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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM – FACULDADE INTEGRADA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU O ORÇAMENTO COMO INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO E CONTROLE NAS ORGANIZAÇÕES. Lidiane Fujimoto ORIENTADOR Professora: Luciana Madeira Rio de Janeiro 2016 DO CU ME NT O PR OT EG ID O PE LA LE ID E DI RE ITO A UT OR AL UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM – FACULDADE INTEGRADA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU O ORÇAMENTO COMO INSTRUMENTO DE PLANEJAMENTO E CONTROLE NAS ORGANIZAÇÕES. Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Auditoria e Controladoria Por: Lidiane Fujimoto Rio de Janeiro 2016 AGRADECIMENTOS A Deus primeiramente, pois sem Ele eu não teria chegado até aqui. A minha família, pelo apoio e amor me dado em todos os momentos. Aos meus amigos pela força, dedicação e palavras de apoio em minha formação profissional. Aos professores pela dedicação, pelo aprendizado e pelo exemplo profissional a servir de inspiração. A todas as pessoas que, de alguma forma, foram importantes para minha formação profissional e pessoal. À minha mãe, irmão e marido. Pela compreensão, apoio e amor dedicados nesta caminhada. Lidiane RESUMO Nas últimas décadas, diversas alterações nos cenários mundiais provocaram, e continuam provocando profundas mudanças nos processos de reestruturação produtiva e gerencial em praticamente todos os setores da atividade humana. Diante deste quadro, este trabalho propõe-se a analisar a importância do Orçamento como ferramenta auxiliar para o gerenciamento das empresas dentro do mercado competitivo. Ele apresenta uma análise do orçamento empresarial como um elemento fundamental no processo de gestão. Evidencia de forma ampla os principais conceitos, características e tipos de orçamento para conhecimento geral do processo. O orçamento é um plano financeiro das atividades futuras, servindo como um demonstrativo da situação desejada. Na gestão da organização, ele apresenta objetivos e metas em termos financeiros, sinalizados no planejamento estratégico e tático, fornecendo referências para que o administrador possa tomar decisões e coordenar adequadamente os recursos materiais, financeiros e humanos. O orçamento delega responsabilidades quanto busca dos objetivos, estabelecendo metas claras de receitas e despesas, e, conforme o envolvimento das pessoas, cria um comprometimento para que seja cumprido. Possibilita ainda um efetivo controle dos resultados alcançados, aferindo as causas das variações para definir uma solução, e ainda efetuar mudanças nos planos para adaptar-se a situações não previstas. Em termos gerais, o orçamento tem a finalidade de planejar financeiramente os objetivos, fornecer dados para coordenar as ações no seu alcance, comunicar e motivar os envolvidos na execução do plano e controlar e avaliar os resultados alcançados durante a sua execução. Palavras-chave: Orçamento Empresarial, Planejamento, Controle. METODOLOGIA . Posteriormente a escolha do tema, o problema a ser estudado, justificativas e seus objetivos, ficou definido que os procedimentos metodológicos a serem seguidos no decorrer da pesquisa são de extrema importância para se ter um bom desenvolvimento, uma boa estrutura de forma a obter as respostas para os problemas do estudo. Este trabalho tem como característica ser uma pesquisa bibliográfica e exploratória. Bibliográfica, pois busca explicar “O orçamento como instrumento de planejamento e controle” e sua importância a partir de referências teóricas publicadas em livros; e exploratória, pois consiste no aprofundamento de conceitos preliminares. A pesquisa foi realizada buscando autores que falassem com clareza a importância do Orçamento para as empresas, sua finalidade e conceitos de tal ferramenta. Este trabalho foi baseado em pesquisas bibliográficas em materiais dos últimos 20 anos de grandes autores como Frezatti, Lunkes, Carlos Alexandre Sá, Iudícibus, Padoveze, José