Excel-®-_2-em-1_-do-básico-ao-intermediário-by-Luiz-Felipe-Araujo-

Prévia do material em texto

Excel ® (2 em 1): Do básico ao Intermediário
Por Luiz Felipe Araujo
Publicado por:
Luiz Felipe Araujo
Copyright © 2018, Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste livro
poderá ser arquivada, reproduzida ou transmitida por qualquer meio, físico
ou digital.
1 2 3 7 6 4 4 2 2 1
 
E-mail para contato:
exceldevbr@gmail.com
O mercado de trabalho já não mais considera o Excel como uma ferramenta
opcional que pode facilitar a contratação de um profissional, a plataforma
se tornou fundamental e necessária para todos. Cada vaga pode exigir um
diferente nível de conhecimento, o primeiro passo é a aquisição de uma
base sólida que irá permitir um aprofundamento sem falhas, vícios ou
desconhecimento de funções essenciais.
A dinâmica de aprendizado é sempre favorecida e acelerada com o apoio de
literatura técnica. A leitura de explicações, exemplos e observações, ajudam
não apenas a velocidade de aprendizado, como também a qualidade do
mesmo. Aprender da maneira correta é fundamental para dominar as
famosas planilhas eletrônicas.
INTRODUÇÃO
O Excel é uma plataforma extremamente fácil de aprender em seus
conceitos iniciais, porém pode ser demorado dominar todas as suas
ferramentas e possibilidades. Este livro tem por objetivo, orientar o leitor
em forma de um curso rápido e objetivo sobre as funcionalidades da
plataforma de planilhas da Microsoft.
Serão abordadas mecânicas que vão permitir ao usuário realizar desde
tarefas básicas até funcionalidades elaboradas como, por exemplo: análises
de dados, manipulação de informações, tratamento de dados, importação de
dados, formatação, funções e fórmulas. Todos os conceitos abordados serão
exemplificados e demonstrados de diversas formas diferentes através de
uma didática ilustrativa, clara e objetiva.
A metodologia sugerida de aprendizado gira em torno da leitura do material
em conjunto com aplicação e prática para fixar os conhecimentos
adquiridos. O livro também pode se comportar como um guia para os
usuários seguirem ao longo de suas tarefas diárias, sejam estas profissionais
ou pessoais, podendo ser consultado de forma rápida e prática.
INTRODUÇÃO
INTERFACE
ESTRUTURA BÁSICA
CÉLULAS
ABAS
BARRA DE FÓRMULAS
BARRA DE FERRAMENTAS
PÁGINA INICIAL
INSERIR
LAYOUT DA PÁGINA
FÓRMULAS
DADOS
REVISÃO
EXIBIÇÃO
ATALHOS
MENU E OPÇÕES
SALVAR, SALVAR COMO, ABRIR E FECHAR
INFORMAÇÕES
RECENTE
NOVO
IMPRIMIR
SALVAR E ENVIAR
AJUDA
OPÇÕES
PRIMEIROS PASSOS
ENTRADA DE DADOS
INSERIR CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS
APAGAR CÉLULAS, LINHAS E COLUNAS
OCULTAR/EXIBIR PLANILHAS
https://calibre-pdf-anchor.a/#a7
https://calibre-pdf-anchor.a/#a15
https://calibre-pdf-anchor.a/#a50
INSERIR/EXCLUIR PLANILHAS
PERSONALIZAR GUIAS
OCULTAR/EXIBIR LINHAS E COLUNAS
OPERAÇÃO MATEMÁTICA BÁSICA
FUNÇÕES
SALVAR O ARQUIVO
ÁREA DE TRANSFERÊNCIA
COPIAR RECORTAR E COLAR
COLAR ESPECIAL
FORMATAÇÃO
FORMATAÇÃO DE TEXTO E CÉLULA
ALINHAMENTO
QUEBRAR TEXTO AUTOMATICAMENTE
MESCLAR E CENTRALIZAR
ESTILOS
NÚMEROS
FORMATAÇÃO CONDICIONAL
INSERIR REGRA
MAIS REGRAS
COMBINAÇÃO DE REGRAS
GRÁFICOS
GRÁFICO RÁPIDO
SELEÇÃO DE DADOS
SELECIONAR INTERVALO DE DADOS
SELECIONAR SÉRIES INDIVIDUAIS
DESIGN DO GRÁFICO
LAYOUT
FORMATAR
https://calibre-pdf-anchor.a/#a88
https://calibre-pdf-anchor.a/#a97
https://calibre-pdf-anchor.a/#a118
https://calibre-pdf-anchor.a/#a130
PADRONIZE E ORGANIZE OS GRÁFICOS
MINIGRÁFICOS
INSERIR MINIGRÁFICO
CONFIGURAR O MINIGRÁFICO
FÓRMULAS E FUNÇÕES
FÓRMULAS X FUNÇÕES
ARRASTAR FÓRMULAS E FUNÇÕES
BIBLIOTECA
FERRAMENTA “INSERIR FUNÇÃO”
FUNÇÕES CONDICIONAIS
SE ()
E()
OU()
FUNÇÕES DE MANIPULAÇÃO DE CADEIA DE TEXTO
ESQUERDA()
EXT.TEXTO()
DIREITA()
TEXTO()
ARRUMAR()
LETRAS MAIÚSCULAS E MINÚSCULAS
VERIFICAR CÉLULA
FUNÇÕES DE SOMA E MÉDIA
SOMA()
SOMARPRODUTO ()
SUBTOTAL()
SOMASE()
MEDIA()
MEDIASE()
OUTRAS FUNÇÕES MATEMÁTICAS
MÍNIMO ()
https://calibre-pdf-anchor.a/#a154
https://calibre-pdf-anchor.a/#a163
MÁXIMO ()
MENOR ()
MAIOR()
FATORIAL()
ARREDONDAMENTOS
ARRED()
ARREDONDAR.PARA.BAIXO()
ARREDONDAR.PARA.CIMA()
DATA E HORA
FUNÇÕES DE LOCALIZAÇÃO
ÍNDICE()
CORRESP()
ÍNDICE(CORRESP())
INDICE(CORRESP(); CORRESP())
PROCV()
DIASTRABALHOTOTAL()
FUNÇÕES DE HORÁRIO
FUNÇÕES DE DATA
RASTREAR PRECEDENTES E DEPENDENTES
CÁLCULO AUTOMÁTICO E MANUAL
TABELAS
INSERIR TABELA
DESIGN DA TABELA
CLASSIFICAÇÃO E FILTROS
FILTROS
FILTRO EM TABELA
FILTRO EM INTERVALO DE DADOS
LOCALIZAR E SUBSTITUIR
https://calibre-pdf-anchor.a/#a278
https://calibre-pdf-anchor.a/#a282
https://calibre-pdf-anchor.a/#a285
https://calibre-pdf-anchor.a/#a294
https://calibre-pdf-anchor.a/#a302
LOCALIZAR
SUBSTITUIR
OPÇÕES AVANÇADAS
TEXTO PARA COLUNAS
DELIMITADO
LARGURA FIXA
REMOVER DUPLICATAS
CONGELAR PAINÉIS
IMPRESSÃO
https://calibre-pdf-anchor.a/#a314
https://calibre-pdf-anchor.a/#a323
https://calibre-pdf-anchor.a/#a326
https://calibre-pdf-anchor.a/#a329
INTERFACE
Este aspecto será o único que apresentará uma pequena diferença de acordo
com a versão do Excel, porém a diferença por muitas vezes é extremamente
sutil e muito relacionada ao menu suspenso.
Obs 1: Caso você já possua uma familiaridade com a interface do Excel,
poderá começar a sua leitura no capítulo: “Primeiros Passos”.
Obs 2: Alguns conceitos poderão ser brevemente apresentados neste
capítulo e posteriormente aprofundados em seus respectivos capítulos.
Para facilitar o aprendizado, a interface será apresentada em camadas,
partindo da estrutura básica, até os recursos disponíveis no menu e nas
opções. São consideradas estruturas básicas aquelas que são responsáveis
pela mecânica básica do Excel, em outras palavras, a engrenagem
fundamental responsável pelo funcionamento das planilhas eletrônicas,
conforme será apresentado a seguir.
Sequência de abordagem da interface:
Estrutura Básica
A estrutura básica consiste em três elementos que sempre serão visíveis
para o usuário.
Os três principais conceitos são:
Células
Elementos nos quais os dados são inseridos, toda célula possui coordenadas
de linha e coluna, onde a princípio as colunas são em letras (A, B, C, D...) e
as linhas em números (1,2,3,4...)
Nesta imagem, é possível observar uma célula selecionada nas coordenadas
linha 3 e coluna C.
Abas
São normalmente chamados de Abas ou Guias e Permite alterar entre
espaços de trabalho (Planilhas), esta funcionalidade é extremamente
necessária para organizar as informações e mesmo assim mantê-las dentro
de um mesmo arquivo.
Neste exemplo, a segunda aba está selecionada. Cada guia representa um
espaço de trabalho distinto dentro da mesma pasta de trabalho.
Barra de Fórmulas
Local onde as fórmulas serão inseridas para realizar cálculos e operações
lógicas. Enquanto por padrão a célula mostra o resultado, a barra de
fórmulas mostrará as operações que estão sendo realizadas.
Antes de prosseguir para os próximos elementos da interface, é preciso
abordar de maneira rápida os primeiros passos na plataforma, entender o
funcionamento da entrada de dados e as formas de manipulação da
informação.
Barra de ferramentas
A barra de ferramentas do Excel pode passar uma imagem de complexidade
para iniciantes, porém as suas funcionalidades são relativamente simples.
Para dominar todas as possibilidades é necessária certa prática.
Existem inicialmente sete guias de divisões da barra de ferramentas, cada
uma funciona como uma aba com agrupamentos de conteúdos similares:
A seção a seguir irá apresentar sequencialmente as ferramentas presentes
em cada guia, dando um breve resumo sobre a sua funcionalidade. Algumas
delas possuem uma maior importância e utilidade, principalmente para
usuários iniciantes. Estas ferramentas serão exploradas detalhadamente nos
próximos capítulos.
Página Inicial
Inserir
 
Layout da Página
 
Fórmulas
 
Dados
 
Revisão
 
Exibição
 
Atalhos
O Excel utiliza um conceito de barra de ferramentas chamada de “Ribbon”,
o qual permite uma série de facilidades. Atalhos de menu são pouco
utilizados pela maioria dos usuários pelo fato de exigirem uma série de
combinações, algumas vezes não tão intuitivas, por outro lado usuáriosque
treinam a sua utilização, em pouco tempo conseguem aumentar
drasticamente a produtividade não apenas no Excel mas também em outros
softwares do pacote Office.
Para visualizar os atalhos basta pressionar Alt.
 
