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Pós-Graduação em Gestão Auditoria e perícia contábil Visão estratégica da auditoria interna e externa Érico Eleuterio da Luz FAEL Diretor Executivo Marcelo Antônio Aguilar Diretor Acadêmico Francisco Carlos Sardo Coordenador Pedagógico Osnir Jugler EDitorA FAEL Autoria Érico Eleuterio da Luz Gerente Editorial William Marlos da Costa Projeto Gráfico e Capa Patrícia Librelato Rodrigues revisão Dayene Castilho Programação Visual e Diagramação Karlla Cristyne Plaviak AtEnção: esse texto é de responsabilidade integral do(s) autor(es), não correspondendo, necessariamente, à opinião da Fael. É expressamente proibida a venda, reprodução ou veiculação parcial ou total do conteúdo deste material, sem autorização prévia da Fael. EDitorA FAEL Avenida Silva jardim, 167 Curitiba | PR | CEP 80.230-000 FAEL Rodovia Deputado Olívio Belich, Km 30 PR 427 Lapa | PR | CEP 83.750-000 FotoS DA CAPA Afonso Lima Ilker Jakub Krechowicz T. Al Nakib Todos os direitos reservados. 2012 VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 1 | O objetivo da auditoria, interna ou externa, é proporcionar às organizações a possibilidade de dirigir seu patrimônio por meio da implementação de políticas de controle, de modo a protegê-lo. 1 . Auditoria e estratégia empresarial Controle e informação são duas ferramentas muito eficazes para o adequado gerenciamento de um negó- cio. Nota-se hoje a necessidade que os gestores de recursos têm de conhecer e controlar as variáveis que afetam sua empresa pelo fato de que a maior parte dos problemas atuais das organizações é oriunda da ausên- cia desses dois produtos essenciais. O gestor deve estar preparado para, no mínimo, ler e interpretar relatórios que contenham dados relativos ao seu negócio, sejam relatórios contábeis ou jornais e revistas de negócios. O objetivo da auditoria, interna ou externa, é pro- porcionar às organizações a possibilidade de dirigir seu patrimônio por meio da implementação de políticas de controle, de modo a protegê-lo. Em um patrimônio apropriadamente gerenciado é possível, consequente- mente, estabelecer uma política adequada de planeja- mento. A tecnologia da informação fornece os meios para esse controle, bastando utilizá-lo da forma mais eficaz possível. Os conceitos abordados a seguir formam um refe- rencial mínimo para a definição e o uso da auditoria juntamente com o planejamento estratégico da orga- nização, pois esse alinhamento proporcionará a aná- lise e o controle de desempenho da empresa. Essas considerações são grande valia para todos aqueles que, diretamente ou indiretamente, estão envolvidos na busca de um dos objetivos mais importantes de uma organização: maximizar o retorno dos investimentos, assegurando a continuidade do negócio. Visão estratégica da auditoria interna e externa Figura 1 Negócio Discussão de planos e estratégias x Orçamento x Estudos de viabilidade econômica x e financeira Análise gerencial de custos x Contabilidade por responsabilidade x – divisional Relatórios gerenciais x Acompanhamento do negócio x Planejamento societário x LTDA. x S/A x Tributação x Simples Nacional x Lucro presumido x Lucro real x Planejamento tribútario x Aspectos contábeis Aspectos jurídicos AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 2 | A complexidade de um negócio, considerando-se todas as variáveis que o compõe, implica numa partici- pação cada vez maior e mais contundente da auditoria, visando a assegurar o cumprimento dos planos e das metas traçados pela organização. 2 . Auditoria e estratégia empresarial 2.1 Conceito e evolução de auditoria Auditoria é uma técnica contábil que se utilizando de procedimentos específicos procura obter elementos de convicção que permitem verificar se os registros contá- beis foram efetuados de acordo com os Princípios Fun- damentais de Contabilidade. Objetiva igualmente verificar se Demonstrações Contábeis refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resulta- dos do período examinado e as demais situações nelas demonstrados e se os controles implementados estão sendo observados de forma adequada. O objetivo do exame de auditoria das Demons- trações Contábeis é expressar uma opinião sobre a adequacidade dessas demonstrações, assegurando que elas representam adequadamente a posição patri- monial e financeira, o resultado de suas operações e os fluxos de caixa correspondentes aos períodos em exame, de acordo com os Princípios Fundamentais de Contabilidade, aplicados uniformemente nos exercícios contábeis em análise. Dessa forma, o objetivo principal da auditoria pode ser descrito, em linhas gerais, como sendo o processo pelo qual o auditor se certifica da veraci- dade das Demonstrações Contábeis preparadas pela companhia auditada. utiliza-se, para tanto, dos pro- cedimentos que lhe traduzem provas que assegurem a efetividade dos valores constantes das Demonstra- ções Contábeis. 2.2 Concepção estratégica da auditoria A auditoria, como ferramenta de controle, deve ser utilizada para assegurar que as estratégias definidas pela organização não ficarão comprometidas por falhas de comando ou por políticas inadequadas de gestão. Nesse sentido, todos os conceitos inerentes à auditoria deverão contemplar uma preocupação com a implementação e o controle das estratégias empresariais. Falhas de con- trole interno poderão resultar em perdas de oportuni- dades, por exemplo. Quando a organização valoriza os trabalhos da auditoria, os pontos fracos – componente estratégico da análise do ambiente – poderão ser visu- alizados mais rapidamente, permitindo a implementação de medidas para eliminá-los. 2.3 Planejamento estratégico O planejamento estratégico, essencial para o dire- cionamento de qualquer negócio, deve ser uma ferra- menta de gestão efetivamente utilizada pelas organi- zações em virtude de a economia brasileira limitar, a partir de meados da década de 1990, as barreiras de entrada de novos concorrentes. Contudo, percebe-se que não há ainda nas empresas brasileiras uma forma estruturada de visão estratégica que descreva o que se deseja para o negócio no futuro. O planejamento, em qualquer organização empresarial, deve fazer parte do sistema de gestão, pois favorece o estabelecimento de metas, objetivos e diretrizes estratégicas, determi- nando o que cada grupo dentro da organização deve fazer e quais os recursos para que as metas sejam alcançadas. Ou seja, é um ponto referencial para o sistema de gestão da empresa. Por meio do planejamento busca-se sistematica- mente avaliar o comportamento da organização em longo prazo, buscando melhorar o futuro da empresa com ações no presente. O planejamento se baseia na crença de que o futuro pode ser melhorado por uma intervenção ativa no presente. Portanto, pressupõe alguma previsão do que deverá acontecer se não hou- ver uma intervenção planejada. Tal previsão pode ser chamada de uma projeção de refe- rência: ela tenta especificar qual será o futuro da organização para a qual se planeja, se nada de novo for feito. (ACKOFF, 1975, p. 15) Mosimann e Fisch (1998, p. 45) citam algumas características do planejamento como sendo: uma etapa que antecede as operações; x embora nem todas as empresas possuam x um processo de planejamento formalizado, VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 3 | de alguma forma ele sempre existe nas orga- nizações, às vezes contido na cabeça do diri- gente maior; deve ser um processo dinâmico e deve ser x associado a controle; deve proporcionar a redução das incertezas, x diminuindo os riscos envolvidos no processo decisório; quando associado ao processo de controle, x serve para avaliação de desempenho da empresa e de suas áreas. Para a estruturação do planejamento, deve ser defi- nida primeiramente a estratégia da empresa. Nessa defi- nição avaliam-se fatores como a missão da empresa e o ambiente no qual está inserida. Na análise do ambiente inclui-se a identificação dos fatoresde sucesso e as variáveis ambientais internas e externas. A auditoria será de grande valia em todas essas etapas, pois se ocupa rotineiramente da verificação da adequacidade dos pon- tos de controles. A estratégia compreende regras e diretrizes para decisão, as quais orientam o processo de desenvol- vimento de uma organização. Portanto, as decisões