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arquivologia
MPU
GESTÃO DE DOCUMENTOS
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ARQUIVOLOGIA
Aula 13 – Gestão de Documentos
Prof. Élvis Miranda
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SUMÁRIO
13. Gestão de Documentos ..........................................................................3
13.1. Gestão de documentos e Ciclo Vital dos Documentos...............................4
13.2. Fases da Gestão de Documentos ..........................................................5
13.3. Vantagens da Gestão de Documentos ....................................................8
13.4. Diagnóstico da Situação Arquivística .....................................................8
Questões de Concursos ...............................................................................9
Gabarito ..................................................................................................35
Gabarito Comentado .................................................................................37
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13. Gestão de Documentos
A Lei n. 8.159/1991 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obri-
gação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão 
de documentos como sendo 
Art. 3º (…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Traduzindo essa afirmação, podemos dizer que a gestão de documentos é o 
conjunto de todas as atividades de controle arquivístico, ou seja, tudo o que estu-
damos em Arquivologia. Não é à toa que, em muitos países, o curso superior de 
Arquivologia é chamado de curso de Gestão de Documentos. 
Se analisarmos o conceito citado na lei, encontraremos o controle da produção, 
tramitação (onde entraria a atividade de protocolo), uso (onde entra o controle de 
acesso e sigilo), avaliação (onde entraria a criação e aplicação da tabela de tempo-
ralidade) e arquivamento (onde entra a definição dos métodos de arquivamento a 
serem adotados, o controle da preservação e o controle do que deve ser digitaliza-
do ou microfilmado). 
ÉLVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de 
Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também 
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos 
do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de 
Arquivologia.
Autor
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13.1. Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos
O artigo da lei deixa bem claro que a gestão de documentos engloba os proce-
dimentos a serem executados nas fases corrente e intermediária, visando o destino 
final. Dessa forma, o examinador entende que a gestão de documentos engloba 
essas duas idades do ciclo de vida dos documentos: corrente e intermediária.
 
Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma institui-
ção, deve prever operações nas duas primeiras idades do ciclo vital dos documen-
tos. Não se deve relacionar o termo gestão de documentos à idade permanente.
Afirmar que a gestão de documentos está vinculada a uma idade ou outra do ciclo 
vital dos documentos é uma questão recorrente nas provas. Não se esqueça: ela 
está vinculada às idades corrente e intermediária, e nunca à idade permanente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são 
realizadas no arquivo permanente.
(CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, as 
fases corrente e intermediária.
(CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na ida-
de permanente.
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13.2. Fases da gestão de documentos
De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de 
gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização 
e destinação. A etapa de utilização também é citada na bibliografia como utilização 
e conservação e a fase de destinação também é citada como avaliação e destina-
ção. Assim, teríamos a gestão de documentos dividida em três fases distintas:
• 1ª fase: produção;
• 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação);
• 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação).
Não confundir as três fases ou idades do ciclo vital dos documentos (corrente, in-
termediária e permanente) com as três fases do programa de gestão de documen-
tos. São assuntos distintos, apesar de relacionados.
A cada uma dessas fases ou etapas correspondem diversas atividades. Marile-
na Leite Paes (olha ela de novo) faz um resumo em sua obra do que estaria inse-
rido em cada uma dessas fases. Nessa altura, você já deve ter percebido que as 
questões são elaboradas misturando conceitos obtidos na bibliografia. Aqui não é 
diferente: o examinador retira da bibliografia as atividades vinculadas a cada fase 
da gestão de documentos e mistura nas questões, de forma a criar itens certos ou 
errados. Vamos, então, à bibliografia:
“Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das 
atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que se-
jam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas 
duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos 
alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e inter-
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pretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar 
estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e 
informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom 
desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; partici-
par da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas e 
afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel tão relevante 
quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora ainda não seja assim 
reconhecido”.
Marilena Leite Paes
Perceba que a primeira fase, que é chamada de produção, está relacionada à 
criação dos documentos. Pra facilitar a leitura, vamos tentar retirar do parágrafo as 
atividades que estão vinculadas a essa fase:
• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;
• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;
• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;
• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias 
de documentos) e informáticos;
• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de 
documentos;
• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.
Essas são, portanto, as atividades vinculadas à fase de produção de um progra-
ma de gestão de documentos. Vamos então à segunda fase, que é a fase de utili-
zação (ou utilização e conservação, dependendo da bibliografia utilizada).
“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, 
classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arqui-
vamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de 
normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de infor-
mações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou 
científicas das instituições”.
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Marilena Leite Paes
Temos na segunda fase, que é a fase de utilização, as atividades de:
• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos mé-
todos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos docu-
mentos);
• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
E, para finalizar, vamos à terceira fase da gestão de documentos, chamada de 
destinação ou, dependendo da bibliografia, avaliação e destinação:
“Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases da ges-
tão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acu-
mulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando 
quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por 
terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição”.
Marilena Leite Paes
Nessa etapa, então, teríamos a atividade de avaliação, que consiste na definição 
dos prazos de guarda e destinação final dos documentos (eliminação ou guarda 
permanente). É a atividade que resulta na criação da tabela de temporalidade da 
instituição. Nessa etapa, serão identificados os documentos de valor histórico a 
serem preservados e quais serão eliminados após o término do prazo de guarda.
Quando o examinador prepara as questões sobre as fases da gestão de documen-
tos, é comum que ele acabe montando questões que sugiram que uma atividade 
pertence a uma fase da gestão, quando, na verdade, está vinculada a outra. Por-
tanto, muito cuidado com essa situação.
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13.3. Vantagens da gestão de documentos
A implementação de um programa de gestão de documentos traz inúmeras van-
tagens para a instituição, uma vez que serão desenvolvidas atividades de controle 
em todos os momentos de vida do documento. Podemos citar, como exemplo, as 
seguintes:
• Controle da produção dos documentos;
• Maior agilidade na tramitação e acesso das informações;
• Controle de acesso e sigilo dos documentos;
• Garantia de preservação dos documentos históricos;
• Economia de recursos humanos e materiais.
13.4. Diagnóstico da situação arquivística
Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interes-
sante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar 
seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é chamado de 
diagnóstico. Para tanto, é importante contar com profissional habilitado na área 
de Arquivologia, que normalmente contará com uma equipe que o auxiliará nessa 
atividade.
O diagnóstico abordará aspectos como: recursos humanos disponíveis para a 
área de arquivo, recursos materiais, informáticos e tecnológicos. Uma vez conclu-
ído o diagnóstico, é feito o planejamento para a implementação do programa de 
gestão de documentos na instituição.
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QUESTÕES DE CONCURSOS
Gestão de Documentos
Conceito de gestão de documentos
1. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são operações 
técnicas referentes à gestão de documentos.
2. (QUADRIX/FERSB/2016) A gestão de documentos é o conjunto de todas as ativi-
dades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação 
até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
3. (FCC/CNMP/2015) A gestão de documentos compreende o planejamento e con-
trole das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição 
e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo.
4. (CESPE-UNB/BACEN/2013) Na gestão arquivística de documentos eletrônicos 
agregam-se requisitos da classificação, da avaliação, do registro e da tramitação 
dos documentos de arquivo.
5. (QUADRIX/CRMV-SP/2013) A gestão de documentos compreende a racionaliza-
ção de procedimentos e normas técnicas, desde o controle da produção documental 
até sua destinação final, e a garantia à entidade e aos funcionários do acesso pleno 
às informações.
6. (CESPE-UNB/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas 
como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. 
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7. (CESPE-UNB/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técnicas re-
ferentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos do-
cumentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhi-
mento para a guarda permanente, é denominado gestão de documentos.
8. (CESPE-UNB/MPU/2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento de documentos.
