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2012 OrçamentO empresarial Prof. Valdecir Knuth Copyright © UNIASSELVI 2012 Elaboração: Prof. Valdecir Knuth Revisão, Diagramação e Produção: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. 658.154 K748o Knuth, Valdecir Orçamento empresarial / Valdecir Knuth. Indaial : Uniasselvi, 2012. 345 p. : il ISBN 978-85-7830- 601-4 1.Orçamento empresarial I. Centro Universitário Leonardo da Vinci. III apresentaçãO Com o desenvolvimento socioeconômico e tecnológico, as empresas aumentaram a complexidade no desenvolvimento de suas atividades, tornando-se necessário aumentar o volume de informações com qualidade, para possibilitar aos gestores o controle do processo de produção e tomar decisões estratégicas, podendo prever o seu futuro. Neste contexto atual, os gestores têm necessidade de planejar as ações e buscar o controle da empresa, e o processo orçamentário torna-se cada vez mais indispensável para a administração de qualquer negócio. Por isso, na disciplina de Orçamento Empresarial vamos estudar sobre a elaboração e utilização do orçamento financeiro e da demonstração financeira. O objetivo é proporcionar a você o conhecimento e a prática na aplicação do orçamento, abrangendo diversas áreas de uma empresa, de forma que possa contribuir com a melhoria dos resultados econômicos e financeiros. Na primeira unidade estudaremos três tópicos: no Tópico 1 abordaremos sobre sistema empresa, sua definição e importância na elaboração e consecução do orçamento, pois suas técnicas e aplicações estão relacionadas de acordo com um conjunto de atividades que envolvem vários profissionais, sendo que os setores devem estar integrados. Além disso, existem fatores externos à empresa, como as mudanças constantes do mercado, que também influenciam direta ou indiretamente no seu funcionamento. No Tópico 2 analisaremos conceitos de orçamentos, seus objetivos e os tipos existentes. Também estudaremos o funcionamento do sistema orçamentário, seus reflexos e efeitos causados no processo de gestão do negócio e nos próprios profissionais envolvidos. O Tópico 3 abordará os aspectos que envolvem a implantação do orçamento, como planejamento, execução, controle, avaliação das áreas de responsabilidades e a motivação dos envolvidos no processo. Na segunda unidade trataremos dos principais aspectos ligados à implantação do orçamento empresarial. No Tópico 1 estudaremos a importância do controle orçamentário, seus limites, a comunicação, a criação de cenários e o perfil do profissional designado pela empresa para fazer o orçamento. No Tópico 2 vamos identificar em um orçamento os custos industriais diretos e indiretos. O Tópico 3 terá como enfoque o planejamento da produção, que envolve a apuração da depreciação dos bens industriais e a identificação dos centros de custos em que são alocados os gastos de produção. E no Tópico 4 vamos identificar o que é uma ficha de produção e apontar os custos dos produtos que conhecemos no terceiro tópico desta IV unidade. Com todos os custos apurados, poderemos apurar o preço de venda e conhecer quais os principais impactos que existem em relação aos gastos variáveis na sua formação. Por fim, na terceira unidade estudaremos três tópicos: o Tópico 1 apresentará os modelos conceituais de orçamento. No Tópico 2 analisaremos o impacto dos efeitos inflacionários nas projeções orçamentárias. Identificaremos uma demonstração do resultado projetado e também um balanço patrimonial projetado, permitindo, dessa forma, visualizar os comportamentos futuros da empresa em relação aos seus aspectos econômicos e financeiros. Finalizando a última unidade deste caderno, no Tópico 3 vamos aprender a elaborar e analisar um fluxo de caixa. Este Caderno de Estudos pretende levar a você a compreensão da teoria, além de incentivá-lo(a) a pôr em prática os ensinamentos sobre o orçamento financeiro e demonstração financeira, contribuindo para a sua atuação profissional. Bons estudos e sucesso na sua vida profissional! Professor Valdecir Knuth APRESENTAÇÃO DO CONTEUDISTA Olá! Sou o professor Valdecir Knuth, Mestre em Ciências Contábeis pela Fundação Universidade Regional de Blumenau, com área de concentração em Controladoria. Sou professor no Centro Universitário Leonardo da Vinci em cursos de graduação. Tenho atuação em cursos de graduação desde 1996, na área de Contabilidade, com ênfase em Contabilidade Geral, Custos, Controladoria e Auditoria, principalmente nos seguintes temas: Gestão Econômica de Negócios, Gestão de Custos e Resultados, Resultado Econômico, Ética Profissional, Responsabilidade Profissional, Sistemas de Custeio, Método de Custeio e Orçamentos. Atuo na pós-graduação, em cursos de Especialização/lato-sensu, desde 2001, na área de Contabilidade, com ênfase em Controladoria, Gestão Econômica, Finanças Internacionais e Auditoria (Controles Internos/Sarbanes Oxley). Sou autor de cadernos de estudos de ensino a distância (EAD) nas áreas de Auditoria, Custos Industriais, Engenharia Econômica, Controladoria, e coautor no Caderno de Estudos de Empreendedorismo. Minha experiência profissional foi adquirida nos mais de 18 anos atuando na área contábil em empresas multinacional e nacional, onde ocupei diversos cargos. Meu e-mail de contato é valdecir.knuth@tpa.com.br. V Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material. Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo. Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto em questão. Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade. Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. Bons estudos! NOTA VI VII sumáriO UNIDADE 1 – PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO ............................... 1 TÓPICO 1 – SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL ................................. 3 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 3 2 A EMPRESA COMO UM SISTEMA .............................................................................................. 3 2.1 CONCEITO DE EMPRESA ................................................................................................... 3 2.2 CONCEITOS DE SISTEMA EMPRESA ........................................................................... 4 2.3 CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA.................................................................................................................................... 8 2.4 MISSÃO DA EMPRESA .........................................................................................................10 2.5 A EMPRESA COMO SISTEMA ABERTO ....................................................................... 11 2.6 A EMPRESA COMO SISTEMA DINÂMICO ................................................................. 14 2.7 MODELO CONCEITUAL DE SISTEMA EMPRESA .................................................. 17 RESUMO DO TÓPICO 1..................................................................................................................... 20 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 21 TÓPICO 2 – TIPOS DE ORÇAMENTOS E SUAS APLICAÇÕES .............................................. 23 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 23 2 ASPECTOS CONCEITUAIS ............................................................................................................ 23 3 OBJETIVOS DOS ORÇAMENTOS ............................................................................................... 26 4 TIPOS DE ORÇAMENTOS ............................................................................................................. 31 5 SISTEMA DE ORÇAMENTOS ....................................................................................................... 37 6 O QUE REFLETEM OS ORÇAMENTOS ...................................................................................... 38 7 POR QUE PREVER? .......................................................................................................................... 38 8 COMO PREVER? ............................................................................................................................... 39 9 OS EFEITOS DO ORÇAMENTO NAS PESSOAS ...................................................................... 41 10 VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO ORÇAMENTO ................................................................ 44 RESUMO DO TÓPICO 2..................................................................................................................... 47 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 48 TÓPICO 3 – IMPLANTAÇÃO DO ORÇAMENTO EMPRESARIAL ........................................ 49 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 49 2 PLANO ORÇAMENTÁRIO ............................................................................................................ 49 2.1 ORÇAMENTO E PROCESSO DE GESTÃO .................................................................... 49 2.2 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS .................. 54 2.3 CRIAÇÃO DE NOVAS MENTALIDADES ...................................................................... 57 2.4 ADEQUAÇÃO DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS À ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................................................. 58 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................ 