Manual de Normas e Procedimentos referentes Execucao Financeira e Contabil (1)

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO 
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS REFERENTES À 
EXECUÇÃO FINANCEIRA E CONTÁBIL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
São Paulo – SP 
Julho / 2015 
 
 
 
 
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SUMÁRIO 
 
1) Documentação necessária ao processo acessório de pagamento ......................................... 04 
 
2) Etapas para conferência de processos contendo documentos para execução financeira ...... 04 
a) Notas fiscais de prestadores de serviços ............................................................................... 04 
b) Notas fiscais de bens e mercadorias ..................................................................................... 07 
c) Faturas de concessionárias ................................................................................................... 09 
d) Recibos de aluguéis .............................................................................................................. 11 
 
3) Etapas para lançamento de documento hábil no SIAFI ....................................................... 12 
a) Registro da liquidação no SIAFI .......................................................................................... 13 
b) Inclusão do documento hábil................................................................................................ 14 
 
4) Preenchimento do campo observação para o lançamento no SIAFI .................................... 35 
a) Notas fiscais de prestadores de serviços ............................................................................... 35 
b) Notas fiscais de bens e mercadorias ..................................................................................... 35 
c) Faturas de concessionárias ................................................................................................... 36 
d) Recibos de aluguéis .............................................................................................................. 36 
 
5) Novo Plano de Contas (PCASP) .......................................................................................... 37 
a) Contas a pagar ...................................................................................................................... 39 
b) Tributos a recolher ............................................................................................................... 39 
c) Encargos patronais................................................................................................................ 39 
d) Consumo de materiais .......................................................................................................... 39 
e) Diárias................................................................................................................................... 39 
f) Serviços de terceiros – pessoas físicas .................................................................................. 39 
g) Serviços de terceiros – pessoas jurídicas.............................................................................. 40 
h) Depreciação .......................................................................................................................... 40 
i) Juros e multas ........................................................................................................................ 40 
j) Bolsistas ................................................................................................................................ 40 
k) Estoques ............................................................................................................................... 40 
l) Bens móveis .......................................................................................................................... 41 
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m) Bens imóveis ....................................................................................................................... 42 
n) Obras em andamento ............................................................................................................ 42 
o) Importações em andamento .................................................................................................. 42 
p) Contratos .............................................................................................................................. 42 
 
6) Retenções tributárias ............................................................................................................ 43 
a) Tributos federais – PIS, COFINS, CSLL e IRPJ ................................................................. 43 
b) Imposto sobre serviços (ISS) ............................................................................................... 46 
c) Retenção Previdenciária (INSS) ........................................................................................... 46 
 
7) Padronização da folha de autorização de pagamento ........................................................... 47 
 
8) Envio de processos ao DGF para recolhimento de impostos com prazo de vencimento ..... 47 
 
ANEXOS .................................................................................................................................. 48 
ANEXO 1 – Conferência para nota fiscal de serviço ............................................................... 49 
ANEXO 2 – Encaminhamento para liquidação e autorização de pagamento .......................... 50 
ANEXO 3 – Conferência para nota fiscal de bens e mercadorias ............................................ 51 
ANEXO 4 – Conferência para fatura de concessionária .......................................................... 52 
ANEXO 5 – Relatório de Utilização do Imóvel ....................................................................... 53 
ANEXO 6 – Autorização de Pagamento .................................................................................. 56 
 
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 57 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
 
 
 
LISTA DE QUADROS 
 
Quadro 1 – Exemplos de situações de despesa......................................................................... 18 
 
Quadro 2 – Exemplos de situações de deduções ...................................................................... 21 
 
Quadro 3 – Retenção da IN RFB nº 1.234 ............................................................................... 44 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 
 
 
 
 
Manual de normas e procedimentos referentes à execução financeira e contábil 
 
Membros: Karina Sacilotto de Moura (DGF), Marta Cybele Carneiro (DGF), Danilo 
Angelo Pinheiro da Silva (Campus Diadema), Andréia da Silva Santos (Coordenadoria 
Administrativa), Doralice de Souza Martins (Campus São Paulo), Wagner Gonçalves de 
Lima (Campus São Paulo), Kátia Regina Martins Viana (Campus Guarulhos) e José 
Cruz de Souza (DGCON). 
Colaborador: Paulo Hypólito (DGCON). 
 
1) Documentação necessária ao processo acessório de pagamento 
Deve conter cópia do termo de homologação; cópia do resultado de licitação; 
cópia do contrato, do termo aditivo ou da ata de registro de preços devidamente 
assinados; cópia da nota de empenho devidamente assinada pelo Ordenador de Despesa 
e Gestor Financeiro/Diretor Administrativo; ordens de serviço ou fornecimento; aditivos 
e apostilamentos; documentos fiscais, previdenciários e trabalhistas da contratada; 
relatórios da fiscalização; notas fiscais devidamente atestadas pelo Gestor do Contrato 
ou respectivo Responsável; relatórios de utilização de imóvel (para o caso de aluguéis) 
e; autorização e ordem de pagamento (vide Portaria UNIFESP 1.434 de 30/08/2010 e 
Manual de Fiscalização de Contratos – MFC – pág. 12). 
 
2) Etapas para conferência de processos contendo documentos para execuçãofinanceira 
 
a) Notas fiscais de prestadores de serviços 
Para as notas fiscais de prestação de serviço, as etapas de conferência 
correspondem: ao ateste pelo Gestor do contrato, à verificação da situação do contrato 
pela Divisão de contratos, ao enquadramento tributário, preferencialmente, pelo 
Contador ou Técnico Contábil lotado na Controladoria, à liquidação pela Controladoria, 
à autorização de pagamento pelo Ordenador de Despesa e à execução financeira pelo 
Departamento de Gestão Financeira (DGF). 
 
 
 
5 
 
 
 
a.1) Gestor do contrato 
Atribuições: conferir se o objeto entregue e o valor da nota fiscal estão corretos; 
atestar a nota fiscal para pagamento, assinando e preenchendo o carimbo de ateste, 
conforme modelo na sequência e; efetuar o lançamento da nota fiscal atestada no 
Sistema SIASG / SICON, quando viabilizado no sistema. 
Caso o Gestor do Contrato esteja em período de férias ou afastado, o ateste 
poderá ser feito pelo Diretor Administrativo e/ou Chefia Superior. 
Exemplo de carimbo de ateste pelo Gestor do Contrato referente à prestação de 
serviços: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Exemplo de carimbo de ateste pelo Gestor do Contrato para contratos cujo 
objeto seja, exclusivamente, o fornecimento de materiais e equipamentos: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNIFESP – Universidade Federal de São Paulo 
Foi prestado o serviço mencionado neste documento 
_______________ em conformidade com o disposto no 
Edital nº __________/____________, na Proposta da 
Contratada, no Contrato nº _________/___________ e 
seus ajustes. 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do ateste: _________/_________/_________ 
 
UNIFESP – Universidade Federal de São Paulo 
Foi prestado o fornecimento mencionado neste documento 
_______________ em conformidade com o disposto no 
Edital nº __________/____________, na Proposta da 
Contratada, no Contrato nº _________/___________ e 
seus ajustes. 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do ateste: _________/_________/_________ 
6 
 
 
 
a.2) Divisão de Contratos 
Para as etapas de conferência realizadas pela Divisão de contratos, pelo 
Contador ou Técnico Contábil (preferencialmente) para parte tributária, pela 
Controladoria, pela Pró-Reitoria de Administração (PROADM) e pelo DGF, deverá ser 
autuado, seguidamente da nota fiscal, e devidamente preenchido o modelo contido no 
ANEXO 1 deste manual. Assim, cada nota fiscal inserida no processo deverá estar 
acompanhada desse anexo, para a realização das etapas de conferência. 
Atribuições: em complemento às atribuições contidas no MFC, caberá à 
Divisão de contratos de cada campus o preenchimento do carimbo de subsídios, 
mostrado a seguir, e do Quadro I do ANEXO 1. 
Exemplo de carimbo de subsídios para conferência mensal da situação fiscal, 
trabalhista e previdenciária da Contratada: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
a.3) Retenções tributárias 
Atribuições: conferência, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico 
Contábil dos campi quanto à isenção tributária, como, por exemplo, no caso de optantes 
pelo simples nacional ou, às retenções cabíveis, identificando o código de recolhimento, 
a alíquota, a base de cálculo e o valor a ser retido e; preencher o Quadro II do ANEXO 
1. 
 
