Avaliação de Pesquisa

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Técnicas Secretariais: Interculturalidade
Aluno (a): 
Data: 21/04/2020
Atividade de Pesquisa
NOTA:
ORIENTAÇÕES:
· Ler atentamente as instruções contidas no documento é de fundamental importância na realização da avaliação.
· Para esta atividade o aluno poderá utilizar-se das ferramentas de pesquisas como: internet, artigos científicos, manuais técnicos, livros e literaturas disponibilizadas em nossa biblioteca.
· Preencha todos os dados referente a sua identificação como: nome completo, data de entrega.
· As respostas poderão ser de escritas forma manual e/ou digitadas abaixo de cada pergunta. 
· Ao terminar a avaliação o arquivo deverá ser salvo com o nome: "Avaliação de Pesquisa" (nome do aluno).
· Envie o arquivo pelo sistema em formato digital em pdf ou word.
Bons Estudos!
1. Após a assistir vídeo da aula (O perfil que o mercado quer), reflita e comente pontos importantes sobre as competências e habilidades técnicas que os profissionais atuais precisam conhecer e desenvolver.
Vivemos uma fase em que devemos ser multifuncionais, precisamos aprender todo o funcionamento da empresa, não podemos mais estar presos a uma só atividade. Hoje uma secretária cuida de praticamente todo o funcionamento da empresa, a começar pela agenda do executivo, cuidamos acesso de pessoas ao executivo, horários, retornos, cumprimento dos compromissos, agendamento de reuniões, elaboração e envio de pautas e atas, retorno de ligações internas e externas. Facilitamos a distribuição de correspondências aos seus respectivos setores, retornos e despacho diário com o gerente, atuamos na implantação de projetos diversos tais como: 5S, responsabilidade social, meio ambiente, e voluntariado. Na área de atendimento, atuamos na resolução de problemas, retorno, reclamações, atendimento das demandas dos clientes e fornecedores internos e externos. Cuidamos da viagens em questões como: horários, preços, localização, hospedagem e locomoção. Na área documental cuidamos da gestão, armazenamento, tramitação, controle, busca etc. A secretária hoje busca facilitar o dia a dia da sua gerência, clientes e fornecedores.
2. Elabore uma lista de atividades que você pode contribuir para melhorar a comunicação na empresa onde trabalha.
Por se tratar de um órgão público a implantação de uniforme para o pessoal de atendimento só é usado para os profissionais terceirizados, os servidores não usam uniforme e o usado pelos terceirizados não é apropriado para o uso da função, identificação de setores na empresa, pois ás vezes nem os servidores sabem onde cada setor atua, criar um modelo de pauta e convocação de reuniões que geralmente acontecem aleatoriamente e o assunto só se sabe na hora, paramos tudo que estamos fazendo para ir a reunião e criar manual de atendimento telefônico, quase todos os setores possuem linha externa e o atendimento não é personalizado pelos servidores, a maioria atende com alô o que nunca deve ser feito e passa a ligação sem esclarecer a dúvida ou solicitação do interessado. 
3. Faça uma lista dos sinais verdes que aconteceram em alguma compra de produto ou serviço, que você realizou e que foi bem atendido.
Em uma visita a uma loja de produtos para casa para efetuar compra de móveis fui abordada por um vendedor muito gentil e com conhecimento nos produtos que loja me ofertou. Os pontos que analisei para fechar a compra foram:
1. Ambiente. A loja é muito agradável com uma decoração leve, iluminação e climatização adequadas.
2. Disposição do atendente. Assim que entrei na loja, o atendente esboçou sorriso, demonstrou cortesia e se colocou à disposição para me auxiliar na compra.
3. Conhecimento. O atendente mostrou dominar as informações sobre os produtos colocados à venda. Me questionou sobre minhas preferências.
4. Soube me ouvir. O atendente ouviu as minhas necessidades sobre os produtos que estava procurando.
5. Condições de pagamento. O atendente me informou sobre as condições de pagamento, além de informar sobre a política de promoções da loja.
6. Despedida. Após efetuar o pagamento, o atendente me conduziu até a saída e agradeceu a minha visita. Com esse bom atendimento indiquei a loja para parentes, amigos e conhecidos.
4. Caro aluno você gostou do vídeo indicado em mídias integradas (Erros e Acertos no atendimento telefônico)? Espero que sim. Agora, depois de assistir este vídeo, faça uma lista dos acertos que envolvem o atendimento telefônico.
