção: Falando-se em organizações que têm a finalidade de realizar a guarda e a 
preservação para dar acesso a informações e documentos, a literatura arquivística considera 
“Centro de Documentação ou Informação” a instituição que pode tratar, ao mesmo tempo, de 
informações arquivísticas, bibliográficas ou museológicas. Assim, o foco do Centro de 
Documentação ou Informação é na disseminação de informação ou de documentos aos 
usuários, independentemente das características de tais conjuntos de dados. 
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Segundo a definição de Marilena Paes (2005), arquivo significa: 
a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, 
criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e 
preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade 
que poderão oferecer no futuro. 
Para Prado (1999, p.14), arquivo é: 
a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que 
poderão oferecer futuramente. Para ser funcional um arquivo deve ser 
planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as 
necessidades inerentes aos setores. 
De acordo com Schenllenberg (2006, p.14), “as características essenciais dos 
arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a 
existir”. 
Percebe-se assim que os documentos possuem caráter orgânico peculiar à 
organização que os criou, fato que os diferencia de outros tipos de documentos 
(bibliográficos, peças de museus etc.). 
Dessa forma, observa-se que os documentos de arquivos são gerados, recebidos e 
acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, 
pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais. 
 
 
 
O termo arquivo pode também ser usado para designar: 
a) Um documento de arquivo ou um documento digital (Ex.: Word, Excel); 
b) Um conjunto de documentos; 
c) Um móvel para guarda de documentos; 
d) O local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado, de 
acordo com denominações específicas: Arquivo, Arquivo Central, Arquivo 
Geral, ou até mesmo Arquivo Morto, denominação esta que não é 
recomendada pela teoria; 
e) O órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e 
conservar documentos de arquivo. 
 
 DICA 
 Fique ligado: é importante ter sempre em mente que o conceito de arquivo apresentado 
anteriormente equivale à definição de fundo arquivístico, um importante conceito da 
arquivologia, que será estudado mais adiante. 
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De acordo com Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, 
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. 
Além disso, deve-se considerar que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as 
informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Assim, pode se perceber que o setor de arquivo auxilia a empresa nos seus 
processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos 
organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a 
documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional. 
 
1.3. Princípios de Arquivologia 
 
Nos estudos introdutórios relacionados à Arquivologia, faz-se importante também 
destacar os princípios teórico-metodológicos da teoria arquivística. De uma forma 
geral e abrangente, esses princípios podem ser assim definidos: 
1. Proveniência – É o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria 
arquivística. De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por 
fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também 
chamado de princípio do respeito aos fundos. Estes não podem ser misturados a 
outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos. A partir desse 
princípio básico, tem-se a idéia de pertinência territorial, segundo a qual os arquivos 
devem ficar custodiados em seu território de produção. 
2. Organicidade – Princípio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as 
funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. 
3. Indivisibilidade – Decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os 
fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, 
destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade 
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, 
independentemente da natureza do suporte. 
ARQUIVO CENTRAL Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos 
técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a 
centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a 
expressão designa arquivo nacional. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
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4. Unicidade – Segundo tal princípio, os arquivos conservam seu caráter único em 
função do contexto em que foram produzidos. Aquele ofício do governo federal, por 
exemplo, possui natureza única em função do contexto de determinada atividade 
oficial. 
5. Cumulatividade – Refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação 
progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, 
empresa etc.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
ARQUIVÍSTICA Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas 
a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos. 
FUNDO Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a 
arquivo. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
 DICA 
Quanto ao conceito de fundos, concebido como o conjunto de documentos provenientes de um 
órgão, deve-se atentar para duas classificações constantes da Teoria Arquivística. Ela diz que o 
fundo pode ser fechado ou aberto: 
1. Fundo Fechado: quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula 
documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por exemplo, uma 
instituição governamental que deixou de funcionar e foi extinta. Ou uma pessoa física que 
faleceu. 
2. Fundo Aberto: quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se 
encontram em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos. Por exemplo, o 
arquivo da Rede Globo de Televisão é considerado um fundo aberto. 
 
PROVENIÊNCIA 
PRINCIPIOS TEÓRICOS-
METODOLÓGICOS DA TEORIA 
ARQUIVÍSTICA 
ORGANICIDADE 
INDIVISIBILIDADE 
UNICIDADE 
CUMULATIVIDADE 
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1.4. Ciclo Vital ArquivísticoNo âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo 
gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é 
tratado pela Teoria das Três Idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases 
pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e 
permanente). Este é, com certeza, um dos assuntos mais presentes em provas de 
concursos públicos na matéria Noções de Arquivologia. Citam-se, a seguir, as 
definições de Valette, por serem objetivas e de fácil compreensão: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O que define, de forma decisiva, a fase na qual o documento arquivístico está 
alocado, é, por um lado, a freqüência de uso dos documentos pela entidade produtora 
ou acumuladora e, por outro, a identificação dos valores administrativo (primário) e 
histórico (secundário) presentes ou não nos documentos. 
1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: “constituído de documentos em curso ou 
consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os 
receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”. 
2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: “constituído de documentos que 
deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os 
produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um 
problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos 
aos escritórios”. 
 
3. Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: “constituído de documentos que perderam 
todo valor de natureza administrativa e que se conservem em razão de seu valor 
histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua 
evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os 
documentos são arquivados de forma definitiva”. 
ARQUIVO 
(Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Arquivos 
 
PERMANENTE INTERMEDIÁRIO CORRENTE 
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1.4.1. Arquivos Correntes 
 
Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em 
tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem 
movimentação, os documentos podem ser assim considerados. O critério que define 
tal status para tais arquivos é relacionado à freqüência de utilização ou consulta dos 
mesmos. Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos 
setores empresariais produtores dos mesmos e são conhecidos também, pela 
terminologia arquivística, como arquivos ativos. Tais documentos possuem valor 
administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades 
realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, 
arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documento. 
 
