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INTRODUÇÃO Como o próprio nome diz, a disciplina de Fundamentos de Gerenciamento de Projetos traz ao aluno uma consistente base para o posterior entendimento das disciplinas técnicas da área. Faz a devida correlação entre a história da humanidade e a existência de projetos, mesmo que sem técnicas apuradas ou metodologias. Já no século XX, a gestão de projetos de maior complexidade e risco faz dessa disciplina uma das mais úteis bases de sustentação do aluno, tanto para a formação profissional como para as competências a serem desenvolvidas. Nesse contexto, veremos os inúmeros assuntos que orbitam o universo de projetos, de fatores motivadores à sua relação direta com as decisões estratégicas das companhias. Desse modo, abordaremos os diversos processos de gerenciamento de projetos constantes no PMBOK, 6a edição, e como devem ser melhor utilizados como recursos tecnológicos. Em pleno século XXI, estamos inundados por variadas metodologias e guias com melhores práticas de gestão, assim como associações e centros de estudo. Cada vez mais, as organizações estão investindo na ciência da gestão de projetos, criando e dando poder aos seus escritórios de projetos, e incentivando a qualificação dos seus profissionais. Isso não é por acaso: tais entidades apuraram a correlação direta entre a gestão profissional dos seus projetos e o maior nível de sucesso desses esforços. Nesse contexto, esse material tem como objetivo apresentar os conceitos fundamentais de Gerenciamento de Projetos e oferecer reflexões da sua aplicação, bem como de uma visão de conjunto do processo de gerenciamento das aquisições aplicado a projetos, permitindo a compreensão dos seus mecanismos e da sua dinâmica. Para tal, iremos: � conhecer os conceitos fundamentais acerca de projetos, gestão de subprojetos, de programas e de portfolios; � conhecer como o projeto nasce nas organizações e o seu histórico paralelo à raça humana; � analisar a importância dos stakeholders no cenário de qualquer projeto; � relacionar os processos de gestão com planejamento estratégico e os 49 processos de gerenciamento de projetos; � conhecer as técnicas e boas práticas principais de planejamento, organização e controle das aquisições de um projeto; � conhecer os elementos principais de processos licitatórios privados e públicos; � conhecer os elementos principais de seleção e administração de contratos, e � revisar as dez áreas de conhecimento e como os recursos tecnológicos disponíveis hoje podem apoiar o gerente de projetos no processo de controle e decisório. SUMÁRIO MÓDULO I – FUNDAMENTOS DE GESTÃO DE PROJETOS ................................................................... 7 EVOLUÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS .......................................................................... 7 Histórico ...................................................................................................................................... 7 Definição de projeto .................................................................................................................. 9 Diferenças e semelhanças entre projetos e trabalhos operacionais ............................... 14 SUBPROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO DE PROJETOS ......................................................... 17 Subprojetos .............................................................................................................................. 17 Programas ................................................................................................................................. 17 Portfólio de projetos................................................................................................................ 21 MÓDULO II – PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS E CICLO DE VIDA ........................ 25 ALINHAMENTO EMPRESARIAL PARA O GERENCIAMENTO DE PROJETOS .................................. 25 Planejamento estratégico e projetos .................................................................................... 25 Fatores motivadores de projetos .......................................................................................... 30 Stakeholders .............................................................................................................................. 34 Habilidades e competências do Gerente de Projetos ........................................................ 37 Project management office (PMO) ........................................................................................... 44 Estruturas organizacionais ..................................................................................................... 48 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ........................................................................ 59 Grupos de processos ............................................................................................................... 59 Ciclo de vida de um projeto .................................................................................................... 61 Dez áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos, segundo a 6a edição do PMBOK ...................................................................................................................................... 71 Documentos-chave: Termo de Abertura do Projeto (TAP) e Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) ............................................................................................................................ 77 Linha de base e a tripla restrição .......................................................................................... 82 Controle geral de mudanças .................................................................................................. 84 Critérios de um projeto de sucesso ...................................................................................... 87 MÓDULO III – AQUISIÇÕES EM PROJETOS ......................................................................................... 89 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................... 89 AQUISIÇÕES EM PROJETOS ............................................................................................................. 90 PLANEJAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS.......................................................................... 95 O QUE precisamos? ................................................................................................................. 95 ONDE conseguimos o que precisamos? ............................................................................... 96 COMO obter o que precisamos? ............................................................................................ 96 QUANDO conseguiremos ter o que precisamos? ............................................................... 97 QUANTO nos custará o que precisamos?............................................................................. 98 QUAIS os riscos que corremos ao adquirir o que precisamos? ........................................ 98 PROCESSOS LICITATÓRIOS ............................................................................................................. 99 Pré-Seleção de fornecedores .............................................................................................. 100 Termo de referência ............................................................................................................. 101 Obtenção de propostas ....................................................................................................... 103 Análise de propostas ............................................................................................................ 105 MODELOS DE CONTRATOS E A SUA APLICAÇÃO ......................................................................108 PRÁTICAS DE ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS ...................................................................... 112 Eixo aderência ....................................................................................................................... 113 Eixo comunicação ................................................................................................................. 114 Eixo alteração ........................................................................................................................ 115 Eixo conflito ........................................................................................................................... 115 ENCERRAMENTO DE CONTRATOS .............................................................................................. 116 Encerramento a termo ......................................................................................................... 116 Rescisão .................................................................................................................................. 116 Resolução ............................................................................................................................... 117 Resilição ................................................................................................................................. 117 Aceitação de escopo ............................................................................................................. 118 Transferência de custódia ................................................................................................... 