Captação de Eventos e Recursos em Curitiba

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CAPTAÇÃO DE EVENTOS
E RECURSOS
Cristine Fabbris
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Curitiba
2019
Captacao de 
Eventos e 
Recursos 
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Cristine Fabbris
Ficha Catalográfica elaborada pela Editora Fael.
F113c Fabbris, Cristine
Captação de eventos e recursos / Cristine Fabbris. – Curitiba: 
Fael, 2019.
287 p.: il.
ISBN 978-85-5337-051-1
1. Promoção de eventos especiais 2. Captação de recursos I. Título
CDD 060.68
Direitos desta edição reservados à Fael.
É proibida a reprodução total ou parcial desta obra sem autorização expressa da Fael.
FAEL
Direção Acadêmica Francisco Carlos Sardo
Coordenação Editorial Raquel Andrade Lorenz
Revisão Editora Coletânea
Projeto Gráfico Sandro Niemicz
Capa Vitor Bernardo Backes Lopes
Imagem da Capa Shutterstock.com/RoseRodionova
Arte-Final Evelyn Caroline Betim Araujo
Sumário
Carta ao Aluno | 5
1. A cidade e os eventos | 9
2. Prospecção de eventos | 35
3. Captação de eventos | 59
4. Os atores envolvidos no processo de captação | 89
5. A campanha e a defesa | 115
6. Patrocínios, apoios e políticas públicas de captação 
de eventos: o que são e para que servem? | 141
7. Captação de recursos humanos e 
materiais para eventos | 163
8. Orçamentos e controle no processo de 
prospecção e captação | 189
9. Prestação de contas, avaliação dos 
resultados e relatório final | 221
10. Convention & Visitors Bureaux | 241
Gabarito | 267
Referências | 283
Prezado(a) aluno(a),
Quando falamos sobre algo que nos encanta e nos motiva, 
o brilho nos olhos e a euforia fazem parte do contexto. Saibam 
vocês que esse é, no mundo, o assunto que mais me inspira e me 
impulsiona todos os dias a ser uma profissional melhor – capta-
ção de eventos!
A formação em Turismo me ajudou a entender e trabalhar as 
interfaces que a atividade turística tem com a vida cotidiana das 
pessoas. Somos importantes e nossas ações, quando bem dimen-
sionadas e planejadas, acarretam um bem social e econômico 
significativo com impactos diretos na vida das pessoas. Se não 
melhoramos a sua rentabilidade, melhoramos a sua valorização 
enquanto cidadão.
Carta ao Aluno
– 6 –
Captação de Eventos e Recursos
A importância que o trabalho de captação de eventos tem para uma 
localidade que se destaca no segmento de eventos, ou que pretende se des-
tacar, é algo muito intenso. Somos responsáveis, direta e indiretamente, 
pela manutenção de um segmento que impacta aproximadamente 52 seto-
res da economia. Muita gente depende do nosso sucesso! Somos poucos 
e esse material me dá esperanças de que alguns de vocês queiram ter esse 
brilho nos olhos e essa paixão. Inspirem-se!
Existe uma glamourização da atividade “eventos”. Acreditem, é 
muito bom trabalhar com isso, mas requer muita dedicação também. 
Durante esses quase 18 anos que trabalho com esta atividade, tendências 
e modismos já se passaram. Muitas novidades surgiram e muitos produ-
tos e serviços também, mas a forma de vender a cidade, seus moradores, 
seus atributos, produtos e serviços não mudou. Seguimos poucos nesse 
vasto universo.
Mas, o que é que me mantém por tanto tempo nessa área? Bom, um 
dos principais motivos é a possibilidade de conhecer pessoas.
Nesse trabalho, “convidamos” as pessoas a virem nos “visitar” e, 
para tanto, a “casa” (e aqui leia-se a nossa cidade) precisa estar arrumada 
e pronta para receber e atender às necessidades desses nossos convidados.
Precisamos que os atores sociais envolvidos estejam alinhados e com 
essa mesma expectativa de receber e acolher esses visitantes, atendendo a 
suas demandas, desde as mais simples até as mais complexas (por vezes 
excêntricas!). E quando falo todos os atores sociais, me refiro ao atendente 
da companhia aérea, ao recepcionista do hotel, ao taxista, ao vendedor 
da loja, ao segurança do centro de eventos, à atendente da secretaria do 
evento, ao garçom do restaurante, à vendedora da loja e a todas aquelas 
pessoas que terão contato com eles durante a estada em nossa cidade. As 
percepções individuais constroem a nossa imagem. Somos uma legião de 
pessoas que precisa estar sensibilizada sobre a importância que o dinheiro 
deixado por esse convidado em nossa cidade faz a diferença. Quanto mais 
alto for o seu grau de satisfação com o todo, mais fácil será a propagação 
da nossa boa imagem, logo, cada vez será mais fácil “vender” a cidade 
com tudo o que lhe pertence.
– 7 –
Carta ao Aluno
Abordarei aqui de uma forma muito prática a atuação na atividade de 
captação de eventos. O que é essa atividade? De que forma ela acontece? 
Quem são os atores sociais que a compõem e a operam? Quem é o nosso 
cliente? Entre outras coisas.
Tudo o que lerão nesses próximos capítulos é fruto de uma longa 
caminhada profissional. São as ações do cotidiano dessa atividade. Relata-
rei aqui acertos e erros, as técnicas e as formas de ingressar nesse universo. 
Espero que consiga contaminá-los com essa mesma paixão que sinto até 
hoje por esse segmento.
Como mencionei anteriormente, somos poucos e essa é uma ativi-
dade que carece de profissionais capacitados. Vamos juntos?
Desejo sucesso e que a curiosidade os guie sempre pelos caminhos 
por onde andarem!
Cristine Fabbris
Turismóloga e Captadora de Eventos Técnico-científicos
1
A cidade e os eventos
O objetivo desse capítulo é identificar a vocação da cidade 
para o turismo de negócios e eventos, sua infraestrutura básica e 
turística e os locais e equipamentos específicos para a sua reali-
zação. Esses assuntos serão abordados de forma a identificar as 
características do destino e quais os tipos de eventos que mais 
ocorrem nas cidades. Trataremos, também, da vocação do des-
tino e da rede de serviços de apoio aos eventos – hotelaria, res-
taurantes, comércio, aeroporto, rodoviária, acessos, gastronomia, 
espaços de eventos e lazer.
“Se você construir, eles virão” – Filme: Campo dos 
Sonhos – 1989.
Vivemos em uma sociedade altamente competitiva, em que 
a rapidez na troca de informações e práticas de atuação profis-
sional ditam o sucesso e a capacidade de se manter competitivo 
no mercado de trabalho. A busca por qualificação, especialização 
e inovação em todas as áreas do conhecimento nunca esteve tão 
em alta. Os eventos, em sua essência, têm essa capacidade. Os 
deslocamentos para fins de aprimoramento, conhecimento, troca 
de informações e geração de negócios configuram a essência do 
turismo de negócios e eventos.
Captação de Eventos e Recursos
– 10 –
Para que tenhamos alinhado o nosso discurso e entendamos a 
importância que os eventos proporcionam, faz-se necessário debater os 
conceitos de “evento” e “turismo de negócios e eventos” segundo alguns 
autores da área, o que facilitará a compreensão deste material de forma 
global e aplicada daqui por diante. Nos limitaremos a esses dois concei-
tos somente com a finalidade de “afunilarmos” o foco deste material ao 
que ele pretende, entretanto, sabendo que existem muitos outros tipos 
de eventos.
1.1 Conceitos de eventos e turismo 
de negócios e eventos
Evento pode ser muita coisa! Segundo apresentam alguns dicionários, 
o significado da palavra “evento” aponta que este é um acontecimento, um 
acaso, uma eventualidade. Ao explorarmos esse conceito, podemos con-
cluir que evento, de forma geral, é caracterizado como “qualquer aconteci-
mento que foge à rotina, sempre programado para reunir um grupo de pes-
soas” (SENAC, 2000, p. 11), ou seja, tudo que acontece, seja o que for, e 
que envolva pessoas ou o ambiente em que estas pessoas estejam inseridas.
Tornando mais claro o entendimento, Giácomo (1997, p. 54), no livro 
Tudo acaba em festa, apresenta um conceito geral e ao mesmo tempo 
muito simples, mostrando que o evento é um “acontecimento previamente 
planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar 
esforços de comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma 
ideia ou ação”.
Agora que internalizamos o conceito de “evento”, vamossomar a 
este o que alguns autores convencionam como sendo “turismo de negó-
cios e eventos”.
Por turismo de negócios e eventos, o Ministério do Turismo, em 
material publicado com o título Segmentação do Turismo: marcos concei-
tuais (2006), compreende o conjunto de atividades turísticas decorrentes 
dos encontros de interesse profissional, associativo, institucional, de cará-
ter comercial, promocional, técnico, científico e social.
– 11 –
A cidade e os eventos
Algo importante de se abordar nesse momento e que nos trará um 
contraponto relevante para a compreensão do segmento, é de que o agente 
do turismo de lazer, o turista de lazer, escolhe para qual destino deseja 
ir, como deseja ir e é ele quem paga as suas despesas, diferentemente do 
turista que viaja a negócios, o qual viajará para o local que a sua empresa 
designar e terá seus gastos, quase que em sua totalidade, pagos por ela. Ou 
seja, sua autonomia é muito limitada.
Ainda, para fins de alinhamento conceitual, utilizaremos um pequeno 
trecho do estudo apresentado no material Turismo de negócios e eventos: 
orientações básicas do Ministério do Turismo (2010), que aborda uma 
contextualização mais histórica, dizendo que desde as civilizações anti-
gas o homem viajava com finalidades comerciais e para a participação 
em eventos – exemplo disso são as peregrinações para a participação dos 
Jogos Olímpicos, na Grécia Antiga.
Após a Revolução Industrial, devido ao desenvolvimento extra-
ordinário dos meios de transporte e de comunicação, foi favorecido um 
movimento internacional que contribuiu para a efetivação das transações 
comerciais, bem como a realização de eventos de finalidades diversas.
O Brasil vem se posicionando tanto como um destino para a efetiva-
ção de negócios como para a realização de eventos. Como um destino de 
negócios, por conta do seu desenvolvimento industrial e respectivos pro-
dutos, tanto para exportação, como para a comercialização interna.