1.4.2. Arquivos Intermediários 
 
Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser 
consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram 
os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Dessa forma, os 
documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem 
ser transferidos para um arquivo central ou arquivo geral, que possua esse caráter de 
guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e 
precaucionais (discricionários) antes da destinação final dos mesmos (eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos setores 
organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem aos mesmos. Esses 
arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos 
correntes, são também possuidores de valor primário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DICA 
Para se lembrar das atividades dos arquivos correntes, temos um bom mnemônico: com relação 
aos arquivos correntes a palavra de ordem é CEPAE. 
ATIVIDADES DOS ARQUIVOS 
CORRENTES 
CONSULTA 
EMPRÉSTIMO 
PROTOCOLO 
ARQUIVAMENTO 
EXPEDIÇAO 
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1.4.3. Arquivos Permanentes 
 
Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados 
definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Tais documentos 
devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou 
seja, não mais possuem o valor primário. São classificados como permanentes, por 
exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da 
instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a 
instituição. Ao contrário das idades corrente e intermediária, tais arquivos são abertos 
ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. 
Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião 
da documentação histórica, o arranjo – isto é, a classificação desses arquivos -, a 
conservação e a descrição dos documentos. Ainda no próximo tópico deste capítulo, 
será abordado, de modo mais específico, o tratamento documental nos arquivos de 
terceira fase. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A título de ilustração, a fim de exemplificar e motivar a produção de maior sentido 
sobre este específico assunto, coloca-se a seguir um exemplo prático, que acontece 
geralmente em muitas organizações. 
Pode aqui, então, ser considerada a seguinte situação: 
Numa empresa X, a política de arquivos estabelecida define que os assentamentos 
individuais dos funcionários devem permanecer arquivados no setor de pessoal 
daquela empresa enquanto o referido colaborador estiver trabalhando, isto é, 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
ARRANJO Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos 
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente 
estabelecido. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
 DICA 
Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa – valor primário -, 
pois são gerados em decorrência dos atos ou funções administrativos de um organismo. Desse 
modo, em termos gerais, é possível constatar que os documentos não nascem com um valor 
histórico ou secundário. Tal valor cultural é, geralmente, adquirido após transcorrido um 
determinado período. Um exemplo disso é a carta de Pero Vaz de Caminha. A famosa carta 
nasceu destituída de qualquer valor histórico. Ela foi elaborada com uma finalidade de caráter 
administrativo, isto é, informar ao rei de Portugal o descobrimento das terras brasileiras. 
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enquanto sua situação for de atividade naquela organização. Após o desligamento do 
funcionário da empresa, por qualquer motivo (exoneração, demissão etc.), o seu 
respectivo assentamento individual deverá ser transferido para o Arquivo Geral da 
Instituição, que passará a custodiar a referida pasta do ex-colaborador. É nessa fase 
intermediária de arquivamento que o documento irá guardar um determinado prazo, 
estabelecido por uma Tabela de Temporalidade de Documentos, para ser, finalmente, 
eliminado ou descartado, respeitada a legislação trabalhista, previdenciária e outros 
aspectos. 
Nessa situação, já que a política de arquivos da empresa X estabelece essa forma 
de processo (aqui concebido como atividade ou fluxo de trabalho ou workflow) e, além 
disso, determina o descarte do documento após certo período legal (prescrição), o 
assentamento individual do ex-funcionário não será arquivado definitivamente na 
instituição, isto é, não irá à fase permanente de arquivamento. Dessa forma, então, ele 
será apenas um arquivo corrente e um arquivo intermediário. 
É possível, agora, concluir que todos os documentos serão obrigatoriamente 
correntes. Há uma probabilidade muito grande de eles passarem pela fase 
intermediária, de forma a aguardar prazos administrativos e legais. E, certamente, 
poucosconseguirão viver eternamente, de forma perpétua. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase 
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado 
administração de documentos. 
PRESCRIÇÃO Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos 
documentos. 
TEORIA DAS TRÊS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos são considerados 
correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas 
entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
 DICA 
Atenção: 
Os arquivos correntes podem ser eliminados já nesta fase ou recolhidos diretamente para o 
arquivo permanente, sem a necessidade de passarem pela fase intermediária. 
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Devem-se distinguir, na etapa relacionada à estruturação e da implementação do 
arranjo dos fundos, dois tipos de atividade: 
a) Atividades Intelectuais – relativas à concepção lógica do fundo documental, 
incluindo-se a definição dos grupos e das séries dos documentos dentro do 
quadro de arranjo. Em síntese, trata-se de pôr uma ordem inteligível à 
ordenação do acervo, geralmente por intermediário da elaboração de um 
organograma. 
b) Atividades Físicas – relativas a atos simples, como o acondicionamento de 
documentos em caixas, a aposição de etiquetas e a identificação de caixas, a 
colocação das unidades de arquivamento nas estantes, entre outras dessa 
natureza. O quadro de arranjo, portanto, instrumento realizado para o 
tratamento documental nos arquivos de terceira fase, é equivalente à 
classificação de documentos praticada na esfera dos arquivos correntes e 
intermediários. O arranjo dos arquivos permanentes se estrutura a partir das 
seguintes divisões: 
Quadro de Arranjo= FG3S 
1 - Fundo documental 
2 – Grupo documental 
3 – Subgrupo documental 
4 – Série documental 
5 – Subsérie documental 
 
Nos arquivos permanentes, é realizado o programa descritivo do acervo, ou seja, é 
feita uma descrição através dos instrumentos de pesquisa. Estes permitem a 
identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações nele contidas. 
DE OLHO NA DOUTRINA 
Na prática arquivística brasileira, tem permanecido o uso do vocábulo “arranjo” para designar a 
organização dos documentos nos arquivos de terceira idade. 
[...] 
A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das 
eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos correntes e 
intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter dos conjuntos, interna e externamente. 
Cabe lembrar que se trata de ordenação feita nos arquivos permanentes, quando realmente os 
conjuntos de documentos produzidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas passam a 
conviver uns com outros, só então passando a ser fundos. 
Fonte: Bellotto (2004, p. 136) 
16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
1.5. Introdução à Gestão de Documentos – Gerenciamento da Informação 
Arquivística 
 