estratégicas são aquelas que permitem à empresa se desenvolver e perseguir seus objetivos da melhor forma, considerando as relações com o ambiente em que se insere. Entende-se então que o planejamento estratégico representa o processo de planejamento formalizado e de longo alcance, empregado para se definir e atingir os objetivos organizacionais. O planejamento estratégico deve envolver a análise do ambiente, no qual será estudado o mercado (região, perfil socioeconômico, estrutura de acesso dos clientes, especificidades da região, entre outras variáveis). A análise do ambiente é essencial na definição das estratégias, como afirma Mintzberg et al. (2000, p. 21): uma premissa básica para se pensar a respeito da estratégia diz respeito à impossibilidade de separar organização e ambiente. A organiza- ção usa a estratégia para lidar com as mudan- ças nos ambientes. Hampton (1983, p. 164) afirma, sobre planeja- mento estratégico: A hipótese amplamente aceita de plane- jamento estratégico é simples: usando um limite de tempo de vários anos, a alta administração reavalia a sua atual estratégia encarando as oportunidades e ameaças no meio ambiente e analisando os recursos da empresa a fim de identificar os seus pontos fracos e fortes. Algumas características inerentes à organização que está ponderando e definindo sua estratégica de curto ou longo prazo podem requerer do processo um pouco mais de sofisticação, como no caso de uma empresa dividida por unidades de negócios. Nesse caso, a organização deve compreender a diferença entre as estratégias corporativas e aquelas a serem implementadas nas unidades de negócios. A estratégia corporativa busca a análise do ambiente e o estabele- cimento de premissas globais em termos de em que negócios atuar e como explorar as sinergias entre as unidades de negócios. Já a estratégia das unidades de negócios diz respeito a como competir com êxito em determinado setor. Conforme Gupta (1999, p. 100), são cinco os elementos críticos na gestão estratégica no nível das unidades de negócios: Definição do escopo da unidade de negócios 1 | – O que está e não está no âmbito da unidade de negócios? Conforme Gupta, para definir o escopo da unidade de negócios é útil começar com a formulação de três perguntas: Quais os clientes alvos? x A que necessidades dos clientes estamos ten- x tando atender? Que competências constituirão a essência de x como atender às necessidades dos clientes de maneira superior, em termos competitivos? Estabelecimento das metas da unidade de 2 | negócios – que alvos financeiros e não finan- ceiros direcionarão o desenvolvimento da estratégia da unidade de negócios, a avaliação do seu desempenho e a adoção de medidas corretivas? Definição das bases pretendidas para a vanta-3 | gem competitiva – quais as dimensões refe- rentes ao cliente ao longo das quais a unidade de negócios pretende ser não apenas boa, mas melhor do que os concorrentes? AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 4 | Projeto da constelação de valores – o que a 4 | unidade de negócios fará e o que confiará aos parceiros de negócios? Gestão da cadeia de valores interna da 5 | unidade de negócios, assim como da sua integração com as cadeias de valores dos parceiros e clientes – o propósito da ges- tão da cadeia de valores – gerar e sustentar superioridade competitiva ao longo das bases pretendidas para a vantagem competitiva – está sendo atingido? A auditoria auxilia no planejamento na medida em que informa aos gestores se as políticas estabelecidas nos planos estão sendo seguidas, fazendo isso por meio de uma sistematização da análise dos contro- les internos, no caso da auditoria interna, e também verificando se as demonstrações contábeis estão sendo estruturadas conforme estabelecido nas nor- mas contábeis. 3 . O processo estratégico As funções básicas da administração de uma entidade podem ser resumidas em três aspectos principais: Planejamento – representa a forma como a 1 | administração pretende atingir determinados objetivos; Organização – disposição adequada dos 2 | recursos da entidade, de forma que favoreçam o alcance dos objetivos propostos; Controle – coordenação de esforços para que 3 | os resultados alcançados estejam em sintonia com os objetivos organizacionais. Figura 2 O processo de gestão: visão analítica. Crenças e valores Variáveis ambientais externas Diretrizes estratéticas Planejamento operacional AprovaçãoExecuçãoControle Variáveis ambientais internas Missão Modelo de gestão Planejamento estratégico Oportunidades – Ameaças – Pontos fortes – Pontos fracos Características do negócio Objetivos Recursos Alternativas Simulação A figura demonstra que o processo de gestão deve ser conduzido de forma integrada e favorecer a consecução dos objetivos organizacionais, papel que será melhor desempenhado se houver uma con- tribuição efetiva da auditoria, tanto interna quanto externa. VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 5 | Definido o plano estratégico, faz-se necessário exprimir suas premissas em termos financeiros para a consecução dos objetivos, considerando-se as con- dições correntes. Se o planejamento em longo prazo envolve definir os objetivos da corporação, a empresa precisa da determinação de um plano apropriado para atingir esses objetivos, sendo, portanto, o orçamento, a representação em termos financeiros e à luz das condi- ções correntes a expressão dos planos estratégicos. Welsch (1983, p. 27) define orçamento como um plano administrativo que abrange todas as fases das ope- rações para um período futuro definido, representando a expressão formal de políticas, planos, objetivos e metas estabelecidas pela alta administração para a empresa como um todo, bem como para suas subdivisões. No orçamento ou planejamento operacional são definidas as políticas e metas operacionais da organiza- ção. O planejamento operacional deve ser visto como um guia para as ações futuras da empresa, entretanto, deve ser avaliada constantemente a sua coerência com as circunstâncias do ambiente no qual a empresa está inserida. um orçamento anual, com acompanhamento mensal do orçado e do realizado, bem como a realização de revisões trimestrais, é mais consistente com os objeti- vos dos gestores do que um plano operacional que não considera as novas condições do mercado. No estudo e na implantação de um plano orçamentário definem-se os orçamentos de resultado, investimento e de caixa, considerando-se as premissas constantes na avaliação de variáveis de mercado e internas da organização. Em síntese, o orçamento é a expressão dos pla- nos elaborados pela empresa, em valores monetários, unidades físicas, tempo para realização, etc. Pode ser global, se abranger toda a empresa, e parcial, se hou- ver interesse em realizá-lo, por exemplo, para determi- nado produto ou região. Sendo parcial, naturalmente, a empresa não poderá chegar à projeção da demonstra- ção de resultado e do balanço, já que não estarão con- templados todos os itens de sua operação. Os orçamentos podem ser: de desempenho – previsão e estimativas se x referindo a receita, despesa e lucro, de recursos – indicando fontes e épocas em x que os recursos poderão ser conseguidos. Graficamente, pode-se representar o processo orçamentário conforme a Figura 3, p. 6, deste artigo. A auditoria pode e deve participar do processo de condução do orçamento, pois verificará sistematicamente a observância realizada pelas áreas dos procedimentos, bem como as políticas definidas pela organização. 