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Gestão do Tempo em Projetos W BA 00 89 _v 1_ 0 2/135 Gestão do Tempo em Projetos Autor: Haroldo Mamede Coutinho Simões Como citar este documento: SIMÕES, Haroldo Mamede Coutinho. Gestão do Tempo em Projetos. Valinhos, 2015. Sumário Apresentação da Disciplina 03 Unidade 1: Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto 04 Assista a suas aulas 34 Unidade 2: Definição e Sequenciamento de Atividades 43 Assista a suas aulas 63 Unidade 3: Estimativas de Recursos e Duração 72 Assista a suas aulas 98 Unidade 4: Desenvolvimento e Controle do Cronograma 107 Assista a suas aulas 143 2/135 3/135 Apresentação da Disciplina Muito se fala sobre o tempo e de como o usamos na nossa vida pessoal e, muito mais ainda, no ambiente profissional. Nas organizações, não é incomum nos depararmos com situações na qual o tempo foi administrado com ineficiência devido à falta de planejamento, desorganização, adiamento em fazer algo ou dificuldade em delegar tarefas. Nos projetos, se o tempo não for cuidadosamente gerenciado, podemos enfrentar o mesmo tipo de situação difícil. Essa disciplina trata dos processos relacionados à gestão do tempo do projeto que incluem a definição das atividades, o seqüenciamento das atividades, a estimativa de recursos, a estimativa de duração, o desenvolvimento do cronograma e o controle do cronograma. Veremos detalhadamente cada um dos processos mencionados e saberemos que seguir os seus passos nos levará ao desenvolvimento do cronograma do projeto. Será importante para nós compreender que o uso prático dos processos de gerenciamento do tempo, que fazem parte da metodologia geral de gerenciamento de projetos, tem por objetivo a obtenção de melhores resultados que, em outras palavras, significa: cumprir os prazos, alcançar a qualidade esperada e reduzir os custos do projeto. 4/135 Unidade 1 Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto Objetivos 1. Compreender a importância do tempo nos projetos; 2. Rever os conceitos de gerenciamento de projetos que se relacionam ao tempo; 3. Estudar o que deve ser considerado na montagem de um cronograma; 4. Entender porque os projetos atrasam; 5. Conhecer os processos do gerenciamento do tempo no projeto. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto5/135 1. Introdução Vamos iniciar nossa disciplina com a seguinte questão: - O que é o tempo? O que qualquer pessoa comum entende e percebe, é que o tempo é indicado por intervalos ou períodos de duração. Assim sendo, pode-se dizer que um acontecimento ocorre depois de outro acontecimento (Wikipédia). Antes mesmo da invenção do relógio, havia a expressão “o tempo é muito caro”, atribuída ao filósofo grego Teofrasto (372-287 a.C.). Centenas de anos depois, Benjamim Franklin (1706-1790), inventor do pára- raios, criou a famosa frase “tempo é dinheiro”, uma abordagem que se mantém perfeitamente alinhada com a idéia de que temos – no ambiente de trabalho atual - cada vez menos tempo e mais tarefas para executar. Por sua vez, Albert Einstein (1879-1955) definiu o tempo como “uma ilusão. A distinção entre passado, presente e futuro não passa de uma firme e persistente ilusão.” Nos projetos o tempo é uma variável que deve ser cuidadosamente administrada. Afinal, é possível interromper o projeto, fazer parar o afluxo de recursos e tantas outras coisas que podem ser modificadas, mas, há uma verdade absoluta para qualquer projeto que nos coloca em constante estado de atenção: “O tempo não para” (Cazuza, cantor e compositor brasileiro: 1958-1990). O gerenciamento do tempo do projeto considera um conjunto de processos que inclui a definição das atividades, Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto6/135 o sequenciamento das atividades, a estimativa de recursos, a estimativa de duração, o desenvolvimento do cronograma e o controle do cronograma (PMBOK, 2008). Por outro lado, se resumirmos o que a gestão do tempo significa para o projeto, podemos afirmar que consiste na elaboração criteriosa do cronograma e no seu cuidadoso controle. É exatamente sobre isso que vamos tratar nessa disciplina. 2. O que é um Projeto Um projeto é um empreendimento temporário, progressivamente elaborado, com o objetivo de criar um produto ou serviço único (PMBOK, 2008), considerando: • Que é temporário: todo projeto possui, necessariamente, começo, meio e fim, sendo que o final é atingido quando todos os objetivos do projeto forem alcançados, quando for nítido que não será possível alcançá-los ou quando os objetivos não forem mais necessários. • Que é elaborado progressivamente: à medida que o projeto avança, adquirimos mais conhecimento sobre ele. O escopo do projeto, por exemplo, pode ser definido de maneira geral no início do projeto, e detalhado conforme nosso conhecimento e entendimento aumentam. • Que cria um produto ou serviço único: cada projeto possui características específicas que o diferencia dos demais. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto7/135 3. O Ciclo de Vida do Projeto Todo projeto passa por uma série de fases desde sua concepção até seu ponto de conclusão. Cada fase tem suas próprias necessidade e características. À medida que o projeto passa por essas fases, o montante de recursos e tempo despendidos aumentará, e o prazo e recursos diminuirão. Esta série de fases é conhecida como ciclo de vida do projeto. As fases do ciclo de vida do projeto são: conceituação, planejamento, implementação (execução) e conclusão (Keelling, 2008). Ciclo de Vida do Projeto Es fo rç o = > Tempo = > Figura 1: O Ciclo de Vida do Projeto Fonte: Adaptado de Keelling, 2008, p. 16 Conceituação: esse é a etapa onde são consideradas que produtos ou serviços precisam ser criados, que melhorias deverão ser feitas, os benefícios potencias, as metas preliminares de duração e custos, e decisão sobre a viabilidade do projeto. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto8/135 instalações, a desmobilização da equipe de projeto, a preparação do relatório final e o relatório de lições aprendidas. 4. Definindo Gerenciamento de Projetos As organizações, em suas dinâmicas evolutivas, necessitam introduzir mudanças, através da inovação e de melhorias em seus processos, como consequência da luta pela sobrevivência e busca por vantagem competitiva. Adotar a metodologia de gerenciamento de projetos tem por objetivo aumentar a eficácia, obtendo melhores resultados que, em outras palavras, significa: cumprir os prazos, alcançar a qualidade esperada e reduzir os custos do projeto. Planejamento: inclui o detalhamento dos objetivos do projeto. O planejamento do projeto é um conjunto de planos que inclui, principalmente, a definição do escopo, a alocação de recursos, a duração e o sequenciamento das atividades, as estimativas de custos, os requisitos de qualidade, a análise dos riscos, o plano de compras e o plano de comunicação com os stakeholders. Implementação (execução): é a fase em que os planos definidos no planejamento são postos em operação. Cada atividade é monitorada e controlada para alcançar os objetivos do projeto. Conclusão: esta fase inclui atividades como, por exemplo, o encerramento de contratos de compras, o fechamento de Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto9/135 O sucesso de um projeto depende de diversos fatores como, por exemplo, a análise do escopo, a correta alocação de recursos para a execução das atividades do projeto, a gestão dos riscos, incluindo identificação, análise e ações de tratamento desses riscos, a previsão decustos, a elaboração e o acompanhamento do cronograma do projeto. Por sua vez, o PMI (Project Management Institute – Instituto de Gerenciamento de Projetos) define em seu PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide – Guia de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos) um conjunto de processos para a gestão de projetos. O gerenciamento de projeto é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de modo a garantir que seus objetivos sejam atingidos (PMBOK, 2008). O gerente de projetos é o responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto e deve fazer com que as etapas de início, planejamento, execução, controle e monitoramento aconteçam com sucesso. Dentre as tarefas do gerente de projetos, podemos mencionar: • Identificar necessidades; • Estabelecer objetivos claros e alcançáveis; • Balancear demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo; • Adaptar as especificações, planos e a abordagem às diferentes Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto10/135 necessidades das partes envolvidas no projeto. Ao gerenciar as necessidades do projeto, o gerente de projetos deve administrar os três fatores principais, que são o custo, o tempo (prazo) e o escopo. De acordo com o PMBOK (2008), além dos fatores básicos, é necessário abordar no gerenciamento de projetos outros fatores ou áreas de conhecimento, igualmente importantes e relevantes, como recursos humanos, comunicação, qualidade, riscos, aquisições e a integração destes fatores como um todo. 5. Processos de Gerenciamento de Projetos Um processo é uma sequencia de operações com o objetivo de produzir resultados padronizados. Os processos envolvidos no gerenciamento de projetos podem ser agrupados conforme mostra a Figura 2 (PMBOK, 2008). Iniciação do Projeto Encerramento do