manual de Redação de atos oficiais STF 2020

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Manual de atos oficiais administrativos do
Supremo Tribunal Federal
Manual de atos oficiais administrativos do
Supremo Tribunal Federal
Brasília
2020
Secretaria-Geral da Presidência
Daiane Nogueira de Lira
Diretoria-Geral 
Eduardo Silva Toledo
Secretaria de Documentação
Naiara Cabeleira de Araújo Pichler
Projeto gráfico, capa e diagramação: Eduardo Franco Dias e Roberto Hara Watanabe
Brasil. Supremo Tribunal Federal (STF).
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Fede-
ral [versão eletrônica] / Supremo Tribunal Federal. -- Brasília : STF, 
Secretaria de Documentação, 2020.
104 p.
Modo de acesso: <http://intranet/atos/manualAO.pdf>
ISBN : 978-65-990124-2-6.
1. Redação oficial. 2. Atos oficiais. Legislação Administrativa – 
Supremo Tribunal Federal. 3. Instrução Normativa 191/2015. I. 
Título. 
CDDir 469.5
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
(Supremo Tribunal Federal – Biblioteca Ministro Victor Nunes Leal)
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Ministro José Antonio DIAS TOFFOLI, Presidente (23-10-2009)
Ministro LUIZ FUX , Vice-Presidente (3-3-2011)
Ministro José CELSO DE MELLO Filho, Decano (17-8-1989)
Ministro MARCO AURÉLIO Mendes de Farias Mello (13-6-1990)
Ministro GILMAR Ferreira MENDES (20-6-2002)
Ministro Enrique RICARDO LEWANDOWSKI (16-3-2006)
Ministra CÁRMEN LÚCIA Antunes Rocha (21-6-2006)
Ministra ROSA Maria Pires WEBER (19-12-2011)
Ministro Luís ROBERTO BARROSO (26-6-2013)
Ministro Luiz EDSON FACHIN (16-6-2015)
Ministro ALEXANDRE DE MORAES (22-3-2017)
Apresentação
O Supremo Tribunal Federal, visando à comunicação eficiente e à documentação uniformi-
zada, publica a segunda edição do Manual de Atos Oficiais Administrativos.
A obra busca auxiliar o consulente na elaboração de textos consoante os preceitos da redação 
oficial e a norma-padrão da língua portuguesa. Pretende, ainda, orientar os usuários acerca 
da estrutura dos diferentes documentos oficiais, para que sejam concebidos em conformi-
dade a critérios específicos.
Além do apoio linguístico e da orientação sobre a apresentação dos textos oficiais, este 
trabalho também compõe o tema “Processo Administrativo”, que obedece à disciplina esta-
belecida na Instrução Normativa nº 191/2015 deste Tribunal. A prática dos procedimentos 
definidos por essa norma refletirá, por certo, na agilidade dos atos e das decisões adminis-
trativas, essenciais ao complexo de atividades que dão suporte ao Supremo Tribunal para o 
cumprimento das suas atribuições institucionais.
Espera-se que este manual, elaborado com fundamento em bibliografia técnico-especiali-
zada, dinamize os trabalhos desenvolvidos por esta Casa. Esta obra, certamente, não exaure 
os assuntos aqui abordados e, por esse motivo, declara-se aberto o espaço para contribuições 
ao seu aprimoramento.
Brasília, abril de 2020.
Secretaria de Documentação
http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/INSTRUCAONORMATIVA191-2015.PDF
Sumário
1. Redação oficial 9
 1.1 Clareza e precisão 10
 1.1.1 Clareza 10
 1.1.2 Precisão 11
 1.2 Concisão 13
 1.3 Formalidade e padronização 16
 1.4 Impessoalidade 17
 1.5 Objetividade 18
 1.6 Simplicidade 21
2. Elementos 22
 2.1 Pronomes de tratamento 23
 2.1.1 Concordância com os pronomes de tratamento 26
 2.1.2 Grafia 28
 2.1.3 Tratamento e variações pronominais 29
 2.1.4 Formas de tratamento obsoletas 29
 2.2 Vocativo 30
 2.3 Fechos para comunicações 32
 2.4 Identificação do signatário 33
 2.4.1 Cargos interino e substituto 34
 2.4.2 Grafia de cargos compostos 35
 2.5 Cabeçalho 38
 2.6 Identificação do expediente 38
 2.7 Local e data do documento 39
3. Atos oficiais administrativos 40
 3.1 Tipos de documentos 42
 3.2 Documentos oficiais 44
 3.2.1 Ata 44
 3.2.2 Atestado 46
 3.2.3 Ato regulamentar 48
 3.2.4 Certidão 50
 3.2.5 Comunicado 52
 3.2.6 Declaração 54
 3.2.7 Despacho 56
 3.2.8 Informação 58
 3.2.9 Instrução normativa 60
 3.2.10 Mensagem 62
 3.2.11 Mensagem eletrônica (e-mail) 64
 3.2.12 Ofício 66
 3.2.13 Ordem de serviço 71
 3.2.14 Portaria 73
 3.2.15 Relatório 75
 3.2.16 Requerimento 81
 3.2.17 Resolução 83
 3.3 Elementos acessórios 85
 3.3.1 Anexos 85
 3.3.2 Tabelas, gráficos, figuras e quadros 85
4. Informações complementares 87
 4.1 Normatização do STF 88
 4.1.1 Siglas dos registros processuais 88
 4.1.2 Siglas das unidades 91
 4.1.3 Numeração das seções de um documento 95
 4.1.4 Remissão a texto legal 97
Referências bibliográficas 101
Redação oficial1.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal10
A redação oficial é o modo como a administração pública se comunica tanto com o público 
quanto com as instituições governamentais ou privadas, os órgãos e as entidades de qual-
quer um dos Poderes. Refere-se, portanto, à forma adotada pelo poder público para redigir 
atos normativos e comunicações oficiais. A linguagem empregada na elaboração desses atos 
e expedientes oficiais pauta-se pela variante padrão da língua portuguesa.
Para atingir seus objetivos, o texto oficial deve apresentar qualidades básicas de formulação 
e estruturação, tais como: clareza, precisão, concisão, objetividade, uniformidade, coesão 
e coerência. Além do uso da norma-padrão da língua portuguesa, os expedientes oficiais 
precisam seguir os princípios inerentes à administração pública, entre os quais a legalidade, 
a formalidade e a impessoalidade.
1.1 Clareza e precisão
 1.1.1 Clareza
Consiste na habilidade de transpor ideias ou pensamentos para o papel com exatidão. Mais 
que inteligível, o texto precisa ser claro de tal forma a impedir interpretação equivocada 
pelo leitor. A compreensão do documento deve ser imediata. Para alcançar esse objetivo, 
é importante redigir orações na ordem direta, evitar períodos muito longos e eliminar o 
emprego excessivo de adjetivos. Além disso, deve-se excluir da escrita qualquer ambigui-
dade, obscuridade e rebuscamento. O texto claro pressupõe o uso de sintaxe correta e de 
vocabulário ao alcance do leitor.
Recomendações
 Releia o texto várias vezes após escrevê-lo, para garantir sua clareza.
 Empregue linguagem técnica apenas em situações que a exijam e tenha o cuidado de 
explicitá-la em comunicações a outros órgãos não especializados ou em expedientes vol-
tados aos cidadãos.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal11
 Certifique-se de que as conjunções estabeleçam as relações sintáticas desejadas e evite o 
uso excessivo de intercalações entre as orações subordinadas, pois períodos muito subdi-
vididos dificultam o entendimento.
 Utilize palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis, em razão 
de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou de não terem exata tradução. 
Nesse caso, grafe-as em itálico.
 Evite o uso de regionalismos e neologismos.
 Revise o texto em busca de períodos compostos incompletos (sem a oração principal ou 
sem a subordinada) ou pontuados indevidamente.
 Uniformize o tempo verbal em todo o texto.
 Escreva o significado da sigla por extenso na primeira ocorrência.
 1.1.2 Precisão
Todo texto claro apresenta vocabulário preciso e adequado ao contexto. A precisão, por-
tanto, refere-se à escolha de termos que exprimam de forma específica a ideia a ser trans-
mitida. Falhas nesse quesito decorrem da impropriedade vocabular, ou seja, da inadequação 
do termo escolhido ao gênero, ao destinatário ou à temática do texto. Também concorrem 
para a imprecisão o uso de vocábulos genéricos e a confusão entre homônimos e parônimos. 
Recomendações
 Evite o emprego de sinônimos com o objetivo meramente estilístico, na tentativa de 
apenas evitar repetições.
 Certifique-se de que os parônimos e homônimos foram empregados com o sentido correto.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal12
 Evite o emprego de substantivos abstratos que, por serem demasiado abrangentes, tornam 
o texto vago e impreciso. 
 Releia o textoem busca de palavras ou expressões de duplo sentido ou ambíguas.
 Certifique-se de escolher o termo que expressa exatamente a ideia a ser transmitida. Para 
isso, evite o uso excessivo de verbos de sentido genérico empregados no lugar de outros 
mais específicos, como “pôr”, “ter” e “fazer”.
Evite Prefira
O servidor tem dez dias para fazer o projeto. 
O servidor dispõe de dez dias para elaborar o 
projeto. 