No que se refere à área de eventos, a conquista de referências em 
desenvolvimento tecnológico e científico, a profissionalização e as estru-
turas do setor são alguns dos fatores para o crescimento do segmento. 
Aliam-se a esses fatores as opções de lazer relacionadas à diversidade 
dos recursos naturais e culturais. Esse desenvolvimento pode ser exem-
plificado com o crescimento do setor de feiras, uma excelente ferramenta 
na comercialização de produtos. Dentre os eventos técnicos e científicos, 
vários fatores contribuíram para o seu desenvolvimento: a profissionali-
zação do setor, o crescente investimento na infraestrutura turística e de 
eventos – em especial a construção de centros de eventos e modernização 
dos aeroportos, propiciando aumento do fluxo de voos –, a qualificação da 
Captação de Eventos e Recursos
– 12 –
prestação de serviços, a multiplicação e a capacitação (MINISTÉRIO DO 
TURISMO, 2010, p.13-14).
Ainda falando em turismo de negócios e eventos, e mencionando 
novamente os marcos conceituais do Ministério do Turismo (2006, p. 
16-17), afirmamos que este tipo de turismo apresenta características pecu-
liares e relevantes, como:
 2 oportunidade de equacionamento de períodos sazonais, propor-
cionando equilíbrio na relação entre oferta e demanda durante 
o ano, pois independe de condições climáticas e períodos de 
férias escolares;
 2 alta rentabilidade, uma vez que o turista desse segmento, em 
relação ao turista de lazer, apresenta maior gasto médio. Além 
disso, o turista que participa de um evento em determinado des-
tino que ainda não conhecia, costuma retornar outras vezes com 
o intuito de lazer e, normalmente, com mais tempo, o que propi-
cia maior permanência no destino;
 2 possibilidade de interiorização da atividade turística, pois podem ser 
realizados em cidades menores, desde que apresentem as condições 
e estruturas necessárias para a realização de negócios ou eventos;
 2 uso de infraestrutura e serviços de elevado padrão de quali-
dade, de modo a valorizar o profissionalismo, requerendo ser-
viços dinâmicos;
 2 a demanda não reduz significativamente em momentos de 
crise econômica;
 2 aumento da arrecadação de impostos, pois normalmente o turista 
de negócios e eventos necessita da emissão de notas fiscais para 
comprovação de despesas à empresa ou instituição à qual pertence;
 2 contribuição para o crescimento dos negócios locais por conta 
do intercâmbio comercial e empresarial, no qual se estabelecem 
contatos diretos entre fabricantes e consumidores;
 2 desenvolvimento científico e tecnológico, devido à participação 
de profissionais especializados e equipamentos de última geração;
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A cidade e os eventos
 2 disseminação de novas técnicas e conhecimentos definidos nos 
encontros nos destinos-sede e que ficam como legados às comu-
nidades locais;
 2 motivação ocasionada principalmente pelo interesse no evento, 
podendo ou não estar aliada à atratividade do destino.
Não é de hoje que cidades se tornam importantes núcleos receptores 
de eventos. A geração de receita e o incremento econômico atrelado a essa 
atividade impulsionam e qualificam cidades e até regiões inteiras, como é 
o caso da Serra Gaúcha, no Rio Grande do Sul, o Rio de Janeiro e a cidade 
número um na realização de eventos no Brasil, São Paulo.
Os eventos, para as localidades cujos atrativos naturais não são a 
vocação turística principal, são uma excelente oportunidade, com a capa-
cidade de distribuição de renda, trabalho e divulgação do destino, além de 
proporcionar a ampliação da rede de infraestruturas, uma vez que para se 
realizar um evento, faz-se necessário dispor de uma infraestrutura básica, 
qual seja: saneamento, energia, redes de tratamento de esgoto; de apoio, 
tais como: segurança pública, transportes, hospitais; ou turística, como: 
hotéis, restaurantes, entre outros.
A atividade “eventos” é uma das atividades econômicas com o maior 
impacto de distribuição de renda para uma localidade. Para cada evento 
realizado, mais de 52 setores da economia são impactados, quer com 
recursos diretos, ou seja, o dinheiro do participante chega direto na mão 
do fornecedor (venda de alimentação), quanto indiretos – pagamento do 
ISS referente às inscrições repassado pelo organizador ao poder público 
municipal. É uma cadeia virtuosa de trabalho e renda.
No levantamento feito pela Instituto Brasileiro de Turismo (EMBRA-
TUR) e pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) (2014), intitulado Pesquisa 
de Impactos Econômicos dos Eventos Internacionais Realizados no Bra-
sil, avaliou-se que cerca de 25,3% dos turistas que visitam o país estão 
em busca de negócios. Logo, para uma localidade, o desenvolvimento do 
turismo de negócios e eventos vem ao encontro da ampliação da oferta de 
espaços de eventos, hospedagem e alimentação, aprimoramento dos ser-
viços de receptivo e melhorias e modernização dos aeroportos, tudo isso 
visando a ampliação do fluxo de turistas.
Captação de Eventos e Recursos
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1.2 A vocação da cidade para o 
turismo de negócios e eventos
Não podemos afirmar que exista uma “receita de bolo” que nos guie 
na identificação de cidades que tenham uma vocação natural e espontânea 
para o turismo de negócios e eventos. Com o avanço da tecnologia e com 
o surgimento de espaços cada vez mais alternativos para a realização de 
eventos – castelos, fortalezas, clubes, igrejas, estádios e até barcos, qual-
quer cidade com a mínima estrutura e logística de acesso, pode receber aos 
mais variados tipos de eventos.
Portanto, não temos como “rotular” um destino como sendo exclu-
sivo para esse tipo de turismo. Geralmente – e pode-se dizer que na grande 
maioria dos casos – os destinos com mais vocação para o turismo de negó-
cios e eventos, são as localidades cuja atividade turística principal é a de 
“sol e mar”, como as cidades litorâneas do Norte e Nordeste do país e as 
cidades com o turismo de lazer bastante difundido, como Gramado, no 
Rio Grande do Sul e Campos do Jordão, em São Paulo.
Para esses destinos, a atração dosegmento de negócios e eventos é 
um desdobramento natural da atividade, uma vez que o turista vai a essas 
localidades em um primeiro momento a lazer e, posteriormente, retorna 
para um congresso ou uma convenção. São destinos cuja infraestrutura da 
cidade está consolidada ou bastante avançada, gerando qualidade e segu-
rança para quem a visita. Muitos dos destinos no Brasil que trabalham for-
temente com o segmento de eventos, têm um residual de memória por parte 
dos turistas muito positivo. Isso facilita sobremaneira a decisão de retorno.
Primeiramente, quando pensamos em eventos – no caso desse material 
especificamente falaremos dos congressos de cunho técnico-científicos – 
trataremos dos eventos que geram fluxo de turistas na cidade e que deixam 
divisas na região – é muito importante que tenhamos em mente que esses 
eventos têm um enorme potencial de atrair pessoas das mais diferentes 
localidades do país e do exterior (em muitos casos), todas com o objetivo 
comum de participar do evento! Essas pessoas são os nossos “convidados”.
Quando convidamos alguém para vir até a nossa casa, com o que 
precisamos nos preocupar? Esse pensamento é o mesmo que deve nos 
acompanhar quando convidamos esses “turistas/congressistas” para a 
– 15 –
A cidade e os eventos
nossa cidade. Precisamos fornecer o básico para que sua estada seja a 
mais confortável e prazerosa possível, gerando um residual de memória 
positiva que o leve a “querer voltar”.
No turismo, o nosso maior desafio é esse. Atender às expectativas 
e necessidades dessas pessoas, fora de suas casas, dando conforto, segu-
rança e experiências positivas.
A infraestrutura é um componente essencial e que define grande parte 
da experiência turística, devido à variedade de segmentos que se inter-
-relacionam no turismo, principalmente a hospedagem, a alimentação, o 
transporte e o entretenimento.
As cidades, além de infraestruturas básicas/urbanas, contam com 
infraestruturas de apoio e, no caso do turismo, com infraestruturas turísti-
cas. Novamente, vamos alinhar esses conceitos.
1.3 Os aspectos físicos e geográficos 
na captação de eventos
Destinos consagrados na captação de eventos por muitos anos foram 
aqueles que tinham “praia – sol e mar”! Concorrer com estes destinos, 
cujo maior foco de atração eram os atrativos naturais, era uma atividade 
que exigia um esforço hercúleo. O incomparável mar de coloração verde 
esmeralda das praias de Maceió/AL tem um poder de atração imediato, 
muito maior do que os incontáveis parques da cidade de Curitiba/PR ou o 
frio charmoso da Serra Gaúcha/RS. Esses aspectos, antes da profissionali-
zação do setor de eventos no Brasil, eram predicados imprescindíveis para 
a candidatura de um destino a sediar um grande evento. Destinos que não 
contassem com esses argumentos, estavam fora da listagem das cidades 
elegíveis ou ficavam como opções secundárias de escolha.
Acreditava-se que pelo fato de a cidade ser turística por si só, conse-
guiria suprir as necessidades das demandas que a atividade do turismo de 
negócios e eventos exige. Ledo engano!
O tempo apresentou carências importantes nesses destinos como: a 
precariedade dos aeroportos e o consequente número insuficiente de voos 
e companhias aéreas operando, a falta de opções de hospedagem de cate-
Captação de Eventos e Recursos
– 16 –
gorias superior e executiva, a pouca qualidade na prestação dos serviços 
direta e indiretamente ligados a esse segmento e a informalidade do setor.
Para que um destino seja elegível a captar e receber eventos de médio 
e grande portes, os aspectos mais avaliados e importantes são: como che-
gar? Qual o local para o evento? Aonde dormir? Aonde comer? Quais as 
opções de lazer?
Vamos lá. Faremos aqui uma macrodivisão em três momentos impor-
tantes, conforme figura 1.1.
Figura 1.1 – Macrodivisão de momentos importantes dentro da concepção do evento
Como chegar?
Aonde ficar?
O que fazer?
Fonte: elaborada pela autora.
A figura nos apresenta os momentos importantes dentro da concep-
ção do evento. Assim, começaremos abordando o “como chegar”.
Para que um destino esteja apto a receber um evento de médio porte 
(e aqui leia-se como médio porte os eventos com 400 a 800 participantes1), 
a chegada ao destino é um ponto crucial.
