Como organizar um evento cultural

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Como organizar um evento cultural
Os eventos culturais são aqueles que envolvem, como temática principal, algum setor das artes ou os usos e costumes de uma região. Esse tipo de encontros, abrangem desde uma vernissage, de duas horas de duração para um grupo seleto, até um mega festival em comemoração de uma data importante para todo um povo, com atividades especiais durante uma semana.
Se estiver organizando ou faz parte de um time que realiza um evento cultural existem certas particularidades que aconselhamos levar bem em conta, para poder conseguir o impacto desejado.
As primeiras perguntas que se deve resolver quando se pensa em organizar evento cultural são:
Onde e quando se realizará o evento? Que duração terá?
A quem está dirigido? É um público específico, ou é um público geral?
Qual é o motivo principal de convocatória? É um evento formal ou informal?
Que resultados desejam ser obtidos com a organização desse evento?
Essas questões são o ponto de partida para começar a trabalhar no planejamento do evento.
O espetáculo, o centro das atenções
Todo evento cultural, conta com uma atração especial que será o motor do encontro. Ao redor dela, vão girar o resto das atividades, pode incluir gastronomia, exibições, uma feira e outros shows que movimentarão mais ainda o que você oferecer.
É muito importante pensar na ambientação e contar com todo o equipamento necessário para sua organização, como a iluminação, o som e a infraestrutura. Dessa forma, deverá adaptar tempos e espaços para poder destacar os locais que os participantes percorrerão.
Esse espetáculo, o centro de atenção, será a motivação principal pela qual o público irá participar, por isso, é importante cuidar de todos os momentos, dos “visíveis” e dos “não visíveis”.
Todo o backstage do evento e o trato que puder brindar ao pessoal da reunião, tanto para os que trabalharem na parte artística quanto na logística, ajudará também a criar um melhor clima para que as pessoas se sintam felizes e mais predispostas.
É importante usar a criatividade em toda a organização de um evento cultural, desdobrando sua imaginação, dentro do que sua economia permitir, para que, quem assista, não sinta que foi a um espetáculo a mais.
O financiamento do projeto
Em geral, é o próprio artista quem leva adiante a gestão de um evento dessas características, mas também é o governo (municipal, estadual ou nacional) o encarregado de subsidiar, gerenciar e também realizar alguns megaeventos. É importante estar atento às convocatórias que possam ajudar você com o financiamento necessário para levar adiante seu projeto.
Também deve levar em conta que as empresas estão interessadas em patrocinar esse tipo de atividades, já que as ajuda a aproximar sua imagem ao público. Por esse motivo, se estiver dentro de um projeto com essas características não duvide em convocá-las para que colaborem com o econômico.
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Imprensa e divulgação
Dependendo do evento, terá sua lista específica de convidados ou deverá montar um programa para que o público participe. Coloque muita energia nesta tarefa, gerando contatos personalizados com a imprensa especializada, para que publiquem as gazetilhas com a informação do evento. Também deve aproveitar as redes sociais como novos espaços para atrair o público.
Por último, leve em conta que os eventos culturais são organizados porque:
Servem como ferramenta de comunicação de um projeto, uma ideia ou um produto artístico.
Utiliza-se para celebrar uma data importante de uma cidade ou de um país
Uma pessoa ou um grupo deseja mostrar ao público sua manifestação artística.
Você gostaria de ser um produtor de eventos mas ainda não sabe quais tipos de eventos você pode organizar? Calma, a gente te ajuda! A boa notícia é que existe uma infinidade de eventos que você pode realizar, nos mais diferentes formatos, tamanhos e categorias. O importante é usar a sua criatividade para pensar em algo único e que chame a atenção do seu público.
Os principais tipos de eventos que você pode organizarane leitura: 13 MIN
Confira a seguir um guia completo com os principais tipos de eventos que você pode organizar, passando por eventos sociais, corporativos, acadêmicos, culturais e muito mais!
Eventos sociais
Os eventos sociais têm como objetivo a comemoração de algum momento marcante. Por isso, eles não possuem caráter comercial nem buscam obter lucros: aqui, a intenção é reunir família, amigos, colegas de trabalho e pessoas importantes na sua vida para festejar!
Alguns exemplos de eventos sociais são:
Casamentos;
Noivados;
Aniversários;
Happy hour;
Churrascos;
Formaturas.
Eventos corporativos
Os eventos corporativos são realizados por uma empresa ou instituição. Podendo ser realizados nos mais diferentes formatos, esse tipo de evento é muito importante para criar uma relação próxima com clientes, funcionários, parceiros e possíveis novos usuários do serviço prestado pela empresa.
Os principais tipos de eventos corporativos são:
Feira
As feiras envolvem a exposição de produtos com objetivo comercial – ou seja, com a função de gerar vendas e novos negócios, tanto para o organizador do evento quanto para os expositores. Dependendo do tamanho e da estrutura oferecida, a feira pode ser organizada por barraquinhas ou por estandes, onde os expositores montam uma estrutura com os produtos e serviços sendo oferecidos. Alguns exemplos mais comuns são as feiras de materiais de construção, feiras de artesanato, feiras de tecnologia e feiras de profissões.
Conferência
A conferência é um evento organizado por empresas ou instituições com o objetivo de reunir pessoas para discutir um determinado assunto. As conferências possuem caráter formal e, por isso, não são permitidos debates: o público que se inscreve para o evento só participa como ouvinte, enquanto os palestrantes ou especialistas deliberam sobre o tema principal.
Reunião
As reuniões empresariais possuem o objetivo de agrupar pessoas para a discussão de um assunto principal. Dependendo do tema e da importância, as reuniões podem contar até com atas, onde todas as ideias levantadas e as definições são registradas por um participante responsável.
As reuniões podem ser internas – entre membros de uma mesma empresa ou departamento – ou externas – entre profissionais de empresas e instituições diferentes.
Encontro e Networking
Direcionado a profissionais de uma determinada área, os eventos de networking possuem como foco a troca de ideias, experiências e opiniões entre os participantes. Esse tipo de encontro é uma excelente maneira de criar comunidades de profissionais, estreitando laços e favorecendo a geração de novas parcerias e iniciativas para o mercado.
