Aula 7 Encerramento de projetos

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Aula 7: Encerramento de projetos
Apresentação
Nas aulas anteriores, aprendemos as técnicas de análise e resolução de problemas, aplicando as ferramentas metodológicas mais usadas na Administração. Vimos o que é um projeto, assim como a sua iniciação, o seu planejamento, o seu desenvolvimento e a sua execução, além das técnicas de monitoramento e controle existentes.
Nesta aula, abordaremos a última etapa ou o encerramento do projeto. Afinal, a nossa responsabilidade como gestor não termina na execução dele.
Objetivos
· Esclarecer a importância da formalização do encerramento do projeto;
· Apreciar a gestão de projetos como ensinamento e estímulo a uma melhoria contínua;
· Identificar as principais responsabilidades de seu gestor.
Encerramento do projeto
Vamos iniciar esta aula com o seguinte questionamento:
Nos projetos que você gerencia ou já gerenciou, todas as partes interessadas tiveram ciência de seu término? Você realizou uma reunião de encerramento com a equipe envolvida? Formalizou os resultados, gerando um documento de encerramento?
O encerramento de projetos, afinal, também é muito relevante para a atividade de gestão. É nele que iremos formalizar os resultados tanto para o nosso cliente como para a nossa equipe, obtendo a aprovação final dos nossos patrocinadores.
Por conta disso, todos os processos de aquisições detalhados no planejamento deverão ser encerrados.
Nesta etapa, uma análise crítica deve ser realizada com o seguinte propósito: estabelecer o conceito de melhoria contínua. Os resultados das etapas devem ser analisados para possibilitar o aprendizado a ser aproveitado em novos (e futuros) projetos. Recomenda-se, para isso, a elaboração de dois documentos que servirão como base:
1º documento
Registra as medidas de desempenho obtidas
2º documento
Expressa o resultado final do projeto
Veremos a seguir as principais ações realizadas no encerramento do projeto.
1. Ações de encerramento
Ao longo de nossas aulas, pudemos verificar que a gestão de projetos é dividida em fases. Quando falamos de encerramento, estamos nos referindo à validação ou ao encerramento de cada uma dessas fases.
Esse procedimento engloba a organização de todos os documentos e registros pertinentes a cada fase para que os resultados do projeto sejam verificados e, por fim, formalizados. Sem isso, não é possível haver a sua aceitação.
O gestor do projeto é o responsável pelas atividades de encerramento e entrega dos resultados aos patrocinadores.
Cabe a ele garantir que todas as partes interessadas tenham ciência desse encerramento.

Fonte: 
O gestor também será o responsável por elaborar um acervo com as informações ou as lições aprendidas, transformando-as em conhecimento para ações futuras.
Sugerimos que, no encerramento do projeto, sejam realizadas as seguintes ações:
· Encerrar todas as aquisições ou contratos estabelecidos;
· Registrar as lições aprendidas;
· Formalizar a aceitação ou aprovação do resultado e/ou produto pelo cliente ou patrocinador;
· Avaliar a equipe de trabalho envolvida nas fases do projeto, assim como seus resultados;
· Construir um arquivo com toda a documentação gerada nas fases do projeto, construindo uma base histórica que servirá para o processo de melhoria contínua.
As atividades, portanto, serão avaliadas para identificar, documentar e arquivar as melhores práticas.
O objetivo é que elas sirvam de aprendizado para projetos futuros e tornem seus participantes mais eficientes.
Quando executamos um projeto, podemos afirmar, sem nenhum medo de errar, que também estamos nos aculturando. Por mais simples que ele seja, sempre haverá a necessidade de pesquisas, estudos, planejamentos e avaliação de resultados. Por conta disso, algumas possibilidades de aprendizado poderão ser implementadas das mais diversas formas. Caberá ao gestor do projeto definir qual ou quais serão mais bem aplicadas à sua realidade.
Vejamos algumas possibilidades a seguir:
Realizar ou formalizar o encerramento de cada fase do projeto
Esta atividade exigirá um pouco mais de trabalho, no entanto, além de proporcionar mais proximidade com as partes interessadas, funcionará também como um marco e dará maior visibilidade aos resultados obtidos, não havendo o risco de que eles sejam esquecidos.
Segmentar as reuniões de encerramento
Esta medida é importante por poder evitar conflitos entre equipes de diferentes interesses ou segmentos. Também facilitará a definição de qual técnica ou linguagem será utilizada para a divulgação do resultado.
É lógico que podemos tirar lições ou aprendizados em reuniões multidisciplinares, mas vale a pena pensar se não seria mais produtivo e adequado segmentar os grupos de participantes.
Definir, de forma clara, os objetivos e os resultados alcançados
É comum que alguns participantes, por não entenderem bem os objetivos de uma reunião, aproveitem para expor outros problemas, realizando, no linguajar popular, uma lavagem de roupa suja. Trata-se de um processo em que as avaliações ocorrem naturalmente. Portanto, feedbacks negativos poderão ocorrer.
O gestor terá um papel decisório nesse cenário para sensibilizar o grupo de participantes sobre o objetivo daquele encontro: propor melhorias e soluções para os problemas associados ao projeto, desenvolvendo o processo de melhoria contínua.
