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FUNDAÇÃO, CENTRO DE ANÁLISE PESQUISA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA. FACULDADE FUCAPI (INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR FUCAPI) COORDENAÇÃO DE PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO MBA EM GESTÃO DE PROJETOS SACHA KIMBERLY RUIZ REBELO PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS Manaus 2019 SACHA KIMBERLY RUIZ REBELO PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS Trabalho de Conclusão de curso apresentado a Coordenação de Pós- Graduação e Extensão da Faculdade Fucapi (Instituto de Ensino Superior Fucapi), como requisito para obtenção do título de Especialista em MBA em gestão de projetos. Profaº. Marcia de Paula Pinheiro Santos, Esp. Manaus 2019 SACHA KIMBERLY RUIZ REBELO PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS PROJETO apresentado a Coordenação de Pós Graduação, Extensão e Idiomas – CPEXI, da Faculdade FUCAPI (Instituto de Ensino Superior Fucapi), como requisito para conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos. Aprovada em: ____________________________________________ Profaº. Marcia de Paula Pinheiro Santos, Esp. Faculdade FUCAPI Orientador ____________________________________________ Profº. Paulo Henrique Mendes de Souza Brito, Esp. Faculdade FUCAPI Examinador Manaus 2019 AGRADECIMENTOS Deus acima de tudo, que nos sustenta e da coragem para enfrentar as batalhas do dia a dia. A minha turma de MBA em Gestão de projetos, pela união e resistência até o final deste ciclo, e aos professores que nos transmitiram seu conhecimento. Ao professor e examinador Paulo Brito, pela paciência, disponibilidade, competência, e seriedade, ao desempenhar suas instruções. Especialmente aos meus pais, que são os maiores incentivadores, e deram motivação para chegar até aqui e seguir adiante. RESUMO O presente trabalho tem por objetivo mostrar que, o mercado de serviço de eventos vem apresentando um expressivo crescimento nos últimos tempos. O comportamento dos clientes com relação às exigências na qualidade do serviço e com o prazo com relação às entregas está cada vez maior, desta forma esses clientes apresentam formas especificas, sua maioria é composta por núcleos familiares. Deste modo a pesquisa apresentada tem o foco direcionado para organização de eventos de cerimônias religiosas e festas de casamento na cidade de Manaus. Será um elaborado um plano de projeto para a realização destes eventos utilizando as ferramentas do gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK®, apresentando para o cliente todas as informações que serão inseridas no plano de modo que o mesmo possa expressar se está satisfeito ou não com as ações e medidas tomadas, deste modo estaremos trabalhando da melhor forma e avaliando os nossos fornecedores e serviços, fazendo uma profunda analise nos orçamentos e comparando com outros fornecedores qualidade, preços e prazos de entregas, selecionando os mais aptos para participarem da ocasião fazendo acordos através de contratos de prestação de serviços. Durante e após a realização do evento serão realizadas as observações e melhorias para os próximos eventos. Palavras-chaves: Evento; Casamento; Plano de gerenciamento de projetos; PMBOK®. ABSTRACT The objective of the work is to show the services market has been presenting an expressive growth in recent times. Clients' behavior is related to the demands on the quality of service and the time for visits are increasing, as clients have specific forms, most of them are family codes. In this way, the research has the focus directed to the organization of events of religious ceremonies and wedding parties in the city of Manaus. The design plan for graphic design will be used as a graphic design guide with the aim of saving all project information. with the measures and services we have taken, our way of working and comparing our suppliers and services, doing an in-depth analysis of budgets and comparing quality suppliers, prices and deadlines, the exercise to participate in the week making agreements through service contracts. During and after the event, observations and updates were made for upcoming events. Keywords: Event; Marriage; Project management plan; PMBOK®. LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 1: Integração de vários processos e atividades ................................................................ 17 Figura 2: Visão geral do gerenciamento da integração do projeto ............................................. 18 Figura 3: Processos de gerenciamento de escopo ....................................................................... 19 Figura 4: Visão geral do gerenciamento do Escopo do Projeto .................................................. 20 Figura 5: Processos de gerenciamento de tempo......................................................................... 21 Figura 6: Visão geral do gerenciamento do Cronograma do Projeto ......................................... 22 Figura 7: Processos de gerenciamento de custos ........................................................................ 23 Figura 8: Visão geral do gerenciamento de custos do Projeto ................................................... 24 Figura 9: Gerenciar a Qualidade: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas ........................ 25 Figura 10: Processos de gerenciamento das comunicações ...................................................... 27 Figura 11: Processos de gerenciamento dos riscos ..................................................................... 30 Figura 12: Visão geral do gerenciamento dos riscos do Projeto ................................................ 31 Figura 13: Processos de gerenciamento das aquisições............................................................. 32 Figura 14: Visão geral do gerenciamento das aquisições ........................................................... 33 Figura 15: Identificar as partes interessadas ................................................................................. 34 Figura 16: Visão geral do gerenciamento das aquisições ........................................................... 35 Figura 17: Representação genérica do ciclo de vida de um projeto .......................................... 37 Figura 18: Ciclo de vida detalhado de um projeto ......................................................................... 37 Figura 19: Estrutura analítica do projeto (Gráfica) ........................................................................ 54 Figura 20: Componentes do orçamento do projeto....................................................................... 64 Figura 21: Exemplo de diagrama de causa e efeito ..................................................................... 66 Figura 22: Organograma do projeto ................................................................................................ 67 Figura 23: Estrutura analítica de Riscos (Gráfica) ........................................................................ 76LISTA DE TABELAS Tabela 1: Check List para o planejamento do evento casamento .............................................. 44 Tabela 2: Lista de fornecedores ....................................................................................................... 47 Tabela 3: Marcos principais do projeto ........................................................................................... 49 Tabela 4: Estimativas iniciais de custo ........................................................................................... 49 Tabela 5: Dicionário da EAP ............................................................................................................. 55 Tabela 6: Time do projeto ................................................................................................................. 57 Tabela 7: Lista de atividades do projeto e estimativa de suas durações .................................. 59 Tabela 8: Lista de marcos do projeto .............................................................................................. 60 Tabela 9: Cronograma do projeto .................................................................................................... 61 Tabela 10: Métricas da qualidade do projeto ................................................................................. 65 Tabela 11: Time do projeto ............................................................................................................... 67 Tabela 12: Matriz de responsabilidades do projeto ...................................................................... 68 Tabela 13: Calendário de recursos.................................................................................................. 68 Tabela 14: Registro das partes interessadas ................................................................................ 70 Tabela 15: Ata de reunião ................................................................................................................. 