A legislação arquivistica nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de 
documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às 
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em 
fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
 
 
 
 
 Fragmento do Texto Constitucional (art. 216 § 2º) 
 
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados 
individualmente ou em conjunto, portadores de referencia à identidade, à ação, à memória dos diferentes 
grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais de incluem: 
DE OLHO NA DOUTRINA 
Os instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes são os seguintes, nessa orem de prioridade, 
como ensina Bellotto, em livro Arquivos Permanentes: tratamento documental: 
1 – Guia: Na família dos instrumentos de pesquisa, o guia é o mais abrangente e o mais “popular”, pois 
está vazado numa linguagem que pode atingir também o grande público e não especificamente os 
consulentes típicos de um arquivo: historiadores e administradores. O guia de arquivo tem por 
finalidade propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador 
saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de 
pesquisa de que dispõe e as fontes complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito 
com espírito prático. 
2 – Inventário: É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. É 
um instrumento do tipo parcial, trazendo descrição sumária e não analítica, esta própria do catálogo. 
3 – Catálogo: É o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais 
séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem da classificação. 
4 – Repertório: Também chamado de catálogo seletivo, é um instrumento de pesquisa que traz uma 
“relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de 
uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente”. 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
AVALIAÇÃO Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos 
de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhe são atribuídos. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
17 
 
I – as formas de expressão; 
II – os modos de criar, fazer e viver; 
III – criações científicas, artísticas e tecnológicas; 
IV – as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-
culturais; 
V – os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, 
ecológico e científico. 
§ 1o O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural 
brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas 
de acautelamento e preservação. 
§ 2o Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as 
providencias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 
[...] 
§ 4o Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei. 
[...] 
 
 
Assim, percebe-se que, no próprio texto constitucional, há uma disposição sobre o 
dever da Administração Pública de promover a gestão documental. 
 
 
 
 
 
 
 
A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser 
tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de 
economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos 
organizacionais. 
Constituem objetivos da gestão de documentos: 
1. Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de 
documentos. 
2. Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, 
quando e onde for solicitada. 
3. Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de 
dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da 
informação. 
4. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário-
administrativo, fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância 
histórica para a pesquisa científica. 
5. Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda 
permanente por seus valores histórico e científico. 
 
 DICA 
 
O conceito de gestão documentaltem como foco o gerenciamento de arquivo nas fases corrente e 
intermediária. 
18 
 
Como se pode observar, a implementação do programa de gestão documental nas 
instituições tem como finalidade a modernização, o aperfeiçoamento e a eficiência de 
procedimentos relacionados ao tratamento dos documentos correntes e 
intermediários, de acordo com o corpus teórico-metológico preconizado pela 
Arquivologia, tendo-se em vista também a preservação futura da memória 
organizacional. 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.6. Organização e Administração de Arquivos 
 
Antes de ser implantado o programa de gestão documental na instituição faz-se 
necessário, primeiramente, o planejamento do sistema de administração dos seus 
arquivos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à 
descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É nesse momento de 
planejamento que cada instituição deve definir se os arquivos serão centralizados – 
reunidos num arquivo central – ou descentralizados – arquivados nos diversos setores 
institucionais. 
 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
REPROGRAFIA Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de 
documentos que não recorrem à impressão, tais como fotocópia, processo eletrostático, 
termografia e microfilmagem. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
DE OLHO NA DOUTRINA 
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) 
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha 
em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. 
Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo 
na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, 
escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, 
recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediários 
e permanentes, recursos financeiros. 
Fonte: Paes (2005, p. 37) 
19 
 
 
 
 
 
 
 
Desse modo, os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores em 
que são gerados os documentos. Ao contrário destes, os arquivos gerais ou centrais 
são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes provenientes de 
vários setores institucionais. 
Além disso, na etapa de planejamento, faz-se importante a definição da 
coordenação dos serviços arquivísticos institucionais. A teoria recomenda que as 
atividades normativas, de controle e de orientação sejam centralizadas, isto é, que 
haja na instituição um órgão responsável pela elaboração e controle de procedimentos 
técnicos. A centralização dessa normatização e controle tem a finalidade de evitar que 
sejam aplicados critérios diferenciados no tratamento dos arquivos de uma mesma 
instituição. 
 
2.2.1. Gestão de Documentos Correntes 
 
Como já foi definido anteriormente nesta apostila, o arquivo corrente é aquele 
que possui, em seu conjunto, documentos que são consultados de modo freqüente e 
que, geralmente, estão em fase de intensa tramitação. 
Conforme também já visto, tais arquivos geralmente estão localizados junto a seus 
produtores imediatos, isto é, nos próprios setores organizacionais em que são 
produzidos. 
Para que seja efetivamente bem gerenciado, recomenda-se que cada 
departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentos padronizados 
quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a partir do planejamento e da 
implementação do programa de gestão documental na organização. Nesse sentido, 
por exemplo, todo o tratamento desses documentos correntes deve ser baseado num 
Plano de Classificação de Documentos e numa Tabela de Temporalidade e Destinação 
de Documentos, no sentido que, num âmbito administrativo-sistemico, os documentos 
já comecem a ser organizados a partir desses próprios setores administrativos. 
 