9. (FAPERP/PREF. S. J. RIO PRETO-SP/2010) A tarefa de acompanhamento da pro-
dução, recebimento, classificação, controle de tramitação e avaliação, visando pro-
porcionar que a administração de documentos sirva às finalidades para as quais 
foram criados do modo mais eficiente e econômico possível é conhecida como:
a) Gerenciamento eletrônico de documentos.
b) Tratamento documental.
c) Gestão documental.
d) Descrição correlacionada de documentos.10. (FUNCAB/PREF. DUAS BARRAS-RJ/2010) De acordo com Paes (2005), gestão 
de documentos é:
a) Gerenciamento de documentos, visando organização, empréstimo, consulta e 
descrição.
b) Administração do registro, do trâmite e da guarda dos documentos para fins 
probatórios.
c) Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de do-
cumentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e 
eficiência dos arquivos.
d) Gerenciamento do fluxo do acervo nas idades documentais.
e) Administração da produção, uso e descarte de documentos, visando franquear 
a consulta aos documentos públicos.
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11. (FUNCAB/SEJUS-RO/2010) “Gestão de Documentos” pode ser definida, corre-
tamente, como:
a) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua tramitação, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua elimina-
ção ou recolhimento para guarda permanente.
b) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visan-
do a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
c) É a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico.
d) É a avaliação documental e a proteção especial a documentos, como instrumen-
to de apoio à administração e a cultura, ao desenvolvimento e como elementos de 
prova e pesquisa.
e) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao uso, avaliação 
e arquivamento de documentos públicos, em fase intermediária, visando a sua eli-
minação ou recolhimento para guarda permanente.
12. (CESPE-UNB/IBRAM/2009) Gestão de documentos é o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avalia-
ção e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a 
sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
13. (CESPE-UNB/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária 
e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documen-
tos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhi-
mento para guarda permanente.
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14. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) A gestão de documentos é o conjunto de proce-
dimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
15. (CESPE-UNB/MS/2008) O conjunto de operações técnicas referentes à produ-
ção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e inter-
mediária é conhecido por gestão de documentos.
16. (CESPE-UNB/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quando im-
plantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma sé-
rie de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo 
permanente.
17. (CESPE-UNB/PREF. VILA VELHA-ES/2008) A avaliação documental não faz par-
te dos objetivos da gestão de documentos.
18. (CETRO/CONFEA/2007) O conjunto de procedimentos e operações técnicas a 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e in-
termediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é 
denominado
a) arquivologia.
b) gestão do conhecimento.
c) gestão de documentos.
d) gestão procedimental.
e) gestão física documental.
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19. (CONSULPLAN/CHESF/2007) Assinale a alternativa que corresponde ao conjun-
to de procedimentos e operações técnicas que fazem das administrações públicas e 
dos seus arquivos e órgãos atuantes eficazes no desempenho de suas atividades:
a) Gestão da Informação. 
b) Gestão de Coleções. 
c) Gestão de Documentos.
d) Gestão Pública.
e) Gestão Administrativa.
20. (CONSULPLAN/PREF. CATAGIASES-MG/2007) Sobre a gestão documental é 
possível afirmar que tem como um dos seus principais processos a:
a) Avaliação. 
b) Moderação. 
c) Composição. 
d) Destituição. 
e) Informação.
21. (CESPE-UNB/CENSIPAM/2006) Gestão de documentos é o nome dado, de modo 
geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos 
de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas insti-
tuições.
22. (CESPE-UNB/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e 
rotinas relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização 
e eficiência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
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23. (CESPE-UNB/MDS/2006) Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, 
nome dado ao conjunto de procedimentos e atividades relativas ao controle dos 
documentos em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação 
ou à guarda permanente.
24. (CONSULPLAN/IF-RJ/2006) Conjunto de medidas e rotinas visando a racionali-
zação e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de 
arquivos é o conceito de:
a) Comunicação arquivística. 
b) Informação arquivística. 
c) Gestão documental.
d) Princípios arquivísticos.
e) Diplomática.
25. (CONSULPLAN/IF-RJ/2006) Processo que constitui uma das principais ativida-
des da gestão documental:
a) Avaliação.
b) Moderação. 
c) Composição. 
d) Destituição. 
e) Informação.
26. (CESPE-UNB/SGA-DF/2004) Gestão de documentos é um conjunto de proce-
dimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua 
eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
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27. (CESPE-UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de forma efi-
ciente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.
28. (CESPE-UNB/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabeleceos fun-
damentos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal legis-
lação, gestão de documentos é
a) um dos princípios básicos da arquivística.
b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle 
da produção documental.
d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avalia-
ção de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e in-
termediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda perma-
nente.
Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos
29. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos 
são realizadas no arquivo permanente.
30. (CESPE-UNB/CADE/2014) As principais ações da gestão de documentos ocor-
rem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
31. (CESPE-UNB/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implementação 
do programa de gestão de documentos.
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32. (CESPE-UNB/MDIC/2014) A gestão de documentos é aplicada aos documentos 
considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconheci-
do pela sociedade.
33. (CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, 
as fases corrente e intermediária.
34. (CESPE-UNB/ABIN/2010) A gestão de documentos é aplicada no momento em 
que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes 
fontes para a pesquisa histórica.
35. (FUNIVERSA/MPGO/2010) Assinale a alternativa que apresenta idades arqui-
vísticas nas quais a gestão de documentos atua.
a) Custódia e permanente.
b) Corrente e setorial.
c) Corrente e intermediária.
d) Pós-custodial e semiativa.
e) Custódia e setorial.
36. (CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na 
idade permanente.
37. (CESPE-UNB/TRT 17ª REG/2009) A gestão de documentos visa a uma inter-
venção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finali-
dade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
38. (CESPE-UNB/FUB/2008) A gestão de documentos independe da aplicação da 
teoria das três idades.
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39. (CESPE-UNB/MTE/2008) Apesar da importância da teoria das três idades do-
cumentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos 
documentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos, não há relação estrei-
ta entre esses dois conceitos.
40. (CESPE-UNB/ANATEL/2006) A gestão de documentos envolve operações e pro-
cedimentos na fase corrente, mas não faz referência às atividades na fase inter-
mediária.
41. (CESPE-UNB/MI/2006) Em termos de fase arquivística, a gestão de documen-
tos compreende apenas a idade corrente.
42. (CESPE-UNB/FUNAG/2005) A gestão de documentos arquivísticos ocupa-se 
apenas dos documentos das fases intermediária e permanente.
43. (CESPE-UNB/TRE-MT/2005) A gestão de documentos atende, fundamental-
mente, os documentos da fase corrente.
44. (CESPE-UNB/DPF/2004) A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital 
dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, 
passando pelos estágios corrente e intermediário.
45. (CESPE-UNB/TERRACAP/2004) A gestão de documentos compreende funda-
mentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
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Fases da gestão de documentos
46. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essenciais à 
administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa 
de gestão de documentos.
47. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de mo-
delos são atributos da função avaliação de documentos.
48. (QUADRIX/CREM-AM/2016) A gestão documental concentra atividades (pro-
cedimentos e operações técnicas) concernentes a produção, tramitação, uso (uti-
lização), avaliação e arquivamento (em fase corrente e intermediária), visando a 
eliminação ou recolhimento (destinação de documentos). É na fase de destinação 
de documentos:
a) que é elaborada a Tabela de Equivalência. 
b) que é elaborada a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). 
c) que é feita a Relação Documental de Comparação. 
d) que se aplica a Normalização do processo de descrição arquivística. 
e) que se aplica a Teoria dos Fundos.
49. (QUADRIX/CRO-PR/2016) Do conceito de gestão de documentos podemos des-
tacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação. A 1ª fase – Pro-
dução – refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específi-
cas de um órgão ou setor. Nessa fase:
I – deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas 
aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a pro-
dução de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser 
manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso 
adequado dos recursos reprográficos e informáticos. 
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II – ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de 
sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. 
Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de in-
formações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, 
técnicas ou científicas das instituições. 
III – concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: 
um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e 
analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas 
fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimen-
to para guarda permanente ou eliminação.
Pode-se afirmar que: 
a) Somente I está correta.
b) Somente II está correta. 
c) Somente III está correta. 
d) Há apenas duas afirmativas corretas. 
e) Todas estão corretas.