60 RESUMO DO TÓPICO 3..................................................................................................................... 70 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 71 UNIDADE 2 – CUSTOS INDUSTRIAIS NA UTILIZAÇÃO DO ORÇAMENTO .................. 73 VIII TÓPICO 1 – UTILIZAÇÃO DO ORÇAMENTO EMPRESARIAL .............................................. 75 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 75 2 IMPORTÂNCIA E VANTAGENS DO CONTROLE ORÇAMENTÁRIO ..............................75 3 OS LIMITES PARA A ELABORAÇÃO DOS ORÇAMENTOS .......................................................76 4 QUEM FAZ OS ORÇAMENTOS ..........................................................................................................................80 5 COMUNICAÇÃO PARA A ELABORAÇÃO DOS ORÇAMENTOS ...........................................81 6 CRIAÇÃO DE CENÁRIOS ........................................................................................................................................83 7 PREMISSAS PARA A ELABORAÇÃO DE ORÇAMENTOS ...........................................................83 RESUMO DO TÓPICO 1..................................................................................................................... 89 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 90 TÓPICO 2 – IDENTIFICAÇÃO DOS CUSTOS DIRETOS E INDIRETOS INDUSTRIAIS . 91 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 91 2 CUSTOS VARIÁVEIS OU DIRETOS E CUSTOS FIXOS OU INDIRETOS ......................... 91 2.1 CUSTOS VARIÁVEIS OU DIRETOS ................................................................................. 91 2.2 CUSTOS FIXOS OU INDIRETOS ...................................................................................... 93 2.2.1 Principais características dos custos fixos ou indiretos .................................................. 95 2.3 EMBALAGEM E ETIQUETAS DE IDENTIFICAÇÃO ............................................... 96 2.4 MÃO DE OBRA DIRETA E INDIRETA ............................................................................ 98 2.5 HORAS DE PRODUÇÃO DISPONÍVEIS ........................................................................ 105 2.6 VALOR DO CUSTO/HORA .................................................................................................. 106 RESUMO DO TÓPICO 2..................................................................................................................... 108 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 109 TÓPICO 3 – IDENTIFICAÇÃO DOS GASTOS DE PRODUÇÃO ............................................. 111 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 111 2 PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO ............................................................................................. 111 3 DEPRECIAÇÃO ................................................................................................................................. 114 3.1 MÉTODOS DE DEPRECIAÇÃO .......................................................................................... 116 3.2 CÁLCULO DA DEPRECIAÇÃO ......................................................................................... 116 4 NATUREZA E AVALIAÇÃO DOS CENTROS DE RESPONSABILIDADES ....................... 118 4.1 CENTRO DE CUSTO .............................................................................................................. 118 4.2 CENTRO DE VENDAS ........................................................................................................... 119 4.3 CENTRO DE DESPESAS ....................................................................................................... 119 4.4 CENTRO DE INVESTIMENTOS ........................................................................................ 119 4.5 CENTRO DE LUCRO .............................................................................................................. 120 RESUMO DO TÓPICO 3..................................................................................................................... 122 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 123TÓPICO 4 – APURAÇÃO DOS CUSTOS E FORMAÇÃO DO PREÇO DE VENDA ............. 125 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 125 2 FICHA TÉCNICA OU DE PRODUÇÃO ....................................................................................... 125 3 FORMAÇÃO DO PREÇO DE VENDA ......................................................................................... 135 3.1 POLÍTICA DE PREÇOS .......................................................................................................... 137 3.1.1 Formação do preço de venda ............................................................................................. 137 3.1.2 Erros na formação do preço de venda .............................................................................. 142 3.1.3 A equação do preço de venda ............................................................................................ 142 3.2 TIPOS DE PREÇOS .................................................................................................................. 143 3.2.1 Estratégias de preços distintos ........................................................................................... 143 3.2.2 Estratégias de preços competitivos ................................................................................... 144 3.3 ANÁLISE DO COMPOSTO COMPETITIVO ................................................................. 145 3.3.1 Estrutura de custos .............................................................................................................. 145 IX 3.3.2 Estratégia e política de mercado ........................................................................................ 145 3.3.2.1 Produtos ............................................................................................................................. 146 3.3.2.2 Fatores ambientais ............................................................................................................ 146 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................ 146 RESUMO DO TÓPICO 4..................................................................................................................... 153 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 154 UNIDADE 3 – ORÇAMENTOS, PROJEÇÕES E FLUXO DE CAIXA ........................................ 157 TÓPICO 1– ORÇAMENTOS E PROJEÇÕES (MODELO CONCEITUAL) ............................... 159 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 159 2 MODELO CONCEITUAL DE ORÇAMENTO ............................................................................ 159 2.1 PROCESSOS DE ELABORAÇÃO ....................................................................................... 159 2.2 ORÇAMENTO OPERACIONAL ........................................................................................ 161 2.3 ORÇAMENTO DE VENDAS ................................................................................................ 163 2.4 ORÇAMENTO DE INVESTIMENTOS ............................................................................. 176 2.5 IDENTIFICAÇÃO DOS PERÍODOS DE ESTOCAGEM DE PRODUTOS ........... 177 2.6 ORÇAMENTO DE MÃO DE OBRA DIRETA ................................................................. 178 2.7 ORÇAMENTO DE UNIDADES FÍSICAS DE ESTOQUE .......................................... 179 2.8 ORÇAMENTO DE COMPRAS, CONSUMO E ESTOQUE DE MATERIAIS ...... 189 RESUMO DO TÓPICO 1..................................................................................................................... 278 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 280 TÓPICO 2 – PROJEÇÕES ORÇAMENTÁRIAS ............................................................................. 281 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 281 2 OS EFEITOS INFLACIONÁRIOS NAS PROJEÇÕES ORÇAMENTÁRIAS ........................ 281 2.1 ESTIMATIVAS DE INFLAÇÕES FUTURAS .................................................................. 284 2.2 DEMONSTRATIVO DE CUSTOS E DESPESAS PROJETADOS ........................... 285 2.2.1 Orçamento de despesas operacionais ............................................................................... 285 2.2.2 Orçamento de despesas administrativas .......................................................................... 287 2.2.3 Orçamento de despesas com vendas ................................................................................ 287 2.2.4 Orçamento de despesas financeiras .................................................................................. 288 2.3 DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO PROJETADO ................ 297 2.3.1 Orçamento de despesas tributárias ................................................................................... 299 2.4 DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA PROJETADO ...................................... 300 2.5 BALANÇO PATRIMONIAL PROJETADO ..................................................................... 302 2.6 ANÁLISE DAS VARIAÇÕES ................................................................................................ 303 RESUMO DO TÓPICO 2..................................................................................................................... 