Projeto Execução Planejamento Monitoração e Controle Figura 2: Processos de Gerenciamento de Projetos Fonte: Xavier, 2008, pag. 5 Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto11/135 Os processos de gerenciamento são comuns à maioria dos projetos e, geralmente, tem como objetivo iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar os projetos (Valeriano, 2005). Cada processo recebe um conjunto de entradas, executa um conjunto de ações e/ou atividades inter-relacionadas, que são realizadas para obter um conjunto pré-definido de resultados, que caracterizam produtos ou serviços: Processos para iniciação do projeto: são usados para formalizar a aprovação do projeto e suas fases. Talvez a parte mais difícil do processo de gerenciamento e planejamento de um projeto é começá-lo. Vencer essa inércia é certamente o primeiro obstáculo a superar. Será necessário fazer o levantamento inicial dos requisitos de projeto, das necessidades que deverão ser atendidas, fazer um estudo de viabilidade e outras ações que podem ser levadas à cabo antes do início do projeto; Processos de planejamento: tem a finalidade de coletar informações de diversas fontes, para identificação e definição do escopo, do custo, do agendamento de atividades, das dependências, dos requisitos, dos riscos, das oportunidades, das premissas e das restrições do projeto. Por ser elaborado progressivamente, todas essas informações são continuamente atualizadas à medida que o projeto avança e novas informações são coletadas e compreendidas; Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto12/135 Processos de execução: são usados para a coordenação das pessoas e dos recursos, integração e realização das atividades de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Os processos de execução deverão contemplar também a implantação das mudanças aprovadas no projeto; Processos de controle e monitoramento: são processos utilizados para observar o andamento e execução do projeto, identificando problemas e, quando necessário, tomando ações corretivas. O objetivo desses processos é minimizar os impactos negativos que poderão ocorrer ao longo da execução do projeto devido ao aparecimento de problemas; Processos de encerramento: usados para finalizar formalmente o projeto ou uma de suas fases, entregar o produto ou serviço criado pelo projeto, ou até mesmo encerrar um projeto cancelado. Verifica se todos os processos do projeto estão terminados e estabelece que o projeto ou sua fase esteja concluído. Link Sobre a importância da execução nas organi- zações, segundo o consultor Willian Moraes, no link <http://cbn.globoradio.globo.com/ colunas/mundo-corporativo/2012/02/04/ 70-DAS-ESTRATEGIAS-FALHAM-POR- -CAUSA-DA-POBREZA-NA-EXECUCAO- -DO-PROJETO.htm> Acesso em 23 de junho de 2012. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto13/135 O gerenciamento de projetos é um trabalho que exige a integração de todos os processos assegurando que cada um esteja corretamente conectado ao outro, de maneira a facilitar a coordenação. O gerente de projetos deve ser capaz de controlar o andamento do projeto, com relação ao escopo, o cronograma e os custos, introduzindo ajustes, correções e modificações que se façam necessárias (Oliveira & Simões, 2009a). Para saber mais Um gerente de projetos deve ter várias habilidades, como saber estabelecer metas e fazer cumpri-las, saber se comunicar, ser capaz de gerenciar o prazo das atividades do projeto e ter capacidade de negociação com os “stakeholders”. Veja mais detalhes sobre o perfil do gerente de projetos no video de Ricardo Vargas, disponível em: <http://www.youtube.com/ watch?v=Pa4pFoMadrE> Acesso em 23 de junho de 2012. 6. As Áreas de Conhecimento em Projetos As áreas de conhecimento associadas ao gerenciamento de projetos são mostradas Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto14/135 na figura 3 e incluem: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração. Gerenciamento de escopo — envolve os processos necessários para assegurar que o projeto contenha todo o trabalho necessário para completar o projeto com sucesso. Seu foco principal é na definição e controle do que está ou não considerado no projeto. Gestão de Projetos Areas de Conhecimento PMBOK Guide 2008 Integração - Project charter - Plano de gestão - Execução do projeto - Monitorar trabalho - Controle integrado de mudanças - Encerrar projeto Escopo - Coletar requisitos - Definir escopo - Criar WBS - Verificar escopo - Controlar escopo Tempo - Definir atividades - Estimar duração das atividades - Estimar recursos - Sequenciar atividades - Desenvolver programação - Controlar cronograma Custos - Estimar custos - Determinar orçamento - Controlar custos Qualidade - Planejar qualidade - Garantir qualidade - Controlar qualidade Recursos Humanos - Plano de RH - Recrutar equipe - Desenvolver equipe - Gerenciar equipe Comunicação - Planejar comunicação - Distribuir informações - Reportar desempenho - Gerenciar expectativas dos stakeholders Risco - Planejar gestão riscos - Identificar riscos - Análise qualitativa - Análise quantitativa - Planejar respostas - Monitorar riscos Aquisições - Planejar aquisições - Conduzir aquisições - Administrar aquisições - Encerrar aquisições Figura 3: Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos Fonte: Adaptado do PMBOK, 2008. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto15/135 Gerenciamento de tempo — envolve os processos requeridos para garantir o término do projeto no tempo correto. Gerenciamento de custo — envolve os processos requeridos para garantir o término do projeto dentro do orçamento aprovado. Gerenciamentoda qualidade — envolve os processos requeridos para assegurar que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi criado. Isso inclui todas as atividades de gerência geral que determinam os objetivos, a política e as responsabilidades em relação à qualidade e a suas implementações, tais como: planejamento, controle, garantia e melhoria de qualidade dentro do sistema de qualidade. Gerenciamento de recursos humanos — envolve os processos requeridos para tornar mais efetivo o uso das pessoas envolvidas no projeto. Isso inclui todas as partes envolvidas no projeto. Gerenciamento de comunicação — envolve os processos requeridos para assegurar, adequada e apropriadamente, a geração, coleta, disseminação, dissertação, armazenamento e disposição final de informação de projeto. Provê as ligações acerca de pessoas, idéias e informação, necessárias para o sucesso do projeto. Todos os envolvidos devem ser preparados para enviar e receber comunicações na linguagem do projeto e devem entender como as comunicações individuais afetam o projeto como um todo. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto16/135 Gerenciamento de riscos — envolve os processos relacionados a identificação, análise e resposta aos riscos de projetos. Isso inclui maximizar os resultados de ocorrências positivas e minimizar as conseqüências de eventos adversos. Gerenciamento de aquisições — envolve os processos requeridos para adquirir bens e serviços externos à organização. Gerenciamento de integração — envolve os processos necessários para garantir que os vários elementos do projeto sejam coordenados de forma apropriada. Envolve as negociações dos conflitos entre objetivos e alternativas concorrentes, com a finalidade de atingir ou exceder as necessidades e as expectativas dos interessados e envolvidos. A figura 4, abaixo, apresenta uma visão dos processos de gerenciamento de projetos dentro de suas respectivas áreas de conhecimento. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto17/135 Processos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide 2008)Planejamento Inicialização Controle Execução Conclusão Integração Montar Project Charter Comunicação Identificar stakeholders Integração Desenvolver plano de gestão do projeto Escopo Coletar requisitos Escopo Definir escopo Escopo Criar WBS Tempo Definir atividades Tempo Estimar recursos Tempo Sequenciar atividades Tempo Estimar duração Tempo Desenvolver programação Custo Estimar custos Custo Determinar orçamento Custo Controlar custos Tempo Controlar cronograma Comunicação Reportar Desempenho Escopo Verificar escopo Escopo Controlar escopo Comunicação Distribuir informação Comunicação Gerenciar expectativas stakeholders Comunicação Planejar comunicação Integração Encerrar projeto Aquisições Encerrar aquisições Aquisições Administrar aquisições Integração Monitorar o trabalho Integração Realizar controle integrado de mudanças Risco Planejar gestão de riscos Risco Realizar análise qualitativa Risco Realizar análise quantitativa Risco Identificar riscos Risco Planejar respostas aos riscos Risco Monitorar e controlar riscos Qualidade Realizar controle de qualidade Aquisições Planejar aquisições RH Desenvolver plano de recursos humanos Qualidade Planejar qualidade RH Gerenciar equipe Qualidade Realizar garantia da qualidade RH Recrutar equipe RH Desenvolver equipe Aquisições Conduzir aquisições Integração Direcionar e gerenciar a execução do projeto Figura 4: Processos de Gerenciamento de Projetos Fonte: Adaptado do PMBOK, 2008. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto18/135 Os projetos desenvolvem-se dentro de organizações (empresas, orgãos militares, hospitais, escolas, universidades, etc) logo, nada mais natural que sofram influência direta do meio onde são criados e executados. 