Carlos Sardinha, José M. B. de Almeida, Luis L. Dinoá e Washington L. Ferreira, entre outros, nos quais foram gastos três meses de estudo e aprofundamento no assunto. SUMÁRIO INTRODUÇÃO 09 CAPÍTULO I Planejamento 11 1.1 Planejamento estratégico 12 1.2 Planejamento tático 14 1.3 Planejamento operacional 15 CAPÍTULO II Orçamento 17 2.1 História do Orçamento 17 2.2 Conceituação de Orçamento 19 2.3 Processo Orçamentário 21 2.4 Vantagens e desvantagens 23 2.5 Elaboração do Orçamento 27 2.5.1 Pré-requisitos, premissas e padrões para implantação 28 2.5.2 Quem deve e como deve ser elaborado 30 2.5.3 Consolidação das propostas orçamentárias 31 CAPÍTULO III Tipos de Orçamento 32 3.1 Orçamento de investimentos 32 3.2 Orçamento de matéria prima 34 3.3 Orçamento dos custos indiretos de fabricação 35 3.4 Orçamento de mão de obra 36 3.5 Orçamento de produção 36 3.6 Orçamento de vendas 37 3.7 Orçamento de compras 40 3.8 Orçamento de estoques 41 3.9 Orçamento de despesas operacionais 42 3.10 Orçamento financeiro 44 3.10.1 Orçamento da demonstração do resultado do exercício 44 3.10.2 Orçamento do balanço patrimonial 45 3.10.3 Orçamento de fluxo de caixa 47 CAPÍTULO IV Controle Orçamentário 49 4.1 Conceitos gerais 49 CONCLUSÃO 55 REFERÊNCIAS BLIOGRÁFICAS 56 ÍNDICE 57 ÍNDICE DE FIGURAS 59 9 INTRODUÇÃO O objetivo deste capitulo é dar uma visão geral do que será abordado no estudo, indicando a metodologia de pesquisa a ser aplicada no seu desenvolvimento. A Contabilidade tem como principal objeto o patrimônio da entidade, porém, acompanhando as necessidades dos usuários, passou a visar não mais exclusivamente bens, direitos e obrigações, principalmente as suas mutações. Desse modo, a Contabilidade começou a dar um enfoque maior para a Contabilidade Gerencial, na qual se destaca o Orçamento Empresarial. Diante da necessidade de se tornarem mais competitivas, as empresas começaram a se organizar, surgindo dai o Planejamento. E, nas suas divisões, destaca-se o Orçamento, representando o planejamento financeiro, que Lunkes (2003, p. 15) definiu sucintamente como “[...] uma demonstração dos planos em termos financeiros". Toda e qualquer empresa deve possuir metas e objetivos. Nas empresas privadas já não se encontram somente objetivos focados no lucro, mas também na melhoria do ambiente externo, no sentido econômico e social. E o Orçamento é a técnica que pode ser utilizada para mensurar econômica e financeiramente os resultados que deverão ser alcançados futuramente em todas essas dimensões. Nele ficam definidos os indicadores a serem utilizados na execução e no controle do processo administrativo. Na execução porque determina como, quando e onde devem ser aplicados os recursos; e no controle porque este deve ser usado para comparar os resultados alcançados com os que estavam previstos, aferindo se as metas estão sendo alcançadas ou não. Para Brookson (2000, p. 8), orçamentos "Servem ainda para demonstrar a situação financeira da empresa a terceiros, como bancos, fornecedores, funcionários, clientes e sócios". Certamente esta situação a que o autor se refere não é a passada nem a atual, e sim a futura. 10 A informação obtida através do Orçamento é um instrumento para que os gestores de empresas possam tomar decisões no sentido de atingir as metas determinadas no planejamento. Avaliando devidamente o ambiente interno (organização) e o ambiente externo onde exerce a sua atividade(concorrentes, clientes e fornecedores), podem visualizar mais claramente o impacto e o sucesso das suas ações. Nos últimos anos, tem sido visível a entrada crescente de capital estrangeiro no Brasil em decorrência da abertura de mercado ou em virtude das privatizações de algumas estatais de áreas importantes, como, por exemplo, a de telecomunicações. As empresas estrangeiras trouxeram uma cultura diferente da brasileira quanto ao tipo de gestão. O seu gerenciamento é mais preventivo do que corretivo. Desse modo, o Orçamento atua como determinador de padrões ideais para comparar e monitorar atividades