20110209_143619

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Os Arquivos e a 
Preservação da Memória
Solange de Souza
Coordenadora da Comissão Central de Avaliação de Documentos da UNESP
Historiógrafa do CEDEM
ssouza@cedem.unesp.br
Marília, 2009
mailto:ssouza@cedem.unesp.br
2
Resumo

 
Memória e Informação

 
Instituições da memória e da informação

 
Arquivo e Documento de Arquivo

 
Ações e Conceitos da Gestão Documental

 
Exigências de um Programa de Gestão 
Documental

 
Metodologia do Programa de Gestão 
Documental

 
Planejamento para a implantação de 
Programa de Gestão Documental

 
Ações em curso na UNESP
3
Preservar documentos é preservar a 
memória?
“Tornar-se senhores da memória e do esquecimento é 
uma das grandes preocupações das classes, dos grupos, 
dos indivíduos que dominaram e dominam as 
sociedades históricas. Os esquecimentos e os silêncios 
da história são reveladores desses mecanismos de 
manipulação da memória coletiva.” (Walter Benjamim)
A preservação não pode ser confundida pelo cunho 
nostálgico, muito menos com a restauração da história 
oficial.
Qual o legado que queremos deixar para as gerações 
futuras? 
4
Memória
Informação retrospectiva registrada em documentos textuais, iconográficos, 
publicações, audiovisuais, depoimentos, etc. 
Objeto da história.
Elemento de identidade individual ou coletiva.
Diálogo com a experiência acumulada.
Sem memória não é possível conceituar, não é possível armazenar nem 
compreender a informação.
As instituições podem ser vistas como possuidoras de memória, inteligência e 
capacidade de aprendizagem.
O aprendizado de uma instituição é construído com base em conhecimentos e 
experiências passados, isto é, com base na memória.
5
Indústria da Informação
ARMAZENAMENTO - TRANSMISSÃO – COMPREENSÃO
Para a compreensão da informação não há necessidade de 
saber tudo, mas onde encontrá-la.
Para a compreensão da informação é preciso organizá-la, 
garantindo seu acesso. 
6
Dados -Informação -
 
Conhecimento
Dados: simples observações do estado das coisas e do 
mundo.
Informação: dá aos dados relevância e propósito.
Conhecimento: dá a informação um contexto, um 
significado e, principalmente, uma interpretação.
7
Lugares da Memória e da 
Informação
Existem lugares onde a informação é conservada, 
organizada e disponibilizada e que portanto 
preservam a memória.

 
Arquivos

 
Bibliotecas

 
Museus

 
Centros de Documentação
8
Diferenças
Formação do acervo
Tipo de acervo
Técnicas de organização
Serviços
9
Biblioteca
Documentação colecionada, conforme temas e 
campos do saber necessários ao desenvolvimento 
das atividades institucionais.
Coleções de publicações institucionais e, 
eventualmente, de certos tipos de documentos de 
trabalho.
Apoio informativo, principalmente a partir do acervo.
10
Centro de Documentação
Documentação selecionada e colecionada (originais ou não) 
a partir das especializações estabelecidas.
Geração de stores de informações.
Geração de conjuntos documentais.
Arquivos e coleções de origem não institucional.
Apoio gerencial e informativo a partir dos acervos da 
biblioteca, do arquivo e de pesquisas.
11
Arquivo
Documentação e informação oficial, produzida e 
acumulada pela instituição, no exercício de suas 
atividades.
Conjuntos documentais sui generis, acumulados 
organicamente.
Apoio gerencial, probatório ou informativo, a partir do 
acervo.
12
Documento
Todo e qualquer registro de informação, independente de 
sua forma ou suporte físico (papel, negativos, filmes, fitas, 
disquetes) 
Registro da atividade humana.
13
Documento de Arquivo
Todo e qualquer registro de informação, independente 
de sua forma, suporte físico ou gênero, produzido, 
recebido e/ou reunido por uma organização durante o 
curso de sua atuação e no cumprimento de seus 
objetivos.
14
Documento de Arquivo
Entende-se que os documentos de arquivo atestam ações e 
transações, sendo criados como meios para objetivos 
práticos, e não para informar a posteridade, e que são 
fundamentais na constituição do patrimônio histórico de 
uma instituição, por conta de sua relação com as funções e 
atividades da mesma instituição. 
Este é o principio da organicidade dos documentos de 
arquivo.
15
Toda instituição produz cotidianamente um acervo 
documental, isto é, inúmeros documentos e 
informações que, por serem orgânicos, precisam ser 
preservados e acessados constantemente. Para que 
eles constituam um apoio efetivo ao 
desenvolvimento das atividades institucionais é 
preciso que os procedimentos de armazenamento e 
acesso aos documentos sejam regulares e 
contínuos.
16
Para que os documentos e informações de uma 
instituição estejam plenamente acessíveis e, 
portanto, sejam efetivamente compreendidos e 
utilizados como parte integrante de suas ações 
pretéritas e suportes das ações presentes, eles 
precisam estar organizados.
17
Os Arquivos das Universidades

 
Qual o papel que representam os 
arquivos das universidades no acesso 
ao conhecimento e à informação social 
produzida pela universidade? 

