Organizacao de Eventos - UNID4

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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
CAPÍTULO 4 - PRÉ-EVENTO, EVENTO E PÓS-
EVENTO: DEU TUDO CERTO?
Paula Grechinski
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Introdução
Depois de tomada a decisão de realizar um evento, é necessário elaborar um projeto. Esse projeto conterá
diversas informações importantes sobre o evento, incluindo o tema, os objetivos, a programação e as atividades
a se cumprir para a realização do evento. Mas existem muitos itens para lembrar e ações a executar durante a
organização de um evento. Portanto, é necessário ter um rigoroso controle para não esquecer nenhum detalhe. E
como organizar todas as informações? Neste capítulo, você vai conhecer algumas ferramentas muito utilizadas
no planejamento de um evento, o e o cronograma, e também estudará sobre a planilha de custos e check list 
viabilidade e sobre o plano de marketing e divulgação do evento.
Após isso, quando chega a data do evento, como garantir que tudo ocorrerá como planejado? Algumas
providências finais são fundamentais para que o evento possa ter início. Você conhecerá aspectos da
coordenação do evento, o roteiro de cerimonial e quais são as informações necessárias para a equipe de
hospitalidade e recepção que atuará durante o evento.
Finalmente, quando o evento acaba, será que o trabalho também acaba? Como avaliar se os objetivos foram
atingidos e se o evento foi um sucesso? O questionário de avaliação é um dos instrumentos utilizados para
avaliar o evento, e você encontrará um modelo neste capítulo.
Chegando ao fim desse estudo, é hora de pensar se você realmente se identifica e tem as aptidões para atuar na
área de organização de eventos, de conhecer o mercado de trabalho e os tipos de empresas de eventos.
Bons estudos e sucesso!
4.1 Ferramentas de controle e organização
Talvez você tenha uma agenda para ajudar a lembrar de seus compromissos, e controlar aquilo que já foi
realizado ou que está pendente. Algumas ferramentas de planejamento de eventos são como a nossa agenda,
pois ajudam a organizar as ações que precisam ser cumpridas. No caso dos eventos, trabalhamos em fases. Essas
fases são o pré-evento, o transevento e o pós-evento.
Andrade (2007) relembra a importância dos eventos como multiplicadores de negócios e pelo potencial de gerar
fluxos turísticos e alterar a dinâmica da economia dos lugares onde ocorrem. Por esses e outros motivos, nada
deve ser feito de improviso e sempre deve-se buscar a excelência no planejamento e na execução do evento.
A utilização de ferramentas de organização auxilia a controlar as atividades que devem ser realizadas e também
a registrar quais providências já foram tomadas.
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Figura 1 - A organização é fundamental para organizar um evento de sucesso.
Fonte: Shutterstock, 2018.
O e o cronograma são exemplos de ferramentas de planejamento, controle e organização que servemcheck list 
como diretrizes para seguir o projeto do evento e operacionalizá-lo. Eles ajudam a ter uma visão do que é
necessário fazer antes, durante e depois do evento. Assim é possível, ao mesmo tempo, ter a visão do todo e de
cada fase a ser realizada.
4.1.1 , cronogramaCheck list
O é utilizado para acompanhar as providências que devem ser tomadas em todas as fases docheck list 
planejamento. Consiste em uma lista de tarefas que devem ser realizadas. A palavra vem do inglês check
(verificar) + (lista), e podemos traduzi-la como lista de verificações. Não há um modelo único de , elist check list
o organizador do evento pode desenvolver seu próprio instrumento ou basear-se em um modelo já existente. O
importante é que ele contenha os itens ou tarefas que devem ser lembradas.
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Figura 2 - O check list é utilizado para verificar se todas as tarefas foram cumpridas.
Fonte: Ksanderhttp, Shutterstock, 2018.
Matias (2004) sugere algumas formas de apresentação do , como organizar as atividades por ordemcheck list
alfabética; por grupo de atividades; por setores de organização; ou ainda específicos paracheck lists 
circunstâncias ou momentos do evento. Também podemos usar para as comissões, para os serviços check lists
contratados, para a programação ou para qualquer outra atividade ou momento do evento em que ele se faça
necessário.
Vejamos um modelo dessa ferramenta.
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Quadro 1 - Modelo de check list do pré-evento.
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em MATIAS (2004).
É importante colocar a atividade que deve ser realizada, o nome da pessoa e setor responsável, e deixar uma
coluna para checar e marcar se a atividade já está feita.
Assim como o , o cronograma é uma ferramenta de planejamento que pode ser utilizada para ocheck list
acompanhamento das atividades nas três fases do evento. Ele está relacionado a prazos, e é utilizado para
verificar quanto tempo é necessário para realizar alguma tarefa; ou quanto tempo falta para realizá-la. É uma
ferramenta padrão e prática, que estabelece os prazos para a realização das tarefas.
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Figura 3 - O cronograma refere-se a tempo e prazos para cumprir as tarefas.
Fonte: Korn, Shutterstock, 2018.
O cronograma deve apresentar a distribuição ordenada das atividades e providências que devem ser tomadas
dentro de um determinado espaço de tempo, e conter as datas previstas para início e término de cada tarefa
(MATIAS, 2004).