concretas, constituindo uma forma confiável de analisar o real desempenho da organização. É uma maneira de gerar informações para que a organização possa verificar que o andamento de suas atividades e definir ações param se adaptar aos planos traçados. Com isso, tem ocorrido uma busca intensa de novos conceitos e novas técnicas de elaboração de orçamentos, pois, geralmente, eles são diferenciados para cada empresa, ou então, adaptados, tornando-se um campo farto para pesquisas e estudos. Nesse sentido, este trabalho contribui para aprofundar o assunto através da apresentação de conceitos, processos de elaboração, formas de controle e análise. O presente trabalho está estruturado em quatro capítulos. No primeiro capítulo, trata-se da conceituação de planejamento. O segundo capítulo disserta sobre o orçamento, conceito, elaboração, dentre outros itens. Já o terceiro capítulo aborda sobre os tipos de orçamento. No quarto capítulo foi feita uma explanação a respeito de controle orçamentário. Por fim, o quinto e último capítulo apresenta as considerações finais do presente trabalho. 11 CAPÍTULO I PLANEJAMENTO Neste capitulo serão apresentados os conceitos sobre Orçamento, Planejamento, Planejamento Estratégico, Planejamento Tático, Planejamento Operacional e uma abordagem teórica sobre as previsões que compõe o Orçamento, identificando os diversos fatores envolvidos na sua elaboração, de modo a fornecer uma melhor compreensão para o estudo de caso que será tratado no terceiro capitulo. Atualmente, no mundo dos negócios, com a alta competitividade, as empresas estão cada vez mais em busca do seu diferencial para alcançar o sucesso. Com as inovações ocorrendo a cada momento e as informações transmitidas a velocidades instantâneas, não existe mais tempo nem espaço à improvisação. Algumas condições devem ser fixadas pelas empresas, como analisar as tendências e necessidades mundiais, ter percepção de quando elas irão ocorrer e estar presente com sucesso, antes da concorrência. Tendo em vista esse contexto de turbulência e mudanças, as empresas necessitam de planejamento constante. Planejamento consiste em um conjunto de ações integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, possibilitando a tomada de decisões antecipadamente. Essas ações devem ser identificadas para permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condições. Planejar é uma estratégia para aumentar as chances de sucesso de uma empresa em um mundo de negócios que muda constantemente. O propósito do planejamento pode ser definido como o desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, que proporcionam uma situação viável para a avaliação das implicações futuras das decisões presentes, em função dos objetivos organizacionais que facilitarão a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido, coerente, eficiente e eficaz. (OLIVEIRA; SILVA, 2006, p. 215) 12 O planejamento vem sendo cada vez mais utilizado na gestão organizacional e todos os setores de uma empresa procuram desenvolver melhor as suas atividades de forma que possam, a cada dia, aperfeiçoar o uso de seus recursos. Essa prática aparece igualmente ligada à estratégia, através planejamento estratégico, o qual foi incorporado no ambiente organizacional. A importância do planejamento fica evidente, em época de alto grau de incertezas econômicas e de alta instabilidade do mercado financeiro. Uma empresa que planeja e controla adequadamente seus resultados econômicos e financeiros tem maior possibilidade de ser lucrativa. Sendo assim o planejamento e o controle dos negócios são imprescindíveis em todas as empresas, independentemente de seu porte. Segundo Zdanowicz (1998, p. 20), “O planejamento terá que dispor e organizar um controle eficiente, a fim de que os resultados auferidos possam ser comparados com os projetados, permitindo assim aplicar as medidas de correção em tempo hábil”. O planejamento pressupõe a necessidade de um processo decisório que ocorrerá antes, durante e depois de sua elaboração na empresa, sendo contínuo e não um ato isolado, gerando resultados futuros de decisões presentes, onde o processo de planejar é importante, tanto quanto o resultado final obtido. Diante disso, percebe-se que o planejamento evoluiu para adaptar- se às novas condições do ambiente. Na prática, podem-se distinguir três tipos de planejamento: Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. 