 
Qual é a importância atribuída aos 
arquivos universitários? 
18

 
Nos arquivos das instituições universitárias é possível 
encontrar todo o contexto da produção do conhecimento: 
as relações intra e inter institucionais, as demandas sociais, 
as diversas fases percorridas, as implicações políticas, 
locais ou não, as limitações de recursos, os 
comportamentos institucionais predominantes, as 
informações particularizadas sobre o perfil de alunos, 
professores e das comunidades em que se circunscrevem, 
as tendências de ensino e pesquisa ao longo do 
desenvolvimento institucional, enfim, todos os registros que 
informam, com caráter retrospectivo inclusive, o processo 
integral de construção do conhecimento. 
19

 
Por isso, conjuntos documentais como atas, termos de 
convênio, acordos de cooperação, parcerias, 
correspondências, registros de eventos, relatórios de 
atividades, relatórios científicos finais e parciais, projetos 
de pesquisa (aprovados ou não), propostas de trabalho, 
estudos institucionais, planos de aula, programas e projetos 
de extensão, planejamentos, e tantos outros são parte 
integrante do conhecimento gerado por uma instituição 
universitária. 
20

 
A implantação de um programa de organização 
de arquivos baseia-se no entendimento que dois 
são os aspectos que orientam a reflexão sobre o 
lugar destes nas instituições. 

 
O primeiro diz respeito ao uso da documentação 
e sua utilidade no cotidiano da administração. Se 
bem organizados, os arquivos transformam-se 
em espaços de fácil localização e recuperação de 
informações necessárias para o desenvolvimento 
de todas as atividades. 
21

 
Se os arquivos da Universidade estão dispostos em uma 
rede estruturada tornam possível a articulação da área 
administrativa com a da informação finalística da instituição 
e, conseqüentemente, com a da memória institucional.

 
Surge daí o segundo e fundamental aspecto: refere-se ao 
valor que a documentação possui como testemunho da vida 
da Universidade, como repositório de seus conhecimentos e 
experiências, indispensáveis à continuidade de suas ações 
presentes e futuras e como retorno social.
22

 
Um sistema de arquivos organizados visa 
articular o aspecto de gestão de documentos com 
as áreas de memória, administração e 
informação. Definindo políticas e práticas 
institucionais que permitam amplo uso social de 
suas informações, tanto pelos próprios grupos 
que integram as instituições (uso interno), como 
pelas comunidades e pela sociedade em nome 
das quais prestam seus serviços (uso externo).
23

 
Os documentos arquivísticos conferem aos órgãos e entidades a 
capacidade de:

 
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a 
governança e o controle social das informações;

 
Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de 
tomada de decisão;

 
Possibilitara continuidade das atividades em caso de sinistros;

 
Fornecer evidência em caso de litígios;

 
Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos 
funcionários e dos usuários ou clientes;

 
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, 
desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica;

 
Manter a memória corporativa e coletiva.
24

 
Para conferir essa capacidade, os 
documentos arquivísticos precisam ser 
confiáveis, autênticos, acessíveis, 
compreensíveis e serem preservados, o 
que só é possível por meio da 
implantação de um programa de gestão 
arquivística de documentos.
Gestão Documental
Ações e ConceitosAções e Conceitos
26
Informação

 
Verbal (informal)

 
Registrada (formal)

 
Orgânica (elaborada, expedida ou 
recebida no âmbito da missão de uma 
organização)

 
Não orgânica

 
Informação orgânica registrada (em Informação orgânica registrada (em 
qualquer suporte) dá origem ao qualquer suporte) dá origem ao 
documento de arquivo.documento de arquivo.
27
Gestão da Informação

 
Compreende processos distintos e 
inter-relacionados

 
Identificação das necessidades 
informacionais

 
Aquisição (Captura) de informação

 
Organização e armazenamento da 
informação

 
Desenvolvimento de produtos 
informacionais e serviços

 
Distribuição da informação

 
Uso da informação
28
Programas de Gestão da Informação

 
Componente I 

 
Criação, Difusão e Acesso

 
Componente II 

 
Classificação e Recuperação da Informação

 
Componente III 

 
Proteção e Conservação
29
Gestão Documental

 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes a produção, a classificação, a avaliação, a 
tramitação, ao uso e ao arquivamento dos 
documentos de arquivo, visando assegurar a 
racionalização e a eficiência dos arquivos e conferir 
autenticidadeautenticidade aos documentos de arquivo.