A elaboração do cronograma para o acompanhamento de um projeto é fundamental para não pular etapas
VOCÊ SABIA?
A palavra cronograma tem origem na palavra grega , e significa tempo. SegundoChronos
Zaidman (2005), era um deus da mitologia grega que personificava o tempo eterno eChronos
imortal, e era soberano sobre o tempo de todos os outros deuses. Era representado pela figura
de um velho, o senhor do tempo. Na mitologia, devorava seus filhos assim queChronos
nasciam, para que ele pudesse reinar eternamente (uma analogia ao fato de que o tempo
devora tudo). Porém, um dos filhos se salvou, Zeus, que destronou o pai e depois tornou-se o
deus de todos os deuses. refere-se ao tempo sequencial, linear e que pode ser medido.Chronos
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A elaboração do cronograma para o acompanhamento de um projeto é fundamental para não pular etapas
importantes no decorrer do planejamento do evento.
Clique nas setas e aprenda mais sobre o tema.
Berkun (2008) ensina que o cronograma tem a finalidade de agendar compromissos, e ajuda a manter o foco e
controle das ações prioritárias. Matias (2004) afirma que deve ser feito o acompanhamento e avaliação
constantes do cronograma, para assim prevenir erros durante o processo de organização do evento.
O modelo padrão de cronograma apresenta na coluna da esquerda as ações ou atividades que devem ser
executadas, e nas colunas da direita constam o ano, meses ou semanas quando serão realizadas as ações.
Também é importante ter estabelecido nessa ferramenta quem são os responsáveis pela execução das tarefas,
conforme o modelo a seguir.
Quadro 2 - Criar um modelo de cronograma é fundamental para a organização de um evento.
Fonte: MATIAS, 2004, p. 128.
Essa ferramenta pode ser utilizada para planejamento de curto, médio ou longo prazo, e também é adequada
para qualquer tamanho de evento. O cronograma ajuda a comparar o tempo previsto para se realizar uma tarefa
e o tempo realmente gasto. Dessa forma, é possível calcular o tempo médio necessário para a execução de uma
atividade e determinar a responsabilidade de cada participante no processo.
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4.1.2 Planilha de custos e viabilidade ( )budget
Muitas das ações presentes no planejamento envolvem custos. Por exemplo, a locação do espaço e dos
equipamentos, a confecção de materiais de divulgação e materiais a serem utilizados durante o evento, serviços
de hospedagem, transporte, recepção, alimentação, contratação de profissionais etc.
Figura 4 - É importante conhecer como obter recursos financeiros para a realização de um evento.
Fonte: Shutterstock, 2018.
É fundamental planejar os recursos necessários, assim como administrá-los e organizá-los. Segundo Zanella
(2003), o planejamento eficiente abrange a previsão dos valores necessários para recursos materiais, financeirose de apoio, assim como as verbas para custeá-los.
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Britto e Fontes (2002) ressaltam que a administração e supervisão financeira materializam a execução do
evento, e tudo deve estar registrado (entradas, saídas, saldos, aplicações, rendimentos, contas a pagar, contar a
receber etc.).
São tantos itens que necessitam de recursos financeiros, que o ideal é fazer uma planilha detalhando-os e
contendo também a somatória do valor total necessário. Vejamos, a seguir, um exemplo de planilha de custos.
VOCÊ SABIA?
Budget é uma palavra em inglês que significa orçamento. Para eventos, constitui-se em uma
ferramenta importante para controlar as finanças e orçamento. Podemos dizer que é um plano
de contas que serve como base para o início da execução do evento, no qual constarão custos,
receitas e despesas. Assim, é possível prever as condições financeiras e planejar melhor o
evento. Alguns podem ajudar a construir os e planilhas, sendo o Excel o softwares budgets
mais popular.
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Quadro 3 - Modelo de planilha de custos.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
Quer aprender mais sobre este assunto? Clique nas abas abaixo e confira!
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Planilhas de custos
As planilhas de custos, assim como os próprios custos, variam de acordo com cada evento. Quando
existem muitos elementos que envolvem despesas, é possível trabalhar com mais de uma planilha,
especificando os custos para cada tipo de recursos (físicos, humanos, materiais e equipamentos
diversos, locação de equipamentos, serviços externos e o que mais se fizer necessário).
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Cotações
Geralmente, são feitas três cotações para cada item necessário. Para isso, é preciso solicitar
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Geralmente, são feitas três cotações para cada item necessário. Para isso, é preciso solicitar
orçamentos para fornecedores. Esses orçamentos devem ter informações como data, serviço a ser
oferecido, prazo de entrega e forma de pagamento. Desse modo, é possível escolher o menor preço
levando também em conta a qualidade do produto ou serviço. O produto ou serviço escolhido
constará na planilha de custos.
