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Módulo de Informática CURSO PREPARATÓRIO CRISTAL INFORMÁTICA Módulo 2 � 5Microsoft Office Excel 2010 � 5Iniciando o Excel 2010 � 5A Tela do Excel � 5Caracteres Matemáticos � 5Componentes do Excel � 6As Células � 6Os Ponteiros do Mouse � 6Digitando os Dados � 6Inserção de Dados � 6Correção de Dados � 6Substituição de Dados � 6Alteração de Dados � 6Exclusão de dados � 7Seleção de Células � 7Alinhamento de Dados � 8Criação de Fórmulas � 9Formatações � 9Formatar células � 9Formatar Linhas � 10Formatar Colunas � 10Formatar Planilha � 10Auto Formatação � 11Inserindo uma Nova Linha ou Coluna � 11Inserindo uma Nova Planilha � 13Células Constantes e Variáveis � 14Funções � 14Função Maior � 15Função Menor � 15Função Média � 16Função SE � 18Dados � 18Classificar � 19Filtros � 19Subtotais � 26Procv � 28Gráficos � 31Configurar Páginas � 31Impressão � �� Microsoft Office Excel 2010 Eis um dos mais poderosos aplicativos para criação e edição de Planilhas Eletrônicas de todos os tempos. Esta nova versão 2010 é uma das mais atuais e passou por muitas reformulações, tendo então recursos suficientemente ágeis para que o trabalho torne-se mais eficiente. O Microsoft Office Excel é um dos mais populares programas de planilhas. Você pode criar as suas planilhas em um livro razão e usar uma calculadora ou desenhar gráficos no papel milimetrado, mas o Excel facilita muito essas tarefas e outras relacionadas ao gerenciador de informações numéricas, pois você pode usar este programa para criar planilhas, banco de dados e gráficos com maiores facilidades. Iniciando o Excel 2010 Para dar início ao Excel 2010, o usuário necessita apenas clicar no botão Iniciar, logo após apontar para a opção Programas e em seguida clicar em “Microsoft Office”, por fim clica-se na opção “Microsoft Office Excel 2010”. A Tela do Excel Os dados são digitados na Grade(em linhas e colunas), na posição de célula ativa (quadrinhos mais escuros da grade, neste caso A1). Com intuito de entender melhor os recursos do programa e suas atividades e respectivas de formas de acesso, serão descritos no decorrer da apostila, os principais elementos da área de trabalho do Excel. Caracteres Matemáticos Existem alguns caracteres especiais usados no Excel que são importantes para a realização de cálculos matemáticos simples, como a soma, divisão etc. Estes caracteres são descritos no quadro abaixo: Componentes do Excel Como já é padrão em todos os aplicativos para Windows XP, no Excel não é diferente, possui uma barra de título, uma barra de Menus e uma barra de Ferramentas. Além destes componentes que já estamos acostumados a ver, temos outros que veremos agora. As Células As células são partes independentes na planilha, que são nomeadas pelo sistema de endereços. Cada endereço é formado primeiro pela letra da coluna e, em seguida, pelo número da linha. Os Ponteiros do Mouse No Excel, o ponteiro do mouse assume várias formas, as quais determinam várias funções que estão sendo executadas em determinado momento. Estas formas serão vistas a seguir: Seleção Copiar Redimensionar Digitando os Dados Inserção de Dados Apesar de ver o que você está digitando dentro da célula, o conteúdo digitado somente estará efetivamente dentro da célula quando teclar o “ENTER”. Correção de Dados Para corrigir durante a digitação, utiliza a tecla “BACKSPACE”. Substituição de Dados Para substituir os dados basta selecionar a célula desejada e digitar o novo conteúdo, ou seja, o conteúdo anterior será totalmente eliminado. Alteração de Dados Para alterar dados de determinada célula, basta clicar duas vezes sobre a mesma, podendo, neste caso, utilizar as setas de direcionamento para chegar ao ponto a ser alterado, ou ainda utilizar a tecla “F2”, que tem o mesmo efeito. Exclusão de dados Para excluir um item, basta clicar na célula em que se encontra e pressionar e tecla “DELETE”. Seleção de Células A seleção de células pode ser feita de modo individual ou em conjuntos alterados ou