 
Garantir o controle sistemático da produção, do uso, da 
manutenção e da eliminação de documentos.

 
Instrumentos básicos: Plano de Classificação de 
Documentos e Tabela de Temporalidade e Destino.
30
Teoria da Três Idades

 
Segundo essa teoria, os documentos passam por três 
idades, a saber:

 
Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, 
isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas que são 
objeto de consultas freqüentes; eles são conservados 
nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade 
do órgão produtor.

 
Intermediária: refere-se aos documentos que não são 
mais de uso corrente mas que, por conservarem ainda 
algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo 
intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em 
tabela de temporalidade e destinação para serem 
eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.

 
Permanente: refere-se aos documentos que devem ser 
definitivamente preservados devido a seu valor histórico, 
probatório ou informativo.
31
A gestão arquivística de documentos 
compreende:

 
definição da política arquivística

 
designação de responsabilidades

 
planejamento do programa de gestão

 
implantação do programa de gestão
32

 
O planejamento envolve o 
levantamento e a análise da realidade 
institucional, o estabelecimento das 
diretrizes e procedimentos a serem 
cumpridos pelo órgão ou entidade, o 
desenho do sistema de gestão 
arquivística de documentos e a 
elaboração de instrumentos e manuais.
Exigências a serem cumpridas 
pelo programa de gestão 
arquivística de documentos.
34

 
O documento arquivístico deve:

 
refletir corretamente o que foi comunicado, 
decidido ou a ação implementada;

 
conter os metadados necessários para 
documentar a ação;

 
ser capaz de apoiar as atividades;

 
prestar contas das atividades realizadas.
35

 
O programa de gestão arquivística de 
documentos deve:

 
contemplar o ciclo de vida dos documentos;

 
garantir a acessibilidade dos documentos;

 
manter os documentos em ambiente seguro;

 
reter os documentos somente pelo período 
estabelecido na tabela de temporalidade e destinação;

 
implementar estratégias de preservação dos 
documentos desde sua produção pelo tempo que for 
necessário.

 
garantir as seguintes qualidades de um documento 
arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, 
autenticidade e acessibilidade.
36
Organicidade

 
O documento arquivístico se caracteriza pela 
organicidade, ou seja, pelas relações que mantém com 
os demais documentos do órgão ou entidade e que 
refletem suas funções e atividades. Os documentos 
arquivísticos não são coletados artificialmente, mas 
estão ligados uns aos outros por um elo que se 
materializa no plano de classificação, o qual os 
contextualiza no conjunto a que pertencem. Os 
documentos arquivísticos apresentam um conjunto de 
relações que devem ser mantidas.

 
Exigência: Os procedimentos de gestão arquivística 
devem registrar e manter as relações entre os 
documentos e a seqüência das atividades realizadas por 
meio da aplicação de um plano de classificação.
37
Unicidade

 
O documento arquivístico é único no conjunto 
documental ao qual pertence; podem existir 
cópias em um ou mais grupos de 
documentos, mas cada cópia é única em seu 
lugar, porque o conjunto de suas relações 
com os demais documentos do grupo é 
sempre único.

 
Exigência: o programa de gestão arquivística 
deve prever a identificação de cada 
documento individualmente, sem perder de 
vista o conjunto de relações que o envolve.
38
Confiabilidade

 
Um documento arquivístico confiável é aquele que tem a 
capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade está 
relacionada ao momento em que o documento é produzido e à 
veracidade do seu conteúdo. Para tanto há que ser dotado de 
completeza (Completeza se refere à presença, no documento 
arquivístico, de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos 
exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico- 
administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo 
documento possa ser capaz de gerar conseqüências) e ter seus 
procedimentos de criação bem controlados. Dificilmente pode-se 
assegurar a veracidade do conteúdo de um documento, ela é 
inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criação. 

 
Exigência: para garantir a confiabilidade, o programa de gestão 
arquivística deve assegurar que os documentos arquivísticos sejam 
produzidos da seguinte forma: no momento em que ocorre a ação, 
ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na 
condução das atividades e devidamente autorizadas; com o grau 
de completeza requerido tanto pelo próprio órgão ou entidade 
como pelo sistema jurídico.
39
Autenticidade

 
Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz 
ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e 
que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de 
corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao 
momento da produção, a autenticidade está ligada à 
transmissão do documento e à sua preservação e custódia. 

 
Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma 
forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo 
grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. 