72 Tabela 16: Relatório do projeto ........................................................................................................ 73 Tabela 17: Plano de gerenciamento da comunicação ................................................................. 74 Tabela 18: Estrutura analítica dos ricos (EAR) .............................................................................. 75 Tabela 19: Lista dos riscos identificados ........................................................................................ 77 Tabela 20: Repostas planejadas aos riscos .................................................................................. 77 Tabela 21: Lista de aquisições a serem realizadas no projeto, valores e datas previstas ..... 81 Tabela 22: Principais Documentos .................................................................................................. 82 LISTA DE ABREVIATURAS ANSI American National Standarts Institute IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística PMBOK Project Management Body of Knowledge PMI Project Management Institute EAP Estrutura Analítica do Projeto EAR Estrutura Analítica de Riscos CIM Controle Integrado de Mudanças IDC Índice de desempenho de custos SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................. 12 1.1 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................... 13 1.2 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA ................................................................................. 13 1.3. OBJETIVOS ................................................................................................................. 14 1.3.1 Objetivo geral ............................................................................................................ 14 1.3.2 Objetivos Específicos ............................................................................................... 14 1.4. METODOLOGIA ........................................................................................................... 14 1.4.1 Tipologia da pesquisa ........................................................................................... 14 1.4.2 Delimitação do assunto ........................................................................................ 15 1.4.3 Universo da pesquisa ........................................................................................... 15 1.4.4 Limitações da pesquisa ........................................................................................ 15 1.4.5 Procedimentos metodológicos ............................................................................ 15 1.4.5.1 Métodos para avaliação de orçamentos ........................................................ 15 1.4.5.2 Análise dos fornecedores .............................................................................. 15 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .................................................................................... 16 2.1 GERENCIAMENTOS DE PROJETOS E O PMBOK ..................................................... 16 2.1.2 Integração ........................................................................................................... 16 2.1.3 Escopo ................................................................................................................ 19 2.1.3 Tempo ................................................................................................................. 20 2.1.4 Custo .................................................................................................................. 23 2.1.5 Qualidade ........................................................................................................... 24 2.1.5.1 Métricas da qualidade ..................................................................................... 26 2.1.6 Recursos ............................................................................................................ 26 2.1.7 Comunicações ................................................................................................... 27 2.1.8 Riscos ................................................................................................................. 29 2.1.9 Aquisições .......................................................................................................... 31 2.1.2 Partes interessadas ........................................................................................... 33 2.2 PLANO DE PROJETO UTILIZANDO AS BOAS PRÁTICAS DO PMBOK ................ 35 2.2.1 Ciclo de vida de um projeto .............................................................................. 36 2.3 MERCADO DE EVENTOS ........................................................................................ 38 2.3.1 Mercado de eventos em Manaus .......................................................................... 40 2.3.2 Oportunidade de trabalho na área de eventos de casamentos .......................... 41 3 DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO ........................................................................... 42 3.1 PRINCIPAIS PASSOS A SEREM REALIZADOS NO CASAMENTO ........................ 42 3.1.2 Checklist do evento ............................................................................................... 43 3.2 DEFINIÇÃO DOS PRINCIPAIS FORNECEDORES ...................................................... 45 4.0 TERMO DE ABERTURA DO PROJETO .......................................................................48 4.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO ..................................................... 51 4.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO .............................................................. 53 4.2.1 Declaração de escopo ........................................................................................... 57 4.3 PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO ................................................................ 59 4.4 PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS .............................................................. 62 4.5 PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ........................................................ 65 4.6 PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ................................... 67 4.7 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ............................................. 70 4.8 PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS ............................................................... 75 4.9 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES .................................................... 79 4.10 PLANO DE GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS .............................. 82 CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................. 84 REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 85 12 1. INTRODUÇÃO Pode se considerar a festa de casamento, o evento mais antigo e que tem sobrevivido até os dias de hoje. Seja no civil ou no religioso é uma festa familiar desejada por todos para celebrar a união de duas pessoas. Este plano de projeto surgiu da necessidade de conhecer melhor os eventos de casamento valendo-se de entretenimento, do lazer, do compartilhamento, da confraternização e a satisfação dos clientes, na medida em que busca se estabelecer nesse marcado e continuar crescendo em meio a concorrência faz necessário conhecer o comportamento do cliente. O conceito por trás da antiga tradição do casamento mudou muito, mas casar nunca saiu de moda. Anos de namoro, noivado, véu e grinalda, casamento na igreja ou cartório deixaram de ser um senso comum, mas casar ainda é sim, um bom negócio e será por muito tempo, até porque hoje se casa uma, duas, três vezes – e a maioria delas com grandes comemorações. (SANTOS,2007) Segundo os estudos de Auler (2016), as empresas devem buscar e observar o público consumidor do serviço solicitado de modo a conhecer e entender o que os leva a contratar tais serviços. Essas empresas prestadoras de serviços devem analisar os aspectos psicológicos, pessoais, culturais, sociais, assim como as condições econômicas e a qualidade do serviço realizado, pois tudo isso influencia na decisão do cliente em contratar o serviço. Deste modo é possível expandir o serviço de atendimento aos mais diversos tipos de cliente, tanto de pessoa física quanto jurídica a realizarem seu evento da forma que desejarem. Quando se trata de festas e cerimônias de casamento estão envolvidos uma serie de momentos importantes além da festa, a começar pela própria cerimonia, seja na igreja, seja em casa. Em geral, o casamento demanda um formato mais clássico, para isto a primeira providência é listar todas as tarefas a serem cumpridas até a data do evento, sendo de grande importância que o contratante perceba que a reserva do material que será alugado para a festa seja feita o quanto antes, atentar também para quantidade de convidados não deixando faltar talheres pratos, copos, guardanapos e baixelas, que não estão disponíveis em casa. (CECILIA BORGES, 2012). O objetivo deste trabalho é elaborar o plano de projetos explorando o mundo das festas e casamentos com base no Guia PMBOK®, desde a elaboração dos convites 13 até o final da festa de casamento, diferente dos outros tipos de eventos é uma ocasião muito especial e que deve ser tonar inesquecível para os envolvidos. 