consecutivos, como pode ser visto abaixo: Seleção de uma Coluna de células Seleção de Seleção de um Seleção de uma linha bloco de colunas uma célula Alinhamento de Dados Para alinhar os dados basta selecionar a célula ou a célula desejada e clicar em um dos botões de alinhamento na barra de ferramentas como demonstram as figuras abaixo: Criação de Fórmulas Para criar fórmulas no Excel existem algumas regras básicas a serem observadas. O uso do sinal de igual, por exemplo, no início de toda e qualquer forma, ou seja, toda vez que se coloca o sinal de igual no início da digitação de determinada célula, o Excel estará entendendo que se está criando uma fórmula. As fórmulas sempre seguirão as regras lógicas da matemática, como: Prioridade de cálculo (Uso de parênteses, colchetes e chaves) e seqüência lógica de operadores matemáticos, mostrados no início do primeiro capítulo. Dica: Se você é um bom observador já deve ter notado que os símbolos matemáticos estão comodamente agrupados aos números no lado direito do seu teclado. Para criar uma fórmula simples basta que os dados envolvidos no cálculo, já estejam digitados e a célula onde deverá aparecer o resultado dos cálculos deverá estar selecionada. Então,como é de regra , digita-se o sinal de igual, a partir desse momento, toda vez que clicar em uma determinada célula, o Excel incorpora automaticamente o endereço de célula envolvida no cálculo dentro da fórmula, então, digita-se os operadores matemáticos e finalmente tecla-se no “ENTER”. Automaticamente aparecerá na célula o resultado do cálculo. Exemplo: = B2+B5 Exercício 01 Abra o Excel e digite os dados da planilha, menos os da coluna “Valor Total”, onde faremos nossa primeira fórmula. Após salve no seu disquete com o nome de Exercício 1. Fórmulas: Valor Total= Quantidade * Valor Unitário Total: Auto Soma Exercício Extra 1 ) Fórmulas Saldo= Entrada – Saída Total= Soma das Colunas Formatações Formatar células Cada célula é independente uma da outra, por isso se você quiser que um grupo de célula estejam com um determinado formato de texto, alinhamento e bordas, deve, antes a mais nada, selecionar as células que deseja formatar e logo em seguida aplique a formatação. Após ter selecionado a célula ou as células desejadas para formatar, clique no menu formatar, escolhendo a opção célula. Em seguida aparecerá uma caixa de diálogo onde você poderá optar por várias formatações tais como: Número – Com essas opções pode definir se os números digitados terão formato de moeda, porcentagem, data ou ainda podem-se personalizar os números digitados. Alinhamento – Com esta opção define-se o posicionamento do texto dentro de uma célula. Você verá mais sobre este importante recurso mais adiante. Fontes (Caracteres) – Esta aba contém as opções de formatações como tipo de letra, tamanho, cor etc. Bordas – Você pode aplicá-las em seus trabalhos definindo a espessura, o tipo e a cor das mesmas. Padrões – Aplicam-se padrões de cores pré-definidos na células selecionadas. Formatar Linhas Para formatar linhas basta clicar no menu “FORMATAR”, logo depois apontar para a opção linha, onde teremos as seguintes opções: Altura – Para formatar a altura da linha ou das linhas, é necessário somente o novo tamanho da linha e clicar no botão OK. Auto Ajuste – É utilizado para deixar todas as linhas no tamanho padrão, basta selecionar as linhas que deseja ajustar e clicar na opção “AUTO AJUSTE”. Ocultar e Reexibir – Opções utilizadas para fazer com que linhas desapareçam ou apareçam com um simples clique do mouse. Formatar Colunas Para formatar colunas basta clicar no menu ”FORMATAR”, logo depois apontar para o opção coluna, onde teremos as seguintes opções: Largura– Para formatar a largura da coluna ou das colunas, é necessário somente digitar o novo tamanho da coluna e clicar no botão OK. Auto Ajuste da Seleção – É utilizada para economizar espaços nas planilhas, ou seja, esta opção reduz o tamanho das células ao extremamente necessário não deixando que fiquem sobrando muito