 
Exigência: para assegurar a autenticidade dos documentos 
arquivísticos, o programa de gestão arquivística tem que 
garantir sua identidade e integridade. Para tanto deve 
implementar e documentar políticas e procedimentos que 
controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a 
destinação e a preservação dos documentos, garantindo que 
os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, 
alteração, uso e ocultação indevidos.
40
Acessibilidade

 
Um documento arquivístico acessível é aquele 
que pode ser localizado, recuperado, 
apresentado e interpretado.

 
Exigência: para assegurar a acessibilidade, o 
programa de gestão arquivística deve 
garantir a transmissão de documentospara 
outros sistemas sem perda de informação e 
de funcionalidade. O sistema deve ser capaz 
de recuperar qualquer documento, em 
qualquer tempo e de apresentá-lo com a 
mesma forma que tinha no momento da sua 
criação.
Metodologia do programa 
de gestão
42
a) Levantamento preliminar

 
Consiste em identificar e registrar atos 
normativos, legislação, regimento e 
regulamento.

 
O objetivo deste primeiro passo é gerar o 
conhecimento necessário sobre a missão, a 
estrutura organizacional e o contexto jurídico- 
administrativo no qual o órgão ou entidade 
opera, de forma que possa identificar as 
exigências para produzir e manter 
documentos.
43
b) Análise das funções, das 
atividades desenvolvidas e dos 
documentos produzidos

 
Consiste em identificar, documentar e classificar cada 
função e atividade, bem como identificar e documentar os 
fluxos de trabalho e os documentos produzidos.

 
O objetivo deste passo é desenvolver um modelo 
conceitual sobre o que o órgão ou entidade faz e como faz, 
demonstrando como os documentos se relacionam com a 
missão e as atividades. O modelo subsidiará a definição 
dos procedimentos de produção, captura, controle, 
armazenamento, acesso e destinação dos documentos. 

 
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

 
esquema de classificação das funções e atividades;

 
mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais 
documentos são produzidos ou recebidos como resultado 
das atividades desenvolvidas.
44

 
A análise das funções e atividades fornece a 
base para desenvolver ferramentas de gestão 
arquivística de documentos, que podem 
incluir:

 
tesauro e vocabulário controlado para identificar e 
indexar documentos de uma atividade específica;

 
código de classificação para contextualizar os 
documentos produzidos e recebidos;

 
tabela de temporalidade e destinação que define os 
prazos de guarda e as ações de destinação dos 
documentos.
45
c) Identificação das exigências a 
serem cumpridas para a produção de 
documentos

 
Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, 
determinar a forma documental que melhor satisfaça cada função ou 
atividade desempenhada, e definir quem está autorizado a produzir cada 
documento.

 
O objetivo deste passo é assegurar que somente os documentos 
realmente necessários sejam produzidos, que sua produção seja 
obrigatória e que sejam feitos de forma completa e correta.

 
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

 
lista das exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção 
de documentos;

 
relatório de avaliação dos riscos decorrentes da falta de registro de 
uma atividade em documento arquivístico;

 
documento formal, regulamentando as exigências a serem cumpridas 
para a produção e manutenção de documentos, ou seja, quais 
documentos devem ser produzidos, que forma documental devem 
apresentar e os níveis de permissão de acesso.
46
d) Avaliação dos sistemas existentes

 
Consiste em identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística 
de documentos e outros sistemas de informação e comunicação 
existentes no órgão ou entidade.

 
O objetivo deste passo é identificar as lacunas entre as 
exigências para a produção e manutenção de documentos e o 
desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos e 
dos sistemas de informação e comunicação existentes.

 
Os produtos resultantes deste passo podem ser:

 
inventário do sistema de gestão arquivística de documentos e dos 
sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou 
entidade;

 
relatório sobre o sistema de gestão arquivística de documentos e 
sistemas de informação existentes, avaliando até que ponto atendem 
às exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de 
documentos arquivísticos.
47
e) Identificação das estratégias para 
satisfazer as exigências a serem 
cumpridas para a produção de 
documentos arquivísticos

 
Consiste em determinar as estratégias (padrões, 
procedimentos, práticas e ferramentas) que levem ao 
cumprimento das exigências para a produção de 
documentos arquivísticos.

 
O objetivo deste passo é avaliar o potencial de cada 
estratégia em alcançar o resultado desejado e o risco, em 
caso de falha.