 
 DICA 
 
Importante esclarecer que a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Nas 
fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados. 
20 
 
De acordo com Paes, no cumprimento de suas funções (2005, p. 54): 
os arquivos correntes muitas vezes respondem ainda pelas atividades de 
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos 
documentos correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na 
estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de 
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação 
similar. 
É por essa razão que as atividades protocolares, isto é, relativos a serviços de 
protocolo, apesar de bem delimitadas, são consideradas típicas de arquivos correntes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.2.2. Gestão de Documentos Intermediários 
 
 
De acordo com Paes, “a economia é a razão principal da criação de arquivos 
intermediários”. Isto pode ser explicado porque se torna custosa a manutenção desses 
arquivos nos escritórios ou setores de trabalho nos quais foram gerados, pois muitas 
vezes também o custo do metro quadrado dessas áreas é mais caro. Desse modo, não 
é interessante, do ponto de vista gerencial, a guarda desses documentos nos 
departamentos administrativos, uma vez que os documentos passam a ser 
desprovidos de interesse imediato para a administração que os produziu. 
Os depósitos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos 
advindos dos setores organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por 
razões legais, de acordo com prazos prescricionais e precaucionais previstos na Tabela 
de Temporalidade e Destinação de Documentos da instituição. 
É importante destacar que, mesmo arquivados em local distinto daquele em que 
foram criados, os documentos em arquivo intermediário continuam sendo 
propriedade do departamento que os gerou. Assim, os documentos só poderão ser 
DE OLHO NA DOUTRINA 
A administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam 
às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e 
concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os 
documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados 
com rapidez e sem transtorno ou confusão: quando conservados a um custo mínimo de espaço e 
manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é 
preservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo 
para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser 
alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde sua criação até o momento em que 
são recolhidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. 
Fonte: Schellenberg (2006, p. 67) 
21 
 
acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após a 
autorização daquelas unidades organizacionais. 
 
2.3. Fases da Gestão de Documentos 
 
Conforme Paes (2005, p. 54), as fases básicas da gestão de documentos são três: 
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos 
documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta 
fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos 
organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou 
reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também 
modelos de formulários e demais documentos que devem ser 
utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos 
órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou 
de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços 
de reprografia e automaçãoarquivística. 
2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de 
protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, 
tramitação), de organização e arquivamento de documentos em 
fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas 
de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação 
de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções 
administrativas das instituições. 
3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada 
a mais complexa das três fases da gestão de documentos, 
desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos 
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de 
guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento 
permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu 
valor de prova e de informação para a instituição. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
DESTINAÇÃO Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de 
documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também plano de 
destinação e tabela de temporalidade. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.4. Métodos de Arquivamento 
 
Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao 
acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento 
corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua 
localização futura. 
Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e 
indireto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 DICA 
 
Apesar de intimamente relacionadas, não confunda as fases da gestão de documentos com as 
fases da teoria das três idades. Para melhor visualização das fases da gestão de documentos, 
montamos o seguinte esquema, o PUAD, ou seja: 
 
 
 Fases da Gestão de Documentos 
1a Fase 
Produção 
Avaliação e Destinação 
Utilização 
2a Fase 
3a Fase 
 
 
 
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO 
DIRETO 
É aquele em que a busca do 
documento é feita 
DIRETAMENTE no local onde 
ele se encontra arquivado. 
Ex.: 
· Alfabético 
· Geográfico 
INDIRETO 
É aquele em que, para se localizar 
um documento, necessita-se antes 
consultar um ÍNDICE ou um CÓDIGO. 
É o caso, por exemplo, da utilização 
de fichários. 
Ex.: 
· Numérico 
· Ideográfico 
23 
 
Podemos identificar como os métodos mais comumente utilizados para se 
organizar arquivos ou fichários os seguintes: 
1. Método alfabético (ordenação a partir de nomes existentes nos documentos); 
2. Método numérico, que se divide em numérico simples (ordenação de acordo 
com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo 
com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo 
com os dois últimos dígitos de um número de documento); 
3. Método geográfico (ordenação de acordo com o local de produção do 
documento); 
4. Método ideográfico (ordenação de acordo com o assunto do documento); 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A seguir são apresentados cada um desses métodos de arquivamento de 
documentos. 
 
2.4.1. Método Alfabético 
 
Nesse método de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas 
rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas 
letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação. 
 
 
PRINCIPAIS MÉTODOS PARA ORGANIZAR ARQUIVOS 
OU FICHÁRIOS 
ALFABÉTICO Ordenação a partir de nomes existentes nos 
documentos. 
 
 
NUMÉRICO 
IDEOGRÁFICO 
GEOGRÁFICO A ordenação ocorre de acordo com o local de 
produção do documento. 
A ordenação ocorre de acordo com o assunto 
do documento. 
Simples: a ordenação ocorre de acordo com um 
número relativo ao documento 
Cronológico: ordenação de acordo com a data 
do documento. 
Dígito-terminal: a ordenação ocorre 
principalmente de acordo com os dois últimos 
dígitos de um numero de documento. 
24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.4.1.1. Regras de Alfabetação 
 
Conforme Paes (2005, p.63), “o arquivamentos de nomes obedece a 13 regras, 
chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes”: 
1a Regra – Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e 
depois o prenome. 
Exemplo: João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
2a Regra – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por 
hífen não se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
 DICA 
 
As guias divisórias devem ser assinaladas com notações de referência aos documentos 
arquivados. Tais notações, registradas nas guias, podem ser abertas ou fechadas, conforme 
indiquem o limite inicial ou os limites inicial e final. Assim temos: 
a) Notações simples abertas – A, B, C, Ab, Ac etc. 
b) Notações compostas ou fechadas – Aa – Al, Am – Az etc. 
 
25 
 
Heitor Villa-Lobos 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3a Regra – Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a 
regra dos sobrenomes compostos de um adjetivo e um substantivo. 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4a Regra – As iniciativas abreviativas de pronomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se; 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira, José 
 
5a Regra – Os artigos e as preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, 
não são considerados (ver também regra nº 9) 
Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
26 
 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6a Regra – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, 
Neto, Sobrinho, são tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordenação alfabética. 
Exemplo: 
Antonio Almeida Filho 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antonio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem 
de elemento de distinção. 
 
