Apostila_LFG_Administracao_Policia_Federal_2008_Aula_04 05 08

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�� CARREIRAS NÍVEL MÉDIO
 Disciplina: Administração 
		 Prof.: Carlos Ramos
 Data: 04/05/2008
 
Noções de Administração
Módulo I
1. Conhecimentos de Administração e de Administração Gerencial
Este tópico tem como objetivo fornecer uma visão geral desse campo particular do conhecimento humano: a Administração. Vamos a partir de agora analisar os processos que acontecem dentro das organizações em geral (públicas ou privadas), para entender o significado da Administração.
Podemos identificar no nosso mundo concreto uma multiplicidade de empresas, órgãos públicos, organizações não governamentais, autarquias, fundações, associações, etc. É possível visualizar e distinguir, com relativo acerto, algumas das atividades que estas instituições tão diferentes executam no seu dia-a-dia. 
Mas, vamos refletir por alguns instantes... o que todas essas entidades têm em comum?
O que têm em comum, por exemplo, uma companhia aérea, um hospital, uma padaria, uma repartição pública e uma escola comunitária?
Em primeiro lugar podemos denominá-las todas como sendo organizações humanas.
Em segundo lugar, vamos encontrar algumas semelhanças muito fortes entre todas estas organizações:
Todas elas têm objetivos a serem alcançados;
Para alcançar tais objetivos, realizam um certo conjunto de atividades;
Para executar estas atividades, necessitam mobilizar uma determinada quantidade de recursos (humanos, materiais, tecnológicos, financeiros, etc).
Portanto, podemos perceber que o funcionamento da companhia aérea, do hospital, da padaria, da repartição pública e da escola comunitária depende de uma espécie de “arranjo” ou “combinação” destas três variáveis: Objetivos, Atividades e Recursos.
Os objetivos devem ser bem definidos, para serem alcançáveis; as atividades a serem realizadas devem estar coerentes com os objetivos perseguidos; os recursos devem ser suficientes e precisam ser empregados com eficiência na execução das atividades. 
Essas três variáveis devem ser combinadas de uma forma racional; em outras palavras, devem ser administradas. Podemos pensar agora na Administração como sendo algo que ocorre no interior das organizações, e representa um processo de tomar decisões sobre objetivos, atividades e recursos.
Assim, a companhia aérea, o hospital, a padaria, a repartição pública e a escola comunitária podem ser chamadas genericamente de organizações. Uma organização é um agrupamento humano em torno de um determinado objetivo, mobilizando recursos para executar as atividades necessárias ao alcance deste objetivo. O Administrador é a pessoa (ou conjunto de pessoas) que toma as decisões sobre a melhor forma de combinar as três variáveis citadas.
Tomar decisões significa basicamente fazer escolhas:
Que objetivos nossa organização deve perseguir? Que metas nós vamos buscar? Por que buscar determinadas metas e não outras? Em que prazo vamos alcançar estes objetivos?
Quais são as atividades necessárias? Quem vai executar tais atividades? Em que ordem? Em que ritmo? Como fazer tais atividades? Será preciso mudar as atividades?
Que recursos nós vamos usar? Onde nós vamos encontrá-los? Como vamos mantê-los na organização? Como vamos desenvolvê-los? Como vamos motivar os membros da organização?
Enfim, como vamos fazer para tomar decisões acertadas sobre as questões anteriores? Como evitar erros no processo de tomada de decisão?
Vamos examinar alguns conceitos que a literatura existente sobre Administração nos apresenta:
“A tarefa da Administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação” (Idalberto Chiavenato).
“Administração (do latim administratione): I. Ação de Administrar. II. Gestão de negócios públicos ou particulares. III. Governo, regência. IV. Conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar os fatores de produção e controlar a sua produtividade e eficiência, para se obter determinado resultado. V. Prática desses princípios, normas e funções. VI. Função de administrador; gestão, gerência. VII. Pessoal que administra; direção” (Novo Dicionário Aurélio).
“Administrar é estabelecer e prescrever a maneira pela qual as pessoas devem executar o seu trabalho cotidiano”. (Frederick W. Taylor).
Podemos ainda entender a palavra “Administração” dentro de quatro acepções distintas:
Como uma forma de Ação ou Processo;
Como um determinado Grupo de Pessoas que dirigem a organização;
Como uma Arte que exige certas habilidades na sua execução;
Como uma Disciplina, uma Ciência, um campo específico do conhecimento humano.
Vejamos cada uma destas acepções:
a) Administração concebida como “Ação” ou “Processo”
O processo de administrar se constitui essencialmente na tomada de decisões, sobre como combinar bem os objetivos, atividades e recursos, através do planejamento, da organização, da direção e do controle.
Atenção: estes são considerados os quatro processos fundamentais da Administração:
Planejamento – processo de definir previamente os objetivos, as atividades e os recursos; corresponde às decisões a serem tomadas sobre “quais são os objetivos a serem perseguidos”, “em que prazo”, “quais são os resultados esperados”, “que recursos serão necessários”, “qual será o caminho a ser trilhado”, etc...
Organização – processo de dividir o trabalho a ser realizado, bem como as responsabilidades e o poder de decisão e comando; trata-se da distribuição dos recursos de acordo com um determinado critério; o processo de organização dá origem a uma determinada estrutura organizacional, que nas empresas geralmente é representada graficamente através de um organograma.
Direção – processo de garantir a execução das atividades que foram planejadas; como fazer com que as atividades sejam de fato executadas dentro das especificações e dos prazos previstos; como manter o pessoal motivado, rumo às metas; como gerenciar as relações humanas e o clima organizacional.
Controle – processo de assegurar o cumprimento dos objetivos, e eventualmente identificar a necessidade de modificá-los. São também decisões sobre como medir o desempenho da organização, das pessoas, dos demais recursos; como perceber a necessidade de mudanças na execução das atividades e como implementar tais mudanças. O controle é um processo que acaba gerando subsídios para o Administrador reiniciar novo ciclo de planejamento.
Considerar a Administração como sendo um processo (ou função), que se compõe de outros processos (ou funções) é a essência do chamado enfoque funcional, criado por Henri Fayol, no início do século XX. Fayol é um dos precursores do pensamento administrativo, e lançou as bases de muitos dos conceitos utilizados até hoje, na vida moderna. A importância da abordagem proposta por Fayol reside na separação da tarefa da administração das demais tarefas, operacionais e técnicas, realizadas pela organização.
O processo administrativo é importante, qualquer que seja o contexto de utilização de recursos (seja na padaria, na escola, no hospital, etc). A razão principal para estudar este processo é seu impacto sobre o desempenho das organizações, as quais assumem importância sem precedentes na sociedade e na vida das pessoas.
Afinal, a sociedade em que vivemos é uma sociedade organizacional, e a Administração é um processo fundamental na determinação do nível de desempenho das diversas organizações.
b) Administração como um certo “Grupo de Pessoas”
As pessoas que administram qualquer conjunto de recursos disponíveis para uma organização são os administradores ou gerentes.
São os gerentes que fazem o processo administrativo acontecer.Os gerentes formam um grupo específico de pessoas dentro da organização, chamado “a administração”, “os executivos” ou “a gerência”. As pessoas que integram esse grupo possuem autoridade formalmente constituída e assumem certas responsabilidades dentro da organização.
Para desempenhar suas diversas funções, os gerentes precisam empregar as técnicas adequadas para realizar com sucesso os processos de planejamento, organização, direção e controle.
Pode-se entender também a “alta Administração” de uma determinada organização como sendo o seu alto escalão, o corpo gerencial que detém o mais elevado poder de decisão naquela entidade.
Na grande maioria das organizações, os administradores ou gerentes agrupam-se em diversos níveis, que formam uma hierarquia ou cadeia de comando.
No alto da hierarquia, no primeiro nível, ou primeiro escalão, encontram-se os executivos, dirigentes, presidentes, superintendentes, diretores, etc... As denominações são bem variadas.
Nos níveis intermediários, abaixo dos executivos, encontram-se os coordenadores, chefes de setor, chefes de divisão, supervisores, etc.
No último nível, na base da pirâmide organizacional, vamos encontrar as pessoas que não são gerentes: os empregados, técnicos, funcionários operacionais, etc... eles têm em comum o fato de não emitirem comandos para grupos ou equipes de trabalho – eles são parte destas equipes. 
Observe que estamos adotando uma visão simplificada, apenas para demonstrar que em qualquer organização existem funcionários com diferentes participações na administração da mesma. Afinal, grandes organizações podem ter muitos ou poucos níveis hierárquicos, a depender do seu porte.
Assim, Executivo, Diretor, Superintendente, Presidente são palavras normalmente usadas para designar os gerentes que ocupam os cargos mais importantes da hierarquia, que formam a alta administração e têm autoridade sobre todos os demais gerentes dos níveis inferiores. As tarefas mais importantes da alta administração relacionam-se com a definição de objetivos e recursos estratégicos, e avaliação e correção do desempenho da organização no caminho rumo aos objetivos. 
