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REDAÇÃO OFICIAL 
 
É todo ato normativo e toda comunicação do Poder Público. Deve caracterizar-se pela 
impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e 
uniformidade. 
Outros procedimentos rotineiros também fazem parte da redação de comunicações 
oficiais, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos 
expedientes etc. 
 
1. PECULIARIDADES DA REDAÇÃO OFICIAL 
 
1.1. Impessoalidade 
A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade. O tratamento 
impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: 
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica; 
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e 
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado. 
 
1.2. Linguagem 
O texto oficial requer o uso do padrão culto da língua. Padrão culto é aquele em que: 
a) se observam as regras da gramática formal, 
b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. 
A obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial procede do fato de que ele 
está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos 
vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a 
pretendida compreensão por todos os cidadãos. 
A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam. 
 
1.3. Formalidade 
As comunicações oficiais devem ser sempre formais. Não só ao correto emprego deste 
ou daquele pronome de tratamento, mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez e à 
civilidade. 
 
1.4. Padronização 
A clareza de digitação, o uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto 
são indispensáveis à padronização. 
 
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1.5. Concisão 
A concisão é uma qualidade do texto, principalmente o do oficial. Conciso é o texto 
que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. A concisão é, 
basicamente, economia lingüística. Isso não quer dizer economia de pensamento, isto é, não se 
devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se 
exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao 
que já foi dito. 
Deve-se perceber a hierarquia de idéias que existe em todo texto de alguma 
complexidade: idéias fundamentais e idéias secundárias. Essas últimas podem esclarecer o 
sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também idéias secundárias que não 
acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, 
podendo, por isso, ser dispensadas. 
 
1.6. Clareza 
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Claro é aquele texto que 
possibilita imediata compreensão pelo leitor. A clareza não é algo que se atinja por si só: ela 
depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem: 
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de 
um tratamento personalista dado ao texto; 
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por 
definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; 
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos 
textos; 
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe 
acrescentam. 
É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. 
Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos 
oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura 
que torna possível sua correção. 
A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas 
certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação 
de um texto que não seja seguida por sua revisão. “Não há assuntos urgentes, há assuntos 
atrasados”, diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejável repercussão no redigir. 
 
 
1.7. Pronomes de Tratamento 
Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades. Embora se refiram à 
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segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), 
levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que 
integra a locução e não com o pronome. “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; 
“Vossa Excelência conhece o assunto”. 
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são 
sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não 
“Vossa ... vosso...”). 
O gênero gramatical dos adjetivos referidos deve coincidir com o sexo da pessoa a que 
se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. “Vossa Excelência está atarefado.”, 
“Vossa Senhoria deve estar satisfeito.” “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve 
estar satisfeita”. 
O emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso 
consagrado: 
Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: 
 
a) do Poder Executivo 
Presidente da República 
Vice-Presidente da República 
Ministros de Estado 
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal 
Oficiais-Generais das Forças Armadas 
Embaixadores 
Secretários-Executivos de Ministérios 
Secretários de Estado dos Governos Estaduais 
Chefe da Casa Civil da Presidência da República 
Chefe do Gabinete de Segurança Institucional 
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República 
Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União 
Prefeitos Municipais 
 
b) do Poder Legislativo 
Deputados Federais e Senadores 
Ministros do Tribunal de Contas da União 
Deputados Estaduais e Distritais 
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais 
Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais 
 
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c) do Poder Judiciário 
Ministros dos Tribunais Superiores 
Membros de Tribunais 
Juízes 
Auditores da Justiça Militar 
 
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder 
é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: 
Excelentíssimo Senhor Presidente da República, 
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, 
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. 
 
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas 
por Vossa Excelência, terá a seguinte forma: 
 
À Sua Excelência o Senhor 
Fulano de Tal 
Ministro de Estado da Justiça 
70064-900 – Brasília. DF 
 
À Sua Excelência o Senhor 
Senador Fulano de Tal 
Senado Federal 
70165-900 – Brasília. DF 
 
À Sua Excelência o Senhor 
Fulano de Tal 
Juiz de Direito da 10a Vara Cível 
Rua ABC, no 123 
01010-000 – São Paulo. SP 
 
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD). A 
dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua 
repetida evocação. 
 
