Noções Básicas do Trabalho Remoto

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Noções básicas do Trabalho Remoto- APOSTILA ENAP ESCOLA VIRTUAL DE ADM PÚBLICA
Módulo 1 de 3
Trabalho remoto: organização da equipe e criação de plano de ação
O trabalho remoto já é uma prática concretizada por muitas instituições no país. Por diversas razões, é aplicada para viabilizar o trabalho externo realizado pelas pessoas em qualquer local do mundo. Trata-se da modalidade de trabalho que é exercida longe do ambiente formal, praticada à distância, por meio de recursos tecnológicos e de comunicação adequados. É conhecido também como teletrabalho. 
Embora essa seja prática empregada em muitas associações, há desafios a serem superados para tornar-la efetiva e significativamente, em especial para administração pública. 
No modelo remoto, é quase impossível gerir o horário de trabalho ou o tempo online das pessoas, mas pode ser mensurado conforme as entregas e os critérios definidos com cada um.
É importante ressaltar que não adianta como instituições migrarem para o modelo remoto e esperarem controlar o trabalho online dos seus funcionários ao longo da jornada de 8 horas diárias. É necessário, ao converter, criar planejado para definir quais os resultados e entregas esperadas para cada função, definir diretrizes e possibilitar meios para que as pessoas executem o trabalho remotamente.
Esse módulo reúne metodologias, principalmente para gestores, que contribui para a implementação do trabalho remoto nas instituições.
1. Reúna uma pessoa / time responsável por organizar o trabalho remoto
Migrar toda uma equipe de trabalho ou parte dela para o trabalho remoto pode ser estressante e confuso. De um ponto de vista de gestão, estes são os primeiros passos a serem tomados:
SELEÇÃOPERÍCIAINFORMAÇÃO
Avalie sua equipe atual e reúna aquelas pessoas que possuem experiência  com trabalho remoto.
2. Crie um Guia para Trabalho Remoto
Entregas
Informações sobre o alinhamento de expectativas quanto às entregas e o ritmo de trabalho.
· 1
Começar o trabalho remoto de forma remota pode gerar confusão. Portanto, é fundamental no início centralizar novos processos e diretrizes em um Guia de fácil acesso, um ser disseminado para todos os membros da instituição.
· 2
A ideia é que este documento seja aprimorado continuamente, podendo começar com apenas uma página. Você pode usar ferramentas na nuvem (sugeridas a seguir) para que as atualizações apareçam em tempo real para o tempo.
· 3
Ao fim, após erros e acertos, ele servirá de referência para trabalho remoto em situações futuras.
O guia deve conter:
Instruções
–
Informações que contribuem para o colaborador se preparar para o trabalho, organizar sua rotina e seus horários.
Ferramentas
–
Apresentação de informações sobre as ferramentas de comunicação, gestão de tarefas e definidas para serem utilizadas.
Segurança
–
Apresentação das medidas de segurança da informação a serem adotadas.
Entregas
–
Informações sobre o alinhamento de expectativas quanto às entregas e o ritmo de trabalho.
3. Seja um exemplo de mudança
Mantenha a calma
Reconhecer os desafios atuais é fundamental para criar um ambiente de compartilhamento e de compartilhamento de dificuldades.
Comunicação é essencial
Especialmente em ambientes com forte cultura de trabalho presencial, é fundamental que as lideranças deixem claro que a mudança para esta nova modalidade de trabalho é um processo ao qual todos irão se adaptar e que não existe um modelo único de trabalho remoto a ser adotado . Ele será construído através da contribuição de todos, então mantém um canal aberto para que todos possam dividir as dificuldades e dar ideias. 
Módulo 2 de 3
Condições para o trabalho remoto
Este módulo traz os passos principais para a adoção de um ambiente virtual de trabalho, da perspectiva da equipe responsável por sua implementação.
1. Erros comuns no começo
WHATSAPPCONTROLEMUITAS VIDEOCONFERÊNCIAS
O WhatsApp é uma ferramenta de acesso amplo, mas que não organiza bem como informações para uso futuro. Além disso, é uma ferramenta também de uso pessoal, o que pode tirar o foco do trabalho. No tópico seguinte damos dicas de outras ferramentas de comunicação próprias para o ambiente de trabalho.