Geralmente, os encontros focados em networking contam com um coffee break na programação. Assim, os participantes fazem uma pausa para conversar, interagir e trocar informações de um jeito mais despojado e confortável.
Treinamento
Com foco na melhoria de habilidades profissionais, os treinamentos geralmente são oferecidos pelas empresas para que os colaboradores possam atingir um objetivo específico.
Os treinamentos podem envolver, por exemplo, a execução de um novo serviço, estratégias de venda, a utilização interna de softwares e a mensuração de resultados.
Eventos religiosos
Geralmente organizados por instituições religiosos ou grupos de pessoas voltadas à espiritualidade, os eventos religiosos possuem cuidado especial com o desenvolvimento pessoal dos participantes através de experiências únicas. Muitas vezes, os eventos religiosos também contam com a arrecadação de recursos para alguma causa ou instituição.
Os principais tipos de eventos religiosos são:
Retiro
Os retiros espirituais buscam reunir os participantes em algum local tranquilo e aconchegante – geralmente ao ar livre – com o objetivo de aproximá-los de suas crenças espirituais através. Podem ser realizadas dinâmicas em grupo, orações, momentos de reflexão, meditação eoutras práticas que ajudem a o participante a se reconectar com suas próprias energias.
Os retiros costumam acontecer em lugares afastados das cidades, como sítios, chácaras e casas de retiros, e podem durar vários dias.
Evento beneficente
Os eventos beneficentes não possuem fins lucrativos: todos os recursos arrecadados são doados para alguma instituição ou causa. Os tipos de eventos beneficentes mais realizados são jantares, shows, bazares e feiras, e tudo aquilo arrecadado com a realização do evento – como a venda de ingressos, de produtos e a doação de alimentos – é direcionado para alguma organização que atue em prol de algum segmento da sociedade.
Encontro espiritual
Com objetivo semelhante ao do retiro, os encontros espirituais são um pouco mais enxutos, focando em um tema específico voltado para a espiritualidade. Este tipo de evento também costuma ser mais curto e durar apenas um dia.
Em encontros espirituais podem ser realizados momentos de oração e introspecção, rodas de conversa sobre um determinado assunto e o compartilhamento de experiências.
Eventos acadêmicos e educacionais
Nos eventos acadêmicos e educacionais, o grande objetivo é proporcionar aprendizado aos participantes. Eles podem ser voltados a estudantes, profissionais ou pessoas leigas interessadas em obter capacitação em algum assunto ou área. Um diferencial deste tipo de evento é a emissão de certificados aos participantes e aos palestrantes: assim, eles podem comprovar que adquiriram novas habilidades ou conhecimentos nos espaços acadêmicos e profissionais que frequentam.
Os principais tipos de eventos acadêmicos e educacionais são:
Simpósio
Com caráter mais científico, o objetivo do simpósio é realizar um debate acerca das novidades em uma área ou sobre os resultados obtidos em pesquisas e experimentos. Ao contrário da conferência, os simpósios permitem a participação dos ouvintes, que realizam perguntas aos expositores – que podem ser pesquisadores, professores e especialistas no tema em questão – e contribuem ativamente para o direcionamento do evento.
Palestra
Nas palestras, um especialista realiza uma apresentação sobre um determinado assunto. Geralmente, as palestras são direcionadas a pessoas que já possuem conhecimento sobre o tema abordado e desejam obter mais informações.
Como o objetivo não é ser um evento aprofundado, as palestras costumam ser de curta duração. Muitas vezes, as palestras contam com um momento de perguntas dos participantes, onde o público pode tirar suas dúvidas a respeito do tema apresentado e conhecer a opinião do especialista em questões específicas.
Seminário
O objetivo dos seminários é instigar a discussão sobre um determinado tema, suscitando novas opiniões e percepções. Como o objetivo é promover o debate, não há apresentação de conclusões ou resultados definitivos: o orador do seminário expõe as informações necessárias e, depois disso, abre o encontro para a discussão.
Curso
Voltados para o aprendizado de um tema ou habilidade específica, os cursos contam com um ou mais especialistas empenhados em transmitir seus conhecimentos aos participantes.
Ao preparar um curso, é importante ir além do assunto a ser ensinado e definir também os subtemas e tópicos relacionados – ou seja, tudo aquilo que é necessário para que o público aprenda de maneira completa.
O foco está mais na teoria do que na prática, mas isso não exclui a realização de dinâmicas e exercícios pelos participantes. Os cursos podem ser presenciais ou à distância (online), e podem envolvem os mais variados formatos de conteúdo, desde filmes, apresentações, livros e uso de softwares específicos. Aqui, como o foco é a capacitação, é fundamental emitir um certificado para cada participante ao final do curso! Afinal, eles podem precisar de uma maneira oficial de comprovar a nova habilidade adquirida.
Workshop
O objetivo dos workshops é possibilitar o aprendizado através da prática! Assim, além da discussão sobre algum tema e da exposição de novas ideias, o diferencial deste tipo de evento está na demonstração prática de tudo aquilo que foi aprendido.
Vários tipos de atividades podem ser realizadas, desde exercícios individuais até trabalhos em grupo. Assim, os participantes adquirem conhecimento de forma funcional e completa.
Congresso
O congresso é um evento especial que reúne grandes especialistas em determinada área para a discussão de um tema, através da apresentação de pesquisas, estudos e trabalhos científicos. Geralmente, os congressos são eventos com caráter oficial e são realizados por instituições que representam profissionais de um setor ou áreas de atuação como um todo.
Como este tipo de evento é bastante técnico e conta com vários painéis e reuniões, os congressos podem durar alguns dias e a realização costuma ser anual ou semestral. O debate entre os presentes é permitido e, ao final do evento, as deliberações são registradas em um documento oficial.
Mesa redonda
A mesa redonda é uma reunião em estilo clássico, na qual todos os presentes participam igualmente. A reunião é conduzida por um moderador, que orienta a discussão em torno de um assunto de interesse em comum ou artigo definido anteriormente.  Normalmente, a mesa redonda está inserida na programação de eventos maiores, não sendo um evento independente em si.
