Manual podio

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MANUAL DE USO 
O Podio trabalha 
contigo 
qualquer que seja 
a tua maneira de trabalhar 
Desde estruturar projetos até 
organizar tua equipe para 
transformar a forma como a tua 
empresa trabalha em conjunto. O 
Podio ajuda no desenvolvimento 
dos membros e no crescimento da 
empresa centralizando todo o 
trabalho em um único lugar. 
APRESENTÇÃO 
 
 Sou a Gabi da EJECiv e vejo o Podio como uma 
incrível ferramenta de comunicação interna e de gestão 
de projetos para as empresas juniores. Inicialmente, 
decidi criar esse material de apoio para os membros da 
minha EJ que ainda encontram um pouco de dificuldade 
para utilizar as ferramentas que o progrma oferece. 
Entretanto, também percebi que muitos empresários 
juniores estavam querendo implementar o uso da 
plataforma em suas respectivas EJs, mas enfrentavam 
diversos problemas e barreiras tanto para aprender a 
utilizar o Podio quanto para passar esse conhecimento 
para os demais membros da empresa, o que acabava por 
impossibilitar a implantação do software. 
 Dessa forma, desenvolvi esse breve manual para 
ajudar a todos que estão tentando levar o Podio para sua 
EJ ou querendo aprender um pouco sobre o seu 
funcionamento. Apesar de não abordar nem metade de 
tudo que o Podio pode oferecer (é muita coisa mesmo), 
aqui vocês irão conhecer um pouco mais sobre o Podio, 
quais são suas utilidades e funções, como gerenciar 
questões da empresa através dele e até mesmo algumas 
dicas de como adaptar o Podio ao perfil da EJ. Façam bom 
uso. 
ÍNDICE 
 
 
Recursos e Funções 
Cadastro 
Interface do Podio 
Página Inicial 
Áreas de Trabalho 
Gerenciamento de Tarefas 
Ajuda e Suporte 
Aplicativos 
Podio no Celular 
Gerenciamento de Projetos 
Intranet 
CRM 
Podio da EJECiv 
5 
9 
14 
15 
19 
24 
25 
28 
43 
44 
46 
47 
48 
 
 
TODOS OS COMPONENTES QUE TU 
PRECISAS JUNTOS EM UMA SÓ 
FERRAMENTA 
5 
 
 
FUNÇÕES 
 
 O Podio é um software que facilita o 
trabalho de uma empresa e a colaboração entre as 
pessoas, unificando conteúdos, comunicação e 
fluxos de trabalho. É possível comunicar, organizar, 
gerir o conhecimento e trabalhar em um único lugar 
com a plataforma. Totalmente personalizável, ela 
permite uma adaptação mais eficiente possível à 
forma da EJ de executar e acompanhar projetos ou 
até mesmo de se comunicar internamente com seus 
membros. 
 O Podio também proporciona uma micro 
gestão mais completa. Além de permitir o upload de 
arquivos, editar alguns arquivos dentro do próprio 
aplicativo e gerenciar os custos de um projeto, o 
Podio permite ainda enviar notificações, cadastrar 
clientes, reuniões, contatos e muito mais. Outro 
grande recurso deste aplicativo é a geração de 
relatórios e o agendamento de tarefas para equipe, 
sendo possível agendar até mesmo tarefas 
recorrentes para cada membro da equipe. Além da 
variedade de recursos, o Podio é de fácil utilização e 
permite integração com outros programas, 
facilitando o recebimento de notificações, e-mails e 
login. 
 
6 
 Com funções claramente definidas e uma ferramenta adaptada especialmente 
para a realidade da tua empresa, a utilização do Podio tornará os fluxos de trabalho da EJ 
muito mais eficientes, melhorando o relacionamento dos membros e a produtividade da 
empresa. 
Funcionalidade de 
administração para que tu 
controles quem tem acesso 
às áreas de trabalho do 
Podio, podendo realizar 
ajustes rapidamente. 
Capacidade de se comunicar 
facilmente com todos os 
membros da empresa 
através de postagens, tarefas 
ou chat. 
 
Adaptação dos processos 
para abranger cada etapa e 
fase das equipes de projetos, 
garantindo organização e 
eficiência em um só lugar. 
O Podio explicita de forma 
clara as informações 
referentes ao trabalho dos 
membros e ao andamento 
da empresa como um todo, 
facilitando a tomada de 
decisões. 
Uma boa organização das 
áreas de trabalho é capaz de 
otimizar o uso do Podio e do 
gerenciamento da empresa, 
acelerando processos e 
potencializando o 
crescimento interno e 
externo da EJ. 
É possível integrar os 
aplicativos e os dados da 
empresa, agrupando e 
centralizando processos e 
ferramentas para tornar o 
uso destes mais fácil e eficaz 
para todos os membros. 
7 
Os jeitos mais populares de utilizar o Podio 
 
 Na realidade das Ejs, ele tem uma grande relevância para o 
gerenciamento de projetos, facilitando o trabalho da equipe envolvida, 
e para a comunicação interna, agilizando processos básicos, como a 
delegação de tarefas. Além disso, a plataforma ainda serve como 
ferramenta para diversos outros processos e fluxos de trabalho, tais 
como: 
8 
 Criar uma conta no Podio é muito simples, basta 
inserir o e-mail, o nome e uma senha. 
IMPORTANTE 
Quando tu cria uma conta, essa será teu perfil pessoal, ainda 
sendo necessário criar a organização/EJ. O modo como isso é 
feito será mostrado mais a diante. 
 Contudo, para a sorte das EJs, o Podio apoia 
organizações sem fins lucrativos, ONGs e organizações 
estudantis, oferecendo as versões Básica e Plus de forma 
gratuíta. Basta preencher esse formulário (deve ser 
preenchido em inglês) para conseguir a licença: 
https://podio.com/webforms/149199/4201 
 Esse é um processo que exige um pouco de 
paciência uma vez que a equipe do Podio demora em 
torno de duas semanas para retornar. 
 