50. (QUADRIX/FERSB/2016) Podemos dividir a gestão de documentos em três fa-
ses distintas: produção; utilização; e destinação. A etapa da utilização envolve as 
atividades de controle da tramitação de documentos (_________), bem como a 
elaboração de normas de acesso à documentação (_________), além da definiçãodas formas de organização e arquivamento dos documentos nas fases corrente e 
intermediária. As lacunas são, correta e respectivamente, preenchidas por:
a) expedição; movimentação 
b) distribuição; recolhimento 
c) protocolo; empréstimo ou consulta 
d) distribuição; transferência 
e) avaliação; distribuição
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51. (CESPE-UNB/ANATEL/2014) O desenvolvimento do programa de gestão de do-
cumentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de 
desenvolvimento e a fase de destinação.
52. (CESPE-UNB/FUB/2014) Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de 
um documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do pro-
grama de gestão de documentos.
53. (CESPE-UNB/FUB/2014) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de 
utilização do programa de gestão de documentos.
54. (CESPE-UNB/FUB/2014) Fase de produção é a etapa do programa de gestão 
de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas 
documentos essenciais à administração.
55. (FUNCAB/DPRF/2014) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de 
maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos docu-
mentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de procedi-
mentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de 
acesso à documentação – denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação.
c) utilização.
d) classificação.
e) descrição.
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56. (FUNCAB/SEARH-SUPEL-RO/2014) Para que seja efetivamente bem gerencia-
do, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas 
e procedimentos quanto ao tratamento de seus arquivos. Nesse contexto, a produ-
ção, utilização, avaliação e destinação são fases básicas da: 
a) Gestão de documentos.
b) Legislação arquivística.
c) Automação de arquivos.
d) Tipologia documental.
e) Permuta de documentos.
57. (FUNCAB/DPRF/2014) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de 
maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos docu-
mentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de procedi-
mentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de 
acesso à documentação – denomina-se:
a) utilização.
b) identificação.
c) classificação.
d) avaliação.
e) descrição.
58. (CESPE-UNB/BACEN/2013) A implementação da gestão de documentos implica 
o desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
59. (ESAF/DNIT/2013) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre 
a eliminação de documentos é conhecida como
a) conservação de documentos.
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b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
60. (IADES/MPE-GO/2013) Considerando a gestão de documentos e suas fases 
básicas, assinale a alternativa correta.
a) O protocolo é atividade de produção. 
b) A avaliação e a determinação de prazos dos documentos do arquivo são ativi-
dades da utilização. 
c) A produção, a utilização e a destinação são fases básicas da gestão de docu-
mentos. 
d) A produção e o arquivamento dos documentos em correntes e intermediários 
são atividades da produção. 
e) São fases básicas da gestão de documentos a produção, a utilização, a tramita-
ção e a destinação. 
61. (QUADRIX/CRC-PE/2013) De acordo com a Lei Federal n. 8.159, de 08/01/1991, 
considera-se gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guar-
da permanente”. Dessa conceituação podemos destacar três fases básicas da ges-
tão de documentos, quais sejam: a produção, a utilização e a destinação. Analise 
as afirmativas e responda a qual fase cada uma se refere, respectivamente.
I – Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de 
um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam 
criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evi-
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tadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de 
atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à 
perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção 
de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor 
aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a 
difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institu-
cional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; participar da se-
leção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas 
e afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel 
tão relevante quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora 
ainda não seja assim reconhecido.
II – Esta talvez seja a fase mais complexa da gestão de documentos, se desen-
volve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos ar-
quivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais 
serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados 
por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
III – Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, regis-
tro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento 
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de 
normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação 
de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrati-
vas, técnicas ou científicas das instituições.
a) Produção, utilização e destinação.
b) Produção, destinação e utilização.
c) Utilização, produção e destinação.
d) Utilização, destinação e produção.
e) Destinação, produção e utilização.
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www.grancursosonline.com.br62. (QUADRIX/CRO-GO/2013) A gestão de documentos são conjuntos de proce-
dimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento dos documentos. Dessa conceituação podemos destacar as três 
fases básicas da gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação. 
Com relação a essas fases, analise as afirmativas.
I – Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decor-
rência das atividades de um órgão ou setor.
II – Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebi-
mento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de or-
ganização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, 
bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, 
consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimen-
to de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III – Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e 
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabele-
cer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamen-
to permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor 
de prova e de informação para a instituição.
Está correto o que se afirma em:
a) Somente l.
b) Somente ll.
c) Somente I e III.
d) I, II e III. 
e) Somente I e II.
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63. (CESPE-UNB/ANAC/2012) Um código de classificação de documentos de arqui-
vo é elaborado na fase de produção de documentos de um programa de gestão de 
documentos. 
64. (CESPE-UNB/ARQUIVISTA/TJAL/2012) A fase da gestão de documentos que 
compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de ar-
quivo é a da
a) destinação.
b) difusão.
c) utilização e conservação. 
d) criação.
e) produção.
65. (CESPE-UNB/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases mais 
importantes de um programa de gestão de documentos. 
66. (ESAF/MF/2012) A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e 
operações técnicas. Assinale a opção que identifica uma de suas fases básicas.
a) Primária.
b) Utilização.
c) Aquisição.
d) Difusão.
e) Descrição.
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67. (FUNCAB/CÂM. LINHARES-ES/2012) A Lei Federal n. 8.159, de 08/01/1991, 
define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações téc-
nicas referentes à sua produção, tramitação, uso avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para 
guarda permanente. Dessa conceituação, pode-se considerar como fases básicas 
de gestão de documentos:
a) a produção, a utilização e a destinação.
b) a produção, a avaliação e o arquivamento.
c) o recebimento, a classificação e a destinação.
d) a avaliação, o protocolo e a expedição.
e) a utilização, a avaliação e a catalogação.
68. (FUNCAB/PREF. SOORETAMA-ES/2012) São fases básicas da gestão de docu-
mentos:
a) protocolo, registro e expedição.
b) análise, seleção e guarda.
c) produção, utilização e destinação.
d) organização, elaboração e fixação.
e) elaboração, controle e difusão.
69. (FUNCAB/PREF. VALENÇA-RJ/2012) A gestão de documentos deve ser vista 
como um macroprocesso que visa a uma série de medidas administrativas para a 
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de geren-
ciamento de arquivos organizacionais. As três fases básicas da gestão de documen-
tos são:
a) classificação, ordenação e destinação.
b) avaliação, tratamento e difusão.
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c) análise, controle e disseminação.
d) produção, utilização e destinação.
e) seleção, descrição e divulgação.
70. (CESPE-UNB/ECT/2011) A fase de utilização e manutenção dos documentos de 
um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas 
dessa gestão: a avaliação.
71. (FUNCAB/PREF. VÁRZEA GRANDE-MT/2011) As fases básicas da gestão de do-
cumentos são:
a) empréstimo; consulta; arquivamento.
b) produção; utilização; destinação.
c) consulta; avaliação; descarte.
d) recebimento; registro; arquivamento.
e) protocolo; classificação; expedição.
72. (CESPE-UNB/ABIN/2010) A fase de avaliação e destinação de documentos 
constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades 
de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normalização do 
acesso à documentação.
73. (CESPE-UNB/AGU/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as ativida-
des de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
74. (CESPE-UNB/MPU/2010) A análise e a avaliação dos documentos para o esta-
belecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
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75. (CESPE-UNB/MPU/2010) Na fase de produção de documentos, o arquivista 
deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir 
a criação ou extinção de modelos e formulários.
76. (CESPE-UNB/MPU/2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de do-
cumentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classifica-
ção, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
77. (CESPE-UNB/TRE-BA/2010) A gestão de documentos visa ao tratamento do 
documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de pro-
tocolo até sua destinação final, que pode ser eliminação ou a guarda permanente.
78. (CESPE-UNB/TRE-MT/2010) A gestão de documentos engloba, entre outras, as 
fases de
a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
79. (CESGRANRIO/FUNASA/2009) No conceito de gestão de documentos, está in-
cluído o conjunto de procedimentos e de operações técnicas que visa a uma ad-
ministração racional dos arquivos. Há uma fase da gestão de documentos em que 
o técnico de arquivo deve contribuir para que sejam criados apenas documentos 
essenciais à instituição, evitando duplicidade e vias desnecessárias. Nesse mesmo 
momento, o técnico deve sugerir a criação e/ou extinção de formulários e opinar 
sobre a escolha de materiais e equipamentos, além de apresentar estudo sobre a 
adequação de recursos reprográficos e informáticos.Essa fase é a
a) utilização.