Uma boa malha rodoviária, com estradas seguras, bem sinalizadas e 
regulares, certamente fará uma diferença expressiva para os participan-
tes deste evento que morem entre 200 a 300 quilômetros de distância do 
destino e que queiram utilizar seus veículos particulares como meio de 
1 Nota da autora com base em sua experiência profissional.
– 17 –
A cidade e os eventos
transporte. Alguns desses também aproveitam, para nessa modalidade de 
transporte, para trazer seus familiares consigo e tornar um pedaço da via-
gem que, até então, seria somente de “aprendizado e troca”, como um 
momento de lazer com os seus.
Acima de 800 participantes, consideraremos os eventos como de 
grande porte. Esses eventos utilizam, na sua maioria, acesso aéreo, via 
aeroportos, por facilitar aos participantes economia de tempo e agilidade.
Os eventos de grande porte são os responsáveis, em um mesmo 
período, por concentrar nos aeroportos um volume de pessoas muito sig-
nificativo chegando e saindo concomitantemente, em um curto intervalo 
de tempo. Desse modo, a infraestrutura de serviços do aeroporto e dos 
serviços de logística local como táxis, serviços de vans e transportes 
especializados precisam ser em quantidade e qualidade compatíveis com 
essa demanda.
Os aeroportos que oferecem um grau de conforto considerado satis-
fatório, são aqueles que contam com acesso facilitado às aeronaves, múl-
tiplas esteiras de bagagens, acessibilidade, sanitários acessíveis e serviços 
como: alimentação, aluguel de carros, bancos, casas de câmbio, compa-
nhias aéreas, lojas entre outras facilidades.
A proximidade do aeroporto aos locais que farão parte da rotina do 
participante do evento é fundamental. Nem sempre a distância em qui-
lômetros é o que mais conta, mas sim, o tempo que se gasta percorrendo 
essa distância. Localidades em que o aeroporto fica mais distante do local 
do evento e da malha hoteleira sofrem mais rejeição do que as localidades 
que contam com essa facilidade dentro dos centros urbanos. Mais uma 
vez, estamos falando de tempo! Quanto mais tempo se economiza nos 
deslocamentos, mais tempo se aplica em outras atividades mais interes-
santes e experienciais do participante na cidade.
A mobilidade urbana é um diferencial para as cidades na atualidade, e 
é um item que tem elevada importância nas captações de eventos.
No tocante ao acesso aéreo, a capilaridade dos voos torna-se rele-
vante, pois o número de aterrissagens e decolagens, horários, companhias 
aéreas operantes e localidade atingidos impactam diretamente no tempo 
Captação de Eventos e Recursos
– 18 –
e na facilidade de deslocamento. Destinos competitivos são aqueles que 
conseguem ofertar voos a importantes “hubs”2 do país.
No ano de 2017, o Departamento de Controle do Espaço Aéreo 
(DECEA), por meio do Centro de Gerenciamento de Navegação Aérea 
(CGNA) apresentou o consolidado de dados sobre os principais aeropor-
tos do país no Anuário Estatístico de Tráfego Aéreo (2017)3. Este levan-
tamento apresenta os seguintes aeroportos como tendo maior movimento, 
em 2017: Aeroporto de Guarulhos – SP, seguido por Congonhas – SP, 
Aeroporto Internacional de Brasília/Pres. Juscelino Kubitschek – Brasília/
DF, Galeão – RJ, Santos Dumont – RJ, Viracopos – Campinas/SP, Confins 
– Belo Horizonte/MG.
O acesso rodoviário – via linhas de ônibus interestaduais – nessa 
modalidade de turismo, apresenta expressão mínima. Essa forma de trans-
porte, por ser mais barata e demandar mais tempo por parte de quem a 
consome, é geralmente a opção eleita por estudantes.
As rodoviárias das capitais apresentam melhores condições de con-
servação e opções de serviços complementares, de companhias e de 
número de embarques e desembarques do queas do interior.
Chegamos ao destino, agora vamos nos acomodar! Aonde ficar? Para 
os destinos que buscam a captação e a realização de eventos, um fator que 
conta como critério de “corte” é a adequada capacidade hoteleira insta-
lada. O que é isso?
Facilitando o conceito, convencionaremos aqui que capacidade hote-
leira instalada é o número de estabelecimento de hospedagem – hotéis, 
pousadas, resorts, albergues, chalés, hostels4, motéis, entre outros, e a 
somatória dos seus números de unidades habitacionais e de leitos. Esse 
conjunto compõe o cenário da hospedagem em uma localidade.
O Brasil, em 2017, contava com 2,4 milhões de leitos em sua rede 
de hospedagem, segundo dados da Pesquisa de Serviços de Hospeda-
2 Hubs – chamados pela aviação de pontos de conexões entre um destino e outro.
3 https://www.decea.gov.br/blog/?p=1207
4 Hostel é um tipo de acomodação econômica caracterizada por preços convidativos e pela 
socialização dos hóspedes.
– 19 –
A cidade e os eventos
gem (PSH, 2016), realizada pelo IBGE em parceria com o Ministério do 
Turismo5. Esse número apresenta a magnitude desse setor no país.
Para a captação de eventos, faz-se necessário o conhecimento por-
menorizado, por parte de quem está se propondo a atrair eventos, sobre as 
tipologias de estabelecimentos hoteleiros ofertados na localidade e região.
Cada evento tem seu público específico e este público, por sua vez, 
também apresenta necessidades e anseios diferenciados. Vejamos:
Para um mesmo evento, podemos considerar que teremos, em média, 
quatro tipos de pessoas que participarão: o profissional estabelecido, o 
estudante, os familiares e/ou acompanhantes e o staff6. Cada um exigirá 
serviços diferenciados desses meios de hospedagem. Irá se destacar a loca-
lidade que ofertar o maior número de estabelecimentos e a maior diver-
sidade. Essa variedade na oferta de meios de hospedagem democratiza a 
escolha. Existem produtos e serviços ofertados para todos os padrões de 
consumidores, partindo de uma hospedagem simples e coletiva como a 
dos hostels até a hospedagem de luxo, nos hotéis-boutique. Quanto mais 
opções o destino ofertar, mais competitivo ele será nesse quesito.
A procura e decisão de escolha por um ou outro meio de hospedagem 
se norteia por uma clara relação entre preço versus modernidade, conforto 
e privacidade. Isso no turismo de negócios e eventos não é diferente!
Vivemos tempos em que as facilidades de conexão, mobilidade e eco-
nomia de recursos são indispensáveis. Desse modo, a adaptação da hotela-
ria tradicional (hotéis econômicos, turísticos, superior, luxo e superluxo), 
assim como o faz a nova hotelaria (hotéis executivos), ofertando produ-
tos e serviços mais modernos como internet wireless sem custo, tomadas 
distribuídas em todos os ambientes, chuveiro e cama confortáveis, kit de 
amenities7 e alimentação mais saudável, são indispensáveis e avaliados no 
momento da tomada de decisão.
5 https://agenciadenoticias.ibge.gov.br/agencia-noticias/2013-agencia-de-noticias/
releases/14786-brasil-tem-2-4-milhoes-de-leitos-em-sua-rede-de-hospedagem.html
6 Staff – pessoas que trabalham para que o evento aconteça (antes e durante o evento).
7 Kit de amenities. ou kit de amenidades - são os confortos adicionais oferecidos ao hóspe-
de pelo hotel – touca de banho, pente, creme, lenços umedecidos, entre outros.
Captação de Eventos e Recursos
– 20 –
Não existe uma regra estabelecida para categorizar as cidades no 
tocante ao número e às tipologias de estabelecimentos de hospedagem. 
Existe sim, por parte das entidades públicas e privadas do setor, um levan-
tamento de dados (inventário) acerca desses estabelecimentos, registrando 
suas características para serem apresentadas quando demandadas. É o 
caso da visita de inspeção ou visita técnica (VT) e construção dos biddings 
books8 da cidade – abordaremos mais à frente estes dois itens.
Chegamos e nos acomodamos. O que fazer na cidade? Outro ponto 
muito argumentado nas ações de captação é a apresentação dos atrativos 
turísticos, naturais e culturais que a localidade tem para atrair a curiosi-
dade e a vontade em participar do evento. Cidades que contam com notória 
variedade de atrativos têm mais chance de lograr sucesso em campanhas 
do que cidades que somente são apresentadas pela “ação político-institu-
cional” das entidades promotoras.
Uma escolha malsucedida pode acarretar, para a imagem do evento e 
da entidade, em um residual de memória bastante negativo. Por isso, esse 
item é muito avaliado nas candidaturas.
Aspectos culturais como as origens de colonização, gastronomia 
típica, construções históricas e atrativos turísticos consagrados, são itens 
abordados exaustivamente para a atração da atenção para determinada 
cidade, uma vez que a conexão destes com a localidade é automática, 
como no caso da associação do Jardim Botânico com a cidade de Curitiba/
PR, o Cristo Redentor com o Rio de Janeiro/RJ, o frio e a neve com a Serra 
Gaúcha/RS, que são ícones de associação instantâneos. Assim como estes 
citados, temos muitos outros em vários destinos no Brasil. São argumentos 
com forte poder de decisão emocional nas campanhas.
1.4 Fatores influenciadores
É importante mencionar que o participante do evento vem para a 
cidade para participar do evento, mas ele também interage em uma série 
de situações com a cidade, seus moradores e seus atrativos. Eles coexistem 
em um determinado período. Logo, abordaremos agora alguns pontos 
8 Bidding book – compilado de informações do destino feito pelo CVB local.
– 21 –
A cidade e os eventos
importantes dessa relação do participante do evento com a cidade, sendo 
estes apresentados na figura 1.2 e conceituados posteriormente.
Figura 1.2 – Pontos de relação do participante do evento com a cidade
Gastronomia
local
Fornecedores
Atrativos
naturais
Segurança
Atrativos
culturais
Condições
Climáticas
Vida noturna
Compras
Passeios
turísticos
Fonte: elaborada pela autora.
a) A gastronomia local
A necessidade de se alimentar faz parte da vida humana. Não só 
para saciar a fome, mas, também, para criar um elo de aproxi-
mação entre as pessoas. Em várias localidades turísticas a gas-
tronomia é o principal mote de atração. Doces cristalizados nos 
remetem a Pelotas/RS, doce de leite aos mineiros, o chimarrão 
ao gaúcho, e assim por diante.