WHATSAPPCONTROLEMUITAS VIDEOCONFERÊNCIAS
É necessário estabelecer confiança com os funcionários e definir objetivos claros para que eles possam trabalhar com autonomia. Tentar controlar o tempo online das pessoas é difícil quando estamos distantes. Busque focar nas entregas esperadas e faça seu controle delas a partir de ferramentas específicas.
Reuniões são importantes, mas é essencial habituar-se a usar a comunicação não instantânea e ferramentas de gestão de tarefas. Muitas videoconferências podem atrapalhar o ritmo de trabalho. Vídeo conferencia 
2. Estrutura de trabalho virtual
Além das ferramentas já utilizadas pela instituição, como sistemas estruturados, entre outros, pode ser necessário a adoção daquelas que deem divulgação ao progresso do trabalho e oferta uma comunicação clara, espontânea e estruturada, respeitando-se o processo de adaptação dos membros da equipe. Algumas ferramentas ofertam opções gratuitas, como essas sugestões:
Comunicação
–
· Twist (algumas funcionalidades gratuitas)
· Local de trabalho (algumas funcionalidades gratuitas)
· Microsoft Teams (algumas funcionalidades gratuitas)
· Slack (pago)
Videoconferências
–
· Google Hangouts Meet (gratuito para até 250 pessoas até julho)
· Zoom (algumas funcionalidades gratuitas)
· Skype (algumas funcionalidades gratuitas)
Gestão de tarefas
–
· Asana (algumas funcionalidades gratuitas)
· Trello (algumas funcionalidades gratuitas)
· Segunda-feira (pago)
· Basecamp (pago)
· Google Keep (grátis)
Calendário para cumprir compromissos
–
· Calendário do Google (grátis)
Armazenamento de arquivos na nuvem
–
· Google Drive (gratuitopara versão pessoal)
· G Suite (pago)
· Dropbox Business (pago)
· iCloud (pago)
· Office 365 (pago)
Segurança da Informação
–
Com muitas informações restritas migrando para plataformas virtuais, estabeleça critérios de segurança da informação, exigindo a adoção de senhas fortes , uma autenticação de dois fatores e uma rede segura.
Armazenamento de arquivos na nuvem
+
Segurança da Informação
+
Para navegar entre tantos detalhes, a Officeless disponibiliza gratuitamente o ebook  Montando seu Escritório na Nuvem que sintetiza as principais vantagens de cada plataforma.
Decidir por uma ou outra plataforma envolve aspectos técnicos, operacionais e orçamentários. Pode-se definir pelo serviço completo de plataformas pagas (como G Suite e Microsoft Teams) ou combinar alternativas gratuitas. Isto ressalta a importância de uma pessoa / tempo que deseja decidir pela melhor combinação, bem como definir os responsáveis ​​pela implementação.
3. Como organizar reuniões online
Antes da videoconferência
Dê todas as informações
Marque o dia e o horário no calendário dos participantes e coloque uma descrição da reunião, uma pausa e as orientações básicas. Veja um exemplo com o uso do Google Agenda:
· 1
Envie o convite para todos, chamado o link da videoconferência no convite e o assunto que será tratado.
· 2
Envie as informações e tarefas que podem ser encaminhadas com antecedência.
· 3
Peça para que todos tragam com antecedência os assuntos que querem tratar para o líder da reunião. O líder pode fazer um filtro dos temas e programá-los para tornar a conversa mais produtiva.
· 4
Planeje-se : as reuniões online podem perder o foco mais rápido, definido quanto ao tempo será dedicado a cada assunto.
Crie um espaço para anotações
Crie um documento incluído para que seja usado como ata. Um exemplo do Google Sheets:
Ao iniciar a videoconferência
Verifique a
conexão para verificar se todos conseguem se ouvir e se os botões de áudio e vídeo estão ligados.
Humanize
Antes de abordar o tema, humanize este momento de interação com um check-in rápido sobre como todos estão se sentindo.
Exemplos:
· “Passaram bem a noite?”
