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FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO 
 
Géssica Hammes Oliveira 
Gustavo Sebaje Moreno 
Michele Kruger da Silva Moreno 
Nathalia Brandi Mesquita 
Tatiane Farias Nunes 
 
 
 
 Tutor Externo: ADRIANI VEIGA RODRIGUES BRÁZ 
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI 
Ciências Contábeis (CTB 0943) – Seminário Interdisciplinar IV 
 
 
 
 
 
 
2 
 
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 
Folha de pagamento 
A contabilidade é formada por departamentos: contábil, tributário, fiscal e pessoal. O 
departamento de pessoal é responsável pela gestão dos recursos humanos, colocando em prática o 
que é determinado pela legislação trabalhista, sendo também responsável pela relação da empresa 
com o funcionário. Mantendo suas relações trabalhistas de maneira correta a empresa tende a ampliar 
sua capacidade competitiva no mercado. 
A execução da folha de pagamento junto ao departamento de pessoal é obrigatória e necessária 
para se ter o controle de todos os gastos realizados com funcionários e garante segurança da empresa 
quanto à criação e manutenção de seus contratos, ficando também à disposição da fiscalização. Nela 
são registrados mensalmente todos os valores referentes à remuneração dos empregados. 
De acordo com Oliveira (2001, p.65), os principais proventos existentes na folha são: 
 
Salário, HE, adicional de insalubridade, adicional noturno, salário-família, diárias para 
viagem e ajuda de custo; e os principais descontos são: quota de previdência, imposto de 
renda, contribuição sindical, seguro, adiantamentos, faltas e atrasos, valem transporte. 
Na folha de pagamento devem constar os valores que lhe são devidos o qual chamamos de 
descontos, onde é deduzido do valor total, apartir dos parâmetros previstos nas leis trabalhistas. 
Neste caso, um dos elementos de desconto devido e informado na folha de pagamento é o vale 
transporte. Estes benefício deve ser antecipado pelo empregador ao empregado, pois deve ser 
utilizado para o deslocamento casa-trabalho e trabalho-casa. 
 Segundo Oliveira (2011, p.68): “[...] a base de cálculo do vale-transporte é de 6% sobre o 
salário básico mensal, mesmo que os dias de trabalho sejam inferiores a 30 dias.” 
O custeio do vale transporte será correspondente a 6% a cargo do empregado e o restante por 
conta do empregador. O empregado escolhe por utilizar ou não vale transporte e o desconto é feito 
diretamente na folha de pagamento. 
A utilização da folha de pagamento é obrigatória para o empregador que está prevista em lei 
pela Consolidação das Leis do Trabalho- CLT. A forma de como são realizados os processos 
contendo o registro mensal de todos os proventos e descontos dos empregados estão cada vez mais 
aprimorados através de registros do cartão ponto automatizados. 
Em certos casos alguns empregadores efetuam os pagamentos aos funcionários no último 
dia do mês, a folha de pagamento deve ser fechada alguns dias antes, assim ganhando tempo para 
analise mensal e o calculo dos proventos e descontos. Algumas empresas preferem realizar os 
pagamentos no quinto dia útil do mês subseqüente que é o limite máximo dado por lei. 
3 
 
Calcular a folha de pagamento não é algo simples, com tantos impostos, demissões não 
esperadas e contratações de emergência que é preciso estar atento à gestão em não entrar em uma 
situação de quebra de caixa ate mesmo aos processos trabalhistas. 
Para que isso ocorra de forma eficiente às empresas exigem um profissional capacitado e 
dedicado para este tipo de trabalho, portanto, é preciso contar com um auxilio externo como a figura 
de um contador ou profissional de RH. E através desses profissionais e com as demonstrações que 
estão bem esclarecida e informada, onde o empregador identifica o que é de direito do empregado. 
 