1.1 JUSTIFICATIVA Um plano de projeto para a realização de um casamento é muito importante, pois com isso os noivos terão mais conforto e segurança ao realizar seu evento e através deste mesmo plano ficarão cientes de tudo estará sendo elaborado, podendo acompanhar de forma detalhada todos os custos, qualidade de atendimento dos fornecedores e todos os acontecimentos que ocorrerão durante o processo, fazendo com que se torne um momento único e inesquecível de forma positiva para o casal. Conseguir realizar esse sonho pode ser um dos melhores momentos do casal, cada detalhe precisa ser escolhido com o toda a delicadeza tudo sob o acompanhamento dos noivos. Na prática o casamento é um projeto com restrição de tempo fortíssima, orçamento nem sempre muito flexível na maioria dos casos, problemas relativos à qualidade podem gerar fúria nos clientes. Este plano se mostra importante também para as empresas locais atuantes nos ramos de festas e eventos que podem lançar suas melhores propostas e serviços sendo posteriormente selecionadas para participar deste evento. 1.2 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA A organização de um evento não é simples, existem muitos detalhes aos quais devemos lembrar e tratar para possa ocorrer dentro na normalidade. Para que isso ocorra é necessário um acompanhamento minucioso em cada etapa. Já existem empresas que oferecem esse tipo de serviço, porém deixam a desejar com a qualidade em seu atendimento, e algumas situações podem realmente estragar uma festa se alguns cuidados não forem tomados. Desta forma o presente trabalho leva em conta que todo evento de sucesso tem a grande necessidade de um planejamento onde cada etapa deve ser calculada avaliando-se determinados riscos custos e tempo. O casamento pode ser um projeto de gestão bastante complexo, e como qualquer outro tem prazo, orçamento, recursos, responsabilidades e um objetivo determinado (AZEVEDO, 2009). Sendo assim como elaborar um plano de festa de casamento de acordo com as boas práticas do PMBOK®? 14 1.3. OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo geral Elaborar um plano de projeto para realização de cerimônia religiosa e festa de casamento, utilizando as ferramentas do gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK®. 1.3.2 Objetivos Específicos Realizar estudo para definir os principais fornecedores de acordo com os requisitos solicitados pelos patrocinadores Apresentar o mercado de eventos em Manaus Elaborar o check list do evento Propor o plano de projeto para elaboração de uma cerimônia de casamento, utilizando as boas práticas do PMBOK®. 1.4. METODOLOGIA O Presente estudo tem como base a utilização dos conhecimentos sobre gerenciamento de projetos utilizando como padrão o Guia PMBOK®, com a finalidade elaborar um plano a fim de realizar um casamento de sucesso. Segundo PMBOK® (2017) este Guia é uma base sobre qual organizações criam metodologias, politicas, procedimentos, regras e fases do ciclo de vida necessário para pratica do gerenciamento de projetos. Este método vem se destacando dentro dos eventos e do mercado de trabalho em virtude melhores resultados atingidos quando aplicado de forma correta. Este plano de projetos será realizado através de pesquisas bibliográficas com base em livros, artigos e revistas, pesquisa descritiva que observa, registra e correlaciona fatos, e pesquisa comparativa de fornecedores. 1.4.1 Tipologia da pesquisa Este trabalho utiliza uma abordagem qualitativa, com base nos orçamentos e amostras enviadas pelos fornecedores, com análise realizada de acordo com as instruções do Guia PMBOK®. 15 1.4.2 Delimitação do assunto Elaboração do plano de projeto para realização da cerimônia religiosae a festa de casamento, utilizando a área de conhecimentos relacionada ao gerenciamento de projetos. 1.4.3 Universo da pesquisa Este plano de projetos está direcionado para as pessoas que tem a necessidade de realizar um casamento de alto padrão, com custos razoáveis, e que queiram fazer o acompanhamento direto e detalhado do seu evento. 1.4.4 Limitações da pesquisa Este projeto se limita a pesquisas direcionadas somente a realização da cerimônia religiosa e a festa de casamento, outras programações não estarão incluídas. 1.4.5 Procedimentos metodológicos 1.4.5.1 Métodos para avaliação de orçamentos Solicitar de fornecedores diversos, seus orçamentos e amostras de materiais para uma avaliação minuciosa do qual será o melhor prestador de serviço para esta ocasião. 1.4.5.2 Análise dos fornecedores Analisar e avaliar as propostas disponibilizadas pelos fornecedores para realizar os contratos com as devidas condições. 1.4.6 Estruturação do trabalho O presente trabalho está estruturado da seguinte forma: Introdução na qual está descrevendo a apresentação do projeto incluindo seus objetivos e metas a serem cumpridas. Justificativa na qual apresenta o motivo pelo qual foi elaborado o plano de projeto Fundamentação teórica que viabiliza toda a parte de pesquisa do projeto. Desenvolvimento do trabalho que apresenta todos os acontecimentos do plano de projeto de casamento Apresentação do plano de projeto com base no PMBOK. 16 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 GERENCIAMENTOS DE PROJETOS E O PMBOK O Gerenciamento de projetos está muito bem definido pelo PMBOK (2013), sendo: Propósito de aplicar conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas ás atividades para atender os requisitos de um projeto. Segundo Brito; Terra (2009), um leque de conhecimentos em gerenciamento inclui práticas tradicionais amplamente aplicadas além de inovadoras que estão surgindo nesta profissão, este conjunto de conhecimentos está em grande evolução. “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” (guia PMBOK) é o principal documento do PMI e um padrão reconhecido mundialmente nas melhores práticas de gerenciamento de projetos. Este Guia é aprovado como um padrão nacional americano (ANSI) (PMI, 2012). O gerenciamento de projetos conforme os estudos de Perrone (2017) podem ser aplicados a projetos independentemente de suas dimensões, prazos e orçamentos. Um grande exemplo que pode ser incluído é o do casamento. 2.1.2 Integração Conforme observado no PMBOK®, a integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar e coordenar diversos processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamentos. No contexto de gerenciamento de projetos a integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e inter-relacionamentos (figura 1). Na integração se inclui fazer escolhas sobre: Alocação de recursos Balanceamento de demandas Exame de todas as abordagens alternativas Adaptação dos processos para atender aos objetivos do projeto Gerenciamento das interdependências entre áreas de conhecimento 17 Figura 1: Integração de vários processos e atividades Fonte: Montes, 2019 Ainda de segundo PMBOK® os processos de gerenciamento da integração são: Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: É o processo de desenvolver documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto: É o processo de definir, preparar e coordenar todos os componentes do plano e consolidar em um plano integrado de gerenciamento do projeto. Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto: É o processo de liderar e realizar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e a implementação das mudanças aprovadas para o cumprimento dos objetivos. Gerenciar o Conhecimento do Projeto: É o processo de utilizar conhecimentos existentes e elaborar novos conhecimentos para alcançar os objetivos do projeto e contribuir para a aprendizagem organizacional. 18 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto: É o processo de acompanhamento, análise e relato do progresso geral para atender aos objetivos de desempenho definidos. Realizar o Controle Integrado de Mudanças: É o processo de revisar todas as atividades solicitadas de mudança, aprovar as mudanças e gerenciar as mudanças nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto, além de comunicar a decisão sobre os mesmos. Encerrar o projeto ou fase: É o processo de finalização de todas as atividades para o projeto. Figura 2: Visão geral do gerenciamento da integração do projeto Fonte: PMI, 2017. 