ARQUIVOLOGIA 1 CONCEITO E PRINCÍPIOS

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ARQUIVOLOGIA 
 PRINCÍPIOS E CONCEITOS
Documento: é toda a informação registrada em um suporte material suscetível de ser utilizada para consulta.” (CONARQ)
Documento de arquivo: documento produzido e/ou recebido por pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou.
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e acumulados por um órgão ou entidade, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza ou suporte.
PRINCÍPIOS:
Princípio da proveniência/respeito aos fundos.: É o princípio básico da organização de arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a autonomia de cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os de outros. A proveniência transmite informação importante sobre o contexto em que os documentos foram criados.
O princípio da Proveniência possui dois graus de aplicação: no primeiro grau delimita-se quais documentos podem ou não pertencer ao arquivo; e no segundo há a determinação de como esses documentos devem estar dispostos dentro do conjunto (qual a posição de cada um). Então temos, no primeiro grau, uma aplicação externa, e, no segundo grau, uma aplicação interna.
Princípio da pertinência: princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático;
Princípio do respeito pela ordem original (ORGANICIDADE): os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Também chamado de princípio da organicidade.
Princípio da cumulatividade: o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.
Princípio da territorialidade: arquivos deveriam ser a conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares
Princípio da unicidade: Disciplina que os documentos de arquivos devem conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independentemente de sua forma, gênero, tipo ou suporte.
Princípio da indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
CARACTERÍSTICAS: 
Princípio da reversibilidade: princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.
Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material.
Autenticidade: O arquivo é autêntico quando é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade se refere à transmissão do documento e à preservação e custódia.
Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.
Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.
Unicidade: os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
Confiabilidade: Quando tem a capacidade de sustentar os fatos que o atesta, o documento de arquivo é confiável. A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e a veracidade de seu conteúdo.
QUESTÕES
1. (Cespe/FUB/2014) Caracteriza o princípio arquivístico do respeito à ordem primitiva a conservação do arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que produziu os documentos. Correto
2. - (Cespe/FUB/2014) O princípio da pertinência será aplicado nos casos em que houver necessidade de reclassificar os documentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a proveniência e a classificação original de cada documento. Correto
3. (Cespe TCDF 2014) O princípio da proveniência(origem/produtor) permite identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo. Correto
4. - (Cespe –DPF/2013) O princípio arquivístico fundamental para a organização dos documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio da pertinência. Errado é o princípio da proveniência
5. (FCC TRF - 2ª REGIÃO – 2012) Ainda que haja inúmeras cópias de um mesmo documento no arquivo de determinada instituição, cada qual ocupa lugar distinto no conjunto dos demais documentos, mantendo com eles relações específicas. Tal atributo é conhecido, na teoria arquivística, como: 
a) veracidade.
b) integridade. 
c) unicidade. 
d) confiabilidade. 
e) relatividade.
São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Finalidades e Função do Arquivo
1. Finalidades do arquivo 
· Servir à Administração 
· Servir de base para o conhecimento da história
2. Função do Arquivo 
· Disponibilizar o acesso à informação
 
 QUESTÕES
1. (Cespe/Ibama/2012) Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais, inclusive o digital. Correto
2. (Cespe/MI/2013) O material de referência ou informação não orgânica, utilizado nos setores de trabalho, é considerado documento de arquivo. Errado
3. – (CESPE / TSE/ 2007) Os suportes dos documentos de arquivo incluem 
a) papel, papel fotográfico, película videográfica. 
b) plantas, mapas, fotografias. 
c) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico. 
d) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual.
4. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos. Correto
5. (CESPE_STM/2011) denominam-se documentos de arquivo os documentos produzidos por uma entidade, pública ou privada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Correto
6. (Cespe MI 2013) Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negócio, as organizações públicas ou privadas produzem e recebem informações que, registradas, tornam-se documentos de arquivo. Correto
7. (CESPE – SERPRO/2013) desde sua origem, os documentos de arquivo são tratados, armazenados e conservados por razões culturais e históricas. Errado
8. (Funiversa/Sesi/2010) A função do arquivo é 
a) selecionar documentos importantes. 
b) guardar todos os documentos permanentes. 
c)preservar os aspectos culturais. 
d) manter o sigilo das operações. 
e) tornar disponível as informações contidas no acervo documental.