Exemplo: 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge de 
Abreu Neto, Jorge de 
Abreu Sobrinho, Jorge de 
 
7a Regra – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o 
nome completo, entre parênteses. 
Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
 
27 
 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8a Regra – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo 
nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nºs 10 e 11). 
Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Muller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Muller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
9a Regra – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser levadas em 
conta. O mais comum é considerá-las como parte integrantedo nome quando escritas 
com letra maiúscula. 
Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban de Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Esteban 
Du Pont, Charles 
Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10a Regra – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que 
corresponde ao sobrenome da família do pai. 
 
28 
 
Exemplo: 
José de Oviedo y Baños 
Franciso de Pina de Mello 
Angel Del Arco y Molinero 
Antonio de los Rios 
 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Angel Del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco de 
Rios, Antonio de los 
 
11a Regra – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados 
como se apresentam. 
Exemplo: 
Al Ben-Hur 
Li Yutang 
Osama Bin Laden 
 
Arquivam-se: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
Osama Bin Laden 
 
12a Regra – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais 
devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a 
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
Exemplo: 
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getúlio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam-se: 
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
29 
 
Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getúlio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13a Regra – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e 
assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão 
aparecer no fim, entre parênteses. 
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quinto Congresso de Geografia 
3º Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3º) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1a 
2a 
4a 
3a 
Nos nomes pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam. 
Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes 
iguais. 
5a 
Os artigos e preposições, tais como a, o de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados 
(ver também regra nº 9). 
30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 ` 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6a 
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, 
são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética. 
7a 
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo 
entre parênteses. 
8a 
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de 
nomes espanhóis e orientais (ver também regras nos 10 e 11) 
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não se consideradas. O mais comum é 
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
9a 
10a 
13a 
12a 
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome da família do pai. 
Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se 
apresentam. 
11a 
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, 
os artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, 
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados, os 
números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre 
parênteses. 
31 
 
2.4.2. Método Numérico 
 
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu 
número, a escolha deve recair sobre o método numérico. 
 
2.4.2.1 Método Numérico Simples 
 
Neste método, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual 
serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá 
a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também 
chamado de onomástico, que permitirá identificar o número de cada documento e, 
assim, possibilitar sua localização. Como já foi visto neste capítulo, os métodos que se 
utilizam de índices são chamados de indiretos. 
 
2.4.2.2 Método Numérico Cronológico 
 
Este método lembra cronologia. Cronologia se refere a tempo, nesse caso relativa 
a uma data ou a um período relacionado aos documentos. 
Com esse método, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na 
maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por 
exemplo, quando são arquivados pelo dia, mês e ano de sua emissão. 
Como outro exemplo de aplicação desse método, pode-se citar a organização de 
prontuários médicos, que geralmente são organizados a partir da data de nascimento 
do indivíduo. 
 
2.4.2.3 Método Numérico Dígito-Terminal 
 
Este método geralmente é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de 
documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números. 
Os documentos são numerados seqüencialmente, porém sua leitura apresenta 
uma peculiaridade que caracteriza o método, isto é, os números, dispostos em três 
grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. 
Dessa forma, por exemplo, o número 352650 seria, aplicando-se tal método, 
decomposto em três grupos: 
35, 26, 50 
Este documento será arquivado na pasta relativa àqueles terminados em 50. 
Nesta pasta, como todos terminarão em 50, os arquivos serão organizados a partir dos 
dois dígitos imediatamente anteriores, isto é, 26. 
32 
 
Desse modo, para se localizar o documento, deve-se verificar primeiramente onde 
se encontram as pastas terminadas em 50; em seguida, localizar as pastas cujo grupo 
secundário é o número 26 e, finalmente, a pasta desejada, de número 35. 
Esses grupos são chamados de primário, secundário e terciário, lendo-se sempre 
da esquerda para a direita. Assim chama-se o grupo 50 de primário, o grupo 26 de 
secundário e o grupo 35 de terciário. 
Exemplo: Como fazer para arquivar os seguintes documentos de pessoal de uma 
determinada empresa, de acordo com o método dígito-terminal? 
 
001.299 Ângela Rotholz 
032.699 Vera Lúcia Machado 
129.129 Nilza Maria Lobo 
159.544 Lia Temporal Malcher 
305.218 Letícia dos Santos 
306.818 Fernando Silva Alves 
483.920 Lourdes Costa e Souza 
588.029 Helena Corrêa Machado 
784.020 Maria Amélia Gomes Leite 
984.120 Regina Alves Vieira 
 
Arquivam-se pelo método dígito-terminal: 
 
30.52.18 Letícia dos Santos 
30.68.18 Fernando Silva Alves 
48.39.20 Lourdes Costa e Souza 
78.40.20 Maria Amélia Gomes Leite 
98.41.20 Regina Alves Vieira 
58.80.29 Helena Corrêa Machado 
12.91.29 Nilza Maria Lobo 
15.95.44 Lia Temporal Malcher 
00.12.99 Angela Rotholz 
03.26.99 Vera Lucia Machado 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35 
26 
50 PRIMÁRIO 
SECUNDÁRIO 
TERCIÁRIO 
33 
 
2.4.3. Método Geográfico 
 
Este método consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e 
regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de 
produção ou sua procedência. 
É recomendável que, em caso de organização de nomes de cidades, esta seja 
realizada iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabética dasdemais 
cidades. 
Por exemplo: 
Organização de pasta de documentos referentes ao Estado da Bahia: 
 
(1) Salvador 
(2) Amargosa 
(3) Belmonte 
(4) Canavieiras 
(5) Ilhéus 
(6) Itacaré 
(7) Porto Seguro 
(8) Teixeira de Freitas 
 
Observe que a primeira cidade a ser considerada na organização dos documentos 
foi Salvador, por ser a capital, mesmo não sendo a primeira numa ordem alfabética 
geral. 
A mesma lógica de ordenação, acontece com cidades pertencentes a um mesmo 
país. 
Por exemplo: 
Organização de pasta de documentos referentes a Portugal: 
 
· Lisboa 
· Aveiro 
· Coimbra 
· Porto 
 
Por outro lado, no caso de cidades de estados diferentes, deve-se observar apenas 
a ordem alfabética das cidades, sem a necessidade de ser colocada primeiramente a 
capital em relação às demais. Recomenda-se, no entanto, que sejam colocadas, entre 
parênteses, as siglas dos estados respectivos, pois há cidades com o mesmo nome em 
estados distintos. 
34 
 