306 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 307 TÓPICO 3 – ELABORAÇÃO E ANÁLISE DO FLUXO DE CAIXA ............................................ 309 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 309 2 MÉTODOS PARA ELABORAÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO DOS FLUXOS DE CAIXA . 309 2.1 MÉTODO DIRETO ................................................................................................................... 309 2.1.1 Vantagens e desvantagens do método direto .................................................................. 311 2.2 MÉTODO INDIRETO ............................................................................................................. 312 2.2.1 Vantagens e desvantagens do método indireto ............................................................... 315 2.3 VISÃO GERAL DA DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA ........................... 315 3 BALANÇO PATRIMONIAL ............................................................................................................ 316 3.1 MOVIMENTAÇÕES CONTÁBEIS DO ATIVO .............................................................. 317 3.2 MOVIMENTAÇÕES CONTÁBEIS DO PASSIVO ......................................................... 321 3.3 MOVIMENTAÇÕES CONTÁBEIS DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO .......................... 324 X 4 ANÁLISE DO FLUXO DE CAIXA PELO MÉTODO INDIRETO ............................................ 326 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................ 335 RESUMO DO TÓPICO 3..................................................................................................................... 341 AUTOATIVIDADE .............................................................................................................................. 342 REFERÊNCIAS ...................................................................................................................................... 343 1 UNIDADE 1 PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS A partir do estudo desta unidade vocêestará apto(a) a: • conhecer de que maneira a empresa é percebida como um sistema; • compreender as características do sistema organizacional de uma empresa; • aprender de que forma uma empresa pode ser vista como um sistema aberto e dinâmico; • compreender o que é um orçamento e quais são seus objetivos; • conhecer por que se deve realizar um orçamento e qual é a sua função para o administrador; • identificar qual a contribuição do orçamento para o trabalho do gestor da empresa; • conhecer os principais tipos de orçamentos existentes; • compreender a maneira como o orçamento exerce influência nos adminis- tradores da empresa quanto ao seu aspecto comportamental; • avaliar a importância da gestão para a implantação de um processo orça- mentário. Esta unidade está dividida em três tópicos. No final de cada um deles você encontrará atividades que o(a) ajudarão a consolidar o seu aprendizado. TÓPICO 1 – SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL TÓPICO 2 – TIPOS DE ORÇAMENTOS E SUAS APLICAÇÕES TÓPICO 3 – IMPLANTAÇÃO DO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 1 INTRODUÇÃO Sistema empresa é a área onde estudamos orçamentos, para a identificação e compreensão das atividades e departamentos que interagem entre si. Para uma empresa ter um bom funcionamento, precisa que todos os seus departamentos estejam em franca harmonia e funcionamento. O sistema empresa esclarece esses mecanismos, considerando que além do seu ambiente interno, a empresa interage num ambiente externo, o qual deve adequar-se constantemente para manter-se no mercado. Por isso, para que o processo orçamentário seja elaborado de acordo com a realidade de mercado em que a empresa está inserida, é fundamental conhecermos a empresa como um sistema. Veremos isso no decorrer deste tópico. Vamos lá! 2 A EMPRESA COMO UM SISTEMA 2.1 CONCEITO DE EMPRESA Na sociedade atual, a maioria da população em idade produtiva tem ou teve algum tipo de envolvimento com alguma empresa, como funcionário, socioacionista, prestador de serviços, dentre outros vínculos. Mas, você sabe dizer o que é uma empresa? Podemos dizer que uma empresa é definida como uma união de esforços financeiros, físicos e intelectuais, com a finalidade de criar e, consequentemente, transacionar produtos e serviços no mercado interno e/ou externo, resultando na formação e circulação de capital que possa trazer benefícios econômicos e utilidade social. Em outras palavras, é uma entidade constituída juridicamente, ou não, que exerce atividade econômica de produção, transformação, comércio ou prestação de serviços, podendo ter fins lucrativos, filantrópicos ou sociais. UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 4 Conforme Padoveze (2009a, p. 13), “a empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços”. Na mesma linha de raciocínio, Figueiredo e Caggiano (2008, p. 8) mencionam que “a empresa é uma unidade produtora que visa criar riquezas, transacionando em dois mercados, um fornecedor, outro consumidor”. 2.2 CONCEITOS DE SISTEMA EMPRESA Para facilitar a compreensão do sistema organizacional de uma empresa deve haver, primeiramente, um reconhecimento do conjunto de departamentos que integram a organização, bem como das atividades desempenhadas pelos mesmos, haja vista que tais funções têm por finalidade propiciar a sustentabilidade da empresa no mercado. Antes de continuarmos, vamos conhecer o que é um sistema. Beer (1969, p. 25) define que “qualquer coisa que consiste em partes unidas entre si pode ser chamada de sistema, pode ser apontada como agregados de pedaços e peças [...]”. Para Bio (1985, p. 18), o sistema é “[...] um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”. Em uma empresa, sempre ouvimos dizer que as “coisas” no seu ambiente funcionam corretamente quando existe a harmonia das atividades relacionadas entre si. E como podemos identificar isso? Tomemos como exemplo um conjunto de funções relacionadas ao setor de projetos de uma empresa, onde os funcionários têm a função de elaborar o desenho de um determinado tipo de produto. A área de projetos, com base nas dimensões estruturadas, identificará os tipos de materiais necessários à produção desse produto. O setor de administração da produção necessita dessas informações para elaborar as planilhas de cálculo do tempo estimado da produção e saber quais os tipos de matérias que serão utilizados. Prosseguindo nessa cadeia de atividades, o departamento de compras realizará as cotações de preços e pesquisará os fornecedores com melhores preços, prazos e qualidade, para ter uma noção de quanto se gastaria na aquisição de insumos e matéria-prima necessários à fabricação do produto. Por sua vez, a área de custos apurará os valores necessários para a sua produção e identificará a margem de lucratividade ideal para manter a perenidade (a sobrevivência) da empresa no mercado. Para compreender essa interatividade na organização, Bertalanffy (1977, p. 53) salienta que “[...] é necessário estudar não somente as partes e processos isoladamente, mas também resolver os decisivos problemas encontrados na organização e na ordem que os unifica, resultante da interação dinâmica das partes [...]”. TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 5 IMPORTANT E Então quer dizer que a empresa é “dividida” em partes e essas interagem entre si? Sim, cada departamento tem a incumbência de realizar uma atividade ou tarefa e o resultado é a interação de forma harmoniosa até chegar ao produto final. Por isso dizemos que a empresa é um sistema, ou seja, um sistema empresa. Para a empresa funcionar bem, ela precisa que todos os seus departamentos estejam em franca harmonia e funcionamento. Sem as informações de determinado departamento, o gestor de outro departamento poderá tomar decisões equivocadas. UNI A empresa precisa ser observada como um organismo vivo? Sim, um organismo que depende de diversos outros órgãos para o seu excelente funcionamento. Portanto, a empresa não é um sistema fechado, mas um sistema aberto em que implicam diversos fatores, como recursos financeiros, gestão de pessoas, de capital e de produção, além dos fatores econômicos e sociais. De modo geral, as empresas possuem as mesmas características de interatividade de funções, porque elas também fazem parte de um macrossistema que fornece seus serviços para um conjunto de empresas que agregam seus bens ao produto final. As empresas devem estar preparadas para se adequarem às constantes mudanças que acontecem no mercado, pois isso é fundamental para a sua manutenção e sobrevivência. Em outras palavras, ADEQUAR-SE E MELHORAR SEMPRE. ATENCAO UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 6 Kochanski (2000, p. 54) afirma que: Quando uma organização passa a oferecer valor agregado a seus produtos e/ou serviços, o mercado reage naturalmente, exigindo que as demais organizações também passem a oferecer valor agregado a seus produtos e serviços, levando-as a se tornarem mais competitivas. Em relação aos fatores macroeconômicos, Tung (1974, p. 29) demonstra que: Nenhuma empresa pode, hoje, permitir-se o luxo de ignorar os acontecimentos do mundo exterior. A interdependência das empresas entre si e destas com o Estado em particular, é patente. A sobrevivência dos negócios depende, em grande parte, do conhecimento, dos fatos atuais e da previsão dos acontecimentos futuros, tanto no plano nacional, quanto no