3º Slide OSM Estruturas para A

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SISTEMA ORGANIZACIONAL
	A Organização;
	Estrutura Organizacional;
	Departamentalização;
	Linha e Assessoria.
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A ORGANIZAÇÃO
	As organizações não existem no vácuo. Nem funcionam ao acaso. Elas vivem em um contexto externo e precisam ser antecipadamente planejadas para alinhar suas atividades futuras em direção aos objetivos previamente definidos e resultados estabelecidos.
	As organizações como sistemas abertos, operam por mecanismos de cooperação e competição com outras empresas. Em sua interação com o ambiente , elas dependem de outras organizações, indivíduos, grupos, setores, para concorrem entre si e manter seus domínios e mercados.
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A ORGANIZAÇÃO
LEMBRAM-SE???
	O Executivo tem a função de organizar toda a empresa para o seu perfeito funcionamento, além disso, três outras funções básicas fazem parte de sua vida:
	Planejamento da empresa – estratégias e objetivos esperados.
	Organização – ordem nas coisas.
	Direção da empresa – orientação, coordenação, motivação e liderança das atividades.
	Controle da empresa – acompanhamento, controle e avaliação dos resultados.
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	Toda organização, considerando sua dimensão interna, possui partes visíveis e invisíveis, aspectos de sua cultura que são ou não tratados abertamente por seus membros, podendo ser comparado com um iceberg.
A ORGANIZAÇÃO
	A parte visível do iceberg (emersa): estrutura organizacional, seu plano de cargos, as metas e objetivos estabelecidos, padrões de competências técnicas .......
	A parte invisível (submersa): atitude, autoridade, liderança, conflito, motivação, submissão, interação, valores, feedback....
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A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
	A estrutura organizacional é o agrupamento das atividades necessárias para realizar os objetivos da empresa, através da disposição de seus recursos humanos numa ordem hierárquica e funcional lógica e em sintonia com seus sistemas administrativos.
	A finalidade da existência de uma estrutura organizacional devidamente formalizada é definir claramente os níveis hierárquicos, o posicionamento dos órgãos e suas funções, as atribuições dos cargos e das pessoas.
	Para o profissional de O&M a estrutura organizacional compreende a disposição dos órgãos que compõem a empresa e as relações entre superiores e subordinados.
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MODELO DE ANÁLISE DE ESTRUTURA DE DRUCKER
	Análise das relações: todas as relações devem ser analisadas. 
	As relações de baixo para cima devem ser analisadas em 1º lugar; 
	As relações laterais devem ser analisadas, pois muito importante é a contribuição que o gerente dá aos gerentes de outras atividades;
	 As relações de cima para baixo devem ser analisadas as contribuições que suas atividades devem dar à unidade maior.
	Análise das decisões: mostra qual a estrutura de alta administração necessitada pela empresa e qual a autoridade e responsabilidade que devem ter os diferentes níveis de gerência operacional. Levando em consideração: dados;informações;decisão; ação e resultado.
	Análise das atividades: Qual o trabalho que se deve fazer? Quais os tipos de trabalho que podem ser reunidos? Qual a importância que deve ter cada atividade na estrutura da organização?
Para Peter Drucker um modelo de estudo de estrutura organizacional deve envolver o sistema de decisão com as seguintes variáveis:
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A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
 A Estrutura Organizacional funciona como a espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula todas as partes integrantes, ou seja, todo o organismo da empresa. Refere-se à configuração dos órgãos e equipes da organização. 
Constitui uma ferramenta que o administrador pode utilizar com a finalidade de harmonizar os recursos para que as coisas sejam feitas através da estratégia estabelecida. 
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
 A Estrutura adaptada tem uma influência muito grande no comportamento e nas atitudes dos funcionários. Pois permite responder a perguntas como:
“o que esperam de mim?”
 “de quem dependo?”
“com quem vou ter se tiver um problema?”
 Deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela empresa.
A Estrutura Organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa.
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BENEFÍCIOS DE UMA ESTRUTURA ADEQUADA: 
	Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos;
	Organização das funções e responsabilidades;
	Identificação das tarefas necessárias; 
	Condições motivadoras para a realização das tarefas estabelecidas.
	Informações, recursos e feedback aos funcionários;
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ESTRUTURA DE UMA EMPRESA 
	Qualquer empresa possui dois tipos de Estrutura: 
Formal e Informal.
Formal: deliberadamente planejada e formalmente representada em alguns de seus aspectos, pelo organograma.
	Ênfase nas posições em termos de responsabilidades e autoridades;
	É estável;
	Está sujeito ao controle;
	Está na estrutura;
	Líder formal.
ESTRUTURA DE UMA EMPRESA 
Informal: surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma.
	São relacionamentos não documentados e não reconhecidos oficialmente entre os membros e uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos funcionários.
	Está nas pessoas;
	Sempre existirão;
	É instável;
	A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal;
	Líder informal;
	Desenvolve sistemas e canais de comunicação.
ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
Envolve um conjunto ordenado dos componentes: responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.
	É representada graficamente pelo organograma;
	Não é estática e sim dinâmica;
	Deve ser planejada;
	Deve ser delineada (esboçada, criada e aprimorada) de forma a alcançar os objetivos e estratégias organizacionais, considerando como base as funções de administração.
PLANEJAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
	O planejamento deve estar voltado para os seguintes objetivos:
	Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas;
	Agrupar as tarefas em funções que precisam ser bem desempenhadas e atribuir suas responsabilidades as pessoas ou grupos;
	Proporcionar aos funcionários de todos os níveis hierárquicos:
	Informações;
	Recursos para o trabalho;
	Medidas de desempenho compatíveis com objetivos e metas;
	Motivação.
 
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Não existe uma estrutura acabada e nem perfeita. Existe sim uma capaz de adaptar adequadamente às mudanças;
A estrutura depende das circunstâncias de cada organização em determinado momento. 
Para o delineamento da estrutura organizacional, temos que levar em consideração os seguintes aspectos: componentes, condicionantes, níveis de influência , níveis de abrangência e sistema de decisão.
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TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Os diferentes tipos de Estrutura Organizacional são os resultados da forma de departamentalização (funcional, clientes, produtos, projetos, processo, matricial, geográfica)
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Departamentalização – é o processo de criação ou supressão (utilizando-se o downsizing) de unidades organizacionais, que tem sua origem na divisão do trabalho e que pode ser realizada através de diversos critérios.... 
	Geográfica – são agrupados na mesma unidade pessoas que realizam atividades relacionadas com a mesma área geográfica.
	Por Funções - são agrupadas numa mesma unidade pessoas que realizam as mesmas funções, tornando-os especialistas.
	Por Processo – são agrupadas numa mesma unidade pessoas que realizam atividades relacionadas com a mesma fase do processo produtivo, ou seja é a quebra do produto/serviço em partes sequenciais.
	Por Projetos – são agrupadas numa mesma unidade pessoas ou equipes que realizam tarefas associadas a um projeto. 
	Por Produto ou Serviço – são agrupadas numa mesma unidade pessoas que lidam com o mesmo produto ou serviço.
	PorClientes – são agrupadas numa mesma unidade pessoas que estão relacionadas com o mesmo tipo de cliente 
	Matricial - são agrupadas numa mesma unidade pessoas de diferentes órgãos da estrutura original da empresa, que são acionadas para o trabalho em projetos específicos. Essas pessoas são comandadas por um gerente de projeto e após a conclusão do trabalho retornam a seus órgãos de origem.
TIPOS DE ESTRUTURA OU DEPARTAMENTALIZAÇÃO ORGANIZACIONAL
 
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
O Processo de implantação - sugere-se reforçar a análise e aprovação pela diretoria e demais órgãos responsáveis das várias unidades organizacionais; implantação efetiva com forte treinamento, acompanhamento e avaliação do processo. 