 Como o Podio 
precisa ter certeza que a EJ 
é de fato uma organização 
sem fins lucrativos para 
conceder a licença, é 
necessário enviar um 
arquivo, como o Estatuto 
Social da Empresa, que 
ateste isso. 
PLANOS E PREÇOS 
 Além do modo gratuito, que possui inúmeras 
limitações, como o número de usuários bastante limitado, o 
Podio oferece outros quatro planos mensais. 
O valor dos 
planos é 
calculado 
conforme o 
número de 
usuários. 
10 
CRIANDO A ORGANIZAÇÃO 
 Para criar o perfil da empresa, basta clicar em “Minha 
Conta” e escolher a opção “Criar uma organização”. 
 O campo “Quantas pessoas trabalham na sua 
empresa?” é apenas uma estimativa para o Podio ter uma 
noção do tamanho da organização. 
 Como foi possível perceber, uma organização é criada através 
de um perfil pessoal do Podio. Fazendo uma analogia, o perfil da 
organização é como se fosse um grupo no Facebook, sendo que uma 
pessoa o cria com sua própria conta e adiciona os demais membros. 
 Importante lembrar que quem criar a organização será o seu 
administrador, tendo acesso às suas configurações e ao gerenciamento 
dos membros (isso será melhor abordado na sequência). O 
administrador pode adicionar outros administradores da página. 
 
OBS: Algumas Ejs optam por criar um perfil pessoal para a empresa, 
mas isso não é necessário. 
 
 
CRIANDO A ORGANIZAÇÃO 
 Quando tu crias uma nova organização, 
automaticamente será criada a área de trabalho “Rede de 
Colaboradores”, mas apenas tu estará nela, logo um próximo 
passo é adicionar os outros membros da EJ através da opção 
“Convidar”. 
 Para isso, basta adicionar os respectivos e-mails dos 
membros e eles receberão os convites em suas caixas de e-mail. 
 Dica: se a tua EJ está na fase inicial de testes e implementação 
do Podio, é mais válido antes estruturar melhor a plataforma conforme 
as necessidades da empresa para depois adicionar os demais membros. 
No geral, os responsáveis pela Podio na EJ ficam algumas semanas 
organizando-o para então apresentá-lo aos membros. 
CONFIGURANDO A ORGANIZAÇÃO 
 Como foi dito, apenas o administrador da 
organização pode configurar suas informações, bem 
como gerenciar os usuários e as áreas de trabalho. 
Em Gerenciamento de Usuários é possível ver quando foi a última vez 
que o membroacessou o Podio, torná-lo administrador ou excluí-lo da 
organização. 
 
Em Áreas de trabalho pode-se ver quando cada área foi criada, quando 
foi sua última alteração e ver quais os membros que estão dentro de 
cada área. 
 
Em Relatórios o Podio apresenta dados de acesso semanal dos 
membros para acompanhar a adesão da empresa como um todo à 
plataforma. 
 
O espaço Perfil da App Market serve para fazer um cadastro caso a 
organização queira compartilhar um aplicativo próprio com as demais 
empresas que utilizam o Podio (essa questão será melhor abordada 
quando for falado sobre aplicativos). 
Primeiras Impressões 
CONEXÕES 
Aqui estão todos os 
teus contatos, ou seja, 
os perfis dos 
membros da EJ. 
 
CALENDÁRIO 
Nesse item 
encontram-se as 
atividades agendadas, 
tais como reuniões e 
eventos. 
 
TAREFAS 
Serve para 
acompanhar suas 
tarefas, bem como 
delegar tarefas para 
os outros membros. 
 
AJUDA E SUPORTE 
Instrumento de 
auxílio oferecido pelo 
Podio para o caso de 
dúvidas sobre o 
funcionamento deste. 
BUSCA 
Ferramenta que serve 
para localizar publicações 
ou eventos através de 
palavras-chave. 
 
MINHA CONTA 
É o espaço para o 
gerenciamento do perfil 
pessoal. Também é onde 
se cria o perfil da 
organização/empresa. 
 
NOTIFICAÇÕES 
Um membro é notificado 
quando recebe uma 
tarefa ou mencionado em 
uma publicação, entre 
outras atividades. 
 
CHAT 
Importante forma de 
comunicação rápida e 
mais informal entre os 
membros, como o caso 
do atraso de uma tarefa. 
 Contando com uma interface bastante simplista e 
otimizada, a página inicial do Podio conta com oito 
principais funções: 
PÁGINA INICIAL 
 