internacional. Respondendo aos estímulos do mercado, as empresas procuram se adequar à nova realidade econômica e, nas constantes reestruturações, buscam a competitividade. Cruz (1998) aborda que existem dois tipos de comportamentos: o operacional e o estratégico, por meio dos quais a empresa interage com o ambiente que o cerca e que se complementamentre si, dando um caráter holístico que toda organização deve ter. IMPORTANT E Devemos tomar cuidado e observar que, com esse mercado dinâmico, muitas empresas também poderão desaparecer. Contudo, apenas o cuidado não garante a sustentação da empresa no mercado. Podemos entender que não apenas os fatores internos, mas todas as atividades externas repercutem no funcionamento da empresa. Tung (1974, p. 29) afirma que: [...] em princípio é uma fase de constantes ajustes e reajustes, pois qualquer trabalho atual constitui apenas um teste para o futuro, cujo alvo é a meta do desenvolvimento global. O cenário financeiro- econômico nacional repercute sempre, direta ou indiretamente, sobre as atividades da empresa. Para entendermos como uma empresa transforma recursos materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, dentre outros, em produtos e serviços que são destinados ao mercado, observemos a figura a seguir: TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 7 FIGURA 1 – VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA Eficiência Continuidade Eficácia Resultado econômico Valores econômicos Valores econômicos Recursos de informação Recursos de tecnologia Recursos financeiros Recursos humanos Recursos materiais Produtos e serviços Comprometimento da missão Compras de recursos Estocagem de materiais Produção Serviços de apoio Manutenção Estocagem de produtos Finanças Transportes Entrega dos produtos Mercado Consumidor Mercado Fornecedor Acionistas, concorrentes, governo, sindicatos, etc. FONTE: Adaptado de: Catelli (1999, p. 39) Na figura anterior você pôde visualizar, de forma bastante simplificada, que a empresa é percebida como um sistema. Então quer dizer que a empresa pode ser vista de forma sistêmica? Sim. Naturalmente, diversos fatores externos à empresa, como o governo, as políticas econômicas, a relação entre fornecedores e clientes, podem frequentemente alterar a sua dinâmica. Isto significa que ao mesmo tempo em que a empresa precisa interagir no seu ambiente interno, também sofre a influência do ambiente externo, conforme podemos observar na figura a seguir: UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 8 FIGURA 2 − A INFLUÊNCIA DO AMBIENTE INTERNO E EXTERNO NA EMPRESA (MACROSSISTEMA) Governo Mão de obra Concorrência Fornecedores Comunidade Consumidores Tecnologia Sindicato Sistema Financeiro Empresa FONTE: Disponível em: <http://www.juliobattisti.com.br/tutoriais/lucineiagomes//som001_clip_ image011.jpg>. Acesso em: 21 nov. 2011. As empresas recebem do mercado fornecedor os diversos tipos de matérias-primas e insumos que, nas atividades internas, serão processados, gerando novos produtos, que serão disponibilizados ao mercado consumidor. Todos esses fatores podem se constituir em oportunidades e ameaças à sobrevivência da empresa no mercado. Para garantir a sua continuidade, é necessário que a empresa mantenha sua capacidade de mudanças e adaptações aos diversos fatores que a influenciam tanto internamente quanto externamente. 2.3 CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA A partir das considerações do item anterior, entendemos que a união dos departamentos integrantes de uma empresa resulta em um sistema organizacional, dentro do qual existe uma ordem hierárquica a ser respeitada em decorrência do agrupamento humano integrante da organização. TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 9 Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, é dividido em vários subsistemas, que são os seguintes: a) institucional: também denominado de matriz, responsável pelos demais subsistemas, compreende a missão, assim como crenças e valores da organização; b) gestão: é o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno; c) organização: é como a empresa está organizada, o tipo de estrutura empregada (vertical ou horizontal), o grau de autoridade e atribuição de responsabilidade. O objetivo é assegurar que todas as atividades da organização sejam desenvolvidas de forma ética, sendo influenciadas pelo subsistema institucional; d) social: abrange o quadro funcional da empresa, incluindo-se nessa esfera a cultura e demais características inerentes ao capital intelectual da organização. Guerreiro (1996, p. 171) destaca os seguintes fatores que envolvem este subsistema: “necessidades dos indivíduos; criatividade; objetivos individuais; motivação; liderança; treinamento etc.”; e) informação: tendo em vista a atual dinâmica dos mercados como um todo, este subsistema aparece com uma considerável importância, pois consiste no conjunto de dados necessários para uma melhor tomada de decisão dos gestores da empresa. Guerreiro (1996, p. 172) enfatiza que: [...] dentre as inúmeras atividades executadas no âmbito da empresa, existem aquelas que objetivam basicamente a manipulação de informações. Elas geram essas informações através da manipulação (processamento) de dados derivados da execução das diversas atividades necessárias ao desenvolvimento das funções empresariais básicas. Essas atividades se caracterizam por três aspectos básicos: recebimento de dados, processamento e geração de informações. Os dados gerados nesta categoria buscam um elevado grau de excelência, eliminando a criação de atividades desnecessárias, o que resulta em um melhor procedimento de gestão. f) físico-operacional: compreende as instalações físicas e equipamentos necessários para a realização das atividades inerentes à produção de bens e serviços desenvolvidos pela empresa. Nesse contexto ficam excluídos os funcionários, pois estão vinculados ao modus operandi do know-how. Como exemplos, citam-se os procedimentos de compras, produção, vendas, finanças, manutenção, entre outros. Veja agora a figura esquemática de uma empresa que inclui os subsistemas descritos até aqui: UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 10 FIGURA 3 – VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA, SUBSISTEMAS E EFICIÊNCIA FONTE: Adaptado de Padoveze (2009a) Um dos pontos fundamentais do funcionamento dos subsistemas com sinergia e eficácia é a existência de um objetivo a ser alcançado para onde convergem todas as ações. Veremos este assunto no próximo item. 2.4 MISSÃO DA EMPRESA A missão de cada empresa encontra-se ligada ao seu respectivo motivo básico de existência, notadamente correlacionado aos produtos e serviços oferecidos por ela junto ao mercado, visando à satisfação de seu público-alvo. O próprio conceito de sistema envolve a ideia [sic] de partes que interagem para alcançar um objetivo em comum. Assim, os diversos componentes do sistema empresa interagem, para que esta atinja seus objetivos. Por objetivo entende-se o alvo ou desígnio a que se quer atingir. São vários os objetivos de uma empresa, que poderiam ser classificados por hierarquia de importância e temporaneidade. O objetivo fundamental, isto é, o mais importante e permanente, é a sua missão. (MOSIMANN; ALVES; FISCH, 1993, p. 19). De acordo com Padoveze (2009a), a missão constitui o propósito da empresa e do seu negócio, portanto deve comunicar interna e externamente. Ela deve ser TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 11 escrita de forma objetiva e breve, compreendendo as atividades da empresa, o mercado de atuação, os produtos e serviços oferecidos, a sua diferenciação e o seu papel em relação a seus concorrentes e às principais conquistas que se quer atingir. Como exemplo, veja a transcrição da missão da empresa Petrobras: Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. FONTE: Disponível em: <http://www.petrobras.com.br/pt/quem- somos/estrategia-corporativa/>. Acesso em: 20 nov. 2011. Veja também a missão da empresa de cosméticosAvon: Nossa Missão - Ser líder global em beleza. - Ser a marca de escolha das mulheres. - Ser líder em vendas diretas. - Ser o melhor lugar para se trabalhar. - Ser a maior Fundação para as mulheres. - Ser a empresa mais admirada. FONTE: Disponível em: <http://www.avonculturadevida.com.br/premioavon/visao.html>. Acesso em: 20 nov. 2011. É importante que a missão seja definida com muita clareza, uma vez que para ela convergirá o sistema organizacional da empresa por meio dos seus subsistemas. Em algumas empresas, a missão não é explicitada. No momento em que a entidade opta por explicitar a sua respectiva missão, deve considerá-la como diretriz permanente, a fim de direcionar as finalidades socioeconômicas de tais instituições. Caso a missão seja evidenciada de maneira errônea, poderá ser desvirtuada de seus reais propósitos, não permitindo aos gestores o conhecimento das necessidades imediatas da empresa. Agora que você já sabe o que é um sistema organizacional e compreende a importância de uma empresa ter a missão definida claramente, podemos passar para o próximo assunto: os fatores que influenciam o desenvolvimento da empresa, como os financeiros, o mercado concorrente, a política econômica e social, entre outros. 