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Viabilidade do evento
Para garantir a viabilidade do evento, é comum estimar que os custos sejam mais altos do que o
necessário, e prever que as receitas são mais baixas do que a existente, não garantindo que elas
cobrirão 100% dos custos previstos. Em outras palavras, devemos contar com um cenário
desfavorável, porque assim ficará mais fácil garantir um evento viável
A Lei Rouanet é um exemplo de receita em eventos. Elencamos a seguir outras fontes de receita em eventos, de
acordo com Matias (2004):
• recursos preexistentes;
• taxas de inscrição ou venda de ingressos;
• patrocínios;
• merchandising: itens que não são fundamentais para o evento, mas geram receitas na forma de 
patrocínio, como capas de cadeira, balões e banners;
• venda de estandes e espaços publicitários;
• venda de direitos de transmissão do evento;
• eventos paralelos ou realizados antes do evento para captação de recursos;
• doações em dinheiro ou em materiais;
•
CASO
A Lei Rouanet e o incentivo à cultura
A Lei Rouanet (Lei n. 8.313) foi criada em 1991, e estabelece que uma parte do imposto de
renda de pessoas físicas ou jurídicas pode ser usada pelo governo para patrocinar eventos
culturais, sendo a principal fonte de financiamento e viabilização de projetos culturais no
Brasil.
Os projetos apoiados pela Lei Rouanet podem ser apresentados por pessoas físicas (artistas,
produtores culturais, técnicos da área cultural etc.) ou pessoas jurídicas (autarquias, fundações
culturais, empresas, cooperativas, outras fundações, ONGs, organizações culturais etc.).
A cantora Marisa Monte, por exemplo, contará em 2019 com um orçamento de R$ 4.994.530
advindo da Lei Rouanet para a realização de quatro shows acompanhada da Orquestra
Sinfônica Brasileira. Diversos outros artistas consagrados beneficiam-se de recursos da Lei
Rouanet para o financiamento de shows e produções musicais, o que por vezes gera
controvérsias. Há que se considerar que o recurso oriundo da Lei Rouanet é um incentivo fiscal
que não sai dos cofres do governo, mas sim de pessoas físicas e jurídicas, e tem ajudado a
manter diversos projetos culturais de pequeno, médio ou grande porte (BRASIL, 2018).
Para ter um projeto patrocinado pela Lei Rouanet, é necessário passar por uma avaliação e
aprovação do Ministério da Cultura. A lista de projetos aprovados está disponível para
consulta pública. Saiba mais em: < >.http://rouanet.cultura.gov.br/legislacao/
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http://rouanet.cultura.gov.br/legislacao/
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• doações em dinheiro ou em materiais;
• auxílio governamental para financiamento do evento;
• leis de incentivo à cultura.
Considera-se um evento viável aquele em que as receitas são maiores que as despesas. Ou seja, o planejamento
deve contar com recursos suficientes para quitar os custos com fornecedores e prestadores de serviço, e ainda
visar a uma sobra de caixa: o lucro.
Ao término do evento, se após o pagamento de todos os fornecedores o saldo for positivo, o evento deu lucro.
Caso não haja saldo, isso significa que o evento deu prejuízo.
No caso de empresas organizadoras de eventos, o correto é administrar as contas de cada evento
separadamente. Isso quer dizer que os gastos com manutenção geral da empresa (aluguel, folha de pagamento,
materiais e serviços fixos) não devem entrar na conta do evento.
4.1.3 Plano de marketing e divulgação
As estratégias de marketing e divulgação consistem na definição e adequação dos meios e mensagens a serem
utilizados com o objetivo de informar, sensibilizar e motivar o público-alvo do evento (MATIAS, 2004). É
importante lembrar que estratégias diferentes atingem públicos diferentes, portanto, deve-se estudar o público
que se pretende atingir, e então focar os esforços de marketing e divulgação mais adequados.
Portanto, deve-se ter bem claro:
• o tipo de evento;
• o público-alvo e abrangência do evento;
• a disponibilidade financeira para investir em divulgação;
• quanto tempo falta para o evento acontecer; e
• conteúdo e informações disponíveis para divulgar.
A seguir, você verá algumas opções de divulgação para um evento. Tenha sempre em mente que os meios de
comunicação escolhidos irão levar a mensagem do evento ao público, portanto, devem estar adequados ao perfil
que se pretende atingir. Se a comunicação não for bem direcionada, não haverá o retorno desejado.
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Figura 5 - Escolhendo os meios de comunicação para levar a mensagem do evento.
Fonte: Shutterstock, 2018.
Para uma comunicação mais dirigida, utiliza-se o envio de fôlderes, folhetos ou circulares para um público
selecionado. Esse envio pode ser feito via correio (menos usual) ou por e-mail, e é utilizada a chamada mala
direta. O material deve conter todo o conteúdo informativo sobre o evento, destacando as informações mais
importantes, portanto, quanto mais próximo da data de realização do evento, mais completas serão as
informações. Para o material, pode ser utilizado o formato, tamanho e cores que tenham relação com o evento.
Clique nas abas abaixo, para aprender mais sobre o tema.
Cartazes
Os cartazes são recursos muito utilizados para divulgação de eventos, e atingem um público mais amplo e menos
dirigido. Um cartaz contém uma linguagem clara e objetiva para enviar uma mensagem rápida e direta, portanto,
deve ter um visual criativo e impactante para chamar a atenção do público que passa por ele. É interessante fixar
o cartaz em locais onde se concentra o público-alvo, com no máximo dois meses antes da data do evento. Se a
divulgação nesse meio de comunicação for realizada com muita antecedência, o público pode perder o interesse
(MATIAS, 2004).
