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Manual de Operações de Loja ÍNDICE GESTÃO DE ESTOQUE 1. ENTRADA DE MERCADORIA. 1.1 Como o suprimento é separado? 1.2 O que deve ser conferido no recebimento do suprimento? 1.3 Como separar as caixas para conferência? 1.4 Entrada de Nota Fiscal 1.5 Providência para a correção das divergências. 2. SAÍDA DE MERCADORIA 2.1 Eventos de saída de mercadoria. 3. ADMINISTRAÇÃO DO ESTOQUE 3.1 Importâncias da administração do estoque. 3.2 Inventário. GESTÃO DE ESTOQUE O controle eficaz do estoque da loja garante melhoria nas VENDAS e diminuição dos prejuízos causados pela má administração. Através do controle dos processos teremos melhorias significativas no suprimento, redução de perda de inventário, menor ruptura na loja e qualidade do mix dos produtos. Os procedimentos a seguir, são fundamentais para que o gestor da loja possa administrar o estoque de maneira eficiente. Acredite, a gestão do estoque na loja faz a diferença! 1. Entrada de Mercadoria 1.1 Como o Suprimento é separado? Definir com Jeff qual serão as ferramentas utilizadas e como será o acompanhamento com o gerente da loja. 1.2 O que deve ser conferido no recebimento do suprimento? O primeiro ponto a ser verificado é se a nota fiscal é realmente da loja. Após esta conferência deve-se checar se a quantidade de caixas informadas na nota fiscal está sendo efetivamente entregue e se seu lacre está intacto. Se o lacre estiver violado, a caixa deve ser conferida imediatamente na frente do transportador para ver se tudo foi corretamente entregue e caso isso não possa ser feito na hora ou se identificar problema de falta de produto, a entrega deve ser recusada. Ao receber as Notas Fiscais, informar no canhoto a data do recebimento da mercadoria, colocar o nome legível e assinar. 1.3 Como separar as caixas para conferência? A conferência das caixas entregues é um momento importante e deve ser tratado como tal. Uma maneira efetiva de conferir os produtos recebidos é seguir os passos abaixo: · Todas as caixas recebem etiquetas dentro e fora das caixas para facilitar sua identificação.(verificar como virão as caixas do CD) · Separar as caixas de acordo com a sua nota fiscal e colocá-las em um espaço separado das demais caixas, para evitar que os itens sejam misturados. · Somente após a conferência da primeira nota, deve-se abrir a caixa da próxima nota. · Anexo 2 Colocar uma foto da caixa da VF com etiquetas externas Etiquetas externas: Contém todas as informações do pedido. Portanto, é importante que estas informações sejam inspecionadas para que evitem erros no momento do recebimento dos produtos. Anexo 3 Colocar uma foto da caixa da VF com etiqueta interna Etiquetas internas: Relação de todos os itens que devem estar dentro da caixa. Esta informação é útil para no momento da admissão das notas fiscais e para conferir se tudo está correto quando a caixa tiver problemas no lacre. Anexo 4 Colocar uma foto da caixa da VF com lacre Lacres: As caixas são enviadas com um lacre, com o logotipo da empresa, intactos. Qualquer violação obriga a loja a conferir os produtos no momento do recebimento ou a recusar a entrega da nota fiscal referente a este volume. 1.4 Entrada de Nota Fiscal Esta é uma das etapas mais importantes, pois é quando abastecemos nosso estoque. A loja deve zelar pelo estoque e garantir o correto lançamento dos produtos no sistema. O lançamento da Nota Fiscal no sistema deve ser realizado com atenção exclusiva e concentração. 1.4.1 Procedimento para admitir a nota fiscal. · Admitir as Notas Fiscais sempre no dia que receber as mercadorias na loja; · NFs de mercadorias devem ser admitidas no Linx. NFs de uso e consumo e ativo devem ser admitidas no TOTVS. · O lançamento da NF deverá ser feito na sala da gerência. Para as lojas que não tem espaço suficiente neste local, o lançamento deverá ser feito no caixa e de preferência antes da abertura da loja ou em momentos de menor fluxo. · O responsável pelo lançamento da NF deverá ser o Gerente da loja, na sua ausência, o mesmo deve definir quem será o responsável para fazer o lançamento. NOTA: esta pessoa deverá ser treinada pelo gerente da loja de acordo com os procedimentos descritos neste manual. · A loja deverá sempre conferir se as caixas referem-se a NF, para evitar lançamentos errados. · A loja deverá seguir os passos descritos no manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M2 - Gerência de lojas - V2", páginas 10 à 13. · O usuário deve selecionar uma das notas fiscais que o sistema apresentará e, então, iniciar a 'bipagem' dos produtos. O sistema NÃO trará os produtos e/ou valores em tela para evitar erros. É de extrema importância que TODAS as caixas de TODOS os produtos sejam 'bipadas', conforme foi reforçado no treinamento da nova ferramenta Linx. Vale ressaltar que esse é o melhor momento para se perceber um eventual erro cometido pelo armazém. · Durante o lançamento da NF a loja deve providenciar uma caixa vazia para colocar todos os produtos que já foram bipados. Este procedimento é para evitar falhas no processo de conferência. · Bipar todos os itens da caixa, produto a produto através do leitor de código de barras. · Bipar produto a produto com muita atenção para que não ocorra duplicidade ou falta de leitura do código de barras de algum produto. · Se por algum motivo, a loja necessite interromper o lançamento desta Nota Fiscal, poderá salvar a nota parcialmente para continuar o processo depois. Ver detalhe no Manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M2 - Gerência de lojas - V2", páginas 10 à 13. · O sistema Linx permite que se façam tantas quantas conferências forem necessárias. Além disso, não há necessidade de se recontar todos os itens, mas apenas os que deram divergência. · Os passos ideais para a admissão de uma NF são: · Selecionar a Nota Fiscal cuja entrada será conferida; · 'Bipar' TODAS as caixas de TODOS os produtos; · Ao terminar, ANTES de utilizar as opções "Encerrada e Conferida", deve-se utilizar a opção "Salvar". Fazendo dessa maneira, eventuais divergências serão apresentadas na aba "Entrada" da tela no campo "Observações". Se o campo estiver vazio, não há divergência. · Após a conferência da existência ou não de divergências, deve-se utilizar a opção "Alterar" e, então, reconferir ou, caso não haja divergência, marcar as opções "Encerrada e Conferida" e salvar novamente, quando, então, o estoque será atualizado. · Após o lançamento da NF, o responsável deve assinar e datar a via. · Enviar a nota lançada para o Departamento Fiscal. Como dar Entrada da NF no sistema Para acompanhar o passo a passo das telas, consultar o Manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M2 - Gerência de lojas - V2", páginas 10 à 13. 