 
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

 
lista das estratégias selecionadas para satisfazer as 
exigências para produção dos documentos arquivísticos;

 
documento a ser encaminhado à administração, 
recomendando a elaboração de um projeto de gestão 
arquivística de documentos e relacionando as estratégias a 
serem adotadas com as devidas justificativas.
48
f) Projeto do sistema de gestão 
arquivística de documentos

 
Consiste em projetar um sistema de gestão arquivística de 
documentos que incorpore as estratégias selecionadas no passo 
anterior, que atenda às exigências identificadas e documentadas no 
passo “c” e que corrija quaisquer deficiências identificadas no passo 
“d”, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e 
comunicação existentes e integrando-os ao sistema de gestão 
arquivística de documentos.

 
O projeto de um sistema de gestão arquivística de documentos visa:

 
projetar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, 
processos e práticas correntes;

 
determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para 
melhorar a gestão dos documentos arquivísticos no órgão ou 
entidade;

 
adaptar ou adotar soluções tecnológicas, considerando, o quanto 
possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os 
efeitos da obsolescência tecnológica.
49
g) Implementação do sistema de 
gestão arquivística de documentos

 
Consiste na execução do projeto por meio de:

 
treinamento de pessoal;

 
introdução do sistema de gestão arquivística de documentos ou 
adaptação do já existente;

 
integração do sistema de gestão arquivística de documentos 
com os procedimentos e os sistemas de informação e 
comunicação existentes.

 
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

 
regulamentação das políticas, diretrizes e procedimentos, por 
meio de normas e manuais;

 
material de treinamento;

 
documentação dos processos de conversão e migração dos 
sistemas;

 
relatórios sobre avaliação de desempenho do sistema de 
gestão arquivística de documentos.
50
h) Monitoramento e ajustes

 
Consiste em recolher, de forma sistemática, informação sobre o 
desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos.

 
O objetivo deste passo é avaliar o desempenho do sistema, detectar 
possíveis deficiências e fazer os ajustes necessários.

 
Este passo envolve:

 
entrevistas com a administração, equipe e outros parceiros;

 
aplicação de questionários para medir o desempenho do sistema de 
gestão arquivística de documentos;

 
exame da documentação (manuais de procedimentos, material de 
treinamento) desenvolvida durante a implementação do sistema de 
gestão arquivística de documentos;

 
observação, análise e auditoria das informações e dos 
procedimentos implementados.

 
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:

 
desenvolvimento e aplicação de uma metodologia para avaliar 
objetivamente o sistema de gestão arquivística de documentos;

 
documentação do desempenho do sistema de gestão arquivística de 
documentos;

 
relatório para a administração com conclusões e recomendações.
Planejamento
52
1) Produção
Contexto de ProduçãoContexto de Produção

 
Identificar o ato ou a ação 
que origina o documento

 
Definir nível de autoridade 
para autorias

 
Definir procedimentos 
administrativos

 
Definir normas de criação

 
Manual de Normas 
Processuais
DocumentoDocumento

 
Definir o documento 
essencial para o registro 
do ato ou ação

 
Definir a espécie 
documental

 
Definir o suporte

 
Definir o conteúdo

 
Definir a forma ou 
estrutura documentária(física e intelectual)

 
Definir o tipo documental 
(série documental)

 
Definir a nomenclatura 
(vocabulários)
53
2) Classificação

 
Atividade intelectual de construção de instrumentos para 
a organização dos documentos e das informações.

 
Informa sobre os vínculos orgânicos existentes entre os 
documentos e seu órgão produtor, expressando o 
contexto de produção dos documentos.

 
Confere coerência interna aos arquivos, possibilitando o 
relacionamento entre os documentos. 
54
“Classificações” usuais

 
Ordem cronológica

 
Assuntos sem orientação sistemática

 
Ordem nominal (pessoas, empresas, 
fornecedores)

 
Estrutura do órgão

 
Emissor ou receptor

 
Espécie documental
55

 
Pelo nome da empresa do grupo

 
Pelo nome da empresa do grupo e data

 
Pelo nome de empresa ou organização externa

 
Pelo nome de várias empresas externas

 
Pelo nome do fornecedor

 
Por espécie documental

 
Pelo nome do serviço contratado

 
Pelo tipo de serviço

 
Pelo nome de projeto realizado ou em andamento

 
Pela atividade realizada

 
Pela empresa e espécie documental

 
Pela empresa e tipo de serviço

 
Pela empresa e tipo de atividade

 
Pelo nome de pessoas

 
Quando a denominação é por serviço / atividade / assunto as 
entradas não são padronizadas. Ex.:

 
Contabilização de despesas

 
Movimento contabilizado

 
Lançamentos contábeis

 
Despesas contabilizadas

 
Movimento contábil
56
Classificação arquivística
A classificação arquivística deve espelhar a vida 
das instituições, ser uma virtualidade de suas 
estruturas, atribuições, objetivos, funções e 
atividades. 
Deve informar sobre os vínculos orgânicosorgânicos dos 
documentos com o organismo produtor.
Deve expressar o contexto de produçãocontexto de produção dos 
documentos.
No entendimento da relação entre as atividades e 
os documentos é que se elaborará um Plano de Plano de 
ClassificaçãoClassificação.
57
Classificação arquivística
Nos esquemas de classificação 
arquivísticos as classes e subclasses 
são denominadas de fundos, 
subfundos, grupos, subgrupos, séries, 
subséries.
Nos arquivos correntes também 
devem ser aplicados Planos de 
Classificação que estabeleçam 
categorias para os documentos.
58
Plano de Classificação

 
Esquema elaborado a partir do estudo 
da instituição e dos documentos por ela 
produzidos, pelo qual se distribuem os 
documentos em classes 
preestabelecidas.
59
Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos
Atividade: 03.01.01 Elaboração de estudos e pesquisas
Documentos: 
03.01.01.01 Processo de estudo de política salarial
03.01.01.02 Processo de estudo para aperfeiçoamento de métodos e
 
técnicas de
recrutamento e seleção
03.01.01.03 Processo de estudo para classificação de cargos e funções
03.01.01.04 Processo de estudo para definição das exigências, requisitos, interstícios e
demais procedimentos aplicáveis ao acesso
03.01.01.05 Processo de estudo para subsidiar as políticas de recrutamento e seleção
03.01.01.06 Processo de estudo sobre a necessidade de cursos
03.01.01.07 Processo de planejamento anual de concursos públicos
 
e seleção
03.01.01.08 Processo de proposta de contratação e qualificação de recursos humanos
03.01.01.09 Processo de proposta de padrão de lotação
03.01.01.10 Relatório de pesquisa sobre mercado de trabalho
03.01.01.11 Relatório técnico de dimensionamento do quadro de pessoal
60
Atividade: 03.01.02 Classificação e cadastramento de cargos e funções
Documentos: 
03.01.02.01 Decreto de fixação, extinção ou relotação
 
de postos de 
trabalho
03.01.02.02 Ficha de cadastro de cargos e funções
03.01.02.03 Organograma funcional
03.01.02.04 Processo de alteração de grade
03.01.02.05 Processo de criação de cargo
03.01.02.06 Processo de extinção de cargo
03.01.02.07 Processo de identificação e classificação de função
03.01.02.08 Processo de transformação de cargo
03.01.02.09 Quadro anual de pessoal, de cargos criados, providos
 
e vagos
03.01.02.10 Quadro de cargos e funções
03.01.02.11 Quadro de classificação de cargos e funções
03.01.02.12 Relatório mensal de cargos e funções
03.02.01.12 Relação das contratações por tempo determinado
03.02.01.13 Relação de servidores e funcionários cedidos à Organização 
Social
61
FUNÇÃO: GESTÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL
SUBFUNÇÕES ATIVIDADE
Atender ao público Cadastramento de usuários
Fornecimento de certidões
Registro de consulta
Controlar os bens culturais Catalogação do acervo
Normalização técnico-legal
Garantir o acesso aos bens culturais Elaboração de instrumentos
Preservar os bens culturais Conservação e restauro do acervo
Reprodução do acervo
62
FUNÇÃO: GESTÃO DO PATRIMÔNIO CULTURAL
SUBFUNÇÕES ATIVIDADE DOCUMENTOS
Atender ao público Cadastramento de usuários
Fornecimento de certidões
Registro de consulta
Controlar os bens culturais Catalogação do acervo
Normalização técnico-legal
Garantir o acesso aos bens 
culturais
Elaboração de instrumentos
Preservar os bens culturais Conservação e restauro do 
acervo
Reprodução do acervo
63
Nomeação

 
Nomear é designar um nome para algo 
ou alguém.

 
Dar nome a, denominar, nominar.

 
Vocabulário controlado de termos.
64
Nomeação
Espécie Documental + Ação + Objeto
Processo + Aquisição + Material de 
Consumo
Processo + Pagamento + Contas de 
utilidade pública
65
Ordenação
Estabelecer critérios para determinar a 
disposição física dos documentos 
constantes de uma determinada série ou 
subsérie documental.
Ordenar é unir fisicamente todos os 
elementos de cada grupo, estabelecendo 
uma unidade-ordem, que pode ser a data, 
o alfabeto, o tamanho ou o número.
66
3) Avaliação

 
Indicar a temporalidade (prazos de prazos de 
guardaguarda) por meio da indicação da Série 
Documental a qual o documento 
pertence.