 Com uma área de interação bastante 
semelhante à do Facebook, o Podio possibilita ver 
exatamente tudo o que está acontecendo em todas as 
áreas de trabalho. É possível ter conhecimento à 
respeito do que todos os membros da empresa estão 
fazendo, quais suas atividades, o andamento dos 
projetos, os eventos da empresa e até mesmo 
conversas em geral. 
 No mural é possível postar avisos e recados, 
criar enquetes e compartilhar links e arquivos de forma 
bem simples. Além disso, caso tu queira que um 
membro seja notificado dessa tua publicação, basta 
marcá-lo através da forma @Nome. Outro ponto 
importante é que tu pode escolher em qual área de 
trabalho tu quer fazer essa publicação. Por exemplo, 
considerando uma EJ que tem uma área de trabalho 
geral, onde estão todos os membros, e outra área de 
trabalho em que está apenas a equipe do RH, é possível 
escolher em qual área de trabalho publicar, cabe decidir 
se a publicação deve ser vista por todos ou apenas pela 
equipe do RH. 
 Também como no Facebook, ainda é possível 
comentar nas publicações e enquetes e curtir as 
publicações e comentários, bem como marcar os 
membros também nos comentários. 
15 
PUBLICAR MENSAGENS E RECADOS 
COMPARTILHAR ARQUIVOS 
CRIAR ENQUETES 
ENVIAR LINKS 
Enquete 
Link 
Arquivo 
Layout da Página Inicial 
As páginas iniciais de todas as áreas de trabalho criada no Podio 
têm todas a mesma interface: uma coluna superior com os 
aplicativos alinhados (a exceção é a área de trabalho “Rede de 
Colaboradores”, que não têm aplicativos), uma parte com as 
atividades recentes e com espaço para fazer publicações (lado 
esquerdo) e outro lado que pode ser totalmente personalizado 
de acordo com a necessidade da EJ (lado direito). 
 Pegando essa área de trabalho como exemplo, quando 
um aplicativo for criado, ele será adicionado àquele espaço ao lado 
de “Atividade”. 
 Quando ao espaço editável, da forma que ele se 
encontra, não há nada para mostrar, mas no campo de tarefas 
estariam listadas as tarefas e os prazos que os membros devem 
cumprir e no calendário estariam os eventos agendados. É possível 
editar ambos os campos, alterar o formato e a posição e até 
mesmo excluí-los. Outra possibilidade é adicionar mais campos 
através da opção “adicionar mais” 
17 
 Ao clicar em adicionar mais, irá abrir essa caixa de 
opões que podem ser adicionadas. São realmente muitos itens 
que tu podes escolher para colocar na página inicial, desde 
imagens a aplicativos ou relatórios de aplicativos. 
 Vale lembrar isso pode ser feito para todas as áreas 
de trabalho, ou seja, cada uma pode ter sua própria 
personalização. 
 
18 
ÁREAS DE TRABALHO 
 
 As áreas de trabalho do Podio são muito úteis 
para a questão da organização interna da EJ. Assim como 
na empresa, que é dividida em diretorias e equipes, o 
mesmo pode ser feito na plataforma. Por exemplo, pode-
se criar uma área de trabalho para cada diretoria, onde 
são discutidos apenas os assuntos referentes às 
respectivas funções, bem como criar uma área de 
trabalho para cada projeto em execução na empresa, 
permitindo que a equipe se organize quanto ao 
andamento do mesmo, adicionando tarefas e criando 
relatórios. Isso até mesmo possibilita fazer a avaliação 
final do projeto e da equipe de forma mais eficaz. 
 
 Uma questão a se atentar quanto às áreas de 
trabalho é o fato de que o excesso delas pode tornar o 
uso do Podio difícil, fazendo com que ele perca sua 
função organizacional e de comunicação para a empresa. 
O ideal é avaliar qual a sua atual realidade, entender para 
que e de qual forma ela quer utilizar a plataforma e 
então adaptar essas áreas, bem como todas as outras 
funcionalidades, às necessidades da EJ. 
19 
ÁREAS DE TRABALHO 
 
