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ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE RONDÔNIA - ASSISTENTE LEGISLATIVO SEM ESPECIALIDADE - EXÉRCITO PHD CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - Prof. Robnei Stefanes 
 RESUMÃO ARQUIVOLOGIA - AULÃO DE VÉSPERA ALE-RO - EU VOU TOMAR POSSE!!! 
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - PARTE DE ARQUIVOLOGIA 1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS ARQUIVO – termo polissêmico (depende do contexto para identificar seu real significado): 1. Conjunto de DOCUMENTOS produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, INDEPENDENTE da natureza do SUPORTE. 2. Móvel destina à guarda de documentos (armário, estante). 3. Instalações onde funcionam arquivos (edifício, sala, andar). 4. Órgão governamental ou instituição cujo o objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. DOCUMENTO: qualquer INFORMAÇÃO registrada em SUPORTE, que sirva de consulta pois comprova algo INFORMAÇÃO: pode ser definida como ideia ou conhecimento SUPORTE: é o meio no qual a informação é registrada INFORMAÇÃO+SUPORTE=DOCUMENTO - DOCUMENTOS DE ARQUIVO 
• Produzidos no decorrer das atividades administrativas da instituição ou recebidos por ela 
• Qualquer suporte e podem ser de vários tipos - CARACTERÍSTICAS DE UM DOCUMENTO DE ARQUIVO 
• Confiabilidade ou Confidencialidade; 
• Disponibilidade; 
• Autenticidade; 
• Integridade. 1.1. FINALIDADE DO ARQUIVO 1. Guardar os documentos (garantir a guarda) 2. Preservar os documentos (garantir a preservação) 3. Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento (garantir o acesso) - CARACTERÍSTICAS DE UM BOM ARQUIVO 
• Simplicidade: facilita a consulta por outras pessoas; 
• Flexibilidade: permite fácil expansão do arquivo; 
• Acessibilidade: permite que as consultas sejam rápidas e exatas; 
• Uniformidade e disciplina: facilitar a consulta. DICIONÁRIO ARQUIVÍSTICO Acervo: conjunto de documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. 1.1. CONCEITO DE ARQUIVO EM COMPARAÇÃO COM OS ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO ÓRGÃOS ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CONCEITO Conjunto de documentos NÃO COLECIONÁVEIS Órgão receptor Conjunto de documentos COLECIONÁVEIS Órgão colecionador Conjunto de documentos TRIDIMENSIONAIS Órgão colecionador FINALIDADE Funcional Educativa/Cultural Informacional/Entreter ACUMULAÇÃO Natural (orgânica) Artificial (seletivo) Artificial (seletivo) QUANTIDADE DE PEÇAS Geralmente, em exemplar único ou limitadas cópias Vários exemplares Exemplar único ou vários exemplares DICIONÁRIO ARQUIVÍSTICO Acumulação NATURAL: os documentos provêm das atividade públicas ou privadas. Acumulação ARTIFICIAL: os documentos são adquiridos por compra ou doação. ATENÇÃO!!! Centro de Documentação ou Informação: é a instituição que pode tratar, ao mesmo tempo, de informações arquivísticas, bibliográficas e museológicas. Tendo foco na disseminação de informação ou de documentos aos usuários, independentemente das características de tais conjuntos de dados. 
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTAD
 RESUMÃO
2. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QPÚBLICO Produzidos por serviço de naturez QuaESPECIAL Necessitam de tratamento esp(gêneros diversos e SUPORTES esp CICLO VITAL DCORRENTE 1ª idade Valor primário alto ↑ Consultados frequentemente Próximo de quem produziu SETORIAL Localizados nos setores que produzem ouDescentralizado Arquivo corrente 3. GESTÃO DE DOCUMENTOS (ler Lei n.º 3.1. FASES E TÉCNICAS DA GESTÃO DE DO FASES (PUD) Produção ElabUtilização ClassDestinação Aval ATENÇÃO!!! Protocolo e Arquivamento fazem pa 
TADO DE RONDÔNIA - ASSISTENTE LEGISLATIVO SEM ESCONHECIMENTOS ESPECÍ
ÃO ARQUIVOLOGIA - AULÃO DE VÉSPERA ALE-RO 
Quanto à ENTIDADE MANTENEDORA PRIVADureza pública Produzidos por pessoaEXCLUSIVAMENTEQuanto à NATUREZA DOS DOCUMENTOS ESPECIALI especial específicos) Trata de um ASSUNQuanto ao ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO AL DOS DOCUMENTOS ou TEORIA DAS TRÊS IDADESINTERMEDIÁRIO 2ª idade Valor primário baixo/decrescente ↓ Consultados ocasionalmente Permanência transitória/temporária Quanto à EXTENSÃO DE ATUAÇÃO CENTRAL oum ou recebem doc. Reúne documentos deCentralizArquivo corrente ou n.º 8.159/91) E DOCUMENTOS (PUD) GESTÃO DE DOCUMENTOS FUNÇÕES (ECA) INSTRUMENTOlaboração/Identificação Relatório de Produção lassificação Plano ou Código de Classivaliação Tabela de Temporalidadem parte da FASE UTILIZAÇÃO. 
