Manual âmbito Legal

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PORTAL DE SOLUÇÕES ÂMBITO E SISTEMA LEGAL 
 
 
 
2 
 
 
 
A ÂMBITO HOMEM & AMBIENTE 
Nossa atuação no mercado e na 
sociedade tem uma marca: o 
comportamento ético, a excelência, a 
inovação e o arrojo, fundados na noção 
de satisfação total do cliente e de 
compromisso com o Homem e o 
Ambiente, agora e no futuro. 
A Âmbito Homem e Ambiente está no 
mercado desde 1994, formando 
parcerias sustentáveis com seus 
clientes e auxiliando-os no 
gerenciamento dos sistemas de gestão 
de Meio Ambiente, Segurança e Saúde 
Ocupacional, Responsabilidade Social e 
Qualidade. 
É reconhecida como a única no 
mercado que não impõe aos clientes o 
ônus adicional (horas trabalhadas) de 
“validar” ou “interpretar” a legislação. 
Isso significa comprometimento com a 
segurança de sua empresa e com a 
qualidade de vida de seus funcionários. 
A Âmbito deseja, acima de tudo, 
integrar gente e ambiente. E seu nome 
reflete, a um só tempo, sua área de 
atuação e o seu compromisso, com 
clientes, pessoas, sociedade em geral e 
o meio, eticamente orientado para o 
bem estar do homem e para a 
conservação do meio ambiente. 
APRESENTAÇÃO 
Caro cliente, 
O presente material é um guia 
orientativo do Portal de Soluções 
Âmbito e do Sistema LEGAL que te 
habilitará para: 
 Entender o Método Âmbito 
de identificação, análise e 
controle do atendimento à 
legislação; 
 Acessar o Sistema LEGAL e 
suas ferramentas; 
 Navegar pelos menus do 
Sistema LEGAL. 
 
Aqui, você vai conhecer as ferramentas 
necessárias para otimizar a utilização 
do Sistema LEGAL – Legislação 
Aplicável, deixando a sua gestão de 
requisitos legais em meio ambiente e 
segurança e saúde ocupacional mais 
simples. 
 
Nos capítulos 1 a 10 deste material 
serão explicados os conceitos do 
Sistema LEGAL, sua finalidade e quais 
as ferramentas que o mesmo possui 
para auxiliá-lo na gestão. O objetivo é 
te capacitar para o uso do Sistema, ao 
mesmo tempo em que terá em mãos 
um material para consulta e apoio. 
 
 
 
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GLOSSÁRIO 
 
CAPÍTULO 1 – INTRODUÇÃO 
CAPÍTULO 2 – A LEGISLAÇÃO 
CAPÍTULO 3 – PORTAL DE SOLUÇÕES ÂMBITO 
CAPÍTULO 4 – QUESTIONÁRIO DO SISTEMA LEGAL 
CAPÍTULO 5 – PLANILHAS DO SISTEMA LEGAL 
CAPÍTULO 6 – ATUALIZAÇÕES DO SISTEMA LEGAL 
CAPÍTULO 7 – ESTATÍSTICAS DO SISTEMA LEGAL 
CAPÍTULO 8 – AJUDA DO SISTEMA LEGAL 
CAPÍTULO 9 – PLANO DE AÇÃO 
CAPÍTULO 10 – CONCLUSÕES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 1 - INTRODUÇÃO 
O LEGAL – Legislação Aplicável é o Sistema pelo qual a Âmbito presta seu serviço de 
consultoria em legislação. 
É um sistema em interface web que contém os serviços de consultoria jurídica da 
Âmbito Homem e Ambiente para a identificação, análise e monitoramento da 
legislação aplicável ao negócio da empresa. 
Possibilita que a empresa conheça e controle integralmente o atendimento aos 
requisitos legais e outros requisitos aplicáveis aos seus Sistemas de Gestão Ambiental 
e de Segurança e Saúde Ocupacional. 
1. PARA QUE SERVE O SISTEMA LEGAL? 
O LEGAL serve basicamente para informar às empresas quais são as suas obrigações 
legais, e também para controlar este atendimento. 
Com o LEGAL são realizados: a aquisição, o acompanhamento, a análise, a atualização 
e a verificação do atendimento à legislação e outros requisitos de diversos sistemas de 
gestão. 
Os sistemas de gestão objeto de nossa apresentação são os de: Meio Ambiente e de 
Segurança e Saúde Ocupacional. 
2. NECESSIDADES ATENDIDAS 
 
 Conhecer e cumprir a legislação 
 Prevenir penalidades (responsabilidades jurídicas) 
 Certificar o sistema de gestão (ISO 14.001 / OHSAS 18.001 e outros) 
 Demonstrar a conformidade legal da empresa para as partes interessadas 
(acionistas, clientes, fornecedores, empregados, sociedade, poder público) 
 Adotar práticas sustentáveis no negócio 
 Otimizar recursos de pessoal e financeiros no controle do atendimento à 
legislação 
 Assegurar a continuidade do negócio 
 Evitar danos à imagem da empresa 
 