· “Estão com tudo que precisam em casa?”
· “Alguma preocupação pessoal, familiares estão bem?”
Estimule todos a participarem!
Durante a videoconferênciaAnotando como cargo
Peça para uma pessoa ficar responsável pela ata. Recomenda-se que ela seja feita com as ferramentas de armazenamento para poder ficar aberta aos demais em tempo real. Ao lado um exemplo de um documento compartilhado por três pessoas em tempo real:
· Defina uma ordem de fala.
Exemplo:
Gestor: Pessoa 1, você pode começar trazendo o status do assunto 1?
· Ao fim do tempo, registra-se na ata os encaminhamentos.
Exemplo de ata de encaminhamento.
Microfone
Se estiver em um ambiente ruidoso, desligue seu microfone quando não for sua vez de falar.
Para ver sua tela
Use uma funcionalidade de compartilhamento de tela quando necessário, para que vejam sua tela ou deseje realizar alguma apresentação.
Vídeo
Prefira interações por vídeo, mas desativá-lo é uma solução para quando a internet estiver ruim.
Faça pausas!
Se uma reunião para longa, o líder deve propor uma pausa de 10 minutos a cada hora de conversa ou discussão (assim todos podem levantar, checar mensagens, beber água, etc.). Passados ​​os 10 minutos, volte para uma reunião.
4. Gestão da rotina de trabalho virtual
Como se comunicar?
A comunicação, o fluxo e a gestão da informação são elementos cruciais de qualquer cotidiano. Em trabalho remoto é um desafio a mais, já que é necessário se habituar a uma comunicação não simultânea.
Seja objetivo
Escreva textos completos sobre os objetivos da comunicação:
·  Exemplo ruim 
Pessoa 1: Oi
Pessoa 2: Oi
Pessoa 1: Pode me ajudar?
Pessoa 2: Claro ...
·  Exemplo positivo 
Pessoa 1: Oi, bom dia. Preciso da informação X, você pode me ajudar?
Pessoa 2: Claro, a informação fica em Y…
Dê contexto
Dê clareza sobre prazos, responsabilidade e que tarefas devem ser desempenhadas antes do início da atividade requisitos.
·  Exemplo ruim
Gestor: A entrega X é para amanhã.
·  Exemplo positivo 
Gestor: A entrega X deve ser entregue amanhã até X horas, com base nos documentos Y. As responsabilidades e prazos de cada um são os seguintes: [...] Por favor, adicionem as etapas necessárias para sua tarefa na ferramenta de gestão. Podemos conversar por telefone se for necessário.
Utilize ferramentas de gerenciamento de tarefas para contextualizar a atividade e acompanhar seu progresso.
Escolha o melhor meio de comunicação
Atividades pontuais e que a equipe já está mais acostumada podem ser pedidas por escrito; atividades mais complexas podem ficar mais claras em uma breve conversa virtual.
5. Mantendo o ritmo
Verificações (Verificações)
Estabeleça encontros virtuais breves (10-15min) com a sua equipe para estabelecer o progresso que deve ser atingido aquele dia e para compartilhar dificuldades.
Registro de frequência
O gestor pode recurso por institucionalizar um ritual de controle de entradas e processos (todos comunicam o início e fim do trabalho num canal de comunicação ou registro em uma planilha, além de notificar ausências).
Videoconferência permanente 
Como podemos replicar aquela conversa informal ou a pausa para o café?
A equipe pode compartilhar um ambiente virtual ao longo do dia para simular uma interação presencial no escritório, fazer comentários e fazer check-ins e check-outs sobre como estão se sentindo e como foi o dia. Existem algumas maneiras de fazer isso:
Ferramentas de videoconferência
Basta mandar um convite para toda a equipe com o horário (ex: das 9h às 17h) e o link para a videoconferência. Cada um pode entrar no horário que iniciar seu trabalho e desligar ao final do dia. É uma boa forma de manter uma interação e puxar conversas rápidas.
Ferramentas próprias
São opções mais completas e gratuitas como a #Matrix , que é explicada aqui .
