PRODUTIVIDADE-E-ORGANIZAÇÃO-GESTÃO-DO-TEMPO

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PRODUTIVIDADE E ORGANIZAÇÃO - GESTÃO DO TEMPO 
 
 
 
 
 
 
 
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Sumário 
NOSSA HISTÓRIA ................................................................................................................................ 3 
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 4 
2. GESTÃO DO TEMPO .................................................................................................................... 6 
3. PRODUTIVIDADE E ORGANIZAÇÃO ............................................................................................14 
4. DEMING – QUALIDADE E PRODUTIVIDADE ................................................................................15 
5. CICLO PDCA ...............................................................................................................................18 
6. GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE NA ENFERMAGEM .......................................................20 
7. BUROCRACIA DA QUALIDADE E PRODUTIVIDADE .....................................................................23 
8. AS DIFERENTES CAPACIDADES HUMANAS .................................................................................28 
CONCLUSÃO .....................................................................................................................................35 
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................................36 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
 
 
NOSSA HISTÓRIA 
 
 
A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em 
atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-Graduação. Com 
isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível 
superior. 
A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de 
conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no 
desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de 
promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem 
patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras 
normas de comunicação. 
A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e 
eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. 
Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de 
cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do 
serviço oferecido. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. INTRODUÇÃO 
 
No decorrer do último século, as mudanças no trabalho e no âmbito 
organizacional se tornaram constantes. O desempenho organizacional está 
intimamente relacionado ao desempenho individual e coletivo, assim como a 
sobrevivência e o sucesso das organizações dependem fortemente das competências 
dos indivíduos. Conforme McClelland (1973, apud FLEURY e FLEURY, 2001), as 
competências abrangem um conjunto de saberes necessários, ao longo do tempo, 
para o exercício de uma profissão e se baseiam em três dimensões: conhecimentos, 
habilidades e atitudes. 
Esse cenário favoreceu o surgimento de novas ferramentas, dentre as quais o 
coaching vem recebendo destaque. De acordo com Krausz (2007), o coaching auxilia 
a ajustar competências e a orientar quais devem ser cultivadas, aperfeiçoadas ou 
estimuladas. Também desenvolve pessoas e as prepara para as constantes 
modificações do ambiente coorporativo. Segundo a autora, essa metodologia consiste 
em um processo de desenvolvimento pessoal e profissional, com foco no presente e 
no futuro, que auxilia o indivíduo a atingir seus objetivos por meio da identificação, do 
entendimento e do aprimoramento de suas competências. O coach, profissional 
responsável por conduzir o processo, auxilia o cliente, o “couchee”, a atingir o máximo 
do seu potencial, incentivando-o na busca dos resultados e ensinando-o a aprender 
com seus próprios recursos e limites. 
 
 
 
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No contexto empresarial, o coaching organizacional representa um meio de 
trabalhar com pessoas e torná-las mais competentes e mais realizadas. Dessa forma, 
segundo Flaherty (1999), os indivíduos setornam capazes de contribuir de maneira 
mais intensa para suas organizações e de encontrar significado 
No que fazem. De modo bem similar, Chiavenato (2002) coloca que o coaching, 
dentro da organização,consiste em um relacionamento que gera novos 
conhecimentos, habilidades e atitudes e agrega valor à organização. 
De acordo com Ferreira (2008), as discussões acerca da contribuição do 
coaching para o desenvolvimento de executivos ainda apresentam informações 
imprecisas e incipientes. Da mesma forma, percebe-se que o coaching é um tema que 
recebe pouca atenção no que diz respeito a pesquisas científicas. 
Nota-se, portanto, a necessidade de iniciativas que busquem aprofundar as 
questões sobre o assunto. Essesconhecimentos podem auxiliar no processo de 
seleção de alternativas que contribuam de maneira maisconsistente com o 
desenvolvimento de executivos. 
Os líderes que participaram de coaching trazem dados importantes para 
verificar as contribuiçõesdo processo para o indivíduo e para a organização. Isso 
significa que analisar executivos, gestores de organizações, que tenham participado 
de processos de coaching, permite identificar os principais benefíciospara o seu 
desempenho e atuação. Assim, é possível identificar uma oportunidade de análise que 
parte doindivíduo e de suas ações, para os impactos causados sobre o ambiente. 
Destaca-se, como objetivo geral deste estudo, a necessidade de identificar e 
analisar a contribuiçãodo coaching para o indivíduo e para a organização. Para que 
isso seja possível, é importante determinar ascompetências individuais desenvolvidas 
a partir do coaching, compreender como ocorreram a busca e oprocesso realizado, 
além de identificar e avaliar os resultados e as aprendizagens obtidas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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2. GESTÃO DO TEMPO 
 
Figura 1 
 
Gerenciamento de tempo é o ato ou processo de planejamento e execução do 
controle consciente sobre a quantidade de tempo gasta com atividades específicas, 
especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade. 
É uma meta-atividades cujo objetivo é maximizar o benefício geral de um 
conjunto de outras atividades dadas uma quantidade limitada de tempo. 
O gerenciamento de tempo pode ser ajudado por um conjunto de habilidades, 
ferramentas e técnicas usadas para gerenciar tempo quando coisas específicas são 
realizadas: tarefas, projetos e objetivos de acordo com datas finais. Inicialmente, 
gerenciamento de tempo dizia respeito apenas a negócios ou atividades de trabalho, 
mas o termo foi expandido para incluir também atividades pessoais. Um sistema de 
gerenciamento de tempo é uma combinação de processos, ferramentas, técnicas e 
métodos. Porque esse tipo de gerenciamento é necessário em qualquer 
desenvolvimento de projeto, pois determina o tempo de realização e o escopo do 
mesmo. 
Os principais temas da literatura do gerenciamento de tempo incluem os 
seguintes tópicos: 
 Criação de ambientes que levem a efetividade. 
 Definição de prioridades. 
 Cumprimento de atividades dessas prioridades. 
 O processo de reduzir o tempo gasto em atividades não-prioritárias. 
 
 
 
 
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Gerenciamento de tempo tem sido considerado um subconjunto de diferentes 
conceitos tais quais: 
- Gerenciamento de projeto: gerenciamento de tempo pode ser considerado um 
subconjunto do gerenciamento de projetos, sendo chamado nesse contexto de 
planejamento de projeto e agendamento de projeto. 
- Gerenciamento de atenção 
- Gerenciamento pessoal de conhecimento. 
Atualmente,muitos são os ladrões da nossa atenção: redes sociais, 
smartphones e o famigerado Whatsapp, e-mails sem fim e, não bastassem todas 
essas distrações tecnológicas, ainda existem as muitas interrupções no trabalho, 
como os telefonemas e até colegas solicitando nossa atenção. 
Isso gera uma perda de tempo irreparável ao longo das nossas horas, dias e 
semanas. E de tempos em tempos nos perguntamos: “Por que não consegui cumprir 
com minhas tarefas, se não parei de trabalhar nem um minuto?” 
Isso pode gerar frustração, cansaço e até serviço indo para casa com você no 
final do dia. E isso apenas reforça a ideia de que você não tem uma gestão do tempo 
no trabalho. 
A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntas, porque ser produtivo 
não tem nada a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos 
resultados gerados nestas horas. 
Às vezes, duas horas extras com foco total no trabalho e livre de interrupções 
geram muito mais produtividade do que 8 horas seguidas no horário comercial. 
Esse resultado reflete uma boa gestão do tempo no trabalho, mas nem sempre 
conseguimos tê-la e, nos perguntamos: por quê? 
Uma pesquisa conduzida pela professora da Universidade da California de 
Irvine, Gloria Mark, revela que cada vez que a pessoa é interrompida, ela leva cerca 
de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no assunto em que estava. 
E isso é terrível para a questão da produtividade. 
Essa pesquisa talvez comece a nos apresentar as respostas para aquelas 
perguntas sobre o porquê de não conseguirmos terminar nossas tarefas. 
Como gerir prazos curtos e apertados? 
Atualmente, em tempos de prazos curtos e apertados, muito se fala em gerir 
bem suas horas. Mas o que é gestão de tempo? 
 
