Grupos de Processos e Áreas de Conhecimento em Gerência de Projetos de TI

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CCT0650 – gerência de projetos de ti 
Aula 05: Grupos de processos, áreas de conhecimento e integração
Aula 05: Grupos de processos, áreas de conhecimento e integração
Gerência de Projetos de TI
Introdução
Agora que você já conhece o PMBOK, deve estar se perguntando como um único livro pode fornecer práticas que sejam aplicadas em qualquer tipo de projeto. Como será que ele está organizado? Como é feita a divisão do seu conteúdo?
Nesta aula, vamos obter essas respostas, conhecendo a maneira com que os processos são agrupados, e as áreas de conhecimento que eles abordam. Ao fim, nos aprofundaremos na área responsável por fazer com que todos esses processos se integrem, para conduzir o gerenciamento do projeto.
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Objetivos
Definir a divisão dos processos de gerenciamento de projetos em grupos;
Identificar as dez áreas de conhecimento do PMBOK 6;
Descrever a área de gerenciamento da integração do projeto.
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Organização dos processos no PMBOK
Agora que você já conhece o funcionamento de um processo no PMBOK, vamos falar da organização deles. Para facilitar a ordenação dos processos, foi estabelecida uma divisão em cinco grupos.
Cada um deles refere-se a uma etapa do ciclo de vida do projeto ou fase.
Vamos conhecer cada um deles a partir de agora.
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Organização dos processos no PMBOK
Iniciação
Este grupo reúne os processos iniciais aplicados em qualquer novo projeto ou nova fase de um projeto existente. Ele tem o objetivo de levantar as informações necessárias para que seja autorizado o início do projeto.
O primeiro passo é identificar quem serão as partes interessadas no projeto. A partir disso é possível elaborar um documento que contenha as informações básicas que expliquem de maneira simplificada os objetivos e a razão de existir do projeto.
Abordaremos com detalhes esses dois processos mais a frente.
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Organização dos processos no PMBOK
Planejamento
Após a autorização para iniciar o projeto ou fase, o gerente começará a planejar tudo em detalhes. Esse é sem dúvidas o grupo que mais possui processos.
Quanto mais detalhes forem levantados sobre o projeto, menores serão os riscos de imprevistos ao longo da sua execução.
Nada pode ficar de fora:
A definição do que será entregue;
Quando será finalizado;
Quanto custará;
Quais recursos serão necessários;
Quais os parâmetros de qualidade etc.
Todas essas informações serão consolidadas em um segundo documento chamado Plano de Gerenciamento do Projeto.
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Organização dos processos no PMBOK
Execução
Depois de tudo planejado, é hora de colocar a mão na massa! O grupo de processos de execução será responsável por fazer com que o trabalho seja realizado, satisfazendo, assim, os requisitos do projeto.
Durante a execução, a equipe precisa ser constantemente acompanhada, algumas aquisições podem ser necessárias, a qualidade do produto, serviço ou resultado precisa ser gerenciada, entre outros processos que são executados neste grupo.
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Organização dos processos no PMBOK
Monitoramento e Controle
Ao mesmo tempo em que a execução acontece, é necessário monitorar diversas variáveis para garantir que nada fuja do planejado. E, quando acontecer, é preciso tomar algumas ações para recuperar o controle e manter o foco no objetivo.
Este grupo possui processos que auxiliarão nesta etapa do projeto.
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Organização dos processos no PMBOK
Encerramento
Ao fim, é necessário oficializar o término do projeto ou fase. Assim como poderá se garantir que tudo o que foi combinado foi realmente entregue e que o cliente ficou satisfeito com o resultado recebido.
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Organização dos processos no PMBOK
Atenção
Grupos de processos são diferentes de fases. Se um projeto tiver mais de uma fase, dentro de cada uma delas, haverá os cinco grupos de processos.
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Atividade
Com base nos grupos de processos de gerenciamentos de projeto, assinale a alternativa correta:
a) São cinco grupos de processos, que não possuem nenhuma relação de dependência entre si.
b) São quatro grupos que indicam o andamento do projeto.
c) São três grupos que juntos possuem 49 processos.
d) São cinco grupos que dividem os processos em iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
e) São seis grupos que dividem os processos em iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Além dos grupos de processos aprendidos, o PMBOK possui dez áreas de conhecimento divididas por assuntos que são fundamentais durante o gerenciamento de um projeto.
Apesar dessas áreas serem dependentes, a divisão facilita a organização evitando que algum processo seja negligenciado.
São elas:
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Integração
Esta área é responsável por combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades das demais áreas de conhecimento. É a única área que possui processos nos cinco grupos.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Escopo
Aqui, definiremos o que o projeto entregará e também deixaremos claro o que ele não entregará. Dessa forma, poderemos calcular com precisão o esforço que será necessário para concluir o projeto e poderemos também gerenciar as expectativas do cliente ao receber o produto.
Exemplo
Na construção de uma casa precisamos combinar com o cliente, quantos quarto ele irá querer, se serão suítes, qual o tamanho da sala desejada, se a cozinha será do tipo americana etc.