Atender indicando o nome da empresa, nosso nome e uma saudação de forma educada e com tranquilidade, o tom de voz não deve ser nem alto e nem baixo, deve-se sorrir ao falar, deve-se verificar o setor de interesse, mostrar interesse, ouvir com atenção, deve-se também ter certeza que o cliente foi atendido, verificar retorno, verificar se o problema foi resolvido, deve-se ter sempre um bloco de anotações e uma caneta ou lápis para anotar o nome de quem está ligando ou o que está solicitando para que não seja preciso perguntar novamente, se o ramal desejado estiver ocupado, deve-se informar a quem ligou e deixar que ele(a) decidam se vão aguardar ou não. Caso prefiram aguardar, é necessário sempre retornar informando que o ramal continua ocupado e perguntando se continuará aguardando ou prefere que a pessoa lhe retorne.
5. Seu gerente viajará no próximo mês para uma feira nos Estados Unidos. Simule uma cotação dos seguintes itens.
1. passagem ida e volta
Copa Air Laines – Ida 11/05 04:05, Volta 15/05 23:55 - US$654.90
2. reserva de hotel
Union Square Plaza – San Francisco – Califórnia 
De 11/05/2020 a 15/05/2020 – R$ 1.314,00 (4 noites) Reservado pelo Hurb - Hotel Urbano.
3. reserva de carro
Reservado na Hertz Car Rental – Veículo: Citroën DS4 – Diária: R$ 256,00 – Diárias: 04 (quatro)
4. Verifique a emissão do passaporte
Reúna a documentação necessária: documento de Identidade, pode ser a Carteira de Identidade (RG), carteira funcional reconhecida por lei federal, carteira de Habilitação com foto ou Carteira de Trabalho. O passaporte anterior também é válido, caso tenha mudado de nome leve também a Certidão de Casamento. CPF, se o número constar na Cédula de Identidade, CNH ou Carteira de Trabalho não é necessário apresentar o original, Certidão de Casamento caso tenha alterado seu nome e certificado de naturalização, para os naturalizados.
Não é mais necessário apresentar título de eleitor, comprovantes de votação ou de serviço militar, no caso dos homens. No entanto é necessário que você esteja regular com a justiça eleitoral e serviço militar, pois é feita uma checagem no momento da emissão do passaporte. Caso a checagem aponte divergência, pode ser necessário apresentar título de eleitor, comprovante de votação ou de serviço militar. Preencha a solicitação no site da Polícia Federal, após ter preenchido e confirmado os dados será gerado um protocolo com sua solicitação e o boleto do Guia de Recolhimento da União (GRU) para o pagamento. Paga a taxa de emissão, agenda a data de atendimento, comparece ao posto da Polícia Federal e retira o passaporte.
5. Verifique como é a emissão do visto americano
Preencher em inglês, o formulário de solicitação de visto DS-160. Depois que preencher o formulário, é preciso agendar a(s) entrevista(s). Para isso, crie uma conta de usuário no site https://ais.usvisa-info.com/pt-br/niv, insira o número de confirmação DS-160. No meio do processo será preciso pagar a taxa de solicitação do visto (US$ 160, no caso dos vistos de turismo e negócios). Há casos em que é necessário ir ao CASV (Centro de Atendimento ao Solicitante de Visto) e ao Consulado, e outros -- como nas renovações -- em que só é preciso ir ao CASV. O próprio sistema irá informar sobre isso. No caso de ter que fazer as duas entrevistas, agende a ida ao CASV antes da ida ao Consulado.
Segundo um decreto emitido pelo governo Donald Trump em 27 de janeiro de 2017, todos os solicitantes de visto deverão passar pela entrevista no Consulado No dia agendado, vá ao CASV com a confirmação do formulário 160 (documento com código de barras), o passaporte e o comprovantede pagamento da taxa. Lá, serão recolhidas as impressões digitais e será tirada uma foto. No dia da entrevista, é preciso ir ao Consulado ou à Embaixada, levando o passaporte e a página de confirmação do formulário DS-160. O solicitante receberá o visto em até dez dias úteis após a entrevista.
6. elabore uma agenda de negócios e contatos
11/05 04:05 – Ida para San Francisco, Califórnia – Estados Unidos da América
11/05 20:45 – Desembarque em San Francisco
11/05 22:30 – Check In no Hotel Union Square Plaza
12/05 07:30 – Café da manhã de negócios no hotel com o Mr. John Ross da empresa Mine Inside Co. Assunto: Equipamentos de segurança para mineração.
12/05 10:00 – Pegar o carro na locadora Hertz Car Rental.
12/05 12:00 – Almoço no restaurante Hog Island Oyster com a Mrs. Abby Wright da empresa Stake Construction Equipment & Services. Assunto: Materiais e serviços de construção com tecnologia voltada para mineração.
