Arquivologia para concursos (1)

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ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS 
 
1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 
 
1.1 Arquivo: Conceito 
 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins 
desta lei, os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do 
exercício de atividades específicas, bem 
como por pessoa física, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991 
 
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos: 
INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO. 
 
INFORMAÇÃO: Idéia, Mensagem ou Conhecimento 
SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada 
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material 
 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
 
DICA LEGAL: 
Conjunto de documentos = ACERVO 
 
DICA LEGAL: 
Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são 
ACUMULADOS dessa forma. 
Produzidos ou Recebidos = Acumulados 
 
 
1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo 
 
Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações 
mantidas sob sua guarda. 
Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História 
 
 
DICA LEGAL: 
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAÇÃO 
 
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1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca 
Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma 
instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus 
objetivos. 
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO produzido pela instituição em que 
está inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio 
de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA. 
 
DICA LEGAL: 
O Arquivo tem finalidade FUNCIONAL. Preservam as informações que evidenciam o 
funcionamento da instituição ao longo do tempo. 
 
DICA LEGAL: 
Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituição. 
 
DICA LEGAL: 
A Biblioteca tem finalidade essencialmente CULTURAL – guardar informações para 
estudo. Seus documentos são acumulados por meio de compra, doação ou permuta. 
 
1.4 Classificação dos Arquivos 
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o (a): 
Entidade Mantenedora: (Público ou Privado) 
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) 
Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e Permanente) 
Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central) 
 
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Privado 
 Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal, 
Estadual, Municipal e do DF. Também são considerados públicos os Arquivos das Fundações 
Públicas e Empresas Públicas. 
 Privado: São aqueles mantidos por instituição de caráter particular. Ex: arquivo do 
Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Brasília. 
 
DICA LEGAL: 
Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: Públicos, Institucionais, Comerciais, 
Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, 
pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados. 
 
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1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados 
 Especiais: São arquivos em que os documentos cuja forma física (suporte) exija 
cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio. 
 Especializados: São aqueles que mantêm em sua guarda documentos de determinada 
área do conhecimento. 
DICA LEGAL: 
Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do documento, relacionado ao suporte 
do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme 
 
DICA LEGAL: 
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto específico, relacionado a uma área do 
conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, Arquivos de Engenharia. 
 
1.4.3 Estágio de Evolução (Ciclo de Vital): Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente 
 
 Arquivo Corrente/1ª Idade: São os Arquivos que guardam os documentos mais novos 
e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de 
uso, possuem fim administrativo. 
 Arquivo Intermediário/2ª Idade: São os Arquivos que guardam os documentos menos 
utilizados pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa freqüência de 
uso, mas ainda possuem fim administrativo. 
 Arquivo Permanente/3ª Idade: São os Arquivos que guardam os documentos que, já 
tendo cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são preservados, 
conservados, pelo seu valor histórico para Instituição. 
 
DICA LEGAL: 
C orrente 
 I ntermediário 
 P ermanente 
 
DICA LEGAL: 
O Arquivo Intermediário também pode ser denominado por LIMBO 
ou PURGATÓRIO 
 
 
 
 
 
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DICA LEGAL: Arquivo Corrente 
É a fase em que os documentos são criados; 
- Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados; 
- Os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que produzem/recebem os 
documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo 
Central/Geral). 
 
DICA LEGAL: Arquivo Intermediário 
É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são pouco 
consultados; 
- Permite que os setores otimizem seu espaço; 
- Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores; 
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda 
permanente); 
- É também chamado de limbo ou purgatório. 
 
DICA LEGAL: Arquivo Permanente 
É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados 
pelo seu valor histórico, probatório ou informativo; 
- Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados. 
 
DICA LEGAL: Arquivo Permanente 
Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS poderão ser eliminados 
 
 
1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais 
 Arquivos Setoriais: São aqueles instalados nos setores que utilizam os documentos, 
onde ficam os documentos do uso do dia a dia. 
Arquivos Centrais: São aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam 
em um único local, documentos provenientes dos diversos setores da instituição, de forma 
centralizada. 
 
 
 
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DICA LEGAL: 
Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo 
Intermediário 
 
DICA LEGAL: 
Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo 
Intermediário 
 
DICA LEGAL: Arquivo Setorial 
É um Arquivo descentralizado; Cada setor de trabalho possui o seu. 
 
DICA LEGAL: Arquivo Central 
É um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos 
diversos setores da instituição. 
 
