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Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS CONTROLADORIA Autores: Marcos Alexandre Greuel Célio Corrêa dos Santos Valdecir Knuth 650 G836c Greuel, Marcos Alexandre. Controladoria/Marcos Alenxandre Greuel; Célio Corrêa dos Santos [e] Valdecir Knuth. Centro Universitário Leonardo da Vinci. Indaial : Grupo UNIASSELVI, 2010. x ; 132 p.: il. Inclui bibliografia. ISBN 978-85-7830-290-0 1. Controladoria 2. Administração e Contabilidade Infantil I. I. Centro Universitário Leonardo da Vinci. II Núcleo de Ensino a Distância III. Titulo CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (47) 3281-9000/3281-9090 Reitor: Prof. Ozinil Martins de Souza Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Coordenador da Pós-Graduação EAD: Prof. Norberto Siegel Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Profa. Hiandra B. Götzinger Montibeller Profa. Izilene Conceição Amaro Ewald Profa. Jociane Stolf Revisão de Conteúdo: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Revisão Gramatical: Profª. Iara de Oliveira Diagramação e Capa: Carlinho Odorizzi Copyright © Editora Grupo UNIASSELVI 2010 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. UNIASSELVI – Indaial. Graduado em Administração com habilitação em Comércio Exterior pela Associação Educacional Leonardo da Vinci - ASSELVI (2002); Mestrado em Ciências Contábeis pela Fundação Universidade Regional de Blumenau - FURB (2005). Professor das disciplinas de Controladoria, Contabilidade Gerencial e Comércio Exterior na Faculdade Metropolitana de Blumenau – FAMEBLU. Célio Corrêa dos Santos Mestre em Ciências Contábeis, especialista em Gestão Empresarial (FGV) e graduado em Ciências Contábeis. Consultor de empresas nas áreas de Planejamento Estratégico, Sincronismo Organizacional, Gestão de Processos, PLM – Ciclo de Vida dos Produtos, Balanced Scorecard (BSC) e Gestão do Conhecimento. Atua em diversos segmentos: têxtil, metal mecânico, comércio, gráfi co, alimentício e serviços. Professor de pós-graduação e graduação nas disciplinas de Planejamento Estratégico, Administração da Produção e Processos, Empreendedorismo e Jogos de Negócios. Marcos Alexandre Greuel Possui Mestrado em Ciências Contábeis pela Fundação Universidade Regional de Blumenau (2005), área de concentração em Controladoria; Especialização em Contabilidade Gerencial pela Fundação Universidade Regional de Blumenau (1996) e Graduação em Ciências Contábeis pela Fundação Universidade Regional de Blumenau (1994). Atualmente, desenvolve atividades acadêmicas como professor titular do Centro Universitário Leonardo da Vinci (UNIASSELVI) e da Faculdade Metropolitana de Blumenau (FAMEBLU). Tem atuação em cursos de graduação (desde 1996) e pós-graduação (desde 2001) na área de Contabilidade com ênfase em Contabilidade Geral, Controladoria, Auditoria (Controles Internos e Sarbanes Oxley), e Custos (principalmente nos seguintes temas: Gestão de Custos e de Resultados, Resultado Econômico, Sistemas de Custeio, Método de Custeio e Orçamentos). É autor de Cadernos de Estudos de Ensino a Distância (EAD) nas áreas de: Orçamento Empresarial, Custos Industriais e Engenharia Econômica. Tem carreira desenvolvida em empresas na área Contábil e Financeira. Valdecir Knuth Sumário APRESENTAÇÃO ........................................................................... 7 CAPÍTULO 1 Sistema Empresa ........................................................................... 9 CAPÍTULO 2 Controladoria e Gestão Empresarial .................................... 25 CAPÍTULO 3 Sistema de Informação de Controladoria ............................ 41 CAPÍTULO 4 A Controladoria no Apoio ao Planejamento Operacional ....................................................... 63 CAPÍTULO 5 Valor da Empresa Sob a Ótica de Desempenho e de Investimentos ............................................... 81 CAPÍTULO 6 Balanced Scorecard ................................................................ 111 APRESENTAÇÃO O crescimento da indústria, o desenvolvimento dos processos de automação e o aumento da competitividade no mercado tornaram a gestão empresarial extremamente complexa, com necessárias habilidades estratégicas. A controladoria é uma área qualificada para dar suporte a essa realidade econômica e de gestão empresarial. Sua principal função é gerar e fornecer informações úteis para a tomada de decisão dos gestores. Mas, como fazer isso? Como produzir análises e resultados adequados para que os gestores possam tomar decisões corretas, visando à melhoria dos resultados da empresa e a permanência no mercado? Para responder essas indagações, a ideia central da disciplina é aprimorar alguns conceitos, compreender como se dá a contribuição da controladoria no processo de gestão empresarial e aprender a utilizar os diversos instrumentos disponíveis nessa área para mensurar, apurar, fazer cruzamento de dados e analisar as informações gerenciais advindas de todas as áreas da empresa. Para tanto, o capítulo 1 faz uma abordagem conceitual sobre o sistema empresa. No capítulo 2, é apresentada a controladoria envolvendo sua origem, estrutura e função, bem como sua contribuição no suporte a gestão empresarial. No capítulo 3, iremos tratar do sistema de informação da controladoria. No capítulo 4, vamos estudar de que forma a controladoria contribui no planejamento operacional da empresa. O capítulo 5 trata da apuração do valor da empresa sob a ótica de indicadores de desempenho e de investimentos empresarias. Finalizando, o capítulo 6 trata do Balanced Scorecard (BSC), uma ferramenta de avaliação de desempenho que complementa as atividades da controladoria quanto às informações gerenciais. Então, vamos lá! Os autores. CAPÍTULO 1 Sistema Empresa A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: Defi nir o que é uma empresa. Conhecer o que é um sistema empresa e o seu funcionamento. Identifi car os subsistemas de uma empresa. Avaliar a importância do papel da missão na empresa. Compreender a empresa como um sistema aberto. 10 Controladoria 11 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 ConteXtualiZação A controladoria tem o papel fundamental de gerar informações relevantes para a tomada de decisão em uma organização. Para isso, necessita reunir, em um sistema gerencial, dados relevantes de todas as áreas da empresa e, por meio de cruzamentos de informações e análises, produzir um resultado global superior à soma dos resultados de cada setor da empresa. A compreensão do sistema empresa é o primeiro passo dos profi ssionais desse campo de atuação. É necessário conhecer a estrutura organizacional, bem como o seu funcionamento, considerando os fatores internos e externos à empresa que infl uenciam o seu desenvolvimento. A partir daí, torna-se possível interagir com os diversos setores, atuando na direção e implantação de sistemas de controle, avaliação e planejamento, além de outras funções de relevância para a otimização dos resultados econômicos. Para tanto, neste capítulo nos dedicaremos ao estudo do conceito de empresa, das características do sistema organizacional, da missão e da empresa vista como um sistema aberto. Conceito de Empresa Na sociedade atual, a maioria da população em idade produtiva tem ou teve algum tipo de envolvimento com alguma empresa, como funcionário, sócio- acionista, prestador de serviços, dentre outros vínculos. Você sabe dizero que é uma empresa? Podemos dizer que uma empresa é defi nida como uma união de esforços fi nanceiros, físicos e intelectuais, com a fi nalidade de criar e, consequentemente, transacionar produtos e serviços no mercado interno e/ou externo, resultando na formação e circulação de capital que possa trazer benefícios econômicos e utilidade social. Em outras palavras, é uma entidade constituída juridicamente, ou não, que exerce atividade econômica de produção, transformação, comércio ou prestação de serviços, podendo ter fi ns lucrativos, fi lantrópicos ou sociais. Uma empresa é defi nida como uma união de esforços fi nanceiros, físicos e intelectuais, com a fi nalidade de criar e, consequentemente, transacionar produtos e serviços no mercado interno e/ou externo. 