1.4.2 Finalização da entrada da nota fiscal no sistema Depois de todos os produtos bipados, o usuário deve utilizar a opção "Salvar" sem marcar as opções "Encerrada e Conferida". Nesse momento, o sistema fará uma leitura confrontando os produtos da nota fiscal X produtos bipados. · (Nota fiscal = Produtos Bipados) Se esta verificação estiver de acordo, ou seja, a quantidade de produtos na nota fiscal for igual à quantidade de produtos bipados (físico = produtos recebidos), o lançamento da nota poderá ser finalizado com sucesso sem qualquer divergência. Para isso, basta utilizar a opção "Alterar" e marcar as opções "Encerrada e Conferida" e salvar novamente. · (Nota fiscal ≠ Produtos Bipados) Caso o sistema encontre alguma diferença da nota fiscal X produtos bipados relacionará o(s) produto(s) divergente(s) na aba “Entrada”. · Ver detalhes no Manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M2 - Gerência de lojas - V2", páginas 10 à 13. Neste momento, a loja deve parar e avaliar se as divergências apontadas ocorreram ou se houve algum erro operacional no processo. · Importante: A loja deve procurar os produtos que deram divergência na tela e contar manualmente. Caso a leitura esteja correta, ou seja, os produtos foram bipados corretamente e realmentehá divergência entre a NF e o físico, o usuário deverá confirmar o lançamento da NF e das divergências apontadas. Caso a leitura esteja errada e houve falha no processo de bipar os produtos, clicar em "Alterar", excluir o/os itens com problemas e recontar no sistema. · Ver detalhes no Manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M2 - Gerência de lojas - V2", páginas 10 à 13. Após confirmar a admissão da NF, o sistema informará que a mesma foi lançada, porém gerará uma divergência em função da NF ser diferente do físico. Esta divergência existe para a loja saber que deverá ter uma ação para corrigir o seu estoque. A baixa do TESTER deve ocorrer no mesmo momento de sua abertura para garantir o acerto do ESTOQUE e consequentemente do SUPRIMENTO. Será disparado um e-mail para o Armazém, TI, equipe de Retail, MROS/Gerente Nacional de Vendas e a própria loja informando a divergência gerada. 1.5 Providência para a correção das divergências. Após o recebimento do email de divergência, o Armazém fará a conferência da diferença apontada na NF. Esta conferência faz-se necessária, pois serão consultados relatórios e processos de controle de qualidade no Armazém. Após esta análise, o Armazém enviará um retorno via email para a loja informando se houve ou não a diferença. Caso positivo, orientará a loja sobre a ação que será tomada para a correção do estoque. OBS.: O Armazém também poderá solicitar que a loja realize contagem física do item em divergência. · IMPORTANTE: A loja deve esperar o retorno do Armazém que ocorrerá em até 3 dias do lançamento da NF no sistema. 1.5.1 Emissão de notas fiscais de devolução e de entrada. · Nota de transferência da loja para o Armazém (NF> FÍSICO) Porque a Nota Fiscal está com mais produtos que a quantidade lida (físico) e será necessário a LOJA EMITIR NOTA DE TRANSFERÊNCIA para o Armazém apenas do item em excesso na nota. A emissão desta Nota Fiscal deve ser feita pela Loja apenas após conferência e solicitação por email do Armazém. · Nota de transferência de mercadoria do armazém para a loja (NF< Físico) Porque a Nota Fiscal está com menos produtos que a quantidade lida (FÍSICO) e será necessário o ARMAZÉM EMITIR NOTA DE TRANSFERÊNCIA DE MERCADORIA para a loja corrigir o estoque deste produto no sistema. 1.5.2 Lançamento da nota fiscal para correção das divergências. · Transferência de mercadoria - Armazém para loja (NF<FÍSICO): O Armazém deverá encaminhar a NF de Transferência com o relatório de divergência desta ocorrência, para que a loja consiga identificar a ocorrência que deve ser baixada. De posse da nota, a loja deverá conferir se o(s) produto(s) relacionado(s) na nota e no relatório de divergência(s) está de acordo com a(s) ocorrência(s). Caso positivo, admitir a nota no sistema. Caso negativo, devolver a nota para o Armazém refazer e corrigir. · Como neste caso não haverá produto para ser bipado, por se tratar de uma nota de correção de divergências, a loja deverá adotar o mesmo processo de admissão de NF gerando uma nova divergência. Esta ação faz-se necessária para que as correções sejam vinculadas de acordo com a NF de origem. Após, a nota lançada, a loja deverá baixar a ocorrência. Esse processo ainda não está disponível para a loja, portanto, por enquanto, a loja deve encaminhar e-mail para o Suporte, com cópia para o Laerte, solicitando a baixa da divergência da nota fiscal. Tão logo o sistema de baixa esteja disponível nas lojas TI irá informar. Obs: Após entrada da nota fiscal de correção da divergência, não haverá possibilidade de recontar ou de cancelar esta nota fiscal caso tenha algum erro. · Nota de devolução- Da Loja para o Armazém (NF > Físico): Após receber email do Armazém confirmando a diferença, a loja deve emitir uma NF do(s) produto(s) divergente(s) para o Armazém. · Consultar detalhe no Manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M2 - Gerência de lojas - V2", páginas 14 à 17. Após a emissão da nota, a loja deverá baixar a ocorrência manualmente conforme indicado no item abaixo. Esse processo ainda não está disponível para a loja, portanto, por enquanto, a loja deve encaminhar e-mail para o Suporte, com cópia para o Laerte, solicitando a baixa da divergência da nota fiscal. Tão logo o sistema de baixa esteja disponível nas lojas TI irá informar. ATENÇÃO na escolha do destinatário na hora de emitir a Nota Fiscal. 