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Livro Eletrônico Aula 00 Noções de Administração p/ IBGE (Agente Censitário - Administrativo) Professores: Carlos Xavier, Felipe Petrachini 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 85 AULA 00: Aspectos gerais da Administração. Processo Administrativo e função coordenação ( Funções administrativas: planejamento, organização, direção, coordenação e controle.) Teoria dos Sistemas (Organizações como sistemas abertos.) Sumário 1. Apresentação do curso ............................................................................................................................... 2 2. Palavras Iniciais. ........................................................................................................................................ 5 3. Alguns conceitos essenciais da administração. ......................................................................................... 6 4. O Processo Administrativo. ....................................................................................................................... 8 4.1. Planejamento. .......................................................................................................................................... 10 4.2. Organização. ............................................................................................................................................ 15 4.3. Direção. ................................................................................................................................................... 18 4.4. Controle e avaliação. ............................................................................................................................... 19 4.5. A função coordenação ............................................................................................................................. 30 5. Abordagem Sistêmica: a organização enquanto sistema aberto. ............................................................. 31 6. Questões comentadas. .............................................................................................................................. 38 7. Lista de Questões. .................................................................................................................................... 67 8. Gabarito. .................................................................................................................................................. 84 9. Bibliografia Principal. ............................................................................................................................. 85 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 85 1. Apresentação do curso Oi pessoal, tudo bem?! Vamos começar a estudar para o concurso de Agente Censitário - Administrativo do IBGE. Essa é uma excelente oportunidade de concurso para 2016, com vagas prováveis para todo o Brasil. Antes de começar com o Curso, me apresentarei para os que não me conhecem: Meu nome é Carlos Xavier, possuo graduação e mestrado em administração, e minha relação com os concursos públicos já tem alguns anos: hoje sou servidor concursado do Senado Federal, ocupando o cargo de Analista Legislativo - Administração. Antes disso, fui servidor efetivo (concursado) da carreira de Pesquisador do IPEA (aprovado em 13º lugar). Já passei também em outros concursos, tais como: Administrador-Infraero (3º lugar), Professor de Administração da Universidade Federal de Pernambuco (2º lugar), Professor de Administração do SENAI-DF (2º lugar) e Administrador CEASA-DF 2012 (1º Lugar)... Tenho experiência de ensino tanto em cursinhos preparatórios quanto em cursos de graduação e pós-graduação nas diversas áreas da Administração. Em outras palavras, tenho uma boa bagagem de concursos para lhe ajudar com sua preparação! Estou sempre tentando aprender mais de administração para concursos, o que dá um trabalho imenso (se você já estudou essa matéria com foco em concursos anteriormente saberá o que estou falando...). Aprendendo mais, consigo evoluir com as aulas e apresentar um conteúdo realmente direcionado para sua prova. Juntando meu esforço ao de vocês, meus alunos, tenho visto muitos alunos obterem sucesso nas provas que realizam, o que me deixa muito satisfeito! Sempre considero as sugestões dos alunos para melhorar os cursos, buscando prepará-los da melhor forma possível. Me esforço para preparar vocês da melhor forma, para que consigam aprovação no concurso e também aprovem o meu curso! ;-) 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 85 Falando no curso, saiba que além da teoria abordando os vários tópicos, o assunto também será abordado por meio de videoaulas (exceto para as últimas aulas). Estudar por videoaulas ou pelo PDF fica a seu critério. Minha recomendação é estudar pelo PDF, pois acho que o rendimento é melhor, e utilizar as videoaulas apenas para revisar ou para entender melhor algum assunto no qual você tenha ficado com dúvidas. Ainda sobre o nosso curso, trarei várias questões de provas anteriores para que você possa praticar. Como a banca do seu concurso será a Cesgranrio, buscarei questões dessa banca, mas sempre complementando com outras bancas, para você ir se acostumando com os vários estilos diferentes. Além disso, as questões também estarão comentadas, para que você possa tirar todas as dúvidas que tiver já no momento da aula! Lembro que este curso é apropriado para pessoas das mais diversas formações. Serve tanto para quem já estudou a matéria antes, quanto para a pessoa que está vendo o assunto pela primeira vez. Isso porque o conteúdo será abordado de forma a dar destaque para o que é mais importante na teoria, sempre com foco na sua prova! Quem já sabe o assunto revisa tudo, e quem ainda não sabe vai aprender! Proponho o seguinte cronograma para nossas aulas: AULA CONTEÚDO DATA Aula 00 Aspectos gerais da Administração. Processo Administrativo e função coordenação ( Funções administrativas: planejamento, organização, direção, coordenação e controle.) Teoria dos Sistemas (Organizações como sistemas abertos.) (Prof. Carlos Xavier) 11/01/2016 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 85 Aula 01 Motivação. (Prof. Carlos Xavier) 25/01/2016 Aula 02 Liderança. (Prof. Carlos Xavier) 08/02/2016 Aula 03 Grupos e equipes de trabalho (referente aos tópicos "Eficiência e funcionamento de grupos. Trabalho em equipe. Equipes de trabalho"). Comunicação. O indivíduo na organização: papéis e interações. (Prof. Carlos Xavier) 22/02/2016 Aula 04 . Qualidade no atendimento (referente aos tópico s"Compromisso com a qualidade nos serviços prestados. Noções de atendimento ao público "). Responsabilidade, coordenação, autoridade, poder e delegação. 6Es do desempenho (não é mencionado no Edital, mas pode ser inferido de outros tópicos). (Prof. Carlos Xavier) 07/03/2016 Aula 05 Noções de documentação e arquivo (Prof. Arquivologia) Lembro que o cronograma poderá ser alterado oportunamente a depender de minha disponibilidade - podendo inclusiveter aulas adiantadas. Alguém pode estar se perguntando: - Carlos, eu vou precisar comprar alguma bibliografia complementar? - R.: não precisa! No curso, busco abordar exatamente o que você precisa para a prova, sem ficar "viajando" demais no assunto! Saiba ainda que, se fosse comprar todos os livros necessários para estudar para o assunto cobrado na nossa disciplina (e cujos assuntos serão abordados em nossas aulas), você provavelmente gastaria mais de R$500,00 em livros, e teria que estudar um material MUITO MAIS EXTENSO e SEM FOCO PARA CONCURSOS! Se você busca maximizar seus esforços (e seu dinheiro!), o curso vale muito a pena, viu! Um último recado: se você está pensando em fazer algum outro concurso ou conhece alguém que esteja, dê uma olhada nos outros cursos que 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 85 estou oferecendo e recomende para os amigos! Olhe mais cursos meus no site do Estratégia Concursos: http://www.estrategiaconcursos.com.br/cursosPorProfessor/carlos- xavier-3242/ Então, estão prontos para iniciarmos o conteúdo? Boa aula! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier Observação importante: Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos. 2. Palavras Iniciais. Oi pessoal! Hoje vamos estudar vários pontos que constituem a base da administração, em especial o Processo Administrativo e a teoria dos sistemas. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 85 Abraço e bons estudos! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier Observação importante: Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos. 3. Alguns conceitos essenciais da administração. Para efeito de provas, é muito importante que você conheça alguns conceitos fundamentais da área: 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 85 Administração: é um processo que envolve diferentes atividades que são executadas por pessoas para que os objetivos de uma organização sejam atingidos de forma eficiente, eficaz e efetiva. Tipicamente se diz que o processo administrativo é composto pelas etapas de planejamento, organização, direção e controle. Organização: é o conjunto de pessoas e recursos estruturados na busca de um ou mais objetivos comuns. Os dirigentes são responsáveis por estabelecer o seu funcionamento e direcionamento estratégico, buscando o atingimento dos resultados necessários para satisfazer as necessidades dos stakeholders. Stakeholders: termo em inglês que representa os detentores de interesses no sucesso da organização. É uma palavra moderna cunhada para se sobrepor ao conceito de que os acionistas (do inglês: shareholders) deveriam ser as únicas pessoas a ser satisfeitas pela organização. Sob esta visão, a organização deve satisfazer as várias partes interessadas, como: clientes, fornecedores, acionistas, parceiros, funcionários, sociedade, comunidade e governo. Diretores: profissionais que ocupam cargos no nível corporativo/estratégico (mais elevado), sendo responsáveis por decisões estratégicas para a organização. Normalmente são possuidores de elevadas capacidades conceituais. Gerentes: profissionais que ocupam cargo de chefia no nível intermediário da organização, em seus respectivos departamentos. Supervisores: profissionais que ocupam cargo de chefia no nível operacional, coordenando a execução direta das tarefas e procedimentos pelos seus funcionários subordinados 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 85 Chão de fábrica: expressão que significa o nível estrutural mais baixo da organização, onde ocorrem as operações. É neste nível que estão os funcionários que realizam as tarefas mais básicas da organização. São os operadores de máquinas do processo produtivo em uma fábrica, por exemplo. Vamos entender em profundidade as várias funções do processo administrativo no próximo tópico. 4. O Processo Administrativo. Ao conjunto das funções administrativas, consideradas como um todo integrado, dá-se o nome de processo administrativo. Ele serve de base para a literatura neoclássica da administração, que busca explicar como as funções administrativas são desenvolvidas pelas organizações. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 85 As funções do processo administrativo são: 1. Planejamento; 2. Organização; 3. Direção; 4. Controle. Essas quatro funções organizacionais são a base do estudo da administração para os neoclássicos, e representam as funções desempenhadas pelos administradores nas organizações. Elas formam um ciclo contínuo de atividades que a função administração desenvolve nas organizações, atuando da seguinte forma: Chiavenato (2007) considera ainda que essas quatro funções estão inter-relacionadas, constituindo algo maior do que o ciclo administrativo. Para ele, todas as funções se relacionam uma com as outras. Esta é uma visão mais prática da realidade das organizações fazendo com que possamos pensar da seguinte forma quanto ao relacionamento das funções administrativas entre si: Direção Organização Controle Planejamento 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 85 - Mas o que são cada uma dessas funções organizacionais? - R.: As quatro funções administrativas são as seguintes: Planejamento: é a função através da qual as atividades a serem realizadas são desenhadas e os resultados a serem obtidos são fixados; Organização: trata-se da função de organizar os recursos disponíveis para que tudo aquilo que foi planejado possa ser executado. Direção: é a função de dirigir a execução dos trabalhos que foram planejados, para que os objetivos da organização possam ser atingidos. Controle: trata-se da função administrativa na qual os resultados obtidos pela organização/direção são analisados em função daquilo que havia sido planejado. Vamos estudar com um pouco mais de detalhes sobre cada uma dessasfunções administrativas! 4.1. Planejamento. Direção Organização Controle Planejamento 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 85 Planejamento pode ser definido como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa ou organização. Podemos pensar o planejamento como o processo que faz o plano para que se possa sair da situação atual para a situação futura desejada! Deste modo, o planejamento é importante para que se possa: interferir no próprio futuro, determinando o caminho a ser seguido; prever e articular os recursos a serem utilizados para atingir os objetivos; determinar a melhor forma de, coordenando suas forças e fraquezas, enfrentar as situações futuras que possam ser previstas. Neste sentido, precisamos fazer um esforço para não confundir planejamento com: Previsão: pois estas são o resultado de esforços para verificar quais os eventos que poderão ocorrer, com base no registro de uma série de probabilidades; Projeção: que correspondem à situação em que o futuro tende a ser igual ao passado em sua estrutura básica; Predição: é a situação futura que tende a ser diferente do passado, mas sobre a qual não se pode exercer controle algum; Resolução de problemas: corresponde a aspectos imediatos que procuram tão somente a correção de certas descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente relevantes; Plano: é o documento formal que consolida as informações desenvolvidas do processo de planejamento, sendo o limite da 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 85 formalização do planejamento, uma visão estática, uma decisão sobre os caminhos a tomar observando-se a relação custos/benefícios. O planejamento possui os seguintes princípios gerais: a) Princípio da contribuição aos objetivos: o planejamento deve ser visar ao objetivo máximo da organização; b) Princípio da precedência do planejamento: ele sempre vem antes das outras funções administrativas; c) Princípio da maior influência e abrangência: ele pode provocar uma série de modificações na organização; d) Princípio das maiores eficiência, eficácia e efetividade: ele procura maximizar os resultados e minimizar as dificuldades. Para Ackoff existem ainda os seguintes princípios específicos do planejamento: e) Planejamento participativo: o seu principal resultado não é o plano final, mas o processo desenvolvido; f) Planejamento coordenado: todos os aspectos envolvidos devem atuar de maneira interdependente; g) Planejamento integrado: os planejamentos dos vários escalões das organizações devem ser integrados; h) Planejamento permanente: como o ambiente é mutável, é necessário que o planejamento também seja permanentemente realizado. Para Benome (2007), os princípios do planejamento seriam outros: : 0 00000000000 - DEMO ==0== Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 85 i) Inerência: o planejamento é uma função indispensável à organização, sendo parte integrante de todos os setores de uma organização, estejam ou não ligados à área principal do negócio. j) Universalidade: o planejamento busca antecipar as variáveis e consequências que influenciarão a organização sob todos os pontos de vista e levando em conta diferentes opiniões para evitar uma visão unilateral. São as considerações acerca dos cenários e seus imprevistos, que devem ser ao menos calculados. k) Unidade: apesar de ter múltiplas facetas, o planejamento deve ser integrado em um conjunto coerente com base em critérios que contemplem mais de uma área ao mesmo tempo. l) Previsão: deve-se estabelecer prazos e cronogramas claros para a execução das tarefas, inclusive considerando correções de rumo. m) flexibilidade: o planejamento deve ser adaptável às diferentes situações, pois assim fica mais fácil fazer os ajustes de trajetória necessários para o sucesso. O que eu digo sobre tudo isso? Tem que ter todos em mente! Além disso, saiba que aspectos mais gerais como a flexibilidade, típica do planejamento, também podem ser consideradas como princípios!!! São quatro as dimensões necessárias à