AREAS DO SECRETARIADO

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FACULDADE DE TECNOLOGIA DE ITAQUAQUECETUBA 
Itaquaquecetuba-sp 
2020 
 
 
 
 
Michele Cristina Hernandes Gomes 
 
 
 
SECRETARIADO: 
PROFISSIONAIS DE SUCESSO E ÁREAS DE ATUAÇÃO 
FACULDADE DE TECNOLOGIA DE ITAQUAQUECETUBA 
Itaquaquecetuba-sp 
2020 
 
 
 
 
SECRETARIADO: 
PROFISSIONAIS DE SUCESSO E ÁREAS DE ATUAÇÃO 
 
 
Trabalho de Graduação 
apresentado à Faculdade de Tecnologia 
de Itaquaquecetuba, para conclusão da 
matéria de Ética Profissional e 
Empresarial do Curso Superior de 
Secretariado, sob a orientação do Prof. 
Mestra Sandra Regina Peres 
 
 
 
 
 
SUMÁRIO 
INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 4 
PROFISSIONAIS DE SUCESSO .................................................................................................................. 5 
Moacir Rauber ............................................................................................................................... 6 
Sandra Tarallo ............................................................................................................................... 7 
Isabela Ribeiro .............................................................................................................................. 8 
Sara Moyses ................................................................................................................................. 8 
ÁREAS DE ATUAÇÃO ...................................................................................................................... 10 
ÁREAS CLÁSSICAS: ..................................................................................................................... 11 
Docente na Área De Secretariado: .......................................................................................... 11 
Eventos: ....................................................................................................................................... 11 
Secretária Administrativa: ......................................................................................................... 11 
Secretária Comercial: ................................................................................................................ 12 
Secretária Financeira: ................................................................................................................ 12 
Secretariado Executivo: ............................................................................................................. 12 
Secretariado Executivo Bilíngue ou trilingue:......................................................................... 13 
Secretária de Diretoria: .............................................................................................................. 13 
Secretária de Presidência: ........................................................................................................ 13 
Tradutor e Interprete: ................................................................................................................. 13 
ÁREAS GERENCIAIS: .................................................................................................................. 14 
Assessoria: .................................................................................................................................. 14 
Consultoria: ................................................................................................................................. 14 
NOVAS ÁREAS: ............................................................................................................................. 14 
Home Office: ............................................................................................................................... 14 
Escritórios Virtuais: ..................................................................................................................... 15 
Pool Secretarial: ......................................................................................................................... 15 
Cooperativas: .............................................................................................................................. 15 
CONCLUSÃO ..................................................................................................................................... 16 
REFERÊNCIAS .................................................................................................................................. 17 
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INTRODUÇÃO 
 
A secretária nos tempos atuais é um multiprofissional, assumindo papéis 
polivalentes que a permitem administrar o fluxo de informações com competência, 
gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar 
obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária 
busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade 
e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a 
equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e 
seu posicionamento na organização como facilitadora. 
Este trabalho pretende apresentar profissionais de sucesso desta área, os que 
galgaram um caminho cheio de obstáculos e não desistiram. Isso que nos inspira e 
faz querer trilhar caminhos semelhantes sem nunca esquecer a ética e nosso 
compromisso com esta carreira incrível. 
Na segunda parte, este trabalho pretende destacar todas as possibilidades desta 
profissão, em suas áreas clássicas, gerenciais e novas áreas, trazendo muitas 
oportunidades e uma visão mais ampla de onde podemos chegar. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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PROFISSIONAIS DE SUCESSO 
Em um mundo cada vez mais globalizado e competitivo, vivemos uma verdadeira 
batalha para vencer na profissão que escolhemos. Devemos ter formação técnica, 
postura adequada, inteligência emocional, nos desenvolver pessoal e 
profissionalmente e ter um excelente marketing profissional. Muitos profissionais 
com um sólido preparo técnico não conseguem absorver esta essência e 
desconhecem que para o seu sucesso é necessário saber lidar com pessoas pois, 
este é o maior patrimônio que a empresa possui. 
Sendo assim, é inquestionável a importância da secretária no funcionamento das 
organizações, que cada vez mais, dependem da eficiência desse profissional para 
seu funcionamento efetivo de todas as áreas. 
Atualmente, as secretárias têm o papel de agente facilitador, de gestora de 
resultados, participam freqüentemente de seminários nacionais e internacionais 
voltados para a atualização dos conhecimentos da área de Secretariado Executivo. 
A secretária do século XXI domina o relacionamento interpessoal e a inteligência 
emocional. Sabe gerenciar a qualidade das atividades que desenvolvem os 
profissionais da organização, e ajuda a administrar a vida e a agenda particular dos 
executivos. Trata-se, portanto, de uma tarefa de extrema confiança, credibilidade e 
que exige muita ética profissional e empresarial. 
Reunindo todas estas qualidades e atributos essenciais de um profissional que sabe 
o que quer, adiante veremos casos de sucessos, os quais nos inspira e nos faz 
querer evoluir cada vez mais. 
 