1.5.3 Baixa de Divergência. Esse processo ainda não está disponível para a loja, portanto, por enquanto, a loja deve encaminhar e-mail para o Suporte, com cópia para o Laerte, solicitando a baixa da divergência da nota fiscal. Tão logo o sistema de baixa esteja disponível nas lojas TI irá informar. As divergências serão geradas por dois motivos: · Correção das Divergências: Ocorre quando a divergência for gerada por constar produtos a menos ou a mais na Nota Fiscal x físico. A loja somente poderá baixar a divergência para Status Corrigido, se tiver lançado a nota de correção no sistema. A loja deverá especificar no “motivo da baixa” o número da nota fiscal e mencionar se foi uma devolução ou transferência. Esta informação será gravada no sistema para qualquer consulta futura. · Falha Operacional: Ocorre quando a loja por algum motivo cometeu algum erro no momento de bipar os produtos, porém o físico bate com a NF. Para a Baixa da Divergência, relacionamos na planilha abaixo os motivos mais frequentes e a Justificativa que deve ser alimentada na baixa de divergências: 1.5.4 Outras possibilidades permitidas pelo sistema. Estará disponível no Linx. - A loja pode a qualquer momento Consultar – Visualizar as Divergências - Fazer uma manutenção da Divergência de Entrada – Inteirar. - Emitir relatório das divergências – servirá para que a loja possa obter um resumo de todas as divergências geradas. 2 Saídas de Mercadorias Tão importante como a Entrada de Produtos através da Nota Fiscal é a Saída das mercadorias de sua loja. Ambas as ações movimentam seu estoque e devem ser feitas de forma correta. Toda movimentação de Estoque deve ser realizada através da emissão de Nota Fiscal. Para tanto, especificamos abaixo as movimentações que devem ser utilizadas para cada evento de Saída de Mercadorias. 2.1 Eventos de Saídas de Mercadorias. · No Linx disponibilizamos para as lojas apenas as saídas: Transferência entre Filiais, BONI/DOA/BRINDE, Simples Remessa, Presente, Produto para Treinamento. Abaixo estão relacionados os principais EVENTOS de Saída de Mercadorias. · CUPOM FISCAL Este evento é o mais rotineiro na loja. A emissão do Cupom Fiscal deve ocorrer para todas as vendas realizadas na loja. É através da emissão do Cupom Fiscal que ocorre a movimentação dos produtos e consequentemente a atualização do estoque. O Cupom Fiscal além de registrar os produtos vendidos, registra diversas outras ações e possui finalidade fiscal e financeira para a empresa. Cancelamento do Cupom Fiscal: Existem duas situações para o cancelamento do cupom fiscal, o intencional e o espontâneo. O Intencional ocorre quando a loja precisa cancelar o Cupom Fiscal, porque o cliente desistiu da compra ou porque houve um lançamento errado por parte da loja. Não existe exclusão de cupom fiscal, porém, é possível cancelar mesmo que não seja a última venda do dia. Nesse caso, o sistema emitirá uma nota fiscal de devolução e o lançamento no SITEF deverá ser cancelado através do SITEFWEB. · Consultar detalhe no Manual ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M1 - Frente de caixa - V2, páginas 31 a 34. Já o cancelamento Espontâneo poderá ocorrer sendo causado pelo próprio sistema automaticamente. Em casos de ocorrer este cancelamento, entrar em contato imediatamente com o Suporte de Lojas. Orientamos que a loja sempre aguarde a impressão total do Cupom Fiscal (Cupom Fiscal + comprovante de pagamento), porém como esta situação é esporádica e inusitada, pedimos que quando o cancelamento espontâneo ocorrer, a loja deve seguir os seguintes passos:· Analisar o SITEF web para identificar se o pagamento foi realizado; · Ligar imediatamente no Suporte de Lojas. Obs.: cada caso requer um estudo da área de TI, o suporte avaliará o kardex para identificar se houve ou não movimentação do estoque. Orientamos a loja de monitorar e cobrar retorno do processo. · LANÇAMENTO DE NOTA FISCAL MANUAL NO SISTEMA. Assim que o sistema estiver operando, a loja deve lançar no sistema os itens que constam na Nota Fiscal Manual. Caso a Nota fiscal Manual não seja lançada no sistema no mesmo dia da compra, o estoque da loja ficará irregular, pois não haverá movimentação dos produtos no sistema. Sendo assim, é obrigatório o lançamento da Nota Fiscal no sistema no mesmo dia da sua emissão. · Como realizar o lançamento no Sistema: · A loja deverá utilizar o Linx POS e passar a venda normalmente. · O cliente deverá ser cadastrado no sistema. Caso não se tenham CPF e Nome do cliente, a venda deverá ser lançada como "Cliente Padrão". · Lançar no sistema todos os produtos que foram comprados e que constam na NF Manual. · A emissão do Cupom Fiscal deverá ser em nome do cliente cadastrado · Escolher a forma de pagamento realizada pelo cliente. · Após a impressão do Cupom Fiscal, anexá-lo na 2ª via da Nota Fiscal Manual mais o comprovante do cartão de débito/crédito, se houver e encaminhar para a Tesouraria, junto com o Fechamento do Caixa. · Cancelamento da Nota Fiscal manual. A loja só poderá cancelar uma Nota Fiscal Manual quando houver algum erro no preenchimento ou na desistência do cliente pela compra. Para que a NF Manual esteja realmente cancelada deverão estar todas as vias juntas grampeadas e com marcação de cancelada, como mostra a figura abaixo. · Pedido de novo talão de Nota Fiscal manual. A loja deverá solicitar ao Departamento Fiscal, talões de Nota Fiscal Manual sempre que a quantidade estiver em três talões disponíveis. Vale lembrar que o processo de emissão dos talões é moroso, portanto, a loja deve sempre se atentar da quantidade de talões que ainda possui na loja. · TRANSFERÊNCIA ENTRE LOJAS Produtos de linha e de coleção podem ser transferidos entre lojas da mesma Marca, dentro de um mesmo Estado, em casos específicos e com prévia autorização da Marca. · Casos que podem ocorrer à transferência entre lojas: · Vendas coorporativas · Eventos na loja · Produtos de linha em excesso* / remanejamento