Ebook organizacao pessoal para advogados

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ORGANIZAÇÃO PESSOAL 
NA ADVOCACIA: 
técnicas e dicas para melhorar 
o fluxo de trabalho
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A organização pessoal é um dos principais fatores que 
podem definir o sucesso de um profissional na advocacia. 
O advogado, que lida com diversos clientes e ações 
judiciais diariamente, precisa saber gerenciar suas tarefas 
e tempo de trabalho para não perder prazos e não 
confundir os casos. Além de facilitar a rotina, a gestão de 
atividades contribui para aprimorar a produtividade nos 
escritórios jurídicos. 
Neste material serão apresentados os principais métodos 
utilizados para organização pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro 
e Kanban. Evidentemente, a tecnologia pode ser uma 
importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar 
as tarefas até a consulta delas, uma vez que com uma 
ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que 
você precisa ficará muito mais rápido.
Aprenda no ebook Organização pessoal na advocacia: 
técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho 
a definir o método de organização que melhor se adequa 
ao seu perfil e a usar a tecnologia a seu favor.
Boa leitura!
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Aprender a se organizar é um dos primeiros 
passos para alcançar o sucesso na carreira 
advocatícia. Gestão de tempo e de tarefas 
é fundamental, mas é preciso ter em mente 
que cada profissional tem um perfil e lida 
com suas demandas de forma diferente. 
De início, o mais importante é definir qual 
Existem vários métodos de organização 
pessoal consolidados. Listamos abaixo 
alguns dos mais conhecidos, mas se 
você não se identificar com uma técnica 
específica, não se preocupe — sempre é 
possível misturá-las e criar a sua própria 
maneira de gerenciar as atividades. 
Organização pessoal na advocacia: técnicas 
e dicas para melhorar o fluxo de trabalho
método de organização pessoal combina 
mais com a sua rotina, depois é só ter 
disciplina para segui-lo, automatizar o que 
for possível e delegar as tarefas que não 
necessariamente precisam ser cumpridas 
por você. 
1. Qual método escolher? 
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O método foi criado por David Allen e está 
descrito no livro A arte de fazer acontecer. 
Seu objetivo principal é esvaziar a mente 
do estresse causado pelo acúmulo de 
informações, permitindo executar as tarefas 
do dia a dia de forma eficaz e com o mínimo 
de tensão. Para fazer um GTD simples, 
são necessários um bloco de anotações e 
caneta (você pode substituir pelo bloco de 
Criado por Leo Babauta, é um método 
derivado do GTD. O autor propõe algumas 
diferenças em relação às técnicas de David 
Allen e promete deixar mais simples o 
controle das tarefas. No ZTD, o foco está em 
cumprir as tarefas, mais do que na maneira 
de coletá-las e organizá-las. Muitas pessoas 
reclamam que ao realizar o GTD sobram 
No blog Efetividade.net há exemplos e dicas mais detalhadas para quem quiser 
seguir o GTD ou o ZTD. 
notas do celular), uma agenda, fichas (para 
registrar as listas de ações, listas de projetos, 
tarefas delegadas e ideias incubadas) e 
pastas simples. A ideia é organizar e atualizar 
constantemente as listas de tarefas nos 
blocos de anotações e depois organizá-
las em fichas. A agenda será usada apenas 
para compromissos e deve ser revisada 
semanalmente. 
muitas demandas na ficha “próximas ações” 
e que perdem muito tempo definindo qual 
delas executar. O ZTD propõe a definição 
de MITs (Most Important Tasks) diárias, 
sendo possível selecionar, de preferência 
no dia anterior, quais tarefas executar e 
focar apenas nelas, deixando de lado a lista 
grande de ações futuras.
GTD (Getting Things Done) 
ZTD (Zen To Done) 
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Desenvolvida no final dos anos 1980 por 
Francisco Cirillo, parte do princípio que 
pausas frequentes tendem a aumentar a 
agilidade mental. Para utilizar essa técnica, 
basta dividir o seu tempo em períodos de 
25 minutos, os chamados “pomodoros”, 
e trabalhar ininterruptamente durante 
esse espaço de tempo. Os passos são os 
A palavra japonesa significa literalmente 
“cartão” ou “sinalização”. O método 
desenvolvido no final da década de 
1940 por Taiichi Ohno, na época vice-
presidente da Toyota, surgiu para melhorar 
o desempenho da equipe de produção e 
reduzir o desperdício, eliminando atividades 
que não agregam valor ao time. Atualmente, 
serve também como gerenciador de tarefas, 
funcionando da seguinte maneira: as cores 
servem para identificar cada projeto e 
atividades relacionadas a ele. Os cartões 
seguintes: criar uma lista de tarefas; escolher 
a atividade a ser executada; ajustar o alarme 
para 25 minutos; trabalhar na tarefa até que 
o alarme toque; registrar com um “x” na lista 
o que for realizado; fazer uma pausa curta 
(3 a 5 minutos); a cada quatro “pomodoros” 
fazer uma pausa mais longa para descanso 
(15 a 30 minutos).
coloridos vão passando por colunas que 
representam seu atual estágio, como “início”, 
“em andamento” e “finalizado”. Uma das 
principais vantagens do Kanban é que ele 
proporciona uma visão ampla do que está 
sendo feito, quais tarefas estão em cada 
etapa e o que e quanto está pronto. Ao 
adotar esse sistema, um escritório terá em 
mãos um maior planejamento e conseguirá 
enxergar a capacidade de trabalho da 
equipe. 