 
 
8 
Gestão do tempo nada mais é que um ato ou processo de planejamento e 
execução do controle consciente do tempo e das atividades. Você deve saber o 
quanto gastou e ainda vai gastar para executar determinadas tarefas; se não sabe, 
planeje. 
Na verdade, em qualquer área, a administração do tempo e organização são 
peças fundamentais. 
Por exemplo, se você está gerenciando um projeto vai querer encontrar a 
melhor forma de executar o trabalho, ou então pensar em uma melhor forma de gestão 
do tempo em projetos, considere utilizar algumas ferramentas de gestão, como um 
Modelo de Canvas, PM VISUAL, Kanban ou Métodos Ágeis Scrum, que são 
elementos que podem otimizar muito o seu tempo na etapa de planejamento. 
O que faz você perder seu tempo? 
No ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que cada 
colaborador gera para sua organização. 
Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas atividades. 
Entretanto, os resultados negativos exigem que as prioridades sejam revistas para 
que o colaborador volte a ser produtivo. 
Muitas vezes, segue-se uma rotina diária previamente estabelecida pelo nosso 
senso crítico de prioridade. Porém, quantas vezes se dá importância apenas àquilo 
que queremos? Por isso, é muito importante prestar atenção naquilo que anda 
roubando seu tempo. 
Os desperdícios de tempo podem ser divididos em duas origens: autogerados 
e gerados pelo ambiente. Quantos e-mails sem importância você têm recebido? 
Quantas mensagens respondeu pelo Whatsapp? Esses são desperdícios típicos da 
atualidade. 
Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta um 
pouco de atenção para notá-los: 
Desorganização 
Como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite que você encontre 
tudo o que precisa facilmente? 
Procrastinação 
O quanto você adia suas ações? Isso é algo comum, porém torna-se um 
problema quando impede o funcionamento normal de suas ações. 
 
 
 
 
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Incapacidade de dizer não 
Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar 
sobrecarregado. A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e por consequência, 
menor produtividade; 
Ladrões de tempo 
Quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes 
sociais? Hoje em dia é muito fácil se distrair e passar horas fazendo isso. 
Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são mais 
difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões com stakeholders, 
conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são 
alguns exemplos. 
Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho? 
Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar a mão 
na massa. Há algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua 
produtividade. 
Um fato muito importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que há 
horários ao longo do dia em que você produz mais. Alguns especialistas chamam isso 
de horário nobre. É aquele período em que você sente que desempenha melhor suas 
atividades. 
Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, à noite e até 
mesmo de madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para 
realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção. 
Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta 
também é uma dica que varia para cada pessoa. 
Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso 
descobrir qual funciona melhor para você. Os planos servem tanto para definição de 
prioridades quanto um meio de consulta e referência. Além de servir como um ótimo 
organizador de tempo. 
Planejamento de atividades e prioridades 
Mas não basta planejar se você não souber como executar. Para um bom 
gerenciamento de tempo, existe um método chamado “Sistema ABC de Prioridades”. 
Esse sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada 
atividade de seu planejamento, sendo: 
A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica; 
 
 
 
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B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada 
imediatamente; 
C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência. 
Se você é líder de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizar suas 
tarefas. Possuir metas claras auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final 
de determinada atividade. 
Mas, o grande segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade 
é não tocar na mesma tarefa duas vezes. Fazer o certo da primeira vez impede que 
você tenha que fazer a mesma tarefa novamente. 
Como fazer a gestão do tempo? 
Já para o dia a dia, vamos dar aqui algumas dicas de como fazer a gestão de 
tempo no trabalho ou mesmo na sua via cotidiana para obter os resultados desejados, 
e ainda haja tempo para você descansar, fazer uma academia ou ainda, se precisar, 
partir para outras tarefas. 
Assim sendo, aqui vão algumas sugestões de como administrar o tempo: 
1. Diminua as distrações 
Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, diminua o tempo 
perdido com as distrações como Whats app, redes sociais e até a leitura 
indiscriminada dos e-mails durante o dia inteiro. 
Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alertas de e-
mails, e reservar um ou dois momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-
mails ou mídias sociais. Se você for um “viciado” no celular, sugiro se esforçar um 
pouco e mudar esse hábito, que além de prejudicar a sua organização do tempo, afeta 
também a sua saúde. 
 
2. Planejamento e Revisão semanal 
Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e 
produtividade, tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas 
atividades da semana, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até 
profissionais engavetados. 
Esse planejamento semanal poderá ser modificado, se necessário, com o 
decorrer da semana. Eu, particularmente, gosto de fazer no domingo à noite – na hora 
do “Fantástico” – 30 ou 40 minutos são o suficiente para ter uma boa administração 
de tempo. 
 
 
 
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3. Façauma agenda 
 
Figura 2 
 
 
Tenha uma agenda. É preciso ter uma agenda na qual você consiga enxergar 
os compromissos do dia, da semana e até os mensais. 
Use uma agenda de papel ou eletrônica, ou até uma planilha de gestão do 
tempo, para organizar melhor suas tarefas e o prazo que têm para concluí-las. 
Existem várias ferramentas que vão ajudá-lo nisso. Eu particularmente utilizo a 
agenda do Google, sincronizada com o meu celular. Então, onde estou dá para saber 
rapidamente tudo o que tenho programado até o ano que vem, dos compromissos que 
já tenho agendado. 
Mais uma coisa: revise essa agenda todo dia no início da manhã ou no final do 
dia anterior (preferível) já veja sua programação do dia que está por vir. 
 
4. Tire as pendências da cabeça 
Anote as pendências, para não ficar perdendo tempo pensando nelas - o que 
atrapalha muito a sua produtividade - e escolha um momento para resolvê-las. Essas 
“pendências” ficam ocupando um espaço importante do cérebro, cansa a cabeça e 
consome uma energia danada. 
Só para você fazer um paralelo, é como o celular procurando sinal de wi-fi o 
tempo todo que ele está ligado. Isso consome uma bateria danada, não é mesmo? 
Para fazer isso – tirar as pendências da cabeça - você pode utilizar uma agenda 
de papel, o celular, criar um grupo no Whatsapp só com você ou ainda, um aplicativo 
– eu utilizo por exemplo o “To do ist”, mas existem vários outros aplicativos. 
 