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b) tramitação.
c) produção.
d) distribuição.
e) intensificação.
80. (CESPE-UNB/MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção refe-
re-se à elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor e 
contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e 
evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
81. (CESPE-UNB/MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são feitas 
a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como 
preservação de documentos.
82. (CESPE-UNB/MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de protoco-
lo, a recuperação das informações e a elaboração de normas de acesso à documen-
tação são desenvolvidas na fase de utilização dos documentos.
83. (CESPE-UNB/TRE-MA/2009) As atividades de protocolo fazem parte da fase de 
destinação na gestão de documentos.
84. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de do-
cumentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
85. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) A elaboração dos documentos decorrente das ati-
vidades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atri-
buições da gestão de documentos.
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86. (NCE-UFRJ/CVM/2009) A gestão de documentos de uma instituição envolve um 
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produ-
ção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Desse modo, as três fases básicas da gestão de documentos são:
a) arranjo, utilização e destinação.
b) arranjo, descrição e seleção.
c) produção, classificação e eliminação.
d) corrente, intermediário e permanente.
e) produção, utilização e destinação.
87. (CESPE-UNB/MS/2008) A definição brasileira para gestão de documentos en-
contrada na Lei n. 8.159/1991 não inclui a criação/produção como uma das ativi-
dades da gestão de documentos.
88. (CESPE-UNB/PREF. VILA VELHA-ES/2008) Da definição de gestão de documen-
tos destacam-se três fases básicas: criação ou produção, descrição e difusão.
89. (CESPE-UNB/TST/2008) A gestão de documentos pode ser corretamente divi-
dida em três módulos: produção, contextualização e disposição.
90. (CESPE-UNB/PREF. RIO BRANCO-AC/2007) A principal limitação da gestão de 
documentos é não prever uma intervenção na fase de produção de documentos.
91. (CETRO/LIQUIGÁS/2007) São consideradas as três fases básicas da gestão de 
documentos:
a) recuperação; destinação e eliminação.
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b) destinação; gestão e produção.
c) produção; guarda e destinação.
d) produção; utilização e destinação.
e) utilização; recuperação e eliminação.
92. (CONSULPLAN/CHESF/2007) Corresponde às três fases básicas da gestão de 
documentos:
a) Recuperação, destinação e eliminação. 
b) Destinação, gestão e produção. 
c) Produção, guarda e destinação.
d) Produção, utilização e destinação.
e) Utilização, recuperação e eliminação.
93. (CESPE-UNB/ANATEL/2006) As três fases de um programa de gestão de docu-
mentos são produção, utilização e conservação e destinação.
94. (CESPE-UNB/MI/2006) Um programa geral de gestão de documentos, para 
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: produção; utilização e 
conservação; destinação.
95. (CESPE-UNB/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases básicas 
da gestão de documentos.
a) produção, avaliação e recolhimento.
b) tramitação, avaliação e divulgação.
c) produção, utilização e destinação.
d) tramitação, uso e divulgação.
e) produção, valoração e controle.
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96. (CESPE-UNB/DPF/2004) O programa de gestão documental deve atuar nas se-
guintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
97. (CESPE-UNB/ARQUIVISTA/PRG-DF/2004) A primeira fase da gestão de docu-
mentos é a produção.
98. (CESPE-UNB/TST/2003) A gestão de documentos inclui a produção de docu-
mentos.
99. (CESPE-UNB/INFRAERO/1997) As três fases básicas da gestão de documentos 
arquivísticos são
a) armazenamento, recuperação e descarte.
b) elaboração, controle e difusão
c) análise, classificação e seleção
d) produção, utilização e destinação
e) ordenação, tratamento e eliminação
Vantagens da gestão de documentos
100. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Um dos objetivos da gestão de documentos é 
garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja 
acessível em longo prazo.
101. (CESPE-UNB/ANTAQ/2014) O acesso à informação independe, para sua eficá-
cia, da aplicação do programa de gestão de documentos.
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102. (FUNCAB/CÂM. MUN. VITÓRIA-ES/2014) Assegurar, de modo eficiente, a pro-
dução, a administração e a destinação de documentos, bem como garantir que a in-
formação arquivística esteja disponível em tempo hábil, são alguns dos objetivos da:
a) memória organizacional.
b) gestão de documentos.
c) microfilmagem direcionada.
d) classificação analítica.
e) administração estratégica.
103. (CESPE-UNB/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de docu-
mentos é a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e a 
sociedade.
104. (CESPE-UNB/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos racio-
nalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor 
secundário.
105. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se 
que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.
106. (CESPE-UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura a eliminação 
dos documentos que ainda tenham valor administrativo fiscal.
107. (CESPE-UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos contribui para o aces-
so e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente 
por seus valores históricos ou científicos.
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Diagnóstico
108. (CESPE-UNB/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em uma 
organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, 
é o diagnóstico da situação dos arquivos.
109. (CESPE-UNB/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de docu-
mentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
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GABARITO
1. C
2. C
3. C
4. C
5. C
6. C
7. C
8. C
9. C
10. C
11. B
12. C
13. C
14. C
15. C
16. E
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GABARITO COMENTADO
Gestão de Documentos
Conceito de gestão de documentos
1. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são operações 
técnicas referentes à gestão de documentos.
Certo.
Gestão de documentos é o conjunto de todos os procedimentos e operações técni-
cas referentes à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos 
nas instituições. Portanto, produção e avaliação estão incluídos no conceito de ges-
tão de documentos.
2. (QUADRIX/FERSB/2016) A gestão de documentos é o conjunto de todas as ativi-
dades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação 
até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, a partir da 
definição apresentada na Lei n. 8.159/1991, art. 3º.
3. (FCC/CNMP/2015) A gestão de documentos compreende o planejamento e con-
trole das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição 
e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos.
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4. (CESPE-UNB/BACEN/2013) Na gestão arquivística de documentos eletrônicos 
agregam-se requisitos da classificação, da avaliação, do registro e da tramitação 
dos documentos de arquivo.
Certo.
Classificação, avaliação, registro e controle da tramitação dos documentos de ar-
quivo são atividades vinculadas à gestão de documentos, independentemente do 
suporte dessas informações.
5. (QUADRIX/CRMV-SP/2013) A gestão de documentos compreende a racionaliza-
ção de procedimentos e normas técnicas, desde o controle da produção documental 
até sua destinação final, e a garantia à entidade e aos funcionários do acesso pleno 
às informações.
Certo.
Gestão de documentos envolve todos os procedimentos arquivísticos realizados du-
rante toda a vida dos documentos, desde a sua produção até a sua destinação final, 
e tem como um de seus objetivos permitir o acesso à informação no momento em 
que esta seja necessária pelo usuário.
6. (CESPE-UNB/DPRF/2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas 
como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
Certo.
Produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento são operações inseridas em 
um programa de gestão de documentos.
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7. (CESPE-UNB/AGU/2010) O conjunto de procedimentos e operações técnicas re-
ferentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos do-
cumentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhi-
mento para a guarda permanente, é denominado gestão de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, de acordo 
com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 3º.
8. (CESPE-UNB/MPU/2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos estabelecido 
na Lei n. 8.159 de 1991 – art. 3º.
9. (FAPERP/PREF. S. J. RIO PRETO-SP/2010) A tarefa de acompanhamento da pro-
dução, recebimento, classificação, controle de tramitação e avaliação, visando pro-
porcionar que a administração de documentos sirva às finalidades para as quais 
foram criados do modo mais eficiente e econômico possível é conhecida como:
a) Gerenciamento eletrônico de documentos.
b) Tratamento documental.
c) Gestão documental.
d) Descrição correlacionada de documentos.
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Letra c.
Gestão de documentos ou gestão documental é a tarefa de acompanhamento da 
produção, recebimento, classificação, controle de tramitação e avaliação, visando 
proporcionar que a administração de documentos sirva às finalidades para as quais 
foram criados do modo mais eficiente e econômico possível.
