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APOSTILA CONTABILIDADE GERENCIAL VOTUPORANGA – SP SUMÁRIO 1CONCEITO DE CONTABILIDADE GERENCIAl ........................................ 4 1.1Qual é a teoria de contabilidade gerencial? ............................................. 7 1.2Como surgiu esse ramo da contabilidade? .............................................. 8 1.3A evolução da contabilidade gerencial ..................................................... 9 1.4Atuação da Contabilidade Gerencial no planejamento e controle .......... 10 1.5Contabilidade gerencial na gestão empresarial ..................................... 11 1.6Contabilidade gerencial na gestão empresarial ..................................... 12 1.7O papel do contador na contabilidade gerencial .................................... 12 1.8Conhecimentos e habilidades necessários para se destacar ................. 13 1.9Procedimento para tomada de decisão .................................................. 14 1.10 AImportância da Contabilidade Gerencial como Ferramenta no Processo de Tomada de Decisão................................................................................16 1.11 Números que fundamentam os rumos da empresa ............................. 17 1.12 Benefícios diretos para a empresa ....................................................... 17 1.13 Como as informações podem ser organizadas .................................... 18 1.14 Diferencial competitivo ......................................................................... 18 1.15 Sistema Integrado de Gestão Empresarial ........................................... 18 1.16 Qualidade da Informação ..................................................................... 20 1.17 Sistemas de Informação de Apoio à Decisão ....................................... 22 1.18 Tomada de Decisão ............................................................................. 24 2FUNÇÕES DA CONTABILIDADE GERENCIAL........................................25 3CONTABILIDADE GERENCIAL E A FUNÇÃO DE CRIAÇÃO OU GERAÇÃO DE VALOR...............................................................................26 3.1 Evolução e Mudança na Contabilidade Gerencial ................................ 27 3.2 Criação de Valor - A Atividade Produtiva ............................................. 28 3.3Valor agregado ou adição de valor......................................................... 30 3.4Destruição de valor ................................................................................ 30 3.5Criação ou adição de valor e contabilidade gerencial. ........................... 31 3.6OConceito de Atividades que não Adicionam Valor na Contabilidade Gerencial ..................................................................................................... 32 3.7Atividades que Adicionam Valor, Cadeia de Valor e Valor Agregado .... 34 3.8Valor Econômico Adicionado ................................................................. 39 3.9Custo de Oportunidade .......................................................................... 40 4PRINCIPAIS FERRAMENTAS CONTÁBIL-GERECIAI.............................41 4.1 Fluxo De Caixa ..................................................................................... 41 4.2 Custeio Direto Ou Variável ................................................................... 41 4.3 Custeio Por Absorção .......................................................................... 42 4.4 Orçamento ........................................................................................... 42 5 RELAÇÃO CUSTO/ VOLUME/ LUCRO....................................................43 5.1 A importância da relação Custo, Volume e Lucro. ............................... 45 6RELATÓRIOS GERENCIAIS....................................................................46 7ANÁLISE DE INSTRUMENTOS FINANCEIROS PARA TOMADA DE DECISÃO:CONCEITO DOS INSTRUMENTOS FINANCEIROS ................ 49 7.1Importância da análise dos instrumentos ............................................... 49 7.2Indicadores de endividamento ............................................................... 50 7.3Indicadores de liquidez ........................................................................... 53 7.4 Índices de rentabilidade ....................................................................... 55 8PLANO DE NEGÓCIO...............................................................................57 8.1A importância do plano de negocio ........................................................ 59 8.2Como fazer um Plano de Negócios? ...................................................... 59 8.3Desafios ao criar um plano de negócios ................................................ 66 8.4Quais erros a empresa não pode cometer? ........................................... 67 9AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO............................................................69 9.1Utilização da Avaliação de Desempenho na Contabilidade Gerencial.71 10SISTEMAS DE RECOMPENSA............................................................72 10.1 Recompensa Como Fator Motivacional..............................................74 10.2 Tipos de Recompensas......................................................................75 11PLANEJAMENTO.................................................................................77 12CONTROLE..........................................................................................79 13ORÇAMENTO......................................................................................81 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS.........................................................83 4 1 CONCEITO DE CONTABILIDADE GERENCIAL A Contabilidade Gerencial pode ser considerada como um sistema de informação destinado a auxiliar seus usuários no processo de tomada de decisões. Desde a antiguidade com as transações ocorridas em organizações remotas, com demanda de produtos de troca, já eram conhecidos controles gerenciais simples, que atendiam as necessidades das informações daquela época. Com a Revolução industrial, houve um desenvolvimento na prática da Contabilidade Gerencial, devido à necessidade das organizações buscarem um aperfeiçoamento em suas informações para obter uma melhor administração e um eficiente controle em seus negócios (FIGUEIREDO, CAGGIANO, 1997). Fonte:www.portal.blbbrasilescoladenegocios.com.br A Contabilidade Gerencial passou a ter uma atenção especial perante os profissionais contábeis quando da necessidade de tratar os custos de diferentes formas para tomada de diferentes decisões, pois as empresas buscam redução dos custos, com o aumento da lucratividade. A Contabilidade Gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade 5 financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório (IUDÍCIBUS, 1998, p. 21).Assim, esse ramo da contabilidade está voltado para fins internos, estando direcionada ao planejamento, controle, avaliação e tomada de decisões. Segundo Iudícibus (1998), a Contabilidade gerencial, num sentido mais profundo, está voltada para a Administração da Empresa procurando suprir as informações que se encaixem de uma maneira efetiva no modelo decisório do administrador. Oponto fundamental da Contabilidade Gerencial é o uso de informação contábil para a administração, pois os dados contidos em seus relatórios propiciam fortes influências no planejamento estratégico empresarial, portanto todo tipo de empresa deve utilizar a contabilidade gerencial para direcionar seus negócios presentes e futuros e para que isso ocorra é necessário um sistema gerencial eficaz. O profissional contábil que exerce a função gerencial recebe o nome de Controller, e este não se prende totalmente aos princípios tradicionais aceitos pelos contadores. O controller precisa ser um profissional altamente qualificado, que definirá todo fluxo de informações da empresa, garantindo que as informações corretas cheguem aos interessados dentro de prazos adequados e que a alta administração somente receba informações úteis à tomada de decisões. A Contabilidade Gerencial utiliza-se de diversos campos do conhecimento, como a própria contabilidade geral, de custos, como também a administração, planejamento estratégico, estrutura organizacional, microeconomia, entre outros. O campo gerencial está passando por grandes inovações e oportunidades de crescimento, devido aos avanços tecnológicos e à necessidade de um profissional apto a competir diante da globalização. O desenvolvimento da função gerencial depende fundamentalmente do desempenho do contador em interagir-se com os diversos níveis da empresa, para estabelecer metas e objetivos a serem alcançados, podendo assim haver um crescimento e um aumento na lucratividade da empresa. A contabilidade Gerencial passou a ser um processo de identificação, mensuração, 6 acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações que são usadas pelos administradores para o planejamento, avaliação e controle de uma organização. A principal ferramenta que o Controller utiliza para realizar seu papel na empresa é o sistema contábil utilizado por ela. Esse sistema deve ser integrado basicamente por três ramos contábeis: geral, fiscal e de custos. Portanto a primeira tarefa do Controller deve ser a de estabelecer um plano de contas apto a atender as necessidades da empresa na qual este gerencia. É através de relatórios que os