Matrix e Hangouts
Módulo 3 de 3
Como trabalhar em casa
A interação pessoal no ambiente de trabalho é importante para o bem estar e produtividade das pessoas. Este módulo contém dicas para os a equipe pode otimizar sua rotina de trabalho remoto.
1. Equipamento necessário
Mantenha o ambiente silencioso e sem distrações!
2. Sugestões para o trabalho em casa
Foco
· Se estiver tendo dificuldades, obtenha aplicativos de gestão de tempo como o KabanFlow ou o Forest (gratuitos).
· Lembre-se de fazer pausas no trabalho ao longo do dia: beber água, fazer alongamentos, caminhar, etc. 
Como informar sua disponibilidade aos demais
· Atualize seus dados de perfil nas plataformas usadas com seu número de telefone.
· Utilize como opções de status (ocupado, offline etc) da ferramenta de comunicação da equipe.
· Deixe sua agenda sempre atualizada e visível aos demais. Veja como fazer isso na versão gratuita do Google Calendar .
· Telefone: além de escrever mensagens e e-mails, telefonar para seus colegas de trabalho para resolver questões urgentes pode ser um caminho prático e eficiente.
3. Rotina
Resultados e entregas importam mais do que o horário ou local de trabalho, mas ainda assim existem maneiras de criar uma rotina benéfica:
Horário
–
Mantenha seu horário de despertar e trabalhar como se estivesse indo para o trabalho regularmente. Se trabalha das 8h às 17h ou das 9h às 18h, reproduza esta rotina também na sua casa.
Como se vestir
–
Troque de roupa ao acordar. É comprovado que a trajetória mais informações estabelece a conexão com o trabalho e a produtividade. 
Outras atividades
–
Crie separações entre momentos de trabalho, afazeres domésticos e outras rotinas de cuidado pessoal. Atividades na sua rotina atividades que reduzir a solidão e estresse: meditação, alongamentos, tocar algum instrumento, etc.
Almoço
–
Reserve seu horário de almoço e garanta que ele dure um hora. Evite fazer as refeições no mesmo local em que trabalha.
Higiene
–
Evite ambientes fechados. Trabalhe em espaços com boa circulação de ar e luz adequada. Higienize com frequência seus instrumentos e o ambiente de trabalho.
Convivência
–
Se mora com outras pessoas, informe-as sobre seu horário de trabalho e evite interrupções, dentro do possível.
Convivência
+
4. Autocuidado e cuidado com os outros 
Saúde mental
MANTENHA O FOCO E A CALMAPROCURE AJUDA SE PRECISAR
É importante realizar atividades físicas que te manter o foco e calma, como realizar atividades físicas ou meditar. Para quem ainda não pratica ou está inclinado na meditação, diversos aplicativos, funcionalidades gratuitas, comitações guiadas em português como o Headspace, Sattva e Meditopia (gratuitos).
Saúde mental
MANTENHA O FOCO E A CALMAPROCURE AJUDA SE PRECISAR
Converse com colegas, gestores ou busque aconselhamento com profissionais especializados, se necessário.
5. Home Office com filhos em casa  
A migração para o trabalho remoto se trata de um processo que traz desafios a toda equipe, que deve se sentir confiante para apresentar as dificuldades e sugestões, conforme elas surgem, inclusive para os membros que possuem crianças em casa, cujo desafio pessoal é maior. Os gestores precisam estar atentos a essa situação e considerá-la no plano de ação e na rotina de trabalho da equipe.
Definição de rotinas e comunicação clara com os filhos
Trabalhar em casa com crianças requer organização, mas também flexibilidade: não existe um manual de pronto para momentos como esse. Dessa maneira, apresentamos algumas dicas e sugestões:
Sinalize
–
Crie uma sinalização para momentos em que não pode sofrer interrupções, como telefonemas. 
Reserve um local só seu
–
Defina seu espaço de trabalho e explique que ali não poderá sofrer interrupções. 
Vestimenta
–
Vista-se profissionalmente, utilize fones de ouvido ou mesmo seu crachá da empresa para simbolizar que está trabalhando. 
Dialogue com seus filhos
–
É normal que crianças entendam sua presença como disponibilidade de tempo para elas. Dialogue e esclareça o que significa este momento.