118 MÓDULO IV – RECURSOS TECNOLÓGICOS DE GESTÃO DE PROJETOS ......................................... 119 DEMONSTRAÇÃO DAS PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ... 119 WBS ou EAP ........................................................................................................................... 119 Cronograma ........................................................................................................................... 128 CONCLUSÃO ....................................................................................................................................... 141 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 143 BIBLIOGRAFIA INDICADA PARA AQUISIÇÃO ................................................................................... 146 PROFESSORES-AUTORES ................................................................................................................... 147 Neste módulo, abordaremos a evolução dos projetos na história da humanidade, com relação à sua complexidade e forma de gestão. A seguir, faremos uma reflexão sobre os conceitos de projetos em si, assim como de portfólio, stakeholders e outros. Também apresentaremos a Gestão Estratégica e a sua influência nos projetos a serem selecionados nas companhias. Por fim, abordaremos as características-chave de um gestor de projetos de sucesso e de um escritório de projetos. Evolução do gerenciamento de projetos Histórico Desde os primeiros registros de presença humana na Terra, já encontramos evidências de projetos sendo efetuados. É evidente que obras de grande magnitude, como a Muralha da China ou o templo de Dendur (hoje localizado no Museu Metropolitan de Nova York), são comprovações de que os projetos são, praticamente, paralelos à raça humana. Infelizmente, outros exemplos da Antiguidade não tiveram a mesma sorte – como os Jardins suspensos da Babilônia, com citações da sua existência, mas sem evidências físicas da sua grandiosidade. Outros projetos ficaram no intermédio desses extremos e tem apenas algumas ruínas como evidência do seu passado, como algumas obras dos povos gregos e romanos. Com o passar do tempo e dos séculos, outras produções humanas foram incrementando a sua tecnologia e, cada vez mais, tais produções foram-se apoiando em melhores práticas e menos em improviso. As grandes navegações – exemplo do movimento expansionista de países como Portugal e Espanha, e Inglaterra posteriormente – exemplificam projetos de sucesso com as grandes navegações dos séculos XIV a XVII. À medida que o homem foi implementando projetos, dessa ou de outra natureza, de maior ou menor porte, os índices de fracasso foram reduzindo. No entanto, foi no século XX que, realmente, os projetos e a sua gestão passaram a ser vistos pela ciência da MÓDULO I – FUNDAMENTOS DE GESTÃO DE PROJETOS 8 Administração como merecedores de uma devida atenção e análise. Muitas empresas passaram a investir, fortemente, nos projetos, e não fazia sentido geri-los sem um mínimo de técnica e até de metodologias. Os erros estavam trazendo prejuízos, o que impulsionou estudos mais profissionais na recém-nascida área, batizada de “gerenciamento de projetos”. Não foi diferente na Agência Espacial norte-americana, NASA, em que, a partir dos seus projetos, especialmente o Apolo, houve emprego intenso da disciplina de gerência de projetos. Não por acaso, em 1969, foi criada uma entidade para compartilhar as melhores práticas de gestão de projetos, a Project Management Institute – PMI. Os seus fundadores decidiram que não podiam mais gerir projetos nas respectivas firmas de maneira informal, e passaram a redigir textos e trocar experiências, presencialmente, sobre os seus modos de trabalhar, com foco na padronização dos processos. Nascido na Pensilvânia, EUA, com cinco voluntários, o PMI passou a uma participação global, graças à tecnologia e à virtualização do século XX. Milhares de membros ou associados entram em contato na sua plataforma, e esse incrível aumento de participantes fez com que a entidade lançasse a primeira versão do seu guia com uma estrutura básica de melhores práticas chamado de PMBOk – Project Management Book of Knowledge. Mais ou menos, de 4 em 4 anos, os membros do PMI e os seus voluntários se reúnem para editar o PMBOK e lançar uma nova versão. Hoje em dia, há interações virtuais em todo o mundo e em tempo real para se discutir alterações e adendos às versões anteriores. Em setembro de 2017, foi lançada a 6a edição do PMBOK, em dez idiomas, que é a versão vigente do guia. Até por ter-se tornado uma entidade referência em gerenciamento de projetos, ou seja, um benchmarking mundial nesse campo, o PMI também compôs o “pacote de conhecimento” ao criar uma certificação, o Project Management Professional – PMP –, que serve, até hoje, como um selo de expertise no PMBOK bastante reconhecido e aceito mundialmente. A certificação PMP tem sido uma meta de inúmeros profissionais que atuam com projetos, mas outras certificações foram criadas mais recentemente e atendem a demandas mais específicas de profissionais do meio, das quais sobressaem: � certificação CAPM – técnico certificado em gerenciamento de projetos; � certificação PfMP® – profissional de gerenciamento de portfólio; � certificação PMI-SP – profissional em gerenciamento de cronograma; � certificação PMI-RMP – profissional em gerenciamento de riscos do PMI; � certificação PgMP – profissional de gerenciamento de programas e � certificação PMI-ACP – profissional certificado em métodos ágeis do PMI. Outra entidade que também tem contribuído à evolução da ciência da gestão de projetos, apoiando como irradiadora verdadeiramente global de melhores práticas é a International Project Management Association – IPMA. Do outro lado do Atlântico, mais recentemente, o governo do Reino Unido criou e fez nascer, em 1989, a PRINCE2 – Project IN Controlled Environments –, metodologia britânica mais focada em um modelo estruturado e prescritivo do que o do PMBOK, 9 e que também tem tido boa participação mundial. Também há algumas certificações emitidas pela organizaçãoda PRINCE2 que, assim como as do PMI, trazem valor agregado e enriquecimento de carreira aos profissionais depositários das mesmas. A International Organization for Standardization – ISSO – publicou, em 1997, a norma 10.006, na qual associa a gestão de projetos com a política da qualidade. No padrão dessa entidade, foram discriminados processos de gerenciamento. A versão final desse padrão não conflita com o PMBOK, sendo complementar a ele, apesar de menor em tamanho. Mais recentemente, a história de gerenciamento de projetos testemunhou o nascimento das metodologias ágeis. Tornaram-se bastante conhecidas a partir de 2001, quando um grupo de especialistas em desenvolvimento criou a chamada Aliança Ágil, em que uma série de conceitos comuns a todos os métodos por eles empregados foi apresentada. A abordagem Scrum, um dos exemplos mais conhecidos das metodologias ágeis, tem sido empregada em várias corporações, de maneira exclusiva ou aliada aos modelos mais tradicionais, como o do PMI ou de outra entidade irradiadora de gerencia de projetos. Independentemente da entidade de gerência de projetos ou das universidades que apoiam a formação e qualificação de profissionais no meio, o fato é que nunca se investiu tanto em projetos nas organizações. Segundo o renomado autor Ricardo Vargas, “cerca de 15 trilhões de dólares são hoje empregados em projetos. Isso significa cerca de 25% de toda a economia mundial”. Essa espantosa estatística corrobora a crescente demanda global por profissionais altamente competentes nesse saber e afasta a ideia de que essa disciplina seria um modismo passageiro. O gerenciamento de projetos é, hoje, verdadeiramente universal, aplicável a qualquer setor de atividade, tanto na esfera profissional como pessoal. Em pleno século XXI, os benefícios do gerenciamento de projetos, obtidos pela aplicação de técnicas, tem uma repercussão indiscutível e universal. Definição de projeto Segundo o PMBOK, projeto é um esforço temporário praticado para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O autor Gozzi complementa essa definição afirmando que um projeto é um conjunto de atividades coordenadas “com limitações e restrições de tempo, custo e recursos”. Exclusividade A exclusividade ou unicidade, ou seja, a produção de um output único, é um dos traços mais marcantes de projetos. De fato, nenhum projeto é idêntico a outro, em grande parte porque os seus produtos ou serviços finais sofrem profundas diferenças entre si. Por mais que comparemos projetos produzidos em uma mesma empresa ou em uma mesma indústria, como a da construção civil, cada 10 empreitada dessas terá os seus próprios diferenciais. No caso de uma empresa de engenharia, que constrói edifícios residenciais no Peru há 15 anos, nenhum dos projetos dessa entidade serão idênticos, até porque seriam separados no tempo, teriam usado diferentes tecnologias, teriam sido destinados a clientes (moradores) distintos, teriam tido design, acabamento e metragem específicos, teriam sido construídos em terrenos diferentes e, finalmente, teriam sido concluídos por times de operários, engenheiros e arquitetos distintos. Um projeto como a campanha de marketing da sofisticada marca Louis Vuitton exemplifica bem essa característica da unicidade, posto que o produto comercializado é distinto do anterior, o apelo da propaganda é inédito, são outras as características de distribuição, diferentes os locais em que ocorrerão eventos de lançamento para a mídia, bem como os times de criação, entre outros. A unicidade ocorre, igualmente, em