1920 Time Management

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.Time 
Management
Celestino Macedo Alves: cel@upt.pt
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Quais são as habilidades necessárias para a 
gestão efetiva do tempo?
• Definição de metas/ objetivos claros, 
• Simplificação/ divisão dos objetivos em etapas simples
• Análise/ revisão do progresso para atingimento das metas
• Priorização - concentração em tarefas urgentes e importantes, e não nas 
que não são importantes ou não o contribuem para os objetivos; 
• Organização do horário de trabalho
• Criação de listas com o que tem de ser feito e para quando;
• Perseverança quando as coisas não estão a correr da melhor forma
• Evitar a procrastinação.
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Plano de 
Ação
Uso de listas - To do list
• Manter uma lista de atividades/ tarefas do 
que tem de ser feito e para quando
• Tentar recordar tudo por memória é uma
receita para o desastre
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• Uma lista diária das atividades/ tarefas a serem feitas é parte 
fundamental do plano de ação
• Rever a lista periodicamente e atualizar
• Priorizar: importante/ não importante
urgente/ não urgente
Usar um bloco de 
apontamentos:
- Físico
- Eletrónico
Vantagem do uso da lista
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• Foco em objetivos importantes
• Menor probabilidade de 
esquecimento de fazer tarefas
• Escrever uma lista ajuda a 
ordenar as ideias
• Permite ter uma visão global
• Desnecessário memorizar tudo
• Economiza tempo
• Ajuda a decidir prioridades: o 
mais importante e o mais urgente
• Menos hipóteses de distração
• Permite sentir a recompensa do 
atingimento de objetivos
• Sente-se maior controlo
• Fica-se com um registo do que foi 
feito
• Há sempre mais alguma coisa 
para fazer
Para fazer - To do
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• … de Trabalho
• Escrever as notas da aula
• Preparar o seminário de segunda-
feira
• Decidir sobre assunto para o 
projeto
• Pesquisar na biblioteca o material 
para os testes.
• … outras coisas
• Pagar renda
• Procurar empregadores para 
candidatura
• Cartão de aniversário da Susana
• Preparar currículo
• Comprar ferro
• Comprar dois bilhetes para o 
concerto
• Visitar tio
• Ir ao banco
Definição de objetivos/ metas
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• Definir de forma específica e clara
• Assegurar-se de que são realistas e alcançáveis
Metodologia:
o Examinar a situação atual
o Avaliar os objetivos importantes
o Definir as ações que são necessárias
o Encontrar um plano de contingência ou caminho alternativo
o Avaliar plano de regresso
Priorização
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• Eficiência vs Eficácia
Alguém que trabalha muito e de forma organizada, mas passa todo o 
tempo em tarefas sem importância, pode ser eficiente, mas não eficaz.
Para se ser eficaz, tem de se decidir quais são as tarefas urgentes e 
importantes e concentrar-se nessas Priorização
• Fundamental ter uma lista de tarefas, priorizá-las, e dedicar mais
tempo às mais importantes evitando a tendência natural de executar
as tarefas simples e fáceis.
• Saber distinguir entre urgente e importante
Priorização
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Ferramenta:
• Matriz de Eisenhower
Evitar Procrastinação
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• É o flagelo do planeamento de ações
• É importante gerir o "medo de fazer coisas" que não se querem fazer 
e perceber que o medo geralmente é bem pior do que qualquer 
resultado negativo.
• Tomar decisões imediatamente quanto possível e desde que não seja 
preciso reunir mais informações pertinentes à decisão. 
• O melhor momento para fazer algo, geralmente, é AGORA. 
• Tomar medidas gera o ímpeto para novas ações.
Simplificação/ Divisão dos objetivos - tarefas
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• Simplificar/ Dividir os objetivos em components/ partes
simples que possam ser completadas
• Criar uma estrutura de decomposição de tarefas e procurar ser
explícito em como as executar.
• Encontrar a relação entre as tarefas e completá-las na sequência
determinada
• Atribuir e usufruir de uma recompensa pelo atingimento de objetivos
parciais para manter o entusiasmo
• Avaliar regularmente o progresso de cada atividade e rever os planos
para acomodar as alterações inesperadas.
Perseverança
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• As coisas nem sempre correm de forma fácil
no alcance dos objetivos.
• É necessário uma atitude positiva em
relação à frustração e às falhas.