12 Controladoria “A empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços.” (PADOVEZE, 2009, p.13). Nessa mesma linha de raciocínio, Figueiredo e Caggiano (2008, p.8) mencionam que “a empresa é uma unidade produtora que visa criar riquezas, transacionando em dois mercados, um fornecedor, outro consumidor.” CaracterÍsticas do Sistema OrGaniZacional de uma Empresa Para facilitar a compreensão do sistema organizacional de uma empresa deve haver, primeiramente, um reconhecimento do conjunto de departamentos que integram a organização, bem como das atividades desempenhadas pelos setores, haja vista que tais funções têm por fi nalidade propiciar a sustentabilidade da empresa no mercado. Antes de continuarmos, vamos conhecer o que é um sistema? Beer (1969, p. 25) defi ne que “qualquer coisa que consiste em partes unidas entre si pode ser chamada de sistema, podem ser apontadas como agregados de pedaços e peças [...].” Para Bio (1985, p. 18), a ideia de sistema se relaciona a “[...] um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”. A partir dessas considerações, entendemos que a união dos departamentos integrantes de uma empresa resulta em um sistema organizacional, dentro do qual existe uma ordem hierárquica a ser respeitada em decorrência do agrupamento humano integrante da organização. É preciso que todos os departamentos que integram esse sistema funcionem de forma harmônica, pois as informações produzidas neles são necessárias para o funcionamento efi caz de outros departamentos, e assim por diante. Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, é dividido em vários subsistemas, que são os seguintes: a) institucional: também denominado de matriz, responsável pelos demais subsistemas, compreende a missão, assim como crenças e valores da organização; 13 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 b) gestão: é o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno; c) organização: é como a empresa está organizada, o tipo de estrutura empregada (vertical ou horizontal), o grau de autoridade e atribuição de responsabilidade. O objetivo é assegurar que todas as atividades da organização sejam desenvolvidas de forma ética, sendo infl uenciadas pelo subsistema institucional. d) social: abrange o quadro funcional da empresa, incluindo-se nessa esfera a cultura e demais características inerentes ao capital intelectual da organização. Guerreiro (1996, p.171) destaca os seguintes fatores que envolvem este subsistema: “necessidades dos indivíduos; criatividade; objetivos individuais; motivação; liderança; treinamento, etc.” e) informação: tendo em vista a atual dinâmica dos mercados, esse subsistema aparece com considerável importância, pois consiste no conjunto de dados necessários para uma melhor tomada de decisão dos gestores da empresa. Guerreiro (1996, p.172) enfatiza que: [...] dentre as inúmeras atividades executadas no âmbito da empresa, existem aquelas que objetivam basicamente a manipulação de informações. Elas geram essas informações através da manipulação (processamento) de dados derivados da execução das diversas atividades necessárias ao desenvolvimento das funções empresariais básicas. Essas atividades se caracterizam por três aspectos básicos: recebimento de dados, processamento e geração de informações. Os dados gerados nessa categoria buscam um elevado grau de excelência, eliminando a criação de atividades desnecessárias, o que resulta em um melhor procedimento de gestão. f) físico-operacional: compreende as instalações físicas e equipamentos necessários para a realização das atividades inerentes à produção de bens e serviços desenvolvidos pela empresa. Nesse contexto, estão excluídos os funcionários, pois estão vinculados ao modus operandi do know how. Como exemplo, podemos citar os procedimentos de compras, produção, vendas, fi nanças, manutenção, entre outros. Veja agora a fi gura esquemática de uma empresa, a qual inclui os subsistemas que descrevemos até aqui: Guerreiro (1996, p.172) enfatiza que dentre as inúmeras atividades executadas no âmbito da empresa, existem aquelas que objetivam basicamente a manipulação de informações. Elas geram essas informações através da manipulação (processamento) de dados derivados da execução das diversas atividades necessárias ao desenvolvimento das funções empresariais básicas. 14 Controladoria Figura 1 – Visão sistêmica da empresa, subsistemas e efi ciência Subsistema Institucional Modelo de Gestão Processo de Gestão Subsistema Subsistema Subsistema Organizacional de Social Informação Processamento Produtos e Recursos Produção Serviços Subsistema Físico-Operacional Fonte: Adaptado de Padoveze (2009). Um dos pontos fundamentais do funcionamento dos subsistemas com sinergia e efi cácia é a existência de um objetivo a ser alcançado para onde convergem todas as ações. Veremos esse assunto no próximo item. Atividades de Estudos: 1) Os subsistemas empresariais citados estão claramente identifi cados em sua empresa? Você pode descrevê-los? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 2) Assinale as alternativas corretas: a) ( ) Uma empresa é a união de esforços que visa somente ao lucro especulativo. b) ( ) A empresa é um sistema em que são processados os produtos negociados no mercado interno e externo. c) ( ) A união dos departamentos integrantes de uma empresa 15 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 resulta em um sistema organizacional. d) ( ) A empresa é uma unidade produtora que visa somente criar riquezas, transacionando no mercado como fornecedora e vendedora. 3) Marque com F (falsa) ou V (verdadeira) as sentenças a seguir: a) ( ) Os fatores internos e externos à empresa não alteram a sua dinâmica e nem a forma dos gestores de administrar. b) ( ) A organização é um sistema que transaciona em dois mercados como fornecedora e consumidora. c) ( ) Como uma empresa é um sistema aberto, ela depende de diversos fatores, como recursos fi nanceiros, capital, produção e intelectual. d)( ) O sistema empresa é composto por subsistemas empresariais que se dividem em: institucional, gestão, organização,informação e físico não operacional. 4) Correlacione os subsistemas: a) Subsistema Institucional ( ) Responsável pelo processo de tomada de decisão. b) Subsistema de Gestão ( ) Responsável pelos demais subsistemas, compreende a missão, as crenças e os valores. c) Subsistema Organizacional ( ) Compreende as instalações físicas e equipamentos necessários às atividades. d) Subsistema Social ( ) Conjunto de dados necessários para uma melhor tomada de decisão. e) Subsistema de Informação ( ) Conjunto de pessoas que formam a organização em todos os níveis. f) Subsistema Físico-operacional ( ) Refere-se ao tipo de estrutura vertical ou horizontal; tem como objetivo a ética. 16 Controladoria Missão da Empresa A missão de cada empresa se encontra ligada ao seu respectivo motivo básico de existência, notadamente correlacionado aos produtos e serviços oferecidos por ela junto ao mercado, visando à satisfação de seu público-alvo. O próprio conceito de sistema envolve a ideia de partes que interagem para alcançar um objetivo em comum. Assim, os diversos componentes do sistema empresa interagem, para que esta atinja seus objetivos. Por objetivo entende-se o alvo ou desígnio que se quer atingir. São vários os objetivos de uma empresa que poderiam ser classifi cados por hierarquia de importância e temporaneidade. O objetivo fundamental, isto é, o mais importante e permanente, é a sua missão. (MOSIMANN; ALVES; FISCH, 1993, p. 19). De acordo com Padoveze (2009), a missão constitui o propósito da empresa e do seu negócio, portanto, deve comunicar interna e externamente. Ela deve ser escrita de forma objetiva e breve, compreendendo as atividades da empresa, o mercado de atuação, os produtos e serviços oferecidos, a sua diferenciação e o seu papel em relação a seus concorrentes e às principais conquistas que se quer atingir. A título de exemplo, veja a transcrição da missão da empresa Elevadores Otis: Nossa missão é oferecer a todos os clientes um meio de locomoção a pequenas distâncias para pessoas e cargas, com o grau de confi ança superior aos produtos oferecidos por empresas semelhantes no mundo inteiro. É importante que a missão seja defi nida com muita clareza, uma vez que para ela convergirá o sistema organizacional da empresa por meio dos seus subsistemas. Em algumas empresas, a missão não é explicitada. No momento em que a entidade opta por explicitar a sua respectiva missão, deve considerá-la como diretriz permanente, que deve direcionar as fi nalidades socioeconômicas de tais instituições. Caso a missão seja evidenciada de maneira errônea, poderá vir a se desvirtuar de seus reais propósitos, não permitindo aos gestores o conhecimento das necessidades imediatas da empresa. De acordo com Padoveze (2009), a missão constitui o propósito da empresa e do seu negócio, portanto, deve comunicar interna e externamente. 