9. (Cespe - DRPF / 2013) A finalidade principal da produção e conservação de documentos de um arquivo é funcional. Correto
10. (Cespe – DPF/2014) - Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. Errado
11. (Cespe/Abin/2010) A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres. Correto
12. (Cespe/DPE/2012) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Errado
13. (CESPE - MDIC/2014) Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta devem ser considerados como arquivos. Errado
14. (Cespe/FUB/2014) Os arquivos da UnB são formados, também, pelos livros colecionados, utilizados por professores da universidade na elaboração de suas aulas. Errado
15. - (Cespe – MDIC/2014) Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos. Correto
16. (Cespe/STF/2013) A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas. Correto
17. (Cespe/TJ-RR/2012) Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo. Errado
18. (Cespe – MI/2013) Para que sirva como prova, o documento de arquivo deve preservar a característica de verdadeiro, não havendo, nesse caso, necessidade de autenticidade. Errado
19. (ESAF – MF / 2012) São características do documento de arquivo, exceto, 
a) a emulação. 
b) a naturalidade. 
c) a imparcialidade. 
d) a autenticidade. 
e) a inter-relação.
20. (Cespe – MI/2013) A naturalidade é uma característica reconhecida do documento de arquivo. Correto
21. (Cespe MPE/PI 2012) Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente. Correto
22. (Cespe/MPU/2013) A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. Correto
23. (Cespe/STF/2013) A autenticidade do documento de arquivo precisa ser garantida independentemente do suporte documental. Uma das formas de verificar essa autenticidade é a rastreabilidade. Errado
24. (Cespe / EBC/2011) A característica de imparcialidade dos documentos de arquivo está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais são usados hoje. Errado
Terminologia arquivística:
Acesso – Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas. 
• Anexação – É a juntada de antecedentes. 
• Antecedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa. 
• Apensação – É a juntada de precedentes. 
• Arquivamento – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. 
• Arquivo em depósito – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo. 
• Avaliação ou triagem – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos. 
• Classificação – Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado (= arranjo). 
• Data-limite – Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. 
• Depósito – Local onde os documentos são guardados, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência de posse ou propriedade. 
• Descarte, eliminação ou expurgo – Destruição de documentos julgados destituídos de valor (sem valor) para guarda permanente. 
• Desclassificação – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. 
• Destinação – Depois de se avaliar o grau de importância do documento, dizer para onde o mesmo será encaminhado. 
• Dossiê – Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa. 
• Instrumento de pesquisa – Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos arquivos. 
• Item documental – A menor unidade arquivística materialmente indivisível. Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc. 
• Legado – Doação feita por declaração de última vontade. 
• Marcação – Aposição de marca assinalando o grau de sigilo. 
• Precedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes. 
• Processo – Termo geralmente usado na administração pública, designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. 
• Protocolo – Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. – Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. – Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
• Reclassificação – alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos. 
• Referência cruzada, remissiva ou referência – Liga dois ou mais assuntos correlatos (referência – ver também). – É a indicação de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais amplo (referência – ver também). – Quando a entrada do nome de pessoas físicas é feita através de pseudônimos, usamos a ficha remissiva ver. – Quando uma empresa é mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razão social ou nome de fantasia, usamos a remissiva ver. 
• Unidade de arquivamento – O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Exs.: pastas, maços ou pacotilhas. 
Comentários sobre alguns termos: 
1 o) acervo x dossiê Acervo – definição genérica, envolvendo toda a documentação de um organismo ou de um arquivo. Dossiê – definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo). 
2 o) O acesso aos documentos pode ser pleno (documentos ostensivos, ou seja, qualquer pessoa pode consultá-los) ou limitado (documentos sigilosos, ou seja, somente pessoas autorizadas poderão ter acesso a eles). Por isso, a definição de acesso começa com “possibilidades” de consulta, pelo fato de que nem todas as pessoas terão acesso a certos documentos. 
3 o) antecedente x precedente antecedente → mesmo assunto / mesma pessoa (anexação) precedente → mesmo assunto / pessoas diferentes (Apensação) 
4 o) Os itens documentais estão contidos nas unidades de arquivamento. Ex.: um relatório (item documental) está dentro de um pacote (unidade de arquivamento). 
5 o) ver também x ver (referência cruzada, remissiva ou referência) 
• ver também tem caráter complementar (completando algum dado ou informação) 
• ver tem caráter exclusivo (de exclusão) Dica de prova: Dois outros termos são também muito utilizados pelos arquivistas: armazenamento e acondicionamento. 
armazenamento x acondicionamento armazenamento → guarda acondicionamento → embalagem (proteção aos documentos) Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequência, tendo sido, por essa razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo, tais documentos foram empacotadose colocados nas estantes de aço. 
• Qual foi a forma de acondicionamento usada? Os pacotes, que servem para proteger o documento. 
• Qual o local de armazenamento dos documentos empacotados? Eles foram guardados nas estantes de aço.