Se, em algum momento, o cliente pensar em colocar uma piscina e depois voltar atrás deverá ser registrado para que não haja nenhum tipo de confusão.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Cronograma
Inclui os processos necessários para gerenciar o término de cada tarefa e a ordem de execução delas, garantindo assim a finalização previsível e pontual do projeto.
Para isso, as atividades precisam ser definidas e ter suas durações estimadas cuidadosamente, sem esquecer de estabelecer quais tarefas possuem dependência e quais podem ser executadas paralelamente.
Exemplo
No exemplo da construção da nossa casa, dividiríamos as atividades em: preparar terreno, construir a fundação, levantar as paredes e colocar o telhado.
Estas tarefas precisam ser feitas de forma sequencial, pois não há como colocar o telhado sem que haja paredes para sustentá-lo. Já outras tarefas, como pintar paredes e instalar pias, podem ser executadas em paralelo.
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Custos
Área de conhecimento que cuidará dos valores gastos com materiais, recursos humanos, aluguéis de equipamentos, dentre outros. Controlar estes valores é fundamental para o sucesso do projeto, pois nenhum projeto se mantém viável se o custo ultrapassar muito o valor esperado.
Exemplo
Para o exemplo da casa, além de calcularmos os gastos com materiais do tipo cimento,areia e pedra, precisamos calcular, com base no cronograma, por quanto tempo será necessário pagar um pedreiro, um pintor ou alugar uma escavadeira etc.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Qualidade
Nesta área, definiremos e controlaremos os parâmetros de qualidade. Quando pensamos nesta característica, é natural a percepção de quanto mais qualidade melhor será para o projeto. Mas temos que pensar que cada padrão de qualidade estabelecido gerará um custo diferente. Cada projeto terá sua própria realidade de acordo com o orçamento definido para ele.
Exemplo
Na construção da casa, se o pedreiro instalar o piso com alguns milímetros de desnível, esse trabalho precisará ser refeito? A resposta vai depender do padrão de qualidade estabelecido. Se estivermos falando de casas populares do governo, que precisam ser construídas dentro de um orçamento muito pequeno a resposta é NÃO. Mas se a nossa casa for uma mansão em um bairro nobre, a resposta provavelmente será SIM.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Recursos
Até a versão cinco do PMBOK, esta área de conhecimento tratava apenas de recursos humanos, do desenvolvimento de cada um deles, desempenho e mobilização da equipe.
Na versão atual, todos os recursos necessários para a conclusão do projeto foram adicionados a esta área de conhecimento, juntamente com os respectivos processos para gerenciá-los e controlá-los.
No nosso exemplo da construção da casa, esta área seria responsável por definir quantos sacos de cimento utilizaríamos na construção da fundação, quantos tijolos para as paredes, quantos metros quadrados de piso, além de quantificar quantos pedreiros, pintores e ajudantes seriam necessários para isso. Observe que os processos de várias áreas de conhecimento vistas até aqui ocorrem de modo simultâneo, pois a saída de alguns processos servirá de entrada para outros.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Comunicações
A boa comunicação é essencial para não haja falta de entendimento por qualquer uma das partes interessadas sobre quaisquer pontos do projeto. 
Desde o momento da concepção do projeto até a sua entrega, novas informações surgem o tempo todo. É primordial que todas as partes sejam envolvidas ou comunicadas sobre cada uma delas.
Imagine se, no exemplo da construção da casa, uma mudança fosse feita na planta baixa e o pedreiro não fosse comunicado? Ou, ainda, se quem estivesse construindo a fundação encontrasse um terreno arenoso e não comunicasse ao engenheiro responsável? Qualquer uma dessas pequenas falhas na comunicação poderiam ser a causa de um fracasso total do nosso projeto.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Riscos
Por mais que façamos um planejamento minucioso, situações imprevistas podem acontecer. Analisando bem, algumas delas não são tão imprevisíveis assim. São ameaças que possuem uma possibilidade de ocorrer e, caso ocorram, podem gerar impacto negativo no projeto.
A essas ameaças damos o nome de riscos. Esta área de conhecimento busca levantar os riscos previamente e monitorar as alterações nas probabilidades deles ocorrerem.
Se na construção da casa, nós tivermos um único pedreiro, que possui grande conhecimento e experiência, e não pagarmos um bom salário, a possibilidade de ele abandonar a obra e causar um atraso no cronograma é grande. Porém, se pagarmos um salário adequado e monitorarmos os elementos que possam causar insatisfação, as probabilidades diminuem significativamente.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Aquisições
Em um projeto, pode ser necessária a aquisição de um ou mais produtos ou materiais. As definições dessas aquisições, a maneira como serão conduzidas e o controle de eventuais mudanças estão contemplados nesta área de conhecimento.
No exemplo da construção da casa, os materiais podem ser comprados todos no início para garantir que não haja reajustes nos preços. Porém, conduzir desta forma pode gerar um problema de falta de espaço adequado para armazená-los. Então, talvez a melhor estratégia, seja comprar na medida que será usado ou tentar negociar várias entregas parciais.