O evento pode ser realizado para discutir os mais variados temas, como cinema, cultura, questões políticas, assuntos financeiros ou ligados à medicina. O importante é contar com a presença de especialistas naquele assunto, que podem compartilhar seus pensamentos e experiências livremente e enriquecer o debate de forma harmônica.
Webinar
O Webinar é qualquer evento realizado e transmitido pela internet – pode ser uma reunião, palestra, conferência… Aqui, a principal diferença é que os participantes acompanham o evento virtualmente.
Nos webinars, o público pode interagir diretamente com os palestrantes através de um chat. Assim,ao final do evento, os participantes podem enviar suas perguntas e contribuir para as discussões abordadas
Eventos culturais e de entretenimento
Nos eventos culturais, o objetivo é levar diversão e entretenimento ao público, seja através de apresentações musicais, arte, gastronomia, fotografia e muito mais. Aqui, o que vale é a criatividade do produtor de eventos para gerar experiências únicas aos participantes!
Os principais tipos de eventos culturais e de entretenimento são:
Festival musical
Os festivais musicais contam com uma grade de apresentações musicais previamente selecionadas (o famoso line up). Como a variedade de atrações pode ser grande, os festivais podem acontecer em apenas um dia ou em vários – como o Rock In Rio, por exemplo \o/
A ideia de um festival é proporcionar uma experiência completa ao público, que pode, conferir, as apresentações de diversas bandas e cantores em um único lugar.
Show
O foco de um show é a apresentação musical mais “compacta” de uma ou mais bandas e cantores. Geralmente, os shows acontecem em casas específicas para o estilo musical dos artistas que irão tocar, mas também podem acontecer em parques, praças e outros locais ao ar livre.
Exposições artísticas
As exposições artísticas envolvem a exibição de diversos produtos culturais, que podem ser quadros, esculturas, pinturas e objetos. Este tipo de evento é geralmente organizado por um curador e ocorre em locais como museus, centros de cultura e também ao ar livre. O objetivo das exposições não é vender ou ser comercial, mas sim levar cultura e conhecimento a públicos variados.
Sarau
O sarau é um evento mais intimista, onde um grupo de pessoas se reúne para se expressar culturalmente através da música, da literatura, da dança e da pintura. Este tipo de reunião geralmente ocorre à noite ou no final da tarde e pode envolver apresentações musicais, performances artísticas, rodas de leitura e serestas. O importante é celebrar a arte de maneira livre e poética!
Eventos esportivos
Nos eventos esportivos, a temática principal é relacionada à prática de esportese exercícios físicos. Podem contar com a realização de provas, competições, torneios, lutas e jogos – o principal é se movimentar e gastar muita energia!
Corrida
A corrida é uma competição de velocidade ou resistência, na qual o público – que pode ser composto por atletas profissionais ou amadores – disputa quem chegará primeiro ao ponto final do percurso.
Os organizadores da corrida definem o trajeto e a distância a ser percorrida e os participantes precisam ir preparados com algum uniforme ou roupas próprias para a prática esportiva. Em muitos casos, este tipo de evento também conta com a entrega de kits, que podem conter garrafas d’água, camiseta oficial, mochila e crachá com número de identificação. Ao final, os primeiros colocados na corrida são premiados com medalhas e até recompensas em dinheiro ou produtos especiais.
Campeonato
Os campeonatos envolvem provas de diversas modalidades em um tipo de esporte. Geralmente, este tipo de evento é mais robusto e os competidores são atletas e equipes profissionais.
Ao final, não existe um único vencedor, mas sim vencedores para cada uma das modalidades disputadas no campeonato. Nos campeonatos de esportes coletivos – como futebol, vôlei e handebol – todos os atletas do time campeão são premiados.
Jogos
Os jogos são competições – geralmente entre times – que acontecem em campeonatos, Olimpíadas e eventos esportivos de grande porte. Para eleger o melhor time de basquete de uma cidade, por exemplo, é necessário realizar diferentes jogos entre todos os times inscritos, até que, por eliminação, restem apenas dois para a disputa final.
Nadine Alves
Como organizar eventos culturais
Organizar eventos culturais é uma excelente forma de aproximar o seu público em torno de um tema específico, ou de simplesmente proporcionar entretenimento e diversão!
Os principais tipos de eventos culturais são os festivais de música, shows, apresentações teatrais, festivais de gastronomia, exposições de arte e lançamentos de livros, cada um deles com características e necessidades próprias! Para que você não cometa erros na hora de produzir o seu, confira o nosso guia com tudo sobre como organizar eventos culturais que levem experiências completas ao público:
Como organizar eventos culturais
O primeiro passo para organizar um evento cultural é definir o formato da sua produção. Nos eventos culturais, o objetivo é levar arte e entretenimento ao público, e isso pode ser feito de diversas maneiras!
Dessa forma, é preciso saber com clareza o formato do evento cultural a ser realizado para, a partir disso, planejar as ações antes, durante e depois do evento.
Planejamento
É fundamental iniciar o planejamento do evento com bastante antecedência! Isso evita que imprevistos e surpresas aconteçam no dia e atrapalhem a sua produção. Inicialmente, procure definir:
Qual será a temática do evento
Onde e quando ele deve ser realizado
Qual será a duração (algumas horas ou vários dias)
Qual é o número esperado de participantes
Quais itens de estrutura e logística serão necessários
Quais objetivos se deseja alcançar com a realização do evento
É neste momento que você também irá definir os custos iniciais do evento – ou seja, calcular quanto o evento irá custar e qual será o lucro pretendido com a produção! O orçamento é um dos aspectos mais importantes e precisa ser elaborado com atenção e detalhismo, para impedir que você acabe tendo prejuízos ou se esqueça de alguma despesa indispensável.
A melhor maneira de organizar um evento sem que informações se percam ou sejam esquecidas é por meio de uma planilha de planejamento estratégico. Nela, você pode acompanhar o andamento de todas as questões durante as fases de pré-produção, produção, e pós realização do evento. 