ESPECIALIDADE - EXÉRCITO PHD PECÍFICOS - Prof. Robnei Stefanes 
RO - EU VOU TOMAR POSSE!!! 
IVADO ssoas físicas e jurídicas, ENTE PARTICULAR IALIZADO SSUNTO específico ADES PERMANENTE 3ª idade Valor secundário Guarda permanente Permanência definitiva L ou GERAL os de todos os setores tralizado te ou intermediário ENTOS lassificação ade Documental 
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 DICIONÁRIO ARQUIVÍSTICO Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-lhes atribuir códigos. Avaliação: estabelecimento de prazos de guarda e a destinação dos documentos, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao conhecimento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. 3.2. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
• Processo que estabelece PRAZOS DE GUARDA nas fases correntes e intermediárias 
• Estabelecimento TAMBÉM da DESTINAÇÃO FINAL dos documentos da instituição (elimina ou guarda permanentemente) IMPORTANTE!!! No processo de CLASSIFICAÇÃO é usado o PLANO ou CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO. No processo de AVALIAÇÃO é usada a TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL (TTD). - Vantagens da AVALIAÇÃO 
• Possibilitar a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário 
o Ganho de espaço físico 
• Diminuir os gastos com recursos humanos e materiais 
o Não haverá necessidade de se conservar tantos documentos sem serventia 
• Facilitar a recuperação das informações contidas no arquivo 
o O volume de documentos guardados será menor, facilitando a busca - Destinação final dos documentos (DESTINAÇÃO) 
• Quando um documento perde seu valor administrativo, deverá ser encaminhado à destinação final 
• São dois caminhos: 1. ELIMINAÇÃO: quando o documento perde seu valor administrativo e NÃO ganha valor histórico 2. GUARDA PERMANENTE: documento perde seu valor administrativo e GANHA valor histórico 3.3. TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD 
• FASE: DESTINAÇÃO 
• FUNÇÃO: AVALIAÇÃO CONCLUSÃO!!! A TTD decorre da AVALIAÇÃO na fase de DESTINAÇÃO dos documentos de arquivo. Quem elabora → Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Quem aprova → Autoridade do Órgão EXEMPLO DE TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL 
 ATENÇÃO!!! Os prazos estipulados podem ser diferente de uma instituição para outra. Portanto alguns assuntos, para uma instituição valerá mais e para outras, menos. 