4 . Vantagens e limitaçõesdo orçamento A utilização de um plano orçamentário formalizado no desempenho de todas as funções administrativas oferece uma série de vantagens que decorrem dire- tamente desse formato. Sanvicente (2000) destaca as seguintes vantagens: A existência e a utilização do orçamento exi- x gem que sejam concretamente fixados os objetivos e as políticas para a empresa e suas unidades. Por intermédio da sistematização do processo de planejamento e controle relacio- nado ao uso do orçamento, a empresa passa a prévia e cuidadosamente todos os fatores da tomada de decisões estratégicas, além de obrigar a gestão da empresa a dedicar aten- ção adequada e oportuna aos efeitos eventu- almente causados pelo surgimento de novas condições externas; Por meio de uma integração de diversos orça- x mentos parciais num plano orçamentário glo- bal, este sistema força todos os membros da corporação a fazerem planos de acordo com os planos de outras unidades da empresa, aumentando a sinergia entre essas diversas unidades; Obriga os gestores a quantificarem e datarem x as atividades pelas quais serão responsáveis, em lugar de se limitarem a compromissos com metas imprecisas e genéricas; Reduz o envolvimento da alta administração x com operações diárias, por meio da delegação de poderes e autoridade que são característi- cos nos orçamentos por áreas de responsa- bilidade; Identifica os pontos de eficiência e ineficiência x no desempenho das unidades da organização; AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 6 | Além dos pontos citados, pode-se perceber x que a grande vantagem do orçamento global é a otimização e racionalização no uso dos recursos disponíveis; Resumindo, é possível visualizar as seguintes van- tagens: análise antecipada de investimentos e resul- x tado; administração participativa – comprometi- x mento; acompanhamento do desempenho das ope- x rações; integração das operações e informações. x Como limitações podem ser apontados os erros nas estimativas, que, dependendo da sofisticação do sistema orçamentário poderão implicar em maior ou menor pre- juízo na análise e no acompanhamento do desempenho empresarial. Esses erros podem ser involuntários, no caso de estimativas feitas com base em premissas incorretas ou até mesmo na manipulação por parte das pessoas, em valores de receitas, despesas e investimentos, tornando o orçamento uma peça que não reflete a expectativa da organização para um dado período de tempo. A figura, a seguir, demonstra a participação de todos os elementos envolvidos no processo estratégico: Figura 3 Sim Divisão de Orçamento Apresentar e analisar orçamentos Conselho/Presidência Aprovar o planejamento estratégico Divisão de Orçamento Consolidar os diversos orçamentos recebidos Conselho/Presidência Definir as políticas e as metas orçamentárias Unidades Definir as estratégias das unidades Unidades Orçar as estratégias das unidades Unidades Dar entrada no sistema NãoOrçamento aprovado? Rever diretrizes Conselho/Presidência Aprovar o orçamento anual Unidades Executar Divisão de orçamento Acompanhamento e controle O fluxo que determina as variáveis orçamentárias deve contemplar todos os departamentos da organiza- ção, com a participação efetiva da auditoria no papel de revisor dos procedimentos que se não observados e que poderão comprometer o cumprimento do que foi definido no planejamento. VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 7 | 5 . Governança corporativa e liderança estratégica O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) assim se pronuncia com relação à definição de governança corporativa: um sistema pelo qual as sociedades são dirigi- das e monitoradas, envolvendo os acionistas e os cotistas, Conselho de Administração, Direto- ria, Auditoria Independente e Conselho Fiscal. As boas práticas de governança corporativa têm a finalidade de aumentar o valor da socie- dade, facilitar seu acesso ao capital e contribuir para a sua perenidade. As políticas inerentes à governança corporativa objetivam garantir a confiabilidade em uma determinada empresa não somente para os seus acionistas como para qualquer interessado em contratá-la, desenvol- vendo e implantando um eficiente conjunto de meca- nismos a fim de garantir que o comportamento dos gestores esteja sempre em sintonia com o interesse dos demais interessados no negócio. A auditoria (interna e externa) deverá estar absolutamente comprometida com a governança corporativa, já que caberá à si a veri- ficação da congruência de ações dos executivos com os princípios da boa governança. Destacam-se, a seguir, alguns aspectos caracte- rísticos de uma adequada governança resumidos em alguns pontos principais: Participação e transparência – o que compre-1 | ende o comprometimento de todos com as premissas da governança corporativa; Estado de direito – as práticas da governança 2 | devem estar formalizadas em respeito estrito às normas e regulamentos; Responsabilidade – todos devem ter a noção 3 | exata de seus direitos e deveres para a prática da governança; Orientação por consenso – a participação 4 | de todos permitirá o consenso acerca do que deve ou não ser um procedimento a ser observado; Prestação de conta (5 | accountability) – os agentes envolvidos com a prática de políticas que conduzem a uma adequada governança devem receber um retorno sobre o alinha- mento de suas ações com o que se definiu com governança corporativa. Destaque-se igualmente que, para que a organiza- ção saiba oportunamente se as práticas de governança definidas previamente foram seguidas, é importante que haja uma participação efetiva do conselho de adminis- tração, da auditoria independente e do conselho fiscal, pois essas áreas farão um acompanhamento rotineiro dos procedimentos definidos na governança. 6 . Auditoria interna – Conceito Auditoria interna é aquela exercida por auditores que, em regra, integram o departamento de auditoria da própria empresa, regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), sendo um controle gerencial que fun- ciona por meio da medição e avaliação da eficiência e eficácia de outros controles. Pode ser entendida como uma atividade de assessoramento à administração quanto ao desempenho das atribuições definidas para cada área da empresa e mediante as diretrizes políticas e os objetivos por eles previamente determinados. A auditoria interna se destaca com um papel funda- mental na empresa: subsidiando os gestores com ele- mentos tecnicamente elaborados, referentes a ativida- des cujo acompanhamento e controle o gestor não teria condições de efetuar. A auditoria interna se desincumbe dessas tarefas mediante o exame da: adequação, pertinência e eficácia dos contro- x les; integridade e confiabilidade dos registros e x controles; pertinência, oportunidade e confiabilidade dos x sistemas de controles desenhados para efetivar o cumprimento e a observação das políticas e de todo o conjunto de normas e procedimen- tos aplicados pela empresa; eficiência e eficácia dos procedimentos neces- x sários para se salvaguardar os ativos e a com- provação de sua existência, assim como a exatidão dos ativos e passivos. Não é recomendável haver restrições, no âmbito da empresa, para atuação da auditoria interna, pois é AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 8 | necessário que tenham acesso a todas as áreas e infor- mações para realização dos trabalhos. 6.1 Enfoques da auditoria interna – atuações 6.1.1 Auditoria na área operacional A finalidade da auditoria operacional é apoiar a gestão da empresa no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, testando e avaliando se a organização e suas partes componentes (departamen- tos, sistemas operacionais, operações e programas) estão atingindo os objetivos propostos, ou seja, evitando possíveis falhas e irregularidades. 6.1.2 Auditoria de gestão A auditoria de gestão executa suas atividades par- ticipando de reuniões de diretoria,comitês internos, etc. Trabalha em nível de planejamento estratégico, tático e no processo decisório verificando a adequação e aplica- ção das políticas, critérios e procedimentos previamente estabelecidos. 6.1.3 Auditoria de sistemas informatizados Os sistemas informatizados fazem parte em larga escala da estrutura das entidades, de qualquer porte ou atividade. Bancos, indústrias, comércio, serviços, têm sua estrutura fundamentada em controles sobre os sis- temas informatizados. Sendo assim, o auditor interno não pode negligen- ciar o exame e avaliação desses sistemas, ao contrário, deverá envolver-se nos processos de planejamento, desenvolvimento, testes e aplicação de tais sistemas, notadamente com a segurança e proteção dos dados. Cabe-lhe informar a administração sobre: adequação, eficácia, eficiência e desempenho dos sistemas e res- pectivos procedimentos de segurança em processa- mento de dados. 