espaço em branco nas células. Ocultar e Reexibir – Opções utilizadas para fazer com que colunas desapareçam ou apareçam com um simples clique do mouse. Largura padrão – É utilizado para deixar todas as colunas no tamanho padrão. Formatar Planilha Para formatar planilha basta clicar no menu “FORMATAR”, logo depois apontar para a opção planilha, onde teremos as seguintes opções: Renomear – Para renomear basta digitar o novo nome que automaticamente já fica alterado o nome da planilha. Ocultar e Exibir – Opções utilizadas para fazer com que planilhas desapareçam ou apareçam com um simples clique do mouse. Segundo Plano – É Incrível a versatilidade do Excel, além de oferecer poderosos recursos de cálculo, também executa várias funções de edição. Esta formatação se segundo plano é prova disto, você pode utilizar uma figura de segundo plano, ou ainda criar a logomarca de sua empresa, no Paint, por exemplo, ou em outro aplicativo e colocá-la no “Segundo Plano”. Auto Formatação O Excel vem com alguns modelos de planilhas pré-formatadas, que facilitam na hora do acabamento final, pode ser muito útil além de deixar seu trabalho com uma aparência muito profissional. Para isto basta entrar no menu “FORMATAR” e escolher a opção “AUTO FORMATAÇÃO”. Formatação Via Barra de Ferramentas Existem algumas formatações que são usadas com maior freqüência, por este motivo na barra de ferramentas encontram-se alguns botões que facilitam bastante o trabalho. Veja na figura abaixo a relação de botões da barra de ferramentas com seus respectivos nomes: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1. Colar 2. Recortar, Copiar e Pincel de Formatação 3. Fonte 4. Tamanho. 5. Aumentar fonte e Diminuir Fonte 6. Alinhamentos na Vertical 7. Orientação do Texto 8. Negrito, Itálico, Sublinhado 9. Bordas 10. Preenchimento 11. Cor 12. Alinhamentos na Horizontal 13. Recuos Esquerda e Direita 14. Mesclar Células Inserindo uma Nova Linha ou Coluna Muitas vezes se faz necessário adicionar linhas ou colunas nos trabalhos: mesmo depois de terem sido digitados alguns dados. Para adicionar linhas ou colunas o processo é o mesmo, basta clicar com o botão direito do mouse no local onde se deseja fazer a inserção e, logo depois, aparecerá um menu suspenso. Escolhendo a opção INSERIR, se obterá uma janela como mostra a figura ao lado: Inserindo uma Nova Planilha O Excel possui por padrão, três planilhas. Também chamadas de Plan. Estas planilhas são individuais e possibilitam, por exemplo, criar três trabalhos diferentes, um em cada planilha e após salvar, com o mesmo nome e quando desejar pode abrir os três selecionando apenas o nome. Para inserir mais planilhas basta escolher a opção PLANILHA no menu INSERIR ou clicar com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha, na área de trabalho. O Excel não coloca planilhas em ordem, para isto basta arrastar a planilha com o mouse até o local desejado ou novamente com o botão direito sobre o nome da mesma. Exercício 02 Abra uma nova planilha e digite o Exercício abaixo, não inclua os dados da coluna freqüência: Fórmulas Total de Compras: Quantidade por KG * Preço por KG Totais: Auto Soma das Colunas Após calcular e formatar sua planilha. Salve o exercício dentro de sua pasta com o nome de Exercício 2. Fórmulas Total: Quantidade * Valor Unitário Total geral: Soma dos Totais Células Constantes e Variáveis Como você deve ter notado no Excel você faz o cálculo na primeira linha e depois somente copia o conteúdo desta célula para outras células da coluna. Esta operação se deu certo porque todas as células que estavam envolvidas no cálculo eram variáveis, ou seja, à medida que você copiava a célula com o cálculo, o endereço das células que continham dados mudava automaticamente no cálculo. Neste caso, diz-se que os elementos do cálculo são variáveis e, portanto é possível copiar as fórmulas. Isso não quer dizer que os elementos do cálculo não forem variáveis não se possa copiar as fórmulas. Nos casos de cálculos que façam parte da fórmula