19 2.1.3 Escopo Conforme os estudos do PMBOK®, escopo inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho, e apenas o necessário, para que termine com sucesso. O gerenciamento de escopo está relacionado principalmente com definir e controlar o que está e também o que não está no projeto. Os processos de gerenciamento de escopo segundo o guia de boas praticas do PMBOK® (Figura 3): Figura 3: Processos de gerenciamento de escopo Fonte: PMI, 2017. Tendo como conceitos essenciais para o gerenciamento do escopo do projeto segundo o PMBOK®, o termo “escopo” pode referir-se a: Escopo do produto sendo as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado e pode se referir a escopo do projeto o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Fornecendo uma visão geral dos processos de gerenciamento de escopo do projeto (Figura 4). São representados como processos distintos e com interfaces definidas, embora, na pratica eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. 20 Figura 4: Visão geral do gerenciamento do Escopo do Projeto Fonte: PMI, 2017. 2.1.3 Tempo Segundo o Guia PMBOK® Quinta Edição, o gerenciamento do tempo inclui os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. Na Sexta Edição do Guia PMBOK®, a área de conhecimento foi renomeada de gerenciamento do tempo para Gerenciamento do cronograma. Os processos de gerenciamento de tempo segundo o guia de boas práticas do PMBOK® (Figura 5): 21 Figura 5: Processos de gerenciamento de tempo Fonte: PMI, 2017. Os conceitos essenciais conforme o Guia PMBOK® são: Disponibilizar um plano detalhado que representa como e quando o projeto vai entregar os produtos, serviços e resultados definidos no seu escopo. É usado como uma ferramenta para comunicação, gerenciando, as expectativas das partes interessadas. Quando possível este deve permanecer flexível ao longo do projeto para poder ser ajustado de acordo com o conhecimento adquirido. Fornecendo uma visão geral dos processos de gerenciamento de tempo do projeto (Figura 6). São representados como processos discretos com interfaces definidas, embora, na pratica eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. 22 Figura 6: Visão geral do gerenciamento do Cronograma do Projeto Fonte: PMI, 2017. 23 2.1.4 Custo O gerenciamento de custos inclui os processos em planejamento, estimativa,orçamento financiamento, gerenciamento e controle dos custos, para que o projeto possa ser realizado dentro do orçamento aprovado. PMBOK® Os processos de gerenciamento de custos segundo o guia de boas práticas do PMBOK® (Figura 7): Figura 7: Processos de gerenciamento de custos Fonte: PMI, 2017. Apresentando uma visão geral dos processos de gerenciamento de custos do projeto (Figura 8). São representados como processos discretos com interfaces definidas, embora, na prática eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. Esses processos interagem entre si e com os de outras áreas do conhecimento. 24 Figura 8: Visão geral do gerenciamento de custos do Projeto Fonte: PMI, 2017. 2.1.5 Qualidade É um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como políticas, procedimentos e diretrizes aplicáveis que serão implementados para 25 alcançar os objetivos da qualidade. Ele descreve as atividades e os recursos necessários para que a equipe de gerenciamento do projeto alcance seus objetivos, o mesmo pode ser formal ou informal, detalhado ou estruturado em termos gerais. Gerenciar qualidade é o processo de traduzir o plano de gerenciamento da qualidade, em atividades da qualidade da organização no projeto (Figura 9). Os principais benefícios desse processo são aumentar a probabilidade de cumprir os objetivos da qualidade, e também identificar processos ineficazes e causas de má qualidade. PMBOK®, 2016 Figura 9: Gerenciar a Qualidade: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI, 2017. O plano de gerenciamento da qualidade pode incluir segundo o Guia PMBOK®, os seguintes componentes: Padrões da qualidade Objetivos da qualidade Papéis e responsabilidades da qualidade Entregas do projeto e processos sujeitos a revisão da qualidade Atividades de controle da qualidade e gerenciamento da qualidade planejadas para o projeto Ferramentas da qualidade que serão usadas pelo projeto; e 26 Procedimentos importantes relevantes para o projeto, como lidar com não conformidades, procedimentos para ações corretivas e procedimentos para melhoria continua. 2.1.5.1 Métricas da qualidade Uma métrica da qualidade segundo o PMBOK®, 2016, descreve um atributo de projeto ou produto e como o processo controlar a qualidade verificará a conformidade com ela. Alguns exemplos de métricas da qualidade incluem porcentagem de tarefas concluídas no prazo, desempenho de custos medido por IDC, índice de falhas, número de defeitos identificados por dia, períodos de inatividade total por mês, erros encontrados por linha de código, pontuações de satisfação do cliente e porcentagem de requisitos cobertos pelo plano de testes como uma medida da cobertura de testes. 2.1.6 Recursos Segundo o Guia PMBOK® Quinta Edição, o gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. A equipe é composta por pessoas com funções e responsabilidades atribuídas com foco no término do projeto. Na sexta edição do Guia PMBOK®, Gerenciamento dos recursos humanos passa a ser chamado de Gerenciamento dos recursos do projeto aumentando sua abrangência não gerenciando somente “Recursos Humanos”, mas, também todos os demais recursos necessários para executar o trabalho do projeto, como materiais, equipamentos, entre outros. Conceitos Essenciais para Gerenciamento dos Recursos do Projeto incluem segundo o PMBOK®: Entre os recursos do projeto incluem-se os recursos físicos, e os recursos de equipe. Diferentes habilidades e competências são necessárias para gerenciar recursos de equipe versus recursos físicos. O gerente do projeto deve ser líder e gerente da equipe do projeto, e deve investir esforço adequado para adquirir, gerenciar, motivar e dar autonomia aos membros da equipe. O gerente de projeto deve estar ciente das influencias da equipe como o ambiente, localização geográfica dos seus membros, comunicação entre as partes interessadas, gerenciamento de mudanças organizacionais, questões 27 políticas internas e externas, questões culturais e as características únicas da organização. O gerente do projeto e responsável por desenvolver de forma proativa as competências e habilidades da equipe e também manter e melhorar a sua satisfação e motivação. O gerenciamento de recursos físicos concentra-se em alocar e usar recursos necessários para conclusão bem-sucedida do projeto de forma eficiente e eficaz. 2.1.7 Comunicações Processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e finalmente organizadas de maneira oportuna e apropriada (Figura 10). Inclui os processos necessários para garantir que as necessidades de informações do projeto e de suas partes interessadas sejam satisfeitas, desenvolvendo artefatos e a implementação de atividades projetadas para realizar a troca eficaz de informações. PMBOK®. Figura 10: Processos de gerenciamento das comunicações Fonte: PMI, 2017. 28 Conceitos Essenciais para Gerenciamento das comunicações do Projeto incluem segundo o PMBOK®: Comunicação e o processo de troca de informações, intencionais ou involuntárias, entre pessoas e/ou Grupos. Comunicações descrevem os meios pelos quais as informações podem ser recebidas ou enviadas, por meio de atividades como reuniões e apresentações ou artefatos, como e- mails, mídia social, relatórios de projeto ou a documentação do projeto. A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas, cujas diferenças, em geral, terão um impacto ou influência sobre a execução ou resultado do projeto, portanto e vital que todas as comunicações sejam claras e concisas. As atividades de comunicação são internas e externas, formais e informais, escritas e orais. A comunicação pode ser dirigida ao nível superior, para as partes interessadas da gerencia e ao nível inferior, para os membros da equipe ou, ainda, horizontalmente, para os pares. A destinação afetara o formato e o conteúdo da mensagem. A comunicação ocorre de modo consciente ou inconsciente através de palavras, expressões faciais, gestos e outras ações. Inclui o desenvolvimento de estratégias e planos para artefatos de comunicação adequados e a aplicação de habilidades para melhorar a eficácia. E preciso esforço para evitar mal-entendidos e falta de comunicação, e os métodos, mensageiros e mensagens devem ser cuidadosamente selecionados. A comunicação eficaz depende da definição do objetivo da comunicação, da compreensão do destinatário das comunicações e do monitoramento da eficácia. Apresentando uma visão geral dos processos de gerenciamento das comunicações do projeto (Figura 11). São representados como processos discretos com interfaces definidas, embora, na prática eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. 29 Figura 11: Visão geral do gerenciamento de custos do Projeto Fonte: PMI, 2017. 