10. (FUNCAB/PREF. DUAS BARRAS-RJ/2010)De acordo com Paes (2005), gestão 
de documentos é:
a) Gerenciamento de documentos, visando organização, empréstimo, consulta e 
descrição.
b) Administração do registro, do trâmite e da guarda dos documentos para fins 
probatórios.
c) Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de do-
cumentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e 
eficiência dos arquivos.
d) Gerenciamento do fluxo do acervo nas idades documentais.
e) Administração da produção, uso e descarte de documentos, visando franquear 
a consulta aos documentos públicos.
Letra c.
O item apresenta, de forma completa, a definição de gestão de documentos.
11. (FUNCAB/SEJUS-RO/2010) “Gestão de Documentos” pode ser definida, corre-
tamente, como:
a) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua tramitação, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua elimina-
ção ou recolhimento para guarda permanente.
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b) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visan-
do a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
c) É a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico.
d) É a avaliação documental e a proteção especial a documentos, como instrumen-
to de apoio à administração e a cultura, ao desenvolvimento e como elementos de 
prova e pesquisa.
e) O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes ao uso, avaliação 
e arquivamento de documentos públicos, em fase intermediária, visando a sua eli-
minação ou recolhimento para guarda permanente.
Letra b.
O item apresenta corretamente a definição de “Gestão de Documentos” de acordo 
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
12. (CESPE-UNB/IBRAM/2009) Gestão de documentos é o conjunto de procedi-
mentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avalia-
ção e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a 
sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, de acordo 
com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 3º.
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13. (CESPE-UNB/TRE-GO/2009) Chama-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária 
e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documen-
tos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhi-
mento para guarda permanente.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, de acordo 
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
14. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) A gestão de documentos é o conjunto de proce-
dimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso e ao 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos, de acordo 
com o artigo 3º da Lei n. 8.159/1991.
15. (CESPE-UNB/MS/2008) O conjunto de operações técnicas referentes à produ-
ção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e inter-
mediária é conhecido por gestão de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com 
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3o).
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16. (CESPE-UNB/MTE/2008) O programa de gestão de documentos, quando im-
plantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma sé-
rie de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo 
permanente.
Errado.
A avaliação está inserida na gestão de documentos.
17. (CESPE-UNB/PREF. VILA VELHA-ES/2008) A avaliação documental não faz par-
te dos objetivos da gestão de documentos.
Errado.
A avaliação está inserida na gestão de documentos.
18. (CETRO/CONFEA/2007) O conjunto de procedimentos e operações técnicas a 
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e in-
termediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é 
denominado
a) arquivologia.
b) gestão do conhecimento.
c) gestão de documentos.
d) gestão procedimental.
e) gestão física documental.
Letra c.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com 
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3o).
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19. (CONSULPLAN/CHESF/2007) Assinale a alternativa que corresponde ao conjun-
to de procedimentos e operações técnicas que fazem das administrações públicas e 
dos seus arquivos e órgãos atuantes eficazes no desempenho de suas atividades:
a) Gestão da Informação. 
b) Gestão de Coleções. 
c) Gestão de Documentos.
d) Gestão Pública.
e) Gestão Administrativa.
Letra c.
O enunciado apresenta a definição de gestão de documentos.
20. (CONSULPLAN/PREF. CATAGIASES-MG/2007) Sobre a gestão documental é 
possível afirmar que tem como um dos seus principais processos a:
a) Avaliação. 
b) Moderação. 
c) Composição. 
d) Destituição. 
e) Informação.
Letra a.
A avaliação é uma das principais atividades envolvidas na gestão de documentos. 
As demais atividades não estão inseridas na definição de gestão de documentos.
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21. (CESPE-UNB/CENSIPAM/2006) Gestão de documentos é o nome dado, de modo 
geral, ao conjunto de medidas e rotinas que visa garantir o controle dos processos de 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas instituições.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos.
22. (CESPE-UNB/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e 
rotinas relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização 
e eficiência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceitode gestão de documentos.
23. (CESPE-UNB/MDS/2006) Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, 
nome dado ao conjunto de procedimentos e atividades relativas ao controle dos 
documentos em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação 
ou à guarda permanente.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos.
24. (CONSULPLAN/IF-RJ/2006) Conjunto de medidas e rotinas visando a racionali-
zação e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de 
arquivos é o conceito de:
a) Comunicação arquivística. 
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b) Informação arquivística. 
c) Gestão documental.
d) Princípios arquivísticos.
e) Diplomática.
Letra c.
O enunciado apresenta a definição de gestão de documentos.
25. (CONSULPLAN/IF-RJ/2006) Processo que constitui uma das principais ativida-
des da gestão documental:
a) Avaliação.
b) Moderação. 
c) Composição. 
d) Destituição. 
e) Informação.
Letra a.
A avaliação é uma das principais atividades envolvidas na gestão de documentos. 
As demais atividades não estão inseridas na definição de gestão de documentos.
26. (CESPE-UNB/SGA-DF/2004) Gestão de documentos é um conjunto de proce-
dimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua 
eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com 
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3o).
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27. (CESPE-UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de forma efi-
ciente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.
Certo.
A gestão de documentos visa controlar os documentos da instituição.
28. (CESPE-UNB/STJ/1999) A legislação arquivística brasileira estabelece os fun-
damentos legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com tal legis-
lação, gestão de documentos é
a) um dos princípios básicos da arquivística.
b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos.
c) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle 
da produção documental.
d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avalia-
ção de documentos.
e) um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda per-
manente.
Letra e.
O item apresenta corretamente o conceito de gestão de documentos de acordo com 
a Lei n. 8.159/1991 (artigo 3o).
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Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos
29. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos 
são realizadas no arquivo permanente.
Errado.
A gestão de documentos ocorre nas fases corrente e intermediária, e não na fase 
permanente.
30. (CESPE-UNB/CADE/2014) As principais ações da gestão de documentos ocor-
rem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
Certo.
As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que 
o documento de arquivo apresenta valor primário, ou seja, nas fases corrente e 
intermediária.
31. (CESPE-UNB/FUB/2014) A fase intermediária é prescindível na implementação 
do programa de gestão de documentos.
Errado.
A existência de uma fase intermediária é imprescindível na implementação do pro-
grama de gestão de documentos.
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32. (CESPE-UNB/MDIC/2014) A gestão de documentos é aplicada aos documentos 
considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconheci-
do pela sociedade.
Errado.
A gestão de documentos é aplicada aos documentos fundamentalmente nas fases 
corrente e intermediária.
33. (CESPE-UNB/TJRR/2012) A gestão de documentos contempla, principalmente, 
as fases corrente e intermediária.
Certo.
A gestão de documentos contempla, principalmente, as fases corrente e interme-
diária.
34. (CESPE-UNB/ABIN/2010) A gestão de documentos é aplicada no momento em 
que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes 
fontes para a pesquisa histórica.
Errado.
A gestão de documentos se inicia quando da produção dos mesmos, já na idade 
corrente.
35. (FUNIVERSA/MPGO/2010) Assinale a alternativa que apresenta idades arqui-
vísticas nas quais a gestão de documentos atua.
a) Custódia e permanente.
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b) Corrente e setorial.
c) Corrente e intermediária.
d) Pós-custodial e semiativa.
e) Custódia e setorial.
Letra c.
As fases corrente e intermediária são abrangidas pela gestão de documentos. Os 
demais itens apresentam idades inexistentes (custódia, setorial, pós-custodial e 
semiativa).
36. (CESPE-UNB/MMA/2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na 
idade permanente.
Errado.
A gestão de documentos é aplicada desde a fase corrente do ciclo vital dos docu-
mentos.
37. (CESPE-UNB/TRT 17ª REG/2009) A gestão de documentos visa a uma inter-
venção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a finali-
dade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.
Errado.
A gestão de documentos tem início na fase corrente do ciclo vital dos documentos.
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38. (CESPE-UNB/FUB/2008) A gestão de documentos independe da aplicação da 
teoria das três idades.
Errado.
A gestão de documentos é implantada na instituição a partir da aplicação da teoria 
das três idades documentais.39. (CESPE-UNB/MTE/2008) Apesar da importância da teoria das três idades do-
cumentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos 
documentos e um acesso rápido e eficiente dos documentos, não há relação estrei-
ta entre esses dois conceitos.
Errado.