Manter o foco principal
Existem diversas formas de direcionar a reunião de encerramento ou da reunião que trata das lições aprendidas. O objetivo é conduzir o grupo sem que seus participantes fiquem perdidos ou incapazes de saber o que irão dizer. Sugere-se a utilização de formulários específicos.
Exemplo:
Um exemplo de segmentação das reuniões de encerramento seria a divisão por equipes específicas, como patrocinadores de clientes, equipes de fornecedores e prestadores de serviço.
Exemplo:
Veja um exemplo de um formulário específico para ser aplicado na reunião de encerramento.
2. Formalização
Agora, vamos formalizar o encerramento do projeto?
Quando falamos em formalização, estamos nos referindo ao ato de documentar. Deve-se criar um documento que, de forma simples, expresse alguns indicadores do projeto e, logicamente, o seu resultado final.
Exemplo:
A última etapa da gestão de projetos demonstra a importância da formalização de seu término e do aceite formal por parte do cliente.
Para que tudo estudado até o momento em nossas aulas seja colocado em prática, o gestor do projeto deverá possuir determinadas competências técnicas e habilidades comportamentais, além de saber realizar a gestão de pessoas, resolver conflitos e ter iniciativa.
Vejamos algumas características fundamentais para a execução das responsabilidades do gestor de projetos a seguir:
· Entregar o produto final dentro do prazo e do custo planejado;
· Zelar pela qualidade e quantidade de recursos alocados no projeto;
· Selecionar e motivar os integrantes das equipes;
· Realizar o gerenciamento de risco do projeto;
· Desenvolver canais de comunicação com todas as partes envolvidas (internas ou externas) para garantir o cumprimento do planejamento;
· Controlar e acompanhar os indicadores de performance, adotando ações corretivas se for necessário;
· Responder pelo projeto.
3. Cuidados a serem tomados
Devemos sempre nos esforçar para entender e satisfazer às expectativas do cliente. Segundo um dito popular, é melhor prometer menos e entregar mais. De fato, tal conceito pode ser aplicado no gerenciamento da qualidade se ele, como menciona Lage e Martins:
“se referir à sua capacidade para entregar o produto ou o serviço mais cedo do que o prometido ou por um custo menor do que o estimado. No entanto, não é um procedimento correto entregar mais do que foi solicitado pelo cliente, mesmo que seja em nível de qualidade”.
(LAGE; MARTINS, 2014)
Por que essa afirmação não é correta? Porque o objetivo do gerenciamento de projetos é assegurar a entrega do produto final ao cliente respeitando o prazo e o orçamento. Se utilizarmos trabalho adicional, correremos o risco de não cumprir os dois critérios. Então não teremos argumentosconvincentes para explicar ao cliente que o custo aumentou ou o prazo foi perdido devido ao acréscimo de trabalho não solicitado.
Ao acrescentar trabalho (custo ou prazo) para entregar mais, você estará apenas fugindo do planejamento e assumindo a responsabilidade que não é de um gestor, e sim do cliente.
Para Lage e Martins (2014), “não se deve englobar a entrega de requisitos que não foram solicitados. De fato, o cliente poderá solicitar a inclusão de requisitos adicionais no projeto”. Essas modificações, no entanto, deverão ser processadas como uma mudança do escopo inicial - e, como já vimos em outras aulas, quaisquer que sejam essas mudanças, elas irão exigir todo um ritual a ser cumprido.
Palavras finais
O sucesso do projeto não está relacionado à economia de recursos previstos, e sim à execução do seu planejamento. Tal economia pode ser perfeitamente classificada como uma falha no planejamento que fez com que os recursos fossem superestimados. Lage e Martins (2014) definem que:
“o sucesso de um projeto está relacionado à entrega do produto, serviço ou resultado solicitado dentro do escopo, no prazo e com o orçamento e recursos determinados”.
A qualidade de um projeto, por sua vez, é definida pelo balanceamento desses fatores. Ainda segundo os dois autores (2014):
“não existe uma receita ou um conjunto de atividades que garantam o êxito de um projeto. Um projeto de sucesso é decorrente de uma série de eventos que contribuem para esse fato”.
Entretanto, é possível destacar algumas diretrizes que possuem bastante relevância:
· Definição de objetivos e metas que sejam de fácil entendimento e tangíveis a serem entregues nas várias fases do projeto;
· Realização de uma comunicação eficiente e eficaz entre todos os envolvidos e em todas as fases dele;
· Existência de uma liderança forte que combine com a função do gestor;
· Simplicidade dos processos de gerenciamento de projetos, somando-se às práticas e à cultura da organização empreendedora do projeto;
· Sistematização de metodologia e ferramentas de gerenciamento de projetos.
Fonte: (LAGE; MARTINS, 2014)
Atividade
1. Sobre a fase de encerramento de projetos, é possível afirmar que:
I – Faz-se a formalização dos resultados para o nosso cliente e a nossa equipe.
II – Realiza-se uma análise crítica do projeto com o objetivo de estabelecer o processo de melhoria contínua a ser aplicado em novos projetos.