12/05 16:00 – Visita à Praxair Welding Gas and Supply Store para fazer cotação de cilindros de oxigênio, gás carbônico e argônio – gases para soldagem.
12/05 18:00 – Retornar ao hotel. Noite livre.
13/05 08:00 – Feira de Geologia e Tecnologia de Minas (abertura)
13/05 11:00 – Palestra sobre Técnicas de Escora em Minas Subterrâneas
13/05 12:30 – Almoço.
13/05 14:30 – Visita aos stands de fabricantes de equipamentos de proteção individual para trabalho em minas, cilindros de gases, tecnologia para escoras e equipamentos de escavação.
13/05 17:30 – Retorno ao hotel. Noite livre.
14/05 08:00 – Feira de Geologia e Tecnologia de Minas
14/05 09:30 – Palestra sobre Know-How em Máquina de Escavações
14/05 11:00 – Mesa-redonda tema: “Investimentos x Retorno em Mineração de Gemas nos Países de 3º Mundo”.
14/05 12:30 – Almoço.
14/05 14:30 – Retorno para fechamento de negócios ao stand da empresa Hetch Hetchy especializada em escavação e distribuição de água através de dutos subterrâneos
14/05 17:30 – retorno ao hotel. Noite livre.
15/05 07:00 – Café da manhã de negócios no Taylor Street Coffee Shop com Mr. John Ross, Edy Ross e Steven Stwart da empresa Mine Inside Co. Assunto: fechamento da compra de equipamentos de segurança para mineração (conforme reunião do dia 12/05).
15/05 10:00 – Passeio no Pier 39 e visita à antiga fábrica de chocolates da Ghirardelli,
15/05 13:00 – Almoço no restaurante Kokkari Estiatorio com Mrs. Abby Wright e comissão da diretoria da empresa Stake Construction Equipment & Services. Assunto: assinatura do contrato de parceria no fornecimento de know-how para escavação.
15/05 16:00 – Visita à Praxair Welding Gas and Supply Store para fechamento da compra dos cilindros conforme cotação feita no dia 12/05.
15/05 17:45 – fechamento da locação do veículo (locadora: Hertz Car Rental)
15/05 20:00 – Aeroporto
15/05 23:55 – Retorno para o Brasil
Contatos:
Hertz Car Rental – Locadora de veículos
Endereço: 335 Powell St, San Francisco, CA 94102, Estados Unidos
Telefone: +1 415-362-2780
Horário de Funcionamento: 24hs
Union Square Plaza – Hotel
Endereço: 432 Geary St, San Francisco, CA 94102, Estados Unidos
Telefone: +1 415-776-7585
Mine Inside Co. – empresa de equipamentos de segurança para mineração
Endereço: 941 Cole St, San Francisco, CA 94117-4315
Telefone: +1 415-564-5333
Hog Island Oyster – Restaurante
Endereço: Ferry Building, One, #11, San Francisco, CA 94111
Telefone: +1 415-391-7117
Especialidade: Cozinha americana e frutos do mar
Stake Construction Equipment & Services – empresa de fornecimento de materiais e serviços de construção com tecnologia voltada para mineração
Endereço: 505 Beach St, A, San Francisco, CA 94133-1130
Telefone: +1 415-771-8444
Praxair Welding Gas and Supply Store – empresa de soldagem, industrial, médica e de gases especiais
Endereço: 1690 Evans Ave, San Francisco, CA 94124
Telefone: +1 415-826-8627
Hetch Hetchy – empresa especializada em escavação e distribuição de água através de dutos subterrâneos
Endereço: 125 Third Street, San Francisco, CA 94103-3107
Telefone: +1 415-284-4000
Taylor Street Coffee Shop – Restaurante
Endereço: 375 Taylor St, São Francisco, CA 94102-2004
Telefone: +1 415-567-4031
Kokkari Estiatorio – Restaurante
Endereço: 200 Jackson St, São Francisco, CA 94111-1806
Telefone: +1 415-981-0983
Especialidade: cozinha mediterrânea, grega e opções vegetarianas
6. Logo após assistir o vídeo indicado em mídias integradas (Diversidade Cultural) relacione o mesmo, com o conteúdo abordado liste o que você observou em relação a diferentes culturas.
Na América Latina somos mais amáveis, conversamos sobre a família e temos o futebol como tema preferido. Os homens se abraçam quando são amigos e as mulheres se beijam de leve nos dois lados do rosto e costumam tocar na pessoa e ficar próximos quando conversam.
Na América do Norte os americanos são mais objetivos e costumam não perder tempo em reuniões de negócios. A pontualidade é essencial e tudo deve ser agendando com antecedência.