1.5 Classificação dos Documentos 
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação 
Gênero 
Espécie / Tipologia Documental 
Forma 
Formato 
Natureza do Assunto 
 
1.5.1 Gênero 
Podem ser: 7 
Escritos ou Textuais 
Iconográficos 
Sonoros 
Filmográficos 
Informáticos ou digitais 
Cartográficos 
Micrográficos 
DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais 
Documentos cuja informação esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, 
relatórios,certidões 
 
 
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DICA LEGAL: Documentos iconográficos 
Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. 
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos (slides), desenho e gravuras 
 
DICA LEGAL: Documentos sonoros 
Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio. 
Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete 
 
DICA LEGAL: Documentos filmográficos 
Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem 
som). 
Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos 
 
DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais 
Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos 
eletrônicos para serem lidos. 
Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word 
 
DICA LEGAL: Documentos cartográficos 
Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. 
Ex.: Mapas e Plantas 
 
DICA LEGAL: Documentos micrográficos 
Documentos em microformas. 
Ex.: Microfilmes e microfichas 
 
1.5.2 Espécie/Tipologia documental 
Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as instituições 
possuem diversas espécies, ex.: Ofício, memorando, declaração, certidão. 
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à 
função ou atividade que o documento irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, 
Certidão de nascimento. 
 
 
 
 
 
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DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental 
Espécie Tipologia 
Contrato Contrato de locação 
Alvará Alvará de funcionamento 
Certidão Certidão de nascimento 
 
1.5.3 Forma 
É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de preparação do documento. São as 
formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia. 
1.5.4 Formato 
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico, independente da informação nele 
registrada. São formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho. 
 
1.5.5 Natureza do assunto 
Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são classificados como OSTENSIVOS ou 
SIGILOSOS 
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário 
É a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração. 
O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento. 
 
DICA LEGAL: Sigiloso 
Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito. 
Decreto 4.553/2002 
O Documento classificado como sigiloso será diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. São 4 os 
graus de sigilo. 
DICA LEGAL: Grau de Sigilo – 3 GRAUS 
Ultrassecreto 
Secreto 
Reservado 
 
Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor só devem se 
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
 
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor podem ser do conhecimento 
de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, são autorizadas 
a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 
 
 
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Reservado: Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. 
 
2 Ciclo Vital do Documentos – Teoria das 3 idades 
 A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os 
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituição. (Corrente, Intermediário e 
Permanente) 
 
1ª idade C Corrente 
2ª idade I Intermediário 
3ª idade P Permanente 
 
DICA LEGAL: Arquivo de 1ª idade = Arquivo Corrente 
Alto grau da freqüência de uso 
Documentos em curso 
Necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho 
Serve a Administração 
 
DICA LEGAL: Arquivo de 2ª idade = Arquivo Intermediário 
Baixo grau da freqüência de uso 
Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho 
A permanência nessa fase é transitória 
Aguardam destinação final 
Também é conhecido por limbo ou purgatório 
Serve a Administração 
 
DICA LEGAL: Arquivo de 3ª idade = Arquivo Permanente 
Documentos que não possuem valor de natureza administrativa, mas que são 
conservados pelo seu valor histórico 
Permitem conhecer a História da Instituição 
Revelam a origem e constituição da Instituição 
Serve a História 
 
 
 
2.1 Valor do Documento 
 O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor. Esse valor 
pode ser Administrativo ou Histórico. 
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMÁRIO. 
 
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A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR SECUNDÁRIO. 
DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo 
Dar suporte/apoio às atividades da instituição 
É um valo temporário – Em determinado momento o valor administrativo irá acabar 
Todo documento nasce com valor administrativo 
Finalidade: Servir a Administração 
 
DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico 
Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histórico 
Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição Finalidade: Servir 
a História 
 
 
DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico 
O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao Arquivo permanente 
O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado 
 
 
1ª idade C Corrente Valor Primário 
2ª idade I Intermediário 
3ª idade P Permanente Valor 
Secundário 
 
2.2 Prazo de Guarda dos Documentos 
 O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser mantido nos 
arquivos corrente e intermediário. 
 O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com seguintes 
fatores: 
• Freqüência do uso das informações contidas nos documentos 
• Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo 
prescricional) 
• Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) 
• Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas 
administrativas (prazos precaucionais) 
 
2.3 Destinação Final dos Documentos 
 
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 Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua destinação final. 
A destinação final do documento irá ocorrer no momento em que ele perder seu valor 
administrativo/valor primário. 
DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos 
Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, não apresentar 
valor histórico 
Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, 
apresentar valor histórico 
 
 
2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos 
 É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a tabela de 
temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediário, 
bem como indica a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). 
 A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos ou Comissão de Análise de documentos. 
 
Ex: 
Código Assunto Prazo de Guarda Destinação final 
Corrente Intermediária 
002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente 
022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente 
024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação 
024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação 
 
 A partir dos dados apresentadosna tabela acima, podemos verificar a existência de QUATRO 
situações. 
024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado sem passar pela 
fase intermediária. 
024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente 
será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele 
será eliminado. 
022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo 
Permanente. 
002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido para o Arquivo 
Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo 
Permanente. 
DICA LEGAL: Transferência 
É a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária 
 
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DICA LEGAL: Recolhimento 
É a passagem dos documentos das fases corrente e intermediária para a fase permanente 
 
3 Método de Arquivamento 
Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão 
armazenados, visando a sua localização futura. 
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal 
Os documentos são dispostos uns sobre os outros 
Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimensões como 
planta, mapa e desenho 
 
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical 
Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes 
Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos documentos 
 
Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: 
DIRETO e INDIRETO. 
DICA LEGAL: Direto 
A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado 
Característico dos métodos: 
Alfabético 
Geográfico 
Dicionário 
Enciclopédico 
 
 
 
 
 
 
 
 
DICA LEGAL: Indireto 
É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes consultar um índice ou 
um código busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado. 
 