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Folhetos
Os folhetos são meios de comunicação distribuídos em grande quantidade, geralmente em locais com grande
concentração de público, que não necessariamente é o público-alvo do evento, apenas potenciais interessados.
Ele contém informações básicas sobre o evento.
e outrosOutdoors 
Os , painéis e sãoeficientes quando se pretende atingir um público abrangente, como é ooutdoors backlights 
caso do público de shows e feiras, porém não são meios indicados para eventos mais dirigidos e com público
seleto. Nesses meios de comunicação, utilizam-se mais imagens do que palavras, a fim de causar um impacto
mais imediato. A recomendação é que a divulgação por tais meios seja realizada com 15 dias ou um mês de
antecedência do evento.
Também é viável realizar anúncios pagos em revistas, jornais, rádio e TV, e se não houver disponibilidade
financeira para tal, é possível negociar algum tipo de permuta com esses meios de comunicação. Se o evento
contar com uma assessoria de imprensa, esta ficará responsável por enviar sugestão de pauta, epress release
agendar entrevistas. O consiste em um instrumento de comunicação dirigido à imprensa com opress release 
intuito de despertar o interesse dos jornalistas em divulgar a matéria.
4.2 Preparação e providências finais
Chegou a hora de realizar o evento. Este é o momento de montar, controlar e administrar a realização do evento
que foi planejado com tanta dedicação e está prestes e se concretizar. Martin (2003) diz que se o pré-evento foi
bem feito, a chance de sucesso agora é grande, pois já se tem a base para o evento acontecer sem problemas.
Às vezes, a falta de um planejamento adequado faz com que não se aproveite todo o potencial e oportunidades
existentes naquela reunião de pessoas. Desse modo, é importante ter os objetivos do evento sempre bem claros,
e treinar a equipe para que o trabalho ocorra em sintonia.
Agora falta pouco para o evento começar, e não deixe que a correria e ansiedade com a proximidade do
momento deixem passar despercebidos detalhes importantes. Depois da montagem da estrutura necessária no
local, inicia-se a operacionalização do atendimento ao público e o trabalho dos fornecedores contratados.
Portanto, planeje antes como será esse momento operacional e treine sua equipe.
Dentre as providências finais, com o em mãos é hora de conferir e acompanhar se tudo transcorrerácheck list 
conforme o planejado. Verifique as instalações físicas (aparelhos eletrônicos, placas, tribunas, luminárias,
painéis, mesas, cadeiras, divisórias, bandeiras, cordas divisórias, placas de mesa etc.). Confira o material de
secretaria (material de expediente, pastas, blocos, programação, mapas turísticos, caixa de primeiros socorros,
barbantes, fitas, tesoura, etiquetas, livros de presença etc.). Cheque também os equipamentos audiovisuais
(projetores, TVs, telões, computadores, equipamentos de gravação, microfones, caixas de som, aparelhos de som,
amplificadores, gravadores, extensões, adaptadores, fitas para gravação, filmadora, DVD, videocassete etc.).
VOCÊ QUER VER?
O filme (SHANKMAN, 2001) é uma comédia romântica queO casamento dos meus sonhos
mostra o trabalho de uma profissional que organiza casamentos. Ao assistir ao filme, você
poderá visualizar uma das características dos profissionais de eventos, pois a personagem
realiza o trabalho de forma muito meticulosa para que nada dê errado.
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4.2.1 Ferramentas de coordenação e credenciamento
Para melhor organização e coordenação no dia do evento, já estarão estipuladas algumas áreas e funções para a
equipe. A secretaria do evento, por exemplo, cuidará da parte administrativa e coordenará o trabalho da equipe
de recepcionistas. Matias (2004) atribui à secretaria do evento as seguintes funções:
• recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
• atender aos participantes;
• atender e oferecer apoio ao plenário e às salas de comissões;
• preparar com antecedência os materiais necessários para o evento;
• supervisionar o atendimento aos participantes, convidados e autoridades;
• efetuar inscrições no dia do evento;
• entregar materiais do evento para os participantes;
• prestar informações;
• entregar certificados;
• elaborar controles de tarefas sob sua responsabilidade;
• providenciar os materiais necessários para os palestrantes.
Para melhor coordenar o evento, é interessante a existência de salas de apoio, como uma VIP. Nessa sala, que
deve estar próxima ao local do evento, deve-se proporcionar um ambiente agradável, com serviço de copa e
acesso à internet. Nesse local, as autoridades, convidados especiais e palestrantes serão recebidos pela comissão
organizadora do evento.
Dependendo do tamanho do evento, pode haver a necessidade de um local para recepcionar e acomodar a
imprensa. Nessa sala ocorrerão coletivas de imprensa, encontro com jornalistas para passar informações sobre o
evento, entre outras atividades de apoio para esse setor. Alguns eventos podem necessitar também de salas para
discussão, deliberação de determinados assuntos, ou mesmo salas para grupos de trabalho em eventos técnico-
científicos.
4.2.2 Roteiro de cerimonial
O cerimonial é o conjunto de formalidades e normas existentes em um evento. Alguns eventos podem ter
necessidade de rituais, gestos, simbolismos e elementos que representam algo naquela ocasião. Observamos o
cerimonial tanto em eventos sociais (como casamentos e formaturas, por exemplo) quanto em eventos
corporativos, acadêmicos ou do poder público.
