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Quer conhecer um pouco mais a Academia do Project ? Acesse nosso canal no Youtube e assista mais de 50 vídeos sobre o Project A Academia do Project é um projeto desenvolvido pela Flennar Academy Treinamentos e Cursos Online É só clicar! (; Bem-vindo a Academia do Project Introdução Você acaba de dar um importante passo rumo ao aperfeiçoamento pessoal. Através desse ebook e do vídeo disponibilizado, você será capaz de produzir seu primeiro projeto do zero no Microsoft Project 2016. Essa é a última versão do software liberada pela Microsoft e possui excelentes funcionalidades. Nem preciso dizer que este é o software mais usado no mundo para gerenciamento de projetos. Através do Microsoft Project 2016 você poderá criar listas de tarefas, vincular essas tarefas entre si, inserir estimativas de durações, trabalhar com recursos, calendário e custos, além de definir restrições para o projeto e analisar e controlar o progresso do seu projeto. Esse ebook foi pensado para você que já ouviu falar do Microsoft Project 2016 ou mesmo já o utilizou em alguma situação, mas não tem tanta facilidade assim. Agora, se você já é um usuário intermediário doMicrosoft Project 2016 não deixe de seguir a leitura, pois sempre há algo novo para aprender. Considerações Iniciais Esse ebook serve como material complementar para a vídeo aula que você assistiu, ou está assistindo, sobre como criar seu primeiro projeto do zero no Microsoft Project 2016. Aqui você não vai encontrar um passo a passo para criar o projeto, mas a referência teórica para compreender bem as açõesmostradas nas aulas em vídeo. Importante! Apesar de utilizar a versão do Microsoft Project 2016 nas aulas, se você possui a versão do Project 2010 ou 2013, também poderá acompanhar esse curso, porém, algumas funcionalidades mostradas podem não estar disponíveis nessas versões anteriores. Outro ponto importante é que estou assumindo que você tem um conhecimento básico no uso de computadores e sistemas operacionais, como por exemplo, copiar e colar, abrir e salvar arquivos e coisas do tipo. Se você encontrar algum erro nesse ebook ou na aula em vídeo, me mande um email em: duvidas@academiadoproject.com.br 1 Sobre o Autor Fabrício Guimarães Meu nome é Fabrício Guimarães, sou Engenheiro Civil graduado pela Universidade Estadual de Goiás e Especialista em Gestão de Projetos pela Universidade de São Paulo. Minha experiência é em gestão de obras, onde conheci e me apaixonei por Gestão de Projetos e por esse magnífico software que é o Microsoft Project 2016. Hámais de três anos já venho ministrando treinamentos presenciais sobre a ferramenta e também sobre Planejamento e Controle de Obras, mas foi apenas em 2017 que resolvi empreender rumo a educação online. Se quiser me acompanhar, acesse meu perfil no LinkedIn: www.linkedin.com Agora chega de enrolação e vamos ao que interessa! 2 Sou criador do projeto Academia do Project, canal do Youtube com mais 4.000 inscritos e mais de 400.000 visualizações. Espero que goste desse material e da aula que preparei gratuitamente para você. Introdução ao Gerenciamento de Projetos O que é um Projeto? Você provavelmente está lidando com projetos todos os dias, alguns você reconhece como tal, outros nem tanto. Na empresa onde você trabalha, talvez esteja envolvido no Projeto de Expansão de Filiais ou no Projeto de Modernização do departamento de TI, ou talvez você esteja preparando uma apresentação para a reunião com a diretoria ou mesmo desenvolvendo um manual de utilização de um novo sistema. Todos esses exemplos são de projetos, que podem ser definidos como tarefas únicas com o objetivo de entregar algo, dentro de um prazo definido, ou seja, temporário e que pode conter restrições de recursos e custos. Projetos são diferentes de operações contínuas (processos), pois acontecem por tempo indefinido e são tarefas repetitivas. Um bom exemplo para esclarecer a definição de projeto é a construção de uma casa. A construção tem início, meio e fim, ou seja, é temporário. Além disso, é um projeto único e entrega algo único. Talvez você esteja se perguntando: “mas eu posso construir uma outra casa igual”, ou ainda, “eu posso construir várias casas iguais uma ao lado da outra”. Pois bem, ao construir outra casa igual, você estará em um outro local, em outro espaço de tempo, talvez com outros recursos, resumindo, outras condições, que geram variáveis diferentes durante a execução do projeto, sendo necessário elaborar um planejamento específico para essa nova construção. Processos se diferenciam de projetos, pois são repetitivos. Pense por exemplo, em um fábrica de montagem de automóveis, lá existe uma linha de produção, em um local determinado, onde as variáveis são controladas e todas as tarefas são repetitivas, ou seja, não é um projeto. Todo projeto é um esforço para atingir um objetivo, onde você precisará de recursos que podem ser pessoas ou equipamentos, dessa forma, trabalho será realizado a fim de atingir um resultado esperado. Para isso é fundamental o desenvolvimento de um planejamento prévio e controle durante a execução. 