17 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 Atividades de Estudos: 1) Qual a missão de sua empresa? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 2) Se sua empresa tem uma missão explícita e conhecida, essa vem sendo cumprida? Justifi que. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Agora que você já sabe o que é um sistema organizacional e compreende a importância de uma empresa ter a missão defi nida claramente, podemos passar para o próximo assunto: os fatores que infl uenciam o desenvolvimento da empresa, como fatores fi nanceiros, mercado concorrente, política econômica e social, entre outros. A Empresa como um Sistema Aberto A empresa recebe constantemente infl uências do seu ambiente interno (condições de trabalho, gestão de pessoas, produção, situação fi nanceira, etc.) e também do ambiente externo (mercado concorrente, sazonalidade, política econômica, etc.). Assim, pode ser vista como uma espécie de “ser vivo”, que acaba por responder a estímulos do mundo exterior. “A empresa precisa ser observada como um organismo vivo? Sim, um organismo vivo que depende de diversos outros órgãos para o seu excelente funcionamento.” (KNUTH, 2009, p.8). 18 Controladoria Então, quer dizer que uma empresa é como um sistema aberto, pois, além do que acontece internamente, o que acontece fora da empresa pode infl uenciar nas decisões dos responsáveis de cada departamento. Moura (2001, p. 6) caracteriza a organização do sistema aberto como sendo uma “Interdependência entre as partes relacionadas e a infl uência do ambiente externo, o que leva à concepção dinâmica da organização.” Nesse sentido, Chiavenato (2000, p. 552) afi rma que: [...] é perfeitamente aplicável à organização empresarial. A organização é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente, sejam clientes, fornecedores, concorrentes, entidades sindicais, órgãos governamentais e outros agentes externos. As empresas que atuam no mercado nacional e internacional têm a necessidade de sempre estar atualizadas e preparadas para as constantes e inevitáveis mudanças de mercado, tanto quanto tendências fi nanceiras, políticas, econômicas, fatores macroeconômicos, aspectos globais, entre muitos outros que infl uenciam diretamente no seu desenvolvimento. Enfi m, pode-se afi rmar que são as constantes mutações internas e externas das organizações, decorrentes do ambiente em que estão inseridas, o motivo que as levam à sobrevivência no mercado competitivo. Sobre esse assunto Tung (1974, p. 29) é bastante preciso quando diz: Nenhuma empresa pode, hoje, permitir-se ao luxo de ignorar os acontecimentos do mundo exterior. A interdependência das empresas entre si, e dessas com o Estado em particular, é patente. A sobrevivência dos negócios depende, em grande parte, do conhecimento dos fatos atuais e da previsão dos acontecimentos futuros, tanto no plano nacional, quanto no internacional. [...] em princípio é uma fase de constantes ajustes e reajustes, pois qualquer trabalho atual constitui apenas um teste para o futuro, cujo alvo é a meta do desenvolvimento global. O cenário fi nanceiro-econômico nacional repercute sempre, direta ou indiretamente, sobre as atividades da empresa. Nesse sentido, Chiavenato (2000, p. 552) afi rma que a organização é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente, sejam clientes, fornecedores, concorrentes, entidades sindicais, órgãos governamentais e outros agentes externos. 19 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 A amplitude de acontecimentos nacionais e internacionais age diretamente sobre a empresa, o que a leva a realizar intercâmbios com o meio, por intermédio dos quais angaria pontos importantes necessários à viabilidade da entidade, capacidade reprodutiva e adaptativa, resultando em sua continuidade. O mercado mundial é dinâmico e, diante disso, Kochanski (2000, p. 54) afi rma categoricamente que: “aquelas que ainda não se adequaram ou ainda não estão se adequando a este novo contexto mercadológico, irão sentir-se forçadas a adaptarem-se ou irão desaparecer do mercado rapidamente [...].” Schein (1987 apud NAKAGAWA, 1993, p. 23-24)também estabelece a sua concepção de empresa a partir do sistema aberto da seguinte forma: a) a empresa deve ser concebida como um sistema aberto, o que signifi ca que ela se encontra em constante interação com todos os seus ambientes, absorvendo matérias-primas, recursos humanos, energia e informações, transformando- se em produtos e serviços, que são exportados para esses ambientes; b) a empresa deve ser concebida como um sistema de múltiplas fi nalidades ou funções, que envolve múltiplas interações entre ela e seus diversos ambientes. Muitas atividades dos subsistemas existentes na empresa não podem ser compreendidas sem que se considerem essas múltiplas interações e funções; c) a empresa é constituída de muitos subsistemas que estão em interação dinâmica uns com os outros. Em vez de se analisarem os fenômenos organizacionais em termos de comportamento individual, cada vez se torna mais importante analisar o comportamento desses subsistemas, quer sejam considerados em termos de coalizões, grupos, funções ou de outros elementos conceituais; d) devido ao fato de que os subsistemas, em graus variáveis, são interdependentes, as modifi cações ocorridas em um sistema, provavelmente, afetam o comportamento dos outros subsistemas; e) a empresa existe dentro de um conjunto de ambientes, alguns maiores, outros menores do que ela. Os ambientes, de diversos modos, fazem exigências e oferecem restrições à empresa e a seus subsistemas. O funcionamento total da empresa não pode ser compreendido, portanto, sem explícita referência a essas exigências e restrições e a maneira como ela os enfrenta a curto, médio e longo prazos; f) as numerosas vinculações entre empresa e seus ambientes tornam difícil especifi car claramente seus limites. 20 Controladoria Para uma melhor compreensão do que você estudou até aqui, observe a fi gura a seguir que demonstra, esquematicamente, a visão sistêmica de uma empresa no sistema aberto: Figura 2 – Visão sistêmica de empresa no sistema aberto Mercado Fornecedor Acionistas, concorrentes, governo, sindicatos, etc. Mercado Consumidor Recursos materiais Recursos humanos Recursos financeiros Recursos de tecnologia Recursos de informação Compras de Recursos Serviços de apoio Finanças Estocagem de materiais Manutenção Transportes Produção Estocagem de produtos Entrega dos produtos Produtos e serviços Comprometimento da missão Resultado econômicoValores econômicos Valores econômicos Continuidade Eficiência Eficácia Fonte: Adaptado de Catelli (1999, p. 39). De acordo com a fi gura 2, constatamos a sinergia da empresa, na qual o todo tem uma relevância superior às partes isoladas, já que características importantes decorrem da atuação conjunta do sistema empresa. 21 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 Atividades de Estudos: 1) Você acredita que a empresa recebe infl uências do mercado externo? E de que forma isso pode refl etir na empresa como um sistema aberto? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 2) Explique como podemos entender o funcionamento de uma empresa, comparando-a com um organismo vivo. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 22 Controladoria AlGumas ConsideraçÕes A controladoria tem o objetivo de otimizar os resultados de uma empresa. É nessa área que percebemos nitidamente a empresa como um organismo vivo, isto é, um sistema empresa no qual os departamentos interagem entre si, considerando a dinâmica de funcionamento interno da empresa, com fatores que infl uenciam constantemente o seu desenvolvimento. Mas não é só isso. A empresa e os indivíduos que nela exercem suas profi ssões estão inseridos num mundo globalizado e competitivo. Esse ambiente externo também exerce considerável infl uência na tomada de decisões dos gestores. Neste capítulo, foi possível compreender a importância do sistema empresa e do seu mecanismo de funcionamento, uma vez que a controladoria necessita interagir com todos os setores dela. No próximo capítulo, estudaremos os aspectos conceituais básicos da controladoria. ReferÊncias BEER, Staff ord. Cibernética e administração industrial. Rio de Janeiro: Zahar, 1969. BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1985. CATELLI, Armando (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. São Paulo: Atlas, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. FIGUEIREDO, Sandra Maria; CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008. GUERREIRO, Reinaldo. A meta da empresa: seu alcance sem mistérios. São Paulo, 1996. KNUTH, Valdecir. Caderno de estudos: orçamento empresarial. Indaial: Ed. ASSELVI, 2009. KOCHANSKI, Djone. Sistemas de gestão empresarial distribuídos como 23 SISTEMA EMPRESACapítulo 1 ferramenta competitiva. Leonardo: Órgão de Divulgação Científi ca e Cultural da Associação Educacional Leonardo da Vinci-ASSELVI, Indaial, v. 1, n. 1, p. 53-58, jul./dez. 2000. MOSIMANN, Clara P.; ALVES, Osmar de C.; FISCH, Sílvio. Controladoria: seu papel na administração de empresas. Florianópolis: Ed. UFSC – ESAG, 1993. MOURA, Verônica Miglio de. Relatórios contábeis: gerenciais gerados pela controladoria que dão suporte ao processo decisório da logística. 