2.1.8 Riscos Segundo o Guia PMBOK®, o gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de condução de planejamento de resposta, implementação de resposta e monitoramento de risco, tem por objetivo aumentar a probabilidade ou impacto dos riscos positivos e diminuir a probabilidade ou impacto dos riscos negativos (Figura 12).30 Figura 11: Processos de gerenciamento dos riscos Fonte: PMI, 2017. Fornecendo uma visão geral dos processos de gerenciamento dos riscos do projeto (Figura 13). São representados como processos discretos com interfaces definidas, embora, na prática eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. 31 Figura 12: Visão geral do gerenciamento dos riscos do Projeto Fonte: PMI, 2017. 2.1.9 Aquisições São incluídos os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos a equipe do projeto. O pessoal autorizado a adquirir os bens e/ou serviços necessários para o projeto podem ser membros da equipe de projeto, gerencia ou parte do departamento de compras da organização. PMBOK® 32 Figura 13: Processos de gerenciamento das aquisições Fonte: PMI, 2017. Fornecendo uma visão geral dos processos de gerenciamento das aquisições do projeto (Figura 15). São representados como processos discretos com interfaces definidas, embora, na prática eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. 33 Figura 14: Visão geral do gerenciamento das aquisições Fonte: PMI, 2017. 2.1.2 Partes interessadas Segundo Perrone (2017) partes interessadas são as organizações e pessoas cujos interesses podem ser direta ou indiretamente afetados. Para se conhecer as partes interessadas é necessário identificar regularmente as partes interessadas do projeto, analisar e documentar informações relevantes sobre seus interesses, interdependências, influencia, envolvimento e impacto potencial no sucesso do projeto (PMBOK, 2016). Para o plano de gerenciamento de um casamento, essa identificação será de fundamental importância para o controle dos fornecedores e clientes (Figura 16). 34 Figura 15: Identificar as partes interessadas Fonte: PMI, 2017. Todos os projetos têm partes interessadas que afetam de forma positiva ou negativa. Algumas partes interessadas podem ter uma capacidade mais limitada para influenciar o trabalho, outros podem ter uma influência significativa. PMBOK® (2016) As partes interessadas possuem diversos níveis de responsabilidades e autoridades podendo esses mudar durante o ciclo de vida do projeto. Variando de pequenas contribuições até o patrocínio, que inclui o fornecimento de apoio financeiro, as partes interessadas não devem ignorar seu papel dentro do projeto, pois isso pode prejudicar o projeto como um todo, da mesma forma que o gerente não deve ignorar o papel das partes interessadas. Deve-se principalmente escolher muito bem as partes interessadas uma vez que não é uma tarefa muito fácil. “A satisfação das partes interessadas deve ser identificada e gerenciada como um objetivo do projeto. A chave para um engajamento eficaz das partes interessadas e o foco na comunicação continua com todas as partes interessadas, incluindo os membros da equipe, para entender suas necessidades e expectativas, abordar as questões conforme elas ocorrem, administrar os interesses conflitantes e incentivar o engajamento apropriado 35 das partes interessadas com as decisões e atividades do projeto.” (PMBOK®, 2016, P. 505) Fornecendo uma visão geral dos processos de gerenciamento das aquisições do projeto (Figura 16). São representados como processos discretos com interfaces definidas, embora, na prática eles possam se sobrepor e interagir de formas que não possam ser completamente detalhadas no Guia PMBOK®. Figura 16: Visão geral do gerenciamento das aquisições Fonte: PMI, 2017. 2.2 PLANO DE PROJETO UTILIZANDO AS BOAS PRÁTICAS DO PMBOK Projeto pode se definir como sendo um esforço temporário afim de desenvolver um produto, seja um serviço ou um bem exclusivo. (PMBOK. 2016) Em Complemento a este conceito, Almeida (2016) define projeto como uma unidade elementar do processo de planejamento constituída em um conjunto de ações e recursos que dão continuidade a objetivos concretos. Vargas (2005, p7) completa: 36 Os projetos são atividades caracterizadas por uma sequência clara e lógica de eventos para atingir objetivos dentro de um tempo, custo e recursos prévios definidos, combinam recursos organizacionais e necessitam de uma coordenação para controle de prazos, custos e desempenho pois atingem todos os níveis de uma organização e as partes interessadas externas à instituição assim como os clientes, fornecedores, parceiros, governo, etc. Para elaborar um plano de projetos é preciso planejamento, no caso de um projeto de casamento envolve a tomada de decisões que permitam implementar as ideias escolhidas pelos noivos, sem o devido planejamento, não se pode nem iniciar um projeto, acompanhar seu desenvolvimento e avaliar seus resultados. Sendo assim é muito importante que o projeto seja dividido em fases que definam. Meçam, analisem, melhorem e controlem as etapas do projeto de casamento para que seja possível obter o resultado esperado. 2.2.1 Ciclo de vida de um projeto Para um melhor controle de organização de um plano de projeto faz se necessário dividir o projeto em fases, onde as mesmas são conhecidas como ciclo de vida do projeto. O mesmo pode ser definir como o que une o início de um projeto, incialmente avaliando se este é viável, até o seu fim. O ciclo de vida de um projeto pode ser influenciado pelos aspectos exclusivos de quem está elaborando um projeto, embora todos os projetos tenham um início e um fim, as entregas e atividades específicas que ocorrem, pode variar de acordo com o projeto, independentemente do trabalho envolvido. Embora os projetos variem em tamanho e complexidade que contem, eles podem ter a seguinte estrutura (Figura 17): 37 Figura 17: Representação genérica do ciclo de vida de um projeto Fonte: PMI, 2017. Também é possível se observar graficamente o ciclo de vida detalhado. (Figura 18). Figura 18: Ciclo de vida detalhado de um projeto Fonte: Vargas, 2005 Pontos importantes para ter conhecimento do ciclo de vida do projeto segundo PMBOK: Transição de uma fase para outra: geralmente é definida por alguma de transferência técnica ou entrega, devendo as mesmas sempre ser revisadas e aprovadas para garantir que sejam completas e exatas. No entanto é possível passar para outras fases do projeto sem essa revisão e aprovação, uma vez que os riscos não sejam significativos. Essa passagem de uma fase para outra é uma pratica chamada de sobreposição de fases, feita de forma sequencial e é um exemplo da 38 aplicação da técnica de compressão do cronograma denominada de paralelismo. Definição do ciclo de vida: Ele pode ser tanto genérico quanto bem detalhado, podendo nesse caso incluir formulários, gráficos, lista de verificações, etc. Apesar de haver particularidades, os ciclos de vida do projeto têm algumas características em comum: as fases geralmente são sequenciais e definidas por algum formulário de transferência de informações técnicas; os níveis de custo e pessoal no início são baixos, atingindo o valor máximo nas fases intermediarias, e voltam a cair conforme o projeto vai chegando ao seu final. No princípio o nível de incertezas é maior, em consequência disso os riscos de não atingir os objetivos ao qual o projeto se propôs também, as incertezas vão diminuindo conforme o desenvolvimento do projeto e seu termino se aproxima. As fases do ciclo de vida podem até ter nomes eentregas semelhantes, mas nenhum ciclo é idêntico ao outro, variando do número de fases até sua descrição. 2.3 MERCADO DE EVENTOS O Setor de casamentos nos últimos tempos tem contribuído para a economia brasileira mesmo em meio a tantas crises. Baseado nas pesquisas feitas pelo (Instituto brasileiro de Geografia e estatística), 2004 foi o ano em que foi marcado pelo recorde de uniões: 806.968, 7,7% a mais que em 2003. A média de casamentos na década de 90 foi d 740 mil ao ano, e no ano de 1999, foi o pico máximo: 788 mil. Estatísticas apontam crescimento progressivo de matrimônios no Brasil, com mais deum milhão de uniões por ano, de comemorações simples até as bem sofisticadas e luxuosas. O Instituto Data Popular apurou um crescimento anual médio de 10,4% em gastos com festas e cerimonias, confirmando que o nicho casamento amplia oportunidade de negócios apesar da crise. O instituto aponta que o número de casamentos cresce, assim como cresce o número de “recasamentos” – casamentos que pelo menos um dos cônjuges era divorciado ou viúvo. Essa situação movimenta cifras animadoras no país todo. (IBGE) O distrito federal se destacou como o local no qual os gastos com festas são 174% maiores que a média nacional, conforme pesquisa Data Popular sobre o setor 39 publicada em 2012. O volume de negócios no país impressiona: em 2013 o setor movimentou R$ 16 bilhões. Já em 2017, segundo as pesquisas, o Brasil conta com 1,1 milhão de casamentos por ano, significa que são 3.000 casamentos realizados por dia. De acordo com o Instituto data Popular e Associação Brasileira de Eventos Sociais (ABRAFESTA), houve aumento de 25% no seguimento de casamentos no ano de 2017. Pernambuco é um dos estados que vem ajudando a expandir o mercado frequentemente, isso acontece devido