Por exemplo: 
Arapiraca (AL) 
Brasília (DF) 
Brasília (MG) 
Campinas (SP) 
Campinas (TO) 
Itabaiana (PB) 
Itabaiana (SE) 
Salvador (BA) 
Teresópolis (RJ) 
 
Atenção: A aplicação do método geográfico não se limita apenas ao arquivamento 
de cidades, estados e países. O arquivo intermediário de uma empresa poderá, por 
exemplo, separar os locais de guarda dos documentos de acordo com os setores 
institucionais que os produziram. Nesse sentido, os documentos do setor pessoal 
ficariam arquivados num local diferente dos arquivos financeiros. A adoção desse 
critério de organização é um exemplo de utilização do método geográfico, 
considerando, dessa forma, a procedência ou origem dos arquivos. 
 
2.4.4. Método Ideográfico (por Assunto) 
 
No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O 
método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Tais 
categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em ou enciclopédico – no caso da 
divisão alfabética – ou decimal ou dúplex, no caso da divisão numérica. Para ser 
eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação 
dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
IDEOGRÁFICO 
IDEOGRÁFICO 
IDEOGRÁFICO 
IDEOGRÁFICO 
IDEOGRÁFICO 
IDEOGRÁFICO 
IDEOGRÁFICO 
35 
 
 
Para facilitar a compreensão, pode-se seguir o exemplo seguinte: 
Uma instituição identificou como assuntos passíveis de existência de documentos 
os temas seguintes: 
 
Salários 
Admissão de funcionários 
Telefonia 
Internet 
Contas a pagar 
Contas a receber 
Demissão de funcionários 
Férias 
 
No exemplo anterior, o rol de assuntos identificado pela empresa já permite a 
classificação dos documentos respectivos a cada tema. Apenas com isso, a empresa já 
estará adotando o método ideográfico. 
Aplicando-se o método ideográfico alfabético dicionário, esses assuntos são 
ordenados seguindo-se a ordem de um dicionário, razão de sua denominação. Assim, 
tal ordenação é a lógica simples do próprio método alfabético. 
Admissão de funcionários 
Contas a pagar 
Contas a receber 
Demissão de funcionários 
Férias 
Internet 
Salários 
Telefonia 
 
No método ideográfico alfabético enciclopédico, no entanto, os assuntos são 
agrupados sob títulos gerais, sendo que tais títulos devem ser organizados 
alfabeticamente, do seguinte modo: 
 
COMUNICAÇAO 
Internet 
Telefonia 
FINANCEIRO 
Contas a pagar 
Contas a receber 
 
36 
 
PESSOAL 
Admissão de funcionários 
Demissão de funcionários 
Férias 
Salários 
 
Com a finalidade de facilitar o arquivamento, poderão ser utilizados códigos 
atribuídos a cada assunto, situação em que serão aplicadas as categorias numéricas do 
método ideográfico, num esquema hierarquizado: dúplex ou decimal. 
Com a aplicação do método ideográfico numérico dúplex tem-se a seguinte 
ordenação: 
1 COMUNICAÇÃO 
1-1 Internet 
1-2 Telefonia 
2 FINANCEIRO 
2-2 Contas a pagar 
2-1 Contas a receber 
3 PESSOAL 
3-1 Admissão de funcionários 
3-2 Demissão de funcionários 
3-3 Férias 
3-4 Salários 
 
O método ideográfico numérico decimal, por sua vez, possui uma estrutura de 
codificação bem diferenciada do método dúplex. O método decimal divide cada 
assunto em dez classes derivadas, e cada uma dessas poderá ser dividida em, no 
máximo, mais dez, sucessivamente. Porém, nesse método, a expansão das classes é 
limitada, diferentemente do método dúplex, em que se pode estender infinitivamente 
as classes de assuntos, de acordo com as necessidades da instituição. 
Um exemplo prático da aplicação do método decimal são os códigos contidos no 
Plano de Classificação desenvolvido pelo Conarq – Conselho Nacional de Arquivos. O 
Plano de Classificação tem a finalidade de organizar os documentos a partir de seus 
assuntos, de modo a facultar o arquivamento correto dos mesmos nas suas respectivas 
classes. 
Conforme o exemplo a seguir, da classe 020, retirado do Plano de Classificação do 
Conarq, pode-se perceber a estrutura do método decimal, que se diferencia bastante 
do método numérico anterior: 
 
37 
 
020 – Pessoal 
022 – Aperfeiçoamento e treinamento 
022.1 – Cursos 
022.12 – Promovidos por outras instituições 
022.121 – No Brasil 
022.122 – No exterior 
 
 
 
 
 
 
 
 
É importante salientar que não há uma predominância de determinado método 
sobre os outros. A escolha do método deve ser feita a partir da análise das reais 
necessidades da empresa. Como se observa, várias são as opções dos métodos de 
arquivamento, cabendo a cada usuário ou empresa a definição do método ou métodos 
a serem utilizados. É importante destacar também que tais métodos podem ser até 
combinados entre si, para bem organizar os arquivos; isto é, para se organizar 
determinado conjunto de documentos, pode-se utilizar um método principal e, de 
forma auxiliar, métodos secundários. 
No contexto do assunto relacionado aos métodos de arquivamento, é importante 
destacar o conceito de indexação, apresentado a seguir. No processo de 
arquivamento, os documentos são indexados para posterior pesquisa futura. 
 