Uma vez que o Alt é pressionado a dica dos próximos atalhos são
mostradas no menu superior.
 
Por exemplo:
Pressionar Alt → S leva até o menu de dados
Posteriormente os atalhos dos demais menus são apresentados. Desta forma
é possível navegar por praticamente todas as opções do Excel apenas pelos
atalhos relacionados ao Alt, uma vez que se ganhar prática, é possível
decorar diversos caminhos de maneiras rápidas, como por exemplo:
 
Alt → S → F
Aplica filtros
Alt → S → RE
Remove duplicatas
Caso em algum momento seja desejado sair do modo atalho de menu, pode-
se pressionar ESC e então os atalhos superiores serão ocultados.
 
Menu e Opções
O menu estará sempre localizado no canto superior esquerdo da tela, o qual
poderá ser acessado clicando em “Arquivo”, com exceção do Excel 2007
que apresenta o acesso ao menu por um símbolo do office, conforme a
imagem abaixo:
Ao abrir o menu suspenso “Arquivo”, as versões mais recentes do Excel
terão algumas novidades, como as informações da pasta de trabalho, onde
será possível encontrar algumas opções interessantes conforme apresentado
na imagem abaixo:
O menu de informações apresenta as seguintes opções:
Salvar, Salvar Como, Abrir e Fechar
Estas são as opções básicas de um software para realizar o arquivamento,
abertura de outros arquivos ou fechar o arquivo atual.
Informações
1. Permissões
As permissões são formas de proteger o arquivo contra edições, podendo
criar senhas de acesso, torna-lo apenas leitura e etc.
2. Preparar para compartilhamento
São opções relevantes para verificar antes de compartilhar o arquivo com
outros usuários, aqui será possível verificar questões de compatibilidade
com outras versões antigas do office.
3. Versões
Esta ferramenta é extremamente importante, sempre que o arquivo travar e
houver perda de dados, aqui serão apresentadas as versões previamente
salvas de maneira automática, sendo muitas vezes possível recuperar
informações perdidas.
Por fim, é preciso observar que na área direita, serão apresentadas
informações referentes ao arquivo, como por exemplo, o nome do usuário
que criou o arquivo, o último usuário que realizou modificações, a data de
criação e etc.
Recente
Esta opção do menu dá acesso a todos os arquivos que foram recentemente
abertos pelo software. Desta forma é possível acessar todas as últimas
planilhas utilizadas rapidamente.
Novo
Opção para criar um novo arquivo do Excel em algum modelo pré-
determinado ou apenas um arquivo simples em branco.
Imprimir
De forma breve, esta é a opção que permite imprimir o arquivo, por se tratar
de um assunto importante e que merece uma maior atenção, será detalhado
em um capítulo próprio.
Salvar e Enviar
Estas são opções rápidas de envio por e-mail ou salvar em local da web, é
importante notar que o envio rápido está associado ao Outlook, desta forma
é preciso ter o mesmo previamente configurado para dispor desta opção.
Ajuda
Oferece algumas opções de contato com a Microsoft, suporte técnico e
guias de utilização do software.
Opções
Aqui serão apresentadas todas as opções de configuração do software, como
por exemplo: idioma, configuração de fórmulas, personalização do menu,
inclusão de aba desenvolvedor e etc.
 
PRIMEIROS PASSOS
O Excel funciona através de entrada de dados em células. Cada célula
funciona como uma pequena região em uma imensa tabela, onde poderão
ser inseridos números, datas, textos e etc. Para ter uma dimensão da área de
trabalho do Excel, nos formatos posteriores a 2003, existem 1.048.576 de
linhas classificadas em ordem numérica e 16384 colunas classificadas de
forma por padrão na referência alfabética (A até XFD).
Obs: Após terminar o alfabeto na letra Z, as colunas reiniciam a contagem
em AA, AB, AC e assim sucessivamente, até terminar em ZZ, onde reinicia
novamente em AAA e assim por diante até finalizar em XFD.
(A,B,C...Z,AA,AB,AC....AZ,AAA,AAB,AAC...XFC,XFD)
Entrada de dados
A entrada de dados no Excel é muito simples, é preciso apenas selecionar a
célula desejada e digitar, esta informação será armazenada na célula
permanentemente, até que o usuário altere ou escolha por apagar esses
dados.
Todas as informações inseridas no Excel poderão ser livremente
organizadas, formatas e alteradas. A plataforma é extremamente flexível
com os dados armazenados. Porém o que se destaca no Excel não é apenas
a maneira como armazena os dados e organiza os dados, mas também
possibilidade de manipular as informações através das chamadas funções ou
fórmulas. Embora as fórmulas tenham um capítulo à parte, é necessário
citar a sua estrutura básica para compreensão de alguns tópicos posteriores.
Quando se inicia uma entrada de informação em uma célula com o sinal de
igual (=), o Excel entenderá três possibilidades, o usuário estará inserindo
um vínculo com outra célula, uma operação básica ou uma função.
O vínculo funciona em diversas instâncias, poderá ocorrer dentro de uma
mesma aba, entre abas diferentes e até mesmo entre arquivos distintos.
Dica:
Para ganhar produtividade adapte-se a movimentar a seleção de células
através do teclado, as “Setas” movimentam a seleção, a tecla “F2” edita o
conteúdo e a tecla “Enter” confirma a edição.
Inserir células, linhas e colunas
Existem três métodos para inserir células, linhas ou colunas. Os três estão
resumidos a seguir:
Por padrão as linhas são sempre adicionadas acima da seleção e as colunas
são adicionadas abaixo da seleção. No momento de inserir células será
possível optar se as demais células próximas serão deslocadas
horizontalmente ou verticalmente.
Exemplo 1:
 
Dica: Para adicionar linhas ou colunas de forma extremamente rápida,
basta selecionar a linha toda e utilizar o atalho Ctrl +, a linhas será
adicionada acima da seleção. Para remover, basta selecionar a linha
desejada e utilizar Ctrl –
 
Exemplo 2:
Obs: O mesmo procedimento pode ser executado para adicionar mais de
uma linha ou coluna, basta selecionar a quantidade desejada e pressionar o
atalho Ctrl +, ou para remover Ctrl -
 
Exemplo 3:
 
Apagar células, linhas e colunas
De forma análoga a inserção, existe três métodos para excluir células, linhas
ou colunas. Os três estão resumidos a seguir:
 
Ocultar/Exibir planilhas
Para ocultar uma planilha, basta clicar com o botão direito na aba desejada
e selecionar a opção "Ocultar”, conforme exemplificado na imagem abaixo:
 
Para "Reexibir" uma planilha oculta o processo também é simples, basta
clicar com o botão direito em qualquer uma das abas e clicar em "Reexibir",
uma pequena janela abrirá para escolher qual aba será reexibida conforme
exemplificado na imagem abaixo:
 
Inserir/Excluir planilhas
Para criar inserir uma nova planilha de forma rápida, basta clicar no
pequeno botão ao lado da última aba na direita, conforme demonstrado na
imagem a seguir:
Para excluir uma planilha, basta clicar com o botão direito na aba desejada
e escolher a opção "Excluir". Porém tenha certeza de que deseja excluir
pois este procedimento é irreversível com "Ctrl + Z".
 
Personalizar Guias
O Excel também oferece a opção de personalizar a cor de exibição de cada
aba, para tanto basta clicar com o botão direito na aba desejada e escolher a
opção "Cor da Guia", conforme imagem abaixo:
 
Dica: É possível selecionar diversas abas de forma simultânea para
realizar ações como: excluir, alterar cor, ocultar e etc. Para selecionar
diversas abas, basta segurar "Ctrl" + Click esquerdo do mouse nas guias
desejadas.
 
Ocultar/Exibir linhas e colunas
Linhas e colunas podem também ser ocultadas ao invés de deletadas, para
realizar este processo basta clicar na região desejada com o botão direito e
selecionar a opção ocultar, conforme exemplificado abaixo:
No exemplo foi demonstrado como ocultar a coluna B. Bastou clicar com
botão direito em cima da coluna conformedemarcado em vermelho e
posteriormente clicar em ocultar. O procedimento para linhas é exatamente
o mesmo.
Para reexibir, basta selecionar as duas colunas adjacentes a que foi ocultada,
clicar com botão direito em uma delas e então clicar na opção Re-exibir,
conforme exemplo abaixo:
 
Operação matemática básica
Uma operação básica consiste em utilizar o Excel para realizar um cálculo
direto entre duas ou mais informações numéricas, horárias ou de datas. O
exemplo a seguir apresenta a operação básica de soma com os três casos,
citados.
Obs: É preciso observar que ao digitar uma informação de data, horário ou
número, automaticamente o Excel reconhece este tipo de informação e
formata a célula para receber esta entrada de dados. Porém em
determinados casos será preciso formatar o tipo de número de maneira
manual, conforme será apresentado dentro do capítulo da barra de
ferramentas.
Outras operações básicas:
É importante notar que algumas funcionam apenas com informações
numéricas. As operações de igualdade e desigualdade fazem uma
verificação entre duas informações e retorna se é verdadeiro ou falso,
conforme o Exemplo abaixo:
 
Funções
As funções também são chamadas por alguns usuários de fórmulas e elas
são basicamente a alma do Excel. Através das funções será possível
manipular as informações de centenas de maneiras diferentes. Elas
funcionam de maneira semelhante à operação básica, porém através de uma
sequência de um ou mais cálculos pré-programados pela plataforma da
Microsoft. Para exemplificar o seu funcionamento, a imagem abaixo
demonstra como é realizada uma simples função de somar diversas células
de forma rápida e simples.
=SOMA(B2:B7)
A sintaxe consiste basicamente por =SOMA(), onde dentro dos parênteses
se insere o intervalo a ser somado, o qual poderá ser escrito ou
simplesmente selecionado com o mouse. A plataforma possui centenas de
funções as quais poderão executar inúmeras tarefas diferentes, porém
conforme citado previamente, por se tratar de um assunto extenso, as
funções serão tratadas com detalhes em um capítulo próprio.
Salvar o Arquivo
Conforme apresentado na seção de interface, salvar uma planilha é
relativamente simples, basta acessar: “Arquivo > Salvar”, para realizar um
arquivamento rápido e “Arquivo > Salvar Como”, para escolher a pasta
destino de arquivamento.
Entretanto, é preciso apresentar alguns conceitos em relação à extensão do
arquivo devido algumas particularidades. Os principais formatos estão
descritos na tabela a seguir:
 