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Característico dos métodos: 
Numérico simples 
Numérico cronológico 
Numérico dígito-terminal 
Decimal 
Duplex 
 
Os métodos mais comumente utilizados são os seguintes 
 
• Método Alfabético 
• Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal 
• Método Geográfico 
• Método Ideográfico 
 
3.1 Método Alfabético 
É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se 
dá diretamente no documento. 
 
DICA LEGAL: Método Alfabético 
Utiliza um NOME existente no documento 
Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que começam com a 
mesma letra 
 
 
Exemplos: 
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o método 
alfabético (organização a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os 
seguintes nomes: 
I – Alfredo Maia Rodrigues 
II – Severino Alves dos Santos Júnior 
III – Joaquim Pereira da Boa Morte 
IV – Mauricio Soares Filho 
V – Maria Alves Villas Boas 
 VI - Fernanda Moreira Aguiar 
Qual seria a ordem correta? 
a) I – VI – III – V – IV – II 
b) VI – V – IV – II – III – I 
c) II – V – I – VI – III – IV 
d) VI – III – I – II – IV – V 
e) I – II – III – IV – V - VI 
 
2- No escritório de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes 
utilizando-se do método alfabético (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as 
seguintes pastas: 
I – Supermercado Baratão Qual seria a ordem correta? 
 
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II – A Feminina 
III – Curso Aprovação 
IV – O Globo 
V – Madeireira Cupim 
 
a) III – I – V – II - IV 
b) II – III – V – IV – I 
c) III – II – IV – V – I 
d) ;I – II – III – IV – V 
e) V – IV – III – II - I 
 
3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vídeo relativas aos eventos que organizou a 
partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do método alfabético. Foram organizadas as 
fitas dos seguintes eventos: 
I – Primeiro Seminário de Arquivologia 
II – 3º Simpósio de Biblioteconomia 
III – XV Congresso de Direito 
IV – Quinto Encontro de Contadores do DF 
V – 75º Curso de Medicina Alternativa 
 
Qual seria a ordem correta? 
a) I – II – IV – III - V 
b) I – II – IV – V – III 
c) III – I – IV – V - II 
d) III – V – IV – I – II 
e ) V – IV – III – II - I 
 
Respostas: 
1 – d 
2 – c 
3 – d 
 
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14 
3.1.1 Regras de Alfabetação 
O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetação, que são as 
seguintes: 
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas 
Considerar o último sobrenome, depois o prenome. 
 
Exemplo: 
Ariovaldo Dias Furtado 
Frank Menezes 
Gilberto Alves Resende 
Otacílio Guedes Marques 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome: 
Exemplo: 
Daniele Firme Miranda 
Fábio Corrêa Miranda 
Luciano Corrêa Miranda 
Veneza Firme Miranda 
 Arquivam-se: 
Resende, Gilberto Alves 
Menezes, Frank 
Marques, Otacício Guedes 
Furtado, Ariovaldo Dias 
Miranda, Veneza Firme 
Miranda, Luciano Corrêa 
Miranda, Fábio Corrêa 
Miranda, Daniele Firme 
 
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OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem 
não se separam, quando transpostos para o início. 
 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Heitor Villa-Lobos 
Joaquim da Boa Morte 
Severino Monte Negro 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem 
não se separam, quando transpostos para o início. 
 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Heitor Villa-Lobos 
Joaquim da Boa Morte 
Severino Monte Negro 
 Arquivam-se: 
Villa-Lobos, Heitor 
Monte Negro, Severino 
Castelo Branco, Camilo 
Boa Morte, Joaquim da 
Villa-Lobos, Heitor 
Monte Negro, Severino 
Castelo Branco, Camilo 
Boa Morte, Joaquim da 
 
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OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a mesma regra do 
sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o início devem ser 
acompanhados dos nomes que os sucedem. 
 
Exemplo: 
Adriana P. Santa Fé 
João do Santo Cristo 
José Carlos São Paulo 
Ricardo Santa Rita 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
E. Silva 
Edis Silva 
Estevão Silva 
Everaldo Silva 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
1.1.1.1. 
 
 
OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. 
 
Exemplo: 
Arnaldo do Couto 
Márcio Mário do Nascimento 
Marcos Roberto Araújo da Silva 
Ricardo d`Andrade 
 Arquivam-se: 
 
 
São Paulo, José Carlos 
Santo Cristo, João do 
Santa Rita, Ricardo 
Santa Fé, Adriana P. 
Silva, Everaldo 
Silva, Estevão 
Silva, Edis 
Silva, E. 
Silva, Marcos Roberto Araújo da Silva 
Nascimento, Marcio Máriodo 
Couto, Arnaldo do 
Andrade, Ricardo d´ 
 
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OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são considerados parte do último 
sobrenome. 
 