projetos pessoais e familiares, como uma viagem. Mesmo que se visite a mesma cidade em anos distintos, a viagem será outra. O projeto mudou. Apesar do destino ter sido o mesmo, a própria cidade pode ter sofrido alterações, o hotel em que a família ficará pode ser outro, haverá uma duração específica, o roteiro pode ser outro, alguns membros da família entram ou saem nas distintas vezes, o financiador do tour pode ser alterado, etc. Viagens, como projetos que são, também são exclusivas, não se repetem. Dessa forma, projetos são únicos, exclusivos, singulares. Nunca um projeto feito um dia poderá ser repetido exatamente nos moldes que fora concebido originalmente, mesmo porque a tecnologia terá evoluído, o time executor e o gerente poderão ser outras pessoas, e assim sucessivamente. Temporariedade Projetos são finitos, ou seja, tem uma duração limitada. Realmente, é possível identificar essa característica na construção das pirâmides no Egito, levadas a cabo do início ao fim, a duras penas, mas esse empreendimento teve afinal um término. Alguns autores atribuem a característica da finitude de projetos ao esforço “faseado”, como comenta o autor Gozzi acerca do projeto Copa do Mundo de 2014 no Brasil, quando afirma que “alguns estádios foram reformados; outros, construídos. Melhorou-se a infraestrutura de aeroportos e da mobilidade de cidades nas quais haveria jogos. Foram reservados locais de treinos e acomodação para 32 seleções. Preparam-se hotéis e restaurantes para receber milhões de turistas”. Essas evidências de fases, ou seja, etapas do início até o final do projeto, comprovam a finitude da Copa 2014, tornando-o um evento aderente ao conceito de projeto. Nesse sentido, projetos tem fim. Da construção das pirâmides maias, no século VIII, na Guatemala, ao lançamento do novo modelo de avião ERJ-145, nos anos 2000, pela Embraer, ou uma campanha para as eleições gerais do México, em 2018, mesmo que separados por milênios e por distâncias geográficas, esses três exemplos foram projetos, já que cabem nessa atribuição de temporariedade (início e final claros) dos projetos, tão ressaltada pelo PMBOK. 11 Os três projetos anteriormente citados foram temporários, tiveram cada qual uma duração específica, sendo elaborados progressivamente, desde o dia 1 de atividades até a sua conclusão final. No caso das pirâmides maias, cuja destinação da obra era erguer templos religiosos, os primeiros momentos do projeto se deram pelo desenho que, provavelmente, foi vislumbrado pelo que teria sido o gerente do projeto, em seguida, pelo transporte das pedras à posição planejada de construção e a necessária mobilização da mão de obra para começar a tarefa de erguimento. Tão logo os demais recursos físicos para a construção foram trazidos, deu-se a efetiva construção das pirâmides e, enfim, o seu término bem-sucedido. Igualmente, o lançamento do novo modelo pela Embraer, após anos de desenho e pré- projeto, estudos e testes, até a concreta construção da “máquina” e testes considerados de sucesso “no ar”, até a campanha de marketing junto a diversos governos para a futura venda, o projeto provou-se temporário até o lançamento oficial do novo modelo. No México de 2018, não foi diferente, ou seja, também se apurou o traço da temporariedade nas eleições. De fato, para todos os candidatos concorrentes, a eleição foi tratada como um projeto e com a especificidade (ou até agravante) de haver, efetivamente, uma data final, a da eleição, que foi o dia final da campanha. É conveniente acrescentar que, para alguns setores da economia e alguns tipos de projetos, como na área de eventos, o fator temporariedade é ainda mais importante do que qualquer outra parte do conceito total de projetos. Uma festa de casamento ou um evento, como Rock in Rio, são exemplos de projetos do tipo eventos, e não têm, praticamente, nenhuma margem de escolha no que tange à temporariedade, isto é, não podem atrasar! A festa de casamento, uma vez marcada, dificilmente pode ser alterada, até por todas as reservas feitas para aquele dia e faixa de horário. Há contratações importantes, como a da igreja (ou outro templo religioso da escolha do casal), fechamento com a casa de festas e a entrega da empresa de bebidas e do buffet. Ademais, essadata será usada no convite de todos os convidados, alguns dos quais poderão ter de se deslocar em grandes distâncias para chegar à celebração, exigindo-lhes um planejamento. Trata-se de um projeto temporário e com pouquíssima margem de manobra caso haja atrasos de alguma ordem. O festival do Rock in Rio, que ocorrerá no período de 27 de setembro a 06 de outubro de 2019, é outro exemplo no qual a temporariedade dos projetos é levada ao pé da letra. Após anúncio feito em diversas mídias sociais e nas principais redes de televisão brasileiras e internacionais, todos os ingressos foram vendidos rapidamente. As datas dos diversos shows já foram pré-marcadas, algumas das quais já divulgadas também, assim como algumas das atrações principais (cantores e grupos, locais e internacionais). A parte da execução desse evento, evidenciada pelos diversos shows, dia após dia, ocorrerá entre 27 de setembro até 06 de outubro, seguindo o que foi publicamente difundido como o prazo do projeto. A organização desse tipo de projeto tem pouquíssima margem de manobra caso haja imprevistos naquele período. 12 Na última edição do Rock in Rio, em 2017, houve um episódio, no mínimo, curioso: Lady Gaga, uma das maiores estrelas esperadas do evento, teve problemas de saúde às vésperas do seu dia de apresentação e não conseguiu participar. Diante desse imprevisto, os gestores do projeto decidiram anunciar publicamente o problema e, ao mesmo tempo, a reposição da janela deixada pelo show de Lady Gaga com outra atração, o Maroon Five. Aos possuidores de ingresso que não quisessem a alternativa, foi dada a opção do reembolso. Essa tática da organização do projeto foi claramente paliativa, mas funcional para o que tinham disponível em tão pouco tempo. Essa alternativa proposta ao grande público do show evidenciou que, quando se trata de projetos de eventos, inclusive esse que é ao vivo, o traço da temporariedade é uma força poderosíssima. Um ponto adicional a ressalvar sobre temporariedade de projetos é distingui-la de rapidez. Mesmo que projetos sejam temporários, isso não significa que sejam rápidos. Não! Duradouro é o projeto, o empreendimento, a iniciativa em si. Quando uma empresa faz um projeto, ela sabe que até os produtos ou serviços serem entregues, a iniciativa estará em andamento. Tão logo sejam concluídos os objetivos do projeto, ele poderá ser encerrado. No entanto, isso pode levar dias ou um razoável intervalo de tempo. Há projetos de variadíssimas durações, de dias a anos! Há setores econômicos cujos projetos são bastante céleres, como projetos ligados à tecnologia, cujos esforços podem levar de 2 a 3 semanas, sendo os seus cronogramas divididos em dias e até em horas, justamente para garantir um maior controle. No entanto, é importante ressaltar que nem todos os projetos de firmas ou setores tecnológicos, ou que são motivados por tecnologia, são curtos. Podem ocorrer megaprojetos de implementação em corporações multinacionais que tenham cunho tecnológico, como uma alteração de todas as plataformas físicas ou modelos de notebooks de todos os usuários. Evidentemente, será um projeto mais longo para os padrões do mundo da tecnologia. Tanto complexidade como dispersão geográfica tornarão mais longo esse projeto. Comparativamente, os projetos realizados em outros ramos de atividade econômica podem ter uma média de duração (muito) mais extensa, de anos a décadas. A indústria farmacêutica é uma área com projetos reconhecidamente longos, já que os medicamentos comercializados por essas entidades levam, no mínimo, um par de anos antes de serem lançados para o usuário final nas farmácias. Não raro, isso pode até levar décadas, uma vez que, até chegar ao público para consumo nas prateleiras, os projetos submetem esses medicamentos a inúmeros e extensos testes, além de outras exigências e pré-requisitos governamentais de alta complexidade a ser apresentados. No Brasil, um projeto de lançamento de medicamento novo por uma farmacêutica só conseguirá ser efetivamente implementado, ou seja, ter a venda liberada, após a aprovação da Agência Nacional de Vigilância Sanitária – ANVISA. A esfera pública, em todos os níveis – municipal, estadual e federal – também tendem a ter projetos com maior duração, até pela maior cobrança popular e maior magnitude dos mesmos. Uma 13 obra governamental de construção de uma usina hidroelétrica, mesmo que tenha parte de capital privado, será um projeto de grande duração, invariavelmente. Quando um governante assume uma posição de prefeito, por exemplo, esperam-se dele rápidas ações para melhoramento do município. Evidentemente, isso se dará por meio dos projetos que ele implementar e da qualidade no gerenciamento dos mesmos. O eleitor que apostou nesse prefeito e que o colocou nessa posição, deu-lhe um voto de confiança e, naturalmente, cria uma expectativa sobre os projetos que o elegido efetivará no seu mandato. Muitos políticos, inclusive, usam a duração do seu mandato como desculpa para serem reeleitos, alegando que não conseguiram efetivar todos os seus projetos no primeiro mandato, precisando do segundo para implementar as demais realizações planejadas, mas não entregues. Empresas de exploração e extrativismo mineral, inclusive as petrolíferas, também fazem projetos com durações bastante extensas. Conforme a autora Jennifer Fogaça, para projetos de refino de petróleo, primeiramente, há a fase de estudos geológicos para avaliar o nível de petróleo presente. Se for economicamente viável (reserva volumosa), serão iniciadas as escavações, que poderão se dar tanto no mar quanto em terra. Posteriormente, ocorrerá a fase do projeto chamada de purificação, momento em que o petróleo passa pelas torres de fracionamento ou destilação por diversas vezes. Dessa fase de destilação, normalmente, são resultantes gás, gasolina, óleos lubrificantes e querosene, conforme ilustração abaixo: Figura 1 – Refino de petróleo Fonte: FOGAÇA, Jennifer Rocha Vargas. Refinamento do petróleo. Brasil Escola. Disponível em: <https://brasilescola.uol.com.br/quimica/refinamento-petroleo.htm>. Acesso em: jan. 2019. 