Rotinas Administrativas de RH

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Métodos e técnicas de arquivo e
protocolo
O que é arquivo?
A palavra arquivo pode ser utilizada para uma série de designações,
conforme veremos a seguir:
Conjunto de documentos guardados, como: papéis oficiais,
manuscritos, cartas etc.
Móvel que serve para guardar documentos.
Local em que os documentos deverão ser conservados.
Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de
guardar e conservar a documentação.
Por que o arquivo é
importante para a
organização?
Porque permite a localização rápida e eficiente das informações
requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos, bem como em
processos decisórios.
Além disso, conforme o Artigo 830 da Consolidação das Leis do Trabalho
(CLT), alguns documentos devem ser arquivados em suas vias originais.
Observe o que diz o texto da lei: Art. 830 - O documento oferecido para prova
só será aceito se estiver no original ou em certidão.
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As organizações são obrigadas a
manter diversos documentos em
arquivos para fins de
comprovação das obrigações
relativas ao emprego, quando
ocorre a fiscalização trabalhista
(Ministério do Trabalho e
Emprego) e previdenciária
(Previdência Social).
Classificação dos arquivos
Arquivos apresentam diferentes características e são classificados em
quatro categorias distintas:
Quanto à natureza da sua entidade criadora
Quanto aos seus estágios de evolução
Quanto à extensão da sua atenção
Quanto à natureza do seu acervo
Natureza da sua entidade criadora
As entidades podem ser divididas em:
Pública
Quando o arquivo pertence a instituições governamentais.
Institucional
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Quando o arquivo pertence a instituições de educação, igrejas,
sociedades, organizações sem fins lucrativos etc.
Comercial
Quando o arquivo pertence a empresas e corporações com fins
lucrativos.
Pessoal
Quando o arquivo pertence a grupos familiares ou a uma pessoa
física.
Estágio de evolução dos arquivos
Arquivo corrente
Também chamado de “arquivo de movimento”, consiste na conservação
da documentação consultada com mais frequência e deve ser mantido
em local de fácil acesso.
O arquivo de uma consultoria de RH, por exemplo, deve
disponibilizar todas as pastas de seus clientes, organizadas pelo
nome da razão social, de preferência em ordem alfabética, a fim de
facilitar a consulta.
Arquivo intermediário
É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente, mas que
foram deixando de ser utilizados com frequência.
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Extensão da atenção dos arquivos
No que se refere à extensão, os arquivos podem ser classificados como
setorial e central.
Natureza do acervo
Chamamos de acervo o conjunto de bens que integram um patrimônio.
No caso dos arquivos, podemos dizer que o acervo é constituído pelo conjunto
de documentos que nele estão armazenados. O acervo pode ser dividido em:
Arquivo morto
Corresponde ao local em que ficam armazenados os documentos que
estão desatualizados ou que são de uso esporádico. Em uma
organização, tais documentos são conservados em função da sua
temporalidade, ou seja, do prazo necessário para o arquivamento dos
documentos.
Documentos relativos à folha de pagamento devem ser arquivados
pelo prazo de 05 ou 10 anos, por exemplo.
O arquivo setorial cumpre
as funções de um arquivo
corrente. Exemplo: Arquivo do
setor de RH de uma empresa
comercial.
O arquivo central cumpre
a função de receber os
documentos de diversos órgãos
que integram uma instituição.
Exemplo: O arquivo único de
diversas filiais de uma matriz.
Arquivo especial – É a
conservação de vários formatos
de documentos, como: Compact
Disc (CD), slides, filmes,
fotografias etc.
Arquivo especializado –
Também conhecidos como
arquivos técnicos. Consiste na
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Métodos de arquivamento
Os principais métodos de arquivamento de documentos são: alfabético,
numérico, geográfico e ideográfico.
conservação de documentos de
um campo específico, como o
arquivo de uma empresa
contábil, por exemplo.
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Alfabético
Nesse método o elemento principal a ser considerado é o nome, e as
pastas são dispostas em ordem alfabética.
O método alfabético é mais utilizado por empresas de menor porte, pois
pode causar cansaço visual, devido à variedade de grafia dos nomes
em um grande volume de documentos.
Regras do método alfabético
Primeiramente, é preciso definir as regras de ordenação, seguindo dois
critérios diferentes, que podem ser o de ou o de 
.
letra por letra palavra
por palavra
Exemplo:
Critério letra por letra
Critério
palavra por
palavra
M rtins, Naraa
,
Nara
Martins
M nte Alegre, Amandao Alegre,
Amanda
Monte
Monte ro, Pedroi
 Sinai,
Cássio
Monte
Monte egro, Paulon
,
Pedro
Monteiro
Monte inai, CássioS
,
Paulo
Montenegro
Após definir o critério de ordenação, é preciso estabelecer as regras de
alfabetação. Vejamos as principais:
Em nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois o prenome.