Exemplo: 
Edison Miranda Júnior 
Osório Miranda Neto 
Márcio Cerqueira Sobrinho 
Wilson Rodrigues da Silva Filho 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
Coronel Emerson Pontes 
Ministro Jorge Cardoso 
Professor Carlos Fernandes 
Soldado Wilson R. Silva 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso de 
nomes espanhóis e orientais. 
 
Exemplo: 
Arnold Schwazernegger 
George Walker Bush 
Charles Chaplin 
Adolf Hitlher 
Silva Filho, Wilson Rodrigues da 
Miranda Neto, Osório 
Miranda Júnior, Edison 
Cerqueira Sobrinho, Márcio 
Silva, Wilson R. (Soldado) 
Pontes, Emerson (Coronel) 
Fernandes, Carlos (Professor) 
Cardoso, Jorge (Ministro) 
 
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 Arquivam-se: 
 
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS (países de língua espanhola), 
os dois últimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o início. 
 
Exemplo: 
Enrico Gutierrez Salazar 
Juan Ramirez Abadia 
Maria Pereira de La Fuente 
Pablo Puentes Hernandez 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES, COREANOS E 
ARÁBES, são registrados como se apresentam. 
 
Exemplo: 
Abdulah Mustafah – (árabe) 
Law Kim Chong – (coreano) 
Li Yutang – (chinês) 
Sasazaki Yonoyama (japonês) 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Schwazenegger, Arnold 
(Soldado) 
Hitler, Adolf 
Chaplin, Charles 
Bush, George Walker 
Ramirez Abadia, Juan 
Puentes Hernandez, Pablo 
Pereira de La Fuente, Maria 
Gutierrez Salazar, Enrico 
Sasazaki Yonoyama 
Li Yutang 
Law Kim Chong 
Abdulah Mustafah 
 
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OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se apresentam, mas não se 
consideram os artigos e preposições. 
 
Exemplo: 
Antonio Silva e Cia 
Associação dos Jornalistas 
A Tentação 
El País 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Números 
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
II Encontro Nacional de Arquivistas 
3º Curso de Ciências Contábeis 
Quinto Congresso de Biblioteconomia 
24º Seminário de Direito 
 
 Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2 Método Numérico 
É quando o método de arquivamento é feito por ORDENAÇÃO NUMÉRICA. 
 
Tentação, ( A) 
País, (El) 
Associação dos Jornalistas 
Antonio Silva e Cia 
Seminário de Direito (24º) 
Encontro Nacional de Arquivistas (II) 
Curso de Ciências Contábeis (3º) 
Congresso de Biblioteconomia (quino) 
 
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DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO 
• Método Numérico Simples 
• Método Numérico-Cronológico 
• Método Numérico-Digito-Terminal 
 
3.2.1 Método Numérico Simples 
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número. 
É dado um número para cada documento 
A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também conhecido como 
ONOMÁSTICO. 
 
DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
• Métodos que necessitam de índices são INDIRETOS 
 
 
3.2.2 Método Numérico-Cronológico 
Documentos organizados por uma data. Não é necessário que seja a data de produção do documento. 
É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário), contas a pagar, 
contas a receber. 
 
DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO 
Exemplos: 
 
Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000 
Contas de água por mês: 01, 02, 03 
 
Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente. 
 
João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980 
 
 
 
 
3.2.3 Método Numérico-Digito-Terminal 
Documentos organizados a partir de números que a eles foram atribuídos. Muitas vezes, porém, tais 
números são enormes, dificultando o trabalho. Assim o método Digito-Terminal (dois últimos 
números) será o indicado. 
 
DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL 
Decompor o número dois a dois e utilizar os dois últimos números 
Ex: Número do documento: 198.465 
Para o arquivamento: 19.84.65 
 
 
 
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OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal 
 
Números a serem organizados Método Numérico Simples Método Numérico 
Digito-Terminal 
 34.758 
254.786 
915.698 
 7.666 
477.998 
 7.666 
 34.758 
254.786 
477.998 
915.698 
03-47-58 
00-76-66 
25-47-86 
91-56-98 
47-79-98 
 
 Organizados em ordem crescente Ordenação feita a partir dos 
dois últimos dígitos 
 
Organizados em ordem crescente 
 
3.3 Método Geográfico 
Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou setor. 
É considerado a origem, a procedência do documento. 
 
