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CENTRO UNIVERSITÁRIO BRASILEIRO - UNIBRA CURSO DE GRADUAÇÃO TECNOLÓGICA EM PROCESSOS GERENCIAIS JOHNNATA ESTALONE ROCHA JOSÉ MOUSINHO DA SILVA JUNIOR LUCIANO JOSÉ FERREIRA A RELEVÂNCIA DAS FERRAMENTAS CONTROLE DE ESTOQUE APLICADAS NA GESTÃO EMPRESARIAL HOSPITALAR RECIFE/2016 JOHNNATA ESTALONE ROCHA JOSÉ MOUSINHO DA SILVA JUNIOR LUCIANO JOSÉ FERREIRA A RELEVÂNCIA DAS FERRAMENTAS CONTROLE DE ESTOQUE APLICADAS NA GESTÃO EMPRESARIAL HOSPITALAR Artigo apresentado ao Centro Universitário Brasileiro – UNIBRA, como requisito parcial para obtenção do título de tecnólogo em Processos Gerenciais. Professor Orientador: Msc. Urbano Cabral da Nobrega Neto RECIFE/2016 JOHNNATA ESTALONE ROCHA JOSÉ MOUSINHO DA SILVA JUNIOR LUCIANO JOSÉ FERREIRA A RELEVÂNCIA DAS FERRAMENTAS CONTROLE DE ESTOQUE APLICADAS NA GESTÃO EMPRESARIAL HOSPITALAR Artigo aprovado como requisito parcial para obtenção do título de Tecnólogo em Processos Gerenciais, pelo Centro Universitário Brasileiro – UNIBRA, por uma comissão examinadora formada pelos seguintes professores: ______________________________________________________________ Prof.º Msc. Urbano Cabral da Nobrega Neto Professor Orientador ______________________________________________________________ Prof.º Esp. Horison Lopes Oliveira Professor Examinador ______________________________________________________________ Prof.º Msc. Sylvia Barbosa Professora Examinadora Recife, ___/___/____ NOTA: _______________ AGRADECIMENTOS Agradecemos, primeiramente, a Deus por ter no dado saúde, força, estratégias e sabedoria para superar as dificuldades de todo esse trabalho. Agradecemos a IBGM, pelo seu ambiente criativo e agradável, como também ao corpo docente, direção е administração qυе oportunizou а janela onde hoje vislumbramos um horizonte superior. Aos nossos familiares, amigos e a todos qυе direta оυ indiretamente fizeram parte decisiva da nossa formação, о nosso muito obrigado. Ao nosso orientador professor Urbano Nóbrega, pelo apoio, empenho, dedicação e confiança à elaboração deste artigo. Ninguém ignora tudo. Ninguém sabe tudo. Todos nós sabemos alguma coisa. Todos nós ignoramos alguma coisa. Por isso aprendemos sempre. ” (Paulo Freire) SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.................................................................................................... 08 2 DELINEAMENTO METODOLÓGICO................................................................ 09 3 REFERENCIAL TEORICO................................................................................. 10 3.1 Gestão Empresarial....................................................................................... 10 3.2 Gestão de Estoque......................................................................................... 11 3.3 Ferramentas de Controle de Estoque ......................................................... 12 3.3.1 Método de Pareto ou Curva ABC ................................................................. 12 3.3.2 Método da Criticidade ................................................................................. 14 3.3.3 Ponto de Pedido .......................................................................................... 15 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................ 16 REFERÊNCIAS..................................................................................................... 18 A RELEVÂNCIA DAS FERRAMENTAS CONTROLE DE ESTOQUE APLICADAS NA GESTÃO EMPRESARIAL HOSPITALAR Autores Johnnata Estalone Rocha José Mousinho da Silva Junior Luciano José Ferreira Orientador Msc. Urbano Cabral da Nobrega Neto Centro Universitário Brasileiro – UNIBRA johnnatarocha2@gmail.com lucianoljf14@gmail.com sierraj@ig.com.br Resumo A gestão empresarial é vista como um parâmetro indispensável para a tomadas de decisões em um ambiente corporativo, com crescente agressividade da concorrência, avalanche de informações e produtos, tudo isso gerado pela globalização. Somente as empresas mais preparadas e adaptadas às mudanças do cenário mercadológico permanecem. Com isso, as ferramentas de controle de estoques aplicadas aos negócios