É necessário que se faça o ofício com urgência.  É necessário redigir o ofício com urgência. 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal13
1.2 Concisão
Consiste em informar o máximo em um mínimo de palavras. Expor o assunto de forma 
concisa não significa reduzir a mensagem ao ponto de o texto se tornar lacônico e vago. 
Devem ser eliminados apenas itens que nada acrescentam à informação, tais como adjeti-
vação excessiva e digressões. 
A concisão colabora para a correção do texto, pois as possibilidades de erro aumentam na 
mesma proporção que a quantidade de palavras. Mais que curtas e claras, as expressões 
empregadas devem ser precisas. Para redigir um texto conciso, é fundamental ter conheci-
mento do assunto sobre o qual se escreve.
Recomendações
 Revise o texto e retire palavras inúteis e adjetivos supérfluos, evite repetições desneces-
sárias de ideias e reescreva períodos extensos e emaranhados. Não acumule pormenores 
irrelevantes.
Evite Prefira
Solicito os bons préstimos de Vossa Senhoria de 
enviar cópia do contrato.  Solicito a Vossa Senhoria cópia do contrato. 
 Não hesite em ser direto quando necessário.
Evite Prefira
Seria bom redigir pelo menos dez linhas, por favor.  Redija, no mínimo, dez linhas. 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal14
 Dispense, sempre que possível, os verbos auxiliares, em especial “ser”, “ter” e “haver”, pois 
a recorrência constante a eles torna a redação monótona, cansativa.
Evite Prefira
A administração estará fazendo o recadastramento 
dos servidores e estará coletando as digitais para o 
novo sistema de identificação, que será inaugurado 
no próximo mês. 
A administração recadastrará os servidores e cole-
tará suas digitais para o novo sistema de identifi-
cação, a ser inaugurado no próximo mês. 
 Prefira palavras breves. Opte sempre por aquelas de menor extensão.
Evite Prefira
acima citado  citado 
acusamos o recebimento  recebemos 
como dissemos acima  como mencionado 
conforme segue relacionado  relacionado a seguir 
devido ao fato de que  por causa de 
no Estado de Pernambuco  em Pernambuco 
ocorrido no corrente mês  ocorrido neste mês 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal15
 Evite usar artigos indefinidos, por exemplo, “um” e “uma”, pois transmitem a informação 
de forma vaga e imprecisa.
Evite Prefira
A apresentação de defesa prévia não é uma exigên-
cia do princípio constitucional da ampla defesa. 
A apresentação de defesa prévia não é exigência do 
princípio constitucional da ampla defesa. 
A lei garantiu uma tolerância quanto ao atraso no 
trabalho. 
A lei garantiu tolerância quanto ao atraso no 
trabalho. 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal16
1.3 Formalidade e padronização
A formalidade caracteriza-se pelo uso da norma-padrão da língua portuguesa, pela obser-
vância da civilidade e das formas de tratamento adequadas a cada destinatário, pela padro-
nização dos textos e pela diagramação uniforme das correspondências.
A elaboração de atos administrativos e comunicações oficiais deve seguir as normas grama-
ticais. A redação oficial não contempla linguagem coloquial, regionalismos nem modismos 
vocabulares.
A uniformização da diagramação dos documentos oficiais e a clareza do texto são elemen-
tos indispensáveis à adequada transmissão da mensagem. Além disso, a adoção de papéis 
padronizados, procedimentos e normas contribui para a comunicação transparente entre a 
administração e a sociedade. Essas orientações são válidas tanto para os documentos ele-
trônicos (e-mails, documentos gerados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, html) 
quanto para os impressos.
Recomendações
 Atente para o correto emprego dos pronomes de tratamento e dos vocativos adequados 
ao destinatário do texto.
 Escolha o tipo de correspondência oficial apropriado ao destinatário e ao assunto.
 Troque termos repetidos por outros de significação equivalente, desde que a substituição 
não seja meramente estilística, com a utilização de vocabulário em desuso. 
 Consulte dicionários e gramáticas em caso de dúvida.
 Observe a disposição correta dos elementos na estrutura do documento e use o papel 
adequado, quando necessário imprimir.
 Acesse o SEI para a tramitação de atos administrativos internos. 
 Use sempre o tipo de expediente adequado à finalidade comunicativa. 
 Ajuste o padrão da correspondência ao exigido para o âmbito em que vai circular.
 Empregue as regras estabelecidas para cada tipo de documento a fim de simplificar e 
uniformizar a comunicação.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal17
1.4 Impessoalidade
O assunto de um texto oficial está sempre relacionado às atividades do órgão expedidor. 
A comunicação é feita em nome da administração pública, e, por isso, o tratamento deve 
ser isento da interferência da individualidade de quem subscreve. Do mesmo modo, quem 
recebe a comunicação pode ser tanto um cidadão ou o conjunto de cidadãos quanto qual-
quer outro órgão público, e, em qualquer caso, o destinatário é concebido de forma homo-
gênea e impessoal. A uniformidade e as normas rígidas em relação ao emprego dos prono-
mes de tratamento também imprimem impessoalidade aos textos oficiais.
Recomendações
 Não expresse impressões individuais. Exponha sua opinião apenas quando solicitada.
 Pesquise sempre o pronome de tratamento adequado à autoridade destinatária.
 Prefira o emprego da primeira pessoa do plural, quando o subscritor representar o órgão 
no qual exerce suas funções.
Exemplos
Comunicamos a Vossa Senhoria o recebimento dos documentos. 
Convidamos Vossa Excelência para a celebração ecumênica. 
Encaminhamos a Vossa Senhoria cópia do contrato. 
 Empregue a primeira pessoa do singular quando o ato contiver assunto de responsabili-
dade exclusiva e pessoal do subscritor.
Exemplos
Atesto, para fins de imposto de renda, que o servidor tem dois dependentes econômicos. 
Em cumprimento ao despacho, certifico que o documento foi juntado ao processo principal. 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal18
1.5 Objetividade
A objetividade consiste em ir diretamente ao assunto, sem rodeios nem divagações. Para ser 
objetivo, é necessário escrever apenas o imprescindível à compreensão do assunto. Redigir 
com objetividade é evidenciar a ideia central a ser transmitida e usar vocabulário de sentido 
exato, com referencial preciso, para facilitar a compreensão do leitor.
Recomendações
 Redija frases curtas e evite intercalações excessivas e inversões desnecessárias.
 Elimine os adjetivos que não contribuam para a clareza do pensamento.
Evite Prefira
Até o presente momento  Até o momento 
 Corte os advérbios ou as locuções adverbiais dispensáveis.
Evite Prefira
Antecipadamente somos gratos.  Agradecemos. 
 Seja econômico no emprego dos pronomes pessoais, possessivos e indefinidos. Evite, por 
exemplo, “um tal”, “um outro”, “um certo”, “um determinado”, pois termos indefinidos 
juntos não contribuem para maior clareza; ao contrário, tornam o texto obscuro.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal19
 Use com parcimônia conjunções e pronomes relativos (que, qual, cujo).
Evite Prefira
É indispensável que se conheçam os critérios que 
se adotaram para que sejam corrigidas as provas 
que se realizaram ontem, a fim deque se tomem as 
medidas que forem julgadas necessárias. 
É indispensável conhecer os critérios adotados 
para a correção das provas realizadas ontem, a fim 
de se tomarem as medidas necessárias. 
 Evite o uso de expressões irrelevantes, pois tornam o texto artificial. 
Exemplos
a seu inteiro dispor 
aproveitando o ensejo para colocarmo-nos a seu inteiro dispor 
as considerações tecidas são realmente preocupantes 
com os protestos de elevada estima e distinta consideração 
firmamos mui cordialmente 
firmamos mui atenciosamente 
temos a honra de 
temos a subida honra de 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal20
temos especial prazer em renovar 
temos o prazer de 
 Evite o uso de figuras de linguagem, frases ambíguas e circunlóquios.
Evite Prefira
O diretor convenceu o gerente a trabalhar durante 
o fim de semana em seu escritório. 
O diretor convenceu o gerente a trabalhar durante 
o fim de semana no escritório da diretoria. 
ou
O diretor convenceu o gerente a trabalhar durante 
o fim de semana no escritório da gerência. 
Antes de o Astro Rei aparecer no firmamento, o 
diretor chegou à sala de reuniões. 
À primeira hora do expediente, o diretor chegou à 
sala de reuniões. 
 Reúna fatos e seja preciso ao relatá-los, evitando expor opiniões.
Evite Prefira
Não aceitamos tal mercadoria por estar inade-
quada. 
Não aceitamos os monitores, por estarem com a 
tela danificada, nem os teclados, que não seguem o 
padrão estabelecido pela ABNT. 
 Selecione palavras específicas, pertinentes ao assunto.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal21
1.6 Simplicidade
Redigir com simplicidade significa escrever para todos os tipos de leitor, os quais têm o 
direito de entender qualquer texto, seja ele político, econômico ou jurídico. Deve-se enfo-
car a matéria principal e particularizar os pontos necessários sem criar um estilo prolixo, 
retórico ou confuso. O bom senso estabelecerá o equilíbrio entre a linguagem técnica e a 
comum. As ideias devem ser expressas de maneira gradual, com todas as suas implicações.
A simplicidade do texto não implica necessariamente repetição de formas e frases desgas-
tadas, uso exagerado da voz passiva, pobreza vocabular etc. Com palavras conhecidas por 
todos, é possível escrever de maneira original e criativa e produzir frases elegantes, variadas, 
fluentes e bem interligadas.
