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Quais são os erros a serem evitados em relatórios de gestão?
Existem alguns erros recorrentes nos relatórios de gestão que inviabilizam o uso para o fim almejado: inteligência de negócio.
Assim, alguns problemas comuns podem ser evitados quando se conhece eles de antemão. Veja os principais a seguir!
Sobrecarga de informações
Muitos profissionais querem usar o relatório para apresentar os feitos e desafios da equipe, o que torna o documento inconsistente em relação ao propósito dele, pois aumenta o conteúdo, mas sem agregar informações úteis.
Além disso, há casos em que, na dúvida sobre quais KPIs selecionar, os gestores inserem todos os dados possíveis (alguns brutos). Assim, a sobrecarga de informações faz com que o relatório não gere os insights desejados.
Para evitar esse problema, pense somente no que realmente é essencial, isto é, aqueles dados que comprovarão a eficiência das ações com o objetivo traçado. Tudo o que for diferente disso deve ser deixado de fora!
Poluição visual
Além da sobrecarga de informações, você também deve tomar muito cuidado com a poluição visual.
Muitas pessoas tentam elaborar um relatório acrescentando muitas artes visuais ou até mesmo adicionando vários elementos em pouco espaço, como gráficos e tabelas.
Isso, se feito de forma descontrolada, pode gerar poluição visual e fazer com que a pessoa que está lendo não consiga extrair os dados necessários, perdendo-se no meio de tanta informação.
Confusão na apresentação das ideias
Mesmo com uma definição adequada dos dados a serem expostos, são comuns os relatórios que desenvolvem as ideias em estruturas confusas, o que impede o pleno aproveitamento dos dados expostos e pode, inclusive, limitar ou inviabilizar a compreensão do que foi apresentado.
Uma boa dica para não cometer esse erro é: após seguir todos os passos citados aqui para criar o relatório, apresente-o para alguém de sua confiança e veja se ela interpretará os dados da forma com que você espera. Avalie também a facilidade ou dificuldade com que ela captou as informações.
Problemas na redação
A redação do conteúdo também é um problema recorrente nos relatórios, devido aos erros de português e outros, fazendo com que o esforço para compreender a mensagem básica do documento inviabilize qualquer possibilidade de insight ou estratégia a partir daquele material.
É importante saber qual é o público que lerá o relatório, qual o tipo de linguagem que comumente é utilizado por essas pessoas e, a partir daí, elaborar a estrutura do texto e o tipo de linguagem.
Além disso, como já dissemos, um erro de escrita na construção do material pode causar um efeito bem negativo, gerando uma baixa expectativa para quem está lendo e desviando o foco dos resultados em si.
Portanto, como vimos ao longo deste conteúdo, o relatório de gestão é um importante aliado em uma tomada de decisão mais eficiente e estratégica, permitindo conhecer os aspectos mais relevantes de cada área da empresa e desenvolver uma solução integrada que vise o alcance dos objetivos do negócio.
Os diversos benefícios promovidos pelo relatório de gestão, entretanto, dependem da qualidade e consistência do documento apresentado, exigindo excelência dos profissionais na análise de dados e comunicação das informações.
Para ter sucesso e criar relatórios realmente eficientes, que ajudam a evitar os principais erros de gestão e aprimorar os ganhos, é fundamental que você siga o passo a passo que mostramos aqui, além de ter atenção com cada dica e cuidado que demonstramos.
Agora que já sabe como construir um bom relatório de gestão, venha aprender como identificar e definir metas realmente alinhadas com o propósito do seu negócio! Para isso, fique mais um pouco conosco e conheça o nosso ebook: OKR: Metas que Conectam Estratégia com Operação!