ÁREA DE TRANSFERÊNCIA
Os três principais comandos são normalmente conhecidos pela grande
maioria dos usuários, o famoso: copiar, recortar e colar. As respectivas
ferramentas no menu acabam se tornando obsoletas pela facilidade em
utilizar os atalhos ou simplesmente o botão direito do mouse.
Copiar recortar e colar
Copiar - Ctrl + C
Recortar - Ctrl + X
Colar - Ctrl + V
Existem algumas peculiaridades no procedimento de cópia ou recorte
dentro do Excel. Quando uma seleção é copiada, o Excel exibe um
tracejado ao seu entorno, demonstrando que aquela região está em situação
de transferência. Para cancelar a região de transferência, basta pressionar a
tecla “Esc”.
É importante observar que ao realizar a cópia o Excel leva todas as
informações da célula, seja a formatação do texto, as bordas, as cores, os
valores ou fórmulas. Para colar apenas um desses elementos ou uma
combinação deles, é preciso utilizar um recurso chamado “Colar Especial”.
Colar Especial
Esta ferramenta proporciona algumas opções adicionais. Para acessar o
colar especial, é possível utilizar a barra de ferramentas superior, botão
direito do mouse na célula destino ou através do atalho de teclado.
As duas primeiras opções apresentam os ícones para colar especial de forma
rápida, por último apresentam também a opção do botão "Colar Especial" o
qual abre a mesma janela de opções acessada diretamente pelo atalho de
teclado (Ctrl + Alt + V).
A tabela a seguir resume as opções disponibilizadas na colagem especial
pelo acesso rápido:
Existem inúmeras opções, entretanto é preciso destacar as que são mais
importantes e deverão ser utilizadas com mais frequência pelos usuários. As
mais utilizadas são:
Exemplos:
 Colar apenas valores
 
 Colar apenas formatação
 
FORMATAÇÃO
O Excel possui formatação em diversos aspectos, os quais vão desde o
conteúdo da célula até a sua aparência de leitura com bordas, cores e etc.
Para explorar com detalhe, esta seção será dividida em seções que vão
detalhar as possibilidades que o Excel oferece para personalizar e organizar
as informações uma pasta de trabalho.
Formatação de texto e célula
Esta é a formatação mais trivial, seu efeito se aplica direto ao texto e a
célula. Basicamente pode-se definir uma fonte, cor de texto, tamanho,
negrito, itálico e sublinhado. Além das opções básicas que estão presentes
em qualquer software do pacote básico, existem duas que são mais
utilizadas no Excel, às bordas e as cores de célula, conforme destacado na
imagem abaixo:
O balde de tinta basicamente pinta as células selecionadas na cor escolhida,
as bordas por sua vez apresentam uma maior diversidade de opções,
podendo aplicar diversos formatos de diversas maneiras diferentes.
Ao expandir as opções de bordas, conforma demarcado em vermelho na
imagem anterior, as opções mais utilizadas são apresentadas, porém é
possível personalizar de diversas outras formas na opção “Mais bordas”.
Onde será possível escolher como as bordas serão aplicadas em uma região
previamente selecionada na planilha.
Esta opção oferece uma série de customizações para se realizar em uma
célula, inclusive na borda. Para personalizar a borda, são necessários três
passos: Escolher uma linha, escolher uma cor e definir onde será aplicado,
conforme apresentado na imagem abaixo:
 
 
1 - Escolher o estilo da linha
2 - Escolher a cor
3 - Definir onde a borda será aplicada
Posteriormente basta pressionar OK para aplica. No exemplo apresentado a
formatação já havia sido aplicada para demonstrar o efeito final na
esquerda.
Alinhamento
Estas opções são responsáveis por configurar o parágrafo do texto inserido
nas células. Basicamente os parágrafos podem ser alinhados em relação ao
topo (cima, meio ou baixo) ou em relação ao canto esquerdo (esquerda,
centro ou direita), é importante notar que diferente do Word, no Excel não
existe a opção de alinhamento “justificado”.
Uma opção diferente e exclusiva do Excel em relação aos outros softwares
do pacote Office é a orientação do texto, o qual permite inclinar ou tornar o
texto vertical dentro da célula. Conforme o exemplo a seguir:
Ao expandir a opção de orientação, serão apresentadas diversas opções, na
última será possível personalizar o ângulo de inclinação do texto através da
janela de formatação de célula, conforme imagem abaixo:
Por último, as duas opções a seguir, são responsáveis por aumentar o
diminuir o recuo do texto dentro da célula:
Quebrar texto automaticamente
Esta opção é muito importante, ela funciona de modo a impedir que um
texto ultrapasse o limite da célula. Por padrão o Excel não impede que um
texto seja escrito além do limite da célula, conforme no Exemplo abaixo:
O trecho escrito vai além das dimensões da célula, desta forma caso algo
seja escrito dentro da célula C2 que fica ao lado da célula B2, o conteúdo de
B2 não será completamente mostrado, conforme imagem abaixo:
Isso gera um problema de visualização do conteúdo. Existem algumas
maneiras de contornar este problema, podendo redimensionar a célula
manualmente, quebrar o texto manualmente, ou realizar de maneira
automática.
Ao selecionar no menu superior “Quebrar texto automaticamente”, a célula
irá se comportar como um pequeno bloco de texto, onde uma vez atingido o
limite da direita, o texto será automaticamente quebrado para a próxima
linha, conforme o exemplo abaixo:
Obs: O mesmo procedimento pode ser realizado de maneira manual, para
quebrar um texto dentro de uma célula basta utilizar o atalho Alt +Enter.
Mesclar e Centralizar
Esta opção é responsável por fazer fusão de células, juntando duas ou mais
células em um bloco único. É importante ressaltar que esta opção deve ser
utilizada com cautela, para não prejudicar algumas funcionalidades da
planilha, como a facilidade de “arrastar fórmulas”, por exemplo.
Normalmente a opção de mesclagem é utilizada em cabeçalhos. O exemplo
a seguir demonstra como o preço de mesclagem é realizado para unir mais
de uma célula.
 
Basta selecionar as células que serão mescladas e utilizar a opção “Mesclar
e Centralizar”, desta forma a seleção será mesclada e centralizada em um
único bloco que irá conter a informação da primeira célula. É importante
notar que caso exista conteúdo em mais de uma célula da seleção de
mesclagem, o Excel dará prioridade para manter apenas o conteúdo da
célula que está mais à esquerda e para cima após a mesclagem.
 
Obs: Clicar em “Mesclar e Centralizar” novamente irá desfazer a
mesclagem, retornando ao estado normal de célula individual.
Estilos
Os estilos são basicamente formatação pré-definidas de rápida aplicação,
eles são muito úteis principalmente para ganhar produtividade. Para aplicar
um estilo, basta selecionar as células desejadas e clicar no estilo que deverá
ser aplicado.
 
Expandindo o menu de estilo, o Excel apresenta dezenas de opções prontas
para aplicar nas células. Oferecendo inclusive a opção de criar o seu próprio
estilo para rápida aplicação.
Números
É extremamente importante entender como o Excel lê as informações
inseridas no software. O Excel por padrão tenta sempre identificar que tipo
de informação o usuário está digitando em cada célula, porém por vezes
esta automação não funciona bem e por vezes isso pode levar a
determinados erros. Para evitar este problema, é sempre recomendado
verificar qual o tipo de dado está inserido, conferir e se preciso alterar.
Obs: Por definição Números também é uma forma de formatação, porém
devido a sua importância foi destacado em um capítulo separado.
Através da barra de ferramentas é possível configurar a formatação dos
números de diversas formas. A lista a seguir apresenta os principais
formatos de números disponíveis pelo menu de acesso rápido com seus
respectivos exemplos na coluna da direita:
 
Uma diferença importante entre a formatação de número e as formatações
apresentadas anteriormente, é que esta pode alterar o tipo de informação, o
que por vezes gera certa confusão para alguns usuários no momento de
aplicar funções.
Importante:
Embora as fórmulas sejam de um capitulo mais a frente, neste momento
será utilizado apenas o recurso de igualdade para demonstrar o argumento
previamente citado. Uma vez que se utilize a seguinte fórmula: "=B1=B2" é
uma forma de perguntar ao Excel se a célula B1 é igual à célula B2.
O Excel responde como Falso, o que gera uma confusão para diversos
usuários, uma vez que aparentemente elas são idênticas. A diferença porém
fica pela formatação de número, enquanto B1 está definida como Data, B2
está definida como texto, desta forma tecnicamente elas são informações
diferentes.
Ainda na barra de ferramentas superior, existem outras 6 opções
importantes de rápido acesso:
 
1) Formato de números contábeis
2) Aplicar formatação percentual
3) Exibir separador de milhares
4) Aumentar casas decimais
5) Diminuir casas decimais
 
Dica 1: Uma forma rápida e simples de inserir qualquer informação como
texto, é utilizar aspas ( ‘ ) simples no início do conteúdo da célula. Isso não
irá modificar o conteúdo da célula, o Excel considera o símbolo apenas para
definir a célula como texto.
Observa-se que as aspas não aparecem quando a edição da célula é
confirmada, ela aparece apenas quando a mesma é editada. A simples
inclusão das aspas na célula garante que o número será lido pelo Excel
como texto, mesmo que a formatação a defina como número.
Testando a igualdade entre as células o Excel confirma o retorno falso.
 