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO 
Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar 
 
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO 
Podem ser por: 
• País 
• Estado 
• Cidade 
 
 
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS 
Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética 
Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL 
As demais cidades seguem em ordem alfabética 
 
 
 Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MALÁSIA 
GRÉCIA 
FRANÇA 
ESPANHA 
CANADÁ 
BÉLGICA 
ARGENTINA 
Buenos Aires 
Córdoba 
Mar del Plata 
Mendonza 
Três Lagos 
 
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DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO 
Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética 
Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL 
As demais cidades seguem em ordem alfabética 
 
 
 Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE 
Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem a separação por estado, 
deverão: 
As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética 
Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. 
 
 Exemplo: 
 
 
 
 
 
TOCANTINS 
SÃO PAULO 
PARANÁ 
GOIÁS 
CEARÁ 
BAHIA 
ALAGOAS 
Maceió 
Arapiraca 
Palmeira dos Índios 
Penedo 
Santana do Ipanema 
Taguatinga (DF) 
São Paulo (SP) 
Piripiri (PI) 
Macapá (AP) 
Lages (SC) 
Campinas (SP) 
Arapiraca (AL) 
 
 
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3.4 Método Ideográfico 
Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas gerais podem ser 
considerados por nome ou códigos numéricos a eles atribuídos. Os códigos numéricos sempre 
apresentação uma relação do GERAL para o Particular. 
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS 
Podem ser Alfabético ou Numéricos 
 
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO 
DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como um dicionárioExemplo: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO 
ENCICLOPÉDICO – Organizados, agrupados sob títulos gerais e dentro dele 
alfabeticamente 
 
 Exemplo: 
 FINANCEIRO 
 Contas a pagar 
 Contas a receber 
 
 MATERIAL 
 Material de consumo 
 Material permanente 
 
PESSOAL 
 Abono 
Admissão 
Férias 
Salários 
Férias 
Demissão 
Controle de estoque 
Contas a receber (SC) 
Contas a pagar 
Admissão 
 
 
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DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERICO 
 Atribuídos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o 
Particular 
 
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - DECIMAL 
É Limitado a divisão de 10 classes 
É o método utilizado pelo CONARQ 
Atribuídos do Geral para o Particular 
 
 
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - DUPLEX 
NÃO possui limitação de criação de classes 
 
 Exemplos 
DUPLEX DECIMAL 
1 – PESSOAL 
1-1 Férias 
1-2 Admissão 
1-3 Salários 
1-4 Demissão 
2 – FINACEIRO 
2.1 Contas a pagar 
2.2 Contas a receber 
3 – MATERIAL 
3.1 Material de consumo 
3.2 Material permanente 
020 – Pessoal 
022 – Aperfeiçoamento e treinamento 
022.1 – Cursos 
022.12 – Promovidos por outra instituição 
022.121 – No Brasil 
022.122 – No Exterior 
022.2 – Estágios 
022.21 – Promovidos por outra instituição 
022.221 – No Brasil 
022.222 – No Exterior 
 
 
 
3.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado? 
Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos 
(especiais ou especializados) e a estrutura da instituição. A instituição poderá adotar quantos 
métodos forem necessários para bem organizar seus documentos 
DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha 
O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura 
da instituição; 
A instituição pode ter quantos métodos forem necessários 
 
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4 Organização do Arquivo 
No momento em que uma organização toma a decisão de organizar seu arquivo, é necessário que 
seja realizada uma campanha de sensibilização a toda empresa, envolvendo os diversos níveis 
hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organização do Arquivo de uma 
instituição ocorre em quatro etapas: 
 
• Levantamento de dados; 
• Análise dos dados coletados; 
• Planejamento; 
• Implantação e acompanhamento 
 
 
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS 
1 – Levantamento dos dados 
2 – Análise dos dados coletados 
3 –Planejamento 
4 – Implantação e acompanhamento 
 
 
4.1 Levantamento dos dados 
Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, 
normas, organogramas. É necessário, nessa fase, conhecer os dados relativos aos documentos que 
circulam na instituição. 
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento 
É necessário conhecer, analisar, estudar: 
Normas, organogramas, estatuto, regimento 
Gêneros documentos (textual, iconográfico, sonoro, etc..) 
Espécies mais freqüentes (ofício, relatório, fatura, projeto, etc..) 
Modelos e formulários em uso 
Quantidade e estado de conservação do acervo 
Métodos de Arquivamento utilizados 
Existência de registro e protocolo 
Média de arquivamento diário 
Controle de empréstimo e consulta 
Existência de normas e manuais de arquivo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento 
É necessário conhecer, também: 
Quantidade de servidores no arquivo, formação profissional e escolaridade 
Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso 
Situação física do arquivo (área ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteção 
contra incêndio e outros sinistros) 
 
 
4.2 Análise dos dados coletados 
Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será feito o DIAGNÓSTICO sobre a real 
situação do arquivo. É com base nesse diagnóstico irá propor as alterações, modificações necessárias. 
O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituição quanto ao uso dos 
arquivos. 
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise de dados 
Elaboração do DIAGNÓSTICO 
 
4.3 Planejamento 
É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. 
Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e todo recurso 
necessário para o bom funcionamento. 
 