realização do planejamento (Baptista, 1981, apud Teixeira; Souza, 2003): 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 85 Racional: trata-se da racionalidade, criatividade e reflexão necessárias para sua realização. Política: trata-se do poder de decisão envolvido em um planejamento. Técnico-administrativa: trata-se do sistema de trabalho estruturado através do planejamento, respondendo a perguntas como que? quanto? quem? quando? Valorativa: trata-se da avaliação de valor sobre os benefícios e prejuízos que aquilo que está sendo planejado pode trazer. Tendo tudo isso em mente, é possível começarmos a desdobrar o planejamento em três tipos comumente cobrados em concursos: estratégico, tático e operacional. Atenção: o estratégico se desdobra em tático e este se desdobra no operacional! O planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação mercadológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao melhor grau de interação com os fatores externos - não controláveis - e atuando de forma inovadora e diferenciada. Ele é, normalmente, responsabilidade dos níveis mais altos da organização (nível institucional). Assim, o planejamento estratégico: É projetado para o longo prazo; Envolve a empresa como um todo; É definido pela cúpula organizacional; É voltado para a eficácia; É voltado para o atendimento do cliente. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 85 Atenção: para o seu concurso devemos relacionar planejamento estratégico com as seguintes palavras-chave: plano, projetos, longo prazo, objetivos, metas, nível estratégico, cúpula, sistêmico, integrado, organização como um todo, missão, visão, ambiente. O planejamento tático é voltado para uma área da organização específica, planejando a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consolidação dos objetivos previamente fixados. É conduzido pelos níveis organizacionais intermediários. Assim, o planejamento tático: É projetado para o médio prazo; Envolve cada departamento ou unidade organizacional; É definido pelo nível gerencial intermediário; É voltado para a coordenação e integração das atividades. O planejamento operacional, por sua vez, está mais ligado à formalização de metodologias e procedimentos, gerando basicamente os planos de ação ou planos operacionais. É conduzido pelos níveis organizacionais mais baixos. Em resumo, o planejamento operacional: É voltado para o curto prazo; Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente; É voltado para a eficiência. 4.2. Organização. 0 00000000000 - DEMONoções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 16 de 85 A função “organização” é aquela que busca organizar, estruturar e integrar os recursos disponíveis para que as ações a serem realizadas possam atingir o sucesso. Você deve ter atenção para não confundir essa função administrativa com a palavra que representa o centro de estudos da administração: as organizações. Estas últimas são o resultado da articulação de grupos de pessoas que interagem entre si para gerar objetivos específicos. Neste sentido, o órgão público onde você vai trabalhar é um exemplo de organização! A função “organização”, por sua vez, está relacionada à estrutura de órgãos de uma organização, a divisão interna do trabalho, a alocação de recursos, a determinação sobre as pessoas que devem realizar as tarefas, a coordenação de esforços, etc., representando os meios para que se possa por em prática as outras funções administrativas: o planejamento, a direção e o controle. Chiavenato (2007) chama a atenção para o fato de que a função organizar abrange necessariamente quatro componentes: 1. Tarefas: o trabalho realizado em uma empresa normalmente fragmentado por um processo de divisão de trabalho que provoca a especialização de atividades e de funções. As funções organizacionais são subdivididas em tarefas. 2. Pessoas: cada pessoa é designada para ocupar um cargo, que é uma parte específica do trabalho global. Essa designação deve considerar habilidades, aptidões, interesses, experiência e comportamento de cada pessoa. Cada pessoa é ocupante de um cargo na organização formal. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 85 3. Órgãos: as tarefas e as pessoas são agrupadas em órgãos, como divisões, departamentos ou unidades da organização. À medida que envolvam características ou objetivos similares, os órgãos passam a ser dispostos em níveis hierárquicos e em áreas de atividades. Em função da ligação direta ou indireta com os objetivos da empresa, passam a existir os órgãos de linha e de staff. 4. Relações: os relacionamentos constituem o conceito talvez mais importante da organização. A preocupação inicial focalizou as relações entre os órgãos componentes da organização e entre as pessoas com relação ao seu trabalho. Posteriormente, essa preocupação estendeu-se a outros aspectos fora da organização, como relacionamentos com clientes (a partir de sistemas de gestão como o CRM - Customer Relationship Management), com fornecedores (a partir de sistemas de gestão como o SCM - Supply Chain Management). Quem estuda a função organizacional deve estar atento também ao fato de que esta função também se desdobra nos três níveis organizacionais: Organização no nível global: trata-se da organização que envolve a empresa como um todo, tratando de realizar o desenho organizacional. Esta organização é tratada pela cúpula organizacional no nível institucional. Organização no nível departamental: é quando esta função organizacional é tratada pela gerência intermediária, 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 85 abrangendo cada departamento ou unidade da empresa. Trata- se do desenho departamental ou departamentalização. Organização no nível das tarefas e operações: é o caso da organização que focaliza as tarefas do empreendimento, suas atividades e operações. É aqui que se insere o desenho de cargos ou tarefas, tratado no nível mais baixo da organização: o operacional. 4.3. Direção. A função de dirigir está relacionada com a direção dos trabalhos executados, para que os objetivos da organização possam ser atingidos. Esta função é responsável por acionar e dinamizar a empresa para que ela possa funcionar adequadamente. A direção se relaciona com as pessoas da empresa. Ela é a função administrativa que trata do relacionamento entre os administradores e os seus subordinados, por isso, é possível dizer que ela está centrada nas relações humanas. Deve-se perceber que as pessoas são o principal recurso da organização, devendo ser dirigidas no exercício de suas funções para a consecução dos objetivos organizacionais. Neste sentido, as pessoas utilizam os demais recursos disponíveis (financeiros, materiais, tecnológicos, etc.) para concretizarem suas ações. Na função de direção, são três as principais atividades desempenhadas pelo administrador: 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 85 1. Comunicação: os administradores precisam se comunicar com os seus subordinados para indicar-lhes os caminhos a serem seguidos e receberem feedback; 2. Motivação: no exercício da função de direção, os administradores buscam utilizar-se da comunicação para estimular a motivação dos subordinados; 3. Liderança: o exercício da liderança também utiliza da comunicação para influenciar o comportamento dos subordinados para que eles desejem realizar as atividades relevantes para a organização. O conceito de direção é aplicável a todas as pessoas que atuam dentro dos limites organizacionais, em qualquer um de seus três níveis: Presidente, Diretores, altos executivos: são as posições de direção ocupada por pessoas no nível institucional, que abrange a organização como um todo ou grandes áreas da mesma. Gerentes e pessoal intermediário: trata-se das posições que exercem a direção no nível intermediário da organização, abordando cada departamento ou unidade; Supervisores e encarregados: são as posições de direção que abrangem grupos de pessoas e tarefas no nível operacional da organização. 