de estoque entre lojas. · Em todos os casos de solicitação de transferências, será avaliada pela Marca, a quantidade de produtos a serem transferidos para que o procedimento seja autorizado. Em casos de Venda Coorporativa ou Eventos na loja em que o estoque da loja não for suficiente para atender esta solicitação, o gerente deverá avisar a MRO/Gerente Nacional que irá verificar as possibilidades de transferência entre lojas para completar o estoque. Processo para Autorização: MAC - Gerentes de Loja e MROs que identificarem a necessidade de transferências de produtos deverão enviar e-mail com solicitação para a área administrativa da marca, preenchendo arquivo com as informações de produto, código, quantidade e destino de transferência do mesmo. Caso seja aprovada, o número da Nota Fiscal de Transferência deverá ser informado à Angélica Prado para controle. Favor sempre colocar em cópia a respectiva MRO, bem como a Gerente Nacional de Vendas, que será responsável pela autorização de tais transferências. CLINIQUE - Gerentes de Loja que identificarem a necessidade de transferências de produtos deverão enviar e-mail com solicitação para a Supervisão da marca, preenchendo arquivo da marca com as informações de produto, código, quantidade e destino de transferência do mesmo. Observação: - As lojas sempre deverão emitir Nota Fiscal de Transferência com o código da LOJA DE DESTINO e alinhar o trâmite de transporte com o Armazém que garantirá o seguro da mercadoria durante seu transporte. Consultar detalhe no Manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M1 - Frente de caixa - V2", páginas 31 à 34. · TESTERS O objetivo de manter testers é permitir que as clientes possam experimentar os produtos antes de efetuar uma compra. Os programas de testers são um diferencial em relação a outros canais de distribuição (p.ex., online, mercado de massa) e exercem uma influência crucial sobre o desempenho das vendas. Os consumidores gostam de tocar, sentir e cheirar os produtos; quanto mais expostos estiverem os nossos produtos de maquiagem, maiores serão as vendas. Os produtos que serão destinados para Tester nas Lojas devem ser baixados no mesmo momento da abertura da embalagem. A loja deve emitir uma nota de baixa deste produto no sistema. Esta ação faz-se necessária, pois somente desta forma, o estoque será atualizado no sistema, ou seja, este produto que foi destinado a TESTER não constará mais no seu estoque. Controle de abertura de testes. Os controles são realizados mensalmente pelas Marcas através do sistema onde é possível extrair todas as lojas e todos os itens de produtos testers que foram abertos em qualquer período. As lojas também têm acesso a esse relatório através do sistema e podem extraí-los quando necessário. Aspectos gerais dos testes. • A manutenção dos testers é responsabilidade de todos. Todos os funcionários devem verificar os testers regularmente. • O Gerente é responsável pela apresentação e manutenção dos testers e pela exatidão das informações referentes ao estoque. • Não doe ou venda testers a funcionários ou clientes. • Não use devoluções de clientes como testers. • Jamais reabasteça os testers (descarte os recipientes vazios). • Assegure-se de que os testers estejam sempre novos e apresentáveis em termos de aparência e cheiro. Suprimento para testes. • Os pinceis para os testers são propriedade da Empresa e jamais devem deixar o local, a menos que seja para executar uma atividade de trabalho (somente com aprovação do Gerente/Supervisor). • Substitua as unidades de testers quebradas, danificadas ou velhas (solicite novas unidades ao Gerente). • Lave cuidadosamente os pincéis/escovas dos testers com o limpador adequado (M.A.C - brush clearer) e água ao fim de cada dia. Padrões em relação aos testers. • Posicione os testers próximos aos produtos para venda sempre que apropriado. • Destaque os testers das mercadorias novas, em conjunto com lançamentos e outras diretrizes da marca. • Consulte as diretrizes de merchandising quanto à localização de testers específicos da marca. • Siga as diretrizes específicas de reposição de produtos (conforme instruções do Treinamento & Desenvolvimento do Artista ou Visual Merchandising) se ocorrer de uma cor ser descontinuada, deixando um espaço vago na unidade de teste. A Manutenção dos testers. • Os testers devem ser verificados diariamente; isso é parte dos procedimentos de abertura e encerramento que esta no Chek-list de abertura e fechamento. • Monitore o seu suprimento de ferramentas descartáveis e essenciais para testar os produtos de modo higiênico. Reabasteça o estoque de suprimentos com frequência. • Substitua os testes seguindo as orientações da tabela abaixo. Se as diretrizes não incluírem determinado item, substitua- o testers sempre que eles contiverem meros 25% de produto. • Substitua os testers imediatamente caso estejam: - Quebrados - Incompletos - Manchados ou sujos - Desbotados Funcionando de modo inadequado (bocal, bomba, spray etc.) - Com aspecto desagradável - Descontinuados - Incompatíveis com os nossos padrões no que se refere aos testers (de acordo com a tabela abaixo). Importante: Os testers devem estar sempre limpos, novos e apresentáveis ao público. Use sempre os critérios abaixo ao substituir os testers. (Os produtos que não atendem as condições estabelecidas na tabela abaixo ainda podem ser usados para demonstração se estiverem em perfeitas condições; os testers que acabaram, danificados, fora do padrão), devem ser mantidos em uma gaveta ou caixa sinalizada e fora da vista dos clientes. DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS PARA O ARMAZÉMA loja deve zelar pelo seu estoque e avaliar se as condições dos produtos estão de acordo para a venda. Para tanto, seguem algumas situações em que devem ser feitas as devoluções pela Loja: · Produtos com prazo a vencer - FIFO · Com defeito · Embalagem danificada · Coleções não vendidas que sejam solicitadas para devolução · Ou algum produto específico solicitado pela marca · Produtos trocados para devolução Observação: - A loja sempre deverá emitir Nota Fiscal de