Estrutura para eventos culturais
Boa parte dos itens de infraestrutura para o evento irá depender do formato escolhido. Festivais de música, por exemplo são realizados geralmente em locais abertos, enquanto exposições e lançamentos de livros costumam acontecer em espaços fechados, como museus, centros culturais e livrarias.
Dessa forma, é importante especificar os itens necessários de acordo com as características do tipo de evento. Alguns elementos que você precisará providenciar são:
Definição do espaço para realizar o evento;
Alvará para eventos (no caso de locais externos ou espaços alugados);
Contratação de artistas (no caso de shows e festivais de música);
Escolha da equipe para o evento (controle de entrada, limpeza, segurança, ponto de apoio, etc.);
Sinalização (banheiros, bares, saídas de emergência);
Iluminação, sonorização e decoração;
Venda de alimentos e bebidas;
Venda de ingressos;
Check-in e controle de entrada.
Também vale lembrar que, principalmente no caso de eventos musicais, toda a programação do evento será definida a partir da apresentação da atração principal e das atrações secundárias! Em caso de exposições ou eventos em outros formatos, considere o momento mais importante – como um discurso ou a distribuição de autógrafos – como o acontecimento principal, e pense nos outros a partir dele.
Definindo o público-alvo
Muitos produtores de eventos se esquecem de definir o público do evento – ou seja, o perfil de pessoas que desejam influenciar a participarem do evento. No entanto, sem saber com clareza quem é o público-alvo, é impossível pensar em uma estratégia de divulgação e de vendas coerente com os objetivos do evento e que traga resultados!
Para definir o público do seu evento, procure pensar nos nos seguintes aspectos:
O evento está sendo realizado para um público específico ou geral?
Qual a faixa etária?
Quais os principais interesses deste público (arte, gastronomia, música alternativa, teatro, leitura…)?
Quais eventos do segmento cultural ele costuma frequentar?
Quais canais e redes sociais ele utiliza para se comunicar?
A partir de informações como essas, será possível investir em experiências para encantar o público, de acordo com o que ele espera do evento. Espaços interativos, brindes, ativações de marca… Nessa hora, o que vale é ser criativo para trazer ainda mais visibilidade à sua produção!
Captação de patrocínios
A captação de patrocínios é uma das estratégias mais utilizadas para viabilizar eventos culturais. Com patrocínios e parcerias, é possível cobrir os custos de boa parte do evento – com itens como bebidas, brindes, equipamentos e divulgação –, fazendo com que o evento também tenha mais valor e visibilidade!
O patrocínio também pode ter várias vantagens para as empresas patrocinadoras! Mas para convencê-las a fazer parte do seu evento cultural, é fundamental deixar claro quais são as contrapartidas propostas pela sua produção – ou seja, quais vantagens ela podem ter ao entrarem como patrocinadoras ou parceiras.
Estratégias de divulgação
Agora que você já conhece bem o seu público, é hora de pensar nas estratégias de divulgação para o evento. Ela é essencial para que as pessoas saibam que o seu evento está acontecendo! Por isso, também é importante planejar as estratégias de divulgação com antecedência, elaborando um plano de marketing.
Invista em ações nas principais redes utilizadas pelo público, e utilize uma linguagem clara e criativa para comunicar as principais informações e atrações do evento. Lembre-se de que, dependendo do tipo de evento, os canais de divulgação mais adequados podem mudar.
Aqui vão algumas sugestões de ações de divulgação que você pode colocar em prática:
Produção de materiais de divulgação (identidade do evento);
Divulgação nas principais redes sociais;
Distribuição de flyers em espaços relacionados à cultura (museus, teatros, cinemas, livrarias, casas de shows, lojas de arte);
Ações de engajamento do público pré-evento;
Divulgação em mídias offline (jornais, outdoors e busdoors);
Divulgação via e-mail marketing.
O formato dos materiais de divulgação pode ser variado, passando por vídeos e imagens que explorem a identidade do evento e as principais atrações. Não deixe de exaltar os diferenciais doevento e demonstre como a sua produção está focada em proporcionar experiências inesquecíveis aos participantes!
Venda de ingressos
Agora que a organização do seu evento já está preparada, é hora de pensar na venda dos ingressos! Independentemente se o evento será pago ou gratuito, é necessário realizar o controle das vendas e dos participantes por meio de uma plataforma especializada na venda de ingressos.
Isso permite que você acompanhe os resultados das vendas em tempo real. Se alguma estratégia não estiver dando o resultado esperado, você pode pensar em alternativas para impulsionar a venda dos ingressos! Além disso, você também pode criar códigos promocionais, separar os ingressos por lotes, realizar sorteios nas redes sociais, integrar a página do evento ao seu site oficial e disponibilizar todas as informações do evento aos participantes.
Como e por quê fazer o orçamento do seu evento
Para a produção de eventos, diversos fatores devem ser lembrados e planejados com cuidado. O local, a divulgação, quais fornecedores, como conseguir um alvará, o que será servido no evento, segurança… tudo isso deve estar no planejamento e, é claro, tudo requer investimento. 
Com tantos itens fundamentais para um evento sair do papel, é imprescindível fazer um orçamento detalhado do seu evento. Com ele, você pode ter uma visão geral dos gastos e custos e organizá-los dentro da verba disponível. E nós vamos te ajudar a desenvolver um orçamento realmente eficiente para seu evento!
Quanto posso gastar?
O primeiro passo é traçar um perfil geral do evento e da organização. Qual público pretendem atingir, quais fornecedores serão acionados, qual o local escolhido… tudo isso permite a previsão de qual será a verba do evento, ou seja, o total que poderá ser gasto. A partir desse valor, é necessário definir quanto será direcionado para cada item da lista. Ter uma quantia total definida é muito importante para evitar gastos extrapolados desnecessários e não ter 
Alocação da verba
Agora que você já sabe quanto pode gastar, é hora de definir onde fazê-lo. É o momento ideal para se questionar se itens como a divulgação ou equipe de seguranças são fundamentais para a realização e sucesso do evento. Uma festa na sua casa, por exemplo, não precisa da contratação de uma equipe de seguranças – enquanto que, para um show, ela é indispensável!