4.4. Controle e avaliação. O termo “controle” possui diferentes significados. Vejamos algumas: 0 00000000000 - DEMO 0 Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 20 de 85 Controle como automação: mantem o funcionamento do sistema, verificando não conformidades de um processo para que volte à normalidade de maneira automática. Controle como restrição e coerção: busca restringir ou coibir desvios, sendo atribuído um valor social negativo aos desvios, que passam a ser considerados erros. Controle como função administrativa: é a função do processo administrativo que verifica o que foi planejado, apontando para meios de correção de rumos. Em essência, o controle busca verificar como as atividades realizadas na organização estão se comportando em relação ao que estava previsto no planejamento. Deste modo, ele pressupõe a existência de um plano a ser seguido e de atividades e resultados a serem controlados. Em outras palavras, é possível dizer que o controle é a atividade que realiza a correção de rumos com base no planejamento, organização e direção do processo administrativo. Direção Organização Controle Planejamento 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.brPágina 21 de 85 Hoje em dia, o papel do controle na administração é diferente do que se tinha há algumas décadas. No passado, o foco da administração como um todo estava sobre o controle. Era necessário realizar o controle da produção, o controle dos funcionários, etc – o que fazia com que as outras funções organizacionais fossem tidas como menos importantes. Com o aumento da velocidade das mudanças – característico da era da informação - o controle passou a dar mais espaço às outras funções organizacionais, passando a ser visto não como a atividade-fim da administração, mas como um meio para que os resultados organizacionais possam ser atingidos. Assim, o controle passou a ser considerado como uma etapa tão importante quanto as outras etapas do processo administrativo. Com isto em mente, devemos saber que todo mecanismo de controle deve incluir alguns aspectos essenciais. Para Haynes e Massie (1969, apud Chiavenato, 2007), deve-se destacar - no controle - a existência de: 1. Objetivo: o controle requer um objetivo, um fim predeterminado, um plano, uma linha de atuação, um padrão, uma norma, uma regra decisória, um critério ou uma unidade de medida. 2. Medição: o controle requer um meio de medir a atividade desenvolvida. O que não se pode medir não se pode administrar. 3. Comparação: um procedimento para comparar tal atividade com o critério definido. 4. Correção: algum mecanismo que corrija a atividade em curso para permitir-lhe alcançar os resultados desejados. É importante que se saiba que o controle normalmente é exercido em relação as atividades internas (recursos humanos, estoque, produção, etc.), mas o acompanhamento objeto da função de controle também pode se dar em 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 85 relação aos fatores externos, apesar deles não serem gerenciáveis pela organização. Além disso, diferentes fatores podem influenciar a maneira através da qual a organização estrutura os seus mecanismos de controle, tais como: o seu tamanho; a centralização/descentralização de suas atividades; o grau de definição, documentação e comunicação das políticas e procedimentos; a terceirização e outsourcing. - E para que serve o controle? Os controles podem servir para diferentes questões organizacionais, podendo ser utilizados para (Hellriegel e Slocum Jr. apud Chiavenato, 2007): 1. Padronizar o desempenho: por meio de inspeções, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção. 2. Proteger os bens organizacionais: de desperdícios, roubos e abusos, por meio de exigência de registros escritos, procedimentos de auditoria e divisão de responsabilidades. 3. Padronizar a qualidade de produtos e serviços: oferecidos pela empresa, por meio de treinamento de pessoal, inspeções, controle estatístico de qualidade e sistemas de incentivo. 4. Limitar a quantidade de autoridade: que está sendo exercida pelas várias posições ou pelos níveis organizacionais, por meio de descrições de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos e sistemas de controle. 5. Medir e dirigir o desempenho das pessoas: por meio de sistemas de avaliação do desempenho do pessoal, supervisão direta, vigilância e registros, incluindo informações sobre produção por 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 85 empregado ou perdas por refugos por empregados, etc. 6. Como meios preventivos para o alcance dos objetivos organizacionais: pela articulação de objetivos em um planejamento, pois os objetivos ajudam a definir o escopo apropriado e a direção do comportamento das pessoas para o alcance dos resultados desejados. De forma mais ampla, Chiavenato (2007) afirma que o controle busca atender duas finalidades principais: 1. Correção de falhas ou erros existentes: o controle serve para detectar falhas ou erros - seja no planejamento ou na execução - para apontar as medidas corretivas adequadas para saná-los. 2. Prevenção de novas falhas e erros: ao corrigir as falhas ou erros existentes, o controle aponta os meios necessários para evitá-los no futuro. É uma finalidade pedagógica no sentido de aprendizagem contínua. Buscando atingir tais finalidades e objetivos, diversos mecanismos de controle podem ser estruturados pelo sistema de controle organizacional. A maior parte dos métodos de controle pode ser agrupada em quatro tipos diferentes: Controles pré-ação: garantem que os insumos estejam disponíveis antes das ações serem executadas. Alguns exemplos deste tipo de controle são os orçamentos financeiros e os cronogramas, uma vez que exigem o investimento de tempo e trabalho para serem estabelecidos. Possui a vantagem 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 85 de facilitar o controle desde o inicio das tarefas, mas possui a desvantagem de não propor soluções reais para os problemas enfrentados. Controles de direção: são aqueles que buscam detectar os desvios durante a execução, de modo que eventuais correções possam ser feitas a tempo. Possuem a vantagem principal de possibilitar a correção de rumos, mas isso só poderá ser concretizado se as informações necessárias puderem ser coletadas de maneira precisa e em tempo oportuno. Controles de sim/não (ou de triagem): são aqueles que proporcionam um momento para verificar a aprovação de determinado procedimento ou do atendimento de condições específicas, antes que a execução possa continuar. Garantem a existência de checkpoints para que as atividades sejam controladas. Apesar disso, não possibilitam um controle constante de direção. Controle pós-ação: é aquele que mede o resultado da ação que já foi executada – é um feedback. Não há mais tempo hábil para a correção de rumos da atividade, o que constitui uma grande desvantagem. Apesar disso, apresentam a vantagem de possibilitar que as novas ações a serem realizadas no futuro levem em consideração os erros anteriores para que não se incorram em problemas idênticos aos já verificados no passado. Note que estes tipo de controle podem ser agrupados ainda em três tipos: antes das operações, durante as operações e após as operações. Além disso, assim como as outras funções do processo administrativo, o controle também pode ser desdobrado de acordo com os três níveis organizacionais, havendo os seguintes tipos de controle: 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 85 Controle estratégico: é o controle que acontece no nível institucional, sendo genérico e sintético, direcionado para o longo prazo e orientado para o todo organizacional. Está relacionado com o planejamento estratégico; Controle tático: acontece no nível intermediário da organização, sendo um pouco menos genérico e detalhado do que o estratégico. Ele é direcionado para o médio prazo e aborda a unidade da empresa ou cada conjunto de recursos. Está relacionado com o planejamento tático; Controle operacional: é mais detalhado e analítico, analisando cada tarefa ou operação isoladamente, com foco no curso prazo e sendo conduzido no nível operacional da organização. Está relacionado aoplanejamento operacional. Outra importante tipologia sobre níveis de controle é a de Perrow (1996, apud Cunha et al., 2001), que afirma existirem controles de primeira, segunda e terceira ordem, conforme a seguir: 1. Controle de primeira ordem: supervisão direta. Trata-se de uma forma de controle mais simples, na qual a supervisão direta (chefes, donos, gerentes, etc.) controla as atividades dos trabalhadores. É mais comum em organizações pequenas e empresas familiares, pois quando a organização cresce em tamanho e complexidade este se torna inviável. 