Se o colaborador se chama João da Silva, na etiqueta da pasta vai
constar como Silva, João Pereira da.
Considera-se como único nome os sobrenomes ligados por hífen.
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Se o colaborador se chama José Castro-Maia, na etiqueta da pasta
vai constar como Castro-Maia, José.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra anterior, sendo considerados como um único nome.
Se a colaboradora se chama Patrícia Santa Rosa, na etiqueta da
pasta vai constar como Santa Rosa, Patrícia.
As abreviaturas de prenomes possuem precedência em casos de
sobrenomes iguais.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor
que seja Souza) ordena-se primeiro o que tiver seu prenome
abreviado pela primeira letra. Nesse caso a ordem será:
Souza, J.
Souza, Augusto.
Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são considerados
como parte do sobrenome.
Entre dois colaboradores com o mesmo sobrenome (vamos supor
que seja Marques) mas com sobrenomes finais (Neto e Filho),
aplica-se a primeira regra.
Nesse caso a ordem será:
Marques Neto, André.
Marques Filho, Thiago.
Repare que os sobrenomes finais (Neto e Filho) não foram
considerados na ordenação alfabética por serem considerados parte
do sobrenome.
Os títulos como mestre, doutor, ministro não são considerados para fins
de alfabetação, mas são colocados entre parênteses ao final de cada
nome.
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Classificação de documentos
O que é documento?
Exemplos:
Doutor Fernando Alves, Mestre Gustavo Oliveira.
Nesse caso a ordem será:
Alves, Fernando (Doutor)
Oliveira, Gustavo (Mestre)
Numérico
Para cada documento é atribuído um número ou código no qual serão
organizados. Nesse método as pastas podem ser dispostas por
números em ordem cronológica, como 0001, 0002, por exemplo, ou
pelo número de matrícula do empregado.
O método numérico costuma ser usado para arquivar informaçõesconfidenciais.
Geográfico
Aqui o local é o principal elemento a ser considerado em um
documento.
A ordem das pastas se dá pelo nome do estado, cidade ou bairro.
Este método é o mais indicado para organizações que possuem
várias filiais.
Ideográfico
Nesse método, separa-se os documentos por assunto, permitindo a
localização do documento desejado.
Exemplo de organização de pastas por setores: finanças, estoque,
pessoal e etc.
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Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de comprovar
algum fato. O primeiro passo para organizar um arquivo é identificar os
documentos tendo seus elementos como referência.
Por que é importante
classificar os documentos?
Para dar maior visibilidade às atividades da organização. Para tanto, são
criadas categorias relacionadas às funções e aos setores da empresa; este
processo é chamado de plano de classificação.
Para melhor visualizar esse processo, vamos pensar no plano de
classificação de um setor de departamento pessoal. As pastas desse setor
poderiam ser subdivididas nas seguintes categorias: jurídico, administrativo,
colaboradores, encargos e folha de pagamento.
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Tipos de documentos quanto à natureza dos
assuntos
No que se refere à natureza dos assuntos, os documentos podem ser
divididos em ostensivos e sigilosos.
Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é
prejudicial à organização.
Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e
subdividem-se em quatro categorias:
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Recebimento
O profissional de RH recebe um grande número de documentos no
cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida
deve ser protocolada.
O que é protocolo?
Ultrassecreto
É quando o assunto do documento exige um excepcional grau de
segurança, sendo de conhecimento exclusivo das pessoas intimamente
ligadas ao seu manuseio.
Exemplo: planejamento financeiro e orçamentário de uma empresa.
Secreto
É quando o assunto do documento requer um alto grau de segurança,
sendo de conhecimento de pessoas autorizadas para tal.
Exemplo: relatórios sobre negociações para expansão de uma
empresa.
Confidencial
É quando o assunto do documento não exige um alto grau de
segurança, porém, ainda assim deve ser de conhecimento de pessoas
autorizadas.
Exemplo: Relatórios de avaliação de desempenho dos
colaboradores.
Reservado
É quando o assunto do documento não exige um alto grau de
segurança, porém, ainda assim não deve ser do conhecimento de
pessoas externas à organização.
Exemplo: Mapa de ações sobre o planejamento estratégico da
organização.