2.5 A EMPRESA COMO SISTEMA ABERTO Em todos os setores empresariais, as empresas apresentam as concepções de um sistema aberto. Os fatores externos influenciam de forma relevante nas empresas, segundo Tung, que diz o seguinte: UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 12 No regime de livre comércio, o alvo da empresa é o maior lucro possível, conciliável com o seu crescimento a longo prazo e também com o bem-estar da coletividade, mediante o atendimento das suas necessidades. Para atingir esse objetivo, a tarefa da empresa seria a de determinar quais as necessidades ou desejos desta mesma coletividade, para depois organizar-se do ponto de vista da produção e da comercialização. Essa tarefa é contínua, pois as necessidades e os desejos dos homens sofrem alterações permanentes. Para que a empresa consiga maior lucro, cada setor de atividade deverá procurar aplicar métodos eficientes, a partir de uma análise acuradamente elaborada. (TUNG, 1974, p. 27). Então, o que acontece fora da empresa pode influenciar nas decisões tomadas pelos gestores de cada departamento dentro da empresa. Para reforçar essa concepção, Bio (1985, p. 18) ressalta que: Uma das implicações críticas dos conceitos de sistemas na Administração é justamente a concepção da empresa como um sistema aberto, pois tal visão ressalta que o ambiente em que vive a empresa é essencialmente dinâmico, fazendo com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente. ESTUDOS FU TUROS Na Unidade 3 serão elaborados os orçamentos por várias áreas ou departamentos da empresa. No modelo que será estudado, você aprenderá que o orçamento da área de produção exerce influência sobre o orçamento de compras e o orçamento da área financeira deve prever quanto será necessário para manutenção da continuidade da empresa. Veremos isso na prática. É importante ressaltar que cada decisão tomada, inclusive por dirigentes políticos, pode afetar o andamento das empresas e implicar a necessidade de tomadas de decisões, mudando estratégias e ações já previstas. Por exemplo, se determinadas empresas exportam alguns tipos de produtos e na política econômica daquele país foi aplicada alguma lei protecionista referente a esses produtos, essas empresas deverão rever seus planos de expansão, pois assim não terão condições de buscar esses mercados. Por isso, é importante simular diversos cenários e analisar como a empresa reagiria a determinados acontecimentos no mercado. Isso pode prever diversos problemas futuros. Chiavenato (2000, p. 552) afirma que: [...] é perfeitamente aplicável à organização empresarial. A organização é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente, sejam clientes, fornecedores, concorrentes, entidades sindicais, órgãos governamentais e outros agentes externos. TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 13 As empresas que atuam no mercado nacional e internacional têm a necessidade de sempre estarem atualizadas e preparadas para as constantes e inevitáveis mudanças de mercado, que estão relacionadas à aspectos financeiros, políticos, econômicos e fatores macroeconômicos, entre muitos outros aspectos e fatores que influenciam diretamente no seu desenvolvimento. Enfim, pode-se afirmar que são as constantes mutações internas e externas das organizações, decorrentes do ambiente em que estão inseridas, o motivo que as levam à sobrevivência no mercado competitivo. A amplitude de acontecimentos nacionais e internacionais implica ações diretamente na empresa, o que a leva a realizar intercâmbios com o meio, por intermédio dos quais angaria pontos importantes necessários à viabilidade da entidade, capacidade reprodutiva e adaptativa, resultando em sua continuidade. O mercado mundial é dinâmico e, diante disso, Kochanski (2000, p. 54) afirma categoricamente que: “aquelas que ainda não se adequaram ou ainda não estão se adequando a este novo contexto mercadológico, irão sentir-se forçadas a adaptarem-se ou irão desaparecer do mercado rapidamente [...]”. Schein (1987 apud NAKAGAWA, 1994, p. 23-24) também estabelece a sua concepção de empresa a partir do sistema aberto da seguinte forma: a) a empresa deve ser concebida como um sistema aberto, o que significa que ela se encontra em constante interação com todos os seus ambientes, absorvendo matérias-primas, recursos humanos, energia e informações, transformando-se em produtos e serviços, que são exportados para esses ambientes; b) a empresa deve ser concebida como um sistema de múltiplas finalidades ou funções, que envolvem múltiplas interações entre ela e seus diversos ambientes. Muitas atividades dos subsistemas existentes na empresa não podem ser compreendidas sem que se considerem essas múltiplas interações e funções; c) a empresa é constituída de muitos subsistemas que estão em interação dinâmica uns com os outros. Em vez de se analisarem os fenômenos organizacionais em termos de comportamento individual, cada vez se torna mais importante analisar o comportamento desses subsistemas, que sejam considerados em termos de coalizões, grupos, funções ou de outros elementos conceituais; d) devido ao fato de que os subsistemas, em graus variáveis, são interdependentes, as modificações ocorridas em um sistema, provavelmente, afetam o comportamento dos outros subsistemas; e) a empresa existe dentro de um conjunto de ambientes, alguns maiores, outros menores do que ela. Os ambientes, de diversos modos, fazem exigências e oferecem restrições à empresa e a seus subsistemas. O funcionamento total da empresa não pode ser compreendido, portanto, sem explícita referência a essas exigências e restrições e a maneira como ela os enfrenta a curto, médio e longo prazos; UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 14 f) as numerosas vinculações entre empresa e seus ambientes tornam difícil especificar claramente seus limites. Brito (2003, p. 31) aborda que o relacionamento entre os cenários poderá implicar a continuidade da empresa, pois ele entende que “[...] o processo de montagem de cenários deve ser visto como processo evolutivo, no qual frequência e disciplina são muito importantes [...]”. ESTUDOS FU TUROS Na Unidade 2, no item 2.9, iremos estudar de que forma os cenários podem influenciar e até interagir nas atividades das empresas e, por conseguinte, afetar ou não a elaboração do processo orçamentário. 2.6 A EMPRESA COMO SISTEMA DINÂMICO Para entendermos o chamado “movimento sistêmico” que mantém a empresa em constante formação ou transformação, é importante estudar o que é empresa como um sistema dinâmico. A palavra “DINÂMICA”significa que todas as coisas se transformam com a influência de outros fatores ou mecanismos existentes. A empresa processa, executa e operacionaliza as suas atividades a partir do momento em que os gestores utilizam a força decisória para a tomada de decisões. Isso quer dizer que as coisas somente acontecem quando alguma pessoa do comando da empresa “FAZ ACONTECER”. Catelli (1999, p. 39) corrobora que “[...] a empresa se encontra permanentemente interagindo com seu ambiente. Como um sistema dinâmico, realiza uma atividade, ou um conjunto de atividades, que a mantém em constante mutação e requer que seja constantemente orientada ou reorientada para a sua finalidade principal”. ESTUDOS FU TUROS No Tópico 2 (desta unidade), no item 4 - Tipos de orçamento, faremos o estudo do Orçamento Flexível. Você poderá verificar, estudar e entender que o orçamento deve permitir os ajustes necessários para adequar-se à realidade de mercado. TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 15 O sistema externo e interno de uma empresa pode ser identificado conforme a figura a seguir: FIGURA 4 – CONTEXTO DAS ATIVIDADES NO SISTEMA EMPRESA Fatores Externos: Mercado, Política Econômica, Globalização, Concorrência, Sazonalidade, dentre outros. Fatores Externos: Mercado, Política Econômica, Globalização, Concorrência, Sazonalidade, dentre outros. Retorno do produto ao distribuidor Produtos oferecidos ao Mercado Consumidor. Produto Acabado Insumos Processamento da produção Empresas de produção em escala Outros recursos: - Mão de obra - Energia - Água - Maquinários - Outros Indústrias contratantes de produtos ou serviços A B C D Resultado= Preço-meta (-) Custos (-) Despesas =Custo -Alvo =Resultado Econômico FONTE: O autor Observe a figura anterior. Para compreender, vamos utilizar o seguinte exemplo: uma empresa do ramo industrial, conforme o conceito de sistema empresa, está inserida na produção em escala. Essa empresa interage desde o recebimento dos pedidos até a entrega do produto final aos seus clientes. Ela adquire a matéria-prima que se encontra disponível no mercado e transforma essa mesma matéria-prima em outros produtos que retornarão ao mercado sob a forma de produto pronto ou acabado. A empresa exerce um papel fundamental no funcionamento da cadeia de relacionamentos. Já vimos anteriormente que existem diversos fatores externos, como o mercado, a política econômica, o governo, a concorrência e a sazonalidade. Esses fatores influenciam tanto as corporações contratantes de produtos ou serviços como as empresas de produção em escala. A primeira poderá fornecer UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 16 insumos para a segunda, que produz em escala somente se houver harmonia com os fatores externos. Qualquer anormalidade poderá colocar em risco as suas atividades e, como resultado, poderão faltar ou sobrar produtos no mercado. As grandes corporações industriais fornecem os insumos necessários para empresas de menor porte, que transformarão os insumos em produtos acabados ou prestarão serviços às grandes corporações. Em ambos os casos, essas empresas também necessitam