ao crescimento do setor de festa e em seguida as vendas que alavancaram e tiveram aumento relevante. Nos últimos três anos houve um aumento de 1.106,44 casamentos, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas (IBGE) e 9.373 deles foram em Recife. Mas não existem milagres no mercado do casamento. Não é possível se casar somente por amor, para que dê certo a cerimonia é preciso encontrar assessores que entendam do assunto e também tenha conhecimento sobre mundo digital. Se o meio eletrônico se consolidou como ferramenta de acesso a informações úteis, estratégicas e competitivas, não é somente acessar a internet para achar aquilo que se quer. Especialmente porque envolve bem mais do que se imagina. Estima-se que para preparar uma cerimônia, são acionados no mínimo de 38 a 42 serviços diferentes. Além disso, com as modernizações se trazem novas situações como: transportes curiosos para a noiva, como motocicleta, bicicleta e até ônibus, no lugar do tradicional carro de luxo. É reduzida a lista dos empreendedores que sabem selecionar a melhor relação de qualidade/preço e oferecem um serviço de cardápio de serviços diversificado e confiável. “A concorrência entre fornecedores é grande; mas garimpando e com critérios bem definidos é possível destacar os mais criativos, antenados, experientes e com preços sedutores”. Conforme as pesquisas de Mariana Grojsgold e Luísa Muller: Casamento gera muita expectativa e aos interessados buscam quem responde com eficiência e tranquilidade demandas pessoais que caibam em seus bolsos. Os prestadores de serviços acabam sendo como profissionais multifuncionais, misto de administrador, prestador de serviço, conselheiro, comunicador. Segundo as análises da Data Popular, os serviços, mais contratados são: decoração, entretenimento e alimentação, e a internet por sua vez se mantem sendo o principal canal, pelo seu dinamismo. Neste aspecto Mariana Grojsgold e Luísa Muller destacam os benefícios da interatividade e também a possibilidade de 40 fornecerem informações e indicarem profissionais que evitem problemas, em aspectos diversos, seja no convite ou no gerenciamento financeiro que ajudará no planejamento, evitando o custo de cobrança de credores em plena lua de mel. Também destacado pela empresa Finanças Femininas chama a atenção para o uso inteligente da internet, quando se está envolvido em um evento tão forte com relação ao simbólico tão forte. Por isso é muito importante pesquisar muito antes de realizar esse tipo de evento. 2.3.1 Mercado de eventos em Manaus Existem várias formas de realizar eventos e passos a serem seguidos. E para que seja possível uma boa organização, é necessário um ótimo planejamento para obter melhores resultados. As fases básicas de qualquer planejamento de eventos são primeiramente a pesquisa de mercado, depois os objetivos, partindo para as definições das estratégias e pôr fim a elaboração de projeto do evento (Britto e Fontes, 2006). O Governo do Amazonas, por meio da empresa Estadual de turismo, em parceria com a Fundação Municipal de Cultura, Turismo e eventos, entre outras entidades ligadas ao investimento turístico, começou a montar uma estratégia de captação de eventos para Manaus. Transformar Manaus em um destino forte para turismo de eventos é o objetivo. Por isso, reuniu-se o trade para debater estratégias e criar ferramentas para disputar e captar eventos nacionais e internacionais para a nossa região. (Braga, 2016). De acordo com Braga (2016), a Amazonastur fez um levantamento da estrutura da cidade de Manaus para sediar eventos, além de um apanhado geral de eventos passíveis de captação no calendário brasileiro de Feiras e Eventos. Do pequeno ao grande, foram pesquisados espaços, hotéis e auditórios para dimensionar a capacidade e formato dos eventos que podem ser sediados nestes locais, ressaltando ainda que essa união de esforços para transformar Manaus em referência no turismo de eventos conta o apoio da Federação Brasileira de Convention & Visitors Bureaux. O calendário fixo de grandes eventos da cidade de Manaus foi uma construção estabelecida desde 2013, que trabalhada enquanto produto turístico junto aos operadores por meio do projeto “Manaus: o Brasil que você só encontra 41 aqui”, de forma que o norte do Brasil, tenha a cada trimestre, um grande atrativo cultural. (Manauscult, 2019). A inserção de Manaus na rota dos grandes eventos nacionais, e internacionais é um ciclo que foi iniciado com os preparativos da copa do mundo em 2014, confirmando a cidade como um novo destino dos eventos de grande porte. Os Jogos Olímpicos Rio 2016 serviu como exemplo para isso. Manaus só conseguiu entrar no seleto grupo de seis cidades brasileiras que sediaram a Olimpíada devido os excelentes resultados obtidos com a organização da Copa do Mundo, uma das poucas cidades no País e uma das únicas no mundo a sediar os dois principais megaeventos esportivos mundiais, em 2016, após os Jogos Olímpicos 2016, o Amazônia Live, evento com a chancela da marca Rock in Rio, mostrou ao mundo a beleza do Rio Negro, onde um palco flutuante com formato de folha serviu de cenário para o lançamento mundial do projeto socioambiental do Rock in Rio, com um concerto comandado pelo tenor Plácido Domingo e pela cantora baiana Ivete Sangalo. Realizado em agosto de 2016, o evento teve ainda show gratuito na praia da Ponta Negra. As apresentações associadas ao contexto inusitado do palco flutuante em plena Amazônia conferiram ao evento um tom mágico e sensacional. Manaus mais uma vez foi notícia internacional. (Manauscult, 2019). 2.3.2 Oportunidade de trabalho na área de eventos de casamentos Existem muitas oportunidades das quais podem ser prestados por microempreendedores individuais, como, por exemplo, fotógrafos, maquiadores,cabeleireiros, massagistas, músicos e mestres de cerimônia. Muitos outros serviços, normalmente prestados por pequenas e médias empresas estão essa lista. De seguro que garante indenização de prejuízos, como danos acidentais aos trajes do casal, presentes de casamento e até custos ocasionados pelo eventual cancelamento do evento, à locação de equipamentos de som e luz, fornecimento de refeições, agenciamento de viagens. Por mais que se possa ter muitas oportunidades para empreender, o setor reúne também algumas características que dificultam a vida de quem decide se aventurar neste ramo. A Abrafesta – associação que representa o setor – alerta que esse é um mercado muito dinâmico, bastante pulverizado e com concorrência acirrada. Embora os clientes continuem demandando serviços que preservam os ritos sagrados para o momento da consagração da união e, para confraternizar com família e amigos, eles estejam 42 totalmente abertos ao criativo e inusitado, há sempre novas tendências. As empresas que não acompanham tais mudanças são facilmente substituídas. Para melhor acompanhar a efervescência do setor, empreendedores e empresários têm ao seu alcance uma extensa agenda de Feiras de Negócios. Na capital federal, por exemplo, em abril de 2014, a IX Mostra Noivas e Festas reuniu 80 empresas expositoras que foram visitadas por mais de 3 mil pessoas. O SEBRAE, em cada unidade da federação, oferece apoio à participação em feiras. (SEBRAE, 2019) Para se lançar nessa área é recomendado manter o foco, estar atento a tendências, persistir, gostar do que faz, saber se comunicar e dominar as ferramentas como automação de marketing, gerenciamento das campanhas publicitarias, otimização de páginas web etc. A festa de casamento tem que ser uma experiência única, por que reflete uma etapa especial do relacionamento e dará segmento a uma nova fase não só para o casal, mas também para suas famílias. (CASAR É UM BARATO). Em Manaus, há uma certa carência de profissionais qualificados, pois não pode se ter a formação profissional, também é preciso ser dinâmico, comunicativo, ter jogo de cintura para lidar com diversos públicos. Na área de cerimonial, é importante que o gerente de eventos tenha a experiência ou conheça as atividades desenvolvidas por toda a equipe: recepcionistas, garçons, manobristas, seguranças entre outras atividades. Um evento é como um quebra cabeça, que precisa de sinergia das partes para que alcance êxito (Baraúna e Azevedo, 2010). 3 DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO 3.1 PRINCIPAIS PASSOS A SEREM REALIZADOS NO CASAMENTO Segundo os estudos de Borges (2012) para uma festa de casamento, a primeira providencia a se tomar é elaborar a listagem com todas as tarefas a serem cumpridas até a data do evento, sendo importante que o contratante perceba que a reserva do material que será alugado para a festa seja feita o quanto antes. Para dá início a um evento de casamento, devemos identificar a cultura e a religião de ambas as famílias para que tudo ocorra de acordo com a tradição mandada. (D'OREY SANTIAGO.2013). 