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É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento
de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de preenchimento de
protocolo de correspondência.
Formas de recebimento de documentações
Clique ou toque para visualizar o conteúdo.
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Distribuição
Correspondência
Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta
comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração,
memorando e ofício.
As informações necessárias à identificação da origem e destino de cartas
são:
(objetos/envelope.png)
Toque para ampliar a
imagem
Correio eletrônico
Mais conhecido como , é um serviço disponível na Internet que
permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais.
e-mail
Cuidados importantes ao redigir um :e-mail
 também são documentos, portanto, deve-se atentar ao uso de
uma linguagem culta, apropriada e concisa.
E-mails
O assunto do deve transmitir de forma objetiva o que a mensagem
procura informar.
e-mail
A fim de evitar erros de digitação, sempre revise sua mensagem antes de
enviá-la.
Malote
É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que ocorre
com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios próprios para
sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos correios.
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A distribuição de documentos é uma atividade comum em várias
organizações. Mesmo que suas rotinas possam ser diferentes de uma
empresa para a outra, geralmente as atividades de distribuição são:
Preparar e a ficha de protocolo em duas vias.
Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento
carimbado.
Encaminhar o documento ao seu setor de destino.
Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de
procedência e de assunto; correspondendo ao controle da
documentação que passa pelos serviços de protocolo.
Tramitação
Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação
que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela.
Hoje, com a chegada dos softwares de gestão ERP (Enterprise Resource
Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português), a
tramitação de documentos ocorre de forma mais segura e ágil.
Além de evitar extravios, os arquivos digitais permitem, de modo geral, a
rápida localização de diferentes documentos, por meio de instrumentos de
busca, facilitando a gestão documental nas corporações.
Gestão documental é o conjunto de
normas e procedimentos que permitem a
tramitação, produção, avaliação, uso e
arquivamento de documentos de uma
organização.
Expedição
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O que é expedir?
É o ato de distribuir, entregar, enviar ou despachar algo.
No âmbito empresarial, as rotinas de expedição de documentos são
frequentes e isso envolve as seguintes atividades:
Receber a correspondência a ser distribuída para outros setores.
Verificar a falta (ou não) de folhas ou anexos nas
correspondências a serem enviadas.
Numerar e complementar os documentos originais e cópias com
informações referentes à data.
Separar documentos originais das cópias.
Expedir documentações pelos correios, malotes ou em mãos.
Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.
A expedição de documentos externos à
organização precisa seguir com
documentos envelopados, sendo que
devem ser encaminhados com o recibo
para identificação da empresa e setor a
que se destinam.
Temporalidade
Conforme o nome já diz, temporalidade é um estado provisório,
temporário ou de interinidade. No que se refere a documentações, é preciso
observar a tabela de temporalidade, que é um instrumento pelo qual se
determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, pois
alguns documentos devem ser conservados na organização por longos prazos
de tempo.
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Os documentos trabalhistas, por exemplo, devem ser guardados pelo
prazo mínimo de 05 anos, contados da data do pagamento ao empregado ou
02 anos da rescisão contratual. Já os documentos de FGTS devem ser
guardados por 30 anos, no mínimo.
Tabela de temporalidade
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Documentos
Prazo de
guarda
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, Aviso
Prévio e Pedido de Demissão
02 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED) – a contar da data da postagem
03 anos
Acordo de compensação, acordo de prorrogação
de horas, atestado médico, autorização para
descontos não previstos em lei, cartões, fichas ou
livros de ponto, comprovante de entrega da
comunicação de dispensa (CD), documentos
relativos a créditos tributários (IR etc.),
documentos relativos às eleições da CIPA, guias
de recolhimento de contribuição sindical,
assistencial e confederativa, mapa anual de
acidentes do trabalho, recibo de 13º salário, recibo
de abono de férias, recibo de adiantamento do 13º
salário, recibo de entrega do requerimento seguro-
desemprego (SD), recibo de gozo de férias, recibos
de adiantamento, recibos de pagamento, relação
de contribuição sindical, assistencial e
confederativa, solicitação da 1ª parcela do 13º
salário, solicitação de abono de férias e vale-
transporte.
05 anos
Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB
(folha de pagamento, recibo e ficha de salário-
família, atestados médicos relativos a
afastamento por incapacidade ou salário-
maternidade etc.)