As Resistências que podem ocorrer – antes de analisar com mais detalhes os vários aspectos inerentes às resistências que podem ocorrer, deve-se lembrar que o rendimento de uma estrutura depende da sua qualidade intrínseca, do conhecimento, da capacitação e da motivação que os executantes possuem sobre ela.
O Plano de Implantação da Estrutura Organizacional abrange:
Mudança na estrutura organizacional – deve-se considerar alguns aspectos: a importância dos profissionais que trabalham na empresa; de que a estrutura mais adequada depende da atual; a importância do planejamento da mudança e do processo participativo; antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas.
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AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
O Analista de O&M deve comparar o momento atual e futuro para obter da avaliação da estrutura organizacional, o que ela tem de bom e de ruim.
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AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
Avaliação – parte do pressuposto que se deva fazer um Levantamento e Análise dos dados levantados anteriormente. Em seguida os aspectos básicos:
 Estabelecimento da situação dos componentes da EO da empresa (responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões);
Verificação do envolvimento das condicionantes sobre a EO (fator humano, tecnologias, ambiente e objetivos/estratégias/políticas);
 Verificação do nível de influência de cada nível da empresa (estratégico, tático e operacional) para o delineamento da EO;
Verificação do nível de abrangência da abordagem da EO, quer em nível de empresa, em nível de UEN ou em nível de corporação. 
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AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Políticas para Avaliação da Estrutura Organizacional – para uma adequada avaliação de uma estrutura organizacional é necessário um conjunto de políticas que devem servir de sustentação para todo o processo decisório: ter uma EO adequada aos mercados existentes; adequadas às novas tecnologias; descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de controle; voltada para resultados.
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A função administrativa de organizar conduz necessariamente à criação da Estrutura organizacional. 
Estrutura Organizacional é a forma como as atividades da organização devem ser divididas , organizadas e coordenadas.
 
A estrutura não deve envolver apenas o esqueleto o arcabouço, mas todo o orgnismo da empresa, pois, assume uma importância fundamental ao definir as relações de subordinação, de responsabilidade, os níveis hierárquicos, sistema de decisão e amplitude de controle administrativo. 
Há diversas formas de estruturar as organizações, importa portanto analisar, quais são os fatores que devem intervir na concepção da sua estrutura, lembrando que se faz necessário acompahamento e avaliação de todo processo. Enfim, o Analista de O&M deve ter consciência de que a Estrutura Organizacional é a base para o desenvolvimento de todos os seus trabalhos.
CONSIDERAÇÕES SOBRE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
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PRINCÍPIOS DAS ESTRUTURAS
Amplitude de Comando
Unidade de Comando
Departamentalização
Definição Funcional
Delegação: Centralizada ou Descentralizada
Sistema de Autoridade e Responsabilidade
Divisão do Trabalho (ADT)
Estrutura Formal e Informal
Eficiência, Flexibilidade e Simplicidade
A Governança em BPM está relacionada à DEFINIÇÃO E SUSTENTAÇÃO DE DIRETRIZES E REGRAS que direcionem as atividades e decisões ao longo do ciclo de vida de cada processo, assim como a definição de papéis e responsabilidades para as ações de BPM em nível da gerência de projetos e de programas. Uma efetiva Governança em BPM deve REFORÇAR O ALINHAMENTO ESTRATÉGICO através das atividades de gestão de processos e das prioridades do negócio, definir claramente e reforçar as RESPONSABILIDADES DE CADA STAKEHOLDER e COIBIR REDUNDÂNCIAS nas iniciativas de BPM.
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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (ADT)
ADT
É uma técnica especializada de OSM na qual consiste em distribuir o volume total do trabalho a ser executado entre as diversas unidades organizacionais, de modo que todas contribuam eficazmente para a realização dos objetivos. 