usuários do sistema contábil poderão comparar o que foi planejado com o que foi realizado; portanto o Controller deve fornecer informações claras, e objetivas para atender estes usuários, que podem ser internos e externos. Usuários externos: São pessoas ou entidades que possuem interesse na empresa, que está direta ou indiretamente voltada a atender à sociedade. Podemos citar: clientes, investidores, credores, fornecedores, órgãos governamentais, e outros. Usuários internos: Pessoas responsáveis pelo planejamento e controle empresarial, responsáveis pela sobrevivência da empresa; vai desde o administrador, sócios, proprietários até os operários desta. O controller acaba tornando-se responsável pelo projeto, implementação de um sistema integrado de informações, que operacionaliza o conceito de que a contabilidade, como principal instrumento para mostrar a quitação de responsabilidade que decorrem da accountability da empresa e seus gestores, é suportada pelas teorias da decisão, mensuração e informação. Dessa forma, os Controllers devem estar sempre atentos às mudanças e desenvolvimentos econômicos, sociais, tecnológicos, que ocorrem no mundo, para poder prestar informações úteis à tomada de decisões1.A contabilidade gerencial também pode ser empregada para adequar as ferramentas de gestão ao momento em que a empresa se encontra, já que existem diferentes estratégias que podem ser usadas para o lançamento, expansão ou busca de novos consumidores ou mercados. 1 Texto extraído de: www.classecontabil.com.br 7 Por meio de suas análises, os contabilistas gerenciais são capazes de responder a perguntas como: Qual é o custo médio da empresa por unidade de trabalho na empresa como um todo e dentro de departamentos específicos? Quanto, em vendas, cada real investido em marketing traz? Qual é a taxa de retorno necessária para fazer um novo investimento que valha a pena? Quais atividades exigem os maiores gastos e quais trazem os maiores lucros e como a organização pode maximizar o primeiro e minimizar o segundo? 1.1 Qual é a teoria de contabilidade gerencial? Fonte: www.spanglobalservices.com Profissionais dentro de uma organização que executam a função de contabilidade gerencial, geralmente, suportam dois propósitos principais. Em primeiro lugar, geram relatórios de rotina contendo informações sobre controle de 8 custos e planejamento e controle de operações. Em segundo lugar, os contadores gerenciais produzem relatórios especiais para gerentes, que são utilizados para decisões estratégicas e táticas, em questões como: preços de produtos ou serviços, escolha de produtos para enfatizar ou desestimular, investir em equipamentos e formular políticas globais e planejamento de longo prazo. Dentre as atividades de contabilidade gerencial, estão incluídas: Reconhecimento e avaliação de transações e eventos econômicos; Quantificação e estimativa do valor desses eventos; Registro e classificação de transações e eventos apropriados; Análise das razões e das relações entre as transações e os eventos. A contabilidade gerencial também ajuda os tomadores de decisão, que usam as informações que geram e avaliam as implicações de eventos passados e futuros em planos ou decisões propostas. E os profissionais da área ainda trabalham para garantir a integridade da informação que produzem, e se esforçam para implementar um sistema de relatórios que contribua para a medição eficaz do desempenho da administração. 1.2 Como surgiu esse ramo da contabilidade? Após a Grande Depressão e, especialmente, depois da Segunda Guerra Mundial, a delineação entre contabilidade financeira e gerencial tornou-se mais definida. Essa área foi emergindo à medida que as regulamentações governamentais e os grupos profissionais começaram a exigir precisão e padronização nos relatórios financeiros e na contabilidade. Durante a segunda metade do século XX, e até hoje, a tendência dominante na contabilidade gerencial tem sido o uso de dados contábeis cada vez mais detalhados, gerados internamente para orientar as decisões de gestão e melhorar a lucratividade. Assim, uma razão importante para o rápido crescimento no uso de informações contábeis internas detalhadas, desde a década de 1970, é a proliferação de sistemas informatizados 9 de informação. Eles permitiram aos gerentes acessar e processar rapidamente grandes quantidades de dados. 1.3 A evolução da contabilidade gerencial Fonte:www.images.endeavor.org.br Há muitas coisas que influenciam a mudança no papel da contabilidade de gerencial, incluindo o surgimento do E-business a transformação eletrônica do ambiente de negócios. A competição global apresenta novos desafios para contadores gerenciais, na medida em que os acordos comerciais podem afetar empresas que operam no exterior. Assim, os contadores devem quantificar o impacto das oportunidades de E-business e identificar maneiras de racionalizar os processos de negócios. Além disso, como os sistemas monetários são diferem entre os países, a contabilidade gerencial das empresas multinacionais também deve monitorar continuamente os valores flutuantes das moedas estrangeiras. 2 Aonde a Contabilidade Gerencial se aplica? 2 Texto extraído de: www.nexaas.com 10 O papel prático da contabilidade gerencial é aumentar o conhecimento dentro de uma organização, reduzindoo risco associado com a tomada de decisões. Contadores preparam relatórios sobre o custo de produção de bens, gastos relacionados ao treinamento de funcionários e planos de marketing, entre outras atividades. Esses relatórios são utilizados pelos gerentes para medir a diferença, ou variação, entre o que eles planejaram e o que realmente conseguiram, ou comparam o desempenho com outros benchmarks. Um supervisor de linha de montagem, por exemplo, pode estar interessado em descobrir o quanto a sua linha é eficiente, em comparação com seus colegas supervisores com a produtividade em um período de tempo anterior. Assim, um relatório contábil que mostre o desperdício de estoque, o custo médio dos funcionários por hora e os custos globais por unidade, entre outras estatísticas, podem ajudar o supervisor e seus superiores a identificar e corrigir ineficiências. E um relatório detalhado pode ainda avaliar os dados da linha de montagem, e estimar tendências e os efeitos a longo prazo dessas tendências sobre a rentabilidade global da empresa. 1.4 Atuação da Contabilidade Gerencial no planejamento e controle Assim como na maioria das aplicações de contabilidade gerencial, a informação produzida, para os gerentes, é usada para tomar decisões sobre o futuro e julgar a eficácia de decisões e ações passadas. Na contabilidade gerencial, esse processo de estabelecer metas, determinar necessidades de recursos e conceber um meio de atingir metas é referido como planejamento. E monitorar os resultados financeiros e medir o resultado dos processos de planejamento dentro da empresa é chamado de controle. Logo, o responsável pelo departamento de contabilidade de uma empresa é, geralmente, chamado de controlador. E, tanto no planejamento quanto no controle de empreendimentos em toda a organização, tal profissional desempenha um papel fundamental. Os planos de gestão são formalmente comunicados como orçamentos termo que, normalmente, se refere ao planejamento da gestão. E o controlador supervisiona o desenvolvimento de 11 orçamentos, feitos anualmente. Vale destacar, esses orçamentos são fundamentais para definir metas, pois expressam os desejos e objetivos da administração em termos específicos, tangíveis e quantitativos. 1.5 Contabilidade gerencial na gestão empresarial Na gestão de empresas, a contabilidade gerencial desponta como uma forma de driblar a crise, pois apresenta as melhores alternativas em relação aos custos de sua produção, assim como outras possibilidades de otimizar operações, atividades e até departamentos inteiros o que poderá ser decisivo para manter a competitividade. Fonte: www.prosystemnet.com.br Outra possibilidade da contabilidade gerencial é a utilização de ferramentas não financeiras, como é o caso do Valor Econômico Agregado (EVA), usado na avaliação de negócios, ou ainda o Valor Agregado de Mercado (MVA), frequentemente empregado na criação de valor para os acionistas ou sócios de uma determinada empresa. O profissional contábil poderá, até mesmo, auxiliar na implementação de ferramentas como o Balanced Scorecard (BSC), que poderá fazer com que você entenda melhor sua empresa, seus pontos fortes e fracos e o ambiente em que ela está inserida. O contador vai providenciar informações sobre todos os aspectos de geração de resultado, além de possíveis alternativas para 12 aumentá-lo, ou, ainda, novas possibilidades para que a empresa permaneça em destaque no mercado. 1.6 Contabilidade gerencial na gestão empresarial Na gestão de empresas, a contabilidade gerencial desponta como uma forma de driblar a crise, pois apresenta as melhores alternativas em relação aos custos de sua produção, assim como outras possibilidades de otimizar operações, atividades e até departamentos inteiros o que poderá ser decisivo para manter a competitividade. Outra possibilidade da contabilidade gerencial é a utilização de ferramentas não financeiras, como é o caso do Valor Econômico Agregado (EVA), usado na avaliação de negócios, ou ainda o Valor Agregado de Mercado (MVA), frequentemente empregado na criação de valor para os acionistas ou sócios de uma determinada empresa. O profissional contábil poderá, até mesmo, auxiliar na implementação de ferramentas como o Balanced Scorecard (BSC), que poderá fazer com que você entenda melhor sua empresa, seus pontos fortes e fracos e o ambiente em que ela está inserida. O contador vai providenciar informações sobre todos os aspectos de geração de resultado, além de possíveis alternativas para aumentá-lo, ou, ainda, novas possibilidades para que a empresa permaneça em destaque no mercado. 