43 Após a elaboração da listagem faz se necessário a escolha da igreja para a cerimônia religiosa e o local onde será realizado a recepção, a conciliação das datas. Para a escolha do vestido, apesar de não ser comum se desviar dos aspectos tradicionais, vestidos rodados, com véu e grinalda missa religiosa e não dispensar a valsa, com a modernidade surgiram novos e diferenciados valores ao casamento, os modelos de vestidos tiveram alterações de acordo com os novos tempos e criatividade dos novos estilistas. Não podendo deixar de lado o gosto de cada noiva, pois é decisivo para que aconteça o maior evento na vida dessas pessoas. Mas há também aqueles que querem fugir totalmente do tradicionalismo e desejam uma comemoração de acordo com o estilo do casal, resultando em festas mais animadas estilo baladas, festas em praias entre outras coisas. Será necessário encomendar antecipadamente os arranjos de flores e escolhe-las de acordo com a combinação da festa e garantir para que as mesmas cheguem na festa com o frescor de flores recém colhidas, solicitando sempre a mais para prevenir, definir também a escolha de uma boa música para combinar com a ocasião e também se estão de acordo com a vontade dos noivos, deve ser definido também com antecedência o cardápio a ser servido também devem ser de acordo com a vontade do casal, para isso será contratado um fornecedor especializado. Um detalhe muito importante para o momento da festa de casamento é o bolo, o fornecedor deverá providenciar as mais diversas amostras de bolo para os noivos degustarem e de definirem qual melhor tipo de bolo deve atendê-los. Para um casamento de sucesso, o planejamento deve ser bem feito e cumprido de acordo o que foi planejado. Deverá ser feito o cronograma completo e detalhado com todos os processos deste grande evento. 3.1.2 Checklist do evento Para que não ocorram imprevistos é necessário desenvolver e executar um Checklist completo para garantir a lembrança de todos os detalhes, agrupando em um único documento, as informações necessárias para implantação do evento e auxilio dos noivos. Um Checklist é uma relação de providencias, tarefas ou necessidades do evento. 44 Tabela 1: Check List para o planejamento do evento casamento Fonte: O próprio autor, 2019. 45 3.2 DEFINIÇÃO DOS PRINCIPAIS FORNECEDORES Na contratação de fornecedores é preciso estar atento para a qualidade dos serviços, a agilidade e garantia dos resultados que contribuem para o sucesso de um evento. Para garantia de qualidade deverá ser feito um frequente acompanhamento e minucioso dos requisitos e critérios de aceitação e verificação dos produtos e serviços. Neste plano são descritos como serão administrados os processos de aquisição de bens e serviços para o evento casamento, determinando o que, quanto, quando e como obter os bens e serviços para atender ao escopo. (AZEVEDO, 2009) Segue abaixo a descrição dos principais itens a serem fornecidos para a realização do evento, com seus requisitos básicos: Igreja: Deverá disponibilizar o local para o evento por no mínimo 3hrs. A contratação deverá ocorrer 1 ano antes da realização do evento. Casa de festas: Deverá oferecer serviço de Buffet com garçons, decoração, iluminação especial do ambiente, espaço disponível por, no mínimo, 5hrs para a realização do evento. Foto e vídeo: Deverão ser entregues no mínimo 100 fotos escolhidas pelos noivos em álbum personalizado. O casamento deverá ser gravado com câmeras profissionais digitais de alta resolução e por uma equipe de câmeras experientes. Deverá ser entregue uma cópia em DVD, editado, sonorizado e com capa personalizada. Os profissionais deverão estar disponíveis para o atendimento do evento por um período de 8hrs. Estes serviços deverão ser contratados 06 meses antes da realização dos eventos e o material final deverá ser entregue aos noivos 60 dias após a realização do evento. Loja para lista de presentes: Deverá fornecer serviço de frete para entrega dos presentes e de trocas de presente que tenham recebido repetidos. Som: Deverá tocar durante as 8hrs de festa e utilizar equipamento de som próprio. Para seleção dos demais fornecedores: Os fornecedores serão selecionados baseados em uma avaliação das suas habilidades em executar o trabalho. Para a pré-qualificação de fornecedores serão utilizados os seguintes critérios: Análise das ofertas, histórico de fornecimentos executados, instalações e recursos. E para os qualificados serão realizados: Visita as instalações dofornecedor, contato com clientes atuais e outros já atendidos, negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor. (AZEVEDO, 2009). 46 A tabela abaixo apresenta o exemplo de lista de fornecedores (Tabela 2): 47 Tabela 2: Lista de fornecedores Fonte: O próprio autor, 2019 48 PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS 4.0 TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Preparado por Jonatas Santos Versão 01 Aprovado por João Dourado (Patrocinador) 27/02/2018 I Título do projeto Plano de projeto para a elaboração de uma cerimônia de casamento II Justificativa do projeto Descrever de forma clara qual trabalho deverá ser realizado para a cerimônia e a festa de casamento. Disponibilizando aos noivos conforto e segurança ao realizar este evento, deixando os mesmos cientes de tudo que ocorrerá no decorrer do processo de elaboração do casamento. III Objetivos do projeto e critérios de sucesso Objetivo: Elaborar um plano de projeto para realização de cerimônia religiosa e festa de casamento, utilizando as ferramentas do gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK®. Critério de sucesso: Atender as expectativas do cliente realizando todos passos do plano de projetos corretamente e dentro do prazo. IV Requisitos principais do cliente Determinar, documentar, registrar, gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender os objetivos do plano de projeto. V Descrição do projeto 1 - Produto (s) do projeto Entregar o plano de elaboração do casamento e cerimônia religiosa, apresentando todos os passos que deverão ocorrer no casamento. 2 - Cronograma básico do projeto (marcos principais) (Tabela 3) 49 Tabela 3: Marcos principais do projeto Fase Marcos [Etapas Principais] Previsão Iniciação Projeto Aprovado 06/10/2017 Planejamento Plano de gerenciamento do Projeto de Casamento aprovado 21/01/2018 Levantamento de custos, prazos, escopo Execução Entrega validada 25/09/2018 Encerramento Projeto entregue e encerrado 28/08/2018 Contrato encerrado Fonte: O próprio autor, 2019. 3 - Estimativas iniciais de custo Na tabela abaixo se detalha as estimativas iniciais de custo (Tabela 4): Tabela 4: Estimativas iniciais de custo Itens Prata Ouro Platina Preparação Convites R$ 1.300,00 R$ 3.700,00 R$ 5.500,00 Vestido da Noiva R$ 900,00 (Vestido Alugado) R$ 2.400,00 (Primeiro Aluguel) R$ 8.000,00 (Feito por Estilista) Fraque do Noivo R$ 250,00 R$ 1.000,00 R$ 3.500,00 Aluguel de Carro c/ Motorista R$ 250,00 R$ 450,00 R$ 600,00 Cerimonialista R$ 4.500,00 R$ 8.000,00 R$ 12.000,00 Cerimonia Igreja (Taxas) R$ 200,00 R$ 350,00 R$ 400,00 Decoração da igreja R$ 700,00 R$ 900,00 R$ 1.200,00 Musica na igreja (Coral) R$ 300,00 R$ 500,00 R$ 700,00 Fotos e Filmagem R$ 2.500,00 R$ 4.000,00 R$ 8.000,00 Festa Buffet R$ 4.500,00 R$ 6.000,00 R$ 9.000,00 50 Bolos R$ 300,00 R$ 450,00 R$ 700,00 Musica da Festa R$ 1.500,00 (Dj) R$ 2.000,00 (Dj) R$ 4.300,00 (Banda) Lembrancinhas ou Bem casado R$ 1.000,00 R$ 2.500,00 R$ 5.000,00 Seguranças R$ 500,00 (2 Pessoas) R$ 750,(3 Pessoas) R$ 1.000,00 (4 Pessoas) Fonte: O próprio autor,2019. 4-Requisitos de aprovação do projeto O evento será exclusivo e contemplará cerimônia religiosa e festa de casamento Deverá acontecer exatamente na data prevista no plano de projeto VI Nome do gerente do projeto, responsabilidades e autoridade: O gerente de projetos Jonatas Santos, tem como responsabilidade, fazer o papel integrador e empreendedor e deve possuir principalmente um papel de liderança frente a sua equipe. VII Principais partes interessadas: As principais partes interessadas identificadas preliminarmente são: Noivos Padrinhos Pai dos noivos Fornecedores Padre Gráfica Decorador Buffet Dj VIII Identificação do Patrocinador Os patrocinadores serão os noivos, que durante o ciclo de vida do projeto, eles atuam como uma parte acima do gerente de projeto, podendo tomar decisões fora da alçada do gerente de projetos. APROVAÇÃO Aprovador por: João Dourado (Patrocinador) Data: 01/03/2019 51 PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS 4.1 PLANO DE GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO Preparado por Jonatas Santos Versão 01 Aprovado por João Dourado (Patrocinador) 27/02/2018 I Controle Integrado de Mudanças O controle integrado de mudanças (CIM) tem o objetivo de estabelecer uma forma de tratar as solicitações de mudanças durante o andamento do projeto. Esta tratativa consiste em: Receber solicitações de mudanças Analisar as solicitações de mudanças Verificar os impactos das solicitações de mudanças Decidir pela implantação ou não das mudanças solicitadas Comunicar os resultados da implantação de mudanças (e atualizar os planos de projeto correspondentes) ou da manutenção do status anterior (em caso