Dica 2: Os três botões marcados abaixo, abrem a janela de formatação de
células, dentro desta janela será possível ter total controle de todas as
formatações disponíveis de uma célula, incluindo o seu conteúdo.
Observa-se que na parte superior, cada guia da acesso a uma vertente da
formatação:
a) Número
b) Alinhamento
c) Fonte
d) Borda
e) Preenchimento
f) Proteção
 
FORMATAÇÃO CONDICIONAL
A formatação condicional apresenta uma série de funcionalidades que pode
facilitar a vida do usuário na plataforma da Microsoft. Para tanto, basta
compreender que as informações podem ser formatadas de acordo com
algumas condições pré-estabelecidas. Esta função é extremamente útil e
importante para melhorar e facilitar a visualização de informações no Excel.
Inserir Regra
O exemplo a seguir irá formatar o valor das vendas que forem maiores que
o valor 24.050,00. Desta maneira, todos os valores que forem maiores que
este valor serão formatados com preenchimento verde e texto verde escuro,
conforme escolhido nas opções.
Condição escolhida:
Condições estabelecidas:
Mais Regras
É importante notar que as opções do menu, são critérios já pré-
estabelecidos de acesso rápido, porém é possível criar outras regras
totalmente peronalizadas, através da opção “Nova Regra”, ou pela opção
“Mais Regras”, ambos levam para a mesma janela de opções.
Na janela de novas regras para formatação condicional é possível escolher
entre uma série de critérios ou até mesmo a aplicação de uma fórmula
parece estabelecer um critério. Uma vez que uma regra seja escolhida é
preciso configura-la e definir qual formatação será aplicada.
O exemplo abaixo está divido em três passos para simplificar o
entendimento:
1) Escolher a regra de formatação
2) Configurar a regra
3) Escolher qual será a formatação aplicada
 
Combinação de Regras
É importante notar que sempre existe a opção de configurar diversas regras
para uma mesma região, desta forma, é possível aplicar os dois exemplos
citados anteriormente juntos. Criando uma formatação exclusiva para os
valores que forem maiores que 24.056,00 e outra para os 5 últimos, ou seja,
os 5 piores valores. A combinação fica da seguinte forma:
 
Para limpar as condições aplicadas pode-se realizar de três formas, a
primeira e mais simples, basta selecionar os dados onde formatação
condicional foi aplicada e acessar o menu Formatação Condicional >
Limpar Regras das Células Selecionadas. Conforme imagem abaixo:
Pode-se também escolher a opção seguinte, onde todas as regras da planilha
inteira serão limpas e por último pode-se gerenciar as regras de maneira
individual na última opção chamada “Gerenciar Regras”.
Na opção gerenciar regras, elas podem tanto ser excluídas, editadas e
também criadas. Esta é forma mais prática para ter controle sobre as regras
que estão sendo utilizadas na planilha.
Obs: No caso de conflito de regras, o Excel irá considerar sempre as mais
recentes.
 
GRÁFICOS
O Excel oferece diversos gráficos pré-configurados para serem utilizados de
maneira rápida e fácil. A barra de ferramenta apresenta sete categorias
principais:
a) Colunas
b) Linhas
c) Pizza
d) Barras
e) Área
f) Dispersão
g) Outros Gráficos
 
Gráfico Rápido
É importante notar que o Excel por padrão considera que as informações do
Eixo horizontal estão na esquerda e as informações do eixo vertical estão na
direita. Caso este padrão seja atendido, basta selecionar os dados e escolher
o gráfico desejado, conforme o exemplo abaixo:
Obs: O Excel também automaticamente identifica que a primeira linha da
coluna dos valores será responsável pelo título do gráfico.
É importante notar que este processo automático que o Excel proporciona
pode ser utilizado para qualquer outro tipo de gráfico e para mais colunas
de dados, conforme o exemplo a seguir, onde o gráfico de linhas foi
utilizado para uma seleção de dados com duas colunas:
 
A barra de ferramenta apresenta apenas os principais gráficos, para
visualizartodos disponíveis, basta clicar no botão destacado na imagem
abaixo, para abrir a janela que apresenta todas as opções:
 
Seleção de dados
Um gráfico também pode ser inserido sem nenhuma informação
previamente selecionada, desta forma ele será apresentado como um quadro
branco. Então será preciso selecionar os dados de maneira manual. Este
mesmo procedimento também é utilizado para editar as informações de um
gráfico pronto.
As instruções a seguir demonstram como realizar a seleção de dados de
maneira manual em um gráfico criado sem dados selecionados. Para o
próximo exemplo, o modelo de gráfico escolhido foi o de barras.
Selecionar Intervalo de dados
Existem duas formas básicas de adicionar os dados, a primeira é
selecionando todos os dados que precisam estar ordenados adequadamente
conforme apresentado nos exemplos de gráficos rápidos. Para selecionar os
dados basta seguir os passos abaixo:
a) Botão direito no gráfico;
b) Selecionar dados;
c) Preencher o "Intervalo de dados do gráfico" clicando no botão
abaixo;
d) Selecionar a região
e) Pressionar “Enter” no teclado e clicar em "OK";
Resultado:
Selecionar Séries Individuais
Por último a seleção de séries individuais, permite adicionar cada série do
gráfico de maneira separada. Esta forma é ideal para quando os dados não
estão dispostos para serem aplicados de maneira rápida conforme os
exemplos anteriores.
Para tanto é necessário seguir os passos a seguir para poder adicionar as
séries de maneira individual. Desta vez será utilizado um gráfico de linhas,
com informações de séries em duas colunas.
a) Botão direito no gráfico em branco;
b) Selecionar dados;
c) Clicar no botão “Adicionar” conforme imagem a seguir;
 
d) Utilize os botões demarcados abaixo para selecionar o nome da
série (neste exemplo “Venda 1”) e o respectivo intervalo de dados;
e) Pressione o botão “OK”;
 
f) Repetir o mesmo processo de clicar em “Adicionar” e realizar o
mesmo processo para coluna Venda 2;
g) Pressionar o botão “OK”;
Obs: Neste momento é possível perceber que o gráfico está quase completo,
as datas porém não foram inseridas, então o Excel adotou o valor padrão
“1”, o qual convertido em data simboliza “01/01/1900”, para inserir as datas
basta seguir os últimos passos.
h) Para adicionar o Eixo horizontal, basta clicar em Editar,
conforme imagem abaixo;
i) Para adicionar o Eixo horizontal, basta clicar em Editar,
conforme imagem abaixo;
j) Para finalizar, confirme duas vezes e o gráfico estará pronto;
 
Este método é o mais completo para manipular os dados de um gráfico,
independente de ser na criação ou na edição do mesmo. É importante
entender os conceitos, no gráfico exemplificado é possível adicionar
diversas informações no eixo vertical, porém apenas uma informação no
Eixo horizontal. É importante reparar que a ferramenta utilizada permite
também a inversão, ou seja, trocar as informações verticais com as
horizontais.
Design do Gráfico
Uma vez que o gráfico já esteja criado é possível realizar uma série de
modificações, começaremos falando sobre o Design. Quando o gráfico foi
criado, o Excel automaticamente aplica seu tema padronizado em cada
elemento, porém é possível modificar livremente esses padrões. Para
realizar as mudanças no Design, basta selecionar o Gráfico para observar na
barra de ferramentas novas opções, conforme a imagem abaixo.
Com essas novas opções na barra de ferramentas, basta escolher Design
para poder modificar seus elementos visuais. Abaixo estão resumidas as
opções disponibilizadas na barra de ferramentas:
De uma forma geral, estas ferramentas possibilitam alterar de maneira
rápida o design do gráfico, mas são opções já prontas oferecidas pela
plataforma, para personalizar completamente o design do gráfico, é preciso
realizar de maneira manual através das séries e posteriormente através do
Layout (próxima seção do livro).
Para alterar o design de uma série, basta seguir os passos:
a) Botão direito em cima da série desejada
b) Clicar no botão “Formatar Série de Dados”
A opção irá abrir a janela “Formatar Série de Dados”, a qual permite total
personalização da série escolhida.
 
Layout
Enquanto o Layout configurava especificamente a parte visual do gráfico, a
guia de Layout oferece opções para modificar a disposição das informações
dentro do elemento gráfico. Da mesma forma como Design, é preciso clicar
no gráfico para guia Layout ser exibida na barra de ferramentas. A tabela a
seguir resume as principais funcionalidades apresentadas na guia:
 
Formatar
A guia de formatar é diretamente complementar a de Design e Layout,
inclusive repetindo algumas ferramentas. O maior destaque é a
possibilidade de alterar as dimensões do gráfico de maneira manual, as
demais opções são apenas relacionadas à aparência dos elementos conforme
descrito na tabela abaixo que resume as ferramentas.
 
 
Padronize e organize os gráficos
Alinhar, padronizar tamanhos e organizar os objetos é primordial para um
relatório profissional, para realizar esta tarefa o Excel oferece algumas
ferramentas para em poucos cliques alinhar e padronizar todos os objetos.
Para demonstrar como este procedimento é feito, segue abaixo quatro
gráficos fora de padrão e alinhamento.
a) Selecione todos os objetos que se deseja alinhar segurando Ctrl e
clicando em cada um deles.
b) Selecione o menu Formatar e escolha a dimensão que será
atribuída a todos eles.
c) Ainda dentro do menu superior Formatar, clicar em alinhar e
então escolher as opções Alinhar Parte Superior e Distribuir na
Horizontal
 
d) Resultado final dos gráficos devidamente alinhados e
padronizados
Obs: As opções “Distribuir na horizontal” e “Alinhar Parte Superior” foram
escolhidas pela disposição horizontal dos objetos, caso estivessem dispostos
na vertical, bastaria escolher as opções relacionadas a “Distribuir na
Vertical” e “Alinhar a Esquerda”.
 
MINIGRÁFICOS
Minigráfico é uma excelente ferramenta para auxiliar a análise de dados.
Consiste basicamente em pequenos gráficos que são inseridos dentro das
células desejadas. Normalmente são utilizados para analisar uma fotografia
rápida do comportamento dos dados. Os elementos podem ser inseridos em
forma de linhas, colunas e também de perdas e ganhos.
Inserir Minigráfico
Para acessar, basta utilizar a barra superior de ferramentas na guia “Inserir”,
o exemplo abaixo demonstra como são utilizados:
1) Selecionar a região que será analisada
2) Clicar no tipo de Minigráfico desejado, neste exemplo foi
utilizado linha.
3) Inserir o intervalo onde os Minigráficos serão apresentados
 
O resultado final será um Minigráfico para cada linha de dados,
demonstrando desta forma a evolução dos valores.
Configurar o Minigráfico
De forma semelhante aos gráficos comuns, também é possível personalizar
e configurar os minigráficos. Para realizar este processo basta selecionar
uma das células e utilizar a barra de ferramentas superior onde aparecerá
uma nova opção chamada “Design”. Clicando nesta nova opção, as
configurações dos minigráficos estarão disponíveis, conforme apresentado
na imagem abaixo:
Por ordem de apresentação no menu:
1) Editar Dados
Permite alterar a fonte dos dados que alimentam o minigráfico
2) Tipo - Linha/Coluna/Ganho e Perda
Altera o tipo do gráfico
3) Mostrar Pontos
Destacam pontos importantes no gráfico, neste exemplo todos os
marcadores foram mostrados com a última opção selecionada.
4) Estilo
Altera o design do gráfico de forma rápida o escolhendo as cores
manualmente
5) Eixo
Altera configurações do Eixo, por exemplo: sentido e direção.
6) Agrupar
Minigráficos agrupados significa que todos serão configurados de maneira
igual, para realizar configurações diferentes para cada um é preciso
desagrupar ou formar novos agrupamentos.
 