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O 
vocativo adequado é: 
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Senhor Fulano de Tal, 
 
No envelope, deve constar do endereçamento: 
Ao Senhor 
Fulano de Tal 
Rua ABC, no 123 
12345-000 – Curitiba. PR 
 
Fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que 
recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de 
tratamento Senhor. 
 
 
Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo 
indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenasem comunicações dirigidas a 
pessoas que tenham tal grau por terem defendido tese de doutorado. É costume designar 
por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Para quem não 
tem o título de doutor, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. 
 
Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a 
reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnífico Reitor, 
 
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, 
são: 
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: 
Santíssimo Padre, 
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos 
Cardeais. 
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos 
e Bispos. 
Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, 
Cônegos e superiores religiosos. 
Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos. 
 
 
1.8. Fechos para Comunicações 
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o 
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texto, a de saudar o destinatário. Os quinze modelos que vinham sendo utilizados foram 
simplificados para somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação 
oficial: 
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: 
Respeitosamente, 
 
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: 
Atenciosamente, 
 
 
1.9. Identificação do Signatário 
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais 
comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do 
local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: 
 
(espaço para assinatura) 
NOME 
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República 
 
(espaço para assinatura) 
NOME 
Ministro de Estado da Justiça 
 
 
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do 
expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. 
 
 
 
2. O PADRÃO OFÍCIO 
 
Há dois tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela 
forma: o ofício e o memorando. Nos dois adota-se uma diagramação única. 
 
2.1. Partes do documento no Padrão Ofício 
O ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: 
 
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a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede : 
Exemplos: 
Mem. 123/2002-MF 
Of. 123/2002-MME 
 
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: 
Exemplo: 
Brasília, 15 de março de 2007. 
 
c) assunto: resumo do teor do documento 
Exemplos: 
Assunto: Produtividade do órgão em 2006. 
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. 
 
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No 
caso do ofício deve ser incluído também o endereço. 
 
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o 
expediente deve conter a seguinte estrutura: 
 
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o 
assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer 
de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta; 
 
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma 
idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior 
clareza à exposição; 
 
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição 
recomendada sobre o assunto. 
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses 
estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. 
 
 
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: 
 
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o 
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encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a 
informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos 
do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão 
pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: 
 
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cópia do 
Ofício nº 34, de 3 de abril de 2007, do Departamento Geral de Administração, que trata da 
requisição do servidor Fulano de Tal.” 
ou 
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 10 
de fevereiro de 2007, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de 
projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.” 
 
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a 
respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em 
caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero 
encaminhamento. 
 
f) fecho 
 
g) assinatura do autor da comunicação; e 
 
h) identificação do signatário 
 
 
2.2. Forma de diagramação 
 
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: 
 
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 
nas citações, e 10 nas notas de rodapé; 
 
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-ão utilizar as 
fontes Symbol e Wingdings; 
 
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; 
 
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d) os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do 
papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas 
pares (“margem espelho”); 
 
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem 
esquerda; 
 
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; 
 
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; 
 
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada 
parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; 
 
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, 
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância 
e a sobriedade do documento; 
 
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão 
colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; 
 
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de 
tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; 
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto 
preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos; 
 
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte 
maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo 
Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2006” 
 
 
2.3. Ofício 
 
Definição e Finalidade 
Ofício é a comunicação que é expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais 
entre órgãos da Administração Pública ou a particulares. 
 
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Forma e Estrutura 
Quanto à sua forma, o ofício segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo 
do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. 
Exemplos: 
Excelentíssimo Senhor Presidente da República 
Senhora Ministra 
Senhor Chefe de GabineteDevem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do 
remetente: 
– nome do órgão ou setor; 
– endereço postal; 
– telefone e endereço de correio eletrônico. 
 
2.4. Memorando 
 
Definição e Finalidade 
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um 
mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. 
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. 
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer 
órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar 
desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser 
dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. 
 
Forma e Estrutura 
Quanto à sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença 
de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. 
Exemplos: 
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração 
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos 
 
2.5. Correio Eletrônico 
 
Definição e finalidade 
O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na 
principal forma de comunicação para transmissão de documentos. 
 
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Forma e Estrutura 
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não 
interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem 
incompatível com uma comunicação oficial. 
 
O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a 
facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. 
 
A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre 
seu conteúdo. 
 
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não 
seja disponível, deve constar pedido de confirmação de recebimento. 
 
Valor documental 
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico 
tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário 
existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. 
 
 
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