Combine horários
–
Planeje uma agenda visível para as crianças, com os horários para sono, alimentação, tarefas, estudo, brincadeiras e banho. Estudar seus intervalos e o tempo que disponíveis para elas aqui. Construa e desenhe esta agenda com elas, para envolvê-las no processo.
Combine algumas regras
–
Se já possuir idade para compreender regras, estabeleça uma lista simples e clara de quais horáriose situações é permitido interrupções, e fornecer exemplos de quais hipóteses são essas.
Pais: canais de entretenimento para as crianças
Clique para virar
Estabeleça um canal de diálogo com os filhos sobre assuntos que os interessa. 
Clique para virar
Estimule brincadeiras. Se a criatividade acabar, existem muitos materiais online como o ebook da Playkids com 30 atividades para pais e filhos. 
Tem muito conteúdo positivo sendo produzido para ajudar as crianças em casa. Pesquise.
Obs:  não esqueça de conferir o tipo de informação que as crianças estão acessando, tablets e smartphones cautela. 
Para concluir esse curso e apresentar um exemplo promissor de trabalho remoto realizado no serviço público, sugerimos ouvir o podcast  da Rádio Adm que traz a experiência da Controladoria-Geral da União (CGU). 
26:08
Podcast Teletrabalho - CGU
Esperamos que o conteúdo apresentado contribua para sua compreensão sobre o trabalho remoto e, se estiver vivenciando esse processo, dê suporte a você para atuar nessa modalidade de trabalho.
7. Planos de ação e links  úteis
Guia Bolso
Plano de Ação da Guia Bolso.
BOLSA DA GUIA
Guia Remotos para o Bem
Guia da Officeless, que serviu de inspiração para algumas partes deste manual.
REMOTOS PARA O BEM
Ambar
Guia de Trabalho Remoto da Ambar.
TRABALHO REMOTO
Rede Endeavor Brasil
Outros benchmarks da rede sobre Trabalho Remoto.
ENDEAVOR BRASIL
Noções básicas do Trabalho Remoto
1. Painel
2. Meus cursos
3. Noções básicas do Trabalho Remoto
4. Módulo de conteúdo
5. Atividade Avaliativa Final
	Iniciado em
	terça, 15 set 2020, 23:04
	Estado
	Finalizada
	Concluída em
	terça, 15 set 2020, 23:14
	Tempo empregado
	10 minutos 23 segundos
	Notas
	3,00/4,00
	Avaliar
	75,00 de um máximo de 100,00
Parte superior do formulário
Questão 1
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
Marcar questão
Texto da questão
O primeiro passo para que uma equipe migre para o trabalho remoto é a construção de um Guia sobre o assunto. De acordo com o conteúdo estudado, selecione uma característica de um bom Guia de Trabalho Remoto:
 
a. O Guia deve ser elaborado ao início do processo de migração para o trabalho remoto e ser aprimorado continuamente. 
Parabéns, este é o item correto.
b. O Guia deve ser apresentado como um documento final, que preveja todas as situações possíveis.
c. O Guia somente é necessário para ambientes com forte cultura de trabalho presencial. 
d. O guia deve apresentar somente ferramentas que serão utilizadas, sem alinhamento sobre as entregas e questões de segurança da informação.
e. A adoção de um guia para a organização é fundamental já que existe um modelo único para o trabalho remoto.
Feedback
Sua resposta está correta.
Toda organização necessita elaborar no início um guia de trabalho remoto para centralizar novos processos e diretrizes, que seja de fácil acesso e disseminado para todos os membros da instituição. A migração para o trabalho remoto é um processo de adaptação e aprendizagem, por isto ele deve ser um documento aberto, que pode e deve ser atualizado conforme a necessidade e servirá de referência para situações futuras de trabalho remoto.
Questão 2
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
Marcar questão
Texto da questão
Uma estrutura de trabalho remoto pode ser montada com diversas ferramentas e plataformas digitais. A incorporação dessas ferramentas à rotina de trabalho é um processo de aprendizagem, onde alguns cuidados devem ser observados. Selecione abaixo a alternativa incorreta que não corresponde às boas práticas em trabalho remoto:
 
a. Tomar a decisão sobre quais plataformas e ferramentas utilizar envolve aspectos técnicos, operacionais e orçamentários. 
b. Devido a simplicidade e gratuidade, é mais eficaz organizar as equipes em grupos de Whatsapp. 