UNIFESP – Universidade Federal de São Paulo 
Documentos Acompanhados da N.F. nº 
_____________________________________ 
( ) SICAF 
( ) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas 
( ) Consulta Simples Nacional 
( ) F.P. Folha de Pgto Analítica 
( ) GFIP/SEFIP/Conectividade Social 
( ) Comprovante de Pgto de Salários 
( ) Comprovante de Pgto de Benefícios 
( ) Comprovante de Pgto do FGTS 
( ) Comprovante de Pgto do INSS 
( ) Outros: _______________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do subsídio: _______/________/_______ 
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a.4) Liquidação pela Controladoria 
Atribuições: conferir se a nota fiscal está devidamente atestada pelo Gestor do 
contrato; apropriar a nota fiscal e as retenções tributárias, caso se apliquem, no SIAFI, 
preenchendo o Quadro III do ANEXO 1; preencher o Encaminhamento II, referente à 
Folha de Autorização de Pagamento apresentada no ANEXO 2, colhendo ainda a 
assinatura do Diretor Administrativo do campus e; tramitar o processo em que se 
encontra a nota à PROADM. 
 
a.5) Autorização de Pagamento pelo Ordenador de Despesa na PROADM 
Atribuições: conferir se a nota fiscal e o formulário contido no ANEXO 1 estão 
atestada e preenchido, respectivamente; coletar assinatura do(a) Pró-Reitor(a) de 
Administração na folha de autorização de pagamento (ANEXO 2) e; tramitar o processo 
administrativo ao DGF. 
 
a.6) Pagamento pelo Departamento de Gestão Financeira 
Atribuições: analisar a documentação do processo acessório de pagamento e, 
estando em conformidade, efetuar o recolhimento dos tributos retidos, caso se apliquem, 
bem como do pagamento devido à empresa contratada através do SIAFI; emitir ordem 
bancária e as guias de tributos, instruindo o processo administrativo; preencher o 
Quadro IV do ANEXO 1 e; tramitar o processo à Controladoria do campus de origem 
para conferência dos pagamentos e arquivamento. 
 
b) Notas fiscais de bens e mercadorias 
Para as notas fiscais de bens e mercadorias, as etapas de conferência 
correspondem: ao ateste pelo Responsável pelo recebimento, à verificação da ata de 
registro de preços pela Divisão de compras / Almoxarifado, ao enquadramento 
tributário, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico Contábil lotado na 
Controladoria, à liquidação pela Controladoria, à autorização de pagamento pelo 
Ordenador de Despesa e à execução financeira pelo DGF. 
 
b.1) Responsável pelo recebimento 
Atribuições: conferir se o objeto entregue e o valor da nota fiscal estão corretos 
e; atestar a nota fiscal para pagamento, assinando e preenchendo o carimbo de ateste, 
conforme modelo na sequência. 
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Exemplo de carimbo de ateste ao Responsável pelo recebimento referente à 
aquisição de mercadorias em geral: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b.2) Divisão de Compras / Almoxarifado 
Para as etapas de conferência realizadas pela Divisão de compras / 
Almoxarifado, pelo Contador ou Técnico Contábil para parte tributária, pela 
Controladoria, pela PROADM e pelo DGF, deverá ser autuado, seguidamente da nota 
fiscal, e devidamente preenchido o modelo contido no ANEXO 3 deste manual. Assim, 
cada nota fiscal inserida no processo deverá estar acompanhada desse anexo, para a 
realização das etapas de conferência. 
Atribuições: preencher o Quadro I do ANEXO 3. 
 
b.3) Retenções tributárias 
Atribuições: conferência, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico 
Contábil dos campi quanto à isenção tributária, como, por exemplo, no caso de optantes 
pelo simples nacional ou, às retenções cabíveis, identificando o código de recolhimento, 
a alíquota, a base de cálculo e o valor a ser retido e; preencher o Quadro II do ANEXO 
3. 
 
b.4) Liquidação pela Controladoria 
Atribuições: conferir se a nota fiscal está devidamente atestada pelo 
Responsável pelo recebimento; apropriar a nota fiscal e as retenções tributárias, caso se 
apliquem, no SIAFI, preenchendo o Quadro III do ANEXO 3; preencher o 
Encaminhamento II, referente à Folha de Autorização de Pagamento apresentada no 
UNIFESP – Universidade Federal de São Paulo 
Foi entregue a mercadoria mencionada neste documento 
___________________ em conformidade com a 
solicitação de compra nº _________/____________ e seus 
ajustes. 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do ateste: _________/_________/_________ 
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ANEXO 2, colhendo ainda a assinatura do Diretor Administrativo do campus e; tramitar 
o processo em que se encontra a nota à PROADM. 
 
b.5) Autorização de Pagamento pelo Ordenador de Despesa na PROADM 
Atribuições: conferir se a nota fiscal e o formulário contido no ANEXO 3 estão 
atestada e preenchido, respectivamente; coletarassinatura do(a) Pró-Reitor(a) de 
Administração na folha de autorização de pagamento (ANEXO 2) e; tramitar o processo 
administrativo ao DGF. 
 
b.6) Pagamento pelo Departamento de Gestão Financeira 
Atribuições: analisar a documentação do processo acessório de pagamento e, 
estando em conformidade, efetuar o recolhimento dos tributos retidos, caso se apliquem, 
bem como do pagamento devido à empresa contratada através do SIAFI; emitir ordem 
bancária e as guias de tributos, instruindo o processo administrativo; preencher o 
Quadro IV do ANEXO 3 e; tramitar o processo à Controladoria do Campus de origem 
para conferência dos pagamentos e arquivamento. 
 
c) Faturas de concessionárias 
Para as faturas de concessionárias, as etapas de conferência correspondem: ao 
ateste pelo Gestor do contrato, à verificação da situação do contrato pela Divisão de 
contratos, ao enquadramento tributário, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico 
Contábil lotado na Controladoria, à liquidação pela Controladoria, à autorização de 
pagamento pelo Ordenador de Despesa e à execução financeira pelo DGF. 
 
c.1) Gestor do Contrato 
Atribuições: conferir se o objeto entregue e o valor da fatura estão corretos; 
atestar a fatura para pagamento, assinando e preenchendo o carimbo de ateste, conforme 
modelo na sequência e; efetuar o lançamento da nota atestada no Sistema SIASG / 
SICON, quando viabilizado no sistema. 
Caso o Gestor do Contrato esteja em período de férias ou afastado, o ateste 
poderá ser feito pelo Diretor Administrativo e/ou Chefia Superior. 
Exemplo de carimbo de ateste pelo Gestor do Contrato referente à prestação de 
serviços por concessionárias: 
 
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c.2) Divisão de Contratos 
Para as etapas de conferência realizadas pela Divisão de contratos, pelo 
Contador ou Técnico Contábil para parte tributária, pela Controladoria, pela PROADM 
e pelo DGF, deverá ser autuado, seguidamente da fatura, e devidamente preenchido o 
modelo contido no ANEXO 4 deste manual. Assim, cada fatura inserida no processo 
deverá estar acompanhada desse anexo, para a realização das etapas de conferência. 
Atribuições: caberá à Divisão de contratos de cada campus o preenchimento do 
Quadro I do ANEXO 4. 
 
c.3) Retenções tributárias 
Atribuições: conferência, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico 
Contábil dos campi quanto à isenção tributária ou às retenções cabíveis, identificando o 
código de recolhimento, a alíquota, a base de cálculo e o valor a ser retido e; preencher 
o Quadro II do ANEXO 4. 
 
c.4) Liquidação pela Controladoria 
Atribuições: conferir se a fatura está devidamente atestada pelo Gestor do 
contrato; apropriar a fatura e as retenções tributárias, caso se apliquem, no SIAFI, 
preenchendo o Quadro III do ANEXO 4; preencher o Encaminhamento II, referente à 
Folha de Autorização de Pagamento apresentada no ANEXO 2, colhendo ainda a 
assinatura do Diretor Administrativo do campus e; tramitar o processo em que se 
encontra a nota à PROADM. 
 