Na Europa Ocidental os alemães são altamente organizados, espanhóis e gregos são bem flexíveis e alegres, os italianos são falantes e gesticulam para tudo, mas há tradições comuns de educação e boas maneiras e tanto na conduta como no vestuários são formais. Homens e mulheres se cumprimentam com aperto de mãos. Deve-se evitar acenar para uma pessoa e chamá-la em voz alta. Os trajes de negócios são formais.
No Oriente Médio as pessoas chamam atenção por serem afetuosas, generosas e orgulhosas. Homens se cumprimentam com abraços, beijos nas bochechas e andam de mãos dadas. Ninguém diz não por medo de ofender. A amizade e o respeito pessoal dão a impressão de ser mais importantes do que os negócios. Na maioria dos países a religião é islâmica, o consumo de álcool é crime, carne do porco é proibida e os cachorros são impuros. Embora quase todos os países sigam o islamismo, nem todos são árabes, mas o conservadorismo religioso permanece forte e perguntar pela saúde da esposa ou das filhas do anfitrião é deselegante.
Na Ásia apesar de todas as diferenças dos Indianos, Japoneses, Chineses, os povos asiáticos têm um traço em comum: noção rigorosa de cortesia, respeito pelos mais velhos, humildade pessoal, subordinação ao grupo, respeito inquestionável pela autoridade, evitam controvérsias e o confronto. Decisões de negócios são tomadas pelo consenso com a deferência da pessoa mais velha e de cargo mais elevado. As negociações levam tempo, podendo levar de semanas até meses. Não é de assustar que uma das virtudes principais dos asiáticos seja a paciência.
Na África um delicado aperto de mão é a forma aceita para cumprimentar e deve saudar todas as pessoas da sala ao chegar e ao sair.
7. Sobre o conceito de reuniões, seus objetivos, pessoas que devem ser convocadas e quais os tipos de reuniões mais usadas pelas empresas e instituições.
O desenvolvimento e o crescimento de uma empresa pode ser mensurado pelas reuniões que são organizadas. Verificar os assuntos relevantes e importantes para a reunião; Como a liderança pode prestar contribuição; Qual a dinâmica que será utilizada; Definir o número de pessoas que deverão ser convocadas. 
Hoje com a pandemia a forma de reuniões mais utilizada por todos as empresas seja de pequeno, médio ou grande porte é através de web conferência, ela abrange ampla possibilidade com troca de slides, som e imagens. Pode ser utilizadas por diretores que estejam distantes da matriz ou sede para reunir- -se com sua equipe, também são muito utilizadas as reuniões individuais: São aquelas que você faz com subordinados, no caso do técnico em secretariado com o pessoal de apoio tais como: boys, copeiras, pessoal da limpeza, motorista, colegas de setor e reuniões setoriais: São realizadas semanalmente ou quinzenalmente para tratar de assuntos de interesses dos setores tais como: relatório mensal, planilha de custos que precisa ser fechada ou atualizada, algum evento que será realizado com participantes de diversos setores, problemas ou conflitos ocorridos, comunicação de novas normas ou procedimentos.
8. Abordamos a importância da pautade reunião, bem como de seu registro através da ata e os cuidados que devem ser tomados em relação a: Convocação, arrumação da sala, ambiente escolhido e providências pós-reunião.
É importante a elaboração com a devida antecedência, pelo menos uma semana e deve ser de conhecimento de todos os participantes. A pauta pode ser elaborada de duas formas: os participantes recebem os temas da sua gerência ou diretoria ou a diretoria solicita aos gerentes e participantes os temas da pauta.
A pauta deve ser enviada por e-mail juntamente com a convocação da reunião e deve conter os seguintes itens:
1. Data, horário e local da reunião.
2. Temas a ser tratado em ordem de importância.
3. Tempo previsto para cada tema.
4. Horário de início e término da reunião.
5. Nomes dos participantes.
6. Nome de quem convoca.
7. Finalidade da reunião.
Assim como iniciar e conduzir uma reunião produz resultados, saber encerrar uma reunião adequadamente também contribui para o sucesso pós- reunião e para que todos se comprometam com as resoluções adotadas. Para quem lidera e coordena alguns tópicos são essenciais conforme abaixo:
1. Relembre e resuma o que foi deliberado;
2. Informe os procedimentos pós- reunião;
3. Avalie com os participantes o que foi discutido;
4. Defina a data da próxima reunião;
5. Envie as decisões e cópia da ata para providências.
Avaliação de Pesquisa: Técnicas Secretariais Interculturalidade