A gestão de documentos é implantada na instituição a partir da aplicação da teoria 
das três idades documentais.
40. (CESPE-UNB/ANATEL/2006) A gestão de documentos envolve operações e pro-
cedimentos na fase corrente, mas não faz referência às atividades na fase inter-
mediária.
Errado.
A gestão de documentos é conjunto de procedimentos e operações técnicas a que 
são submetidos os documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eli-
minação ou recolhimento para guarda permanente. (Esse comentário também se 
aplica às questões 41 a 45.)
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41. (CESPE-UNB/MI/2006) Em termos de fase arquivística, a gestão de documen-
tos compreende apenas a idade corrente.
Errado.
42. (CESPE-UNB/FUNAG/2005) A gestão de documentos arquivísticos ocupa-se 
apenas dos documentos das fases intermediária e permanente.
Errado.
43. (CESPE-UNB/TRE-MT/2005) A gestão de documentos atende, fundamental-
mente, os documentos da fase corrente.
Errado.
44. (CESPE-UNB/DPF/2004) A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital 
dos documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, 
passando pelos estágios corrente e intermediário.
Certo.
45. (CESPE-UNB/TERRACAP/2004) A gestão de documentos compreende funda-
mentalmente as atividades típicas desenvolvidas nos arquivos correntes.
Errado.
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Fases da gestão de documentos
46. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essenciais à 
administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa 
de gestão de documentos.
Errado.
A definição da criação de documentos ocorre na fase de produção, e não na fase de 
utilização do programa de gestão de documentos.
47. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de mo-
delos são atributos da função avaliação de documentos.
Errado.
A gestão de formulários e a padronização de modelos são atributos da função pro-
dução, e não avaliação.
48. (QUADRIX/CREM-AM/2016) A gestão documental concentra atividades (pro-
cedimentos e operações técnicas) concernentes a produção, tramitação, uso (uti-
lização), avaliação e arquivamento (em fase corrente e intermediária), visando a 
eliminação ou recolhimento (destinação de documentos). É na fase de destinação 
de documentos:
a) que é elaborada a Tabela de Equivalência. 
b) que é elaborada a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). 
c) que é feita a Relação Documental de Comparação. 
d) que se aplica a Normalização do processo de descrição arquivística. 
e) que se aplica a Teoria dos Fundos.
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Letra b.
Na fase de destinação de um programa de gestão de documentos, uma das ativida-
des é definir quais documentos serão eliminados e quais serão de guarda permanen-
te. Para tanto, é necessário desenvolver a tabela de temporalidade da instituição.
49. (QUADRIX/CRO-PR/2016) Do conceito de gestão de documentos podemos des-
tacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação. A 1ª fase – Pro-
dução – refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específi-
cas de um órgão ou setor. Nessa fase:
I – deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas 
aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a pro-
dução de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser 
manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso 
adequado dos recursos reprográficos e informáticos. 
II – ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de 
sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. 
Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de in-
formações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, 
técnicas ou científicas das instituições. 
III – concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: 
um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e 
analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas 
fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimen-
to para guarda permanente ou eliminação.
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Pode-se afirmar que: 
a) Somente I está correta.
b) Somente II está correta. 
c) Somente III está correta. 
d) Há apenas duas afirmativas corretas. 
e) Todas estão corretas.
Letra a.
Apenas o item I está correto. O item II se refere à atividade de controle de trami-
tação dos documentos, ou seja, a atividade de protocolo, que ocorre na fase de 
utilização, e o item III refere-se à avaliação dos documentos, atividade vinculada 
à fase de destinação.
50. (QUADRIX/FERSB/2016) Podemos dividir a gestão de documentos em três fa-
ses distintas: produção; utilização; e destinação. A etapa da utilização envolve as 
atividades de controle da tramitação de documentos (_________), bem como a 
elaboração de normas de acesso à documentação (_________), além da definição 
das formas de organização e arquivamento dos documentos nas fases corrente e 
intermediária. As lacunas são, correta e respectivamente, preenchidas por:
a) expedição; movimentação 
b) distribuição; recolhimento 
c) protocolo; empréstimo ou consulta 
d) distribuição; transferência 
e) avaliação; distribuição
Letra c.
A atividade de controle de documentos é conhecida como protocolo. Essa atividade 
ocorre na fase de utilização da gestão de documentos, onde também é controlado 
o acesso, o empréstimo e a consulta aos documentos arquivados.
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51. (CESPE-UNB/ANATEL/2014) O desenvolvimento do programa de gestão de do-
cumentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a faseativa, a fase de 
desenvolvimento e a fase de destinação.
Errado.
A gestão de documentos é constituída por três fases: produção, utilização e desti-
nação.
52. (CESPE-UNB/FUB/2014) Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de 
um documento de guarda permanente são definidos na fase de produção do pro-
grama de gestão de documentos.
Certo.
Definir o tipo de papel utilizado na produção de um documento de guarda perma-
nente é realmente uma ação que deve ser definida na fase de produção do progra-
ma de gestão de documentos.
53. (CESPE-UNB/FUB/2014) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de 
utilização do programa de gestão de documentos.
Errado.
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de destinação, e não na fase de 
utilização do programa de gestão de documentos.
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54. (CESPE-UNB/FUB/2014) Fase de produção é a etapa do programa de gestão 
de documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas 
documentos essenciais à administração.
Certo.
O item apresenta corretamente um procedimento a ser realizado na fase de produ-
ção dentro de um programa de gestão de documentos.
55. (FUNCAB/DPRF/2014) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de 
maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos docu-
mentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de procedi-
mentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de 
acesso à documentação – denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação.
c) utilização.
d) classificação.
e) descrição.
Letra c.
A fase básica da gestão de documentos – que inclui as atividades de protocolo e 
de elaboração de normas de acesso à documentação – denomina-se utilização. As 
demais fases da gestão são produção e destinação.
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56. (FUNCAB/SEARH-SUPEL-RO/2014) Para que seja efetivamente bem gerencia-
do, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas 
e procedimentos quanto ao tratamento de seus arquivos. Nesse contexto, a produ-
ção, utilização, avaliação e destinação são fases básicas da: 
a) Gestão de documentos.
b) Legislação arquivística.
c) Automação de arquivos.
d) Tipologia documental.
e) Permuta de documentos.
Letra a.
Produção, utilização, avaliação e destinação são fases básicas da gestão de docu-
mentos.
57. (FUNCAB/DPRF/2014) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de 
maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos docu-
mentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de procedi-
mentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de 
acesso à documentação – denomina-se:
a) utilização.
b) identificação.
c) classificação.
d) avaliação.
e) descrição.
Letra a.
A fase básica da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo e de 
elaboração de normas de acesso à documentação denomina-se utilização.
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58. (CESPE-UNB/BACEN/2013) A implementação da gestão de documentos implica 
o desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de documentos.
Certo.
A gestão de documentos é subdividida em três fases ou módulos: produção, utili-
zação e destinação de documentos.
59. (ESAF/DNIT/2013) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre 
a eliminação de documentos é conhecida como
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
Letra b.
A gestão de documentos é corretamente dividida em três fases básicas: produção, 
utilização e destinação. A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre 
a eliminação de documentos é a destinação.
60. (IADES/MPE-GO/2013) Considerando a gestão de documentos e suas fases 
básicas, assinale a alternativa correta.
a) O protocolo é atividade de produção. 
b) A avaliação e a determinação de prazos dos documentos do arquivo são ativi-
dades da utilização. 
c) A produção, a utilização e a destinação são fases básicas da gestão de docu-
mentos. 
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d) A produção e o arquivamento dos documentos em correntes e intermediários 
são atividades da produção. 
e) São fases básicas da gestão de documentos a produção, a utilização, a tramita-
ção e a destinação. 
Letra c.
O item apresenta as fases em que se divide a gestão de documentos.
61. (QUADRIX/CRC-PE/2013) De acordo com a Lei Federal n. 8.159, de 08/01/1991, 
considera-se gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guar-
da permanente”. Dessa conceituação podemos destacar três fases básicas da ges-
tão de documentos, quais sejam: a produção, a utilização e a destinação. Analise 
as afirmativas e responda a qual fase cada uma se refere, respectivamente.
I – Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de 
um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam 
criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evi-
tadas duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de 
atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à 
perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção 
de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor 
aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos; contribuir para a 
difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institu-
cional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; participar da se-
leção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas 
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e afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições papel 
tão relevante quanto a gestão de materiais e de recursos humanos,embora 
ainda não seja assim reconhecido.
II – Esta talvez seja a fase mais complexa da gestão de documentos, se desen-
volve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos ar-
quivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais 
serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados 
por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
III – Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, regis-
tro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento 
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de 
normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação 
de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrati-
vas, técnicas ou científicas das instituições.
a) Produção, utilização e destinação.
b) Produção, destinação e utilização.
c) Utilização, produção e destinação.
d) Utilização, destinação e produção.
e) Destinação, produção e utilização.
Letra b.
Os itens se referem às fases de produção, destinação e utilização, respectivamente, 
de acordo com a bibliografia arquivística.
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62. (QUADRIX/CRO-GO/2013) A gestão de documentos são conjuntos de proce-
dimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento dos documentos. Dessa conceituação podemos destacar as três 
fases básicas da gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação. 
Com relação a essas fases, analise as afirmativas.
I – Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decor-
rência das atividades de um órgão ou setor.
II – Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebi-
mento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de or-
ganização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, 
bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, 
consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimen-
to de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III – Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e 
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabele-
cer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamen-
to permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor 
de prova e de informação para a instituição.
Está correto o que se afirma em:
a) Somente l.
b) Somente ll.
c) Somente I e III.
d) I, II e III. 
e) Somente I e II.
Letra d.
Todos os itens estão corretos, ou seja, apresentam de forma correta os conceitos 
das três fases que integram um programa de gestão de documentos.
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63. (CESPE-UNB/ANAC/2012) Um código de classificação de documentos de arqui-
vo é elaborado na fase de produção de documentos de um programa de gestão de 
documentos.
Errado.
O plano de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de utili-
zação, e não na fase de produção de documentos de um programa de gestão de 
documentos.
64. (CESPE-UNB/ARQUIVISTA/TJAL/2012) A fase da gestão de documentos que 
compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de ar-
quivo é a da
a) destinação.
b) difusão.
c) utilização e conservação. 
d) criação.
e) produção.
Letra c.
A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de 
classificação dos documentos de arquivo é a da utilização e conservação de docu-
mentos.
65. (CESPE-UNB/TRE-RJ/2012) A incorporação é considerada uma das fases mais 
importantes de um programa de gestão de documentos.
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Errado.
As três fases em que se divide a gestão de documentos são: produção, utilização 
e destinação. Não existe a fase de incorporação de documentos em um programa 
de gestão de documentos.
66. (ESAF/MF/2012) A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e 
operações técnicas. Assinale a opção que identifica uma de suas fases básicas.
a) Primária.
b) Utilização.
c) Aquisição.
d) Difusão.
e) Descrição.
Letra b.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização/conser-
vação e destinação.
67. (FUNCAB/CÂM. LINHARES-ES/2012) A Lei Federal n. 8.159, de 08/01/1991, 
define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações téc-
nicas referentes à sua produção, tramitação, uso avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para 
guarda permanente. Dessa conceituação, pode-se considerar como fases básicas 
de gestão de documentos:
a) a produção, a utilização e a destinação.
b) a produção, a avaliação e o arquivamento.
c) o recebimento, a classificação e a destinação.
d) a avaliação, o protocolo e a expedição.
e) a utilização, a avaliação e a catalogação.
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Letra a.
As três fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
68. (FUNCAB/PREF. SOORETAMA-ES/2012) São fases básicas da gestão de docu-
mentos:
a) protocolo, registro e expedição.
b) análise, seleção e guarda.
c) produção, utilização e destinação.
d) organização, elaboração e fixação.
e) elaboração, controle e difusão.
Letra c.
As três fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
69. (FUNCAB/PREF. VALENÇA-RJ/2012) A gestão de documentos deve ser vista 
como um macroprocesso que visa a uma série de medidas administrativas para a 
racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de geren-
ciamento de arquivos organizacionais. As três fases básicas da gestão de documen-
tos são:
a) classificação, ordenação e destinação.
b) avaliação, tratamento e difusão.
c) análise, controle e disseminação.
d) produção, utilização e destinação.
e) seleção, descrição e divulgação.
Letra d.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
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70. (CESPE-UNB/ECT/2011) A fase de utilização e manutenção dos documentos de 
um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas 
dessa gestão: a avaliação.
Certo.
A avaliação de documentos está compreendida na fase de utilização.
71. (FUNCAB/PREF. VÁRZEA GRANDE-MT/2011) As fases básicas da gestão de do-
cumentos são:
a) empréstimo; consulta; arquivamento.
b) produção; utilização; destinação.
c) consulta; avaliação; descarte.
d) recebimento; registro; arquivamento.
e) protocolo; classificação; expedição.
Letra b.
As fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
72. (CESPE-UNB/ABIN/2010) A fase de avaliação e destinação de documentos 
constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades 
de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normalização do 
acesso à documentação.
Errado.
A gestão de documentos é dividida em três fases básicas: produção, utilização e 
destinação. As atividades citadas fazem parte da fase de produção, e não da fase 
de destinação da gestão de documentos.
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73. (CESPE-UNB/AGU/2010) A fase da gestão de documentos que inclui as ativida-
des de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
Certo.
Os procedimentos citados fazem parte da fase de utilização dos documentos.
74. (CESPE-UNB/MPU/2010) A análise e a avaliação dos documentos para o esta-
belecimento dos prazos de guarda fazem parte da fase de destinação.
Certo.
A gestão de documentos é dividida nas fases de produção, utilização e destinação. 
Na fase de destinação, é necessária a avaliação dos documentos, a fim de identifi-
car o prazo de guarda dos mesmos, bem como a sua destinação final (eliminação 
ou guarda permanente).
75. (CESPE-UNB/MPU/2010) Na fase de produção de documentos, o arquivista 
deve evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir 
a criação ou extinção de modelos e formulários.
Certo.
O item apresenta corretamente atividades desenvolvidas na fase de produção dos 
documentos.
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76. (CESPE-UNB/MPU/2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de do-
cumentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classifica-
ção, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Errado.
As atividades de protocolo são desenvolvidas na 2ª etapa da gestão de documen-
tos, que é a utilização, e não na fase de produção.
77. (CESPE-UNB/TRE-BA/2010) A gestão de documentos visa ao tratamento do 
documento desde o momento de sua criação ou recepção em um serviço de pro-
tocolo até sua destinação final, que pode ser eliminação ou a guarda permanente.
Certo.
A gestão de documentos envolve os procedimentos de controle aplicados desde a 
sua produção até a sua destinação final.
78. (CESPE-UNB/TRE-MT/2010) A gestão de documentos engloba, entre outras, as 
fases de
a) produção e destinação.
b) emulação e migração.
c) conservação e restauração.
d) eliminação e preservação.
e) criação e aquisição.
Letra a.
As fases da gestão de documentos são: produção, utilização/conservação e destinação.
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79. (CESGRANRIO/FUNASA/2009) No conceito de gestão de documentos, está in-
cluído o conjunto de procedimentos e de operações técnicas que visa a uma ad-
ministração racional dos arquivos. Há uma fase da gestão de documentos em que 
o técnico de arquivo deve contribuir para que sejam criados apenas documentos 
essenciais à instituição, evitando duplicidade e vias desnecessárias. Nesse mesmo 
momento, o técnico deve sugerir a criação e/ou extinção de formulários e opinar 
sobre a escolha de materiais e equipamentos, além de apresentar estudo sobre a 
adequação de recursos reprográficos e informáticos. Essa fase é a
a) utilização.
b) tramitação.
c) produção.
d) distribuição.
e) intensificação.
Letra c.
As operações apresentadas são realizadas na fase de produção da gestão de docu-
mentos.
80. (CESPE-UNB/MMA/2009) Na gestão de documentos, a fase de produção refe-
re-se à elaboração de documentos resultantes da atividade de um órgão ou setor e 
contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e 
evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
Certo.
Na fase de produção, devem ser observados os detalhes citados no item.