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3.4. VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Quando os documentos são avaliados na fase de destinação, faz-se necessário atribuir valores aos documentos, que são dois: o valor administrativo e o valor histórico. GESTÃO DE DOCUMENTOS VALOR ADMINISTRATIVO VALOR HISTÓRICO VALOR PRIMÁRIO VALOR SECUNDÁRIO ATENÇÃO!!! Arquivo CORRENTE – documentos em USO FREQUENTE, mesmo que arquivados: possuem valor primário ALTO. Arquivo INTERMEDIÁRIO – documentos em POUCO USO: possuem valor primário BAIXO ou DECRESCENTE. VALOR PRIMÁRIO VALOR SECUNDÁRIO Administrativo, Fiscal ou Legal Histórico, Probatório ou Informacional Valoração devido a importância para o funcionamentoda instituição Valoração devido a importância de servir de fonte de pesquisa ou comprovar fatos passados Valor TEMPORÁRIO Valor DEFINITIVO Arquivo CORRENTE e INTERMEDIÁRIO Arquivo PERMANENTE DICIONÁRIO ARQUIVÍSTICO VALOR PRIMÁRIO: primeiro valor atribuído ao documento, razão pela qual foi originalmente criado. VALOR ADMINISTRATIVO: valor que o documento possui para a atividade administrativa VALOR FISCAL: valor atribuído ao documento para comprovação de operações financeiras ou fiscais. VALOR LEGAL: valor que um documento possui perante a lei para comprovar fato ou constituir um direito. VALOR SECUNDÁRIO: secundo valor atribuído ao documento, razão pela qual recebeu valor diferente dos fins originalmente produzido. VALOR HISTÓRICO: valor atribuído a um documento por representar a história da entidade produtora. VALOR PROBATÓRIO: valor intrínseco que permite a um documento servir de prova legal. VALOR INFORMACIONAL: valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório. 3.5. SELEÇÃO DE DOCUMENTOS 
• Realizada nos arquivos CORRENTES e INTERMEDIÁRIOS 
• SEPARAÇÃO FÍSICA dos documentos ocorre de acordo com sua destinação A SEPARAÇÃO FISICA é a atividade física de retirar um documento de um lugar e colocá-lo em outro, de acordo com a Tabela de Temporalidade. Dependendo do valor que o documento perde, ou ganha, poderá ocorrer três situações com termos específicos: eliminação, transferência e recolhimento. DICIONÁRIO ARQUIVÍSTICO Transferência: passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Recolhimento: entrada de documentos no arquivo permanente. Eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Descarte: exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. 
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE 
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4. ARQUIVAMENTO Conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. 4.1. SISTEMAS (de Busca de Documentos) 
• SISTEMA DIRETO: busca é feita diretamente no local onde está o documento 
• SISTEMA INDIRETO: para localizar o documento é necessário consultar um índice ou um código Sistema DIRETO: Interessado → Documento Sistema INDIRETO: Interessado → Sistema de Consulta → Documento 4.2. CLASSES BÁSICO Alfabético Por NOME Numérico Por NÚMERO Geográfico Por PROCEDÊNCIA (LOCAL) Ideográfico Por ASSUNTO PADRONIZADO Variadex Por LETRAS E CORES Automático Por LETRAS, NÚMEROS E CORES Soundex Por SOM Mnemônico Por SÍMBOLOS relacionados ao conceito Rôneo Por LETRAS, NÚMEROS E CORES ATENÇÃO!!! O método ALFANUMÉRICO é um SISTEMA SEMI-INDIRETO. MÉTODO NUMÉRICO - Método Numérico Simples 
• Organização pelo número relativo à pasta + um número sequencial de entrada 
• As PASTAS serão numeradas 45 – 11 (número da pasta – número de entrada do documento no arquivo) 
• É necessário o uso de índice ou um código para encontrar o documento (indireto e básico) - Método Numérico Cronológico 
• Organização pela data (geralmente data de produção ou período a que o documento se refere) 
• Os DOCUMENTOS serão numerados 21-05-2013/58 (data + número do documento) 
• É necessário o uso de índice ou um código para encontrar o documento (indireto e básico) - Método Dígito-Terminal 
• Organização pela releitura do próprio número do documento 
• Documentos são numerados sequencialmente e dispostos três em grupos de dois dígitos cada um (lidos da direita para a esquerda) 
• Surgiu para reduzir erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número 
• Indireto e básico Numérico Simples 831.423 Dígito Terminal 83 – 14 – 23 Grupo Primário 23 Grupo Secundário 14 Grupo Terciário 83 MÉTODO ALFABÉTICO 
• Utiliza um nome existente no documento para organizá-lo de forma alfabética 
• SIMPLES e BARATO 
• Básico e Direto (classe e sistema de busca) 
• O método deve obedecer as REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
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REGRAS DE ALFABETAÇÃO 1. Nome de pessoas físicas 
o Considera-se o último sobrenome, depois o prenome Almeida, Rodrigo Santos Maia, Alberto Antônio Zorzi, Alexandre Mendes 2. Sobrenomes iguais 
o Considera-se a ordem alfabética do prenome Oliveira, Bruno Oliveira, Carmem Lúcia Oliveira, Robson 3. Sobrenome compostos 
o Não se separam Castelo Branco, Ricardo Costa e Silva, Luís Melo Villa-Lobos, Heitor 4. Sobrenomes formados com as palavras SANTA, SANTO e SÃO 
o Não se separam Santa Rita, Letícia Santo Cristo, João do São Paulo, Pablo 5. Abreviativas 
o Possui precedência na classificação de sobrenomes iguais Lima, A. Lima, Alberto Lima, Antônio 6. Artigos e preposições NÃO são considerados 
o a, o, de, d’, da, do, e, um, uma Andrade, Breno D’ Nascimento, João Carlos do Sousa, Antônio de 7. Sobrenomes que exprimem grau de parentesco 
o São considerados parte do último sobrenome Bento Sobrinho, José Mendes Júnior, Alberto Mendes Neto, Alberto Mendes Júnior, Ricardo OBS: O grau de parentesco será considerado caso nome e sobrenome forem IGUAIS. Caso contrário, será desconsiderado o grau de parentesco. 