POMODORO
KANBAN
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Mesmo realizando um controle de 
tarefas de forma mais precisa, quem quer 
aprimorar a administração de tempo precisa 
desapegar de algumas atividades 
e aprender a delegar. Lembre-se, nem 
tudo é prioridade e nem tudo precisa ser 
resolvido por você. É comum ver em um 
escritório de advocacia recém-inaugurado, 
por exemplo, os sócios realizarem 
atividades operacionais e rotineiras como o 
pagamento de contas e o agendamento de 
compromissos. Com o tempo, isso pode ser 
repassado a secretárias e estagiários.
Para não ter retrabalho, é importante 
acompanhar se a execução das 
tarefas delegadas foi bem feita — a 
responsabilidade maior continua a ser de 
quem delegou. Além de contribuir para 
a gestão de tempo no trabalho, distribuir 
atividades contribui para formar uma equipe 
que se sinta constantemente desafiada.
2. Por que é importante delegar? 
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Qualquer um dos métodos listados no item 
1 desse eBook pode ser eficaz se você tiver 
disciplina para segui-lo. O problema é que a 
maior parte das etapas é feita manualmente, 
o que demanda bastante tempo. Claro que 
isso poderá ser revertido em produtividade, 
mas alguns softwares ajudam a fazer a 
gestão de tarefas de maneira mais rápida. 
Trello, Google Calendar, Evernote, e 
OneNote são algumas ferramentas que têm 
essa função. Muitas de suas funcionalidades 
são baseadas nas tradicionais técnicas de 
organização pessoal citadas. 
É importante destacar que a tecnologia 
pode agilizar toda a rotina de um advogado, 
não apenas no momento de listar e 
priorizar as tarefas. O advogado que não 
dispõe de uma ferramenta específica para 
acompanhar intimações, por exemplo, 
3. Use a tecnologia a seu favor
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precisa pesquisá-las nos diários de justiça 
disponíveis nos sites dos tribunais ou em 
recortes de jornais impressos. Esse serviço 
também pode ser terceirizado, com a 
contratação de uma empresa que faz 
essa busca e entrega a intimação para o 
advogado via e-mail ou portal, ou mesmo 
em papel, se o trabalho foi feito a partir de 
recortes e impressões.
Um software desenvolvido exclusivamente 
para advogados, como o SAJ ADV, integra 
todasessas etapas e facilita a gestão 
de tempo e tarefas nos escritórios de 
advocacia. O software jurídico possibilita, 
por exemplo, ler intimações e identificar 
o processo e a equipe responsável por 
ele, permitindo delegar e acompanhar 
atividades na mesma ferramenta. 
Não perder prazos é outro ponto 
fundamental. Para controlar datas e 
tarefas, o SAJ ADV oferece um módulo que 
incorpora a agenda de reuniões, audiências 
e prazos. O advogado pode visualizar todas 
as suas atividades em uma única ferramenta, 
priorizando os prazos processuais e 
acompanhamento as atividades da sua 
equipe.
Ao proporcionar a troca de mensagens 
por meio de comentários, os colegas de 
trabalho são notificados em tempo real, 
facilitando a comunicação interna e o 
compartilhamento de tarefas entre todos 
os colaboradores do escritório. Por operar 
em nuvem, o software ainda possibilita 
o acompanhamento de pendências de 
maneira prática e rápida, por meio do 
celular, tablet ou computador. Modernizar 
a gestão do seu escritório de advocacia 
garante mais produtividade e qualidade dos 
serviços prestados, além do envolvimento 
da equipe.
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Uma iniciativa
Obrigado pela leitura e até a próxima!
A partir desse material, esperamos que 
você tenha identificado a importância da 
gestão de tempo e de tarefas para o seu 
sucesso profissional, além de ter escolhido 
o método de organização que mais 
combina com seu perfil e rotina. Não se 
esqueça que a tecnologia pode ser uma 
aliada e propiciar ganhos em produtividade 
e qualidade dos serviços. 
Além de eBooks, temos vários artigos 
publicados no nosso blog sobre carreira 
jurídica e gestão de escritórios de 
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