14 Assim como nem todos os projetos de uma empresa de tecnologia serão curtos, nem todas as empreitadas de uma farmacêutica, de um órgão público ou de uma petroquímica serão longas, mas há uma maior tendência de que esses negócios sigam a tendência dessas generalizações. Aqui, cabe fazer a diferenciação entre os conceitos de projeto e produto do projeto. “O produto do projeto é aquilo que será entregue ao cliente e que deve estar referido no objetivo do projeto. O produto é o novo bem ou serviço criado pelo projeto” (VALERIANO, 2001, p. 123). Enquanto a construção das pirâmides do Egito foi um projeto empreendido há alguns milênios, o que temos hoje de pé em Gizé são as pirâmides. Elas, em si, são o produto do projeto. O projeto (erguimento delas) já foi concluído, conforme aliás reza a definição da temporariedade, vista anteriormente. A temporariedade, como traço marcante de projetos, não se estende, necessariamente, aos produtos dele, tanto que temos, até hoje, o produto desse projeto a ser contemplado em Gizé. Um governador decide pela construção de uma nova avenida na capital do seu estado e empreende com sucesso o projeto. Tão logo ocorra a inauguração dessa avenida, o projeto estará concluído, mas a avenida recém-criada e a ser usada pelos cidadãos é o produto do projeto. O intuito e o desejável é que esse produto seja útil aos moradores por décadas e até por mais de um século à frente. Isso nos leva à conclusão de que a temporariedade dos projetos não deverá, necessariamente, estender-se à temporariedade dos seus resultados. Pelo contrário, a meta da maioria dos gestores deve ser que seus produtos ou serviços gerados pelos projetos sejam duradouros. Para odesenvolvimento de um software, por exemplo, comporiam o projeto a sua concepção, o seu desenvolvimento, a prova de conceito e a implementação piloto dele em um ambiente restrito, como em um departamento apenas. Uma vez terminado com sucesso o piloto, seria concluído o projeto. O software, em si, com as suas funcionalidades, produto do projeto, poderá ser usado daqui para a frente pelos setores interessados dessa empresa até quando for útil (CAMARGO, 2014). Diferenças e semelhanças entre projetos e trabalhos operacionais Já sabemos que projetos são temporários e únicos, sendo distintos do conceito de trabalhos rotineiros (ou processos). Enquanto projetos não se repetem, os processos têm como marca registrada a repetição padronizada das suas entregas ou uma entrega continuada. A construção de uma filial da CAF em uma nova cidade seria um evento único, já que haveria a construção de um prédio exclusivo, diferente de qualquer outro construído no passado ou no futuro, a ser entregue em dado período de tempo (temporário), tratando-se, por isso, de um projeto. Por outro lado, o controle diário de estoque de uma firma de pintura ou a análise de crédito de cliente em uma instituição financeira seriam exemplos de trabalhos rotineiros ou processos, dado o seu cunho essencialmente repetitivo e cíclico. Uma fusão entre duas companhias gigantes automotivas seria um megaprojeto, por se tratar de um esforço único e não repetível. No entanto, após a fusão ter sido concretizada com sucesso, o dia a dia da nova empresa fundida seria processual, rotineiro. 15 A operação diária de uma esteira de produção no chão de uma fábrica de fertilizantes seria um trabalho operacional, já que os produtos finais da esteira seriam idênticos, padronizados, repetitivos. No entanto, quando essa esteira de produção sofrer uma renovação em 80% das suas peças, no ano que vem, isso será um projeto. Outro aspecto que difere os dois conceitos é o foco de ambos. Normalmente, para o projeto, há um foco em mudança, na expansão do negócio, em melhorias. Enquanto isso, para o trabalho rotineiro a prioridade acaba sendo a manutenção da organização, a regularidade do dia a dia. Segundo Valeriano (2001, p. 12), as operações correntes são constituídas de vários processos produtivos e administrativos executados por equipes permanentes dedicadas a cada um dos processos, metodicamente repetidos (...) e constituem o trabalho característico das fábricas de bens de consumo (automóveis, medicamentos, produtos eletroeletrônicos, de entretenimento etc.), das instituições prestadoras de serviços (saúde, ensino, transportes, comunicações), das empresas fornecedoras de energia (eletricidade, combustíveis), do comércio, dos bancos, etc. Outros tipos de operações são as atividades da administração: administração de pessoal, finanças, compras, etc. Essa distinção entre projetos e processos é bastante importante para aplicarmos as boas práticas de gestão de projetos devidamente. Segue uma pequena lista de exemplos de projetos: � lançamento de nova opção de investimento; � criação de novo modelo de avaliação de desempenho; � demolição de shopping center; � reforma da casa de praia da família; � implementação de nova via férrea; � fundação de uma praça; � expansão de parque industrial; � instalação de células fotovoltaicas; � inauguração de feira de produtos e � instalação de autoatendimento em unidades bancárias. Segue uma lista de exemplos de trabalhos operacionais (processos): � emissão de notas fiscais; � compra de material de expediente; � inspeção visual de esteira de produção; 16 � venda de mercadorias; � contagem automatizada de estoque; � controle de identificação de passaporte; � entrevista para vaga de departamento; � expedição de autorização de saída de embarcações; � assinatura de contrato de renovação com fornecedor e � validação de documentos automaticamente em instituição financeira. Apesar das diferenças acima cobertas, há três pontos de convergência entre projetos e processos. A primeira semelhança entre eles seria que ambos são feitos por pessoas. Por mais automatizada que seja uma unidade bancária e usuária de tecnologias mais modernas, ainda se necessita da presença do ser humano, isto é, da força de trabalho para executar as suas diversas funções e processos. Talvez de maneira até mais clara, o mesmo se dá no ambiente de projetos, em que a participação humana é essencial, tanto na execução das tarefas pelo time como pelo gerente de projeto com a sua experiência técnica e tomada de decisão. O segundo ponto afim é que tanto processos como projetos têm limitações de tempo e de recursos, e isso afeta a sua gestão, já que nenhum dos dois detêm recursos ilimitados. Estamos falando de qualquer tipo de recurso existente. Há o financeiro, o humano, o material (ou físico) e recurso intangível do conhecimento, das habilidades, das informações. Nem projetos nem processos têm todos os recursos à sua inteira disposição, sendo necessário que as empresas façam as suas priorizações. Como terceira semelhança entre projetos e trabalhos operacionais, teríamos que ambos são devidamente planejados e controlados para um melhor resultado. Dificilmente, hoje se permite improviso na gerência de ambos. Nos dois ambientes, há estudos prévios de viabilidade e planificação. Mesmo quando um processo simples está rodando em um setor, não se prescindem avaliações contínuas de performance. Nem em projetos podemos nos dar o luxo de não planejar nem de monitorar as entregas. Isso seria inaceitável na maioria das empresas. Em suma, teríamos o seguinte quadro comparativo de processos e projetos: Quadro 1 – Semelhanças e diferenças entre processo e projeto trabalho a ser realizado tipos processo (trabalho rotineiro) projeto semelhanças � realizados por pessoas; � limitados aos recursos disponíveis e � planejados, executados e controlados. diferenças contínuo e repetitivo temporário e exclusivo 17 Subprojetos, programas e portfólio de projetos Subprojetos O conceito de projetos foi visto anteriormente, mas há necessidade de cobrirmos alguns outros conceitos muito comuns no dia a dia de projetos e que fazem inclusive parte do jargão da ciência do gerenciamento. O primeiro é o conceito de subprojetos. De fato, existem projetos que são divididos em partes menores, para facilitar a sua gestão. A essas partes menores, chamamos de subprojetos. Conforme Vargas, “os subprojetos são responsáveis por uma pequena parte do projeto total ou por fases extremamente específicas do projeto e podem, na maioria das vezes, ser terceirizadas ou desenvolvidas por grupos isolados”. É importante ressaltar que os subprojetos devem ser geridos como projetos, e não como força de trabalho ou como uma missão menor. Na parte de governança, inclusive, deve ser nomeado um líder para cada um dos subprojetos; esse coordenador ou subgerente responderá pela performance do seu subprojeto junto ao gerente de projeto. O conceito de subprojeto é também bastante comum quando o projeto tem várias frentes regionais e é então dividido em subprojetos, como “Subprojeto Região A”, “Subprojeto Região B”, e assim sucessivamente. Outro exemplo seria a subdivisão de um projeto em vários subprojetos, como “um projeto de melhoria