 
 
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5. Faça agora e não deixe para amanhã 
 
Figura 3 
 
 
Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-
mail urgente--, faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não 
procrastinar”. Se for tomar um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será 
necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão. Assim você 
consegue a otimização do tempo! 
Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista 
de coisas urgentes que você ainda não fez. 
 
6. Tenha foco 
Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa. 
Um estudo do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres comprovou que o 
estado multitarefa pode reduzir até 40% da produtividade. 
É aquela mesma história do “dirigir” e atender o celular, a atenção fica dividida 
e alguma parte do que está sendo executado sai perdendo nisso. Neste caso, a 
atenção no trânsito – que certamente que é o que merece uma prioridade nesse 
momento - é prejudicada. 
 
 
 
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Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo 
muitas coisas ao mesmo tempo, saiba que vai acabar levando muito mais tempo para 
completar cada tarefa, do que se tivesse fazendo uma a uma isoladamente. 
 
7. Saiba priorizar 
Analise suas tarefas do dia e siga o seu planejamento. Além disso, considere 
as prioridades: saiba diferenciar o que é urgente e importante, importante e não 
urgente, e veja se não está classificando algo como “urgente e não importante” e sair 
correndo ou colocando foco em algo que não deveria. 
Estudos mostram que a maioria das pessoas dedicam a maior parte do seu 
tempo no que é “Importante e Urgente” o chamado “Fire Fighting” – ou seja, vive 
apagando incêndio. Para uma boa gestão de tempo e produtividade, o ideal seria 
dedicar cerca de 70% naquilo que for “Importante e Não urgente”. Sinal de 
Planejamento, organização, produtividade e eficiência. 
 
8. Seja gestor do próprio tempo 
 
Figura 4 
 
Cuidados com os pedidos de atenção de “1 minutinho” de outras pessoas! 
 Esses pedidos são verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização 
do trabalho. 
Esse prazo nunca é real, e pode levar 30 ou 40 preciosos minutos do tempo 
que você já não tinha. Organize essa conversa, olhe para a sua agenda e veja onde 
você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o seu planejamento. 
 
 
 
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3. PRODUTIVIDADE E ORGANIZAÇÃO 
 
Definições De Produtividade 
Estudar sobre produtividade é, na verdade, buscar identificar, analisar 
eminimizar a influência de fatores que possam distorcer os resultados esperados.Para 
Santos (2006, p. 1), 
Produtividade é minimizar cientificamente o uso de recursos materiais, mãode-
obra, máquinas, equipamentos etc., para reduzir custos de produção,expandir 
mercados, aumentar o número de empregados, lutar por aumentosreais de salários e 
pela melhoria do padrão de vida, no interesse comum docapital, do trabalho e dos 
consumidores. 
Mas tais fatores, segundo o mesmo autor, encontram-se imbricados 
emdeterminadas circunstâncias que podem comprometer a produtividade, por 
exemplo: 
a) Para medir a produtividade numa área de vendas é preciso considerar 
ascondições de entrega, os prazos de pagamento e a margem de lucro daoperação. 
b) Para o setor de compras, existem certas normas essenciais para o 
bomandamento da empresa: avaliar o número de pedidos emitidos pelaquantidade de 
produtos acabados obtidos, e levar em conta o número depessoas envolvidas neste 
processo, o percentual de pedidos recebidos noprazo combinado e a freqüência de 
faltas de estoque, e também osvalores pagos pelos produtos adquiridos (preço, fretes, 
transportes etc.). 
c) Determinar a quantidade de peças produzidas por homem x hora,analisando o 
índice de desperdício, de refugo, o retrabalho e a qualidadeobtida em cada posto de 
trabalho, bem como o custo social (afastamentose acidentes de trabalho) aferido 
(SANTOS, 2006). 
Conforme Reggiani et al. (2005), o conceito de produtividade vem associado 
àmaneira como é utilizado determinado recurso na produção de um bem ou 
serviço,mas, apesar de ser importante, não é o único fator que reflete o desempenho 
deuma organização, pois desta avaliação constam outros fatores, a exemplo, 
daeficiência, qualidade, lucratividade, ambiente de trabalho e inovação. 
A produtividade pode apresentar-se sob diversos aspectos e pode 
sermensurada a nível de uma empresa, indústria, economia regional, um país ou 
atéglobal. A gestão da produtividade nada mais é do que analisar, planejar 
 
 
 
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eimplementar ações no negócio sob a ótica da avaliação da relação entre os 
insumosutilizados e os resultados obtidos. Normalmente utilizada com relação aos 
recursoshumanos, não deve subjugar os demais recursos para que a análise não se 
tornevulnerável e indutora de ações equivocadas (REGGIANI ET AL., 2005). 
A produtividade é um instrumento no apoio ao processo de gestão, e tem 
semostrado eficaz na avaliação, principalmente da organização como um todo. 
 
 
4. DEMING – QUALIDADE E PRODUTIVIDADE 
 
Deming foi um economista americano, que conhecendo os métodosestatísticos 
e suas aplicações, passou a empregá-los em busca da qualidade. 
Assim, teve sua maior aplicação na indústria japonesa, a partir da metade do 
séculoXX e foi considerado um dos maiores responsáveis pelo ressurgimento da 
economiajaponesa. Segundo Deming, “Qualidade é atendimento às necessidades 
atuais efuturas do consumidor”. 
Uma das maiores preocupações de Deming é manter sob controle o que 
oconsumidor deseja e criar produtos capazes de satisfazer essanecessidade. Para 
verificar se esses produtos serão feitos na medida certae ao gosto do consumidor, ele 
abre mão dos recursos estatísticos utilizandográficos e métodos capazes de prever e 
servir de base para análise dosprodutos e da produção em geral, reconhecendo 
quando é ou nãonecessário interferir no processo (PROFICIENCE, 2008, p. 1). 
Deming entende que não há um sistema estruturado para a condução 
daqualidade, mas propõe 14 pontos primordiais para a implantação da qualidade 
sobexclusiva responsabilidade da gerência: 
1. Crie uma constância de propósito com a finalidade de melhorar produtose 
serviços, com um plano para tornar a empresa competitiva, visando a suapermanência 
no mercado. Segundo o Dr. Deming, estabelecer constânciade propósito é: saber o 
que fazer; e manter a constância de propósito é:fazer o melhorpossível. 
2. Adote uma nova filosofia. Estamos em uma nova era econômica. Nãopodemos 
mais viver com os níveis comumente aceitos de atrasos, erros edefeitos com 
materiais. Adotar uma nova filosofia é difícil. É necessárioquebrar preceitos, introduzir 
novas idéias, ou seja, é necessária uma revolução na maneira de pensar da maioria. 
Esse foi um dos motivos pelosquais a filosofia não foi amplamente aceita nos Estados 
 
 
 