Transferência com o código do Armazém e alinhar o trâmite de transporte com o mesmo que garantirá o seguro da mercadoria durante seu transporte. Dicas para o correto armazenamento dos produtos que sairão da loja. · As caixas para coletas devem ser caixas de papelão. Reaproveitem a (s) caixa (s) que vai mercadoria pra loja. · Identificar nas caixas na parte externa da mesma o nº da NF e quantidade de caixa por NF. Ex: 1/1;1/2... · As caixas devem estar devidamente lacradas. · As solicitações para a retirada da mercadoria devem ser feitas conciliando com a data do suprimento. · Para que a coleta das mercadorias feita pela empresa de transporte ocorra de forma eficaz, toda a equipe deve ser comunicada para que não haja falha na entrega das caixas e notas que serão recolhidas. · TROCA / DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS A Troca será realizada mediante apresentação do CUPOM OU NOTA FISCAL, COMPROVANTE DE VENDA OU VALE PRESENTE dentro do prazo de 30 dias após a compra. Para se realizar a troca o produto o mesmo deve estar intacto. IMPORTANTE: Todos os compravantes das trocas (slips) devem ser assinados pelo Gerente e ou responsável da Loja, caso o mesmo não estiver presente no ato da troca deverá assinar no dia seguinte. Troca em casos de reação alérgica/problemas de qualidade: Quando um cliente chegar à loja alegando qualquer tipo de problema de qualidade (alteração de odor, textura, cor, aparência), deve-se seguir o procedimento abaixo: a) Produto comprado nas Lojas do Brasil I. O consumidor que chegar à loja alegando problema de qualidade do produto poderá trocá-lo por outro produto de mesmo valor, ou inferior. Não devolvemos dinheiro. II. Caso o consumidor queira um produto de valor maior, deve pagar a diferença. III. Em caso de reação alérgica, não trocar pelo mesmo produto. Sugerir um produto diferente para o consumidor. IV. O produto devolvido na loja deverá ser enviado imediatamente via malote para o escritório, aos cuidados de Elieuda Mariano e Cristiane Thobias (equipe SAC), acompanhado do formulário padrão preenchido. V. Caso o consumidor queira o dinheiro de volta ele deve entrar em contato com o SAC através do 0800 ou por e-mail. VI. MAC – 0800 892 1695 – e-mail: consumercare-br@gcc.maccosmetics.com VII. CLINIQUE – 0800 892 1694 – e-mail: consumercare-br@gcc.clinique.com VIII. SMASHBOX – 0800 892 1692 – e-mail: consumercare-br@gcc.smashbox.estee.com IX. LA MER – 0800 047 4138 – e-mail: consumercare-br.@gcc.cremedelamer.com · Para problemas de reação alérgica em que o cliente não quiser trocar por outro produto, mas quiser seu dinheiro de volta, o procedimento é ligar para o 0800 do SAC. Nós não devolvemos dinheiro. Produtos Danificados - Defeito Nosso sucesso depende da manutenção da alta qualidade dos nossos produtos. O produto que está menos que 100% perfeito, para todos os efeitos estão danificados. Se encontrar mercadoria danificada ou defeituosa, retire-a da área de vendas. Imediatamente. Não doe ou venda mercadoria danificada ou defeituosa a funcionários ou clientes. Não use qualquer porção do produto se ele estiver danificado ou quebrado. Sempre que uma embalagem ou recipiente estiver levemente danificado, mas o produto estiver em perfeitas condições, ele pode ser usado como tester. Os produtos são considerados danificados ou defeituosos quando estão: - Desbotados - Desgastados - Sujos - Usados - Vazios - Funcionando de modo inadequado (bocal, bomba, spray) - Foram devolvidos por uma cliente por qualquer razão. Os produtos são considerados danificados ou defeituosos quando a embalagem ou recipiente estiver: - Quebrado - Manchado/sujo - Rompido/rasgado - Cortado (seja cuidadoso ao abrir as caixas das remessas) - Amassado/enrugado - Desbotado/desgastado. b) Produto comprado no Exterior I. Produtos comprados no exterior NÃO podem ser trocados na loja (Brasil). II. Estamos descobertos legalmente com trocas de produtos não existentes no Brasil em função de preços e taxas de conversão (dólar, euro, etc). Reembolso: quando o cliente quiser o reembolso (tanto se tratando de reação alérgica, quanto problemas de qualidade) o mesmo deverá entrar em contato com a SAC via 0800 ou por e-mail – não devolvemos o dinheiro na loja. MAC – telefone: 0800 892 1695 consumercare-br@gcc.maccosmetics.com CLINIQUE – telefone 0800 892 1694 consumercare-br@gcc.clinique.com LA MER – telefone 0800 047 4138 consumercare-br.@gcc.cremedelamer.com SMASHBOX – telefone 0800 892 1692 consumercare-br@gcc.smashbox.estee.com Em caso de falta de comprovação da compra: Caso o cliente não tenha em mãos o CUPOM OU NOTA FISCAL, COMPROVANTE DE VENDA OU VALE PRESENTE, a loja deve explicar ao cliente que a troca somente será realizada mediante identificação da compra na empresa. Para identificar esta compra, a loja deve fazer uma busca no sistema de acordo com os dados informados pelo cliente, CPF, loja onde foi adquirido o produto, data da compra etc. Como realizar a TROCA/DEVOLUÇÂO no sistema: O Sistema Linx passará a interpretar Troca e Devolução do produto adquirido da seguinte forma: Da Sua Loja e/ou de Outra Loja, o sistema identificará o cupom no momento da troca, portanto, não há necessidade de se pesquisar o cupom original para efetuar a troca. Produto adquirido na Sua Loja O processo de "Troca" está descrito no manual "ELC-LINX POS - Manual Gestão de Lojas - M1 - Frente de caixa - V2", páginas 26 à 29. Ressaltamos as seguintes restrições: Não deverá ser dado desconto em código de Cliente Padrão para não dar margem a créditos maiores que não correspondem a venda em trânsito; O Cliente Mac Pro, deverá ter a venda realizada no sistema com o seu respectivo código de cliente. Transmissão de NOTAFISCAL / CADASTRO DE CLIENTES: Esta rotina deve ser executada sempre que a loja tiver nota série 1 emitida, troca/devolução, transferência para o armazém, back to mac, notas de tester etc. As notas devem ser transmitidas até o final do dia para assegurar que a nota irá para a receita sem problemas. A loja deve se atentar ao cadastro que deve estar preenchido devido os padrões da receita, senão a nota será