Se seu evento for um congresso, direcione seus gastos nos palestrantes convidados. Nomes conhecidos e relevantes no mercado atraem público, o que impulsiona suas vendas e garante um bom resultado no fechamento do borderô. Se for uma corrida, pense no percurso, no kit do atleta e nos pontos de hidratação. Se for uma festa, na atração, decoração e local. Ao produzir um evento, é preciso pensar nele como um todo e entender quais são os pontos de maior valor agregado – e, muitas vezes, aqueles onde você vai  despender mais!
Organização dos dados
Estabelecer todos os itens necessários para o evento requer uma organização. Adicione os dados definidos organizados em uma planilha de controle, separada por áreas. Por exemplo:
Área: Funcionários necessários
Itens: Faxineiros; garçons; coordenadores de acesso; cozinheiros
Ao organizar a planilha, adicione os valores estimados a serem gastos em cada área. A soma dos mesmos deverá ser um pouco menor do que o valor que poderá ser gasto de fato, justamente para que você tenha uma margem de segurança caso alguma área gaste um pouco a mais ou algum imprevisto ocorra.
Ah! Deixe um espaço na planilha para colocar o total estimado e total real de cada item (assim como para cada área). Esse detalhamento ajudará no seu controle, além de permitir que você compare suas previsões e ajuste-as no próximo evento.
Busca por fornecedores e complementação da tabela
Chegou a hora de correr atrás dos fornecedores e colocar os valores na planilha. Pesquise pelo menos três opções e escolha aquele que te passou mais confiança, ao mesmo tempo em que possua um preço que esteja dentro do valor que você estimou. Se você acredita que o único fornecedor bom está fora do seu orçamento, não hesite: negocie ao máximo!
Cada gasto definido a partir dos fornecedores deverá ser adicionado na planilha e somado ao total. Quanto mais detalhada a planilha, melhor. No Excel é possível fazer com que a contabilidade dos valores seja automática, e é possível ainda colocar gráficos para facilitar a leitura :)
Para facilitar seu trabalho, elaboramos uma planilha de orçamento para eventos totalmente gratuita para você!
Resultados
No final, você terá um tabela super organizada com todos os valores estimados e reais. Você verá se houveram áreas em que gastou mais do que o estimado e em quais gastou menos. Ela será um documento para fácil visualização e para se fazer o controle: já chegou na verba total? Em qual área pode investir mais?
Como definir o objetivo de um evento
Organizar um evento pode ser uma ótima oportunidade para impulsionar o seu negócio ou dar mais visibilidade ao seu trabalho, independentemente da sua área de atuação. No entanto, para que você consiga chegar até lá, é preciso saber definir o objetivo de um evento com clareza e muita atenção aos detalhes!
Definindo o objetivo de um evento
Um evento de sucesso não é aquele que esgota a venda de todos os ingressos, mas aquele que consegue atingir os objetivos propostos desde o início pelos organizadores. Por isso, antes de começar a pensar nos objetivos específicos do seu evento, é preciso saber exatamente por quê e como ele será realizado, planejando as próximas ações de acordo com este perfil.
Um sugestão para começar a definir o caminho para os objetivos do seu evento é utilizar a metodologia 5W2H – What, Who, Why, Where, When, How e How much. Veja só como aplicá-la e o que cada uma dessas palavras significa:
What: O quê o evento irá oferecer?
Who: Quem está realizando o evento?
Why: Por que o evento será realizado? Este tópico deve levar em conta as oportunidades de mercado, demandas dos clientes e a necessidade de se aproximar do público-alvo.
Where: Onde o evento será realizado?
When: Quando o evento deverá acontecer?
How: Qual será o formato do evento (congresso, feira, workshop, palestra…)?
How much: Quanto o evento irá custar?
Para determinar os custos estimados do evento, é preciso ter muita atenção a todos os detalhes! Inicialmente, este cálculo deve levar em conta itens como a receita obtida com a venda de ingressos, contratação de fornecedores e de staff, o aluguel do local para o evento, contratação da equipe de segurança, gastos com alimentação e outros aspectos que podem variar de acordo com o tipo do evento sendo produzido.
E, para manter tudo sob controle, a principal dica é utilizar a nossa planilha de orçamento para produção de eventos :)
Planejando os objetivos
A definição dos objetivos e metas faz parte do planejamento do evento como um todo. Em outras palavras, um planejamento completo e estratégico engloba ações que você deve executar antes, durante e depois do evento para que ele aconteça da melhor maneira possível. É nessa fase que você irá identificar e elencar os recursos, serviços, ações e tarefas necessárias para atingir os resultados desejados. Quanto mais específicos forem os objetivos, mais fácil será a análise e mensuração dos resultados para avaliar se o evento foi ou não bem-sucedido. Dessa forma, os seus objetivos devem ser:
Realistas
Claros e específicos
Mensuráveis (em termos de recursos, quantidade e qualidade)
Alinhados aos objetivos da sua empresa ou negócio
Baseados em algum fato, necessidade ou análise prévia
Tenha em mente que não é preciso estabelecer vários objetivos. No entanto, é fundamental que eles sejam alcançáveis, façam sentido e estejam de acordo com o que será oferecido ao público ao longo do evento!
Definição do público
A escolha dos objetivos para seu evento também depende do público-alvo que se deseja atingir! De nada adianta escolher um objetivo que seja inalcançável, levando em conta o perfil das pessoas que irão frequentaro evento. Para saber exatamente quem é o seu público, é importante criar uma persona – uma figura fictícia que reúne as características mais importantes de um cliente ideal, com maior probabilidade de ir até o seu evento:
Faixa etária, gênero e renda média;
Profissão e escolaridade;
Hábitos e interesses;
Locais que costuma frequentar;
Produtos e serviços que costuma utilizar;
Quais canais utiliza para se informar (redes sociais, revistas, internet, etc.)