7. O que deve ser Considerado na Elaboração de um Cronogra- ma? Mesmo antes de conhecer os processos de gerenciamento do tempo do projeto vale à pena pensar sobre o que é relevante e deve ser levado em conta no momento da elaboração um cronograma. Essa tarefa exigirá muita proatividade por parte do gerente de projetos e no seu esforço em estabelecer boa comunicação com os membros da equipe e todos os demais stakeholders para conseguir reunir a informação necessária. Reuniões com as partes envolvidas e interessadas serão de extrema importância para entender a ordem de andamento no projeto no tempo, desde sua data de início, fases intermediárias e conclusão. Muitas vezes só é conhecido o prazo final do projeto, ou seja, a data em que se espera que o projeto esteja concluído. Se esse for o caso, o gerente de projetos deverá trabalhar de forma retroativa, iniciando da data final, passando por todas as fases intermediárias, com as respectivas estimativas de datas de conclusão das mesmas, até encontrar a data em que o projeto deverá ser iniciado. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto19/135 A recomendação de Duffy (2006) sobre o que devemos considerar na montagem de um cronograma inclui os seguintes pontos: • Usar a estrutura analítica de projeto para elaborar a relação de atividades ou tarefas específicas do cronograma; • Entender o sequencionamento das atividades, a ordem de conclusão de suas entregas intermediárias até o seu final; • Montar o cronograma atribuindo prazos realistas; • Identificar os afunilamentos que poderão afetar o cronograma de forma negativa; • Identificar alternativas de eliminar esses afunilamentos ou, onde não for possível, reservar um tempo adicional para contornar o afunilamento; • Implantar sistemas de comunicação e controle que permitam revisar e atualizar o cronograma; • Manter todos os stakeholders cientes da evolução do projeto e de quaisquer alterações no cronograma. 8. Porque os Projetos Atrasam? Um projeto é criado para implementar uma mudança na organização, motivada, geralmente, por uma solicitação do cliente, o desenvolvimento de um novo produto ou um requisito legal. As organizações Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto20/135 necessitam que seus projetos sejam bem sucedidos, mas isso nem sempre acontece, sendo as razões mais comuns para o fracasso de um projeto o planejamento insuficiente, as estimativas ilusórias ou a falta de compreensão da metodologia e dos processos de gerenciamento de projetos. Em suma, os projetos fracassam, quando os custos aumentam acima dos limites orçados, a qualidade não atinge o nível estipulado e os objetivos não são alcançados no prazo. Isso nos leva ao seguinte questionamento: - porque os projetos atrasam? Levando em conta que projetos são feitos por pessoas, uma resposta possível a essa pergunta se apóia em determinados comportamentos que costumam ser, frequentemente, observados em equipes de trabalho nas organizações. São eles: a síndrome do estudante e a lei de Parkinson. A síndrome do estudante ocorre quando o “estudante” (colaborador da equipe), tendo tempo para realizar uma tarefa, costuma deixar o trabalho para o último momento. A lógica na mente do colaborador é a seguinte: - Se há tempo, para que se apressar? O tempo passa sem que o colaborador se preocupe com a tarefa. Se a tarefa se mostrar mais complexa ou trabalhosa para ser executada, como se está no último momento, o colaborador não terá tempo suficiente para reagir e o atraso na execução da tarefa ocorrerá (Goldratt, 2005). Unidade 1 • Processos de Gerenciamentodo Tempo do Projeto21/135 Por sua vez, a lei de Parkinson afirma que o trabalho se expande para preencher todo o espaço disponível. Se no planejamento um colaborador está alocado para executar, por exemplo, uma tarefa em duas semanas, mesmo que ele conclua a tarefa em menos tempo, só dará a tarefa por terminada ao final do prazo inicialmente definido. Para saber mais A Lei de Parkinson - “Abandonando detalhes técnicos, que são muitos, podemos distinguir, de início, duas “forças-motivo” que podem ser representadas por duas verdades quase axiomáticas: 1. “Um funcionário quer aumentar o número de seus subordinados, desde que não sejam seus rivais” e 2. “Funcionários inventam trabalho uns para os outros.” Você pode conferir um saboroso trecho do livro “A Lei de Parkinson”, de Cyril Northcote Parkinson, acessando o site: <http://tigredefogo.wordpress.com/2009/05/17/trecho-do-livro-a-lei-de- parkinson-cyril-northcote-parkinson/> Acesso em 23 de junho de 2012. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto22/135 Além dos aspectos comportamentais acima citados, não podemos deixar de mencionar os impactos causados pela má gestão. O atraso nos projetos, ainda um problema recorrente, causa frustração em todos os envolvidos, sendo motivo de reclamações dos clientes. De acordo com Manzione e Melhado (2007), as falhas na gestão que costumam produzir atrasos no projeto são as seguintes: • Falta de planejamento geral devido a resistência da organização em adotar métodos de planejamento e gestão; • Estilo centralizador do gestor (“gerente gargalo”), dificultando a comunicação; • Falta de integração do projeto com os demais projetos da organização; • Controle do projeto reativo, com ações somente após um problema ter ocorrido; • Controle não procura identificar e analisar as causas dos atrasos; • Falhas no controle de curto prazo; • Baixo controle de qualidade, gerando retrabalhos; • Baixa produtividade em função de retrabalho e sobrecarga sobre os recursos. É importante perceber que muitas das falhas que podem produzir atrasos no projeto, não pertencem ao universo Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto23/135 descrito na gestão do tempo, mas que igualmente demandam empenho por parte do gerente de projetos. Quando consideramos o desafio de evitar atrasos no projeto, em função de todos os aspectos acima mencionados, será extremamente positivo trabalhar dentro das seguintes premissas: • Adoção da metodologia e melhores práticas de gerenciamento de projetos; • Planejamento integrado de múltiplos projetos; • Adoção de ferramentas de software auxiliares; • Maior facilidade de comunicação; • Gestão inteligente dos recursos (treinamento, alocações e prioridades). • Maior comprometimento da organização (equipe, gerente de projetos, sponsor, alta direção. 9. Os Processos de Gerencia- mento do Tempo do Projeto O gerenciamento do tempo do projeto inclui, basicamente, a definição e o planejamento das tarefas necessárias para concluir o trabalho do projeto, a estimativa de duração de cada tarefa e o controle para que as tarefas sejam concluídas dentro do tempo planejado. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto24/135 Muitos autores mencionam o gerenciamento do tempo do projeto como uma das áreas do conhecimento na qual as pessoas demonstram dificuldade de compreensão, em funções da existência de várias ferramentas como, por exemplo, o diagrama de rede, o método do caminho crítico, o método da corrente crítica e o gráfico de Gantt. O correto entendimento e uso das ferramentas aqui mencionadas é de fundamental importância para a plena compreensão da disciplina. Os processos que compõe o gerenciamento do tempo do projeto são os seguintes: Definição das atividades – nesse processo são identificadas as tarefas (que para nossa disciplina será um sinônimo de atividade) do projeto. Essas tarefas são necessárias para produzir as entregas identificadas na estrutura analítica de projetos (Oliveira & Simões, 2009b). Sequenciamento das atividades – nesse processo são identificadas e documentadas as dependências entre as tarefas do projeto. Portanto, é necessário saber que tarefa será feita primeiro, em seguida a próxima e assim sucessivamente, até o encerramento. É necessário considerar que há tarefas que são executadas de forma seriada, enquanto outras são executadas em paralelo. Estimativa de recursos – nesse processo são estimadas as quantidades de recursos e seus tipos, o que significa, em outras palavras, atribuir pessoas, máquinas, equipamentos, materiais, etc, para que Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto25/135 uma tarefa seja devidamente executada. A estimativa de recursos deverá ser feita para todas as tarefas do cronograma. Definição das Atividades Sequenciamento das Atividades Estimativa de Recursos Estimativa de Duração Desenvolvimento do Cronograma Controle do Cronograma Iniciação EncerramentoControlePlanejamento Execução Figura 5: Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto Fonte: PMBOK, 2008. Estimativa de duração – nesse processo são estimados os números de períodos de trabalho – como, por exemplo, horas, dias e meses – que serão necessários para concluir cada uma das tarefas do cronograma. Isso significa que para cada tarefa deverá ser feita uma estimativa de duração. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto26/135 Desenvolvimento do cronograma – também chamado de desenvolvimento da programação, nesse processo são estudadas as possíveis sequências de tarefas, levando em conta as durações das tarefas, os recursos necessários e restrições (financeiras, de recursos, outras) para desenvolver o cronograma do projeto. Controle do cronograma – nesse processo é controlado o andamento do projeto e é feito o controle de mudanças do cronograma do projeto. Devemos lembrar ainda, que os processos de gerenciamento do tempo do projeto dependem de entradas que, muitas vezes, são obtidas em outros processos – fora do âmbito da gestão do tempo – e geram saídas que são usadas, também, por outros processos que não pertencem a gestão do tempo que estamos tratando nessa disciplina. Definição das Atividades Declaração do Escopo WBS Plano de Gerenc. do Projeto Lista de Atividades Atualiza o Controle Integrado de Mudanças Atributos das Atividades Figura 6: Processo de Definição das Atividades Fonte: Adaptado do PMBOK, 2008. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto27/135 O processo de definição das atividades, primeiro processo do gerenciamento do tempo do projeto, tem como principais entradas a declaração do escopo, a WBS (Work Breakdown Structure, também chamada de EAP, Estrutura Analítica do Projeto) e o plano de gerenciamento do projeto. A declaração do escopo e a WBS são obtidas no processo de planejamento do escopo. Já o plano de gerenciamento de projeto fornece orientações sobre o desenvolvimento das atividades do escopo e do cronograma do projeto. Por sua vez, as informações obtidas ao término do processo de gerenciamento do tempo irão atualizar este mesmo plano de gerenciamento do projeto. Controle do Cronograma Atualiza o Controle Integrado de Mudanças Encerramento do Projeto Informações sobre o Andamento do Projeto Relatórios de Desempenho Figura 7: Processo de Controle do Cronograma Fonte: Adaptado do PMBOK, 2008. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto28/135 Da mesma forma, o controle do cronograma, último processo do gerenciamento do tempo do projeto, produzirá saídas que poderão ser usadas paraatualizar o controle integrado de mudanças do projeto e no encerramento do projeto, quando todas as entregas do projeto tiverem sido executadas. A criação de um controle integrado de mudanças no projeto parte do pressuposto que todos os projetos têm mudanças. Isso implica em criar um controle integrado para as mudanças, mesmo que no início do planejamento do projeto não existam mudanças para serem registradas e controladas. O controle de mudanças tem o objetivo de assegurar que os stakeholders sejam informados sobre as mudanças, além da clara compreensão de seus impactos sobre o custo e o cronograma do projeto. A completa visualização das interações entre diferentes processos, dentro das áreas de conhecimento, será de fundamental importância para garantir a compreensão da gestão do tempo do projeto, bem como de todos os processos de gerenciamento de projetos. 10. Conclusões Nos projetos o tempo é uma variável que deve ser cuidadosamente administrada. Se resumirmos o que a gestão do tempo significa para o projeto, podemos afirmar que consiste na elaboração criteriosa do Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto29/135 cronograma e no seu cuidadoso controle. Ao gerenciar as necessidades do projeto, o gerente de projetos deve administrar os três fatores principais, que são o custo, o escopo e o tempo, sendo este último objeto de nossa disciplina. Vimos que o gerenciamento do tempo do projeto inclui, basicamente, a definição e o planejamento das tarefas necessárias para concluir o trabalho do projeto, a estimativa de duração de cada tarefa e o controle para que as tarefas sejam concluídas dentro do tempo planejado. Percebemos, também, que visualizar as interações entre diferentes processos, dentro das áreas de conhecimento, é de fundamental importância para garantir a compreensão da gestão do tempo do projeto, bem como de todos os processos de gerenciamento de projetos. Questão reflexão ? para 30/135 Quais os processos que compõe o gerenciamento do tempo do projeto? 31/135 Considerações Finais Nessa aula, você estudou: • Sobre o projeto e seu ciclo de vida • Sobre o gerenciamento de projetos e seus processos • As áreas de conhecimento do projeto • O que deve ser considerado na montagem de um cronograma • Porque os projetos atrasam • Os processos de gerenciamento do tempo do projeto Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto32/135 Referências Duffy, M. “Gestão de Projetos: arregimente os recursos, estabeleça prazos, monitore o orçamento, gere relatórios: soluções práticas para os desafios do trabalho”. Rio de Janero: Elsevier, 2006. Goldratt, E. M. “Corrente Crítica”. 3ª. edição. São Paulo: Nobel, 2005. Keelling, R. “Gestão de projetos: uma abordagem global”. São Paulo: Saraiva, 2008. Manzione, L. e Melhado, S. “Porque os projetos atrasam? Uma análise crítica da ineficácia do planejamento de projetos adotada no mercado imobiliário de São Paulo”. III Encontro de Tecnologia de Informação e Comunicação na Construção Civil. Porto Alegre, 2007. Oliveira, V.; Simões, H. “Introdução ao gerenciamento de projetos”. Material da 1ª Aula da Disciplina Gerenciamento de Projetos, ministrada no Curso de Pós Graduação Latu Sensu TeleVirtual MBA em Gestão Educacional – Anhanguera-UNIDERP | REDE LFG, 2009a. Oliveira, V.; Simões, H. “Preparação e planejamento do projeto”. Material da 2ª Aula da Disciplina Gerenciamento de Projetos, ministrada no Curso de Pós Graduação Latu Sensu TeleVirtual MBA em Gestão Educacional – Anhanguera-UNIDERP | REDE LFG, 2009b. PMI. “PMBOK Guide - Project Management Body of Knowledge Guide”, PMI-Project Management Institute”, 2008. Unidade 1 • Processos de Gerenciamento do Tempo do Projeto33/135 Shtub, A.; Bard, J.F.; Globerson, S. “Project management engineering, technology and implementation”. New Jersey, Prentice Hall, 1994. Valeriano, D. “Moderno Gerenciamento de Projetos”. São Paulo: Prentice Hall, 2005. Xavier, C. M. da S. e Chueri, L. de O. “Metodologia de gerenciamento de projetos no terceiro setor: uma estratégia para a condução de projetos”. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. Wikipédia - <http://pt.wikipedia.org/wiki/Tempo> 34/135 Assista a suas aulas Aula 1 - Tema: Conceitos sobre Gerenciamento de Tempo e Projeto - Bloco I Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ b435a8da3c57befa241d9ce90cbdebe6>. Aula 1 - Tema: Processos de Gerenciamento de Projetos e o Cronograma - Bloco II Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/pA- piv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/2b- 65c8f13ff680bc13b49af94d7bb2fb>. 35/135 Assista a suas aulas Aula 1 - Tema: Por Que os Projetos Atrasam? - Bloco III Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ eb36da775662d5b42d5375f9a885ecd8>. Aula 1 - Tema: Gerenciamento do Tempo e Interações entre Processos - Bloco IV Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ 22923cd960d4347a7597b6a1e2c5f3e5>. 36/135 1. Considerando o ciclo de vida do projeto, assinale a afirmativa que melhor descreve a etapa de planejamento de um projeto: a) É a etapa de definição das metas preliminares de duração e custos, a decisão sobre a viabilidade do projeto e a identificação dos stakeholders. b) É a etapa que inclui o fechamento de instalações e a desmobilização da equipe de projeto. c) É a etapa em que os planos definidos são postos em operação e, consequentemente, é feita a atualização dos stakeholders. d) É a etapa que inclui a definição do escopo, o desenvolvimento do cronograma, as estimativas de custos, os requisitos de qualidade, a análise dos riscos, o plano de compras e o plano de comunicação com os stakeholders. e) É a etapa onde são consideradas os produtos ou serviços que precisam ser criados, que melhorias deverão ser feitas e os benefícios potencias do projeto. Questão 1 37/135 2. O PMBOK detalha 9 áreas de conhecimento em gerenciamento de proje- tos e seus processos correspondentes. Assinale a alternativa que menciona apenas processos relacionados à gestão do tempo no projeto: a) Sequenciar atividades, desenvolver cronograma, definir escopo b) Sequenciar atividades, desenvolver cronograma, estimar recursos c) Sequenciar atividades, desenvolver cronograma, garantir qualidade d) Sequenciar atividades, desenvolver cronograma, controlar custos e) Sequenciar atividades, desenvolver cronograma, identificar riscos Questão 2 38/135 3. Assinale a afirmativa que melhor descreve como a “Síndrome do Estu- dante” afeta o trabalho de um colaborador no projeto: a) O colaborador deixa para executar sua tarefa com a máxima qualidade. b) O colaborador executa sua tarefa com antecedência. c) O colaborador executa sua tarefa no menor prazo. d) O colaborador deixa para executar sua tarefa com o menor custo. e) O colaborador deixa para executar sua tarefa no último momento. Questão 3 39/135 4. Com relação aos processos de gerenciamento do tempo no projeto, assinale a afirmativa incorreta: a) No processo de Definição das Atividades são identificadas as tarefas do projeto. b) No processo de Sequenciamento das Atividades são identificadas e documentadas as dependências entre as tarefas do projeto. c) No processo de Estimativa de Recursos são estimadas as quantidades de pessoas alocadas no projeto. d) No processo de Estimativa de Duração são estimados os números de períodos de trabalho. e) No processo de Controle do Cronograma é controlado o andamento do projeto e é feito o controle de mudanças do cronogramado projeto. Questão 4 40/135 5. A estrutura analítica do projeto, que é obtida no processo de planeja- mento do escopo, é uma entrada para que processo da gestão do tempo? a) Definição das atividades. b) Estimativa de recursos. c) Estimativa de duração. d) Desenvolvimento do cronograma. e) Controle do cronograma Questão 5 41/135 Gabarito 1. Resposta: D. O planejamento do projeto inclui o detalhamento dos objetivos do projeto. É um conjunto de planos que inclui, principalmente, a definição do escopo, a alocação de recursos, a duração e o sequenciamento das atividades, as estimativas de custos, os requisitos de qualidade, a análise dos riscos, o plano de compras e o plano de comunicação com os stakeholders. 