Divisão
As quantidade e as formas de realização dos serviços devem ser cuidadosamente analisados em termos estruturais, quando há sobrecarga, é necessária a divisão do trabalho, criando novos órgãos e mudando a configuração da estrutura.
Quando órgãos estão com ociosidade, por atribuições insuficientes para manter ocupados seus integrantes, é possível remanejar atividades ou pessoas. Em casos mais extremos, pode-se chegar à supressão do órgão.
Órgãos
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Função
Atividade
Tarefa
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (QDT)
	O QDT tem como objetivo analisar as diversas atividades atribuídas a cada uma das unidades orgânicas de uma empresa, por meio do diagnóstico das tarefas executadas por seus funcionários, visando aferir:
	a carga de trabalho; tempo gasto por tarefa;
	as atividades desenvolvidas em ordem decrescente de importância, sob a ótica de seu gerente e 
	qual a distribuição das atividades dos órgãos em tarefas, pelos funcionários. 
Para melhor entendimento do QDT vamos considerar as seguintes atribuições dos executantes:
Passos
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	Para se conseguir uma adequada ADT é necessário o desenvolvimento de uma sequência ordenada de operações, visando obter as seguintes informações:
	Quais as tarefas individuais desenvolvidas pelos diversos empregados de um órgão em análise;
	Qual o tempo gasto, por empregado, por tarefa, num certo período de tempo (semana, quinzena....);
	Quais as atividades desenvolvidas pelo órgão, em ordem decrescente de importância, sob a ótica de seu gerente;
	Qual a distribuição das atividades dos órgãos em tarefas, pelos respectivos empregados.
ticar eventuais tempos mortos
	O QDT tem como objetivo analisar as diversas atividades de cada seção, por meio do diagnóstico das tarefas executadas por seus funcionários, visando aferir a carga e a distribuição do trabalho, identificando e eliminando eventuais tempos mortos.
ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO (ADT) 
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1. Fator Tempo;
ANÁLISE DO QDT
Para desenvolver a Análise do QDT devemos levar em consideração os seguintes pontos:
2. Fator Capacidade Profissional;
3. Equilíbrio no Volume de Trabalho dos Diversos Empregados;
4. Possibilidades Preliminares de Simplificações no Trabalho.
ANÁLISE DO QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO 
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	É a representação gráfica da estrutura formal, mostrando o posicionamento, a interdependência e as denominações de seus órgãos.
 
	Sua finalidade é permitir a rápida visualização da estrutura, possibilitando conhecer a importância dos seus respectivos órgãos, vias hierárquicas e níveis de autoridade e responsabilidade.
	Existem vários tipos de organogramas:
	Clássico;
	Em Barras;
	Circular;
	Radial ou Solar...
ORGANOGRAMA
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	Pela facilidade de construção, entendimento e flexibilidade na adaptação às mudanças estruturais, o “Organograma Clássico” é o mais empregado.
 
	Para elaboração de um “Organograma Clássico”, algumas recomendações se fazem necessárias para um melhor entendimento:
	Subordinação – indicada por linhas que atingem os retângulos verticalmente;Ligações de Assessoria – representadas por linhas que atingem os retângulos horizontalmente;
	Ligações Funcionais – representadas por linhas tracejadas (--------);
	Unidade provisória – linhas tracejadas ao redor do retângulo;
	Ligações de Cooperação – representadas por linhas pontilhadas (....);
	Representação dos Órgãos de Igual Nível Hierárquico - numa mesma altura.
ORGANOGRAMA CLÁSSICO
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	É um gráfico de organização, de uso restrito aos respectivos órgãos adotantes, sua finalidade principal é o detalhamento das atividades/tarefas que compõem uma função de um órgão no organograma.