rejeitada. Procedimento para devolução de produtos para destruição: · Destruição dos produtos que tenham origem de trocas ou devoluções. De acordo com a política Global da Estée Lauder, todos os produtos devolvidos (trocas) devem ser destruídos. Esta uma norma MUITO importante que deve ser seguida por todas as lojas. Todos os produtos e acessórios que forem trocados/devolvidos nas Lojas sem exceção, NÃO podem voltar para a comercialização. Estes produtos mesmo que estiverem intactos, serão enviados para o Armazém para serem destruídos. Observação – As trocas devem seguir o procedimento interno da companhia · Procedimento para o envio dos produtos separados para destruição. · Somente realizar a troca/devolução se estiver dentro do prazo estabelecido e de acordo com o Procedimento de Troca e Devolução praticado atualmente pela loja. Obs.: No caso de dúvida, consultar o Manual de Gestão de Estoque no capítulo 4. · Após realizar todo o procedimento de troca/devolução e após a saída do cliente da loja, o funcionário deve separar o produto devolvido e colocá-lo em uma caixa de papelão que deve ser reaproveitada do suprimento, identificada exclusivamente para armazenar estes produtos. · Estes produtos devem estar sinalizados com um X feito com caneta permanente na cor vermelha. A marcação de X nos produtos deve ser feita imediatamente após sua troca para evitar o risco deste produtovoltar para comercialização. · No caso da loja acumular mais de 50 produtos na caixa dentro de uma semana, deverá entrar em contato com a Juliana Ribeiro para pedir retirada dos produtos. – jribeiro@br.estee.com (11) 3143-5580. · A cada 15 dias estes produtos devem ser enviados para o Armazém através da emissão da NF (ver abaixo tipo de NF). · Obs.: Mesmo que não possua muitos produtos dentro da caixa, a loja deve enviá-los obrigatoriamente a cada 15 dias, pois com a emissão da NF, o estoque estará atualizado. · Após a emissão da Nota Fiscal, as caixas devem ser lacradas e identificadas com a anotação em caneta permanente na cor vermelha com um X na parte superior e em uma das laterais como demonstra na foto abaixo. · A NF deverá ser impressa e entregue ao pessoal da empresa de transporte. · Até o momento da retirada a NF deverá estar junto com a caixa e para proteção dentro de um saquinho plástico transparente. · Identificar na parte externa da caixa, o nº da NF. Obs.: A identificação com um X vermelho e o nº da Nota Fiscal irá facilitar a conferência e identificação junto ao Armazém. · A loja deverá puxar uma relação de todos os produtos trocados/devolvidos via sistema e imprimir. Este relatório deve ser anexado a NF emitida. A loja deve conferir se a quantidade de produtos da caixa bate com os itens do relatório. Se tiver alguma diferença, a loja deve justificar no relatório. · As solicitações para a retirada da mercadoria devem ser feitas conciliando com a data do suprimento. Para a retirada desta caixa, deve ser solicitado ao Armazém – através de email para Lorena c/c para o Rubens Arantes informando sobre a retirada da mercadoria juntamente com o número da NF. Rubens Arantes – rarantes@br.estee.com Lorena Miranda – liranda@br.estee.com · Para que a coleta das mercadorias seja feita pela empresa de transporte e ocorra de forma eficaz, toda a equipe da loja deve ser comunicada para que não haja falha na entrega das caixas e notas que serão recolhidas. EMISSÃO DA NOTA FISCAL A loja deverá fazer a emissão da nota fiscal através dos modelos 1 ou 1-A, TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS PARA ARMAZÉM. · A loja deve bipar produto a produto. Modelo de NF para produtos que serão destruídos no Armazém: Fluxo da operação: IMPORTANTE SABER: · Todas as trocas/devolução de produtos realizados na loja deverão ser enviadas para destruição, portanto, para evitar prejuízo para a empresa as trocas devem ser feitas apenas se estiverem de acordo com o procedimento de troca. · O Armazém e o Escritório farão o controle de todos os produtos enviados para destruição, portanto, o número de produtos trocados na loja será conferido com o número de produtos enviados para destruição. · O Rubens vai fazer conferência por amostragem para verificar se a quantidade de produtos devolvidos bate com a relação de itens devolvidos no sistema. · Reforçando: Os Produtos de troca/devolução devem ter NF própria, constando APENAS os produtos originados de RETORNO dos clientes. 3 Administração de Estoque. 3.1 IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DO ESTOQUE Conforme relatado nos tópicos deste Manual, é fundamental que o gerente cuide do estoque da sua loja, para tanto, o controle e o acompanhamento diário deve fazer parte da sua gestão. Utilize as ferramentas disponíveis no sistema para verificar se o estoque está acurado, ou seja, se a quantidade de mercadorias da sua loja bate com a informação do sistema. Para isso, você poderá consultar no sistema: · Consultar a NOTA FISCAL admitida: No caso de necessidade de identificação do lançamento da NF ou a verificação de algum produto específico, o gerente pode consultar uma NF já admitida. Outra situação que não pode ocorrer na loja é no momento da venda, caso o produto esteja com saldo negativo, a loja NÃO deve utilizar outro produto de mesmo valor para o lançamento. Isso prejudica o controle de seu estoque. 