 
 
 
 
 
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Moacir Rauber 
 
Coach, Palestrante e Escritor. 
Blog: Facetas! Múltiplas faces 
Página: Olhe mais uma vez! Em cada situação novas oportunidades 
 
Começou sua vida profissional como Técnico Contábil e logo migrou para a área 
empresarial (criando sua própria empresa). Atuou como empresário durante mais de 
dez anos e, paralelamente, concluí sua graduação em Secretariado Executivo. 
Trabalha como palestrante nas áreas de Motivação & Superação, Vendas, 
Empreendedorismo, Inclusão & Diversidade e Segurança no Ambiente de Trabalho. 
Também atua como Coach Executivo,uma vez que possui formaçãointernacional 
em Coaching Executivo Organizacional reconhecido pela Internacional de Coaching 
pela ICC (International Coaching Community). 
É professor universitário na UNISOCIESC ministrando disciplinas ligadas à área de 
Comportamento Organizacional. 
Livros: 
 Olhe mais uma vez! Em cada situação novas oportunidades (2010). 
Perguntar não ofende... 
Uma abordagem de coaching para o profissional de Secretariado (2013). 
Superação, marca do Ser Humano! (2013). 
Também mantém o blog Facetas! (http://facesfacetas.blogspot.com.br/) em que 
posta textos, artigos e situações que refletem a multiplicidade do ser humano 
oriunda de sua unicidade. 
Tem doutorado em Ciências Empresariais na UMINHO, Braga, Portugal e tem 
Mestrados em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Santa 
Catarina e em Gestão de Recursos Humanos também pela UMINHO. É Bacharel em 
Secretariado Executivo, em Letras Espanhol pela UFPR, tem MBA em Marketing, 
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além de larga formação complementar. A experiência profissional se estende pelas 
áreas Administrativa, Secretariado, Gestão de Recursos Humanos, Vendas e 
Planejamento Estratégico. 
Enfim, Moacir Rauber acredita que tem "muitas razões para viver bem!" porque 
“entusiasmo é uma opção". Também crê que a "Disciplina é a Liberdade" que lhe 
permite fazer escolhas conscientes, levando-o a viver de forma a "fazer tudo que 
possa compartilhar com os pais e que tenha orgulho de contar para os filhos". 
 
Sandra Tarallo 
 
Empresária e Fundadora da Empresa de Secretariado Remoto Sandra Tarallo 
Mentora, Professora em Marketing Digital 
 