 Pegando o exemplo 
da EJECiv, essas são 
algumas das áreas de 
trabalho utilizadas pela 
empresa. Dessas áreas, 
apenas “Interno” e 
“Externo” são áreas 
compartilhadas com todos 
os membros, bem como a 
rede de colaboradores. As 
outras, como “Marketing”, 
são exclusivas para as 
respectivas equipes de 
diretoria. Como é possível 
ver, é muito simples criar 
uma nova área de trabalho 
ou gerenciar as existentes. 
 Esse ícone presente ao lado do nome EJECiv 
permite ao administrador da organização gerenciar o 
perfil da empresa, também ver em quais áreas de 
trabalho estão alocados os membros e até mesmo ter 
acesso a relatórios que informam com que frequência 
os membros entram no Podio. 
20 
Primeira Área de Trabalho 
 Quando se cria uma organização, ela vem sem nenhuma área 
de trabalho, exceto a rede de colaboradores. Para auxiliar quem esta 
começando a utilizar a plataforma, o Podio cria uma área intitulada 
“Demo da Área de Trabalho”, com algumas opções de aplicativos para 
que o usuário vá se ambientando com as ferramentas. Essa área de 
trabalho não precisa ser excluída, mas ela não terá muita utilidade para 
a empresa além da questão do aprendizado. 
Em um primeiro momento, não é aconselhável criar 
muitas áreas de trabalho, tanto para aprender a 
utilizar a plataforma, quanto para já de fato 
implementar na empresa. Áreas de trabalho em 
excesso acabam por acarretar em grandes perdas de 
tempo para se encontrar os aplicativos, sobretudo 
quando o Podio ainda está na fase inicial na empresa. 
21 
Criando novas áreas de trabalho 
 Quando o Podio é criado, ele apresenta apenas a área de 
trabalho “rede de colaboradores”, que é a área em que estão 
presentes todas as conexões da empresa. Contudo, nessa área não 
é possível criar nenhum aplicativo. Por conta disso, um dos 
primeiros passos após a implementação do Podio é criar novas 
áreas de trabalho. Uma área de trabalho pode ser aberta, a qual 
pode ser acessada por todos os membros presentes na rede de 
colaboradores, ou fechada, sendo que apenas os membros 
adicionados a ela têm acesso. 
 Um ponto importante de se destacar é que quem cria 
uma área de trabalho torna-se o seu administrador, o que permite 
gerenciar a área e os usuários desta. 
22 
 Além da função de administrador, ainda existem as funções 
deusuário básico e de membro regular. 
 Os Administradores podem estruturar a área de trabalho, 
modificar todas as suas configurações e tudo o que os usuários 
regulares podem fazer. Os Membros regulares podem criar 
aplicativos, convidar outras pessoas para a área de trabalho e fazer 
tudo o que os usuários básicos podem fazer. Os Usuários básicos 
podem ver toda a atividade, usar todos os aplicativos e comentar 
sobre tudo. Este tipo está disponível somente para organizações 
Premium e Plus. Os Convidados são usuários com acesso a itens e 
tarefas selecionadas aos quais foram convidados. Eles podem editar 
e comentar, mas não podem ver qualquer outra coisa na área de 
trabalho. 
 Aqui está um resumo das ações que cada função pode 
exercer na área de trabalho: 
AÇÃO ADMINISTRADOR MEMBRO 
REGULAR 
USUÁRIO BÁSICO 
Vê todas as atividades X X X 
Usa todos os aplicativos X X X 
Cria tarefas X X X 
Envia mensagens X X X 
Cria novos aplicativos X X 
Adiciona pessoas X X 
Exclui itens dos aplicativos X * 
Edita e exclui aplicativos X 
Reordena aplicativos X 
Muda as funções dos 
usuários 
X 
Muda as configurações da 
área 
X 
*apenas se for o criador do aplicativo 
23 
Gerenciamento de Tarefas 
 As tarefas do Podio estão projetadas para serem 
integradas com todo o trabalho e podem ser automatizadas 
usando fluxos de trabalho. É possível delegar tarefas, 
atribuir prazos, anexar arquivos e discutir os detalhes de 
forma rápida e simples, não havendo a necessidade de 
enviar e-mails ou atribuir tarefas de forma oral ou por 
mensagens, o que pode abrir um espaço para falhas de 
comunicação. 
 Quando tu atribui uma tarefa a um membro, ele logo será 
notificado desta, recebendo um aviso do que deve cumprir e qual o seu 
prazo. Além disso, o Podio ainda tem a opção “Recorda-me”, que irá 
avisar o membro alguns minutos ou horas antes de o prazo terminar. A 
opção “Repetir” é bastante útil para tarefas que se repetem com 
alguma frequência, como semanal ou mensal. Por exemplo, toda terça-
feira o membro deve enviar um relatório de projetos, então, ao 
selecionar essa opção, o Podio agendará automaticamente essas 
tarefas semanais e o membro será avisado disso toda semana. Para que 
esse agendamento automático não crie tarefas para sempre, é possível 
estipular um prazo de término, ou seja, até que data esse membro 
deverá enviar os relatórios ou ainda há a opção de entrar na tarefa e 
desligar essa opção após não haver mais necessidade de usá-la. 
24 
 Ainda na página de tarefas tu tens acesso às tarefas 
que tu deves cumprir, a todas as tarefas que já foram 
completadas e às tarefas que estão atrasadas. O software ainda 
te permite ter um controle geral sobre as tarefas que tu delegou 
aos outros membros, sobretudo para saber como está o 
andamento delas. 
 Outro ponto importante de ressaltar é que uma tarefa 
pode ser modificada a qualquer momento por quem a criou. Isso 
pode ser decidido em conjunto com o membro que deve cumpri-
la através de uma conversa dentro do workspace da própria 
tarefa, o que facilita muito a organização. 
25 
Ajuda e Suporte 
 O Podio conta com um 
material incrível sobre as suas mais 
diversas funções. Para ter acesso a 
isso, basta digitar sua dúvida que 
ele retornará com o material que 
poderá te auxiliar. Contudo, é 
importante ressaltar que essa 
busca deve ser feita em inglês, caso 
contrário ele não será capaz de 
reconhecer qual a dúvida. Além 
disso, todo esse material fornecido 
pela própria plataforma também 
está no idioma inglês. 
 Caso essa ferramenta não 
seja capaz de suprir sua 
necessidade, outra alternativa é 
visitar o Centro de Ajuda e Suporte 
(https://help.podio.com/hc/en-us), 
que apresenta uma gama de 
tutoriais sobre a plataforma, desde 
questões como criar aplicativos ou 
gerenciar a página. 
 Se a tua dúvida ainda não 
foi solucionada, tu também podes 
enviar um e-mail para a equipe. Em 
média, eles demoram uma semana 
para responder. 
APLICATIVOS PODIO 
 
É possível criar os aplicativos do Podio perfeitos para organizar a 
tua EJ sem necessidade de conhecimentos técnicos. 
 Com os aplicativos, é possível criar uma estrutura no 
Podio que corresponda exatamente à maneira como tua 
empresa trabalha. Os aplicativos facilitam e organizam o 
trabalho da tua equipe para que tu tenhas uma visão clara do 
progresso e das atividades da EJ. 
 Os itens de aplicativos (os registros criados nos seus 
aplicativos) podem ser exibidos usando uma grande variedade 
de layouts, desde tabelas simples até cartões. 
 Os relatórios oferecem uma maneira fácil de exibir 
processos de vendas, orçamentos de projetos, tempo restante 
para as entregas e muito mais. 
 