Recomendações
 Evite expressões e clichês do jargão burocrático, formas arcaicas de construção de frases, 
assim como coloquialismos e gírias.
Exemplos
Sendo o que nos resta para o momento, despeço-me. 
Esse problema é uma coisa que deve ser considerada. 
Aí o caso ficou resolvido. 
 Prefira, em qualquer ocasião, a palavra mais simples.
Evite Prefira
sufragar  votar 
 Prefira a ordem direta da frase, por conduzir mais facilmente o leitor à essência da mensagem.
Elementos2.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal23
Este capítulo apresenta os elementos e as características comuns a quase todas as modali-
dades de comunicação oficial. 
2.1 Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento inserem-se na categoria de pronomes pessoais, palavras cuja 
função referencial é identificar as pessoas do discurso. Também chamados de formas de 
tratamento ou de pronomes de reverência, são usados na redação oficial para referir-se 
ou dirigir-se ao destinatário de maneira cerimoniosa e protocolar. Nas correspondências 
oficiais, são empregados em três situações: no vocativo, no corpo do texto e no endereça-
mento, conforme apresentado no quadro a seguir.
Autoridade Endereçamento Vocativo Tratamento no corpo do texto Abreviatura
Presidente da 
República
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Excelentíssimo Senhor 
Presidente da República,
Excelentíssima Senhora 
Presidente(a)1 da República,
Vossa 
Excelência Não se usa
Presidente do 
Congresso 
 Nacional
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Excelentíssimo Senhor 
Presidente do Congresso 
Nacional,
Excelentíssima Senhora 
Presidente do Congresso 
Nacional,
Vossa 
Excelência Não se usa
1 http://www.academia.org.br/artigos/presidenta-ou-presidente
http://www.academia.org.br/artigos/presidenta-ou-presidente
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal24
Autoridade Endereçamento Vocativo Tratamento no corpo do texto Abreviatura
Presidente 
do Supremo 
Tribunal 
Federal
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Excelentíssimo Senhor 
Presidente do Supremo 
Tribunal Federal,
Excelentíssima Senhora 
Presidente do Supremo 
Tribunal Federal,
Vossa 
Excelência Não se usa
Vice-Presidente 
da República
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Vice-Presidente 
da República,
Senhora Vice-Presidente 
da República,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Ministro de 
Estado
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Ministro,
Senhora Ministra,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Secretário-Exe-
cutivo de Minis-
tério e demais 
ocupantes de 
cargos de natu-
reza especial
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Secretário- 
Executivo,
Senhora Secretária- 
Executiva,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Embaixador
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Embaixador,
Senhora Embaixadora,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Oficial-General 
das Forças 
Armadas
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor + Posto,
Senhora + Posto,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal25
Autoridade Endereçamento Vocativo Tratamento no corpo do texto Abreviatura
Outros postos 
militares
Ao Senhor
À Senhora
Senhor + Posto,
Senhora + Posto,
Vossa 
Senhoria V. Sa.
Senador da 
República
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Senador,
Senhora Senadora,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Deputado 
Federal
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Deputado,
Senhora Deputada,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Ministro do 
Tribunal de 
Contas da 
União
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Ministro do 
Tribunal de Contas da 
União,
Senhora Ministra do 
Tribunal de Contas da 
União,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Ministro do 
STF e dos 
Tribunais 
Superiores
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Ministro,
Senhora Ministra,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Procurador- 
-Geral da 
República
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Procurador- 
-Geral da República,
Senhora Procuradora- 
-Geral da República,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Advogado- 
-Geral da 
União
A Sua Excelência 
o Senhor
A Sua Excelência 
a Senhora
Senhor Advogado-Geral da 
União,
Senhora Advogada-Geral 
da União,
Vossa 
Excelência V. Exa.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal26
Autoridade Endereçamento Vocativo Tratamento no corpo do texto Abreviatura
Funcionários 
graduados 
(diretores, 
secretários, 
coordenadores, 
gerentes); 
profissionais 
liberais; pessoas 
de cerimônia; 
demais 
autoridades; 
particulares.
Ao Senhor/ 
À Senhora
Nome do 
Destinatário,
Cargo
Senhor + cargo,
Senhora + cargo,
Vossa 
Senhoria V. Sa.
A forma abreviada, quando permitida, pode ser empregada no corpo do texto.
 2.1.1 Concordância com os pronomes de tratamento
Concordância de pessoa
Os pronomes de tratamento, embora se refiram à segunda pessoa gramatical, concordam 
com a terceira pessoa. O verbo concorda com o substantivo que integra a locução.
Exemplos
Vossa Senhoria saberá encaminhar o problema. 
Vossas Senhorias saberão encaminhar o problema. 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal27
Da mesma forma, os pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento são sempre 
os da terceira pessoa.
Exemplo
Solicitoque Vossa Senhoria encaminhe seu pedido.  (E não “vosso pedido” )
Outra particularidade dos pronomes de tratamento é a distinção entre as expressões “Vossa” 
e “Sua”. 
“Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspondência. 
Exemplo
Convidamos Vossa Excelência para a cerimônia. 
“Sua” é empregado para a pessoa de quem se fala, ou seja, quando se fala a respeito da auto-
ridade ou do destinatário da correspondência.
Exemplo
A placa comemorativa foi descerrada por Sua Excelência o Senhor Governador do Estado. 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal28
Concordância de gênero
Faz-se a concordância de gênero não com o substantivo da locução, mas com o gênero da 
pessoa representada pelo pronome de tratamento. 
Se a autoridade for do gênero masculino:
Vossa Senhoria será arrolado como testemunha. 
Diga a Sua Excelência que nós o aguardamos no aeroporto. 
Se a autoridade for do gênero feminino:
Vossa Excelência será informada imediatamente sobre a solução dada ao caso. 
 2.1.2 Grafia
Não se devem abreviar os pronomes de tratamento em comunicações dirigidas às altas 
autoridades dos Poderes da República e às altas autoridades eclesiásticas. A forma por 
extenso é a recomendável em correspondência mais formal ou cerimoniosa.
Na correspondência interna e na externa menos formal, nada impede que se abrevie a 
forma de tratamento. Contudo, é mais conveniente preferir as formas por extenso.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal29
 2.1.3 Tratamento e variações pronominais
Evite, apesar de gramaticalmente correta, a substituição dos pronomes de tratamento pelas 
formas “seu”, “sua”, “lhe” e “o”, principalmente em relação a Vossa Excelência, Vossa Emi-
nência e outros de alta cerimônia. Por convenção, essas formas demonstram mais respeito 
e deferência em relação às pessoas que recebem tais tratamentos.
Evite Prefira
Encaminho-lhe o documento solicitado. 
Encaminho a Vossa Excelência o documento 
solicitado. 
Solicito-lhe o documento.  Solicito o documento a Vossa Senhoria. 
 2.1.4 Formas de tratamento obsoletas
Não se usam mais as formas Digníssimo (DD.), Mui Digno (M.D.) e Ilustríssimo (Ilmo.) 
na correspondência oficial. 
Convém ressaltar que doutor (dr.) não é forma de tratamento, mas título acadêmico, a ser 
usado apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso universi-
tário de doutorado. O mesmo vale para o título de professor (prof.), o qual também deve 
ser dirigido somente aos que concluíram a licenciatura. Nos demais casos, o pronome de 
tratamento “Senhor” é suficiente para conferir formalidade às comunicações.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal30
2.2 Vocativo
Vocativo é uma expressão pela qual o autor se dirige ao interlocutor, invocando-o. Será 
sempre seguido de vírgula.
Para chefes de Poder, emprega-se a expressão “Excelentíssimo Senhor” ou “Excelentíssima 
Senhora” e o cargo respectivo, seguidos de vírgula.
Exemplos
Excelentíssimo Senhor Presidente da República, 
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, 
Excelentíssima Senhora Presidente do Supremo Tribunal Federal, 
Para as demais autoridades, mesmo as tratadas por Vossa Excelência, usa-se o vocativo 
“Senhor” ou “Senhora” seguido do cargo respectivo.
Exemplos
Senhor Ministro, 
Senhora Juíza, 
Senhora Deputada, 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal31
Para os demais cargos ou para particulares, o vocativo “Senhor” ou “Senhora” pode ser uti-
lizado seguido do cargo ou da forma pela qual a instituição trata o interlocutor (servidor, 
usuário, contribuinte, eleitor, diretor etc.).
Exemplos
Senhor Diretor-Geral, 
Senhora Secretária, 
Senhora usuária, 
Se o destinatário for um particular, pode-se, ainda, usar o vocativo “Prezado Senhor” ou 
“Prezada Senhora”.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal32
2.3 Fechos para comunicações
O fecho das comunicações oficiais, além de arrematar o texto, tem a finalidade de saudar 
o destinatário. Emprega-se, geralmente, um dos dois fechos2 para todas as modalidades de 
comunicação oficial:
a) para autoridades de hierarquia superior à do remetente: 
 Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
 Atenciosamente,
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal33
2.4 Identificação do signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comu-
nicações oficiais devem conter o nome e o cargo da autoridade que as expede abaixo do 
local da assinatura, segundo a orientação do Manual de Redação da Presidência da República. 