2001. 131 f. Dissertação (Mestrado em Administração) - Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2001. NAKAGAWA, Masayuki. Introdução à controladoria: conceitos, sistemas, implementação. São Paulo: Atlas, 1993. PADOVEZE, Clóvis Luís. Controladoria estratégica e operacional. São Paulo: Cengage Learning, 2009. TUNG, Nguyen H. Controladoria fi nanceira das empresas: uma abordagem prática. 4. ed. São Paulo: Ed. Univ. Empresa; Ed. da Universidade de São Paulo, 1974. 24 Controladoria CAPÍTULO 2 Controladoria e Gestão Empresarial A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: Conhecer o que é controladoria, seus objetivos e em quais áreas atua. Identifi car a origem da controladoria e sua evolução. Compreender o suporte da controladoria no processo de gestão. Conhecer a estrutura da controladoria no organograma da empresa. Identifi car o papel do controller. 26 Controladoria 27 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo 2 ConteXtualiZação No capítulo anterior, você estudou sobre o sistema empresa, teve noções sobreo funcionamento da empresa como um sistema aberto e a relação existente entre cada departamento e a geração das informações para a Controladoria. Neste capítulo, você conhecerá a importância da controladoria na gestão empresarial. A ocorrência de mudanças signifi cativas no processo de gestão depende da existência de vários fatores externos e internos. A partir dessa realidade, acrescida das informações fornecidas pela controladoria, é possível identifi car os desafi os e verifi car o que deve ser feito para alcançar o objetivo da empresa. A empresa precisa estar preparada para as adversidades e mudanças que ocorrem no mercado. Para tanto, é necessário recorrer à controladoria, visto que sua função básica é subsidiar os gestores na busca constante da efi cácia organizacional através da disseminação de informações tempestivas e relevantes. Dentro de uma organização, ela é considerada um órgão facilitador fundamental, pois fornece informações às demais áreas da empresa para que elas possam implementar suas estratégias específi cas, procurando, também, integrar as decisões estratégicas específi cas de cada área com o objetivo global da empresa. Segundo Mosimann, Alves e Fisch (1993), a controladoria poder ser dividida em duas áreas: • Como uma unidade administrativa que tem objetivo, funções específi cas e princípios defi nidos no modelo de gestão do sistema empresa. • Como uma área do conhecimento que possui bases teóricas, conceituais e contribuição de outras ciências. Para compreender o que é a Controladoria, inicialmente, vamos estudar a sua origem e abrangência. 28 Controladoria OriGem da Controladoria A evolução da contabilidade no campo de apoio à gestão aconteceu em decorrência da necessidade de fornecer respostas às indagações que foram surgindo em consequência do desenvolvimento do mercado, da tecnologia e da indústria. Conforme Martin (2002), no século XV, a contabilidade pelo uso de partidas dobradas surgiu por causa das difi culdades existentes entre os mercadores venezianos de realizarem seus controles. A partir da revolução industrial, foi criado o primeiro sistema de custos para auxiliar na identifi cação e controle dos gastos na produção, empregado nas fábricas. No século XIX, o surgimento das estradas de ferro e a invenção do telégrafo possibilitaram a expansão das atividades econômicas e o início de grandes companhias de distribuição. Assim, foi necessário desenvolver indicadores contábeis-fi nanceiros para avaliação do desempenho dessas empresas. No fi nal do século XIX, a contabilidade teve que adaptar-se aos conglomerados empresariais que possuíam subsidiárias e unidades de negócios espalhadas em cidades diferentes. No início do século XX, com a criação dos padrões de tempo e quantidade na indústria, surgiu o sistema de custos padrões. Além disso, houve um intenso desenvolvimento dos mercados fi nanceiros. Desde 1930, após a crise da bolsa de valores, surgiu um ramo da contabilidade voltado à utilização externa, chamado de contabilidade fi nanceira, para salvaguardar os interesses de investidores. Mais tarde, os princípios contábeis gerais foram padronizados para que pudessem ser seguidos nesse ramo e serviram de base para a preparação dos demonstrativos contábeis, possibilitando ao investidor a interpretação e comparação dos dados da empresa de forma mais adequada. A respeito disso, Martin (2002, p. 9) complementa que: Entretanto, o Fisco, em todos os países do mundo, logo se aproveitou dessas regras gerais para exigir que os demonstrativos contábeis, que são a base do lançamento dos impostos sobre o lucro empresarial, também fossem preparados segundo tais diretrizes, sempre adicionando, é claro, restrições e aditivos, que somente atendem aos seus próprios interesses de arrecadação. A elevadíssima burocratização, catalogação, regulamentação, desvio do foco gerencial e subordinação aos interesses fi scais, que ocorreram nesse ramo da contabilidade nas cinco últimas décadas, fi zeram com que ele se tornasse quase totalmente incapacitado para servir às fi nalidades da gestão empresarial. Não obstante, ao se falar em contabilidade no Brasil, mais de 80% das empresas – e um percentual igual de contadores - trabalham apenas com esse tipo de contabilidade. A globalização, a complexidade do mercado, o aumento da concorrência e a necessidade de informações com rapidez e efi ciência, para que os gestores das empresas possam tomar decisões estratégicas, impulsionaram esse modelo de contabilidade a incorporar novas dimensões e novos instrumentos de pesquisa e avaliação. Essa transformação levou ao surgimento da controladoria. 29 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo 2 No século XX a contabilidade gerencial foi se desenvolvendo, inicialmente, com algumas inovações técnicas. A globalização, a complexidade do mercado, o aumento da concorrência e a necessidade de informações com rapidez e efi ciência, para que os gestores das empresas possam tomar decisões estratégicas, impulsionaram esse modelo de contabilidade a incorporar novas dimensões e novos instrumentos de pesquisa e avaliação. Essa transformação levou ao surgimento da controladoria. Acesse http://www.eac.fea.usp.br/cadernos/completos/cad28/ Revista_28_parte_1.pdf Esse artigo aborda a Contabilidade e a Controladoria, considerando a evolução e o desenvolvimento dessas duas áreas. Nascida na escola européia, a controladoria é conhecida como controlling justamente por causa das atividades do controlador se concentrarem no controle contábil, principalmente, na contabilidade fi nanceira. Os primeiros controladores foram recrutados entre os profi ssionais responsáveis pelo departamento de contabilidade ou pelo departamento fi nanceiro da empresa. Duas razões levaram a isso: a) os contadores gerais e os administradores fi nanceiros possuíam, em função do cargo que ocupavam, uma visão ampla da empresa, tornando-os capazes de enxergar as difi culdades como um todo e propor soluções gerais; b) a controladoria era uma função diretamente subordinada à presidência da empresa. Portanto, nada mais lógico do que escolher para o cargo de controlador uma pessoa que já estava ligada à presidência, como acontece atualmente com os contadores e administradores fi nanceiros. De acordo com Kanitz (1976, p. 5): A controladoria originou-se de pessoas que exerciam cargos de responsabilidade no departamento contábil, ou no departamento fi nanceiro, por possuírem esses profi ssionais, em função do cargo que ocupavam, uma visão ampla da empresa, que os tornou capazes de detectar as difi culdades e propor soluções. 