6.1.4 Auditoria da qualidade Com o aumento da competitividade em função da globalização da economia e das exigências de novos mercados, passamos a conviver diariamente com novos conceitos em produtos e serviços, a que chamamos qualidade. As normas ISO 9000 definem claramente as exigências que devem ser perseguidas a fim de obtermos a qualidade. O auditor interno mais uma vez é chamado a dar sua contribuição, assessorando a alta administração. Podemos dizer que a Auditoria da Qualidade é uma avaliação planejada, programada e documentada, exe- cutada por pessoas independentes da área auditada, visando a verificar a eficácia de um sistema implantado, no atingimento dos objetivos e padrões preestabeleci- dos, servindo como mecanismo de retroalimentação e aperfeiçoamento do próprio sistema. Para Attiê (1992), “a empresa, visando resguardar e salvaguardar seus interesses constitui, por política, a área de auditoria que tem por finalidade fornecer aos administradores, em todos os níveis, informações que os auxiliem a controlar as operações e atividades pelas quais são responsáveis”. Ainda, segundo o professor, tendo em vista forta- lecer a base da auditoria e permitir que sua atividade se desenvolva no mais alto grau de aceitação e pro- fissionalismo, a auditoria atuará em nível de assessoria, reportando-se diretamente ao presidente do Conselho de Administração e em sua falta ao diretor-presidente. Vantagens Continuidade: está sempre funcionando, existe x um acompanhamento contínuo. Maior identificação dos auditores com a x empresa: possuem conhecimento da empresa com mais profundidade. Menor custo em relação aos auditores exter- x nos. Desvantagens A proximidade dos auditores com os demais x membros da empresa pode comprometer a isenção dos trabalhos. Dependência econômica e subordinação hie- x rárquica. Relativa credibilidade, pois os auditores traba- x lham sobre ordem e subordinação. VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 9 | 6.1.5 Características – controles internos O Controle Interno compreende o plano de orga- nização e todos os métodos e medidas coordenadas, aplicados em uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas”. Extraído do Relatório do American Institute of Certified Public Accountants – Internal Control. O sistema de controle interno deve ter por base a competente autorização para as despesas e o acompa- nhamento de seu registro final, de forma a evitar que a mesma despesa possa ser objeto de mais de um paga- mento. O sistema de vendas a vista deve ter sua maior preocupação em evitar o subfaturamento das vendas, além de assegurar que todas as notas emitidas sejam efetivamente registradas no caixa. As funções colidentes devem ser evitadas. O caixa não pode autorizar despesas, fazer faturamento e registrar cheques, etc. Assim, várias outras funções que podem propiciar alcances e desvios, sem o controle imediato de outra pessoa, devem ter sua acumulação evitada, para dificultar a ocorrência. O auditor externo deverá estudar os controles inter- nos existentes, atentando para seus pontos mais vulne- ráveis, para então ampliar e aprofundar seus exames. Ao selecionar as contas de receitas e despesas a serem analisadas mais profundamente o auditor deve avaliar os seguintes pontos: A natureza das operações incluídas nas contas. x Operações entre a empresa e seus administra- dores, diretores ou empregados-chave, opera- ções de natureza incomum e aquelas que têm importância significativa para a situação patri- monial e os resultados das operações, estarão sujeitas a receber atenção especial; A extensão do controle interno sobre opera- x ções. Algumas operações incomuns podem ser submetidas a menor controle interno do que outras operações mais comuns e numerosas; A importância relativa das operações. A rele- x vância é sempre um assunto importante em auditoria. Quanto mais relevantes as opera- ções registradas em determinada conta, mais atenção ela está sujeita a receber; A extensão em que outros testes forneceram, x indiferentemente, comprovação para o saldo da conta. Se grande número de comprovantes foi examinado quando da auditoria nas contas patrimoniais, relativamente menor número de despesas afins a essas contas necessitarão atenção. Para Franco e Marra (2005), entende-se por con- troles internos “todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação admi- nistrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”. Pela Resolução n. 820/97 do Conselho Federal de Contabilidade, o controle interno compreende o plano de organização e o conjunto integrado dos métodos e procedimentos, adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempesti- vidade dos seus registros e demonstrações contábeis e de sua eficácia operacional. Em suma, o Controle Interno em uma empresa, representa o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com a finalidade de proteção aos ativos, possi- bilitar a obtenção de dados contábeis confiáveis e dar suporte a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Almeida (1996) afirma que: um bom sistema de controle interno funciona como uma “peneira” na detecção de erros ou irregularidades. Portanto, o auditor pode redu- zir o volume de testes de auditoria na hipó- tese da empresa ter um sistema de Controle Interno forte, caso contrário, o auditor deve aumentá-lo. O volume e a amplitude dos testes serão inversa- mente proporcionais à qualidade e efetividade dos con- troles internos. Na avaliação do controle interno deve-se ter em mente a observação de todos os fatos independente- mente da sua materialidade, pois, às vezes, as pequenas deficiências podem ser indícios de grandes problemas. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 10 | Os auditores não mantém vínculo com a empresa auditada, sendo independentes, mantendo apenas uma relação contratual de prestação de serviços. O exame dos controles internos é uma das fases mais importantes no trabalho do auditor. As causas que originam a ocorrência de fraudes e dão margem à desconfiança quanto a validade dos dados contábeis podem ser rela- cionados com ausências de qualquer controle, normas de controle falhas e ineficientes, e normas de controle boas e eficientes, porém mal executadas na prática. O auditor externo executa os seguintes passos na avaliação do controle interno: estuda o sistema de controle interno; x verifica se o sistema existente é apropriado; x avalia a possibilidade do sistema revelar objeti- x vamente erros e irregularidades; determina o tipo, data e volume dos procedi- x mentos de auditoria. São exemplos de controles internos contábeis: sistema de conferência, aprovação e autoriza- x ção; segregações de funções (pessoas quetêm x acesso aos registros contábeis não podem custodiar ativos da empresa); controles físicos sobre ativos; x São exemplos de controles internos administrativos: análises estatísticas de lucratividade por linha x de produto; controle de qualidade; x treinamento de pessoal; x estudo de tempos e movimentos; x análise das variações entre os valores orçados x e reais; controle dos compromissos assumidos mas x ainda não realizados economicamente. Fraude Prática dolosa que alguém provoca em seu benefí- cio contra a empresa. Exemplo: indivíduo se aproveita do serviço para praticar a fraude e prejudicar a empresa. Não existe fraude culposa é sempre dolosa (com propósitos). Desvio de valores É mudar a destinação da verba pública ou privada. Tanto pode ser dinheiro, como qualquer coisa material. Exemplo: caixa, na tesouraria. Erro Ato não intencional. É decorrente de negligência de funcionários, gera prejuízos para empresa; portanto, não deve ser tolerado. 