3 Introdução ao Gerenciamento de Projetos A chave do sucesso Para que seus projetos sejam bem-sucedidos, eles precisam ser entregues no prazo, dentro do custo orçado e satisfaçam os desejos dos clientes. Parece óbvio né? Mas não é! Quantos projetos você conhece que atrasaram, custarammais que o previsto e ainda foram entregues com problemas? Então, o Microsoft Project 2016 é uma ferramenta que pode ajudar em muito no desenvolvimento de todos os tipos de projetos, pois com ela é possível controlar prazos, estipular restrições, atribuir recursos às tarefas e gerenciar os custos do projeto, tudo isso de forma bastante automatizada. Se você desejar aprender um pouco mais sobre gerenciamento de projetos, recomendo que adquira o PMBoK. Esse livro possui uma descrição de todas as áreas do conhecimento que envolvem o gerenciamento de projetos segundo o modelo proposto pelo PMI [Project Management Institute]. 4 Apresentação ao Microsoft Project 2016 Project 2016 O Microsoft Project 2016 é muito conhecido por conta do Gráfico de Gantt, que nada mais é do que barras, cujo comprimento horizontal representa a duração das tarefas a que estão relacionadas. Essas barras podem ainda estar conectadas por setas que representam os vínculos entre elas (veremos mais sobre vínculos adiante). Apesar do Gráfico de Gantt chamar muita atenção, o Microsoft Project 2016 vai muito além disso, com ele podemos: ▪ Criar cronogramas com um bom nível de detalhe ▪ Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos ▪ Trabalhar com os dados do seu cronograma em vários modos de exibição e relatórios ▪ Controlar e gerenciar seu cronograma durante a existência do projeto ▪ E muito mais... O Microsoft Project 2016 é um software pago, assim como Word, Excel, PowerPoint, etc. Porém, se você ou sua empresa ainda não adquiriram uma versão, você pode baixar uma versão de testes por 30 dias, com todas as funcionalidades disponíveis. Contudo, caso você ou sua empresa decidam por adquirir o software, a Microsoft possui planos de assinatura mensal, que giram em torno de R$ 120, com disponibilidade de instalação em até 5 computadores diferentes, além da versão do Project Online, que pode ser acessado através do seu navegador de internet. Dica! Caso queira descobrir como baixar e instalar a versão para testes do Microsoft Project 2016 siga o passo a passo mostrado nessa vídeo aula. Clique aqui para acessar. 5 Apresentação ao Microsoft Project 2016 Um projeto vazio no Project 6 Quando você inicia o Project 2016 pela primeira vez, vai encontrar essa“cara” ao abrir um projeto vazio. Abaixo eu indico as principais áreas do sistema ao qual você deve se familiarizar. Apresentação do projeto que criaremos Os dados utilizados Para percorrermos os passos para criar um projeto do zero no Microsoft Project 2016, vamos utilizar um projeto exemplo desenvolvido para ser bastante didático e facilitar seu aprendizado. O projeto em questão refere-se a uma reforma residencial, onde será trocada toda a fiação da casa e também refeita a pintura interna. A estrutura básica desse projeto é amostrada a seguir. # WBS Nome das Tarefas Duração Predecessora 1 1 Orçamentos e Contrato 2 1.1 Orçamento de elétrica 5 dias 3 1.2 Orçamento da pintura 5 dias 2II 4 1.3 Fechamento contrato 0 dias 3 5 2 Inst. Elétricas 6 2.1 Remoção da fiação antiga 1 dias 4 7 2.2 Passagem da nova fiação 2 dias 6 8 2.3 Instalação de tomadas e interruptores 1 dias 7 9 2.4 Instalação de lâmpadas e luminárias 1 dias 7 10 3 Pintura 11 3.1 Serviços preliminares 1 dias 4;7II 12 3.2 Pintura do teto 2 dias 7;11 13 3.3 Pintura da parede 3 dias 7;11 14 4 Finalização 15 4.1 Limpeza 1 dias 8;9;12;13 16 4.2 Conclusão da reforma 0 dias 15 A partir das próximas páginas você será apresentado as informações teóricas que vão guia-lo ao aprendizado de conceitos