 
2- DESENVOLVIMENTO 
 
A folha de pagamento é a forma pela qual a empresa contabiliza os valores devidos aos 
trabalhadores, colaboradores, prestadores de serviço terceirizado, entre outros que estão de alguma 
forma, conectados ao dia a dia de determinado local de trabalho. Trata-se de uma formalidade 
essencial nas rotinas administrativas a ser observada em suas especificidades. 
A utilização da folha de pagamento é obrigatória para o empregador que está prevista em lei pela 
Consolidação das Leis do Trabalho- CLT. A forma de como são realizados os processos contendo o registro 
mensal de todos os proventos e descontos dos empregados estão cada vez mais aprimorados através de registros 
do cartão ponto automatizados. 
Em certos casos alguns empregadores efetuam os pagamentos aos funcionários no último dia do mês, 
a folha de pagamento deve ser fechada alguns dias antes, assim ganhando tempo para analise mensal e o calculo 
dos proventos e descontos. Algumas empresas preferem realizar os pagamentos no quinto dia útil do mês 
subseqüente que é o limite máximo dado por lei. 
Calcular a folha de pagamento não é algo simples, com tantos impostos, demissões não esperadas e 
contratações de emergência que é preciso estar atento à gestão em não entrar em uma situação de quebra de 
caixa ate mesmo aos processos trabalhistas. Para que isso ocorra de forma eficiente às empresas exigem um 
profissional capacitado e dedicado para este tipo de trabalho, portanto, é preciso contar com um auxilio externo 
como a figura de um contador ou profissional de RH. 
É de grande importância do Direito do Trabalho na Contabilidade, pois toda relação de 
trabalho é regulamentada por lei, sendo necessário acompanhar as alterações que elas venham a sofrer 
com o decorrer do tempo. Pois, para calcular o valor de funcionários irão representar para a empresa 
serão utilizados cálculos trabalhistas previstos em legislação. No caso de empresas regidas pela CLT, 
deve-se levar sempre em consideração o que esta consolidação afirmar. Assim Carrion (2009, p.20) 
4 
 
descreve o artigo 1° da CLT que afirma o seguinte: “Esta Consolidação estatui as normas que regulam 
as relações individuais e coletivas de trabalho, nela previstas.” 
 
 
CONTABILIZAÇÃO NA FOLHA DE PAGAMENTO 
 
Na folha de pagamento, além dos salários dos funcionários, constam também outros valores, 
tais como: férias, 13º salário, INSS e IRRF descontados dos salários, aviso prévio, valor do desconto 
relativo ao vale transporte e às refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre os salários. Podem, 
ainda, constar na folha de pagamento de salários, as verbas pagas aos funcionários por ocasião da 
rescisão de contrato de trabalho. 
Normalmente os salários são pagos até o 5º dia útil do mês seguinte ao de referência, exceto 
os casos em que os acordos ou convenções coletivas estabelecem prazos menores um dos princípios 
da observância contábil da competência. Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos 
classificam-se como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comerciais e 
administrativos, e como custo de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários dos 
setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa. 
 
Para Oliveira (2011): 
 
É a contraprestação devida e paga diretamente pelo empregador a todo empregado. Ele 
pode ser pago mensal, quinzenal, semanal ou diariamente, por peça ou tarefa, o salário 
nunca poderá ser inferior ao salário mínimo [...] 
[...] O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade de trabalho, não deve ser 
estipulado por período superior a um mês, salvo no que concerne a comissões, percentagem 
e gratificações. 
O salário normal, no caso de empregado mensalista, será obtido dividindo-se o salário 
mensal por 220 horas, limite máximo, ou número inferior, dependendo do contrato 
(OLIVEIRA, 2011, p. 8). 
 
O salário mínimo é instituído pelo Governo Federal com o objetivo de garantir as necessidades 
básicas do empregado. Nenhum funcionário poderá receber salário inferior ao mínimo pelo trabalho 
executado em período regular, exceto se sua carga horáriafor reduzida. 
No entanto, a contabilização da folha de pagamento de salários deve ser efetuada observando-
se o regime de competência, ou seja, os salários devem ser contabilizados no mês a que se referem 
ainda que o seu pagamento seja efetuado no mês seguinte. 
 
 
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CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL 
 
Os salários e encargos incidentes sobre os mesmos classificam-se como despesas 
operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comerciais e administrativos, e como custo 
de produção ou de serviços, quando referentes a funcionários dos setores de produção e os alocados 
na execução de serviços objeto da empresa. 
 