A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para a assinatura)
NOME
(em letras maiúsculas ou apenas as iniciais maiúsculas)
Cargo
(apenas as iniciais maiúsculas)
No entanto, nas comunicações oficiais que normalizem situações administrativas internas 
do Supremo Tribunal Federal, sejam elas produzidas pelo Diretor-Geral da Secretaria do 
Tribunal, sejam pelo seu Presidente (ato regulamentar, instrução normativa, ordem de ser-
viço, portaria e resolução), o cargo já vem especificado no início do documento e, por isso, 
não há a obrigatoriedade de repeti-lo junto ao nome e à assinatura. 
Em documentos impressos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do 
expediente. Deve-se transferir para a última página ao menos a última frase, anterior ao 
fecho, com pelo menos duas linhas.
Não se deve utilizar, em nenhum documento, o traço para indicar o local da assinatura. 
Esse procedimento é considerado deselegante, porque supõe a necessidade de demarcar um 
campo para o correto preenchimento pelo subscritor.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal34
Na identificação do signatário, o cargo deve obedecer à flexão de gênero do seu ocupante.
Exemplos
Ministra do Supremo Tribunal Federal 
Secretária de Documentação 
Coordenadora de Divulgação de Jurisprudência 
Técnica Administrativa 
Analista Judiciária 
Ressalta-se que, de acordo com a Instrução Normativa nº 203/STF, de 27 de novembro 
de 2015, “os documentos produzidos no SEI serão assinados por meio de login e senha ou 
certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de 
Chaves Públicas Brasileiras (ICP-BRASIL)”.
 2.4.1 Cargos interino e substituto
Os termos “interino” e “substituto” podem ser acrescidos ao cargo, na identificação do sig-
natário.
Interino designa o nomeado para ocupar cargo público de forma transitória, durante a 
vacância. Já substituto refere-se ao servidor designado para exercer as atribuições de cargo 
público vago ou durante o afastamento e impedimento legal ou regulamentar do titular.
http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/INSTRUCAONORMATIVA203-2015.PDF
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal35
Esses termos são dispostos depois do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo.
Exemplos
Coordenador substituto de Análise de Jurisprudência 
Diretor-Geral substituto 
Secretário substituto 
Secretário interino 
 2.4.2 Grafia de cargos compostos
Não recebem hífen:
a) nomes compostos com elementos de ligação preposicionados;
Exemplos
Capitão de Mar e Guerra 
General de Exército 
b) “relator” e “presidente” como adjetivo.
Exemplos
Ministro Presidente 
Ministro Relator 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal36
Recebem hífen:
a) cargos formados pelo adjetivo “geral”;
Exemplos
Advogado-Geral da União 
Corregedor-Geral da União 
Diretor-Geral 
Defensor Público-Geral 
Procurador-Geral da República 
Secretário-Geral 
b) nomes formados com numeral;
Exemplos
Primeiro-Secretário 
Primeiro-Ministro 
Primeira-Dama 
Manual de atosoficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal37
c) postos da hierarquia militar;
Exemplos
Tenente-Coronel 
Capitão-Tenente 
d) cargos formados com os prefixos “ex” ou “vice”.
Exemplos
Ex-Presidente 
Ex-Secretário 
Vice-Presidente 
Vice-Diretor 
O Manual de Redação da Presidência da República recomenda que, em palavras com hífen, 
após se optar pelo uso da maiúscula ou da minúscula, se mantenha a escolha para a grafia 
dos demais elementos hifenizados. Desse modo, pode-se escrever “Diretor-Geral” ou “dire-
tor-geral”, mas não “Diretor-geral”.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal38
2.5 Cabeçalho
Trata-se do conjunto de informações de identificação da instituição emissora, centralizado 
na parte superior de página. É usado apenas no topo da primeira página do documento. 
O cabeçalho é formado pelos seguintes elementos:
a) Brasão de Armas da República; 
b) nome completo do Tribunal;
c) nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia.
A Lei nº 5.700/1971 determina o uso obrigatório das Armas Nacionais (Brasão da Repú-
blica) em todos os documentos oficiais (papéis de expediente, convites e publicações ofi-
ciais federais). No entanto, o Brasão não precisa constar das comunicações de uso interno.
Os dados do órgão, tais como endereço, telefone, e-mail, site, podem vir no rodapé do 
documento, centralizados.
2.6 Identificação do expediente
As correspondências oficiais devem ser identificadas seguindo modelos próprios apresen-
tados neste manual.
Há certos documentos oficiais em que a identificação do expediente recebe numeração, 
como o ofício e o ato regulamentar, e outros em que a numeração é dispensada, tais como 
atestado e declaração. Detalhes referentes ao tipo de identificação de cada ato podem ser 
visualizados no capítulo seguinte.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5700.htm
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal39
2.7 Local e data do documento
O local e a data do documento serão grafados da seguinte forma: 
a) nome da cidade onde foi expedido o documento, sem a sigla da unidade da Federação, 
seguido de vírgula; 
b) dia do mês em numeração ordinal, se for o primeiro dia do mês, ou em numeração car-
dinal, para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que 
indica o dia do mês; 
c) nome do mês por extenso, escrito com inicial minúscula; 
d) ponto-final depois da data.
Atos oficiais administrativos3.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal41
A Resolução nº 565/STF, de 20 de novembro de 2015, instituiu o Sistema Eletrônico de 
Informações (SEI) como meio exclusivo para a tramitação de documentos no âmbito do 
Supremo Tribunal Federal. Mesmo gerados em ambiente digital, os atos administrativos 
devem seguir os padrões estipulados neste manual3 com vistas a alcançar a necessária uni-
formidade das comunicações.
A padronização oferecida para cada ato visa a facilitar a identificação do documento, a 
agilizar sua elaboração e a favorecer a interpretação da mensagem pelo destinatário, sim-
plificando sua juntada a processos ou sua inclusão em arquivos tradicionais e eletrônicos.
Para atingir esses objetivos, sugere-se ainda a diagramação a seguir para todos os tipos de 
documentos:
 papel: A4 (29,7 cm x 21 cm);
 alinhamento: justificado;
 cores: letras pretas em papel branco, reservando-se, se necessário, a impressão colorida 
para gráficos e ilustrações;
 espaçamento entre linhas: simples;
 fontes: Times New Roman ou Arial 4: 
 corpo do texto: tamanho 12 ou 14 pontos, dependendo da extensão do texto; 
 citações recuadas: tamanho 11 pontos; 
 notas de rodapé: tamanho 10 pontos;
 parágrafos: 
 espaçamento entre parágrafos: 6 pontos após cada parágrafo; 
 recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda; no computador, a tecla 
 de tabulação equivale a 1,25 cm; 
 numeração de parágrafos: em geral, desde o primeiro, quando o documento contiver 
três ou mais parágrafos. Não se numeram o vocativo e o fecho;
 margem superior: 2 cm;
 margem inferior: 2 cm;
 margem lateral direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;
4 O Manual de Redação da Presidência da República recomenda o uso das fontes Calibri ou Carlito nos documentos oficiais.
http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/RESOLUCAO565-2015.PDF
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal42
 margem lateral esquerda: no mínimo 3 cm;
 área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel;
 área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento;
 impressão: quando se fizer necessária, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do 
papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas 
pares (margem espelho);
 destaques: se necessário, aplique o negrito. Evite o uso de itálico, sublinhado e letras 
maiúsculas; 
 palavras estrangeiras: grafadas em itálico;
 arquivamento: dentro do possível, é importante preservar o arquivo de todos os documentos 
elaborados para consulta posterior ou aproveitamento de trechos em casos análogos. Para 
isso, é preciso selecionar um formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria 
dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF;
 nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados 
da seguinte maneira: 
[tipo do documento] + [número do documento] + [ano do documento (com quatro dí- 
gitos)] + [palavras-chave do conteúdo]
Exemplo
Ofício 123_2018_relatório anual
 A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunica-
ção. Deve ser centralizada e no rodapé do documento.
3.1 Tipos de documentos
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal43
Diversos atos administrativos, de acordo com seu objetivo, comportam as seguintes varia-
ções: circular, conjunto ou conjunto circular. Tais especificações poderão ser acrescidas ao 
nome do expediente, conforme descrição a seguir. 
a) [Nome do expediente] + Circular: Quando um órgão ou unidade interna envia o mesmo 
expediente para mais de um órgão receptor. A sigla na epígrafe será apenas a do remetente. 
b) [Nome do expediente] + Conjunto: Quando mais de um órgão ou unidade interna 
envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. As siglas dos 
remetentes constarão da epígrafe. 
c) [Nome do expediente] + Conjunto Circular: Quando mais de um órgão ou unidade 
interna envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As 
siglas dos remetentes constarão da epígrafe.
Exemplos
Ofício Circular nº 652/2018/SDO
Ofício Conjunto nº 368/2018/SDO/SGP
Ofício Conjunto Circular nº 795/2018/SDO/SGP
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal44
3.2 Documentos oficiais
De acordo com o Regulamento da Secretaria do Supremo Tribunal Federal, em seu art. 
108, parágrafo único, este manual deve primar pela exposição clara e concisa “dos padrões 
de emissão dos principais documentos oficiais utilizados no Tribunal”. Com vistas a alcan-
çar esse objetivo, a apresentação das informações contidas neste capítulo foi reformulada, 
de modo a facilitar a compreensão dos padrões estruturais de cada tipo de ato administra-
tivo, bem como das respectivas formatações.