2. Controle de segunda ordem: padronização de processos. Com o crescimento da organização, é fundamental que seus processos sejam padronizados para que haja controle sobre sua execução. Este nível de controle baseia-se em dois pilares: tecnologia e burocracia. No que diz respeito à tecnologia, a coordenação de atividades é feita pela organização do trabalho 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 85 e tecnologia empregada, que podem permitir, por exemplo, automação do processo. No que diz respeito à burocracia, o controle está ligado ao conjunto de regras racionais que estão na base das relações sociais da organização. Neste sentido, a burocracia pode agir de forma coercitiva, ou capacitadora, no controle organizacional. 3. Controle de terceira ordem: controle por premissas e cultura. Neste caso, a coordenação dos trabalhos é obtida através de um sistema de partilha de pressupostos, crenças e valores que orientam o comportamento dos indivíduos em nível mais profundo. Trata-se de um mecanismo de controle mais implícito do que os demais. Além dos tipos de controle que servem para controlar o desempenho organizacional, você deve saber também que desde que se começou a considerar a necessidade do controle na organização, este tem sido orientado à exceção, conforme se verifica nos estudos de Taylor. Para ele, as tarefas da organização deveriam ser padronizadas (uma espécie de planejamento) e executadas conforme o planejado. O controle consistiria em buscar a exceção à regra, ou seja, encontrar os casos nos quais as tarefas estivessem sendo realizadas de maneira diferente do previsto inicialmente! Assim, nos diferentes níveis de controle percebe-se a existência de uma sequência de atividades para a realização do controle. Essa sequência busca assegurar que o controle possa exercer sua tarefa central de, encontrando a exceção à regra, agir corretivamente. São quatro as fases do controle nas organizações: 1. Estabelecimento de padrões de desempenho e critérios para comparação futura; 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 85 2. Avaliação dos resultados e desempenhos alcançados pela organização; 3. Comparação entre o desempenho/resultado alcançado e o desempenho/resultado fixado inicialmente; 4. Estabelecimento de ações corretivas para corrigir os rumos. Discutindo sobre o que deve ser avaliado, medido e controlado nas organizações, Chiavenato (2005, apud Chiavenato 2007)) afirma que elas se preocupam com os resultados, com o desempenho e com os fatores críticos de sucesso. No que diz respeito à medição do desempenho, o referido autor afirma que os aspectos mais focalizados são (transcrevo aqui conforme dito pelo autor, para que você veja exatamente como a banca pode cobrar): 1. Lucratividade: está relacionada ao volume de dinheiro gerado após deduzidas as despesas. É a medida em que as receitas ultrapassam os custos. As medidas de lucratividade mais usadas: vendas liquidas (total de vendas em reais menos custos de produção dos bens/serviços), ganhos por fatia de estoque, retorno do investimento, e outras. 2. Competitividade: diz respeito ao sucesso de uma empresa em relação aos seus concorrentes. As medidas de competitividade mais usadas são: percentagem da fatia de mercado e volume total de vendas para um certo produto, como percentagem do volume total de vendas de todos os produtores. 3. Eficiência: significa o alcance de resultados com o mínimo uso de recursos. É a porcentagem dos recursos realmente utilizados sobre os recursos que foram planejados para serem utilizados (...) 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 85 A eficiência analisa o lado da entrada do sistema e mede o desempenho do gerenciamento do sistema. Todas as entradas do sistema podem ser submetidas à avaliação de eficiência: mão-de-obra, pessoal administrativo, equipamento (ou utilização), material, informações etc. As medidas de eficiência mais usadas são: recursos aplicados por unidade de saída; tempo de processamento por unidade produzidas, número médio de clientes servidos ou unidades produzidas por empregado; tempo médio de manutenção das máquinas e equipamentos. 4. Eficácia: é a porcentagem da saída real sobre a saída esperada. É relativa aos meios e coisas certas para atender às necessidades do cliente (...) A eficácia analisa o lado da saída do sistema e trata da implementação dos objetivos: fazer o que se planejou. As medidas de eficácia devem refletir se os resultados desejados estão sendo atingidos. As medidas de eficácia mais usadas são: número de clientes que retornam; satisfação do cliente; atendimento às necessidades da sociedade. 5. Qualidade: refere-se à adequação em relação às especificações ou requisitos ou superação dos mesmos. As medidas mais usadas são: percentagem de produtos que atendem aos critérios 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 85 de qualidade; número de reclamações de clientes; número de produtos rejeitados; satisfação do cliente. 6. Inovação: é o grau em que se produz novas ideias ou se adaptam velhas ideias para criar resultados lucrativos. As medidas: número de patentes obtidas para os novos produtos; número de novos produtos/serviços desenvolvidos, número de sugestões de empregados implementadas; volume de dinheiro economizado por melhorias continuar nos processos de trabalho. 7. Produtividade: é a relação entre as saúdas e as entradas do sistema. (...) As medidas de produtividade podem ser aplicadas para cada entrada ou combinação de entradas, vendas, custos etc. Utilizam razões simples, como toneladas por homem-hora (esperadas e reais), produção por operário-dia. 8. Qualidade de vida no trabalho: tem relação com os aspectos do ambiente físico e psicológico do trabalho que são importantes para os funcionários. As medidas mais usadas são: satisfação dos empregados; índice de rotatividade e de absenteísmo dos funcionários; índice de acidentes no trabalho. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 85 Apresento ainda o conceito de efetividade, que é o grau do impacto gerado pelos produtos e serviços da organização sobre o seu ambiente, sendo mais ligado à Missão da organização e de mais difícil mensuração. Todos esses fatores são importantes para que aorganização estruture o seu sistema de medição de desempenho, mas você não deve apenas decorá- los. Vale a pena entendê-los de verdade, pois a sua banca pode cobrar de uma forma diferente... O objetivo é que você saiba resolver a questão até se a banca pedir o assunto conforme mencionado por um autor muito específico! Assim, busque entender o assunto que acabamos de estudar, para que possa aplicar o conhecimento na questão de prova! 4.5. A função coordenação A função "coordenação" não faz parte do processo administrativo moderno, tendo sido "engolida" pela função direção. Trata-se de uma função prevista nas funções administrativas de Henry Fayol, pai da Teoria Clássica da Administração. Segundo ele, as funções administrativas seriam: Prever: trata-se de avaliar o futuro e traçar um plano de ação para chegar até ele. Organizar: trata-se da atividade que proporciona os recursos materiais e sociais para a empresa, tais como matérias-primas, recursos financeiros, pessoas, etc. Comandar: é a atividade de dirigir o pessoal da organização. Coordenar: É a criação de harmonia entre as atividades, esforços e atos do negócio com o objetivo de facilitar o sucesso do trabalho. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 85 Controlar: trata-se da verificação dos trabalhos para que se certifique de que tudo está caminhando conforme o planejado. 5. Abordagem Sistêmica: a organização enquanto sistema aberto. Essa é uma importante abordagem da moderna administração, sendo a única que foi cobrada na sua prova. Recomendo atenção para bem compreendê-la! 