3. BENEFÍCIOS OFERECIDOS 
 
 Segurança na identificação e monitoramento da legislação aplicável 
 
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 Atendimento ao escopo das normas ISO 14.001 / OHSAS 18.001 e outras no que 
toca à identificação e monitoramento dos requisitos legais 
 Disponibilização ágil em ambiente web 
 Interface tecnológica amigável e de fácil uso 
 Linguagem acessível 
 Rigor técnico e jurídico 
 
4. PRINCIPAIS FACILIDADES 
 
 Sistema em ambiente web, que pode ser acessado de qualquer computador 
conectado à internet, sem necessidade de instalação do software. 
 Sistema Inteligente, que não gera um resultado igual para todos, mas 
personalizado frente à realidade do cliente. 
 Monitoramento permanente da realidade da empresa, por meio de questionário 
online, evitando erros na identificação e interpretação das normas, sem impor ao 
cliente o ônus de sua avaliação e correção. 
 Diferentes maneiras de exibição do conteúdo – versatilidade. 
 Atualização constante do conteúdo do LEGAL, com envio de relatórios 
personalizados conforme a periodicidade escolhida pelos usuários. 
 Controle estatístico de atendimento à legislação / obrigações legais, 
individualmente, pela empresa como um todo. 
 Apontamento dos aspectos ambientais / perigos ocupacionais relacionados às 
obrigações legais. 
 Controle individual de atendimento a cada obrigação listada. 
 Possibilidade de Usuário Corporativo acessar qualquer planilha da organização 
com o mesmo login e senha. 
 Total segurança e confiabilidade dos servidores, que estão hospedados em um 
dos mais modernos e seguros DataCenter do país. 
 Diversas opções de customização que facilitam ainda mais seu dia-a-dia. 
5. COMO FUNCIONA O LEGAL? 
O LEGAL é acessado pela web, por meio de qualquer computador conectado à rede, 
através do site www.ambito.com.br, utilizando o login e senha individual. 
Abaixo, o Quadro Resumo demonstra bem os momentos da implantação do sistema e 
de sua manutenção e utilização no dia-a-dia da empresa, bem como as etapas contidas 
em cada uma dessas fases. A partir do capítulo 3, teremos o passo-a-passo com a 
explicação detalhada de como funciona o Sistema LEGAL. 
 
http://www.ambito.com.br/
 
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QUADRO RESUMO 
A) ETAPA IMPLANTAÇÃO 
ETAPAS RESPONSÁVEL MOMENTO 
O cliente responde o 
questionário de caracterização 
sozinho ou com a ajuda de um 
consultor da Âmbito 
EMPRESA - CLIENTE 
(podendo contar com o 
auxílio da Âmbito) 
Após regularização 
contratual 
A Âmbito elabora a planilha de 
legislação conforme análises 
feitas pelos advogados 
especializados 
Âmbito 
Após regularização 
contratual 
O administrador do sistema 
acessa o site 
www.ambito.com.br e cadastra 
os usuários e respectivas 
permissões no LEGAL 
EMPRESA - CLIENTE 
(podendo contar com auxílio 
da Âmbito) 
Após regularização 
contratual 
O administrador verifica as 
obrigações listadas nas 
planilhas de legislação e 
distribui as responsabilidades 
EMPRESA - CLIENTE 
Após preenchimento do 
Questionário de 
Caracterização 
Os responsáveis pelas 
obrigações acessam o Sistema 
e verificam o status de 
atendimento 
EMPRESA - CLIENTE 
Após definição de 
responsáveis e permissões 
Os responsáveis pelas 
obrigações preenchem as 
planilhas nos campos de 
controle de atendimento 
EMPRESA - CLIENTE 
Após definição de 
responsáveis e permissões 
B) ETAPA MANUTENÇÃO 
ETAPAS RESPONSÁVEL MOMENTO 
Acessar mensalmente (ou em 
outra periodicidade definida) o 
Sistema LEGAL 
EMPRESA - CLIENTE 
A ser definido pela 
empresa 
Atualizar as respostas do 
Questionário, certificando se 
Usuários da EMPRESA – CLIENTE A ser definido pela 
http://www.ambito.com.br/
 
7 
 
todas as perguntas foram 
respondidas 
autorizados para essa atividade empresa 
Acessar o relatório deatualização, no menu 
“Atualizações” e consultar o 
relatório do período 
Usuários da EMPRESA – CLIENTE 
autorizados para essa atividade 
A ser definido pela 
empresa 
Verificar se há novas 
obrigações inseridas nas 
planilhas, e definir os 
responsáveis por elas 
Usuários da EMPRESA – CLIENTE 
autorizados para essa atividade 
A ser definido pela 
empresa 
Os responsáveis pelas 
obrigações acessam o Sistema 
e verificam o status de 
atendimento 
Usuários da EMPRESA – CLIENTE 
autorizados para essa atividade 
A ser definido pela 
empresa 
Os responsáveis pelas 
obrigações preenchem as 
planilhas nos campos de 
controle de atendimento 
EMPRESA - CLIENTE 
Após definição de 
responsáveis e 
permissões 
 
