Módulo II_ Características dos Documentos

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Módulo II: Características dos Documentos
Módulo II: Características dos Documentos
Site: Ambiente Virtual de Aprendizagem MOOC
Curso: Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental
Livro: Módulo II: Características dos Documentos
Impresso por: Dandara da Silva Senna
Data: quarta, 15 abr 2020, 22:27
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Sumário
1. Introdução
2. Valor
3. Os Atributos dos Documentos
4. Quanto ao gênero
5. Quanto à espécie
6. Quanto ao Tipo
7. Quanto à natureza do assunto
8. Referências Bibliográficas
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1. Introdução
As características de um documento são todos os atributos que o compõe, ou seja, aquilo que torna o documento substancial. Comecemos pelo seu valor:
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2. Valor
Basicamente os documentos possuem dois valores: o primário/imediato e o secundário/mediato.
Valor primário ou imediato:
É inerente à criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vamos ver cada um deles:
a. Valor administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão
primeira da criação do documento.
Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razão, ou seja,
informar aos servidores do órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor primário. Um fim administrativo.
b. Valor fiscal: quando o documento é gerado para comprovar operações financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operação se conclui.
c. Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo prazo.
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Valor secundário ou mediato:
É identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente.
Podemos classificar o valor secundário em três categorias: probatório, informativo e histórico. Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:
a. Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as ações de determinado indivíduo que o produziu.
b. Valor informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar.
c. Valor histórico: quando temos um documento que representa um acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e da sociedade, bem como os de
grande repercussão nos meios de comunicação.
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A definição desses valores é fundamental para determinar o tempo de guarda dos documentos, afinal, não se pode guardar todo e qualquer documento por toda vida!
Fazendo um paradoxo ao que foi dito anteriormente, sobre o tempo de guarda de um documento, leia abaixo o poema "Memórias” do escritor Carlos Drummond de
Andrade:
Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: 
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http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
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3. Os Atributos dos Documentos
Ainda explorando as características dos documentos, encontramos também os seguintes atributos: proveniência, unicidade, organicidade,
indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade.
Conheça abaixo um pouco mais sobre cada um deles:
Proveniência
A proveniência é o registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua origem. Essa característica mostra que os arquivos devem ser organizados em
obediência à competência da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda do documento.
Organicidade
A organicidade é a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter funções e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações
internas e externas. Os documentos são organizados a partir do Plano de Classificação (veremos mais adiante) e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o
conjunto a que pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos.
Unicidade
Cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o
conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.
Indivisibilidade
Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser
mesclados a outros de origem distinta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si.
Confiabilidade
A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser completo, ou seja, dispor de todos os
elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico - administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa
ter seus procedimentos de criação bem controlados.
Autenticidade
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Um documento autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e é livre de adulterações. Um documento autêntico é aquele
que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Acessibilidade
Um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade, a gestão deve garantir a transmissão
de documentos para outros sistemas, sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de
apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção.
Para finalizarmos as características dos documentos, veremos as definições quanto ao GÊNERO, ESPÉCIE, TIPO E NATUREZA DO ASSUNTO. 
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4. Quanto ao gênero
Quando ouvimos falar de gênero, logo nossa mente remete aos gêneros masculino e feminino, que se diferenciam pela forma, certo?
Pois bem, quando falamos sobre gênero na gestão documental também estamos representando o documento de acordo com a sua forma, que também pode ser chamada de
suporte.
Podemos citar alguns tipos de gêneros documentais bastante diferentes entre si, como o documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta,
etc. Já o segundo é constituído de imagens e registros sonoros.
Além desses, também são exemplos de gêneros para gestão documental: documentos cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos e micrográficos.
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5. Quanto à espécie
É a divisão documental de gênero que reúne tipos documentais pelo teor dos fatos. As espécies documentais, portanto, podem ser definidas em razão da natureza dos atos que
lhes deram origem.
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto,
Estatuto, Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, Decisão, Acórdão.
Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto.
Atos de assentamento: são aqueles que se destinam ao registro. São documentos que contêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostila, ata, termo,
auto de infração.
Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.
Atos de ajuste: acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos
(transação, ajuste).
Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital,
Intimação, Exposição de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex, Telefax.
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6. Quanto ao Tipo
Tipo documental é a espécie de documento com o assunto ao qual se refere. A espécie documental considera a atividade que a gerou. O Tipo corresponde à divisão de espécie,
que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula, natureza de conteúdo ou técnica de registro.
Veja o exemplo abaixo:
Na espécie documental memorando, são exemplos de tipos documentais: memorando circular, memorando conjunto.
Na espécie documental decreto, são exemplos de tipos documentais: decretos-lei, decretos legislativos.
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7. Quanto à natureza do assunto
 
Documento ostensivo: a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público. Não possui
restrição de acesso.
Documento sigiloso: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas
especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
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A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do
art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências, prevê que: 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os
seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão
classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento,
desde que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso
público.
§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos
restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final.
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8. Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924.