Por sua vez, os gerentes dos níveis intermediários são responsáveis pela coordenação dos grupos de trabalho: setores, departamentos, divisões ou gerências. São eles que transformam os grandes objetivos da alta administração em objetivos específicos, definem e mobilizam recursos e controlam a realização das atividades no nível de cada tarefa a ser executada.
Os gerentes intermediários cuidam de áreas especializadas da organização: marketing, produção, informática, compras, finanças, atendimento aos clientes, recursos humanos, materiais, etc...
Os gerentes mais próximos dos funcionários operacionais são geralmente denominados supervisores ou chefes; normalmente chefiam grupos formados por funcionários essencialmente técnicos, responsáveis pela realização de tarefas operacionais que fornecem produtos e serviços aos clientes. Há tantos tipos de supervisores quantas são as possibilidades de trabalho operacional. 
Com o advento das técnicas da administração participativa, os supervisores se transformam gradativamente em facilitadores que ajudam os grupos a tomar decisões por conta própria. Assim, a quantidade de gerentes, o conteúdo de seu trabalho, e a extensão da hierarquia dependem muito do tamanho da organização.
c) Administração como uma Arte que exige certas habilidades
A administração pode ser considerada também como uma arte, no sentido de profissão, ofício ou área de atuação humana. Considerando-se este ponto de vista, a chamada “arte de administrar” depende de certas habilidades essenciais.
O desempenho dos gerentes está profundamente ligado às competências, que incluem diversos tipos de habilidades. Um especialista no estudo do comportamento gerencial, Robert Katz, enunciou pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executar de modo eficaz o processo administrativo:
Habilidade Técnica
Consiste na utilização dos conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas, através de sua instrução, experiência e educação; relaciona-se com a atividade específica do gerente. Por exemplo, a habilidade técnica de um diretor financeiro significa conhecer técnicas de fluxo de caixa, contabilidade, tesouraria, investimentos, orçamentos, etc;
Habilidade Humana
Consiste na capacidade de trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz; abrange, portanto a compreensão das necessidades, interesses e atitudes humanas. A capacidade de entender, liderar e trabalhar com pessoas é a expressão da habilidade humana do gerente. Essas habilidades permitirão ao gerente motivar e liderar a sua equipe;
Habilidade Conceitual
Consiste na habilidade de compreender as complexidades da organização e do seu ambiente, bem como promover o ajustamento do comportamento das pessoas dentro dela. Essa habilidade permite que as pessoas se comportem de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades do seu grupo imediato. Envolve a capacidade do gerente de compreender e lidar com a complexidade de toda a organização e de formular estratégias, ou seja, formas pelas quais a organização vai se relacionar com o ambiente externo. 
Uma das idéias mais importantes do modelo de Katz é que, conforme o gerente sobe na hierarquia, a importância da habilidade técnica diminui, enquanto que a habilidade conceitual torna-se mais necessária.
Para um supervisor ou gerente de primeira linha, que está diretamente ligado ao trabalho operacional, o conhecimento técnico é muito mais importante do que para um executivo da alta administração. Este, por sua vez, necessita utilizar muito mais suas competências na formulação de objetivos e adequação da empresa aos cenários desenhados para o futuro.
Observe no diagrama a seguir, que ilustra essa idéia:
d) Administração como uma Disciplina, uma Ciência, um campo específico do conhecimento humano.
Podemos considerar que a Administração existe desde a Antiguidade, uma vez que já estava presente sobretudo na organização dos reinos e impérios antigos. No entanto, como ciência, a Administração tem um desenvolvimento histórico muito recente.
No final do século XIX e início do século XX, graças à necessidade de tornar mais profissional a formação dos gerentes, para aprimorar o processo administrativo, é que começaram a surgir autores em Administração. Mais tarde, surgiram escolas, pesquisadores, consultores de administração, etc. O processo de administrar organizações transformou-se em disciplina acadêmica muito recentemente.
Atualmente a Administração tem como tarefa principal a interpretação dos objetivos propostos pela organização, transformando-os em ação organizacional através do planejamento, organização, direção e controle de todos esforços realizados em todas as áreas em todos os níveis da organização, a fim de alcançar os objetivos da maneira mais adequada à situação.
A Teoria Geral da Administração (TGA) estuda o processo de administração das empresas e demais tipos de organização, considerando a interdependência entre cinco variáveis principais:
Tarefas – abrangem as atividades que devem ser executadas para que os objetivos da organização sejam alcançados;
Estrutura – corresponde ao modo pelo qual serão organizados os recursos e de que maneira devem ser distribuídos o trabalho e o poder de comando dentro da empresa;
Pessoas – diz respeito ao comportamento humano dentro da empresa e de que maneira suas motivações subjetivas devem ser levadas em conta;
Tecnologia – representa o “estado da arte”, ou seja, os padrões técnicos a serem observados para que sejam alcançados os melhores níveis de produtividade possíveis.
Ambiente – significa os impactos das ações da organização sobre as outras organizações que convivem com a mesma noquadro econômico-institucional, bem como o impacto dessas forças externas sobre a mesma.
Estas cinco variáveis constituem os principais componentes no estudo da Administração. Cada qual influencia e é influenciada pelos outros componentes. Modificações em um provocam modificações em maior ou menor grau nos demais. As diversas correntes de pensamento dentro da Administração diferenciam-se justamente porque cada uma delas dá maior ênfase a uma ou duas destas variáveis. Assim, existe uma multiplicidade de visões sobre como deve ser o processo de se administrar uma empresa.
Não existe uma teoria superior às demais; cada uma é válida dentro do contexto em que opera, tendo um maior ou menor poder explicativo sobre determinados assuntos.
O conhecimento em Administração evolui pelo acúmulo de contribuições de diversos autores ao longo do tempo, havendo naturalmente controvérsias em relação a pontos específicos, como em qualquer outra ciência. No entanto, o conhecimento em Administração se forma através dos rigores do método científico, passando por experimentos, observações, estudos de casos, etc.
Administração hoje
Neste início de século XXI, mudanças em todos os tipos de ambientes – econômico, social, político, tecnológico – levam ao surgimento de novos conceitos e técnicas para administrar as organizações. Essas inovações na teoria e na prática são chamadas novos paradigmas da Administração.
Paradigmas são modelos ou padrões, que servem como marcos de referência, para explicar e ajudar as pessoas a lidar com diferentes situações. São formados pelas premissas ou hipóteses (explicações que ajudam a entender as organizações); pelos modelos de administração (conjunto de técnicas e soluções para administrar as organizações) e pelo contexto (o ambiente, econômico, cultural e institucional, no qual as organizações atuam).
Muitas teorias da Administração nascem exatamente nos momentos em que ocorrem mudanças nos paradigmas. Foi assim desde a revolução industrial até os tempos atuais, nos quais o processo conhecido como globalização impõe mudanças drásticas no paradigma organizacional (mudanças nas premissas, nos modelos e no contexto). 
Assim, a Administração está constantemente se renovando, para se adequar às novas exigências impostas pelo rápido ritmo de transformações dos tempos atuais.
1.1. Processo Organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação
Vimos anteriormente que a essência do processo de administrar se constitui na tomada de decisões sobre planejamento, organização, direção e controle. Vejamos agora estes processos administrativos em detalhes.
1.1.1. O Processo de Planejamento
Vamos iniciar nossa discussão sobre o processo de planejamento. Trata-se de uma ferramenta utilizada pelas organizações em geral para determinar suas relações com o futuro. Colocando-se em outros termos, o planejamento envolve o processo de tomada de decisões com relação ao futuro, tentando de alguma forma, influenciá-lo. 
Podemos definir o ato de planejar de várias maneiras:
Planejar é definir objetivos para organização, determinando que resultados devem ser alcançados, e quando isto deve ocorrer;
Planejar é também dimensionar os meios necessários à obtenção dos resultados pretendidos;
Planejar é intervir na realidade, de forma a produzir mudanças na organização de acordo com uma situação desejada no futuro, superior à situação vivida no presente;
Planejar é tomar decisões de forma antecipada, no presente, para reduzir as incertezas inerentes ao futuro.
Faz parte do trabalho do administrador o processo de tomar decisões de planejamento. A própria criação da organização se dá com a tomada de decisões básicas sobre o seu funcionamento e sobre sua relação com o ambiente organizacional.
Assim, diz-se que o Planejamento é uma das aplicações do Processo Decisório, ou seja, do processo de tomada de decisões dentro da organização, que envolve diversas etapas tais como: conhecimento da situação atual, coleta de informações internas e externas à organização, valoração das informações mais relevantes, análise de alternativas, análise de impactos de decisões prováveis, etc...
A própria sobrevivência das organizações depende de sua capacidade de administrar, de forma dinâmica, seus recursos internos (humanos, materiais, tecnológicos, etc) e suas relações com o ambiente externo. 