 Para criar um novo aplicativo, há duas opções: criar o 
próprio aplicativo ou adicionar um aplicativo pronto oferecido 
pelo Podio e pelas empresas que compartilham seus aplicativos 
na plataforma. 
27 
 As organizações que utilizam o Podio já criaram mais de 
um milhão de aplicativos personalizados e compartilharam no 
App Market. Por questões de controle, quando um usuário 
solicita compartilhar um aplicativo, o Podio, antes de adicionar 
ao App Market, analisa o quão funcional é o aplicativo. Dessa 
forma, os aplicativos que estão na loja passam por um filtro 
antes do compartilhamento, ou seja, na App Market se 
encontram apenas aplicativos que o Podio considera bons. 
Então, conforme a tua necessidade, tu podes facilmente 
adicionar esses aplicativos já prontos às tuas áreas de trabalho. 
App Market 
28 
 Para conhecer um pouco melhor as funcionalidades 
do aplicativo e como ele se aplica, basta clicar em “Saiba 
mais”. Irá abrir uma página com uma breve explicação deste, 
bem como alguns screenshots que mostram como ele 
funciona. 
 Adicionar um aplicativo pronto do Podio é bastante útil, 
sobretudo para as EJs que ainda estão na fase inicial da 
implementação do software, umas vez que ainda não há tanta 
familiaridade com ele e esses aplicativos prontos podem dar 
uma boa ideia de quais campos são interessantes ter em um 
aplicativo. A grande maioria dos aplicativos da loja está em 
inglês, mas é possível traduzir seu nome, os itens e os campos 
para o português. 
 