fundamentais para tirar melhor proveito do Microsoft Project 2016. Atenção! Quando você realizou o download desse ebook, você também recebeu uma planilha onde você poderá encontrar todos os demais dados que serão usados para criação desse projeto. Lembre-se que caso tenha alguma dúvida, basta enviar um email para: duvidas@academiadoproject.com.br. 7 Etapas de criação do Projeto Duração das tarefas A duração de uma tarefa representa o tempo previsto para conclui-la. O Project pode trabalhar com durações de tarefa que variam de minutos a meses. Dependendo do escopo do seu plano, você provavelmente desejará trabalhar com durações de tarefas na escala de horas, dias e semanas. Na hora de inserir as durações das tarefas, você pode usar abreviações, conforme a tabela a seguir: Abreviação que você pode digitar Como será exibida Significa 30m 30 mins 30 minutos 6h 6 hrs 6 horas 4d 4 dias 4 dias 3s 3 sems 3 semanas 2me 2 meses 2 meses Marcos de projeto Marcos de projeto são eventos significativos a serem alcançados (como a conclusão de uma fase de trabalho). Como o marco propriamente dito não inclui qualquer trabalho, osmarcos são representados como tarefas comduração zero. Tarefas resumo A criação de tarefas resumo serve para que o plano do projeto seja estruturado em tópicos. É muito prático organizar grupos de tarefas relacionadas em um estrutura de tópicos, usando tarefas resumo. Quando as tarefas resumo são colocadas em sequência ao longo do tempo, as tarefas resumo de nível mais alto são denominadas fases. Uma estrutura de tópicos é criada recuando-se as tarefas para a esquerda e para a direita. No Project, as tarefas recuadas abaixo da tarefa resumo são denominadas subtarefas. 8 Importante! As tarefas resumo são agendadas automaticamente e não manualmente, ou seja, as informações de duração, data de início e data de término são calculadas pelo Project. Dependências de tarefas com vínculos Sempre que tarefas são vinculadas, são criadas relações entre elas, essas relações são denominadas dependências, por exemplo: “o início desta tarefa depende do término de uma tarefa anterior”. Quando criamos dependências entre as tarefas (ou vínculos) o Project pode ajustar automaticamente o agendamento das tarefas vinculadas, quando ocorreremmudanças no plano. O uso de dependências por meio de vínculos entre as tarefas é fundamental para tirar o máximo proveito do mecanismo de agendamento do Project. No caso do nosso projeto exemplo, durante o serviço de instalações elétricas, não é possível passar a nova fiação sem antes remover a fiação antiga, essas duas tarefas tem uma relação término-início, veja: ▪ A segunda tarefa deve ocorrer após a primeira, isso é uma sequência ▪ A segunda tarefa só poderá ocorrer se a primeira estiver concluída, isso é uma dependência No Project, a primeira tarefa “remover a fiação”, é chamada de predecessora, pois precede as tarefas que dependem dela. A segunda tarefa “passar a nova fiação” é denominada sucessora, porque sucede as tarefas das quais ela é dependente. O Project trabalha com quatro tipos de relações entre si, veja na tabela a seguir. Relação entre as tarefas Significado Exibição no gráfico de Gantt Exemplo Término-Início (TI) A data de término da tarefa predecessora determina a data de início da tarefa sucessora. Essa é a relação padrão entre as tarefas A fiação antiga precisa ser removida para que a nova fiação seja passada Início-Início (II) A data de início da tarefa predecessora determina a data de início da tarefa sucessora Dois orçamentos distintos podem começar simultaneamente Término-Término A data de término da tarefa predecessora determina a data de término da tarefa sucessora Tarefas que exigem um equipamento específico devem acabar quando o aluguel vencer Início-Término A data de início da tarefa predecessora determina a data de término da tarefa sucessora Uma estrutura montada fora da obra precisa chegar para que inicie a montagem 9 Etapas de criação do Projeto Modelo do projeto 10 Dependência ou vínculos entre as tarefas Duração das tarefas Tarefas resumo Marcos do projeto duração = 0 dias Recursos do projeto Tipos de recursos Remuneração (taxa padrão) Tabela de Entrada do Project Planilha de Recursos do Project Unidades Máxima Latência entre tarefas Você pode ajustar a relação de dependência entre as tarefas predecessoras e sucessoras com tempos de avanços e latência. Por exemplo, é possível definir um atraso de dois dias entre o final de uma tarefa