O chefe de cerimonial ou cerimonialista é a pessoa responsável pela organização da parte solene do evento. Não
devemos confundi-lo com o mestre de cerimônias, que é a pessoa que irá conduzir a cerimônia junto ao público,
e por esse motivo deve ter boa dicção, falar agradável e entusiástico, postura firme e também estimular o público
presente (MEIRELLES, 2002).
Segundo Dias (1996), o cerimonial deve existir em todas as solenidades, pois é ele que dá ritmo e organiza a
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VOCÊ QUER LER?
O Comitê Nacional de Cerimonial Público (CNCP) foi criado em 1993, e dentre as suas
atribuições, elaborou o Código de Ética dos profissionais de cerimonial, no ano 2000. Para os
profissionais da área, é importante ter conhecimento do código de ética profissional, para
assim desempenhar o trabalho com seriedade, dignidade e profissionalismo. Você pode ter
acesso a esse documento em: < >.http://cncp.org.br/default.aspx?section=10
http://cncp.org.br/default.aspx?section=10
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Segundo Dias (1996), o cerimonial deve existir em todas as solenidades, pois é ele que dá ritmo e organiza a
programação, evitando assim situações inesperadas. O poder público e os militares são os segmentos da
sociedade que têm o maior número de formalidades em seu cerimonial.
Para ajudar a cumprir a programação e as formalidades necessárias no evento, é importante que se tenha um
roteiro de cerimonial. Esse roteiro conterá um resumo do evento, geralmente apresentado na forma de tópicos e
na ordem em que as coisas devem acontecer em cada momento.
A seguir, você verá uma sequência básica de tópicos para o roteiro de cerimonial de abertura de um evento.
• Saudação aos presentes.
• Introdução explicando a que se refere a cerimônia.
• Chamar autoridades para compor a mesa diretiva.
• Execução do hino nacional.
• Agradecimentos necessários e nominação de autoridades presentes.
• Pronunciamentos das autoridades e condução da cerimônia.
• Término dos pronunciamentos.
• Saudação final e agradecimentos.
• Encerramento.
O roteiro deve ser claro, objetivo e conter todas as informações sobre o evento (horários, intervalos,
pronunciamentos etc.). Além disso, ele deve prever também um espaço para anotações de última hora. O roteiro
é utilizado pelo chefe de cerimonial ou cerimonialista, e serve para facilitar a atuação e auxiliar com informações
importantes para todos os envolvidos na cerimônia, especialmente os componentes da mesa de honra e os
profissionais que estarão trabalhando naquela ocasião (MEIRELLES, 2002).
Após conhecer um pouco sobre a função do chefe de cerimonial – ou cerimonialista – na execução de um evento,
e o instrumento que o ajuda na condução das atividades no momento em que o evento está acontecendo – o
roteiro de cerimonial – você irá agora aprender sobre a equipe que trabalha com a recepção e hospitalidade
VOCÊQUER LER?
As normas de cerimonial público estão descritas no Decreto n. 70.274, de 9 de março de 1972.
Esse decreto determina ações de cerimonial público e ordem geral de precedência, e são
utilizadas em muitos eventos onde há necessidade de seguir protocolos. Você pode acessá-lo
em: < >.http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm
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VOCÊ O CONHECE?
O atual chefe de cerimonial do Palácio do Planalto é o embaixador Pompeu Andreucci Neto.
Sua função, juntamente com uma grande equipe e outros órgãos da administração interna da
Presidência da República, é organizar cerimônias e atividades na sede do governo brasileiro,
onde estará presente o presidente da República. Ele também prepara e realiza as viagens
presidenciais nas cidades brasileiras e visitas oficiais ao exterior. Suas atividades são regidas
por regras protocolares previstas em lei.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm
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roteiro de cerimonial – você irá agora aprender sobre a equipe que trabalha com a recepção e hospitalidade
durante o evento.
4.2.3 Treinamento de equipe de hospitalidade e recepção
A equipe que trabalha com a hospitalidade e recepção do evento pode ser terceirizada, e estará sob supervisão
da coordenação do evento. A recepção é considerada o cartão de visitas do evento, porque o primeiro contato do
participante será com a equipe de recepcionistas, que inclusive pode ter postos de atendimento em locais
estratégicos de circulação do público-alvo, como em aeroportos ou hotéis. Clique nas abas e aprenda mais sobre
o tema.
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Aeroportos
No caso do trabalho em aeroportos, a equipe de recepção do evento deve receber cordialmente as
pessoas, auxiliar no desembarque de bagagens, indicar os meios de transporte disponíveis para o
evento, informar sobre os horários de saída e fornecer informações gerais sobre o evento e a
cidade.
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Hotel
Quando há uma equipe de recepção no hotel, o trabalho será recepcionar os visitantes, alojá-los de
acordo com as reservas, providenciar o envio das bagagens aos apartamentos e ajudar a resolver
imprevistos como perda de bagagem ou troca de apartamentos (MATIAS, 2004). De maneira geral,
a equipe irá auxiliar durante a permanência no evento e passar as informações necessárias.