1.7 O papel do contador na contabilidade gerencial O contador, como já foi citado, vem se destacando como principal aliado na gestão estratégica das empresas, já que a contabilidade gerencial tem origem nas demonstrações contábeis que são elaboradas por esse profissional. É essencial que sejam conhecidos custos, receitas, ativos e passivos, e só o contador poderá detalhar como ocorre a movimentação do patrimônio e como essas variações poderão afetar o futuro do negócio como um todo. 13 Fonte:www.jornalcontabil.com.br Além disso, o profissional contábil pode sugerir estratégias de tributação, sejam elas voltadas para a empresa ou para diferentes produtos, já que o entendimento de impostos e regulamentos também poderá ser utilizado como um diferencial competitivo, uma vez que seu impacto é bastante alto nas empresas brasileiras. Já que esse profissional conhece profundamente os números de sua empresa, ele também poderá sugerir mudanças estruturais ou de processo, que poderão impactar de forma positiva na diminuição de custos ou no aumento de receita com vendas ou prestação de serviços. Assim, gargalos produtivos, diferentes arranjos ou formas de contabilização dos custos poderão mudar totalmente a realidade de uma empresa. 1.8 Conhecimentos e habilidades necessários para se destacar Para se destacar na área gerencial, além de profundos conhecimentos de contabilidade financeira e de custos, o contador deverá entender bastante da área tributária e de como diferentes arranjos poderão influenciar na tributação de uma empresa como um todo. Também é preciso que esse profissional tenha conhecimento de outras áreas que são utilizadas para o embasamento do processo decisório como economia, inovação e até mesmo política, e o possível impacto que podem ter no negócio que está sendo analisado. 14 Já que o inglês é a linguagem universal dos negócios, é desejável também que o profissional domine esse idioma, o que poderá ser essencial até mesmo para negociação com outras empresas e desenvolvimento de networking empresarial. A comunicação oral e escrita também deverá ser privilegiada, já que, em muitos casos, é preciso elaborar relatórios e fazer apresentações em grupo, demonstrando diferentes conceitos para diferentes profissionais. Claro que o bom trabalho em grupo também precisa ser uma forte característica do contador, já que ele deverá trabalhar de forma integrada com outros profissionais, passando por aqueles que desempenham atividades junto à fábrica, com processos administrativos e financeiros, e até mesmo junto à alta gestão de uma empresa, que é onde as decisões são tomadas. Habilidades de liderança também deverão ser desenvolvidas, pois o contador poderá assumir papeis de coordenação de diferentes departamentos e equipes de uma empresa. O conhecimento de sistemas de informação e das últimas novidades em tecnologia, assim como a busca constante pelas diferentes formas do saber, tornam-se imprescindíveis não só para que o profissional se desenvolva, mas também para que traga sempre as melhores soluçõesdo mercado para a sua empresa3. 1.9 Procedimento para tomada de decisão A constante evolução do ambiente econômico e tecnológico tem dificultado o entendimento e a gestão dos negócios, sendo necessárias informações que venham a auxiliar os administradores na tomada de decisão. A evolução tecnológica supõe mudanças de todo tipo, quer na especificação do produto como na filosofia das organizações, sejam elas industriais, comerciais ou de serviços, havendo necessidade dos ajustes da contabilidade gerencial, sendo ela de real importância na geração de informações para avaliações e tomada de decisões e controle dos processos internos. 3 Texto extraído de: www.portal.blbbrasilescoladenegocios.com.br 15 As organizações precisam enfrentar essas mudanças de maneira natural e estabelecer normas para enfrentá-las. Não basta uma única mudança para enfrentar uma determinada e específica situação. Elas precisam estar preparadas para esse novo desafio, que é constante, e procurar entender que é necessária uma mudança de posicionamento na maneira de tratar as informações geradas no dia a dia da empresa. Cada vez mais o sucesso pode durar pouco e a vantagem conseguida pode ser realizada rapidamente. As instituições assim como as pessoas, têm a necessidade de adaptarem-se a essas mudanças, usando como instrumento o auxílio da Contabilidade Gerencial, que é de muita importância, para a Administração da empresa, na tomada de decisões. Os acontecimentos gerados no passado e no presente, é que devem ser utilizados para obtermos posições para estimativa dos acontecimentos futuros. A Contabilidade Gerencial é uma consequência da evolução, tanto qualitativa como quantitativa, das várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na Contabilidade financeira e de custos, que agrupados permitem uma perspectiva mais analítica e diferenciada constituindo-se em ferramenta de extrema importância no auxílio das decisões gerencias. A contabilidade Gerencial, na atualidade, é de substancial importância, em face da necessidade imperiosa das empresas no cenário competitivo. É um instrumento de apoio na gestão dos negócios que poderá contribuir significativamente para a eficiência operacional da organização, pois auxilia as empresas a coletar, processar e relatar informações para uma variedade de decisões operacionais e administrativas. É uma ciência que permite, através de suas técnicas, manter um controle permanente do Patrimônio. Estuda, registra e interpreta os fatos financeiros e econômicos que afetam a situação patrimonial de determinada pessoa, física ou jurídica, apresentando resultados através de demonstrações contábeis e tradicionais e relatórios específicos para determinadas finalidades. A contabilidade gerencial é um conceito de contabilidade que tomou corpo nos EUA, em resposta aos anseios do profissional contabilista no sentido de dar a sua contribuição efetiva, no processo de tomada de decisões na empresa, mais precisamente para aquelas decisões 16 onde devem ser levados em conta parâmetros de caráter econômico-financeiro. Experimentou a partir de 1980 uma mudança bastante significativa em virtude das transformações sociais e tecnológicas, principalmente pela implantação de programas de melhoria da qualidade, dentre os quais, o sistema de estoques Just- in-time, a gestão da qualidade total, e outras visando ao fortalecimento da qualidade, redução de custos, aumento da produção, com objetivo final de maximização dos lucros.O conteúdo das responsabilidades da contabilidade gerencial foi crescendo gradativamente devido as pressões exercidas na obtenção de informações para a tomada de decisões. Para que isso ocorresse de forma mais correta e com o menor risco possível ela passou de uma mera quantificação do custo do produto a uma racionalização deste.Com esse desenvolvimento gradativo, acabou incorporando as suas responsabilidades a organização do processo produtivo, a otimização da capacidade existente, a utilização dos meios disponíveis, o fator humano, a administração e controle das operações correntes e futuras das várias áreas da empresa. A análise dos desvios ocorridos em relação aos objetivos predeterminados e a atribuição de responsabilidades. A contabilidade gerencial pretende servir de orientação ou base de referência para todo tipo de decisões internas na empresa dentro de um horizonte temporal de curto ou longo prazo.Com esse posicionamento, a alta direção das empresas busca a eficiência e eficácia, na informação precisa e oportuna para a gestão e mensuração do desempenho de suas atividades, estabelecendo conceitos e técnicas para a preparação das informações utilizadas pela gerência no planejamento e no controle das operações da empresa4. 1.10 A Importância da Contabilidade Gerencial como Ferramenta no Processo de Tomada de Decisão. Prever o futuro trilhando o caminho certo e desviando dos erros. Pode parecer impossível e fantasioso, mas não é. No mundo dos negócios esse cenário 4 Texto extraído de:www.administradores.com.br 17 é possível por meio de uma boa assessoria contábil. Riscos, lucro e rentabilidade fazem parte do cotidiano desses profissionais, que auxiliam os gestores na tomada de decisões por meio de seu conhecimento da área. Pode parecer claro para o contabilista, mas fazer com que o cliente entenda a necessidade do seu trabalho é um desafio pois muitos ainda acreditam que soluções caseiras como planilhas em Excel resolvem o caso. Veja agora, alguns tópicos que mostram a importância da contabilidade gerencial na tomada de decisões das empresas. 1.11 Números que fundamentam os rumos da empresa Usada para definir o melhor tipo de investimentos, produtos e serviços que geram lucros ou prejuízo, a contabilidade gerencial tem como base a contabilidade societária (espécie de prestação de contas interna, para os gestores ou donos do negócio, e externa, destinada aos bancos, funcionários, fornecedores, etc.). Surgiu nos anos 80 nos Estados Unidos e teve uma guinada em seu conceito quando softwares começaram a implantar melhorias de qualidade para aumentar o lucro da empresa. 