 No App Market ainda podem ser encontrados os Packs, 
que são pacotes de aplicativos que trabalham em conjunto. Por 
exemplo o Pack de gerenciamento de projetos traz os aplicativos 
Entregáveis, Reuniões e Projetos que se complementam entre si. 
 Como são milhares de aplicativos e packs catalogados, o 
Podio os separa por áreas, como RH, Vendas e Intranet. Além disso, 
por questões de praticidade, a loja ainda conta com uma ferramenta 
de busca bastante precisa, contudo esta só funciona em inglês. Por 
exemplo, se tu digitar “Project”, irão aparecer todos os diferentes 
aplicativos para projetos. 
29 
Criando teu próprio aplicativo 
 Na aba Geral, tu vais escolher o nome do aplicativo e o 
nome do item. Quanto ao tipo de aplicativo, recomenda-se 
selecionar a opção “Padrão” uma vez que essa te dará mais liberdade 
de personalização quando comparada às outras duas. Tu ainda irá 
selecionar um ícone para o aplicativo e, se achar necessário, 
adicionar uma breve descrição explicando sua funcionalidade. 
 Já na aba Avançado, tu vai editar algumas configurações do 
aplicativo, tais como as notificações dele que aparecem no mural de 
atividades e quem pode adicionar ou editar um novo item. 
Importante destacar que 
todos esses campos são 
personalizáveis. Eles 
podem ser nomeados e 
configurados para se 
adaptar ao processo de 
trabalho específico da EJ. 
Texto – Tem muitas funções, tais como nomear 
itens, escrever resumos de projetos, etc. 
Categoria - Usado para indicar o status do 
trabalho e para permitir classificação e 
filtragem.Data - Essencial para fixar prazos de entrega de 
projetos e programar horários de reuniões. 
Relacionamento* - Vincula aplicativos para 
indicar os relacionamentos entre dados. 
Contato - Usado para definir responsabilidades 
para os membros da equipe ou registrar os 
dados de contatos externos à área de trabalho 
onde o aplicativo se encontra. Por exemplo, 
um membro, mesmo que não esteja na área de 
trabalho, pode ver um item de um aplicativo se 
seu nome for adicionado nesse campo. 
Número - Permite registrar, reportar e calcular 
qualquer valor numérico inserido no aplicativo. 
Link - Compartilha links com visualizações de 
conteúdo e mídia incorporados do YouTube e 
Vimeo. 
Imagem - Inclui imagens para compartilhar 
designs, fotografias, capturas de tela e muito 
mais. 
Moeda - Registra valores monetários para 
controlar e calcular algum orçamento. 
Progresso - Usado para adicionar um indicador 
de porcentagem simples e visual. 
Cálculo* - Realiza cálculos e usa o JavaScript 
básico para programar e automatizar tarefas. 
Localização - Incorpora o Google Maps em 
itens de aplicativos para registrar e mostrar 
localizações. 
Duração - Registra a duração para acompanhar 
o tempo gasto, o orçamento e os cálculos. 
*Serão melhor explicados na sequência. 
Personalização dos campos 
 Além de ser possível alterar o nome dos 
campos, ainda é permitido fazer diversas alterações 
neles. Essas alterações são diferentes para cada 
campo. Abaixo estão alguns exemplos: 
DATA CATEGORIA HORA 
A TEXTO 
DOIS CAMPOS QUE MERECEM MAIOR ATENÇÃO 
 Os campos de relacionamento te ajudam a 
vincular itens relacionados entre aplicativos e até mesmo 
áreas de trabalho diferentes. Por exemplo, você pode 
vincular os projetos aos clientes para que sejam acessíveis 
entre si. 
 Já esse campo pode ser um pouco mais complexo, 
dependendo de que forma tu vai querer aplicá-lo. Os campos de cálculo 
podem ser usados ​​para manipular facilmente os dados adicionados aos 
aplicativos. Ele não só permite fazer cálculos matemáticos no aplicativo, 
mas também permite concatenar os valores em determinados campos 
juntos. Os valores são adicionados a um campo de cálculo usando 
variáveis. Utilize o símbolo "@" para procurar variáveis ​​no seu 
aplicativo. Tu também podes fazer referência a todos os campos de seu 
aplicativo, bem como a qualquer campo em aplicativos referenciados. 
 Ainda é possível adicionar sequências de texto no cálculo. O 
texto deve ser separado por citações e o símbolo "+" deve ser usado 
entre texto e variáveis ​​(por exemplo, Valor1 + "texto vai aqui" + Valor2). 
Os cálculos produzirão dados em um dos três tipos diferentes: Número, 
Data ou Texto. O tipo de saída é determinado na primeira vez que tu 
cria seu campo de cálculo. Isto é importante notar, uma vez que o tipo 
de saída não pode ser alterado. Se você tentar alterar de um tipo de 
saída para outro, você verá um erro que diz "O tipo de resultado 
alterado de [X] para [Y]." Para corrigir isso, basta excluir o campo de 
cálculo e recriá-lo para obter um novo tipo de saída. 
 Devido à complexidade desse campo, o Podio disponibiliza um 
PDF com algumas dicas de como programar nesse campo. O arquivo 
pode ser encontrado na central de ajuda do Podio. 
EXEMPLO EJECIV – APP REUNIÕES GERAIS 
 Na área de trabalho “Presidência” do Podio da EJECiv, 
há um aplicativo que serve exclusivamente para criar o evento 
da reunião geral da empresa. A sua principal função é criar e 
modificar a pauta para a reunião. 
ADICIONANDO UM ITEM (NESSE CASO, O ITEM É UM EVENTO) 
CRIANDO O APLICATIVO 
 Nesse caso, foram adicionados dois campos Texto (Título e 
Pauta), um campo Data, um campo Localização e um campo Contato 
(participantes). A ordem dos campos pode ser facilmente alterada, 
bastando clicar no campo e arrastá-lo para o local desejado. 
34 
VISUALIZAÇÃO DO APLICATIVO 
VISUALIZAÇÃO DO ITEM 
 Quando o membro responsável por criar o evento 
responsável por criar a reunião o faz, ele já adiciona todos os 
outros membros em “Participantes”. Esses membros ficarão 
classificados como “Talvez Comparece”. Cabe a cada um deles 
entrar no evento e selecionar “Comparece” ou “Não 
Comparece”. Além disso, esse membro responsável também 
adiciona a pauta, que pode ser modificada por qualquer um ate a 
data da reunião. 
EXEMPLO EJECIV – APP CADASTRO MEMBROS 
 Nesse aplicativo estão presentes os campos Cálculo, que pode 
ser considerado o mais complicado de se lidar, e o Relacionamento, o 
mais útil de todos os campos pelo fato de que ele permite relacionar 
diferentes aplicativos. 
 Começando pelo campo cálculo, aqui nomeado como 
Membro/Cargo, foi utilizada uma programação bem básica que irá 
“nomear” o item. Como funciona: como pode ser 
visto no detalhe, o membro que irá realizar seu 
cadastro não irá preencher campo pois ele irá 
ser preenchido automaticamente pelo Podio. 
Quando for apresentar cada item, o Podio irá 
“escrever” nesse espaço o nome do membro, 
pegando a informação do campo “Membro” e o 
Seu cargo, pegando a informação do campo “Cargo”. 
 Agora falando sobre o Relacionamento, um campo 
incrivelmente útil, ele pode ser exemplificado no campo “Entrada na 
Empresa”. Em um outro aplicativo (Semestres), que foi criado para 
armazenar dados, há itens com ano/semestre. Como ele é relacionado 
a esse aplicativo, quando o membro for criar seu cadastro, ele poderá 
escolher uma dessas opções que estão criadas no aplicativo Semestres. 
EXEMPLO EJECIV – APP CADASTRO MEMBROS 
RELACIONANDO OS APLICATIVOS 
PREENCHIMENTO DO CAMPO ENTRADA NA EMPRESA 
Essas opções de semestre são as que estão no aplicativo 
“Semestres”). 
VISUALIZAÇÃO DO ITEM 
37 
Configurações do aplicativo 
 É possível 
executar as mais diversas 
alterações em um 
aplicativo conforme as 
necessidades da EJ. 
 Para modificar 
os campos do aplicativo, 
tais como Texto ou 
Cálculo, basta clicar em 
“Modificar modelo” e a 
estrutura do aplicativo 
abrirá na forma de edição, 
sendo possível adicionar, 
alterar ou excluir campos. 
 A opção Configurações do aplicativo te permite alterar os nomes do 
aplicativo e do item, além de selecionar um outro ícone. Em Opções de layout se 
seleciona qual vai ser o modo de visualização dos itens adicionados ao aplicativo, 
podendo ser em Badge ou Tabela, por exemplo. Essa opção irá definir a forma 
padrão de visualização, ou seja, todos os membros, à princípio, irão ver os itens 
dessa forma. Contudo, cada membro pode, individualmente em seu Podio, 
alterar o formato, escolhendo o que fica melhor para si. 
 Quanto à questão dos dados adicionados em cada item do aplicativo, 
é possível exportar toda a informação presente para um planilha do excel. O 
contrário também pode ser feito desde que se respeite a configuração dos 
campos do aplicativo. Com o Formulário web, é possível permitir que qualquer 
pessoa (até mesmo pessoas de fora da empresa) preencha os campos do 
aplicativo sem entrar no Podio, sendo muito útil para enviar para pessoas de 
forma da empresa. O formulário contém os mesmos campos do aplicativo e, 
quando ele é preenchido, automaticamente um novo item é criado no aplicativo 
com toda a informação adicionada no formulário. 
 O recurso Gerenciar de fluxos de trabalho permite que tu adicione a 
lógica da causa-consequência para aplicativos do Podio. Por exemplo, tu podes 
instruir o teu aplicativo a criar uma tarefa ou comentário quando um item é 
criado ou uma determinada atualização é feita em um item. 
1 CAUSA 
É necessário ativar uma causa para criar um efeito. A causa pode 
ser a criação de um item ou a atualização deste. 
2 CONDIÇÃO 
Para que o efeito seja validado, a condição deve ser verdadeira. 
Pode-se escolher quantas condições forem necessárias. 
3 EFEITO 
O feito ocorrerá quando a causa for ativada eas condições 
verdadeiras. 
A LÓGICA DO FLUXO DE TRABALHO 
39 
A LÓGICA DO FLUXO DE TRABALHO - EXEMPLO 
 Pegando como exemplo o aplicativo “Metas” da EJECiv, é 
possível entender um pouco mais como funcionam os fluxos de 
trabalho no Podio. Nesse caso, a causa é a adição de uma meta e o 
efeito é a criação de uma tarefa. Quando uma meta é adicionada, 
automaticamente (pois não foi imposta nenhuma condição) uma tarefa 
referente a esta é criada. 
EFEITO 
CAUSA 
40 
MUDAR LAYOUT 
Mesmo que o criador do aplicativo tenha selecionado um 
layout padrão, cada membro pode escolher a maneira como 
deseja ver os itens do aplicativo. Os layouts disponíveis são 
Badge, Tabela, Calendário e Atividade. 
CLASSIFICAÇÃO 
Esse ícone permite alterar a ordem dos itens conforme a 
data de criação, a data da última edição ou pela ordem 
alfabética, por exemplo. 
OPÇÕES 
É possível escolher quais campos ficarão 
visíveis na página inicial do aplicativo. Só 
está disponível para o layout “Tabela”. 
Importante: esses campos apenas ficarão 
invisíveis na página inicial do aplicativo. Se 
tu clicares em algum item, todos os 
campos e as informações contidas nele 
ainda estarão lá. 
FILTRO 
É uma ferramenta muito útil para 
pesquisar informações no aplicativo. Por 
exemplo, supondo um aplicativo 
“Eventos”, para ver todos os eventos dos 
quais a EJ participou em novembro, basta 
selecionar no filtro a opção novembro e 
esses eventos serão listados. 
Configurações do aplicativo 
41 
 Ainda na aba de configurações do aplicativo, é 
possível cloná-lo para outra de área de trabalho. Essa 
opção permite clonar apenas a estrutura do aplicativo ou 
também transferir para a cópia toda a informação já 
contida nos seus itens. Tu também podes compartilhar o 
teu aplicativo no App Market para que ele fique disponível 
para as outras organizações. 
 Por fim, é também aqui que se exclui ou arquiva 
o aplicativo. A diferença entre essas duas opções é que, 
quando tu arquiva, o aplicativo é deletado da área de 
trabalho em que ele se encontra, mas pode ser restaurado 
a qualquer momento sem que nenhuma informação seja 
perdida. Para restaurar, basta ir no gerenciamento da área 
de trabalho. 
 