5. HÁ A INTEGRAÇÃO DO LEGAL COM OUTROS SISTEMAS? 
Os sistemas oferecidos pela Âmbito podem “conversar” entre si. Um exemplo é a 
integração do Sistema LEGAL com o sistema SHE-Q. 
Isso acontece porque os dois sistemas, que fazem parte do Portal de Soluções Âmbito, 
foram integrados para possibilitar uma gestão mais eficiente dos aspectos 
ambientais/riscos ocupacionais e da legislação a eles relacionada. 
O SHE-Q é um sistema para a gestão dos aspectos ambientais/perigos ocupacionais, 
que pode ser personalizado para atender às diversas necessidades das organizações. 
Não trataremos do sistema SHE-Q neste guia orientativo, mas em outro material 
específico sobre ele. 
 
 
 
 
 
 
8 
 
 
CAPÍTULO 2 - A LEGISLAÇÃO 
Afinal, o que é legislação e qual a sua importância? 
Inicialmente, é bom entendermos que a legislação (federal, estadual – São Paulo e 
municipal – Cubatão) é de cumprimento obrigatório, independente da empresa 
possuir um sistema de gestão estruturado ou alguma certificação. 
Por descumprimento à legislação, a empresa e/ou as pessoas podem ser penalizadas 
no âmbito administrativo (multas, demolição), civil (indenização, reparação do dano) 
ou penal (interdição, prisão). 
1. TIPOS DE NORMAS 
Legislação: Conjunto de leis, regulamentos e demais atos de natureza administrativa e 
de outros documentos impostos regularmente pelas autoridades constituídas (nos 
níveis federal, estadual e municipal), como leis, decretos, portarias, resoluções, 
deliberações, instruções normativas, normas regulamentadoras, etc. 
Outros Requisitos: Documentos elaborados por instituições privadas às quais a lei 
reconheça competência para edição de normas de padronização (ex.: NBR feita pelo 
INMETRO), ou consensadas junto a organizações governamentais e não 
governamentais, que afetam, condicionam ou regulam as atividades, produtos e 
serviços da empresa (ex.: requisitos de clientes, padrões corporativos, normas de 
outros países). 
4. COMO ACESSAR O SISTEMA LEGAL? 
4.1. Acesse o site www.ambito.com.br; 
4.2. Na área central do lado direito do site serão exibidos os campos “USUARIO” e 
“senha”. Informe os dados de “USUARIO” e “senha” (estes serão encaminhados pelo usuário 
administrador do Sistema LEGAL para o seu e-mail. Não deixe de checar inclusive a caixa de Spam, o e-
mail pode ter sido direcionado para este ambiente); 
http://www.ambito.com.br/
 
9 
 
 
4.3. Clique no ícone “Entrar”, indicado pela seta da figura acima; 
4.4. Será aberta a página do Portal de Soluções da Âmbito; 
 
 
4.5. Clique no ícone LEGAL à direta da tela; 
 
10 
 
 
OU 
 
Clique no ícone “Selecione o Sistema” no menu localizado no topo da tela, escolhendo, 
na sequência, o Sistema LEGAL; 
 
 
Menu do 
Sistema 
LEGAL 
 
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4.6. Navegue pelos itens do menu; 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 3 - PORTAL DE SOLUÇÕES ÂMBITO 
1. PÁGINA INICIAL 
Na página Inicial o usuário pode escolher qual unidade da corporação deseja acessar 
(somente para usuários corporativos). 
 
No ícone “Selecione o Sistema” localizado no canto esquerdo superior da tela, podem 
ser acessados todos os sistemas da Âmbito. 
Para saber mais sobre os outros sistemas não adquiridos pela EMPRESA – CLIENTE, 
basta clicar sobre o ícone ou entrar em contato com a Âmbito. 
 
 
14 
 
Na Página Inicial ainda é possível encontrar o Comunicado sobre as novas Melhorias 
dos Sistemas. 
Toda vez que a Equipe Âmbito promover uma alteração em seus sistemas, você poderá 
obter informações esclarecedoras através de tutoriais disponibilizados nesse espaço. 
 
Outro dado presente na Página inicial do Portal de Soluções é o Perfil do Usuário. Para 
acessar os dados do perfil, basta clicar sobre o nome do usuário. 
 
 
 
15 
 
 
Neste campo é possível verificar os dados pessoais do usuário que está acessando o 
Sistema LEGAL, bem como verificar as notificações de atividades pendentes daquele 
usuário, como, por exemplo, modificações nos questionários e perguntas não 
respondidas. 
 
2. MENU AUXILIAR 
O menu auxiliar, localizado à direita do cabeçalho da página, contém ferramentas e 
funcionalidades comuns a todos os sistemas do Portal de Soluções da Âmbito. 
 