na satisfação do cliente, que pode incluir três subprojetos, os quais estão inter-relacionados e precisam ser gerenciados de modo coordenado e centralizado: 1) aperfeiçoamento de funcionalidades do produto; 2) treinamento da equipe de pré-venda e 3) melhoria do atendimento pós-venda” (GOZZI, 2016). O autor Torres traz outros exemplos, como: subprojetos baseados no processo do projeto, como uma fase específica no ciclo de vida do projeto; subprojetos que atendem aos requisitos de habilidades de recursoshumanos, como encanadores ou eletricistas necessários em um projeto de construção; subprojetos que envolvem tecnologia especializada, como testes automatizados de programas de computador em um projeto de desenvolvimento de software. Programas Um segundo conceito, mundialmente usado no ambiente de projetos, é o de programa, definido pelo PMBOK como “um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente”. Isso significa que um grupo de projetos, por si só, não seria um programa 18 necessariamente. Somente cabe o conceito de programa quando os projetos fazem parte de um todo e são inter-relacionados, coesos e, por isso, garantem maior sinergia entre si. O termo programa, normalmente, é mais empregado em iniciativas de maior tamanho, de alto risco ou que apresentem valor para o negócio da organização como um todo. Desse modo, como a magnitude desses empreendimentos é maior, faz todo o sentido o uso dessa denominação. Todos os projetos que estiverem contidas no programa, também chamado de estrutura guarda- chuva, serão os projetos necessários para a empresa chegar à finalidade macrodefinida. A Agência Espacial norte americana, NASA, é um excelente exemplo de utilização do conceito, com o seu programa aeroespacial composto pelos diversos projetos de exploração in loco, e os de pesquisa e desenvolvimento que essa entidade tem feito nas últimas décadas. Outros exemplos seriam: as empresas de serviços públicos, que frequentemente falam de um ‘programa de obras’ anual, uma série de projetos desenvolvidos com base em esforços anteriores. Muitas organizações sem fins lucrativos possuem um ‘programa de arrecadação de fundos’ para obter apoio financeiro envolvendo uma série de projetos distintos, como uma campanha para atrair novos sócios ou um leilão. A publicação de um jornal ou uma revista também é um programa em que cada problema específico é gerenciado como um projeto (Torres, p. 113). Em uma empresa automotiva, como a Ford, um novo modelo de carro a ser lançado pode ser considerado um programa, subdivido em projetos como estudo de mercado, design, atualização dos componentes, etc. Na Marinha brasileira, há o Programa Nuclear da Marinha, que contém dois projetos: (1) Projeto de Construção do Núcleo do Poder Naval e (2) Sistema de Gerenciamento da Amazônia Azul (SisGAAz). O primeiro projeto visa incrementar o poderio naval da Marinha com diversas ações como aquisições de tecnologia mais moderna e construção de estaleiros. O segundo projeto visa “ampliar a capacidade de monitoramento e controle das águas jurisdicionais e das regiões de busca e salvamento sob responsabilidade do Brasil”1. O Programa Nuclear só será considerado bem-sucedido quando ambos os projetos tiverem sido inteiramente entregues, comprovando a natureza de interdependência entre eles. Um ponto adicional a ser ressaltado é que programas podem ou não ter fim. Diferentemente de projetos, que são temporários, como sabemos. Programas (como o da NASA) não tem fim virtualmente, já que exploram o espaço. Assim também ocorre com um programa como o de 1 Disponível em: https://www.defesa.gov.br/industria-de-defesa/paed/projetos-estrategicos/projetos-estrategicos-da- marinha-do-brasil Acesso em: jan. 2019. 19 recursos humanos da sua empresa. Ele pode conter projetos de variadas frentes (treinamentos, recrutamentos, promoções, etc.), que terminam e se renovam ano a ano, ou em prazos maiores. Evidentemente, para alguns programas, há um final pré-definido, normalmente atrelado à entrega dos seus projetos constituintes e ao real alcance dos seus objetivos. A seguir, as figuras ilustram a relação entre os 3 conceitos – subprojetos, projetos e programas: Figura 2 – Distinção dos conceitos Figura 3 – Programas, projetos e subprojetos 20 Figura 4 – Gestão de programas Fonte: TORRES, p. 69. Para melhor diferenciação dos conceitos de projetos e programas, vale a leitura de parte do texto do autor Clay Susini Aquino Junior, na qual explica: no Brasil e, principalmente, no setor corporativo privado, projetos são erroneamente definidos como Programas apenas por serem grandes. Mas o tamanho é, simplesmente, a consequência, e não o motivo para um programa existir. Outras justificativas usadas para transformar conjuntos de Projetos em Programa são o aproveitamento da dinâmica comum de vários recursos e a existência de inúmeras frentes de trabalho com mais de um time. Realmente, Programas possuem essas características, mas apenas como consequência de um fator maior: a concepção de uma ideia geradora de um benefício estratégico, dando origem a um conjunto de iniciativas independentes responsáveis por concretizar o benefício idealizado. Um Programa, antes de se tornar um conjunto de projetos, nasce como uma ideia estratégica geradora de um benefício singular, sem a real certeza de que virá a se tornar dois, cinco ou dezenas de Projetos independentes. No momento de concepção do Programa, não sabemos ao certo o que deve ser feito para atingir o benefício idealizado, tampouco como fazer. Sabemos apenas que uma série de tarefas independentes gerará um benefício estratégico e único. E é comum um Programa, em plena execução, ainda gerar novos Projetos com o intuito de consolidar o benefício estratégico definido anteriormente.2 2 AQUINO JUNIOR, Clay Susini. Diferenciando programas de projetos. Disponível em: http://www.pmisp.org.br/enews/edicao1112/artigo_01.asp Acesso em: jan. 2019. 21 De fato, se compararmos com o conceito de projetos explorado anteriormente, o esforço de um projeto é mais palpável e concreto do que o de um programa. Até no que tange aos benefícios obtidos pela empreitada, torna-se mais fácil e previsível listarmos as vantagens que um projeto trará. Essa tarefa não é tão fácil quando se deve predizer os benefícios de um programa, até porque a extensão no tempo tende a ser maior. Outro elemento que dificulta a previsão dos benefícios de um programa tem a ver com a sua própria estrutura, já que é composto por inúmeros projetos no seu interior. Isso torna a medição dos benefícios também mais complexa ou, pelo menos, mais demorada. Sobre essa questão, o autor Clay comenta: como exemplo, podemos citar o Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal. O Programa possui como objetivo construir infraestrutura logística e energética para sustentar o crescimento do País. O objetivo de um Programa sempre terá a característica de ser abstrato, já que na concepção da ideia só há a expectativa do benefício e não do objeto entrega. Não sabemos exatamente o que terá que ser feito para que o benefício seja obtido, tampouco como. O Governo Federal dividiu o PAC em seis Subprogramas e duas Frentes de Trabalho. Os Subprogramas do PAC são: PAC Energia, PAC Habitação, PAC Cidade Melhor, PAC Comunidade Cidadã, PAC Água e Luz Para Todos e PAC Transportes.3 Portfólio de projetos Não menos importante do que os conceitos anteriormente cobertos, há outro conceito, no meio de gerenciamento de projetos, bastante comum, conhecido como portfólio. Aqui, já há uma ligação concreta com a estratégia da companhia, já que o portfólio corresponde ao conjunto de programas, projetos e subprojetos de uma entidade, vistos de maneira agrupada, ou seja, como uma carteira mesmo. Em inglês, essa gestão de portfólio de projetos de uma companhia chama-se Project Portfólio Management (PPM). A esse respeito, vejamos o que nos diz TORRES (2014): A gestão de portfólio busca maximizar todos os recursos organizacionais e alinhar esses as necessidadesde médio e longo prazo da empresa. A gestão de Projetos de Portfolio ou Gestão de Portfolio é um modelo de gestão dos projetos mais amplo e completo. Desta forma, nenhum projeto é concebido, selecionado, executado e transacionado sem passar pelos 3 AQUINO JUNIOR, Clay Susini. Diferenciando programas de projetos. Disponível em: http://www.pmisp.org.br/enews/edicao1112/artigo_01.asp Acesso em: jan. 2019. 