2. Resposta: B. São processos relacionados à gestão do tempo do projeto: definição das atividades, estimar a duração das atividades, estimar os recursos, seqüenciar as atividades, desenvolver o cronograma (também chamado de programa) e controlar o cronograma. 3. Resposta: E. A síndrome do estudante ocorre quando o “estudante” (colaborador da equipe), tendo tempo para realizar uma tarefa, costuma deixar o trabalho para o último momento. A lógica na mente do colaborador é a seguinte: - Se há tempo, para que se apressar? 4. Resposta: C. No processo de Estimativas de Recursos são estimadas as quantidades de recursos 42/135 e seus tipos, o que significa, em outras palavras, atribuir pessoas, máquinas, equipamentos, materiais, etc, para que uma tarefa seja devidamente executada. 5. Resposta: A. O processo de definição das atividades, primeiro processo do gerenciamento do tempo do projeto, tem como principais entradas a declaração do escopo, a WBS (Work Breakdown Structure, também chamada de EAP, Estrutura Analítica do Projeto) e o plano de gerenciamento do projeto. A declaração do escopo e a WBS são obtidas no processo de planejamento do escopo. Gabarito 43/135 Unidade 2 Definição e Sequenciamento de Atividades Objetivos 1. Aprender conceitos gerais usados em vários processos da metodologia de gerenciamento de projetos; 2. Estudar o processo de definição de atividades; 3. Compreender o planejamento por ondas sucessivas; 4. Compreender como se obtém a lista de atividades do projeto; 5. Estudar o processo de seqüenciamento de atividades; 6. Conhecer os métodos PDM e ADM, bem como suas diferenças; 7. Compreender como se obtém o diagrama de rede. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades44/135 1. Introdução Nessa aula vamos estudar os processos de definição de atividades e de sequenciamento de atividades, considerando suas entradas, ferramentas e saídas. Importantes ferramentas do gerenciamento de projetos serão aqui abordadas como, por exemplo, os componentes de planejamento, o planejamento em ondas sucessivas, os métodos PDM e ADM, os tipos de dependências e o uso de folgas e antecipações. Veremos, também, um conjunto de conceitos gerais, utilizados em vários dos processos de gerenciamento do tempo do projeto. 2. Conceitos Gerais Este capítulo apresenta uma descrição resumida de alguns conceitos que serão usados em mais de um dos processos do gerenciamento do tempo do projeto. Fatores ambientais da organização – inclui a cultura, a estrutura organizacional, a tolerância ao risco, os recursos humanos existentes, a infra-estrutura da empresa e as condições de mercado. Ativos de processos organizacionais – inclui os processos, regras, diretrizes e procedimentos da organização para realizar o trabalho. Declaração de escopo – um texto ou tabela com o detalhamento do trabalho a ser Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades45/135 realizado no projeto, ou seja, do escopo do projeto WBS – Work Breakdown Structure ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto), é uma representação gráfica, contendo componentes menores e facilmente gerenciáveis, obtidos através da decomposição das entregas do projeto (Xavier, 2005). Dicionário da WBS – em um texto ou tabela com as informações sobre o trabalho a ser feito por cada um dos componentes da WBS. Opinião especializada – quando a equipe de projeto não dispõe das competências necessárias para descrever, detalhar ou desenvolver partes do projeto ou mesmo o projeto completo, especialistas podem ser chamados para emitir opinião especializada sobre o tema em questão. Para saber mais “O conhecimento deve ser considerado um recurso estratégico valioso para o estabelecimento de uma vantagem competitiva sustentável nas organizações, porém nas empresas intensivas em conhecimento, torna- se um atributo essencial”. Leia o interessante artigo sobre o conhecimento como recurso estratégico no link <http://www.ead.fea. usp.br/Semead/8semead/resultado/ trabalhosPDF/391.pdf> Acesso em 23 de junho de 2012. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades46/135 Calendário de recursos – um calendário de recursos mostra, para cada tipo de recurso alocado no projeto, humano ou material, o tempo ativo e ocioso, os dias trabalhados e não trabalhados como, por exemplo, o horário comercial, os finais de semana e os feriados. Registro de riscos – inclui informações como a lista de riscos identificados, as possíveis respostas aos riscos e as razões que podem levar a ocorrência dos riscos identificados. Plano de gerenciamento do projeto – é um documento que servirá de guia para a execução, controle e encerramento do projeto. Plano de mudanças – inclui as mudanças solicitadas – cuja implementação deverá ser submetida à prévia aprovação – que, geralmente, atualizam o plano de gerenciamento do projeto. 3. Definição de Atividades O processo de definição das atividades considera a análise da estrutura analítica do projeto e sua decomposição de modo a se obter o detalhamento do trabalho planejado. A principal saída do processo de definição de atividades é a lista de atividades do projeto. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades47/135 FERRAMENTAS Ativos de Processos WBS Plano de Gerenciam. do Projeto Lista de Atividades Atributos das Atividades Fatores Ambientais Declaração do Escopo Dicionário da WBS ENTRADAS SAÍDAS Lista de Marcos Mudanças Solicitadas 1. Decomposição 2. Modelos 3. Planejamento em ondas sucessivas 4. Opinião especializada 5. Componente de planejamento Figura 1: O Processo de Definição de Atividades Fonte: PMBOK, 2008. 3.1 Obtendo a Lista de Atividades do Projeto O processo de definição de atividades tem como ponto de partida a WBS (estrutura analítica do projeto), com todos os elementos obtidos através da decomposição das entregas do projeto. Portanto, a WBS é o desdobramento de produtos ou de macroatividades em elementos menores, sem que isso represente o fluxo temporal de trabalho (Menezes, 2009). Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades48/135 Este processo utiliza, portanto, a decomposição dos pacotes de trabalho do projeto, definidos na WBS, em componentes menores chamadas de atividades (ou tarefas). Assim sendo, cada pacote de trabalho é composto por tarefas do cronograma do projeto. Link Assista um video de Ricardo Vargas sobre a Estrutura Analítica do Projeto ou WBS (Work Breakdown Structure) no link <http://www. youtube.com/watch?v=TS9eciG-Ddw> Acesso em 23 de junho de 2012. Modelos - se disponíveis, podem ser usados modelos de listas de atividades obtidas de projetos anteriores. Esses modelos são uma das ferramentas mencionadas no processo. Planejamento em ondas sucessivas - é uma forma de planejamento progressivo em que o trabalho que será realizado nocurto prazo é planejado em detalhes (nível de tarefa da WBS), enquanto aquele que será realizado à médio e longo prazos, é planejado em nível macro (por exemplo, nível de pacote de trabalho). Componentes de planejamento – é uma forma de criar o cronograma do projeto mesmo quando não se tem informações suficientes sobre o escopo, que permitam decompor a WBS até o nível de pacotes Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades49/135 de trabalho. As atividades do cronograma usadas para esses componentes do planejamento podem ser do tipo conta de controle ou pacote de planejamento. • Uma conta de controle é um ponto de controle gerencial pode ser colocado na WBS do projeto acima do nível do pacote de trabalho. Esses pontos de controle são usados como uma base para o planejamento quando os pacotes de trabalho associados ainda não tiverem sido planejados. Todo o trabalho e o esforço realizados dentro de uma conta de controle são documentados em um plano de contas de controle. • Um pacote de planejamento é um componente da WBS abaixo da conta de controle, mas acima do pacote de trabalho. Este componente é usado no planejamento do conteúdo de trabalho conhecido que não possui atividades detalhadas do cronograma. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades50/135 Código Descrição Predecessora Sucessora B02301 Inicio nenhuma A, C B02302 A Início B B02303 B A D, E, F B02304 C Início F B02305 D B G B02306 E B G B02307 F B, C G B02308 G D, E, F H, I B02309 H G J B02310 I G J, K B02311 J H, I ,... B02312 K I ,... ...... Figura 2: Exemplo de Lista de Atividades Fonte: Elaborado pelo autor. A lista de atividades é usada, portanto, para a elaboração do cronograma, além de ser um elemento do plano de gerenciamento do projeto. Cada atividade deverá ser devidamente detalhada através de seus atributos, incluindo os seguintes parâmetros: identificador, códigos de atividade, descrição, atividades predecessoras, atividades sucessoras, relacionamentos lógicos, antecipações, atrasos, recursos necessários, datas impostas, restrições e premissas. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades51/135 Lista de marcos – um marco é um evento significativo no projeto (PMBOK, 2008). No cronograma é representado por uma tarefa de duração zero e representam o alcance de um ponto importante no projeto. A lista de marcos conterá as datas dos marcos do projeto, sinalizando o avanço do mesmo. 4. Sequenciamento das Atividades O processo de sequenciamento das atividades tem por objetivo organizar a sequência lógica de atividades de forma que as precedências sejam observadas (Valeriano, 2005). Esta sequência lógica é chamada de diagrama de rede. FERRAMENTAS Diagrama de Rede Atributos das Atividades Declaração do Escopo ENTRADAS SAÍDAS Lista de Marcos Solicitação de Mudanças Aprovadas 1. PDM 2. ADM 3. Modelos 4. Determinação de Dependências 1. Aplicação de Antecipações e Atrasos Lista de Atividades Atualização da Listade Atividades Atualização dos Atributos de Atividades Mudanças Solicitadas Figura 3: O Processo de Sequenciamento das Atividades Fonte: PMBOK, 2008 Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades52/135 É importante mencionar que o diagrama de rede, por definição, não mostra o caminho crítico do projeto. Isso somente será possível, quando acrescentarmos o tempo de duração de cada atividade. 4.1 Obtendo o Sequenciamento das Atividades Para obter o seqüenciamento das atividades podemos usar duas ferramentas; a saber: PDM, ou método de diagrama de precedência, e ADM, ou método de diagrama de setas. PDM (Precedence Diagramming Method) - é um método de elaboração do diagrama de rede do projeto que usa retângulos, chamados de nós, para representar atividades e os conecta por setas que mostram as dependências. A figura 3 apresenta um exemplo desse tipo de diagrama de rede. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades53/135 INÍCIO TÉRMINOA B D G H J L C E F I K Figura 4: O Diagrama de Rede pelo método PDM Fonte: Elaborado pelo autor. O PDM é também conhecido como AON (Activity on Node), exatamente por que as atividades estão representadas nos retângulos (ou nós). Dentro do método PDM, existem quatro tipos de dependência entre atividades predecessoras e sucessorea. São eles: • Relação de precedência início para início: o início do trabalho da sucessora (que vem depois) depende do início da predecessora (que vem antes); • Relação de precedência fim para início: é a relação mais comum e o início do trabalho da sucessora depende do término da predecessora; • Relação de precedência fim para fim: o término do trabalho da sucessora depende do término da predecessora; Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades54/135 • Relação de precedência início para fim: o término do trabalho da sucessora depende do início da predecessora. A B Iní cio para Iní cio (Start to Start) lag A B Término para Término (Finish to Finish) lag A B Término para Iní cio (Finish to Start) lag A B Iní cio para Término (Start to Finish) lag LAG A A A A B B B B I I TI TT I T LAG LAG LAG Figura 5: Tipos de Dependência entre as Atividades A e B Fonte: Adaptado de Oliveira & Simões, 2009c. É importante reafirmar que o PDM é o único método de elaboração de diagramas de rede que utiliza os quatro tipos de dependência acima mencionados. Os nós (retângulos) do tipo Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades55/135 TI (onde o início do trabalho da tarefa sucessora depende do término da tarefa predecessora) são chamados de nós de lógica convencional. ADM (Arrow Diagramming Method) - é um método de elaboração do diagrama de rede do projeto que usa setas para representar atividades, que são conectadas através de nós (círculos) que representam as dependências. O ADM é também conhecido como AOA (Activity on Arrow). Um diagrama de rede ADM utiliza somente dependências do tipo TI (Término para Inicio), ou seja, apenas a lógica convencional, além de um artifício chamado atividade do tipo “dummy”, ou atividade fantasma. São características das atividades “dummy”: • É um artifício para definir corretamente o relacionamento lógico no diagrama de rede; Para saber mais Embora o PDM aceite todos os quatro tipos de precedências, deve-se tomar cuidado ao utilizar lógica não-convencional (II, TT e IT) na construção de diagramas de rede. Se os nós de lógica não-convencional forem empregados de forma inadequada em diagramas de rede com dezenas de nós, isso poderá gerar um enorme retrabalho para correção do diagrama. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades56/135 • As linhas são pontilhadas; • O tempo de duração é igual a zero; • Não consomem recursos. 0 1 2 3 4 5 6 7 INÍCIO TÉRMINO A B D E F C atividade nó Figura 6: Diagrama de Rede p/ Método ADM Fonte: Elaborado pelo Autor. Na figura 6, as atividades A, B, C, D, E e F, representadas na linhas contínuas, consomem tempo e recursos. Por outro lado, as atividades “dummy”, representadas nas linhas pontilhadas, são as seguintes: 0 – 1, 3 – 4 e 6 – 7. Essas atividades completam as relações lógicas no diagrama de rede sem, entretanto, consumir tempo e recursos. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades57/135 Modelos - se disponíveis, podem ser usados modelos de diagramas de rede obtidas de projetos anteriores. Esses modelos são uma das ferramentas do processo. Determinação de dependências – as dependências podem ainda ser classificadas de três formas: obrigatórias,externas e arbitradas. • Dependências obrigatórias – são inerentes à natureza do trabalho que está sendo realizado e envolvem limitações físicas (Muto e Pereira, 2008). Por exemplo, só é possível montar o telhado após a construção das paredes. • Dependências externas – são aquelas que envolvem o relacionamento de atividades internas do projeto com atividades externas ao projeto. Por exemplo, dentro de um projeto de ampliação de uma fábrica, para que a equipe instale uma nova máquina, será necessário que uma empresa externa de construção civil execute a reforma da área onde esta máquina será instalada. Da mesma forma, o recebimento dessa nova máquina, adquirida de uma empresa externa, mostra uma relação de dependência externa. • Dependências arbitradas – são aquelas definidas pela equipe de gerenciamento do projeto, em função Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades58/135 de experiência anterior, melhores práticas ou preferências da equipe. Por conta disso, são chamadas de lógica preferencial, devendo ser documentadas, uma vez que podem criar folgas arbitrárias e limitações nas opções de elaboração do cronograma do projeto. Aplicações de antecipações (leads) e atrasos (lags) – são usados para incluir antecipação ou atraso nas atividades, e assim definir com exatidão o relacionamento lógico das dependências entre atividades. Por exemplo, a atividade de elaborar o documento definitivo pode iniciar após a atividade de escrever documento preliminar, com 1 semana antes do término do documento preliminar. Em outras palavras, isso define um relacionamento lógico TI (Término – Início) com LEAD de 1 semana. Em outro exemplo podemos definir que o acabamento superficial do piso deverá iniciar somente após 5 dias da data final de concretagem (permitindo a cura do mesmo). Isso significa definir um relacionamento lógico TI com um LAG de 5 dias. O diagrama de rede, elaborado com os métodos PDM ou ADM, mostrará a sequência lógica de atividades do projeto com a visualização das dependências. Este é, portanto, a principal saída do processo de seqüenciamento das atividades, que adicionalmente produz atualizações no planejamento do projeto, desenvolvido até esse ponto. Tais atualizações podem Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades59/135 incluir mudanças na lista de atividades, que eventualmente possam surgir dentro do trabalho de elaboração do seqüenciamento de atividades. Se novas atividades forem definidas, será necessário, consequentemente, atualizar o documento que contém os atributos das atividades. 5. Conclusões Nessa aula estudamos os processos de definição de atividades e de sequenciamento de atividades, considerando suas entradas, ferramentas e saídas. Vimos que o processo de definição das atividades tem por objetivo a criação da lista de atividades do projeto, sendo cada atividade definida por seus atributos. Este processo usa, basicamente, a decomposição dos pacotes de trabalho do projeto, definidos na WBS, em componentes menores chamadas de atividades (ou tarefas). Por sua vez, vimos que o processo de sequenciamento das atividades tem por objetivo organizar a sequência lógica de atividades de forma que as precedências sejam observadas. Este processo usa métodos como o PDM e o ADM para elaborar o diagrama de rede do projeto que, por definição, não mostra o caminho crítico do projeto. Isso somente será possível, quando acrescentarmos o tempo de duração de cada atividade, tema do próximo capítulo. Questão reflexão ? para 60/135 Quais as principais diferenças e características dos métodos PDM e ADM? 61/135 Considerações Finais Nessa aula, você estudou: • Conceitos gerais sobre processos de gerenciamento de projetos; • O processo de definição das atividades do cronograma; • A criação da lista de atividades; • O processo de seqüenciamento das atividades do cronograma; • Os métodos PDM e ADM; • Os tipos de dependências entre atividades; • A elaboração do diagrama de rede do projeto. Unidade 2 • Definição e Sequenciamento de Atividades62/135 Referências Menezes, L. C. de M. “Gestão de Projetos”. 