células variáveis e uma ou mais células constantes precisa-se usar o recurso de travar a célula, ou seja, impedir que durante a cópia de fórmula. Determinadas células envolvidas no cálculo variem de endereço. Para isto pode-se utilizar o símbolo $ este símbolo informa ao Excel que a linha ou a coluna estão travadas, ou seja, neste caso está constante. Pode-se travar somente a linha ou somente a coluna e pode-se travar principalmente linha e coluna simultaneamente. $B2 Somente a coluna está travada B$2 Somente a linha está travada Obs: Para travar as células pode-se usar a tecla de $B$2 Linha e coluna estão travadas funções “F4”. Exercício 03 Monte as linhas abaixo, copie todos os dados menos os valores das colunas “Totais sDesconto”, “Valor do Desconto”, “Total a Pagar”. Fórmulas: Total s/ Desconto: Valor p/ Km * Total de Km Valor do desconto: Total s/ desconto * Desconto (Travar Célula – F4) Total a Pagar: Total s/ Desconto – Valor do Desconto Salve o exercício em sua pasta com o nome de Exercício 3. Exercício Extra Fórmulas: ICMS: Preço Unitário * ICMS Valor Final: Quantidade * Preço unitário + ICMS Funções Em determinados cálculos do Excel, pode-se digitar fórmulas complexas ou aplicar as funções. As funções são mini programas criados para facilitar o desenvolvimento de determinados cuidados, ou seja, o Excel possui um assistente com esta habilidade. Você pode aplicar as funções através da barra de ferramentas padrão com o botão COLAR FUNÇÃO ou pelo menu INSERIR. Ambas as opções lhe abrirão a caixa de diálogo, como mostra a figura ao lado: Exemplo 1 (Funções) Obs: Antes de tentar criar qualquer função, não se esqueça de clicar na célula onde deseja que o resultado apareça, antes de entrar no assistente de funções. Função Maior É utilizado para definir o maior número de uma seleção, podendo ainda escolher o segundo maior ou terceiro maior. Para isto, basta escolher a opção “MAIOR” no assistente de função e aparecerá a caixa de diálogo mostrada ao lado: Matriz – são as células de onde será Extraído o valor. K – é a ordem do resultado, ou seja, 1º maior, 2º maior, etc. Função Menor É utilizado para definir o menor número de uma seleção, podendo ainda escolher o segundo menor ou terceiro. Para isto basta escolher a opção “MENOR” no assistente de função e aparecerá a caixa de diálogo mostrada ao lado. Matriz – são as células de onde será Extraído o Valor. K – é a ordem do resultado, ou seja, 1º maior, 2º maior, etc. Função Média Média é a soma dos elementos dividida pelo número de elementos envolvidos. Exemplo: a média do semestre são as somas dos valores dos meses, divididos por seis. Nesta caixa de diálogo da função média, basta selecionar na planilha as células de que você deseja extrair a média e clicar em finalizar, o resultado aparecerá automaticamente. Exercício 04 Fórmulas: Usar as funções “MAIOR”, “MÉDIA” e “MÉDIA”. Exercício Extra Obs: Calcule a coluna média e logo após as estimativas de salários. Função SE Esta Função cria um teste lógico, ou seja, existe uma condição para que o cálculo se realize, então se a condição for satisfeita, o Excel realizará um determinado cálculo. Caso esta condição não seja satisfeita, o Excel fará outro cálculo. Você poderá visualizar melhor esta condição no exemplo a seguir:Exemplo: É necessário criar uma fórmula no Excel para que ele escreva em uma célula a palavra “APROVADA” ou “REPROVADA”. Para isso, determina-se a condição de que para que o aluno esteja aprovado, a célula tenha um valor maior que 6. Caso contrário ele estará reprovado, veja no diagrama abaixo o processo que o Excel fará, o ou sempre que for solicitado o teste. Note que o Excel primeiro testa a célula para saber se a nota é maior que 6 ou não. Se for maior, ou seja, verdadeiro, ele executa os procedimentos que estão abaixo da coluna “V”, caso seja menor (falso), ele executa os procedimentos que estão na coluna “F”. Para utilizar a função SE, é necessário clicar no botão que executa o assistente de função e logo após escolher a