A partir de uma persona, será possível fazer uma divulgação muito mais assertiva, além de planejar um evento com ações mais efetivas e maiores chances de atingir as expectativas e satisfazer as necessidades com mais eficiência.
Escolha dos canais de divulgação
Para que seu evento seja de fato um sucesso e atinja os objetivos pensados, é fundamental investir em uma divulgação coerente, escolhendo corretamente os canais de comunicação e a linguagem mais adequada para falar com o público.
Por isso, não pense que a divulgação de um evento se resume ao compartilhamento de posts nas redes sociais! Os recursos utilizados para a divulgação devem estar previamente descritos no seu planejamento, para evitar gastos extras sem necessidade ou foco. Além disso, é importante saber quem são os concorrentes, para expor seus diferenciais e buscar impactar pessoas que também podem se interessar pela sua marca e pela sua produção.
Aqui estão alguns exemplos de ações de divulgação que você pode adotar, de acordo com as metas propostas para o evento:
Campanhas de e-mail marketing
Divulgação nas redes sociais mais utilizadas pelo público
Anúncios em revistas, jornais e veículos tradicionais de comunicação
Distribuição de flyers e panfletos em locais frequentados pelo público (shoppings, lojas, bares, restaurantes, etc)
Venda de ingressos em uma plataforma online de eventos
Obtenção de recursos
Para que o seu evento aconteça, será preciso investir alguns recursos financeiros e materiais para providenciar os itens necessários – como materiais de divulgação, alimentação e bebidas, brindes, aluguel do espaço e materiais a serem usados durante o evento.
Para reduzir os custos, é extremamente indicado correr atrás de patrocínios e parcerias! Sejam eles financeiros ou materiais, será possível colocar o seu evento em prática de forma mais garantida e economicamente viável. Em troca, os patrocinadores obtém grande visibilidade ao associarem seus nomes ao evento, além de estarem mais próximos de novos clientes e consumidores em potencial!
Por isso, tenha cuidado na hora de buscar empresas patrocinadoras para o seu evento. Escolha as que podem oferecer uma contrapartida condizente aos objetivos do evento e garanta uma produção completa, sem surpresas ou imprevistos :)
Estudo de caso
Imagine uma empresa que trabalha com a revenda de produtos cosméticos. Com a queda das vendas e poucos clientes fixos, a direção resolve organizar um evento, com objetivo principal de prospectar novos clientes. Mas, como colocar isso em prática e medir se os resultados foram satisfatórios?
O quê o evento irá oferecer? Mini-curso de maquiagem e estética
Quem está realizando o evento? Empresa de revenda de produtos cosméticos
Por que o evento será realizado? Queda nas vendas espontâneas dos produtos, redução no número de clientes recorrentes, oportunidade de oferecer um serviço personalizado ao público-alvo
Onde o evento será realizado? Em um centro de estética (parceria)
Quando o evento deverá acontecer? Próximo ao final do ano (época de crescimento nas compras em geral)
Qual será o formato do evento? Curso ou workshop
Quanto o evento irá custar? R$ 50
Persona ou público-alvo
Mulheres de 24 a 36 anos, residentes na região centro-sul da cidade, interessadas por beleza, maquiagem e bem-estar. Utilizam principalmente o Instagram e o Instagram Stories com ferramenta de comunicação. Frequentam salões de beleza e centros de estética periodicamente.
Objetivos do evento
Contar com ao menos 70 participantes, vendendo 70% dos ingressos;
Vender ao menos R$ 10 mil em produtos;
Lançar um programa de assinatura de produtos;
Conquistar ao menos 10 assinaturas iniciais entre os participantes do evento.
Ações previstas para o curso
Ensino de técnicas de automaquiagem, para o dia e para a noite;
Ensino de técnicas de tratamento e cuidados com a pele;
Coffee break, para interação entre os participantes;
Apresentação e indicação de produtos, de acordo com as necessidades e o perfil de cada participante;
Oferecer a assinatura de produtos com desconto especial para os participantes do evento.
E então, que tal começar a definir os objetivos do seu evento para que ele seja um sucesso? Aproveite e crie o seu evento na Sympla!
Planejamento estratégico para eventos: qual a importância e como fazer
Quando falamos sobre produção de eventos, é preciso ter em mente o nome, os objetivos, os custos, a data, o local, o orçamento e muito mais sobre o evento que se pretende organizar. O agrupamento dessas informações é chamado de Planejamento Estratégico – um arquivo ou planilha onde reunimos todos os detalhes necessários para organizar um evento de sucesso.
Sem ele, o produtor corre o risco de deixar algo passar batido ou se perder em amontoados de anotações, orçamentos, fornecedores, etc. Neste post explicamos todos os detalhes do planejamento estratégico, destacamos sua importância e damos algumas dicas sobre como fazer o seu :)
O que é?
O planejamento estratégico é um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento. Sempre falamos que antes de qualquer ação é necessário traçar um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para a efetivação dele. Por isso, primeiramente tente responder a algumas perguntas para então preparar o seu:
Qual o meu objetivo?
Qual o meu nicho?
Quem é meu público alvo?
Quanto posso gastar?
Qual será a equipe?
Como será feita a divulgação?
O planejamento estratégico é a compilação de todas essas informações em uma planilha, para facilitar a visualização total de todas as ações. Ou seja, ele nada mais é do que um documento com a visão completa do evento, tendo especificadas essas ações da maneira mais detalhada e completa possível, com seus respectivos responsáveis e períodos de execução. É um plano de ação!
Sem planejamento, uma tarefa simples pode se tornar um problema que poderia ser evitado. Imprevistos podem acontecer, mas tendo tudo programado fica mais fácil corrigir as falhas durante o processo.
Qual a sua importância?
Sua importância está justamente no fato de permitir a visualização de todos os aspectos que envolvem a organização, a realização e o pós-evento, facilitando o entendimento geral do mesmo e ajudando na promoção de estratégias de execução.  Tudo que você fizer será a partir daí. Ele permite maior controle sobre o que acontece e é nesse momento que você prevê possíveis situações e traça planos de ação para cada uma delas.