As organizações apresentam diferentes “capacidades de resposta” aos desafios colocados pelas mudanças no ambiente externo e no meio interno. Algumas têm mais sucesso do que as outras na aplicação do processo de planejamento.
Uma das explicações para o sucesso ou insucesso das organizações no que tange à utilização do planejamento como ferramenta eficaz de gestão é a própria atitude dos administradores em relação ao futuro.
Os estudiosos da Administração apontam basicamente dois tipos de atitude dos administradores em relação ao futuro: a atitude pode ser proativa ou reativa. Dependendo da atitude predominante dos administradores, a organização será mais ou menos afetada pelos eventos e mais ou menos eficaz ao lidar com os mesmos.
As informações (internas e externas) captadas pelos administradores podem representar pontos positivos ou negativos, que podem ou não desencadear um processo de mudanças. Quando a organização altera de forma dinâmica seus sistemas internos e suas relações com o ambiente, em função das informações que a mesma obtém, estamos diante de uma atitude proativa.
Desse modo, a atitude proativa se manifesta através de forças que desejam mudanças nos objetivos e na mobilização dos recursos organizações, e as impulsionam. É a atitude dos administradores que processam, de maneira positiva, as informações que vêm do ambiente externo e de dentro da própria organização.
Portanto, a atitude proativa faz com que a organização possa rapidamente antecipar as mudanças e adotar os procedimentos necessários nos períodos de transição. O “tempo de resposta” às mudanças ambientais é curto. Se houver demora na tomada de decisões, o tempo disponível para implementar mudanças diminui; a administração torna-se reativa.
A atitude reativa é representada, portanto, pelas forças que desejam a estabilidade, a manutenção do status quo; desse modo, são forças de preservação da situação atual. É uma atitude adotada pelos administradores que processam negativamente o feedback que recebem, tanto do ambiente externo quanto de dentro da própria organização. 
Nesse contexto, as informações recebidas não são capazes de provocar qualquer mudança, seja na forma como a organização utiliza seus recursos, quanto na maneira pela qual a mesma se relaciona com o ambiente externo.
Em qualquer organização os dois tipos de forças estão presentes. Ambas são igualmente necessárias. A atitude proativa é importante para promover o crescimento da organização e a mudança nos seus processos, sistemas, rotinas, enfim, em tudo aquilo que possa melhorar o seu desempenho. A atitude reativa é importante para manter o equilíbrio interno, e para impedir mudanças abruptas, desnecessárias e que possam comprometer o desempenho da organização.
Mas, enfim, qual é o resultado do próprio processo de planejamento?
A resposta é simples: o planejamento resulta na elaboração de planos.
Planejar é o processo; os resultados são os planos. Um plano contém objetivos, que precisam estar adequadamente identificado, bem, como as formas pelas quais a organização pode alcançá-los. Assim, podemos dizer que os planos envolvem metas e métodos. 
As metas representam a quantificação dos objetivos, e a data em que os mesmos devem ser atingidos. Os métodos significam o caminho que a organização deve percorrer para cumprir suas metas.
Numa organização iremos encontrar uma grade variedade de planos que, a depender da abrangência e do impacto que têm sobre a mesma, podem ser classificados em três tipos principais: Planos Estratégicos, Funcionais e Operacionais. Vejamos em que se constituem os mesmos:
Planos EstratégicosSão os planos que definem os objetivos para toda a organização, bem como sua relação pretendida com o ambiente.
O plano estratégico de uma organização estabelece quais são os produtos e serviços que a organização pretende oferecer. Determina também em que mercados a mesma pretende atuar, e a que clientes ela almeja atender.
Assim, a preocupação deste tipo de plano e posicionar a empresa no mundo. Para isto são utilizados alguns conceitos fundamentais, os quais iremos estudar a seguir, tais como a Missão da Organização, sua Visão de Futuro e os seus Valores. 
A responsabilidade pela definição do plano estratégico é da alta administração. A ferramenta empregada para produzi-lo é chamada de Planejamento Estratégico. Se a organização resolve adotar o planejamento estratégico em bases consistentes, de forma a torná-lo parte de seus processos normais, a mesma estará praticando uma Gestão Estratégica.
Muitas empresas promovem o envolvimento de funcionários de níveis hierárquicos inferiores durante a realização do planejamento estratégico. Trata-se de um dos aspectos da Administração Participativa, na qual se busca um processo mais democrático de tomada de decisão. Em outras empresas, existem setores inteiros executando funções estratégicas, como aqueles voltados para o desenvolvimento de novos produtos e prospecção de tecnologias emergentes.
Planos Funcionais
Estes são também chamados de planos administrativos, departamentais ou táticos. São elaborados para possibilitar a realização dos objetivos traçados nos planos estratégicos.
Os planos funcionais recebem esta denominação porque abrangem áreas de atividades especializadas da empresa, por exemplo: marketing, finanças, recursos humanos, produção, tecnologia, etc...
São, portanto, de responsabilidade dos administradores dessas áreas. Representam um desdobramento dos planos estratégicos, preocupando-se com os aspectos que cabem a cada uma das áreas funcionais da empresa.
Planos Operacionais
Preocupam-se com o nível da execução, para alcançar objetivos específicos de uma determinada atividade ou tarefa. O planejamento operacional envolve a definição de atividades a serem realizadas e recursos a serem mobilizados, diante de um produto ou objetivo concreto. Estão ligados, portanto, à base da estrutura organizacional, onde se desempenham as mais variadas operações. Resultam, assim, de desdobramentos de planos funcionais, colaborando para a consecução dos objetivos fixados nestes.
O quadro a seguir mostra um exemplo do encadeamento que existe entre os planos estratégicos, funcionais e operacionais:
	Departamento
	Objetivo
	Tipo de Plano
	Presidência
	Aumentar a participação da empresa no mercado, nos próximos dois anos, de 20% para 40% das vendas totais.
	Estratégico
	Diretoria de Marketing
	Desenvolver novo produto voltado para os consumidores na faixa de 20 a 30 anos.
	Funcional
	Gerência de Pesquisa de Mercado
	Realizar pesquisa de mercado para detectar preferências dos consumidores na faixa de 20 a 30 anos.
	Operacional
Podemos ver a seguir um exemplo aplicado à administração pública:
	Departamento
	Objetivo
	Tipo de Plano
	Secretaria da Educação
	Melhorar a qualidade do ensino médio na rede estadual
	Estratégico
	Superintendência de Ensino Médio
	Melhorar a qualificação dos professores do ensino médio
	Funcional
	Coordenação de Recursos Humanos
	Realizar treinamento em pedagogia e cursos de reciclagem para os professores
	Operacional
Administração Estratégica (ou Gestão Estratégica)
É definida como um processo contínuo, que visa manter a organização como um conjunto apropriadamente integrado a seu ambiente. A Administração Estratégica é a disciplina que trata do planejamento, implementação, execução e controle (acompanhamento e avaliação) da Estratégia dentro da empresa. A ferramenta de gestão empregada para desempenhar esta função chama-se Planejamento Estratégico.
O conceito de Estratégia, termo de origem militar, nasceu da necessidade de realizar objetivos em situações complexas, principalmente nas quais um concorrente tentar impedir o objetivo de outro, como é o caso das guerras. No âmbito da Administração, podemos definir a Estratégia como sendo a seleção dos meios, de qualquer natureza, a serem empregados para realizar determinados objetivos, num ambiente organizacional que é cada vez mais competitivo.
Assim, em nosso campo de estudo - a administração das organizações - a estratégia abrange os objetivos da organização na relação com seu ambiente: a seleção dos produtos e serviços e dos mercados e clientes com os quais a organização pretende trabalhar.
Por que a organização se preocupa em definir uma estratégia? A resposta a essa questão é que dois grandes conjuntos de forças estão continuamente influenciando o nível de desempenho da organização:
As oportunidades e desafios criados pelos diversos segmentos do ambiente externo: os concorrentes, os fornecedores, os clientes, a tecnologia, as fontes de matéria-prima, a legislação, etc.
Os problemas e as potencialidades que estão presentes ou podem surgir no próprio âmbito interno da organização: o grau de competência e motivação dos funcionários, a eficiência de seu parque tecnológico (máquinas, equipamentos, instalações), a disponibilidade de capital, o funcionamento adequado de suas rotinas, etc.
O processo de elaboração do planejamento estratégico deve levar em conta os desafios e as oportunidades para a organização, sejam elas internas ou externas. 
Assim, o processo de planejamento estratégico afeta a empresa no longo prazo, porque compreende as decisões sobre os produtos e serviços que a organização pretende oferecer e os mercados e clientes que pretende atingir, a partir de considerações sobre os desafios e oportunidades internas e externas.
1.1.2. O Processo de Organização
Organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos pretendidos. O processo administrativo da “organização” tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas, segundo algum critério ou princípio de classificação. Um conjunto organizado segundo algum tipo de critério é uma estrutura.