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As dez áreas de conhecimento do PMBOK
Partes interessadas
O primeiro passo antes de se iniciar qualquer projeto, é identificar quem serão as pessoas, departamentos e organizações interessadas em que o projeto ocorra. 
No decorrer do projeto, é possível que algumas delas percam o interesse e novas partes surjam. Esta área de conhecimento fornecerá os processos necessários para que isso ocorra da melhor maneira possível.
Quem são as partes interessadas da construção da nossa casa? O cliente, a esposa do cliente, a construtora, o fornecedor de materiais de construção, a associação de moradores do bairro, a prefeitura, dentre outros.
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Os 49 processos do PMBOK 6
Agora que você já conhece a definição de processo, os cinco grupos e as dez áreas de conhecimento, veja a tabela resumo com os 49 processos do PMBOK 6.
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Os 49 processos do PMBOK 6
Agora que você já conhece a definição de processo, os cinco grupos e as dez áreas de conhecimento, veja a tabela resumo com os 49 processos do PMBOK 6.
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Os 49 processos do PMBOK 6
Agora que você já conhece a definição de processo, os cinco grupos e as dez áreas de conhecimento, veja a tabela resumo com os 49 processos do PMBOK 6.
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Os 49 processos do PMBOK 6
Agora que você já conhece a definição de processo, os cinco grupos e as dez áreas de conhecimento, veja a tabela resumo com os 49 processos do PMBOK 6.
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Os 49 processos do PMBOK 6
Agora que você já conhece a definição de processo, os cinco grupos e as dez áreas de conhecimento, veja a tabela resumo com os 49 processos do PMBOK 6.
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Como funcionam essas áreas?
Nosso próximo passo é entender o funcionamento de cada uma dessas áreas, começando pelo Gerenciamento da Integração do projeto.
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Como funcionam essas áreas?
Nosso próximo passo é entender o funcionamento de cada uma dessas áreas, começando pelo Gerenciamento da Integração do projeto.
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Como funcionam essas áreas?
Nosso próximo passo é entender o funcionamento de cada uma dessas áreas, começando pelo Gerenciamento da Integração do projeto.
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Como funcionam essas áreas?
Nosso próximo passo é entender o funcionamento de cada uma dessas áreas, começando pelo Gerenciamento da Integração do projeto.
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Como funcionam essas áreas?
Nosso próximo passo é entender o funcionamento de cada uma dessas áreas, começando pelo Gerenciamento da Integração do projeto.
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Atividade
2. Sobre a área de conhecimentode Gerenciamento da Integração do Projeto, analise as afirmações abaixo:
I. Todos os processos desta área são independentes de outras áreas;
II. O plano de gerenciamento de projeto pode ser considerado o documento mais importante do projeto;
III. Esta área não possui processos em todos os grupos.
Está correto o que se afirma em:
a) I, apenas
b) II, apenas
c) III, apenas
d) I e II
e) I e III
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Atividade
3. Sobre os grupos de processos, assinale alternativa INCORRETA.
O grupo de iniciação possui processos em todas as áreas de conhecimento.
b) O grupo de planejamento é o que possui a maior quantidade de processos.
c) O grupo de execução gerencia a construção do produto, serviço ou resultado.
d) O grupo de monitoramento e controle possui processos em todas as áreas de conhecimento.
e) O grupo de encerramento pode encerrar a fase ou o projeto
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Atividade
4. Dentre os grupos de processo abaixo, selecione o que possui um ÚNICO processo:
a) Iniciação
b) Planejamento
c) Execução
d) Monitoramento e Controle
e) Encerramento
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Atividade
5. Uma empresa está desenvolvendo um software. Durante a fase de planejamento identificou-se que será necessário realizar a compra de uma licença de um sistema gerenciador de banco de dados. Qual área de conhecimento do PMBOK 6 cuidará dessa compra?
a) Recursos
b) Qualidade
c) Aquisições
d) Comunicação
e) Custos
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Atividade
6. NÃO é uma atribuição da área de gerenciamento de riscos:
a) Impedir dos riscos ocorram
b) Identificar os riscos
c) Realizar a análise dos riscos
d) Planejar resposta aos riscos
e) Monitorar os riscos
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Atividade
7. Durante a iniciação de um projeto, dois processos são executados. Quais são eles?
a) Desenvolver Termo de Abertura do Projeto e desenvolver cronograma.
b) Identificar as partes interessadas e desenvolver Termo de Abertura do Projeto.
c) Estimar custos e desenvolver cronograma.
d) Estimar custos e identificar as partes interessadas.
e) Desenvolver Termo de Abertura do Projeto e identificar os riscos.
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Atividade
8. Qual dos elementos abaixo deve estar contido no Termo de Abertura do Projeto?
a) Uma especificação detalhada dos custos.
b) O cronograma do projeto.
c) A lista com todos os riscos.
d) Uma breve apresentação dos objetivos.
e) A relação de toda a equipe que irá trabalhar no projeto.