3ª. edição. São Paulo: Atlas, 2009. Muto, C. A. e Pereira, B. T. “Exame PMP: a bíblia: manual para certificação”. Rio de Janeiro: Brasport, 2008. Oliveira, V.; Simões, H. “Custos, riscos e cronograma do projeto”. Material da 3ª Aula da Disciplina Gerenciamento de Projetos, ministrada no Curso de Pós Graduação Latu Sensu TeleVirtual MBA em Gestão Educacional – Anhanguera-UNIDERP | REDE LFG, 2009c. PMI. “PMBOK Guide - Project Management Body of Knowledge Guide”, PMI-Project Management Institute”, 2008. Valeriano, D. “Moderno Gerenciamento de Projetos”. São Paulo: Prentice Hall, 2005. Xavier, C. M. da S. “Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto”. São Paulo: Saraiva, 2005. 63/135 Assista a suas aulas Aula 2 - Tema: Conceitos Gerais - Bloco I Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ b71080dbad5d05d69eda3cd0a9305e7a>. Aula 2 - Tema: Definição de Atividades - Bloco II Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ e09a43c395af9d038069d22a9f61bfa8>. 64/135 Assista a suas aulas Aula 2 - Tema: Sequenciamento das Atividades - Bloco III Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ d6c2ac5163524dd04ef431d7b2632cb0>. Aula 2 - Tema: Tipos de Dependências e o uso de Folgas e Antecipações - Bloco IV Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/pA- piv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/97f- 5cf0831b61d6592973b78c9690eaf>. 65/135 1. Assinale a afirmativa que melhor descreve o planejamento em ondas su- cessivas: a) É uma forma de criar o cronograma do projeto mesmo quando não se tem informações suficientes sobre o escopo. b) São modelos de listas de atividades usados como referência na elaboração de uma nova lista de atividades. c) O trabalho que será realizado no curto prazo é planejado em detalhes, enquanto aquele que será realizado a médio e longo prazos, é planejado em nível macro. d) È um ponto de controle gerencial pode ser colocado na WBS do projeto acima do nível do pacote de trabalho. e) È a decomposição dos pacotes de trabalho do projeto, definidos na WBS, em componentes menores. Questão 1 66/135 2. Se considerarmos um projeto genérico, um marco terá sempre a duração de a) 1 período de tempo. b) ½ período de tempo. c) 1 hora. d) ½ hora. e) zero períodos de tempo. Questão 2 67/135 3. O método PDM (Precedence Diagramming Method) é um método de ela- boração do diagrama de rede do projeto que: a) Usa retângulos, chamados de nós, para representar as dependências e as atividades. b) Usa retângulos, chamados de nós, para representar atividades e os conecta por setas que mostram as dependências. c) Usa setas, chamados de nós, para representar atividades e os conecta por retângulos que mostram as dependências. d) Usa setas, chamados de nós, para representar as dependências e as atividades. e) Usa retângulos e setas, chamados de nós, e os conecta por meio de setas pontilhadas. Questão 3 68/135 4. Na relação de precedência início para início: a) O início do trabalho da sucessora depende do início da predecessora. b) O início do trabalho da sucessora depende do término da predecessora. c) O término do trabalho da sucessora depende do término da predecessora. d) O término do trabalho da sucessora depende do início da predecessora. e) Não existe esse tipo de relação de precedência.Questão 4 69/135 5. Assinale a afirmativa que melhor descreve uma dependência arbitrária: a) É um tipo de dependência que não cria limitações nas opções de elaboração do cronograma. b) É um tipo de dependência que envolve relacionamento com atividades externas ao projeto. c) É um tipo de dependência que é definida pela equipe de gerenciamento do projeto em função de preferências da equipe ou experiência anterior. d) É um tipo de dependência que é inerente à natureza do trabalho que está sendo realizado e envolve limitações físicas. e) É um tipo de dependência cuja folga é arbitrada pela equipe de projeto. Questão 5 70/135 Gabarito 1. Resposta: C. È uma forma de planejamento progressivo em que o trabalho que será realizado no curto prazo é planejado em detalhes (nível de tarefa da WBS), enquanto aquele que será realizado à médio e longo prazos, é planejado em nível macro (por exemplo, nível de pacote de trabalho). 2. Resposta: E. Um marco no cronograma é representado por uma tarefa de duração zero e representa o alcance de um ponto importante no projeto. 3. Resposta: B. O método PDM (Precedence Diagramming Method) é um método de elaboração do diagrama de rede do projeto que: usa retângulos, chamados de nós, para representar atividades e os conecta por setas que mostram as dependências. 4. Resposta: A. Na relação de precedência início para início, o início do trabalho da sucessora (que vem depois) depende do início da predecessora (que vem antes); 71/135 Gabarito 5. Resposta: C. As dependências arbitrárias são aquelas definidas pela equipe de gerenciamento do projeto, em função de experiência anterior, melhores práticas ou preferências da equipe. Por conta disso, são chamadas de lógica preferencial, devendo ser documentadas, uma vez que podem criar folgas arbitrárias e limitações nas opções de elaboração do cronograma do projeto. 72/135 Unidade 3 Estimativas de Recursos e Duração Objetivos 1. Estudar o processo de estimativa de recursos; 2. Compreender como se obtém a alocação de recursos para as atividades do projeto; 3. Estudar o processo de estimativa de duração das atividades; 4. Compreender como são feitas as estimativas por analogia, paramétrica e pelo método PERT; 5. Compreender como se obtém as estimativas de duração das atividades do cronograma. Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração73/135 1. Introdução Nessa aula vamos estudar os processos relacionados à elaboração da estimativa de recursos e da estimativa de duração das atividades do projeto. Veremos que a estimativa de alocação de recursos é feita para cada atividade do projeto e, geralmente, é suportada por informações históricas obtidas em outros projetos e pelo apoio de consultores e especialistas. Adicionalmente, estudaremos o processo de estimativas de duração, envolvendo a definição da estimativa dos tempos necessários para cada atividade do projeto. 2. Estimativas de Recursos O processo de estimativas de recursos envolve estimar a alocação de recursos humanos e materiais, incluindo tipos e quantidades, para cada atividade do projeto. Geralmente, esse processo ocorre de forma coordenada com as estimativas de custo, que pertencem ao processo de gerenciamento de custos do projeto. Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração74/135 FERRAMENTAS Recursos p/ Atividade Atributos das Atividades Fatores Ambientais ENTRADAS SAÍDAS Lista de Atividades Disponibilidade de Recursos 1. Opinião Especializada 2. Análise de Alternativas 3. Dados Publicados 4. Software de Gerenciamento de Projetos 5. Estimativa “Bottom-up” Ativos de Processos Organizacionais Estrutura Analítica de Recursos Atualização dos Atributos de Atividades Mudanças SolicitadasPlano de Gerenciam. do Projeto Calendário de Recursos Figura 1: O Processo de Estimativas de Recursos Fonte: PMBOK, 2008. É importante mencionar nesse ponto que projetos são feitos por pessoas, que são os recursos humanos que devemos estimar. “Essas pessoas estarão relacionando-se durante o período de desenvolvimento do projeto. Sua interação é importante para o alcance satisfatório dos objetivos, e nesse relacionamento é que identificamos algumas de suas atribuições típicas” (Menezes, 2009). Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração75/135 2.1 Obtendo os Recursos por Atividade Tendo como elementos básicos a lista de atividades e seus atributos, é necessário definir que recursos serão necessários para executar cada uma das atividades (“quem faz o que”), especificando que tipos, com que atribuições, em que quantidades e, obviamente, saber que recursos estarão disponíveis para o projeto. Um conjunto de informações associadas às políticas organizacionais, também devem ser consideradas (Oliveira & Simões, 2009b): • Políticas para contratação de recursos humanos; • Políticas de remuneração, promoção, premiação de recursos humanos; • Política de definição quanto a contratar pessoal ou terceirizar; • Política para decisão de fazer internamente, alugar ou comprar. Opinião especializada - a estimativa de alocação de recursos é feita para cada atividade do projeto e, geralmente, é suportada por informações históricas obtidas em outros projetos e pelo apoio de consultores e especialistas. “Pessoal ou materiais mal especificados poderão criar problemas durante a execução e podem afetar negativamente a qualidade, além de acarretar custos adicionais, podendo mesmo inviabilizar a obtenção dos resultados do projeto” (Valeriano, 2005). Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração76/135 Análise de alternativas – a alocação de recursos pode implicar na alteração da duração das atividades, na qualidade final do produto do projeto e no custo envolvido com o projeto, portanto deve ser dada especial atenção à identificação de possíveis alternativas diferenciadas que ofereçam uma melhor adequação das respostas e resultados do projeto com a realidade da organização onde o projeto está sendo desenvolvido. Software de gerenciamento de projetos - a utilização de sistemas de software para apoio ao gerenciamento de projetos permite auxiliar na organização do quadro de recursos, incluindo controle de calendário, disponibilidade, alocação de tempo de trabalho e taxas de utilização. Existem diversas ferramentas de apoio ao gerenciamento de projeto no mercado, podendo-se destacar, dentre outros, o OpenProj (gratuito) e o MS Project (proprietário). Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração77/135 Figura 2: Uma Planilha de Recursos obtida com o MS Project Fonte: Elaborado pelo autor. Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração78/135 No exemplo da figura 2, temos uma planilha de recursos obtida com o software de gerenciamento de projetos MS Project. Examinando a planilha da esquerda para a direita, podemos visualizar o nome das tarefas e seus respectivos tipos: trabalho ou material. O recurso “Pintor”, por exemplo, é do tipo trabalho e, portanto, seu custo será considerado em valor (R$) por hora trabalhada (nas colunas taxa padrão, para o horário comercial, e taxa de hora extra). Por sua vez o recurso “Tijolo” é do tipo material, sendo seu custo unitário de uso indicado na coluna Custo/Uso. Todos os valores na planilha da figura 2 são fictícios. A planilha mostra ainda o calendário usado para cada recurso. No exemplo, o calendário padrão significa que os recursos serão usados de segunda à sexta, dentro do horário comercial. Link Veja uma apresentação tutorial sobre o programa MS Project 2010 no link. <http://www. youtube.com/watch?v=rpYKBOB8ceY> Acesso em 23 de junho de 2012. Quandoutilizamos um software de gerenciamento de projetos, como o MS Project, o software calcula um recurso alocado pela seguinte fórmula: Trabalho = Duração x Unidades, ou, Duração = Trabalho / Unidades Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração79/135 • Tarefa do tipo Unidades Fixas – Quando incluímos ou excluímos recursos de uma tarefa desse tipo, a sua duração é alterada. Se, por exemplo, uma tarefa tem 16 horas de duração e um recurso alocado em 100%, se alocarmos outro recurso, a duração será reduzida para 8 horas (8 horas para o primeiro recurso e 8 horas para o segundo recurso). • Tarefa do tipo Duração Fixa – este tipo de tarefa faz com que sua duração permaneça a mesma, independentemente da inclusão ou remoção de recursos. • Tarefa do tipo Trabalho Fixo – este tipo de tarefa faz com que o total de horas permaneça o mesmo quando os recursos são incluídos ou removidos. A duração e as unidades de recursos são alteradas em uma tarefa de Trabalho Fixo. Por exemplo, suponha uma tarefa com 16 horas de duração e um recurso alocado em 100%. Ao alocar um novo recurso, a duração diminuirá para 8 horas, mas a quantidade de horas continuará igual a 16 horas, distribuindo a metade da alocação para cada recurso (Oliveira, 2005). Dados publicados - a quantidade de recursos necessários para cada pacote de trabalho pode ser obtida pela utilização de consultorias externas, consulta a associações ou publicações técnicas. Lembrando ainda que o mal Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração80/135 dimensionamento dos recursos representa uma ameaça para o projeto (Xavier, 2008). Estimativas “Botton-up” – é uma estimativa detalhada - de um nível mais baixo para um nível mais alto - na qual “a necessidade dos recursos é decomposta em partes menores que são estimadas e depois somadas em uma quantidade total de cada atividade” (Muto e Pereira, 2008). Figura 3: Exemplo de Estimativa “Botton-up” Fonte: Oliveira e Simões, 2009b. Para saber mais Sobre o TPCO O TPCO (Tabela de Composição de Preços para Orçamentos) é uma coletânea de dados publicados da indústria da construção civil, que permite o ajuste dos coeficientes de consumo de materiais e mão-de-obra utilizados nas composições de preços para refletir a realidade das obras e, assim, considerar as variações de execução, de condições de canteiro e de contratação de cada empreendimento. Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração81/135 No exemplo da figura 3, os recursos necessários para a construção de 100 metros quadrados de alvenaria de tijolo maciço foram decompostos nos seguintes níveis mais baixos: • Pedreiro: 2 horas por metro quadrado x 100 metros quadrados = 200 horas; • Ajudante: 3 horas por metro quadrado x 100 metros quadrados = 300 horas; • Cimento: 0,025 Kg por metro quadrado x 100 metros quadrados = 2,5 Kg; • Areia: 0,0083 metros cúbicos por metro quadrado x 100 metros quadrados = 0,83 metros cúbicos. Obviamente, não faz qualquer sentido somar horas de pedreiro com quilos de cimento, e isso não será feito nesse ponto do planejamento. Entretanto, como parte do planejamento de custos, a tabela acima será de grande utilidade para a elaboração das estimativas de custo dos pacotes de trabalho do projeto. Estrutura analítica de recursos – uma forma de mostrar graficamente os recursos é através da estrutura analítica de recursos (EAR, ou RBS, Resource Breakdown Structure), que é um meio de estruturar os recursos requeridos pelo projeto, organizados por tipo, similar a uma WBS (ou EAP). Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração82/135 RECURSOS DO PROJETO RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIAIS GERENTE DE PROJETOS TÉCNICOS CONSULTORES COMPRAS MÁQUINAS CONSUMÍVEIS COMPONENTES ELÉTRICOS MECÂNICOS PNEUMÁTICOS HIDRÁULICOS INSTALAÇÃO QUALIDADE PROCESSOS FINANÇAS PESADAS LEVES Figura 4: Exemplo de EAR (Estrutura Analítica de Recursos) Fonte: Elaborado pelo autor. A saída do processo de estimativa de recursos é a descrição dos tipos de recursos que serão necessários, e em que quantidade, para a obtenção de cada pacote de trabalho, ou seja, o nível mais baixo da WBS ou as atividades responsáveis em obter o pacote de trabalho. Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração83/135 3. Estimativas de Duração O processo de estimativas de duração envolve a definição da estimativa dos tempos necessários para cada atividade do projeto. Isso significa estimar, para cada tarefa, a quantidade de esforço de trabalho, a quantidade prevista de recursos necessários e o número de períodos de trabalho. Uma vez que o projeto é elaborado de forma progressiva, a exatidão das estimativas de duração aumenta, à medida que mais dados precisos são obtidos (Muto e Pereira, 2008). FERRAMENTAS Recursos p/ Atividade Atributos das Atividades Fatores Ambientais ENTRADAS SAÍDAS Lista de Atividades 1. Opinião Especializada 2. Estimativa por Analogia 3. Estimativa Paramétrica 4. Estimativa de Três Pontos 5. Análise de Recursos Ativos de Processos Organizacionais Atualização dos Atributos de Atividades Estimativas de Duração das Atividades Plano de Gerenciam. do Projeto -Registro de riscos - Estimativa de custos por atividades Calendário de Recursos Declaração de escopo Figura 4: Processo de Estimativas de Duração Fonte: PMBOK, 2008. Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração84/135 Como pode visto na figura 4, além simplesmente da lista de atividades, o processo de estimar a duração das atividades do projeto leva em consideração vários elementos como, por exemplo, a declaração do escopo, os recursos por atividade, o calendário de recursos e o registro de riscos. 3.1 Obtendo as Durações por Atividade O ponto de partida na obtenção das estimativas de duração é a lista de atividades e seus atributos. Mas, como dito anteriormente, há vários outros elementos que devem ser considerados durante a elaboração das estimativas de duração das atividades do projeto, conforme veremos a seguir. Em primeiro lugar, vamos citar os dados históricos de projetos anteriores, com suas respectivas estimativas de duração, que se disponíveis, serão valiosos no auxílio das estimativas de duração de projetos que estão, no momento presente, sendo planejados. A declaração do escopo do projeto – elemento pertencente aos processos de gerenciamento do escopo - contém informações sobre restrições e premissas do projeto. Por exemplo, uma premissa pode considerar que, preferencialmente, as atividades do projeto devam ser executadas de segunda à sexta, em horário comercial (calendário padrão). Unidade 3 • Estimativas de Recursos e Duração85/135 Além disso, pode haver uma atividade específica que tenha restrições de horário (executada somente durante no período noturno). Portanto, conhecer as premissas e restrições é relevante para estimar as durações das atividades. Não se executa uma atividade sem recursos. Por outro lado, muitas tarefas podem ser executadas em menos tempo se tiverem mais recursos alocados à sua execução. Portanto, conhecer a disponibilidade de recursos é de fundamental importância para estimar a duração das atividades. Devemos, também, considerar os registros de riscos e as estimativas de custo que estão contidas no plano de gerenciamento do projeto. • Com relação aos riscos – um risco identificado, com alta probabilidade de ocorrer, pode afetar a duração de uma atividade. Em outras palavras, o efeito do risco (ameaça ou oportunidade) pode levar a equipe de projeto a estimar uma duração diferente daquela que seria normalmente considerada, tanto para
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