30 Controladoria Como a controladoria não se resume à administração do sistema contábil da empresa, seu desenvolvimento passou a exigir um grupo de profi ssionais provenientes de áreas distintas de conhecimento. Esse fator tem possibilitado que esses funcionários gerenciem uma quantidade cada vez maior de informações, independente dos setores dos quais são oriundos. No fi nal dos anos 70, ocorreu a implantação dos Sistemas de Informações Gerenciais – SIG, tornando essa área cada vez mais relevante dentro das empresas. Na atualidade, como a dinâmica do mercado e a concorrência são intensas, as empresas necessitam constantemente adquirir competitividade. Para tanto, precisam reduzir seus custos, sem afetar a qualidade dos seus produtos. A controladoria deve demonstrar aos gestores, por intermédio de relatórios escritos ou discussões, os reais benefícios da implantação das técnicas modernas de gerenciamento, visando à qualidade total; enfatizar os aspectos falhosda empresa, quantifi cando perdas e desperdícios e, ao mesmo tempo, deve apresentar soluções inteligentes quanto aos aspectos da viabilidade da adoção ou razoável relação custo-benefício. Sobre esses aspectos, Martin (2002 p. 15) afi rma que: Na verdade, para atender às necessidades de gestão moderna, a Controladoria precisa ser contínua e intrinsecamente estratégica, o que ela deve realizar sem perder jamais seu caráter de apoio operacional. Para conseguir essa conexão estratégico-operacional, é necessária uma postura muito mais profunda, com mudanças inclusive de caráter epistemológico. A primeira diz respeito à compreensão da própria natureza da empresa e de seus objetivos [...]. A segunda, ao entendimento de que qualquer empresa sempre está imersa num ambiente volátil e competitivo com o qual interage profundamente. Estrutura e função da Controladoria Agora que conhecemos alguns aspectos sobre o surgimento da controladoria e das causas que impulsionaram o seu desenvolvimento, vamos estudar algumas características da sua estrutura e de sua função no contexto empresarial. A controladoria deve demonstrar aos gestores, por intermédio de relatórios escritos ou discussões, os reais benefícios da implantação das técnicas modernas de gerenciamento, visando à qualidade total; enfatizar os aspectos falhos da empresa, quantifi cando perdas e desperdícios e, ao mesmo tempo, deve apresentar soluções inteligentes quanto aos aspectos da viabilidade da adoção ou razoável relação custo- benefício. 31 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo 2 A Controladoria deve atuar fortemente em todas as etapas do processo de gestão da empresa, sob pena de não exercer adequadamente suas funções de controle. Contudo, não podemos esquecer a execução das suas tarefas regulamentares. Junto às funções gerenciais, deve assumir as funções regulatórias, normalmente vinculadas aos aspectos contábeis societários e de legislação fi scal. Além disso, a estrutura da controladoria deve estar ligada aos sistemas de informações necessários à gestão. Com essa abrangência, você saberia dizer qual é a estrutura da controladoria? Primeiramente, podemos defi nir a estrutura em duas grandes áreas: a área contábil e fi scal e a área de planejamento e controle. A área contábil e fi scal é responsável pelas informações societárias, fi scais e funções de guarda de ativos, tais como: demonstrativos contábeis a serem publicados, controle patrimonial, seguros, gestão de impostos, controle de inventários, entre outros. A área de planejamento e controle abrange a elaboração do orçamento e projeções das atividades e dos resultados da empresa; a contabilidade de custos; a contabilidade por área de responsabilidades, que visa a identifi car a relação desses resultados com o sistema empresa, que estudamos na unidade 1; o acompanhamento do negócio e estudos especiais, como análise de investimentos e oportunidades de geração de retorno desses investimentos para a empresa. As funções e atividades da controladoria variam muito de empresa para empresa, dependendo de alguns fatores, tais como: porte da empresa; diversifi cação de suas atividades; centralização ou descentralização da administração e quantidades de fábricas, fi liais e unidades de negócio. Nas empresas de médio e grande porte, a controladoria normalmente compreende quatro principais áreas: contabilidade fi nanceira, contabilidade gerencial, custos de produção de bens ou serviços e a contabilidade fi scal ou tributária. Esquematicamente, tais atribuições podem ser resumidas conforme a fi gura 3: As funções e atividades da controladoria variam muito de empresa para empresa, dependendo de alguns fatores, tais como: porte da empresa; diversifi cação de suas atividades; centralização ou descentralização da administração e quantidades de fábricas, fi liais e unidades de negócio. 32 Controladoria Figura 3 – Atribuições da controladoria nas empresas de médio e grande porte CONTROLADORIA CUSTO DE CONTABILIDADE CONTABILIDADE CONTABILIDADE PRODUÇÃO GERENCIAL FINANCEIRA FISCAL Gerenciamento É um grande banco • Escrituração das • Planejamento e controle dos de dados transações diárias tributário estoques e da responsável pela da empresa • Orientação fiscal produção geração de: • Preparação das para as demais • Apuração • Relatórios demonstrações unidades de trabalho sistemática dos gerenciais para contábeis (departamentos, custos de tomadas de decisão • Atendimento à filiais, fábricas, etc.) produção • Informações legislação fiscal e coligadas, • Análise dos para os demais societária controladas, etc. custos de departamentos • Escrituração fiscal produção • Instrumentos de • Controle dos • Fornecimento controle e gestão pagamentos dos de dados e tributos análises para a contabilidade gerencial Fonte: Oliveira (1998, p 37). Existem algumas funções que são primordiais para a controladoria. Kanitz (1977 apud PEREZ JÚNIOR; PESTANA; FRANCO, 1997, p.36) enumera-as da seguinte forma: a) Informação: compreende os sistemas contábeis-fi nanceiros- gerenciais. b) Motivação: refere-se aos efeitos dos sistemas de controle sobre o comportamento. c) Coordenação: visa centralizar informações com vistas à aceitação de planos. O controller toma conhecimento de eventuais inconsistências dentro da empresa e assessora a direção, sugerindo soluções. d) Avaliação: interpreta fatos, informações e relatórios, avaliando os resultados por área de responsabilidade, por processos, por atividades, etc. e) Planejamento: assessora a direção da empresa na determinação e mensuração dos planos e objetivos. f) Acompanhamento: verifi ca e controla a evolução e o desempenho dos planos traçados a fi m de corrigir falhas ou revisá-los (os planos). A controladoria está envolvida com o processo produtivo na geração de informações que visam a atender as necessidades da contabilidade gerencial no que tange ao acompanhamento dos resultados dos produtos e serviços prestados pela empresa. Além das necessidades internas A controladoria está envolvida com o processo produtivo na geração de informações que visam a atender as necessidades da contabilidade gerencial no que tange ao acompanhamento dos resultados dos produtos e serviços prestados pela empresa. 33 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo 2 da empresa, precisa seguir as normas da legislação societária para atender os usuários externos, como a comissão de valores mobiliários (para negociação de ações na bolsa de valores), bancos, fornecedores e o governo (de acordo com a contabilidade tributária). Atividades de Estudos: 1) Como você compreende a evolução da controladoria no campo de apoio à gestão? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 2) Explique por que a controladoria é conhecida como controlling. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 3) Quais são as áreas em que podemos defi nir a estrutura da controladoria? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 34 Controladoria ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Suporte da Controladoria no Processo de Gestão No processo de gestão de uma empresa existe a necessidade constante de análise de problemas e a busca de soluções ideais, com agilidade e rapidez, baseadas em informações confi áveis sobre as variáveis envolvidas. As decisões são requeridas em todas as fases do processo de gestão, considerando as decisões estratégicas, operacionais e administrativas. Para o adequado suporte às operações e à gestão, o processamento eletrônico de dados se torna indispensável na busca por informações confi áveis e geradas em tempo oportuno. É por intermédio do sistema de informações que a controladoria atua no processo de gestão, buscando envolver todas as necessidades de informações para que a empresa alcance seus objetivos. Isto envolve o mercado interno e externo da empresa. Tendo suas bases estabelecidas pela controladoria, os sistemas de informações são alimentados a partir dos resultados de todas as operações, as quais geram informações condensadas pelos sistemas de informações, tornando-se ferramenta de apoio às operações e à gestão. Estudaremos sobre sistemas de informações no capítulo 3. No sistema empresa, o processo de gestão está inserido no subsistema de gestão e se constitui no principal processo decisório, compreendendo três etapas: planejamento, execução e controle. Essas etapas são distintas, contudo, interligadas entre si, devendo adaptar-se à realidade de cada empresa. a) O planejamento: nesta etapa é preciso segmentar os planos quanto a sua natureza e prazos e comparar a realidade presente com as expectativas do futuro. Conforme Peleias (2002, p.14), a controladoria contribui com o processo de gestão, subsidiando o planejamento “com informações e instrumentos que permitam aos gestores avaliar o impacto das diversas alternativas de ação sobre o patrimônio e os resultados da organização, e atuar como agente aglutinador de esforços pela coordenação do planejamento operacional”. É por intermédio do sistema de informações que a controladoria atua no processo de gestão, buscando envolver todas as necessidades de informações para que a empresa alcance seus objetivos. 35 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo 2 b) A execução: é colocada em prática e faz funcionar o que anteriormente foi planejado com os recursos disponíveis. Nessa etapa, a controladoria contribui com informações comparativas entre as atividades realizadas com base em padrões previamente estabelecidos e o que foi realizado pelos registros das transações efetivamente concluídos. c) O controle: ocorre em todas as etapas anteriores e também nesta. É preciso controlar os desvios em relação ao planejamento e suas causas, tomando decisões corretivas e detectar se o controle empregado está sendo efi caz. Segundo Peleias (2002, p.14), a controladoria subsidia a tomada de decisões, “permitindo a comparação das informações relativas à atuação dos gestores e áreas de responsabilidade com o que se obteve com os produtos e serviços, relativamente a planos e padrões previamente estabelecidos”. Peleias (2002) destaca que a controladoria elabora a análise do desempenho dos gestores das diversas áreas, inclusive de sua própria atuação; defi ne as regras de realização da análise dos resultados que são gerados pela produção dos produtos e prestação de serviços; e avalia-os para o monitoramento e orientação dos processos que estabelecem padrões de elaboração dessas atividades de produção. Podemos dizer que o processo de gestão ou processo decisório pode ser defi nido como um processo de planejamento, execução e controle, infl uenciado pela fi losofi a da empresa, pelo seu modelo de gestão e pelas variáveis ambientais (internas e externas) que exercem infl uência sobre ela. Assim, a controladoria tem por fi nalidade garantir informações adequadas para que os gestores possam tomar decisões corretas e apropriadas ao desenvolvimento da empresa. O responsável por essas informações é o controller, fi gura que estudaremos a partir de agora. O Papel do ConTroller As funções e atribuições da controladoria podem ser diferentes de uma empresa para outra, dependendo do porte e da estrutura organizacional existente. Geralmente, dizemos que a atuação do controller pode ser defi nida de duas formas diferentes: a) Esta é a forma mais comum nas empresas, situa-se como um órgão de linha subordinado ao diretor fi nanceiro, sendo suas atribuições semelhantes às do gerente de contabilidade, que é responsável pelas informações geradas nos setores sob sua subordinação. Geralmente, o profi ssional que ocupa esta O processo de gestão ou processo decisório pode ser defi nido como um processo de planejamento, execução e controle, infl uenciado pela fi losofi a da empresa, pelo seu modelo de gestão e pelas variáveis ambientais (internas e externas) que exercem infl uência sobre ela. 36 Controladoria função é um ex-contador que continua assinando o balanço da empresa. Nessas circunstâncias, sua responsabilidade é atuar basicamente nas áreas de contabilidade geral, fi scal e de custos, no controle patrimonial, na auditoria interna e nos orçamentos. b) A segunda forma, segundo Crepaldi (1998) é a mais correta. O controller é considerado um órgão de staff que está vinculado diretamente à direção geral da empresa. Nesse caso, sua função é mais ampla do que a forma anterior, pois recebe as informações geradas pelos diversos setores e realiza a compilação, síntese e análise dos dados. Assim, acaba por defi nir e controlar o fl uxo de informações da empresa, enviando as informações corretas às pessoas certas, dentro de prazos determinados, considerando que deve manter o executivo principal da companhia informado sobre os rumos que ela deve tomar, aonde pode ir e quais caminhos devem ser seguidos. Nesse sentido, podemos observar na fi gura 4 um organograma da estrutura organizacional de uma empresa. Figura 4 – Posição do controller na estrutura organizacional de uma empresa PRESIDENTE Vice-Presidente Vice-Presidente Vice-Presidente (Diretor) de (Diretor) (Diretor) de produção Administrativo/ Comercialização Financeiro CONTROLLER TESOUREIRO Fonte: Padoveze (2005, p.34). Observe que dentro do papel básico de fornecer informações para o processo decisório, esse profi ssional pode atuar de forma infl uenciadora junto aos gestores, comprovando sua responsabilidade e importância no processo decisório e, consequentemente, na condução dos negócios da empresa. O controller passou também a atuar e assumir posições, nas diversas divisões de organizações, através da descentralização da gestão das empresas. É importante destacarmos as principais responsabilidades do controller, veja: 37 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo2 a) A organização de adequado sistema de informações gerenciais, que permita à administração conhecer os fatos ocorridos e os resultados obtidos com as atividades. b) A comparação permanente entre o desempenho esperado e o realizado. c) A análise de variações entre o esperado e o realizado. d) A identifi cação das causas e dos responsáveis pelas variações. e) A apresentação de recomendações para a adoção de medidas corretivas ou preventivas. Assim, você pode observar que o controller deve responsabilizar- se por toda a estrutura de captação e avaliação das informações da empresa. Deve, também, acompanhar e comparar o que foi previsto com o que foi realizado, diagnosticando as variações relevantes que tenham infl uenciado os resultados da empresa e buscar as soluções devidas, considerando se esses fatores foram motivados pelos aspectos internos ou externos da empresa. Com a identifi cação desses fatores, deve apresentar as recomendações de medidas corretivas ou preventivas para evitar problemas no futuro da empresa. Para Martin (2002, p. 16): Enquanto a função do contador fi nanceiro-fi scal se preenche e se esgota com a produção dos demonstrativos contábeis-fi nanceiros, a função do Controller é muito mais abrangente e complexa, pois cabe a ele identifi car, prever, mensurar e avaliar o impacto das forças críticas ambientais sobre os resultados da empresa. A seguir, realizamos na fi gura 5 uma análise comparativa entre a contabilidade e a controladoria: O controller deve responsabilizar-se por toda a estrutura de captação e avaliação das informações da empresa. Deve, também, acompanhar e comparar o que foi previsto com o que foi realizado, diagnosticando as variações relevantes que tenham infl uenciado os resultados da empresa e buscar as soluções devidas, considerando se esses fatores foram motivados pelos aspectos internos ou externos da empresa. 38 Controladoria Figura 5 – Análise comparativa entre a contabilidade e a controladoria Fonte: Martin (2002, p. 25). Observa-se, na fi gura anterior, que a contabilidade fi nanceira se encontra exclusivamente voltada para as atividades internas da empresa (avaliando dados passados); enquanto a controladoria busca observar o que ocorre no ambiente externo da empresa, possibilitando a simulação de previsões e adotando direcionamentos por meio do planejamento, controle e avaliação. Atividades de Estudos: 1) No sistema empresa, o processo de gestão está inserido no subsistema de gestão e se constitui no principal processo decisório, compreendendo três etapas. Quais são? Comente o que você entendeu sobre a contribuição da controladoria em cada uma delas. 