 3.2.1 Ata
Registro sucinto e fidedigno de ocorrências e decisões de assembleia, reunião, congresso, 
mesa redonda, convenção etc.
O texto da ata deve ser escrito seguidamente, sem rasuras, emendas, entrelinhas nem entra-
das de parágrafos. Precisa ser apresentado sem espaços que permitam a inserção posterior 
de palavras. Os numerais são escritos por extenso; e as abreviaturas, evitadas.
Quando houver necessidade de correção, a emenda será redigida imediatamente ao erro, 
após a expressão digo. Por exemplo, se o registrodeveria ter sido: “A reunião foi encerrada” 
(em vez de “A sessão foi encerrada”), o redator corrigiria assim: “A sessão, digo, a reunião 
foi encerrada”.
Se o erro tiver de ser corrigido depois de confeccionada a ata, será feita a seguinte ressalva: 
Em tempo: na linha 1, onde se lê “A sessão foi encerrada.”, leia-se “A reunião foi encerrada”.
A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo ou, na falta desse, por um secretá-
rio designado para a ocasião.
Costumava-se lavrar a ata em livro próprio, autenticado, e suas páginas eram rubricadas 
pela autoridade que redigia os termos de abertura e encerramento. Hoje a ata pode ser 
digitada e impressa em papel A4, dispensado o livro tradicional.
http://www.stf.jus.br/ARQUIVO/NORMA/REGULAMENTODASECRETARIA2018.PDF
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal45
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Administração e Finanças
ATA DO PREGÃO N0 .../2003
Aquisição de Impressora de Código de Barras
Processo n0 ...
Aos vinte e sete dias do mês de janeiro de dois mil e três, às catorze horas, reuniram-se, na sala 
de reuniões da Comissão Permanente de Licitação do Supremo Tribunal Federal, o pregoeiro 
e a equipe de apoio, nomeados pelas Portarias n0 .../2003 e .../2003, para recebimento e 
abertura dos envelopes contendo as “Propostas de Preços” e os “Documentos de Habilitação” 
referentes ao Pregão n0 .../2003 — Aquisição de Impressora de Código de Barras. Participaram 
deste certame quatro empresas: 1) [nome da empresa]; 2) [nome da empresa]; 3) [nome 
da empresa] e 4) [nome da empresa]. Após o credenciamento, iniciou-se a sessão com o 
recebimento da declaração de cumprimento dos requisitos de habilitação e dos envelopes. 
Foram abertos os que continham as propostas de preços. Para atender ao disposto na legislação, 
procedeu-se à verificação da conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no 
Edital e estavam todas de acordo. As propostas foram classificadas e deu-se início à fase de 
lances verbais, os quais foram registrados no “Histórico de Lances”, anexo a esta Ata, dela 
sendo parte integrante sem necessidade de reprodução. Após análise da melhor proposta 
quanto ao objeto e ao valor, o pregoeiro decidiu pela aceitabilidade, por essa preencher os 
requisitos editalícios. O representante da empresa [nome da empresa] se retirou às quinze 
horas e quinze minutos. Verificou-se a documentação da empresa [nome da empresa], que 
foi habilitada, ressalvando-se que o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – 
SICAF não foi consultado por não estar disponível até as quinze horas e trinta minutos, tendo o 
pregoeiro aceitado a declaração dos cumprimentos de requisitos de habilitação até a consulta 
do referido cadastro, declarando-a vencedora do certame. A proposta e a documentação de 
habilitação foram disponibilizadas aos licitantes, que foram questionados sobre a intenção de 
interpor recurso, mas não houve manifestação nesse sentido. Os documentos de habilitação 
das demais empresas serão devolvidos aos seus representantes após a homologação do 
presente certame. Nada mais havendo a tratar, encerrou-se a sessão às quinze horas e 
quarenta minutos, sendo lavrada esta Ata, assinada pelo pregoeiro, pela equipe de apoio e 
pelos representantes presentes.
Assinatura
Nome
Pregoeiro
Assinaturas e nomes dos componentes da equipe de apoio, 
do responsável pelo setor e dos licitantes
Identificação do órgão e da unidade.
Assunto
Identificação do documento com letras 
maiúsculas, em negrito, e centralizada.
2 a 4 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2 a 4 espaços simples
Dia, mês, ano e hora por extenso, 
seguido de local e nomes dos presen-
tes (com seus respectivos cargos).
Fecho
Exemplo de ata
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal46
 3.2.2 Atestado
Documento que comprova situação ou fato conhecido pela administração que não consta 
de qualquer documento em poder da organização. Diz respeito a eventos transitórios, pas-
síveis de frequentes modificações. Comporta adaptação ao que será atestado pelo servidor 
público, em razão de seu ofício ou de sua função.
O Decreto nº 83.936/1979, nos seus arts. 1º e 2º, aboliu a exigência de atestados de vida, 
residência, pobreza, dependência econômica, idoneidade moral e bons antecedentes na 
administração federal direta e indireta.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D83936.htm
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal47
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA
1. Atesto, para comprovação de capacidade técnica, que a empresa [nome da 
empresa], situada em [endereço da empresa], inscrita no CNPJ sob o n0 ..., mantém com o 
Supremo Tribunal Federal contrato de editoração, formatação, publicação e comercialização 
da Revista Trimestral de Jurisprudência do Supremo Tribunal Federal, com as seguintes 
características:
Empresa contratante: ...
Endereço: ...
Vigência: ...
Contrato: ...
Objeto do contrato: ...
Local da prestação dos serviços: ...
2. Declaro que os serviços acima descritos vêm sendo executados conforme 
informação prestada pela Coordenadora de Divulgação de Jurisprudência no Processo 
Administrativo n0 ...
3. Por fim, declaro que o prazo de validade deste atestado é de seis meses contados 
da data da assinatura.
Brasília, [data por extenso].
Assinatura
Nome
Cargo
Brasão e identificação do órgão.
Identificação do documento com letras 
maiúsculas, em negrito, e centralizada.
2 a 4 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2,5 cm
2 espaços simples
Texto com a exposição do que se 
atesta e, se possível, os fins a que se 
destina.
Exemplo de atestado
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal48
 3.2.3 Ato regulamentar
Ato decorrente de decisão administrativa do Tribunal para introduzir modificações no 
Regulamento da Secretaria, bem assim para dispor normativamente, quando necessário ou 
conveniente, sobre matéria correlata com o que nele se regula.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal49
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
ATO REGULAMENTAR N0 33, DE 18 DE MARÇO DE 2004.
Altera a estrutura orgânica do Supremo Tribunal Federal 
e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, nos termos do art. 361, 
inciso II, alínea b, do Regimento Interno, haja vista o decidido na 6ª Sessão Administrativa 
do ano de 2002, realizada nesta data, com base no disposto na Lei n0 10.461, de 17 de maio 
de 2002, no art. 10 da Lei n0 10.475, de 27 de junho de 2002, e considerando o constante do 
Processo n0 316.359/2002,
RESOLVE:
Art. 10 A estrutura orgânica do STF passa a ser a constante do Anexo I.
Art. 20 O grupamento e a lotação das funções comissionadas e dos cargos em 
comissão do quadro de pessoal do Tribunal ficam alterados na forma dos Anexos II e III.
Art. 30 Os atos que dispõem sobre a competência das Unidades componentes 
da estrutura orgânica e as atribuições de seus dirigentes e dos demais titulares de funções 
comissionadas e cargos em comissão, de modo a ajustar-se o contido nos arts. 10 a 34 do 
Regulamento da Secretaria, serão baixados pela Presidência do Tribunal.
Art. 40 Este Ato Regulamentar entra em vigor na data de sua publicação, 
revogando-se o Ato Regulamentar n0 32, de 7 de março de 2001.
Assinatura
[Nome]
Brasão e identificação do órgão.
2 a 4 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2,5 cm
Identificação do documento em letras 
maiúsculas e negrito, seguida do 
número e da data de expedição.
Ementa com o assunto que motiva o ato.
Nome e cargo da autoridade expedidora.
Preâmbulo – não integra a matéria 
normatizada. É aberto com a deno-
minação do expedidor do ato (em 
maiúsculas e negrito) e se encerra 
com a expressão “RESOLVE” em letrasmaiúsculas e negrito, registrada em 
novo parágrafo.
Conteúdo do ato regulamentar. Tem a 
estrutura de texto legislativo, com a 
divisão do assunto em artigos, parágra-
fos, incisos e alíneas.
Exemplo de ato regulamentar
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal50
 3.2.4 Certidão
Ato pelo qual a administração afirma por escrito a existência de um fato ou de uma situa-
ção verificável em assentamento público (autos, procedimentos, despachos etc.). Difere do 
atestado em dois aspectos: a) atém-se obrigatoriamente a documentos em poder da orga-
nização; b) refere-se a situações de natureza permanente.