7 . Auditoria externa – Conceito Auditoria Externa ou Independente: Os auditores não mantém vínculo com a empresa auditada, sendo independentes, mantendo apenas uma relação contra- tual de prestação de serviços. Vantagens Credibilidade – os auditores externos não tem x nenhuma dependência ou vinculação adminis- trativa com a empresa auditada sendo os seus pareceres de maior confiabilidade; Independência – não existe subordinação x hierárquica, existindo um contrato de serviços sem relação de dependência; Ausência de familiaridade com os elementos x que integram a entidade auditada – não há o perigo de haver um maior relacionamento com os elementos da empresa. Desvantagens Maior custo o custo hora do auditor indepen- x dente é maior que aquela do auditor interno; Descontinuidade não está presente todo dia, x não tem contato permanente com a empresa; Menor identificação com a entidade auditada x – o serviço pode fica demorado, por causa do pouco conhecimento da empresa. Com relação ao objeto, pode-se destacar grafica- mente: VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 11 | Figura 4 Externa Objeto: Demonstrações Contábeis Objeto: Controles e procedimentos internos Interna Auditoria 7.1 Aplicação Embora com objetos e funções diferentes, tanto a auditoria interna como a externa utilizam-se dos tra- balhos reciprocamente. Sendo que, a auditoria externa verifica a qualidade dos controles internos e a audi- toria interna realiza seu trabalho utilizando-se, segui- damente, as demonstrações contábeis. As técnicas de auditoria aplicam-se a todas as entidades, sejam elas: públicas, privadas, com ou sem fins lucrativos. A auditoria interna, na revisão e no acompanhamento dos processos e da verificação da existência e da qua- lidade dos controles internos, contribui sobremaneira com a eficácia da gestão empresarial. Já, a auditoria externa, na verificação da adequacidade dos relató- rios contábeis, também tem fundamental importância, dando credibilidade a essas demonstrações que serão divulgadas ao mercado. Quadro 1 Comparação entre auditoria interna e externa itEnS AuDitoriA ExtErnA AuDitoriA intErnA Objetivo Opinar sobre as demonstrações financeiras. Assessorar a administração da empresa no efetivo desempenho de sua função. Profissional Independente com responsabilidade civil e contratação por período pré-determinado. Há relação de dependência com responsabilidades trabalhistas entre as partes. Existência Obrigatória em determinadas empresas. Facultativa. A quem interessa Empresa, órgãos governamentais, credores e investidores em geral. Empresa. Produto final Parecer sobre demonstrações financeiras Relatório de recomendações/sugestões à administração. 7.2 Parecer da auditoria externa Conforme Almeida (1996), o parecer representa o produto final do trabalho do auditor, compreendendo três parágrafos: parágrafo referente à identificação das demons-1 | trações contábeis e à definição das responsa- bilidades da administração e dos auditores; parágrafo referente à extensão dos trabalhos;2 | parágrafo referente à opinião sobre as demons-3 | trações contábeis. 7.2.1 Espécies Parecer sem ressalva Demonstrações contábeis estão corretas, emitidas conforme os princípios fundamentais de contabilidade, aplicados com uniformidade. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 12 | Parecer com ressalva Quando houver discordância por parte do auditor ou restrição na extensão de seu trabalho (vem antes do parágrafo de opinião). Deve ficar claro, no parecer, a natureza da ressalva e seu efeito sobre a situação patri- monial e financeira, de resultado, etc. Normalmente, se utilizam as expressões “exceto quanto”, “com exceção de”, na redação deste tipo de parecer. Parecer adverso Quando as demonstrações não estiverem adequa- damente representadas (incorretas ou incompletas de tal forma que impossibilite emissão do parecer com res- salva), nas datas e períodos indicados. É emitido quando o auditor tem informações suficientes para concluir que as Demonstrações Contábeis não representam a posi- ção patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do patrimônio líquido e as origem e aplica- ções de recursos, de acordo com os princípios funda- mentais de contabilidade. Parecer com abstenção de opinião Quando o auditor não obtém comprovação sufi- ciente para fundamentar opinião so bre as demonstra- ções contábeis. Quando não obtém elementos compro- batórios suficientes para formar sua opinião sobre as demonstrações contábeis tomadas em conjunto. Figura 5 Parecer Não Não Havia não conformidade, porém não comprometeu os trabalhos da auditoria? Demonstrações contábeis em conformidade com os PFC? Parecer sem ressalva Sim Sim Não Auditoria foi realizada e comprovou-se que DCs não refletem a situação financeira da empresa? Não foi possível realizar os testes de auditoria. Parecer adverso de opinião Parecer com ressalva Parecer com abstenção de opinião Sim 8 . Planejamento Ao se iniciar qualquer trabalho de auditoria, este deve ser cuidadosamente planejado, tendo em vista seu objetivo. Assim se pronuncia o Conselho Federal de Con- tabilidade, através da Resolução n. 820/97 do: “Pla- nejamento da Auditoria – O auditor deve planejar seu trabalho consoante às Normas Profissionais de Auditor Independente e estas normas, e de acordo com os pra- zos e demais compromissos contratualmente assumi- dos com a entidade.” Planejar um programa eficiente de auditoria, em uma situação particularmente difícil, requer grande experiên- VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 13 | cia, conhecimento e critério. O planejamento adequado pressupõe a formulação do programa de auditoria. Antes de iniciar qualquer trabalho de auditoria, convém ter preparado um programa de auditoria, que é a quantidades e os tipos de testes que serão aplicados, expostos de forma tal que as inter-relações de um procedimento com outro estejam claramente demonstradas. 8.1 Programa de auditoria O programa de auditoria consiste no plano de traba- lho para exame de área específica. Ele prevê os proce- dimentos que deverão ser aplicados para que se possa alcançar o resultado desejado. Ao planejar um programa de auditoria, várias considerações básicas devem ser lembradas, levando-se em conta sua importância. Entre elas estão: A responsabilidade do auditor na apuração de x qualquer erro ou irregularidade que afetam os dados sob exame; As formas em que o programa de auditoria x pode ser modificado, em virtude das variações na eficiência do controle interno. O programa de auditoria é o plano de trabalho a ser executado em campo, devendo ser elaborado conside- rando-se o objetivo da auditoria e as características da empresa a ser auditada. responsabilidade pela apuração de x irregularidades – o auditor não é obrigado a descobrir e revelar qualquer erro ou irregu- laridade, de qualquer espécie ou importância, nos dados examinados.Seu trabalho é de cer- tificação dos relatórios contábeis, sendo que de forma secundária, na execução dos testes, poderá descobrir erros ou falhas. Somente se todas as operações forem examinadas detalhadamente, há certeza de que ela será encontrada, e mesmo assim, em virtude da natureza da operação, ela pode passar despercebida. Nesse caso, a auditoria se tornaria tão longa e dispendiosa que seria conside- rada inconveniente pela maioria dos empresários. Modificações do programa de audito- x ria – a maioria dos auditores concorda que não existe um programa padrão de audito- ria, um conjunto uniforme de procedimentos igualmente aplicável a todas as empresas, em todas as condições. Ao mesmo tempo, em todos os casos há uma quantidade mínima de trabalho que deve ser executada, se o auditor deseja ter uma base satisfatória para formar sua opinião. Há três possibilidades gerais de modificações do programa mínimo. A primeira é na seleção de procedi- mentos a serem aplicados, incluindo o desenvolvimento ou a criação de novos procedimentos de verificação, se exigidos em uma situação específica. A segunda possibilidade de modificar um programa mínimo, para adaptá-lo às deficiências no controle interno, reside no tempo de aplicação dos procedimen- tos selecionados. Em geral isto exige sua aplicação em época próxima, ou na própria data do balanço. O aumento na amplitude dos testes é a terceira possibilidade de alteração do programa de auditoria. Ao selecionar o grau de confiança e o limite de precisão que ele exige de sua amostra, o auditor toma decisões de máxima importância. A amostragem estatística força-o a tomar essas decisões importantes conscientemente e, desde que o auditor selecione adequadamente as amostras necessárias, assegura-lhe que elas forneçam a confiança e precisão desejadas. 