de outros serviços, como energia elétrica, mão de obra, água, telefone, material de expediente, dentre outros, movimentando a economia. Ao encerrar a produção ou a prestação de determinado serviço, a empresa de menor porte retorna os produtos elaborados para o seu contratante de serviços (as grandes corporações) e, através da entrega, conclui-se o processo produtivo. As grandes corporações disponibilizam seus produtos ao mercado consumidor. Por sua vez, o mercado consumidor poderá ou não consumir esses produtos, dependendo dos estímulos provocados pelos fatores externos, como mercado, política econômica, governo, concorrência, sazonalidade, tendências da moda, dentre outros. Esse processo se transforma em um ciclo, portanto, para a continuidade dos empreendimentos, faz-se necessário que todos os segmentos empresariais estejam em consonância com os estímulos externos e internos, formando uma cadeia de relacionamentos. Se há consumo, há produção. O inverso poderá paralisar a economia. ATENCAO Para reforçarmos esse pensamento, também buscamos a contribuição de Chiavenato (2000, p. 553), que diz o seguinte: Como todos os sistemas sociais, as organizações são sistemas abertos, afetados por mudanças em seus ambientes, denominados variáveis externas. O ambiente não tem fronteiras e inclui variáveis desconhecidas e incontroladas. Por essa razão, as consequências dos sistemas sociais são probabilísticas e não determinísticas e o seu comportamento nunca é totalmente previsível. As organizações são complexas e respondem a muitas variáveis que não são totalmente previsíveis. TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 17 IMPORTANT E As empresas existem de acordo com as respostas aos estímulos externos ou internos. De certa forma, podemos afirmar que as empresas estão inseridas em sistemas abertos, que trocam produtos e serviços no ambiente em que atuam e que formam um elo entre o próprio mercado fornecedor de insumos e o mercado consumidor. Podemos dizer que existe uma interface nesse mercado? Com certeza podemos afirmar isso. O que ocorre através da inter-relação entre um sistema e o ambiente em que está estruturado é chamado de interface. Essa interface propõe respostas aos estímulos do mercado onde a empresa está inserida, reconhecendo-se essas interações entre todos esses elementos. Para muitos estudiosos da economia, a empresa responde aos estímulos do mercado exterior. Esses estímulos estão relacionados com a sua produção (compra de insumos), controles internos, venda de produtos, contratação de mão de obra (aspectos sociais), dentre outras, com o objetivo da maximização dos seus resultados (em busca do lucro). Entende-se que a interação de sistemas é complexa e a busca para a harmonização dos seus elementos acontece de acordo com o estilo de administrar de cada empresa. 2.7 MODELO CONCEITUAL DE SISTEMA EMPRESA Vimos até agora que as empresas estão inseridas em um ambiente que podemos chamar de organismo vivo, pois todo o mercado, a produção, o consumo, as finanças, o planejamento, dentre outras coisas estão em constantes mutações. Para exemplificar o que vem a ser esse ambiente de inter-relações, apresentamos a figura a seguir como sendo um modelo conceitual de sistema empresa. UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 18 FIGURA 5 – VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA CONCORRENTES consumidores Grandes Corporações FUNÇÕES: COMERCIAL OPERACIONAL FINANÇAS Atividades Principais Comprar Vender Estocar Movimentar Transportar Distribuir Resultado Econômico Fornecedores Mercadorias Transportes Dinheiro Informações Recursos Humanos Serviços Clientes Dinheiro Informação Recursos Humanos Serviços AMBIENTE PRÓXIMO FONTE: Adaptado de Coronado (2001, p. 69) O Resultado Econômico - em destaque na figura - é o resultado da interação dos fatores oriundos das entidades remotas (econômica, social, política, tecnológica, dentre outras) com as variáveis ambientais (ambientes onde se desenvolvem as entidades remotas, como compras, vendas, transportes, dentre outros). Esses interagem com o ambiente interno da empresa, que, de acordo com as principais funções e atividades (como produzir, vender, dentre outras), geram o resultado almejado. Esse RESULTADO ECONÔMICO pode ser o Lucro ou o Prejuízo. ATENCAO Qual a influência que a concorrência exerce no sistema empresa? A concorrência exerce um papel fundamental no sistema empresa, ela faz parte dos fatores externos da empresa que podem afetar o resultado econômico. De que forma? De diversas formas. As decisões que os gestores das empresas concorrentes tomam afetam positivamente ou negativamente. Se o gestor da empresa concorrente decidir baixar o preço e, por conseguinte, diminuir a qualidade dos seus produtos, corre o risco de afetar a manutençãoda perenidade dos seus negócios no TÓPICO 1 | SISTEMA EMPRESA NO ORÇAMENTO EMPRESARIAL 19 mercado. Contudo, se o gestor da empresa concorrente decidir melhorar a qualidade dos produtos sem elevar demais seus preços, isso poderá afetar a perenidade dos negócios das outras empresas do mesmo ramo de atividades. Portanto, uma empresa exerce, diretamente ou indiretamente, influência na outra. De certa maneira, o resultado econômico é alcançado com a utilização de todos esses recursos, que são transformados em produtos ou serviços oferecidos ao mercado, que remuneram as suas atividades. Por sua vez, os consumidores, em geral, são aqueles que se utilizam desses produtos ou serviços das empresas. Contudo, essa cadeia produtiva se encontra alicerçada em uma série de decisões tomadas pelos seus gestores. Coronado (2001, p. 97) explica que: Decisões dizem respeito à identificação de eventos futuros. Eventos, por sua vez, referem-se à classe de transações, por exemplo, um conjunto homogêneo de transações de vendas forma o evento vendas. Logo, um evento econômico representa um acontecimento que modifica a estrutura patrimonial da empresa. Ressalta-se que esses resultados são reflexos das movimentações financeiras geradas pelas decisões tomadas, pois, com a escassez dos recursos financeiros no mercado, é preciso tomar decisões convenientes para não comprometer os resultados da companhia. Essas decisões podem estar relacionadas ao tipo de recurso que a empresa necessita (a forma de financiamento), às habilidades desenvolvidas pelos profissionais e aos recursos tecnológicos disponíveis. Isso impacta nos resultados da empresa e essas decisões estão fundamentadas nas ferramentas dos ORÇAMENTOS, que são suficientemente capazes de fornecer informações para gerar os melhores resultados. UNI Lembre-se! Ferramentas de ORÇAMENTOS são suficientemente capazes de fornecer informações para gerar os melhores resultados. Já é possível compreender que as empresas podem ser determinadas como organismos vivos que interagem no ambiente social, econômico e outros. Esse dinamismo (ambiente dinâmico) é gerado pelo esforço da tomada de decisões dos seus gestores. Essas decisões podem afetar a continuidade (perenidade) dos negócios da empresa e, portanto, podem e devem ser determinadas com base nas ferramentas de orçamentos, que são elaborados a partir dos estímulos dos gestores em resposta ao mercado no seu ambiente de atuação. No próximo tópico estudaremos os orçamentos e suas aplicações. 20 Chegamos ao final do Tópico 1. Vamos fazer uma revisão do que estudamos até agora. ● Com a teoria dos sistemas pode-se entender que as empresas interagem como organismos vivos e sofrem a influência do ambiente interno e externo da empresa para a manutenção da sua sobrevivência. ● Na organização empresarial, os departamentos são dependentes entre si, na busca da realização dos seus objetivos. ● Diversos fatores externos à empresa, como o governo, as políticas econômicas, a relação entre fornecedores e clientes, podem frequentemente alterar a sua dinâmica. ● O sistema organizacional de uma empresa é dividido em vários subsistemas, que são: institucional, gestão, organização, social, informação e físico- operacional. ● A missão deve ser escrita de forma objetiva e breve, compreendendo as atividades da empresa, o mercado de atuação, os produtos e serviços oferecidos, a sua diferenciação e o seu papel em relação a seus concorrentes e as principais conquistas que se quer atingir. ● A empresa é uma organização compreendida como um sistema aberto, pois diversos fatores externos influenciam na tomada de decisões de seus gestores. ● A empresa é uma organização compreendida como um sistema dinâmico, pois realiza uma atividade, ou um conjunto de atividades, que a mantém em constante mutação e requer que seja constantemente orientada ou reorientada para a sua finalidade. RESUMO DO TÓPICO 1 21 1 Como se processam, na cadeia de atividades, as premissas que foram abordadas em teoria de sistemas? 2 Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, é dividido em vários subsistemas. Um dos itens que abordam esse assunto está relacionado com a seguinte definição: “É o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno”. Que item é esse? Assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Institucional. b) ( ) Gestão. c) ( ) Organização. d) ( ) Social. 3 Conforme os conceitos e características do sistema empresa, explique o funcionamento da interatividade das funções. 4 Como funciona um sistema aberto para todos os setores empresariais? 5 No estudo da empresa como um sistema dinâmico, o que significa a palavra DINÂMICA? 