Sendo assim, dizemos que uma empresa é “organizada” quando a mesma possui uma estrutura organizacional que identifique basicamente três elementos: as responsabilidades, a autoridade e a comunicação entre as pessoas que nela trabalham. O processo de organização é um processo de tomada de decisões sobre como dispor responsabilidade, autoridade e linhas de comunicação. Os dados de entrada do processo decisório da organização se originam no próprio processo de planejamento. 
Por sua vez, o resultado do processo de organização é uma determinada estrutura organizacional. A escolha da estrutura organizacional é uma das principais decisões a serem tomadas pelo administrador. 
A estrutura organizacional define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos, sendo representada por um gráfico denominado organograma. Observa-se em qualquer organograma os seguintes aspectos:
Divisão do trabalho: os retângulos representam unidades de trabalho (departamentos) e indicam como as responsabilidades estão divididas dentro da organização.
Autoridade e Hierarquia: a quantidade de níveis verticais em que os retângulos estão agrupados mostra como a autoridade está distribuída, do gerente que tem mais autoridade, no topo da estrutura, até o que tem menos autoridade, na base da estrutura.
Comunicação: as linhas que ligam os retângulos mostram a interdependência das unidades de trabalho. As linhas de comunicação nascem das decisões sobre divisão do trabalho e autoridade e hierarquia.
Divisão do Trabalho
É o processo por meio do qual uma determinada atividade é dividida em tarefas menores, cada uma das quais atribuída a uma pessoa ou a uma equipe.
A divisão do trabalho permiteàs organizações realizar tarefas complexas, como a montagem de veículos, a construção de prédios, navios, etc. A divisão do trabalho permite ganhos de produtividade que viabiliza a produção em massa de determinados bens, pois conduz à especialização dentro da empresa.
A responsabilidade pela execução de cada tarefa pode ser atribuída a indivíduos ou a grupos (equipes de trabalho). O conjunto de tarefas atribuídas a uma pessoa chama-se cargo.
Um cargo é a menor unidade de trabalho da estrutura organizacional. Um cargo consiste de um conjunto de tarefas ou responsabilidades específicas que uma pessoa (ocupante do cargo) deve desempenhar. Uma das providências que devem ser tomadas no processo de definição da estrutura organizacional é justamente descrever os cargos que existirão nessa estrutura e as correspondentes atribuições. Desse modo, o ocupante do cargo deverá responder perante seus superiores pelas execução das atividades inerentes ao mesmo.
Um departamento, por sua vez, é um agregado de cargos, e tem também responsabilidade em relação a uma determinada função da organização (produção, marketing, finanças, etc). Geralmente os departamentos são identificados pelo título da função sob sua responsabilidade (Ex: Diretoria de Produção, Gerência de Marketing, Superintendência de Finanças, etc).
Departamentalização
A forma de dividir as tarefas entre os departamentos depende de princípios chamados critérios de departamentalização. Por exemplo, pode-se atribuir a cada departamento a tarefa de atender a um tipo específico de cliente, ou de produzir um tipo específico de produto, ou de cuidar de determinada área geográfica.
Esses e outros critérios de departamentalização definem as responsabilidades especializadas das unidades da estrutura organizacional.
O modo mais simples de departamentalização é o que se baseia no critério funcional, que tanto pode ser usado pelas organizações de grande como de pequeno porte.
A partir de uma departamentalização funcional, a estrutura pode evoluir para outras formas mais complexas, como nos diversos tipos de organização de projeto, que funcionam como departamentos temporários.
De modo geral, as organizações utilizam uma combinação de critérios de departamentalização. Os mais importantes critérios de departamentalização são apresentados em seguida.
a) Departamentalização funcional
As funções organizacionais são conjuntos de tarefas interdependentes, orientadas para um objetivo singular. Cada uma das funções contribui para a realização da missão, propósito ou tarefa total de uma organização. Todas as organizações de um mesmo ramo de atividades têm aproximadamente as mesmas funções. A figura a seguir exemplifica esse tipo de departamentalização:
b) Departamentalização territorial ou geográfica
Quando se usa o critério geográfico de departamentalização, cada unidade de trabalho corresponde a um território ou região. O critério geográfico ou territorial pode ser utilizado quando a organização opera numa área grande, ou em locais diferentes, e em cada local é necessário disponibilizar certo volume de recursos ou certa autonomia. 
Desde que seja possível promover algum tipo de agregação dentro dos territórios, o critério geográfico torna-se a base da divisão do trabalho. A figura a seguir exemplifica este tipo de departamentalização:
c) Departamentalização por produto
Quando a empresa trabalha com vários produtos ou serviços que apresentam diferenças importantes entre si, pode ser melhor administrar cada um individualmente. Essa escolha resulta em uma estrutura organizacional em que a responsabilidade é dividida, usando o produto ou serviços como critério. Cada unidade de trabalho tem responsabilidade e autoridade sobre um grupo de operações ou sobre a totalidade das operações relativas a um produto ou serviço.
d) Departamentalização por cliente
O critério do cliente é apropriado quando a organização atende a diferentes tipos de cliente, com necessidades muitos distintas ou quando os clientes são iguais, mas têm necessidades diferentes. Esse tipo de departamentalização é uma forma segura de garantir a satisfação dos clientes. São usuários tradicionais do critério de departamentalização por cliente: as lojas de departamentos e as agências de propaganda.
e) Organização por projetos – Estrutura Matricial
As atividades temporárias, chamadas projetos, são realizadas por estruturas organizacionais temporárias. São exemplos de projetos: projetar e construir instalações, como aeroportos e rodovias, organizar eventos e fornecer serviços, como congressos e competições. Uma organização de projeto é uma estrutura temporária, alocada dentro da organização funcional. Para cada projeto é necessário criar uma organização temporária, que usa os recursos das unidades funcionais.
Na prática as organizações assumem uma estrutura combinando dois ou mais critérios. A estrutura organizacional deve também apresentar flexibilidade necessária para ser modificada sempre que as condições externas à empresa, ou seja, as variáveis ambientais sofram grandes mudanças, impactando no desempenho da organização.
1.1.3. O Processo de Direção
O processo de Direção consiste na realização das atividades planejadas, cuja natureza depende do tipo de organização, dos objetivos fixados, das estratégias escolhidas, bem como das competências pessoais, da disponibilidade de recursos materiais e de outros fatores diversos.
Também chamado de “Processo de Execução”, a Direção envolve a supervisão, o acompanhamento, a motivação, o exercício da autoridade e da liderança, além de outros fatores que efetivamente farão a organização navegar rumo aos objetivos traçados.
Os dados de entrada do processo de Direção/Execução são os processos de planejamento e de organização. Os resultados da execução, conforme a figura a seguir, são os próprios produtos e serviços:
Muitas vezes, planejamento e direção podem se sobrepor. Os planos evoluem à medida que a execução avança; eles são detalhados e modificados, para incorporar novas decisões e para que sejam implementadas ações corretivas, se for o caso. 
Autoridade
Estamos aqui tratando da autoridade formal, ou seja, do direito legal que os chefes ou gerentes têm de influenciar o comportamento de seus subordinados, bem como de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. 
Em outras palavras, a autoridade envolve o direito formalmente constituído (com base em lei, regulamentos, regimentos ou outro instrumento de caráter normativo) que tem o chefe de exigir o cumprimento de determinadas tarefas por parte do subordinando, sendo facultado ao superior a possibilidade de algum tipo de sanção caso a ordem não seja cumprida. Autoridade envolve também o poder de decisão sobre a utilização dos recursos disponíveis pela organização no cumprimento de certas atividades.
A autoridade é o mecanismo que garante a coordenação e a execução das tarefas especializadas, pois envolve poder. Assim, no desenho da estrutura organizacional, é necessário saber como distribuir de forma adequada este poder dentro da empresa. Além disso, há tipos diferentes de autoridade formal, que pode ser vistos a seguir:
Autoridade de linha: é inerente à cadeia de comando e define as relações entre chefes e subordinados. O mecanismo da autoridade formal de linha estipula que os chefes têm o direito de emitir ordens e de esperar a obediência ou adesão daquelas pessoas que trabalham para eles, ou em suas equipes.
Autoridade de assessoria (ou de Staff): baseia-se no desempenho de atividades de aconselhamento. É característica das funções de apoio para orientar os gerentes de linha. Exemplos são a assessoria jurídica, assessoria econômica, etc. Algumas funções de linha podem também ter autoridade de assessoria, como por exemplo, a administração de recursos humanos e administração da qualidade.
Autoridade funcional: sua característica principal é o poder para determinar o que os outros devem fazer, independente das relaçõesentre chefes e subordinados. As mesmas funções, em certos assuntos, exercem autoridade de linha e autoridade funcional. Por exemplo, a gerência de qualidade pode determinar quais critérios devem ser obedecidos na contratação de fornecedores; a gerência de recursos humanos pode determinar que todos os candidatos a emprego passem por certo processo de seleção.