 
	Enquanto no ORGANOGRAMA é definido a função geral do órgão, no FUNCIONOGRAMA figura um agregado de atividades/tarefas afins, ou seja o executivo de um órgão institui alguns módulos, integrados por equipes, cada um desenvolvendo um processo diferente, para um melhor entendimento do trabalho total.
	Apesar do FUNCIONOGRAMA adotar múltiplas utilidades, inclusive para processo de racionalização, ADT, padronização de atividades e fluxos, estudos de layout, o executivo adota-o, para uso exclusivo em sua ambiência interna. 
FUNCIONOGRAMA
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DISFUNÇÕES ESTRUTURAIS
1. Falta de Formalização Organizacional;
ALERTAS
Uma Estrutura Organizacional é como um corpo humano: tanto pode nascer doente como adquirir estados patológicos durante sua existência. Assim como cuidamos da saúde do corpo, é necessário cuidar da saúde de uma estrutura.
 As principais doenças ou disfunções que podem atacar uma Estrutura são: 
2. Trincheira de Assessores;
3. Macrocefalia ou Microcefalia Administrativa;
4. Dupla Incidência de Autoridade
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DISFUNÇÕES ESTRUTURAIS
A falta de definição ou clareza na formalização das funções dos órgãos e das atribuições individuais, assim como a falta de formalização das linhas de autoridade gera insegurança e fuga da responsabilidade, conduzindo a empresa à ineficiência.
Qual a Terapêutica nesse caso?
1. Falta de Formalização Organizacional;
Gerência
 
Gerência de Área
Supervisor
Supervisor
Analista
Secretária
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DISFUNÇÕES ESTRUTURAIS
	A quantidade excessiva de assessorias provoca um inevitável distanciamento entre o Administrador e os seus subordinados de linha, dificultando sensivelmente o relacionamento entre as partes.
	 Qual é o remédio para essa doença da estrutura?
2. Trincheira de Assessores;
Gerência 
Gerência
De Área 
Assessor I
Gabinete 
Assessor III 
Setor A
Setor C 
Setor B 
Assessor IV 
Assessor II 
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DISFUNÇÕES ESTRUTURAIS
	É causada pela proliferação excessiva de órgãos de níveis hierárquicos superiores ou pela subutilização da capacidade dos dirigentes (amplitude de comando).
	 Qual é o remédio ou a solução para essa anomalia da estrutura?
Gerência
Supervisor
Gabinete 
Analista
Divisão A
Divisão B 
Setor B 
OSM 
Assessor 
3. Macrocefalia Administrativa;
Gerência
De Área 
Setor A 
Supervisor
Supervisor
Supervisor
ope
ope
ope
ope
ope
ope
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DISFUNÇÕES ESTRUTURAIS
	Caracteriza-se pela existência de reduzidos níveis hierárquicos e de pequeno número de pessoas que decidem as ações de uma empresa, conduzindo-os à centralização de poder, tendendo à sobrecarga, gerando incapacidade para resolver adequadamente os problemas da empresa.
	 Qual a terapêutica possível para essa disfunção na Estrutura? 
3. Microcefalia Administrativa;
Gerência 
Setor B 
Setor A 
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
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DISFUNÇÕES ESTRUTURAIS
	Caracteriza-se pela má definição da autoridade de linha ou mesmo duplo comando, ferindo frontalmente o princípio da unidade de comando.
	Essa disfunção também pode ser causada pela excessiva proliferação da autoridade funcional, que acaba por confundir o relacionamento entre os órgãos.
	 Qual a terapêutica possível para essa disfunção na Estrutura? 
Gerência 
Setor B 
Setor A 
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
ope
4. Dupla Incidência de Autoridade
Gerência
De Área 
Setor B 
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 7º ed. São Paulo: Atlas, 2000. 
OLIVEIRA, Djalma de Pinto Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 17º ed. São Paulo: Atlas, 2002.
ARAÚJO, Luis César G. Organização, Sistemas e Métodos: e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2001.
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