• O erro faz parte de qualquer processo criativo e cada um é uma lição que 
nos encaminha para a solução.
• O medo de fazer ou admitir erros é um contra para decidir ações efetivas.
• Deve manter-se presente que a satisfação vem tanto da perseguição dos 
objetivos como do seu atingimento.
• Partilhar com outros alivia a tensão e pode trazer novas perspetivas.
Organizar o tempo
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• Identificar áreas onde há perda de tempo e tentar reduzi-las
• Organizar:
• Espaço de trabalho
• Atividades/ Mente
• Tempo: se tempo é dinheiro, deve ser gerido da mesma forma !!!
ORÇAMENTAR: quanto tenho para gastar? Onde vou gastar?
Horário
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Sugestão: durante uma semana registar cada tarefa
com detalhe e analisar o registo para se perceber onde
se usa (ou se perde) tempo.
• Criar um quadro com os 7 dias da semana e intervalos de 15 ou 30 
minutos
• Escrever o que foi feito durante cada intervalo em cada dia
• No final da semana responder às perguntas:
• Há períodos que podia usar de forma mais produtiva?
• A que hora do dia realizo o trabalho mais efetivo? 
- As tarefas mais importantes devem ser marcadas para esses períodos.
Plano de ação
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• Processo que ajuda a focar as ideias e a decidir que 
passos devem ser dados para atingir um objetivo/ meta. 
É uma instrução para o que deve ser alcançado num período de tempo.
Envolve:
• Identificar os objetivos
• Definir objetivos atingíveis e 
mensuráveis
• Identificar tarefas
• Priorizar tarefas
• Ser eficaz sobre pressão
• Uso de listas
• Cumprir calendário
• Ter um plano de contingência
• …Ter um plano para cada objetivo
Modelo de Plano de ação
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• O plano de ação é um processo crítico que na vida real 
se vai deparar com sobreposições e mudanças
• Etapas:
• Onde estou agora? Revisão de conquistas e progressos e auto 
avaliação.
• Onde quero chegar? Decisão sobre objetivos
• Como chego lá? Definição da estratégia e definição de passos
simples
• Execução. Implementação do plano
• Onde estou agora?
Produtividade
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Três dimensões base:
• Espaço
• Mente
• Tempo
• A tecnologia por si não nos torna mais produtivos
O mito da multitarefa…
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Wikipedia:
• Human multitasking is an apparent human 
ability to perform more than one task, or 
activity, over a short period (1 hour). 
An example of multitasking is taking 
phone calls while typing an email and reading a book.
• Na realidade o que fazemos é alternância entre tarefas
• A alternância é um ladrão de tempo (… dinheiro)
O mito da multitarefa…
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Efetuar um teste simples:
• Copiar um texto com N carateres e depois copiar os números de 1 
a N, e medir o tempo necessário
Texto a copiar
ALTERNAR TAREFAS É MÁ IDEIA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
O mito da multitarefa…
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Seguidamente:
• repetir o teste mas copiando um elemento de cada linha alternando
cada carater com cada número, e medir o tempo necessário!
Texto a copiar alternando tarefas
ALTERNAR TAREFAS É MÁ IDEIA
ALT…
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
1 2 3 …
O mito da multitarefa…
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• Tirar conclusões dos resultados observados:
• Piores resultados… 
• mais lento; eventualmente erros…
• Explorar o teste de forma mais larga, por exemplo:
• Com um texto e sequência de números sem significado
• Obrigando a responder a um SMS no decorrer da tarefa
• Usando tarefas mais complexas
• O nosso cérebro está fisicamente incapaz de gerir atividades múltiplas ao
mesmo tempo.
• Nota: Não se trata de fazer algo ativo e algo simples ou apenas físico. 
Mesmo assim vale a pena ler: https://www.sfmic.com/the-danger-of-distracted-walking/e: https://www.safety.com/distracted-walking-a-major-pedestrian-safety-concern/
https://www.sfmic.com/the-danger-of-distracted-walking/
https://www.safety.com/distracted-walking-a-major-pedestrian-safety-concern/
O mito da multitarefa… efeitos
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Alternância:
• O tempo de conclusão das atividades aumenta
• A qualidade do trabalho diminui
• O stress aumenta
Calendário/ Horário
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• Um calendário/ horário é a ferramenta mais importante da gestão de 
tempo.