Graduada em Secretariado pela UNICID, cursando MBA em Comunicação e 
Marketing na UNICSUL, possui mais de 20 anos de experiência como Secretária 
Executiva. Atuou por 15 anos como Secretária da Presidência e da Diretoria no 
Rotary Internacional. Assessorou 15 presidentes neste período, bem como seus 
Diretores e o Conselho Diretor, organizando eventos, jantares, palestras, 
festividades e projetos sociais. Tem em seu CV a coordenação de projetos sociais 
realizados no Rotaract, grupo ligado ao Rotary, durante 10 anos. Foi ganhadora do 
prêmio de menção Rotária 2006/2007 (período em que foi Presidente frente ao 
Rotaract). Desenvolve projetos de Designer Gráfico e Web desde 2007. Estuda o 
Secretariado Remoto desde 2009 e atua há mais de 5 anos nesta função em sua 
própria empresa, a One Consultoria Secretária Remota é Professora do 1º curso de 
Secretariado Remoto e Assistente Virtual em uma Universidade no país - A 
Universidade Metodista SBC. É a idealizadora e Diretora da Executiva News Revista 
Digital, publicação voltada ao público do Secretariado, atua na área de Marketing 
Digital na Ponto T Digital e é facilitadora do maior e mais completo curso para a área 
do Secretariado Remoto & Assistente Virtual do Brasil "Secretariado Remoto 
Aprenda com a Especialista". 
 
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Isabela Ribeiro 
Sr. Executive Assistant at FOX Sports /Mentora de Carreira / Especialista em 
Assessoria Executiva 
 
Há 13 anos atuando como Secretária Executiva, assessorando a alta direção em 
empresas nacionais e multinacionais; 
- Experiência na organização de eventos empresariais, acadêmicos e sociais; 
- Administração e preparação de agenda para viagens nacionais e internacionais, 
em voos comerciais, organização de videoconferências e teleconferências; 
- Assistência a executivos expatriados e suas famílias, com suporte documental e 
pessoal relativo à mudança e adaptação ao Brasil; 
- Habilidade para interagir com as diversas áreas da empresa, lideranças, parceiros 
de negócios e fornecedores; 
- Experiência com administração de conflitos através de técnicas de 
mediação/conciliação; 
- Graduada em Secretariado Executivo Trilíngue (inglês, espanhol e português) e 
Administração de empresas, com MBA em Agronegócios e Assessoria Executiva, e 
técnica em Planejamento e Organização de Eventos. 
- Membro do Conselho do Pepitas Secretaries Club no Rio de Janeiro, onde apoia 
os pilares de Pesquisa e Desenvolvimento de Programas Educacionais e Blog editor 
oficial do Clube 
- Apaixonada por compartilhar conhecimento e experiências, por isso se dedica à 
projetos sociais voluntários com jovens e adultos. 
- Atua como mentora de carreira com foco em preparar universitários para encontrar 
seu espaço no mercado de trabalho. 
 
 
Sara Moyses 
 
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Secretária Executiva / Assessora Executiva / Escritora 
 
Sólida experiência na assessoria de Executivos, prestando assistência à Presidência 
e Diretoria no que se refere a assuntos corporativos e pessoais. 
Responsável por garantir redução nos custos em viagem por meio de planejamento 
elaborado e estruturado das áreas, orientando as equipes com os prazos e 
sugestões de voos mais econômicos, resultando em cerca de 20% os custos com 
viagens. 
Participação em reuniões estratégicas para acompanhamento dos assuntos da 
Presidência e Diretoria junto às equipes Supervisores e Coordenadores. 
Agendamento de reuniões estratégicas, resultando em excelentes financiamentos 
para companhia. 
Implantação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos para área Secretarial, 
garantindo maior facilidade na pesquisa das informações solicitadas pelos diretores 
e equipes da área. 
Gestão dos contratos de locação das 8 filiais no Estado de São Paulo, controle de 
pagamento dos aluguéis e impostos prediais, bem como a gestão de contratos de 
locação de veículos negociando com fornecedores e garantindo uma redução em 
15% nos custos de locação. 
Elaboração de Manual de Procedimentos administrativos facilitando os processos 
das áreas. 
Assessoria para viagens internacionais, suporte para concessão de vistos, 
passaportes e entrevistas em consulados. 
Coordenação de receptivos de delegações internacionais (voos internacionais, 
transfers, segurança, hospedagens, visitas técnicas). 
Secretariado de Comitês Estratégicos (convocações, elaboração de atas e 
organização da documentação dos comitês) 
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Planejamento de Missões Empresariais Nacionais e Internacionais em parceria com 
a Embaixada Britânica, China Security & Protection Industry Association e Fiera 
Milano. 
 