Relatórios 
 Os relatórios oferecem uma maneira fácil 
de exibir processos de vendas, orçamentos de 
projetos, tempo restante para as entregas e muito 
mais. De forma geral, o relatório apresenta de 
forma compilada todas as informações presentes 
em um aplicativo. 
42 
Aplicativo Podio 
 O Podio ainda oforece um aplicativo gratuito 
disponível para Android e iOS. Esse aplicativo conta com 
praticamente todos os recursos que a plataforma oferece e 
ainda traz a vantagem de enviar notificações ao membro 
pelo celular toda vez que ele é mencionado em uma 
publicação ou adicionado em um evento, por exemplo. 
43 
PROJETOS 
ENTREGAS 
REUNIÕES 
 Para manter a equipe produtiva, o Podio organiza 
todos os prazos de entrega, arquivos e conversas do projeto 
em um único lugar. Como cada projeto e cada equipe são 
diferentes, é possível adaptar o Podio à forma de trabalhar da 
empresa, escolhendo os recursos necessários para cada 
projeto e equipe. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 O painel da área de trabalho é utilizado para obter 
uma visão geral e rápida do trabalho da equipe. Mostra as 
últimas atualizações, o trabalho em andamento e destaca o 
trabalho atrasado. É possível ir para uma das entregas 
pendentes e publicar um comentário para perguntar o que 
está atrasando a sua conclusão, por exemplo. Além disso, 
pode-se utilizar o chat para falar diretamente com o membro 
que está devendo uma tarefa ou até mesmo iniciar uma 
conversa em grupo que inclui toda a equipe. Para pedir ajuda 
a outro membro da equipe é simples: basta atribuir uma 
tarefa no projeto correspondente e ele saberá exatamente o 
que fazer. 
 
 Quanto à questão do agendamento e 
organização de reuniões, o Podio acredita que uma 
reunião é muito mais do que apenas um local e uma data. 
Por conta disso, na plataforma é possível que a equipe se 
prepare, discuta a agenda antes da reunião e registre os 
próximos passos. 
 Além disso, a empresa pode criar os aplicativos 
que julgar necessários para a gestão dos projetos. Além 
disso, é possível adicionar arquivos a qualquer aplicativo 
do Podio graças à integração a serviços como o Google 
Drive e o Dropbox. Isso permite adicionar facilmente os 
arquivos do projeto como um PDF, por exemplo. Ainda 
nos aplicativos, cada projeto pode ser referenciado a 
empresas e clientes, bem como a pessoas que auxiliam 
nesse projeto, sendo consultar conversas e resultados 
anteriores relacionados com corrente projeto. 
 Quando o projeto é concluído, todo o trabalho e 
a comunicação ficam armazenados como referência. 
 