UNIFESP – Universidade Federal de São Paulo 
Foi prestado o serviço mencionado nesta fatura 
_______________ em conformidade com o disposto no 
Edital nº __________/____________, no Contrato nº 
_________/___________ e seus ajustes. 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do ateste: _________/_________/_________ 
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c.5) Autorização de Pagamento pelo Ordenador de Despesa na PROADM 
Atribuições: conferir se a fatura e o formulário contido no ANEXO 4 estão 
atestada e preenchido, respectivamente; coletar assinatura do(a) Pró-Reitor(a) de 
Administração na folha de autorização de pagamento (ANEXO 2) e; tramitar o processo 
administrativo ao DGF. 
 
c.6) Pagamento pelo Departamento de Gestão Financeira 
Atribuições: analisar a documentação do processo acessório de pagamento e, 
estando em conformidade, efetuar o recolhimento dos tributos retidos, caso se apliquem, 
bem como do pagamento devido à empresa contratada através do SIAFI; emitir ordem 
bancária e as guias de tributos, instruindo o processo administrativo; preencher o 
Quadro IV do ANEXO 4 e; tramitar o processo à Controladoria do Campus de origem 
para conferência dos pagamentos e arquivamento. 
 
d) Recibos de aluguéis 
Para os recibos de aluguéis, as etapas de conferência correspondem: à entrega do 
relatório de utilização de imóvel (ANEXO 5), à verificação da situação do contrato de 
locação pela Divisão de contratos, ao enquadramento tributário, preferencialmente, pelo 
Contador ou Técnico Contábil lotado na Controladoria, à liquidação pela Controladoria, 
à autorização de pagamento pelo Ordenador de Despesa e à execução financeira pelo 
DGF. 
 
d.1) Gestor do Contrato 
Atribuições: entregar o relatório de utilização de imóvel devidamente 
preenchido, assinado e datado, conforme exemplo no ANEXO 5, com periodicidade 
trimestral. 
 
d.2) Divisão de Contratos 
Atribuições: preencher o Quadro I contido no ANEXO 6. 
 
d.3) Retenções tributárias 
Atribuições: conferência, preferencialmente, pelo Contador ou Técnico 
Contábil dos campi quanto à isenção tributária ou às retenções cabíveis, identificando o 
12 
 
 
 
código de recolhimento, a alíquota, a base de cálculo e o valor a ser retido e; preencher 
o Quadro II do ANEXO 6. 
 
d.4) Liquidação pela Controladoria 
Atribuições: conferir se o relatório de imóvel está devidamente preenchido e 
assinado pelo Gestor do contrato; apropriar o recibo de locação e as retenções 
tributárias, caso se apliquem, no SIAFI, preenchendo o Quadro III do ANEXO 6, 
colhendo ainda a assinatura do Diretor Administrativo do campus e; tramitar o processo 
em que se encontra o recibo à PROADM. 
 
d.5) Autorização de Pagamento pelo Ordenador de Despesa na PROADM 
Atribuições: conferir se o relatório de utilização de imóvel e o formulário 
contido no ANEXO 6 estão devidamente preenchidos; coletar assinatura do(a) Pró-
Reitor(a) de Administração no campo de autorização de pagamento do ANEXO 6 e; 
tramitar o processo administrativo ao DGF. 
 
d.6) Pagamento pelo Departamento de Gestão Financeira 
Atribuições: analisar a documentação do processo acessório de pagamento e, 
estando em conformidade, efetuar o recolhimento dos tributos retidos, caso se apliquem, 
bem como do pagamento devido ao locador contratado através do SIAFI; emitir ordem 
bancária e as guias de tributos, instruindo o processo administrativo; preencher o 
Quadro IV do ANEXO 6 e; tramitar o processo à Controladoria do Campus de origem 
para conferência dos pagamentos e arquivamento. 
 
 
3) Etapas para lançamento de documento hábil no SIAFI 
Ao iniciar a fase de liquidação da despesa, o responsável deverá atentar para os 
seguintes aspectos: 
 nota fiscal está devidamente atestada; 
 na análise do documento fiscal deverá ser considerada a natureza da 
contratação: se serviços ou aquisição de bens e materiais; 
 CNPJ do emitente (fornecedor) está de acordo com o empenho; 
 se constam os dados bancários do fornecedor para pagamento; 
13 
 
 
 
 se os produtos/serviços guardam relação com aqueles informados na Nota de 
Empenho, bem como se o valor corresponde exatamente ao do empenho ou se o 
saldo deste (no caso de empenho estimativo ou global) é suficiente para 
liquidação da despesa; 
 se o saldo do empenho for maior e não tiver mais produtos a ser entregue ou 
serviço a ser executado, devera ser providenciado o cancelamento do saldo; 
 se constam os percentuais de retenção de acordo com os previstos em lei e; em 
caso de dispensa de retenção (simples nacional), se consta juntada de declaração 
firmada pela empresa. 
Sobre o ateste, cabe ressaltar que a data do ateste deverá ser compatível com a 
data da nota fiscal (igual ou posterior ao do documento) e, se quem o firmou, está 
devidamente identificado com carimbo ou, na falta desse, conste o nº SIAPE e nome 
completo por extenso e legível. Nos documentosfiscais relativos a contratos de gestão 
ou de obras, a assinatura do ateste deverá ser a do fiscal formalmente designado em 
portaria. Cabe lembrar que, caso o Gestor do Contrato esteja em período de férias ou 
afastado, o ateste poderá ser feito pelo Diretor Administrativo e/ou Chefia Superior. 
Na sequência são descritas as principais etapas para o registro da liquidação no 
SIAFI (CPR). 
 
a) Registro da liquidação no SIAFI 
Para realizar o lançamento de um documento hábil no SIAFI (CPR), o usuário deverá 
entrar no link: <https://siafi.tesouro.gov.br/senha/security/login.jsf>, digitando CPF, senha e os 
caracteres da imagem. 
 
14 
 
 
 
b) Inclusão do documento hábil 
Para acessar o comando “Incluir Documento Hábil” há duas opções. Primeiro, através 
do menu localizado no lado esquerdo da tela Menu Geral  Contas a Pagar e a Receber  
Documento Hábil  Incluir Documento Hábil. 
 
Ou segunda opção, escreve o comando “incdh” na aba localizada próximo ao 
canto superior direito. 
 
Na tela de inclusão do documento hábil (comando “Incdh”), o usuário deverá 
identificar o tipo de documento, por exemplo, no caso dos pagamentos da UNIFESP, os 
principais são NP (nota de pagamento) e RP (recibo de pagamento). 
 
 
 
 
 
 
15 
 
 
 
 
 
Tomando como exemplo, o lançamento de uma NP, para liquidação de uma nota fiscal, 
o usuário deverá digitar “NP” no tipo de documento e clicar em “Confirmar”. 
 
 
Prosseguindo com a liquidação, na aba “Dados Básicos” o usuário deverá preencher os 
campos: data de vencimento, o número do processo, a data de ateste da nota fiscal, o valor do 
documento e o CNPJ do credor e, após, clica em “Incluir”. 
16 
 
 
 
 
O próximo passo será preencher os campos: data de emissão, número do documento de 
origem e valor. Feito isso, clica-se em “Confirmar”. Caso a liquidação tenha mais que uma nota 
fiscal, o usuário deverá discriminar uma a uma. 
 
Na sequência, preenche-se o campo “Observação”. As informações contidas nesse 
campo estão detalhadas no tópico 4 deste manual, de acordo com os diferentes tipos de 
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documentos hábeis a serem lançados. Após o preenchimento da observação, clica-se em 
“Confirmar Dados Básicos”. 
 
Em seguida, será preenchido a aba “Principal com Orçamento”. Primeiramente, terá que 
definir a situação que será lançada. 
 
O Quadro 1 apresenta exemplos de situações comumente utilizadas em liquidações pela 
UNIFESP. 
 
 
 
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Quadro 1 – Exemplos de situações de despesa. 
DSP001 AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS - PESSOAS JURÍDICAS 
DSP002 AQUISIÇÃO SERVIÇOS - PESSOA JURÍDICA (CONTRATO TIPO CREDOR + PC OU RC) 
DSP003 CONTRIBUIÇÃO PARA SERVIÇO DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA 
DSP005 DESPESAS COM IPTU 
DSP051 AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS - PESSOAS FÍSICAS 
DSP061 DESPESAS COM BOLSAS DE ESTUDO 
DSP081 DESPESAS COM DIÁRIAS 
DSP101 AQUISIÇÃO DE MATERIAIS PARA ESTOQUE 
DSP102 AQUISIÇÃO DE MATERIAIS PARA CONSUMO IMEDIATO 
DSP201 AQUISIÇÃO DE BENS MÓVEIS 
DSP205 DESPESAS COM AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS, OBRAS E INSTALAÇÕES 
DSP207 DESPESAS COM IMPORTAÇÕES EM ANDAMENTO 
DSP215 DESPESAS COM AQUISIÇÃO DE BENS INTANGIVEIS 
DSP901 DESPESAS COM INDENIZAÇÕES E RESTITUIÇÕES DIVERSAS 
DSP902 DESPESAS CORRENTES PARA AUXÍLIO A PESQUISADORES 
Como exemplo, considera-se a situação de “DSP001”, preenchendo o campo com essa 
categoria (caso queira verificar outras situações, clica-se na lupa para pesquisa). Feito isso, 
pressiona “Confirmar”. 
 
Na próxima tela, tem-se que definir, primeiramente, se o documento hábil a ser lançado 
possui ou não contrato. 
19 
 
 
 
 
Em seguida, é necessária a definição de ser ou não despesa antecipada. 
 
Feitas as duas primeiras etapas da aba “Principal com Orçamento”, completa-se, agora, 
os campos número do empenho, subitem da despesa, enquadramento como liquidado ou não, 
valor, conta de variação patrimonial diminutiva e contas a pagar, clicando, posteriormente, em 
“Confirmar”. Supondo que o documento hábil esteja associado a um contrato e que não se trata 
de despesa antecipada, será necessário ainda o preenchimento da conta de contrato. O tópico 5 
20 
 
 
 
deste manual trata das contas contábeis para o Novo Plano de Contas (PCASP). 
 