39 CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIALCapítulo 2 ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 2) Descreva o papel do controller. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 3) Faça um comentário sobre a diferença entre o controller e o contador. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 40 Controladoria AlGumas ConsideraçÕes Para poder explorar o potencial da controladoria no contexto empresarial, precisamos primeiramente conhecer os seus aspectos básicos. Nesse capítulo, você conheceu a origem e evolução da controladoria e como ela pode ser estruturada nas empresas. O mercado globalizado complexo e competitivo tem forçado as empresas a se adaptarem às novas tendências com precisão, efi ciência e rapidez. Com isso, a controladoria tem se tornado cada vez mais relevante no suporte ao processo de gestão, uma vez que a função do controller é abrangente, cabendo a ele identifi car, prever, mensurar e avaliar os impactos provocados pelo ambiente externo e interno nos resultados da empresa, com sugestões de medidas para melhorar ou corrigir as possíveis falhas. No próximo capítulo, vamos conhecer um dos mecanismos mais importantes da controladoria, o sistema de informações gerenciais. É através dele que a controladoria consolida a sua importante contribuição no processo de gestão. ReferÊncias CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade gerencial: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 1998. KANITZ, Stephen Charles. Controladoria: teoria e estudos de caso. São Paulo: Pioneira, 1976. MARTIN, Nilton Cano. Da contabilidade à controladoria: a evolução necessária. Revista Contabilidade & Finanças - USP, São Paulo, n. 28, p. 7 - 28, jan./abr. 2002. MOSIMANN, Clara Pellegrinello; ALVES, José Osmar de Carvalho; FISCH, Silvio. Controladoria - seu papel na administração de empresas. Editora UFSC: Florianópolis, 1993. OLIVEIRA, Luis Martins de. Controladoria: conceitos e aplicações. São Paulo: Futura, 1998. PADOVEZE, Clóvis Luís. Controladoria avançada.São Paulo: Thomson, 2005. PELEIAS, Ivam Ricardo. Controladoria: Gestão efi caz utilizando padrões. São Paulo: Saraiva, 2002. PEREZ JÚNIOR, José Ernandez; PESTANA, Armando Oliveira; FRANCO, Sergio P. Cintra. Controladoria de gestão: teoria e prática. 2.ed. São Paulo: Atlas, 1997. CAPÍTULO 3 Sistema de Informação de Controladoria A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: Conhecer o Sistema de Informação de Controladoria. Compreender um modelo de plano de contas, ressaltando seus objetivos para melhor evidenciar as informações da Controladoria. Compreender o grupo das contas contábeis, considerando o conjunto de normas legais correspondentes. Elaborar um Balanço Patrimonial com a utilização de Plano de Contas, formalizando-o com os objetivos da empresa. Conhecer um modelo conceitual de estruturação do sistema de informação. 42 Controladoria43 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CONTROLADORIA Capítulo 3 ConteXtualiZação No capítulo anterior, você estudou a importância da controladoria na gestão empresarial, destacando sua evolução, objetivos e área de atuação. Vimos que um dos aspectos mais importantes é a sua contribuição no processo de gestão de uma empresa. Neste capítulo, estudaremos o que é um Sistema de Informação de Controladoria. Para isso, é importante conhecer o plano de contas, estruturado de acordo com as atividades da empresa. Sua função é identifi car e organizar os gastos, as receitas de vendas de produtos ou serviços, os ativos e os passivos. Cada característica de movimentação deve ser atribuída na conta contábil adequada, que acumulará os respectivos valores. A partir daí, a controladoria irá utilizar as informações do sistema de contabilidade geral-fi nanceira, gerencial e de custos. Vamos à busca desse conhecimento? Sistema de Informação de Controladoria Para compreender o que é um sistema de informação de controladoria, primeiramente, precisamos defi nir o que é informação. A informação surge a partir de um ou mais dados, números ou descrição de objetos ou eventos que, isoladamente, não provocam nenhuma reação no leitor. O dado pode ser qualquer elemento identifi cado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. (OLIVEIRA, 1998). A informação é o dado trabalhado que permite ao executivo de uma organização tomar decisões. Representa, para quem a recebe uma comunicação que pode produzir reação ou decisão, frequentemente acompanhada de um efeito-surpresa. As organizações dependem cada vez mais de informações adequadas e que permitam a tomada de decisão efi caz. Para tanto, devem levar em consideração as necessidades da empresa, possibilitando a análise mediante a comparação de dados e sendo disponibilizada no momento adequado com um nível de detalhamento desejado. No mundo corporativo, exige-se que, tanto as informações geradas internamente para fi ns decisórios dos gestores da empresa quanto as informações 44 Controladoria divulgadas para os usuários externos (como fornecedores, bancos, governo e demais interessados) sejam confi áveis e que estejam de acordo com o planejamento estratégico do negócio. Para que isso aconteça, é fundamental o controle dos seus processos, uma vez que os sistemas de informações se tornam indispensáveis, pois geram indicadores que, por sua vez, são analisados pela controladoria ou controller. Podemos dizer que a controladoria é uma ponte entre a administração e a contabilidade. Observa-se, portanto, que a integração entre estas duas áreas está diretamente relacionada à informação e aos respectivos sistemas gerencial e contábil. A implementação da controladoria nas empresas é composta de forma multidisciplinar por administradores e contadores que facilitam o gerenciamento das informações e fornecem alternativas mais precisas ao tomador de decisão. Dentre as várias funções da controladoria está a análise de indicadores que, quando positivos, maximizam o valor da empresa em sua área de atuação. Com esses indicadores, é possível analisar o giro de estoque, o custo do capital, o custo do investimento (por exemplo, novas máquinas e equipamentos), a necessidade de capital de giro, o prazo médio de recebimento, o prazo médio de pagamento, o fl uxo de caixa descontado, entre outros. Para identifi car a expectativa de recuperação do capital investido, existe um método de avaliação chamado pay-back. O pay-back é utilizado para defi nir o prazo máximo de recuperação do capital investido, pois existe uma expectativa do investidor em saber por quanto tempo terá que aguardar para ter o retorno do seu capital. Porém, mesmo com diversos instrumentos de mensuração e avaliação, a controladoria faz algumas indagações com o intuito de fortalecer a qualidade da informação, como: - A informação gerada é confi ável? - A empresa possui processos defi nidos e homologados? - Os custos estão alocados corretamente em suas respectivas contas e setores? Por fi m, a controladoria no processo de gestão das empresas, seja como órgão formal, seja como uma reunião de conceitos que visa a identifi car, mensurar Os sistemas de informações se tornam indispensáveis, pois geram indicadores que, por sua vez, são analisados pela controladoria ou controller. 45 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CONTROLADORIA Capítulo 3 e comunicar as informações aos gestores, é de suma importância na gestão de eventos econômicos. A continuidade da empresa no mundo corporativo pressupõe o alcance de resultados. Para tanto, a empresa se serve do processo de gestão econômica, compreendendo o planejamento dos eventos econômicos, a elaboração de padrões para a etapa de execução, a implementação das ações planejadas e o controle. Esse processo é suportado por um sistema de informação administrado pela controladoria. Para que tenha como resultado um excelente trabalho desenvolvido a partir das informações do SI – Sistema de Informações, a controladoria deve valer-se de um Plano de Contas, estruturado de acordo com as atividades da empresa. Modelo de Plano de Contas Você sabe o que é um plano de contas? Tente imaginar suas fi nanças pessoais, como a receita de salários e as despesas pessoais. Separe todas as despesas por tipo (alimentação, vestuário, lazer, transporte, dentre outros) para saber onde estão sendo direcionadas as suas fi nanças. Pois bem, o Plano de Contas é uma forma de organizar as entradas e as saídas de caixa de uma empresa, sendo montado conforme os padrões da legislação, uma vez que existem normas específi cas que precisam ser seguidas. Além disso, serve de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. A sua utilização deve ser compatível com as necessidades gerenciais da empresa, com os princípios da Lei 11.638/07 (Lei das S/A) e outras exigências legais como o Imposto de Renda. Para Iudícibus, Martins e Gelbcke (2000, p. 33), “a elaboração de um bom Plano de Contas é fundamental no sentido de utilizar todo o potencial da Contabilidade em seu valor informativo para os inúmeros usuários.” Podemos dizer que o plano de contas é, na realidade, um conjunto de normas. A respeito disso Zanluca (2010) diz que: O Plano de Contas é uma forma de organizar as entradas e as saídas de caixa de uma empresa, sendo montado conforme os padrões da legislação, uma vez que existem normas específi cas que precisam ser seguidas. 