III – Não é necessário estabelecer ou criar nenhum tipo de documentação para a formalização, apenas atas das reuniões que serão realizadas com as diversas equipes.
Após analisar as afirmativas apresentadas, é correto afirmar que:
a) Todas as alternativas estão corretas.
b) Todas as alternativas estão erradas.
c) Somente a alternativa I está correta.
d) Somente as alternativas I e II estão corretas.
e) Somente as alternativas I e III estão corretas.
Gabarito comentado
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra d.
atividade de encerramento do projeto, é necessário haver pelo menos a elaboração de dois documentos que servirão como base. O primeiro servirá para registrar as medidas de desempenho obtidas; o segundo, para expressar o resultado final do projeto.
2. Sugere-se que, na fase de encerramento dos projetos, sejam implementadas algumas ações. Das alternativas abaixo, assinale a que não deverá ser realizada.
a) Estabelecer contratos com novos fornecedores.
b) Registrar as lições aprendidas.
c) Formalizar a aceitação ou a aprovação do resultado e/ou produto pelo cliente ou patrocinador.
d) Avaliar a equipe de trabalho envolvida nas fases do projeto e seus resultados.
e) Construir um arquivo com toda a documentação gerada nas fases do projeto, construindo uma base histórica que servirá para o processo de melhoria contínua.
Gabarito comentado
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra a.
Nesta fase do processo de gerenciamento de projetos, deve-se realizar o encerramento e finalizar todos os processos de aquisições e/ou contratações.
3. Quando gerenciamos um projeto, surgem várias oportunidades de aprendizado que poderão ser aplicadas a outros projetos. Caberá ao gestor definir e escolher as mais úteis em seus novos desafios. Entre elas, a única alternativa que não se aplica a esse conceito é:
a) O objetivo da reunião é conduzir o grupo para o objetivo principal de modo que os participantes não fiquem perdidos ou sem saber o que irão dizer.
b) O gestor terá um papel decisório para sensibilizar o grupo de participantes de que o objetivo é propor melhorias e soluções para os problemas associados ao projeto e desenvolver o processo de melhoria contínua.
c) As reuniões também deverão servir para lavar roupa suja e discutir problemas pessoais.
d) Deve-se segmentar as reuniões para facilitar o linguajar a ser utilizado e evitar conflitos entre equipes de diferentes interesses.
e) Realiza-se a formalização do encerramento de cada etapa do projeto. Esta atividade funcionará também como um marco, dando uma maior visibilidade aos resultados obtidos, não havendo, assim, o risco de que eles sejam esquecidos.
Gabarito comentado
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra c.
O gestor deverá preparar e conduzir reuniões voltadas exclusivamente aos objetivos do projeto, intervindo, se necessário for, para que assuntos sem relação com ele não sejam abordados a fim de que o foco não seja perdido.
4. Quando da elaboração do documento para a formalização do encerramento do projeto, devemos nos preocupar em expressar nele algumas informações relevantes para que tudo fique documentado. Entre essas informações, podemos destacar:
I - Parecer do gestor do projeto.
II - Metas para critérios de aceite.
III - Acompanhamento geral do projeto, como prazos e custos.
IV - Marcos do projeto.
V - Recomendações e observações gerais.
VI - Assinaturas do patrocinador e do gestor.
Após analisar as alternativas apresentadas, podemos afirmar que:
a) Todas as alternativas estão corretas.
b) Todas as alternativas estão erradas.
c) Somente a alternativa I está errada.
d) Somente as alternativas I e III estão erradas..
e) Somente as alternativas I, II, III e V estão erradas.
Gabarito comentado
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra a.
Todas as afirmativas constituem informações relevantes para a formalização do encerramento do projeto.
5. O gestor do projeto será responsável por uma série de atividades ou quase todas as ações relacionadas ao sucesso dele. Das alternativas a seguir, qual delas não constitui uma responsabilidade deste gestor?
a) Entregar o produto final dentro do prazo e dos custos planejados.
b) Definir o orçamento que será disponibilizado para o projeto.
c) Selecionar e motivar os integrantes das equipes.
d) Realizar o gerenciamento de risco do projeto.
e) Desenvolver canais de comunicação.
Gabarito comentado
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra b.
Todas as decisões sobre o orçamento a ser empregado caberão aos patrocinadores. O gestor poderá atuar como consultor desde que seja solicitada a sua opinião sobre o assunto.
6. Podemos considerar como diretrizes que contribuirão para o sucesso do projeto, exceto:
a) Definição de metas que sejam de difícil entendimento e intangíveis para motivar as equipes com esses desafios.
b) Realização de uma comunicação eficiente e eficaz entre todos os envolvidos e em todas as fases do projeto.
c) Exercer uma liderança forte que combine com a função de gestor do projeto.
d) Simplicidade dos processos de gerenciamento de projetos, somando-se às práticas e à cultura da organização empreendedora.
e) Sistematização de metodologia e ferramentas de gerenciamento.
Gabarito comentado
Parabéns! Você acertou!
Resposta correta: letra a.
As metas devem ser de fácil entendimento e tangíveis.