EXEMPLO DE LANÇAMENTOS CONTÁBEIS 
 
Registro dos valores relativos aos salários e ao aviso prévio indenizado: 
 
D – Folha de Pagamento (Resultado) 
C - Salários e Ordenados a Pagar (Passivo Circulante) 
 
Pelo valor da contribuição ao FGTS sobre a folha de salários: 
 
D – FGTS sobre Folha de Pagamento (Resultado) 
C - FGTS a Recolher (Passivo Circulante) 
 
INSS - encargos da empresa: 
 
D – INSS - Folha de Pagamento (Resultado) 
C - INSS a Recolher (Passivo Circulante) 
 
 
Temos outras formas de contabilização da folha de pagamento 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONTABILIZAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO 
Modelo de Folha de Pagamento 
6 
 
PROVENTOS 
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1
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1
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2 3 4 5 
6
A 
6
B 
7
A 
7
B 
8 9 10 11 
 
Provisão da Folha de Pagamento 
 
1A - Provisão Salário Bruto 
 D – Salários e Ordenados 
 C – Salários e Ordenados a Pagar 
 Provisão Salários Brutos 
referentes ao mês 
 Evento: Horas Normais e 
Repouso Remunerado 
 
1B – Provisão Pró-Labore 
 D – Pró-Labore 
 C – Pró-Labore a Pagar 
 Provisão Pró-Labore referentes 
ao mês 
 
2 – Provisão Horas Extras 
 D – Salários e Ordenados 
 C – Salários e Ordenados a Pagar 
 Provisão Horas Extras referentes 
ao mês 
 Evento: Horas Extras e Horas 
Extras 100% 
 
3 – Provisões Insalubridade 
 D – Salários e Ordenados 
 C – Salários e Ordenados a Pagar 
 Provisão Insalubridade referente ao 
mês 
 
4 – Provisões Periculosidade 
 D – Salários e Ordenados 
 C – Salários e Ordenados a Pagar 
 Provisão Periculosidade referente ao mês 
 
5 – Provisões Salário-Família 
 D – INSS a Pagar 
 C – Salários e Ordenados a Pagar 
 Provisão Salário-Família 
referente ao mês 
7 
 
 Eventos: Salário-Família 
 
6 A – Provisão INSS descontado Funcionário 
 D – Salários e Ordenados a Pagar 
 C – INSS a Pagar 
 Provisão INSS sobre folha de 
pagamento do mês 
 
 6 B – Provisão INSS sobre Pró-Labore 
 D – Pró-Labore a Pagar 
 C – INSS a Pagar 
 Provisão INSS sobre Pró-Labore do 
Mês 
 
7 A – Provisão IRRF descontado Funcionário 
 D – Salários e Ordenados a Pagar 
 C – IRRF a Pagar 
 Provisão IRRF Funcionários 
 
7B – Provisão IRRF descontado Pró-Labore 
 D – Pró-Labore a Pagar 
 C – IRRF a Pagar 
 Provisão IRRF Pró-Labore 
 
Próximo lançamento é referente ao Vale 
Transporte, mas não à Folha de Pagamento (é 
realizado no diário no dia da compra). Deve 
aparecer antes das provisões por causa da conta 
Vale-Transporte. 
 
Compra de Vale-Transporte 
 D – Vale Transporte 
 C – Caixa 
 Compra de Vale-Transporte 
 
8 – Provisão Desconto de Vale-Transporte 
 D – Salários e Ordenados a Pagar 
 C – Vale Transporte 
 Provisão Desconto de Vale 
Transporte 
 
Pagamento Adiantamento (feito no dia do 
pagamento do adiantamento – 20) 
 D – Adiantamento de Salários 
 C – Caixa 
 Pagamento Adiantamento de 
Salários 
 
9 – Provisão referente ao Adiantamento 
 D – Salários e Ordenados a Pagar 
 C – Adiantamento de Salários 
 Provisão referente ao Adiantamento 
de Salários 
 