Ao planejar o porte do evento, por exemplo, o que significa saber a quantidade de pessoas que se espera ter como participantes, você consegue preparar toda estrutura e logística necessárias para recebê-las de forma confortável. Uma palestra talvez não precise de gerador de energia que será requisito em um grande show de música com uso de vários equipamentos de som.
Além disso, nos ajuda a não esquecer de nada! Afinal, na correria do dia a dia, tudo que possa nos ajudar na nossa organização é bem-vindo, certo?
A planilha
Para criar uma planilha eficiente de planejamento estratégico, nós recomendamos dividi-la, primeiramente, em três fases: pré-produção, produção, e pós-produção. Isso irá facilitar para que você possa destrinchar as ações de maneira mais organizada.
Em seguida, basta incluir as ações a serem realizadas em cada uma das fases. Por exemplo, na fase de pré-produção é o momento de conceituação do evento, captação de recursos, formação de equipes, etc. Já na produção, as ações serão divulgação, organização do espaço, etc. Não se esqueça de deixar osespaços de ‘’responsável’’ e ‘’semanas de execução’’ para cada uma destas ações, para que você possa acompanhar como será o andamento delas.
Após todos as ações listadas em cada uma das fases, pronto! Você terá a sua planilha para o planejamento estratégico do seu evento. A partir disso, terá a visão completa das ações e não correrá o risco de esquecer nada.
Planejamento Estratégico para Eventos
Aprenda como fazer o seu e organize um evento de sucesso!
Equipe para eventos: como montar seu um time eficiente
Possuir um time qualificado para a organização e execução das tarefas que darão vida ao seu evento é o primeiro passo para o sucesso. Uma boa equipe, ou staff para eventos, é capaz de conduzir seu evento de forma tranquila, solucionando imprevistos antes mesmo de serem percebidos pelo público, colaborando para o alcance dos objetivos e satisfação dos participantes e patrocinadores.
Mas como conseguir um dream team para seus eventos? Com certeza, você não irá encontrá-lo dando sopa por aí. É necessário procurar bons profissionais e inseri-los no contexto do seu evento. A seguir, iremos te ajudar nessa tarefa:
Conheça o seu evento
Antes de pensar na equipe, é necessário conhecer seu próprio evento em todos os sentidos e definir o que você precisa. Relacione tudo o que é necessário para que a produção aconteça da forma como você espera. Isso inclui pessoas, serviços e ações. Agrupe os itens entre assuntos relacionados e determine uma equipe para aquele grupo. Veja nosso exemplo:
Evento: Show
Atividades: Limpeza dos banheiros, esvaziar lixeiras, limpeza do chão dos ambientes, reposição de papel toalha, sabonete e papel higiênico, recolhimento de latas de bebidas, copos e possíveis cacos de vidro.
Equipe responsável: Limpeza.
Com esse esquema montado para cada equipe e grupo de atividades, defina a quantidade de pessoas necessárias. Esse número precisa ser compatível com o tamanho do local, público esperado e agilidade necessária para cada atividade.
Monte sua equipe
Antes de iniciar a seleção das pessoas que formarão seu dream team, trace o perfil desejado para cada equipe. Você precisa de pessoas jovens ou mais experientes? Comunicativas, homens ou mulheres? Deseja que elas tenham algum tipo de formação específica ou falem língua estrangeira? Devem possuir experiência com determinada função como garçom, barman, limpeza, recepção, segurança ou outras? Escolha pessoas compatíveis com o perfil traçado, faça entrevistas pessoais a fim de conhecer melhor o candidato e verificar se ele realmente se enquadra em suas expectativas.
Defina líderes para coordenar cada equipe, assim a comunicação será facilitada e você terá maior controle da situação. As solicitações serão repassadas para os líderes que irão delegar a atividade a cada integrante da equipe. Dê aos líderes autonomia para solucionar pequenos problemas, isso traz maior agilidade aos processos e não sobrecarrega o organizador do evento.
Indicações de staff para eventos
Tente conhecer ao máximo os funcionários para seu evento, porém, quando isso não for possível, recorra às indicações. Procure por pessoas e empresas que conhecem o nicho dos eventos e que realizem um trabalho de qualidade. Boas recomendações são um ótimo caminho para encontrar parte do staff necessário, mas busque conversar com os funcionários e responsáveis pelas equipes para verificar se o serviço realmente é bem executado.
Terceirize alguns serviços
É comum e bastante cômodo contratar equipes prontas para determinada tarefa como limpeza e segurança. Trabalhar com um time terceirizado traz mais segurança e tranquilidade para você, porque esses profissionais já tem certa experiência e sabem agir em situações diversas. Mas para integrar os funcionários de outra empresa ao seu modo de trabalho e tipo de evento é importante orientá-los bem, informando-os sobre público, principais riscos e atividades prioritárias. Além disso, converse com a empresa contratada e explique como você irá direcionar a atividade do time. Se o serviço for compatível com o que sua produção necessita, você poderá contar com o pessoal terceirizado mais vezes, o que cria uma sintonia e, portanto, um trabalho mais eficiente.
Treine o seu time conforme o evento
Por mais que sua equipe possua experiência nas atividades que irão executar, o treinamento é necessário. É importante passar para cada equipe como você deseja que o serviço seja realizado, por exemplo, com que frequência os banheiros devem ser limpos e as lixeiras esvaziadas, onde deverão ficar localizados os seguranças, qual será a abordagem das recepcionistas, dentre outras tarefas.
Repasse também todas as informações relativas ao evento, horários de apresentações, localização dos banheiros, administração, camarins, atrações, comidas e bebidas que serão servidas e o que for relevante. É importante que sua equipe esteja apta a responder qualquer dúvida dos participantes, ou mesmo saber direcioná-los a algum setor responsável, afinal, não há nada pior do que estar em um lugar onde ninguém sabe informar nada.
Faça com que sua equipe se apaixone pelo seu evento, mantenha-os sempre motivados, dessa forma eles irão trabalhar felizes e contribuirão para o sucesso. Seu dream team é a responsável por deixar tudo funcionando bem e também por cativar o público. Um trabalho bem feito garante feedback positivo!