FÓRMULAS E FUNÇÕES
O entendimento das fórmulas é fundamental para o domínio do Excel. A
plataformaproporciona a manipulação dos dados através de funções que
vão realizar cálculos, fazer verificações lógicas, alterar cadeias de textos e
diversas outras possibilidades que serão exploradas neste capítulo. 
Inicialmente serão apresentados os conceito de fórmulas e funções, será
demonstrado também como utilizar ferramentas para auxiliar a
implementação e por último serão apresentadas dezenas de funções e
fórmulas fundamentais para dominar o Excel.
Fórmulas x Funções
Muitos chamam apenas de funções outros só de fórmulas, mas afinal, qual a
diferença entre os dois? Existe alguma diferença, ou são sinônimos?
Sim, existe diferença teórica e é fácil de entender. As fórmulas exigem
algum operador matemático para o seu funcionamento, enquanto as funções
já estão programadas pela plataforma e exigem apenas os parâmetros, sem a
necessidade de inclusão de operadores.
Para exemplificar a diferença:
Função:
=SOMA(A1:C1)
Fórmula:
= A1 + B1 + C1
Observa-se desta forma que no primeiro caso, a função "SOMA()" apenas
solicita quais os parâmetros serão necessários para realizar os cálculos de
forma automática. Enquanto a fórmula por sua vez exige os operadores
matemáticos para realizar as operações desejadas. Uma fórmula pode ser
composta por funções e realizar a combinação das mesmas de diversas
formas diferentes para atingir os mais variados resultados. O exemplo a
seguir demonstra a combinação entre fórmulas e funções:
Fórmula + Função:
=SOMA(A1:C1)+SOMA(A2:C2)
De forma prática a Fórmula pode ser composta por funções, mas a recíproca
não é verdadeira. Por vezes a função isolada não será o suficiente para
atingir os objetivos desejados. A combinação das funções com os
operadores lógicos pode criar milhares de variações de fórmulas diferentes,
abrindo um imenso leque de possibilidades as quais serão exploradas neste
capítulo.
Arrastar Fórmulas e Funções
Esta é uma funcionalidade do Excel que facilita a aplicação de fórmulas em
diversas linhas ou colunas. Uma vez que uma fórmula seja aplicada a uma
célula, é possível clicar com o botão esquerdo do mouse no canto inferior
esquerdo da célula e então arrastar a fórmula até o ponto desejado, as
fórmulas e/ou funções escritas para primeira serão replicados para as
respectivas adjacentes.
O Exemplo abaixo demonstra como uma fórmula pode ser “Arrastada” para
as demais:
 
Biblioteca
Conforme citado no capítulo de interfaces, na barra superior de ferramentas,
o Excel oferece uma biblioteca excelente para as mais variadas funções da
plataforma. Portanto é possível não apenas consultar, mas também aplicar
de forma rápida a função desejada. No exemplo abaixo a função E() foi
consultada através do menu, deixando o mouse parado em cima da função
por alguns segundos, mostra uma breve explicação da função e seus
argumentos.
Ferramenta “Inserir Função”
Ainda dentro da guia Fórmulas no menu de ferramentas, o Excel possui a
opção de "Inserir Função" uma alternativa pouco conhecida e fantástica
para iniciantes na plataforma. Esta ferramenta funciona para auxiliar o
usuário no processo de criar uma função.
Para utilizar, basta clicar na célula onde a função será inserida e então clicar
na ferramenta a janela será aberta para selecionar a função desejada. A
janela possui opção de escrever uma descrição ou nome desejado para
buscar ou apenas selecionar através de uma categoria e posteriormente
escolher na lista apresentada na parte inferior. Por padrão a lista inicial são
as funções recentemente utilizadas. Segue abaixo a imagem da janela de
inserção de função:
No exemplo a seguir a célula C1 foi selecionada e posteriormente utilizada
à função de soma, com a confirmação no botão "OK", uma nova janela é
aberta para inserir os argumentos desejados.
Cada função possui seus próprios argumentos, no caso da função soma, é
exigido apenas um argumento obrigatório, relacionado à região que será
somada, sendo opção a seleção de outras regiões, com um limite de no
máximo 255 regiões de soma. Para concluir este exemplo, será selecionada
apenas a região da célula A1 até A15, conforme imagem abaixo:
 
Ao pressionar “OK” a função soma foi inserida com sucesso na célula
desejada com os argumentos desejados. É importante ressaltar que a
ferramenta também funciona para editar uma função já inserida, para tanto
basta clicar na célula e clicar novamente na barra de ferramenta em “Inserir
Função”.
Dica: Toda vez que uma função for escolhida, o Excel dará uma breve
explicação sobre o seu funcionamento e sobre cada parâmetro selecionado.
No exemplo a seguir a função “Somase()” foi selecionada e para o
parâmetro (Intervalo) que está sendo editado, a ferramenta dá uma breve
descrição.
As próximas seções vão abordar as funções por categorias, explorando as
principais que devem ser dominadas pelo usuário.
Funções condicionais
As funções condicionais são primordiais para o controle de informações no
Excel, através delas pode-se realizar uma série de análises, estabelecer
parâmetros para realizar operações e criar condições para aplicação de
outras funções. São funções simples, diretamente ligadas ao significado de
seus nomes.
Primeiramente, é preciso destacar de forma breve os operadores lógicos que
serão constantemente utilizados para as funções condicionais:
 
SE ()
Esta função é fundamental para o domínio do Excel, basicamente,
fornecendo uma condição, pode-se estabelecer um retorno para o caso
verdadeiro, e um retorno para o caso falso.
 
=SE(B2< 6;"Reprovado";"Aprovado")
B2< 6 - Condicional que será aplicada
Reprovado – Retorno para condição atendida
Aprovado – Retorno para condição não atendida
Uma vez que a condição seja atendida, ou seja, a nota seja inferior ao valor
determinado (B2< 6), existirá um retorno para célula, o qual será o primeiro
argumento determinado de valor “Reprovado”, caso contrário, ou seja,
condição não atendida, o valor retornado será “Aprovado”.
E()
O principal objetivo desta função, é unir dois argumentos ou mais dentro de
uma condicional, ela pode ser utilizada isoladamente para retornar
verdadeiro ou falso, porém sua utilidade se comprova de fato dentro de
outras funções, conforme exemplo a seguir:
=SE(E(B2>=6;C2>0,75);"Aprovado";"Reprovado")
B2>=6 – Primeira condicional
C2>0,75 – Segunda condicional
Aprovado - Retorno para as duas condicionais atendidas
Reprovado - Retorno para as duas condicionais não atendidas
Neste exemplo, diferente do anterior, a condicional foi invertida, desta vez
foi apresentada a condição para nota ser maior ou igual a 6 (B2>=6),
adicionando desta vez uma segunda condição, C2>0,75, ou seja, a
frequência precisa também ser acima de 75%. Apenas com as duas
condicionais atendidas, o retorno será o valor “Aprovado”, caso contrário, o
retorno será “Reprovado”.
OU()
Novamente, da mesma maneira que a função E(), a função OU() pode ser
utilizada isoladamente, para retornar o valor verdadeiro ou falso, porém sua
utilidade se mostra mais presente com a sua utilização dentro da função
SE(), conforme exemplo a seguir:
=SE(OU(B2>=6;C2>6);"Aprovado";"Reprovado")
Este exemplo simula uma situação onde um aluno necessita da nota maior
que 6 em pelo menos uma das avaliações, desta maneira, utiliza-se a
função OU(), com as duas condicionais relacionadas a primeira coluna
B2>=6¸e depois aplica-se o mesmo critério para segunda coluna C2>6, caso
uma das duas seja atendida, o valor retornado será "Aprovado", caso
contrário "Reprovado".
 
Funções de manipulação de cadeia de
texto
Existem diversas funções para manipular textos, onde o objetivo é
basicamente obter frações do valor de uma célula. São de grande utilidade
para usuários que lidam com grandes quantidades de informação, onde
muitas vezes se obtém os dados sem formatação, extrações de banco de
dados e de demais origens diversas.
 
ESQUERDA()
Esta função é utilizada para se obter o prefixo de um texto.
Exemplo 1:
=ESQUERDA(A3;2)
A3 – Célula que será aplicada a função
2 – Significa que será retornado os 2 primeiros caracteres da esquerda
Neste exemplo,o departamento está acompanhado de seu código inicial e
final, porém deseja-se separa-los. Para se obter o código inicial (código1),
se utiliza a função esquerda, com 2 caracteres.
 
EXT.TEXTO()
Esta função é utilizada para se extrair a parte central de uma célula.
 
Exemplo 1:
=EXT.TEXTO(A3; 3;3)
A3 – Célula que será aplicada a função
4 – Significa que será retornado a partir no terceiro caractere
3 – Significa que será retornado 3 caracteres.
Agora deseja-se obter a abreviação FEM, desta forma, se utiliza o
EXT.TEXTO(). Nesta função, é preciso informar a posição do caractere
inicial e a posição final. Neste exemplo foi utilizado 4, para inicial, visto
que se deseja extrair a partir do quarto caractere (o espaço conta como 1
caractere), por último é informado o número 3, pois deseja-se retornar 3
dígitos.
 
 DIREITA()
Esta função é utilizada para se obter o sufixo de uma célula.
Exemplo:
=DIREITA(A3;2)
A3 – Célula que será aplicada a função
2 – Significa que será retornado os 2 primeiros caracteres da direita
Esta função tem o mesmo comportamento da ESQUERDA(), porém ao
invés de contar a partir do primeiro caractere, ela conta a partir do último
caractere, retornando os caracteres a partir da direita.
 
TEXTO()
A função texto é extremamente importante para lidar com dados, os quais
muitas vezes estão em formatos indesejados, seja uma data que está como
número, ou para padronizar formatações e etc.
Exemplo:
 
=TEXTO(A1;"R$ #.##0,00")
A1 – Célula que receberá a formatação
"R$ #.##0,00" – Formatação aplicada
A função é extremamente simples, exigindo apenas duas entradas de dado,
uma é a célula que será formatada (Neste exemplo A1) e a outra é o código
da formatação (Neste exemplo o código: "R$ #.##0,00", formato de
moeda) . Desta forma, é possível garantir que uma coluna estará sempre
com a formatação desejada através da função.
Obs 1: Diversos exemplos de código de formatação podem ser
consultados no menu através da opção “Mais Formatos de Números”,
Número, Personalizado.
 