22 critérios da Gestão de Portfolio. Os diretores e as equipes de gerenciamento da diretoria, normalmente, assumem a responsabilidade de gerenciar os portfólios para uma organização (p. 61). De forma complementar, o gestor de portfólios assume grandes responsabilidades, como o monitoramento de métricas mais estratégicas, a análise da performance financeira dos projetos, o controle dos riscos, o cálculo do retorno sobre o investimento, a manutenção do alinhamento dos projetos em curso com a realidade externa da companhia, a apuração de tendências do negócio, entre outros. A seguir, as figuras vêm ilustrar a relação de portfólio com os conceitos de subprojetos, projetos e programas, anteriormente cobertos: Figura 5 – Estratégia e projetos 23 Figura 6 – Portfólio x programa x projeto x subprojeto Figura 7 – Estrutura de portfólio, programa, projeto e subprojeto 24 Figura 8 – Portfólio corporativo Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/portfolio-de-projetos Neste módulo, veremos que como o gerenciamento de projetos se fundamenta em processos, ou seja, grupos de ações e atividades inter-relacionadas e sobrepostas. Contemplaremos os 49 processos de gerenciamento de projetos e o conceito de ciclo de vida de um projeto genérico. Além disso, apresentaremos as dez áreas de conhecimento e sua relação com a linha de base, assim como os fatores-chave de sucesso de um projeto. Alinhamento empresarial para o gerenciamento de projetos Planejamento estratégico e projetos O planejamento estratégico ocorre nos mais altos níveis da estrutura das organizações. Normalmente, envolvem o conselho de acionistas, o presidente e altos diretores, grupo chave responsável pela revisão da estratégia pré-definida da companhia na frequência devida. Tem-se observado que os ciclos de revisão da estratégia estão cada vez mais curtos nas empresas, ainda mais se considerarmos ramos de atuação mais competitivos e cambiantes, como é o de Tecnologia da Informação ou de Telecomunicações. O planejamento estratégico pressupõe análises além das fronteiras organizacionais, sendo fundamental a compreensão dessa “foto” do ambiente antes da tomada de decisões ou antes de (re)desenhar ou repensar a estratégia atual. Além do ambiente externo, fora dos limites empresariais, há o interno ou organizacional, que também merece detida avaliação por parte da empresa. Há diversas ferramentas para uma detalhada avaliação ambiental, sendo as duas mais famosas o Modelo das Cinco Forças de Michael Porter e a Análise SWOT (ou PFOA, em português). Por ser uma ferramenta clássica da Administração, optaremos pela segunda. MÓDULO II – PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS E CICLO DE VIDA 26 A SWOT visa levantar os pontos fortes e pontos fracos, as oportunidades e ameaças presentes na empresa em estudo. O seu nome deriva do acrônimo desses termos em inglês: Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Os dois primeiros itens, pontos fortes e fracos, serão o resultado da análise do ambiente endógeno da entidade. Esse diagnóstico será uma verdadeira autoanálise ou raio-X da realidade interna, com apuração de potencialidades e vulnerabilidades. As ameaças e oportunidades surgirão do levantamento do ambiente externo ou circundante da companhia. Esse ambiente exógeno, evidentemente, é formado por elementos bastante dinâmicos, de pouco ou nenhum controle por parte das empresas. Aqui, entram parâmetros demográficos, políticos, socioeconômicos, legais, culturais, naturais, tecnológicos, entre outros. Quando positivos, esses fatores atuarão como oportunidades, porque a organização poderá ser beneficiada com tal cenário e, inclusive, alavancar ganhos. Quando os fatores externos tiverem aspectos negativos, que imponham cenários prejudiciais à empresa ou até comprometam o cenário futuro, serão apropriadamente chamados de ameaças. Normalmente, a SWOT é construída da seguinte forma: Figura 9 – Análise SWOT Fonte: Shutterstock. 27 Para efeito de exemplificação, os seguintes itens poderiam advir de uma análise dos fatores internos de uma empresa qualquer: a) Pontos fortes � boa localização geográfica dos pontos de venda; � boa qualidade no atendimento percebida pelos clientes; � know-how de mercado; � renome junto à clientela; � inovação tecnológica; � receptividade da força de trabalho; � vantagens de custos; � patentes por mais 3 anos; � flexibilidade em negociações com clientes; � líderes dos setores compromissados; � bons equipamentos; � economias de escala na produção; � alta liquidez financeira; � índices de lucratividade positivos, etc. b) Pontos fracos � recursos humanos desmotivados com a política salarial; � propagandas ineficazes; � falta de sistema financeiro automatizado; � setor de compras burocratizado; � distribuição de produtos limitada; � pouca força de marca; � baixo conceito junto ao mercado; � custos fixos elevados; � localização não favorável; � falta de acesso a fontes de matérias-primas; � pouco controle sobre a rede de distribuição; � custo final elevado; � fragilidade no atendimento; � elevado grau de insatisfação em determinado produto ou serviço; � alto índice de devolução de mercadorias ou mercadorias danificadas, etc. 28 Os seguintes itens poderiam advir de uma análise externa dessa mesma empresa: a) Oportunidades � saída de concorrente forte; � incentivos fiscais; � potencial aliança estratégica com outro varejista; � ingresso em novo país (mercado internacional); � remoção de barreiras internacionais em novos mercados; � afrouxamento de regulamentações; � necessidades não satisfeitas do consumidor; � aumento do poder de compra do mercado; � maior disponibilidade de linhas de crédito; � economia aquecida; � alterações na legislação (tributária, trabalhista, ambiental, etc.) favoráveis à atividade exercida pela empresa; � aliança estratégica, etc. b) Ameaças � mercado demográfico em declínio; � fornecedor-chave com problemas de liquidez; � pouca inovação nas tecnologias de fabricação dos fornecedores; � guerra de preços na indústria; � mudanças nos padrões de consumo; � produtos similares com o valor final mais barato; � lançamento de produtos substitutos no mercado; � entrada de novos rivais no país; � redução no poder de compra dos consumidores; � instabilidade no mercado financeiro, etc. A análise SWOT devidamente preenchida é um dado frio se não for usada para facilitar e embasar o planejamento estratégico organizacional. Essa ferramenta, quando bem utilizada, traz direcionamento e segurança nas decisões futuras, tanto que é, em seguida a levantamentos macroambientais como esse realizado pela SWOT, que os altos executivos alinham a estratégia das suas companhias no momento de escolha dos projetos a serem implementados. É óbvio que tomadores de decisão de nível estratégico recebem inúmeras propostas de projetos, dos mais variados conteúdos e envergaduras, oriundos de diferentes setores da empresa, e até algumas propostas de projetos multissetoriais ou multidisciplinares. 29 Entre essas alternativas ou propostas recebidas, certamente, há as boas opções de investimento e outras que não se adequamà trilha estratégica adotada pela empresa. Sendo assim, no momento de escolha, conhecido como “funil de oportunidades” ou seleção de projetos, algumas propostas serão aprovadas (suportadas), enquanto outras não serão levadas à diante. Tanto a estratégia empresarial como a política de seleção e priorização dos projetos terão de ser conciliadas nos casos de ideias aprovadas. Dificilmente, uma proposta de projeto desalinhada com a estratégia da companhia será aprovada pelo conselho deliberativo ou pelo presidente da empresa para se tornar uma empreitada efetiva. Claro que existem algumas exceções, como projetos motivados por imposição legal, conforme vimos no módulo 1. Sob essas circunstâncias, a empresa não tem a opção de ignorar a premência do projeto, já que se trata de uma necessidade obrigatória e precisa ser endereçada por meio de um projeto de adequação. Desse modo, tais projetos de resposta a mudanças legislativas se tornam mandatórios e ingressam por isso no funil de oportunidades com prioridade. Segundo Vargas, há inúmeros fatores considerados no processo decisório (a favor ou contra) uma ideia (ou proposta) de projeto. Além do alinhamento estratégico já citado, podem ser adicionados outros itens, como a capacidade de execução do projeto, o retorno do investimento prometido por ele, a sua complexidade, o nível de riscos previsto, a flexibilidade que será obtida e os recursos atualmente disponíveis na entidade. Alguns empreendimentos são aprovados porque melhorarão a reputação da empresa, ou porque prometem trazer compartilhamento e otimização de recursos. Questionamentos adicionais podem ser feitos durante o julgamento ou funil de oportunidades, tais quais se o projeto proposto trará uma carga de diversificação de mercado à companhia, ou se a natureza da empreitada é familiar ou muito distante da que a organização domina. Todo esse processo acima explicado, com os critérios de avaliação dos projetos proponentes e a decisão por aprovação (realização), encontra-se na ilustração a seguir: Figura 10 – Estratégia empresarial e seleção de projetos Fonte: TORRES, 2014, p. 62. 30 Evidentemente, há mais propostas de projetos no início do funil do que na sua saída. Enquanto muitas propostas de projetos são rechaçadas e não se tornam projetos efetivamente, outras são escolhidas por preencherem os critérios pré-fixados pelos avaliadores. Tais propostas recebem o aval para ser implementadas. A maioria dos projetos selecionados e realizados nas organizações atendem às necessidades mais adequadamente do que outros, ou assim foi percebido pelos tomadores de decisão no momento da decisão. No cômputo geral, o processo de seleção de projetos poderia ter essa visualização: Figura 11 – Seleção de projetos Fatores motivadores de projetos É necessário aprofundar a razão de ser dos projetos nas organizações, ou seja, definir por que as empresas investem nessas iniciativas. Normalmente, os maiores estimuladores de projetos nas empresas são exógenos, tais quais a competição, padrões de qualidade, mudanças econômicas e fatores políticos. Outro fator motivador de projetos dentro das companhias são os de cunho legal, conforme visto anteriormente. Esses impulsionadores legais exigem atenção plena das empresas. Mudanças nas diversas legislações são bastante comuns e precisam de rápida adequação. Quando muda a legislação ambiental em um país, por exemplo, as empresas que ali estão precisam se adequar às novas designações e isso é feito, normalmente, via projetos. 