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 85 Gostaria que vocês soubessem que a concepção de ser humano por traz da visão sistêmica é a de homem funcional. Nela, o ser humano desempenha papéis no sistema em que se insere, sendo guiado por inventivos mistos. O homem funcional tem expectativas sobre os papeis das outras pessoas no sistema e busca deixar claras essas expectativas, reforçando ou modificando os papeis dos indivíduos. Neste sentido, a organização é um grande sistema de papéis, na qual os indivíduos desempenham suas partes. Considera-se ainda que os indivíduos possam ser incentivados por incentivos mistos. A abordagem sistêmica surge a partir da Teoria Geral dos Sistemas (TGS) de Ludwig von Bertalanffy. Esse sujeito pensou o seguinte: - Será que é possível criar uma teoria geral para proporcionar princípios básicos para todas as ciências, como a biologia, física, sociologia? - Pois bem, a resposta que ele mesmo deu foi: SIM! A partir dessa pergunta ele desenvolveu a TGS. Segundo a TGS, as ideias clássicas de reducionismo (decomposição do todo em cada detalhe), pensamento analítico (análise de cada detalhe) e mecanicismo não serviriam para a análise das ciências. O ideário deveria ser substituído pelo: Expansionismo (olhar o “todo”, no qual a parte se insere). Pensamento sintético (sintetizar as coisas pelo papel que exercem no todo). Teleologia (a causa é uma condição necessária, mas nem sempre levará a uma dada consequência). Trata-se de uma verdadeira revolução na forma de pensar as coisas. O foco deveria estar não mais dentro da própria organização, mas na relação 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 33 de 85 que as partes da organização tinham entre si e com o ambiente externo! Além disso, as relações do tipo “uma causa gera um efeito”, são abandonadas, pois cada causa pode ter diversos efeitos, e um efeito pode ter diversas causas. A TGS foi bastante influenciada pelo desenvolvimento da cibernética, que buscava ser uma ciência interdisciplinar, com foco na sinergia entre os conhecimentos científicos. A ideia central dessa abordagem aplicada à administração leva à conclusão de que a organização pode ser vista como um sistema que interage com o seu ambiente, ou seja, que recebe insumos (inputs), realiza o processamento desses insumos, e apresenta saídas (outputs) para o ambiente. Além disso, o próprio ambiente realimenta o sistema por meio de novos insumos, que gerarão novos processamentos e saídas. Percebe-se, desse modo, a existência de 5 componentes dos sistemas como um todo (inclusive o sistema organizacional): 1. Insumos ou entradas (inputs). 2. Processamento. 3. Saídas (outputs). 4. Retroação. 5. Ambiente que envolve o sistema. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 85 Nesse contexto, é importante saber também que, quando visualizamos o sistema dessa forma, a parte de processamento é vista como uma “caixa-preta”, ou seja, nessa análise, não se sabe ao certo o que é executado dentro do processamento. Esse conceito é também chamado de Black Box. Perceba que, se resolvêssemos estudar o que acontece dentro desse processamento, poderíamos enxergar vários outros subsistemas operando um dentro do outro. Assim, a TGS se fundamenta em três premissas: 1. Os sistemas estão dentro de sistemas maiores. 2. Os sistemas são abertos e interagem com o ambiente. 3. As funções exercidas pelo sistema dependem da sua estruturação. Chiavenato (2011) nos lembra de que existem diversos conceitos para os sistemas. Como estamos diante de um concurso de uma banca que faz pensar, reproduzo os conceitos levantados por este autor: Sistema é um conjunto de elementos em interação recíproca. Sistema é um conjunto de partes reunidas que se relacionam entre si formando uma totalidade. Entradas Saídas Processamento Realimentação 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 85 Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, cujo resultado final é maior do que a soma dos resultados que esses elementos teriam caso operassem de maneira isolada. Sistema é um conjunto de elementos interdependentes no sentido de alcançar um objetivo ou finalidade. Sistema é um grupo de unidades combinadas que formam um todo organizado cujas características são diferentes das características das unidades. Sistema é um todo organizado ou complexo; um conjunto ou combinação de coisas ou partes, formando um todo complexo ou unitário orientado para uma finalidade. A visão organizacional a partir dos sistemas é que a empresa (ou organização) é um sistema aberto que interage com o ambiente para receber insumos de todas as naturezas e fornecer produtos ou serviços como resultado do seu processamento interno. As organizações enquanto sistemas abertos possuem as seguintes características: 1. Importação de insumos (entradas). A organização depende de entradas de energia vindas do ambiente, em qualquer de suas formas, como informações, materiais ou pessoal, por exemplo. 2. Transformação (processamento interno). As organizações transformam os seus insumos em saídas para o ambiente no qual se insere. 3. Exportação (saída de produtos/serviços). Os insumosprocessados são exportados para fora da organização, sob a forma de produtos ou serviços. 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 85 4. Ciclos de eventos. As organizações importam e exportam constantemente para o ambiente, em uma atividade cíclica de entrada-processamento-saída-retroação-entrada-... 5. Entropia negativa (ou negentropia). A entropia é um processo de desorganização natural das coisas até sua morte. Associa ao seguinte: seria a entropia que nos envelhece e que leva à bagunça que pode se instalar no seu armário se você seguir usando sem cuidado. A entropia negativa é a força que o sistema usa para combater a entropia. Pode ser considerada também como o excesso de energia que o sistema importa do ambiente em relação ao que precisa gastar, utilizando-o para combater a entropia. É o reabastecimento de energias que a organização usa para manter sua estrutura organizacional com vigor. No armário de casa, a entropia negativa é o esforço para arrumá-lo de vez em quando, antes que ele se torne inutilizável. No nosso corpo, seria a possibilidade de vida eterna! 6. Retroação negativa (ou feedback negativo) e informação como insumo. Essa é uma característica igualmente interessante. Os sistemas abertos, assim como a organização, recebem informações não só sobre o ambiente externo, mas também sobre si mesmos, possibilitando o seu ajuste estrutural. O feedback negativo é a informação sobre a própria organização que mostra a inadequação de seu sistema interno ao ambiente. Quando retorna à organização, ele faz com que seus processos internos sejam modificados e melhorados. 7. Estado firme e homeostase dinâmica. Os sistemas mantêm o seu funcionamento estável a partir do que recebem e do que fornecem para o meio ambiente. Este equilíbrio é mantido por meio do processo de homeostase dinâmica. A homeostase é uma propriedade dos sistemas abertos de manter seu ambiente interno regulado para se ajustar dinamicamente aos 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 85 acontecimentos do ambiente externo. Um dos exemplos mais comuns de homeostase no corpo humano é o fato da temperatura interna do corpo tender ao equilíbrio independentemente da temperatura externa subir ou descer muito. O sistema biológico regula automaticamente a temperatura interna por meio da interação de seus diversos subsistemas para combater o frio (tremendo, arrepiando...) ou aliviar o calor (suando...). A organização faz o mesmo quando está constantemente buscando certa estabilidade interna apesar das constantes interações com o meio ambiente. 8. Diferenciação. Nas organizações enquanto sistemas abertos o sistema organizacional tende a se diferenciar internamente em funções especializadas, diferenciadas e estruturadas em hierarquia. 9. Equifinalidade. A organização enquanto sistema aberto pode atingir o fim que deseja, mesmo partindo de diferentes pontos de partida e passando por diferentes caminhos. A própria estabilidade do sistema organizacional pode ser atingida por mais de um meio diferente. 10. Fronteiras ou limites do sistema. Assim como nas fronteiras territoriais do Brasil, as fronteiras da organização enquanto sistema aberto separam o que é interno ao sistema daquilo que é de fora. Elas definem até onde o sistema pode atuar e qual o nível de abertura do sistema em relação ao ambiente. Uma frase que sintetiza muito bem o pensamento sistêmico, com a percepção da interação de todas as suas partes gerando algo maior que se relaciona com o ambiente é: “o todo é maior do que a soma das partes!” Na verdade, quando se diz “é maior”, você deve entender que isso acontece devido ao bom funcionamento do sistema. Uma compreensão mais 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 38 de 85 ampla considera que o todo sistêmico também pode ser um resultado menor do que a soma das partes. Isso acontece quando um sistema pode estar com seu funcionamento prejudicado, pois o que se busca no sistema é justamente que o todo seja maior que a soma das partes. Com isso encerro a teoria dessa aula demonstrativa. Espero que vocês tenham gostado. Um forte abraço e boa continuação com os estudos! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier 6. Questões comentadas. QUESTÕES SOBRE PROCESSO ADMINISTRATIVO E ADMINISTRAÇÂO EM GERAL 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 39 de 85 1. (CESGRANRIO/PETROBRAS/Técnico de Suprimentos de Bens e Serviços Júnior - Administração/2014) O planejamento é um processo que requer o emprego de uma metodologia adequada, de modo a poder contribuir positivamente para a eficácia, a eficiência e o desenvolvimento da empresa. Cada nível organizacional demanda um diferente tipo de planejamento, porém todos devem estar alinhados com os objetivos estabelecidos para a empresa. Em relação aos diferentes tipos de planejamento, considere as afirmações abaixo. I - O planejamento estratégico tem um impacto amplo e profundo, e seu horizonte é de longo prazo na organização. II - O planejamento operacional tem como principal objetivo traduzir as decisões estratégicas em ações efetivas, e seu horizonte é de médio prazo. III - O planejamento tático é direcionado para cada processo ou projeto da organização, sendo aplicado nas tarefas rotineiras da empresa, e o seu horizonte é de curto prazo. É correto APENAS o que se afirma em a) I b) II c) I e II d) I e III e) II e III Comentário: Vamos analisar cada item em separado: I - está correto. O planejamento estratégico realmente olha o longo prazo da organização de forma sistêmica, sendo o mais amplo e profundo de todos. II - Errado. O planejamento operacional tem horizonte de curto prazo. III - Errado. O planejamento tático olha para o médio prazo, vendo cada departamento ou área da organização, e não voltado para processos específicos no curto prazo. Assim, apenas o item I está correto. GABARITO: A. 2. (CESGRANRIO/PETROBRAS/Enfermeiro do Trabalho Júnior/2014) No processo administrativo, são funções do controle: a) o controle pré-ação, o controle concorrente e o controle por feedback b) o controle gráfico, o controle documental e o controle por relatórios 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 40 de 85 c) controle da qualidade, o controle da quantidade e o controle dos custos d) o controle formativo, o controle somativo e o controle avaliativo e) o autocontrole, a auditoria interna e a auditoria de resultados Comentário: Questão bem direta, que cobra que o candidato conheça os três principais tipos de controle: o pré-ação, o de direção (concorrente) e o de feedback. GABARITO: A. 3. (CESGRANRIO/FINEP/Analista/2014) Uma empresa está em franca expansão e, para dar suporte a essa expansão, ampliou suas instalações, quadro de pessoal, produção e vendas. Todo esse movimento é resultado de uma ampla ação de busca pela competitividadee eficiência. Essa ação consistiu no ordenamento dos recursos e das funções a fim de facilitar o trabalho e criar uma nova estrutura para a empresa. No processo administrativo, a ação se refere à função a) Planejamento b) Direção c) Organização d) Controle e) Coordenação Comentário: A função que coordena recursos, da forma mencionada pela questão, é claramente a de organização. GABARITO: C. 4. (CESGRANRIO/Petrobras/Técnico em Comercialização e Logística Júnior/2014) A função administrativa que é responsável por influenciar e orientar as atividades relacionadas às tarefas de diversos membros da equipe ou da empresa como um todo é denominada a) controle b) planejamento c)organização d) estratégia e) direção Comentário: A função que direciona os trabalhos, buscando orientar os funcionários, motivá-los, liderando-os para o sucesso organizacional é a função direção. A propósito, não existe função "estratégia". 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 41 de 85 GABARITO: E. 5. (CESGRANRIO/CFET-RJ/Assistente em Administração/2014) Uma empresa que foi recém- inaugurada está-se estrurando para que possa crescer de maneira organizada. Para isso, está estabelecendo uma série de padrões que deverão ser atendidos nos diferentes processos que são realizados na produção e que servirão como indicadores de desempenho. Ao estabelecer padrões para seus processos e indicadores de desempenho, que função da administração a empresa está realizando? a)Planejamento b) Direção c) Controle d) Organização e) Coordenação Comentário: Questão mal feita, merecia ser anulada. Isso porque a definição de padrões de desempenho pode ser considerada tanto parte do processo de planejamento (o planejamento dos indicadores que serão utilizados para medir o desempenho quando as tarefas forem realizadas), quanto parte do próprio processo de controle. Infelizmente, a banca considerou "controle" como resposta, não anulando a questão. Essa é uma importante referência para futuras questões do mesmo tipo pela mesma banca. GABARITO considerado: C. 6. (CESGRANRIO/IBGE/Supervisor de Pesquisas - Administração/2014) Uma empresa do setor alimentício tem tido alguns problemas no fluxo produtivo, e isso tem ocasionado falta de seus produtos acabados. Para solucionar o problema, o gerente da unidade estabeleceu um sistema para acompanhar o fluxo de produção, que possibilita detectar desvios e proporcionar ações corretivas para que o fluxo volte à normalidade. A solução encontrada pelo gerente refere-se a que função da administração? a) Planejamento b) Coordenação c) Organização d) Controle e) Direção Comentário: 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 42 de 85 No exemplo, o gerente faz verificações do trabalho para verificar desvios. Na verdade, está realizando um controle de direção para que os resultados possam ser atingidos. GABARITO: D. 7. (CESGRANRIO/FINEP/Analista/2014) A administração se utiliza de quatro funções básicas para cumprir seu papel no mundo organizacional. Considere as funções da administração conceituadas a seguir. I - Planejamento – processo administrativo que consiste em verificar se tudo é realizado de acordo com o que foi planejado e com as orientações dadas. II - Direção – processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas já planejadas. III - Organização – processo administrativo que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e equipamentos, de acordo com as necessidades, com vistas ao que foi planejado. É (São) correta(s) APENAS a(s) conceituação(ões) a) I. b) II. c) III. d) I e III. e) II e III. Comentário: Vamos avaliar cada um dos itens sobre o processo administrativo: I) Errado. Planejamento é a tomada de decisão sobre o futuro desejado e o caminho para alcançá-lo. A verificação posterior é da função "controle". II) Certo. A direção é a condução e coordenação dos trabalhos, como colocado no item, por meio do uso da comunicação para liderar e motivar os funcionários. III) Certo. O processo de organização está ligado à obtenção e disposição dos recursos pela organização, como mencionado pelo item. GABARITO: E 8. (CESGRANRIO/IBGE/Analista - Recursos Materiais e Logística/2013) A eficácia do processo de administrar pode ser considerada uma questão de organização do raciocínio com o objetivo de se tomarem decisões. As decisões que buscam, de alguma maneira, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são as de a) controle b) execução c) liderança d)organização 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 43 de 85 e) planejamento Comentário: A tomada de decisões sobre o futuro desejado é claramente uma função do planejamento. GABARITO: E. 9. (CESGRANRIO/IBGE/Supervisor de Pesquisas - Administração/2014) Uma empresa do setor de turismo está iniciando um processo de mudança em sua estrutura, atividades, público-alvo, etc. Isso é consequência de um novo direcionamento para o posicionamento da empresa no mercado. As mudanças que estão ocorrendo na empresa são decorrentes de que função da administração? a) Centralização b) Planejamento c) Previsibilidade d) Mix de marketing e) Divisão do trabalho Comentário: Questão redigida de forma diferente, para confundir. A empresa tomou decisões para mudança do seu foco. A mudança é decorrente de quê? Das decisões tomadas anteriormente, no processo de planejamento! GABARITO: B. 10. (FCC/TRE-RR/Analista Judiciário – Biblioteconomia/2015) Em relação ao planejamento, é correto afirmar que a) o planejamento operacional decide "o que fazer" e "como fazer". b) o planejamento estratégico é o desdobramento do planejamento tático. c)as grandes estratégias de uma organização são definidas a partir da soma de seus planos táticos. d)o