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81. (CESPE-UNB/MMA/2009) A fase da gestão de documentos em que são feitas 
a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como 
preservação de documentos.
Errado.
A fase citada no item é a destinação e não a preservação.
82. (CESPE-UNB/MMA/2009) Na gestão de documentos, as atividades de protoco-
lo, a recuperação das informações e a elaboração de normas de acesso à documen-
tação são desenvolvidas na fase de utilização dos documentos.
Certo.
As atividades citadas são, realmente, realizadas na fase de utilização dos documentos.
83. (CESPE-UNB/TRE-MA/2009) As atividades de protocolo fazem parte da fase de 
destinação na gestão de documentos.
Errado.
As atividades de protocolo são realizadas, na verdade, na fase de utilização dos 
documentos.
84. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) A criação, o arquivamento e a eliminação de do-
cumentos são as três fases básicas da gestão de documentos.
Errado.
As fases da gestão de documentos são, na realidade, produção, utilização e destinação.
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85. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) A elaboração dos documentos decorrente das ati-
vidades de um órgão ou setor, apesar da sua relevância, não se inclui entre as atri-
buições da gestão de documentos.
Errado.
A elaboração ou produção de documentos é uma das fases da gestão de documentos.
86. (NCE-UFRJ/CVM/2009) A gestão de documentos de uma instituição envolve um 
conjunto de procedimentos e operações técnicasreferentes às atividades de produ-
ção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Desse modo, as três fases básicas da gestão de documentos são:
a) arranjo, utilização e destinação.
b) arranjo, descrição e seleção.
c) produção, classificação e eliminação.
d) corrente, intermediário e permanente.
e) produção, utilização e destinação.
Letra e.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização/conser-
vação e destinação.
87. (CESPE-UNB/MS/2008) A definição brasileira para gestão de documentos en-
contrada na Lei n. 8.159/1991 não inclui a criação/produção como uma das ativi-
dades da gestão de documentos.
Errado.
A produção é a primeira fase da gestão de documentos.
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88. (CESPE-UNB/PREF. VILA VELHA-ES/2008) Da definição de gestão de documen-
tos destacam-se três fases básicas: criação ou produção, descrição e difusão.
Errado.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção; utilização e conser-
vação; e destinação. (Esse comentário também se aplica às questões 89, e 93 a 99.)
89. (CESPE-UNB/TST/2008) A gestão de documentos pode ser corretamente divi-
dida em três módulos: produção, contextualização e disposição.
Errado.
90. (CESPE-UNB/PREF. RIO BRANCO-AC/2007) A principal limitação da gestão de 
documentos é não prever uma intervenção na fase de produção de documentos.
Errado.
A produção é a primeira fase da gestão de documentos.
91. (CETRO/LIQUIGÁS/2007) São consideradas as três fases básicas da gestão de 
documentos:
a) recuperação; destinação e eliminação.
b) destinação; gestão e produção.
c) produção; guarda e destinação.
d) produção; utilização e destinação.
e) utilização; recuperação e eliminação.
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Letra d.
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção; utilização/conser-
vação; e destinação.
92. (CONSULPLAN/CHESF/2007) Corresponde às três fases básicas da gestão de 
documentos:
a) Recuperação, destinação e eliminação. 
b) Destinação, gestão e produção. 
c) Produção, guarda e destinação.
d) Produção, utilização e destinação.
e) Utilização, recuperação e eliminação.
Letra d.
O item apresenta as três fases básicas da gestão de documentos.
93. (CESPE-UNB/ANATEL/2006) As três fases de um programa de gestão de docu-
mentos são produção, utilização e conservação e destinação.
Certo.
94. (CESPE-UNB/MI/2006) Um programa geral de gestão de documentos, para 
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: produção; utilização e 
conservação; destinação.
Certo.
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95. (CESPE-UNB/TRE-TO/2005) Assinale a opção que apresenta as fases básicas 
da gestão de documentos.
a) produção, avaliação e recolhimento.
b) tramitação, avaliação e divulgação.
c) produção, utilização e destinação.
d) tramitação, uso e divulgação.
e) produção, valoração e controle.
Letra c.
96. (CESPE-UNB/DPF/2004) O programa de gestão documental deve atuar nas se-
guintes fases da gestão: produção, utilização e destinação de documentos.
Certo.
97. (CESPE-UNB/ARQUIVISTA/PRG-DF/2004) A primeira fase da gestão de docu-
mentos é a produção.
Certo.
98. (CESPE-UNB/TST/2003) A gestão de documentos inclui a produção de docu-
mentos.
Certo.
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99. (CESPE-UNB/INFRAERO/1997) As três fases básicas da gestão de documentos 
arquivísticos são
a) armazenamento, recuperação e descarte.
b) elaboração, controle e difusão
c) análise, classificação e seleção
d) produção, utilização e destinação
e) ordenação, tratamento e eliminação
Letra d.
Vantagens da gestão de documentos
100. (CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Um dos objetivos da gestão de documentos é 
garantir, por meio da preservação do acervo, que a documentação produzida esteja 
acessível em longo prazo.
Certo.
A gestão de documentos envolve todas as atividades arquivísticas, o que envolve, 
dentre outras coisas, a preservação dos documentos pelo prazo que os mesmos 
devam estar acessíveis pelo usuário.
101. (CESPE-UNB/ANTAQ/2014) O acesso à informação independe, para sua eficá-
cia, da aplicação do programa de gestão de documentos.
Errado.
A implantação de um programa de gestão de documentos é que permite o controle 
da documentação, de forma a viabilizar o acesso à informação nos órgãos públicos.
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102. (FUNCAB/CÂM. MUN. VITÓRIA-ES/2014) Assegurar, de modo eficiente, a pro-
dução, a administração e a destinação de documentos, bem como garantir que a in-
formação arquivística esteja disponível em tempo hábil, são alguns dos objetivos da:
a) memória organizacional.
b) gestão de documentos.
c) microfilmagem direcionada.
d) classificação analítica.
e) administração estratégica.
Letra b.
O item apresenta vantagens da gestão de documentos.
103. (CESPE-UNB/MMA/2009) Uma das principais finalidades da gestão de docu-
mentos é a proteção dos documentos de valor permanente para a organização e a 
sociedade.
Certo.
Com a gestão de documentos, documentos de valor histórico (permanentes) são 
preservados indefinidamente.
104. (CESPE-UNB/TRE-MA/2009) Não é objetivo da gestão de documentos racio-
nalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor 
secundário.
Errado.
Um dos objetivos da gestão de documentos é a racionalização da produção dos do-
cumentos. Além disso, documentos de valor secundário (histórico) não devem ser 
eliminados.
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105. (CESPE-UNB/TRE-MG/2009) Com a gestão eficaz de documentos, impede-se 
que os documentos com valorsecundário sejam conservados permanentemente.
Errado.
Documentos de valor secundário (histórico) devem ser conservados de forma per-
manente.
106. (CESPE-UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura a eliminação 
dos documentos que ainda tenham valor administrativo fiscal.
Errado.
Documentos que ainda não prescreveram administrativamente não podem ser eli-
minados.
107. (CESPE-UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos contribui para o aces-
so e a preservação dos documentos que devem ser guardados permanentemente 
por seus valores históricos ou científicos.
Certo.
Documentos históricos devem ser preservados em caráter permanente.
Diagnóstico
108. (CESPE-UNB/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em uma 
organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, 
é o diagnóstico da situação dos arquivos.
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Certo.
De acordo com a literatura, o ponto de partida de todas as funções arquivísticas é o 
diagnóstico da situação arquivística, que identificará a situação do arquivo e servirá 
de base para a adoção de procedimentos de gestão de documentos.
109. (CESPE-UNB/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de docu-
mentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
Certo.
É necessário o diagnóstico da situação arquivística, a fim de se efetuar a formula-
ção de um programa de gestão de documentos.
	13. Gestão de Documentos
	13.1. Gestão de documentos e ciclo vital dos documentos
	13.2. Fases da gestão de documentos
	13.3. Vantagens da gestão de documentos
	13.4. Diagnóstico da situação arquivística
	QUESTÕES DE CONCURSOS
	GABARITO
	GABARITO COMENTADO