 
Indicar a destinação – quais 
documentos serão eliminados; quais 
serão preservados (temporária ou 
permanentemente); quais necessitam 
mudar de suporte.
67
Ciclo Vital dos Documentos de Arquivo
 (Teoria das Três Idades)
1ª. idade 2ª.idade 3ª. Idade 
100% 60 a 40% 20 a 4%
TT TT
Arquivos Correntes Arquivos Intermediários Arquivos Permanentes
Tramitação Aguardando prazos de guarda Guarda Permanente
- Uso freqüente - Uso eventual
1a. eliminação 2a. eliminação
68
Tabelas de Temporalidade de 
Documentos

 
Instrumento para o gerenciamento dos 
documentos.

 
Estabelece a temporalidade dos 
documentos.

 
Estabelece o destino dos documentos.
69
Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos
ATIVIDADES DOCUMENTOS
Prazos de Guarda Destinação Obs.
Unidade 
Produtora
Unidade com 
atribuição de 
arquivo
Eliminação Guarda 
Permanente
03.01.01 Elaboração 
de estudos e 
pesquisas
03.01.02 
Classificação e 
cadastramento de 
cargos e funções
70
4) Tramitação

 
Estabelecer e controlar o fluxo dos 
documentos interna ou externamente à 
instituição, para que os 
encaminhamentos necessários à ação 
que gerou o documento se cumpram.
71
5) Uso

 
Estabelecer instrumentos para o 
registro, o controle, a recuperação e o 
acesso ao documento (atividades de 
protocolo e de organização dos 
arquivos).

 
Definir os níveis de acesso.

 
Garantir a confiabilidade do documento.

 
Garantir a confidencialidade do 
documento.
72
Descrição
É a elaboração de instrumentos 
referenciais que possam estabelecer 
um elo entre o documento e o 
pesquisador. Em outras palavras, 
descrição arquivística é um processo 
para estabelecer um controle 
intelectual sobre os documentos por 
meio da preparação de instrumentos de 
pesquisa.73
Instrumentos de Busca

 
Guia

 
Inventário

 
Catálogo

 
Edição de fontes

 
Banco de dados

 
Plano de Classificação – principalmente 
para os arquivos correntes
74
Indexação
Processo pelo qual se relacionam de forma 
sistemática descritores ou palavras-chaves que 
permitem a recuperação posterior do conteúdo 
dos documentos.
Índices:

 
Temáticos

 
Onomásticos

 
Geográficos

 
Cronológicos
A importância do vocabulário controlado de termos.
75
6) Arquivamento

 
Definir o arquivamento do documento 
no sistema de arquivo da instituição, de 
acordo com o ciclo de vida dos 
documentos.

 
Definir os procedimentos para o 
tratamento técnico dos documentos nos 
arquivos.

 
Definir as ações de preservação e 
conservação dos documentos.
Ações em curso
77

 
Plano de Classificação e da Tabela de 
Temporalidade de Documentos da 
Administração Pública do Estado de São 
Paulo: Atividades-Meio.

 
Decreto 48.897, de 27 de agosto de 2004

 
Decreto 48.898, de 27 de agosto de 2004

 
Manual de Normas Processuais da 
Unesp, estabelecendo conceitos e 
procedimentos. 

 
Portaria UNESP nº 284, de 18 de junho de 
2008.
(Acesso no Portal UNESP)
78

 
GT das Universidades Públicas 
Estaduais de São Paulo para elaborar 
Instrumentos de Gestão Documental 
conjuntos.

 
GT Repositório Digital da Unesp.

 
Comitê Gestor do Sistema de Protocolo 
e Gestão Documental da Unesp.

 
Grupo de Instrumentalização de RH.
79
Comissão Central de Avaliação de 
Documentos -
 
CCAD

 
Instituída pela Portaria UNESP nº 283 de 18 de 
junho de 2008, junto ao Gabinete do Reitor.

 
Responsável pela determinação da temporalidade 
e destino dos documentos de arquivo da UNESP.

 
Responsável pela elaboração e aprovação dos 
Instrumentos de Gestão Documental: Planos de 
Classificação e Tabelas de Temporalidade.
80
CCAD

 
Representante do CEDEM: Solange de Souza. (Coordenadora)

 
Representante das Seções de Comunicações das Unidades 
Universitárias: Vagner Roberto de Moraes/ IB Rio Claro.

 
Representante da Assessoria Jurídica: Laís Maria de Rezende Ponchio.

 
Representante da Assessoria de Planejamento Orçamentário: Rogério 
Luiz Buccelli.

 
Representante da Assessoria de Informática: Maisa Alves Ribeiro.

 
Representante da Secretaria Geral: Márcia Aparecida Maschio Rossi.

 
Representante da Pró-Reitoria de Administração: Maria Cristina de 
Carvalho.

 
Representante da Pró-Reitoria de Graduação: Leonor Maria Tanuri.