31 Quando são aprovadas leis de alcance nacional (ou até internacional), com critérios mais exigentes na questão da “pegada de carbono”, empresas poluidoras daquele país ou as afetadas pela deliberação também precisarão esboçar uma rápida resposta e adequação às novas exigências. Muitas vezes, as novas legislações impõem metas agressivas, e as companhias afetadas precisam implementar projetos para responder à nova configuração imposta, sob pena de sofrerem represálias e multas, ou mesmo comprometer as suas operações no futuro. Um exemplo prático de como mudanças legais geram a necessidade de projetos ocorreu em 2014, quando uma lei brasileira obrigou todas as montadoras a fabricarem todos os seus automóveis com airbags. Logicamente, essa nova definição provocou uma imensa quebra de paradigma para a indústria nacional automotiva, mas não havia o que fazer senão adaptar-se à deliberação. Em seguida, as montadoras brasileiras lidaram com a imposição e se adaptaram à nova lei por meio da implementação de projetos internos de readequação. Com a obrigatoriedade de airbags em todos os automóveis fabricados, essas empresas tiveram de refazer o design de muitos dos seus modelos para entrar em conformidade com os futuros lançamentos. A inclusão desse atributo adicional de segurança também afetou e exigiu um novo desenho nos seus sistemas de custos. Outro tipo de mudança exógena que afeta o dia a dia de qualquer organização são as mudanças tecnológicas. Esse é um dos fatores que mais exige atualização por parte das empresas, muito mais bem-sucedida quando feita via projetos. As tecnologias de hardware e de software evoluem de forma muito veloz na atualidade, por isso, somente com a visão de projetos é possível às empresas se manterem razoavelmente atualizadas no quesito tecnológico, sendo que algumas impõem para si prazos de readequação, como alguns órgãos públicos brasileiros. Alguns mantêm um parque com x notebooks para os seus servidores ativos durante um prazo limite de 3 anos e se comprometem de fazer um projeto de renovação ou de refresh desse maquinário todo ao final do período. Tais projetos de atualização se repetem, aliás, em ciclos cada vez menores, por conta de a área de Tecnologia da Informação (TI) sofrer reais mudanças em menor tempo. Não é surpresa que haja uma grande presença do cargo de gestor de projeto nessa indústria há muito mais tempo do que em outras, como confirma o autor Ricardo Vargas (2016): “alterações tecnológicas, que anteriormente levavam décadas para serem implementadas por completo, hoje tomam apenas algumas horas, em um nível de complexidade altíssimo”. Outro fator exógeno motivador de projetos nas organizações é o requerimento dos seus clientes. É natural que esse seja um dos maiores causadores de projetos no seio das empresas, já que as organizações, em geral, geram receitas por meio das vendas de produtos ou serviços a essa clientela. Quando uma entidade satisfaz e até supera as expectativas dos seus clientes, consegue melhores resultados financeiros, distribui melhores dividendos, recompensa os seus colaboradores, melhora a sua imagem, entre outras vantagens, em um grande círculo virtuoso trazido pelos seus projetos de marketing. Nesse caso, obviamente, entram os projetos mercadológicos como os 32 lançamentos de produtos, serviços ou uma nova campanha de identidade visual, uma nova promoção publicitária, pesquisas de tendências comportamentais, assim como iniciativas de recall de produtos, relançamentos, expansões geográficas, etc. Caso multinacionais decidam ingressar em um país pela primeira vez ou caso uma pequena empresa de marcenaria inclua, no seu portfólio de produtos, um novo modelo de móvel, ambas estarão, respectivamente, implementando projetos com foco total nos seus clientes, futuros ou atuais. Esses projetos são movidos para melhor satisfazer a demanda do seu público-alvo e, por isso, considerados verdadeiramente estratégicos. Um fracasso pode ser, até mesmo, uma questão de sobrevivência, mais ainda se o setor de atuação tiver um alto nível de competição. A ação dos concorrentes da empresa executora dos projetos é também uma feroz provocadora de projetos. De fato, se um agente externo, rival de nossa firma, lança um novo produto com sucesso de vendas,evidentemente, será necessária uma imediata reação de nossa parte. Isso se dará com a concepção de um projeto envolvendo, no mínimo, o time de marketing e de produção para, juntos e rapidamente, conceberem um projeto em reação ao lançamento promovido pelo concorrente. Cabe ressaltar: ainda que tenhamos sucesso nesse projeto de contra-ataque, o fato de termos feito o nosso lançamento em resposta ao dele, ou seja, posteriormente ao movimento do concorrente, pode ser entendido negativamente pelo nosso consumidor. Um exemplo real dessa situação de projeto alavancado pelo fator da concorrência ocorreu com a Agência Espacial norte-americana, NASA. Em pleno período de Guerra Fria, os russos lançaram, com sucesso, o seu primeiro satélite espacial, antes de qualquer outro país, pondo os soviéticos na liderança da iniciante corrida espacial. Isso levou os norte-americanos a uma imediata resposta, via criação de uma agencia não militar de conquista do espaço. Nesse contexto, a NASA foi concebida por decreto do presidente Eisenhower em 1958. Outro fator motivador de projetos, também externo à empresa, é a demanda da sociedade ou da comunidade. Anteriormente, as empresas públicas detinham mais atuação e foco nesse tipo de foco de projetos. No entanto, há pelo menos três décadas, a iniciativa privada também tem abraçado esses tipos de projetos, de conotação maior e que visam um alcance muito além dos consumidores- alvo habituais da empresa. Projetos com foco maior na justificativa societal costumam ter um apelo social, cultural ou ecológico, diferente das atividades fins das entidades. Por isso, uma empresa de produção, refino e distribuição de petróleo pode se ver investindo em projetos como peças de teatro, limpeza de rios ou mares, circundantes a suas atividades. Nessa mesma linha de projetos societais, algumas organizações apostam em empreitadas de cunho social junto a populações menores carentes, como renovação da escola municipal ou uma campanha de admissão de menores aprendizes. Há outras empresas que primam por projetos com mais ênfase ecológica ou selo verde, quando promovem, por exemplo, um projeto de reciclagem de dejetos da associação do bairro ou quando fazem parceria com a prefeitura para otimizarem a rede de esgoto. 33 Nessa linha, o Instituto Coca-Cola implementou a Aliança Água+Acesso na zona rural brasileira com campanhas de conscientização sobre o uso racional da água. “O programa começou atuando com nove organizações em três estados. Atualmente, já são 15 projetos envolvidos em oito estados. A perspectiva é de crescimento e o impacto deve chegar a 70 mil pessoas e mais de 200 comunidades em 2019”4. No passado, havia mais críticas contra esses projetos societais por parte das corporações, alegando que se tratava de manobras falsas ou oportunistas. Hoje em dia, os críticos estão repensando a sua posição, já que são muitas as empresas investindo em projetos com fator motivador distinto de sua atividade-fim, e a tendência é crescente, uma vez que já está provado que a sociedade está esperando, e até cobrando, projetos dessa natureza por parte do setor privado. Obviamente, os projetos também podem ser internamente justificados, ou seja, são empreendidos pela necessidade do próprio negócio, como corte de custos ou otimização dos processos. Quando uma empresa fabril faz um projeto de reengenharia do seu chão de fábrica porque precisa otimizar o seu output, a grande motivação do projeto é interna mesmo. Ou mesmo quando um setor como o de recursos humanos de um banco decide investir em um projeto de aperfeiçoamento dos seus operadores de caixa, certamente, a justificativa foi principalmente intrínseca, ou seja, melhorar a qualificação dessa equipe de modo a otimizar os serviços por eles prestados. Além disso, como resultado também desse ciclo virtuoso, os clientes do mesmo banco perceberão mais valor nesses atendimentos. Outros setores empreendem os seus projetos, como a de recursos humanos, com o intuito de aperfeiçoar a qualificações do quadro de funcionários, por exemplo, ao implementar um novo Plano de Cargos e Salários. O setor de tecnologia da informação também é bastante conhecido por ter sempre muitas implementações de projetos, muitos deles motivados por melhoramento interno do parque de máquinas, por exemplo, tal como uma megainstalação de novos softwares de gestão. 4 Fernandes, Yuri. Gestão comunitária da água muda realidade de milhares de famílias nas zonas rurais da Bahia. Disponível em: https://www.cocacolabrasil.com.br/historias/central-gestao-comunitaria-da-agua-muda-realidade-de- milhares-de-familias-na- bahia?gclid=Cj0KCQiAvqDiBRDAARIsADWh5TfNSLV0OIX7R4N9a4K5mQ3APmxO2xWshMdVnp_PSAyFpYYJNj0MvsUaAvTUE ALw_wcB. Acesso em: jan. 2019. 