3.1.1 CONTROLE DE VALIDADE DOS PRODUTOS E DEVOLUÇÃO · O FIFO (first in first out) deve ser regularmente feito e controlado pelo Gerente da Loja. Este controle será avaliado nas visitas de MRO/Gerente de Vendas. · A organização do FIFO faz parte da rotina da loja, e deve ser feita sempre que houver recebimento de produtos. · Durante a venda, sempre atentar se o produto que está sendo vendido é o mais antigo. · A validade mínima dos produtos recebidos no suprimento MAC e CLINIQUE deve ser 4 meses. · A validade mínima dos produtos para venda MAC e CLINIQUE é de até 1 mês antes do vencimento. · A loja deve se responsabilizar pela avaliação e separação de produtos um mês antes do vencimento. A devolução de itens com validade inferior a mínima para venda, deve ser feita para o Armazém de Serra. · Toda devolução para Serra, deve ser previamente informada ao Armazém. · A planilha com a listagem de itens a serem devolvidos regularmente, deve ser enviado para as marcas - Angélica de MAC e Carla Luizi de CLINIQUE. · Relatório de Itens zerados. É um relatório que deve ser enviado semanalmente para SUPPLY CHAIN (Bianca Manso) com os itens ativos (não enviar itens de coleções) que estão zerados naquela semana. REQUEST LIST Relatório enviado com os produtos que foram procurados pelos clientes e não estavam disponíveis para venda na loja. Possibilita entender a real demanda da loja, ajustar suprimentos e identificar possíveis tendências. · LINE-UP - Itens Ativos e Descontinuados: Periodicamente as lojas recebem por e-mail uma relação atualizada com os produtos que estão ativos e descontinuados pela Helena de MAC e Clinique para a Supervisão da Loja. É importante lembrar que um item descontinuado pode voltar a ser ativo, em algum momento, por determinação da Matriz (Exemplo: Através de um lançamento de coleção). Caso as lojas ainda tenham estoque de algum dos produtos “Descontinuados”, a orientação é que terminem de vendê-los normalmente. É possível, inclusive, que recebam nos próximos suprimentos algumas peças destes itens, porém que logo terão seu estoque zerado. Ressaltamos que a lista de Line Up não inclui os produtos de vida limitada por não se tratarem de itens de linha e não possuírem/gerarem suprimento. 3.1.2 AJUSTE DE ESTOQUE É fundamental que o Gerente da Loja administre o estoque da sua loja, para tanto, o controle e o acompanhamento diário deve fazer parte da sua gestão. A loja pode utilizar as ferramentas disponíveis no sistema para verificar se o estoque está acurado, ou seja, se a quantidade de mercadorias da sua loja bate com a informação do sistema, esta pratica irá garantir melhoria na qualidade do seu estoque. A falta de admissão de uma Nota Fiscal pode ocasionar saldo negativo de um determinado produto. A loja NÃO deve utilizar outro produto de mesmo valor para o lançamento. Isso prejudica o controle de seu estoque ocasionando perda financeira. Consultas ao Estoque O processo de Estoque é movimentado por entradas de mercadorias, transferência entre filiais, vendas de lojas, faturamento, inventário e movimentações manuais. Nas opções de filtro é possível consultar o produto por: · Referência · Descrição · Cor · Filiais · Código de Barras Para realizar a consulta ao estoque, efetue os procedimentos a seguir: · No menu Estoque, selecione a opção – Consulta ao estoque. Será apresentada a tela de consulta. · Informe o produto, cor ou o código de barras e clique no Pesquisar (F3). A área de Retail irá enviar um relatório com as lojas com saldo negativo para o Sup./MRO da loja toda segunda-feira, que deverá acompanhar o processo com a loja até que seja feito o ajuste do estoque. Importante Obs.: Estes relatórios com as lojas com saldo negativo serão avaliados pela Marca e pela área de Retail e será considerada como perda financeira para a empresa e contabilizada sempre a cada final de ciclo de inventário. Procedimento A loja deve diariamente, verificar no sistema se possui algum produto com saldo negativo consultando no sistema através do Manual do LINX POS MANAGER na pág. 18. A Loja que estiver com saldonegativo de algum produto deverá justificar preenchendo a planilha, sempre verificar se há alguma Nota Fiscal pendente para admissão antes da solicitação, em seguida irá enviar para aprovação do Supervisor/MRO, que fará a autorização via e-mail. O prazo para retorno é de 24hs, sempre deverá verificar se há alguma Nota Fiscal pendente. · Após a verificação do Supervisor/MRO da Loja o relatório deverá seguir para ser autorizado pelo Diretor (a) Marca – Retail e Diretor Financeiro A Supervisão/MRO da marca envia para a área contábil que recebe o formulário/planilha e processa o ajuste através das aprovações recebidas. A marca fará o controle dos estoques e contabilidade terá a planilha por Loja dos ajustes realizados e a marca fará o controle. · O formulário de solicitação de ajustes precisa ser assinado pelo(a) Diretor da marca, Diretor Financeiro e Retail. 3.2 Inventário. O Inventário é o processo de contagem física de todos os produtos da loja com a finalidade de apresentar os resultados de todas as movimentações. Caso ocorram diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques no sistema, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias. Estoque em excesso significa gastar dinheiro à toa, arcar com um custo que não traz benefício nenhum. Qualquer custo, seja ele relacionado à produção, ou ao estoque, pode ser reduzido se for bem gerenciado. O inventário na loja. É feita a contagem física de todos os itens em estoque através de uma empresa terceirizada contratada pelo departamento de Retail. Atualmente, na filial Estée Lauder Brasil, tem um histórico de 2 (dois) ciclos anuais de inventários nas lojas. Será aplicado na loja o formato de inventário com divergência Online, que será uma contagem manual, outra através do coletor de código de barras e a ultima pela equipe da loja que irá auditar, será feito o encontro da quantidade em estoque/sistema e o físico. O coordenador (a) da empresa de inventários deverá junto com a gerente da loja, realizar a conferência 100% das diferenças/divergências no término das contagens. Fiscal – O departamento Fiscal irá verificar se a loja tem alguma NF de produtos para venda que não tenha sido admitida e enviar para a relação para a Loja admitir. Todas as Notas Fiscais recebidas na loja devem ser lançadas antes da realização do inventário e todos os produtos devem estar expostos e disponíveis para a contagem. Se há loja tiver algum tipo de dificuldade para admitir as NF(s) deverá entrar em contato com o departamento Fiscal, suporte Lojas. Preparando a loja para o inventário. · O gerente da loja deverá conversar com o coordenador da empresa de inventário e explicar a importância do cuidado que deve se ter no manuseio dos produtos da loja, a equipe de inventariantes deve manter a organização dos produtos da mesma forma de como encontrou para a