1.12 Benefícios diretos para a empresa Ter todas as informações gerenciais disponíveis em um clique numa espécie de banco de dados é o cenário ideal para qualquer gestor. E a contabilidade gerencial pode fornecer isso com o objetivo de subsidiar a empresa para que tenha vantagem competitiva e crescimento sustentável. Identificar, mensurar e reduzir custos operacionais são atitudes que ajudam na tomada de decisão com base nessas informações e tem relação direta com o planejamento e controle, bem como com a forma de administrar diversas áreas utilizando melhor os recursos do negócio. 18 1.13 Como as informações podem ser organizadas As informações contábeis são o coração da empresa na tomada de decisões. Entretanto, para que funcionem adequadamente, precisam estar organizadas de forma eficiente, ainda mais levando em consideração o grande volume delas. Para administrá-las é preciso um bom sistema que entenda tudo isso de forma estratégica. Quando isso é realizado, gera impacto direto em custos operacionais, produtividade, rapidez na comunicação e, claro, na tomada de decisões. 1.14 Diferencial competitivo A contabilidade gerencial deixou de ser um luxo para se tornar um diferencial competitivo. Ter a informação correta na hora certa é estar um passo à frente da concorrência. Sem um sistema que organiza tudo isso, a tarefa se torna bem complicada, assim como a falta de um olhar crítico para a seleção dessas informações torna-se arriscado para qualquer negócio, dos pequenos às empresas degrande porte. Além de tudo isso, as constantes mudanças na legislação e impostos justificam um profissional contábil por perto, permitindo que a empresa esteja focada em seu negócio. Agrupar dados qualitativos e quantitativos exige técnica especializada que só a contabilidade gerencial pode fornecer de maneira correta. Os sistemas de gestão contábil adequados também fazem parte desse contexto, já que organizam as informações de forma ágil e administra maior volume de dados, com mais segurança5. 1.15 Sistema Integrado de Gestão Empresarial Segundo Padoveze (2004, p. 51) são chamados sistemas de informações gerenciais os sistemas que têm como meta primordial a consolidação e junção das informações necessárias para a gestão do sistema na empresa. 5 Texto extraído: www.contabeis.com.br 19 Os sistemas de Apoio à Decisão e de Informações administrativas agregam todos os subsistemas elementos dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, por meio de soluções da tecnologia de informações, de maneira que todos os processos de interesses da companhia possam ser vislumbrados em termos de um fluxo ativo de informação, que transcorrem todas as funções e os departamentos. Esses sistemas possibilitam um olhar de processo e horizontal, em aversão à visão clássica verticalizada da hierarquia funcional das corporações, sejam elas pequenas ou grandes. O Sistema de informação contábil deverá estar integralmente conectado ao sistema de gestão empresarial. Esses sistemas possibilitam também o atrelamento de outros recursos de tecnologia de informação, como gerenciamento de afinidades com fregueses, cadeia de suplementos, bem como total conexão em rede interna da instituição e com a própria internet. Os sistemas de informação integrados são obtidos na maneira mais comum, ou seja, na forma de pacotes comerciais, para tolerar a maioria das operações internas de uma corporação. Almejam atender às exigências gerais da maior quantidade possível de instituições empresariais, adequando os padrões de procedimentos de negociações alcançadas pelo conhecimento acumulado de vendedores, consultorias e pesquisa nos procedimentos de benchmarking. Fonte:www.encrypted-tbn0.gstatic.com 20 Conforme Hendriksen (1999), o ERP é um conjunto de peças que tem por meta responder à necessidade de automatizar procedimentos e prover informação correta e atualizada, procurando diminuir significativamente a taxa de erros e assessorar respostas inteligentes para a administração da empresa. Segundo Figueiredo (1997, p. 32-33), o procedimento de gerenciamento da empresa leva em conta que as atividades executadas na instituição empresarial buscam atingir metas e soluções especificas. O processo de gestão serve de auxílio ao processo de tomada de decisão gerencial e efetivar-se-á por intermédio dos seguintes passos: planejamento estratégico, planejamento operacional, programação, controle e execução. Desse modo, um sistema de gestão empresarial se torna um extraordinário instrumento no processo de decisão das empresas e que deve ser usado como meio de concorrência. Procura seguir as ações cometidas dentro da instituição, faz com que os administradores tenham possibilidades de estimar todas as operações realizadas no meio interno além de averiguar os movimentos que possam estar acontecendo, executando o planejamento e o controle na tomada de decisão nos eventos alcançados. 6 1.16 Qualidade da Informação De acordo com o Comitê de Pronunciamento Contábil, a qualidade da informação está diretamente ligada à forma em que são padronizadas e estruturadas para atender os principais usuários das informações. Além de padronizá-las, o CPC, salienta que para a informação contábil financeira para ser útil, ela precisa ser relevante e representar com fidedignidade o que se propõe a retratar. A informação quando possuir as seguintes características como a comparabilidade, verificabilidade, tempestividade e compreensibilidade se torna uma informação melhorada aumentando assim sua qualidade. Com intuído de melhorar a informação, o conceito principal está relacionado à visão de futuro, sendo assim, o sistema precisa proporcionar a abertura que possa 6 Texto extraído de: www.monografias.brasilescola.uol.com.br 21 ser parametrizável, para permitir que o conceito contido se expanda da maior forma possível, podendo assim proporcionar melhorias futuras na qualidade da informação. As características qualitativas de melhoria contribuem para a obtenção de informação com maior qualidade, além de facilitar a interpretação do usuário utilizando-a para tomada de decisão. A comparabilidade propicia ao usuário identificar e compreender toda a mutação e a similaridade do item analisado. A comparabilidade para que seja de fato utilizável ela precisa conter no mínimo dois itens, o que difere das outras características qualitativas que se utiliza somente um item. A verificabilidade assegura que todas as informações foram analisadas e conferidas para que assim, as mesmas sejam representadas fidedignamente por todos os fenômenos econômicos. A verificabilidade estima que várias pessoas cheguem a um consenso, o que não significa que os mesmos possam ter as mesmas opiniões, ao que se trata da realidade econômica. A característica que se torna indispensável é a tempestividade, o que consistem em obter-se informação a tempo para influenciar no processo de tomada de decisão. Assim, informações antigas que posam ter efeitos futuros, podem ser utilizadas para prever tendências e assim facilitar a tomada de decisão para um evento futuro da melhor forma possível. Conforme CPC (2011) existem fenômenos nas informações contábeis que são de difícil compreensão para um usuário comum e a exclusão de informações sobre fenômenos dos relatórios contábeis financeiros podem tornar a informação de fácil compreensão, o que torna uma informação incompleta. Para tornar a informação compreensível é preciso caracterizar e classificar de acordo com a necessidade de cada usuário. A qualidade das informações será maior quanto menor for o nível de manipulação dos dados ou resultados. A transparência das informações contábeis que se apresenta nos relatórios é fundamental para que a mesma seja uma informação de qualidade. A tempestividade da informação contábil está diretamente ligada ao comportamento dos investidores baseada no retorno de seu investimento. As informações tempestivas são aquelas capazes de proporcionar ao usuário uma tomada de decisão no momento que elas ocorrem. Dentro desse contexto a 22 contabilidade é tempestiva quando reflete a realidade econômica mais rapidamente. Contudo a informação contábil precisa refletir a realidade econômica ou os usuários não a utilizara, perdendo assim a sua razão de ser7. 1.17 Sistemas de Informação de Apoio à Decisão O sistema de apoio à decisão (SAD) consiste num um sistema de dados informatizados que agrega os dados e informações em uma tentativa de sanar os problemas semiestruturados e outros não estruturados, com grande envolvimento através do usuário. Existem sistemas próprios, elaborados pra ajudar diretamente os administradores em suas decisões de gerenciamento. Isto concebe afinação dos sistemas de apoio à gestão. São chamados de sistema de auxílio à decisão e de sistema de informações executivas. Utilizam-se dos dados de sistemas operacionais e dos de apoio à administração. Seu objetivo é promover mudanças de informações não estruturadas para tomada de decisão. (PADOVEZE, 2004, p. 51) Padoveze (2004, p 54.55), dissertou sobre os três atributos principais para que um sistema de informação contábilpossua respaldo interno em uma empresa independente do porte. Esses atributos estão relacionados a seguir: Operacionalidade: as informações devem ser apanhadas, estocadas e processadas de forma operacional. São atributos simples de operacionalidade de demonstrativos coerentes, formados de acordo com as necessidades dos usuários, coletados de informações não subjetivas e de imediata compreensão pelo usuário que não permitam que exista uma única dúvida, com manipulação correta e apresentação visual. Navegabilidade e integração dos dados: é considerado um sistema de informação contábil (SIC) como interligado quando todos os seus espaços fundamentais para o gerenciamento de informação da contabilidade estão abarcados por um único sistema de informação contábil, ou seja, todos devem utilizar-se de um só sistema de informação. 