34 Stakeholders A palavra stake, em inglês, tem como um dos seus significados a palavra “interesse”, sendo assim, uma pessoa interessada em um projeto é um stakeholder, ou um ator do projeto, um envolvido, uma entidade (pessoa física ou jurídica), uma parte interessada ou constituinte. O PMBOK 2017 acrescenta que partes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. Dificilmente, um projeto é bem-sucedido sem a devida gerência dessas personagens, que podem atuar negativamente no empreendimento caso não percebam valor no mesmo. Porque os projetos trazem mudanças, como falamos no módulo 1, haverá resistências naturais de alguns stakeholders contra a execução do mesmo. De fato, diversos projetos fracassam por ter tido a interferência negativa de um ou mais stakeholders. Quanto mais poderoso for um stakeholder, mais risco é criado se essa parte tiver uma relação negativa em relação ao projeto. Um exemplo desse contexto pode ser de um projeto interno, gerido pelo setor da Contabilidade, que tenha sido negativamente percebido pelo departamento de informática. Se ele tiver muito poder para bloquear o projeto, o risco aumenta. Ciente disso, o gestor de projeto da área de Contabilidade deve agir rapidamente para reverter essa percepção do seu stakeholder negativo. Projetos reconhecidamente poluidores, como os feitos por empresas mineradoras, são costumeiramente bloqueados pela ação feroz de partes interessadas como ONGs ambientais, fundações de índios e quilombolas ou comunidades locais. Como essas entidades são afetadas diretamente por esses projetos, tendo os seus interesses prejudicados, a reação é negativa contra as empresas executoras, via campanhas populares, acionamento do Ministério Público e com uso da mídia. É importante frisar que a presença de stakeholders negativos é válida a todo e qualquer projeto, independentemente da sua magnitude. Mesmo projetos domésticos ou internos podem ter envolvidos que enxergam o projeto como lhes sendo desfavorável. 35 Evidentemente, os stakeholders encontram-se no âmbito da empresa e fora dela, sendo igualmente necessária a identificação de todos. Como sabemos que projetos são singulares, haverá interessados distintos para cada projeto. No entanto, os principais stakeholders existentes na grande maioria dos projetos são: � Gerente de projeto (GP) – é o personagem responsável pelo projeto. Integrador de todos os demais stakeholders e que planeja o uso dos recursos. Detém a autoridade e a responsabilidade de todo o esforço, respondendo pelo seu sucesso ou fracasso e pela sua entrega plena. Falaremos mais desse stakeholder central no tópico seguinte. � Cliente – é o contratante ou demandante do projeto, aquele que utilizará os produtos ou serviços a ser gerados ou quem adquire os resultados produzidos.É a parte interessada a quem o projeto se destina. Pode ser um cliente externo ou interno do projeto. Apesar do primeiro ser mais comum, há inúmeros projetos internos nas organizações cujos destinatários são outros departamentos (divisões) ou pessoas de dentro da própria entidade. Já os clientes externos não fazem parte da empresa executora do projeto. Por exemplo, quando o setor financeiro solicita ao setor de informática que desenvolva um novo sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, trata-se de um projeto interno em que o setor de informática será o executor, atendendo a uma demanda do cliente (interno), que é a área financeira. � Organização executora ou hospedeira – é a contratada, ou seja, a firma dentro da qual o projeto será executado e cujos funcionários estão diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto (CAMARGO, 2014). � Patrocinador – é a pessoa, o grupo ou a organização que, normalmente, tem a ideia do projeto e a defende, estrategicamente, na alta cúpula da companhia. O patrocinador (ou Sponsor) fornece os recursos financeiros e ideológicos para a execução do projeto. � Equipe – é o grupo de pessoas que responderão ao GP e que atuam diretamente na entrega dos produtos ou serviços do projeto. Podem vir cedidos de outras áreas da companhia ou do mercado, mas a sua função é de executar o projeto. Desse modo, Valeriano (2001) afirma que a equipe do projeto “é multidisciplinar e tem uma vida limitada à duração do projeto, isto é, o executante de um projeto está em uma posição transitória (...) desempenhando certa tarefa em uma equipe transitória. (...) A equipe de projeto é extinta com a obtenção de seu resultado” (p. 24). Outros stakeholders poderão ser mapeados adicionalmente, variando bastante em função da natureza do projeto e da indústria em questão. Alguns exemplos de partes interessadas identificáveis nos diversos projetos poderiam ser: gerentes funcionais da organização executora do projeto, o PMO (Escritório de Projetos), concorrentes, fornecedores de diversas ordens, agentes reguladores, 36 órgãos governamentais (das diferentes esferas), instituições bancárias, mídia, ONGs, órgãos de classe, sindicatos, associações de bairro, institutos de pesquisa, hotéis, fundações, militares, universidades, centros de pesquisa, hospitais, famílias, acionistas, etc. A seguir, temos uma boa visualização dos principais constituintes em um ambiente de projeto: Figura 12 – Partes interessadas do projeto Fonte: VARGAS, 2016. 37 Na figura a seguir, temos o mesmo esquema preenchido com os stakeholders da SulAmérica, empresa brasileira de seguros: Figura 13 – Mapa de stakeholders – Sulamérica Fonte: http://ri.sulamerica.com.br/static/ptb/perfil-missao-visao-e-valores.asp?idioma=ptb Habilidades e competências do Gerente de Projetos Como toda equipe necessita de um líder, não seria diferente no contexto de projetos, sendo tal posição ocupada pelo gerente. Há inúmeras habilidades que fazem toda a diferença para esse maestro de todo projeto, tanto que a literatura destina muitos capítulos sobre o tema, que é motivo de muitas teses. Há bastante discussão sobre qual a ideal combinação de habilidades e competências que um gerente de projeto deve apresentar para garantir sucesso nas suas empreitadas. Apesar das 38 diferentes qualidades ou traços elencados pelos diversos autores, tem-se concordado que um gerente de projeto deveria deter os 3 grandes grupos ou esferas de competências citados a seguir: a) Habilidades do negócio – capacidade de conhecer o ramo de atividades do projeto, as suas tendências e movimentos, a parte verdadeiramente técnica do projeto, o know-how do setor, seja qual for, bancário, varejo, extrativismo, etc. b) Habilidades de gerenciamento de projetos – como gestor e responsável pelo empreendimento, caberia ao gerente conhecer as técnicas de gestão de projetos, as ferramentas de otimização. c) Habilidades gerenciais ou comportamentais – também se espera do gerente um aspecto mais soft, intangível, evidenciado em competências interpessoais, como a empatia, liderança efetiva, boa negociação, tomada de decisão de qualidade, entusiasmo, transparência, entre outras. Na prática, essas 3 esferas se sobrepõem e poderiam ser representadas da seguinte maneira: Figura 14 – Esferas de competência do gerente de projetos 39 Vale fazermos algumas reflexões sobre o tema a partir do texto de Luis Torres (2014, p. 106- 109), a seguir. Gerenciamento de projetos: conhecimentos, habilidades e atitudes A habilidade em gerenciar projetos é muito similar com a habilidade de gestão em áreas administrativas, as mesmas competências usadas em áreas correlatas podem facilmente serem adaptadas ao gerenciamento de projetos e vice-versa. Espera que o gerente de projeto possa conduzir o projeto do conceito (iniciação) até a entrega final (encerramento) com exímio e excelência dentro das expectativas das partes interessadas que não se limitam a escopo, tempo, custo, qualidade, risco, etc. Essas expectativas são circunstancias e podem afetar todas áreas de conhecimento do guia PMBoK® e outras áreas de fronteira que não presentes no guia. Cada organização se adaptada e cria seu conjunto de exigências e define seus critérios de entrega e sucesso para o gerenciamento de projetos. Para tanto, são necessárias algumas referências básicas para evoluirmos no contexto, já que sabemos a diferença entre gestão e gerenciamento e plano de planejamento. Quais são as habilidade, conhecimento e atitudes que podem conduzir o projeto ao sucesso? Como definir e caracterizar sucesso para Projetos, Programas e Portfólios? Gerenciar projetos requer um conjunto de competências técnicas e não-técnicas que objetivam tal excelência, nesse capítulo iremos abordar esse conjunto de habilidades, conhecimentos e atitudes que influenciam os resultados dos projetos e também os tipos de estruturas organizacionais e como cada uma delas pode influenciar na forma e modelo de gerenciamento de projetos. Conhecimentos Para gerenciar projetos, programas e portfólios é necessário um conjunto de conhecimentos. Fundamentalmente, é necessário que o gerente de projeto conheça o negócio ou a estratégia do negócio da organização. Se o gerenciamento do projeto ocorre na indústria, é importante que gerente tenha conhecimento do setor, bem como suas características, sazonalidade e ambiente interno e externo. É relevante o conhecimento do negócio, já que há projetos que visam aumento de receita, redução de custos, ampliação e até maximização de recursos. Caso o gerente de projetos não esteja habituado com o setor, segmento ou não tiver conhecimento correlatos sobre características especificas do segmento onde atua, pode não atender as expectativas dos envolvidos de forma plena e absoluta. Porém, se o gerente de projetos tiver sólidos conhecimento em metodologias de gerenciamento de projetos bem como ferramentas e 40 técnicas, o gerente de projetos pode influenciar de forma positiva o resultado do projeto. Mesmo em circunstancias onde o gerente de projetos não tenha sólidos e fundados conhecimento no segmento que atua. Neste caso, o gerente de projeto será um facilitador das metodologias, integrador dos conceitos e, por meio das ferramentas e técnicas poderá controlar os resultados e expectativas dos projetos. Da mesma forma se o projeto ocorrer em um segmento de serviços, onde a velocidade de resposta a uma demanda de mercado faz toda diferença; tais como: empresas que desenvolvem aplicações, ou serviços sazonais, ter dinamismos para responder essas necessidades de mercado é fundamental para atender uma necessidade pontual ou mesmo responder a uma oportunidade de negócio. O conhecimento
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