de não-implantação) A responsabilidade pela avaliação das solicitações de mudanças é do gerente de projeto e/ou do patrocinador, de acordo com a sua complexidade e extensão. As solicitações de mudanças deverão ser registradas por meio de documentos analisados pelo patrocinador juntamente com o gerente de projetos e têm como objetivo alterar alguma das atividades do projeto, no tocante a escopo, prazo, orçamento (custo) ou qualidade. II Teor das Solicitações de Mudanças As solicitações de mudanças devem ser encaminhadas para os patrocinadores (noivos) e devem conter: Descrição detalhada da mudança Justificativa adequada para a realização da mudança Impactos da mudança no plano de projeto 52 III Frequência de avaliação das Solicitações de Mudanças Deverão ser avaliados sempre que uma solicitação de mudança de escopo for submetida para aprovação e consequentemente aprovada. A partir disso a avaliação do escopo será feita a cada reunião de alinhamento do projeto. IV Gerenciamento do Plano da Integração Responsável pelo plano Sacha Kimberly Ruiz Rebelo 5 Frequência de atualização do plano Deverá ser feita sempre que necessário até o limite de entrega do plano de projeto. APROVAÇÕES Aprovador por: João Dourado (Patrocinador) Data: 01/03/2019 53 PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS 4.2 PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO Preparado por Jonatas Santos Versão 01 Aprovado por João Dourado (Patrocinador) 27/02/2018 I Lista e descrição dos requisitos do projeto Apresentar o mercado de casamentos Propor um plano de projetos para elaboração de uma cerimônia de casamento II Estrutura Analítica do Projeto (EAP) EAP Analítica Plano de projetos: Cerimônia Mobilização da equipe da realização do casamento (Família, amigos, buffet) Realização do evento: Escolher local para realização do casamento e festa Levantar custos e montar orçamento para execução do casamento Analise e aprovação do casamento Casamento Aprovado Convidados e local: Escolher os convidados Pesquisar os locais para o evento Definir/ Reservar local do evento Fornecedores Pesquisar fornecedores (músicos, decorações, buffet, fotografia) Definir fornecedores Efetuar compras dos itens demandadas pelo evento Vestido de noiva Escolhero vestido da noiva Alugar o vestido Cerimonial Definir o roteiro Contratar o cerimonial Encerramento Festa de casamento 54 A EAP gráfica apresenta a estrutura do projeto em forma de organograma (Figura 19): Figura 19: Estrutura analítica do projeto (Gráfica) Fonte: O próprio autor, 2019 55 III Dicionário da EAP Tabela 5: Dicionário da EAP Fonte: O próprio autor, 2019 56 IV Produto(s) do projeto Plano de projeto para a realização da cerimônia religiosa e festa de casamento, dentro do prazo planejado, oferecendo todos os serviços: Cerimônia, ajudar a escolher local para realização do casamento e festa, levantar custos e montar orçamento para execução do casamento, ajudar escolher os convidados, pesquisar os locais para o evento, definir/ reservar local do evento, pesquisar fornecedores (músicos, decorações, buffet, fotografia), definir fornecedores, efetuar compras dos itens demandadas pelo evento, escolher o vestido da noiva, alugar o vestido, contratar o cerimonial, festa de casamento. V Frequência de avaliação do escopo do projeto O escopo do projeto deverá ser avaliado sempre que uma solicitação de mudança de escopo for submetida para aprovação e consequentemente aprovada. A partir disso a avaliação do escopo será feita a cada reunião de alinhamento do projeto. APROVAÇÕES Aprovador por: João Dourado (Patrocinador) Data: 01/03/2019 57 PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS 4.2.1 Declaração de escopo Preparado por Jonatas Santos Versão 01 Aprovado por João Dourado (Patrocinador) 27/02/2018 I Time do projeto Tabela 6: Time do projeto No Nome Função 1 Jonatas Santos Gerente Gerência 2 Pedro Tavares Analista de materiais Suprimentos 3 Joana Oliveira Fotógrafo Fotografia 4 Janaina Fagundes Cozinheiro Alimentos 5 Guilherme Silva Ornamentador Consultoria Fonte: O próprio autor,2019 II Descrição do escopo do projeto Elaboração de um plano de projeto para realização de cerimônia religiosa e festa de casamento, utilizando as ferramentas do gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK®, apresentando o mercado de casamentos e propondo o plano de projeto como um todo utilizando as boas práticas do PMBOK®. III Exclusões do escopo do projeto Não está incluso neste plano, a organização da lua de mel e viagem. IV Restrições Custo: Valor limite do projeto R$ 70.000,00; Escopo: Número máximo de 100 convidados V Premissas O evento será único e contemplará casamento civil, Cerimônia religiosa e festa de comemoração; 58 Acontecerá no mês de agosto; Todo evento acontecerá no período da noite; VI Critérios de aceitação do produto O vestido / Fraque não deve comprado e sim alugado Carro de luxo na cor preta e ano de fabricação 2016 ou mais novo Os fornecedores deverão oferecer degustação para aprovação Aluguel de casa de festa deverá ter uma ótima conservação Ornamentação com flores da estação, mesa de vidro e cadeiras Tiffany VII Produto(s) do projeto Entrega do plano de elaboração completo conforme solicitado pelo cliente (patrocinador) VII Expectativas do cliente Reduzir custos Evitar contratempos por falta de organização Receber o evento conforme trabalhado e elaborado no escopo do plano de projeto Facilitar a gestão e realização do evento VIII Fatores de sucesso do projeto Entrega de todas as tarefas dentro do prazo definido no cronograma Satisfação do cliente APROVAÇÕES Aprovador por: João Dourado (Patrocinador) Data: 01/03/2019 59 PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS 4.3 PLANO DE GERENCIAMENTO DE TEMPO Preparado por Jonatas Santos Versão 01 Aprovado por João Dourado (Patrocinador) 27/02/2018 I Lista de atividades do projeto e estimativa das suas durações Tabela 7: Lista de atividades do projeto e estimativa de suas durações Item Nome da atividade Duração Real duração Porcentual concluído 0.0 Projeto Casamento 344 344 100% 1.0 Iniciação 11 11 100% 1.1 Marcação da DATA do casamento 1 1 100% 1.2 Escolha dos Padrinhos 1 1 100% 1.3 Fazer o primeiro esboço da lista de convidados 2 2 100% 2.0 Planejamento 99 99 100% 2.1 Escolha e marcação do local da festa 4 4 100% 2.2 Fazer o Plano do Dia do casamento com as horas principais em que vão acontecer as coisas (Igreja, Fotos, Boda, Animação, Corte do Bolo, atirar o buque) 4 4 100% 2.3 Experimentar e escolher Vestidos 1 1 100% 2.4 Escolher o Tema do vosso casamento e cores base 2 2 100% 2.5 Escolher um Buque de noiva e as decorações (igreja, quinta) 1 1 100% 2.6 Escolher/encomendar ou criar os Convites de casamento 2 2 100% 3.0 Execução 110 110 100% 3.1 Comprar as Alianças 1 1 100% 3.2 Enviar os convites aos convidados, 4 4 100% 3.3 Encomendar ou fazer as lembranças, assim com os marcadores de Mesa, o Placard, o Porta- Alianças e ainda o Livro de Honra 5 5 100% 3.4 Escolher e marcar a Animação do casamento (Escolher as músicas do seu casamento, e os momentos de as tocar) 2 2 100% 4.0 Monitoramento e Controle 20 20 100% 4.1 Verificar se o fotografo já está confirmado 1 1 100% 4.2 Escolher o Penteado 4 4 100% 60 4.3 Verificar reserva da igreja e padre 1 1 100% 4.4 Verificar a encomenda do Bolo dos Noivos 1 1 100% 5.0 Encerramento 8 100% 5.1 Casamento 1 1 100% 5.2 Festa 1 1 100% 5.3 Lua de mel 7 7 100% Fonte: O próprio autor,2019 II Lista de marcos do projeto Tabela 8: Lista de marcos do projeto Marcos [Etapas Principais] Projeto Aprovado Plano de gerenciamento do Projeto de Casamento aprovado Levantamento de custos, prazos, escopo Entrega validada Projeto entregue e encerrado Contrato encerrado Fonte: O próprio autor,2019 61 IV Cronograma do Projeto Tabela 9: Cronograma do projeto Fonte: O próprio autor,2019 V Frequência de avaliação do tempo do projeto Deverá ser feita mensalmente durante as reuniões de cronograma até o limite de entrega do plano de projeto. APROVAÇÕES Aprovador por: João Dourado (Patrocinador) Data: 01/03/2019 62 PLANO DE PROJETO PARA REALIZAÇÃO DE EVENTO: FESTA DE CASAMENTO NA CIDADE DE MANAUS 4.4 PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS Preparado por Jonatas Santos Versão 01 Aprovado por João Dourado (Patrocinador) 27/02/2018 I Premissas do gerenciamento de custos Atender as expectativas de custo determinadas no plano de projeto Gerenciamento de custo será baseado integralmente de acordo com as boas práticas do PMBOK II Restrições do gerenciamento de custos Orçamento limitado Neste plano custo não está incluso lua de mel III Reservas As reservas em projetos são divididas em dois tipos: de contingência e gerencial. A reserva de contingência é o valor do orçamento destinado aos riscos que foram identificados durante a análise de riscos do projeto. A reserva gerencial é o valor do orçamento destinado aos imprevistos, riscos que não foram identificados no gerenciamento de riscos. Estas reservas são para
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