7 Texto adaptado de: www.unirv.edu.br 23 Custo da informação: o sistema de informação contábil deve mostrar uma situação de custo abaixo dos benefícios que proporciona à empresa. Com a incorporação definitiva dos recursos computacionais, da informática na administração das empresas, compreende-se que qualquer empresa, da pequena empresa até às grandes empresas, tem meios de manter um sistema de informação contábil que lhe seja benéfico e vantajoso. Em outras palavras, um excelente sistema de informação pode colaborar para o desenvolvimento da organização, além de sanar problemas que poderiam acontecer internamente na empresa. Proporcionando ao administrador uma maneira de melhorar a performance da empresa, no nível operacional, gerencial, patrimonial e financeiro, procurando um monitoramento de todas as operações feitas na entidade. É importante analisar e compreender as características dos sistemas de apoio à decisão dentro da empresa, tais características são: Possibilitar a evolução rápida, inclusive com a participação do usuário ativamente em todo o processo; Uma imensa facilidade de incorporação de novas ferramentas de apoio a decisão, como por exemplo, novos aplicativos e várias informações; Bastante flexível na procura e no manuseio das informações; Orientação e individualização para os usuários que tomam as decisões, com boa adaptação à maneira particular de tomada de decisão do usuário; Verdadeira adequação ao procedimento de tomada de decisão, auxiliando o usuário a decidir por meio de subsídios verídicos; Usabilidade, ou seja, grande facilidade para que o usuário compreenda, transforme e use de forma participativa. Conforme Stair “um sistema de informação é um tipo especializado de sistema, podendo ser definido como uma série de elementos ou componentes inter- relacionados que coletam, manipulam, armazenam e disseminam os dados e informações”. 24 Portanto um SAD (sistema de apoio à tomada de decisão) é um sistema altamente interativo, computadorizado que foi elaborado para ajudar os usuários no processo gerencial, como recuperar, sumarizar e interpretar os dados importantes para a tomada de decisão. O desenvolvimento de um sistema de apoio à decisão pode ser bastante estimulante, com grandes mecanismos que supostamente deixam os gestores com um “leque” de tudo que precisam sobres suas empresas com um nível de assessoramento desejável. 1.18 Tomada de Decisão De acordo com Oliveira (1990), a tomada de decisão está diretamente relacionada à importância que essa informação possui reduzindo o risco de incerteza e aumentando a qualidade da decisão, tudo isso com um custo de informação mais baixo. Caravante, Panno, Kloeckner, (2005) expõem que reconhecer, diagnosticar, gerar alternativas está diretamente ligado, com o processo de tomada de decisão, pois somente assim o usuário poderá realizar a melhor escolha. Certo (2005, p. 123) defende que decisão é a escolha feita entre duas ou mais alternativas disponíveis e que “tomada de decisão é o processo de escolha da melhor alternativa”, ou a que mais beneficiará a organização. O processo de tomada de decisão, segundo Chiavenato (2010), está propício a erros, pelo fato de estar bastante ligada às características pessoais de quem a toma. Todos buscam reduzir erros nas escolhas que fazem e assim podem melhorar os resultados. Para que isso ocorra, é necessário identificar o problema, buscar alternativas, selecionar a mais benéfica, implantar esta alternativa e verificar se ela realmente está atendendo as expectativas. Jones (2009) compreende que o sistema de informações é determinante para auxiliar os gestores no processo de tomada de decisão. Nesse contexto Passos (2010), conclui que as informações fidedignas e oportunas são fundamentais para proporcionar às organizações a competitividades e soluções corretas para alcançar seus objetivos. 25 2 FUNÇÕES DA CONTABILIDADE GERENCIAL Fonte:www.ibccoaching.com.br A utilização da Contabilidade Gerencial dentro da empresa proporciona diversas informações ajudam os gestores das empresas a tomarem decisões relativas à produção, vendas, orçamentos, planejamento, etc. Os gerentes de empresas industriais e das empresas de serviços, com um ambiente muito mais competitivo necessitam de informações gerenciais e relevantes sobre os seus custos efetivos, para ajudarem seus engenheiros e projetarem produtos que podem ser fabricados eficientemente, avisar onde são necessárias as melhorias em qualidade, eficiência e rapidez nas operações de produção, orientar as decisões sobre mix de produto, escolher entre fornecedores alternativos, negociar com clientes sobre preços alternativos, especificações do produto, qualidade, entrega e serviços (IUDÍCIBUS, MARTINS, GELBCKE, 2003)A Contabilidade Gerencial, está relacionada com o fornecimento de informações para os administradores – isto é, aqueles que estão dentro da organização e que são responsáveis pela sua organização e controle de suas operações. A Contabilidade gerencial pode ser cadastrada com a Contabilidade Financeira, que é relacionada com o fornecimento de informações para os acionistas, credores e outros que estão fora da organização. 26 A contabilidade gerencial, para ser utilizada como instrumento no processo de tomada de decisões necessita de integração com: a contabilidade de custos, e por sua vez, com todos os procedimentos contábeis e financeiros ligados a orçamento empresarial, a planejamento empresarial, a fornecimento de informações contábeis e financeiras para decisão entre cursos de ação alternativos recaem, sem sombra de dúvida, no campo da contabilidade gerencial que requerem informações contábeis (além das de outras disciplinas) que não são facilmente encontradas nos registros da contabilidade financeira. Na melhor das hipóteses, requerem um esforço extra de classificação, agregação e refinamento para poderem ser utilizadas em tais decisões (IUDÍCIBUS, 1998, p. 22).A Contabilidade Gerencial para apresentar informações gerenciais ao gestor necessárias para a tomada de decisões deverá apresentar um sistema integrado, para aumentar o nível da informação que deve ser de forma clara e objetiva na apresentação do resultado da empresa, mostrando como um todo conforme a necessidade do usuário. O processo da tomada de decisões termina coma a escolha da melhor ação a ser implementada. Para alcançar esse ponto é necessário que se passe pelas fases de definição do problema, obtenção dos fatos, formulação das alternativas, ponderação e decisão. Em todas essas etapas a informação contábil é de suma importância. Alguns problemas existem somente quando os relatórios contábeis são analisados regularmente e, com o orçamento elaborado com base nas informações históricas e projeções contábeis8. 3 CONTABILIDADE GERENCIAL E A FUNÇÃO DE CRIAÇÃO OU GERAÇÃODE VALOR. O atual estágio da contabilidade gerencial, que abarca todos os estágios evolutivos anteriores, centra-se no processo de criação de valor através do uso efetivo dos recursos empresariais. Esta função está declarada no Relatório. 8 Texto extraído de: www.classecontabil.com.br 27 Revisado de Março de 1998, emitido pelo Comitê de Contabilidade Financeira e Gerencial da Federação Internacional de Contadores (International Federation of Accountants - IFAC), sobre os conceitos de Contabilidade Gerencial. A seguir você verá os principais tópicos relacionados como tema de geração ou criação de valor, partindo da apresentação dos estágios evolutivos da contabilidade gerencial, de acordo com o IFAC. 3.1 Evolução e Mudança na Contabilidade Gerencial O campo da atividade organizacional abarcado pela contabilidade gerencial foi desenvolvido através de quatro estágios reconhecíveis. São eles: • Estágio 1 - antes de 1950, o foco era na determinação do custo e controle financeiro, através do uso das tecnologias de orçamento e contabilidade de custos; • Estágio 2 - por volta de 1965, o foco foi mudado para o fornecimento de informação para o controle e planejamento gerencial, através do uso de tecnologias tais como análise de decisão e contabilidade por responsabilidade; • Estágio 3 - por volta de 1985, a atenção foi focada na redução do desperdício de recursos usados nos processos de negócios, através do uso das tecnologias de análise do processo e administração estratégica de custos; • Estágio 4 - por volta de 1995, a atenção foi mudada para a geração ou criação de valor através do uso efetivo dos recursos, através do uso de tecnologias tais como exame dos direcionadores de valor ao cliente, valor para o acionista, e inovação organizacional. Cada estágio da evolução representa adaptação para um novo conjunto de condições que as organizações enfrentam, pela absorção, reforma, e adição aos focos e tecnologias utilizadas anteriormente. Cada estágio é uma combinação do velho e do novo, com o velho sendo reformado para ajustar-se com o novo em combinação a um novo conjunto de condições para o ambiente gerencial. A contabilidade gerencial atual refere-se ao produto do processo de evolução cobrindo os quatro estágios. Nos estágios 3 e 4, a Contabilidade Gerencial é vista 28 como parte integral do processo de gestão, com informações sendo disponibilizadas em tempo real diretamente para a administração, e com a distinção entre a administração de apoio e linha sendo progressivamente embaraçada. O foco do uso dos recursos para criar valor é uma parte integral do processo gerencial das organizações. Nos estágios 3 e 4, a informação é vista como um recurso organizacional, juntamente com outros recursos organizacionais; o foco, agora, contudo é na redução das perdas e desperdícios desses recursos tanto em termos reais como financeiros e em conservar ou alavancar seu uso na geração ou criação de valor. A Contabilidade gerencial, como uma parte integral do processo de gestão, adiciona valor distintivamente pela investigação continua sobre a efetividade da utilização dos recursos pelas organizações - na criação de valor para acionistas, clientes e outros credores. 