6 No modelo conceitual de sistema empresa, a que as mudanças ou mutações estão condicionadas? 7 Explique o que são entidades remotas no modelo conceitual do sistema empresa. 8 Explique o que são variáveis ambientais no modelo conceitual do sistema empresa. 9 Explique o que é o ambiente interno da empresa no modelo conceitual do sistema empresa. 10 Explique o que significa resultado econômico. 11 Assinale a alternativa que corresponde a “resultado econômico”: a) ( ) É o resultado da interação dos fatores oriundos das entidades remotas (econômica, social, política, tecnológica, entre outras) com as variáveis ambientais (ambientes onde se desenvolvem as entidades remotas, como AUTOATIVIDADE 22 compras, vendas, transportes, entre outros) que interagem com o ambiente interno da empresa, que, de acordo com as principais funções e atividades (como produzir, vender, entre outras), geram o resultado almejado. b) ( ) É o “movimento sistêmico” que mantém a empresa em constante formação ou transformação. É importante estudar o que é empresa como um sistema dinâmico. c) ( ) Compreende as instalações físicas e equipamentos necessários para a realização das atividades inerentes à produção de bens e serviços desenvolvidos pela empresa. d) ( ) Compreende as mesmas características de interatividade de funções, porque elas também fazem parte de um macrossistema que fornece seus serviços para um conjunto de empresas que agregam seus bens ao produto final. 23 TÓPICO 2 TIPOS DE ORÇAMENTOS E SUAS APLICAÇÕES UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO Neste tópico estudaremos os conceitos de orçamentos, seus objetivos e os tipos existentes, dentre eles os orçamentos: estático, flexível, tendência e base zero. Também estudaremos o sistema de orçamentos, que se refere à integração das informações dos diversos departamentos, lembrando sempre que o sistema de orçamentos está em concordância com o sistema empresa. Quando tratamos de resultados financeiros, estamos cobrando esses resultados dos gestores, ou seja, a empresa deverá atingir os resultados da maneira mais eficaz possível. Desta forma, estudaremos o que refletem os orçamentos e os seus efeitos nas pessoas envolvidas no processo. 2 ASPECTOS CONCEITUAIS Nos tempos atuais, os empresários (os gestores) têm necessidade de planejar as ações e buscar o controle da empresa, e o processo orçamentário torna-se indispensável na administração de qualquer negócio. Com as mudanças na sociedade, o desenvolvimento tecnológico e do mercado, as empresas aumentaram a sua complexidade no desenvolvimento de suas atividades e tornou-se necessário aumentar o volume de informações com qualidade, para possibilitar aos gestores o controle do processo de produção e tomar decisões estratégicas, podendo prever o seu futuro. O processo orçamentário envolve a elaboração de planos detalhados de operações a serem cumpridas na empresa com o objetivo de lucro. Esses planos envolvem a previsão dos custos e despesas dentro da estrutura das políticas existentes, além de fixar padrões para a atuação dos gestores com responsabilidades no negócio. UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 24 UNI De que formapode-se conceituar um orçamento? O orçamento pode ser conceituado como um planejamento de operações detalhado em todas as suas fases para um período futuro, buscando retratar formalmente as políticas, planos e metas estabelecidas pelos administradores, expressos em forma quantitativa. Portanto, orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação e apresentá-los em forma de relatórios gerenciais, permitindo aos gestores terem uma visão do futuro da organização (de forma quantitativa) e poderem acompanhar de forma sistemática o cumprimento ou não do que foi orçado. Para Atkinson et al. (2000, p. 465), os orçamentos representam o seguinte: Um papel semelhante no planejamento e no controle para gerentes que estão dentro de unidades empresariais e que são parte central no projeto e na operação de sistema de contabilidade gerencial. [...] Os orçamentos nas empresas refletem as condições quantitativas de como alocar recursos financeiros para cada subunidade organizacional, com base em suas atividades e nos objetivos de curto prazo. [...] Assim, um orçamento é uma expressão quantitativa das entradas de dinheiro para determinar se um plano financeiro atingirá os objetivos organizacionais. Orçamentação é o processo de preparação dos orçamentos. Em síntese, o orçamento é o instrumento que descreve o plano geral das operações, orientado por objetivos e metas propostos pela alta cúpula diretiva da empresa para um determinado período. Também podemos entender que o orçamento é o método de planejamento e controle financeiro, vinculado aos planos operacionais e/ou de investimentos, com a finalidade de aperfeiçoar o rendimento de recursos físicos e monetários da empresa. Isto significa compreender de forma quantitativa o que “pode acontecer” com os recursos e resultados da empresa, em períodos futuros. UNI De certa forma, podemos tirar como conclusão que: Orçamento nada mais é do que colocar à frente aquilo que está acontecendo hoje, processando todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje e introduzindo os dados previstos para o próximo período, de acordo com as ferramentas para projeção que os gestores utilizam. TÓPICO 2 | TIPOS DE ORÇAMENTOS E SUAS APLICAÇÕES 25 O orçamento não deixa de ser uma pura repetição dos relatórios gerenciais atuais, só que com os dados previstos. Vejamos o que Lunkes (2003, p. 37) diz sobre o orçamento, seu desenvolvimento e importância nas empresas: - Na primeira fase predominou o orçamento empresarial, que teve como ênfase a projeção dos resultados e posterior controle. É um plano projetado para atender a um nível de atividade do próximo período. - A segunda fase privilegiou o orçamento contínuo, que tem como ênfase a revisão contínua, removendo-se os dados do mês recém- concluído e acrescentando-se dados orçados para o mesmo mês do ano seguinte. A aplicação desse método está se tornando bastante frequente nas empresas. - O passo seguinte foi o surgimento do orçamento de base zero (OBZ), com a projeção dos dados como se as operações estivessem começando da estaca zero e tivessem necessidade de justificar os gastos. No orçamento de base zero os gestores estimam e justificam os valores orçados como se a empresa estivesse iniciando suas operações. - A quarta etapa apresenta o orçamento flexível em destaque com a projeção dos dados das peças orçamentárias em vários níveis de atividade. O orçamento flexível é projetado para cobrir uma gama de atividades, portanto, pode ser usado para estimar custos em qualquer nível de atividade. - Posteriormente, surgiu o orçamento por atividades como uma extensão do custeio baseado em atividades, com projeção dos recursos nas atividades e o uso de direcionadores para estimar e controlar resultados. O orçamento por atividades usa a informação sobre os direcionadores no planejamento e no processo de avaliação. - Finalmente, o orçamento perpétuo, que prevê o uso dos recursos fundamentado na relação causa-efeito. - Pode-se ainda considerar outros métodos, como o orçamento padrão, orçamento de tendência e orçamento incremental. A importância do sistema orçamentário está basicamente no modo de conduzir de forma ordenada as ideias e progredir, passo a passo, nas ações. Salienta-se que o sistema orçamentário está ligado às constantes mudanças que ocorrem no mundo globalizado, especificamente na área tecnológica. Dentro deste contexto, é importante que as empresas planejem os seus objetivos e suas atividades sempre considerando a necessidade de se adaptar às novas realidades. No Brasil, o orçamento passou a ser foco de estudo a partir de 1940, mas apenas a partir de 1970 as empresas o adotaram com mais frequência em suas atividades. De modo geral, o processo orçamentário foi sendo adaptado às tendências das modernas teorias de gestão e atualmente deve apresentar as seguintes características: - projeta o futuro da empresa no seu mercado de atuação; - flexibiliza sua aplicação de modo a facilitar sua operacionalização e compreensão dos resultados; UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 26 - deve ter a participação direta dos responsáveis na sua elaboração, acompanhamento e análise; - precisa ter um grau de acerto aceitável dentro da realidade da empresa e do mercado; - é adaptado ao ciclo operacional, o que possibilita verificar o custo X benefício dos investimentos; - demonstra capacidade para apresentar com rapidez possíveis problemas na relação entre gastos e retornos financeiros; - permite o seu imediato ajuste operacional com encaminhamentos corretivos. A partir da década de 80, com o acentuado processo de globalização, as distâncias desapareceram e as fronteiras deixaram de ser um obstáculo para o mundo dos negócios. Isso permitiu que as empresas começassem a buscar matérias-primas e montar suas fábricas onde os custos são menores e com a possibilidade de oferecer seus produtos e serviços em qualquer parte do mundo. Como consequência, os padrões de consumo foram massificados e o capital financeiro passou a buscar uma melhor rentabilidade global. Contudo, a competição nunca foi tão acirrada. O mercado recebe constantemente novos produtos importados ou de concorrentes locais com preços mais baixos, e, com isso, a necessidade de maior produtividade e redução dos custos é cada vez maior. Figueiredo e Caggiano (2008) abordam que todo este processo impacta no contexto externo das relações contratuais das empresas e também no seu ambiente interno, criando a demanda por melhores práticas de gestão. Pode-se dizer que a empresa é uma instituição econômica que tem o objetivo de prover a sociedade dos produtos e serviços necessários ou desejados pelas pessoas de acordo com a sociedade onde elas vivem. No entanto, esses objetivos somente serão viabilizados se o lucro for alcançado. Assim, as atividades das empresas devem estar sintonizadas com as metas fixadas ao invés de serem realizadas de forma aleatória, isto é, necessitam ser planejadas e controladas. 