função então aparecerá à caixa de diálogo a seguir: Teste Lógico: Teste que determinará o cálculo a ser realizado. Valor se Verdadeiro: Procedimento a ser executado caso o teste seja verdadeiro. Valor se Falso: Procedimento a ser executado caso o teste seja falso. Exercício 05 Digite os dados abaixo menos “Valor da Comissão” e “ Total a receber”. Fórmulas: Valor da Comissão: SE Valor das Vendas for maior do que 1500; ENTÂO Valor das Vendas * 20%; SENÂO Valor das Vendas * 0%. Total a Receber: Salário + Valor da Comissão Exercício Extra Fórmulas: Salário Líquido: Salário Bruto – Sindicato Situação: SE Salário Líquido for maior do que 350; ENTÃO BOM; SENÃO AUMENTAR Dados A utilização de banco de dados é muito útil. É possível, por exemplo, criar planilhas que tenham os dados de todos os funcionários de uma empresa ou todos os produtos que um determinado estabelecimento comercializa. Além disso, podem-se utilizar vários recursos que o Excel traz especialmente para banco de dados, como por exemplo, Classificar e Auto Filtro. Classificar Classificação é uma maneira ágil e objetiva de colocarmos ordem em nossos dados, bem fácil de usar, para acessar devemos clicar no menu “DADOS”, em seguida na opção “CLASSIFICAR”, e então aparecerá uma caixa de diálogo como a da figura a seguir. Podemos fazer de vários tipos de classificação, por exemplo, colocar uma lista de nomes em ordem alfabética, uma lista de números em ordem crescente (do menor ao maior) ou em ordem decrescente (do maior ao menor). Filtros Este é um recurso para consultas rápidas ao seu banco de dados, se por exemplo, você ter uma relação de todos os seus funcionários que ocupam o cargo de servente e que têm dois filhos ou mais filhos, para fazer estas consultas você precisa fazer um filtro. Para acessar este recurso você precisa selecionar a linha que contém os títulos das colunas e logo após clicar no menu “DADOS” e logo em seguida na opção “FILTRAR”.Irá aparecer ao lado de cada título botões abre lista, onde poderemos especificar o que desejamos ver pra que o banco de dados mostre somente o necessário. Subtotais Para calcular, por exemplo, o valor dos salários pagos em uma determinada data, pode ser utilizado o recurso subtotal, porém antes de efetuar esta operação é necessário ordenar a planilha por data. Este procedimento (ordenar) deverá ser feito de qualquer operação que envolva subtotais. Exercício 06 Abra o Excel e digite todos os dados até a coluna média, a coluna da situação resolveremos com o auxílio da função SE. Fórmulas: Situação: SE a média do aluno for maior(>) ou igual (=) a 6, ENTÃO Aprovado, SENÃO: Reprovado. Obs: Após montar a planilha acima classifique o nome dos alunos em ordem alfabética e aplique Auto Filtro para visualizar somente os alunos que tiveram média maior do que 6. Exercício Extra Fórmulas: Total: Valor Unitário * Quantidade Comprada Após Classifique a planilha e faça um subtotal por Data da Compra, onde a soma apareça na coluna Total. Logo em seguida faça um filtro onde sejam exibidos apenas Valores Unitários maiores do que R$ 40,00. Exercício 07 Copie a planilha abaixo e logo após faça um Filtro apresentando somente a cidade de Pelotas Exercício Extra Digite os dados da tabela abaixo e em seguida monte um Filtro apresentado apenas convênio da UNIMED. Procv Esta é uma função utilizada para apresentar resultados de acordo com uma tabela de referência, ou seja, é digitado um número de referência e em outra célula aparecerá o dado correspondente a este número. Para entender melhor este ítem, utilizaremos o exemplo a seguir: Layout: Comece agora a montar sua função, mas antes você precisará entender o que será feito, como no exemplo anterior. Na primeira planilha, digite as informações normalmente, no Layout, no campo Código, escolha um número do Código e digite. Os campos “Título, Autor e Preço”, serão calculados com a função Procv. Antes de ativar a função Procv, através da Aba Fórmulas clique no botão Inserir Função (FX), clique no local onde a informação