No Brasil, a gastronomia é variada e peculiar de região para 
região, devido à extensão territorial que temos. Nosso país é 
muito grande e muito diferente. Sofremos influências culturais 
que nos proporcionaram uma vasta gama de alimentos, preparos 
e hábitos de consumo.
Captação de Eventos e Recursos
– 22 –
O que comemos nos representa e nos identifica. Localidades 
turísticas criam e incentivam a concepção de núcleos de alimen-
tação étnicos. A valorização dos costumes locais pela comida, 
além da geração de renda, impulsiona a valorização do ser 
humano no seu meio. Gera valor por meio da cultura e perpetua 
a prática por gerações.
Tão importante é esse tema, no âmbito da captação de eventos, 
que o item “gastronomia local” é parte integrante dos biddings 
books. Essa valorização parte não só do proponente local, que vê 
na gastronomia uma expressão de sua cultura e, por consequên-
cia, um fator de atração, mas também por quem almeja conhecer 
e, quem conhece, de repetir a experiência.
Como exemplos desse tipo de manifestação no turismo temos 
o bairro de Santa Felicidade, na cidade de Curitiba/PR, que 
concentra o maior número de restaurantes típicos italianos da 
cidade. Temos também os restaurantes de rodízio de fondue9 nas 
cidades de Gramado e Canela, na Serra Gaúcha, os restauran-
tes de Fortaleza/CE, que oferecem a noite do caranguejo, entre 
outras manifestações.
O turismo de negócios e eventos oportuniza situações que levam 
os participantes a usufruir dessa rede de restaurantes nas cida-
des, criando pacotes especiais e programas de benefícios em 
conjunto com o promotor. Uma parceria muito interessante para 
quem proporcionaa experiência e para quem a usufrui.
b) Os atrativos naturais
Os atrativos naturais são os responsáveis, em boa parte, pelas esco-
lhas por destinações turísticas pelos turistas. Cidades com praias, 
lagoas e parques tendem a ser muito mais procuradas por turistas 
do que as grandes metrópoles “cinzas”. A busca pela proximidade 
com a natureza e o retorno ao bucólico e campestre é uma forma 
de “sair da rotina” e vivenciar uma experiência diferente.
9 Fondue – prato suíço composto de queijo fundido, vinho branco e alho e levado à mesa 
em panela própria sobre um fogareiro.
– 23 –
A cidade e os eventos
No que tange à candidatura de cidades a sediar eventos, o fato 
destas contarem com atrativos naturais as coloca em um patamar 
de “simpatia” e aceitabilidade muito maior do que cidades que 
não contam com estes atrativos como chamariz turístico.
Uma cidade da Serra Gaúcha tem menos chance de ser votada 
em uma assembleia do que uma cidade litorânea do Norte e Nor-
deste do país. Isso porque, os participantes dos eventos optam 
por aliar a viagem de qualificação (participação a um evento) a 
um momento de lazer, quer seja com seus familiares (se estes o 
estão acompanhando) ou sozinho. A atratividade clássica dessas 
cidades devido ao sol e mar durante o ano todo é um signifi-
cativo fator de escolha de destinos elegíveis a receber eventos. 
A exemplo disso, temos as cidades de Natal/RN, Fortaleza/CE, 
Maceió/AL e João Pessoas/PA, que têm em suas agendas um 
número significativo de eventos distribuídos durante o ano todo, 
enquanto as demais localidades têm essa distribuição com maior 
expressão no segundo semestre.
c) Os atrativos culturais
Assim como os atrativos naturais, os culturais são muito impor-
tantes para as cidades turísticas. Muitas cidades têm seus ícones 
de atratividade calcados em atrativos culturais. A exemplo disso, 
temos a cidade de Ouro Preto/MG, conhecida pela característica 
colonial de sua arquitetura e por ter sido uma das cidades brasi-
leiras no caminho do “Ciclo do Ouro”. Essa cidade histórica foi 
o primeiro sítio brasileiro considerado Patrimônio Mundial pela 
Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a 
Cultura (UNESCO). Em contrapartida, a cidade de São Paulo/
SP é um destino com muitas manifestações culturais, como igre-
jas, museus, teatros, galerias de arte e muitas construções his-
tóricas, tendo uma forte atratividade para a captação dos mais 
diversos eventos.
Esses predicados rendem a essas cidades muitas visitações turís-
ticas e, por consequência, uma maior divulgação e valorização 
da sua história e de seu povo.
Captação de Eventos e Recursos
– 24 –
Esse fator de atração turística auxilia sobremaneira na atração de 
eventos e turistas de eventos para a cidade porque, assim como 
no caso dos atrativos naturais, os culturais também contam com 
adeptos a conhecerem estes lugares. A história e seus fatos e 
construções sempre foram e serão um mote de atratividade 
muito forte em qualquer tipo de turismo, pois a curiosidade por 
conhecer as origens faz parte do ser humano.
d) A vida noturna
A vida noturna se traduz em uma das perguntas mais apresenta-
das nas campanhas de captação de eventos. Um exaustivo dia de 
atividades técnicas no evento suscita nos participantes expecta-
tivas sobre o que fazer após.
Uma vida noturna “badalada”, com ampla oferta de bares, casas 
noturnas e restaurantes é um interessante argumento de convenci-
mento sobre um destino. A opção de bons locais para a realização 
da parte social, também, pontua positivamente para essa escolha.
Os tipos de eventos que acontecem são muitos e seus perfis de 
público também o são. Contar com opções que atendam desde o 
participante bastante jovem, que tem fôlego para, mesmo após 
uma jornada pesada de atividades, sair e conhecer as “baladas” 
da cidade, até o participante que pretenda sair e apreciar um 
bom cardápio de comida regional desfrutando do que a cidade 
tem de melhor para oferecer. O importante é ter opções variadas 
e com qualidade.
e) As compras
Um dos fenômenos do turismo é o consumo de bens e serviços 
locais. Principalmente o consumo de souvenirs10. A possibili-
dade de levar consigo algo que represente esta vivência é uma 
forma de tornar a experiência em algo tangível. Os clássicos 
imãs de geladeira são exemplos disso! Queremos levar conosco 
algo que faça essa conexão. Cada souvenir comprado tem uma 
10 Souvenirs - artefatos característicos ou tradicionais representativos de uma cultura ou 
dos costumes de uma localidade.
– 25 –
A cidade e os eventos
história, um fato especial a ser contado. É uma forma de refe-
renciar a viagem, assim como as fotografias. Por isso se vendem 
tantos artefatos para os turistas.
Aproveitar que se está em outra cidade, com produtos diferentes 
dos habituais, instiga o desejo de compra. O novo sempre atrai. 
Por menor que seja a compra do turista, ela sempre acontece, 
gerando na cidade receptora o que chamamos de efeito multipli-
cador. As feirinhas de artesanato, os centros comerciais, lojas de 
artesanato e os shoppings centers são os mais impactados.
Para que se perceba a importância desse segmento na balança 
comercial de um país, a Pesquisa de Impacto econômico dos 
eventos internacionais realizados no Brasil, desenvolvida pela 
Fundação Getúlio Vargas (FGV) para o Instituto Brasileiro do 
Turismo (Embratur), no ano de 2015, revela que os turistas de 
negócios e eventos gastaram em média US$ 329,39 por dia no 
Brasil. Esse número é quatro vezes maior que as despesas dos 
visitantes internacionais que visitam o país em viagens de lazer, 
que têm um gasto diário de US$ 73,77.
f) Os passeios turísticos
Conhecer a localidade visitada é algo muito recorrente por parte 
dos visitantes. Ter a oportunidade de participar de passeios 
que apresentem as manifestações culturais, as curiosidades da 
cidade e os atrativos naturais e culturais de forma organizada e 
segura é, sem dúvida, uma forma de explorar sustentavelmente 
a atividade turística.
Os famosos city tours11 guiados e os pacotes que incluem trans-
porte, alimentação e diversão são os mais procurados. Ter opções 
desse tipo de produto e serviço operados por empresas sérias e 
idôneas, é a certeza de ofertar ao turista um serviço que certa-
mente acarretará lembranças memoráveis da localidade visitada.
A exemplo disso, temos o Passeio da Litorina, no litoral do 
Paraná, que transporta os visitantes de Curitiba a Morretes, por 
11 City tours – passeios explicativos realizados em pontos turísticos.
Captação de Eventos e Recursos
– 26 –
uma das estradas de ferro mais inusitadas do País. Este também 
é um dos passeios turísticos mais comprados no Paraná.
g) Condições climáticas
O frio ou o calor são fatores muito rentáveis para o turismo. 
Localidades turísticas “se vendem” como destino de sol e mar 
ou destino de neve. Por exemplo, ir para o sul do Brasil, mais 
precisamente para a cidade de Gramado/RS, e não vivenciar o 
frio, para muitos turistas é algo que não condiz com a expec-
tativa do que é amplamente divulgado como verdade no des-
tino. Não quer dizer que nesta cidade somente faça frio. Mas é o 
frio que torna esta cidade um destino conhecido, logo, é o que o 
turista espera encontrar.
No caso de cidades de “sol e mar”, a premissa do sol e calor 
todos os dias é uma expectativa. Fortaleza/CE com chuva não 
condiz com o que é a imagem do destino amplamente difundida.
O Brasil é um país de dimensões continentais e que consegue 
proporcionar para um turista, em um curto período, a vivên-
cia de temperaturas no Sul de 6º e de 34º no Nordeste no 
mesmo dia!
Para o turismo de negócios e eventos, não podemos mais afir-
mar que o frio ou calor por si só são fatores de atração ou de 
repelência. Hoje, esta atividade se profissionalizou de tal forma 
que estes são fatores complementares no processo de decisão. 
Podem contribuir ou prejudicar uma campanha, tudo dependerá 
da forma e do viés apresentado.
h) Segurança
Falar em segurançanos destinos turísticos é um assunto bas-
tante relevante. Destinos consagrados na captação de eventos 
como a cidade maravilhosa, o Rio de Janeiro/RJ, e Fortaleza/
CE, sofrem algumas retaliações por parte de alguns comitês 
de avaliação por serem consideradas cidades “não seguras”, 
devido à repercussão na mídia de massa sobre os recorrentes 
problemas nessas localidades.
– 27 –
A cidade e os eventos
No turismo de negócios e eventos, o item segurança é implicado 
diretamente em questões como: deslocamentos, segurança nas 
opções de lazer no pós-evento (programas e passeios sociais) e 
da própria integridade física. Essa percepção de “lugar seguro” 
certamente é muito difundida pelos meios de comunicação, mas 
também é de responsabilidade de quem promove o turismo nes-
sas localidades.
