Secretariado AULA PRÁTICA 1 UNIDADE CRUZEIRO

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Secretariado
Perfil e Funções do Setor Administrativo
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Perfil e Características
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Comunicação Eficiente
Simpatia
Gentileza
Organização
Capacidade de Resolução de Conflitos
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O que eu preciso saber?
Informações oficiais da empresa
Domínio de Informática
Utilização de Sistemas
Domínio dos diversos meios de comunicação Empresarial.
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Alguns Gêneros Textuais Importantes: 
CURRÍCULO
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Tem foto?
Quais os dados pessoais Essenciais?
O que devo colocar no campo objetivo profissional?
Escolaridade ou Formação Acadêmica?
Cursos complementares
Informações Adicionais?
EXEMPLO
Por que um secretário deve entender de elaboração de currículos?
Em muitos momentos você será o braço direito do setor administrativo.
Todos os documentos oficiais devem ser conhecidos por quem trabalha no setor administrativo
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O fator atendimento influencia em que no desenvolvimento profissional de um secretário?
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Comunicação Interpessoal
Elemento da comunicação
Emissor: Aquele que emite a mensagem 
Receptor: Aquele que recebe a mensagem
Canal: Meio através do qual é transmitida a mensagem (e como)
 Mensagem: O que se transmite
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Como evitar ruídos na comunicação
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Planeje com antecedência o que deve dizer ou escrever.
Escolha o vocabulário para evitar ambiguidade ou linguagem ininteligível.
Adote tom de voz adequado
Evite lugares onde é fácil o desvio de atenção
Solicite “feedback”(retorno). 
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A Arte de ouvir é fundamental nesta função:
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“Falar é prata. Ouvir é ouro”
Este ditado árabe ilustra a importância do ato de ouvir, também no processo de comunicação empresarial. Com esta habilidade desenvolvida, o executivo negocia melhor, atende as necessidades reais dos seus clientes, negocia bem as disputas entre partes conflitantes e avalia com maior percepção as suas próprias decisões. 
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Você sabe ouvir?
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Atendendo Chamadas
Atenda o primeiro toque, inclusive o telefone ao lado, na ausência do seu colega.
Seja objetivo e não diga ALÔ, diga: 
Nome da empresa, setor e seu nome: (quando for ligação externa)
Setor e nome: (quando for ligação interna) 
“OUÇA ATENTAMENTE” e faça anotações sobre o assunto, conservado ao lado do telefone bloco de papel e lápis.
Transfira você mesmo suas ligações, consultando, se necessário, a lista de ramais internos.
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Perfil de Liderança
Líderes são carismáticos no exercício das relações. 
Aprendem muito cedo a liderar e comandar ações pertinente aos acertos e à qualidade final do produto ou serviço. 
Sabem se individualizar sem perder a caraterística de trabalhar em equipe.
São disciplinados e orientados para conquistar e manter espaços. 
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A MELHOR AMIGA / COMPANHEIRA DO SECRETÁRIO OU SECRETÁRIA
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O que deve conter na Agenda?
Entrevista
Obrigações trabalhistas
Reuniões internas / externas
Almoço / jantar de negócio
Compromissos
Datas de pagamentos
Datas de inaugurações
Datas natalícias de pessoas ligadas ao Executivo
Marketing Pessoal
Aparência e Higiene Pessoal
Cuidados com vestimentas
Linguagem Formal e Informal
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Correspondências Comercias
ATA
É um documento de valor jurídico que resume por escrito os fatos ou decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para determinado fim.
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ATESTADO:
É um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado fato. 
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DECLARAÇÃO:
É a afirmação da existência ou inexistência de uma situação de fato ou de direito. Seu emissor pode ser pessoa física ou jurídica (empresa, entidade). 
Atividade Supervisionada:
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