Os recepcionistas devem ter conhecimento de toda a programação oficial e também da programação paralela. É
importante que conheçam os itinerários e pontos turísticos da cidade, conheçam as linhas de ônibus e
coordenem horários de chegadas e saídas. Quando há um transporte oficial do evento, cabe aos recepcionistas
entregar aos participantes o número de identificação de seu ônibus, conhecer os motoristas e também controlar
a lista de presença dentro do veículo. Além disso, é interessante que a equipe tenha facilidade em providenciar
veículos para eventualidades e algum conhecimento em primeiros socorros.
De maneira geral, recomenda-se que a equipe de recepção esteja equipada com para comunicação,walkie-talkies
uniformizada e portando as credenciais do evento.
4.3 Atividades da fase de pós-evento
Para quem está organizado o evento, o trabalho não termina quando o evento acaba: é aí que começa a última
fase prevista no planejamento. A correria com o evento é tão grande, que a equipe de trabalho quer descansar e
às vezes acaba deixando o evento em segundo plano só porque ele já terminou. Mas a fase do pós-evento é
caracterizada por finalizar pendências e avaliar os resultados, e às vezes também pode ser necessário entregar
um relatório final para o promotor do evento. Clique nas setas e confira outras informações sobre o pós-evento.
O pós-evento é a última fase do evento, a conclusão de todo o trabalho, e deve ser feita independentemente do
tamanho do evento ou do número de pessoas que participaram dele. Sendo assim, a última fase de planejamento
do evento consistirá em avaliar, fechar, prestar contas, arquivar, relatar e mensurar.
Martin (2003) relata que no pós-evento ocorre a desmontagem de toda a estrutura montada no pré-evento, são
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Martin (2003) relata que no pós-evento ocorre a desmontagem de toda a estrutura montada no pré-evento, são
realizados pagamentos e acertos financeiros com os fornecedores e com o promotor do evento, devolvidos os
materiais não utilizados e correspondências oficiais, e apresentados os relatórios financeiros e avaliação final.
Matias (2004) destaca nessa fase a realização da avaliação técnica, administrativa e também a avaliação dos
participantes, confrontando os resultados atingidos com os objetivos. Esse momento é importante, pois é
possível identificar os pontos positivos e negativos do evento, e assim aprimorar a realização de um próximo
evento.
São atividades do pós-evento, segundo Matias (2004):
• preparar o envio de correspondências agradecendo àqueles que participaram do evento;
• controlar e arquivar os documentos gerados durante o evento;
• agradecer aos fornecedores, colaboradores e equipe de trabalho;
• preparar edição, publicação e envio de anais (quando for o caso);
• elaborar o portfólio;
• preparar o noticiário geral e expedir o press release para a imprensa (texto resumido que destaca os 
elementos principais que devem constar em uma matéria jornalística);
• clipagem das publicações na mídia (compilar e ordenar todas as notícias relacionadas);
• apresentar o balanço financeiro e administrativo e prestar contas;
• liquidar pendências;
• devolver materiais emprestados;
• desmontar estruturas;
• transportar materiais e equipamentos para seus devidos destinos;
• preparar e apresentar o relatório final;
• reunir-se com a equipe para incentivá-la a buscar resultados ainda melhores em próximos eventos.
Veja a seguir um modelo de de pós-evento, no qual constam algumas atividades que não podem ser check list
esquecidas. Certamente esse modelo é apenas um exemplo, e pode ser adaptado e alterado conforme as
necessidades do evento.
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Quadro 4 - O check list de pós-evento ajuda a fazer o balanço geral das atividades.
Fonte: Elaborado pela autora, 2018.
É importante que detalhes não sejam esquecidos, e por esse motivo o check list é uma ferramenta que ajuda
também na fase do pós-evento. Além disso, para verificar se a planilha de custos atendeu a todas as necessidades
do evento, realiza-se também a análise contábil dos gastos. Nesse momento, será possível saber se o evento teve
lucro ou prejuízo.
De maneira geral, ao término do evento, as ferramentas que foram utilizadas nas fases anteriores (formulários,
cronogramas, , relatórios de atividades, atas das reuniões e questionários de avaliação doscheck lists
participantes) também serão acionadas como forma de comparação para verificar se os objetivos foram
atingidos, ajudando assim no processo de avaliação final.
4.3.1 Questionário de avaliação
A avaliação é fundamental para que ocorra um aprimoramento do trabalho em outros eventos, ajudando a
perceber as falhas e os êxitos. Este não deve ser entendido como um momento desconfortável, mas sim como
algo importante para o crescimento pessoal e profissional.
A base da avaliação pode ser o cronograma: será que todas as tarefas, responsabilidades e prazos foram
cumpridos? O também pode ajudar nesse momento, pois ele apresenta o desenvolvimento ou não de check list
todas as atividades que foram planejadas.
Como forma de avaliação, a opinião do público participante também é importante, e isso se dá muitas vezes com
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Como forma de avaliação, a opinião do público participante também é importante, e isso se dá muitas vezes com
a aplicação de um questionário de pesquisa de opinião durante o evento. Pode ser utilizada apenas uma
amostragem dos participantes ou a totalidade deles. A elaboração e a aplicação do questionário podem ser feitas
por especialistas no assunto, no caso de grandes eventos. O importante é que as perguntas sejam bem
elaboradas, pois as respostas e a interpretação delas serão fundamentais para a avaliação do evento.