A certidão, desde que autenticada, tem a mesma força probante do documento original e 
pode ser fornecida por qualquer dirigente da instituição no âmbito de sua competência.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal51
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
CERTIDÃO
Certifico, para os devidos fins, que [nome], matrícula n0 ..., é servidor do quadro 
de pessoal da Secretaria deste Tribunal, ocupante do cargo efetivo de Analista Judiciário, Área 
Judiciária, privativo de bacharel em Direito, nos termos do Ato Regulamentar n0 ..., de [data], 
publicado no Diário da Justiça do dia [data]. O servidor, habilitado em concurso público, foi 
nomeado mediante Portaria PRESI n0 ..., [data], publicada no Diário da Justiça de [data], 
tomou posse e entrou em exercício no dia [data], nos termos da Lei n0 8.112/1990. Certifico, 
ainda, que, nos termos da Resolução n0 .../STF, [data], aos ocupantes do cargo acima referido 
corresponde o exercício das seguintes atividades: a) elaboração de projetos, de pareceres 
jurídicos, de informações e de relatórios; b) pesquisas e estudos na legislação, na jurisprudência 
e na doutrina, inclusive de outros países, para fundamentar análise, conferência e instrução de 
processos; c) assistência técnica em questões que envolvam matéria de natureza jurídica com 
análise e emissão de informações e de pareceres que subsidiem a tomada de decisões; d) apoio 
técnico e administrativo aos magistrados e às unidades do Tribunal; e) análise, pesquisa, 
conferência, seleção, processamento, registro, armazenamento, recuperação, requisição 
e divulgação de feitos, documentos e informações, com base na legislação pertinente e 
normas técnicas; f) verificação de prazos processuais; g) elaboração e atualização de normas 
e de procedimentos pertinentes à área de atuação; h) redação de documentos diversos; i) 
trabalhos que exijam conhecimentos básicos de informática e de digitação; j) atendimento ao 
público interno e externo, para transmitir informações de natureza jurídica e administrativa; 
l) organização de documentos, utilizando técnica e procedimentos; e m) realização de outras 
atividades inerentes à área de atuação e/ou formação especializada publicada no Edital do 
Concurso Público n0 ..., de [data].
Brasília, [data por extenso].
Assinatura
Nome
Cargo
Brasão e identificação do órgão.
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Identificação do documento com letras 
maiúsculas, em negrito, e centralizada.
2,5 cm
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Texto com o teor do que se certifica e, 
se possível, com a finalidade do ato.
Exemplo de certidão
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal52
 3.2.5 Comunicado
Documento expedido pelo Diretor-Geral da Secretaria do Tribunal e por secretários e 
assessores-chefes para transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou 
esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas administra-
tivas e operacionais do Tribunal.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal53
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Administração e Finanças
COMUNICADO
1. A Secretaria de Administração e Finanças informa que a área próxima ao Panteão 
da Pátria Tancredo Neves e ao Bosque dos Ministros, inscrita como Patrimônio Cultural da 
Humanidade pela Unesco, entrará em obras de paisagismo.
2. Por solicitação reiterada da Administração Regional de Brasília, o estacionamento 
existente no local deverá estar totalmente desocupado até o final deste mês de agosto.
3. Foi destinado novo espaço para estacionamento de veículos, situado entre 
o complexo predial do Tribunal de Contas da União – TCU e o da Procuradoria-Geral da 
República – PGR, disponível desde o mês de maio.
4. Pede-se que os usuários da área tombada passem a utilizar o novo 
estacionamento, de forma que, a partir de setembro próximo, o Governo do Distrito Federal 
possa dar início às referidas obras.
Brasília, [data por extenso].
Assinatura
Nome
Cargo
Identificação do órgão e da unidade.
Identificação do documento com letras 
maiúsculas, em negrito, e centralizada.
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Texto com o teor do comunicado. 
Os parágrafos devem ser numerados.
2,5 cm
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Exemplo de comunicado
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal54
 3.2.6 Declaração
Ato pelo qual a administração afirma a existência de um direito ou de um fato.
A declaração é administrativa, quando emitida pela própria instituição, por intermédio de 
titulares de unidades, ou pessoal, quando a manifestação parte do servidor para atender a 
determinação da instituição.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal55
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Gestão de Pessoas
DECLARAÇÃO
1. Declaro, para os devidos fins, que [nome], matrícula ..., RG ..., é ex-servidora 
do quadro de pessoal da Secretaria deste Tribunal, tendo ocupado o cargo efetivo de Técnico 
Judiciário, Área Administrativa.
2. A servidora, habilitada em concurso público, foi nomeada mediante Portaria 
PRESI n0 ..., de [data], publicada no Diário da Justiça do dia [data], tomou posse e entrou em 
exercício no dia [data] e solicitou vacância a partir de [data], por motivo de posse em outro 
cargo público inacumulável, nos termos do inciso VIII do art. 33 da Lei n0 8.112/1990.
3. Declaro, ainda, que a referida servidora não usufruiu férias relativas ao exercício 
de [ano], marcadas para o período de … a ….
Brasília, [data por extenso].
Assinatura
Nome
Cargo
Brasão e identificação do órgão e da 
unidade.
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Identificação do documento com letras 
maiúsculas, em negrito, e centralizada.
2,5 cm
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Texto com o teor do que se declara 
e, se possível, com a indicação da 
finalidade do ato. Se for a resposta de 
alguém, deve conter referência aos 
seus documentos de identificação.
Exemplo de declaração
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal56
 3.2.7 Despacho
Decisão ou encaminhamento emanado de autoridade administrativa acerca de assunto 
submetido a sua apreciação.
O despacho pode ser:
a) decisório: soluciona e põe termo à questão;
b) ordinatório: apenas dá andamento ao documento;
c) interlocutório: não resolve terminantemente a questão, apenas a transfere a autoridade 
superior ou a autoridade de outra unidade da estrutura organizacional do órgão;
d) saneador: resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento.
O despacho pode conter um texto curto (“Autorizo”, “Aprovo”, “Indefiro”, “Ciente”, “De 
acordo” etc.) ou longo. No primeiro caso, pode ser escrito no próprio corpo do documento 
a que se refere. Uma vez redigido, ele passa a fazer parte do processo.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal57
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Administração e Finanças
Coordenadoria de Manutenção e Patrimônio
Despacho n0 .../2004
Referência: Processo administrativo n0 ...
Assunto: Solicitação de reajuste.
Ao Senhor (cargo)
1. A empresa [nome] encaminhou a este Tribunal, em [data], solicitação de 
reajuste do preçoda Revista Trimestral de Jurisprudência – RTJ do Supremo Tribunal Federal, 
com base no IGP-DI.
2. Levando-se em consideração que o último reajuste foi concedido à empresa a 
partir de [data], data da primeira prorrogação do contrato, e considerando-se que o contrato 
foi novamente prorrogado a partir de [data], a solicitação da empresa está de acordo com o 
disposto na Cláusula Quarta do Contrato n0 ... /2002.
3. O entendimento desta Coordenadoria é de que o reajuste pode ser efetuado 
por apostilamento, em conformidade com o disposto no art. 65, § 80, da Lei n0 8.666/1993, do 
mesmo modo que foi efetuado o reajustamento anterior.
4. A variação do IGP-DI no período foi de 8,94%. Portanto, caso seja concedido o 
reajuste solicitado, o valor da assinatura anual da Revista Trimestral de Jurisprudência – RTJ, 
que é de R$ ... (valor por extenso), passará a ser de R$ ... (valor por extenso).
5. Assim, submeto os autos à consideração superior.
Brasília, [data por extenso].
Assinatura
Nome
Cargo
Identificação do órgão, da secretaria, 
da coordenadoria e da gerência ou 
unidade.
Identificação do documento com ini-
cial maiúscula e em negrito, seguida 
pelo ano separado por barra e comple-
mentado pela indicação do processo a 
que se refere e pelo assunto do ato.
2 espaços simples
2 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2,5 cm
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Destinatário, composto pela forma de 
tratamento adequada seguida pelo cargo.
Exemplo de despacho
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal58
 3.2.8 Informação
Manifestação do servidor acerca de assunto submetido a sua apreciação, com o objetivo 
de fundamentar questões levantadas ou aclarar fatos não suficientemente relatados. Serve 
essencialmente ao fornecimento de elementos exigidos ao bom trâmite documental, a fim 
de que os dados apresentados auxiliem a autoridade competente nos seus despachos e na 
solução de problemas. Tem como fundamento o exame de processo ou de fato de que se 
tenha conhecimento. A informação fará parte do processo ao qual se refere.
A informação deve ater-se somente ao necessário para a solução do que consta do proce-
dimento, sem afirmações subjetivas ou incertas.
O resumo da questão motivadora do ato poderá iniciar a informação, para ciência do 
assunto tratado.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal59
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Administração e Finanças
Coordenadoria de Manutenção e Patrimônio
Informação n0 ...
Processo n0 ...
Assunto: Aquisição de impressora de código de barras.
Senhor Coordenador de Manutenção e Patrimônio,
1. Encaminhamos a Vossa Senhoria informações relativas à aquisição de impressora 
de código de barras, de acordo com o Projeto Básico de fls. ... a ... dos autos.
2. Conforme consulta feita ao Sistema Integrado de Administração Financeira – 
SIAFI (fl. ...), a despesa, até o momento, no subelemento Equipamentos de Processamento 
de Dados (Conta Contábil ...), detalhado na fl. ..., é de R$ ... (valor por extenso). A despesa 
realizada com a aquisição de impressoras e leitoras de código de barras é de R$ ... (valor 
por extenso), que, somada à presente estimativa, se enquadra na modalidade Convite/Menor 
Preço, com fundamento no art. 23, II, a, da Lei n0 8.666/1993.