3 OBJETIVOS DOS ORÇAMENTOS Os orçamentos possuem objetivos direcionados para o bom funcionamento das empresas. Para entendermos melhor o que significam esses objetivos e sua aplicabilidade, buscamos as citações de alguns autores. Segundo Padoveze (1997, p. 354), o objetivo do plano orçamentário: [...] não é apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle. Ponto básico e, entendemos, fundamental, é o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma tal que todos trabalhem sinergicamente em busca dos planos de lucros. [...] No estabelecimento de objetivos haverá o envolvimento de todos, numa gestão participativa, ao mesmo tempo em que se delegará responsabilidades. Com isso, será possível a etapa final, que é o controle do orçamento e a análise do desempenho e de suas variações. TÓPICO 2 | TIPOS DE ORÇAMENTOS E SUAS APLICAÇÕES 27 Esse autor afirma que deve existir o envolvimento detodos os setores e todos os responsáveis de cada departamento, e as atividades deverão “estar alinhadas” de forma congruente. Warren, Reeve & Fess (2001, p. 179) abordam que “o orçamento envolve (1) o estabelecimento de metas específicas, (2) a execução de planos para atingir suas metas e (3) a comparação periódica dos resultados efetivos com as metas”. O orçamento é constituído de planos específicos em datas e unidades monetárias que visam atingir objetivos programados. É o plano financeiro para implantar a estratégia da empresa em determinado exercício e, portanto, é uma ferramenta básica de gestão que pode ser de curto prazo ou de longo prazo. O orçamento de curto prazo (geralmente um ano) é bastante detalhado e subdividido de acordo com as áreas da empresa. Sua função é quantificar os planos e estabelecer as metas operacionais que determinam o que fazer, quando fazer, como fazer e quais recursos utilizar. O orçamento de longo prazo orienta a realização dos objetivos estratégicos. Com o sistema orçamentário podem-se emitir diversos tipos de relatórios que contêm informações gerenciais importantes para a gestão de uma empresa, como os seguintes: - relatórios de análise de desempenho por áreas de responsabilidade; - relatórios de análise de resultados, como a margem de contribuição por produto; - relatórios de investimentos em imobilizado, que possibilitam a identificação do pay-back; - relatórios de performance econômica e financeira da empresa, como o ROAL - Retorno Operacional sobre os Ativos Líquidos -, que é o resultado gerado em relação aos investimentos dos ativos descontando-se os impostos recuperáveis conforme sua aquisição; - demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultado de exercício e a demonstração do fluxo de caixa projetado. Quando se trata de metas, na verdade estamos falando em estabelecê-las para o resultado da empresa de forma global, mas sempre buscando “conectar” as atividades de cada departamento, uma vez que cada setor da empresa também possui suas metas individuais a serem atingidas. UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 28 a) Planejamento O planejamento é um conjunto de metas estabelecidas de acordo com as ações individuais e coletivas. Segundo Figueiredo e Caggiano (2008), ele é definido como o processo de reflexão precedido da ação dirigido para a tomada de decisões com vistas no futuro. Para os autores, o processo de planejamento pode ser dividido em cinco etapas: 1 Estabelecer os objetivos da empresa. 2 Avaliar os possíveis cenários relacionando os fatores internos e externos que poderão afetar as operações da empresa. 3 Avaliar os recursos existentes para o uso eficiente (mão de obra, máquinas, investimentos, tecnologia, estoque, capital etc.). 4 Definir a estratégia para alcançar os objetivos estabelecidos. 5 Delinear um programa de ação e discriminar os recursos necessários. Em síntese, o processo de planejamento deve responder às seguintes perguntas: O que deve ser feito? Quando deve ser feito? Como deve ser feito? Quem deve fazê-lo? Para Sanvicente e Santos (1983), planejar é estabelecer com antecedência as ações a serem executadas para que sejam alcançados satisfatoriamente os objetivos porventura fixados para uma empresa e suas diversas unidades. O processo de planejamento pode ser dividido em três atividades: - Planejamento estratégico: avalia os riscos e oportunidades que o setor produtivo oferece e os pontos fortes e fracos da organização, com vistas a definir as diretrizes políticas, os objetivos e os princípios da empresa. IMPORTANT E Em gestão, podemos compreender as metas como uma função administrativa de planejamento, a execução dos planos e das ações, de acordo com o processo orçamentário, como uma função administrativa de direção, e a comparação dos resultados como uma função administrativa de controle. Em outras palavras, o orçamento envolve: PLANEJAMENTO DIREÇÃO CONTROLE. TÓPICO 2 | TIPOS DE ORÇAMENTOS E SUAS APLICAÇÕES 29 - Planejamento programa: é um planejamento de longo prazo, normalmente de três a dez anos. - Planejamento orçamentário: é elaborado com um nível de detalhes superior às necessidades mais imediatas. Normalmente é o primeiro ano do planejamento de longo prazo, previsto e acompanhado mensalmente. O orçamento é uma ferramenta que demonstra uma ampla visão financeira da empresa e o seu acompanhamento possibilita identificar possíveis resultados fora do planejado. Nesse caso, providenciam-se os acertos necessários, evitando, assim, possíveis problemas futuros. b) Direção A direção pode ser compreendida como o “tomar cuidado” para que as ações individuais e grupais sejam coordenadas da melhor forma possível. E essa direção deve ser bem orientada através das reuniões dos comitês de avaliação. c) Controle O controle é um sistema de verificação do desempenho obtido com os objetivos traçados, de forma que ações corretivas possam ser implementadas. Sua existência é fundamental tanto para a execução de planejamento de curto como de longo prazo. Embora a maior ênfase esteja nas atividades de controle das operações de curto prazo, nas situações de planejamento de longo prazo ele permite verificar os avanços realizados e a necessidade de rever suas metas. Para Welsch (1983, p. 29), “controle é exercer continuamente um controle dinâmico, agressivo e flexível das operações, para assegurar conformidade realista com os planos e objetivos”. Desta forma, o controle tem a função de assegurar que as atividades sejam executadas em conformidade com os planos traçados. A figura a seguir demonstra a relação entre os elementos no processo de planejamento e, posteriormente, o controle durante a sua execução. UNIDADE 1 | PROCESSO ORÇAMENTÁRIO E SUA IMPLANTAÇÃO 30 FIGURA 6 – RELACIONAMENTO ENTRE OS ELEMENTOS NO PROCESSO DE PLANEJAMEN- TO DE UMA EMPRESA REALIZADO ORÇAMENTO CONTROLE DO ORÇAMENTO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PLANOS DE MÉDIO E LONGO PRAZOS VISÃO, MISSÃO, OBJETIVOS, ESTRATÉGIAS E POLÍTICAS BASE DE DADOS DO DESEMPENHO PASSADO EXPECTATIVAS DOS INTERESSES INTERNOS EXPECTATIVAS DOS INTERESSES EXTERNOS AVALIAÇÃO: RISCOS, FORÇAS, OPORTUNIDADES E AMEAÇAS PLANO ESTRATÉGICO FONTE: Frezatti (2009, p. 15) O controle é uma fiscalização exercida sobre as atividades a fim de evitar que elas se desviem das normas e metas preestabelecidas. O ideal é fazer o controle à medida que as atividades vão se realizando, mas isso depende da implantação de um sistema de controle que envolve custos de implantação e operação. Para termos uma ideia sobre a necessidade dos controles das operações por meio dos processos orçamentários e dos cuidados com a qualidade e o tipo de controle ideal para exercer em uma empresa, vamos observar o que Semler (2002) descreve a partir da sua experiência sobre a emissão de relatórios, análise e decisões tomadas com base nas informações deles extraídos. Semler (2002, p. 73) narra sua experiência como administrador da empresa que herdou da família. Em 1982 fomos visitados pelo presidente de uma poderosa empresa, uma das maiores dos EUA, que ao cabo de uma visita pela fábrica folheou nossos sistemas de relatórios mensais e orçamento. Naquela época tínhamos os números no quinto dia útil do mês em pastinhas organizadíssimas. Se você quisesse saber quanto tinha sido o consumo de café na subseção de Usinagem Leve III, era só procurar na página 67, quadro 112.6. O homem ficou impressionadíssimo e disse que não esperava encontrar tanta eficiência numa empresa brasileira, que era muitas vezes maior que nós, que gostaria de ver este mesmo sistema instalado na empresa deles. A partir deste dia andávamos como pavões, declarando a quem quisesse ouvir que o nosso sistema de orçamento era estado-da-arte, que o presidente de um grande grupo norte-americano... Vocês com certeza conseguem imaginar a cena. Com o passar dos anos fomos percebendo que
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