são primordiais para a gestão mensurando a disparidade dos níveis de estoque relativos às aquisições. No entanto, esse controle de estoques não é tarefa isolada, implica na adoção de várias funções logísticas, impondo maior eficiência nas atividades de controle e armazenamento, processamento de pedidos, distribuição e administração, caso contrário, haverá ruptura no fornecimento para o cliente, seja em qualquer tipo de empresa, e no caso deste artigo, empresas que ofertam serviços hospitalares. Desta forma, o emprego das diversas ferramentas de estoques, aliadas ao controle rigoroso e seguro da administração, permitem que haja investimento e lucro de forma rápida, sem envolver na imobilização deste capital em estoques, que não gera lucro e ocasionalmente transforma-se em perdas. Palavras-chave: Gestão Empresarial; Ferramentas de Estoques; Tomada de Decisões mailto:johnnatarocha2@gmail.com mailto:lucianoljf14@gmail.com mailto:sierraj@ig.com.br http://www.sinonimos.com.br/envolver-se/ 8 1. INTRODUÇÃO No atual contexto corporativo, a informação é um recurso imprescindível para as empresas, podendo verdadeiramente representar uma vantagem competitiva. A gestão empresarial tem um papel importante na tomada de decisões, como meio de orientação para alavancar os negócios frente aos ambientes internos e externos. Devido às modificações políticas, econômicas, sociais e culturais enfrentadas pela sociedade moderna, uma empresa somente alcançará os objetivos esperados se for implementado de forma coerente com o mercado e analisados sistematicamente pelos seus gestores. Das várias áreas nos negócios que merecem ser acompanhadas com rigor, chama-se atenção para o controle de estoque, que visa manter suprimento adequado de mercadorias e produtos aos clientes. Porém, existem empresas que não conseguem administrar bem seus materiais e só se dão falta deles quando recebem o pedido do cliente. Esse descontrole na gestão pode ser evitado, mas acontece de várias formas principalmente pela falta de clareza sobre as quantidades disponíveis, atrasos na produção, descentralização dos estoques em muitos locais, assim como, a desorganização nos depósitos. Para as empresas, investimentos em estoques representam uma parcela significativa de seus ativos totais, além de impactar nos custos de distribuição e no nível de serviço prestado aos clientes. Essas proposições implicam um bom gerenciamento dos estoques, que de um lado se justificam pelo controle custos, por outro, devem garantir suprimento adequado, em termos de respostas rápidas para atender as demandas do mercado. Devido a relevância no ciclo operacional das organizações, os estoques são considerados itens primordiais quando o objetivo é a redução de custos. No Brasil, tanto a taxa básica de juros fixada pelo governo quanto os juros no mercado são elevados, fazendo com que os custos de manutenção dos estoques sejam mais significativos em relação aos países desenvolvidos. Portanto, altas taxas de juros sinalizam a busca por estoques mais baixos. Compete à empresa, no desenvolvimento de sua atividade, integrar todo seu processo desde o gerenciamento do fluxo de entrada de matérias-primas e componentes, o fluxo dos materiais em processo de fabricação até o fluxo de saída de produtos acabados queseguem, por meio do canal de distribuição, até os seus 9 clientes. Todos esses fluxos são associados à sua logística interna e envolvem decisões quanto à armazenagem de estoques. Todavia, o fluxo de informações é essencial para evitar interrupções em qualquer parte do processo de toda empresa, e de forma particular nesse artigo para as empresas que ofertam serviços hospitalares. Neste sentido, o objetivo deste artigo é analisar o funcionamento do estoque empresarial hospitalar, através da utilização das diversas ferramentas da gestão de estoque. De forma especifica, visa demonstrar que a adoção de ferramentas de controle de estoques na gestão de estoque atende a necessidade do mercado, além de discutir como a informação entre os diferentes níveis da empresa são importantes para o seu controle. Além desta introdução, o trabalho conta com o delineamento metodológico, referencial teórico, considerações finais e as referências. 