_29461_1_O preparo da apresentação

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O PREPARO DA 
APRESENTAÇÃO 
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SUMÁRIO 
1 – O planejamento da apresentação.......................................................................... 2 
2 – A apresentação ............................................................................................. 3 
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O preparo da apresentação 
 
 
Além do plano de ação comportamental há também a necessidade de utilizar uma 
técnica que sedimente as apresentações em público, possibilitando maior garantia 
quanto à excelência das comunicações formais e informais. 
 
 
O planejamento da apresentação 
 
 
O planejamento é anterior à apresentação. É o momento em que você deve pensar, 
analisar, planejar e organizar ideias. O planejamento é o momento em que se deve 
refletir sobre o que será abordado, o que é de fato importante e o que pode ser deixado 
de lado, ou ainda o que não precisa ser aprofundado, que pode ser relegado a um 
segundo plano e ser abordado se houver tempo. Obviamente, essas escolhas 
dependerão muito do objetivo da apresentação e da complexidade do assunto que 
será discutido. 
Segundo Baêta (2017), um bom planejamento é o ponto de partida para criar uma 
apresentação realmente impactante. Nesse momento, é necessário pensar em cada 
detalhe − do conteúdo ao espaço em que a apresentação será feita. Uma boa 
sugestão para começar um planejamento é elaborando um mapa mental com tudo o 
que precisa ser pensado. 
Baêta (2017) alerta que sempre deve-se considerar o público-alvo: quem são eles, o 
que esperam da apresentação, qual é a forma mais eficiente de se comunicar com a 
audiência. E que também é necessário planejar os aspectos mais práticos da 
apresentação: o local em que ela ocorrerá, qual é o tamanho da audiência, qual é o 
tempo de duração e quais equipamentos serão necessários. 
Para não se esquecer de nada na hora da execução, é válido organizar essas 
informações em forma de checklist, como este aqui: 
 Objetivo da apresentação  para quê? 
 
 Tema  o quê? 
 
 Motivos, contexto, interesses, expectativas  por quê? 
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 Público  quantos? 
 
 Participantes  quem? 
 
 Forma  como? 
 
 Duração  quanto tempo? 
 
 Local  onde? 
 
 Data  quando? 
 
Aqui, a grande dica é: faça uma pesquisa prévia sobre todas as variáveis envolvidas 
na apresentação. E... nunca use um material pronto, sem checar sua validade e 
necessidade de atualização. 
 
 
A apresentação 
A apresentação propriamente dita é o momento em que você transmite e executa suas 
ideias. Para Gonçalves (2016, p.15), o apresentador deve se preparar pensando, ao 
menos, nos seguintes itens: 
 Quais barreiras internas e externas precisam ser superadas? 
 Qual o tipo de plateia? 
 Que elementos de comunicação verbal e não verbal são condizentes com a plateia, 
o momento, o local e o meio? 
 Como promover um clima de interação total? 
 Como incrementar o processo de sinergia com o grupo? 
 
 
Avaliação da apresentação 
A avaliação ocorre depois da apresentação. É o momento de avaliar e revisar as ideias 
apresentadas e as metas atingidas. Gonçalves (2016, p. 15) sugere que o 
apresentador avalie seu desempenho pensando em: 
 Quais as melhores ferramentas para a avaliação do resultado da apresentação? 
 Quais foram as reações da plateia? 
 Como se sentiu durante a apresentação? 
 O que precisa ser mudado, ampliado, suprimido? 
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Mais adiante retomaremos essa questão da avaliação, de forma mais detalhada. 
 
 
 
Distribuição do tempo da apresentação 
 
 
Uma apresentação deve ter seu tempo distribuído de forma equilibrada. Segundo 
Pereira (2011), os tempos médios de exposição normalmente são assim distribuídos: 
 10% para a Introdução; 
 
 80% para o Desenvolvimento; 
 
 10% para a Conclusão. 
 
Gonçalves (2016) sugere distribuição bem semelhante, mas alerta que essas 
porcentagens estão sujeitas a mudanças de acordo com o tipo de evento e as 
necessidades do público-alvo. 
 
 
Etapas da apresentação 
Uma apresentação pode ser dividida em diversas partes ou pode seguir a regra geral 
de uma estrutura de três partes. Essa estrutura constitui-se do começo, quando se faz 
uma introdução do tema que se quer apresentar; no meio, quando esse tema será 
desenvolvido; e, para finalizar, resume-se o que foi apresentado. Portanto, uma 
apresentação tem começo, meio e fim. Conforme Campos (2006), a estrutura de uma 
apresentação deve seguir o modelo: 
 introdução; 
 
 desenvolvimento; 
 
 conclusão e encerramento. 
 