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Unidos. A gerênciaprecisa aprender suas responsabilidades e assumir a liderança 
para mudar.O princípio fundamental da nova era econômica é: melhor qualidade 
custamenos, não mais. 
3. Deixe de contar com a inspeção em massa. Ao invés disto, exijaevidências 
estatísticas de que a qualidade está embutida no processo.Cada um de nós tem 
clientes e fornecedores, e cada um de nós é umcliente e um fornecedor. 
4. Termine com a prática de realizar contratos de compra só na base depreço, 
exija a qualidade total. Mude para um único fornecedor de umdeterminado item, 
estabelecendo um relacionamento de longo prazobaseado na lealdade e confiança. 
O princípio da redução de fornecedorescitado por Deming não é aplicado apenas a 
fornecedores externos, mastambém aos fornecedores internos, pois dentro da 
empresa cada um é umfornecedor de outro processo. 
5. Encontre os problemas. É função da gerência trabalhar continuamentesobre o 
sistema. Aperfeiçoar constantemente e interruptamente o sistemade produção e 
serviços para melhorar a qualidade e produtividade, e assimdiminuir contentemente 
os custos. O processo de melhoria se dá através dociclo Deming (também chamado 
PDCA. 
6. Institua métodos modernos de treinamento no local de trabalho. 
7. Institua melhores métodos de supervisão. Reaja imediatamente aoreceber 
informações sobre os problemas. 
8. Expulse o medo para que todos possam trabalhar eficazmente pela companhia. 
9. Elimine barreiras entre os departamentos. 
10. Elimine metas numéricas, cartazes, slogans e exortações para a forçade 
trabalho, pedindo novos níveis de produtividade e zero defeito semfornecer os 
métodos para atingi-los. 
11. Elimine padrões de trabalho que prescrevem cotas numéricas. 
12. Exclua as barreiras entre o operário e o seu direito de mostrar suas habilidades. 
13. Institua um vigoroso programa de educação e retreinamento. 
14. Crie uma estrutura para que a alta administração conduza diariamenteos treze 
pontos acima (PROFICIENCE, 2008, p. 2). 
 
 
 
 
 
 
 
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Figura 5 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5. CICLO PDCA 
 
O ciclo PDCA ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming foi implementado noJapão 
após a Segunda Guerra Mundial e tem por princípio tornar mais claros e ágeisos 
processos envolvidos na execução da gestão. 
O PDCA é aplicado principalmente nas normas de sistemas de gestão edeve 
ser utilizado (pelo menos na teoria) em qualquer empresa de forma agarantir o 
sucesso nos negócios, independentemente da área oudepartamento (vendas 
compras engenharia etc...) (CICLO, 2007, p. 1). 
Os quatro passos que compõem o PDCA (termos em inglês PLAN, DOCHECK 
e ACT) são estruturados para que as atividades sejam realizadas erepensadas de 
modo que haja uma avaliação constante em busca da otimizaçãodos resultados. São 
eles: 
Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos (metas), 
procedimentos e processos (metodologias) necessárias para atingir osresultados. 
Do (execução): realizar, executar as atividades. 
Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados,avaliar 
processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos,especificações e 
estado desejado, consolidando as informações,eventualmente confeccionando 
relatórios. 
Act (ação): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os 
relatórios,eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma 
amelhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução ecorrigindo 
eventuais falhas (CICLO, 2007, p. 2). 
Uma característica importante do Ciclo PDCA é que quanto mais vezes ele 
forexecutado maior será a melhoria contínua, otimização na execução dos 
processos,possibilitará a redução de custos e o aumento da produtividade. 
 
Aprender A Administrar O Tempo Para Ser Mais Produtivo 
Berg (2006) apresenta algumas dicas para administrarmos o tempo, tornando-
nos mais produtivos: 
1. Estabeleça os objetivos com clareza. 
 
 
 
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2. Faça uma lista diária e priorize as atividades. 
3. Delegue a alguém apto à tarefa ou que receba treinamento para estar apto. 
4. Saiba tomar decisões, auxiliado pelas perguntas clássicas W5 e 1H: 
Who,What, When, Where, Why, How (Quem? O Quê? Quando? Onde? Por Quê? 
Como?Respectivamente). 
5. Saiba dizer NÃO, principalmente ao excesso de trabalho e ao acúmulo 
deatividades. 
6. Seja breve ao telefone. 
7. Faça reuniões produtivas, com um coordenador e assuntos previamente 
agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos 
participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os 
compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou 
projetos) e as datas de realização. 
8. Evite o perfeccionismo. 
9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor. 
10. Organize-se. 
11. Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails): 
a. JogarFora; 
b. Transferir papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seuinteresse 
ao chefe, colega ou subordinado. 
c. Agir. Tome atitude logo em relação a algum papel (ou e-mail), e se nãopuder 
executar as tarefas, delegue-as a alguém. 
d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. 
12. Pratique a relação 80/20. 
Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 
80%das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das 
riquezasrestantes são produzidas por 80% das nações. Essa relação vale também 
para aadministração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de 
suasatividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de 
outrostrabalhos. 
Segundo Berg (2006), a falta de tempo é o eterno álibi dos 
incompetentes,enquanto que a alta produtividade é o resultado dos que aprenderam 
a esgrimir como fantasma do tempo. 
 
 
 
 
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6. GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE NA ENFERMAGEM 
 
A Enfermagem, assim como todas as carreiras da área de saúde, exige muito 
tempo, dedicação, paciência e organização dos profissionais. Os plantões são longos, 
a fila de pacientes na sala de espera é imensa e as atividades são diversas, 
envolvendo inúmeros setores. 
Por isso, é essencial que o profissional de enfermagem planeje bem as suas 
ações no trabalho para não se perder e atrapalhar o andamento das atividades. 
 
1 - Faça uma coisa de cada vez 
Muitas vezes, queremos adiantar as nossas tarefas e acabamos fazemos 
inúmeras coisas de uma só vez. Isso é perigoso, especialmente para o profissional de 
enfermagem, que trabalha com a saúde dos pacientes e precisa estar atento aos 
mínimos detalhes. 
Por isso, sempre que você tiver que realizar alguma atividade que exija um alto 
nível de concentração, o melhor é manter o foco e fazê-la separadamente. Ser 
multitarefas, neste caso, só atrapalha, já que é possível que você cometa alguma falha 
e tenha que refazê-la. 
 
2 - Tenha uma lista de tarefas 
Uma lista de tarefas ajuda a identificar rapidamente tudo o que precisa ser 
realizado no dia. É claro que sempre surgem tarefas urgentes de última hora, 
especialmente no setor de emergências, porém, uma boa lista reduz o seu esforço 
mental para se lembrar das atividades e não permite que nada passe batido. 
Uma dica é adicionar as tarefas urgente em uma tabela ao lado, em destaque, 
e as menos urgentes em outra, com prazos de entrega. Aos poucos, você vai se 
acostumar a verificar essa lista todos os dias demanhã e perceberá a melhora na sua 
eficiência e organização. 
 
3 - Durma bem 
É uma dica bem clichê, mas que a maioria das pessoas não leva a sério. Um 
bom sono aumenta consideravelmente os níveis de produtividade. E aqui não estamos 
 
 
 
21 
falando somente da quantidade de horas dormidas, mas, especialmente, da qualidade 
do sono. 
Ao deitar para descansar, desligue a TV e todos os aparelhos eletrônicos. 
Esvazie a mente, limpando todo o estresse do dia do hospital, clínica ou consultório 
e, em seguida, deixe que o sono reponha as suas energias para uma nova jornada. 
 