3. Sugerimos, assim, a remessa deste processo à Coordenadoria de Orçamento e 
Finanças – COFI para informar disponibilidade orçamentária no valor médio, apresentado no 
Mapa da Coleta de fl. ..., de R$ ... (valor por extenso), e posterior envio ao Senhor Secretário 
de Administração e Finanças, com vistas à autorização de abertura de processo licitatório.
Era o que tínhamos a informar.
Brasília, [data por extenso].
Assinatura
Nome
Cargo
Identificação do órgão, da secretaria, da 
coordenadoria e da gerência ou unidade.
Identificação do documento com 
inicial maiúscula, em negrito, seguida 
do número e complementado pela 
indicação do processo a que se refere 
e pelo assunto do ato.
2 espaços simples
2 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2,5 cm
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
Vocativo, composto pela forma de 
tratamento adequada e cargo do 
destinatário, seguido de vírgula.
Exemplo de informação
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal60
 3.2.9 Instrução normativa
Documento de organização e ordenamento administrativo interno cujo objetivo é estabe-
lecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos e regulamentar matéria específica já 
disciplinada, a fim de orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições. 
No Supremo Tribunal Federal, as instruções normativas são expedidas pelo Diretor-Geral 
e dispõem sobre a organização e o funcionamento de diversas unidades do Tribunal.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal61
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
INSTRUÇÃO NORMATIVA N0 5, DE 9 DE JANEIRO DE 2004.
Institui formulários demonstrativos da prestação de 
serviço terceirizado no Supremo Tribunal Federal.
O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, no uso 
das atribuições que lhe confere o art. 65, IX, b, do Regulamento da Secretaria,
RESOLVE:
Art. 10 Os demonstrativos de prestação de serviço terceirizado, destinados 
a subsidiar os gestores dos contratos de prestação continuada de serviços quanto ao 
cumprimento do disposto no art. 67 da Lei n0 8.666/1993, são os constantes do Anexo a esta 
Instrução Normativa.
Art. 20 Compete ao gestor do contrato encaminhar os demonstrativos 
elaborados pelo preposto da empresa contratada para atesto da unidade em que os serviços 
foram efetivamente prestados, até o terceiro dia útil após o período de referência.
Art. 30 Fica revogada a Ordem de Serviço n0 8, de 31 de julho de 2000.
Art. 40 Esta Instrução Normativa entra em vigor nesta data.
Assinatura
Nome
Brasão e identificação do órgão.
2 a 4 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2,5 cm
Identificação do documento em letras 
maiúsculas e negrito, seguida do 
número e da data do documento.
Ementa – resumo do assunto que moti-
vou o documento. Seu texto é recuado 
até o centro da página e justificado.
Preâmbulo – não integra a matéria 
normatizada. É aberto com a deno-
minação do expedidor do ato e se 
encerra com a expressão “RESOLVE” 
em letras maiúsculas e negrito, 
registrada em novo parágrafo.
Conteúdo da instrução normativa. 
Tem a estrutura de texto legislativo, 
com a divisão do assunto em artigos, 
parágrafos, incisos e alíneas.
Exemplo de instrução normativa
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal62
 3.2.10 Mensagem
Correspondência oficial usada entre os chefes dos Poderes, com a finalidade de comunicar 
atos e interesses dos Poderes e da Nação, para, por exemplo, o envio ao Congresso Nacional 
de projetos de lei, pedidos de autorização e comunicação relacionada à abertura de sessão 
legislativa. É encaminhada por meio de ofício.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal63
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Mensagem n0 …/2018
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Nos termos do art. 100 da Constituição da República e do art. 345, I, do 
Regimento Interno do Supremo Tribunal Federal, requisito a Vossa Excelência as providências 
para inclusão no orçamento da União de verba necessária ao pagamento da importância de 
R$ … (valor por extenso), conforme determinado no despacho exarado em 10 de março de 
2018, cuja cópia segue anexa.
O valor do débito deverá ser depositado, à disposição desta Suprema Corte, na 
Caixa Econômica Federal, Agência n0 … (PAB STF), em conta vinculada ao processo em referência.
Seguem anexas as cópias do despacho de 5/9/2017, da Petição STF n0 …/2017 
e da Petição STF n0 …/2018.
 Brasília, 13 de março de 2018.
Ministro/Ministra [NOME]
Presidente
Documentoassinado digitalmente
Documento assinado digitalmente conforme MP n0 2.200-2/2001 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras –
ICP-Brasil. O documento pode ser acessado no endereço eletrônico http://www.stf.jus.br/portal/autenticacao/ sob o número 14526740.
Brasão e identificação do órgão.
2 a 4 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
Identificação do documento, seguida 
do número de registro e ano, separa-
dos por barra, em negrito.
Local e data por extenso.
Vocativo, composto pela forma de 
tratamento adequada e o cargo do 
destinatário, seguido de vírgula.
2,5 cm
Exemplo de mensagem
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal64
 3.2.11 Mensagem eletrônica (e-mail)
Obedece aos mesmos princípios norteadores da redação oficial, ou seja, a clareza, a concisão, 
a formalidade, a objetividade e, principalmente, a observância às regras da norma-padrão da 
língua portuguesa. O texto deve ter um vocativo (saudação inicial), a mensagem propria-
mente dita, uma despedida respeitosa e a assinatura (nome do remetente).
A Medida Provisória nº 2.200, de 24 de agosto de 2001, em seu art. 10, § 1o, estabeleceu 
que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a 
utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verda-
deiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 
1916 – Código Civil”. 
Para que o e-mail tenha valor documental, a identidade do remetente deverá ser certificada 
digitalmente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da 
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil). 
Contudo, a Medida Provisória nº 2.200 ressalta serem admitidos outros meios de compro-
vação da autoria e integridade dos e-mails. Assim, esse tipo de mensagem pode ser conside-
rado oficial mesmo não apresentando a certificação eletrônica do ICP-Brasil. Em caso de 
questionamento, a repetição do ato será obrigatória por meio de documento físico assinado 
ou por meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil. 
No âmbito interno do Supremo Tribunal Federal, muitas vezes as mensagens eletrônicas 
são impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatórios de 
procedimentos praticados por servidor.
O uso dos pronomes de tratamento deve seguir as mesmas regras dos outros atos oficiais 
administrativos. Em se tratando de mensagens para destinatários desconhecidos ou par-
ticulares, deve-se usar “Senhor” ou “Senhora”, acompanhado do nome ou cargo do desti-
natário. As expressões “Prezado Senhor” e “Prezada Senhora” também podem ser usadas 
quando o destinatário for um particular.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal65
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
Nome do Signatário
De: Nome ou e-mail do signatário
Enviado em: Data e hora
Para: Nome ou e-mail do destinatário
Assunto: Composição do Supremo Tribunal Federal
Senhor Diretor da Subsecretaria de Edições Técnicas,
Solicito a atualização da composição do Supremo Tribunal Federal, constante 
do verso da falsa folha de rosto, nas próximas edições da série História Constitucional 
Brasileira, objeto do Convênio n0 12/2002, celebrado entre o Supremo Tribunal Federal e o 
Senado Federal.
Atenciosamente,
Assinatura
Identificação do e-mail, composta por 
remetente, data de envio, destinatá-
rio e assunto. Este deve ser o mais 
específico possível.
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2,5 cm
Vocativo, composto pela forma de 
tratamento adequada e o cargo do 
destinatário, seguido de vírgula.
Fecho – usam-se as expressões: 
 “Atenciosamente”, para autoridades 
de mesma ou inferior hierarquia; e
 “Respeitosamente”, para autori-
dades de hierarquia superior à do 
remetente.
Exemplo de mensagem eletrônica
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal66
 3.2.12 Ofício5
Correspondência expedida por autoridade pública para tratar de assunto administrativo 
ou predominantemente oficial. Pode também ser expedido entre unidades de um mesmo 
órgão para tratar de assuntos internos.
Cada ofício deve abordar um único assunto, organizado em introdução, desenvolvimento 
e conclusão.
A introdução apresentará de forma objetiva o assunto que motiva o expediente.
O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma 
delas será abordada em parágrafos distintos a fim de que o texto flua com clareza.
A conclusão deve reafirmar a proposição que motivou o ato.
Caso o propósito do ofício seja apenas encaminhar documentos, informe, no parágrafo de 
introdução, os dados completos do documento encaminhado. 
Se o objetivo do expediente for responder ou atender pedido, indique, no parágrafo inicial, 
o tipo, o número e a data do expediente que solicitou o encaminhamento ou a providência. 
Exemplo
Em resposta ao Ofício nº 34, de 1º de março de 2018, encaminho relatório de avaliação da Revista Trimestral 
de Jurisprudência.
Caso o ofício seja acompanhado de outros documentos, mencione, no corpo do texto, o 
tipo de anexo.
5 A terceira edição do Manual de Redação da Presidência da República uniformizou em um único expediente o ofício, o aviso (expediente entre 
autoridades de mesma hierarquia) e o memorando (comunicação interna entre unidades de um órgão). A partir dessa edição, o termo “ofício” 
passou a designar a correspondência utilizada tanto para comunicação externa quanto interna.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal67
Os dados do órgão, como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica e 
site oficial, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados (Cf. Manual de 
Redação da Presidência da República).
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do documento.
Identificação
Os ofícios devem ser identificados da seguinte maneira:
a) nome do documento por extenso, com as iniciais maiúsculas, em negrito; 
b) abreviação da palavra número, padronizada como nº;
c) número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do núcleo, gerência ou secretaria que 
expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e 
d) alinhamento de texto à margem esquerda da página.