• Melhor opção é um smartphone que sincronize automaticamente
com outros dispositivos
Calendário/ Horário
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• O tempo tem de ser gerido como o dinheiro, quando passou, quando
se usou ou se perdeu, tal como o dinheiro, não volta a estar
disponível.
• O limite de orçamento é de 168 horas por semana…
Calendário/ Horário
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• Nunca sobrepor atividades
com a expetativa de que se 
vai conseguir realizar ambas
ou que uma irá desaparecer
• Registar tarefas de imediato
Calendário/ Horário
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• Prever tempos para 
deslocações/ refeições e 
outras atividades essenciais
• Comprometimento… 
• Não é o lugar para "talvez" 
ou "pode ser que", é o lugar
para metas finais.
Calendário/ Horário
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• Agendar a longo prazo
A arte de dizer "não"
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• A outros, se possível…
A arte de dizer "não"
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• A si próprio:
• Criar uma lista de 
"talvez" a rever
periodicamente
A arte de dizer "não"
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• Desde que se esteja a gerir a
agenda como um orçamento
a procrastinação pode ser
um aliado….
A arte de dizer "não"
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• Ao agendar novas tarefas
colocá-las tão longe, no 
futuro, quanto possível para 
conseguir manter o foco nas
tarefas que estão a decorrer.
FIM
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Referências
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• https://quickbooks.intuit.com
• http://tutorado.unidades.tecnico.ulisboa.pt
• Lynda – time managements fundamentals
• https://www.kent.ac.uk
• https://www.mindtools.com
• https://www.topuniversities.com
• https://www.skillsyouneed.com
• Wikipedia
• Internet search, for pictures
https://quickbooks.intuit.com/
http://tutorado.unidades.tecnico.ulisboa.pt/
https://www.kent.ac.uk/
https://www.mindtools.com/
https://www.topuniversities.com/
https://www.skillsyouneed.com/
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Multitarefa (1)
1234 567890 1 23456 78901 234567 8901 234567 8901 12 345678 9012 345 67 890 1234 56789
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
A PROJECT IS A TEMPORARY ENDEAVOR UNDERTAKEN TO CREATE A UNIQUE PRODUCT OR SERVICE
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Multitarefa (1)
UM PROJETO É UM EMPREENDIMENTO TEMPORÁRIO PARA CRIAR UM PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO
1234 567890 1 23456 78901 234567 8901 234567 8901 12 345678 9012 345 67 890 1234 56789
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
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Multitarefa (2)
SOSSECORP SOIRAV MOC AMU ADAC OTNEMICEHNOC ED SAERA ZED MET KOBMP AIGOLODOTEM A
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
SOSSECORP ED SOPURG SO OAS RAHCEF RALORTNOC/RAZIROTINOM RATUCEXE RAENALP RAICINI
___________________________________________________________________________________
2 0 6 6 9 9 1 6 4 6 5 5 3 8 7 8 2 6 1 5 6 0 9 2 9 5 8 10 6 7 9 3 2 6 4 7 4 7 5 4 6 5 4 1 6 4 2 5 5 7 1 8 7 8 5 8
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SEQ 2 ALT 2 SEQ 3 ALT 3 Lego 1 Lego 2
1 0:01:56 0:02:51 0:02:45 0:05:21 0:04:26 0:19:57
2 0:01:38 0:04:41 0:02:20 0:05:25 0:04:58 0:25:11
3 0:01:26 0:03:05 0:02:03 0:04:58 0:08:11 0:14:51
4 0:01:30 0:04:05 0:02:29 0:10:08 0:05:37
5 0:01:23 0:02:53 0:01:57 0:07:16
0:02:24 0:05:39
média 0:01:35 0:03:31 0:02:20 0:06:28 0:05:48 0:20:00
incremento 2,23 2,78 3,45
SEQ 2 copiar uma linha de texto e depois uma linha de números (com significado)
ALT 2 linhas iguais às anteriores mas copiando alternando
SEQ 3 copiar uma linha de texto, depois uma de números e depois outra de texto (sem significado - tarefa 
desconhecida)
ALT 3 linhas iguais às anteriores mas copiando alternando entre as 3 linhas
Lego 1 montar um kit de Lego (tarefa desconhecida, mais complexa)
Lego 2 montar dois kits de Lego alternando uma peça de cada um
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