Caso a liquidação possua diferentes situações, deverão ser informadas quantas forem 
necessárias, como, por exemplo, uma nota fiscal de prestação de serviços por pessoa jurídica 
com fornecimento de material para consumo imediato, irá considerar a DSP001 (para o serviço) 
e DSP102 (para o material). 
Caso se aplique a retenção tributária e ou contribuições sociais na fonte pela 
administração pública, o usuário deverá clicar na aba “Dedução”. 
 
As situações para retenções tributárias comumente utilizadas em liquidações são 
mostradas no Quadro 2. 
 
 
 
 
 
 
21 
 
 
 
Quadro 2 – Exemplos de situações de deduções. 
DDF001 
Retenção para impostos federais, conforme Instrução Normativa (IN) da Receita Federal do 
Brasil (RFB) nº 1.234/2012, que será discutida com mais detalhe no item 6 desse manual. 
DDF002 
Recolhimento de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), quando o credor se trata de 
pessoa física, por exemplo. Pode-se consultar a tabela de “Simulação de Alíquota Efetiva”, 
para o cálculo mensal, disponível no site da RFB pelo link: 
<http://www.receita.fazenda.gov.br/aplicacoes/atrjo/simulador/simulador.asp?tipoSimultipo
=A>. 
DGP001 
Recolhimento ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), conforme IN/RFB nº 
971/2009. 
DDR001 
Retenções de impostos recolhidos por Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais e 
Municipais (DAR), como, por exemplo, o Imposto sobre Serviços (ISS). O DAR 
corresponde a um documento eletrônico emitido por meio do próprio SIAFI para aqueles 
municípios que aderiram ao convênio com a União. 
ENC024 Recolhimento de encargos patronais sobre serviços de terceiros – INSS – RPA’S . 
Para ilustrar o preenchimento da aba dedução, vamos tomar primeiramente como 
exemplo o lançamento da retenção tributária referente aos tributos federais, 
considerando a alíquota de 9,45% e a situação é a DDF001. Para essa situação, os campos a 
serem preenchidos são: data de vencimento, data de pagamento, código da DARF (vide Anexo I 
da IN/RFB 1.234/2012) e valor da retenção. A data de vencimento será o 3° dia útil da semana 
posterior à data do pagamento da nota fiscal. Logo, se o pagamento da nota ocorrer no dia 
01/07/2015, o vencimento da DARF será dia 08/07/2015. Em termos práticos, como o 
recolhimento da DARF geralmente ocorre junto a data de pagamento do principal, é costume 
desta Instituição manter a data de vencimento igual a data de pagamento da DARF. 
O próximo passo será o preenchimento do recolhedor que é o CNPJ do fornecedor do 
serviço ou material, clicando em “Incluir”. Além do recolhedor, serão preenchidos a base de 
cálculo, o valor da retenção, a multa e os juros (se houver), clicando em “Confirmar” ao final. 
 
O próximo passo será o preenchimento do “Pré-Doc”. Os campos obrigatórios de 
preenchimento (marcado com asterisco) são “Recurso”, “Período de Apuração” e “Observação”. 
Para o campo “Recurso”, as opções são conforme o orçamento: se o orçamento da Nota de 
Empenho for do ano e proveniente da LOA da instituição o recurso deverá ser “1 – Com Cota 
do Orçamento do Exercício”. Se o orçamento for da LOA da Instituição, porém o empenho foi 
inscrito em Restos a Pagar, o recurso deverá ser “2 – Com Limite de Restos a Pagar”. Se o 
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recurso for proveniente de descentralização, com orçamento de outras Instituições, o recurso 
deverá ser “3 – Com Vinculação de Pagamento”. 
 
Para o “Período de Apuração” da DARF, considera-se também a data em que está 
efetuando o pagamento da nota fiscal. 
 
No campo “Observação”, deve-se informar o número da nota fiscal sobre a qual está se 
aplicando a retenção, a data de emissão, a folha de autuação, o número do processo principal,o 
número do processo acessório de pagamento (se houver), o número do contrato (se houver), o 
tipo do serviço prestado (ou do produto adquirido se for o caso), o período de referência da nota 
fiscal e o número da nota de empenho, feito isso, clica em “Confirmar”, conforme mostrado no 
exemplo a seguir. Observar que documento do “Pré-Doc” só estará pronto quando o botão “Pré-
Doc” estiver marcado com o sinal verde. 
 
Para o recolhimento de DARF costuma não ocorrer a incidência de multas e juros, uma 
vez que a data do pagamento da retenção é condicionada a data do pagamento do principal. 
Tomando como exemplo agora, o recolhimento de INSS, a dedução a ser 
lançada será a DGP001. Na tela dessa situação, os campos obrigatórios de 
preenchimento são: “UG Pagadora”, “Código de Pagamento GPS” e “Valor”. A UG 
será a da Instituição, no caso 153031. Para data de vencimento e pagamento, observar 
que o recolhimento de INSS se dá obrigatoriamente até o dia 20 do mês subsequente a 
data de emissão da nota fiscal e, em caso de atraso, implicará em multas e juros. O 
código de pagamento comumente utilizado é o 2640 e valor será conforme a alíquota 
aplicada. Deverá ser informado ainda o recolhedor, bem como o valor de INSS a ser 
recolhido e as multas e os juros se aplicáveis. Para saber o valor de multas e juros, caso 
se apliquem, o usuário poderá consultar o site do “Sistema de Acréscimos Legais 
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(SAL)”, disponível no link < 
http://www3.dataprev.gov.br/cws/contexto/captchar/index_salEmpresa2.html>. 
 
Assim como foi feito na DARF, a próxima etapa será o preenchimento do “Pré-Doc”. 
Os campos obrigatórios de preenchimento são “Recurso”, “Competência” e “Observação”. Para 
o campo “Recurso”, novamente as opções são conforme o orçamento: se o orçamento da Nota 
de Empenho for do ano e proveniente da LOA da instituição o recurso deverá ser “1 – Com 
Cota do Orçamento do Exercício”. Se o orçamento for da LOA da Instituição, porém o empenho 
foi inscrito em Restos a Pagar, o recurso deverá ser “2 – Com Limite de Restos a Pagar”. Se o 
recurso for proveniente de descentralização, com orçamento de outras Instituições, o recurso 
deverá ser “3 – Com Vinculação de Pagamento”. 
 
Quanto à competência, essa será o mês e o ano correspondente à data de emissão da 
nota fiscal. 
 
Na “Observação”, deve-se informar o número da nota fiscal sobre a qual está se 
aplicando a retenção, a data de emissão, a folha de autuação, o número do processo principal, o 
número do processo acessório de pagamento (se houver), o número do contrato (se houver), o 
tipo do serviço prestado, o período de referência da nota fiscal e o número da nota de empenho, 
feito isso, clica em “Confirmar”, conforme mostrado no exemplo a seguir. 
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 No que se refere ao recolhimento de ISS, a dedução a ser lançada será a 
DDR001. Na tela dessa situação, os campos obrigatórios de preenchimento são: “UG 
Pagadora”, “Código do Município”, “Código da Receita” e “Valor”. A UG será a da 
Instituição (153031). Para data de vencimento e pagamento, observar que o 
recolhimento de ISS se aplica conforme legislação municipal. Assim os campos 
“Código do Município” e “Código da Receita” correspondem ao município recolhedor. 
Deverá ser informado ainda o recolhedor, bem como o valor de ISS a ser recolhido e as 
multas e os juros se aplicáveis. 
 
Na sequência, tem-se o preenchimento do “Pré-Doc”. Os campos obrigatórios de 
preenchimento são “Recurso”, “Referência” e “Observação”. Para o campo “Recurso”, 
novamente as opções são conforme o orçamento: se o orçamento da Nota de Empenho for do 
ano e proveniente da LOA da instituição o recurso deverá ser “1 – Com Cota do Orçamento do 
Exercício”. Se o orçamento for da LOA da Instituição, porém o empenho foi inscrito em Restos 
a Pagar, o recurso deverá ser “2 – Com Limite de Restos a Pagar”. Se o recurso for proveniente 
de descentralização, com orçamento de outras Instituições, o recurso deverá ser “3 – Com 
Vinculação de Pagamento”. 
 
Para a referência, assim como na situação anterior, será o mês e o ano correspondente à 
data de emissão da nota fiscal. 
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 Em seguida, preenche-se a “UG Tomadora” e os campos referentes aos dados da nota 
fiscal em questão. 
 
Para a “Observação”, informar o número da nota fiscal sobre a qual está se aplicando a 
retenção, a data de emissão, a folha de autuação, o número do processo principal, o número do 
processo acessório de pagamento (se houver), o número do contrato (se houver), o tipo do 
serviço prestado, o período de referência da nota fiscal e o número da nota de empenho, feito 
isso, clica em “Confirmar”, conforme mostrado no exemplo a seguir. 
 
Cabe destacar também a situação DOB001 para retenção de ISS via fatura, ou 
seja, guia de recolhimento emitida por municípios não cadastrados no SIAFI. Assim 
sendo, o usuário deverá primeiramente lançar essa fatura no SIAFI Tela Preta, acessado 
pelo link <https://acesso.serpro.gov.br/HOD10/jsp/logonID.jsp>. Feito isso, o usuário 
deverá informar seu CPF e sua senha. 
 
 
Na tela seguinte, seleciona a opção “Terminal 3270”. 
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Será aberto o SIAFI Tela Preta, conforme mostrado a seguir. Novamente o 
usuário deverá informar seu CPF e sua senha e, em seguida, o comando do sistema a ser 
acessado, nesse caso, “Siafi2015”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A fatura (ou lista de fatura se for o caso de mais de uma) será lançada, portanto, 
pelo comando “>Atulf”. 
 
Na tela de lançamento, deverão ser preenchidos os campos: tipo de lista, opção de 
pagamento, entrada de dados e banco. O tipo de lista poderá ser 1 – INTRA-SIAFI ou 2 – 
EXTRA-SIAFI. Para o caso de recolhimento de ISS, o tipo da lista será o 2 – EXTRA-SIAFI.
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Já a opção de pagamento depende do tipo da fatura: 1 – 
CONCESSIONARIAS/TRIBUTOS, CARNÊS E ASSEMELHADOS ou 2 – TITULOS. No 
caso do ISS, a opção será 2. 
 
A entrada pode ser 1 - MANUAL ou 2 - LEITORA OPTICA. 
 
 
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O banco sempre será 001 - BANCO DO BRASIL. 
 
 Na tela seguinte, preenche-se o campo de código de barras, bem como o 
favorecido, o valor do documento e o que mais for 
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aplicável.
 
Feitas as deduções cabíveis, a próxima aba a ser preenchida será a de “Dados de 
Pagamento”. 
 
A “Data de Pagamento” poderá ser inicialmente a data da liquidação, uma vez que ela 
poderá ser alterada posteriormente quando de fato se realizar o pagamento. Na sequência, o 
usuário deverá informar o favorecido clicando em “Incluir”. 
 
 
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Em seguida, o usuário informa o CNPJ/CPF do favorecido e o valor, clicando em 
“Confirmar”. 
 
 Posteriormente, preenche-se o “Pré-Doc” do pagamento. No “Pré-Doc”, o usuário 
deverá informar o tipo de Ordem Bancária (OB). A maioria dos pagamentos é efetuada via 
crédito na conta do fornecedor, logo o tipo de OB comumente utilizado é a “OB Crédito”. 
 
No preenchimento do “Pré-Doc”, deve ser informado também o número do processo 
administrativo em que se encontra a nota fiscal a ser paga. 
 
 
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Prosseguindo, o usuário deverá informar os dados bancários do fornecedor para 
pagamento. Assim, o favorecido (podendo ser pessoa física ou jurídica) precisa ter domicílio 
bancário previamente cadastrado no SIAFI, o que poderá ser feito pelo comando 
“>ATUDOMCRED”. Ao clicar na lupa ao lado do campo “Conta Corrente” do “Domicílio 
Bancário do Favorecido”, o sistema listará todos os dados bancários cadastrados para aquele 
fornecedor no SIAFI. 
 
Para selecionar, basta clicar em cima da conta. O usuário deverá escolher a agência e a 
conta informada pelo fornecedor na nota fiscal. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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O próximo passo será preencher o campo observação e, ao final, clicar em “Confirmar”, 
vide exemplo na sequência. 
 
 Uma vez devidamente preenchido, o “Pré-Doc” ficará marcadocom sinal verde. 
 
 
 
 
 
 
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 Depois de preenchido o “Pré-Doc”, o usuário poderá consultar no botão “Verificar 
Consistência” se há alguma pendência. Não havendo pendências, ele deverá clicar em 
“Registrar” e o sistema informará o número do “Documento Hábil” criado. 
 
 Outro tipo de OB que cabe destaque é para pagamento de fatura. Ao preencher a “OB 
Fatura”, o usuário deverá informar o “Número da Lista de Fatura”, que para ser criada segue os 
mesmos passos informados no lançamento da DOB001 para retenção de ISS. Para os dados do 
“Domicílio Bancário do Favorecido”, o “Banco” é 001, “Agência” é 1897 e a “Conta Corrente” 
é “Fatura”. Em seguida, preenche-se o campo “Observação” e clica em “Confirmar”. 
 
 
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4) Preenchimento do campo observação para o lançamento no SIAFI 
a) Notas fiscais de prestadores de serviços 
Deverá conter os seguintes dados: 
 nº da NF; 
 data de emissão; 
 folha de autuação da NF no processo; 
 nº do processo principal; 
 nº do processo acessório (se houver); 
 nº do contrato (CT) (se houver); 
 descrição do serviço prestado; 
 período de referência; 
 nota de empenho; 
 eventuais glosas; 
 tributos aplicáveis (informar as respectivas alíquotas) e; 
 opção pelo simples (se houver). 
 
 
b) Notas fiscais de bens e mercadorias 
Deverá conter os seguintes dados: 
 nº da DANFE; 
 data de emissão; 
 folha de autuação da DANFE no processo; 
 nº do processo principal; 
 nº do processo acessório (se houver); 
 nº do contrato e do convênio (se houver); 
 descrição do produto adquirido; 
 nota de empenho; 
 eventuais glosas; 
 tributos aplicáveis (informar as respectivas alíquotas) e; 
 opção pelo simples (se houver). 
36 
 
 
 
 
 
c) Faturas de concessionárias 
Deverá conter os seguintes dados: 
 nº da fatura e da lista de faturas; 
 data de emissão; 
 folha de autuação da fatura no processo; 
 nº do processo principal; 
 nº do processo acessório (se houver); 
 nº do contrato e do convênio (se houver); 
 descrição do serviço fornecido; 
 período de referência e; 
 nota de empenho; 
 tributos aplicáveis (informar as respectivas alíquotas) e; 
 isenção (se aplicável). 
 
 
d) Recibos de aluguéis 
Deverá conter os seguintes dados: 
 localização do imóvel (rua/avenida e número); 
 nº de autuação e data de emissão do relatório de utilização do imóvel; 
 nº de autuação e data de emissão da folha de autorização de pagamento; 
 nº do processo principal; 
 nº do processo acessório (se houver); 
 nº do contrato; 
 período de referência da locação; 
 nota de empenho; 
 tributos aplicáveis (informar as respectivas alíquotas) e; 
 isenção (se aplicável). 
37 
 
 
 
 
 
5) Novo Plano de Contas (PCASP) 
Para consultar as contas do Novo Plano de Contas da União (PCASP), o usuário 
poderá acessar a transação “>CONORIGEM” no SIAFI antigo: 
 
 
 para empenhos de prestação de serviço: 33390_ _ _ _ (2 dígitos referente à 
rubrica, exemplo XX, e 2 dígitos referente ao subitem do empenho, exemplo 
YY) e; 
38 
 
 
 
 
 para empenhos de capital: 14212_ _ 00 (2 dígitos referente ao subitem do 
empenho, exemplo ZZ). 
 
Na sequência são apresentados exemplos de contas utilizadas pelo Novo 
PCASP. 
 
 
 
39 
 
 
 
a) Contas a pagar 
21311.04.00 Fornecedores nacionais 
21321.01.00 Fornecedores estrangeiros 
 
b) Tributos a recolher 
21141.01.03 Federais – INSS – contribuição s/ serviços de terceiros / contrib. avulsos 
21881.01.06 Federais – recursos fiscais – DARF a emitir 
21881.01.02 Federais – INSS – contribuição s/ serviços de terceiros 
21881.01.09 Municipais – recursos fiscais – DAR a emitir 
21431.02.00 Municipais – IPTU/TLP a recolher 
 
c) Encargos patronais 
37211.04.00 Obrigações patronais s/ serviços de pessoas físicas 
37111.02.00 Impostos sobre propriedade predial e territorial 
31221.01.00 Contribuições previdenciárias – INSS (GPS) RPA 
 
d) Consumo de materiais 
33111.01.00 Materiais estocados - almoxarifado 
33111.02.00 Softwares de base 
33111.03.00 Combustíveis e lubrificantes 
33111.04.00 Gêneros de alimentação 
33111.05.00 Material de processamento de dados 
33111.06.00 Material farmacológico 
33111.07.00 Material hospitalar 
33111.08.00 Material para produção industrial 
 
e) Diárias 
33211.01.00 Diárias 
 
f) Serviços de terceiros – pessoas físicas 
33221.00.00 Serviços terceiros – PF – consolidação 
33221.01.00 Serviços técnicos profissionais 
33221.02.00 Serviços de apoio administrativo, técnico e operacional 
33221.03.00 Serviços comunicação, gráficos e audiovisual 
33221.04.00 Serviços de transporte, locomoção e hospedagem 
33221.05.00 Serviços administrativos 
33221.06.00 Serviços assistenciais 
33221.07.00 Serviços de confecções 
33221.08.00 Locações e arrendamentos 
33221.09.00 Serviços educacionais 
33221.10.00 Sentenças judiciais 
 
 
 
 
 
40 
 
 
 
g) Serviços de terceiros – pessoas jurídicas 
33231.01.00 Serviços, técnico e operacional – PJ 
33231.02.00 Serviços de apoio administrativo, técnico e operacional 
33231.03.00 Serviços comunicação, gráfico e audiovisual 
33231.04.00 Serviços transporte, passagem, locomoção e hospedagem 
33231.05.00 Serviços administrativos 
33231.06.00 Serviços assistenciais 
33231.07.00 Serviços de confecções 
33231.08.00 Serviços de água e esgoto, energia elétrica, gás e outros 
33231.09.00 Locações e arrendamentos 
33231.10.00 Serviços educacionais e culturais 
33231.11.00 Sentenças judiciais 
 
h) Depreciação 
33311.01.00 Depreciação de bens móveis 
33311.02.00 Depreciação de bens imóveis 
33321.02.00 Amortização de intangível 
33331.01.00 Exaustão 
 
i) Juros e multas 
34241.01.00 Juros 
34241.03.00 Multas indedutíveis 
 
j) Bolsistas 
39411.01.00 Bolsa de estudos no país 
39411.02.00 Bolsa de estudos no exterior 
39411.03.00 Auxílios para desenvolvimento de estudos/pesquisas 
 
k) Estoques 
11561.01.00 Materiais de consumo 
11561.02.00 Gêneros Alimentícios 
11561.03.00 Materiais de construção 
11561.04.00 Materiais de telecomunicação 
11561.05.00 Autopeças 
11561.06.00 Medicamentos e materiais 
11561.07.00 Materiais gráficos 
11561.08.00 Material de expediente 
11561.10.00 Estoques sobressalentes 
11561.11.00 Estoques sobressalentes 
11561.12.00 Estoques sobressalentes 
11561.13.00 Estoque – selos de cont 
11561.09.00 Materiais a classificar 
11571.00.00 Adiantamentos a fornece 
11581.98.00 Estoques diversos 
 
 
 
 
41 
 
 
 
l) Bens móveis 
12311.01.01 Aparelhos de medição e orientação 
12311.01.02 Aparelhos e equipamentos de comunicação 
12311.01.03 Aparelhos, equipamentos, utensílios médico-odontológico, laboratorial e hospitalar 
12311.01.04 Aparelhos e equipamento para esportes e diversões 
12311.01.05 Equipamento de proteção, segurança e socorro 
12311.01.06 Máquinas e equipamentos industriais 
12311.01.07 Máquinas e equipamentos energéticos 
12311.01.08 Máquinas e equipamentos gráficos 
12311.01.09 Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina 
12311.01.10 Equipamentos de montaria 
12311.01.12 Equipamentos, peças e acessórios para automóveis 
12311.01.13 Equipamentos, peças e acessórios marítimos 
12311.01.14 Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos 
12311.01.15 Equipamentos, peças e acessórios de proteção ao vôo 
12311.01.16 Equipamentos de mergulho e salvamento 
12311.01.17 Equipamentos de máquinas e motores navios esquadra 
12311.01.18 Equipamentos de manobra e patrulhamento 
12311.01.19 Equipamentos de proteção e vigilância ambiental 
12311.01.20 Máquinas e utensílios agropecuários / rodoviários 
12311.01.21 Equipamentos hidráulicos e elétricos 
12311.01.24 Máquinas e equipamentos eletro-eletrônico 
12311.01.25 Máquinas, utensílios e equipamentos diversos 
12311.02.01 Equipamentos de processamento de dados 
12311.03.01 Aparelhos e utensílios domésticos 
12311.03.02Máquinas e utensílios de escritório 
12311.03.03 Mobiliários em geral 
12311.04.02 Coleções e materiais bibliográficos 
12311.04.03 Discotecas e filmotecas 
12311.04.04 Instrumentos musicais e artísticos 
12311.04.05 Equipamentos para áudio, vídeo e foto 
12311.04.06 Obras de arte e peças para exposição 
12311.05.01 Veículos em geral 
12311.05.02 Veículos ferroviários 
12311.05.03 Veículos de tração mecânica 
12311.05.04 Carros de combate 
12311.05.05 Aeronaves 
12311.05.06 Embarcações 
12311.09.00 Armamentos 
12311.10.00 Semoventes e equipamentos de montaria 
12311.99.09 Peças não incorporáveis a imóveis 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
42 
 
 
 
m) Bens imóveis 
12321.01.00 Bens de uso especial 
12321.01.01 Imóveis residenciais / comerciais 
12321.01.02 Edifícios 
12321.01.03 Terrenos / glebas 
12321.01.04 Armazéns / galpões 
12321.01.05 Aquartelamentos 
12321.01.06 Aeroportos / estações / aeródromos 
12321.01.07 Imóveis de uso educacional 
12321.01.08 Represas / açudes 
12321.01.09 Fazendas, parques e reservas 
12321.01.10 Imóveis de uso recreativo 
12321.01.11 Ilhas 
12321.01.12 Faróis 
12321.01.13 Embaixadas e consulados 
12321.01.14 Museus / palácios 
12321.01.15 Laboratórios / observatórios 
12321.01.16 Hospitais 
12321.01.17 Hotéis 
12321.01.18 Presídios / delegacias 
12321.01.19 Portos / estaleiros 
12321.01.20 Complexos / fábricas / usinas 
12321.01.21 Cemitérios 
12321.01.22 Estacionamentos e garagens 
12321.01.23 Lojas 
12321.01.24 Salas 
12321.01.25 Alfândegas 
12321.01.26 Autarquias / fundações 
12321.01.27 Postos de fiscalização 
12321.01.28 Bens de infraestrutura 
12321.01.29 Bens imóveis em poder de terceiros 
 
n) Obras em andamento 
12321.06.01 Obras em andamento 
 
o) Importações em andamento 
12311.07.02 Importações em andamento 
 
p) Contratos 
81231.00.00 Obrigações contratuais – consolidação 
81231.01.01 Contratos de seguros 
81231.02.01 Contratos de serviços 
81231.03.01 Contratos de aluguéis 
81231.04.01 Contratos de fornecimento de bens 
 
 
 
 
 
43 
 
 
 
6) Retenções tributárias 
a) Tributos federais – PIS, COFINS, CSLL e IRPJ 
Segue a Instrução Normativa (IN) RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012, sendo que 
para aplicação das alíquotas, bem como o código correspondente, consulta-se o Anexo I 
dessa instrução normativa, conforme mostrado no Quadro 3. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
44 
 
 
 
Quadro 3 – Retenção da IN RFB nº 1.234. 
NATUREZA DO BEM FORNECIDO OU DO 
SERVIÇO PRESTADO 
(01) 
ALÍQUOTAS PERCENTUAL 
A SER 
APLICADO 
(06) 
CÓDIGO 
DA 
RECEITA 
(07) 
IR 
(02) 
CSLL 
(03) 
COFINS 
(04) 
PIS/PASEP 
(05) 
 Alimentação;
 Energia elétrica;
 Serviços prestados com emprego de materiais;
 Construção Civil por empreitada com emprego de 
materiais;
 Serviços hospitalares de que trata o art. 30;
 Serviços de auxílio diagnóstico e terapia, patologia 
clínica, imagenologia, anatomia patológica e 
citopatológia, medicina nuclear e análises e patologias 
clínicas de que trata o art. 31.
 Transporte de cargas, exceto os relacionados no código 
8767;
 Produtos farmacêuticos, de perfumaria, de toucador ou 
de higiene pessoal adquiridos de produtor, importador, 
distribuidor ou varejista, exceto os relacionados no 
código 8767; e
 Mercadorias e bens em geral. 
1,2 1,0 3,0 0,65 5,85 6147
 Gasolina, inclusive de aviação, óleo diesel, gás 
liquefeito de petróleo (GLP), combustíveis derivados de 
petróleo ou de gás natural, querosene de aviação (QAV), 
e demais produtos derivados de petróleo, adquiridos de 
refinarias de petróleo, de demais produtores, de 
importadores, de distribuidor ou varejista, pelos órgãos 
da administração pública de que trata o caput do art. 19;
 Álcool etílico hidratado, inclusive para fins 
carburantes, adquirido diretamente de produtor, 
importador ou distribuidor de que trata o art. 20;
 Biodiesel adquirido de produtor ou importador, de que 
trata o art. 21. 
0,24 1,0 3,0 0,65 4,89 9060
 Gasolina, exceto gasolina de aviação, óleo diesel, gás 
liquefeito de petróleo (GLP), derivados de petróleo ou de 
gás natural e querosene de aviação adquiridos de 
distribuidores e comerciantes varejistas;
 Álcool etílico hidratado nacional, inclusive para fins 
carburantes adquirido de comerciante varejista;
 Biodiesel adquirido de distribuidores e comerciantes 
varejistas;
 Biodiesel adquirido de produtor detentor regular do 
selo “Combustível Social”, fabricado a partir de mamona 
ou fruto, caroço ou amêndoa de palma produzidos nas 
regiões norte e nordeste e no semiárido, por agricultor 
familiar enquadrado no Programa Nacional de 
Fortalecimento da Agricultura Familiar (Pronaf). 
0,24 1,0 0,0 0,0 1,24 8739
45 
 
 
 
 
 
 
 Transporte internacional de cargas efetuado por 
empresas nacionais;
 Estaleiros navais brasileiros nas atividades de 
construção, conservação, modernização, conversão e 
reparo de embarcações pré-registradas ou registradas no 
Registro Especial Brasileiro (REB), instituído pela Lei nº 
9.432, de 8 de janeiro de 1997;
 Produtos farmacêuticos, de perfumaria, de toucador e 
de higiene pessoal a que se refere o § 1º do art. 22 , 
adquiridos de distribuidores e de comerciantes 
varejistas;
 Produtos a que se refere o § 2º do art. 22;
 Produtos de que tratam as alíneas “c” a “k”do inciso I 
do art. 5º;
 Outros produtos ou serviços beneficiados com isenção, 
não incidência ou alíquotas zero da Cofins e da 
Contribuição para o PIS/Pasep, observado o disposto no 
§ 5º do art. 2º. 
1,2 1,0 0,0 0,0 2,2 8767
 Passagens aéreas, rodoviárias e demais serviços de 
transporte de passageiros, inclusive, tarifa de embarque, 
exceto as relacionadas no código 8850. 
2,40 1,0 3,0 0,65 7,05 6175
 Transporte internacional de passageiros efetuado por 
empresas nacionais. 
2,40 1,0 0,0 0,0 3,40 8850
 Serviços prestados por associações profissionais ou 
assemelhadas e cooperativas. 
0,0 1,0 3,0 0,65 4,65 8863
 Serviços prestados por bancos comerciais, bancos de 
investimento, bancos de desenvolvimento, caixas 
econômicas, sociedades de crédito, financiamento e 
investimento, sociedades de crédito imobiliário, e 
câmbio, distribuidoras de títulos e valores mobiliários, 
empresas de arrendamento mercantil, cooperativas de 
crédito, empresas de seguros privados e de capitalização 
e entidades abertas de previdência complementar;
 Seguro saúde. 
2,40 1,0 3,0 0,65 7,05 6188
 Serviços de abastecimento de água;
 Telefone;
 Correio e telégrafos;
 Vigilância;
 Limpeza;
 Locação de mão de obra;
 Intermediação de negócios;
 Administração, locação ou cessão de bens imóveis, 
móveis e direitos de qualquer natureza;
 Factoring;
 Plano de saúde humano, veterinário ou odontológico 
com valores fixos por servidor, por empregado ou por 
animal;
 Demais serviços. 
4,80 1,0 3,0 0,65 9,45 6190 
46 
 
 
 
b) Imposto sobre serviços (ISS) 
A legislação aplicável é a Lei Complementar nº116/2003 e a legislação do município. 
Recomenda-se o seguinte checklist para verificar a retenção de ISS: 
(1) verificar se o serviço está na lista de serviços previstas na LC 116/2003; 
(2) verificar o local de recolhimento do imposto (art. 3º da LC 116/03); 
(3) observar a legislação do Município para o qual o imposto é devido se há obrigação 
de cadastro do prestador; 
(4) havendo obrigatoriedade do cadastro, verificar se o prestador está cadastrado por 
meio do site da prefeitura, por exemplo, para o município de São Paulo, a consulta pode 
ser feita pelo seguinte site: 
<https://www3.prefeitura.sp.gov.br/cpom2/Consulta_Tomador.aspx>. 
(5) verificar se, com relação ao serviço tomado, a retenção é obrigatória por força do art. 
6º da LC 116/2003; 
(5.1) se sim: RETER. 
(5.2) se não: Verificar se na legislação municipal há previsão de retençãopelo tomador 
do serviço. 
(5.2.1) não há previsão: Não reter. 
(5.2.2) há previsão: Desde que obedecido o local de recolhimento do ISS, reter. 
 
c) Retenção Previdenciária (INSS) 
Deve-se levar em consideração o disposto na IN/RFB nº 971/2009. Recomenda-se o 
seguinte checklist para verificar a retenção de INSS: 
(1) verificar se o serviço realizado é mediante a cessão de mão-de-obra ou empreitada; 
(2) se o contrato for de empreitada, estarão sujeitos à retenção apenas os serviços 
constantes no art. 117. Agora se o contrato for de cessão de mão-de-obra, estarão 
sujeitos à retenção tanto os serviços constantes no art. 117 como os do art. 118; 
(3) as empresas optantes pelo Simples estão sujeitas à retenção, sendo que as dispensas 
legais estão enumeradas nos arts. 120, 143 e 149 da IN RFB 971/2009; 
(4) o órgão contratante deverá reter o valor destinado à Seguridade Social e recolher o 
valor devido até o dia 20 do mês subseqüente ao da emissão da nota, em nome da 
empresa contratada (CNPJ da contratada); 
(5) a retenção dos valores destinados à Seguridade Social e o não recolhimento no prazo 
legal é crime de apropriação indébita previdenciária; 
47 
 
 
 
(6) o órgão contratante é o responsável pelo recolhimento de retenção, ficando 
diretamente responsável pela importância que deixou de reter. 
 
7) Padronização da folha de autorização de pagamento 
Os campi deverão adotar o modelo proposto no ANEXO 2 como folha de 
encaminhamento à liquidação e, posterior, envio à PROADM para autorização de 
pagamento pelo(a) Ordenador(a) de Despesa. 
 
8) Envio de processos ao DGF para recolhimento de impostos com prazo de 
vencimento. 
No caso de impostos com prazo de vencimento, como, por exemplo, Imposto sobre 
Serviços (ISS) da Baixada Santista e Guia da Previdência Social (GPS/INSS) de todos 
os campi, os processos deverão ser encaminhados ao DGF com, pelo menos, dois dias 
úteis de antecedência à data máxima ao recolhimento, conforme cronograma a ser 
divulgado pelo Departamento no início do ano de exercício. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
48 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ANEXOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
49 
 
 
 
ANEXO 1 – Conferência para nota fiscal de serviço 
Conferência da NF ________ autuada folha ______do processo ________/_____-____. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quadro II – Conferência tributária, preferencialmente, por Contador ou Técnico Contábil 
Isento conforme 
legislação 
nº 
___________________ 
Tipo de tributo DARF INSS ISS 
Código da retenção 
Alíquota 
Base de cálculo 
Valor retido 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da conferência: _______/________/_________ 
Quadro I – Divisão de Contratos 
 
Nº do contrato__________________________________________ 
Publicação no D.O.U. __________/___________/_____________ 
Vigência do contrato ____________________________________ 
Termo Aditivo (TA) (se houver) ___________________________ 
Vigência do TA (se houver) ______________________________ 
Gestor do contrato titular ________________________________ 
Gestor do contrato suplente_______________________________ 
Saldo do contrato _______________________________________ 
NF lançada no SIASG/SICON em ________/________/________ 
 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da conferência: _______/_______/________ 
Quadro III – Controladoria 
O documento hábil __________________ foi 
lançado no SIAFI conforme: 
NP ____________________________________ 
NS ____________________________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da liquidação: _______/_______/_______ 
Quadro IV – Departamento de Gestão Financeira 
OB ____________________________________ 
DARF __________________________________ 
GPS ____________________________________ 
DAR ___________________________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do pagamento: ________/_________/________ 
 
50 
 
 
 
ANEXO 2 – Encaminhamento para liquidação e autorização de pagamento. 
Encaminhamento I 
Do (Setor que está encaminhado a nota fiscal para liquidação) 
À Controladoria do Campus 
 
Encaminho para LIQUIDAÇÃO a(s) nota(s) fiscal(is) _____________________, 
considerando que o fornecedor entregou o previsto em relatório de serviço / produto do 
Processo(s) Administrativo(s): _____________________. 
 
Atenciosamente, 
__________________________________________________ 
Assinatura do Servidor lotado no setor que está encaminhado a nota fiscal 
Identificação (nome legível ou carimbo) 
Data 
 
Encaminhamento II 
Da Divisão de Finanças ou Controladoria do Campus 
Ao Ordenador de Despesa 
 
Empresa:_______________________________________________________________ 
NOTA 
FISCAL 
SEQ. 
DATA 
NOTA 
DATA 
ATESTE 
EMPENHO (FONTE / ELEMENTO.SUBITEM) 
VALOR A 
PAGAR 
 
 
Tendo sido processada a liquidação da(s) despesa(s) acima relacionada(s), encaminho a 
Vossa Senhoria para dar cumprimento ao que estabelece o art. 62 da Lei 4.320/64: “O 
pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular 
liquidação”. 
 
Atenciosamente, 
________________________________ ______________________________ 
Assinatura do Responsável pela liquidação Assinatura do Diretor Administrativo 
Identificação (nome legível ou carimbo) Identificação (nome legível ou carimbo) 
Data Data 
 
De acordo, 
__________________________ 
Assinatura do Ordenador de Despesa 
Identificação (nome legível ou carimbo) 
Data 
51 
 
 
 
ANEXO 3 – Conferência para nota fiscal de bens e mercadorias 
Conferência da DANFE______ autuada folha ____do processo ________/_____-____. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quadro II – Conferência tributária, preferencialmente, por Contador ou Técnico Contábil 
Isento conforme legislação 
nº ___________________ 
Tipo de tributo DARF 
Código da retenção 
Alíquota 
Base de cálculo 
Valor retido 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da conferência: _______/________/_________ 
Quadro I – Divisão de Compras/Almoxarifado 
 
Resultado de licitação ____________________________________ 
Ata de registro de preços _________________________________ 
Vigência da ata de registro de preços ________________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da conferência: _________/_________/_________ 
 
Quadro III – Controladoria 
O documento hábil __________________ foi 
lançado no SIAFI conforme: 
NP ____________________________________ 
NS ____________________________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da liquidação: _______/_______/_______ 
Quadro IV – Departamento de Gestão Financeira 
OB ____________________________________ 
DARF __________________________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do pagamento: ________/_________/________ 
52 
 
 
 
ANEXO 4 – Conferência para fatura de concessionária 
Conferência da fatura _______ autuada folha _____do processo ________/_____-____. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Quadro II – Conferência tributária, preferencialmente, por Contador ou Técnico Contábil 
Isento conforme legislação 
nº ___________________ 
Tipo de tributo DARF 
Código da retenção 
Alíquota 
Base de cálculo 
Valor retido 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da conferência: _______/________/_________ 
Quadro I – Divisão de Contratos 
 
Nº do contrato__________________________________________ 
Publicação no D.O.U. __________/___________/_____________ 
Vigência do contrato ____________________________________ 
Termo Aditivo (TA) (se houver) ___________________________ 
Vigência do TA (se houver) ______________________________ 
Gestor do contrato titular _________________________________ 
Gestordo contrato suplente_______________________________ 
Saldo do contrato _______________________________________ 
NF lançada no SIASG/SICON em ________/________/________ 
 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da conferência: _______/_______/________ 
Quadro III – Controladoria 
O documento hábil __________________ foi 
lançado no SIAFI conforme: 
NP ____________________________________ 
NS ____________________________________ 
LF ____________________________________ 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data da liquidação: _______/_______/_______ 
Quadro IV – Departamento de Gestão Financeira 
OB ____________________________________ 
DARF __________________________________ 
 
Assinatura: 
Nome: 
Cargo: 
Data do pagamento: ________/_________/________ 
53 
 
 
 
ANEXO 5 – Relatório de Utilização do Imóvel 
 
Localização: 
Endereço: Número: 
 
Complemento: CEP: Cidade: UF: 
 
Identificação do Usuário: 
Responsável: Matrícula: 
 
Telefones para contato: E-mail: Centro de Custos: 
 
Departamento/Órgão complementar: 
 
Usuário: 
 
Seção: 
 
Atividades administrativas (caso se apliquem) - dias e horários: 
 segunda-feira – horário: terça-feira – horário: 
 quarta-feira – horário: quinta-feira – horário: 
 sexta-feira – horário: sábado – horário: 
 domingo – horário: 
 
54 
 
 
 
 
Atendimento a pacientes (caso se aplique) – dias e horários: 
 
 segunda-feira – horário: terça-feira – horário: 
 quarta-feira – horário: quinta-feira – horário: 
 sexta-feira – horário: sábado – horário: 
 domingo – horário: 
 
 
Aulas (caso se apliquem) – dias e horários: 
 
 segunda-feira – horário: terça-feira – horário: 
 quarta-feira – horário: quinta-feira – horário: 
 sexta-feira – horário: sábado – horário: 
 domingo – horário: 
 
 
Atividades desenvolvidas: 
 
 
 
 
 
 
 
 
55 
 
 
 
Características do uso: 
Imóvel adaptado para: 
 Atendimento a pacientes Atividades administrativas. 
 Aulas Outras (especificar): 
 
Estatística mensal: 
Mês: 
 
Quantidade de atendimentos: 
 
Quantidade de aulas / Alunos: 
 
Mês: 
 
Quantidade de atendimentos: 
 
Quantidade de aulas / Alunos: 
 
Mês: 
 
Quantidade de atendimentos: 
 
Quantidade de aulas / Alunos: 
 
 
Regularidade Física 
Imóvel adaptado para acessibilidade das pessoas 
portadoras de deficiência ou com a mobilidade 
reduzida? 
 Sim Não 
Data da última manutenção dos 
extintores: 
 / / 
 
 
 
 São Paulo, de de . 
 
 
__________________________________________ 
Assinatura e carimbo do Usuário 
 
 
 
_______________________________________________________________ 
Assinatura e carimbo do Chefe do Departamento/Órgão Complementar 
 
 
Favor encaminhar este formulário preenchido trimestralmente à Divisão de Gestão de 
Contratos. 
 
 
56 
 
 
 
ANEXO 6 – Autorização de Pagamento 
À Controladoria do Campus 
Quadro I – Encaminhamento da Divisão de Contratos à Controladoria 
Processo 
Processo para pagamento 
Contrato 
Vigência 
Favorecido 
Período 
Valor mensal 
Valor total a ser pago 
Empenho 
Relatório de utilização do imóvel (págs.) 
 
________________________________________ 
Nome legível do Servidor da Divisão de Contratos 
Data 
 
 
______________________________________ 
Nome legível do Contador ou Técnico Contábil 
Data 
 
À Pró-Reitoria de Administração 
Tendo sido processado a liquidação da despesa descrita abaixo, solicitamos a autorização de 
pagamento. 
 
Quadro III – Encaminhamento da Controladoria à Pró-Reitoria de Administração 
Nº da RP: Nº da NS: 
 
__________________________________ ________________________________ 
Nome legível do Servidor da Controladoria Nome legível do Diretor Administrativo 
Data Data 
 
Ao Departamento de Gestão Financeira 
De acordo, encaminhe-se ao Departamento de Gestão Financeira para emissão do pagamento. 
 
__________________________________ 
Nome legível do Ordenador de Despesas 
Data 
 
Quadro IV – Pagamento pelo Departamento de Gestão Financeira 
Ordem(s) Bancária(s) N° 
DARF(s) Nº 
 
_________________________ 
Nome legível do Servidor do DGF 
Data 
Quadro II – Conferência tributária, preferencialmente, por Contador ou Técnico Contábil 
Tipo de tributo DARF 
Código da retenção 
Alíquota 
Base de cálculo 
Valor retido 
57 
 
 
 
REFERÊNCIAS 
INSTITUTO FEDERAL PARANÁ. Manual Prático para Liquidação da Despesa. 2014. 
Disponível em < http://reitoria.ifpr.edu.br/wp-content/uploads/2014/09/Manual-
Pr%C3%A1tico-Liquida%C3%A7%C3%A3o_V_1_2014.pdf >. 
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO. Manual de Fiscalização de Contratos. 
2014. Disponível em 
<http://www.unifesp.br/reitoria/etagae/images/camara_tecnica_contratos/manual_fiscali
zacao/mfunifesp.pdf>. 
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO PAULO. Portaria UNIFESP 1.434 de 
30/08/2010. Disponível em 
<http://www.portaldrh.unifesp.br/index.php?option=com_content&view=article&id=33
8>. 
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO. Roteiro para análise e registro da 
conformidade dos registros de gestão. 2008. Disponível em: 
<http://portal2.tcu.gov.b/portal/page/portal/TCU/comunidade/gestao_orcamentaria/cont
abilidade/ConformidadeGestao-Tutorial_0.pdf.>.