Observe que estamos falando da autoridade formal, que surge em função das normas internas da empresa. No entanto, existe o conceito de Liderança, que envolvem aspectos informais existentes na organização.
Liderança pode ser definida como a capacidade de influenciar o comportamento de outra pessoa através da adesão da mesma a um princípio, a uma meta ou a uma determinada missão. Portanto, a Liderança não parte do uso da sanção como mecanismo de convencimento. Ela envolve habilidades e capacidades interpessoais, inerentes às relações humanas.
Esta distinção entre autoridade formal e liderança é importante, pois em qualquer empresa coexistem, simultaneamente, duas organizações:
A organização formal, baseada na estrutura desenhada pela empresa de forma planejada e racional, descrita em normas e regulamentos internos;
A organização informal, que surge espontaneamente da interação diária entre os indivíduos, de forma não-planejada, a partir das relações humanas.
Assim, nem sempre o gerente que tem autoridade formal conseguirá atuar como líder, e muitas vezes surgem espontaneamente lideres que não exercem formalmente nenhum cargo de chefia. Esse é um fenômeno que as organizações devem levar em conta, no que diz respeito à influência das relações humanas sobre o desempenho global da organização.
Voltemos à questão da autoridade formal. A disposição da autoridade em níveis chama-se hierarquia ou cadeia de comando. A quantidade de níveis chama-se numero de escalões hierárquicos. Em qualquer nível, cada gerente tem determinado número de pessoas que se reportam a ele, pessoas que podem estar agrupadas em conjuntos de cargos ou outros departamentos.
A quantidade de pessoas subordinada a um gerente define a amplitude de controle, ou amplitude de comando, desse gerente. A amplitude de controle, normalmente, não é padronizada. Essa quantidade varia entre as organizações. Definir a amplitude de controle é outra decisão importante no processo de organizar a estrutura, porque envolve a quantidade de pessoas que um gerente consegue administrar de forma eficaz.
As decisões sobre a amplitude de controle, de forma geral, apresentam duas alternativas principais; estrutura achatada, com grande número de subordinados por chefe e um pequeno número de chefes, ou estrutura aguda, com grande número de chefes e um pequeno numero de subordinados por chefe.
A amplitude de controle apropriada para uma organização depende de alguns fatores principais, por exemplo:
Similaridade das funções a serem supervisionadas pelos chefes: quanto mais parecidas forem as tarefas de cada integrante da equipe, maior pode ser a amplitude de controle, ou seja, mais pessoas podem ser chefiadas ao mesmo tempo.
Complexidade das funções: quanto mais complexas forem as tarefas executadas pelos funcionários, menor deve ser a amplitude de controle, para permitir o gerenciamento eficaz.
Direção e controle requeridos pelos funcionários: depende do grau de independência, autonomia e motivação das equipes. Equipes de funcionários “novatos”, por exemplo, exigem menor amplitude de controle.
É importante observar que no passado, nos primórdios da Administração, o processo de direção era visto como a atividade de chefiar, de supervisionar, enfim, de dar ordens e cobrar o cumprimento das tarefas. Nos tempos atuais, a Direção assume uma dimensão mais moderna, envolvendo estratégias para que o gerente consiga também exercer a liderança, bem como coordenar o trabalho de grupos autogeridos.
Uma das palavras que reflete essas novas tendências é o empowerment, que significa numa delegação ampla de responsabilidades e poder para tomada de decisão e mobilização de recursos por parte de equipes de trabalho que podem, dessa forma, alcançar um nível mais elevado de desempenho em suas atividades habituais.
1.1.4. O Processo de Controle
O processo de controle está ligado ao alcance dos objetivos. Para realizar as metas pretendidas, a empresa precisa dispor de informações adequadas sobre as próprias metas e sobre as atividades que procuram concretizá-las – ou seja, sobre os métodos a serem empregados na busca destas metas.
O processo de controle pode ser visualizado através de um exemplo muito simples: imagine o capitão de um navio, que necessita chegar a um determinado porto. Durante toda a viagem, desde a partida, o capitão estará comparando sua posição geográfica, sua velocidade, o trajeto percorrido, etc, com o seu plano de viagem. Várias informações são monitoradas constantemente, para que o capitão tenha, a qualquer momento, uma idéia precisa sobre duas coisas:
Estamos realmente indo para o porto de destino, conforme traçado em nosso plano de viagem?
Chegaremos na data prevista?
Assim, a qualquer tempo o capitão poderá tomar medidas corretivas, caso seja necessário, ou seja, se ele verificar que eventualmente a meta (chegar no porto na data prevista) não seja cumprida. O capitão realizará o processo de Direção para fazer a correções devidas (por exemplo, aumentar a velocidade, virar dois graus a estibordo, etc).
Nesse caso, como em qualquer outro, o processo de controle produz e usa informações para tomar decisões. As informações e decisões de controle permitem manter qualquer sistema orientado para o seu objetivo primordial.
Resumindo, portanto, o processo de controle:
Informa ao gerente sobre que objetivos devem ser atingidos e quando;
Informa ao gerente sobre o desempenho atual da organização em comparação com os objetivos traçados;
Informa ao gerente que variáveis estão atrapalhando ou auxiliando no cumprimento das metas estipuladas.
Controlar, em essência, é um processo de tomar decisões que têm por finalidade manter um sistema na direção de um objetivo, com base em informações contínuas sobre as atividades do próprio sistema e sobre o objetivo.
Note que o próprio objetivo se torna o critério ou padrão de avaliação do desempenho da organização, ou seja, torna-se o padrão de controle.
As etapas do processo de controle são: 
Definição dos padrões de controle: permitem avaliar o desempenho da organização, com base nos objetivos fixados no planejamento, e tomar decisões corretas. 
Coleta de informações: conhecer e acompanhar a execução das atividades, através da obtenção de informações sobre a realização das mesmas.
Comparação com os padrões e ação corretiva: a informação sobre o desempenho real é comparada com os padrões desejados. Com base nessa comparação, pode-se iniciar uma ação para corrigir ou reforçar as atividades ou o desempenho.
Recomeço do ciclo de planejamento: as informações produzidas pelo processo de controle permitem tomar decisões sobre novos objetivos e novos padrões de controle. 
Finalmente, cabe destacar que o controle é exercido em diferentes níveis hierárquicos da empresa:
a) Controle Estratégico
Tem por finalidade acompanhar e avaliar o desempenho da organização na realização de suas missões e acompanhar os fatores externos e internos que a influenciam.
É o controle estratégico que produz informações da análise interna - pontos fortes e fracos - e externa - ameaças e oportunidades. Com base nessas informações a alta administração define a relação desejada com o ambiente, ou o desempenho desejado dentro de um ambiente definido, partindo para a seleção das estratégias mais adequadas ao contexto.
b) Controles administrativos
Estes se ocupam das áreas funcionais, correspondentes aos departamentos de produção, marketing, finanças, recursos humanos, etc. Produzem informações especializadas, possibilitando a tomada de decisão em cada área da organização. A síntese das informaçõesgeradas pelos controles administrativos constitui-se num insumo para o controle de nível estratégico.
c) Controle Operacional:
Tem como foco as atividades e o consumo de recursos em qualquer área funcional, no nível das tarefas realizadas. Cronogramas e orçamentos são as principais ferramentas de planejamento operacional e, simultaneamente, de controle operacional. 
No caso das organizações públicas, o desempenho costuma ser medido através indicadores de desempenho específico, que focalizam os objetivos específicos deste tipo de organização. 
No setor público temos, por exemplo, indicadores de Eficácia, Eficiência, Economicidade e Efetividade.
Vejamos em que consistem estes indicadores:
Indicadores de Eficácia – Visam revelar o grau de atingimento do resultado esperado. São calculados a partir de uma razão do tipo “Resultado obtido” dividido por “Resultado esperado”. Por exemplo, o indicador de eficácia de um pronto-socorro pode ser “pacientes atendidos no dia / pacientes que procuraram atendimento”.
Indicadores de Eficiência – Determinam o quanto a organização utiliza de seus recursos para atingir seus objetivos. Trata-se de uma relação entre “resultados obtidos” dividido por “recursos consumidos” (ou ainda: outputs / inputs, saídas / entradas, produtos / recursos). Um exemplo disso pode ser “número de residências visitadas” dividido por “número de agentes de saúde”.
Indicadores de Economicidade – Mostram o custo econômico dos resultados obtidos. O custo econômico significa a soma da expressão monetária de todos os custos envolvidos na prestação dos serviços (recursos humanos, materiais, tecnológicos, logísticos, etc). Calcula-se pela razão “custo da prestação do serviço” dividido por “serviços prestados”. Por exemplo, o custo de um procedimento cirúrgico, o custo de uma hora-aula, o custo mensal do policiamento, etc.
Indicadores de Efetividade – Enquanto os anteriores mostram aspectos quantitativos de avaliação, este revela um aspecto qualitativo. A efetividade de um serviço público diz respeito sobretudo aos impactos que o mesmo gera sobre o nível de bem-estar de uma comunidade.