contagem. · Retirar todas as gavetas dos moveis para ver as não há algum caído por trás. · Armários, gavetas, embaixo das gavetas. · Caixas, sacolas · Reservas para clientes · Atrás dos espelhos, embaixo ou atrás das mesas. · Verificar em toda a loja a possibilidade de existir produtos. · Definir a equipe participante da Loja = Gerente + 02 ou 03 colaboradores que devem ser experientes e conhecer a Loja. · Produtos com defeito devem fazer parte da contagem. OBS.: Caso estes produtos já estejam separados e com NF emitida para devolução ao Armazém, NÃO devem ser contados no Inventário. · Verificar se todos os produtos possuem código de barras nas embalagens, caso algum produto esteja sem o código de barras impossibilitando a leitura o Gerente deverá informar o código do produto para o Coordenador da empresa de Inventários para que seja feita a inclusão do produto na contagem do Inventário. · Os “Testers” não fazem parte da contagem. Importante Todos os “Testers” devem estar baixados no sistema. INVENTÁRIO: A contagem deve ser peça a peça. A empresa de inventários deverá bipar todos os produtos do setor utilizando o coletor de código de barras, produto a produto. Após isso alguém da Loja devera fazer a contagem da seção para que seja dado o ok. Isso é essencial para que o inventário detenha maior assertividade. A equipe da empresa de Inventário irá iniciar quando o caixa estiver fechado e após recebimento do Arquivo de fechamento enviado pela área de Contabilidade. Havendo diferença na contagem, deverá ser refeita a seção, recontar. Caso a empresa de inventários tenha problemas no envio dos arquivos, a loja deverá comunicar a área de Retail. O gerente da Loja deverá salvar este arquivo em pasta no computador da Loja e em seguida deverá enviar o mesmo para a área de Contabilidade. O envio deve ser feito no termino do inventário, que precisa receber antes da abertura da loja para a importação do arquivo no sistema. Caso a equipe de inventariantes não esteja realizando a contagem e o serviço de acordo, o gerente da loja ou responsável no dia deverá comunicar o coordenador da equipe, enviar e-mail relatando o ocorrido para Retail - Eduardo Romero e o supervisor da Loja. Observação – a lista com o pessoal que irá inventariar a Loja será enviada. 3.2.1 Resultado do Inventário. Ao término do ciclo de cada inventário realizado nas lojas, a equipe de Retail irá enviar o resultado para a Diretoria, MROS/Gerente Nacional e para as lojas. Precisamos estar cientes da responsabilidade de atingir melhoras de resultados a cada ciclo de inventário. Assim poderemos trabalhar com indicadores viabilizando melhores performances. Notificação do resultado do Inventário. Após a realização do Inventário na Loja haverá uma análise geral para avaliar o impacto do resultado e verificar se o mesmo obtido ficou dentro da media dos 2%. Avaliação do Resultado. Ao final de cada ciclo de Inventários realizados todas as Lojas serão analisadas em seu resultado Financeiro e Gerencial. · Análise Financeira Para a analise financeira é verificado a quantidade de produtos que a loja teve em falta ou sobra no resultado do seu inventário, este resultado tem impacto direto na perda financeira. · Quantidade de produtos · Perda Financeira · Análise Gerencial Na analise gerencial são consideradas todas as entradas e saídas de produtos que se encontram divergentes. – controle de estoque de entradas e saídas Exemplo: · Análise Financeira · Quantidade de produtos (Ex. 100 -90 =10 = 0,9%) · Perda Financeira (Custo dos 10 produtos) · Análise Gerencial – controle de estoque de entrada e saída Produto Físico Sistema Diferença Batom Ruby Woo 15 10 +5 Demaquilante Cleanse Off 9 12 -3 · Análise Gerencial = 8 produtos divergentes com 2 SKUs · Análise Financeira - Quantidade = +2 A Notificação do resultado do Inventário As lojas em que o resultado do Inventário obtido estiver fora da média dos 2% nas analises, Financeira ou Gerencial o Gerente da Loja irá receber uma notificação da empresa. Esta notificação tem como medida disciplinar o intuito de evitar a reincidência do resultado obtido pela Loja e será enviada para a Loja com as assinaturas da Gerente Geral da Empresa – ELC filial Brasil, Marca – Diretor(a), Supervisor(a) / MRO. Após ser assinada pelo Gerente da Loja a via original deve ser enviada para a área de Retail. Para maiores esclarecimentos sobre o conteúdo deste manual, consulte o departamento de Retail da Estée Lauder Companies: E-mail: eromero@br.estee.com ou pelo telefone: (11) 3143-5551 Para solicitação de algum formulário ou documento necessário, solicite ao departamento de Retail da Estée Lauder Companies: E-mail: eromero@br.estee.com ou pelo telefone: (11) 3143-5551 E-mail: sfrancel@br.estee.com ou pelo telefone (11) 3143-5532 IMPORTANTE Lembramos que a NF é lançada integralmente de acordo com a relação de produtos que constam nela, portanto como a NF está diferente do físico haverá a necessidade da correção através de uma nova NF. Após a emissão e lançamento da nota (Devolução ou Transferência) de acordo coma ocorrência, a loja estará com a quantidade de produtos no sistema igual a quantidade física, ou seja, o estoque da loja estará regularizado. CANCELADA ATENÇÃO APENAS NOS CASOS EM QUE O CONSUMIDOR COMPRAR E RESOLVER TROCAR OS PRODUTOS SEM QUE TENHA SAIDO DA LOJA, O PRODUTO PODERÁ RETORNAR PARA A COMERCIALIZAÇÃO, SEM HAVER A NECESSIDADE DE ENVIAR PARA A DESTRUIÇÃO. Identificar a caixa com o nº da NF. IMPORTANTE: Lembramos que todas as NF(s) emitidas tem validade de três dias para a retirada, portanto, atentem-se ao prazo e ao procedimento. Caso a loja tenha mais algum produto para devolver ao Armazém que não seja o processo de destruição, como por exemplo, FIFO, produtos vencidos, deverá emitir outra nota fiscal. Troca de produtos na Loja. Armazém recebe, confere, e envia para a empresa de reciclagem. Loja envia os produtos para o Armazém para destruição. Produtos separados /não podem ser comercializados. A gestão do Estoque é de responsabilidade do gerente da loja o qual deve zelar pelo patrimônio da empresa. I.S – Estee Lauder Brasil - 21 -