A segurança não pressupõe somente o ato de sentir-se seguro, 
mas sim de ter a certeza de que tudo o que pode ser feito nesse 
sentido, está sendo feito. Percebe-se isso por meio de campanhas 
e programas de atenção e segurança do turista, muito divulgado 
em cidades com tradição de receber grandes fluxos.
i) Disponibilidade de fornecedores
Para que o turismo de negócios e eventos aconteça em uma loca-
lidade, faz-se necessário que uma “rede” estruturada e qualifi-
cada de empresas que trabalham com o turista (direta ou indire-
tamente) estejam conectadas e falando a mesma linguagem, a da 
qualidade e compromisso.
Destinos que sediam eventos precisam contar com empresas que 
atuam nas mais variadas áreas. Como mencionado anteriormente 
nesse capítulo, esse segmento impacta por volta de 54 setores e 
todos são empresas fornecedoras de produtos e serviços para os 
eventos. Um evento, quer seja pequeno ou grande, utiliza prati-
camente os mesmos serviços, o que muda é a qualidade desses 
produtos ou serviços.
Por exemplo: um congresso, para acontecer em uma localidade, 
utiliza, no mínimo, os serviços de: logística de transporte, ser-
viço de uma empresa organizadora de eventos, serviço de gráfica, 
serviço de recepcionistas, tradutores, carregadores, fotógrafos, 
garçons, pessoal de limpeza, de segurança, de TI (tecnologia), 
locação de equipamentos de áudio e vídeo, montadora de estan-
des, comunicação visual, brigadistas, empresa de passeio turís-
tico, serviço médico ambulatorial, carregadores, alimentação, 
entre muitos outros!
Captação de Eventos e Recursos
– 28 –
São muito os serviços e os produtos necessários. O que dife-
rencia um destino de qualidade na recepção de eventos de um 
que não logra tanto sucesso, certamente é a qualificada gama de 
fornecedores de que se dispõe.
Para os médios e grandes eventos, contar com fornecedores locais 
capacitados, qualificados e com preços competitivos é um fator 
de “tranquilidade” e certeza de que o evento terá o atendimento 
das demandas apresentadas localmente. A busca por fornecedores 
que não os locais, acarreta em um custo adicional para o evento.
Não podemos negar que existem fornecedores que acompanham 
os eventos por todas as cidades, pois têm uma exclusividade 
automática por opção de quem os contrata. Muitas organizadoras 
de eventos não abrem mão de seus fornecedores de confiança, 
principalmente em serviços como equipamentos, montagem de 
estandes e tradução simultânea.
1.5 As infraestruturas
Uma cidade para receber bem aos eventos, além do que foi mencio-
nado anteriormente, conta com toda uma infraestrutura local que propor-
ciona as bases para o desenvolvimento da atividade, as quais são apresen-
tadas na figura 1.3 e debatidas posteriormente.
Figura 1.3 – Infraestrutura geral de uma cidade para o desenvolvimento de atividades
Infraestrutura
geral
Básica
Urbana
Turística
Fonte: elaborada pela autora.
– 29 –
A cidade e os eventos
1.5.1 Infraestrutura básica
É o conjunto de obras de instalações de estrutura física de base 
que criam condições para o desenvolvimento de uma unidade turística, 
como sistema de transportes, comunicações e serviços urbanos (redes de 
abastecimento de água, luz, esgoto, limpeza pública)12.
Então, por infraestrutura básica, entendemos que seja o conjunto de 
serviços ou obras públicas pertencentes a um ambiente urbano, tais como: 
rede de energia elétrica, rede de saneamento básico, edifícios públicos ou 
de uso público, entre outros itens.
Cidades turísticas dependem sobremaneira dessa infraestrutura para 
o desenvolvimento do turismo local. Um abastecimento regular e continu-
ado de energia, por exemplo, é um ponto forte de análise em candidaturas 
à cidades-sede de grandes eventos, como veremos mais à frente.
Outro fator que “pesa” muito na escolha de destinos para a realização 
de eventos, é a limpeza urbana. Uma cidade limpa – tanto no que tange a 
lixo/resíduos quanto à limpeza visual, é um fator de preponderância nes-
sas escolhas.
1.5.2 Infraestrutura urbana
A infraestrutura urbana, segundo Oliveira (2011, P. 5-6):
garante condições para que haja o investimento privado no setor 
e para as comunidades traz melhorias e bem-estar social, para que 
esta esteja pronta para receber a atividade turística. Geralmente a 
infraestrutura urbana é investida pelo poder público e é para bene-
fício social a sua justificativa, mas o desenvolvimento da atividade 
turística torna-se beneficiário, sendo difícil a mensuração sobre 
quem obteve maiores vantagens, a população ou a atividade turís-
tica. Geralmente a cobrança sobre a infraestrutura, recai sobre o 
poder público mas nada impede que a infraestrutura seja ofertada 
pela iniciativa privada.
É o sistema formado pelas redes de instalações para atender às 
funções urbanas apresentadas na figura 1.413.
12 http://www.dadosefatos.turismo.gov.br/gloss%C3%A1rio-do-turismo/890-i.html
13 http://www.dadosefatos.turismo.gov.br
Captação de Eventos e Recursos
– 30 –
Figura 1.4 – Redes de instalações para atender às funções urbanas
Fonte: http://www.dadosefatos.turismo.gov.br.
E por fim, temos a infraestrutura turística.
1.5.3 Infraestrutura turística
É o conjunto de obras e de instalações de estrutura física e de serviços 
urbanos básicos que dão suporte ao desenvolvimento da atividade turística 
em determinada área. Como infraestrutura turística temos o sistema de 
transportes e de comunicações, hotéis, locadoras, posto de informações, 
bares e restaurantes, entretenimento etc.14
Percebemos que essas infraestruturas se misturam e se complemen-
tam dentro dessa atividade. De fato, e no cotidiano das cidades, assim 
como da atividade turística, não conseguimos fazer essa divisão. Tanto 
14 http://www.dadosefatos.turismo.gov.br/gloss%C3%A1rio-do-turismo/890-i.html
– 31 –
A cidade e os eventos
turistas quanto cidadãos usufruem simultânea e concomitantemente des-
ses serviços.
Mesmo em cidades em que o desenvolvimento da infraestrutura é 
realizado com uma visão claramente turística – como no caso de Gra-
mado/RS e Orlando/Califórnia (USA), essa infraestrutura desempenha um 
papel largamente social, beneficiando a população local e melhorando por 
consequência, a sua qualidade de vida.
Existe uma máxima na atividade turística que diz o seguinte: “o 
turismo só será bom para o turista, se for bom para quem mora na cidade”. 
Isso é uma verdade inquestionável! Não temos como ofertar serviços de 
ordem urbana diferenciados para os turistas e ofertando ao morador a uti-
lização de serviços paralelos ou de qualidade inferior. Os serviços são os 
mesmos. A cidade é a mesma! O que muda é o foco!
Conclusão
Um destino, para ser elegível a sediar eventos, conforme vimos neste 
capítulo, necessita de muitos atributos e infraestruturas que deem suporte 
ao seu desenvolvimento, assim como o desenvolvimento de todas as 
demais atividades cotidianas e rotineiras de uma localidade.
Na captação de eventos, fatores fortemente avaliados são as formas 
de acesso – aeroporto e vias, a segurança, os atrativos existentes e o fun-
cionamento da cidade no cotidiano. O trânsito, as distâncias e os equipa-
mentos precisam estar em pleno funcionamento para que proporcionemdinamismo e agilidade ao participante do evento.
A concretização do que antes era a percepção do turista de negócios 
e eventos acerca da localidade precisa ser confirmada in loco assim que se 
chega ao destino, pois é ele quem utilizará estas infraestruturas e serviços.
Ampliando seus conhecimentos
Para uma melhor compreensão, apresentaremos um artigo que foi 
publicado em fevereiro de 2018, no site da Prefeitura Municipal de Curitiba, 
o qual aponta para a consolidação da cidade para a realização de eventos.
Captação de Eventos e Recursos
– 32 –
Curitiba se consolida na rota do 
turismo de negócios e eventos15
A cada ano Curitiba consolida sua posição como um dos prin-
cipais destinos do Brasil para o turismo de negócios e eventos. 
Para 2017, a expectativa é de que a cidade sedie 215 eventos e 
atraia mais de 350 mil turistas apenas neste segmento. Em 2016, 
157 eventos profissionais e técnico-científicos aconteceram na 
capital paranaense, trazendo 121 mil turistas para a cidade.
O balanço é do Curitiba, Região e Litoral Convention & Visitors 
Bureau (CCVB). A média de permanência dos turistas de negó-
cios foi de 3,17 dias e estima-se que o fluxo de visitantes trouxe 
cerca de R$ 193 milhões para a economia local.
A presidente do Instituto Municipal de Turismo de Curitiba, 
Tatiana Turra, afirma que a cidade transmite confiança aos rea-
lizadores de eventos, pois tem uma boa estrutura, com equipa-
mentos modernos e em diferentes formatos, além de uma oferta 
completa de serviços. Além disso, diversas rodovias permitem 
fácil acesso à cidade e o aeroporto é reconhecido pela qualidade.
“Outro fator determinante para o sucesso de Curitiba é a presença 
de indústrias, universidades e centros médicos e científicos que 
são referenciais nacionais e até mesmo mundiais”, diz Tatiana.
Sobre os planos para 2017, Tatiana afirma que o Instituto Muni-
cipal de Turismo planeja tornar a cidade ainda mais competi-
tiva na atração de eventos. “Estamos revisando nossa política 
de apoio à realização de eventos de negócios. O objetivo é atrair 
mais eventos, mas também fazer com que o turista tenha uma 
experiência cada vez melhor”, explicou Tatiana.
A aproximação com o setor privado também faz parte do pla-
nejamento do Instituto. O presidente do CCVB, Adonai Aires 
15 <http://www.curitiba.pr.gov.br/noticias/curitiba-se-consolida-na-rota-do-turismo-de-
-negocios-e-eventos/41201). Acesso em: 02.09.2018
– 33 –
A cidade e os eventos
de Arruda Filho, confirma que a iniciativa é importante para o 
fortalecimento da cidade. “Os resultados positivos alcançados 
em 2016 são consequência de um trabalho sólido do CCVB e da 
união dos empresários do setor”.