4 - Recompense a si mesmo 
Geralmente, somos duros e nos cobramos demais. Por isso, uma pequena 
recompensa pode fazer milagres! Estabeleça “presentes” para você ao conquistar 
metas diárias, mensais e anuais. 
A ideia é que as recompensas aumentem de acordo com o grau de dificuldade 
da meta definida. Pode ser um passeio que você quer fazer faz tempo, uma roupa que 
você está de olho, uma comida diferente e, até mesmo, aquela viagem dos sonhos. 
 
5 - Aprenda a dizer não 
Muitas pessoas têm dificuldade em dizer não, mas, às vezes, isso é preciso. 
Se você diz sim para todas as pessoas em relação à coisas que você não quer fazer, 
tarefas que não são tão importantes ou que não tenham nada a ver com o seu objetivo, 
você fica preso e estagnado. 
Caso você queira seguir suas metas e conquistar o sucesso é necessário 
aprender a dizer não algumas vezes, sempre justificando o seu ato, é claro. 
 
6 - Identifique os seus períodos de maior produtividade 
Todos nós temos períodos do dia em que somos mais produtivos. Há quem 
renda melhor pela manhã, tarde ou noite. 
Claro que não podemos escolher o nosso horário de trabalho, mas saber em 
quais períodos você está mais atento ajuda-o a organizar a agenda, deixando as 
tarefas mais difíceis para esses momentos. 
 
7 - Use ferramentas de produtividade 
A tecnologia está aí para auxiliar o nosso dia a dia! Existem milhares de 
ferramentas, softwares e hardwares que podem ajudar você a ser mais produtivo. 
 
 
 
22 
O Google Now por exemplo, é um aplicativo fácil de usar e que serve como 
assistente pessoal. Nele, você pode criar listas de tarefas, fazer anotações e 
pesquisas, realizar chamadas, mandar mensagens, entre outras funcionalidades. 
 
8 - Pratique meditação 
A área da saúde é extremamente estressante. Por isso, a medicação é uma 
arma poderosa para os profissionais de Enfermagem. Ela ajuda a limpar a mente, 
acalma a ansiedade e aumenta a concentração. 
Reserve 30 minutos do seu dia e faça um ritual: escolha um local silencioso, 
coloque uma música tranquila, sente-se ou deite-se confortavelmente, feche os olhos 
e relaxe. Esse exercício pode fazer milagres para a sua produtividade! 
 
9 - Aproveite o tempo no transporte 
O ir e vir do trabalho pode ocupar grande parte do seu tempo, não é mesmo?! 
Que tal aproveitá-lo para ser mais produtivo? 
Durante o percurso, você pode realizar alguma tarefa que está atrasada ou 
adiantar uma atividade do dia. Outra opção é utilizar esse tempo para aprimorar os 
seus conhecimentos com um curso online, por exemplo. 
 
10 - Defina as suas prioridades 
Sempre devemos ter as nossas prioridades bem definidas, mas é comum 
ficarmos perdidos às vezes. Por isso, é muito importante reavaliarmos 
constantemente as nossas tarefas e objetivos. Onde você quer chegar? E o que 
precisa ser feito para chegar lá? 
Existe um princípio que defende a ideia de que 20% das nossas ações levam 
a 80% dos resultados. Portanto, a dica é: identifique quais são as tarefas que estão 
inseridas nesses 20% e foque nelas para gerar os resultados esperados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 
 
 
 
7. BUROCRACIA DA QUALIDADE E PRODUTIVIDADE 
 
O Gerenciamento da Qualidade, essa nova abordagem gerencial, como é 
chamado por Scholtes (1992), permite que as empresas acompanhem as mudanças 
e até mesmo se antecipem a elas, pois enfatiza a melhoria contínua de produtos e 
serviços, pela utilização do método científico e monitorização de dados que embasam 
a tomada de decisões. Além disso, tem se mostrado útil em qualquer empresa, seja 
ela produtora de bens ou serviços, grande ou pequena, pública ou privada 
A área de saúde, ainda que timidamente, despertou para a Qualidade nos anos 
80 devido aos recursos financeiros cada vez menores e aos custos cada vez maiores, 
além de uma variada gama de pressões vindas do governo, da indústria, dos clientes, 
da rápida evolução da tecnologia médica. Esta nova situação, tem feito algumas 
instituições da área de saúde reavaliarem sua forma de administração e adotarem o 
Gerenciamento da Qualidade. Entretanto, principalmente aqui no Brasil, ainda não são 
muitas as instituições de saúde que se dispuseram a trilhar o caminho da Qualidade, 
adotando esta nova filosofia. 
A enfermagem, a exemplo dos hospitais, também começa a estudar e a adotar 
o Gerenciamento da Qualidade com vistas a alcançar não só um padrão aceitável de 
assistência, mas também a atender as expectativas dos trabalhadores e dos 
pacientes. Contudo, aqui em nosso meio, as tentativas de implantação ainda são 
recentes e os estudos sobre o tema só agora começam a alcançar a amplitude 
necessária para que a comunidade da enfermagem possa conhecê-lo e utilizá-lo em 
sua prática administrativa. 
Entendida como uma nova abordagem da administração, a Qualidade é 
marcada por princípios, ideias e crenças que buscam em última instância a satisfação 
dos clientes, dos trabalhadores (administração e funcionários), dos fornecedores e 
dos acionistas (Brocka & Brocka, 1994). 
O Gerenciamento da Qualidade (Total Quality Management - TQM) é um 
processo através do qual se busca implantar a filosofia da Qualidade Total, cuja 
principal finalidade é a melhoria contínua dos produtos ou serviços, pelo 
 
 
 
24 
aprimoramento do trabalho dos diversos membros e de todas as áreas da 
organização. Ele utiliza conceitos da moderna administração, envolvimento e 
comprometimento das pessoas, introdução de inovações por sugestões e 
instrumentos de medida e de avaliação do trabalho, buscando a redução do 
desperdício pela utilização adequada dos recursos e o atendimento das necessidades 
do cliente pela melhoria dos processos de trabalho. 
Um estudo de qualidade feito em hospitais americanos constatou que “as 
organizações de assistência à saúde não acreditam ainda que a melhoria da 
qualidade é, para elas, necessária à sobrevivência”. No Brasil, apesar da recente 
preocupação (mesmo que em casos isolados) em aprimorar os serviços de qualidade 
e melhor controlar os custos, há ainda grande dificuldade em aplicar e adequar o 
discurso de competitividade, concorrência e visão estratégica ao contexto hospitalar. 
A própria natureza da instituição pode trazer, em si, alguns entraves. Nesse sentido, 
a cultura da prática médica acaba por influenciar toda a organização, inclusive a sua 
prática administrativa. Conforme aponta o mesmo estudo já referido sobre qualidade 
em serviços de saúde, “falta-lhe (aos programas de qualidade) uma teoria geral sobre 
as fontes de risco nos complexos processos de serviço de saúde” (Berwick et 
al.,1994). 
A Teoria da Qualidade proposta por Deming é bastante abrangente e 
representativa do pensamento da Qualidade, por isto serviu de base teórica para o 
estudo que ora apresentamos. Ela apresenta dentre outras coisas "Os 14 princípios 
de Deming", cada um com algumas recomendações, a partir dos quais elaboramos 
uma parte do instrumento de coleta de dados que utilizamos na pesquisa. Tais 
princípios são os seguintes: 
 Crie constância de propósitos para melhoria do produto e do serviço 
 Adote a nova filosofia 
 Cesse a dependência da inspeção em massa 
 Acabe com a prática de aprovar orçamentos apenas com base no preço 
 Melhore constantemente o sistema de produção e de serviços 
 Institua treinamento 
 Adotee institua a liderança 
 Afaste o medo 
 Rompa as barreiras entre os diversos setores de pessoal 
 Elimine slogans, exortações e metas para a mão de obra 
 