planejamento em bibliotecas e unidades de informação localiza-se, frequentemente, nos níveis da alta administração e estratégico. e)o planejamento da unidade de informação ocorre de forma independente, sem vinculação direta com o da direção da organização. Comentário: Vamos ver cada uma das alternativas: A) Certa! O planejamento operacional é o último desdobramento dos três níveis de planejamento, sendo o mais específico para a tarefa, indicando 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 44 de 85 exatamente quais as tarefas (o que fazer) e quais os procedimentos (como fazer). B) Errada. É o contrário, o tático é que é desdobramento do estratégico. C) Errada. As estratégias vêm do plano estratégico. D) Errada. O planejamento de um setor, como os mencionados, normalmente é tático, e não estratégico. Se for em termos das tarefas e procedimentos, poderíamos até dizer que se aproxima do operacional. E) Errada. Todo o planejamento da organização é integrado nos diferentes níveis. Não há planejamento independente. GABARITO: A. 11. (FCC/TRT3/Analista Judiciário – Biblioteconomia/2015) A função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho a fim de assegurar que os objetivos organizacionais e os planos estabelecidos para alcançá-los sejamatingidos, é a de a) organização. b)planejamento. c) controle. d) previsão. e) direção. Comentário: A função ligada ao acompanhamento do desempenho e tomada de ações corretivas é o controle! GABARITO: C 12. (FCC/CNMP/Técnico do CNMP – Administração/2015) O processo administrativo é composto por quatro funções específicas: planejamento, organização, direção e controle. Sobre controle, considere: I. Um dos primeiros passos é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar e manter. II. Processo pelo qual são fornecidas informações de retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. III. Define meios para possibilitar a realização de resultados. Está correto o que consta em a) I, II e III. b) I e II, apenas. c) I, apenas. d) II e III, apenas. e) I e III, apenas. Comentário: Vamos ver cada um dos itens, pensando em buscar informações sobre o controle: 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 45 de 85 I. Um dos primeiros passos é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar e manter. Certo. É uma das formas de ver a coisa. É possível considerar que a definição de objetivos e padrões faz parte do controle sim, mas a banca também poderia considerar que esta atividade faz parte do planejamento. Das duas formas estaria correto! II. Processo pelo qual são fornecidas informações de retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. Certo. O controle é a função de verificação e retroação para que o processo ande de acordo com o esperado. III. Define meios para possibilitar a realização de resultados. Errado. De forma geral, a função que define os meios para possibilitar a realização de objetivos é o planejamento. Assim, I e II estão corretas. GABARITO: B. 13. (FCC/MPE-AM/2013) Planejamento é o processo de tomar decisões sobre o futuro. O resultado do processo de planejamento é a preparação de planos, que são guias para a ação futura. Um plano deve conter a) objetivo, curso de ação, previsão dos recursos necessários e meios de controle. b) apenas o resultado futuro desejado. c) a definição exclusivamente dos objetivos de longo prazo da organização. d) o estudo do ramo de negócios baseado em informações. e) todos os indicadores de funcionamento da economia. Comentário: Questão bastante interpretativa. Você tinha que procurar a alternativa mais genérica sobre o que deve estar incluído em um plano, resultado do processo de planejamento. Neste sentido, a alternativa mais geral e associada ao plano é a letra A. GABARITO: A. 14. (FCC/MPE-AP/Técnico Ministerial/2012) O planejamento almeja desenvolver planos para os objetivos pré-determinados. Há três principais dimensões de planejamento em níveis diferentes da organização. Os administradores no nível superior de qualquer organização ou órgão público, têm de enfrentar um sem-número de problemas de relacionamento com o ambiente onde ele atua ou ainda problemas interdepartamentais, como a alocação de recursos, ou seja, quem ganha o quê. Eles trabalham com um alto 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 46 de 85 grau de incerteza e complexidade e contam com o planejamento a) Operacional. b) Tático. c) Estratégico. d) Financeiro. e) Econômico Comentário: O planejamento que acontece no nível mais elevado, com visão de longo prazo e incerteza é o estratégico! GABARITO: C 15. (FCC/MPE-AP/Técnico Ministerial – Auxiliar Administrativo/2012) O controle que se preocupa com a empresa, organização ou órgão público no passado é chamado de a) Prévio. b) Simultâneo. c) Intermediário. d) Feedback. e) Monitoria. Comentário: O controle que observa a situação passada é o controle de resultado, ou controle pós-ação, que é um feedback. GABARITO: D 16. (FCC/TRF 2ª Região/2012) Planejamento é o processo de determinar os objetivos organizacionais, como atingi- los e é hierarquizado a partir das perspectivas: a) marketing, tecnologia, produção e mercado. b) missão, valores e visão. c) financeira, do cliente, interna e de aprendizado e crescimento das pessoas. d) estratégicas, táticas e operacionais. e) da eficiência, eficácia, efetividade e economicidade. Comentário: Questão que fala da hierarquização dos níveis de planejamento, que são o estratégico, tático e operacional. Apesar disso, ela foi redigida de modo a confundir as pessoas que já estudaram o BSC, que fala nas perspectivas financeira, cliente, processos internos e aprendizado e crescimento... cuidado!!!! GABARITO: D. 17. (FCC/TCE-PR/Analista de Controle/2011) Fazer que algo aconteça do modo como foi planejado é a definição de 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 47 de 85 a) organizar. b) coordenar. c) prospectar estrategicamente. d) controlar. e) motivar. Comentário: Questão esquisita. Logo que vi, fui procurar a função “direção” que a banca não colocou, justamente para evitar ter que seguir rumo à anulação. Agora fica a pergunta: qual das outras funções também está ligada a garantir que as coisas aconteçam conforme o planejado? O controle e ação corretiva. GABARITO: D. 18. (FCC/TJ-AP/Analista Judiciário – Administração/2009) Característica específica do planejamento organizacional tático é a) limitar as variáveis envolvidas para reduzir a incerteza e permitir a programação. b) lidar com elevados graus de incerteza em face das coações e contingências que não pode prever. c) incluir um grau reduzido de incerteza graças ao nível detalhado de programação e racionalização das atividades envolvidas. d) desafiar os níveis elevados de incerteza através da mobilização de fatores como a criatividade e a inovação. e) trabalhar com a lógica dos sistemas fechados visando alcançar elevado nível de regularidade e eficiência. Comentário: Questão fortemente interpretativa sobre o desdobramento do planejamento estratégico em tático. Vejamos as alternativas: A) Certo. No planejamento estratégico há muita incerteza – que tende a ser reduzida nos níveis abaixo, que começam a lidar com elementos mais objetivos. B) Errado. Elevados graus de incerteza são características do planejamento estratégico. C) Errado. O nível apropriado para se falar em grande detalhamento de programações é o operacional. D) Errado. Não faz sentido nenhum falar em desafiar... E) Errado. A lógica não é de sistemas fechados em nenhum nível do planejamento. GABARITO: A. 19. (FGV/TJ-SC/Analista Administrativo/2015) Um diretor de marketing afirmou que a maior parte de seu tempo era dedicada a funções de planejamento. É uma função de planejamento, na área de marketing: 0 00000000000 - DEMO Noções de Administração p/ IBGE Agente Censitário - Administrativo - Teoria e Exercícios Prof. Carlos Xavier ʹ Aula 00 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 48 de 85 a) distribuição dos vendedores por área geográfica; b) avaliação da satisfação dos clientes; c) estruturação do departamento de marketing; d) definição da estratégia comercial; e) atribuição de bônus aos vendedores. Comentário: As funções de planejamento estão ligadas às decisões sobre o futuro desejado e sobre os caminhos para se chegar lá. Com isto em mente, percebemos que, de forma mais objetiva, a única relação que se pode fazer
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