Internacional
No mais recente anuário estatístico, divulgado em 2016, o 
Ministério de Turismo aponta que Curitiba foi o terceiro destino 
mais visitado por turistas internacionais com foco em negócios, 
eventos e convenções, com 4,2% da demanda total do País. A 
cidade ficou atrás de São Paulo (1º) e Rio de Janeiro (2º).
O anuário publicado em 2016 reúne dados referentes à 2014 e 
2015. Em 2015, dentre os visitantes internacionais que vieram 
ao Brasil por “outros motivos” a capital do Paraná ficou com o 
quinto lugar, com 4,8% da demanda total.
 
Atividades
1. Qual a diferença entre o turista convencional – o de lazer – e o 
turista de negócios? Um é mais importante que o outro dentro da 
atividade turística local?
2. Para uma localidade em que os atrativos naturais não são a vocação 
turística principal, quais seriam os motivos que levariam o turismo 
de negócios e eventos a ser uma oportunidade a ser explorada?
3. O turista de negócios e eventos, além de participar do evento, 
em determinados momentos da viagem, interage com a cidade 
do evento. Quais seriam esses momentos?
4. Quais são os fatores complementares na tomada de decisão de 
um destino em detrimento a outro no tocante à captação de even-
tos? Explique cada um deles.
2
Prospecção de eventos
Nesse capítulo identificaremos, de acordo com as caracte-
rísticas da cidade, quais os tipos de eventos que podem ser cap-
tados e como ocorre o processo de pesquisa – etapas e ferra-
mentas. Aprenderemos sobre os instrumentos e como trabalhar 
com a internet, pesquisando em sites como o Google, Linkedin, 
Facebook, sites das associações, sociedades, entidades de classe, 
entre outros.
Abordamos no capítulo anterior os atributos e infraestrutu-
ras que uma cidade que busca realizar eventos deve ter e quais 
são as exigências para ser um destino de negócios e eventos. A 
partir daqui, identificaremos, de acordo com as características 
das cidades, quais são os tipos de eventos que podem ser capta-
dos. As cidades/localidades, por suas características físicas, eco-
nômicas e políticas, apresentam uma série de possibilidades no 
universo dos eventos.
Captação de Eventos e Recursos
– 36 –
2.1 O início do processo de prospecção
Usaremos a seguinte situação para exemplificar o início de uma 
prospecção: uma cidade que tenha a sua economia principal voltada para 
a agroindústria, certamente terá muito êxito na realização de eventos vol-
tados para essa área, como as feiras agroindustriais de venda de sementes, 
animais, produtos e maquinários agrícolas. Isso se falarmos somente em 
eventos com finalidade comercial. Mas, se agregarmos a essa feira uma 
parte técnico-científica, teremos então um congresso com feira comercial. 
É o caso da Expoingá, na cidade de Maringá/PR.
Esse evento, que concentra atividades de lazer, vendas de animais, 
maquinários, tecnologia de ponta e qualificação profissional para o setor 
do agronegócio, gerou os seguintes números, segundo dados apresentados 
no site oficial do evento (expoinga.com.br): na edição de 2018, recebeu 
quase seiscentos mil participantes, teve mais de mil e duzentos exposito-
res, por volta de sete mil e quinhentos animais em exposição e mais de R$ 
455 milhões de reais em negócios gerados e prospectados.
Esses números de sucesso refletem o que chamamos de aderência do 
destino ao tema do evento. Certamente a característica agrícola da cidade 
é um fator de extrema relevância na escolha do destino sede do evento.
Para os eventos muito específicos e segmentados, como o que apresen-
tamos acima, a cidade tem um peso muito grande em seu sucesso. Enquanto 
que para eventos com características mais técnico-científicas de atualização 
profissional, como os congressos da área médica, o fator da cidade que deve 
se destacar ou ser o mais importante é a existência de núcleos de profissio-
nais daquela determinada especialidade, para que seja justificada a realiza-
ção do evento naquela região. São poucos os eventos que acontecem em 
determinada cidade somente porque esta possui significantes atrativos.
Em tese, todos os tipos de eventos podem ser captados pelas cidades. 
Basta que tenham estruturas adequadas e dimensionadas ao tipo de evento 
que se pretender realizar. Cidades com forte apelo da natureza, têm possi-
bilidade de atrair eventos que usem espaços a céu aberto, corridas, cam-
peonatos e competições. Cidades que tenham um apelo mais cosmopolita 
e metropolitano, têm um apelo à realização de eventos mais “fechados”, 
– 37 –
Prospecção de eventos
dentro de estruturas como hotéis e centros de convenções, justamente pela 
característica de imersão que exigem.
O fato é que quase todos os eventos podem ser captados! Primeira-
mente, precisamos conhecer muito a nossa cidade e região e tudo o que 
ela oferta; conhecer os pormenores do evento e todas as suas exigências e 
conseguir “vestir” o evento dentro da cidade que se deseja ter como sede. 
Os eventos que possuem a maior possibilidade de ser captados por uma 
cidade e suas estruturas são:
 2 congressos, seminários, simpósios, encontros;
 2 feiras de exposição ou vendas, mostras;
 2 competições esportivas e desportivas;
 2 espetáculos e shows.
Antes de captar, precisamos prospectar tudo sobre esse evento. E o 
que é prospectar algo?
2.2A pesquisa na prospecção
Prospectar é pesquisar! É um estudo preliminar de um tema ou 
assunto. Na captação de eventos, é a mais fundamental das ferramentas 
e é a etapa que precede todas as demais. É nela que devemos concentrar 
mais atenção e trabalho com foco na busca correta por informações. A 
informação na captação de eventos é a chave do sucesso.
A prospecção é a fase da “descoberta”. Relataremos aqui como se dá 
o processo que, ao longo dos anos, foi estruturado para exercer essa ativi-
dade com assertividade. Essa é a minha forma de trabalho. Não quer dizer 
que seja a única e nem a mais correta, mas é a que pratico todo os dias.
Existem pouquíssimas ou sequer existem referências que abordem 
esse assunto específico – prospecção de eventos – de maneira prática e 
bastante factível. O que faremos aqui é tratar esse tema de modo que todos 
possam começar esse exercício e verificar o quão fascinante a pesquisa de 
qualquer assunto pode ser.
Captação de Eventos e Recursos
– 38 –
Faremos uma divisão inicial que facilitará o entendimento porme-
norizado do processo todo de prospecção. Dividiremos o tema em: ferra-
mentas de pesquisa – o que são, como utilizá-las?; ferramentas de armaze-
namento – modelos e banco de dados, rotina e periodicidade; ferramentas 
de contato – quais os tipos de ferramentas de contato que são utilizados; e 
materiais de apoio – quais são os materiais que utilizamos e qual a sequ-
ência de envio destes.
Aprofundaremos agora o tema prospecção abordando as ferramentas 
de pesquisa.
2.2.1 As ferramentas de pesquisa
Antes de realizarmos qualquer tarefa, o mais lógico é que busquemos 
o máximo de informações acerca dela e que nos permitam realizá-la da 
melhor maneira, com menos recursos aplicados, mais assertividade e den-
tro do tempo estipulado.
Para tanto, o que fazemos? Pesquisa, pesquisa e mais pesquisa! Pes-
quisamos muito e sobre todos os aspectos possíveis determinado tema. 
Somente após essa coleta e posterior análise dos dados é que partimos 
para a ação. Com os eventos não é diferente. Para cada evento o processo 
de pesquisa é feito da mesma forma.
Onde pesquisar? O advento da internet não é novo, mas, a partir dos 
anos de 1994 a 1996, quando ela ultrapassou os limites meramente aca-
dêmicos e passou a ser acessada por cidadãos comuns na busca por infor-
mações, o mundo tornou-se menor e todas as informações começaram a 
ser compartilhadas em tempo real. Podemos dizer que a prospecção alçou 
outros patamares após isso.
Antes, as informações eram coletadas por meio do telefone, da tele-
visão, do rádio, de revistas especializadas e jornais, por folhetos infor-
mativos, fax e muita influência dos contatos pessoais. Imaginem o tempo 
gasto por um pesquisador do Sul do país para obter informações sobre um 
evento que estava acontecendo na Bahia, por exemplo. Ou o pesquisador 
ia até lá ou teria que ter um contato local na cidade que o abastecesse de 
informações. Não era incomum que as informações chegassem com um 
– 39 –
Prospecção de eventos
certo atraso para a compilação do pesquisador. Hoje tudo, além de mais 
fácil, ficou muito mais acessível.
Pesquisamos praticamente tudo nas ferramentas de pesquisa como 
o Google e Bing (existem muitos outros sites de pesquisa, mas estes são 
os mais acessados e de fácil manuseio). Pesquisar não é a parte difícil da 
prospecção, mas sim, o que e onde pesquisar. Desse modo, falaremos um 
pouco de como estruturar a pesquisa de um evento.
Utilizaremos como exemplo para esta atividade, de forma meramente 
ilustrativa, os dados do Congresso Brasileiro do Olho Seco1.
Para facilitar o entendimento de como se dá o processo de prospecção 
e captação de eventos, convencionaremos que, daqui por diante, toda vez 
que nos referirmos a eventos, estaremos falando de congressos técnico-
-científicos. Praticamente todas as ferramentas aplicáveis a esse tipo de 
evento se aplicam aos demais e toda e qualquer exceção será abordada 
pontualmente. Então, para começar, o que faremos?
Primeiramente coletaremos informações nos calendários de eventos 
das cidades, dos centros de convenções e demais calendários do trade 
turístico. Esses calendários podem ser online ou impressos.
Iniciando então a pesquisa, começaremos colocando o nome do con-
gresso em uma das ferramentas de busca e pesquisaremos o quê? Apare-
cerão milhares de coisas sobre esse tema correto? Correto!
Então vamos por partes! Começaremos a pesquisa descobrindo as 
seguintes informações e nessa ordem lógica.
De quem é esse evento? Todo o evento tem um “dono”. Uma enti-
dade – associação, federação, sociedade, colégio, entre outras entidades, 
que são as criadoras e detentoras de tudo o que for relacionado a esse 
evento. Na prospecção, esse item é chamado de: entidade promotora. 
Sempre se deve buscar as informações, primeiramente, no site da entidade 
promotora do evento e, somente depois, em links secundários.