 
Introdução 
 
A introdução é o chamariz para que os ouvintes prestem atenção à mensagem que 
você transmitirá. Eles têm grandes expectativas em relação a você e ao que será 
apresentado, pois investiram tempo, dinheiro e energia. Segundo Pereira (2011), você 
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terá de 30 segundos a 4 minutos, em média, para conquistar seu público. Sendo 
assim, para despertar e cativar o interesse do ouvinte, siga os seguintes passos: 
 Apresente-se − diga qual é a sua especialidade, seu cargo ou sua ocupação etc. −, 
relatando os motivos que o levaram a escolher o tema em questão. Demonstre ao 
público seu interesse pelo tema, faça notável o que o qualifica para estar ali. Você 
deve agradecer o presidente da mesa − se houver −, cumprimentar a plateia, 
identificar-se e, em seguida, iniciar; 
 Comunique o tema do evento, os objetivos do trabalho, o quanto ele pode ser útil 
para a plateia e suas expectativas de troca com ela. Deve ser algo que chame a 
atenção do público e aguce a curiosidade. Nunca diga que falará “um pouquinho 
sobre...”; 
 Faça um resumo do tema e sua estrutura. Determine, por exemplo, quais são os 
três pontos-chave da palestra; 
 Esquematize: delineie o tempo de duração da apresentação, qual metodologia será 
adotada, quais recursos serão utilizados e se haverá espaço para perguntas e 
debates. Explique, nesse ponto, se será utilizado qualquer outro tipo de material 
além do apoio visual; 
 Faça uma proposição: a proposição é um elemento de preparação em que 
procuramos despertar o interesse dos ouvintes sobre o que será apresentado e 
com o qual tentaremos sustentar a atenção ao tema. Pereira (2011) e Gonçalves 
(2016) oferecem algumas sugestões sobre como fazer uma boa proposição: 
o comece fazendo uma pergunta que desperte a curiosidade do público. Para isso 
você precisa saber a resposta e estar preparado para a participação da plateia; 
o destaque a importância do assunto; 
o relacione o tema com o passado, presente e futuro; 
o lance várias perguntas que serão respondidas durante a apresentação; 
o conte uma breve história; 
o comece interpretando o verso de um autor famoso; 
o inicie com uma citação de alguém respeitado; 
o relacione o tema com a vida das pessoas da plateia; 
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o associe o tema a um fato histórico; 
o conte uma piada somente se você tem aptidão para isso, mas é bom evitar; 
o cuidado com as gafes. Evite citar, brincar ou opinar sobre religião, política, 
futebol, discriminação em geral etc. 
 
 
Desenvolvimento 
 
O desenvolvimento é o espaço destinado à reunião dos argumentos mais consistentes 
que darão veracidade e credibilidade às ideias que você defende. 
Para ajudar o público a acompanhar as informações e a lembrar-se delas de forma 
mais clara, Gonçalves (2016) indica que o desenvolvimento pode ser dividido em 
várias partes: 
 primeira parte; 
 
 segunda parte; 
 
 terceira parte. 
 
 
Conclusão e encerramento 
 
A conclusão de uma apresentação é a síntese dos temas apresentados durante a 
etapa do desenvolvimento. Ela não deve ser repetitiva, mas expandir a ideia central, 
destacando os pontos principais. 
Se achar pertinente, abra para perguntas da plateia. As perguntas eliminam dúvidas 
e auxiliam na retenção do que foi exposto. Mantenha o slide das conclusões exposto 
durante as perguntas e volte a algum slide do desenvolvimento, se necessário, 
retornando em seguida para o das conclusões. Ao final dasperguntas, deixe claro que 
sua apresentação terminou passando para o último slide: o do encerramento. 
O encerramento é o instante em que os ouvintes solidificam a imagem que você 
transmitiu. Lembre-se de realmente concluir o discurso quando disser à plateia que 
está finalizando a apresentação. 
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Coloque no slide de encerramento as suas despedidas: 
 
 
 uma frase de agradecimento, como “Muito obrigado!”; 
 identificação completa do apresentador: nome, e-mail, fone; 
 slogan da empresa, do projeto etc. – ou um breve pensamento; 
 foto da equipe ou da empresa; 
 
 
Uma conclusão consistente só poderá ser elaborada se o desenvolvimento tiver 
cumprido o seu papel, ou seja, se tiver separado o assunto principal em partes que 
facilitaram a compreensão. Sem essa etapa, qualquer tentativa de resumir a 
apresentação perde o sentido. 
Gonçalves (2016) também comenta que outra característica dos bons encerramentos 
é abordar sobre o futuro e projetar perspectivas. Quanto maior a relação entre o que 
foi apresentado e o que pode vir a se concretizar, o público poderá avaliar melhor o 
conteúdo apresentado e maiores as chances de conquistá-lo. 
O autor acrescenta que as conclusões devem ser breves: o tema da apresentação já 
foi abordado em partes, esclarecido nas suas minúcias e exposto em detalhes. 
Então, agora é tornar o desfecho marcante, utilizando ao máximo os recursos e 
técnicas oferecidos pela comunicação: ser enérgico, breve e ritmado, mostrando ao 
público a coerência dos dados e raciocínios apresentados. 
Em relação à linguagem, Pereira (2011) recomenda que devem ser usadas palavras 
e expressões que resumem, definem e concluem, tais como: em suma, em definitivo, 
logo, portanto, por fim, concluindo, para encerrar etc. Use uma frase sugestiva para 
deixar a sua marca de forma positiva. E alerta para que não se desligue o projetor até 
que todos tenham saído. 
Em síntese, a apresentação deve ser um pacote completo e harmonioso em suas 
partes. Na Introdução da apresentação, começa-se a entregar o pacote criando no 
público a curiosidade sobre o tema. No Desenvolvimento da apresentação, as ideias 
são expostas e o pacote é degustado. E na Conclusão é feito o arremate, quando os 
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participantes pegam o pacote que lhes foi entregue, o embalam com as considerações 
finais e o levam para aproveitá-lo do melhor modo que puderem.