 
Exemplo:
=TEXTO(A1;"0,0%")
A1 – Célula que receberá a formatação
"R$ #.##0,00" – Formatação aplicada
O exemplo é extremamente semelhante ao anterior, porém ao invés de
aplicar a formatação de moeda, é aplicada a formatação de percentual (R$
#.##0,00") na célula A1.
 
Dica:
É possível transformar datas em textos de diversas maneiras diferentes,
para tanto basta utilizar a fórmula texto e utilizar os códigos de
formatação, segue abaixo alguns exemplos de aplicações da função texto
para datas.
 
 
ARRUMAR()
Esta função é essencial para usuários que lidam com muitos dados. É
sempre comum lidar com informações que estão desajustadas e possuem
espaços no início ou no final da célula que não deveriam ter. Para
solucionar este problema, utiliza-se a função ARRUMAR()
Exemplo:
=ARRUMAR(A2)
A2 – Célula onde a função será aplicada
A fórmula é extremamente simples, seu único argumento é a célula
desejada para que os espaços de prefixo e sufixo sejam retirados. Desta
forma observa-se que após a aplicação da função na coluna A, ela fica sem
os problemas de desajustes na coluna B.
 
Letras maiúsculas e minúsculas
Existem três funções básicas para controlar se as letras serão maiúsculas,
minúsculas ou se terão apenas o seu primeiro caractere maiúsculo. Qualquer
necessidade além destes três casos, deverás ser solucionada com as
combinação das funções de manipulação de texto.
Para os três casos deve se utilizar as seguintes funções:
 
As funções são comumente utilizadas em extrações de dados, onde os
textos extraídos de uma base de dados normalmente estão sem nenhuma
formatação.
 
Verificar célula
Existem funções que funcionam para verificar qual tipo de conteúdo de uma
célula, seus retornos são basicamente verdadeiro ou falso. O único
argumento deste conjunto de fórmulas é a célula que se deseja verificar.
 
Essas são as principais funções que verificam o conteúdo de uma célula, no
exemplo acima todas foram utilizadas com o propósito de retornar seus
valores como verdadeiro.
 
Funções de soma e média
Existem diversas formas de somar informações no Excel, as quais vão
desde fórmulas mais simples até as mais complexas, permitindo ao usuário
somar dados de maneira direta ou somar com a utilização de uma condição.
A seguir os diversos casos serão apresentados e exemplificados.
SOMA()
Esta é uma das funções mais básicas do Excel, consiste basicamente em
escolher a região que será somada.
Exemplo:
=SOMA(B1:B6)
B1:B6 – Intervalo onde a soma será realizada
A função é simples e direta, ela basicamente insere a soma de uma região
de valores escolhidos.
SOMARPRODUTO ()
Esta função tem por objetivo somar o produto de duas regiões, ela é
extremamente simples e substitui a utilização de auxiliares para fazer o
mesmo procedimento utilizando apenas Soma().
Exemplo:
=SOMARPRODUTO(B1:B7;A1:A7)
B1:B7 – Primeira Matriz
A1:A7 – Segunda Matriz
Neste exemplo, são selecionadas duas regiões que serão multiplicadas entre
si e posteriormente somadas posição por posição para chegar a um resultado
final.
 
Obs 1: Neste exemplo foram utilizadas apenas duas regiões, porém a
função permite a escolha do número desejado de regiões que serão
multiplicadas. É necessário que elas possuam a mesma quantidade de
dados.
SUBTOTAL()
Uma característica da função soma apresentada anteriormente, é que a
mesma sempre irá somar os valores de uma região, independente das
células estarem filtradas ou não. Para contornar este problema, pode-se
utilizar a função Subtotal(), a qual pode ser utilizada para realizar a soma
apenas nas células desejadas.
Exemplo:
 
=SUBTOTAL(9;E2:E9)
9 – Opção escolhida para o subtotal realizar Soma
E2:E9 – Intervalo onde a soma será realizada
Neste exemplo, o subtotal é demonstrado em uma região onde um filtro é
aplicado na esquerda dos valores, uma vez que um critério seja
estabelecido, a função subtotal automaticamente soma apenas as
informações “visíveis”.
 
Dica: Apesar da função subtotal está sendo mostrada dentro da seção de
soma, ela possui as mais variadas utilidades, no exemplo apresentado a
função escolhida foi a número 9 que representa a soma, porém existem
diversas outras funções para se aplicar o Subtotal(). Segue abaixo uma
lista:
SOMASE()
Esta é uma função de extrema importância para tratamento de dados,
através dela é possível somar números seguindo um critério estabelecido.
Exemplo:
=SOMASE(B2:B11;">15000"; B2:B11)
B2:B11 – Intervalo onde é aplicado o critério
">15000" – Critério aplicado
B2:B11 – Intervalo onde a soma será realizada
Este primeiro exemplo, demonstra a aplicação mais simples do SOMASE().
Todo valor dentro do intervalo B2:B11 que atende o critério de ser maior
que 15.000 (">15000"), é somado na célula D2.
Obs 1: Nos casos onde o intervalo de soma é o mesmo de critério, a
terceira parte da função não é obrigatória, desta forma, colocar de maneira
reduzida, também obtém o mesmo resultado:
=SOMASE(B2:B11;">15000”)
 
Exemplo 2:
=SOMASE(A2:A11;D2;B2:B11)
A2:A11 – Intervalo onde é aplicado o critério
D2 – Critério aplicado
B2:B11 – Intervalo onde a soma será realizada
Neste exemplo, o SOMASE() irá somar todos os valores do intervalo de
soma (B2:B11) que tiverem valores do intervalo de critério (A2:A11) 
iguais a célula de critério D2, ou seja, valores correspondentes a letra A.
 
F interessante travar as posições do intervalo de soma e do intervalo de
critério para poder “arrastar” a formula para os demais critérios.
=SOMASE($A$2:$A$11;D2;$B$2:$B$11)
 
MEDIA()
A função média, consiste em selecionar uma região desejada, então o Excel
realiza o cálculo do valor médio relacionado a seleção.
Exemplo:
=MÉDIA(A1:A7)
A1:A7 – Intervalo onde a média será realizada
Assim como a função SOMA(), a aplicação é direta, consiste em escolher
um intervalor onde a média será calculada.
 
MEDIASE()
O lógica desta função é a mesma da aplicada ao SOMASE(), porém o
resultado ao invés de ser uma soma através de um critério, será uma média
realizadaatravés de um critério aplicado.
Exemplo:
=MEDIASE(A2:A11;D2;B2:B11)
A2:A11 – Intervalo onde é aplicado o critério
D2 – Critério aplicado
B2:B11 – Intervalo onde a média será realizada
Neste exemplo, o MEDIASE() irá realizar a média todos os valores do
intervalo (B2:B11) que tiverem valores do intervalo de critério (A2:A11) 
iguais a célula de critério D2, ou seja, valores correspondentes a letra A.
Obs: É interessante travar as posições do intervalo de soma e do intervalo
de critério para poder “arrastar” a formula para os demais critérios.
 
Outras funções matemáticas
As funções de soma e média são sem dúvidas as mais utilizadas das funções
matemáticas dentro do Excel, porém a plataforma oferece outras funções
interessantes e úteis, as quais serão apresentadas nesta seção. Para as quatro
primeiras funções apresentadas nesta seção, o mesmo exemplo abaixo será
utilizado.
Exemplo:
 
MÍNIMO ()
Função utilizada para retornar o menor valor de uma seleção de números.
=MÍNIMO(B2:B10)
B2:B10 – Região de procura
Esta função é extremamente simples, utiliza-se a região de procura B2:B10
onde deseja-se retornar o menor valor, o qual neste exemplo será 58.
 
MÁXIMO ()
Função utilizada para retornar o maior valor de uma seleção de números.
=MÁXIMO(B2:B10)
B2:B10 – Região de procura
Esta função é extremamente simples, utiliza-se a região de procura B2:B10
onde deseja-se retornar o maior valor, o qual neste exemplo será 98.
 
MENOR ()
Função utilizada para retornar o menor valor de uma seleção de números de
acordo com a posição informada, por exemplo: ao informar posição 1, a
função encontra o menor valor, ao informar a posição 2, a função retorna o
segundo menor valor e assim sucessivamente.
=MENOR(B2:B10;2)
B2:B10 – Região de procura
2 – Segundo menor valor será retornado
Utilizando-se a região de procura B2:B10, é desejado retornar o segundo
menor valor, o qual neste exemplo será 59.
 
Obs: Utilizando o valor 1 no segundo argumento, a função funciona
exatamente igual a função MÍNIMO()
 
MAIOR()
Função utilizada para retornar o maior valor de uma seleção de números de
acordo com a posição informada, por exemplo: ao informar posição 1, a
função encontra o maior valor, ao informar a posição 2, a função retorna o
segundo maior valor e assim sucessivamente.
=MAIOR(B2:B10;3)
B2:B10 – Região de procura
3 – Terceiro maior valor será retornado
Utilizando-se a região de procura B2:B10, é desejado retornar o terceiro
maior valor, o qual neste exemplo será 90.
 
Obs: Utilizando o valor 1 no segundo argumento, a função funciona
exatamente igual a função MÁXIMO()
 
FATORIAL()
Calcula o valor fatorial de um número.
Exemplo:
=FATORIAL(A5)
A5 – Valor para calcular fatorial
Esta função é simples e direta, basicamente se escolhe uma célula para
retornar seu valor em fatorial.
Arredondamentos
Existem três funções para realizar o arredondamento, a primeira a ser
apresentada basicamente utiliza critérios matemáticos comuns para realizar
o arredondamento correto. As outras duas são arredondamentos desejados
para cima ou para baixo.
 
ARRED()
Esta função é utilizada para arrendar os números de acordo com uma
quantidade de casas decimais desejadas e seguindo critérios matemáticos.
Exemplo:
=ARRED(A2;1)
A2 – Célula que será arredondada
1 – Quantidade de casas decimais desejadas
A função realizará o arredondamento de acordo as casas decimais
desejadas, desta forma, ao informar o número um, significa que após a
aplicação da função o valor retornado será o da célula A2, porém com
apenas 1 casas decimal. Caso fosse informado o argumento 0, o valor de
retorno seria 10, a célula A2.
 
ARREDONDAR.PARA.BAIXO()
Esta função é utilizada para arrendar os números de acordo com uma
quantidade de casas decimais desejadas e seguindo critério de arredondar o
valor para baixo.
 