1.1 Planejamento estratégico Uma das grandes dificuldades das empresas é identificar a função do planejamento estratégico, sua importância e abrangência, para a obtenção de resultados. Mas para entender a sua função, a empresa precisa entender o que é estratégia e estabelecer a sua. 13 Através da estratégia traçada, a empresa estabelece sua missão, visão de futuro, seus valores e objetivos estratégicos, onde o êxito é fundamental para o cumprimento da missão e o alcance dessa visão de futuro. A estratégia compreende os meios para atingir os objetivos. A empresa identifica as oportunidades e os riscos oferecidos pelo ambiente externo, define o que quer fazer, seu público alvo e implementa ou ajusta sua estrutura organizacional para operacionalização daquilo que definiu. (SILVA, 2008, p. 4) O planejamento estratégico relaciona-se com os objetivos da empresa, com estratégias e ações para alcançá-los, consistindo em saber o que deve ser executado e de que maneira deve ser executado. Este é o ponto de partida para o sucesso da organização e, se esse processo for realizado de forma contínua e organizado, a empresa é capaz de prever o futuro, de maneira a tomar decisões que minimizem riscos. O objetivo do planejamento estratégico é orientar a empresa de modo a gerar lucros e crescimentos satisfatórios, sendo uma técnica gerencial essencial para a boa administração. Ela dá o norte para que a organização aproveite novos espaços, evitando riscos, gerindo recursos com maior eficiência, eficácia e efetividade, estabelecendo a melhor direção a ser seguida pela empresa, para que atue de forma inovadora e diferenciada. Em resumo, pode-se dizer que é o processo de analisar a empresa sobre vários ângulos, definindo seus rumos por meio da análise de suas ações no ambiente interno, utilizando-se da estratégia que foi estabelecida. O planejamento estratégico é a etapa inicial do processo de gestão, quando a empresa formula ou reformula suas estratégias empresariais de acordo com uma visão específica do futuro. É a fase de definição de políticas, diretrizes e objetivos estratégicos, e tem como produto final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com suas variáveis ambientais. Nessa etapa realizam-se leituras dos cenários do ambiente e da empresa, comumente confrontando as ameaças e oportunidades dos cenários vislumbrados com os pontos fortes e fracos da empresa. (PADOVEZE, 2010, p. 23). 14 A definição do planejamento estratégico é a longo prazo, frequentemente cinco ou mais anos. Normalmente traz poucas informações quantitativas, utilizando, portanto pouca informação da contabilidade. Através desseplanejamento, decide-se para onde a empresa vai, avaliando o ambiente dentro da qual operará, fazendo os gestores indicar a direção, o caminho que a empresa tomará nos próximos anos. A empresa deve ficar atenta para que não ocorram erros na fase de implantação do planejamento estratégico, pois mesmo não evitando riscos, ele ajuda a preveni-los. À medida que a empresa começa a utilizar-se do planejamento estratégico, ela sente-se mais preparada, ao contrário das empresas que não se arriscam em conhecer e estabelecer um. Outro aspecto importante para o sucesso na implantação está em ficar atento ao mercado e às mudanças, o cenário muda e a estratégia precisa ser revista. O planejamento estratégico não pode ser fixo, o processo precisa ser flexível e com a disciplina bem aplicada trará bons resultados para a empresa. 