46 Controladoria O Plano de Contas, genericamente defi nido como um simples elenco de contas, na verdade constitui um conjunto de normas do qual deve fazer parte a descrição do funcionamento de cada conta, o chamado “Manual de Contas”, que contém comentários e indicações gerais sobre a aplicação e o uso de cada uma das contas (para que serve, o que deve conter e outras informações sobre critérios gerais de contabilização). Para compreender um plano de contas, é necessário levar em consideração a sua organização ou forma de composição, pois existem vários níveis de detalhamento de informações contábeis. Conforme Zanluca (2010), deve conter, no mínimo, quatro níveis de organização: • No primeiro nível: encontram-se os grupos, que são: Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Custos e Despesas. • No segundo nível: encontram-se os subgrupos, que são: Ativo: Circulante, Não Circulante / Passivo e Patrimônio Líquido: Circulante, Não Circulante e Patrimônio Líquido. / Receitas: Receita Bruta, Deduções da Receita Bruta, Outras Receitas Operacionais / Custos e Despesas Operacionais. • No terceiro nível: encontram-seas contas. • No quarto nível: encontram-se as subcontas. Conforme Stickney e Weil (2001, p. 67) “[...] uma conta precisa estar associada a um item específi co do balanço, para que possamos acumular os aumentos ou diminuições que ocorrem no item em questão [...].” Acesse: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/planode contas.htm>. O portal apresenta um artigo com o título Como Elaborar Um Plano de Contas, escrito por Júlio César Zanluca. É fundamental manter o plano de contas sempre atualizado, incluindo as novas contas e subgrupos que forem aparecendo no decorrer do tempo. A seguir, demonstramos um modelo de plano de contas: 47 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CONTROLADORIA Capítulo 3 Modelo de Plano de Contas 1 ATIVO 1.1 ATIVO CIRCULANTE 1.1.1 Caixa 1.1.1.01 Caixa Geral 1.1.2 Bancos C/Movimento 1.1.2.01 Banco Alfa 1.1.2.02 Banco Beta 1.1.3 Contas a Receber 1.1.3.01 Clientes 1.1.3.02 Outras Contas a Receber 1.1.3.09(-) Duplicatas Descontadas 1.1.4 Estoques 1.1.4.01 Mercadorias 1.1.4.02 Produtos Acabados 1.1.4.03 Insumos 1.1.4.04 Outros 1.2 ATIVO NÃO CIRCULANTE 1.2.1 Contas a Receber 1.2.1.01 Clientes 1.2.1.02 Outras Contas 1.2.2 INVESTIMENTOS 1.2.2.01 Participações Societárias 1.2.3 IMOBILIZADO 1.2.3.01 Terrenos 1.2.3.02 Construções e Benfeitorias 1.2.3.03 Máquinas e Ferramentas 1.2.3.04 Veículos 1.2.3.05 Móveis 1.2.3.98 (-) Depreciação Acumulada 1.2.3.99 (-) Amortização Acumulada 1.2.4 INTANGÍVEL 1.2.4.01 Marcas 1.2.4.02 Softwares 1.2.4.99 (-) Amortização Acumulada 2 PASSIVO 2.1 CIRCULANTE 2.1.1 Impostos e Contribuições a Recolher 48 Controladoria 2.1.1.01 Simples a Recolher 2.1.1.02 INSS 2.1.1.03 FGTS 2.1.2 Contas a Pagar 2.1.2.01 Fornecedores 2.1.2.02 Outras Contas 2.1.3 Empréstimos Bancários 2.1.3.01 Banco A - Operação X 2.2 NÃO CIRCULANTE 2.2.1 Empréstimos Bancários 2.2.1.01 Banco A - Operação X 2.3 PATRIMÔNIO LÍQUIDO 2.3.1 Capital Social 2.3.2.01 Capital Social Subscrito 2.3.2.02 Capital Social a Realizar 2.3.2. Reservas 2.3.2.01 Reservas de Capital 2.3.2.02 Reservas de Lucros 2.3.3 Prejuízos Acumulados 2.3.3.01 Prejuízos Acumulados de Exercícios Anteriores 2.3.3.02 Prejuízos do Exercício Atual 3 RECEITAS 3.1 Receita Líquida 3.1.1 Receita Bruta de Vendas 3.1.1.01 De Mercadorias 3.1.1.02 De Produtos 3.1.1.03 De Serviços Prestados 3.1.2 Deduções da Receita Bruta 3.1.2.01 Devoluções 3.1.2.02 Serviços Cancelados 3.2 Outras Receitas Operacionais 3.2.1 Vendas de Ativos Não Circulantes 3.2.1.01 Receitas de Alienação de Investimentos 3.2.1.02 Receitas de Alienação do Imobilizado 4 CUSTOS E DESPESAS 4.1 Custos dos Produtos Vendidos 49 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CONTROLADORIA Capítulo 3 4.1.1 Custos dos Materiais 4.1.1.01 Custos dos Materiais Aplicados 4.1.2 Custos da Mão-de-obra 4.1.2.01 Salários 4.1.2.02 Encargos Sociais 4.2 Custo das Mercadorias Vendidas 4.2.1 Custo das Mercadorias 4.2.1.01 Custo das Mercadorias Vendidas 4.3 Custo dos Serviços Prestados 4.3.1 Custo dos Serviços 4.3.1.01 Materiais Aplicados 4.3.1.02 Mão-de-Obra 4.3.1.03 Encargos Sociais 4.4 Despesas Operacionais 4.4.1 Despesas Gerais 4.4.1.01 Mão de obra 4.4.1.02 Encargos Sociais 4.4.1.03 Aluguéis 4.5 Perdas de Capital 4.5.1 Baixa de Bens do Ativo Não Circulante 4.5.1.01 Custos de Alienação de Investimentos 4.5.1.02 Custos de Alienação do Imobilizado Fonte: Adaptado de ZANLUCA, Júlio César. Como elaborar um plano de contas. Manual de contabilidade empresarial. Disponível em: <http://www. portaldecontabilidade.com.br/guia/planodecontas.htm>. Acesso em: 3 fev. 2010. Vejamos o exemplo, conforme o modelo do plano de contas anterior: Nível 1: 1 Ativo Nível 2: 1.1 Ativo circulante Nível 3: 1.1.4 Estoques Nível 4: 1.1.4.1 Mercadorias Nível 4: 1.1.4.2 Produtos Acabados As contas do nível 4 apresentaram os seguintes saldos: 1.1.4.01 Mercadorias ► R$ 1.000,00 1.1.4.02 Produtos Acabados ► R$ 500,00 50 Controladoria Esses saldos devem ser totalizados na conta 1.1.4 Estoques, que apresentará um saldo total de R$ 1.500,00 e, assim, sucessivamente. De acordo com Iudícibus, Martins e Gelbcke (2000, p. 33), “[...] assim ao preparar um projeto para desenvolver um Plano de Contas, a empresa deve ter em mente as várias possibilidades de relatórios gerenciais e para uso externo e, dessa forma, prever as contas de acordo com os diversos relatórios a serem produzidos.” Atividades de Estudos: 1) O que você entende por sistema de informação gerencial na controladoria? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 2) Qual é a contribuição da controladoria no sistema de informação gerencial? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 3) Quais são as etapas que envolvem a implementação do controle do sistema de informação de controladoria? Comente cada uma delas. ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 51 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CONTROLADORIA Capítulo 3 ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ 4) Para que serve o plano de contas? ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Com a compreensão do plano de contas, podemos utilizar os dados da contabilidade para serem processados no sistema de informação. O cruzamento, a comparação, a mensuração e, por fi m, a análise destes dados resultará em informações importantes para os gestores. No próximo item, vamos estudar como é estruturado um sistema de informação. Modelo de Estruturação do Sistema de Informação Vimos no capítulo 1, Sistema Empresa, que o sistema é um conjunto de partes que atuam de forma integrada e interdependente e que, em conjunto, formam um todo unitário para cumprir uma função com determinado objetivo. No sistema de informação, os componentes básicos de um sistema são: entradas, processamento e saídas. O controle e a avaliação do processamento produzem informação que serve como instrumento de regulação do sistema, chamado retroalimentação ou tão conhecido como feedback. Os sistemas de informações contábeis têm a função de processar os dados e transformá-los em informações que ajudarão os gestores a tomar decisões. Os sistemas de informações contábeis têm a função de processar os dados e transformá-los em informações que ajudarão os gestores a tomar decisões. 52 Controladoria Leia o livro Controladoria: um enfoque na efi cácia organizacional, de Auster Moreira Nascimento e Luciane Reginato, 2ª edição, da Editora
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