predecessora e o início da sua tarefa sucessora. I T I T latência I T I T Trabalhando com Recursos OMicrosoft Project admite três tipos de recursos: trabalho, custo emateriais. ▪ Recursos de trabalho incluem pessoas e equipamentos necessários para completar as tarefas de um plano de projeto. ▪ Recursos materiais são artigos de consumo que você usa à medida que o projeto está em andamento. Por exemplo, um projeto de construção talvez precise controlar o aço ou o concreto à medida que é usado ao longo do projeto. ▪ Recursos de custo representam um custo financeiro associado a uma tarefa para a qual você precisa prestar contas. Os exemplos incluem categorias de despesas como viagens, entretenimento, e assim por diante. O gerenciamento eficaz dos recursos é uma das maiores vantagens de usar o Project. Não é obrigatório configurar os recursos e atribuí-los às tarefas no Project, entretanto, sem essas informações, você talvez seja menos eficiente em gerenciar seu projeto. Configurar informações de recursos no Project exige um pouco de esforço, mas o tempo será bem aproveitado se o projeto quer seguir diretrizes de custo e prazo. 11 Capacidade máxima dos recursos O campo unidades máximas, que fica na planilha de recursos, representa a capacidade máxima de um recurso para executar as tarefas a ele atribuídas (este campo é preenchido para recursos do tipo trabalho). Especificar que um recurso tem 100% de unidades máximas significa que 100% do período útil do recursos estão disponíveis para trabalhar nas tarefas atribuídas no plano de projeto. O Project avisará com um indicador e formatação na cor vermelha, se você atribuir o recursos a mais do que ele pode executar em 100% das unidades máximas (em outras palavras, se o recurso se tornar superalocado).O valor padrão é 100% para unidades máximas para novos recursos. Remuneração dos recursos Quase todos os projetos têm algum aspecto financeiro, o controle e gerenciamento das informações de custo do Project permitem ao gerente do projeto responder uma pergunta crucial: com base na duração das tarefas e nas atribuições de recurso, qual é o custo total esperado para o projeto? No Project é possível inserir remunerações e custos por uso padrão para recursos de trabalho e material, além de remunerações por horas extras para recursos de trabalho. Quando um recurso de trabalho tem uma remuneração padrão inserida e é atribuído a uma tarefa, o Project calcula o custo da atribuição. O Project faz isso multiplicando o valor do trabalho da atribuição pela remuneração do recurso. Por exemplo, se o calendário do projeto está configurado para uma carga horária de 8 horas/dia e uma determinada tarefa tem duração de três dias, suponha que um recurso do tipo trabalho, com taxa padrão de R$ 20,00/hora seja atribuído à tarefa, o custo para realizar essa tarefa será de R$ 480,00, ou seja, 3 dias x 8h/dia é igual a 24 horas, quemultiplicado por R$ 20,00/hora, nos dá R$ 480,00. 12 𝑐𝑢𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑎 𝑡𝑎𝑟𝑒𝑓𝑎 = 𝑑𝑢𝑟𝑎çã𝑜 𝑥 𝑡𝑎𝑥𝑎 𝑝𝑎𝑑𝑟ã𝑜 𝑐𝑢𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑎 𝑡𝑎𝑟𝑒𝑓𝑎 = 3 𝑑𝑖𝑎𝑠 𝑥 8ℎ 𝑑𝑖𝑎 𝑥 𝑅$ 20 ℎ = 𝑅$ 480,00 A linha de base do seu projeto Depois de desenvolver um plano, uma das atividades mais importantes de um gerente de projeto é registrar os valores reais e avaliar o desempenho do projeto. Quando você registra os valores reais ou atualiza seu plano, o plano original provavelmente muda. Isso torna difícil acompanhar o plano em seu estado original. Para avaliar o desempenho do projeto corretamente, é útil compará-lo ao seu plano original. Esse plano original é denominado plano de linha de base ou apenas linha de base. Uma linha de base é um conjunto de valores importantes de agenda, custo e trabalho, incluindo alguns valores divididos ao longo do tempo. A linha de base deve ser salva quando: ▪ O Plano estiver desenvolvido o máximo possível. (Contudo, mesmo depois que o trabalho começa pode ser que você precise adicionar tarefas ou recursos.) ▪ Os valores reais, como a porcentagem de conclusão das tarefas, ainda não começaram a ser inseridos. 13 A barra cinza indica a linha de base A barra azul indica o andamento do projeto Que bom que chegou até aqui! ;) Agora acesse nosso canal do Youtube e continue aprendendo! Inscreva-se pelos links abaixo: A Academia do Project é um projeto desenvolvido pela Flennar Academy Treinamentos e Cursos Online É só clicar! (;
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