8.2 Elaboração do programa A elaboração do programa de auditoria compre- ende a seleção de procedimentos que se aplicam a cer- tas situações que se apresentam e a fixação da época em que eles serão executados, bem como da amplitude de sua aplicação. Todos os procedimentos de auditoria são baseados em uma ou mais das técnicas, de forma que o conhecimento perfeito dessas técnicas é primor- dial na elaboração do programa de auditoria. Na escolha dos procedimentos específicos de audi- toria deve-se atentar para: permanecer dentro do objetivo e limitações do x trabalho contratado; obter as melhores provas razoavelmente pos- x síveis; AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 14 | aplicar somente os testes e procedimentos x que sejam úteis para alcançar os objetivos do exame naquela situação específica; considerar todas as possibilidades de erro; x coordenar os procedimentos a serem aplica- x dos aos itens em questão. 8.3 Contas de ativo Para elaboração e aplicação dos programas de auditoria para as contas de ativo, deve-se estar sem- pre atento aos objetivos a serem atingidos. Segue-se alguns deles: verificar se foram utilizados os princípios funda- x mentais de contabilidade, em bases uniformes; determinar se está corretamente classificado x nas demonstrações contábeis e se as divul- gações cabíveis foram expostas por notas explicativas; apurar se realmente existem todas as disponi- x bilidades mencionadas no balanço; assegurar-se de que existem todas as que x deveriam existir; analisar se os títulos negociáveis e as inversões x financeiras existem realmente e são de pro- priedade da empresa em exame; certificar-se de que os rendimentos produzi- x dos foram devidamente recebidos e conta- bilizados; apurar se as contas a receber e cliente são x autênticas e se têm origem em transação rela- cionada com vendas; decidir se os valores apresentados são efetiva- x mente realizáveis; assegurar-se de que os estoques existem fisi- x camente e são de propriedade da empresa auditada; conferir se os estoques são apropriados para x a sua finalidade e se têm condições de rea- lização, isto é, verificar se há obsolescências, defeitos, má conservação, etc.; examinar os critérios de avaliação e a ade- x quação desses critérios, tendo em vista os Princípios Fundamentais de Contabilidade e a correção dos cálculos; verificar a existência e propriedade dos pro- x cedimentos aplicados em investimentos rele- vantes; constatar a existência, posse e propriedade x dos bens imobilizados; investigar a adequação de contabilização dos x custos e depreciação do imobilizado, sua clas- sificação contábil, consideradas a natureza, vida útil e utilização dos mesmos. 8.4 Contas de passivo Os programas de auditoria para as contas do passivo devem atender aos objetivos abaixo, dentre outros: avaliar se os controles internos estão organiza- x dos para a correta contabilização de todas as obrigações passivas da empresa; certificar-se de que todas as obrigações estão x contabilizadas; assegurar-se de que todas as obrigações são x realmente devidas; determinar se estão corretamente classificadas x nas demonstrações contábeis. 8.5 Contas de patrimônio líquido Os aspectos mais importantes a verificar, na área, são os de observância dos formalismos legais e estatu- tários, sendo: determinar se as ações ou o título de proprie- x dade do capital foram adequadamente autori- zados e emitidos; verificar se todas as normas descritas nos x estatutos sociais, as obrigações sociais e legais foram cumpridas; assegurar-se da organização e atualização dos x livros societários, atas de assembléias gerais e de reuniões da diretoria e/ou do Conselho de Administração; VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 15 | conferir se o patrimônio líquido foi corretamente x contabilizado e classificados nas demonstra- ções contábeis. 8.6 Contas de resultado O exame desta área demanda dedicação e paci- ência por parte do auditor. Normalmente, o volume de lançamentos é muito grande, assim como o de com- provantes, e a possibilidade de erros, intencionais ou não, é infinita. Logo, ao iniciar seu exame, será desejável que o auditor não esteja demasiadamente premido pela necessidade de concluir outras tarefas. Depois de levantado o balanço, antes do fecha- mento dos trabalhos de auditoria, faz-se exame com- plementar dos meses não abrangidos, para testar a normalidade dos lançamentos. A auditoria nas contas de resultado tem como obje- tivos: determinar se todas as receitas, custos e des- x pesas atribuídos ao período estão devidamente comprovados e contabilizados; analisar se todas as receitas, custos e despe- x sas não atribuídos ao período ou que bene- ficiam exercícios futuros estão corretamente diferidos; verificar se as receitas, custos e despesas x estão contabilizados de acordo com os Princí- pios Fundamentais de Contabilidade, em bases uniformes; conferir se as receitas, custos e despesas estão x corretamente classificados nas demonstrações contábeis, e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas. 9 . Procedimentos de auditoria Procedimentos ou técnicas de auditoria são as investigações técnicas que, tomadas em conjunto, permitem a formação fundamentada da opinião do auditor sobre as Demonstrações Contábeis ou sobre o trabalho realizado. Os procedimentos de auditoria são as ferramentas técnicas das quais o auditor se utiliza para a realização de seu trabalho, consistindo na reunião das informações possíveis e necessárias à avaliação das informações obtidas, para a formação de sua opinião imparcial. A técnica por si só não é uma prova; ela fornece prova exigida pelo auditor, dando-lhe informações suficientes sobre o assunto, a fim de que ele possa emitir seu pare- cer profissional. Os procedimentos ou técnicas básicas de auditoria normalmente utilizadas são os seguintes: Exame físico; x Confirmação; x Exame dos documentos originais; x Conferência dos cálculos; x Exame de escrituração; x Investigação minuciosa; x Inquérito; x Exames dos registros auxiliares; x Correlação das informações obtidas; x Observação.x 9.1 Exame físico O exame físico é a verificação “in loco”, que deverá fornecer ao auditor a formação de opinião quanto à existência física do objeto ou item examinado. O exame físico exige, antes de tudo, a identificação da coisa que está sendo examinada. O exame físico realizado pelo auditor deve conter as seguintes características básicas: Quantidade x – a apuração das quantida- des reais existentes fisicamente, somente se dando por satisfeito após uma apuração adequada; Existência física x – comprovação através da constatação visual de que o objeto ou item examinado existe realmente; identificação x – comprovação através do exame visual do item específico a ser exa- minado; Autenticidade x – poder de discernimento de que o item ou objeto examinado é fidedígno; AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 16 | Qualidade x – exame visual de que o objeto examinado permanece em uso, não está dete- riorado e merece fé. O exame físico não existe por si só. Ele é um pro- cedimento complementar para o auditor certificar-se de que há correspondência contábil. Assim, a existência física serve para determinar que os registros contábeis estão corretos e seus valores adequados, em função da qualidade do item examinado. 9.2 Confirmação A confirmação implica na obtenção de decla- ração formal e isenta, de pessoas independentes à companhia. Para que o procedimento de confirmação seja efe- tivo é necessário que: o pessoal de nível da companhia seja infor-a | mado sobre o assunto a ser confirmado e, que o despacho e as respostas dos pedidos b | de confirmação sejam obtidos diretamente pelo auditor. O primeiro caso é devido ao fato de o auditor não ter poderes para assinar ou solicitar um pedido de con- firmação pela companhia, o que prejudica a obtenção das respostas. Existem dois tipos de pedidos de confirmação que podem ser utilizados pela auditoria: positivo e negativo. o pedido de confirmação positivo é utilizado quando se faz necessária a resposta da pessoa de quem se quer obter uma confirmação formal. o pedido de confirmação negativo é utilizado somente quando a resposta for necessária em caso de discordância da pessoa de quem se quer obter a confirmação, ou seja, na falta de confirmação, o auditor entende que a pessoa concorda com os valores coloca- dos no pedido de confirmação. 