Disciplina Gestão de Rotinas de Escritórios

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Disciplina: Gestão de Rotinas de Escritórios 
Prova Objetiva
1.	Segundo Costa (2012, p. 23), documento "é o registro material de determinado conhecimento que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova. Assim, só se pode avaliar [...] se temos uma documentação pertinente, quando ela ajudar na ação administrativa". Dessa forma, todo e qualquer tipo de informação é um documento, desde que mantenha o formato de "textos, imagens, sons, sinais, gravações, pinturas", que motivam uma determinada prova ou estudo. A partir do exposto, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:
(v) O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e restrições legais.
(f) O documento descentraliza o poder na organização.
(v) O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo limites de atuação e de poder.
(f) O documento, por ser escrito, causa insegurança e informalidade à ação.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
FONTE: COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais: Informações Complementares da Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência Moderna Ltda., 2012. ISBN: 978-85-399-0181-4.
	a) V - F - V - F.
	b) F - F - V - F.
	c) F - V - V - F.
	d) V - V - F - V.
2.	A comunicação organizacional compreende ações, estratégias, processos e procedimentos tomados pela organização, com a finalidade de reforçar a imagem ou marca, junto aos públicos de interesse, que englobam os colaboradores, consumidores, políticos, empresários e acionistas, entre outros, ou diante da opinião pública. Dessa maneira, a comunicação organizacional engloba as diversas maneiras de se comunicar numa empresa e/ou instituição, como a comunicação institucional, a interna, a comunicação administrativa e a mercadológica. Sobre os tipos de comunicação organizacional, analise as afirmativas a seguir:
I- A comunicação institucional tem como objetivo aperfeiçoar a imagem e/ou marca diante da sociedade, dos consumidores e também dos investidores.
II- A comunicação administrativa lida com o repasse de dados administrativos para os demais setores da empresa e/ou instituição.
III- A comunicação interna dificulta a interação entre a empresa e os colaboradores.
IV- A comunicação mercadológica objetiva vender ou melhorar a marca e/ ou imagem dos produtos ou serviços.
Assinale a alternativa CORRETA:
	a) As afirmativas I, II e IV estão corretas.
	b) Somente a afirmativa II está correta.
	c) As afirmativas I e III estão corretas.
	d) As afirmativas II, III e IV estão corretas.
 
 
3.	Segundo Medeiros e Hernandes (2010, p. 59), "[...] o secretário contemporâneo exerce suas atividades em posição estratégica e possui obrigações gestoriais e decisivas, como no gerenciamento da documentação e da informação, momento em que interpreta, analisa, difunde e armazena toda e qualquer informação emitida ou recebida pela organização, atuando como um gestor do processo". A partir do exposto, assinale a alternativa INCORRETA:
FONTE: MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da secretária: técnicas de trabalho. 12. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
	a) Administrar, gerenciar e organizar documentos alia eficiência, rapidez e segurança, facilitando o processo decisório de suas atividades.
	b) O profissional de secretariado deve criar seus próprios métodos classificatórios para os documentos, independentemente de como a empresa está estruturada.
	c) Muitas empresas utilizam a gestão documental, executada pelo profissional de secretariado em seus negócios como uma ferramenta para garantir a racionalização de espaço, confidencialidade e rastreabilidade de informações.
	d) A gestão de documentos faz parte da rotina do profissional de secretariado, que garante o controle de todos os documentos da empresa e/ou instituição.
 
 
4.	Segundo Kunsch (2003, p. 149) comunicação organizacional "é a disciplina que estuda como se processa o fenômeno comunicacional dentro das organizações no âmbito da sociedade global. Ela analisa o sistema, o funcionamento e o processo de comunicação entre a organização e seus diversos públicos [...]", dividindo-se em duas vertentes estratégicas: a comunicação externa e a interna. A partir do exposto, analise as afirmativas a seguir:
I- A comunicação externa engloba a comunicação de suas ações e práticas, objetivos e políticas, focando a conservação de uma imagem positiva perante os diversos segmentos que atua.
II- São exemplos de comunicação interna: campanhas publicitárias e anúncios em mídia impressa e eletrônica.
III- São exemplos de comunicação externa: correspondências, memorandos, comunicados e circulares.
IV- A comunicação interna engloba um conjunto de artifícios utilizados pela organização para interação com os setores de seu interesse.
Assinale a alternativa CORRETA:
FONTE: KUNSCH, M. M. K. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo, Summus Editorial, 40 edição, 2003.
	a) Somente a afirmativa III está correta.
	b) Somente a afirmativa II está correta.
	c) As afirmativas I e IV estão corretas.
	d) As afirmativas I e III estão corretas.
 
 
5.	Como profissional da área do secretariado, é importante que você conheça e aplique, no seu cotidiano, a computação e o armazenamento em nuvem, a assinatura eletrônica, os meios de compartilhar informações ocultas ou não através das mensagens eletrônicas, solicitar o recebimento das mensagens e tantos outros recursos que vêm surgindo cada vez mais rápido e que não podem ser desconhecidos por quem lida com a organização de documentos empresariais. Acerca das ferramentas organizacionais, analise as afirmativas a seguir:
I- A assinatura eletrônica torna todo e qualquer procedimento mais prático, contudo não tem valor jurídico.
II- Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox são exemplos de cloud computing.
III- É necessário efetuar limpezas periódicas no armazenamento em nuvem, pois toda a organização de documentos, se não realizada uma manutenção, pode acabar em um grande lixo de informações.
IV- O Dropbox é limitado, pois não possibilita a sincronização das pastas de todos os seus dispositivos.
Assinale a alternativa CORRETA:
	a) As afirmativas II e III estão corretas.
	b) As afirmativas I e IV estão corretas.
	c) Somente a afirmativa II está correta.
	d) Somente a afirmativa III está correta.
 