 
 
 
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Neste menu é possível localizar as ferramentas de comunicação disponíveis nos 
sistemas da Âmbito, cadastro e gerenciamento de usuários, esclarecer dúvidas, entre 
outras informações importantes para uma boa utilização dos sistemas. Vamos 
conhecê-las. 
 
 2.1. FÓRUM 
 
Dentro do primeiro ícone do menu de Portal de Soluções está inserido o Fórum de 
Mensagens. 
Neste campo, o usuário pode enviar mensagens com dúvidas sobre o trabalho, 
sugestões, elogios e/ou reclamações. 
É um dos canais de comunicação do usuário com a equipe de consultores, além 
telefone e, é claro, pessoalmente. 
Há a possibilidade de encaminhar cópias das mensagens trocadas com a Âmbito para 
e-mails desejados. 
 
1 – FÓRUM 
2 – USUÁRIOS 
3 –AJUDA 
4 – PÁGINA INICIAL 
5- SAIR 
 
 
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Ainda, junto ao Fórum de Mensagens, existe a ferramenta “Pesquisa”. Através desse 
ícone é possível realizar uma busca no banco de perguntas e respostas da EMPRESA – 
CLIENTE para verificar as consultas já realizadas por você e pelos demais usuários do 
Sistema LEGAL. 
 
 
2.2. USUÁRIOS 
 
Nesta página são criados novos usuários e editados dados cadastrais e de acesso ao 
sistema. 
Também conta com uma poderosa ferramenta para configuração detalhada das 
permissões de acesso e alteração de dados pelos usuários. 
 
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2.2.1) Ferramentas Auxiliares 
Atenção! 
O cadastro de um usuário envolve dois passos importantes: 1º) o cadastro em si + 2º) a 
descrição de suas permissões. 
Vamos conhecer melhor esses passos logo abaixo.... 
A) Cadastro de Usuários 
Através desta ferramenta, o usuário habilitado como “Administrador” do Sistema, 
observando a necessidade da empresa, terá condições de criar novos usuários e 
habitá-los para trabalhar com o Sistema LEGAL. 
Para isso, clique no ícone “Cadastro” na opção “Novo usuário” no topo da tela. 
 
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B) Permissões de Usuários 
O Administrador do Sistema, ao cadastrar novos usuários, terá que indicar a quais 
ferramentas ele terá acesso, conferindo permissões específicas dentro do Sistema 
LEGAL para Meio Ambiente e para Saúde e Segurança Ocupacional. 
Para isso, clique no ícone “Permissões” no topo da tela. 
 
Os boxes verdes sinalizam o tipo de permissão que está sendo conferida ao usuário. 
Vejamos: 
 No tipo de permissão Cadastro de Usuário, o usuário poderá verificar quem 
atualmente figura como usuário Administrador do Sistema. Poderá existir mais de 
um usuário com o status de “Administrador”. 
 
20 
 
Quando em frente ao nome do usuário a bolinha da coluna “Administrador” estiver 
verde, significa que aquela pessoa é administradora, e que, portanto, qualquer dúvida 
ou solicitação relacionada a gerenciamento de usuários no Sistema LEGAL deverá ser 
levada a ela. 
 
Permissões individualizadas por sistema de gestão. 
 
 
 
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C) Gerenciamento deUsuários (Usuários Cadastrados) 
Através desta ferramenta, o usuário habilitado como “Administrador” do sistema, 
poderá gerenciar as informações dos usuários cadastrados, alterar dados pessoais (e-
mail, telefone, etc.), bem como, bloquear/desbloquear e excluir usuários do Sistema 
LEGAL. 
Para isso, clique no ícone “Cadastro” na opção “Usuários cadastrados” no topo da tela. 
 
 
Para alterar os dados cadastrais basta ir até a linha onde está o nome do usuário e na 
coluna “Editar Cadastro” clicar o seguinte ícone . 
 
 
 
22 
 
 
 
A tela que se abrirá para a edição dos dados é a seguinte: 
 
Outra medida possível em relação aos usuários cadastrados refere-se ao ícone . 
Através dele, há a possibilidade do usuário Administrador bloquear determinado 
usuário. Ao ser inserido neste status (bloqueado) o usuário não poderá ter acesso as 
ferramentas do Sistema LEGAL. 
A outra opção de bloqueio acontecerá de maneira automática, isto é, caso qualquer 
usuário fique durante 90 (noventa) dias sem acessar o sistema este será bloqueado 
automaticamente. Para voltar a ter acesso ao Sistema, o usuário deverá solicitar ao(s) 
administrador(es) o desbloqueio. 
A última coluna da tabela de Gerenciamento de Usuários oferece ao 
Administrador a possibilidade de excluir o usuário cadastrado. 
 