2. DELINEAMENTO METODOLÓGICO Este artigo é uma pesquisa bibliográfica, desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos. Embora em quase todos os estudos seja exigido algum tipo de trabalho dessa natureza, há pesquisas desenvolvidas exclusivamente a partir de fontes bibliográficas. Boa parte dos estudos exploratórios pode ser definida como pesquisas bibliográficas. As pesquisas sobre ideologias, bem como aquelas que se propõem à análise das diversas posições acerca de um problema, também costumam ser desenvolvidas quase exclusivamente mediante fontes bibliográficas (GIL, 1991). Quanto aos objetivos, Gil (1991) classifica a pesquisa como exploratória, descritiva ou explicativa. Essa classificação, no tocante ao delineamento, envolve as premissas básicas que determinam a aplicação de métodos e técnicas, ou seja, de um planejamento que proporcione os meios (procedimentos) e técnicas (instrumentos, ferramentas, mecanismos etc.) para a investigação. No entanto, pode-se dizer que essa classificação não é totalmente rígida, pois nem sempre os autores estabelecem tal diferenciação. Por vezes, a pesquisa documental é a que se realiza apoiando-se tanto em fontes documentais de qualquer espécie tais como: fontes bibliográficas (consulta em livros, revistas e periódicos entre outros) quanto à análise restrita a documentos, ou seja, o documento como fonte de coleta de informações podendo ser aqueles escritos ou impressos (regulamentos, leis, 10 prontuários de pacientes e outros), os denominados iconográficos (fotografias, mapas, diários etc.) (APOLLINÁRIO, 2006, p.25). É importante esclarecer também os procedimentos metodológicos relativos a pesquisa bibliográfica. De acordo com Salvador (1981), a pesquisa bibliográfica enquanto procedimento metodológico, implica em um estudo teórico e exaustivo da produção científica realizada em torno de uma temática. Partindo desse pressuposto, trata-se de um procedimento metodológico que oferece possibilidade para solucionar um problema, nesse sentido, possui critérios e técnicas de coleta de dados e informações bem definidos. 3. REFERENCIAL TEÓRICO As informações contidas nesta parte do artigo foram extraídas de livros e artigos científicos, as quais pretendem demonstrar as principais teorias sobre o assunto da gestão empresarial e seu relacionamento com a gestão de estoques, para em seguida ser demonstrado as principais ferramentas de controle de estoque a disposição das empresas. 3.1. GESTÃO EMPRESARIAL Toda e qualquer organização, seja qual for o porte e o ramo de negócio, adota a gestão empresarial para alcançar os objetivos planejados, visando direcionar e coordenar esforços, auxiliar na tomada de decisões e orientar na atuação de mercado na qual a empresa esteja inserida. É o modelo de gestão que irá definir como a empresa irá se organizar para seguir suas estratégias. Segundo Galbraith (1973), por modelo de gestão, entende-se a composição alinhada de estratégias, estrutura, processos, equipes, mecanismos de coordenação, controle e recompensas direcionados para a satisfação dos clientes. O acirramento da competição empresarial fez com que as empresas se sentissem ameaçadas e, consequentemente, aumentassem a necessidade de criar diferenciais para se manter competitivas. Uma das maneiras que encontraram para preservar sua competitividade foi através da busca constante de inovação, que, por sua vez, requer preparação e destinação adequadas de recursos para que ocorra. 11 Os avanços tecnológicos permitiram que algumas empresas expandissem suas operações em níveis globais. Esse fenômeno tornou o mercado cada vez mais globalizado e fez com que empresas, que permaneciam agindo localmente, passassem a competir com outras empresas além daquelas com as quais já estavam previamente acostumadas, enfrentando uma competição ainda mais acirrada. Galbraith (1973) também afirma que tais condições podem envolver, em maior ou menor intensidade, o estabelecimento da gestão empresarial e valorização das ações empreendedoras que gerem as inovações, a criação de programas de estímulos, reconhecimento e recompensas através de participação nos resultados decorrentes das ações empreendedoras, facilidades para acesso aos recursos existentes necessários para a busca, preparação e experimentação das ideias, conceitos e propostas empreendedoras, inclusão dessa postura para fins de reconhecimento no sistema de avaliação de desempenho, dentre outras. 