Vejamos como esses indicadores podem aplicados numa situação correspondente à realidade da administração pública, no exemplo a seguir:
Digamos que o Poder Público realize uma campanha de prevenção à Dengue. Suponha que seja feita uma avaliação posterior dessa ação e que tenham sido encontrados os seguintes indicadores:
Residências visitadas / Residências cadastradas = 100% (foi eficaz).
Número médio de residências visitadas por agentes de saúde = 82 (digamos que a previsão era de 77 residências; portanto, foi eficiente).
Custo médio de uma visita = R$ 22,00 (previsão estimada em R$ 23,50; portanto, foi econômica).
No entanto, resta ainda uma pergunta: o número de casos de dengue efetivamente caiu, após a campanha? Aqui devem entrar instrumentos para medição da efetividade.
Uma das dificuldades em se aferir, portanto, a efetividade, reside justamente no seu caráter subjetivo, pois depende da avaliação feita pelos próprios destinatários do serviço.
1.2. Comportamento Organizacional: motivação, liderança e desempenho
O elemento humano passou a ser considerado com mais ênfase na ciência da Administração a partir da chamada Abordagem Comportamental. As raízes deste enfoque estão na chamada Teoria das Relações Humanas, que se constituiu numa oposição forte à Teoria Clássica de Fayol (que enfatizava a importância das funções administrativas e da estrutura organizacional) e à Administração Científica de Taylor (que, por sua vez, se preocupava essencialmente com a padronização e otimização das tarefas).
A Teoria das Relações Humanas, cujo maior expoente foi Elton Mayo, apresentou evidências da existência de outros aspectos envolvendo a produtividade humana nas organizações, de natureza distinta dos problemas técnicos, de execução da tarefa, ou administrativos. A inovação no campo científico foi reconhecer o papel de fatores ligados ao comportamento humano que determinavam um maior ou menor nível de desempenho para as organizações.
O estudo precursor da Teoria das Relações Humanas é a conhecida Experiência de Hawthorne, realizada no final da década de 20 na Western Electric Company. Os pesquisadores buscavam determinar a relação existente entre a intensidade da iluminação e a eficiência dos operários, medida em termos de sua produtividade.
A empresa fabricava componentes telefônicos, e desenvolvia na época uma política de pessoal voltada para o bem estar de seus funcionários. Em sua fábrica, situada no bairro de Hawthorne, Chicago, havia um departamento de montagem de peças de telefone, composto por operárias que executavam um trabalho manual de montagem. A produtividade das mesmas dependia intensamente da sua velocidade manual. Os pesquisadores estavam interessados em saber o efeito das variações da iluminação sobre o desempenho das operárias.
Os pesquisadores, ao longo do experimento, acabaram descobrindo a existência da “organização informal”, por meio da qual as operárias se mantinham unidas, com uma certa lealdade entre si e para com a empresa; eventualmente havia também conflitos, tensão, inquietação e descontentamento. Dentre as principais conclusões da experiência, destacaram-se as seguintes:
a) Nível de produção resultante da integração social
As competências sociais do trabalhador estabelecem seu nível de capacidade e eficiência. Isto é mais importante do que sua habilidade em executar movimentos padronizados dentro de um tempo previamente estabelecido. Quanto mais integrado socialmente no grupo de trabalho, tanto maior será sua disposição para o trabalho.
b) Existência de um comportamento social entre os empregados
Os trabalhadores não agem ou reagem isoladamente como indivíduos, mas sim como membro dos grupos em que atuam. A Teoria Clássica não percebeu que não são os trabalhadores que definem sua capacidade máxima de produção, mas sim os grupos sociais com os quais eles interagem. Qualquer desvio de comportamento, por parte do indivíduo, tende a ser objeto de retaliação simbólica pelo grupo de que participa.
c) Existência de recompensas e sanções sociais
As pessoas são avaliadas pelos próprios grupos de que participam, de acordo com as normas de comportamento que o grupo cria para si. São tomados como bons companheiros e colegas se o seu comportamento se ajustar a essas normas e padrões de comportamento; são avaliados como péssimos colegas ou desleais se o seu comportamento transgredir aquelas normas e padrões. Essas recompensas são simbólicas e não-materiais, porém influenciam decisivamente na motivação e na felicidade do trabalhador.
d) Existência de Grupos informais dentro da empresa
A empresa agora começa a ser visualizada como uma organização social complexa e composta de diversos grupos sociais informais, cuja estrutura nem sempre coincide com a organização formal da empresa.
Os grupos informais equivalem à organização humana da empresa, muitas vezes em contraposição à organização formal, planejada, normatizada e estabelecida pela direção. Esses grupos informais definem suas regras de comportamento, suas formas de recompensas ou sanções sociais, seus objetivos, suas escalas de valores sociais, suas crenças e expectativas, que cada participante vai assimilando e integrando em suas atitudes e comportamento.
e) A importância do estudo das relações humanas
Para poder explicar e justificar o comportamento das pessoas na empresa passou-se a estudar intensamente essas interações sociais surgidas dentro das organizações, em face do grande número de grupos e das interações necessariamente resultantes; é exatamente a compreensão da natureza dessas relações humanas que permite ao administrador melhores resultados de seus subordinados.
f) A importância do conteúdo de cargo como elemento motivador
A maior especialização (maior fragmentação) do trabalho não é a forma mais eficiente de divisão do trabalho, pois não cria, necessariamente,a organização mais eficiente. Durante a experiência, percebeu-se que os operários mudavam de lugar várias vezes para variar a monotonia. Percebeu-se então que o conteúdo e a natureza do trabalho têm enorme influência sobre o moral do trabalhador.
Motivação
Com a Teoria das Relações Humanas passou-se a estudar a influência da motivação no comportamento das pessoas. O estudo da motivação humana procura explicar por que e como as pessoas se comportam de uma determinada maneira. A compreensão da motivação do comportamento humano exige o conhecimento das necessidades humanas fundamentais.
Verificou-se que o comportamento humano é determinado por causas que, às vezes, escapam ao próprio entendimento e controle do homem. Essas causas se chamam necessidades ou motivos: são forças conscientes ou inconscientes que levam o indivíduo a um determinado comportamento. A motivação se refere ao comportamento que é causado por necessidades dentro do indivíduo e que é dirigido em direção aos objetivos que podem satisfazer essas necessidades.
Os três níveis ou estágios de motivação correspondem às necessidades fisiológicas, psicológicas e de auto-realização.
a) Necessidades Fisiológicas:
São as chamadas necessidades vitais, relacionadas com a sobrevivência do indivíduo. São inatas e instintivas. Situadas no nível mais baixo, as necessidades fisiológicas são também comuns aos animais. Exigem satisfação periódica e cíclica. Fome, sono, sede, atividade física, abrigo e proteção contra os elementos e de segurança física contra perigos.
b) Necessidades Psicológicas:
São necessidades exclusivas do ser humano. São aprendidas e adquiridas no decorrer da vida e representam um padrão mais elevado e complexo de necessidades. As necessidades psicológicas são raramente satisfeitas em sua plenitude. O homem procura indefinidamente maiores satisfações dessas necessidades, que vão se desenvolvendo e se sofisticam gradativamente.
c) Necessidades de Auto-realização:
É a síntese de todas as outras necessidades. É o impulso de cada um realizar o seu próprio potencial, de estar em contínuo autodesenvolvimento, no sentido mais elevado do termo.
Maslow e a Pirâmide das Necessidades
Esta conceituação corresponde às necessidades humanas conforme proposto por Abraham H. Maslow, psicólogo americano. Este autor considera que as necessidades humanas estão dispostas em níveis, numa hierarquia de importância e influência.
A teoria da hierarquia das necessidades de Maslow pressupõe os seguintes aspectos:
Cada pessoa possui sempre mais de uma motivação. Toda necessidade está intimamente ligada com o estado de satisfação ou insatisfação de outras necessidades. Seu efeito sobre o organismo é sempre global e nunca isolado.
Somente quando um nível inferior de necessidades está satisfeito ou adequadamente atendido é que o nível imediatamente mais elevado surge no comportamento.
Nem todas as pessoas conseguem chegar ao topo da pirâmide de necessidades.
Quando as necessidades mais baixas estão razoavelmente satisfeitas, as necessidades localizadas nos níveis mais elevados começam a dominar o comportamento. Contudo, quando uma necessidade de nível mais baixo deixa de ser satisfeita, ela volta a predominar no comportamento, enquanto gerar tensão no organismo.
Qualquer frustração ou possibilidade de frustração de certas necessidades passa a ser considerada ameaça psicológica. Essa ameaça é que produz as reações gerais de emergência no comportamento humano.
Teoria dos dois Fatores de Herzberg
Com base na idéia de que as necessidades induzem ao comportamento, outro pesquisador do assunto, Herzberg, formulou sua Teoria dos dois Fatores, segundo a qual existem fatores extrínsecos ou higiênicos, que se estiverem ausentes, causarão a insatisfação do trabalhador; por outro lado, se estiverem ausentes, não necessariamente causarão sua motivação.