Parabéns, este é o item correto.
c. A dependência excessiva de videoconferências atrapalha a produtividade, o ideal é aprender a utilizar de forma adequada as plataformas digitais disponíveis para organizar o trabalho.
d. Reuniões online exigem maior planejamento prévio: documentos compartilhados por todos os convidados ajudam a organizar a pauta e registrar a ata.
e. Algumas ferramentas gratuitas ou pagas podem ser utilizadas para realização de webconferências.
Feedback
Sua resposta está correta.
O Whatsapp é uma ferramenta de amplo acesso, mas que não organiza bem as informações para uso futuro. Decidir por uma ou outra plataforma envolve aspectos técnicos, operacionais e orçamentários. Pode-se optar pelo serviço completo de plataformas pagas ou combinar alternativas gratuitas, por isto é importante uma pessoa/time que possa decidir pela melhor combinação, bem como definir os responsáveis pela implementação. Uma vez definidas as ferramentas, alguns cuidados devem ser observados para que se tenha reuniões produtivas, como o planejamento prévio e o bom uso de documentos compartilhados para registrar pautas e atas.
Questão 3
Incorreto
Atingiu 0,00 de 1,00
Marcar questão
Texto da questão
Dentre as alternativas listadas abaixo, selecione a afirmação que contribui para a melhoria da comunicação e da produtividade de equipes em trabalho remoto:
 
a. Reuniões de alinhamento diárias ao início e fim do dia são fundamentais para manter o ritmo.
b. Reuniões de 15 minutos a 2 horas, ajudam a equipe a estabelecer suas entregas e discutir seu progresso. 
Atenção, este item é incorreto.
c. No trabalho remoto a informação mais importante sobre as entregas são os prazos, que podem ser monitorados por ferramentas de gestão de tarefas.
d. É importante que exista alinhamento sobre as entregas necessárias e que todos recebam o contexto necessário, prazo e responsabilidade.
e. Por se tratar de comunicação online pode-se adotar uma ferramenta de comunicação mais fluida, como o whatsapp.
Feedback
Sua resposta está incorreta.
A comunicação, o fluxo e a gestão das informações são elementos cruciais de qualquer cotidiano. Em trabalho remoto, é um desafio a mais, já que  é necessário se habituar com a comunicação não simultânea e de videoconferência. É importante que exista sempre clareza e objetividade na comunicação de entregas, com definição de etapas, prazos e responsabilidades. Ferramentas de gestão de tarefas e pequenas reuniões breves de alinhamento (checks) ajudam a dar coesão ao trabalho e permitem monitorar seu progresso.
Questão 4
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
Marcar questão
Texto da questão
Trabalhar de casa pode ser desafiador. De acordo com o conteúdo do curso, selecione a medida adequada abaixo que ajuda você a ser mais produtivo e a estar em equilíbrio:
 
a. Nem sempre devo atualizar meu status (online, em reunião, etc) e não preciso deixar meu número de telefone disponível.
b. Posso trabalhar durante todo o dia, inlusive de madrugada, para cumprir alguns prazos.
c. É ideal me programar para manter uma rotina fixa e separar os momentos livres dos de trabalho. 
Parabéns, este é o item correto.
d. Se eu estiver tendo dificuldades em utilizar uma ferramenta ou equipamento, posso não utilizá-la mais.
e. As vezes podem surgir dificuldades de foco. Há poucas ferramentas que podem me ajudar a me organizar melhor e a minha dificuldade não deve ser compartilhada com colegas.
Feedback
Sua resposta está correta.
Adaptar-se a uma rotina de trabalho remoto exige equilíbrio e foco. É comum termos dificuldades no início e para se habituar o ideal é manter uma rotina regular, com horário de início e fim, almoço e pausas. Também é importante aprender a utilizar o equipamento e as ferramentas necessárias e solicitar ajuda em caso de dificuldade.