Quando estiverem no site da entidade, busquem pelo link “eventos” 
ou “congressos”. Ali acharão informações referentes aos eventos que 
1 Evento fictício. Nota da autora.
Captação de Eventos e Recursos
– 40 –
aconteceram e a agenda de eventos por acontecer. Algumas entidades con-
centram todas as informações nesse link e outras espalhadas pelo site, de 
acordo com a separação de áreas da entidade.
Portanto, minha dica: entrem em todos os links que possam ter rela-
ção com o evento, principalmente os de notícias. As informações a serem 
pesquisadas em primeiro lugar nos sites das entidades são:
 2 nome completo da entidade e sigla;
 2 membros da diretoria executiva – presidência ou diretoria, 
e demais comissões – aqui o importante é que se listem, com 
nome e sobrenome, os membros da diretoria, como: presidente 
ou diretor, vice-presidente, secretário e tesoureiro, se possível 
com o estado a que pertence cada um;
 2 se essa entidade conta com representatividade regional, ou seja, 
se conta com uma secção, capítulo, vogal ou representante no 
estado o qual é o candidato a captar o evento. Por exemplo, eu, 
aqui em Curitiba/PR, sempre busco por representações do estado 
do Paraná. É imprescindível registrar os membros da direto-
ria regional: presidente ou diretor, vice-presidente, secretário e 
tesoureiro, se possível com o estado a que pertence cada um;
 2 endereço, telefone, e-mail de contato.
As informações a seguir, essas sim, serão encontradas em vários links, 
principalmente, os que apresentam matérias alusivas à realização deste 
evento. Podem ser matérias postadas pela entidade promotora, patrocina-
dores, participantes nas mídias sociais ou por meio de jornais e revistas da 
área, entre outras fontes, quais sejam:
 2 periodicidade do evento – anual, bianual, trienal, e assim 
por diante,
 2 rotatividade do evento – onde esse evento aconteceu no país nas 
edições anteriores. Se este evento acontece uma edição em cada 
região, se repete região, se não repete. Aqui é que verificare-
mos qual a característica de “giro” desse evento. Muitas vezes 
os critérios não estão explícitos no site. Por vezes, precisaremos 
– 41 –
Prospecção de eventos
manter contato com a entidade para obter essa informação. É o 
caso dos eventos cujas edições acontecem impreterivelmente na 
cidade do presidente da entidade;
 2 número de participantes – o número de participantes nos ajuda 
a verificar o tamanho do evento. Esse número não representa 
o total de participantes presentes nos dias de evento, mas sim, 
o número total de inscritos. Nos ajuda também na projeção do 
espaço ideal para o evento, na quantidade de salas e no tama-
nho delas.
Para que estas informações sejam validadas por quem as pesquisa, a 
busca pelo padrão de repetição da informação é um apontamento positivo.
Toda e qualquer informação que possa apresentar dados quantitati-
vos deve ser registrada, como por exemplo, uma matéria que mencione o 
número de palestras e se o evento contou com “x” palestrantes de outras 
nacionalidades. Em um primeiro momento, essas informaçõespodem 
parecer desconexas, mas com o refinamento da pesquisa, certamente a 
riqueza de informações será um diferencial.
Um item muito importante na pesquisa de prospecção é o registro, de 
forma clara, das informações que apresentam o ano que o evento foi ou 
será realizado, a edição, o nome da cidade, a data de realização e o local, 
conforme modelo de quadro a seguir:
Quadro 2.1 – Registro das informações da pesquisa de prospecção
Cidade e local Data Ano Edição
Costa do Sauipe – BA/Com-
plexo da Costa do Sauipe 2 a 5 de setembro 2017 42ª
Porto Alegre – RS/Centro de 
Convenções da FIERG 5 a 8 de setembro 2016 41ª
São Paulo – SP/SP EXPO 8 a 11 de setembro 2015 40ª
Recife – PE / EMPETUR 7 a 10 de setembro 2014 39ª
Brasília – DF / CICB 7 a 10 de setembro 2013 38ª
Rio de Janeiro – RJ/Riocentro 1 a 4 de setembro 2012 37ª
Captação de Eventos e Recursos
– 42 –
Cidade e local Data Ano Edição
Florianópolis – SC/Centro de 
Eventos do Costão do Santi-
nho
21 a 24 de setembro 2011 36ª
... ... ... ...
Fonte: elaborado pela autora.
Essas informações nos auxiliam a verificar o “giro” do evento que 
abordamos anteriormente, ou seja, vão nos ajudar a identificar se o evento 
segue um padrão de realização por estado, por região do país, ou mesmo 
se não tem padrão algum. Por vezes, a escolha do local do evento é um ato 
meramente político e feito em assembleia de diretoria, não estando essa 
informação registrada. Nesses casos, a descoberta é feita no ato do contato 
com a entidade promotora.
Outra informação muito importante que devemos pesquisar no site 
das entidades promotoras é o prazo que estas levam para eleger a sede 
de seu próximo congresso. Algumas delas elegem as cidades sede das 
edições futuras com um ano de antecedência, geralmente na edição ante-
rior. Outras fazem essa eleição com quatro anos de antecedência, e outras, 
ainda, elegem duas ou mais cidades no mesmo momento. Na verdade, isso 
depende muito de entidade para entidade. Então como saber? Para obter 
essas informações, devemos pesquisar os estatutos2 das sociedades e os 
regimentos internos3. Em um desses documentos constam as informa-
ções sobre o congresso. Esta informação varia de uma entidade para outra.
Não é incomum acharmos nesses documentos os critérios de escolha 
das cidades sede. É mais raro, mas acontece. Geralmente esses critérios 
são enviados pela secretaria da entidade e apresentam solicitação sobre 
informações pormenorizadas de vários serviços da cidade pleiteante. Fala-
remos mais sobre esses critérios quando abordarmos a captação de even-
tos em si, no capítulo 3.
2 Estatuto - conjunto de regras de organização de uma coletividade, instituição, órgão, 
estabelecimento, empresa pública ou privada.
3 Regimentos internos - conjunto de regras estabelecidas por um grupo para regulamentar 
o seu funcionamento.
– 43 –
Prospecção de eventos
Sites como Linkedin e Facebook ajudam a obter muitas informações 
sobre os eventos e sobre os membros da diretoria das entidades.
No Linkedin, conseguimos informações da atuação profissional 
e de contatos dos membros das entidades. Muitas vezes encontrarão 
nesse site informações sobre locais de trabalho, como endereço, e-mail 
e telefone de contato. No Facebook, como a maioria dos eventos conta 
hoje com fanpages4, encontraremos informações bem qualitativas para 
compor a pesquisa, como o redirecionamento para o site do evento, 
telefone de contato, e-mail e várias notícias. Leiam os comentários dos 
participantes sobre o evento. Verifiquem o grau de satisfação com esses 
comentários. Muitas vezes os argumento para uma captação está na 
demanda dos seus participantes e eles expõem isso nas redes sociais 
com muita frequência.
Para quem quer trabalhar com prospecção e captação, é muito impor-
tante que mantenha seu perfil nesses sites tendo foco no profissional. 
Lembrem-se, nós os pesquisamos e eles nos pesquisam! A internet é uma 
via de mão dupla! Não tenha receio. Pode solicitar para fazer parte dessas 
fanpages ou “convidar” esses eventos para fazerem parte da sua rede. Isso 
facilitará a atualização de informações dos eventos os quais segue.
Outra dica não menos importante é: na medida do possível, ao lado 
dos nomes dos membros da diretoria da entidade, coloquem o Estado 
desse membro. Isso os ajudará no momento de traçar alianças para anga-
riar votos. Exemplo: Dr. Paulo da Silva – (CE), presidente.
Lembrem-se, tudo que está na rede é fonte de pesquisa, mas a confir-
mação dessas informações, no momento da prospecção, se dará mediante 
a “repetição” dela. Portanto, pesquisem em muitos sites. O Google nos 
apresenta incontáveis opções de pesquisa. Quanto mais informações 
forem coletadas, mais argumentos serão encontrados para a captação.
Debatemos acerca das ferramentas de pesquisa e agora apresentare-
mos as formas de armazenamento dessas informações e as ferramentas 
utilizadas para otimizar o processo de pesquisa.
4 Fanpages – uma página específica dentro do Facebook direcionada para empresas 
ou marcas.
Captação de Eventos e Recursos
– 44 –
2.2.2 As ferramentas de armazenamento
Como armazenar as informações que coletamos? O longo processo de 
busca por informações pede um processo inteligente e lógico de armaze-
namento. Na prospecção, utilizamos ferramentas bem simples. O “mundo 
ideal” pede que trabalhemos com sistemas ou programas para essa função. 
O que acontece é que estas plataformas são poucas à disposição para com-
pra, ou muito inacessíveis, e geralmente são parte integrante de programas 
de CRM5 da hotelaria. São adaptações feitas e não plataformas especifica-
mente criadas para essa finalidade – pesquisa e armazenamento voltados 
para eventos. Um exemplo interessante de plataforma de armazenamento 
é o Pipedrive6. Uma ferramenta muito útil, mas paga.
Para facilitar o registro, a sistematização e o armazenamento das 
informações, usamos dois programas conhecidos e manuseados por todo 
mundo: o Word e o Excel, parte integrante do Office, ou qualquer um que 
seja equivalente.
Para o registro e compilação das informações, montamos uma ficha. 