 
 
ÁREAS DE ATUAÇÃO 
 
Entre as funções básicas de uma secretária são: 
 
• A Organização do escritório; 
• Marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens; 
• Responder e fazer chamadas telefônicas (anotar recados); 
• Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos; 
• Contratação de serviços de limpeza e serviços de manutenção (seja uma 
empresa de limpeza ou limpeza pós-obra ou limpeza de mudança), avaliando 
a mesma; 
• Contratação ou avaliação da empresa de portaria e empresa de segurança; 
• Organizar, copiar, arquivar documentos; 
• Controla a correspondência de entrada e saída; 
• Recepcionar o cliente interno e externo; 
• Assistir reuniões e fazer a minuta ou ata da reunião; 
• Realizar pesquisas e preparar documentos; 
• Solicitar ou comprar material de escritório; 
• Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários. 
 
Porém, o que muitos ignoram é que existem várias áreas distintas dentro da mesma 
profissão, que são elas: 
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ÁREAS CLÁSSICAS: 
Docente na Área De Secretariado: 
Posteriormente a faculdade de Secretariado, este profissional está habilitado a 
ministrar aulas em cursos técnicos e faculdades. É exigida a experiência de 1 ano na 
área mas, o ideal é que haja um pós graduação em Stricto ou Lato Sensu para que 
realmente esteja realmente habilitado. 
 
Eventos: 
Assumirá o papel de contato entre a comissão/equipe organizadora do cliente e os 
participantes, realizando uma série de ações necessárias, inclusive o de mediar 
possíveis conflitos que podem ocorrer antes, durante ou depois do evento. Tudo é 
realizado de forma personalizada, considerando as características de cada evento, a 
fim de otimizar custos, tempo, processose a satisfação do público em geral. Está 
habilitada para tal, possui competências como “cerimonial e etiqueta”, “planejamento 
administrativo e financeiro”. 
 
Secretária Administrativa: 
 
Executará funções administrativas como: 
• Atividade Departamento Pessoal: 
Abertura e encaminhamento adequado de processos da área pessoal (progressão de 
técnicos, incentivos, designação, substituição e dispensa de chefia, auxílios, 
aposentadorias, licenças e outros); 
Lançamento de abonos, férias, adesão ao plano de saúde, ressarcimento de plano de saúde 
e outras atividades correlatas; 
Garantir que o recadastramento de aposentados seja feito no prazo estabelecido; 
Estabelecer a comunicação e envio de documentos para as partes envolvidas nos 
processos da área pessoal; 
Atender o público interno nas questões relativas à área de pessoal; 
 
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• Atividades de Protocolo 
Receber, protocolar e distribuir a correspondência interna e externa; 
Registrar e efetuar malote da correspondência expedida; 
Cuidar do protocolo de correspondência impressa: entrada e saída; 
Registrar e controlar o fluxo de correspondência; 
Abrir e protocolar e encaminhar processos (acadêmicos e financeiros); 
Apoiar a Secretaria em assuntos diversos; 
 
Secretária Comercial: 
Executará todas as funções administrativas com o diferencial realizando suporte à 
área comercial no envio de propostas e acompanhamento das vendas. 
 
Secretária Financeira: 
Atua com a administração dos resultados financeiros, faz lançamentos das 
despesas, realiza rotinas bancárias, folha de pagamento e departamento de pessoal. 
Documenta e envia para a contabilidade as notas fiscais da Central de Produção. 
 