Os fatores intrínsecos ou motivacionais, são os que devem estar presentes para que o trabalhador se sinta motivado. Herzberg considera que a motivação nasce daqueles fatores que estão ligados ao conteúdo do cargo. Por isto ele propõe o enriquecimento das tarefas como forma de motivar o empregado.
O enriquecimento de tarefas (job enrichement) consiste em uma constante substituição de tarefas mais simples e elementares do cargo por tarefas mais complexas, a fim de acompanhar o crescimento individual de cada empregado, oferecendo-lhe condições de desafio e de satisfação profissional no cargo.
Segundo Herzberg, o enriquecimento de tarefas traz efeitos altamente desejáveis, como o aumento da motivação, aumento de produtividade, redução do absenteísmo (faltas e atrasos ao serviço) e redução da rotatividade de pessoal (demissões de empregados).
Assim, como conseqüência, o enriquecimento de tarefas levaria a um atendimento das necessidades de auto-realização, levando o trabalhador a se sentir motivado a obter níveis cada vez mais elevados de desempenho.
Estilos de Administração
O Enfoque Comportamental na Administração procurou demonstrar a variedade de estilos gerenciais à disposição do administrador. A administração das organizações em geral está fortemente condicionada pelos estilos que os administradores adotam, influenciando assim o comportamento das pessoas.
Os estilos de administração dependem substancialmente das convicções que os administradores têm a respeito do comportamento humano. Essas convicções moldam não apenas a maneira de conduzir as pessoas, mas também a maneira pela qual se divide o trabalho, se planejam e se organizam as atividades. Mc Gregor preocupou-se em comparar dois estilos opostos e antagônicos de administrar, que denominou de Teoria X e Teoria Y, descritas a seguir: 
a) Pressupostos da Teoria X
As pessoas são naturalmente preguiçosas e indolentes, portanto evitam o trabalho a todo custo.
Logo, os trabalhadores tendem a evitar a responsabilidade a fim de se sentirem mais seguros.
Sendo assim, como os empregados não tem iniciativa, precisam ser controlados e dirigidos.
b) Pressupostos da Teoria Y
As pessoas são esforçadas e gostam de ter o que fazer, portanto o trabalho é uma atividade tão natural quanto brincar ou descansar.
Os trabalhadores procuram e aceitam responsabilidades e desafios, portanto As pessoas podem ser automotivadas e autodirigidas.
Assim, os empregados pessoas são criativas e competentes, que podem – e devem - ter autonomia na realização de suas tarefas.
A Teoria Y desenvolve um estilo de administração muito aberto e dinâmico, extremamente democrático, através do qual administrar é um processo de criar oportunidades, liberar potenciais, remover obstáculos, encorajar o crescimento individual e proporcionar orientação quanto a objetivos. Segundo Mc Gregor, a teoria Y é geralmente aplicada nas empresas através de um estilo de direção baseado em uma série de medidas inovadoras e humanistas, dentre as quais salienta as seguintes:
Descentralização das decisões e delegação de responsabilidades;
Ampliação do cargo para maior significado do trabalho;
Participação nas decisões mais altas e administração consultiva;
Auto-avaliação do desempenho.
Liderança
Com a Teoria das Relações Humanas passou-se a constatar a enorme influência da liderança informal sobre o comportamento das pessoas. A liderança é necessária em todos os tipos de organização humana, principalmente nas empresas e em cada um de seus departamentos. Ela é igualmente essencial em todas as demais funções da Administração: o administrador precisa conhecer a motivação humana e saber conduzir as pessoas, isto é, liderar.
Segundo Tannenbaum, “liderança é a influência interpessoal exercida numa situação e dirigida por meio do processo de comunicação humana à consecução de um ou de diversos objetivos específicos”.
Teorias a respeito da liderança
De onde vem a liderança? Como ela surge? Para tentar entender este fenômenos, os especialistas vêm desenvolvendo teorias ao longo do tempo, as quais podemosclassificar em três grandes grupos:
a) Teorias dos traços de personalidade
O líder é aquele que apresenta características marcantes de personalidade, que o distinguem das demais pessoas. Certos indivíduos possuem uma combinação especial de traços de personalidade que podem ser definidos e utilizados para identificar futuros líderes potenciais, bem como avaliar a eficácia da liderança.
Traços físicos: energia, aparência, altura, etc.
Intelectuais: adaptabilidade, agressividade, entusiasmo e autoconfiança.
Sociais: cooperação, habilidades interpessoais e habilidade administrativa.
Traços relacionados com a tarefa: impulso de realização, persistência e iniciativa.
Estas teorias não explicam de que forma a liderança pode ser desenvolvida e aplicada dentro das empresas.
b) Teorias dos estilos de liderança
Outras teorias estudam a liderança em termos de estilos de comportamento do líder em relação aos seus subordinados, isto é, através dos modos pelos quais o líder orienta sua conduta. Esta abordagem se refere ao que o líder faz, isto é, o estilo de comportamento adotado para liderar. Assim, teríamos basicamente três estilos principais:
I – Liderança Autocrática
Apenas o líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo.
O líder determina as providências e as técnicas para a execução das tarefas, cada uma por vez, na medida em que se tomam as medidas necessárias e de modo imprevisível para o grupo.
O líder determina qual a tarefa que cada um deve executar e qual o seu companheiro de trabalho.
O líder é dominador e é “pessoal” nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro.
II – Liderança Democrática
As diretrizes são debatidas pelo grupo, estimulado e assistido pelo líder.
O próprio grupo esboça as providências e as técnicas para atingir o alvo, solicitando aconselhamento técnico ao líder quando necessário, passando esta a sugerir duas ou mais alternativas para o grupo escolher. As tarefas ganham novas perspectivas com os debates.
A divisão das tarefas fica a critério do próprio grupo e cada membro tem liberdade de escolher os seus companheiros de trabalho
O líder procura ser um membro normal do grupo, em espírito, sem se encarregar muito de tarefas. O líder é “objetivo” e limita-se aos fatos em suas críticas e elogios
III – Liderança Liberal (laissez-faire)
Há liberdade completa para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder.
A participação do líder no debate é limitada, apresentando apenas materiais variados ao grupo, esclarecendo que poderia fornecer informações desde que a pedissem.
Tanto a divisão das tarefas, como a escolha dos companheiros, fica totalmente a cargo do grupo. Absoluta falta de participação do líder
O líder não faz nenhuma tentativa de avaliar ou de regular o curso dos acontecimentos. O líder somente faz comentários irregulares sobre as atividades dos membros quando perguntado.
Estas teorias não explicam qual é a melhor forma de liderança, qual deve ser adotada, uma vez que elas apresentam vantagens e desvantagens.
c) Teorias situacionais de liderança
São as teorias que procuram explicar a liderança dentro de um contexto bem mais amplo do que as teorias anteriormente apresentadas. As teorias situacionais de liderança partem do princípio de que não existe um único estilo ou característica de liderança válida para toda e qualquer situação. O verdadeiro líder é aquele que é capaz de se ajustar a um grupo particular de pessoas sob condições extremamente variadas.
O modelo de Tannebaum, mostrado logo abaixo, ilustra as gradações que a liderança pode seguir, de acordo com o grau de centralização ou descentralização de poder decisório nas mãos do líder.
Outro modelo muito conhecido é o de Hersey & Blanchard, em que a liderança assume um papel situacional, sendo muito ou pouco centralizadora conforme uma orientação mais voltada para a tarefa, ou mais voltada para as pessoas, conforme diagrama a seguir:
1.3. A Administração Pública
A Administração (ou Gestão) Pública abrange um vasto campo do processo administrativo do Estado, e, portanto é importante a sua conceituação e a compreensão do seu processo evolutivo para se ter o entendimento das principais mudanças pelas quais atravessam as organizações governamentais atualmente. 
O Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado de 1995 adotou o seguinte conceito para a administração pública: todo o aparelho do Estado pré-orientado à realização de seus serviços, visando à satisfação das necessidades coletivas.
Esta definição está de acordo com a nova relação que deve existir entre o Estado e a sociedade, onde se vê o cidadão como contribuinte de impostos e como uma espécie de “cliente” dos seus serviços. Os resultados da ação do Estado são considerados bons não porque os processos administrativos estão sob controle e são seguros, mas porque as necessidades do cidadão-“cliente” estão sendo atendidas.
A Administração Pública, enquanto vertente específica da ciência da Administração, preocupa-se com muitas questões comuns a esse campo do conhecimento. De fato, também o Estado se manifesta, em suas ações, através da criação e funcionamento das organizações públicas. Estas se assemelham às organizações privadas na medida em que necessitam também da aplicação dos processos administrativos já vistos, ou seja, Planejamento, Organização, Direção e Controle.