8. Títulos NÃO são considerados 
o MAS os títulos serão considerados após o fim do nome entre parênteses Bernardo, Luma (Professora) Castro, Michel (General) Silveira, João Carlos (Ministro) 9. Nomes estrangeiros são considerados pelo último nome 
o EXCETO espanhóis e orientais Chaplin, Charles Drucker, Peter Müller, Tomas O’Neal, Shaquille OBS: As partículas em nomes estrangeiros PODEM ou NÃO serem consideradas. 10. Nomes espanhóis ou hispânicos 
o Dois últimos nomes devem ser transportados para o início Benitez Lopez, Diego Estefan Sanches, Ruiz Sanchez Veja, Lionel 11. Nomes orientais e árabes 
o Apresentam-se sem alteração AbdulahMustafah Li Yutang Takuma Sato 12. Firmas, instituições e empresas 
o Registram-se como se apresentam, mas não se considera os artigos e preposições Bernardo Lima e Cia Companhia Fio Cruz Companhia dos Fomentadores da Cultura Favorito Colchões (O) País (El) 13. Título de congresso, conferências, assembléias 
o Números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim e entre parênteses Congresso de Administração (Primeiro) Curso de Oratória (14º) Encontro Nacional de Educadores (IV) 
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MÉTODO GEOGRÁFICO 
• Documentos serão organizados de acordo com o LOCAL ou setor em que foram produzidos (PROCEDÊNCIA) 
• A busca pelo documento é feita diretamente no local onde este se encontra (direto e básico) Existem 02 regras para arquivamento no método geográfico: uma leva em consideração o estado ou país, e outra leva em consideração a cidade. 1. ESTADO (ou PAÍS) – CIDADE – CORRESPONDENTE 
o Destaque especial para a capital (1º lugar) 
o As cidades seguintes virão em ordem alfabética AC – Rio Branco – Oliveira, João AC – Cruzeiro do Sul – Domingos, Antônio RO – Porto Velho – França, Rodrigo RO – Ariquemes – Queiróz, Letícia RO – Vilhena – Pereira, Abner 2. CIDADE – ESTADO - CORRESPONDENTE 
o NÃO haverá destaque para a capital e seguirá a ordem alfabética das cidades Ariquemes – RO – Queiróz, Letícia Cruzeiro do Sul – AC – Domingos, Antônio Porto Velho – RO – França, Rodrigo Rio Branco – AC – Oliveira, João Vilhena – RO – Pereira, Abner 5. PROTOCOLO 
• Conjunto de operações visando o CONTROLE DOS DOCUMENTOS queainda tramitam no órgão 
• Facilitar a imediata localização e recuperação dos documentos 
• GARANTINDO ACESSO À INFORMAÇÃO 
• Atividade típica da FASE CORRENTE Atividades do Protocolo: 
• Recebimento 
• Classificação (por assunto) 
• Registro/Autuação 
• Movimentação/Tramitação (expedição – distribuição) 
• Controle de Movimentação/Tramitação RECLAREMO ATENÇÃO!!! (Cobrado pela FGV!) Atividades que estão sob responsabilidade do Protocolo: → Recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição. RECEBIMENTO 
• Recebimento dos documentos na instituição 
• Os documentos devem ser apresentados ao protocolo para que possa controlar sua atividade 
o Documentos (acumulados) produzidos ou recebidos CLASSIFICAÇÃO (por NATUREZA DO ASSUNTO) 
• Garantia de acesso às informações de acordo com sua natureza 
• 1º - Identificação do documento se é PARTICULAR ou OFICIAL: 
o Documento particular: correspondência não direcionada à administração; 
o Documento oficial: documento direcionado à administração com valor funcional. ATENÇÃO!!! Os documentos identificados como particulares não serão abertas pelo Protocolo, sendo diretamente encaminhados aos seus responsáveis. 