Secretariado Executivo: 
Secretários executivos atuam junto a altos escalões de organizações públicas ou 
privadas, planejando e organizando a rotina de trabalho dos executivos e dos 
setores onde estão lotados, fazendo a ponte com as demais áreas da empresa. 
Além de cuidar da agenda do chefe, ele controla os arquivos e a circulação das 
informações em seu departamento ou na empresa, coleta dados usados para 
tomadas de decisão e gerencia pagamentos e equipes de apoio. Para isso, domina 
softwares específicos de planejamento de operações, edição de textos e planilhas 
de contabilidade. 
Como parte de seu trabalho é redigir documentos, é importante que o profissional 
tenha o domínio da língua portuguesa e de, ao menos, um idioma estrangeiro. É 
possível ingressar na carreira com um curso tecnológico. 
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Secretariado Executivo Bilíngue ou trilingue: 
Todas as competências citadas acima, agregados a dois ou três idiomas além do 
português. 
 
Secretária de Diretoria: 
Todos os conhecimentos e habilidades acima e diferenciais como muita experiência 
em Gestão de Pessoas e Gestão Empresarial. Isto por estar lidando com o nível 
estratégico da organização. 
 
Secretária de Presidência: 
Atua no apoio ao diretor e presidente, organiza agenda, correspondências, 
comunicados e outros documentos. Administra compromissos, horários de reuniões 
e viagens. Identifica os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o 
encaminhamento aos respectivos setores da empresa. Este é o perfil que exige uma 
postura diferenciada para adequar-se ao presidente, que é o mais alto cargo de uma 
empresa. 
 
Tradutor e Interprete: 
Como tradutora e interprete se responsabiliza pela versão escrita de livros, 
documentos e textos em geral de uma língua para outra. Também se encarrega da 
tradução oral de palestras, discursos, reuniões e videoconferências. 
Para isso, estes profissionais dominam o vocabulário, a gramática, as gírias e as 
expressões coloquiais do português e de outras línguas. Também é necessário 
conhecer os costumes, as tradições e a cultura de povos estrangeiros. 
 
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ÁREAS GERENCIAIS: 
Assessoria: 
É a área do secretariado, na qual é caracterizada como uma assistência executiva, 
multiplicadora e adjunta aos órgãos decisórios (executivos, diretores, gerentes). 
Essa assessoria funciona aconselhando e orientando, fornecendo sugestões, planos 
e procedimentos, multiplicando processos e prestado serviços especializados na 
área de Secretariado, enquanto atividade-meio da organização. 
Consultoria: 
• Consultoria de Recursos (conteúdo e prescritiva). Este profissional fornece 
informações técnicas e serviços ou recomenda programas de ação, 
transferindo conhecimentos. 
• Consultoria de Coaching (procedimentos de processo, assessoria): O 
consultor atua como um facilitador de mudanças, ajudando a organização a 
resolver os seus problemas e a escolher as modificações organizacionais e as 
técnicas apropriadas à mudança. 
 
NOVAS ÁREAS: 
 
Home Office: 
De maneira autônoma ou com vinculo a uma empresa, este profissional executa 
todos os serviços de uma secretária de maneira virtual. Há também funções como: 
 
• Logística de envio de presentes, brindes, flores, cartões, envio de convites e 
convocações, via e-mail ou correio; 
• Atualização e cancelamentos de serviços (telefone, TV a cabo, internet, 
concessionárias e outros); organização de documentos para envio à 
contabilidade; 
• Serviços em cartório, fórum e órgãos públicos; 
• RSVP – ativo e passivo; 
• Elaboração de pesquisas de satisfação de clientes. 
 
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Escritórios Virtuais: 
Esses escritórios são considerados como um centro de negócios onde além de locar 
espaços, também se diferenciam ao propor ao cliente uma estrutura física e 
operacional pronta para o desenvolvimento de seu trabalho, oferecendo uma forma 
prática e econômica, com custo reduzido e sem burocracia. Para eles, este tipo de 
trabalho configura uma nova forma de prestação de serviços do profissional de 
secretariado, e pode contribuir também para o ensino da profissão dentro das 
academias à medida que abre novas possibilidades de inserção profissional. 
 
Pool Secretarial: 
Nesse caso, um número específico de secretárias assessora a todos os executivos 
da empresa, sem nenhuma exclusividade. Nesse caso, o trabalho em pool 
representa um trabalho em grupo, em que o profissional submetido a esta nova 
forma de atuação necessita, primeiramente, de habilidades para trabalhar em 
equipe. 
 