3.2 Criação de Valor - A Atividade Produtiva Fonte:www.gestaoporprocessos.com.br O estudo da criação de valor ou geração de riqueza, a atividade produtiva, não é o objeto de estudo da Ciência Contábil, mas sim, o ponto fundamental da 29 Ciência Econômica. A economia, objeto da Ciência Econômica, pode ser definida como o conjunto de atividades de uma coletividade humana relativas à produção, distribuição e consumo de bens. A produção e a conseguente geração de renda são assim apresentadas dentre as três diferentes categorias básicas de atividade econômica (produção, consumo e acumulação), a produção é considerada como atividade fundamental. O seu caráter de atividade fundamental decorre de que as demais categorias dependem das funções produtivas, à medida que os diferentes agentes que operam nos sistemas econômicos nacionais só podem satisfazer às suas necessidades de consumo e acumulação de riquezas se, preliminarmente, destinarem tempo, talento e esforço à ação de produzir bens e serviços que desejarem consumir e acumular. A geração de renda ocorre paralelamente ao processamento da produção. Independentemente da sua natureza, quaisquer bens ou serviços que sejam produzidos exigem o emprego de recursos econômicos, denominados fatores de produção, como o trabalho, o capital, a tecnologia e a capacidade empresarial. Como já vimos, a mobilização, pelas empresas, desses diferentes tipos de fatores conduz ao pagamento de remuneração, sob a forma de salários, juros, aluguéis e lucros. Estas remunerações, geralmente denominadas custo dos fatores correspondem ao conceito econômico de renda. Hicks, J.R. citado por Rossetti, ressalta que o conceito de produção não se limita à atividade industrial e sim, abrange também a atividade comercial e a atividade de serviços, quando diz: "Os comerciantes não são originalmente responsáveis pela produção dos bens com que transacionam; todavia, o comércio desempenha a útil atividade de reunir e oferecer os bens locais que melhor satisfaçam às necessidades dos consumidores...além disso, há numerosos trabalhadores que não estão diretamente ligados à produção de bens materiais. Os médicos, os professores e os atores são, todos eles, exemplos de produtores de serviços que satisfazem necessidades tão importantes quanto as proporcionadas por certos tipos de bens materiais" As empresas tem sido o meio mais eficaz de produção de valor na economia moderna. Também conforme Rossetti "afinal, o que diferencia os modos de produção das modernas organizações sociais, comparativamente aos praticados pelas organizações primitivas, não é a essência em si do ato de produzir, mas o 30 número cada vez maior de etapas interpostas entre a produção e o consumo, decorrentes da maior especialização e da divisão social do trabalho." 3.3 Valor agregado ou adição de valor A Ciência Econômica é responsável pelo conceito base de adição ou agregação de valor. Conforme Rossetti "a produção deve ser vista como um processo contínuo de entradas (inputs) e saídas (outputs). O produto deve ser entendido como a diferença entre o valor da saída e o valor das entradas, o que equivale a dizer que o conceito de produto corresponde ao valor agregado pelas empresas no decurso do processamento da produção." Complementando, também com Rossetti"...devemos ter presente o significado do valor agregado, que expressa, como já vimos, a diferença entre o valor bruto da produção e a soma dos valores de todos os bens e serviços intermediários utilizados quando do processamento dessa mesma produção." No processo de agregação de valor, fica claro também que as empresas são as entidades que se responsabilizam pelos processos intermediários de agregação de valor, conforme Rossetti"...cada uma das empresas integrantes do aparelho de produção da economia será considerada, sob um ponto de vista sistêmico, como uma unidade processadora dependente de fornecimentos originários de outras empresas." A Ciência Contábil incorporou o conceito de valor agregado no seu escopo, com o desenvolvimento do conceito de valor adicionado. Conforme De Luca "podemos definir Valor Adicionado como sendo a diferença entre o valor da produção/faturamento e os consumos intermediários (compras a outras empresas) nesse período, ou seja, a mesma definição utilizada pela economia." 3.4 Destruição de valor O processo de destruição de valor é considerado o consumo dos bens e serviços produzidos pelas empresas. Conforme Ramirez"na economia industrial 31 que estamos prestes a deixar para trás, supunha-se que o consumo de bens ou serviços pelos clientes destruísse o valor que havia sido criado pelos produtores." Apesar da visão deste autor, de que este processo destrutivo possa ser visto de maneira mais avançada, o consumo é considerado o processo destrutivo do valor dos bens e serviços produzidos. 3.5 Criação ou adição de valor e contabilidade gerencial. Retorna-se à função-objetivo da atual Contabilidade Gerencial apresentada na introdução deste trabalho segundo a IFAC."A Contabilidade Gerencial, como uma parte integral do processo de gestão, adiciona valor distintivamente pela investigação continua sobre a efetividade da utilização dos recursos pelas organizações - na criação de valor para os acionistas, clientes e outros credores." Fonte:www.martello.com.br A criação de valor para os clientes e outros credores, faz parte, no entender desse autor, dos conceitos subjetivos de criação de valor. São válidos à medida em que podem auxiliar o processo de mensuração econômica do sistema empresa, mas não permitem num primeiro momento, enquadrá-los como criação ou adição 32 de valor. Outrossim, a função-objetivo da Contabilidade Gerencial de criação de valor para os acionistas parece clara e é um conceito objetivo, pois pode ser mensurado economicamente. A criação do valor para o acionista centra-se na geração do lucro empresarial, que por sua vez, é transferido para os proprietários da entidade, o qual, genericamente, está-se denominando de acionistas. O pequeno e simples exemplo, sobre objetivo de finanças com a abertura de uma empresa, de Ross Westerfield & Jaffe ilustra bem a questão: "No linguajar financeiro, seria feito um investimento em ativos, tais como estoques, máquinas, terrenos e mão-de-obra. O dinheiro aplicado em ativos deve ser contrabalançado por uma quantia idêntica de dinheiro gerado por algum financiamento. Quando começar a vender, sua empresa irá gerar dinheiro. Essa é a base da criação de valor (grifo desse autor). A finalidade da empresa é criar valor para o seu proprietário. O valor está refletido no modelo básico da empresa, representado pelo seu balanço patrimonial." 3.6 O Conceito de Atividades que não Adicionam Valor na Contabilidade Gerencial Decorrente da filosofia de administração de produção JIT (Just-in-time) e do conceito de eficiência dos ciclos de produção e entrega, dentro da abordagem da Gestão Estratégica de Custos, surgiu o conceito de atividades que adicionam ou não valor ao produto ou ao cliente. Conforme Nakagawa, "uma atividade que não adiciona valor ao produto é aquela que pode ser eliminada, sem que os atributos do produto (desempenho, função, qualidade, valor reconhecido) sejam afetados." Ainda conforme Nakagawa: “Nas atividades relacionadas com a produção, o conceito de valor não adicionado pode ser visualizado mais facilmente. Produtos parados na empresa, desde a armazenagem de matéria-prima, passando pelos materiais em circulação na área de produção até a estocagem de produtos acabados, constituem custos de atividades, que poderiam ser eliminadas pela manutenção de um fluxo contínuo do produto através do processo de produção". Com as atividades consomem tempo, e os tempos de espera, inspeção e movimentação não adicionam ou agregam valor ao produto e, portanto, ao cliente, 33 estas devem ser eliminadas. Assim, a única atividade que agrega valor ao produto é a atividade de produção. Nessa visão, há o conceito de throughput time, ou tempo de fabricação que, em seguida, evoluiu para o tempo do ciclo de entrega e de fabricação, além do processamento normal e necessário, existem muitos tempos que deveriam ser evitados, por não serem produtivos. São os tempos de espera, movimentação e inspeção. Um dos grandes objetivos, então da manufatura, é a busca desses tempos improdutivos, que são denominados tempos que não adicionam valor aos produtos, para que sejam eliminados. A figura mostra os ciclos de tempo com esse conceito. Fonte:www.scielo.br Como uma medida de desempenho de manufatura, adotando os conceitos de tempos que adicionam ou não valor, tem-se a eficiência do ciclo de produção que é assim expressa: 34 Fonte:www.scielo.br Observação: Como ideal, as empresas deveriam buscar a eficiência = 1. Horngren, Foster & Datar e Ostrenga, também entendem que as atividades internas da companhia podem ser classificadas (e mensuradas) entre as atividades que adicionam valor ao produto e as que não adicionam valor, apresentando exemplos de demonstrações de resultados evidenciando essas mensurações e classificações.Horngren, Foster & Datar assim definem: "O conceito de atividade que adiciona valor é um ponto chave na gestão de custos. Atividades que adicionam valor são aquelas que os clientes percebem como incrementadoras da utilidade dos produtos ou serviços que eles compram." 