atividade 01

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Já faz um tempo que o profissional de secretariado executivo tem assumido responsabilidades cada vez mais relevantes nas organizações, e uma delas diz respeito à gestão de eventos. Essa atividade requer que o profissional domine as funções administrativas de planejar, organizar, dirigir, controlar e avaliar os eventos. 
Explique no que consiste cada uma dessas funções quando aplicadas à gestão de eventos.
Olá VALERIA.
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 Importante: será aceito apenas uma submissão para essa atividade.
Planejar
Planejar significa estabelecer os objetivos do evento e por quais caminhos se chegará a ele. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso. Ele é antes planejado, e depois comunicado aos interessados. Além de questões internas, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros. Para possibilitar o alcance dos objetivos, existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional.
Organizar
E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado. Organizando os recursos do evento. Ou seja, definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os profissionais correspondentes. Para essa função, obviamente, precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva. Ou seja, é aqui que os recursos (humanos, financeiros, materiais) são alocados e a estrutura administrativa é estabelecida além da divisão de trabalho.
Dirigir
Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados. Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim de influenciar e motivar os colaboradores de maneira positiva.
Controlar
Você planejou, organizou e delegou as tarefas. Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos. Para isso, existe o controle. Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição do desempenho atual, a comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados.
Suponhamos que você seguiu a “cartilha” à risca, ele foi um sucesso, certo? Não necessariamente. O fato de tudo correr conforme planejado já é uma vitória, com certeza, mas não comprova que você alcançou todos os seus objetivos. Daí a necessidade de uma avaliação pós evento. Você precisa estabelecer métricas sobre como avaliar um evento para saber se os resultados esperados foram alcançados.