Após coletar as respostas, é realizadaa tabulação do resultado, que contribuirá para identificar se os objetivos
do evento foram atingidos. Não é necessário que o participante se identifique, pois assim ele se sentirá mais
confortável para expressar sua opinião sem constrangimento.
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Quadro 5 - Modelo de avaliação, pois é importante saber a opinião do participante.
Fonte: Elaborado pela autora, baseado em MATIAS (2004).
Clicando nas interações a seguir, você aprenderá mais sobre o questionário de avaliação.
Compreender a opinião
Um questionário de avaliação não deve ser aplicado apenas como uma obrigação da fase do pós-evento. Os
resultados, após tabulados, devem ser utilizados para compreender a opinião do público presente e em que
ponto suas necessidades e desejos foram atingidos, pois ele demonstrará suas insatisfações e expectativas para
próximos eventos. O campo de comentários e sugestões deve ser levado em conta, pois geralmente os
participantes registram suas emoções (algo intangível) e sugestões que poderão ser utilizadas para os próximos
eventos. Desse modo, a análise da avaliação é tão importante quanto a própria avaliação, pois sem análise os
dados ficarão apenas no papel. As informações obtidas devem ser transformadas em ações, para corrigir as
falhas e reforçar os pontos fortes.
Avaliação da equipe
Segundo Matias (2004), a opinião do grupo de trabalho é importante, e além das reuniões periódicas com todos
os envolvidos no planejamento e organização do evento, a avaliação final por parte da equipe contribuirá para
análise dos resultados obtidos. Sendo assim, também é possível aplicar um questionário de avaliação com a
equipe que participou da organização do evento, e da mesma forma ele deve ser anônimo para que assim a
equipe possa se autoavaliar e avaliar a organização do evento como um todo.
Mas o organizador do evento pode optar por realizar apenas uma reunião com a sua equipe, sem
necessariamente aplicar um questionário. Nessa reunião, a equipe irá verificar e avaliar se tudo o que foi
planejado foi executado em todas as fases do evento. Assim, com a conclusão do pós-evento e a avaliação do que
ocorreu, é possível traçar o planejamento do próximo evento, acrescentando informações para que os resultados
sejam cada vez melhores.
4.4 Mercado de trabalho em eventos
Nesse ponto dos seus estudos, você já conhece muitas informações importantes sobre a organização de eventos.
Então, chegou o momento de pensar no mercado de trabalho nesse setor. Mas antes, vamos falar sobre algumas
características do organizador de evento, pois são necessárias algumas habilidades e aptidões para quem decide
trabalhar com essa atividade. Clique nas setas para aprender mais sobre este assunto.
O profissional de eventos trabalha com pessoas, portanto, são importantes características como ter cultura geral,
uma permanente curiosidade e embasamento intelectuais, dominar regras de comportamento social e ter boa
expressão verbal, além de valores éticos e morais consistentes.
Além disso, como você já sabe, o planejamento é fundamental para o sucesso de um evento, e diversas pessoas
estarão envolvidas em sua organização, por isso, é importante que o profissional tenha capacidade
administrativa e saiba planejar, domine técnicas de redação, tenha capacidade de liderança e goste do trabalho
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administrativa e saiba planejar, domine técnicas de redação, tenha capacidade de liderança e goste do trabalho
em equipe.
É essencial, ainda, que quem trabalha na área tenha um bom gosto estético para produzir e criar os eventos;
saiba ouvir o cliente – para assim poder atender às suas expectativas – e seja prestativo; e tenha capacidade de
persuasão para convencer o cliente a mudar de ideia, caso tenha observado essa necessidade, ou mesmo para
negociar com os fornecedores.
O mercado de trabalho em eventos é promissor, pois constantemente são realizados eventos com as mais
diversas finalidades e proporções. Sendo assim, o constante desenvolvimento desse mercado atrai investimentos
e, consequentemente, o campo de trabalho para o organizador de eventos ou empresas cresce também.
Lembre-se que existem diversos tipos de eventos, e muitas vezes eles são usados inclusive como uma estratégia
para minimizar a sazonalidade em meios de hospedagem e contribuem também para o desenvolvimento
turístico de um município (FERNANDES, 2004). Com relação ao turismo, alguns eventos são capazes de atrair
multidões, o que gera um efeito multiplicador na economia e geração de empregos diretos e indiretos.
Um evento vai além do planejamento, da elaboração da programação, da execução e do monitoramento das
atividades que foram pensadas e destinadas para um público específico e realizadas em local preparado para
esse fim. O evento deve ser considerado como uma atividade econômica e social que gera benefícios para
empreendedores, para o local que o sedia, para o comércio, restaurantes, hotéis e também para a comunidade
(BRITTO; FONTES, 2002).
Fernandes (2004) destaca que os eventos são uma fonte geradora de empregos, e cada espaço para eventos
contrata, em média, cerca de seis funcionários fixos. De maneira geral, os espaços para eventos no Brasil geram
cerca de 70.344 empregos diretos e terceirizados.