3.7 Atividades que Adicionam Valor, Cadeia de Valor e Valor Agregado Fonte: www.digibyte.com.br 35 Apesar de similares, os conceitos de valor agregado e adição de valor podem ser distinguidos. O conceito de valor agregado é um conceito macroeconômico, e fundamenta-se na transferência de bens ou serviços entre as empresas. O conceito de adição de valor, da forma como propugnado pelos estudiosos da Gestão Estratégica de Custos, relaciona-se com as atividades internas da empresa. Há ligação entre os dois conceitos, obviamente. Partindo do pressuposto que as atividades desenvolvidas internamente não são mais do que subprocessos de uma atividade maior, nas transferências entre as atividades internas, há a adição ou agregação de valor. Pode-se ilustrar esses dois conceitos como na figura a seguir: Fonte:www.scielo.br Outrossim, é importante ressaltar que as adições internas de valor têm um limite que é o valor do produto final entregue ao mercado. Desta maneira, associando o conceito dos gargalos da Teoria das Restrições24, todas as adições dentro da cadeia interna de atividades da empresa não conseguem exceder ao valor do produto final vendido aos clientes, que é o preço de mercado. Assim, por mais que as atividades internas possam ter condições de adicionar valor, o produto final tem um valor agregado limítrofe, ou seja, um valor que não pode ser ultrapassado, que é o valor da diferença dos preços de mercado dos materiais e serviços 36 adquiridos de terceiros, e do valor do produto final entregue aos seus clientes. Desta maneira, ganhos internos de adição de valor podem ser "perdidos" pelas restrições impostas pelo mercado. Contudo, no entendimento desse autor, o objetivo do desenvolvimento do conceito de atividade que adiciona valor está ligado ao conceito de tempos possíveis de serem eliminados, e não no conceito correto de adição de valor. Quando Horngren, Foster & Datar dizem "atividades que adicionam valor são aquelas que os clientes percebem como incrementadoras da utilidade dos produtos ou serviços que eles compram” estão falando sobre valor agregado pela empresa, e não atividades desenvolvidas internamente. De fato, os clientes percebem utilidades diferentes de produtos diferentes, mas não tem condições de distinguir quais atividades desenvolvidas internamente para determinado produto são executados pelas empresas. Se uma empresa vende um aparelho de televisão em branco e preto e outra vende um em cores, os clientes darão mais valor aos televisores em cores. Da mesma forma, se uma empresa oferece "tevês" sem controle remoto, os clientes darão mais valor se outra empresa oferecer aparelhos com controle. Identicamente, se uma empresa oferece uma"tevê" simples de vinte polegadas e outra oferece um aparelho de vinte polegadas conjugado com videocassete, os clientes estão propensos a pagar mais pelo aparelho conjugado. Nesse sentido, há valores agregados aos produtos, pois são produtos diferentes que os clientes percebem diferentemente. O valor de um produto ou serviço é expresso pelo seu preço de venda ao mercado, aceito pelo cliente. Entende-se que o conceito de atividade que adiciona ou não adiciona valor, da forma como apresentado por esses autores, é um conceito questionável, uma vez que o cliente não sabe quais as atividades que a empresa emprega no seu processo de produção e comercialização, salvo algumas evidentes, como os serviços pós-venda. Partindo também da prepôs suposição que os processos utilizados pela empresa apresentam possibilidades opcionais, ou seja, a empresa tem opções várias de adotar determinados processos produtivos e comerciais, fica difícil, a um cliente, conseguir avaliar se alguma atividade adiciona ou não valor ao produto ou serviço que ele adquire. 37 Não há dúvida que o cliente, eventualmente, venha a perceber algumas diferenças entre os diversos produtos similares a ele oferecidos, mas essa diferenciação é de caráter altamente subjetivo e de julgamento de cada cliente, não sendo possível, trazer isto para dentro da empresa, e consequentemente, ter relevância informar e mensurar. No entendimento desse autor, TODAS as atividades que a empresa desenvolve internamente são necessárias e, portanto, têm VALOR para a EMPRESA. Assim, não seria lógico e racional supor que uma empresa desenvolvesse internamente uma atividade desnecessária. Contudo, entende-se que o conceito de atividade que adiciona ou não o valor está mais na ideia de quanto custa cada atividade, se ela está sendo desenvolvida de forma eficiente e eficaz, e se não há desperdícios. Concorda-se com este ponto de vista, se é lê que está subjacente à ideia de adicionar ou não valor. Cada atividade desenvolvida pela empresa deve ser gerida e ter um resultado eficiente e eficaz, sob pena de comprometer o lucro e a eficácia empresarial. Mesmo com relação ao tempo despendido na execução das atividades e sua separação em tempos que adicionam ou não valor, a aplicação do conceito é questionável. É óbvio que as empresas buscam reduzir o tempo gasto no desenvolvimento das atividades para vender, produzir e entregar os produtos e serviços com o menor consumo de recursos e ativos para isso. Isto tem sido medido pela análise financeira e de balanço com o conceito tradicional de giro do ativo e dos prazos médios da atividade. Contudo, se os tempos de espera, movimentação e inspeção são necessários, tanto para produção e venda como para garantir a qualidade dos bens e serviços, esses tempos não são elimináveis. São tão necessários quantos os tempos "produtivos". Sem eles, os produtos não seriam gerados dentro das condições idealizadas. A avaliação do tempo gasto nas atividades é fundamental para apuração e determinação da capacidade de produção e venda, seja em termos de recursos humanos quanto de outros recursos (materiais, energia elétrica, etc.) Essa avaliação é uma atribuição dos gestores operacionais das diversas áreas, setores e processos pelos quais o produto ou serviço é manipulado. 38 O tipo de tempo gasto, no entendimento desse autor, é irrelevante. A tecnologia de produção e comercialização adotada exige um processo de movimentação e transporte de materiais e produtos, e todo esse tempo é necessário. Se o equipamento exige um tempo de preparação, este não poderá ser eliminado. Se entre um equipamento e outro há necessidade de transporte de material, também este procedimento não poderá ser eliminado. Se o material, por exemplo, exige um serviço fora da empresa (a terceirização tem sido uma política de redução de custos muito utilizada), será impossível eliminar o transporte e a burocracia exigida para tal tarefa. Se a inspeção deve ser feita, seja no momento de produção ou em um momento posterior, está também não será eliminável, dentro daquela tecnologia e daquele processo, para aquele produto ou serviço. Entende- se mais relevante, em relação à avaliação dos tempos operacionais os conceitos de otimização da produção da Teoria das Restrições. Dentro da visão destaca-se os seguintes conceitos em relação ao tempo gasto nas atividades necessárias ao processo operacional: a) uma hora perdida no gargalo é uma hora perdida no sistema inteiro; b) uma hora economizada onde não é gargalo é apenas uma ilusão (grifo desse autor). Um exemplo deste tipo de procedimento é o de um fabricante de relógios norte-americano. O fabricante identificou um modo de montagem num país asiático de custo extremamente reduzido. Num determinado momento do dia, as peças eram reunidas e enviadas, de avião, para tal país. Durante o dia acontecia a montagem e, em seguida, o avião retornava com o produto montado. Ora, se o tempo de transporte fosse eliminado, não haveria essa possibilidade de custo. Mas ainda, neste caso, aumentou-se o tempo pelo transporte e montagem em outro país, mas foi a melhor opção econômica. Mesmo o tempo de entrega ao cliente, analisado de forma individualizada, foi aumentado em um dia. Obviamente, a empresa dispõe de capital de giro para bancar um estoque adicional que possibilite a mesma condição de entrega do produto. Portanto, o que importa não é necessariamente o tempo reduzido, e sim, a otimização do valor econômico obtido pelo processo de 39 produção, venda e distribuição. Em resumo, todas as atividades da empresa devem ser analisadas economicamente em termos de resultados, receitas e menos custos. O tempo gasto nas atividades deve ser sempre o menor possível, em todas as suas etapas, na busca da maior eficiência e produtividade operacional. A análise e a possível redução dos tempos deve ser feitas à luz da tecnologia de produção, processo e comercialização adotada; avaliado economicamente, na busca do melhor resultado positivo, o lucro empresarial. 