Cooperativas: 
Iniciar tal atividade representa uma possibilidade real de inserção mercadológica 
para aqueles que desejam construir seu próprio negócio e estão dispostos a unirem-
se com demais colegas de profissão em busca do fortalecimento no mercado e de 
melhores condições de atuação, como define o artigo 4º da Lei 5.764/71: “Art. 4º - 
As cooperativas são sociedades de pessoas, com forma e natureza jurídicas 
próprias, de natureza civil, não sujeitas à falência, constituídas para prestar serviços 
aos associados, distinguindo-se das demais sociedades”. 
Para entendermos melhor o perfil profissional do cooperativista, e os propósitos 
destas pessoas que se unem, é preciso conhecer os propósitos da lei desta 
associação. O artigo 29 desta mesma lei trata dos associados e nos informa que o 
ingresso é livre a todos os que desejam utilizar os serviços prestados pela sociedade 
e partilhem dos propósitos sociais, desde que partilhem os propósitos sociais e 
preencham as condições estabelecidas no estatuto. Como a cooperativa é uma 
forma de associação, é imprescindível que os profissionais que desejam associar-se 
saibam trabalhar 
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CONCLUSÃO 
Esta pesquisa consiste por meio de um levantamento em vários sites e revistas da 
área. Considera-se a realização deste estudo um pequeno aprofundamento das 
possibilidades da área secretarial, visando o direcionamento de cada perfil. 
Para o melhor exercício da profissão, é necessário muito mais que os 
conhecimentos citados anteriormente, dentre eles as disciplinas da elementares e o 
marketing profissional: é necessário uma reflexão mais profunda sobre a verdadeira 
vocação, auto-conhecimento,acima de tudo. 
Profissionais como os citados, sendo eles, docentes, assessores, empreendedora 
de home Office e secretária executiva, contribuem para a construção de uma 
formação mais consciente, possibilitando concretizar tudo o que nos foi ensinado no 
ensino superior afinal, o céu é o limite. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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REFERÊNCIAS: 
 
 
GUIA DO ESTUDANTE. Secretariado Executivo. Disponível em: 
https://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/secretariado-executivo/. Acesso em: 
18 Jun.2020. 
 
ISABELA RIBEIRO. Disponível em: https://br.linkedin.com/in/isabelaribeiromorais. 
Acesso em: 18 Jun. 2020. 
MOACIR RAUBER. Disponível em: https://br.linkedin.com/in/moacir-jorge-rauber-
ba400830. Acesso em: 18 Jun. 2020. 
 
SARA MOYSES. Disponível em: https://br.linkedin.com/in/alzirasaramoyses. Acesso 
em: 18 Jun. 2020. 
 
SANDRA TARALLO. Disponível em: https://br.linkedin.com/in/sandratarallo. Acesso 
em: 18 Jun. 2020. 
 
REVISTA DE GESTÃO E SECRETARIADO. MANAGEMENT AND 
ADMINISTRATIVE PROFISSIONAL REVIEW. Novas Formas de Atuação do 
Profissional De Secretariado Executivo. Disponível em: 
https://www.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/318/pdf_64. . Acesso em: 
18 Jun. 2020. 
 
REVISTA EXPECTATIVA. SECRETARIADO GESTÃO E COMUNICAÇÃO. 
DOCÊNCIA EM SECRETARIADO EXECUTIVO: A Valoração Da Experiência 
Extraclasse. Disponível em: http://e-
revista.unioeste.br/index.php/expectativa/article/view/5869/4431. Acesso em: 18 Jun. 
2020. 
 
https://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/secretariado-executivo/
https://br.linkedin.com/in/isabelaribeiromorais
https://br.linkedin.com/in/moacir-jorge-rauber-ba400830
https://br.linkedin.com/in/moacir-jorge-rauber-ba400830
https://br.linkedin.com/in/alzirasaramoyses
https://br.linkedin.com/in/sandratarallo
https://www.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/318/pdf_64