4.4.1 Tipos de empresas de eventos
No mercado de trabalho em eventos, é possível que o profissional atue tanto como pessoa física quanto como
pessoa jurídica. Quando pessoa jurídica, possui uma empresa registrada, que trabalhará com contratos e
parcerias. Segundo Fernandes (2004), as empresas privadas dedicam-se à organização geral dos eventos sob sua
responsabilidade e constituem uma prestação de serviços profissional.
No caso de pessoa física, o organizador de eventos é autônomo, e de acordo com Fernandes (2004), muitas vezes
possui apenas noções básicas de planejamento e organização de eventos, encarando essa atividade como uma
renda extra. É importante comentar que a falta de conhecimento e despreparo de pessoas que trabalham com
eventos pode resultar em desilusões para o contratante e participantes.
A maioria dos empregos na área de eventos (75%) é terceirizada, ou seja, empresas que trabalham com , buffets
VOCÊ QUER VER?
O Festival de Parintins é o maior evento folclórico do Brasil. Ele ocorre no mês de junho na
cidade de Parintins, estado do Amazonas, e celebra a tradição do bumba-meu-boi. O evento
ocorre durante três dias, e o ponto alto é a disputa entre o boi Caprichoso (azul) e o boi
Garantido (vermelho), que ocorre em um local específico chamado Bumbódromo, com
capacidade para 35 mil espectadores. O documentário Brincar de boi: o centenário dos bois-
, disponível no YouTube, <bumbá de Parintins/AM https://www.youtube.com/watch?
>, conta um pouco dessa tradição.v=nd17N_VD7L8
https://www.youtube.com/watch?v=nd17N_VD7L8
https://www.youtube.com/watch?v=nd17N_VD7L8
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A maioria dos empregos na área de eventos (75%) é terceirizada, ou seja, empresas que trabalham com , buffets
equipamentos audiovisuais, transportes, segurança, recepção, limpeza, entre outros (FERNANDES, 2004). Dentre
os tipos de empresas de eventos que empregam profissionais da área, podemos citar:
• agências de eventos;
• promotores de feiras;
• agências de comunicação;
• agências de turismo;
• fornecedores de serviços;
• locais para eventos;
• Convention & Visitors Bureaux;
• entidades do setor.
Em todos os campos de atuação do mercado profissional de eventos, existe um fluxo de comunicação,
interdependência e relacionamentos.
Por fim, cumpre lembrar que o mercado de trabalho em eventos é competitivo, portanto, o bom profissional deve
estar atento às tendências e novidades do setor, deve atualizar-se e sempre exercitar sua criatividade e
inteligência para proporcionar experiências memoráveis aos participantes.
Síntese
Neste capítulo, você viu o quanto algumas ferramentas podem ajudar no planejamento, como o , ocheck list
cronograma, as planilhas de custos e o plano de marketing e divulgação. Você viu também quais são as
providências finais para que o evento possater início, e a importância do roteiro de cerimonial e da equipe de
recepção. Por fim, quando o evento acaba ainda é necessário tomar algumas providências e avaliar se tudo
ocorreu como planejado.
Além disso, você pôde ver que o trabalho na área de eventos é promissor, porém bastante concorrido e exige
muitos detalhes. Por esses motivos, a organização de eventos deve ser feita por profissionais qualificados,
dedicados e atualizados, que saberão utilizar todas as ferramentas de planejamento e organização de eventos
para atingir o sucesso.
Neste capítulo, você teve a oportunidade de:
• aprender que o e o cronograma são ferramentas de planejamento utilizadas em todas as fases check list
do evento, e ajudam a diminuir as chances de imprevistos;
• analisar que, como providências finais, é importante que o profissional apure sua sensibilidade para 
antecipar riscos e prever problemas;
• estudar que o pós-evento é o momento de avaliar se tudo ocorreu conforme planejado, e se os objetivos 
foram atingidos;
• compreender que o pós-evento serve como eixo norteador para a realização de outros eventos, pois é 
nessa fase que são avaliados os resultados;
• identificar que os questionários de avaliação podem ser aplicados aos participantes e também à equipe 
organizadora do evento, e ajudam a identificar os pontos fortes e fracos na organização;
• compreender que o setor de eventos apresenta constante potencial de crescimento e consequentemente 
um amplo mercado de trabalho;
• perceber que, para profissionais do turismo, o segmento de eventos é importante, pois gera fluxo 
turístico e movimenta pessoas, fomentando o setor.
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	Introdução
	4.1 Ferramentas de controle e organização
	4.1.1 Check list, cronograma
	4.1.2 Planilha de custos e viabilidade (budget)
	Planilhas de custos
	Cotações
	Viabilidade do evento
	4.1.3 Plano de marketing e divulgação
	4.2 Preparação e providências finais
	4.2.1 Ferramentas de coordenação e credenciamento
	4.2.2 Roteiro de cerimonial
	4.2.3 Treinamento de equipe de hospitalidade e recepção
	Aeroportos
	Hotel
	4.3 Atividades da fase de pós-evento
	4.3.1 Questionário de avaliação
	4.4 Mercado de trabalho em eventos
	4.4.1 Tipos de empresas de eventos
	Síntese
	Bibliografia