3.8 Valor Econômico Adicionado Fonte:www.sltconsult.com.br Na área de finanças, mais ligado à análise de investimentos, surgiu o conceito de EVA/MVA - Valor Econômico Adicionado/Valor Adicionado de Mercado. Recentemente, um número de analistas e consultores tem proposto o uso do valor econômico adicionado como ferramenta para avaliação do desempenho da organização. O analista ajusta o lucro contábil, corrigindo-o com que os proponentes do valor econômico adicionado consideram para sua visão conservadora. Por exemplo, os ajustes incluem a capitalização e amortização de custos significativos 40 de lançamento de produtos. A seguir o analista computa a importância do investimento na organização e deriva o valor econômico adicionado como segue: Valor Econômico Adicionado = Lucro Contábil Ajustado (-) Custo de Capital x Nível de Investimento. Na realidade pode-se dizer que o conceito do EVA nada mais é do que uma aplicação do conceito de custo de oportunidade do capital e do conceito de manutenção do capital financeiro da empresa. 3.9 Custo de Oportunidade Todas as atividades devem ser avaliadas pelo mercado, o que representa o custo de oportunidade de manter determinada atividade. Fundamentalmente, isto é explicitado em dois conceitos de custo de oportunidade: 1. Preço de mercado e preço de transferência baseado no preço de mercado, para avaliação dos estoques e produtos finais, e dos produtos e serviços produzidos pelas atividades internas. 2. Custo de oportunidade financeiro, para mensurar e avaliar o aspecto financeiro das atividades e do custo de oportunidade dos acionistas, fornecedores de capital 'a empresa e às atividades. A adoção do custo de oportunidadepara acionistas implica em criar uma área de resultados específica para mensurar a rentabilidade dos acionistas. O custo de oportunidade dos acionistas é o lucro mínimo que eles deveriam receber para justificar seu investimento (o seu custo de oportunidade, a preço de mercado). Ao mesmo tempo, a adoção deste conceito permite incorporar o conceito de manutenção d\o capital empresarial e, nesse sentido, estamos adotando o conceito de lucro de Hicks, que conceitua o lucro como a importância que uma pessoa pode consumir durante um período de tempo e estar tão bem no fim daquele período como ele estava no seu início. 41 O conceito de custo de oportunidade dos acionistas permite uma visão correta de lucro distribuível, ou seja, só distribuir o excedente à manutenção do capital financeiro e, com isso, dá as condições econômicas para o processo de sobrevivência do sistema empresa e, portanto, sua continuidade. O conceito de custo de oportunidade, acoplado a conceitos de mensuração relacionados com o fluxo futuro de benefícios, configura o conceito de lucro econômico em oposição ao conceito tradicional de lucro contábil9. 4 PRINCIPAIS FERRAMENTAS CONTÁBIL-GERECIAIS 4.1 Fluxo De Caixa Na contabilidade gerencial, uma projeção de fluxo de caixa demonstra todos os pagamentos (direto) e recebimentos esperados em um determinado período de tempo. O controlador de fluxo de caixa necessita de uma visão geral sobre todas as funções da empresa, como: pagamentos, recebimentos, compras de matéria-prima, compras de materiais secundários, salários e outros, porque é necessário prever o que se poderá gastar no futuro dependendo do que se consome hoje. O fluxo de caixa é uma ótima ferramenta para auxiliar o administrador de determinada empresa nas tomadas de decisões. É através deste mapeamento que os custos fixos e variáveis ficam evidentes, permitindo-se desta forma um controle efetivo sobre determinadas questões empresariais 4.2 Custeio Direto Ou Variável É um método de custeio usado para alocação apenas dos custos variáveis ao produto. O sistema de custeio variável ou direto é um método que considera apenas os custos variáveis de apropriação direta como custo do produto ou serviço. 9 Texto extraído de: www.scielo.br 42 A diminuição da necessidade de rateio deve-se ao fato de que no sistema de custeio variável, são alocados aos produtos e/ou serviços, somente os custos variáveis e, como na maioria dos casos, os custos variáveis também são diretos, não alocando os rateios dos custos indiretos. Ele é usado para eliminar qualquer distorção na apuração dos custos oriundos de problemas com rateios pois os custos fixos são tratados como despesas. 4.3 Custeio Por Absorção O sistema de custeio por absorção apura o valor dos custos dos bens ou serviços, tomando como base todos os custos da produção incluindo os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis. Consiste em atribuir aos produtos fabricados todos os custos de produção, quer de forma direta ou indireta. Assim todos os custos, sejam eles fixos ou variáveis, são absorvidos pelos produtos. 4.4 Orçamento Orçamento refere-se as receitas e despesas de um indivíduo, organização ou governo relativamente a um período de execução (ou exercício) determinado, geralmente anual, mas que também pode ser mensal, trimestral, plurianual, etc. O orçamento deriva do processo de planejamento da gestão. A administração de qualquer entidade pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, deve estabelecer objetivos e metas para um período determinado, materializados em um plano financeiro, isto é, contendo valores em moeda, para o devido acompanhamento e avaliação da gestão. 43 5 RELAÇÃO CUSTO/ VOLUME/ LUCRO A análise do custo-volume-lucro é um estudo financeiro que demonstra a taxa de lucratividade da empresa sobre o aspecto da produção, ou seja, é uma análise que demonstra a lucratividade do negócio baseado no volume produzido e o montante de custos totais necessários para a produção de determinado lucro. Essa análise é baseada em alguns fatores: 1. O preço de venda do produto, ou do serviço prestado, não se altera em função da quantidade que foi vendida; 2. A análise é baseada como se a empresa trabalhasse com um único produto; 3. Para tal análise, é necessário que os custos sejam divididos em custos fixos e custos variáveis; 4. É preciso que a quantidade vendida seja sempre igual à quantidade produzida, ou seja, não são considerados os possíveis estoques. Dentro desse contexto, o item de mais destaque é o chamado ponto de equilíbrio, ou breakeven, que corresponde ao valor quantitativo que a empresa necessita produzir e vender para conseguir cobrir todos os custos, tanto os custos fixos, como os custos variáveis. No ponto de equilíbrio, a empresa não produz nem lucro, nem prejuízos. Nesse contexto, para que a empresa possa fazer uso da ferramenta de análise do custo-volume-lucro e poder encontrar qual é o seu ponto de equilíbrio, torna-se necessário conhecer outra ferramenta de análise financeira, que é à margem de contribuição. A margem de contribuição é o resultado financeiro obtido por meio do cálculo da subtração do preço de venda unitário de um produto, ou serviço, do seu respectivo custo variável unitário. Por preço de venda unitário entende-se o valor de uma unidade de um produto ou serviço e custo variável unitário por aquele custo variável para se produzir uma unidade de um produto ou serviço. Assim sendo, o valor da margem de contribuição será usado pela empresa para pagar os custos fixos e o lucro. No caso de uma frota, ou de uma empresa de transporte, pode-se dar o exemplo de preço unitário de venda como o valor do frete 44 por tonelada transportado, ou o valor do frete por quilômetro rodado. O custo variável unitário é o valor obtido para transportar uma tonelada de carga da origem ao destino, por exemplo, ou para transportar uma carga por quilômetro rodado. Assim sendo, quando se fala que uma empresa cobra R$ 25,00 por tonelada de soja para transportá-la de Ribeirão Preto a Santos, está se referindo ao preço de venda unitário. Quando se fala que para transportar uma tonelada dessa soja se gasta com os custos variáveis (combustível, pneus, manutenção, lubrificantes, remuneração, etc.) o valor de R$ 15,00, está expondo-se o custo variável unitário. Percebe-se que para o produto A o preço de venda por unidade é de R$ 10,00 e o Custo variável por unidade é de R$ 6,00. Fazendo-se o cálculo da margem de contribuição, vê-se que a mesma é de R$ 4,00, ou seja, R$10,00 menos R$ 6,00. Transformando-se em valores percentuais, obtém-se que a margem de contribuição desse produto é de 40%. Semelhantemente para o produto B, percebe-se que a sua margem de contribuição é de R$ 10,00 (R$ 20,00 menos R$ 10,00) e o percentual é de 50%. De posse dessas informações, pode-se expor que o cálculo do ponto de equilíbrio pode ser realizado de três formas: PONTO DE EQUILÍBRIO CONTÁBIL: é aquele que considera a quantidade de produtos ou serviços que são necessários à empresa comercializar para conseguir arcar com todas as obrigações, ou seja, considera qual o valor de receitas totais que a empresa necessita obter para cobrir os custos totais. PONTO DE EQUILÍBRIO ECONÔMICO: é o cálculo que considera além da quantidade de receitas totais produzidas para poder pagar todos os custos totais, também o valor da atualização monetária, ou juros de um período. PONTO DE EQUILÍBRIO FINANCEIRO: este cálculo considera também outros valores que estão intrínsecos na análise financeira, como o valor da depreciação10. 10 Texto extraído de: www.portaleducacao.com.br
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