será exibida uma caixa de diálogo como a figura acima. O Campo VALOR_PROCURADO, será aquele onde você clicará no “Código”. MATRIZ_TABELA, selecionado a nossa planilha original. ÍNDICE_COLUNA, neste campo digite o número da coluna onde se encontra a informação que deseja obter, neste caso será o número 2. PROCURAR_INTERVALO, este é um campo opcional, mas para que não tenha nenhuma surpresa, digite por padrão a palavra “Falso”. Agora basta clicar no botão OK e no layout dentro do campo Código, digite o número do código que se deseja e será exibido o título do Livro. Para obter o nome do autor e o preço do livro o processo será semelhante, mudando apenas o número do índice e da coluna. Exercício 10 Monte a planilha abaixo e após crie o layout abaixo e monte uma Procv. Fórmulas: Nome: Função Procv Média: Função Procv Situação: SE a média do aluno for maior (>) que 6, ENTÃO Aprovado, SENÃO Reprovado. Exercício Extra Digite os dados da planilha abaixo, crie a layout e logo após monte o Procv. Quando terminar salve em sua pasta com o nome de Exercício Extra Procv. Gráficos Os gráficos podem, na maioria dos casos representarem todos os dados de uma planilha enorme, sem a necessidade de o usuário final ter que ler e comparar todos os dados por escrito, pois basta uma olhada no gráfico para entender o que se passa. Exemplo: Após ter digitado o exemplo acima, selecione a planilha a partir do campo produto, logo em seguida clique no botão “Assistente de Gráfico”, ou na Aba Inserir/Gráfico. Logo após será exibida uma janela como mostra a figura ao lado. Nesta caixa de diálogo você pode optar pelo tipo e o subtipo de gráfico que vai usar. Na aba tipos personalizados, o Excel oferece alguns modelos prontos de gráficos. Depois de escolher o gráfico desejado clique no botão OK nesta segunda etapa do assistente será exibido o gráfico. Depois de pronto você ainda pode realizar algumas modificações em seu gráfico através da barra Design, como demonstra a figura abaixo: Na terceira etapa do assistente, são definidos os títulos do gráfico, quais os eixos que serão exibidos , a aplicação ou não de linhas de grade, a posição da legenda, os rótulos de dados, e a opção tabela de dados, cuja função é definir se Serpa exibido o gráfico juntamente coma tabela originária. Relatório de Vendas Exercício 11 Após digitar a planilha abaixo, monte um gráfico com a mesma aparência da figura abaixo. Logo após salve dentro de sua pasta com o nome de Exercício 11. Exercício Extra Digite a seguinte planilha e monte o gráfico correspondente: Configurar Páginas O Excel fornece muitas opções de impressão. Podem-se personalizar a impressão de uma planilha alternada a orientação do papel com relação à impressora, margens. Pode reproduzir ou aumentar a impressão para encaixá-la em uma folha de papel. Antes de tudo, deve-se configurar a página. Para isto deve-se clicar na Aba Início econfigurar nas opções Margens/Orientação/Tamanho. Nesta caixa de diálogo, pode-se observar que existem várias abas, onde se pode alternar as configurações específicas de página, das margens, do cabeçalho e rodapé da planilha, dos contornos, plano de fundo e folha, dentre outros. Impressão Depois de determinado o trabalho de digitação e formatação da planilha, pode-se Imprimir o arquivo, porém antes disso, você pode seguir alguns procedimentos, que lhe garantirão uma impressão correta, sem desperdício de tempo e material. Veja na figura abaixo a caixa de diálogo apresentada quando se clica no menu Arquivo/Imprimir. Impressora – Caixa que lista a impressora definida. Cópias – Caixa que define o número de cópias do documento. Intervalo de Impressão – Nesta opção você poderá escolher as páginas a serem impressas. Tudo – Todas as páginas. Páginas – Nesta opção você poderá escolher as páginas a serem impressas. Imprimir – Nesta opção você escolher o que realmente quer imprimir de toda a sua planilha. Espaçamento entre Linhas Alinhamento a Esquerda Alinhamento Centralizado Alinhamento a Direita Formação de qualidade!