Atenção! 
Sugerimos que antes da exclusão, o Administrador faça a transferência das obrigações, 
retirando as responsabilidades do usuário que está saindo e imputando-as a um 
usuário. 
Para realizar a transferência o Administrador deverá acessar a ferramenta a Usuários 
Cadastrados, localizar o usuário e abrir os seus dados cadastrais. 
 
23 
 
 
Ao final da tela aparecerá a funcionalidade de Copiar, Transferir Responsabilidades ou 
Definir Gestão de atendimento das obrigações (quando existir tal funcionalidade) 
conforme imagem abaixo. 
 
 
D) Alterar Senha 
Com esta ferramenta é possível realizar a alteração da senha original fornecida pelo 
Administrador do sistema via e-mail. 
 
E) Informar Ausência 
É possível que um usuário indique outro para lhe substituir no monitoramento das 
obrigações legais apontadas no LEGAL quando de sua ausência. Neste período, o 
substituto receberá os e-mails, alertas e relatórios enviados pelo Sistema LEGAL. 
Caso o responsável não seja listado abaixo, selecione a opção "Outro usuário" e insira 
o e-mail no campo correspondente. 
 
 
24 
 
 
Quando o usuário retornar do período de ausência, ele deverá entrar no Sistema 
LEGAL e desmarcar o novo do usuário indicado como substituto. 
Ao informar a saída/retorno aparecerá a seguinte caixa de mensagem: 
 
Atenção! 
Caso o usuário não seja um usuário Administrador, algumas das ferramentas acima 
exibidas (com destaque para o cadastro e gerenciamento de usuário e as permissões) 
não estarão habilitadas para edição, apenas será possível visualizar as informações 
contidas nestas páginas. 
 
2.3. AJUDA 
 
Esta página contém: 
 Os contatos do suporte técnico e jurídico; 
 Os requisitos tecnológicos para a utilização do Sistema; 
 As informações sobre o licenciamento do software; 
 O “Mapa do Portal”. 
 
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2.4. PÁGINA INICIAL 
 
Este ícone permite retornar para a página inicial do Portal de Soluções da Âmbito (a 
primeira página a qual o usuário tem acesso ao logar no site). 
 
 
2.5. SAIR 
 
Este botão finaliza a sessão, direcionando o usuário para o site institucional da Âmbito 
Homem & Ambiente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 4 – QUESTIONÁRIOS DO SISTEMA LEGAL 
Retomando... 
Aprendemos a acessar o LEGAL no item 4 do Capítulo 3. Vamos agora conhecer as 
funcionalidades desse Sistema e como podemos melhor utilizá-las. 
1. MENU DO LEGAL 
Estas são as opções do menu do LEGAL. Veremos cada um deles a seguir: 
 
2. QUESTIONÁRIO 
A primeira etapa para elaboração da Planilha de Requisitos Legais é o preenchimento 
dos Questionários de Caracterização. 
O levantamento da legislação aplicável é feito por meio de um “questionário”, onde é 
feito o levantamento detalhado da realidade do cliente. Por isso, o trabalho é 
realmente personalizado, detalhado e preciso. 
Existe um Questionário para cada um dos sistemas contratados (SGA e SSO). O que 
significa que teremos dois Questionários: 
 
27 
 
 
 
 
O Questionário é o início de tudo! Nele é feita a caracterização detalhada da realidade 
da empresa, que serve de subsídio para o levantamento da legislação. 
A realidade dos empreendimentos tem como principal característica a constante 
mutabilidade, por esta razão é que os Questionários devem ser mantidos 
permanentemente atualizados, de modo a refletir sempre a atual realidade da 
empresa. 
Atenção! 
O preenchimento inicial dos Questionários de Caracterização é feito por uma equipe 
indicada pela empresa, sendo esta atividade apoiada/acompanhada pela equipe de 
consultores da Âmbito, quando necessário. 
Já a gestão posterior e manutenção dos Questionários atualizados é de 
responsabilidade da empresa! 
 
28 
 
As perguntas não respondidas são destacadas em vermelho. Para preenchê-las, o 
usuário deve clicar no ícone dos itens em vermelho. Assim fazendo, irão ser 
expandidos os ramos de perguntas a serem respondidas. 
Quando as bolinhas estiverem na cor verde significa que não há mais respostas a 
serem dadas naquele bloco de perguntas. 
Assim, o objetivo é que os Questionários de Caracterização fiquem com todas as 
bolinhas verdes! 
Atenção! 
As perguntas a serem respondidas estão destacadas em vermelho. Ao findarem os 
questionamentos, as bolinhas ficarão com a cor verde. Uma pergunta poderá dar 
origem a outras, portanto, fique atento! 
Toda vez que o cliente fornece ou altera uma resposta ou um bloco de respostas ele 
deverá salvar o Questionário de Caracterização. 
 
Finalizado o preenchimento, será necessário Processar as Planilhas. 
 
