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TÉCNICA DOS 5 PORQUÊS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS “O MAIOR ERRO COMETIDO POR UM DIRETOR OU UM GERENTE É PERMITIR QUE O NÃO ATINGIMENTO DA META FIQUE SEM A DEVIDA REFLEXÃO.” VICENTE FALCONI Introdução Todas as empresas buscam melhorar seus processos e, consequentemente, potencializar seus resultados financeiros. Para isso, é necessário ter excelência em suas operações, ou seja, ser cada vez mais eficiente em sua rotina e resolver cada vez melhor os seus problemas. Entender a causa raiz de seus problemas dentro do ambiente de trabalho lhe ajuda a solucioná-los de maneira eficaz, pois resolve-se o problema ao invés de simplesmente gerar uma solução paliativa ou sanar um sintoma gerado por ele. Dessa forma, você evita que o problema reapareça. O método dos 5 Porquês auxilia na análise da causa raiz. ? ? ? ? ? O que é o método dos 5 Porquês? É uma ferramenta simples de resolução de problemas que consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz). A ferramenta foi desenvolvida por Sakishi Toyoda (Fundador da Toyota), e foi usada no Sistema Toyota de Produção durante a evolução de seu sistema de manufatura. Problema encontrado Porquê? 1 Porquê? 2 Porquê? 3 Porquê? 4 Porquê? 5 Solução CAUSA RAIZ O método do “5 porquês” é utilizado para determinar a causa raiz de determinado problema, ou seja, a causa que realmente deve ser tratada na solução de um problema. Por que 5? Apesar de propor 5 porquês, nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas. O número 5 vem da observação de que esse número costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz. A lógica de raciocínio é: No 1º porquê, temos um sintoma No 2º porquê, temos uma desculpa No 3º porquê, temos um culpado No 4º porquê, temos uma causa No 5º porquê, temos a causa raiz 1 Porque esse problema esta acontecendo? • Causa 1 ou sintoma 2 Porque esse sintoma ocorre ou esta relacionado ao problema encontrado? • Causa 2 ou desculpa para o sintoma ocorrer 3 Porque essa desculpa gera o problema, o afeta ou esta relacionada a ele? • Causa 3 ou encontra-se um culpado 4 Porque o ele(a) tem culpa no problema encontrado? • Causa 4 ou uma causa para o problema ocorrer 5 Porque isso esta acontecendo ou de forma essa causa afeta o problema encontrado? • Causa 5 ou uma causa raiz do problema A Solução eficaz do seu problema encontrado tem de sanar a sua causa raiz Problema encontrado Como fazer? EXEMPLO Porque falta manutenção na máquina? • Colaborador desconhecia regras de manutenção Solução Real 1 Porque temos um produto com defeito? 2 • Há problemas na fabricação Porque há problemas na fabricação? • Uma máquina esta com defeito 3 Porque uma máquina está com defeito? • Falta manutenção na máquina 5 Porque o colaborador desconhecia regras de manutenção? • Gestor não passou o manual de manutenção de máquinas Soluções Paliativas Demitir colaborador Aplicar a manutenção adequada na máquina Trocar a máquina 4 Treinar equipe de manutenção e divulgar os manuais de manutenção visualmente próximo às maquinas . Anote aí! 5 Porquês e o Diagrama Espinha de Peixe Os 5 porquês podem ser utilizados individualmente ou como uma parte da espinha de peixe (também conhecida como a causa e efeito ou Ishikawa) diagrama. O diagrama espinha de peixe ajuda você a explorar todas as causas potenciais ou reais que resultam em um único defeito ou falha. DICAS IMPORTANTES • AO FAZER A PERGUNTA INÚMERAS VEZES VOCÊ CONSEGUE IR APROFUNDANDO NA SITUAÇÃO COMO SE ESTIVESSE ATINGINDO CAMADAS OU MAIS INFORMAÇÕES DE UM PROBLEMA OU SITUAÇÃO. PORÉM É IMPORTANTE TER ALGUNS CUIDADOS AO DESENVOLVER O MÉTODO COM SEU GRUPO: • BASEIE SUAS RESPOSTAS SEMPRE EM FATOS E DADOS; • UTILIZE A OPINIÃO DE DIVERSAS ÁREAS, DESSA FORMA VOCÊ TERÁ MAIOR RIQUEZA DE INFORMAÇÕES; • TENTE MANTER O GRUPO FOCADO NO PROBLEMA, EVITANDO QUE SE CONCLUA A CAUSA-RAIZ EQUIVOCADA; • O USO DESSA FERRAMENTA NÃO DISPENSA UMA ANÁLISE DE QUALIDADE OU USO EM CONJUNTO COM OUTRAS. NA VERDADE, É ATÉ MAIS INDICADO (EX: ISHIKAWA, CARTA DE CONTROLE, 5W2H, ETC); • AO SE DESENVOLVER OS 5 PORQUÊS COM UM GRUPO HETEROGÊNEO, ENTENDA QUE PESSOAS DISTINTAS • PODERÃO CHEGAR A CONCLUSÕES DISTINTAS; • QUANDO FOR UTILIZAR O PROCESSO, FAÇA PERGUNTAS CLARAS, OBJETIVAS E SEJA TOTALMENTE HONESTO DICAS IMPORTANTES • PARA GARANTIR QUE SUAS CAUSAS SÃO CORRETAS, TENTE REALIZAR ESSAS PERGUNTAS: • QUE PROVAS TENHO DE QUE ESTA CAUSA EXISTE? (É CONCRETA? É MENSURÁVEL?) • QUE PROVAS TENHO DE QUE ESTA CAUSA LEVARÁ AO PROBLEMA IDENTIFICADO? (OU ESTOU APENAS FAZENDO SUPOSIÇÕES?) • QUE PROVAS TENHO DE QUE ESTA É A PRINCIPAL CAUSA QUE VERDADEIRAMENTE LEVA AO PROBLEMA? (MESMO QUE SEJA UM FATOR IMPORTANTE, A CAUSA PRINCIPAL PODERIA SER OUTRA). • ALGO MAIS DEVE OCORRER JUNTO A ESTA CAUSA PARA QUE O PROBLEMA OCORRA? (SERVE • PARA ESCLARECER SE O PROBLEMA NÃO VEM DE UMA COMBINAÇÃO DE FATORES) CONCLUSÃO • COMO VOCÊ PODE VISUALIZAR, A FERRAMENTA DE “5 PORQUÊS” É UMA TÉCNICA SIMPLES E BASTANTE ÚTIL, AUXILIANDO EFETIVAMENTE A ESTRUTURAÇÃO DE SOLUÇÕES INICIAIS PARA PROBLEMAS MAIS COMPLEXOS. • SEMPRE UTILIZE OUTRAS FERRAMENTAS DE QUALIDADE EM CONJUNTO A ESSA PARA GARANTIR SOLUÇÕES COM BASE EM FATOS E DADOS. • GARANTA SEMPRE QUE SUAS PERGUNTAS SEJAM CLARAS E OBJETIVAS E PRINCIPALMENTE QUE SUAS RESPOSTAS SEJAM HONESTAS. É ESSENCIAL QUE TODO PROBLEMA TENHA A DEVIDA REFLEXÃO. • A UTILIZAÇÃO DESSA FERRAMENTA PODE POTENCIALIZAR OS RESULTADOS DE SUA ORGANIZAÇÃO!
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