 
6.	Por vezes, os gestores não dispensam a devida importância para a gestão documental. Dessa maneira, o cenário que se tem é de administradores que manuseiam os documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista. Diante disso, destaca-se o profissional de Secretariado que, entre as suas várias atribuições, é quem gerencia com competência a documentação organizacional. A partir do exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- O Secretário contemporâneo exerce suas atividades em posição estratégica e possui obrigações gestoras e decisivas, por exemplo, no gerenciamento da documentação e informação. 
PORQUE	
II- É na gestão de documentos e informações que o profissional de Secretariado interpreta, analisa, difunde e armazena toda e qualquer informação emitida ou recebida pela organização, atuando como um gestor do processo.
Assinale a alternativa CORRETA:
	a) A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
	b) A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
	c) As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
	d) As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
 
 
7.	Compreende-se, a partir do perfil do profissional de Secretariado, a possibilidade e a capacidade dele em assumir questões de gestão documental. Ou seja, o profissional da área de secretariado, ao apresentar afeição, responsabilidade, organização e conhecimento, poderá assumir o papel de gestor documental no corporativo empresarial e aperfeiçoar ainda mais a estrutura da empresa. Para isso,o Secretário precisa compreender importantes conceitos relacionados à documentação. Com base no exposto, assinale a alternativa CORRETA:
	a) O documento descritivo constitui uma fonte rica de informes do ponto de vista sociológico.
	b) É necessário que todos os documentos sejam agrupados e armazenados por cinco anos.
	c) O documento peticionário ajuda no desenvolvimento e na construção de um projeto.
	d) A documentação abarca um conjunto de informações referentes a fatos, problemas, planos, resultados, situações, entre outros.
 
 
8.	Com o advento da tecnologia e com as novas funções que o profissional de Secretariado assume, uma das maneiras mais eficazes para a realização desse procedimento de armazenamento cauteloso e gestão de documentos é por meio da gestão eletrônica de documentos. Com base no exposto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas.
I- A adoção de uma solução eletrônica para gerenciar a documentação empresarial permite otimizar os três principais pilares de todo o processo: tempo, recursos e produtividade.
PORQUE
II- Utilizar a tecnologia a favor da organização, para otimização da documentação empresarial, é uma maneira inteligente e estratégica de desfrutar de todos os benefícios que ela pode oferecer.
Assinale a alternativa CORRETA:
	a) As duas asserções são proposições verdadeiras, mas a segunda não é uma justificativa correta da primeira.
	b) A primeira asserção é uma proposição falsa, e a segunda, uma proposição verdadeira.
	c) A primeira asserção é uma proposição verdadeira, e a segunda, uma proposição falsa.
	d) As duas asserções são proposições verdadeiras, e a segunda é uma justificativa correta da primeira.
 
 
9.	O perfil dos profissionais da área do secretariado fundamenta-se na necessidade da consulta ao acervo de documentos guardados e/ou arquivados, que necessitam estar organizados, pois ter a habilidade de gerenciar documentos é uma tarefa árdua, que demanda tempo, responsabilidade e seriedade. Referente ao armazenamento de documentos, assinale a alternativa CORRETA:
	a) Todos os documentos podem ser eliminados após cinco anos, evitando o acúmulo de papéis na organização.
	b) Cada documento empresarial possui um prazo de guarda específico.
	c) É fundamental que os documentos sejam grampeados antes do armazenamento, para mantê-los em ordem.
	d) Os documentos devem ser armazenados em pequenas salas, com pouca circulação de ar, para garantir a sua durabilidade.
 
 
10.	A elaboração de um documento empresarial é uma tarefa de extrema importância e de grande responsabilidade, pois o resultado desse ato carrega consigo a imagem da organização que o emite e, também, acarreta consequências. Dessa maneira, o profissional que executa a tarefa da elaboração de um documento deve ser um sujeito seguro, eficiente, conhecedor da norma culta e, ainda, criativo, dentre outras características. A partir do exposto, analise as afirmativas a seguir:
I- A carta comercial, embora seja um documento que é muitas vezes substituído pelo e-mail, ainda é muito comum no comércio, no setor bancário, na indústria, nos setores de serviços, entre outros segmentos.
II- O e-mail é a principal ferramenta de comunicação utilizada nas instituições, tanto na formal quanto na informal.
III- A linguagem e o grau de formalidade utilizados no e-mail são determinados pelo cargo que a pessoa ocupa na organização.
IV- O ofício é um meio de comunicação que já caiu em desuso, utilizado somente pelas multinacionais.
Assinale a alternativa CORRETA:
	a) Somente a afirmativa III está correta.
	b) Somente a afirmativa II está correta.
	c) As afirmativas II e IV estão corretas.
	d) As afirmativas I e II estão corretas.