29 
 
 
Podemos entender o fluxo de funcionamento dos Questionários de Caracterização da 
seguinte forma: 
 
Na gravura acima, onde esta escrito Processar Planilhas leia-se Atualizar Planilhas. 
Atenção! 
- Dicas no Questionário: para auxiliar os usuários na interpretação das perguntas há 
algumas dicas nos Questionários de Caracterização disponibilizadas em frente as 
perguntas e/ou opções de resposta. Essa dica está disponível onde consta o seguinte 
dizer: CLIQUE PARA MAIORES INFORMAÇÕES. 
- Quando existirem perguntas cujas respostas sejam idênticas em ambos os 
Questionários de Caracterização (Meio Ambiente e Saúde e Segurança Ocupacional), 
a resposta dada no primeiro questionário preenchido será migrada automaticamente 
 
30 
 
para o questionário que ainda será preenchido. Isso evita contradição nas respostas, 
além de poupar tempo dos usuários! 
Log de Alterações 
O Questionário de Caracterização, por ser uma ferramenta tão importante do Sistema 
LEGAL, tem um sistema de rastreamento que permite identificar o usuário que realizou 
alterações nos Questionários, em que período isto aconteceu e qual a resposta foi 
inserida ou alterada. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
31 
 
 
CAPÍTULO 5 - PLANILHAS DO SISTEMA LEGAL 
1. PESQUISA EM NORMAS 
A Pesquisa de Normas é uma ferramenta idealizada para facilitar a localização de 
normas e outros requisitos nas Planilhas de Requisitos Legais disponibilizadas no 
LEGAL. 
Para encontrar um documento, selecione os termos e dados para pesquisa e clique em 
“Pesquisar”. O resultado será exibido nesta mesma tela abaixo dos filtros de pesquisa. 
 
2. LISTAGEM DE NORMAS 
A Listagem de Normas exibe todas as normas legais e outros documentos que foram 
analisados para a empresa. 
Dentre os documentos listados, pode haver os seguintes tipos: 
Aplicáveis com obrigações: Normas que contém obrigações a serem cumpridas e 
atendidas pela empresa. 
Aplicáveis sem obrigações: Normas com informações relevantespara a interpretação 
e o atendimento à legislação, porém sem obrigações. Há também normas, que embora 
sejam aplicáveis à empresa, não contêm obrigações listadas para controle neste 
trabalho, devido ao fato de existir outra norma com conteúdo igualmente ou mais 
restritivo na qual o controle de atendimento às obrigações seja mais adequado, 
segundo a metodologia utilizada pela Âmbito para análise de legislação. 
 
32 
 
Inaplicáveis: Normas que não se aplicam à empresa, incluídas somente para evidenciar 
que foram analisadas e que se chegou à conclusão da sua não aplicabilidade. 
Alterações: Normas que apenas alteram partes de outros documentos constantes da 
listagem, que não contém análises ou obrigações por si só. 
Revogadas: Normas que não possuem mais validade jurídica, mas são mantidas como 
um registro histórico da legislação e seu atendimento pela empresa, e para evitar 
eventuais questionamentos em auditorias. 
Essa Listagem tem como finalidade facilitar a localização de uma norma solicitada em 
auditoria, por exemplo, pois, aqui estarão presentes todas as normas analisadas para 
os sistemas de gestão contratados pela empresa. 
Além disso, a disposição das normas nesta listagem facilita a sua identificação: elas 
foram inseridas observando a ordem alfabética dos documentos e a ordem crescente 
de numeração. 
 
Além dos filtros de “sistema de gestão” e “planilha do SHE-Q”, existe ainda o filtro 
“tipo de norma”, para que possa escolher o que e como deseja visualizar: normas com 
obrigação, sem obrigação, revogadas e alterações. 
 
Lembre-se que: o significado dos tipos de normas elencadas na Listagem está 
explicado no início deste tópico. 
Após selecionar os filtros será apresentado o resultado da pesquisa. Para cada norma é 
informado seu tipo, de acordo com a sua aplicabilidade para a empresa. 
 
33 
 
 
Para visualizar a “Ficha de Norma” basta clicar sobre o ícone da folhinha . 
O que é a “Ficha de Norma”? É um documento que contém as análises feitas para a 
empresa e/ou outras informações sobre a norma, inclusive seu texto integral e 
atualizado. 
 
Para visualizar o texto integral da norma basta clicar no título da norma. 
 
34 
 
 
A Listagem de Normas também conta com estatísticas de quantidade de normas por 
tipo (com obrigação, sem obrigação, revogada e alteração). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
35 
 
3. PLANILHA TEMÁTICA 
A Planilha Temática exibe somente as normas que contêm obrigações para a empresa, 
agrupadas por assunto. 
Para visualizar as normas sobre um determinado assunto, selecione o Sistema de 
Gestão desejado (SGA ou SSO), o Tema e o Subtema (quando houver), e então clique 
em “Exibir Planilha”. 
 
Entendendo os campos das Planilhas... 
 