11 – Provisão FGTS 
 D – FGTS 
 C – FGTS a Pagar 
 Provisão FGTS do mês 
 
8 
 
Pagamentos Referentes à Folha de Pagamento 
 
10 – Pagamento de Salários 
 D – Salários e Ordenados a Pagar 
 C – Caixa 
 Valor = 1A+2+3+4+5-6A-7A-8-9 
 
Outros Pagamentos 
Pagamento Pró-Labore 
 D – Pró-Labore a Pagar 
 C – Caixa 
 Valor = 1B – 6B – 7B 
 
Pagamento INSS 
 D – INSS a Pagar 
 C – Caixa 
 Valor = 6A+6B-5 
 
Pagamento IRRF 
 D – IRRF a Pagar 
 C – Caixa 
 Valor = 7A+7B 
 
Pagamento FGTS 
 D – FGTS a Pagar 
 C – Caixa 
 Valor = 11 
Provisão e Pagamento de 13º Salário 
 
9 
 
Provisão – 1ª Parcela 
 D – 13º Salários 
 C – 13º Salários a Pagar 
 Provisão 1ª Parcela (50%) 
 
 D – FGTS 
 C – FGTS a Pagar 
 FGTS sobre a 1ª Parcela 13º Salário 
 
Pagamento 1ª Parcela 
 D – 13º Salários a Pagar 
 C – Caixa 
 Pagamento 1ª Parcela 13º Salário 
 
 D – FGTS a Pagar 
 C – Caixa Junto com FGTS 
 Pagamento FGTS da Folha 
 Provisão – 2ª Parcela 
 D – 13º Salários 
 C – 13º Salários a Pagar 
 Provisão 2ª Parcela (restante bruto) 
 
 D – 13º Salários a Pagar 
 C – INSS a Pagar 
 INSS sobre 13º Salário (sobre as 2 parcelas) 
 
 D – 13º Salários a Pagar 
 C – IRRF a Pagar 
10 
 
 IRRF sobre 13º Salário (sobre as 2 parcelas) 
 
 D – FGTS 
 C – FGTS a Pagar 
 FGTS sobre 13º Salário (sobre a 2ª parcela) 
 
Pagamento 2ª Parcela 
 D – 13º Salários a Pagar 
 C – Caixa 
 Pagamento 2ª Parcela 13º Salários 
 Valor = Valor-INSS-IRRF 
 
 D – INSS a Pagar 
 C – Caixa 
 Pagamento INSS sobre 13º Salário 
 
• Pagamentos de FGTS e IRRF são feitos junto com a Folha 
 
Provisão e Pagamento de Férias 
 
Provisão Férias 
 D – Férias 
 C – Férias a Pagar 
 Provisão Férias do mês 
 Eventos: Férias e Adicional de Férias 
 
 D – Férias a Pagar 
 C – INSS a Pagar 
11 
 
 Provisão INSS sobre Férias 
 
 D – Férias a Pagar 
 C – IRRF a Pagar 
 Provisão IRRF sobre Férias 
 
 D – FGTS 
 C – FGTS a Pagar 
 Provisão FGTS sobre Férias 
 
Pagamento de Férias 
 D – Férias a Pagar 
 C – Caixa 
 Pagamento de Férias do mês 
 Valor = Férias-INSS-IRRF 
 
 Demais pagamentos são feitos com a Folha de Pagamento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
12 
 
 
 
 
3. MATERIAS E MÉTODOS 
Começamos a pesquisa analisando com base em nossos estudos o Recibo de Pagamento de 
Salário a qual se chamamos de “contracheque”. Este “holerite”, pertence ao funcionário de 
determinada empresa, neste caso um Posto de Combustível no qual ele presta serviços no cargo de 
Frentista, com uma jornada de trabalho de 180 h mensais. 
Logo abaixo a descrição do contra cheque onde apresenta as seguintes informações e eventos 
salariais: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A esquerda dos eventos consta o código de cada evento no referido sistema. 
Salário Base: Valor tomado como base para estipular benefícios devidos ao empregado. 
Adicional de Periculosidade: Neste caso 30% sobre o salário base é devido a 
atividade em lidar com inflamáveis e explosivos 
Arredondamento mês atual/ mês anterior: Criado pelo sistema para 
não gerar quebra no Saldo líquido. 
 