 
Representante da Pró-Reitoria de Pós-Graduação: Margarida Moreni.

 
Representante da Pró-Reitoria de Pesquisa: Rogéria Aragão de Souza.

 
Representante da Pró-Reitoria de Extensão Universitária: Sandra 
Marasco.

 
Assessoria técnica permanente à Comissão:

 
Coordenador do Curso de Arquivologia/Departamento de Ciência da 
Informação – FFC-UNESP/Campus de Marília representado por Maria 
Leandro Bizello.

 
Coordenador da Coordenadoria Geral de Bibliotecas – CGB 
representado por Marta Lígia Pomim Valentim.
(Acesso no Portal UNESP)
81
Centro de Documentação e Memória 
CEDEM

 
Órgão técnico normativo para as questões 
relativas à gestão de documentos da 
Universidade. 

 
Órgão técnico orientador na área de 
gestão e organização de acervos 
arquivísticos.

 
Não recebe documentos permanentes das 
Unidades e deve ter somente acervos de 
projetos específicos e determinados.
82
Seções de Comunicações (Portaria UNESP Nº 89 
-
 
5 de março de 2009)

 
Exercer a competência de órgão responsável pelas 
atividades de gestão dos documentos em suas Unidades.

 
Ter espaço de arquivamento, equipamentos, materiais e 
servidores adequados para a guarda da documentação 
intermediária e a documentação permanente das Unidades.

 
Ter Sistema de Protocolo para o registro, controle e acesso 
dos documentos adequado e compatível às normas 
processuais vigentes na Universidade. 

 
Atuar em parceria com o CEDEM e com a Comissão Central 
de Avaliação de Documentos da UNESP na resolução dos 
problemas referentes à implantação de modelos de gestão 
de documentos.

 
Atuar em parceria com o CEDEM e com a Comissão Central 
de Avaliação de Documentos da UNESP nas políticas de 
preservação da memória da Universidade.

 
Cabe a UNESP, por meio de seus órgãos competentes, 
estabelecer as providências necessárias para o 
cumprimento dessas atribuições.
83
PDI –
 
Dimensão Gestão

 
Objetivo: 

 
Elaborar política de informação e gerenciamento de 
documentos.

 
Ações:

 
Implantar política de gestão de documentos, com 
metodologias que considerem sua produção, 
tramitação, arquivamento, avaliação e uso.

 
Implantar a rede de arquivos com definição dos 
arquivos correntes, intermediários e permanentes, 
visando a aplicação da gestão documental e a 
preservação da memória da UNESP.
	Os Arquivos e a Preservação da Memória
	Resumo
	Preservar documentos é preservar a memória?�
	Memória
	Indústria da Informação
	Dados -Informação - Conhecimento
	Lugares da Memória e da Informação
	Diferenças
	Biblioteca
	Centro de Documentação
	Arquivo
	Documento
	Documento de Arquivo
	Documento de Arquivo
	Número do slide 15
	Número do slide 16
	Os Arquivos das Universidades
	Número do slide 18
	Número do slide 19
	Número do slide 20
	Número do slide 21
	Número do slide 22
	Número do slide 23
	Número do slide 24
	Gestão Documental
	Informação
	Gestão da Informação
	Programas de Gestão da Informação
	Gestão Documental
	Teoria da Três Idades
	A gestão arquivística de documentos compreende:�
	Número do slide 32
	Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos.�
	Número do slide 34
	Número do slide 35
	Organicidade
	Unicidade
	Confiabilidade
	Autenticidade�
	Acessibilidade�
	Metodologia do programa de gestão
	a) Levantamento preliminar�
	b) Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos�
	Número do slide 44
	c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos�
	d) Avaliação dos sistemas existentes
	e) Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos
	f) Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos
	g) Implementação do sistema de gestão arquivística de documentos
	h) Monitoramento e ajustes�
	Planejamento
	1) Produção
	2) Classificação
	“Classificações” usuais
	Número do slide 55
	Classificação arquivística
	Classificação arquivística
	Plano de Classificação
	Número do slide 59
	Número do slide 60
	Número do slide 61
	Número do slide 62
	Nomeação
	Nomeação
	Ordenação
	3) Avaliação
	Ciclo Vital dos Documentos de Arquivo�(Teoria das Três Idades)
	Tabelas de Temporalidade de Documentos
	Número do slide 69
	4) Tramitação
	5) Uso
	Descrição
	Instrumentos de Busca
	Indexação
	6) Arquivamento
	Ações em curso
	Número do slide 77
	Número do slide 78
	Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD
	CCAD
	Centro de Documentação e Memória CEDEM
	Seções de Comunicações (Portaria UNESP Nº 89 - 5 de março de 2009)
	PDI – Dimensão Gestão