 
 
25 
 Suprima as cotas numéricas para a mão de obra 
 Remova as barreiras que privam as pessoas do justo orgulho pelo trabalho bem 
executado 
 Estimule a formação e o auto aprimoramento de todos 
 Tome a iniciativa para realizar a transformação 
Close (1997) em sua contribuição para o livro organizado por Morton-Cooper e 
Bamford, Excellence in Health Care Management 44, considera que a evolução do 
gerenciamento da qualidade na saúde, na última década, na Inglaterra, foi 
influenciada por: 
 fatores políticos: a insatisfação do governo conservador com os custos e a 
resolutividade do sistema nacional de saúde; a introdução de avaliação de 
performance dos serviços; a constatação da pouca relação entre os serviços e as 
necessidades da população; a introdução, em 1990, da competição no setor saúde; 
 educação: cursos de acreditação regulares; exames externos; indicadores de 
desempenho; 
 profissionais: os conselhos garantem a qualidade dos profissionais e retiram os 
maus profissionais do mercado; 
 consumidores: conselhos de saúde; a mídia; ONGs; representação de 
pacientes; 
Close (1997) defende que a implementação satisfatória da estratégia da 
qualidade depende basicamente de dois fatores: reduzir a resistência e ter suporte de 
pessoas chave. O primeiro pode ser obtido a partir da disseminação de informações, 
estabelecimento de comunicação e envolvimento das pessoas no processo. O 
segundo está relacionado com a necessidade de vender a ideia às pessoas e a grupos 
chave. Para tanto, a organização deve “comunicar-se como nunca se comunicou 
antes”, mudar as percepções de medo para oportunidade, fazer compromissos 
enérgicos com as pessoas e procurar envolver, o mais cedo possível, toda a 
organização. 
Joint Commission Accreditation of Hospitals 48, que, já em 1979, reduziu os 
requisitos para a auditoria médica e adicionou a exigência de que os hospitais 
estabeleçam “programas” efetivos em garantia da qualidade. Diante da constatação 
de que as reais barreiras ao sucesso dos programas de qualidade não se encontram 
na dificuldade de levantar e analisar dados, e sim na resistência das pessoas, os 
autores apresentam dez obstáculos principais à mudança: 
 
 
 
26 
Expectativa de autonomia dos profissionais de saúde: devido à importância do 
trabalho desenvolvido pelos profissionais de saúde (altamente pessoal, lidando 
geralmente com questões críticas de vida, morte e sofrimento humano) e à exigência 
de uma base complexa de conhecimento e de tecnologia necessárias ao diagnóstico 
e tratamento, tais profissionais têm, tradicionalmente, assumido altos níveis de 
independência funcional. Assim, as expectativas de autonomia dos profissionais de 
saúde não apenas servem para minimizar a observação ao trabalho deles, mas, ainda 
mais importante, constituem uma fonte formidável de resistência à imposição de 
abordagens formais para assegurar a qualidade da assistência. 
Benefícios coletivos da estabilidade: as pessoas nas organizações, 
particularmente nas de saúde, tendem a desenvolver rotinas, procedimentos e formas 
prescritas de comunicação que acabam por determinar as formas de comportamento 
organizacional. 
Oposição calculada à mudança: está relacionada com a resistência organizada 
de indivíduos e grupos à mudança. Uma das causas pode estar relacionada com o 
reajuste das forças de poder, influência e status entre os níveis gerenciais. 
Comportamento programado: a programação do comportamento é feita de 
diversas formas. Métodos de programação estão, geralmente, relacionados com a 
divisão do trabalho (descrição do cargo e responsabilidades definidas e detalhadas), 
práticas de recrutamento e seleção, estruturas de recompensa, promoção, 
treinamento e outras atividades simbólicas. Apesar de considerarem essas funções 
como essenciais à instituição, os autores argumentam que o comportamento 
programado acaba por restringir a inovação. 
Visão limitada: problemas cotidianos dos profissionais de saúde assumem um 
nível tão desproporcional de importância que o comportamento resultante pode 
parecer petty49 a observadores externos. O resultado é que as pessoas tenderão a 
perder a perspectiva do problema, ao ponto de “pequenos morros se assemelharem 
a gigantes montanhas”. A divisão do trabalho em tarefas específicas, geralmente, 
produz tais resultados, de modo que a consideração meticulosa das regras 
institucionais se torna um caso de vida ou morte e aqueles envolvidos em pequenas 
tarefas perdem a perspectiva de como suas atividades se relacionam com os objetivos 
da organização. Para essas pessoas, o esforço de melhoria da qualidade pode 
parecer altamente ameaçador e destruidor. Tais resistências, segundo os autores, não 
são causadas por falta de inteligência ou de boas intenções dos profissionais de 
 
 
 
27 
saúde, mas por estarem tão concentrados em suas funções especializadas que 
tendem a perder a visão das implicações maiores da inovação e da mudança. 
Limitação de recursos: a escassez de recursos torna as organizações menos 
fortes para a mudança. 
Custos perdidos: outra barreira sistêmica à mudança é o grande volume de 
investimentos sem retorno, sejam relacionados com investimentos de capital ou 
aquisição de conhecimentos. 
Acúmulo de restrições oficiais do comportamento: normas, regulamentações 
departamentais, políticas internas, manuais de operação e especificações detalhadas, 
apesar de reduzirem a injustiça devido à aplicação inconsistente de regras gerais, 
definem claramente o comportamento organizacional, nem sempre coerente com a 
abordagem inovadora dos programas de qualidade. 
Restrições não-oficiais e não planejadas do comportamento: a organização 
informal e suas relações de poder, particularmente quando vinculadas ao status dos 
profissionais de saúde, podem ameaçar a mudança por diversas formas sutis, porém 
efetivas, de ação. 
Acordos Inter organizacionais: incluem os acordos entre organizações e 
externos à instituição como contrato de trabalho e outros. 
Shortell (1995) faz uma revisão e análise da literatura na área de saúde, entre 
1991 e 1993, referente aos programas de qualidade, a partir de quatro dimensões: 
cultural (crenças, valores, normas e comportamentos), estratégica (vinculação dos 
programas de qualidade às estratégias globais da instituição), técnica (treinamento 
para as ferramentas da qualidade) e estrutural (entidades e grupos de tarefa 
destinados à implantação dos programas de qualidade) Por fim, são identificados, a 
partir desse modelo teórico, os principais obstáculos e desafios à implementação da 
qualidade nas instituições de saúde. 
 