13 
 
Horas extras 50% e 100%: São horas trabalhadas que excedem a carga horária 
do funcionário. O calculo é feito sobre o salário base mais Periculosidade, obtemos o valor da hora 
trabalhada e acréscimo os 50% ou 100% de acordo com a lei. 
Adicional Noturno: é o valor devido ao funcionário que exerce suas funções das 22h 
às 5h da manha do dia seguinte. 
Adicional extra noturno: Valor devido sobre as horas extras noturnas no exemplo do 
contra cheque, os funcionários soltam às 22 horas e realizam uma hora extra até às 23 horas, neste caso, será 
pago como hora extra noturna. 
Repouso sobre as horas extras: Uma média feita sobre as horas extras do mês. 
Somam-se as horas extras, divide-se o total de horas pelo número de dias úteis do mês, multiplica-sepelo 
numero de domingos e feriados do mês, multiplica-se pelo valor da hora extra com acréscimo. 
Desconto adiantamento Quinzenal: É o desconto do pagamento feito sobre 
40% do salário que foi pago na quinzena. É facultativo do empregador, na verdade um adiantamento de salário 
que este receberia no futuro, portanto está se fazendo uma compensação. 
INSS: 
 A contribuição é obrigatória e abrange empregado e empregador. Os percentuais variam conforme o 
salário de contribuição, limitado a um teto máximo, podendo ser 8% , 9% ou 11%, no caso do funcionário ao 
todo é 9% do salário total. 
Imposto de Renda Fonte (IRRF) 
Valor devido sobre os rendimentos que englobam salário, hora extra, adicional e outras receitas 
admitidas em lei pela Receita Federal. 
Cesta Básica 
Benefício ao funcionário, onde a empresa paga 100% e reembolso 10% do valor. 
 
 
14 
 
Desconto Adiantamento Suplementar 
Neste caso valor liberado ao funcionário para gastos no posto de combustíveis e loja de conveniência 
e descontado no final do mês no contracheque, e este acordado entre as partes 
Plano de Saúde: 
 Concedido aos funcionários e acordado entre partes. 
 
4- RESULTADO E DISCUSSÕES 
A folha de pagamento sem dúvidas exige que se entenda muito sobre as leis trabalhista e 
matemática financeira, pois forma-se um conjunto de aprendizado obtendo estes conhecimentos 
podendo executar uma folha de forma correta. A sistemática da folha de pagamento é fundamental 
para o processo de execução, pois evita irregularidades ou erros que podem ser cometidos afetando 
diretamente o desenvolvimento da empresa. 
Normalmente as empresas executam a folha de pagamento em pequenos períodos que podem 
ser semanais, quinzenais ou mensais, sendo intervalos regulares com o intuito de prever gastos que 
podem afetar diretamente seu faturamento evitando também irregularidades em sua renda. 
Portanto, toda sistemática da folha de pagamento podemos concluir que é preciso ter noções 
em matemática financeira e principalmente conhecimento das leis trabalhistas e estar sempre se 
atualizando, pois, a legislação trabalhista é extensa e complexa tem grande importância pelo fato de 
demonstrar através dos números os cálculos dos custos efetuados pela empresa referentes aos salários 
e encargo que afeta diretamente seu resultado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
REFERÊNCIAS 
15 
 
CARRION, Valentin. Consolidação das Leis do Trabalho. 34. ed. São Paulo: Saraiva, 2009. 
 
OLIVEIRA, Aristeu de. Cálculos Trabalhistas. 22. ed. São Paulo: Atlas, 2011. 
https://www.contabeis.com.br/artigos/1112/procedimentos-de-calculo-e-contabilizacao-da-folha-de-
pagamento/ 
http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/folhadepg.htm 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
https://www.contabeis.com.br/artigos/1112/procedimentos-de-calculo-e-contabilizacao-da-folha-de-pagamento/
https://www.contabeis.com.br/artigos/1112/procedimentos-de-calculo-e-contabilizacao-da-folha-de-pagamento/
http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/folhadepg.htm
	INSS:
	Imposto de Renda Fonte (IRRF)
	Cesta Básica
	Desconto Adiantamento Suplementar
	Plano de Saúde: