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__MACOSX/._ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/Aula 06.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS AULA 6 Prof. Julio Cesar Nitsch 2 CONVERSA INICIAL Chegamos à nossa última aula e ao encerramento da disciplina. Nesse momento, espera-se que você já tenha contato com projetos ou vislumbre a oportunidade de propor ou de fazer projetos. Pode ser um projeto para sua empresa, de final de curso de especialização ou de empreendedorismo. Lembre- se que fazer um projeto é também uma questão de treinamento. Aprendemos muito sobre projetos quando os fazemos. Apesar de trabalhar com projetos há alguns anos, admitimos que cada nova tarefa traz um conjunto de desafios novos. Como orientamos muitos trabalhos de alunos, verificamos as dificuldades de cada um. Num âmbito geral, entretanto, as atividades depois dos projetos normalmente superam as expectativas. Temos muitos alunos que, a partir de um trabalho de faculdade, lançaram produtos no mercado e hoje têm suas próprias empresas; que começaram com um simples desafio de uma disciplina. Esperamos que você também crie suas próprias oportunidades. CONTEXTUALIZANDO Temos finalmente nosso projeto pronto, finalizado. Um projeto pode durar desde algumas semanas a até alguns anos de trabalho. Mesmo estando na área acadêmica, pudemos acompanhar a implantação das empresas do setor automobilístico na região metropolitana de Curitiba. Algumas empresas levaram quatro anos para, após terminado o projeto, entrarem em funcionamento pleno. É um tempo longo, um investimento muito grande e um projeto difícil de se implantar. Do lado oposto, montamos duas incubadoras de empresas em duas universidades diferentes. Nessas incubadoras o ritmo era mais acelerado. Os alunos tinham algo em torno de um mês para finalizar o projeto da empresa que seria incubada. E, logo em seguida, tinham que partir para a implantação. Era realmente rápido. Muitos alunos, depois de dois meses já estavam na fase de produção de protótipos. Como você pode ver, há uma infinidade de projetos. Nesta aula vamos discutir a fase de implantação do projeto. Lembramos que nosso foco sempre 3 esteve em projetos de investimentos na área empresarial, projetos de empreendedores ou projetos acadêmicos. TEMA 1 – A APROVAÇÃO DO PROJETO Nossa última aula da disciplina vai discutir os temas relativos à implantação do projeto. Em outras palavras, você e sua equipe finalizaram o projeto, provavelmente com um tempo restrito e encontrando as dificuldades normais para levantar todas as informações necessárias. Enfrentando uma série interminável de reuniões para conseguir colocar no papel tudo que você julga necessário para colocar um produto em plena produção, ou serviço em pleno funcionamento, ou, ainda, uma pesquisa em atividade. Mas antes de discutirmos a implantação de projeto, gostaríamos de discutir com você a aprovação do projeto. Todo o trabalho realizado para se elaborar um projeto não garante sua execução. Há sempre a necessidade de sua aprovação. Um colega nosso de trabalho em projetos costuma brincar que nem a aprovação é uma garantia. Somente o dinheiro na conta, diz ele, é que garante. E, ainda assim, podemos ter surpresas. No entanto, vamos considerar uma evolução normal do processo. Terminado o projeto prosseguimos para sua apresentação restrita às chefias e a sua aprovação. Não é incomum nessa fase você passar por uma série de questionamentos, principalmente se você é o proponente do projeto, ou caso haja uma dúvida da diretoria responsável sobre a viabilidade do projeto. E observe que pode ser uma aprovação de um projeto de pesquisa na faculdade para uma banca com poucos professores. Não importa o nível do projeto. Pode ser o projeto que está ligado à sua formatura, e você não quer que nada dê errado em seus últimos meses de faculdade, ou, uma outra situação que achamos mais complicada: quando você faz um projeto de empreendedorismo e você tem que apresentar para si mesmo. Muitas vezes o empreendedor faz carreira solo: está sozinho. Nesta situação, daremos dois conselhos. Primeiro: não deixe de fazer uma apresentação formal do seu projeto de empreendedorismo; segundo: chame seus amigos mais próximos e faça para eles uma pequena apresentação. Amigos são para isso mesmo; para lhe escutar. 4 Isso faz parte do ritual de um projeto bem-sucedido. Aumenta sua autoconfiança e as contribuições que eles podem trazer aumentam sua confiança em seu próprio projeto. Passemos, então, para o ato de aprovação. Esse ato pode ser do presidente da empresa, ou então deste ouvindo seus diretores; pode, por sua vez, ser dos diretores em votação direta ou ouvindo consultores. Poderá ser do professor orientador ou da banca de professores. Ou pode ser de você para si mesmo. Lembre-se que nessa situação pode haver a não aprovação. Fazer todo um projeto, se dedicar com afinco, liderar uma equipe em um belo trabalho e não conseguir a aprovação desse projeto geralmente é frustrante. Muito cuidado com essa situação em sua carreira profissional e como líder de projeto. Muitas pessoas não se preparam para isso. É bom sempre ver o melhor acontecer, mas é interessante se preparar para o pior. Contudo, pensemos positivamente: o projeto foi aprovado. A partir daí temos duas situações: a. Você, como líder do projeto, entrega o trabalho para a equipe que vai implantar o projeto (tema dessa aula), ou; b. Você vai transmutar de líder do projeto para líder da implantação do projeto. São duas situações distintas. Na primeira, você é pago para elaborar e entregar o projeto, pois pode ser um terceirizado no processo. Na segunda hipótese, você está ligado diretamente à continuidade do projeto e simplesmente dorme elaborador do projeto e acorda no dia seguinte como seu implantador. Se você for um empreendedor, pode dormir e sonhar com o seu empreendimento ou com o sonho da sua empresa, e acordar para o primeiro dia de implantação da sua empresa. Esperamos que você possa passar pelas duas situações. Eu, na minha carreira, já passei por todas. Inclusive por aquela de ter trabalhado um bom tempo em um projeto e não o vir aprovado. Acontece. Essas foram as considerações sobre a aprovação do projeto. Veja que o projeto ainda está restrito à equipe de elaboração e à diretoria. Se você for um empreendedor, ele pode estar restrito à sua família, ou à sua esposa. Vejamos como ampliar esse horizonte construindo uma equipe motivada para o trabalho. 5 TEMA 2 – LANÇAMENTO E COMUNICAÇÃO DO PROJETO Vamos ao segundo tema da nossa aula. Seguiremos a linha de sermos agora os gestores da implantação do projeto até entregarmos o bastão dessa corrida ao gestor das atividades que serão contínuas e rotineiras. Agora que temos o projeto aprovado em todas as instâncias e somos os gerentes de implantação, cabe-nos comunicar que a empresa agora tem um novo desafio. A essa altura, metade da empresa já sabe. Alguns já estão lhe procurando para ver se podem participar do projeto. Outros sabem que você vai ser um “novo chefe” e já pedem emprego nessa nova parte da empresa. Se for uma atividade empreendedora, boa parte da família já sabe que você vai montar seu próprio negócio. Talvez um cunhado apareça para tentar trabalhar com você. Essa informação, que é informal, deve ser passada para um modo formal. Assim, todos ficarão realmente esclarecidos sob a nova situação. Veja que todos fazem parte da empresa ou da família. Um projeto altera o desenvolvimento normal do trabalho. É compreensível que as pessoas fiquem querendo se inteirar a respeito desta nova etapa. No cronograma que estudamos deve haver um item “cerimônia de lançamento do projeto”. Por mais simples que seja, faça e em todos os níveis. Peça para que o diretor se envolva: esse é um marco importante para a implantação do projeto. Não esqueça que todos os níveis devem ser contemplados. Envolva o chão de fábrica ou de escritório. Quando todos são comunicados, sentem-se envolvidos no projeto, ainda que esse envolvimento possa parecer tênue. Em um sentido complementar, procure esclarecer os níveis intermediários e demais interessados com uma informação sobre o escopo do projeto e como eles poderão contribuir. Lembre-se que quando uma empresa ou você resolve ter uma ação empreendedora há uma série de interesses envolvidos. Já discutimos isso no item “política do projeto”. Um projeto novo pode representar uma diretoria nova, novos gerentes, novas secretárias, promoções. Isso aumenta o grau de entropia da empresa. Em alguns casos aumenta muito o grau de interesses. 6 Desenvolver um pequeno manual, um folder ou um vídeo explicativo pode resolver muitas situações. Uma palestra direcionada pode reunir as áreas mais interessadas. Ao mesmo tempo em que uma palestra orienta sobre os novos passos da implantação do projeto, pode também mostrar os limites que são impostos a cada nova etapa. Lembre-se que a festa é no lançamento e não na implantação. Por outro lado, lembre-se de que não somos donos da verdade e, muitas vezes, o operador de uma máquina tem informações valiosas para a implantação do projeto. Mostrar um cronograma básico nessa fase pode minimizar ansiedades nos mais variados participantes do projeto. E esse cronograma pode estar em diversos editais para que todos tenham consciência do caminhar da implantação e quando poderão ser chamados, ou ainda, de quando seria conveniente que propusessem alguma contribuição. Gostaria de ressaltar que esse tema está em vários livros que você tem acesso na sua biblioteca virtual. Particularmente gostaria de recomendar o estudo de dois livros. O primeiro é o livro organizado pelo professor Fábio Câmara de Araújo Carvalho, intitulado Gestão de projetos, que apresenta vários dos assuntos anteriormente abordados. O outro livro é Gestão de projetos: da academia à sociedade, do professor Moacir Ribeiro de Carvalho Junior. Você vai encontrar informações muito importantes neles. TEMA 3 – MONTANDO UMA EQUIPE DE TRABALHO Só para relembrar: tornamo-nos responsáveis por um projeto que pode ser empresarial, acadêmico ou empreendedor. Obtivemos a aprovação desse projeto. Comunicamos sobre o projeto aos nossos pares. Chegamos então à etapa de implantar o projeto aprovado, o que chamaremos de gestão das atividades contínuas, conforme a nomenclatura do livro da professora Maria Alice Soares, o qual já indicamos anteriormente. Porém, lembramos que a maioria dos livros chama essa etapa de gestão de projetos. Com o nosso projeto aprovado, iniciando as atividades contínuas. Um dos primeiros passos a se dar é a montagem de uma equipe de trabalho. A menos que você seja um empreendedor, daí normalmente é uma equipe bem reduzida: o que geralmente as pessoas brincam e chamam de “eu-quipe”. 7 Vamos, porém, fazer um exercício de maiores proporções. Podemos começar a criar nossa equipe de implantação do projeto. Ela poderá contar com um gerente de produção, um gerente de administração e um gerente de RH, que com você, líder do projeto, deverá fazer a contratação de toda a equipe. Neste momento, vamos rever nosso projeto e verificar que temos aprovada a contratação de 60 pessoas para começarmos nossas atividades. Antes de falarmos do pessoal de chão de fábrica, vamos falar dos nossos gerentes de produção, de administração e de RH. Montar uma equipe diretiva é, ao mesmo tempo que fundamental para uma excelente gestão futura, uma tarefa de altíssima complexidade. Um erro de contratação pode resultar em um efeito em cadeia para os níveis mais básicos. O primeiro erro está em chamar os amigos. Não que eles não possam vir a trabalhar com você, mas chamar o amigo somente por ser amigo, sem que ele tenha as competências necessárias para a tarefa. Não temos muito tempo para falar desse tema (que mereceria um curso completo), mas, há tempo para deixar algumas indicações: 1. Como já dissemos, não chame amigos por serem amigos. Seja profissional. 2. Faça uma seleção em equipe: chame aqueles que já fazem parte da equipe, mesmo que sejam de níveis hierárquicos mais baixos. 3. Determine uma filosofia de contratação geral; todos terão que se aproximar dessa filosofia. 4. Se você não tem familiaridade com o tema, eis duas indicações de estudo que são fundamentais: o livro do professor Chiavenato, Planejamento, recrutamento e seleção de pessoal: como agregar talentos à empresa. Você tem acesso a ele na biblioteca virtual. Este livro é importante em qualquer situação de seleção de uma equipe, ou até mesmo para uma contratação mais importante. A segunda indicação é de um livro não tão técnico quanto o anterior, mas é uma leitura atual do mundo de contratações e formação de equipes, intitulado Vencendo a guerra da caça aos talentos, de Mike Johnson. É um livro mais voltado aos líderes que se colocam à frente de desafios como o que estamos trabalhando: implantar todo um projeto. 8 Vamos agora falar da contratação da mão de obra operacional. Alguns líderes, ao contratar o gerente de recurso humanos, simplesmente delegam a função das demais contratações, e não tomam mais conhecimento do processo. Olham apenas para cima e para os lados, o que é erro enorme. Equipe é um todo, em todos os níveis. Essa primeira equipe e esse primeiro processo de seleção é a melhor oportunidade de você montar e implantar uma filosofia de produção (iremos falar sobre isso no próximo tema). Esta é a melhor oportunidade de estruturar uma equipe que seja conectada com a filosofia escolhida, e vamos estudar os dois caminhos principais para essa seleção de pessoal. Esse processo de seleção e treinamento pode ser feito internamente. O líder, ou seja, você e os gerente de produção e de RH traçam uma política e um processo de seleção. Nesse ponto é fundamental que vocês conheçam os procedimentos de seleção. Indicamos dois livros anteriormente, mas a sua gerência de recursos humanos deve conhecer mais. Atualmente as contratações se suportam em quatro indicadores fundamentais: conhecimento, habilidades, competências e relacionamentos. A disciplina de Gestão de Pessoas vai desdobrar todo esse processo, por isso fique atento a essa parte do curso. Você é o líder da implantação do projeto. Talvez você implante e passe o bastão para outro gestor. Outra pessoa cuidará do processo contínuo. Isso é comum em grandes indústrias. Primeiro vem uma equipe com experiência em implantação e depois assumirá uma equipe de produção contínua. Espero que fique sempre com você a imagem de que líder de um projeto é o responsável por todas as tarefas, e não só pelas tarefas de maior destaque. O verdadeiro líder assume a responsabilidade por todo o processo. TEMA 4 – ESTUDANDO E IMPLANTANDO SISTEMAS DE PRODUÇÃO Continuamos nossa saga de implantar um projeto. Vamos nos dedicar nessa seção às filosofias de produção e como podemos implantá-las. Se errarmos no início da fase de produção, os custos para alterar os procedimentos são bem altos. Você terá muitas outras informações sobre esse assunto em outras disciplinas mais diretamente focadas neste tema. Por isso, vamos nos concentrar em nosso objetivo: verificar como se avalia a questão da produção 9 na implantação de um projeto. Se você retornar a algumas aulas atrás, lembrará que falamos um pouco sobre produção quando da fundamentação teórica de projetos, e a etapa de produção é sempre algo a ser estudado. Você vai lembrar que dissemos que, lá nas décadas de 1960 e 1970 havia uma separação muito grande entre a produção que se executava na indústria e as teorias que se elaboravam nas universidades sobre produção e seu planejamento. O final da década de 1970 e toda a década de 1980 foi um momento muito rico, pois muitos trabalhos da indústria chegaram ao grande público. Todos estes eram baseados nas experiências de grandes nomes que foram trabalhar na área industrial e depois disseminaram esse conhecimento. Lembramos dos trabalhos de Juran sobre o controle da qualidade e a influência da indústria japonesa sobre as atividades de produção. Deming, com o seu controle estatístico da qualidade. Vamos lembrar que William Deming era físico e matemático, daí a sua linha estatística na produção, e o ciclo PDCA de Shewhart-Deming. Figura 1: Ciclo PDCA de Shewhart-Deming Ou ainda, dos gráficos de Kaoru Ishikawa e seus diagramas de causa e efeito, os quais todos, se não trabalharam com eles, pelo menos já o viram em algum edital. 10 Figura 2: Diagrama de causa e efeito de Ishikawa Podemos ainda citar Philip Crosby, com seu zero defeito, entre muitos outros que trouxeram uma infinidade de contribuições, e que têm seus reflexos ainda hoje. O que queremos observar agora é: você deve estar preparado para essa tarefa. Provavelmente é por isso que você escolheu esse curso de pós- graduação. Seguindo todo o conjunto de disciplinas, certamente você estará bem capacitado. Outra observação é que, não importa o tamanho da tarefa, você pode optar por um sistema de produção e pode aplicar as diversas ferramentas que você verá ao longo do curso. Muitas vezes os empreendedores, por terem um pequeno empreendimento, não se policiam para estabelecer um procedimento e até mesmo uma filosofia de produção. São dois erros. O primeiro, porque é muito mais fácil implantar certos padrões quando o conjunto de produção é pequeno e o número de pessoas envolvidas é reduzido. O segundo é esquecer que os empreendimentos crescem, e acertar as coisas quando o volume de produção é maior, torna-se cada vez mais complicado. Passemos, então, à nossa implantação de processo. Você terá com você seu gerente de produção ou gerente de fábrica, que será aquela pessoa que estará intimamente ligada ao processo produtivo. Quais os conhecimentos, 11 habilidades e competências necessários para essa tarefa? Já estão definidos? Quais são os referenciais que vocês têm? São os de seus empregos anteriores? Seriam do curso de pós-graduação que você está fazendo? Lembro-me de um diretor que foi meu chefe e que, em um projeto proposto pela nossa equipe, perguntou: o que vocês conhecem disso que estão propondo? Quase nada conhecíamos. Isso nos rendeu uma viagem para a Alemanha, Itália e Espanha para que aprendêssemos. Foi uma excelente experiência de 30 dias na Europa. Voltamos com ideias totalmente diferentes. Então, o sistema de produção será por linhas de montagem? Ilhas de produção? Com equipes autogerenciáveis? Será híbrido com terceirizações? Como será o controle? Individual? Por ação dos pares de produção? Terceirizado? O que queremos dizer é que essas dúvidas são normais. É por isso que você planeja a produção e escolhe uma filosofia para tal, e que tem que estar conectada à filosofia da empresa. Você encontrará algumas indicações para isso no capítulo 1 do livro Processos produtivos, do professor Eudes Luiz Costa Júnior, ao qual você tem acesso na sua biblioteca virtual. Não deixe de ler. É um excelente começo. De outro lado, vamos expor o tamanho do seu trabalho. Um dos grandes erros da implantação de projetos é não termos escrito quais são os procedimentos de produção – o tradicional manual da produção, ou manual de conformidade. Claro que isso dá um trabalho enorme, e não é tarefa que se faça sozinho. É um trabalho de equipe no qual todos devem estar envolvidos e saber qual a filosofia de trabalho que foi adotada. Executado esse trabalho, devemos iniciar um processo de treinamento para a produção. Para terminar esse tema, gostaríamos de indicar mais uma leitura muito interessante nessa área: não deixe de ler o capítulo 3 do livro do professor Idalberto Chiavenato, Gestão da produção. É fundamental para quem quer trabalhar com produção, mesmo que seja um processo muito pequeno. TEMA 5 – TREINANDO E COMEÇANDO A PRODUÇÃO Antes de começarmos essa seção, gostaria de repassar uma experiência que tive quando comecei a trabalhar com produção. Já havia estudado bastante 12 sobre gestão da produção, porém, nunca tinha dirigido eu mesmo uma produção. Estava montando uma linha de luminárias com led. Quando começamos, fizemos o treinamento de três funcionários que faziam a solda das conexões do led na luminária. Esses funcionários utilizavam uma estação de solda semiprofissional. A produção estava aumentando, e resolvemos trocar por uma estação de solda profissional, e tivemos problemas em alguns lotes de luminárias. Coincidentemente um fornecedor coreano nos visitava e lhe contei sobre o problema. Ele me perguntou: os funcionários fizeram treinamento para a nova estação de solda? A resposta era não. Como era a área de trabalho dele, ele treinou os funcionários no mesmo dia, por uma hora de treinamento, e não tivemos mais problemas, ao menos com relação à solda. Nessa ocasião aprendi que a cada nova situação em nossa linha de produção, todos os envolvidos deviam passar por treinamento. As novas máquinas, quando compradas, vinham com um item fundamental: o treinamento. Lembro também de uma indústria japonesa que se instalou em Curitiba, e eu fiz uma palestra sobre as escolas técnicas da região e seus cursos profissionalizantes. Após a palestra, eles me mostraram o manual de treinamento: era extremamente completo, feito em detalhes que eu jamais tinha tido contato. Trouxemos esses dois casos para mostrar que o treinamento dos funcionários é uma das ações de maior importância nas empresas que querem se tornar referência de excelência em suas áreas. Quanto de treinamento você acha que um funcionário precisa para fazer um machiatto como o da imagem a seguir? Então, se você pensa em iniciar a produção de cafés artesanais pense bem no assunto. 13 Inclusive, hoje muitas linhas de financiamento na compra de máquinas ou no financiamento à prestação de serviços, exigem que os projetos apresentem programas de treinamento dos colaboradores. Nesse sentido, e voltando à implantação de nossa linha de produção, seja ela pequena, média ou grande, devemos pensar em um programa de treinamento dos colaboradores antes de iniciarmos a produção. É uma ótima oportunidade para aproximarmos nossos gerentes de produção e de gestão de pessoas para traçar um conjunto de ações para treinar os colaboradores. Pode ser um planejamento de curto prazo, apenas para iniciarmos as atividades de produção, ou então de longo prazo, para todas as futuras contratações. É no treinamento que os futuros colaboradores entenderão seu papel na empresa e a seriedade com que a empresa trata sua qualidade de produção ou de prestação de serviço. Após o treinamento, podemos dar início ao nosso lançamento à produção. Primeiro o start-up das máquinas. As coisas começam a funcionar e a produzir. Já vinham sendo feitas as primeiras provas e, agora, já temos os primeiros produtos. Os quadros de gestão da produção, controle de processo e controle da qualidade já estão instalados. O projeto está implantado e funcionando. É hora de encerrar o projeto. Finalizá-lo. Uma cerimônia é importante para marcar esta passagem de fase. O primeiro carro sai para os testes; a primeira venda da nova bebida láctea se concretizou. Em seu pequeno negócio, você fechou uma pequena venda para uma rede de lojas. É hora de entrarmos em outra fase: passamos agora para a gestão da atividade contínua, ou, o que no Brasil continuamos a chamar de gestão de projetos. Um conjunto de conhecimentos para que você esteja preparado para assumir funções, cargos, chefias e diretorias. FINALIZANDO Para terminarmos essa disciplina gostaríamos de deixar uma mensagem de agradecimento pela paciência que você teve em nos acompanhar. Gostaríamos também de lembrá-lo de que a elaboração de um projeto é um trabalho extremamente difícil e complexo. Projetar é ver além. 14 Executar essa visão antecipada exige tanto esforço que muitos desistem no caminho; pessoas que concretizam um projeto são especiais no mundo do trabalho. Seja um deles, e fique atento com outros que conseguem. Você pode chamá-los para fazer parte de sua equipe, ou então seja um de seus colaboradores. Esse encontro não é algo tão fácil quanto você pode pensar. REFERÊNCIAS BIAGIO, L. A. Empreendedorismo: construindo o seu projeto de vida. Barueri: Manole, 2012. CARVALHO, F. C. de A. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015. CARVALHO JUNIOR, M. R. de C. Gestão de projetos: da academia à sociedade. Curitiba: Intersaberes, 2012. CONSALTER, M. A. S. Elaboração de projetos: da implantação à conclusão. Curitiba: InterSaberes, 2012. PARANHOS FILHO, M. Gestão da produção industrial. Curitiba: InterSaberes, 2012. Conversa inicial CONTEXTUALIZANDO TEMA 1 – A aprovação do projeto TEMA 2 – Lançamento E comunicação do projeto TEMA 3 – Montando uma equipe de trabalho TEMA 4 – Estudando e implantando sistemas de produção TEMA 5 – Treinando e começando a produção FINALIZANDO REFERÊNCIAS __MACOSX/ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/._Aula 06.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/Aula 05.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS AULA 5 Prof. Julio Cesar Nitsch 2 CONVERSA INICIAL O mundo dos projetos é, como estamos vendo ao longo da disciplina, bem amplo. E pode ser uma profissão. Muitos profissionais se especializaram em desenvolver projetos. Fizeram uma carreira solo e são consultores. Há em nossa área uma série de oportunidades que, muitas vezes, estão bem na nossa frente e não conseguimos vê-las. E quando conseguimos, muitas vezes não estamos preparados. Saber construir essa arquitetura de oportunidades é uma das sabedorias profissionais. Nessa aula vamos falar sobre os projetos de pesquisa sociais e ambientais. Esse tipo de projeto é muito importante na implantação de projetos de produção e de projetos de empresas. CONTEXTUALIZANDO A arquitetura de projetos, como havíamos comentado, se solidificou nas décadas de 1980 e 1990. Esse período marcou também o surgimento da proposta de projetos nas áreas sociais e ambientais. Os incentivos aos projetos de pesquisa na área da ciência e da tecnologia causaram uma reação positiva na sociedade. Por que elas não eram contempladas? A nova legislação ambiental brasileira abriu oportunidades para projetos nessa área. Muitas empresas começaram a criar fundações ou institutos ambientais. A área social também começou a crescer nas empresas. Hoje as grandes empresas carregam essas ações como elementos de forte integração social. São amparadas por leis e, em alguns casos, tem incentivos, como é o caso da Lei Rouanet. Vamos estudar esses projetos nos temas a seguir. TEMA 1 – PROJETOS DE PESQUISA CIENTÍFICA Vamos nos dedicar ao detalhamento de alguns projetos especiais que, quando da elaboração de um grande projeto de implantação, são necessários para a apresentação em alguns órgãos específicos. Para os projetos de pesquisa 3 e desenvolvimento temos diversos organismos de incentivo e fomento, como o CNPQ e a CAPES; atualmente o SENAI também tem chamadas nessa área. Alguns órgãos apoiadores têm linhas de incentivo a fundo perdido. Outros têm o apoio para uma parte do investimento necessário, ou, ainda, têm linhas de financiamento com juros bastante subsidiados. Se você se interessar, pesquise sobre o SEBRAE, o BNDES, o SENAI, entre outros mecanismos estaduais, como a Fundação Araucária (no Paraná), que apoia muitos projetos, inclusive os de pequeno porte. Nesse primeiro momento, vamos nos concentrar nos projetos de desenvolvimento científico e tecnológico. Há muitas linhas de incentivo para essas áreas. Os projetos seguem um padrão muito próximo do que apresentamos nas aulas 3 e 4. Há, porém, alguns tópicos que devem ser priorizados, pois a área de ciência e tecnologia têm suas especificidades. Para iniciarmos nossa abordagem, vamos conceituar ciência e tecnologia. O termo ciência está profundamente ligados aos estudos das coisas naturais. Assim como estudamos física, biologia, química e ciências dos materiais na faculdade, podemos preparar um projeto para essas áreas. Se falarmos de incentivos que estão ligados às empresas e às ciências, veremos que estão em um menor número, mas eles existem. É certo que se nos aproximamos das universidades, os programas de incentivo à pesquisa são muito maiores em valores e em número. Então, é muito comum para as empresas que necessitam de pesquisas científicas para o desenvolvimento de seus produtos ou serviços fecharem convênios com universidades. Grandes empresas chegam a contratar colaboradores para serem interlocutores nesses projetos. As universidades estão muito próximas de agências com grande inclinação científica como o CNPQ, CAPES e o Ministério da Ciência e Tecnologia. Muitas vezes, a própria universidade tem na figura das fundações um órgão apoiador das pesquisas científicas. Pesquisa científica em uma empresa não precisa ser o que se chama, usualmente de pesquisa de base. Pode ser, sim, muito aplicada. Por exemplo: se uma empresa lança uma nova linha de perfis de alumínio, pode pleitear um financiamento para uma pesquisa sobre os esforços que esses perfis podem suportar em condições extremas de variação de temperatura. 4 Para uma empresa do estado de Santa Catarina, colocamos um projeto de pesquisa que verificava a decomposição de resíduos do processamento de cascas de ostras. Essa pesquisa foi totalmente financiada por órgãos ambientais do estado. Vamos então às características desses projetos que nos interessam diretamente. Em primeiro lugar vamos falar do método. O método é muito importante na pesquisa científica. Muitos organismos internacionais, após divulgados os resultados de uma pesquisa, são extremamente rigorosos nos métodos e nos resultados parciais da pesquisa. Sob qualquer dúvida, a pesquisa é automaticamente rejeitada, mesmo que isso custe uma boa quantia em dinheiro. Na área médica, então, isso se multiplica. Em segundo lugar, vamos colocar a estrutura teórica sobre a qual a pesquisa é fundamentada. Uma pesquisa científica é tanto mais respeitada quanto mais se evidencia que é realizada apoiada em pilares teóricos sólidos. Vemos esse conjunto de informações ao consultar as referências bibliográficas de um projeto de pesquisa científica. Você pode imaginar que isso chega a ser um exagero, no entanto, podemos afirmar que é uma prática crescente, principalmente pelo motivo que havíamos falado anteriormente: a aproximação das empresas com as universidades. Outro diferencial da pesquisa científica, em todos os momentos, é a questão da divulgação. Pesquisas científicas têm uma tradição de divulgação social, geralmente feita por meio de artigos e seminários. Isso ganha um reforço quando envolve professores e alunos, o que é uma situação extremamente comum. Se a pesquisa tem financiamento público, há uma certa obrigatoriedade de disseminação social dos resultados. Entretanto, pode acontecer de haver a necessidade de privacidade dos resultados. Nessa situação a empresa que financiar o projeto deve, junto com a instituição de ensino, inserir no contrato de convênio uma cláusula sobre o sigilo de resultados. TEMA 2 – PROJETOS TECNOLÓGICOS Vamos tratar de outro objetivo de projeto que é a questão da tecnologia, muito mais presente nos projetos de empresas e empreendedores, e discutir os diferenciais de um projeto tecnológico. No tema anterior verificamos os diferenciais na elaboração de um projeto científico. Busquemos, então, o 5 conceito do termo tecnologia para entendermos, logo a seguir, as variantes de um projeto nessa linha. Técnica vem do radical grego téchne, e está ligada à capacidade ou habilidade de se saber fazer algo que resulte na transformação de objetivos ou funcionalidades de alguma coisa ou na reconstrução de um ou mais materiais. Tecnologia é, por extensão, o estudo que se faz dessa técnica aliando-se um conhecimento a um estudo. Para exemplificar, podemos dizer que os romanos dominavam a técnica da produção de muitas armas de guerra, sem conhecer cientificamente as leis do movimento. Hoje, na produção de chips de computador, podemos dizer que as empresas dominam a tecnologia, pois sabem como fazê-los e têm o conhecimento científico sobre aquilo que estão fazendo. A tecnologia é muito forte em nossa sociedade. Basta olhar ao nosso redor ou observar como facilmente trocamos o nosso aparelho de telefone celular por um novo modelo, como elogiamos as novidades nos carros ou como alguns cosméticos anunciam revoluções para os cabelos. No mundo da tecnologia, uma empresa que não investe em pesquisa tecnológica é uma empresa dependente e com riscos potenciais no mercado. Normalmente, quando falamos em pesquisa, as pessoas, mesmo entre nós, imaginam que a pesquisa deve ser de ponta, nos limiares do conhecimento. Esse é um engano comum. Em geral as pesquisas mais necessárias são as que resolvem pequenos degraus de melhoramentos nos produtos. Nessa área, tive a oportunidade de atuar por muitos anos como consultor e, depois, como gestor de uma linha de financiamento para pequenas e médias empresas do Paraná. Pude constatar que as grandes necessidades não estavam em desafios de inovação tecnológica de ponta, mas na solução de problemas tecnológicos que se integravam à produção. Coisas como evitar que um fio de cobre na hora da fabricação sofresse variação de diâmetro. Ou, como abaixar a temperatura de extração de um óleo de uma semente sem baixar a quantidade e perder qualidade. Pequenos desafios que, quando vencidos, representavam mais produtividade para a empresa. Lógico que temos a pesquisa tecnológica de ponta. Pequenas, médias e grandes empresas podem propor projetos e fazer esse tipo de pesquisa. Só que, normalmente, esse conjunto envolve um aporte financeiro muito maior. Mas 6 também envolve uma boa porção de criatividade e esforço. Os noticiários de televisão e jornais estão cheios desses desafios. Quando estava preparando essa aula, li uma matéria no jornal Estado de São Paulo sobre o eletrotécnico José Arivelton Ribeiro que, depois de ter sofrido um acidente, desenvolveu uma prótese mecânica funcional para seu braço amputado. (Para conhecer mais sobre sua história, acesse: <http://brasil.estadao.com.br/noticias/geral,cearense-que-perdeu-o-braco-apos- choque-eletrico-cria-protese-com-sucata,10000089057>). José Arivelton não teve nenhum financiamento em seus esforços iniciais, mas se utilizou de muita criatividade e estudo para o seu desafio. Provavelmente tampouco tinha um projeto escrito, e talvez ele não saiba que há linhas de financiamento para isso. De qualquer forma, o projeto de pesquisa tecnológica tem alguns diferenciais de mercado. Em um plano mais simplista podemos dizer que o projeto na área tecnológica tem uma ênfase nos resultados, e esses resultados trazem modificações na produção e no mercado de produtos ou nas ações sociais. Esses três itens: produção, mercado e sociedade vêm definir o resultado esperado de um projeto tecnológico, que é a teoria chama de inovação. Inovação é, portanto, um aprimoramento tecnológico ou metodológico no caso de serviços, que normalmente por meio do mercado consumidor chegam à sociedade e por essa é incorporada. O projeto tecnológico está profundamente ligado à produção, porém, não necessariamente à produção de escala. O projeto de um só satélite é um projeto de muita tecnologia, mas que não envolve uma escala como tradicionalmente conhecemos. O mercado é um excelente condutor de um projeto tecnológico para a sociedade, entretanto, não é o único. Podemos levar um resultado tecnológico à sociedade pela via governamental, como a distribuição de uma nova vacina. Mas a alteração da sociedade, pela sua aceitação ou utilização, é fundamental para que uma tecnologia seja consolidada, mesmo que seja rapidamente ultrapassada por outra tecnologia. Esses conceitos que gravitam entre ciência, técnica, tecnologia, aprimoramento tecnológico e inovação se tornam importantes quando da redação de um projeto. Algumas agências de fomento solicitam que essas diferenciações sejam bem consideradas quando da elaboração do projeto de pesquisa. 7 Outro aspecto que devemos considerar em um projeto tecnológico é o conjunto laboratórios, materiais e equipamentos necessários. Normalmente nesses itens estão os grandes aportes financeiros que envolvem um processo de compras muito importante nos projetos. Laboratórios em projetos de pesquisa tecnológica podem custar de milhares a milhões de reais. E, além do custo, devemos considerar o tempo de implantação – o que está diretamente ligado com o cronograma. Essa associação de tempo e de desembolso deve ser motivo de cuidado extremo na elaboração do projeto, assim como a previsão e compra de materiais. Contudo, o que se julga mais importante que os materiais, são os equipamentos. Equipamentos em uma pesquisa tecnológica são fundamentais. Essa previsão do projeto precisa ser muito bem coordenada. Se, quando compramos equipamentos nacionais já temos que tomar cuidado com o processo, preste muita atenção se os equipamentos forem importados. Há uma legislação extremamente complexa sobre este tipo de importação, e provavelmente você vai precisar de consultoria e, além disso, reservar tempo no seu cronograma e fluxo de caixa em seu orçamento. TEMA 3 – PROJETOS AMBIENTAIS Nas décadas de 1990 e de 2000, os programas ambientais tomaram corpo em vários segmentos da sociedade. A consciência do meio ambiente apareceu como uma espécie de resposta social face aos desastres que passaram a ser transmitidos em tempo real. Algumas imagens são marcantes, como os poços de petróleo incendiados no Iraque; as aves cobertas de óleo devido ao vazamento de óleo nos oceanos; as grandes queimadas e desmatamento no Brasil repassadas pelas informações de satélite para o mundo inteiro; a grande contaminação de óleo nas belas paisagens do Canadá. Disso podemos considerar que os grandes desastres ambientais não são exclusivos do terceiro mundo – como o vazamento de resíduos de mineração no Estado de Minas Gerais causando praticamente a morte do Rio Doce. Basta lembrar do desastre do Golfo do México, pelo qual a British Petroleum teve que pagar bilhões de dólares. O fato é que, nas décadas de 1990 e 2000, as legislações ambientais e a consciência ambiental mudaram de patamar. Todo esse agrupamento de acontecimentos levou as universidades a intensificarem em seus cursos os apelos ambientais. Multiplicaram-se os cursos 8 de especialização, mestrado e doutorado na área. Esse conhecimento produzido na academia refletiu em uma maior observação sobre os aspectos ambientais de um projeto, e, mais do que isso, os projetos ambientais passaram a ser projetos quase que independentes do projeto principal. Um exemplo clássico dessa situação são as implantações das usinas hidrelétricas na Amazônia. Os rios da região amazônica representam as últimas grandes reservas de energia hidrelétrica do Brasil, pois as usinas das regiões Sul e Sudeste já estão funcionando em sua capacidade máxima. E você deve ter escutado as notícias sobre as implicações do impacto das usinas no meio ambiente, e as divergências nas aprovações destes projetos. Você deve estar pensando que os grandes projetos realmente precisam ter esse grau de preocupação pelo seu grande impacto, no entanto, nos pequenos empreendimentos essa análise ou esse tipo de preocupação, não deve ser observada: este é um sério engano. Com a entrada das novas legislações ambientais houve, sobre o setor produtivo, uma alteração da pressão pela consciência ambiental. É certo que muitas empresas já traziam na sua visão, missão e valores o respeito pelo meio ambiente. Temos exemplos clássicos como O Boticário com a sua fundação; a Itaipu Binacional com seus parques, a Fundação Mata Atlântica e muitos outros exemplos. Mas o fato é que os projetos de produção, do pequeno ao grande projeto, passaram a ter adendos de projeto ambiental, ou de reutilização, ou, ainda de recolhimento e tratamento de resíduos e materiais, o que é excelente para nós que ampliamos o nosso campo de trabalho, atuando como elaboradores ou gestores nessa área, e melhor ainda para a natureza e para a sociedade. Outra obrigatoriedade, por assim dizer, vem da necessidade de se apresentar um projeto ambiental para se prosseguir com o pedido de financiamento e fomento juntos a bancos, órgãos governamentais, instituições financeiras etc. Dificilmente você iniciará novos empreendimentos sem apresentar um rol de justificativas e de encaminhamento de estudos e soluções voltadas para o meio ambiente. Estruturalmente, os projetos ambientais não têm diferenças nos itens de apresentação, ou seja, todos eles apresentam uma introdução, objetivos, metas, justificativas, orçamentos, cronograma (ou cronogramas), necessidades de materiais, de equipamentos e laboratórios, se for o caso. 9 Reforçando: estruturalmente não há diferença entre os projetos que devem ser elaborados. Porém, há alguns tópicos que merecem uma atenção especial, se não uma diferenciação, por parte do elaborador e do gestor. 1. O engajamento da alta direção no projeto Mais que um investimento, um projeto ambiental é uma ação de esforços conjuntos por uma causa social. Se os diretores não abraçam os projetos ambientais com firmeza de propósito, isso se reflete em toda a empresa. Por menor que seja o projeto, seus impactos ou seu retorno, a chefia deve estar extremamente consciente e participante. 2. A comunicação interna e externa Um projeto ambiental deve estar em sintonia com a comunidade, e isso faz parte de uma boa comunicação da empresa. Para que isso ocorra deve ser feito de forma profissional. Agências de comunicação são especialistas nesse tipo de trabalho e sua contratação deve estar prevista dentro dos itens do projeto. Pouco adianta um grande investimento se os seus resultados não são conhecidos internamente para os colaboradores se sentirem orgulhosos, e tampouco a comunidade não se sentir segura mesmo ao comprar produtos que tenham, em seu processo de produção, um projeto de proteção ambiental. 3. O projeto ambiental deve ter uma boa base científica e tecnológica O que suporta os processos ambientais são a ciência e a tecnologia, e não um conjunto desestruturado de conhecimentos. Sob essa ótica é que o projeto ambiental toma corpo e traz bons resultados. Todavia, um projeto ambiental pode evoluir e se juntar a um projeto social. TEMA 4 – PROJETOS SOCIAIS Não faz muito tempo, os projetos sociais apareceram nas empresas como uma forma de colocar a sua imagem de uma forma positiva na sociedade. Em outras palavras, criava-se um projeto social para, no final das contas, vender mais. Essa ação interesseira foi marcada por uma profunda reação, quem diria, social e essa proposta sucumbiu rapidamente. 10 Em pouco tempo os projetos sociais dentro das empresas se voltaram para aquilo que realmente deveriam fazer ou se propor a fazer: ajudar uma parcela da sociedade que se entende marginalizada. Com essa reviravolta, muitas discussões sociais ganharam um novo foco dentro das empresas e, se algo bom pode vir de um péssimo começo, as empresas começaram a se sensibilizar para novas ações sociais. Sobretudo, muitos funcionários das empresas se reuniram em ações próprias e, receberam incentivos das empresas. Todavia, muitas dessas ações sociais, baseadas no voluntariado dos funcionários, partiam de iniciativas desestruturadas. Ações desse tipo, voluntárias e beneméritas, muitas vezes carecem de uma ordem para seu desenvolvimento. Não é incomum ver ações sociais, apesar de seus nobres objetivos, sucumbirem por falta de organização. Então, os projetos começaram a se popularizar nas ações sociais das empresas, de seus funcionários, fundações ou institutos. E quando os gestores começaram a participar das chamadas ações voluntárias, essas iniciativas passaram a se transformar em projetos com metodologia e passaram a ser respeitados, tanto na sociedade quanto na empresa. Consequentemente, as diretorias começaram a ver esse tipo de iniciativa com outros olhos. É claro que essa mudança de metodologia, ou melhor, a mudança para uma metodologia trouxe novas visões sobre tais projetos. Os projetos ditos sociais muitas vezes tinham uma determinada arrecadação, mas não tinham um claro programa e cronograma de desembolso. Foi a metodologia que mudou esse panorama. Outra situação nessas iniciativas estava relacionada à prestação de contas quando do final dos trabalhos. Não havia um fechamento das ações, e muitos valores acabavam em um limbo de administração. Os projetos terminaram com esse tipo de desleixo orçamentário, dando destinação aos recursos arrecadados, assim como às dívidas contraídas. No entanto, em nosso entendimento, o maior avanço dos projetos que envolvem as ações sociais foi a mudança da percepção da empresa e de sua atuação. Muitas iniciativas passaram a ser tomadas de uma forma organizada entre os próprios funcionários, deslocando a função da empresa de mera financiadora ou provedora de brindes para coparticipante, em um envolvimento realmente social. 11 Essa nova visão levou ao surgimento de centenas de institutos, fundações e de departamentos que promovem o bem-estar social. Tecnicamente não há mudanças nas estruturas dos projetos. Como esses projetos não têm fins lucrativos e não há um chefe-responsável, todos têm que se envolver na gestão das atividades. TEMA 5 – CONTRATOS, CONVÊNIOS E PARCERIAS Agora abordaremos alguns elementos que contornam os contratos e que, além de serem pensados no momento de elaboração do projeto, devem ser motivo de muita atenção quando da gestão das atividades permanentes. É certo que, por mais que você pense e planeje um novo empreendimento, há uma série de pequenos detalhes que, ou foram esquecidos, ou foram cogitados, mas estavam em um nível de detalhamento que não era prioridade no momento. Observe que não estamos falando do imprevisto, como vimos nas aulas passadas, mas imprevistos como a compra de uma frota de caminhões com 15 toneladas de capacidade de carga e esses caminhões saírem de linha e o novo modelo de 20 toneladas ser apenas 15% mais caro. O que queremos abordar nesse tema são alguns itens que muitas vezes passam desapercebidos e que fazem parte de um bom planejamento de elaboração e implantação de projetos, como os convênios, os contratos e as associações. Os contratos com empresas terceirizadas na prestação de determinados serviços estão, talvez, entre os itens mais difíceis de um projeto e de uma implantação. Não faz muito tempo, a terceirização e os contratos de terceirização ganharam um impulso na filosofia da gestão: terceirizava-se tudo o que não era atividade fim da empresa. Essa visão se reverteu, se não totalmente, pelo menos em parte. Hoje as empresas estão mais inclinadas a terceirizar as atividades que não são fim, mas, resguardam aquelas atividades que são importantes na gestão corporativa. Assim, parte da frota de transporte da empresa pode ser terceirizada, mas o transporte de mercadorias de clientes preferenciais ainda ser de responsabilidade interna. Ou, fazemos um contrato terceirizado para a limpeza geral, mas a limpeza da área produtiva é responsabilidade interna. 12 Esses contratos devem ser previstos e analisados com a premissa de não engessarem o fluxo produtivo, isto é, contratos devem ser colocados como uma variável e acompanhados desde a implantação do projeto. Muitas vezes necessitamos da entrada de terceirizados desde a concepção do projeto, como a contratação de um grupo de consultores técnicos. Outra questão a ser abordada são as parcerias. Estas são agrupamentos de empresas em função de um interesse comum; em nosso caso, interesse produtivo. Por exemplo: se estamos trabalhando em um projeto de produção, podemos chamar outra empresa que domine uma área de conhecimento que não é a nossa para desenvolvermos um produto em conjunto. Óbvio que isso não é gratuito. Talvez faça parte de um projeto da outra empresa, mas certamente terá custos. E tudo isso deve ser projetado. Legalmente, isso entrará como um contrato de parceria em que todas as cláusulas devem estar especificadas. Um subprojeto pode ser um adendo do contrato ser seguido. O grande erro nessa situação é não ter os termos registrados por escrito. “Preto no branco”, como se dizia antigamente. A boa vontade inicial e a crença de que tudo correrá sem atritos é algo que se deve pensar profundamente. Outro elemento que deve ser analisado são os convênios, pois são diferentes dos contratos. Convênio é um acordo entre duas partes com a finalidade de ajudar uma terceira parte. Vejamos: uma universidade e uma empresa fecham um convênio para fornecer bolsas de estudo para estudantes do ensino técnico; ou, duas empresas fazem um convênio para ajudar um laboratório de um instituto a desenvolver uma nova vacina. Não existe no convênio uma relação de ganho financeiro entre as pessoas jurídicas envolvidas. O convênio, portanto, deve ser previsto dentro do desenvolvimento do projeto original, principalmente porque ele é muito comum quando tratamos com entidades sem fins lucrativos. Convênios são muito comuns na vida de uma empresa, e devem ser considerados quando da elaboração de um novo projeto. Ficamos com a indicação do trabalho em equipe para que a maioria das situações seja colocada no projeto, implantada e finalmente gerenciada seguindo os objetivos previamente definidos. 13 FINALIZANDO Nessa quinta aula procuramos abordar tópicos que não são corriqueiros na elaboração de projetos. Porém, são assuntos que contornam todo o trabalho e, da mesma forma, devem estar na área de atenção do gestor ou elaborador de um projeto. Para as empresas, eles significam, muitas vezes, despesas e investimentos que devem ser contabilizados. Para os gestores um item a mais a ser observado. Na próxima aula vamos fazer uma aproximação com a fase de gestão do que chamamos atividades contínuas ou atividades permanentes. Entrará em cena outro gestor, talvez com um perfil muito mais próximo da produção em larga escala. REFERÊNCIAS BIAGIO, L. A. Empreendedorismo: construindo o seu projeto de vida. Barueri: Manole, 2012. CARVALHO, F. C. de A. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015. CARVALHO JUNIOR, M. R. de C. Gestão de projetos: da academia à sociedade. Curitiba: Intersaberes, 2012. CONSALTER, M. A. S. Elaboração de projetos: da implantação à conclusão. Curitiba: InterSaberes, 2012. PARANHOS FILHO, M. Gestão da produção industrial. Curitiba: InterSaberes, 2012. Conversa inicial CONTEXTUALIZANDO TEMA 1 – Projetos de pesquisa científica TEMA 2 – Projetos tecnológicos TEMA 3 – Projetos ambientais TEMA 4 – Projetos sociais TEMA 5 – Contratos, convênios e parcerias FINALIZANDO REFERÊNCIAS __MACOSX/ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/._Aula 05.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/Aula 04.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS AULA 4 Prof. Julio Cesar Nitsch 2 CONVERSA INICIAL Bem-vindo à nossa quarta aula da disciplina de Elaboração e Implantação de Projetos. No desenvolvimento de seu curso você deve sempre fazer a relação entre os conteúdos das disciplinas. Em nosso caso, procure verificar as disciplinas de Gestão de Projetos e de Gestão de Pessoas. Elas são complementares a essa. Alguns tópicos que serão abordados nesta e na próxima aula serão vistos de uma maneira mais aprofundada nessas outras disciplinas, e naturalmente as outras disciplinas também contêm elementos aqui estudados. CONTEXTUALIZANDO Na aula anterior chegamos a um conjunto de elementos que formam a estrutura de um projeto. Esse conjunto de informações está na maioria dos projetos que são apresentados nas empresas, nas universidades ou em agências de fomento de projetos, seja completo, ou ao menos em seus tópicos principais. Como havíamos falado, cabe ao gestor da elaboração do projeto estudar o ambiente onde esse projeto circulará e saber quais itens devem ser retirados, ou ainda quais outros devem ser acrescentados. Não existe um roteiro certo, assim como não existe um grau de detalhamento definido para cada projeto. Entra aí a figura do gestor ou do líder ou do chefe do projeto. Nessa aula vamos trazer algumas indicações para cada item. Da mesma forma, não há uma lei ou regra padrão. Nas indicações que faremos, deve ser levado em consideração o ambiente do projeto. TEMA 1 – ESCOPO DO PROJETO Antes de nos aprofundarmos no tema, vamos fazer algumas observações sobre a condução dessa aula. Faremos uma sequência tradicional de apresentação. Você pode verificar que há outras sequências que poderiam ser adotadas. Depois de fazer a 3 disciplina de Gestão de Projetos, em que você aprenderá a ferramenta chamada PMBOK, você poderá seguir os seus passos para elaborar o projeto. Estudar os itens da forma mais tradicional permite que você crie uma forma mais personalizada quando você necessitar. Então, na aula anterior apresentamos uma sugestão de sequência de desenvolvimento que era: 1. Apresentação 2. Resumo 3. Introdução 4. Premissas 5. Estado da arte, da técnica ou da tecnologia 6. Diagnóstico da situação 7. Pesquisas de mercado 8. Problema 9. Objetivo geral 10. Objetivos específicos 11. Metas 12. Fundamentação teórica 13. Justificativas 14. Metodologia de desenvolvimento 15. Experimentos e/ou desenvolvimentos 16. Treinamentos e capacitações 17. Recursos humanos necessários 18. Recursos materiais necessários 19. Recursos de equipamentos necessários 20. Recursos de logística necessários 21. Recursos financeiros necessários 22. Cronograma de aporte e desembolso 23. Cronograma geral 24. Análise de rentabilidade 25. Análise de sustentabilidade ou ambiental 26. Comunicação do projeto 27. Política de implantação 28. Marcos referenciais 29. Verificação das legislações envolvidas 30. Considerações ou análises de riscos 31. Aprovações necessárias 32. Procedimentos de trabalho 33. Indicações da finalização do projeto 34. Referências Nessa parte vamos abordar os 14 primeiros elementos com algumas observações sobre cada um deles. 1. Apresentação A apresentação busca mostrar as condições que geraram o trabalho em questão, como as que podem ser alheias ao projeto, e que desaguaram no trabalho que será descrito. Essa abordagem pode chegar a citar alguns aspectos do próprio trabalho como reflexos dessas condições prévias. Aí vale a pena lembrar e evitar um erro comum: tratar a apresentação como um resumo ou como a introdução. Não faça isso, pois a apresentação pode, muitas vezes, ser feita por uma terceira pessoa totalmente à parte do projeto. 4 2. Resumo Aparecendo por primeiro, o resumo é, na verdade, uma das últimas coisas a serem escritas. Essa observação é lógica. Só podemos escrever um resumo quando sabemos o todo. A sua finalidade é dar ao leitor uma ideia de todo o trabalho. Teoricamente, todos os demais itens do projeto deveriam ser contemplados no resumo. Porém, cabe ao gestor e/ou ao redator do projeto verificarem se há essa necessidade. Muitas vezes alguns detalhes podem ser dispensados desde que a ideia do todo seja mantida e repassada ao leitor. Aliás, leitor do projeto: é no lugar dessa pessoa que você deve se colocar para saber se você está redigindo de maneira correta o documento. Cabe agora um conselho de um professor de metodologia científica que conhecemos. Ele falava: “o projeto é o elemento que permanece na orientação de todos. Imagine que o gestor ou vários elementos podem ser chamados por uma outra empresa. Ou, imagine que o líder do projeto é chamado para um trabalho em outro país. O projeto, então, é o elemento norteador e diretivo da implantação que independe das pessoas”. 3. Introdução Esse item traz os elementos que levarão às características técnicas e de desenvolvimento do projeto. A introdução não apresenta partes do trabalho; essa é a função do resumo. Esta tem como objetivo introduzir o projeto a um leitor que não está envolvido com o projeto (nem com o futuro trabalho que será desenvolvido) em seus aspectos internos e de desenvolvimento. 4. Premissas As premissas têm a função de balizar o projeto delimitando a área que será trabalhada. Estas podem ser estabelecidas em situações anteriores ao começo do projeto, e podem ser determinadas por uma política empresarial que pode vir de longo prazo anterior ao projeto. Esses itens devem ser estabelecidos com grande consenso ou consciência, porque interferirão ao longo de todo o projeto; de sua implantação e quando da atividade contínua de trabalho. 5 Junto com os objetivos que veremos mais à frente, as premissas evitam que o trabalho comece a ser trilhado por caminhos não desejados na concepção do projeto. 5. Estado da arte, da técnica ou da tecnologia Esse item traça um panorama de como estão as condições de desenvolvimento da arte, técnica ou tecnologia na área de abrangência do projeto. A princípio essa análise é muito próxima das áreas que serão trabalhadas no projeto. A comparação direta do projeto com o mercado aparece depois das pesquisas de mercado (que poderiam ser o item 7 da lista) que subsidiam o diagnóstico da situação do mercado. 6. Diagnóstico da situação de mercado Neste ponto, são estabelecidas as comparações necessárias para se entender a posição do projeto com outros trabalhos ou outros projetos. TEMA 2 – ITENS DE UM PROJETO Voltemos, então, a análise dos itens que determinam o escopo do projeto. Havíamos terminado com a posição do projeto no mercado. 7. Situação problema O sétimo item de nossa indicação é uma exposição do problema ou, como preferimos chamar, da situação problema para a qual estamos criando a proposta do projeto. Essa pode, ou não, ser técnica. A situação problema é definida pela trajetória da empresa ou do empreendedor, e traduz a necessidade de se alterar um status técnico, de procedimento, de serviço ou referente a uma pessoa ou equipe de uma situação presente. Muitos autores indicam para esse item o estabelecimento de uma pergunta crucial, definidora da situação. Particularmente preferimos a descrição de uma situação que, de incômoda, chega a ser um problema para a empresa ou para o empreendedor. É um item que tem uma redação complexa e deve ser muito bem pensado. 8. Objetivo geral do projeto 6 Esse item é forte e definido com certa facilidade pois ele é, geralmente, a resposta à pergunta: “o que iremos fazer?” Nessa resposta, sempre temos um verbo como definidor de uma ação: “iremos fabricar um aparelho de televisão 3D”, ou “iremos instalar o porto mais automatizado do Brasil”, por exemplo. Então o verbo único e definido está normalmente na cabeça de todos que participam do projeto. Esse objetivo geral, normalmente, puxa subobjetivos específicos que ajudam a traçar o correto rumo do projeto. 9. Subobjetivos específicos Como ainda são objetivos, são expressados por verbos em sentenças curtas. 10. Objetivos específicos Para os exemplos no item 8, poderíamos ter objetivos específicos. Se o objetivo é instalar o porto mais automatizado do Brasil, os objetivos específicos poderiam ser • Utilizar veículos autoguiados (AGVs) no deslocamento de cargas; ou • Utilizar sistemas de geoprocessamento para localização de cargas. Só para lembrarmos o item premissas, poderíamos estabelecer uma premissa para esse projeto: “o trabalho exclusivo com cargas inflamáveis, e a premissa de se voltar exclusivamente para o mercado europeu”. 11. Metas As metas, como afirmam os teóricos de projetos, são os objetivos determinados em um tempo de execução. Lembramos das nossas primeiras aulas; meta quer dizer ir além, e, em nosso caso, em que tempo. Então, se o nosso objetivo é implantar um porto totalmente automatizado, a meta se complementaria com “até dia 31 de dezembro do próximo ano”. Objetivos e metas podem aparecer separados, mas também unidos no projeto. Como o tempo será considerado, o cronograma muitas vezes, é envolvido nessa estrutura. O que devemos frisar é que são estruturas claras e diretas para que todos que tomem contato com o projeto possam, rapidamente, compreender o que vai ser feito. 7 12. Fundamentação teórica Este é um item que é muito valorizado nos trabalhos mais acadêmicos, mas que tem aparecido nos projetos empresariais, principalmente aqueles que têm em seu conjunto pesquisas científicas ou tecnológicas. Essa fundamentação busca as bases científicas que dão suporte ao desenvolvimento do projeto. Como dizia um professor dessa disciplina: “a fundamentação teórica se localiza na biblioteca”. Hoje podemos complementar que ele também se localiza nos artigos científicos que estão à disposição na internet. Sabemos que uma fundamentação teórica é sólida quando verificamos as referências que estão no final do projeto. E um erro comum nesse ponto é se fazer uma revisão histórica, e não teórica. A fundamentação teórica deve estar focalizada nos interesses próximos do projeto. 13. Justificativa Nosso próximo item, a justificativa, responde à clássica pergunta: por que estamos fazendo isso? Por que faremos esse trabalho? Muitas vezes escutamos respostas simplistas como “para ganhar dinheiro”, ou “para continuarmos empregados”. Isso nos leva a uma reflexão: todo item deve ser muito bem considerado e bem pensado. 14. Metodologia de desenvolvimento Por último, temos o item metodologia de desenvolvimento. Como já dito nas aulas anteriores, metodologia é a conjunção de método mais logia. Método é o caminho para se chegar além, e logia é o estudo. Então, metodologia é o caminho para se chegar além de onde estamos. Portanto, nesse item, temos que traçar o caminho que seguiremos quando da execução do projeto. Se o cronograma, item que veremos a seguir, expressa o que será feito em cada tempo, a metodologia nos indicará como faremos. O texto da metodologia nos diz: • Visite outros laboratórios; • Estude a teoria concernente; • Implante o laboratório; • Faça os experimentos; 8 • Construa protótipos; • Determine o produto final; • Estabeleça uma apresentação para o mercado; • Venda. No tema anterior e neste procuramos expor os elementos que dão uma visão geral da parte mais teórica do projeto. Esses elementos definem um escopo do projeto para aquele interlocutor que não conhece ainda esse trabalho. A seguir vamos abordar itens que são mais técnicos e que, geralmente, são interpretados como os definidores do projeto que está sendo escrito. TEMA 3 – ITENS DE UM PROJETO Continuamos nossa análise das partes de um projeto. Nesse tema vamos analisar os itens: • Recursos humanos, materiais, de equipamentos, de logística, e os recursos financeiros; • Cronograma geral e de aporte e/ou desembolso; • Análise de rentabilidade; • Análise de sustentabilidade ou ambiental. Recursos humanos Projetar os recursos humanos de um projeto para futura atividade contínua é uma tarefa que exige muito trabalho e conhecimento, e é tão complexa que existem muitas empresas especializadas nessa área. Ela começa com a dificuldade de se ter uma projeção de necessidades, e caminha pelas inúmeras tarefas que estão relacionadas com a implantação de um projeto. Se ficarmos somente nos setores tradicionais como administração, produção, limpeza e conservação, vendas e compras, já temos uma diversidade surpreendente, e que traz um volume de trabalho bem interessante. Nominar cargos, funções e salários é fundamental. Mas um projeto deve prever mais. Você, como gestor do projeto, deve ir além. Hoje se trabalha com habilidades e competências, gestão de carreiras, contribuições, equipes autogerenciáveis. 9 Se você não se sentir competente para isso, pode trazer alguém para lhe ajudar no projeto, ou até, colocar no projeto que haverá uma empresa que será a responsável pela tarefa, dadas as diretrizes necessárias. Nessa fase, não esqueça de programar os treinamentos. A implantação de um projeto solicita muito que todos estejam treinados para as tarefes a serem realizadas. E por ser uma nova atividade, todo o treinamento possível deve ser previsto. Recursos materiais Quando se elabora um projeto que prevê uma continuidade de trabalhos, é responsabilidade deste relacionar os materiais que serão necessários a uma produção (ou à execução de uma tarefa), até o marco de finalização da ação do projeto. A partir daí encara-se como uma atividade de gestão contínua, e não mais do projeto. Então, se o objetivo é produzir luminárias, prevemos todos os materiais necessários até o marco de atividade contínua que pode ser, por exemplo, a venda do primeiro lote. Isso pode acontecer com todos os materiais envolvidos: desde uma bobina de alumínio para a produção, até as folhas de papel necessárias para a impressão dos manuais do produto. Lógico que cabe à sensibilidade do gestor do projeto dizer o nível de especificação necessário. Porém, também nos cabe lembrar que há uma correlação direta desses materiais com o aporte financeiro e com o desembolso que deve ser feito. Se começamos a nos descuidar e a “esquecer” os detalhes, podemos cair em uma falha grosseira de gerenciamento de recursos. Equipamentos e logística Da mesma forma podemos tratar os equipamentos. O projeto deve prever equipamentos necessários a uma primeira etapa de produção, devidamente pré- estabelecida. O marco pode ser o start-up da produção. Após isso será considerada uma gestão da atividade contínua, e as novas aquisições serão contabilizadas em outra fase. Há ainda uma diversidade de recursos a comentar, como os recursos de logística, que fariam a previsão de deslocamentos de insumos para a produção: 10 deslocamentos, hotéis, alimentação em viagens etc. Tudo deve ser previsto dentro do projeto com a melhor aproximação possível. Recursos financeiros Um desses recursos é figurinha carimbada nos projetos: os recursos financeiros. Esse item é, na verdade, uma consequência dos demais itens e funciona como um centralizador do projeto. Muitos olhares se direcionam quando se trata dos recursos financeiros. As chefias verificarão os investimentos necessários. Os gerentes e a equipe de projeto verificarão se os investimentos de suas áreas são compatíveis. Ou seja, se você é o responsável por um projeto, cuidado com esse item. Não brinque com ele. E lembre-se: ele tem um amigo próximo, que se chama cronograma de desembolso. Alguém vai ter que aportar dinheiro no projeto. Por falar em cronograma, vamos a ele. Não há item que melhor esclareça o projeto do que o cronograma. Primeiro, porque ele é muito visual. Segundo, porque, sobre o cronograma, pode-se sobrepor uma infinidade de informações que traduzem os outros itens do projeto no tempo. Terceiro, porque é possível desdobrar o cronograma em diversos subcronogramas específicos, como é o caso do cronograma de desembolso, entre outros. Mas o cronograma de desembolso, que significa quando o dinheiro será aportado para o desenvolvimento do projeto, é crucial. Sem ele o projeto sucumbe. Basta ver sua importância nos milhares de projetos públicos que param e são abandonados ou estacionam por muito tempo por falta de um cronograma de desembolso. TEMA 4 – ITENS DE UM PROJETO Continuamos nossa verificação dos itens de elaboração de um projeto. Sabemos já que não há uma norma para esse desenvolvimento, e sabemos que a profundidade abordada cabe ao elaborador do projeto para que seus objetivos sejam alcançados. Caso você queira se aprofundar na figura do gestor de projetos, principalmente se em alguma situação profissional você vier a ser um gestor, gostaríamos a de lhe indicar a leitura do livro O gestor de projetos, do professor Richard Newton. Além de tratar dos assuntos que estamos abordando nessa disciplina, o livro do professor Newton trata particularmente da figura pessoal do 11 gestor. É uma leitura muito interessante para quem está muito envolvido com projetos. Nesse tema, nosso objetivo é tratar de mais alguns itens que são quase que obrigatórios em projetos. Primeiro, vamos tratar da análise de custos, investimentos e da rentabilidade. Com certeza, este é um item que daria por si só um curso completo. Nosso objetivo aqui é alertá-lo para a situação. E esse é um ponto que normalmente ultrapassa a figura do elaborador ou do gestor do projeto; a menos que você seja formado também em economia, ou que seja um administrador experiente, acredito que deva trafegar com muito cuidado por esse item. Normalmente esse é um tópico para ser elaborado por consultores ou por pessoas da empresa com conhecimento na área. Fazer a projeção de máquinas, equipamentos e materiais, inclusive de contratações é algo que o gestor costuma ter boa afinidade. Projetar aportes e investimentos para esse processo também chega a ser algo confortável para um gestor, ainda mais confortável se tiver um curso de especialização em gestão da produção. Porém, a análise de retorno do investimento é algo para pessoas que tenham uma boa experiência no assunto. Por outro lado, todo projeto requer uma análise desse tipo. Pelo menos um projeto que queira apresentar consistência. Outro item que está no estado da arte de projetos é a questão ambiental ou de sustentabilidade. Muitas linhas de fomento já contam com um item específico para esse assunto. Profissionais de engenharia do meio ambiente são cada vez mais requisitados pelas empresas. Se investimentos e rentabilidade são itens que merecem uma assessoria, a parte de sustentabilidade do projeto merece uma atenção especial. Alguns organismos de incentivo pedem uma boa análise do projeto sobre esse item. E, em alguns casos, necessitaremos de um projeto de sustentabilidade completo antes de entrarmos na fase de implantação do nosso projeto. Isso pode fazer parte de um outro item que havíamos apresentado, que é a política de desenvolvimento e implantação. O projeto que estamos elaborando deve mostrar para a sociedade como será o comportamento dos futuros diretores, gerentes e funcionários. Muitas vezes você pode pensar: “mas a empresa é minha. O projeto é meu. Faço o que eu quiser”. 12 Ledo engano. A empresa é um organismo social, e deve explicações à sociedade. Lógico que não são as informações de caráter interno. São informações sociais, como o item que estudamos anteriormente: qual a responsabilidade da empresa em relação ao meio ambiente, ou qual a política de contratação e de demissão da empresa. São informações sociais que ajudam a empresa a executar seu papel, mesmo que só pensemos nele pelo seu caráter econômico. E qual será a política de implantação do projeto? Será participativa, com muitos colaboradores dando sugestões? Será reservada, porque a empresa quer se separar em duas depois da implantação do novo projeto? Ou será hierárquica, com as chefias se reunindo para que as decisões sejam tomadas no colegiado? Quando da redação do projeto, esses itens, que não são tão diretos como comprar uma nova máquina de produção de sapatos, devem igualmente ser avaliados. Talvez eles não façam parte diretamente da redação que está sendo elaborada. Mas certamente farão parte do projeto, mesmo que você não queira. TEMA 5 – ITENS DE UM PROJETO Estamos caminhando para a finalização da estruturação do nosso projeto. São inúmeros itens. Cabe a você, agora um pouco mais ambientado na disciplina, decidir o que colocar no projeto. Por isso, você será o responsável por ele, e provavelmente sua assinatura estará nele. Agora vamos conversar sobre a comunicação do projeto. Se o projeto alterará a empresa, isto deve ser comunicado a todos os funcionários. Se o projeto alterará a vida de uma seção, o mesmo deve acontecer. Se é um projeto seu, como empreendedor, todos os seus amigos devem ficar cientes disso. O gestor do projeto deve saber em que nível deve comunicar o projeto. Sabemos que as empresas sofrem sempre com a comunicação. E não é raro o gestor do projeto olhar para cima e para os lados, comunicando o projeto somente para seus pares e contando com a aprovação das chefias. Quanto mais os colaboradores conhecem o projeto, mais interagem positivamente com ele. Óbvio que há informações que podem ser colocadas como “classificadas”, e são restritas. Mas as informações públicas devem ser repassadas com a maior 13 brevidade e de forma clara. Isso evita comentários que possam acabar vindo contra o projeto. Essa comunicação pode constar dos marcos referenciais, item que faz parte da nossa lista. Durante a implantação do projeto, antes da gestão das atividades contínuas, os marcos devem indicar como está o desenvolvimento da implantação. Usualmente utilizamos o cronograma e marcos ligados à implantação da produção. Porém, quando estamos implantando um projeto, muitos interesses surgem. Se o projeto vai modificar a comunidade, até a televisão aparecerá para fazer entrevista. Você pode determinar marcos para que a televisão apareça no melhor momento para a empresa, ou até mesmo uma visita do Diretor-Presidente para a América do Sul, em caso de uma multinacional. É muito importante pensar nisso. Outro item que devemos levar em conta com grande consideração são as leis e legislações às quais o projeto deve ser submetido. Esse é o típico item para você dizer: “como não me lembrei disso”? Ou, o que é pior: como você não lembrou disso? (Que seria o seu chefe falando, depois que algum órgão embarga o seu projeto). Isso pode ser colocado em outro item importante em um projeto: as análises de risco. São os fatores que por casualidade ou fatalidade podem ocorrer, como um vendaval fora de hora. Não se pode considerar que isso nunca acontecerá. E você acha que não tem riscos a considerar? Vamos começar a fechar nosso projeto. Vamos em busca das aprovações necessárias, e mesmo que o projeto não esteja cem por cento finalizado, é interessante começarmos a sondar as aprovações. Muitos chefes gostam e devem dar suas impressões sobre o material, afinal todos são responsáveis. Já temos os procedimentos de trabalho, de serviços e de produção. Talvez contemos com um apoio do Departamento de Marketing para uma correta divulgação. Iniciamos então os procedimentos finais: a busca de assinaturas; uma verificação das referências bibliográficas que nos ajudaram a elaborar o projeto. Não somos donos da verdade. É bom buscarmos apoio em pessoas que escreveram sobre o assunto, pois isso nos ajuda a dar um caráter mais formal ao projeto, além de reforçar a sua consistência. 14 E finalizamos nosso projeto. Talvez seja um material com duas páginas, porém, pode ser um material com centenas de folhas. Ambos são muito difíceis, e não é o seu tamanho ou a quantidade de páginas que determina a dificuldade. FINALIZANDO Nessa aula procuramos falar sobre as etapas finais de um projeto, uma tarefa tão árdua quanto o desenvolvimento do próprio projeto. Falamos de alguns itens que não são tão necessários e que não fazem falta. No entanto, falamos também de outros que são vitais, e de outros que não parecem importantes, mas que, com o passar do tempo, se tornam fundamentais. Cabe a você, como elaborador e gestor de um projeto, avaliar isso. Quanto mais você se prepara mais as oportunidades aparecem. 15 REFERÊNCIAS BIAGIO, L. A. Empreendedorismo: construindo o seu projeto de vida. Barueri: Manole, 2012. CARVALHO, F. C. de A. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015. CARVALHO JUNIOR, M. R. de C. Gestão de projetos: da academia à sociedade. Curitiba: Intersaberes, 2012. CONSALTER, M. A. S. Elaboração de projetos: da implantação à conclusão. Curitiba: InterSaberes, 2012. PARANHOS FILHO, M. Gestão da produção industrial. Curitiba: InterSaberes, 2012. Conversa inicial CONTEXTUALIZANDO TEMA 1 – Escopo do projeto TEMA 2 – Itens de um projeto TEMA 3 – Itens de um projeto TEMA 4 – Itens de um projeto TEMA 5 – Itens de um projeto FINALIZANDO REFERÊNCIAS __MACOSX/ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/._Aula 04.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS/Aula 01.pdf ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE PROJETOS AULA 1 Prof. Julio Cesar Nitsch 2 CONVERSA
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