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Planejamento 
Deverá considerar: 
• Posição do arquivo na estrutura do órgão 
• Centralização ou descentralização do Arquivo 
• Método de arquivamento 
• Normas de funcionamento 
• Qualificação de recursos humanos 
• Instalações e equipamentos 
• Constituição de Arquivos intermediário e permanente 
• Recursos financeiros necessários e os disponíveis 
 
4.4 Implantação e Acompanhamento 
É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado, será implantado. É 
nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO serão implantadas na 
instituição. 
 
 
 
 
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DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Implantação e Acompanhamento 
Implantação e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado 
Implantação das orientações descritas no Manual de Arquivo 
O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado quando necessário 
 
 
 
5 Gestão de Documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e 
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Lei 8.159/1991 - § 3º 
 
A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação, 
dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo 
documental. 
 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a 
assegurar a eficiência das atividades 
 
 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS 
• Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção, administração, manutenção 
e destinação de documentos 
• Garantir que a informação estará disponível no momento necessário ao usuário 
(instituição, estado, pessoa) 
• Eliminação de documentos que não possuem administrativo, fiscal, legal ou 
para fins de pesquisa científica ou histórica 
• Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de 
dados e outras técnicas da gestão da informação 
• Contribui para o acesso e a preservação dos documentos que deverão ser 
guardados e preservados por seus valores históricos, científicos, valores 
secundários. 
 
 
5.1 A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas: 
PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO 
 
 
 
 
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5.1.1 Gestão Documental - PRODUÇÃO 
Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor. 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO – 1ª FASE 
Otimização na criação de documentos 
Evitar a reprodução desnecessária de documentos 
Acontece na fase corrente 
 
 
5.1.2 Gestão Documental - UTILIZAÇÃO 
Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor.DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE 
É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua 
função administrativa, assim como sua guarda após o tramite 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE 
Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificação de documentos, controle de 
acesso e recuperação da informação 
Elaboração de instrumentos de recuperação 
É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e intermediários 
 
 
5.1.3 Gestão Documental – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO 
Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇÃO – 3ª FASE 
Decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente 
Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário 
É regida pela lei 8.159/91 
 
 
5.1.4 Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES 
Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e 
arquivamento 
Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações contidas nos documentos 
As unidades responsáveis por esses serviços são o ARQUIVO e o PROTOCOLO, 
Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de comunicações. 
 
 
 
 
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DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS 
Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente 
• Atendem as consultas aos órgãos/setores depositantes 
• Coordenam a transferência de documentos ao seu depósito 
• Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminação ou recolhimento 
• Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3ª 
idade. 
 
 
 
 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS 
Os documentos só devem ser aceito para guarda intermediária quando for conhecido: 
Conteúdo; prazo de guarda e data de eliminação ou recolhimento 
 
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS 
Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, continuam sendo de posse dos 
setores que os transferiram 
• Podem consultá-lo 
• Podem tomá-lo emprestado 
• A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela unidade que o transferiu 
• Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento intermediário) são localizados 
fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservação adequada contra incêndio, 
poluição atmosférica, excesso de umidade e luz. 
 
 
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6 Protocolo 
Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam 
no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido 
assim o acesso a informação. 
 
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações: 
 
• Recebimento 
• Registro 
• Autuação 
• Classificação 
• Expedição/Distribuição 
• Controle/Movimentação 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO 
A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento 
Receber os documentos produzidos pela instituição ou aqueles produzidos por outras 
instituições, que para lá foram encaminhados 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro 
• Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento 
• Cadastrado em um sistema de controle (manual ou informatizado) 
• Os dados são utilizados para localização do documento 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação 
• Documentos são transformados em processo – abertura de processo 
• Inserção de capa específica 
• Numeração das páginas 
• Atribuição de nº de identificação do processo 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação 
Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o 
assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos 
• Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO SER 
ABERTOS no PROTOCOLO 
• Os únicos documentos que não SÃO abertos no protocolo são: PARTICULAR 
e SIGILOSO (natureza do assunto) 
 
 
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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação 
Os documentos OSTENSIVOS (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados, 
classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição 
Enviar os documentos para os seus destinatários 
• DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio 
órgão (interno); 
• EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão (externo). 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação 
• Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. 
Para recuperá-lo com agilidade quando necessário, bem como identificar possíveis 
atrasos na tramitação. 
• É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo) 
 
 
 
7 Procedimentos administrativos em relação ao processo 
Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos 
expressados por despachos, pareceres técnicos, anexo, instruções de pagamento de despesa. Que a 
partir de autuados, são autorizados pelo órgão a executar tal procedimento. 
 
• Autuação 
• Numeração de folhas 
• Juntada 
o Juntada por anexação 
o Juntada por apensação 
• Desapensação 
• Desentranhamento de peças 
• Desmembramento de peças 
• Diligência 
• Encerramento de processo e abertura de volume 
• Encerramento de processo 
• Abertura de volume 
• Reconstituição de processo 
 
 
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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação 
Também conhecida como formação, abertura de processo 
• Colocação de capa, ordenação cronológica das peças; 
• Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo 
• Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica 
• Registrar, conferir 
• Encaminhar fisicamente para o setor pertinente 
• Descartar o envelope, ele não será peça do processo 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas 
Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo próprio para colocação 
de número. Colocar no canto superior direito da página. 
• A primeira folha é a número 1 
• A capa não será numerada 
• A numeração inicial é feita no protocolo central ou setorial 
• Cada unidade que receber o processo e colocar mais peças deverá numerá-las 
• A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser colocada em folha em branco 
maior 
• Processos vindos de outros órgãos públicos só serão renumerados se a respectiva 
numeração estiver incorreta 
• Qualquer solicitação ou informação deverá ser feita por despacho no próprio 
documento ou em folha de despacho. 
 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada 
Será executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho 
ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem anexados 
APENSAÇÃO: Não há dependências entre os processos 
 
Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS ACESSÓRIO (MAIS 
RECENTE). 
Exemplos: 
PROCESSO PRINCIPAL PROCESSO ACESSÓRIO 
Inquérito Administrativo Recurso contra decisão do inquérito 
Aquisição de material Prestação de contas 
 
 
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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação 
• O processo acessório é renumerado 
• Lavrar termo de anexação na última folha do mais antigo 
• Anotar na capa do principal o nº do acessório (anexado)• Registrar no sistema a juntada por anexação 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação 
• Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo 
que pediu a juntada. 
• Cada processo continua com sua numeração original 
• Lavrar termo de apensação no processo mais antigo, que ficará em primeiro 
lugar 
• Anotar no processo que ficará em primeiro lugar o nº do apensado 
• Registrar nos sistema a juntada por apensação 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação 
Após decisão final o processo poderão ser desapensados nos protocolo setorial onde 
se encontrem 
• É executada mediante indicação em despacho 
• A desapensação ocorrerá antes do arquivamento 
• Lavrar o termo de desapensação no processo que solicitou a juntada 
• Colocar despacho de encaminhamento em cada processo 
• Registrar em sistema a desapensação 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentramento de peças 
A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar o processo, mediante despacho 
• Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento após o último 
despacho 
• A numeração continua a mesma 
• É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo 
 
 
 
 
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DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças 
• É feita para forma outro processo, ocorrerá mediante despacho. 
• Retirar o documento que constituirá outro processo 
• Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento 
• Proceder autuação do documento retirado e renumerar as páginas do novo 
processo 
 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência 
Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensável 
ou disposição legal é devolvido ao órgão para sanar a pendência. Deverá ser 
enviado a instituição para que em prazo especificado devolva com a diligencia 
sanada. 
• Vencido o prazo sem a conclusão da exigência, a instituição anexara cópia 
da convocação e o devolverá ao órgão que pediu diligência 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento 
• O encerramento acontecerá quando: 
• Pleito indeferido 
• Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados 
• Pela expressa desistência do interessado 
• Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por período superior 
a um ano, por omissão da parte interessada 
 
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume 
• Um processo não deve exceder a 200 folhas 
• A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da margem esquerda 
• Colocar na última folha do volume anterior o termo de encerramento de 
volume, devidamente numerado 
• Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume 
 
 
 
 
 
 
 
 
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QUESTÕES DE CONCURSOS 
1. A instituição voltada para o pesquisador, cujos documentos entram por compra, pesquisa e 
doação e são produzidos com finalidade científica, sendo seu acervo caracterizado por coleções 
(documentos unidos pelo conteúdo) é: 
(A) o museu. (B) a biblioteca. (C) o centro de documentação. 
(D) o arquivo. (E) o núcleo de pesquisa. 
2. A classificação dos documentos de arquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou 
“iconográfico” implica em definição: 
a) da espécie documental. b) da forma do documento. 
c) do formato do documento. d) do gênero documental. 
e) do tipo documental. 
3. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: 
(A) públicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes. 
(D) tipológicos e diplomáticos. (E) administrativos e históricos. 
4. (TRE/PB) Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de 
arquivo cumprem ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra: 
(A) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo. 
(B) está prescrita nas guias de recolhimento. 
(C) resulta do processo de avaliação. 
(D) corresponde a períodos qüinqüenais e decenais de temporalidade. 
(E) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação. 
5. A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: 
(A) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
(B) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, 
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e 
judiciárias, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
(C) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que 
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
(D) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas, em 
decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
(E) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu 
respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
6. A regulamentação da Lei 8.159, pelo Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002, define, ainda, que os 
arquivos privados, quando considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história, 
cultura e desenvolvimento nacional: 
(A) poderão ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. 
(B) passam a estar sujeitos às mesmas regulamentações da Lei de Patrimônio Histórico Nacional. 
(C) podem ser objeto de desapropriação por parte do poder público competente desde que seus 
proprietários recebam justa indenização. 
(D) se franqueados à consulta pública, não poderão ser objeto de quaisquer tipos de taxas ou impostos. 
(E) passam a ter seu acervo sujeito às normalizações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) após 
o falecimento do titular. 
7. (TRE/PB) A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem 
reconstituir a estrutura e o funcionamento da instituição responsável por sua acumulação é 
conhecida como: 
(A) valor probatório. (B) prescrição. (C) jurisprudência. (D) princípio da proveniência. 
 
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(E) vigência. 
8. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os 
respectivos funcionários, conforme indica a tabela abaixo, indique a alternativa que corresponde à 
ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal. 
 
(A) Paula da Silva Caruci 
Maria Vicente Afonso 
Joaquim Manoel Sabóia 
João Guilherme Smit 
Antônio Heron Ferreira 
Maria Júlia Rodrigues 
(B) Maria Júlia Rodrigues 
Antônio Heron Ferreira 
Paula da Silva Caruci 
Maria Vicente Afonso 
Joaquim Manoel Sabóia 
João Guilherme Smit 
(C) Antônio Heron Ferreira 
João Guilherme Smit 
Joaquim Manoel Sabóia 
Maria Júlia Rodrigues 
Maria Vicente Afonso 
Paula da Silva Caruci 
(D) Maria Vicente Afonso 
Paula da Silva Caruci 
Antônio Heron Ferreira 
Maria Júlia Rodrigues 
Joaquim Manoel Sabóia 
João Guilherme Smit 
(E) Paula da Silva Caruci 
Maria Vicente Afonso 
João Guilherme SmitJoaquim Manoel Sabóia 
Antônio Heron Ferreira 
Maria Júlia Rodrigues 
9. É prática corriqueira, nas instituições brasileiras, a formação de grandes depósitos de massa 
documental acumulada, vulgarmente denominados arquivo morto”. Tais documentos: 
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo. 
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes. 
(C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico. 
 
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(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção. 
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário. 
10. De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para a 
salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza 
sigilosa, e dá outras providências, a eliminação de documentos públicos sigilosos: 
(A) ocorrerá apenas com a documentação que tenha se tornado ostensiva. 
(B) deverá ser feita apenas pelo Arquivo Nacional. 
(C) deve ocorrer imediatamente após a vigência dos documentos. 
(D) ocorrerá apenas em documentos criptografados. 
(E) tornará o respectivo Termo de Eliminação de Documentos igualmente sigiloso. 
11. (TRE/PB) Dentre os instrumentos de pesquisa elaborados para atender ao programa descritivo 
dos arquivos permanentes, inclui-se: 
(A) o inventário, que toma por unidade a peça documental. 
(B) o guia, que relaciona descritores ou palavras-chave capazes de recuperar o conteúdo dos documentos. 
(C) o índice, que oferece uma visão panorâmica dos seus diferentes fundos. 
(D) o catálogo, que indica, na ordem de numeração das estantes e prateleiras, o lugar ocupado pelas 
unidades de arquivamento. 
(E) a edição de textos, que transcreve na íntegra certos documentos. 
12. Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade: 
(A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados. 
(B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente. 
(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades. 
(D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário. 
(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador. 
13. De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de documentos 
públicos de valor permanente: 
(A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes 
de Avaliação. 
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional. 
(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos 
documentos. 
(D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico, 
probatório e informativo. 
(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua aquisição. 
14. Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas 
com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituição lhe pede que 
encaminhe soluções para o problema. Você, então: 
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço. 
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes. 
(C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico. 
(D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária. 
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes. 
 
GABARITO 
1. B 2. D 3. B 4. C 5. B 6. A 7. A 8. A 9. B 10. A 
11. E 12. C 13. D 14. D 
 
 
 
 
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ANEXO 
 
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA 
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, 
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos 
de prova e informação. 
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins esta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do 
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de 
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob 
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e 
do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 
Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. 
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do 
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de 
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em 
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de 
caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades. 
§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua 
documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consultas freqüentes. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo 
que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será 
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de 
competência. 
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
 
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Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e 
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e 
desenvolvimento científico nacional. 
Art. 13 - Os arquivos privados identificadoscomo de interesse público e social não poderão ser alienados 
com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. 
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social 
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. 
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a 
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. 
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do 
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. 
CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições 
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1° - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo 
e do Poder Judiciário. 
São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das 
Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo 
do Poder Judiciário. 
§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. 
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua 
guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais. 
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e 
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua 
guarda. 
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, 
observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei. 
CAPÍTULO V - DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. 
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na 
classificação dos documentos por eles produzidos. 
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como 
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem 
das pessoas são originalmente sigilosos. 
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por 
um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser 
prorrogado, por uma única vez, por igual período. 
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um 
prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. 
 
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Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer 
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação 
pessoal da parte. 
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por 
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse 
público e social. 
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo 
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de 
Arquivos - SINAR. 
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e 
integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. 
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.