Para que servem os seguintes campos que compõem a Planilha Temática, bem como 
outras planilhas do Sistema LEGAL? 
Tema: Assunto que trata a norma. Cada obrigação tem seu tema. 
Número: Quantidade de normas que geram obrigações para a empresa. 
Obrigações que impõe/Recomendações: Requisitos legais e outros requisitos que 
devem ser controlados e atendidos pela empresa. A informação incluída neste tópico é 
elaborada pela equipe de consultores da Âmbito. 
Recomendações – a sua adoção é uma liberalidade da empresa, não uma obrigação. 
Como sei que se trata de uma recomendação ao invés de uma obrigação? Na coluna 
 
36 
 
“Obrigações que impõe/Recomendações”, antes do texto estará identificado como 
“recomendação” e ao final será questionado se deseja “Adotar” ou “Não Adotar”. 
Atenção! 
Até essa coluna, a responsabilidade do preenchimento é da Âmbito. Nas demais 
colunas o preenchimento é de responsabilidade do cliente! 
Atendida: Diz respeito ao status da ação nuclear apontada na coluna “Obrigações que 
impõem/Recomendações”. Sim = se estiver atendendo; Não = se não estiver 
atendendo; e Verificar = quando a situação ainda não foi checada. 
Evidências/Ações: Evidências de atendimento às obrigações apontadas nas planilhas e 
ações corretivas, preventivas ou de melhoria cadastradas pelo usuário nas planilhas de 
legislação. Não confunda essa “Ação” com a ferramenta “Plano de Ação”! 
Responsáveis: Alguém que será indicado pelo usuário Administrador do sistema. As 
obrigações poderão ser atribuídas a um ou mais de um responsável dentre os usuários 
cadastrados no sistema. 
Controle das Verificações: Neste campo o usuário fará a gestão periódica de 
atendimento aos requisitos legais apontados. 
4. PLANILHA COMPLETA 
A Planilha Completa possibilita a geração de relatórios personalizados conforme os 
filtros selecionados. 
 
Através da Planilha Completa você pode visualizar todas as normas com ou sem 
obrigação, em vigor ou revogadas, além de filtrar por tema, aspecto, risco, dentre 
 
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outras opções. Os vários filtros te permitem montar a planilha conforme o seu 
interesse e necessidade. 
Para visualizar a planilha, selecione um ou mais filtros e clique em “Pesquisar”: 
 
 
 
5. PLANILHA DE VERIFICAÇÃO PERIÓDICA 
Nesta planilha são exibidas as obrigações aplicáveis à empresa, estando estas 
organizadas por ordem de data da próxima verificação. Por esse motivo esse tipo de 
planilha é chamado de “Calendário de Verificação”. 
A Planilha de Verificação Periódica é uma ferramenta que auxilia o usuário no 
acompanhamento do atendimento da legislação ao longo de sua gestão. Geralmente é 
utilizada na fase de manutenção do Sistema LEGAL. 
Conforme exigem as Normas (ISO 14001, 9001, OHSAS 18001, etc.), o responsável 
deverá definir a periodicidade de verificação de cumprimento de cada obrigação do 
LEGAL. Para auxiliar na demonstração de atendimento desse ponto, o sistema registra 
a data na qual o item foi avaliado pelo usuário. 
 
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Também é possível visualizar as obrigações sob a responsabilidade de um determinado 
usuário: basta selecionar o usuário desejado no filtro disponível. 
 
Atenção! 
Parte do conteúdo do Sistema LEGAL é fornecido pela Âmbito (textos das normas, 
análises e apontamento das obrigações a serem atendidas pelo cliente) e parte é 
inserido e controlado pelo cliente (controle do atendimento às obrigações com o 
preenchimento de evidências/ações, responsáveis e prazos). 
Atenção! 
 
As planilhas de requisitos legais do Sistema LEGAL são interligadas: para toda 
informação que é lançada em uma planilha, existindo a norma correspondente em 
outro tipo de planilha, será realizada a migração automática, não sendo necessário 
lançar os dados várias vezes. 
 
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CAPÍTULO 6 - ATUALIZAÇÕES DO SISTEMA LEGAL 
1. RELATÓRIO DE ATUALIZAÇÕES 
O LEGAL tem a ferramenta Relatório de Atualização para que o usuário possa 
visualizar todas as modificações realizadas pela equipe da Âmbito e pelo legislador em 
sua base de dados. 
O Relatório de Atualização das planilhas de requisitos legais contém informações sobre 
as normas que foram inseridas, alteradas, que tiveram suas análises ou obrigações 
alteradas ou ainda que foram revogadas em determinado período. 
Para gerar o relatório é fácil, basta selecionar o período desejado e clicar em “Exibir 
Relatório”. Isto demonstra o quanto essa ferramenta é dinâmica, sendo o relatório 
criado no ato da escolha do período desejado pelo usuário. 
 