3.2. GESTÃO DE ESTOQUE Segundo Ching (1999), a gestão de estoques pode ser subdividida em dois grupos de atividades: operacionais e estratégicas. No primeiro, a busca é pela eficiência dos controles relativos à movimentação de produtos: avaliação e registro de todas as movimentações físicas, recebimento, conferência, armazenagem e dispensação. No segundo, os objetivos são os modelos de reposição baseados em informações mais avançadas, que visam compartilhar dados de distribuição e estoques, para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil. De acordo com Dias (1995), vários fatores estão motivando os administradores a disponibilizar os materiais ao cliente, utilizando menores níveis de estoque. Dentre eles, se destacam: i) Grande diversidade de produtos, tornando mais complexa a atividade de gestão de estoque, dos pontos de ressuprimento e dos estoques de segurança; ii) Maior número de empresas oferecendo produtos similares, tornando a oferta de produtos mais confiável, em relação à entrega; iii) Elevado custo do capital face às proibitivas taxas de juros, tornando mais onerosas a posse e a manutenção dos estoques, pois significam capital imobilizado; iv) Maior controle dos inventários, evitando perdas, desvios, erros e uso indevido (não autorizado). 12 O aumento da eficiência das operações de movimentação de materiais (transporte, armazenagem e processamento de pedidos) pressiona para baixo a curva de custos unitários, permitindo gerenciamento de lotes de suprimento menores, sem afetar a disponibilidade dos produtos aos clientes. A partir do consumo de cada produto, estabelecer o consumo médio para um ano, de cada item, pois, quanto maior a habilidade em administrar seus produtos de forma racional, maior será sua capacidade de oferecer à clientela bens e serviços de qualidade e com baixos custos operacionais (NOVAES, 2007). 3.3. FERRAMENTAS DE CONTROLE DE ESTOQUE Para auxiliar a administração do estoque, foram criadas ferramentas que aperfeiçoam a gestão do mesmo facilitando a tomada de decisão quanto a organização e fluxo de estocagem. Neste artigo serão enfocadas as principais ferramentas utilizadas no controle de estoque empresarial hospitalar, que são o método de Pareto ou curva ABC, método da criticidade e o ponto de pedido. 3.3.1. METODO DE PARETO OU CURVA ABC Os estoques abrigam uma grande diversidade de produtos,dificultando o planejamento de seu ressuprimento. Como cada grupo de produtos têm determinadas peculiaridades gerenciais (como giro, preço, consumo, prazos de entrega) e suas demandas incorporam alta aleatoriedade, é interessante que o gestor dos estoques separe os produtos em grupos que possuam características gerenciais semelhantes (CORRÊA, GIANESI e CAON, 2001). Esta separação possibilita ao administrador individualizar a atenção para cada grupo de medicamentos, pois um tipo de controle eficaz para um produto pode não o ser para outro (BARBIERI e MACHLINE, 2006). Conforme Martins e Laugeni (2005), o Método ABC visa separar os produtos em grupos com características semelhantes, em função de seus valores e consumos, a fim de proceder a um processo de gestão apropriado a cada grupo. 13 Segundo este procedimento, os materiais de consumo podem ser divididos em três classes, de acordo com o Quadro 1. Quadro 1 – Classes da Curva ABC FONTE: Elaboração própria com base em Martins e Laugeni (2005). Cabe ressaltar que o estabelecimento da divisão em três classes (A, B, C) é uma questão de conveniência. É possível estabelecer tantas classes quanto necessárias para os controles que se deseja alcançar. Após a classificação dos produtos e adotados os critérios operacionais, é importante a utilização de indicadores para o acompanhamento dos resultados conforme a Figura 1. Figura 1 – Aspecto da Curva ABC FONTE: Elaboração própria com base em Martins e Laugeni (2005). CLASSE A Abriga o grupo de itens mais importantes, que