Autoconhecimento é necessário para a gestão do tempo e produtividade 
A gestão do tempo está relacionada ao saber controlar o tempo que levará para 
executar as tarefas. Isso necessita um maior planejamento, definir quanto tempo será 
destinado para determinada atividade e quando você a realizará. 
Porém com um planejamento mal estruturado, o profissional pode não 
conseguir cumprir todos os ítens e assim, se sentirá frustrado. Não é possível realizar 
 
 
 
28 
a gestão do tempo sem ter autoconhecimento, ou seja, sem conhecer a sua 
capacidade produtiva. 
Com um maior autoconhecimento é possível saber quais são os pontos em que 
você pode realmente melhorar. Assim como, o que deve ser feito para conseguir essas 
melhorias na sua produtividade. 
 
O que é necessário saber sobre você mesmo para conseguir gerenciar o 
seu tempo? 
Antes de planejar suas tarefas ou afirmar que você consegue realizar uma 
atividade dentro de tal prazo, é necessário ter atenção sobre suas capacidades: 
 Quantas páginas eu leio atentamente por minutos? 
 Quantas horas eu necessito de sono? 
 Em quantas horas/minutos aminha concentração diminui? 
 Quanto tempo eu demoro para executar as principais atividades do meu 
trabalho? 
 Além disso, é preciso conhecer suas habilidades cognitivas. É necessário 
refletir sobre conceitos como: eu sou uma pessoa multitarefas? Quais são minhas 
facilidades? 
 
 
 
8. AS DIFERENTES CAPACIDADES HUMANAS 
 
Com o tempo, a ciência foi percebendo, através de pesquisas, que existem 
vários tipos de inteligência. Há um estudo chamado “inteligência interpessoal”, que foi 
criado por um pesquisador em Psicologia da Universidade de Havard, Howard 
Gardner. 
Segundo Gardner, as pessoas não possuem somente uma forma de 
inteligência, mas várias. O pesquisador afirma que todas essas formas de cognição 
são importantes e têm ligações com a bagagem genética de cada um de nós, mas 
elas podem ser estimuladas. 
 
 
 
 
 
29 
A formas de inteligência são: 
 
 Inteligência Linguística; 
 Inteligência Lógica; 
 Inteligência Motora; 
 Inteligência Espacial; 
 Inteligência Musical; 
 Inteligência Interpessoal; 
 Inteligência Intrapessoal. 
O importante de saber quais são seus pontos fortes, é que dessa forma se pode 
realizar a gestão do tempo de maneira mais eficaz. Pois, sabemos o que 
conseguiremos realizar de forma rápida e fácil e o que demandará mais tempo. 
 
Aumentando A Produtividade E Gerenciar Seu Tempo: 
 
1) Saber priorizar 
Por vezes, nós percebemos no meio da semana sobrecarregados de tarefas 
do trabalho ou da faculdade. 
O que fazer para organizar todo esse caos da forma produtiva? Estabelecer 
prioridades! 
É preciso saber quais tarefas têm os prazos mais urgentes e realizá-las 
primeiro. Assim, é possível organizar nossas atividades considerando o tempo e a 
importância delas. 
 
2) Ter capacidade de dizer não 
Por vezes, no trabalho nos encontramos em situações em que nos é requerida 
alguma atividade extra. Porém, quando temos conhecimento de nossa capacidade, 
sabemos o que é ou não possível de ser realizado. 
Quando estamos engajados em uma tarefa cuja realização demora 5 horas, 
sendo que o fim do expediente termina em 5 horas, não é possível acrescentar 
nenhuma outra tarefa, ou as duas sairão mal feitas. 
O gestor dos colaboradores precisa considerar que qualidade é diferente de 
quantidade. Se a empresa pretende ter resultados de qualidade, os colaboradores 
precisam de tempo para desenvolvê-las. 
 
 
 
30 
Saiba mais sobre gerenciamento com a leitura do texto: O que faz um gestor? 
 
3) Não viver pensando na próxima tarefa 
É essencial se concentrar e estar presente ao realizar uma atividade. Quando 
estamos muito atarefados, ficamos preocupados com os outros desafios que iremos 
encarar. Porém, pensar muito no futuro, faz com que se perca a concentração no 
presente. 
Quando atingimos melhores resultados nos sentimos realizados e isso só é 
possível ao realizar as tarefas com foco. 
 
4) Atrapalhadores do foco 
Leandro Karnal é um historiador brasileiro e professor da UNICAMP 
(Universidade Estadual de Campinas). Ele realizou uma palestra, disponível no 
youtube, com dicas de como administrar melhor o tempo. 
Durante o evento, ele mencionou que devemos “usar os recursos eletrônicos e 
não sermos usados por eles”. Por vezes, o celular pode se tornar um vício, de forma 
que a pessoa não consegue mais controlar-se em relação a ele. 
As redes sociais também podem ter esse “caráter viciante”, que pode atrapalhar 
o foco dos profissionais. É preciso ter disciplina em relação aos vícios que estão 
inseridos em nosso dia-a-dia. 
 
5) Atrapalhadores da gestão da gestão do tempo e produtividade 
Durante a realização das atividades cotidianas, alguns fatores podem surgir 
para te atrapalhar. Como reuniões extensas e burocráticas, que tomam o tempo do 
colaborador sem necessidade. 
Confira o check list da reunião produtiva disponível no artigo: como fazer 
reuniões produtivas em 5 passos fundamentais. 
No ambiente do escritório também podem surgir conversas com colegas, até 
podem ser benéficas em diversas situações. Porém, quando estamos lotados de 
tarefas ou com um prazo curto de entrega, perder o tempo em bate-papos pode causar 
frustrações produtivas. 
É fundamental ter disciplina, saber dosar o dia-a-dia e ter objetividade na hora 
do trabalho. 
 
 
 
 
31 
6) Diversificar as tarefas é um aliado da produtividade 
Ficar preso em uma única atividade, que exige uma única forma de raciocínio 
é prejudicial para o foco. 
Segundo Leandro Karnal, é preciso variar as atividades. Ele afirma que realizar 
uma atividade física antes de uma atividade intelectual é algo benéfico para a atenção. 
Não é recomendado ficar em uma única atividade por muitas horas. 
 