Como definir cotas de patrocínio para eventos
Definir cotas de patrocínio é complicado, especialmente para a primeira edição de um evento. E como quase tudo na vida de um produtor de eventos, não existem muitas regras para isso – mas existem maneiras de nortear o processo.
Existem três perspectivas a serem analisadas para estabelecer cotas de patrocínio. A primeira delas é a perspectiva do custo, na qual você analisa todas as suas despesas e procura patrocinadores dispostos a arcar com elas. A segunda delas é a perspectiva do valor percebido pelos patrocinadores, pois nichos diferentes de patrocinadores percebem e estão dispostos a arcar com valores diferentes de cotas. E a terceira entrelaça as duas anteriores: é a perspectiva do aprendizado, que vai ajustando suas cotas com o passar do tempo.
OBS: Nas perspectivas abordadas neste artigo vamos supor que a produção do seu evento tenha um custo de 500 mil reais para exemplos matemáticos.
A perspectiva do custo
Esta perspectiva parte dos custos do evento para se definir as cotas. A perspectiva do custo é fundamental, tendo em vista que diversos patrocinadores confrontam o custo como uma maneira de negociar cotas mais baratas. Ter um bom planejamento de custos pode ser um bom começo para uma estratégia de captação de recursos bem sucedida.
Sendo 500 mil reais a projeção de custos do seu evento, é coerente termos por exemplo cotas com os seguintes valores:
Cotas mínimas de 100 mil ~ 150 mil reais – o equivalente a você precisar de 4 a 5 cotas para alcançar o custo do evento. 20~25% do custo.
Cotas médias de 200 mil ~ 250 mil reais – o equivalente a você precisar de 2 a 3 cotas para alcançar o custo do evento. 40~50% do custo.
Cotas máximas de 350 mil ~ 500 mil reais – o equivalente à você precisar de 1 ou 2 cotas para alcançar o custo do evento. 70~100% do custo.
Caso seu evento seja aprovado em leis de incentivo, a lógica é a mesma: basta considerar o valor aprovado como o custo. O único ponto que exige atenção é que você terá um limite a captar com incentivos fiscais. Quando não há o limite das leis de incentivo, captadores normalmente procuram mais patrocinadores visando maior lucratividade.
Na prática, com uma captação de sucesso você teria a venda de 1 cota máxima, 2 médias e 3 mínimas por exemplo, que já deve ser o suficiente para arcar não só com os custos, mas também colaborar para uma boa margem de lucro.
A perspectiva do valor
O que eu acabei de citar acima é a lógica partindo da perspectiva do custo. Existe também a lógica partindo da perspectiva do patrocinador, que basicamente parte da resposta da seguinte pergunta: qual o valor que os patrocinadores da minharede de contatos estariam dispostos a pagar?
Perceba que, caso sua rede de contatos seja farta de contatos em grandes empresas como Coca-Cola e Ambev, fará muito mais sentido você ter cotas que individualmente já excedem o custo do evento. Seguindo o exemplo acima, seria coerente uma composição de cotas como esta:
Cotas mínimas de 400 mil. 80% do custo.
Cotas médias de 800 mil. 160% do custo.
1 cota máxima de 2 milhões (tratando-se de grandes patrocinadores, existem os que exigem que o nome da marca seja incluído no nome do evento. Por isso, é comum haver uma grande diferença entre uma cota média e uma máxima). 400% do custo.
Porém, se sua rede de contatos for apenas de pequenos empreendedores, mesmo que o custo seja 500 mil, as cotas tendem a beirar valores beeem menores. Poderiam ser distribuídas, continuando o mesmo exemplo, mais ou menos assim:
Cotas mínimas de 25 mil. 5% do custo do evento.
Cotas médias de 40 mil. 8% do custo do evento.
Cotas máximas de 60 mil. 12% do custo do evento.
Neste panorama, é possível encontrar eventos que chegam a ter dezenas de patrocinadores simultaneamente, o que é bem comum em cidades do interior.
Na perspectiva do patrocinador, perceba que as cotas independem do custo, mas é recomendado ter solidez com a referência e saber justificar a magnitude do evento. Isso é fundamental pois será algo que será perguntado na hora da reunião – principalmente no contato com grandes empresas.
A perspectiva do aprendizado
Se tratando de cotas de patrocínio existem chances de você errar ao estabelecer o preço, seja para cima ou para baixo. Por inexperiência em negociações ou por projeções imprecisas, é difícil identificar onde o erro se encontra. Portanto, é recomendado ir ajustando suas cotas com o passar do tempo.
O erro para baixo
Quando a sua estratégia de captação parece estar funcionando bem até demais, tome cuidado! Esta facilidade e tamanha venda de cotas de patrocínio pode ser um erro para baixo, no qual patrocinadores investem menos do que estariam dispostos a pagar. Para a próxima edição vale procurar por cotas um pouco maiores.
O erro para cima
Quando a sua estratégia de captação de recursos não está funcionando tão bem quanto o esperado e está recebendo muitas queixas do valor, este é um bom sintoma do erro para cima. Existem diversas variáveis que podem estar influenciando este panorama. Vez ou outra o problema sequer se encontra no valor das cotas, mas na estratégia, proposta de valor e discurso utilizado para a captação como um todo. Portanto, nesses casos vale a pena avaliar diversos aspectos antes de reduzir o preço da cota.
Geralmente este tipo de ajuste é realizado durante o processo de captação do próprio evento ao invés de deixar o ajuste apenas para a próxima edição.
Lembre-se que captar recursos através de cotas de patrocínio é um trabalho duro. Evite considerar qualquer feedback negativo como um erro para cima.
Tomando a decisão
Certo, agora você deve estar pensando: meu próximo passo é escolher a opção dentre as perspectivas apresentadas que melhor se adequa à minha realidade, certo? Errado.
O mais interessante agora é você usar dos exemplos e situações citadas e procurar entender a intuição por trás do raciocínio para aplicar no seu caso e adequar a estratégia sempre que necessário. O recomendado é considerar aplicar as três maneiras de se pensar no seu dia a dia, ao mesmo tempo.