Exemplo:
=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(A2;1)
A2 – Célula que será arredondada
1 – Quantidade de casas decimais desejadas
A função realizará o arredondamento para baixo de acordo as casas
decimais desejadas, desta forma, ao informar o número um, significa que
após a aplicação da função o valor retornado será o da célula A2, porém
com apenas 1 casas decimal.
 
ARREDONDAR.PARA.CIMA()
Esta função é utilizada para arrendar os números de acordo com uma
quantidade de casas decimais desejadas e seguindo critério de arredondar o
valor para cima.
 
Exemplo:
=ARREDONDAR.PARA.CIMA(A2;1)
A2 – Célula que será arredondada
1 – Quantidade de casas decimais desejadas
A função realizará o arredondamento para cima de acordo as casas decimais
desejadas, desta forma, ao informar o número um, significa que após a
aplicação da função o valor retornado será o da célula A2, porém com
apenas 1 casas decimal.
 
Data e hora
Funções relacionadas a Data e Hora, são extremamente versáteis e têm as
mais variadas aplicações como por exemplo: Cálculos de banco de hora,
cálculos de escala, cálculos de tempo de projeto e etc.
 
Funções de localização 
As funções de localização, tem por objetivo retornar, valores, textos ou
termos baseados em um valor de busca. Existem diversas funções que
executam esse procedimento, as mais conhecidas são PROCV() e a
combinação ÍNDICE(CORRESP()), esta última sendo considerada a mais
importante, porém para apresentar esta, primeiramente serão apresentados o
ÍNDICE() e o CORRESP() individualmente.
 
ÍNDICE()
Esta função é extremamente simples, através de coordenadas, ela retorna o
valor da célula desejada. Este processo funciona em uma direção, ou seja,
informando a região de uma linha ou coluna e a posição desejada ou
informando uma matriz e duas coordenadas. 
Exemplo 1:
 
 
=ÍNDICE(A2:A10;2)
 
B2:B10 – Região que retorna os valores
2 – Linha de retorno do valor
 
Neste exemplo, utiliza-se a formula índice para encontrar quem está na
segunda linha, B2:B10 é a região, e 2 é a posição da linha retornada. O
resultado consequentemente será Masculino.
 
Exemplo 2:
 
=ÍNDICE(A1:C3;1;3)
 
 
A1:C3 – Região que retorna os valores
1 – Linha onde será retornado o valor
3 – Coluna onde será retornado o valor
 
Esta formula, aplica o índice para uma matriz de região A1:C3, como se
trata de uma região de matriz, é preciso informar duas coordenadas para
retornar o valor, primeiro a linha e depois a coluna, neste exemplo de valor
1 e 3, respectivamente.
 
CORRESP()
Esta função funciona de forma inversa ao índice, ao informar um valor e
uma região, a posição é retornada, ao contrário do índice, esta funciona
apenas em uma direção.
 
Exemplo:
=CORRESP("Masculino";A2:A10;0)
 
"Masculino" – Nome procurado
A2:A10 – Região procurada
0 – Correspondência exata
 
Desta forma, o CORRESP() retorna a posição da palavra masculino, dentro
da seleção, logo o valor será 2, visto que da seleção informada, ele está na
segunda posição, o número 0, informado após a região, determina que a
correspondência será exata.
Agora que o ÍNDICE() e o CORRESP() já foram apresentados, será
possível apresentar a poderosa combinação das duas funções. Uma vez que
o índice retorna o valor de uma posição e o CORRESP() retorna a posição
de um valor, será simples entender a utilidade desta duas funções juntas.
 
ÍNDICE(CORRESP())
Esta combinação, tem uma poderosa função de buscar o conteúdo de uma
célula em uma região e retornar o valor de uma outra região. Como
apresentado anteriormente, o ÍNDICE() tem a função de retornar o valor de
uma coordenada, o CORRESP() por sua vez realiza o processo inverso, ao
utiliza-los em colunas diferentes, é possível buscar qualquer valor, seja em
uma direção ou em duas direções (apresentado na próxima seção).
 
Dica: Muitos falam sobre a importância do PROCV(), mas nem todos
sabem que a fórmula índice com suas combinações tem um potencial
muito maior que o PROCV(), realizando a mesma função, porém com
maior eficiência e simplicidade e sem limitações indesejadas.
 
Exemplo:
 
=ÍNDICE(B2:B10;CORRESP(E2;A2:A10;0))
 
B2:B10 – Região que retorna os valores
E2 – Valor procurado
A2:A10 – Região procurada
0 – Correspondênciaexata
 
Neste exemplo, deseja-se buscar o valor de vendas do departamento
“Feminino”, para tanto, informa-se que a região de índice é B2:B10,
posteriormente, é utilizado o CORRESP() buscando a célula de valor
“Feminino”, célula E2, na região A2:A10. Esta combinação fará o valor
correspondente ser retornado na célula onde a função está sendo aplicada.
 
Dica: Como muitas vezes se deseja arrastar esta formula para os demais
itens buscados, é interessante “travar as fórmulas” com $, desta maneira,
pode-se arrastar sem modificar a região de busca, da seguinte forma:
 
=ÍNDICE($B$2:$B$10;CORRESP(E2;$A$2:$A$10;0))
 
INDICE(CORRESP(); CORRESP()) 
Como visto anteriormente, o índice retorna um valor através de uma
coordenada, porém só foi apresentado o índice quando aplicado em uma
coluna, porém o índice pode ser aplicado em duas direções, através de duas
coordenadas. Conforme exemplo abaixo:
Exemplo:
Neste exemplo, através do índice selecionando a região de todos os valores,
B3:E11, deseja-se saber o valor da posição 2;2 ou seja, linha 2 da região e
coluna 2. Consequentemente o valor retornado é equivalente a Masculino
para o mês de Fevereiro.
Da mesma forma como apresentado anteriormente, os valores do ÍNDICE()
serão representados pela função CORRESP(), porém desta vez, será
realizado de forma dupla, para retornar o departamento (linha), e o mês
desejado (coluna).
Exemplo:
 
=ÍNDICE(B3:E11;CORRESP(G4;A3:A11;0);CORRESP(H3;B2:E2;0))
B3:B11 – Região que retorna os valores
G4 – Valor procurado 1
A3:A11 – Região procurada 1
0 – Correspondência exata
H3 – Valor procurado 2
B2:E2 – Região procurada 2
0 – Correspondência exata
 
O funcionamento é extremamente o mesmo, porém desta vez se busca duas
correspondências, no caso deste exemplo, uma para a célula G4,
relacionada aos departamentos, com região de procura A3:A11 nos
departamentos e a célula H3, relacionada aos meses do ano, na região de
procura em B2:E2, de maneira semelhante, a formula do CORRESP fecha
com o valor 0, para determinar que a correspondência que se busca é exata.
 
Dica: Da mesma maneira como apresentado anteriormente, é interessante
travar as regiões de retorno e de busca, para que desta forma, se possa
arrastar a formula para demais variáveis buscadas, conforme exemplo
abaixo:
 
=ÍNDICE($B$3:$E$11;CORRESP($G4;
$A$3:$A$11;0);CORRESP(H$3; $B$2:$E$2;0))
 
Obs1: $G4, recebeu a trava apenas na coluna, pois ainda interessa arrasta-
lo para baixo.
Obs2: H$3, recebeu a trava apenas na linha, pois ainda interessa arrasta-lo
para os lados.
 
PROCV()
Esta é uma das funções mais conhecidas para se buscar um valor no Excel,
através dela, é possível informar um valor procurado, uma matriz de busca
e obter-se um valor correspondente, para facilitar a comparação, será
utilizado o mesmo exemplo utilizado para o ÍNDICE(CORRESP()).
 
Exemplo:
=PROCV(D2;A2:B10;2;FALSO)
D2 – Célula que se deseja buscar
A2:B10 – Matriz de procura
2 – Posição da coluna de retorno
FALSO – Busca exata pelo termo procurado
 
A função tem por objetivo, buscar um valor, neste exemplo célula D2,
dentro da região A2:B10, retornando o valor equivalente da coluna 2 da
matriz informada. Utiliza-se FALSO para especificar que o termo buscado
terá correspondência exata e não aproximada.
 
Obs: O PROCV() possui uma limitação, onde o valor de retorno precisa
obrigatoriamente estar a direita do valor procurado, funcionando apenas
para estruturas organizadas da esquerda para direita. Caso contrário será
necessário alterar a forma como os dados estão dispostos na planilha ou
utilizar a combinação ÍNDICE(CORRESP()) que tem o mesmo
funcionamento, sem esta limitação.
 
Dica: Como muitas vezes se deseja arrastar esta formula para os demais
itens buscados, é interessante “travar as fórmulas” com $, desta maneira,
pode-se arrastar sem modificar a região de busca, da seguinte forma:
 
= PROCV(D2;$A$2:$B$10;2;FALSO)
 
DIASTRABALHOTOTAL()
Esta função basicamente calcula a quantidade de dias da semana entre duas
datas informadas. Existe também a possibilidade de informar feriados para
serem descontados do cálculo.
Exemplo:
=DIATRABALHOTOTAL(A2;B2;A6:A7)
A2 - Data inicial
B2 - Data final
A6:A7 – Seleção de feriados
A fórmula é simples, consiste em escolher uma data de início, no exemplo
A2, uma data de término que no exemplo é B2 e o terceiro argumento é
opcional, onde pode-se inserir uma seleção de células de feriados, os quais
serão descontados, casos estejam dentro do intervalo solicitado, neste
exemplo a região A6:A7.
 
Funções de horário
As três primeiras que serão apresentadas são extremamente simples e
diretas, basicamente em uma célula que contém horário, pode-se extrair
apenas o seu valor de hora, minuto ou segundo, usando suas respectivas
fórmulas. A última por sua vez apenas retorna a informação DO horário
atual do sistema operacional.
 
 
Funções de data
As três primeiras que serão apresentadas são extremamente simples e
diretas, basicamente em uma célula que contém data, pode-se extrair apenas
o seu valor do ano, mês ou dia, usando suas respectivas fórmulas. A última
por sua vez apenas retorna a informação da data atual do sistema
operacional.
 