 
 
 
 
 
DIAGNÓSTICO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL 
 
3.1. Diagnóstico Arquivístico 
 
Na arquivística, assim como em muitas áreas do conhecimento humano, antes de 
qualquer intervenção técnico-administrativa é necessário que seja realizado um exame 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
MÉTODO DÚPLEX Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos 
documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser 
subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de 
união. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
INDEXAÇÃO Processo pelo qual documentos ou informações são representados por 
termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
38 
 
da situação presente para que seja planejada e implementada uma ação futura. Assim, 
por exemplo, é quando o médico examina o paciente, com a finalidade de curá-lo. 
Diagnóstico, desse modo, é definido como a análise detalhada dos vários aspectos 
relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa. 
O processo de diagnostico arquivistico procura saber informações como: 
· Existência de normas e manuais de arquivo. 
· Localização e instalações físicas. 
· Volume documental e espaço físico ocupado. 
· Condições ambientais e de armazenamento dos documentos. 
· Recursos humanos 
· Gênero e natureza dos arquivos. 
· Classificação/arranjo dos documentos, identificando os métodos de 
arquivamento adotados. 
· Procedimentos e formas de acesso à informação.· Controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e 
automação utilizados. 
· Estado de preservação e conservação dos documentos. 
Em síntese, é preciso, então, conhecer o contexto em que está inserido o arquivo 
na instituição, no sentido de planejar melhorias para a situação encontrada. 
 
3.2. Avaliação Documental 
 
A avaliação dos documentos arquivísticos consiste, fundamentalmente, em 
identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. É o processo em que são 
estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a 
destinação final dos documentos da empresa – eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. Em termos práticos, a avaliação significa a criação da Tabela de 
Temporalidade de Documentos. 
O processo de avaliação documental é, por um lado, um ato vinculado à legislação 
em vigor e, por outro, um ato discricionário de cada empresa. O prazo prescricional 
que a legislação determinar para cumprimento deverá ser obrigatoriamente 
respeitado. Porem, matérias sobre as quais a legislação não dispõe serão objeto de 
análise de cada instituição, de acordo com critérios definidos pela mesma. É o caso, 
por exemplo, da definição sobre um determinado conjunto de documentos que deverá 
ser preservado permanentemente por apresentar interesse para a memória 
organizacional. 
 
 
39 
 
 
 
 
 
 
 
 
Estrutura de uma tabela de temporalidade 
Código Documento Prazo de guarda Destinação final Obs. 
 Corrente Intermediário 
012.3 Campanhas 
Publicitárias 
4 anos 10 anos Permanente Microfilmar 
020.1 Normas e 
regulamentos 
Enquanto 
vigorar 
- Permanente Microfilmar 
021.2 Exames de 
seleçao 
6 anos - Eliminação - 
052.22 Notas de 
despesa 
Até aprovação 
das contas 
5 anos após 
aprovação das 
contas 
Eliminação - 
067.1 Planos e 
projetos 
Enquanto 
vigorar 
5 anos Permanente Microfilmar 
 
Para se chegar à etapa de definição desta TTD, foi imprescindível anteriormente 
avaliar os documentos. Por exemplo, o conjunto codificado como 012.3, “campanhas 
publicitárias”, foi primeiramente agrupado numa classe para, num momento posterior, 
ser objeto de estudo por uma comissão avaliadora. Observe que, na TTD, também há 
um campo para observações eventuais sobre determinados conjuntos, como, no 
exemplo, é o caso da palavra Microfilmar. Isso significa que os respectivos conjuntos 
deverão ser também microfilmados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
TABELA DE TEMPORARIEDADE Instrumento de destinação, aprovado por autoridade 
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o 
recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
 DICA 
 
É importante não confundir os conceitos referentes aos dois principais instrumentos de 
gestão arquivística: Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação. A TTD deve 
ser concebida como o produto gerado pelo processo de avaliação documental. Por outro 
lado, o Plano de Classificação objetiva facultar o arquivamento correto dos documentos 
em classes. Porém, ele também é importante no processo de avaliação, uma vez que, 
para que a avaliação aconteça de forma eficiente, é necessário que os documentos 
estejam primeiramente bem classificados, de modo a facilitar a etapa de avaliação. Na 
figura da TTD apresentada, as duas primeiras colunas se referem ao Plano de 
Classificação. 
 
 
40 
 
A complexidade do processo de avaliação exige a constituição de equipes, que 
geralmente são denominadas Comissões de Avaliação de Documentos, para analisar os 
documentos nos mais diversos aspectos. Tal processo participativo de profissionais 
ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se definir critérios 
de valor. Segundo a literatura arquivística, devem fazer parte desse grupo de 
avaliadores: 
1) Arquivista ou responsável pela guarda de documentos. 
2) Autoridades administrativas conhecedoras da estrutura e funcionamento 
do órgão gerador dos documentos. 
3) Profissionais da área jurídica. 
4) Profissionais da área financeira. 
5) Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os 
documentos avaliados (historiador, engenheiro, estatístico, médico, 
sociólogo, entre outros). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO Grupo multidisciplinar encarregado da 
avaliação de documentos de um arquivo responsável pela elaboração de tabela de 
temporalidade. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
 DICA 
 
É recomendável, de acordo com a teoria arquivística, que a aplicação dos critérios de 
avaliação seja efetivada na fase corrente, com a finalidade de serem diferenciados os 
documentos de valor eventual daqueles de valor informativo ou probatório. Isto de 
justifica porque o processo de avaliação na idade intermediário é bastante custoso do 
ponto de vista gerencial e técnico. Por isso, deve-se evitar a transferência para arquivo 
intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
BENEFÍCIOS DA AVALIAÇAO DOCUMENTAL 
Eficiência administrativa. 
Eliminação de documentos inúteis. 
Agilidade na recuperação de informações, devido à 
diminuição do volume documental. 
Identificação dos documentos de guarda permanente, 
contribuindo para a memória 
41 
 
4. PROTOCOLOS 
 
4.1. Noções Gerais 
 
Nesta seção, concernente ao estudo dos protocolos, observar-se-á um conjunto 
de conteúdos relacionados às definições, funções, atividades e características desses 
setores organizacionais de documentação. 
O estudo dos protocolos, no âmbito da Arquivologia, pode ser dividido em duas 
partes; uma relativa à própria estrutura e funcionamento do setor institucional de 
protocolo e outra que se refere ao tratamento e à classificação dos documentos 
arquivísticos em ostensivos e sigilosos. 
Dessa forma, na esfera de primeira etapa, serão apresentadas quais as funções e a 
importância do setor de protocolo num determinado órgão, enquanto na segunda 
parte serão estudadas as diversas situações em que podem ser classificados os 
documentos no âmbito do setor de protocolo, de acordo com a legislação brasileira 
vigente para tal fim. O respeito a essa classificação definida pela legislação é de 
fundamental importância, tendo-se em vista o perfeito cumprimento das atividades do 
protocolo de forma responsável, legal e eficaz. 
 