devem receber uma atenção especial da administração, correspondendo a um pequeno número de medicamentos, cerca de 20% dos itens, representando cerca de 80% do valor total do estoque. Estes itens devem receber do administrador um controle mais rigoroso, individualmente, sendo responsáveis pelo maior faturamento organizacional. CLASSE B Representa um grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C. Seu controle pode ser menos rigoroso que os itens de classe A. Representam um valor intermediário no faturamento das empresas. CLASSE C Englobam itens menos importantes, que justificam pouca atenção por parte da administração. Agrupa cerca de 70% dos itens, cuja importância em valor é pequena, representando cerca de 20% do valor do estoque. Neste grupo, não é necessário considerar cada item individualmente, pois são produtos de pouca importância no faturamento das instituições. 14 3.3.2 MÉTODO DA CRITICIDADE (XYZ) Cada produto utilizado em um hospital possui a sua importância para o processo produtivo. Assim como na Curva ABC, que mostra quais itens são os de maior custo, se comparado ao todo do estoque, o método da Criticidade (ou XYZ) demonstra o grau de importância de cada material em relação à soma total dos itens, classificando os materiais em classes X, Y ou Z em termos de importância. Segundo Juran (1995), a análise do método da criticidade assegura que sejam tomadas ações adequadas em relação a todas as características críticas. Assim, o método visa fornecer subsídios para a tomada de decisões dos gerentes, identificando as poucas e importantes características para que certos produtos recebam atenção especial. O Quadro 2 dá mais detalhe sobre a classificação deste método. Quadro 2 – Classificação da Criticidade do estoque hospitalar CLASSE X BAIXA CRITICIDADE A falta deste item não provoca paralização e nem risco à saúde do paciente. Caso esta falta aconteça, sua reposição é de fácil obtenção. Ex: Solução de Cloreto de Sódio 0,9%, Dipirona, Paracetamol. CLASSE Y MEDIA CRITICIDADE Sua Falta pode provocar parada e colocar em risco não só à saúde do paciente, mas o ambiente e o patrimônio da organização hospitalar. Podem ser substituídos por outros com relativa facilidade. Ex: Sonda Endotraqueal, Cateter Guia para Angioplastia CLASSE Z ALTA CRITICIDADE Item imprescindível para a organização hospitalar. A falta pode provocar parada e colocar em risco a segurança do paciente e o hospital. Infelizmente não pode ser substituído por outro equivalente ou seu equivalente será difícil de obter. Ex: Próteses coronárias. FONTE: Elaboração própria com base em JURAN (1995). 15 3.3.3 PONTO DE PEDIDO Em um estoque, para que o seu processo seja bem executado, um fator importante é que não haja falta. E, para evitá-la, o ponto de pedido tem papel decisivo. Está ferramenta determina o momento ideal de se fazer um pedido para a reposição de estoque, baseado na demanda e no estoque de segurança. Sendo assim, é estabelecido um nível mínimo de estoque que, quando atingido, dispara um pedido. Segundo Lustosa (2008), o ponto de pedido deve suportar uma quantidade suficiente para alimentar a produção enquanto o pedido está sendo entregue, ou seja, o tempo que o fornecedor demora a efetuar a entrega do lote que foi pedido. Ainda conforme a autora, outro fator fundamental nessa ferramenta é a presença do estoque de segurança, que tem a finalidade de dar uma margem segura em relação ao suporte à produção, ou seja, se há variações na demanda o estoque de segurança previne a falta de itens até a chegada de um novo lote. Nessas circunstâncias, é necessário fazer pedidos de reabastecimento antes do que seria o caso em uma situação puramente determinística. Isso vai resultar, em média, em algum estoque ainda presente quando os pedidos de reabastecimento chegam, pois, quanto mais cedo o pedido de reabastecimento é colocado, mais alto será o nível esperado de estoque de segurança quando o pedido de reabastecimento chega. De acordo com Ching (1999) o ponto de pedido é o produto entre o tempo de ressuprimento e o consumo previsto. Já para Dias (1995) o ponto de pedido, ou ponto de reposição, é representado pelo saldo do item em