7) Tenha objetivos e metas 
Reflita sobre qual caminho quer seguir. Dessa forma, a gestão do tempo se 
realizará de forma benéfica para o indivíduo. 
O autoconhecimento permite saber o que é ou não importante para você. Ao 
estipular objetivos e metas deve-se, também, ter em mente o que desejamos para 
nosso futuro. 
As tarefas que chegam até nós durante o dia-a-dia, seja no trabalho, na 
faculdade ou em casa, são as tarefas do cotidiano. 
Entretanto, é preciso estabelecer um tempo para focar em tarefas de médio e 
longo prazo. Como se dedicar àquele curso que incrementará seu currículo, auxiliando 
a te destacar no mercado de trabalho. 
Para que você consiga definir seus objetivos e metas com eficácia, é 
necessário estar atento a algumas situações 
 
 
8) Ócio produtivo 
Após tantas dicas sobre como realizar a gestão do tempo no trabalho, é preciso, 
também, mencionar que o lazer deve fazer parte do seu planejamento semanal. 
Segundo Karnal, o cérebro humano precisa de um tempo para não realizar 
grandes atividades. É preciso dar descanso para sua cabeça, relaxar e desocupar a 
mente. O professor, sugere sentar e escutar uma música e apreciá-la. 
Esse tema é objeto de estudo de Domenico de Masi, um sociólogo italiano. Ele 
escreveu o livro Ócio Criativo, em 2000. 
“Existe um ócio alienante, que nos faz sentir vazios e inúteis. Mas existe 
também outro ócio, que nos faz sentir livres e que é necessário à produção de ideias, 
assim como as ideias são necessárias ao desenvolvimento da sociedade… com 
 
 
 
32 
trabalho, estudo e diversão, construiremos nossa identidade, não mais pelo que 
temos, mas através do que sabemos” afirma De Masi. 
Ter tempo para aproveitar as conquistas do trabalho, utilizar os frutos do saber 
e se divertir é essencial. Os hobbies são aliados do ócio criativo, seja um esporte, um 
grupo de debate ou o costume de assistir filmes e peças de teatro. O lazer tem um 
papel fundamental para motivação e bem-estar das pessoas. 
 
9) Conhecimento como aliado à produtividade 
A produtividade está relacionada ao conhecimento que temos à nossa 
disposição para realizar tarefas. 
Quando focamos naquilo que sabemos e utilizamos nossas capacidades, de 
maneira focada, aumentamos a qualidade de nossos serviços. 
É sempre positivo se manter atualizado em sua área e aprender métodos para 
exercer suas atividades da melhor forma. Cursos complementares são aliados na hora 
de gerar resultados produtivos utilizando nossos conhecimentos. 
 
Os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e 
basta um pouco de atenção para notá-los: 
Desorganização: como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite 
que você encontre tudo o que precisa facilmente? 
Procrastinação: O quanto você adia suas ações? Este é algo comum, porém 
torna-se um problema quando impede o funcionamento normal de suas ações; 
Incapacidade de dizer não: Dizer sim para tudo pode gerar atividades em 
excesso e lhe deixar sobrecarregado. A sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e 
por consequência, menor produtividade; 
Ladrões de tempo: quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens 
instantâneas e redes sociais? Hoje em dia, é muito fácil se distraire passar horas 
fazendo isso. 
Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Eles são mais 
difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Reuniões, conversas paralelas, 
relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos. 
Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar a mão 
na massa. Há algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua 
produtividade. 
 
 
 
33 
Um fato muito importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que há 
horários ao longo do dia em que você produz mais. Alguns especialistas chamam isso 
de horário nobre. É aquele período em que você sente que desempenha melhor suas 
atividades. 
Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, a noite e até 
mesmo de madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para 
realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção. 
Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta 
também é uma dica que varia para cada pessoa. 
Sabe aqueles planos que muita gente faz todo final ou começo de ano? Então, 
em que período do ano eles serão colocados em prática? 
Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso 
descobrir qual funciona melhor para você. Os planos servem tanto para definição de 
prioridades como um meio de consulta e referência. 
Existe um método chamado “Sistema ABC de Prioridades”. Ele é uma forma de 
definir quais são as prioridades de seu planejamento. 
Este sistema é simples de ser aplicado, bastando marcar uma letra para cada 
atividade de seu planejamento, sendo: 
A: aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, pois é de importância crítica; 
B: aquela tarefa que é importante, mas que não precisa ser realizada 
imediatamente; 
C: aquela tarefa que deve ser feita, mas não existe urgência. 
Se você é líder de alguma equipe, ajude seus colaboradores a priorizar suas 
tarefas. Possuir metas claras auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final 
de determinada atividade. 
Além disso, crie pausas estratégicas. Toda tarefa possui características 
próprias e desgastam o profissional de maneiras diferentes. Dessa forma, dar uma 
pausa é fundamental para recuperar a energia e não atrapalhar a atividade seguinte. 
Por fim, a tecnologia pode ser uma grande aliada na melhoria da gestão de 
tempo e produtividade de uma empresa. Hoje em dia há uma série de sistemas que 
ajudam o gestor a controlar todas as suas atividades e as de sua equipe. 
Independentemente da técnica, lembre-se de fazer uma coisa de cada vez. O 
grande segredo de quem tem uma boa gestão do tempo e produtividade é não tocar 
 
 
 
34 
na mesma tarefa duas vezes. Fazer o certo da primeira vez impede que você tenha 
que fazer a mesma tarefa novamente. 
 
Figura 6 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35 
CONCLUSÃO 
 
A mensuração da produtividade é um aspecto essencial dentro de 
umaempresa, indústria ou quaisquer outras organizações, pois através dela pode-
seanalisar a performance da produção das mercadorias e dos serviços e repensar 
osistema de produção para que os resultados sejam atingidos com mais eficiência. 
Alguns autores admitem que o erro não está no material humano, mas 
nosistema, que deve ser continuamente atualizado, contando, inclusive com os 
novosrecursos tecnológicos. Erra quem atribui todas as falhas de produção na mão-
deobra. 
O ciclo PDCA (ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming), cuja 
responsabilidadepela produtividade fica para a gerência que tem que proporcionar 
treinamento eengajamento dos funcionários no processo de produção. Trata-se de 
umaferramenta que tem mostrado eficiência desde a década de 50, quando foi 
utilizadano Japão, alavancando o progresso da indústria e das empresas japonesas. 
Talciclo tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos 
naexecução da gestão. 
Aprender a organizar o tempo também é um ótimo recurso para nostornarmos 
mais produtivos. 
Finalmente, a produtividade sistêmica, que com a medição da 
produtividade,com a identificação e a análise dos fatores determinantes dos gargalos 
deprodutividade e, finalmente, com a definição e aplicação de propostas de 
superaçãodesses gargalos, muito contribui para a saúde da empresa. 
Concluindo, a empresa tem continuamente que buscar melhorias nos 
seusprocessos, pois não apresentar índices positivos de produtividade e eficiência 
doprocesso produtivo terá sérias dificuldades em alcançar sucesso ou 
mesmosobrevivência no mercado atual. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
36 
REFERÊNCIAS 
 
BERG, Ernesto Artur. Administração do tempo: como se tornar mais produtivo no 
seu dia-a-dia. Disponível em www.ogerente.com.br. Acesso em 22 de junho de 2009 
 
BQP-PR (Instituto Brasileiro da Qualidade e da Produtividade no Paraná. Glossário 
de ermos da Produtividade. MCT, 2008). Disponível em: www.mcr.gov.br. Acesso 
em 10 de maio de 2009 
 
CICLO PDCA. CEP - Controle Estatístico de Processo. Ano IV - Nº 45 - 
Setembro/2007. Disponível em: www.datalyzer.com.br. Acesso em 15 de junho de 
2009 
 
MACEDO, Mariano de Matos. Gestão da Produtividade nas Empresas: A aplicação 
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