9.3 Exame dos documentos originais É o procedimento de auditoria voltado para a comprovação das transações que por questões legais, comerciais ou de controle são evidenciadas por documentos comprobatórios da efetividade des- tas transações. Quando o auditor realizar o exame dos documentos originais deve ter sempre em mente: Autenticidade x – poder de discernimento para verificar se a documentação é fidedigna e merece fé; normalidade x – determinação de que a tran- sação realizada é adequada em função da ati- vidade da empresa; Aprovação x – verificação de que a transação e a documentação suporte foram efetivamente aprovadas por pessoas adequadas e respon- sáveis. registro x – comprovação de que o registro das operações é adequado em função da documentação examinada e está refletida con- tabilmente em contas apropriadas. 9.4 Conferência dos cálculos É o procedimento de auditoria voltado para a consta- tação da adequação das operações aritméticas. Embora seja este o procedimento de auditoria mais simples e completo por si mesmo, é a única forma de constatação das várias operações que envolvam somas e cálculos. Muito embora os valores dispostos possam ter sido conferidos pela empresa, é de grande importância que todos os itens dispostos possam ter sido conferidos pelo auditor. 9.5 Exame de escrituração É a técnica de auditoria utilizada para a constatação da veracidade das informa- ções contábeis. Este é o procedimento de auditoria usado para o levantamento de análises, composições de saldos, conciliações, etc. Exemplos: análise de outras contas a receber; x compor o saldo de importações em trânsito; x análise de despesas de viagens; x conciliação bancária. x VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 17 | 9.6 Investigação minuciosa É o exame em profundidade da matéria auditada, que pode ser um documento, uma análise, uma infor- mação obtida, entre outras. 9.7 Exame dos registros auxiliares Os registros auxiliares constituem, em verdade, o suporte de autenticidade dos registros principais exa- minados. Assim, o uso desta técnica deve sempre ser conjugado com o uso de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal. Ao examinar os registros auxiliares, o auditor deve estar atento à autenticidade e às possibilidades de adul- teração destes. 9.8 Correlação das informações obtidas A correlação das informações obtidas é o relacio- namento harmônico do sistema contábil das partidas dobradas. Durante os trabalhos realizados pelo auditor, certa- mente este executará serviços que terão relações com outras áreas do balanço ou do resultado do exercício. À medida que for sendo observado o relacionamento entre estas, o auditor estará efetuan do a correlação das informações obtidas. As normas usuais de auditoria relativas à execução do trabalho indicam acerca da oportunidade de aplica- ção dos procedimentos de auditoria e a forma metódica de sua execução. A oportunidade com que são aplicados os proce- dimentos de auditoria implica a fixação apropriada da época e a sincronização que coordena sua aplicação, incluindo, possivelmente, a necessidade de exames simultâneos, como, por exemplo, do dinheiro existente em caixa e em bancos, dos títulos e valores de proprie- dade da empresa, dos empréstimos bancários e outros itens relacionados. O elemento surpresa pode também requerer o estabelecimento de controle de auditoria sobre ativos prontamente negociáveis e a fixação de um “corte” (cut- off) apropriado em data diferente da do encerramento das demonstrações contábeis. Estas questões devem ser resolvidas à luz da efi- ciência do controle interno em cada uma das situações específicas. Figura 6 Planejamento dos trabalhos de auditoria Conforme objetivos do trabalho Específicos para cada área auditada Programas de trabalho Exames Confirmações Conferências Correlações Circularizações Procedimentos testes Parecer sem ressalva Parecer com ressalva Parecer adverso Parecer com abstenção de opinião Parecer do auditor O roteiro dos trabalhos de auditoria deve ser observado com rigor por parte dos profissionais, seja o auditor interno ou externo, pois é garantia de efetividade e confiabilidade na execução dos proce- dimentos necessários a fundamentar o relatório ou parecer. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 18 | 10 . Papéis de trabalho – Conceito Papéis de trabalho é o conjunto de formulários e documentos que contém as informações e apontamen- tos obtidos durante o exame, bem como as provas e descrições dessas realizações. A finalidade principal é a de servir como base e sustentáculo da opinião do auditor. Eles constituem a prova do trabalho que o auditor efetuou, a forma como foi realizado esse trabalho e registram e documentam as conclusões a que o auditor chegou. uma vez que o auditor se utiliza dos documentos originais, que são de propriedade da companhia audi- tada, e devido ao grande volume de transações e de documentos realizados pela companhia, a comprovação da realização do trabalho pelo uso de cópias da docu- mentação seria volumosa, além de onerosa. Para evitar o grande volume de documentos e dar uma outra forma ao trabalho, o auditor utiliza os papéis de trabalho para registrar as descobertas por ele realiza- das e para comprovar o trabalho cumprido. Muito embora os papéis de trabalho tenham sido preparados a partir dos documentos originais que são de propriedade da empresa, ou de informações obti- das diretamente da companhia auditada, os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do auditor, devido principalmente a neles estar fundamentadaa opinião do auditor. Há de se levar em consideração que os papéis de trabalho são de natureza confidencial, pois relevam con- firmações ou informações obtidas na companhia que não podem em hipótese alguma ser utilizada em bene- fício próprio ou de outrem. Cada papel de trabalho deve ser elaborado tendo em vista o exame da conta que está examinando, ou da área em que ele está sendo processado. Não há padrões fixos e uniformes para os papéis de trabalho, mas eles devem ser idealizados de forma ágil e flexível, para ser adaptado segundo as circunstâncias. A Resolução n. 820/97 do CFC define os papéis de trabalho dizendo: “Os papéis de trabalho são o con- junto de documentos e apontamentos com informações e provas coligidas pelo auditor, preparados de forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios que constituem a evidência do trabalho executado e o fun- damento de sua opinião”. Os papéis de trabalho constituem um conjunto de provas. Eles espelham fielmente o que está escriturado nos livros do cliente e demonstram a correção dessa escrituração e o grau de confiabilidade que ela merece, assim como até que ponto podem ser aceitos os con- troles internos desse cliente. Os principais objetivos dos papéis de trabalho são os seguintes: atender às normas de auditoria; x acumular as provas necessárias para suportar x o parecer do auditor; auxiliar o auditor durante a execução do seu x trabalho; facilitar a revisão por parte do auditor respon- x sável, a fim dele se assegurar de que o serviço foi efetuado de maneira correta; servir como base para a avaliação dos audi- x tores; auxiliar no trabalho da próxima auditoria (um x conjunto de papéis de trabalho bem prepa- rados servem de guia na auditoria do outro exercício social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente); representar na Justiça (no caso de ser movida x uma ação contra o auditor ou a firma de audi- toria) as evidências do trabalho executado. 10.1 Simbologia Os tiques ou símbolos são apostos ao lado do número auditado e explicado na parte inferior do papel de trabalho, evidenciando dessa forma o serviço executado. Citamos a seguir alguns exemplos de símbolos ou tiques: = somas conferidas; ω = conferência do razão; ϒ = inspecionamos a contabilização; Λ = inspecionamos a contabilização e conferimos com o extrato bancário; ⌡ = verificamos tabelas; VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 19 | Π = verificamos ordem da fabricação; ⌠ = verificamos mapa de custo; C = conferimos nota fiscal; ∠ = conferimos com livros fiscais. o auditor deve evitar a utilização excessiva de x símbolos em uma mesma folha (o ideal é até oito símbolos), devido ao fato de que dificulta consultas e revisões dos papéis de trabalho. Caso necessário, o auditor poderá usar letras ou números dentro de círculos, em vez de símbolos; o auditor também pode utilizar o sistema de x notas para dar explicações necessárias nos papéis de trabalho; a forma de apresentação e o conteúdo dos x papéis de trabalho devem ser de modo a per- mitir que uma pessoa que não participou do serviço de auditoria possa compreendê-los de imediato. 11 . Tópicos especiais em auditoria 11.1 Auditoria ambiental A auditoria ambiental é o ramo da auditoria interna que examina e analisa os prováveis impactos que as empresas possam causar ao meio ambiente, com reflexo direto sobre a imagem delas no mercado e, consequentemente, sobre a captação de recursos, sob a forma de financiamentos ou lançamento de ações no mercado financeiro. O trabalho da Auditoria Interna deverá caminhar no sentido de formar opiniões consistentes, não apenas em relação aos custos dos empreendimentos, como tam- bém aos riscos ambientais previstos com sua implan- tação e às medidas compensatórias e reparadoras a serem tomadas. um exame de auditoria em atividades com envolvimento em relação ao meio ambiente deverá considerar a existência de relatório de impacto ambiental; as políticas traçadas pela alta administração. É preciso saber como e quanto a utilização predatória dos recursos naturais degrada a qualidade do meio ambiente, afeta a vida de uma população ou mesmo o valor de uma pro- priedade próxima às instalações da empresa. 11.2 Auditoria dos estoques Os estoques representam um dos ativos de maior valor nas empresas comerciais e industriais e, portanto, deve lhe ser dado uma atenção especial nos testes. Os estoques constituem ativos destinados à venda (comér- cio) ou à produção (indústria) e são de importância fun- damental na apuração do lucro líquido periodicamente e na determinação do valor do capital investido no giro em determinado momento. Classificam-se em: Matérias-primas – itens que serão destinados a | à produção e comporão o custo de produção; Produtos em processo – bens que estão em b | processo de produção; Produtos acabados – bens produzidos ou c | comprados e destinados à venda; Na auditoria dos estoques o auditor terá a oportu- nidade de verificar possíveis desvios de controle interno, oferecendo recomendações que proporcionarão o apri- moramento dos controles e até redução de custos da empresa auditada. Regra geral, os principais objetivos da auditoria de estoques são os seguintes: determinar sua existência física e localização, x na companhia, em posse de terceiros ou em trânsito; verificar se pertencem à empresa; x analisar se foram aplicados os princípios funda- x mentais de contabilidade, em bases uniformes; conferir a existência de estoques penhorados x ou dados em garantia; constatar se estão corretamente classificados x nas demonstrações contábeis e se foram divul- gadas as informações em notas explicativas. 11.3 Provisões para contingências As provisões caracterizam-se como estimativas de perdas prováveis, reconhecidas contabilmente no pas- sivo ou no ativo, a depender do elemento sobre o qual se prevê tal perda. Neste ponto será tratada a provisão passiva que no entender de Iudícibus e outros (2010), três condições devem ser satisfeitas para o reconheci- mento das provisões: AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 20 | a entidade tem uma obrigação presente (legal a | ou não formalizada) como resultado de um evento passado; seja provável que será necessária uma saída b | de recursos que incorporam benefícios econô- micos para liquidar a obrigação; possa ser feita uma estimativa confiável do c | valor da obrigação. Para esses autores, portanto, essas condições são cumulativas, ou seja, devem coexistir para se justificar o reconhecimento de uma provisão para contingências. Crepaldi (2010) destaca, ao tratar do programa de audi- toria para as provisões, que deve-se verificar se as pro- visões foram feitas de acordo com a legislação vigente e se tais provisões foram debitadas quando da liquidação da dívida. Os procedimentos de auditoria nas contas de provisões constituem geralmente na conferência de cál- culo para se constituir cada provisão, a verificação de sua natureza e a inspeção dos documentos que funda- mentaram a constituição e a eventual liquidação desses passivos contingentes. 11.4 Diagnóstico estratégico em auditoria Como visto na seção em que se tratou do plane- jamento, este se constitui no estabelecimento de um futuro desejado pela administração da empresa, sendo que a estratégia constitui-se no caminho que será defi- nido para se chegar a realização dos planos. Mas como a auditoria poderá participar ativamente do planejamento? Inicialmente pode-se afirmar que a contribuição da auditoria nesse aspecto pode se dar no que se denomina diagnóstico estratégico ou auditoria de posição, efetuando-se um levantamento da situação da organização com relação aos seguintes pontos: o modelo de gestão; a | a estrutura organizacional; b | os resultados operacionais (incluindo o resul-c | tado financeiro) e outros aspectos que se façam necessários para um diagnóstico ade- quado. Após esse trabalho serão elencados seuspontos fortes e fracos, dois atributos utilizados para se definir os planos. Ao se identificar os pontos fortes deverão olvidar esforços no sentido de explorá-los efetivamente. Já ao se detectarem os pontos fracos todos os esforços deve- rão se direcionar no sentido de sua minimização ou até mesmo a completa eliminação destes. Quando a audi- toria é parte integrante da gestão da organização esse trabalho é feito rotineiramente, basta que a administra- ção tenha acesso a essas informações e execute ações visando aprimorar os pontos levantados no diagnóstico. O gráfico, a seguir, procura destacar o ciclo obser- vado no diagnóstico estratégico: Figura 7 Eventos Desempenho Resultado Comunicação Eficiência Eficácia Função da controladoria Diagnóstico estratégico Verificação sistemática Análise interna Análise externa Empresa Pontos fortes e pontos fracos Oportunidades e ameaças Atributos que asseguram a criação de valor VISãO ESTRATÉGICA DA AuDITORIA INTERNA E ExTERNA | 21 | O acompanhamento por parte da auditoria das eta- pas listadas acima não implica em exclusividade, pois a controladoria é a área que deve envolver-se diretamente com o acompanhamento, definição e controle estraté- gico auxiliada pela auditoria. 12 . Auditoria de resultados e acompanhamento do desempenho empresarial A auditoria de resultados pressupõe um acompa- nhamento sistemático dos fatores geradores do resul- tado empresarial, fundamentando-se na verificação roti- neira das ações que conduzem a geração de receitas e o consumo de recursos. Nos procedimentos de audito- ria do resultado deve haver uma preocupação quanto a contabilização correta das receitas e despesas geradas ou incorridos no período, (de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade), com devida compa- ração com exercícios anteriores e se foram dados os devidos destaques para essas contas e valores nas demonstrações contábeis e nas notas explicativas. Per- cebe-se então que a auditoria pode e deve contribuir para a identificação de situações que estão ocorrendo e poderão comprometer o desempenho e o resultado empresarial, como uso inadequado de ativos (gerando perdas) ou até mesmo erros e fraudes envolvendo con- tas do resultado. ACKOFF, R. L. Planejamento empresarial. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora S/A, 1975. ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e com- pleto. São Paulo: Atlas. ANSOFF, I. H.; McDONNELL, E. J. implantando a administração estratégica. São Paulo: Atlas, 1993. CREPALDI, S. A. Auditoria contábil: teoria e prática. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2010. CHIAVENATO, I. Planejamento estratégico: da inten- ção aos resultados. Rio de Janeiro: Campus, 2004. FERREIRA, R. J. Manual de auditoria. 7. ed. São Paulo: Ferreira, 2009. GuPTA, K. A. Estratégia das unidades de negó- cios: gerenciando um único negócio. In: MBA: Curso Prático de Estratégia. São Paulo: Campus, 1999. IuDíCIBuS, S. de et al. Manual de contabilidade societária. São Paulo: Atlas, 2010. MINTZBERG, H.; AHLSTRAND, B.; LAMPEL, J. Safári de estratégia. São Paulo: Bookman, 2000. MINTZBERG, H. Criando organizações eficazes: estruturas em cinco configurações. São Paulo: Atlas, 1995. MOSIMANN, C. P.; FISCH, S. Controladoria. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999. OLIVEIRA, L. M. de; DINIZ FILHO, A.; GOMES, M. F. Curso básico de auditoria. São Paulo: Atlas, 2008. Referências
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