Também nas organizações públicas encontraremos questões relativas a campos tradicionais de estudo da Administração, tais como Recursos Humanos, Finanças, Administração de Materiais, Contabilidade, Orçamento, Prestação de Serviços, Atendimento ao Público, Tecnologia de Informação, etc.
No entanto, cabe destacar algumas características que tornam a administração pública diferente da administração privada, o que, por conseqüência, faz com que as formas de gestão apresentem certas especificidades que as diferenciam. O quadro a seguir apresenta alguns desses aspectos:
	Critério
	Administração Pública
	Administração Privada
	Forma de obtenção de recursos para o funcionamento da Organização
	Receitas derivadas de Tributos (impostos, taxas e contribuições); caráter compulsório, sem uma necessária contrapartida em termos de prestação direta de serviços.
	Receitas advindas de pagamentos feitos por livre e espontânea vontade por parte dos clientes (consumidores dos produtos e serviços).
	Destinatário das ações empreendidas pela organização (interesses atendidos)
	O cidadão: membro da sociedade que possui direitos e deveres. Interesses coletivos, sociais, difusos.
	O cliente: indivíduo que manifesta suas escolhas no mercado. Interesses particulares, privados, individualizados.
	Mecanismo de controle do desempenho dos dirigentes.
	Controle político, por meio de eleições periódicas dos governantes.
	Controle pelo Mercado, através da concorrência com outras organizações.
	Subordinação ao ordenamento jurídico existente.
	Tudo o que não está juridicamente determinado está juridicamente proibido; Princípio da Legalidade; preponderância de normas de direito público (direito constitucional e administrativo).
	Tudo o que não está juridicamente proibido está juridicamente facultado; preponderância de normas de direito privado (contratual; direito civil e direito comercial).
	Garantia da sobrevivência das organizações
	Tempo de existência indeterminado: o Estado não vai à falência.
	Sobrevivência depende da eficiência organizacional; competitividade acirrada no mercado.
	Características do Processo de Tomada de decisão
	Decisões mais lentas, influenciadas por variáveis de ordem política. Políticas Públicas de acordo com os programas de Governo.
	Decisões mais rápidas, buscando a racionalidade. Políticas Empresariais voltadas para objetivos de mercado.
	Modo de criação, alteração ou extinção da pessoa jurídica
	Através de Lei
	Através de instrumento contratual ou societário
Importa ainda destacar que as organizações públicasse situam no âmbito do Estado e este, por sua vez, é o único ente, na sociedade, que possui os atributos do poder extroverso e da soberania.
O poder extroverso caracteriza-se pela capacidade de gerar unilateralmente obrigações para os demais entes sociais, portanto exorbitando suas próprias fronteiras. Somente o Estado tem o poder de criar normas jurídicas, legais e administrativas que vinculam a ação e o comportamento dos demais membros da sociedade.
Além disso, o Estado possui soberania, que é a capacidade de se autodeterminar, logicamente dentro dos limites impostos pelo próprio ordenamento constitucional do Estado de Direito. No plano internacional, a soberania revela-se no fato de que o Estado não se submete ao ordenamento jurídico de outros Estados estrangeiros.
Questões de Concursos
01. (Eletrobrás/2002) Administração é um processo de tomar decisões e realizar ações que compreendem quatro processos principais interligados: planejamento, organização, direção e controle. Pode-se afirmar que:
Direção é definir as tarefas a serem realizadas e as responsabilidades pelas realizações;
Organização é assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los;
Planejamento é definir objetivos, atividades e recursos;
Controle é distribuir recursos disponíveis segundo algum critério;
Organização é definir objetivos, atividades e recursos.
02. (Unicamp) - Para representar a estrutura organizacional e seus departamentos, utiliza-se o organograma. Assinale a alternativa que não compreende uma finalidade do organograma:
Os órgãos componentes dentro da empresa.
Detalhamento das atividades que compõe o cargo.
De forma genérica, as funções desenvolvidas pelos órgãos.
As vinculações e/ou relações de interdependência entre órgãos.
Os níveis hierárquicos que compõem a organização.
03. (ESAF) - Uma das funções básicas da administração é a organização ou estruturação, que consiste na reunião e coordenação de atividades e de recursos necessários para o alcance dos objetivos organizacionais. Para o exercício adequado desta função, diversos modelos de estrutura vêm sendo propostos, implementados e combinados de acordo com os objetivos, as estratégias, preferências e necessidades de cada organização. Entre os modelos abaixo, indique aqueles que mais enfatizam a descentralização e o trabalho em equipe:
Funcional e por cliente.
Matricial e por projeto.
Por processo e por produto.
Por processo e por projeto.
Funcional e por área geográfica.
04. (Proderj) - No preenchimento da lacuna da frase "A estrutura _____________, baseada na idéia de projetos, consiste na reunião temporária de especialistas lotados em diferentes unidades para a realização de determinada tarefa", tem de ser usado o termo:
Piramidal.
Circular.
Informal.
Funcional.
Matricial.
05. (lBGE) - Quando os administradores concentram a autoridade e as decisões no topo da organização, esse processo chama-se:
Planejamento.
Centralização.
Controle.
Descentralização.
Organização
06. (lBGE) - Nos seus primeiros estágios, muitas organizações usam a estrutura organizacional funcional, adicionando eventualmente departamentos de assessoria e dando ênfase a um controle:
Departamental.
Estrutural.
Centralizado.
Descentralizado
Matricial
07. (lBGE) - O agrupamento de funções relacionadas em unidades gerenciáveis para atingir os objetivos organizacionais de maneira eficiente e eficaz é o conceito de:
Departamentalização.
Controle gerencial.
Centros de responsabilidade
Contabilidade administrativa
Centros de lucros
08. (IBGE) - Quanto à execução, o planejamento estratégico para uma empresa tende a ser responsabilidade dos:
Altos executivos.
Gerentes de nível médio.
Controlleres.
Administradores.
Diretores de produção.
09. (Carlos Chagas) - Uma organização em crise, que busca reestruturar sua forma de divisão do trabalho e de autoridade, procurando uma nova estrutura organizacional voltada para as necessidades e anseios do seu mercado consumidor, deveria privilegiar o critério de departamentalização:
Funcional.
Geográfico.
Por produto.
Por processo.
Por cliente.
10. (ESAF) - "Estrutura formal, objeto de grande parte de estudos das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma."
(Trecho extraído do livro Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial, de Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2000, p. 82).
Indique, nas opções abaixo, aquela que não se apresenta como uma das características da organização formal:
Divisão do trabalho.
Especialização.
Hierarquia.
Distribuição da autoridade e de responsabilidade.
Ênfase nas relações entre pessoas no trabalho.
11. (AFC-STN/2000) - Eficiência, eficácia e efetividade são algumas das medidas utilizadas para avaliar o desempenho gerencial tanto no setor privado como no setor público. Assinale a opção que define corretamente cada uma das medidas citadas. 
Por eficiência se entende a relação entre objetivos organizacionais planejados e realizados. A eficácia permite avaliar os gastos realizados na produção de um bem ou serviço num período de tempo. A efetividade visa avaliar os impactos de uma ação organizacional na comunidade.
Por eficiência se entende a relação entre produção e recursos utilizados. A eficácia permite avaliar os gastos realizados na produção de um bem ou serviço num período de tempo. A efetividade visa avaliar se os objetivos foram alcançados.
Por eficiência se entende a relação entre produção e recursos utilizados. A eficácia permite avaliar se os objetivos definidos pela organização para um período de tempo foram alcançados. A efetividade visa avaliar os impactos de uma ação organizacional na comunidade.
Por eficiência se entende a relação entre necessidades da comunidade e os resultados alcançados pela ação organizacional. A eficácia permite avaliar se os objetivos definidos pela organização para um período de tempo foram alcançados. A efetividade visa avaliar os gastos com a produção versus resultados alcançados.
Por eficiência se entende a relação entre os gastos realizados e o valor da produção. A eficácia permite avaliar os impactos de uma ação organizacional na comunidade. A efetividade visa avaliar se os objetivos da comunidade foram alcançados.
 
12. Tomando por base o processo de controle, identifique a opção que apresenta, de forma seqüencial, as fases deste processo. 
Definição da meta; padrão de medida; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação.
Identificação do problema; medidas corretivas; padrão de medida; e comparação entre planejado e executado.
Definição da meta; identificação do problema; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e decisão e ação.
Identificação do problema; padrão de medida; medidas corretivas; e decisão e ação.
Padrão de medida; medidas corretivas; comparação entre planejado e executado; e identificação do problema.
13. (CESPE) - Assinale como verdadeira (V) ou falsa (F) as frases relacionadas com o planejamento e objetivos das organizações:
( ) O trabalho envolvendo a combinação e direção da utilização dos recursos necessários para atingir objetivos específicos chama-se administração.
( ) Uma organização é uma combinação intencional de pessoas e de tecnologia para atingir um determinado objetivo.
( ) O processo de decidir que curso de ação deverá ser tomado para o futuro está associado ao conceito de planejamento.
( ) O processo