2. PERIODICIDADE DE RECEBIMENTO 
É possível definir a periodicidade com a qual o usuário do sistema deseja receber o 
Relatório de Atualização por e-mail. Essa periodicidade pode ser diária, semanal, 
quinzenal ou mensal. 
Nos relatórios enviados por e-mail, há um link para acesso à “Ficha da Norma”, com as 
informações sobre as alterações ocorridas. 
Através deste campo, também é possível que os Gestores definam a periodicidade 
com que desejam receber os e-mails com status do atendimento da legislação 
aplicável pelas pessoas de sua empresa. 
 
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CAPÍTULO 7 - ESTATÍSTICAS DO SISTEMALEGAL 
O usuário poderá acompanhar o nível de atendimento das normas aplicáveis 
apontadas no LEGAL através da ferramenta de Estatística. 
As Estatísticas fornecem dados (em percentual, quantidade, tabela e em gráficos) para 
uma melhor gestão do atendimento aos requisitos legais aplicáveis a empresa. 
É apresentada, nas estatísticas, a situação atual da empresa quanto ao atendimento às 
obrigações, controle de verificação periódica e preenchimento de evidências. Esses 
dados são apresentados também historicamente para análise de desempenho. 
 
As estatísticas da EMPRESA – CLIENTE podem ser visualizada de três formas diferentes: 
A) ESTATÍSTICAS SIMPLES 
Este tipo de estatística oferece uma visão da empresa ao considerar todas as 
obrigações das planilhas do LEGAL. 
Apresenta a situação atual da empresa quanto ao atendimento às obrigações, 
controle de verificação periódica e preenchimento de evidências. Também é 
apresentado o histórico desses dados para análise da evolução do desempenho. 
 
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As informações são apresentadas de diferentes formas: em gráficos por percentual ou 
quantidade, e ainda em formato de tabela. 
- Gráficos por percentual 
 
 - Gráficos por quantidade 
 
- Em formato de tabela 
 
 
 
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B) ESTATÍSTICAS POR RESPONSÁVEL 
Através deste tipo de estatística é possível conhecer e avaliar o desempenho de cada 
responsável pelo atendimento às obrigações legais. 
A “estatística por responsável” apresenta a situação de cada responsável quanto ao 
atendimento às obrigações, controle de verificação periódica e preenchimento de 
evidências, com informação da posição atual e também do histórico desses dados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Permite também um comparativo de desempenho entre os usuários. 
 
Atenção! 
A informação das estatísticas é gerada diariamente fora do horário administrativo. 
Com isso pode haver alguma divergência nos dados apresentados nos gráficos com 
os dados apresentados em outras páginas do Portal que porventura apresente a 
informação online. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 8 - AJUDA DO SISTEMA LEGAL 
Ao clicar no ícone “Ajuda” localizado no topo da tela, estarão disponíveis duas opções: 
“Modelo de procedimento” e “Tutorial”. 
 
1. MODELO DE PROCEDIMENTO 
A “Ajuda” do LEGAL contém o modelo de procedimento para aquisição, 
acompanhamento, análise, atualização e verificação do atendimento à legislação e 
demais requisitos. 
O Modelo de Procedimento tem por finalidade demonstrar em auditorias ou em 
outras situações a forma de monitoramento e atendimento aplicáveis aos sistemas de 
gestão da empresa, que, no caso da Organização, é realizado através de ambiente web 
– Sistema LEGAL. 
Este procedimento descreve como devem ser feitas essas atividades e define 
responsabilidades. Deve ser adaptado aos modelos da empresa. 
2. MANUAL DO LEGAL 
Aqui o usuário tem uma visão geral do Sistema, com informações importantes sobre o 
funcionamento do LEGAL. 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 9 - PLANO DE AÇÃO 
Ao adquirir o LEGAL e outros sistemas da Âmbito a empresa recebe também o sistema 
do Plano de Ação. 
O Plano de Ação é um instrumento importante para a gestão de uma empresa e pode 
ser acessado de forma integrada ao LEGAL (nas planilhas de legislação) ou diretamente 
através do Portal de Soluções Âmbito. 
 
1. PESQUISA 
A partir do Portal, o usuário pode pesquisar todos os planos criados, para visualizar o 
status de andamento de cada uma de suas ações. 
 
 
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2. CRIAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO 
O Plano de Ação disponível no Sistema LEGAL é baseado na técnica simples e prática 
do 5W2H. 
O Plano será criado por obrigação legal, estando disponível dentro das planilhas do 
LEGAL. 
 
 
Atenção! 
Quando um plano de ação é criado, os responsáveis cadastrados recebem e-mails 
notificando a criação e informando o conteúdo da ação criada. 
 
 
 
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CAPÍTULO 10 - CONCLUSÕES 
Com a orientação deste Guia, vocês, usuários do sistema LEGAL estarão aptos a: 
 Realizar o efetivo acompanhamento, controle e registro das obrigações 
legais a serem cumpridas; 
 Entender o Método Âmbito de identificação, análise e controle do 
atendimento à legislação; 
 Acessar e utilizar com total domínio o Sistema LEGAL; 
 Navegar por todos os menus do Portal de Soluções Âmbito. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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