Exemplo
Ofício nº 340/2018/REVIS/CDJU/SDO
Endereçamento
É a parte do documento que contém as informações sobre o destinatário do expediente, da 
qual devem constar os seguintes elementos, alinhados à margem esquerda da página: 
[vocativo na forma de tratamento adequada ao destinatário] 
[nome do destinatário] 
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal68
[cargo ou função do destinatário e órgão a que pertence] 
[endereço (dividido em 2 linhas), alinhado à margem esquerda da página 
1ª linha: localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, o 
nome do setor;
2ª linha: CEP e a cidade/sigla da unidade da Federação, separados por espaço simples. No 
caso de ofício ao mesmo órgão, dispensável o CEP.]
Exemplos
A Sua Excelência a Senhora
[Nome]
Procuradora-Geral da República
SAFS Q. 4 Conjunto C 
70050-900 Brasília/DF
À Senhora
[Nome]
Secretária de Documentação
Anexo II – Cobertura – sala 630
Brasília/DF
Assunto
A palavra “Assunto” deve anteceder a frase que resume o conteúdo do documento e ser 
seguida de dois-pontos. A frase deve ter inicial maiúscula e ser preferencialmente nominal 
(não utilizar verbos). Encerra-se com ponto-final. Todo o texto deve vir em negrito e ali-
nhado à esquerda.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal69
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Documentação
Ofício n0 .../SDO
 Brasília, 7 de outubro de 2019.
Ao Senhor
(Nome)
(Cargo)
(Órgão)
Assunto: Convite para elaboração de livro.
Senhor Professor,
1. ConvidamosVossa Senhoria a elaborar livro de perfil jurisprudencial para a 
série Memória Jurisprudencial, cuja produção é coordenada por este Tribunal.
2. A série Memória Jurisprudencial visa a recuperar a memória institucional, 
política e jurídica do Supremo Tribunal Federal por meio do resgate da vida e da obra de 
ministros que marcaram sua história. Até o momento, foram publicados 11 volumes da série, 
iniciada em 2006.
3. Cada volume da coleção é organizado em quatro partes principais: nota do autor, 
dados biográficos, desenvolvimento e apêndice. Em linhas gerais, ao pesquisador convidado a 
produzir o perfil cabem a seleção de acórdãos e decisões para o apêndice e a elaboração dos 
textos da nota do autor e do desenvolvimento.
4. Por meio da obra, será promovido o resgate da memória jurisprudencial e 
traçada a exegese da argumentação jurídica utilizada pelo ministro para a fundamentação 
de seus votos. Desse modo, o mais importante é desenvolver profunda análise dos processos 
escolhidos, cujos trechos comporão o apêndice. Devem-se destacar a relevância e a 
influência desses pronunciamentos na formação da jurisprudência do Supremo Tribunal e no 
fortalecimento da instituição. A análise deve nortear-se pelo foco principal da série, qual seja, 
o de extrair a contribuição do ministro e, em última instância, do próprio Tribunal, para a 
consolidação da ordem jurídica brasileira.
5. A parte final da obra, que consiste no apêndice, deverá compreender a transcrição 
dos trechos mais relevantes de acórdãos, votos ou decisões do ministro que ilustram a tese 
apresentada no texto principal da obra e deverá abranger até 50% do volume total do livro. 
Será necessário, portanto, selecionar e digitar apenas os trechos mais expressivos. Os detalhes 
sobre a forma de digitação serão informados oportunamente.
Brasão, identificação do órgão com 
letras maiúsculas e identificação 
da unidade com apenas as iniciais 
maiúsculas. Utilizado apenas na 
primeira página do documento.
2 a 4 espaços simples
Endereçamento
Assunto de que trata o 
documento, de forma sucinta.
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
Identificação do documento, seguida 
do número de registro e ano, separa-
dos por barra, em negrito.
Local e data por extenso.
Vocativo, composto pela forma de 
tratamento adequada e o cargo do 
destinatário, seguido de vírgula.
2,5 cm
Exemplo de ofício
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal70
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
6. Entre os autores dos volumes já publicados, figuram juristas, advogados, 
professores universitários e outros expoentes do Direito e do meio acadêmico. Como um 
representante desse seleto grupo, a participação de Vossa Senhoria neste projeto certamente 
agregará valor à série e à história do Supremo Tribunal Federal.
7. Aguardamos a resposta de Vossa Senhoria para enviarmos informações sobre 
os prazos para a elaboração e a entrega dos originais. Estamos à sua disposição para quaisquer 
outros esclarecimentos.
Atenciosamente,
Assinatura
NOME
Cargo
2
Identificação do signatário em letras 
maiúsculas, com o cargo redigido 
apenas com as iniciais maiúsculas.
A numeração das páginas é 
obrigatória apenas a partir da segunda 
página da comunicação. Deve ser 
centralizada na página e localizada 
no rodapé do documento ou acima da 
área de 2 cm da margem inferior.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal71
 3.2.13 Ordem de serviço
Constitui incumbência determinada por escrito, de caráter eminentemente operacional, 
expedida pelo chefe imediato, com vigência limitada ao tempo de execução da tarefa.
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal72
Identificação do órgão em letras 
maiúsculas e, se for o caso, da 
secretaria, da coordenadoria e da 
gerência, com iniciais maiúsculas.
Identificação do documento com letras 
maiúsculas, em negrito, seguida do 
número e da data de expedição.2 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2,5 cm
2 a 4 espaços simples
Conteúdo da ordem de serviço. Os 
parágrafos devem ser numerados por 
algarismos arábicos e poderão, se for 
o caso, desdobrar-se em alíneas.
Preâmbulo – não integra a matéria 
normatizada. É comumente finalizado 
com a expressão “resolve”, seguida 
de dois-pontos.
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
Secretaria de Documentação
Coordenadoria de Divulgação de Jurisprudência
ORDEM DE SERVIÇO N0 1, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2004.
A Coordenadora de Divulgação de Jurisprudência, no uso de suas atribuições 
e haja vista o disposto nos arts. 37, 216 e 218 do Regulamento da Secretaria do Supremo 
Tribunal Federal, resolve:
1. Nomear comissão formada pelos servidores da Seção de Editoração para 
elaborar o Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos.
2. Definir as seguintes etapas para a elaboração do referido manual:
a) A divisão do livro será feita em capítulos, e cada capítulo ficará a cargo de 
um membro ou dois da equipe de pesquisa e elaboração, de acordo com a complexidade 
ou a extensão do assunto abordado. Os capítulos descreverão os pronomes de tratamento 
adequados à comunicação oficial, os princípios de redação, os tipos e os modelos de atos 
oficiais, além de outros que venham a ser propostos pela equipe de pesquisa e elaboração 
do manual.
b) Pesquisa e redação individual – ou em duplas – dos capítulos, de acordo com 
a divisão acordada entre os redatores/revisores participantes.
c) Os textos serão reunidos e cada revisor fará a leitura integral da prova e as 
correções ou adaptações que julgar necessárias.
3. Determinar que a Chefe da Seção de Editoração será responsável pela 
supervisão dos trabalhos.
Assinatura
Nome
Exemplo de ordem de serviço
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal73
 3.2.14 Portaria
Portaria é ato emanado de ministro ou secretário de Estado, dirigente de entidade da admi-
nistração pública federal, presidente ou diretor-geral de secretaria de tribunal, destinado 
a instruir sobre assuntos concernentes à administração, especialmente os relacionados a 
pessoal (admissão, exoneração, delegação de competência, designação, elogio, punição etc.).
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo Tribunal Federal74
3 cm
1,5 cm 
ou 2 cm2 cm
2 cm
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL
PORTARIA N0 95, DE 28 DE JUNHO DE 2004.
Compõe o Comitê da Qualidade e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, no uso de suas atribuições e 
haja vista o disposto na Resolução STF n0 210, de 3 de outubro de 2000,
RESOLVE:
Art. 10 Designar o Diretor-Geral da Secretaria, o Assessor-Chefe de Planejamento 
e Organização e o Assessor do Núcleo da Qualidade para, sob a presidência do primeiro, 
compor o Comitê instituído pela Portaria n0 156, de 29 de novembro de 2001.
Art. 20 Os representantes da Administração, designados no Manual da 
Qualidade, atuam como colaboradores do Comitê da Qualidade.
Art. 30 Fica ratificado o enunciado da Política da Qualidade, nos termos da 
Resolução n0 214, de 19 de março de 2001.
Art. 40 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 50 Fica revogada a Portaria n0 104, de 9 de julho de 2003.
Assinatura
Nome
Brasão e identificação do órgão.
2 a 4 espaços simples
2 a 4 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2 espaços simples
2,5 cm
Identificação do ato em letras maiús-
culas e negrito, seguida do número e 
da data de expedição.
Ementa – resumo do que motivou a 
portaria. Seu texto é recuado até o 
centro da página e justificado.
Preâmbulo – não integra a matéria 
normatizada. É aberto com a deno-
minação do expedidor do ato e se 
encerra com a expressão “RESOLVE” 
em letras maiúsculas e negrito, 
registrada em novo parágrafo.
Conteúdo da portaria. Tem a estrutura 
de texto legislativo, com a divisão 
do assunto em artigos, parágrafos, 
incisos e alíneas.
Exemplo de portaria
Manual de atos oficiais administrativos do Supremo