 
45 
 Quanto à questão da comunicação interna, o software 
surge como uma importante ferramenta para os membros se 
comunicarem e permanecerem conectados em diferentes locais. 
Quando há notícias importantes da empresa, elas são postadas no 
mural e todo mundo pode adicionar comentários para 
compartilhar sua opinião. É muito mais atraente do que os 
antigos e-mails em massa. 
 No Podio, todos podem postar atualizações, fazer 
perguntas e compartilhar conhecimento, incluindo imagens, links 
e documentos. Isto ajuda a manter a equipe unida. Além disso, é 
possível criar um banco de dados dos membros da empresa, 
podendo cadastrar ali seus contatos e até mesmo em quais 
projetos está trabalhando. 
 Os aplicativos do Podio ainda 
permitem realizar feedbacks internos 
entre os membros, agendar e organizar 
reuniões, cursos e eventos, monitorar as 
horas trabalhadas dos membros, 
gerenciar as atividades dos membros 
dentro da empresa e até mesmo delegar 
tarefas, de forma simples e prática. 
Graças à interface dinâmica e à 
capacidade de personalizar a plataforma, 
tudo isso se dá de maneira efetiva e 
acessível a todos os membros da EJ, que 
não precisam ter um amplo 
conhecimento sobre o funcionamento 
do Podio para utilizá-lo. 
FEEDBACK 
 
 
AGENDA 
 
 
CONTROLE DE 
TRABALHO 
 
ATIVIDADES 
 
 
TAREFAS 
 Muitas vezes, as ferramentas de CRM são 
muito entediantes ou muito complicadas, ou 
ambas. O Podio foi projetado para que o 
monitoramento dos teus clientes e vendas seja fácil 
e simples. Combinada com comunicação e 
gerenciamento de tarefas em tempo real e em um 
único lugar, o Podio torna-se uma eficiente 
ferramenta de vendas. 
Materiais e Pessoas 
Ainda se tratando de 
CRM, é também 
possível criar uma 
base de dados de 
materiais e pessoas 
que possam ajudar 
nas negociações e nos 
projetos. 
Modelos de 
apresentação e PDFs 
de estudos de casos, 
são encontrados 
facilmente pelos 
membros para fechar 
um negócio. 
 
Empresas 
No aplicativo 
Empresas é possível 
registrar os dados de 
contato de todos os 
clientes e potenciais 
clientes. Também 
indica claramente aos 
membros quem está 
no comando do 
relacionamento com a 
empresa e quando foi 
último contato, além 
de qual é o status da 
negociação e quais os 
próximos passos. 
 
Negociações e Acordos 
Sempre que um membro 
está trabalhando em um 
novo negócio, ele é 
introduzido no aplicativo 
de negociações, sendo 
este vinculado à 
empresa no aplicativo 
Empresas. Todo o 
processo pode ser 
rastreado em um único 
lugar, com canais e 
relatórios que atualizam 
a equipe com os status 
da negociação até o 
fechamento do acordo. 
 
 Acredito que a parte mais difícil de implementar o Podio é 
fazer com que os membros o utilizem. O segredo disso está em mostrar 
para eles as vantagens que ele traz para a EJ, tanto em produtividade 
interna quanto externa. Outro ponto importantíssimo é que o Podio 
deve ser fácil de ser utilizado,de outra forma ele não estará cumprindo 
sua função, mas sim prejudicando a empresa. 
 Na EJECiv, estamos usando efetivamente o Podio desde 
agosto de 2016. Contudo, nossa relação com o software é bem mais 
antiga. Eu e outro colega de EJ começamos a estudar e tentar 
implementá-lo desde o final de 2015, mas sem obter sucesso. E o 
motivo? Os membros consideravam muito trabalhoso mexer no Podio, 
além de demandar um grande tempo, ou seja, o ele não estava sendo 
funcional para a EJ. O principal fator gerador dessa dificuldade era o 
grande número de áreas de trabalho e de aplicativos que não eram 
utilizados. E a solução? Analisamos qual era a demanda da EJECiv para 
com o Podio. 
 Hoje contamos com duas áreas de trabalho aberta para todos 
os membros, a “Interno”, que serve como intranet, e a “Externo”, que 
serve como CRM e para gerenciar projetos (ainda em estruturação). 
Além disso, cada diretoria tem sua própria área de trabalho, mas nem 
todas são muito utilizadas no momento. Essa alteração otimizou 
drasticamente o uso do Podio na EJ, melhorando muito nossa 
produtividade. 
 Atualmente, por ter mais conhecimento, sou eu que 
administro o Podio na EJECiv, verificando as necessidades da empresa e 
dos membros e criando, editando ou excluindo aplicativos. A 
implementação de um novo aplicativo funciona mais ou menos assim: 
analiso como ele será útil para a EJ, estruturo seus campos conforme 
essa necessidade, crio um pequeno manual dele para os membros e, 
antes de implementarmos oficialmente, há uma fase de ambientação, 
em que os membros o testam e me enviam feedbacks. De acordo com 
as suas opiniões, eu faço as alterações necessárias. Se for decidido que 
ele não serve para a EJECiv, ele é excluído. 
O PODIO DA EJECIV