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• 2º - Documentos identificados como OFICIAIS, serão divididos em OSTENSIVOS e SIGILOSOS: 
o OSTENSIVOS ou ORDINÁRIOS: qualquer pessoa pode consultar e sua divulgação não é prejudicial; 
o SIGILOSOS: acesso restrito e requer medidas especiais de proteção e segurança para a custódia e disseminação de documentos. OSTENSIVO/ORDINÁRIO Todos podem acessar SIGILOSO Acesso restrito Requer medidas especiais de proteção e segurança Recebe o carimbo: RESERVADO 
• Protocolo só abrirá as correspondências OSTENSIVAS (particulares e sigilosos serão encaminhados diretamente aos destinatários); 
• Os documentos ostensivos, após abertos pelo protocolo, serão CLASSIFICADOS de acordo com o assunto tratado e assim encaminhados aos seus destinatários. 
o CLASSIFICAÇÃO – uso do Plano de Classificação (receberá um código conforme seu assunto). REGISTRO/AUTUAÇÃO 
• Cadastro de documentos em um sistema de controle 
• Atribuição de um número de acompanhamento (autuação ou protocolização) 
o Autuação/protocolização atribuição de uma NOTAÇÃO (número de protocolo) 
o Caso de produção de documentos, neste momento haverá a abertura de processo MOVIMENTAÇÃO/TRAMITAÇÃO 
• Passagem dos documentos pelos setores, em que se deve tomar decisões a respeito de seu conteúdo 
o Protocolo enviando documento a um destinatário 
� Distribuição quando é INTERNA (apenas documentos alheios à atividade administrativa) 
� Expedição quando é EXTERNA (para fora da organização) CONTROLE DE TRAMITAÇÃO/MOVIMENTAÇÃO 
• Atividade do protocolo que identifica os setores em que os documentos passaram 
o Facilidade de recuperação 
o Identificação de atrasos O Controle de Movimentação é o próprio resultado do setor de Protocolo atuando adequadamente. Se as atividades RECLAREMO forem realizadas, teremos os meios ideais para controlar a movimentação dos documentos em uma instituição, podendo assim ser facilmente encontrados e, caso aconteça, identificar atrasos. 6. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 6.1. CORRESPONDÊNCIA: 
• Conceito: toda espécie de comunicação escrita que circula em uma instituição, à exceção dos processos. CLASSIFICAÇÃO DAS CORRESPONDÊNCIA INTERNA: mantida entre as unidades do órgão ou entidade EXTERNA: mantida entre a Administração Pública, ou entre particulares OFICIAL: espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas PARTICULAR: espécie informal de comunicação mantida entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa recebida pelo Protocolo central ou setorial do órgão ou entidade EXPEDIDA: remetida pelo Protocolo, no âmbito externo 6.2. PROCESSO: 
• Conceito: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Trata-se do desenvolvimento de um expediente que, recebendo documentos ou anexos tramita na organização para gerar resultados. É uma unidade orgânica com um conjunto de documentos que exige estudo e procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos e instruções. 
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AUTUAÇÃO Formação do processo, é um termo que caracteriza a abertura do processo. NUMERAÇÃO DE FOLHAS Ordem crescente, sem rasuras, por meio de carimbo próprio; O carimbo será aposto no canto superior direito da folha; A numeração é iniciada no protocolo e as peças subsequentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; A capa não é numerada; Vedado existir duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido a diferença por letras, como "A" e "B". JUNTADA Executada pelo protocolo mediante determinação, por despacho, de seu dirigente: JUNTADA ANEXAÇÃO: é a juntada de um documento ou processo a outro processo EM CARÁTER DEFINITIVO Relaciona-se a mesma pessoa APENSAÇÃO: é a juntada de um documento ou processo a outro processo EM CARÁTER TEMPORÁRIO Relaciona-se a pessoas diferentes ATENÇÃO!!! Desapensação: deve ocorrer após proferida a decisão final, antes do arquivamento do processo. Desanexação: NÃO EXISTE!!! Os processos anexados jamais terá a situação revertida. RETIRADA Pode ocorrer por desentranhamento ou desmembramento. RETIRADA DESENTRANHAMENTO: é a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado. VEDADA a retirada de folha ou peça inicial do processo. DESMEMBRAMENTO: é a retirada de parte da documentação de um processo para formar outro processo.