RASTREAR PRECEDENTES E
DEPENDENTES
Uma vez que se lida com muitas informações dentro das planilhas, usuários
podem se deparar com a necessidade de entender as informações
precedentes e dependentes de uma fórmula, para tanto o Excel oferece a
ferramenta de rastreamento. Para acessar este recurso basta clicar no menu
superior
Utilize este recurso sempre que precisar entender de maneira rápida a
origem ou dependência de uma função, como no exemplo abaixo:
 
Neste exemplo, a fórmula célula F2 depende das informações da coluna A e
C, quando se ativa o rastrear precedentes para na célula F2 as setas indicam
sua dependência com as duas outras colunas. Porém quando se ativa o
rastrear dependentes, uma seta para direita, indica a dependência da célula
I2, a qual possui fórmula que referência F2.
 
CÁLCULO AUTOMÁTICO E MANUAL
Esta funcionalidade do Excel pode passar muitas vezes despercebida, até o
usuário precisar lidar com uma grande quantidade de informações e
enfrentar uma série de problemas ligados a travamentos, lentidões e perda
de informações. Uma solução pode ser a utilização do cálculo manual para
evitar processamento desnecessário. Uma vez que o cálculo esteja em modo
manual, é preciso informar ao Excel quando se deseja calcular e o que se
deseja calcular. Para optar entre cálculo automático e manual, basta acessar
o menu Fórmulas e posteriormente clicar no botão Opções de Cálculo,
então poderá se optar entre automático e manual.
O cálculo manual pode ser realizado em até três níveis diferentes de
objetos:
a) A nível de célula, onde basta edita-la e pressionar Enter, então o
resultado será calculado
b) A nível de planilha, pode ser realizado clicando no menu
superior Fórmulas > Calcular Planilha ou através do atalho Shift + F9
c) A nível de arquivo, pode ser acessado clicando no menu superior
Fórmulas > Calcular Agora ou através do atalho F9
 
TABELAS
As tabelas comuns são ferramentas interessantes oferecidas pelo Excel,
porém pouco utilizada pela maioria dos usuários. Tabelas têm vantagens e
desvantagens, onde seu principal objetivo é facilitar a leitura e análise de
uma tabela de dados.
Inserir Tabela
Para aplicar uma tabela basta selecionar uma região de dados e utilizar a
barra superior de ferramentas: Inserir > Tabelas.
Segue exemplo:
Como a área desejada já foi previamente selecionada, a janela que será
aberta apenas solicita para confirmar a região, após clicar em “OK” o
formato de tabela já poderá ser visualizado conforme a parte direita do
exemplo.
Design da Tabela
Com a tabela criada, é possível realizar uma série de modificações e
manipulações com os dados. Para visualizar as opções, basta clicar em
qualquer célula dentro da tabela para visualizar na barra de ferramentas uma
nova guia chamada: “Ferramenta de tabelas – Design”.
As ferramentas oferecidaspela Guia design são brevemente resumidas na
tabela abaixo:
Obs: Uma desvantagem e limitação da utilização de tabelas é que não será
possível mesclar células dentro da mesma.
Todas as opções previamente apresentadas para tabelas são sempre
possíveis com intervalos comuns (dados sem opção de tabela). Tabelas são
apenas para facilitar a visualização e agilizar determinados processos de
análise.
Para retirar a função de tabela de uma região de dados, basta clicar dentro
da mesma com o botão direito e clicar e: “Tabela > Converter em
Intervalo”. A mesma opção também está disponível na barra de ferramentas
como apresentado no quadro anterior.
CLASSIFICAÇÃO E FILTROS
O Excel oferece diversas ferramentas que possibilitam a análise e a
manipulação de dados. Filtros e Classificações são duas ferramentas
extremamente importantes para realizar segmentação e organização das
informações de uma planilha. Elas são especialmente importantes para lidar
com grandes quantidades de dados e para realizar análises detalhadas e
precisas.
Filtros
Existem duas maneiras de exibir filtros no Excel, uma é através da
aplicação de tabelas ou através da aplicação de um filtro local. A diferença
básica se dá pela possibilidade de criar várias tabelas em uma mesma
planilha, permitindo aplicar diversos filtros simultaneamente em cada uma
delas (Funciona apenas se elas estiverem dispostas verticalmente, caso
contrário um filtro anulará o outro na horizontal). O filtro local por sua vez,
funciona com o objetivo de analisar e segmentar os dados de uma única
região, não podendo ser aplicado em intervalos distintos dentro de uma
mesma aba da planilha.
Filtro em tabela
Ao aplicar uma tabela em uma região os filtros são automaticamente
criados no cabeçalho, o qual é considerado a primeira linha de uma região.
Filtro em intervalo de dados
Para aplicar filtros em um intervalo de dados, basta selecionar o cabeçalho
logo acima dos dados desejados e aplicar o filtro através da barra de
ferramentas em: "Dados > Filtro" ou "Página Inicial > Classificar e Filtros >
Filtro" ou atalho “Ctrl + Shift + L” conforme apresentado no exemplo
abaixo:
Uma vez que o filtro já esteja aplicado à região desejada, seja em intervalo
de dados ou tabelas, será possível selecionar a informação que será exibida,
para tanto basta clicar na seta ao lado da coluna desejada para exibir as
opções de filtragem, conforme exemplo abaixo:
 
Clicando na seta para baixo destacada em vermelho a janela de filtragem e
classificação rápida é apresentada conforme a parte direita da imagem. A
Região marcada na direita apresenta os elementos de filtragem, a lista é de
todos os itens pertencentes à coluna. Por padrão todos estão marcados o que
significa que todos estão sendo mostrados.
Filtro Manual
É possível marcar e desmarcar manualmente cada item da lista, uma vez
desmarcado este item será ocultado, conforme exemplo abaixo:
Apenas dois itens foram marcados e posteriormente foi pressionado o botão
de “OK”, desta forma na direita da imagem é possível observar o resultado
com todas as demais linhas ocultas e apenas os dois itens filtrados para o
mês de janeiro.
Dica 1: Dentro da planilha, para expandir a filtragem através de atalho basta
selecionar a célula e utilizar Ctrl + ↓ (Seta para Baixo)
Dica 2: Para agilizar a filtragem manual, utilize as Setas do teclado para
selecionar os itens, Barra de Espaço para marcar ou desmarcar e Enter para
confirmar.
 
Filtro por Cor
Na filtragem por cor é possível destacar todos os itens da coluna desejada
que possuam a cor escolhida. Esta opção é especialmente útil quando
combinada com a formatação condicional conforme utilizado no exemplo
abaixo, onde foram formatados os itens abaixo da média e posteriormente
apenas estes foram filtrados com a opção de cor.
 
Filtro por Número
A filtragem por números apresenta uma grande variedade de opções e
combinações, ao escolher a opção a lista abaixo será apresentada para
segmentar os dados:
As opções abaixo não pedem configuração e funcionam de forma direta:
a) 10 Primeiros...
b) Acima da Média
c) Abaixo da Média
Todas as demais filtragens de lista de número vão automaticamente abrir a
janela de personalização de filtragem com a opção escolhida já selecionada,
no exemplo abaixo a opção “É maior do que...” foi escolhida:
Observa-se que a janela de personalização é aberta com a opção “É maior
do que...” pré-selecionada, para realizar este filtro basta escolher um valor
na região mercada em vermelho e posteriormente pressionar OK.
Fica a critério do usuário personalizar ou alterar a filtragem, adicionando
um outro argumento que pode ter uma conexão lógica de "E" ou de "OU",
por exemplo:
Um número pode ser filtrado como sendo "Maior do que..." 1.000 e ao
mesmo tempo "Menor do que..." 5.000.
 
Filtro por Texto
Quando a coluna de dados é referente a um texto, automaticamente o Excel
reconhece a natureza desses dados e oferece a filtragem de textos.
Em filtros de texto, todas as opções vão abrir a janela de AutoFiltro
personalizado, onde será possível escolher o critério com o qual o texto será
filtrado.
Caracteres Desconhecidos
Existe uma particularidade muito interessante nas filtragens que permite
segmentar os dados mesmo com um caractere indefinido. Esse conceito se
aplica tanto aos filtros quanto na ferramenta de pesquisa. É possível utilizar
um símbolo para representar um único caractere desconhecido ou um grupo
deles.
Se o filtro do exemplo anterior for realizado com A?B será possível retornar
qualquer termo entre as duas letras.
Exemplo de possíveis retornos para códigos iniciados por A?B:
1) A2B
2) AXB
3) APB
4) A9B
Exemplo anterior com o filtro A?B.
Porém como foi utilizada a interrogação fica definida a necessidade de
retornar apenas um caractere. Para definir que o número de caracteres é
genérico, utilizasse asterisco (*), ainda seguindo o mesmo exemplo seria
A*B na pesquisa de termos iniciados.
Exemplo de possíveis retornos:
1) A2B
2) A548XB
3) ACCB
4) A74B
 
LOCALIZAR E SUBSTITUIR
A ferramenta de “localizar e substituir” é extremamente útil dentro do
Excel, ela pode realizar diversas tarefas que vão desde a pesquisa de dados
até a manipulação dos mesmos. A ferramenta pode funcionar de duas
maneiras, realizando a busca em uma região de células selecionada ou
realizando a procura na planilha inteira (basta não selecionar nenhum grupo
de células).
Para acessar a ferramenta, basta acessar barra superior em: “Página Inicial
> Localizar e Selecionar”, conforme imagem abaixo:
Também é possível utilizar os atalhos que levam direto para ferramenta,
Ctrl + L e Ctrl + U, conforme será apresentado a seguir.
Localizar
Ctrl + L
Para localizar existem basicamente duas opções: Localizar Tudo e Localizar
Próxima, a primeira opção lista todos os resultados para o termo buscado, e
a segunda avança sempre para o próximo termo encontrado.
No exemplo abaixo, serão localizadas as células da lista que possuem o
número 877 em seu conteúdo, observa-se que a opção localizar tudo
retornou na lista localizada na parte inferior da janela, todas as células
encontradas. Para que as células encontradas sejam selecionadas na planilha
na ordem apresenta, basta clicar em "Localizar Próxima", ou simplesmente
clicar em um lista da lista de encontrados.
 
Substituir
Ctrl + U
A ferramenta "substituir" é extremamente útil no tratamento de dados, onde
basta inserir um termo antigo e um termo novo pelo qual este será
substituído. Este termo novo pode ser inclusive vazio, fazendo apenas como
que o termo antigo seja apagado, justamente conforme ilustrado no exemplo
abaixo:
O termo traço (-) foi substituído por vazio, fazendo com que o código
ficasse sem este traço entre as letras e os números. No segundo exemplo
abaixo o termo underline ( _ ) é substituído por 0:
Em ambos os exemplos todos os termos foram substituídos de uma vez
através do botão “Substituir tudo”, entretanto, caso necessário é possível
realizar