estoque, quantidade de reposição até a entrada de um novo ressuprimento no almoxarifado. Esse ponto pode ser determinado pela seguinte fórmula: PP = Ponto de Pedido Dm = Demanda média diária Ta = Tempo de abastecimento Es = Estoque de segurança em unidades 16 Ponto de Pedido (PP), é igual à média diária de Demanda (Dm), multiplicado pelo Tempo de abastecimento que corresponde a quantidade de dias que espera-se para a reposição (Ta), mais o Estoque de segurança (Es). É importante somar o Estoque de Segurança ao ponto de pedido para saber que, quando o estoque de determinada peça ter o saldo de x unidades, será necessário iniciar o processo de pedido de compras. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS A preocupação do presente artigo esteve em demonstrar a viabilidade e os aspectos favoráveis da utilização de processos da gestão de estoques específicos na administração das organizações, sobretudo as que atuam no seguimento hospitalar. Observou-se que os processos descritos são implementados rapidamente, caso estejam disponíveis elementos facilitadores, como sistemas computacionais e a tecnologia da informação. Pelo que foi apurado a gestão dos estoques é um dos fatores críticos para qualquer tipo de empresa, pois os produtos armazenados, além de representarem altos custos, ainda possuem sua demanda caracterizada pela grande flutuação das condições de mercado. A partir das várias fontes consultadas, ficou claro a importância da otimização da padronização de processos no que diz respeito à redução de custo, em um setor onde os recursos tornam-se mais escassos ao longo do tempo. Menores estoques significam menores custos e a redução dos estoques nas empresas, através da utilização de técnicas gerenciais inovadoras, agrega benefícios tanto internos como externos à organização. Para sanar as dificuldades da administração hospitalar, as ferramentas de controle de estoques têm como objetivo acompanhar, através da utilização de indicadores específicos, os dados analisados nos da gestãode estoques, assim, facilitando a otimização dos serviços prestados pela unidade que atuam no ramo hospitalar. Planejar e controlar custos são mecanismos que podem garantir a sobrevivência das instituições em um ambiente empresarial aquecido pela competitividade de mercado fazendo com que as estratégias empresariais se voltem cada vez mais para a longevidade das empresas. Neste contexto, as ferramentas de 17 controle de estoques foram desenvolvidas a fim de solucionar os problemas originados no ambiente de manufatura, mostrando eficiência da gestão dos estoques no ambiente empresarial hospitalar otimizando o controle dos itens dos estoques afim de adaptadas às novas necessidades presentes no mercado. 18 REFERÊNCIAS APPOLINÁRIO, Fabio. Metodologia da Ciência: Filosofia e Prática da Pesquisa. 1. ed. São Paulo: Ed. Pioneira Thomson Learning, 2006. 209 p. BARBIERI, J.C.; MACHLINE, C. Logística hospitalar: teoria e prática. São Paulo: Saraiva, 2006 CHING, Hong Yuh. Gestão de estoques na cadeia de logística integrada – Supply chain. São Paulo: Atlas, 1999. CORRÊA, H.L; GIANESI, I.G.N; CAON, M. Planejamento, programação e controle da produção: MRP II/ERP: Conceitos, uso e implantação. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2001. DIAS, MARCO AURÉLIO P. Administração de materiais: edição compacta. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1995 GALBRAITH, J. R. Designing Complex Organizations. Addison-Weslwy: Reading, 1973 GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1991. JURAN, J. M. Planejando para a qualidade. 3° ed. São Paulo: Pioneira. 1995 LUSTOSA, L. et al. Planejamento e Controle da Produção. 1ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008. MARTINS, P. G.; LAUGENI, F. P. Administração da Produção. 2ª ed. São Paulo: Saraiva, 2005. NOVAES, Antônio G. N. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição: estratégia, operação e avaliação. 3. ed. rev., atual. e ampl. Rio de Janeiro: Campus, 2007. SALVADOR, A. D. Métodos e técnicas de pesquisa bibliográfica, elaboração e relatório de estudos científicos. 9a ed. Porto Alegre: Sulina, 1981.
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