4.2. O Setor de Protocolo 
 
Percebemos em várias instituições a existência de um setor ou unidade destinado 
à recepção das correspondências e demais documentos. Em toda organização pública 
brasileira, principalmente, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e 
distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos 
processos e sua tramitação. Na tradição administrativa, apesar da variedade de 
expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo. 
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os 
documentos tramitam bastante. 
Desse modo, pode-se dizer, por ora, que o protocolo executa, sinteticamente e 
numa primeira análise, as seguintes ações: recebimento de correspondência (malotes, 
balcão, entre outros); separação da correspondência oficial da particular; colocação do 
carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do 
recebimento, entre outras; elaboração de resumo do assunto; e, por fim, 
encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. 
42 
 
O protocolo visa também ao controle dos documentos que ainda tramitam no 
órgão, de modo a assegurar a imediata localizaçãodos mesmos. 
Além disso, o serviço de protocolo é responsável pelas atividades de expedição de 
correspondências a outras instituições. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
São apresentadas a seguir as características de cada uma dessas atividades: 
1. Recebimento 
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias 
origens. Por exemplos, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, 
assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse 
sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à 
instituição. 
2. Registro e Autuação 
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema 
de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número 
codificado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, 
e também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável 
pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, 
dando início a processos administrativos internos. 
 
 DICA 
 
ATENÇÃO: Pelo que se pode observar, o setor de protocolo deve ser considerado o 
portal de entrada e de saída dos documentos de uma empresa. 
 
 
ATIVIDADES REALIZADAS PELO PROTOCOLO 
2) Registro e Autuação 
3) Classificação 
4) Expediçao/Distribuição 
5) Controle/Movimentação 
1) Recebimento 
43 
 
3. Classificação 
Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar 
o assunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificação da 
instituição. É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das 
correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que seja 
efetuada a classificação efetiva dos mesmos, desde que não sejam sigilosos ou 
particulares. Esses documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por 
seus destinatários. 
4. Expedição/Distribuição 
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-
se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra 
instituição. 
5. Controle da Tramitação/Movimentação 
O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante 
sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos 
pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos 
documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado 
documento em um dado momento, bem como para se consultar os últimos 
andamentos realizados na sua tramitação. 
 
4.3. Documentos Sigilosos e Ostensivos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DOCUMENTOS SIGILOSOS 
MAIOR GRAU DE SIGILO CLASSIFICAÇAO / PRORROGAÇAO 
4) Reservado 
3) Confidencial 
2) Secreto 
1) Ultrassecreto Máximo de 30 anos / + 30 
Máximo de 30 anos / + 30 
Máximo de 30 anos / + 30 
Máximo de 30 anos / + 30 
MENOR GRAU DE SIGILO 
44 
 
 
 
 Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. 
A classificação de ostensivo ou ordinário é dada ao documento cuja divulgação não 
prejudica a administração. 
Por outro lado, como o nome mesmo aponta, consideram-se sigilosos os assuntos 
do documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, 
necessitam de medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 
 
 
 
 
De acordo com a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode 
circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem 
do maior para o menor grau: 
A classificação de ultrassecreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional 
grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de 
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente 
classificados como ultrassecretos aqueles da política governamental de alto nível e 
segredos de Estado. 
Consideram-se secretos os assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo 
teor ou características possam ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem 
intimamente ligadas ao estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar 
conhecimento, funcionalmente. São assuntos geralmente classificados como secretos 
os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos 
de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da 
matéria original, necessitam de maior difusão, tais como planos ou detalhes de 
operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; 
dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e 
militares de países estrangeiros; materiais criptográficos importantes que não tenham 
recebido classificação inferior etc. 
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram 
alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada possa ser 
prejudicial a um indivíduo ou crie embaraços administrativos. São assuntos, em geral, 
classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros, 
cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo, informações 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
CUSTÓDIA Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos (1), 
independentemente de vínculo de propriedade. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
45 
 
sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes 
para a segurança nacional etc. 
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em 
geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e 
projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas, fotografias aéreas e 
negativos que indiquem instalações importantes. 
 
 
 
 
No Brasil, a atribuição dos graus de sigilo e o controle dos documentos sigilosos 
são regulamentados pelo Decreto Federal nº 4.553/2002. 
De acordo com essas determinações, o setor de protocolo deve operar 
objetivando o cumprimento de suas funções e atividades de forma legal, eficiente e 
eficaz. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 DICA 
 
A correspondência oficial não deverá ser aberta pelo setor de protocolo quando o seu 
envelope contiver as indicações de RESERVADO, CONFIDENCIAL, PARTICULAR ou 
expressão semelhante. 
DE OLHO NA DOUTRINA 
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a 
pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores 
de uma instituição. 
Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. 
Por externa entende-se aquela trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, 
como ofícios, cartas, telegramas. 
Interna é a correspondência feita entre os órgãos de uma instituição. São os memorandos, despachos, 
circulares. 
Ela pode ser ainda oficial ou particular. 
Oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma 
instituição. 
Particular é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição. 
 
Fonte: Paes (2005, p. 31) 
GLOSSÁRIO ARQUIVÍSTICO 
DOSSIÊ Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, 
pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. 
PROCESSO Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação 
administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. 
 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005 
46 
 
4.4. Procedimentos Administrativos 
 
No assunto relacionado aos protocolos, merecem atenção também os