05 ou 10 anos,
conforme o
caso
PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu
recolhimento e salário-educação
10 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e
comprovação de entrega do PPP ao trabalhador
20 anos
Dados obtidos nos exames médicos (admissional,
periódico, de retorno ao trabalho, mudança de
função e demissional), incluindo avaliação clínica
e exames complementares, as conclusões e as
medidas aplicadas (contados após o
desligamento do trabalhador)
20 anos
Dados obtidos no Programa de Prevenção de
Riscos Ambientais (PPRA)
20 anos
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Documentos
Prazo de
guarda
Documentos relativos ao FGTS 30 anos
Livros de atas da CIPA, livros de inspeção do
trabalho, contrato de trabalho e livros ou fichas de
registro de empregados RAIS.
Indeterminado
Dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais
pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação
trabalhista quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo
prescricional de:
02 anos contados da data da extinção do contrato.
05 anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação.
Todo empregado demitido tem
direito de ingressar com
reclamatória trabalhista junto à
Justiça do Trabalho, no prazo
máximo de até 02 (dois) anos, a
partir da data da demissão e,
ainda, tem o direito de solicitar
que a revisão seja retroativa aos
últimos 05 (cinco) anos.
Tipos de arquivo
O acervo de uma organização é constituído, basicamente, de dois tipos
de arquivo: o físico e o eletrônico.
Arquivo físico
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Conforme o conceito de arquivo, é o armazenamento de
documentos como: papéis oficiais, manuscritos, cartas, entre outros. O
local físico em que os documentos impressos são armazenados é um
exemplo de arquivo físico.
Arquivo eletrônico
É o conjunto de documentos armazenados em softwares de
gestão ou em pastas virtuais. Exemplos: sistemas que armazenam
documentos como registros do e-Social, declarações do CAGED,
planilhas eletrônicas, documentos digitalizados etc.
e-Social
É um sistema do governo federal que visa unificar o envio de
informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Esta
ferramenta possibilita o recolhimento unificado dos tributos de Imposto
de Renda, Contribuição Previdenciária (INSS), Fundo de Garantia por
Tempo de Serviço, entre outros.
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O que muda com o e-Social?
Serão exigidas novas
informações de empregados e
empregadores: O registro de
qualquer colaborador novo será
obrigatório e deverá ser realizado
individualmente.
Todo e qualquer acontecimento
dentro da empresa deverá ser
comunicado aos órgãos
governamentais mediante envio
das informações.
A empresa deverá manter as
informações do e-Social
atualizadas, pois qualquer
esquecimento de registros como:
alteração de cargo ou admissão
retroativa, poderão causar
problemas de retificação das
folhas de pagamento que já
foram fechadas, no primeiro
caso, e não consistência das
folhas posteriores, no segundo.
As informações enviadas
deverão ter a assinatura digital
do empregador, chamada de e-
CNPJ, que é o Certificado Digital
para Pessoa Jurídica.
Para saber mais sobre o assunto,
acesse os sites governamentais
do e-Social e do Ministério do
Trabalho (CAGED).
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Sabe-se que a informatização no (e para o) trabalho é uma forte
tendência no mundo corporativo. O uso de softwares possibilita a otimização
dos processos, além de economizar espaço, tempo e dinheiro, sendo uma
solução sustentável no que diz respeito à impressão e descarte de papéis,
contribuindo para a preservação do meio ambiente. Nesse contexto, devido à
frequente implementação dos sistemas de gestão nas organizações, surgiu a
Certificação Digital.
O Certificado Digital é um documento
eletrônico que serve para validar
juridicamente uma assinatura realizada em
documentos eletrônicos, permitindo a
ausência física do seu signatário.
Qual a finalidade da Certificação Digital?
Não só serve para aumentar a segurança nas transações realizadas pela
internet, mas também para otimizar o tempo do empregador, permitindo maior
agilidade no desempenho de suas atribuições.
Acesse o site do Instituto Nacional
da Tecnologia da Informação para
saber mais sobre como funciona a
Certificação Digital.
Qual o futuro do arquivo físico?
Apesar de vivermos em uma sociedade virtual, o arquivo físico ainda se
faz necessário, não somente em função de sua temporalidade, mas por
possuir valor legal e fiscal, como o caso dos documentos de Imposto de
Renda e escritura de bens imóveis, por exemplo.
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Além disso, documentos que tratam sobre a vida funcional de
colaboradores nunca devem ser descartados, mesmo quando eles já não
fazem mais parte da empresa, pois eles podem procurar a organização
futuramente em busca de documentos para fins de aposentadoria etc.
O arquivo físico não tende a desaparecer tão rapidamente nas
organizações, logo, os documentos impressos devem ser bem conservados
para que tenham uma longa vida útil.