Esta ficha é chamada de “ficha do evento”. Nela registramos todas as 
informações pertinentes sobre o evento, sistematizadas da seguinte forma 
(evento hipotético):
Quadro 2.2 – Exemplo de ficha do evento
Nome do Evento: CONGRESSO BRASILEIRO DO OLHO SECO – “X” CBOS
Nº 001 20 M
Entidade 
promotora
SBOS – Sociedade Brasileira do Olho Seco
Diretoria Gestão 2018/2019
Presidente: José de Alencar (CE)
Vice-presidente: Maria do Carmo de Assis (RN)
Tesoureiro: Mauro Ramos (PR)
Secretária: Dulce Maria
Sede:
Endereço: Rua Bororós, 125, conj. 73 – Terra Alta, São Paulo – SP
5 CRM - Customer Relationship Management (Gerenciamento do Relacionamento com 
o Cliente)
6 Pipedrive - https://www.pipedrive.com
– 45 –
Prospecção de eventos
Nome do Evento: CONGRESSO BRASILEIRO DO OLHO SECO – “X” CBOS
Nº 001 20 M
Fone: 11 3205.6365
E-mail: secretaria@sbos.org.br
Regional Paranaense:
Presidente: Claudio Amaral Filho (Curitiba/PR)
Vice-presidente: Juliane Salazar (Maringá/PR)
Tesoureiro: Marilene Silveira da Costa (Curitiba/PR)
Rua Padre Silvério, 356 – Ahú – Curitiba/PR
Fone: 41 3255.6363
E-mail: atendimento1@sbos-pr.org.br
Histórico do 
evento
Cidade e local Data Ano Edição
TENTATIVA PARA CURITIBA 2020 (X)
Gramado /RS – Hotel Serrano 25 a 27 de julho 2018 (XIX)
Natal/RN – CC* Empetur 15 a 18 de julho 2016 (VIII)
Maceió/AL – CC* Ruth Cardoso 1 a 3 de julho 2014 (VII)
Porto Alegre/RS – Hotel Plaza 
San Rafael 5 a 8 de julho 2012 (VI)
Foz do Iguaçu/PR – Bourbon 
Cataratas Resort 10 a 13 de julho 2010 (V)
João Pessoa/PA – Tambaú Hotel 2 a 4 de julho 2008 (IV)
Florianópolis/SC – Costão do 
Santinho Resort 20 a 23 de julho 2006 (III)
Goiânia/GO – CC* de Goiânia 10 a 13 de julho 2004 (II)
Fortaleza/CE – CC* de Fortaleza 1 a 3 de julho 2002 (I)
*CC – centro de convenções
Periodicidade: bianual / anos pares
Evento tem feira comercial pequena – 12 estandes na edição de 2018
Empresa organizadoraedição 2018: PMS Eventos 
E-mails
12.03.2017 – Em contato feito por telefone, Dulce Maria solicitou 
o envio do e-mail para verificar a possibilidade de candidatarmos a 
cidade de Curitiba como sede do evento de 2018.
12.12.2018 – O evento foi para Gramado/RS.
Captação de Eventos e Recursos
– 46 –
Nome do Evento: CONGRESSO BRASILEIRO DO OLHO SECO – “X” CBOS
Nº 001 20 M
31.02.2018 – Contato feito por telefone. Dulce Maria informou que 
ainda não estão tratando de assuntos referentes à edição de 2020 do 
congresso, mas que podemos enviar e-mail com a nossa intenção.
25.07.2018 – Enviamos e-mail para a nacional e regional Paraná reto-
mando contato.
15.08.2018 – Retomar contato.
Outras
Informações Ver Estatuto e Regimento Interno no site
Fonte: elaborado pela autora.
O modelo de ficha do evento acima é uma sugestão. Podem ser cria-
dos vários modelos e acrescentadas muitas outras informações. O pesqui-
sador é quem vai verificar quais as informações e a ordem que considera 
importante para facilitar as suas pesquisas futuras.
Primeiramente, devemos numerar essas fichas – ordem crescente e 
numeral ordinal, como apresentado no canto superior direito do modelo 
acima. Número seguido da letra “M” – nesse caso, a letra indica a área 
médica. Cada segmento deverá ter uma numeração independente. Eventos 
da área médica deverão seguir uma numeração e eventos de outras áreas, 
outra numeração. Haverá uma infinidade delas, acredite! O fato de esta-
rem numeradas, facilitará ações futuras de busca e retroalimentação.
No item “nome do evento”, escrevam exatamente como encontrarem 
no site da entidade promotora. Por vezes, verificarão que existem eventos 
com nomes parecidos, mas que pertencem a entidades promotoras dife-
rentes. Se houver alguma dúvida, certifique-se novamente por meio do 
aprofundamento da pesquisa. Se o nome do evento for uma abreviação – o 
que é muito comum – não esqueça de escrever o nome completo e por 
extenso do evento.
No item “entidade promotora”, devem constar todas as informações 
acerca do “dono” do evento, o promotor. Informações sobre a diretoria 
vigente – nome, sobrenome e estado de cada membro, endereço completo 
da sede e da regional do estado pleiteante, telefone, e-mail e informações 
que considerarem pertinentes. Aqui também é importante verificar se esta 
– 47 –
Prospecção de eventos
entidade conta com representatividade nos estados. Por vezes a entidade 
nacional não conta com entidades divididas por estados, mas sim pelas 
regiões, como Sul, Sudeste, Norte, Nordeste e Centro-Oeste.
Achar o e-mail de contato de certas entidades é atividade quase 
heroica. Uma dica é procurar no site o link de “associe-se” ou “asso-
ciado”. No link “eventos” e “notícias” também constam informações bem 
importantes para registro.
No “histórico do evento” devem ser registradas todas as informações 
que encontrarem acerca do evento pesquisado. Perceberão que os eventos 
com um número muito grande de edições, por vezes, não contarão com 
informações online. Utilizem as que encontrarem.
A cidade, o local e a data do evento sempre devem ser registrados. A 
data de realização do evento poderá sofrer variações entre meses do ano. 
Analisem essa variação, pois ela poderá apontar uma sequência lógica de 
repetição. Outros eventos não seguem nenhum padrão de realização. Essa 
falta de padrão é perceptível ao analisar de três a quatro edições. Esses 
casos são bastante raros. A maioria segue um padrão e tem um mês espe-
cífico para acontecer. Isso facilita o planejamento de quem organiza e de 
quem tem a intenção de participar do evento.
O registro dos conteúdos dos e-mails e telefonemas trocados é muito 
importante. É por meio desses registros que as informações qualificadas 
são repassadas para o pesquisador. Por meio dessas informações é que 
conseguimos traçar um perfil de atuação para o próximo passo, a captação. 
Todos os contatos devem ser registrados detalhadamente, pois pequenos 
detalhes podem fazer a diferença na hora do contato com o pleiteante do 
congresso. Informação é tudo!
O item “outras informações” é importante porque nele podemos 
registrar o que consideramos interessante. É relevante que sejam registra-
dos todos os manifestos do site da entidade promotora e de outros sites que 
fizerem menção ao evento. No estatuto ou no regimento interno contam 
informações regulamentares sobre o evento, geralmente em um item espe-
cífico chamado “Congressos” ou “Eventos”.
Após o processo de registro nas fichas, vem o armazenamento orde-
nado. Para facilitar o armazenamento, o ideal é que sejam salvas por seg-
Captação de Eventos e Recursos
– 48 –
mento – área médica/outros – e por ano de captação. Por exemplo, se um 
evento deve ser captado para o ano de 2020, ele deverá ser salvo na pasta 
de 2020, dos eventos da área médica/ou outros.
A tecnologia nos ajuda, mas a criação de um backup, ou cópia de 
segurança, é extremamente indicada. A atualização dessa cópia de segu-
rança deve ser feita semanalmente para evitar a perda dos dados coletados 
e atualizados. No caso de contarem com um sistema para isso, também 
salvem uma cópia de segurança. Nada pior para um pesquisador do que 
perder seus dados.
Uma outra ferramenta muito importante no trabalho de prospecção 
e que busca criar um ambiente de organização e sistematização dessas 
fichas, é o que chamamos de “sumário de pesquisa”.
Esse sumário nada mais é do que um documento feito no Excel, que 
ordena o registro dos eventos, em uma sequência definida previamente 
pelo pesquisador, com o auxílio de hiperlinks7. O CRM mencionado ante-
riormente tem a mesma função que o sumário, mas a sua atualização acon-
tece de forma automática, diferentemente da planilha Excel, que precisa 
de uma rotina de atualização mecânica.
Esse sumário deve ser preenchido seguindo a ordem de ano de capta-
ção, contendo uma aba para cada segmento de eventos – médicos e outras 
áreas – como os exemplos a seguir (exemplos de periodicidade fictícios):
Quadro 2.3 – Exemplos de sumário de pesquisa
Eventos da Área Médica
2020 2021 2022 2023 2024 2025 Situação
Nº 2020
001/20
Congresso 
Brasileiro do 
Olho Seco
X
25.07.18 – E-mail 
enviado para a 
Nacional e regio-
nal PR
002/18
Congresso 
Brasileiro de 
Coluna
X
23.04.18 – Tele-
fonema para a 
nacional
7 Hiperlinks – atalhos para documentos. Nota da autora.
– 49 –
Prospecção de eventos
.... ... X ...
015/18 Congresso de Epilepsia X
27.07.18 – E-mail 
enviado para o Dr. 
Antonio
2021
001/21
Congresso 
Paranaense 
de Cardio-
logia
X
23.06.18 E–mail 
enviado para veri-
ficar uma posição 
sobre o processo 
de captação
002/21
Congresso 
Brasileiro de 
Reumato-
logia
X
27.07.18 – Tele-
fonema para a 
nacional
003/21
Congresso 
Latino-
-americano 
de Urologia
X 14.07.18 – será na Argentina
... ... X ....
2022
001/22
Congresso 
Brasileiro de 
Mastologia
X
01.01.18 – E-mail 
enviado para a 
nacional
002/22
Jornada 
Paranaense 
de Asma
X
27.07.18 – Telefo-
nema para a regio-
nal paranaense
... ... X ...
Eventos de Outras Áreas
2020 2021 2022 2023 2024 2025 Situação
Nº 2020
001/20
Congresso 
Brasileiro do 
Concreto
X
12.05.18 – Telefo-
nema para o Prof. 
Antonio Carlos da 
UFSCAR
002/18
Congresso 
Brasileiro de 
Patologia das 
Construções
X 16.08.18 – Telefo-nema SBPC
Captação de Eventos e Recursos
– 50 –
.... ... X ...
015/18
Congresso 
Latino-ameri-
cano do Leite 
Integral
X 27.07.18 – E-mail enviado
2021
001/21
Congresso 
Brasileiro do 
Algodão
X
12.06.2017 – 
Evento será fixo 
em São Paulo a 
partir dessa edição
002/21
Congresso 
Sul-brasileiro 
da Mamona
X
15.12.2017 – 
Telefonema para a 
EMBRAPA/RS
003/21
Congresso 
Latino-ame-
ricano de 
Sementes
X
12.11.18 – Contato 
telefônico com a 
entidade nacional 
e envio de mate-
rial.
... ... X ....
2022
001/22
Congresso 
Brasileiro de 
Trânsito
X
01.01.18 – E-mail 
enviado para a 
nacional
002/22
Jornada 
Paranaense 
de Coaching
X
23.03.18 – Tele-
fonema para