1.2 Planejamento tático Enquanto o planejamento estratégico envolve toda a organização, o planejamento tático envolve um determinado departamento ou unidade, se estende geralmente no exercício de um ano e é desenvolvido pelo nível intermediário. Na verdade, o planejamento estratégico é desdobrado em vários planejamentos táticos, enquanto estes se desdobram em planos operacionais para sua realização. Utiliza-se o planejamento tático para planejar o que às várias partes da empresa devem fazer para que alcançar o sucesso no decorrer do período. O Planejamento Tático tem o objetivo de otimizar determinada área de resultados e não a empresa como um todo, geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. Portanto, trabalha com os objetivos, estratégias e 18 políticas estabelecidas no planejamento estratégico. É nesse nível que são definidas as ações a serem 15 realizadas para obter o êxito no alcance desses objetivos, e ao traçar tais ações, deve-se considerar questões como: o que fazer, quem vai fazer, como fazer e quando fazer. Essas questões são características desse nível de planejamento. Os planos táticos traduzem os objetivos gerais em objetivos específicos de uma unidade da organização, geralmente uma área funcional, como marketing ou recursos humanos. Assim, identificam quais são os principais objetivos e cursos de ações necessários para realizar sua parte no plano estratégico. (SOBRAL; PECI, 2008, p.135) Com isso, o planejamento tático representa uma tentativa de integrar o processo decisório, e alinhá-lo à estratégia adotada para orientar o nível operacional em suas tarefas e atividades, a fim de atingir os objetivos propostos pela empresa. 1.3 Planejamento operacional O planejamento operacional corresponde a um conjunto de partes do planejamento tático e contém os detalhes da forma como deverá ser implementado no dia-a-dia da empresa, de como realizar o que foi planejado. É feito nos níveis mais baixos, projetado em curto prazo e seu enfoque são as atividades do momento, sendo a principal preocupação a eficiência, fazer as coisas corretamente, em vez da eficácia, fazer as coisas certas. Enquanto os planos táticos provêm objetivos mensuráveis para a empresa, eles não indicam como devem ser administradas as operações do dia a dia; está é a função do planejamento operacional. O planejamento operacional é um plano detalhado das operações. (LUNKES, 2011, p. 3) 16 O planejamento operacional é mais específico, pois ele propõe as atividades a serem realizadas, o que torna mais segura a realização dos objetivos, já que prevê os custos, o tempo e os riscos envolvidos no processo, além de conter os recursos necessários para sua implantação e desenvolvimento, os procedimentos básicos a serem adotados, os resultados finais esperados, os prazos estabelecidos e os responsáveis por sua execução. Os procedimentos para a elaboração do plano operacional é a análise dos objetivos, planejamento do uso do tempo, dos recursos e avaliação dos riscos. Pode ser feito em etapas, pois é um procedimento sistemático eficiente e desse modo prevê melhor as atividades que terão que ser feitas e quais os inconvenientes que surgirão. No capítulo seguinte, será abordado a história do orçamento, seu conceito e seus desdobramentos. 17 CAPÍTULO II ORÇAMENTO 2.1 História do orçamento A necessidade de orçar é tão antiga quanto a humanidade. Os homens das cavernas precisavam prever a necessidade de comida para longos invernos, com isso desenvolveram práticas antigas de orçamento. Segundo Lunkes (2011, p. 24) “Há vestígios de práticas orçamentárias formais até mais antigas que a origem do dinheiro”. Desde os antigos romanos, a palavra orçamento já era conhecida e servia para coletar os impostos através de uma bolsa de tecido chamada de fiscus. Posteriormente a palavra foi usada para as bolsas da tesouraria e também para os funcionários que as usavam. Na França, o termo era conhecido como bouge ou bougette, e vem do latim bulga e entre os anos 1400 e 1450 o termo bougette tornou-se parte do vocabulário inglês. Contudo, as práticas contemporâneas de orçamento devem-se ao desenvolvimento da Constituição Inglesa em 1869, pois a Lei determinava que o rei e o primeiro ministro, poderiam cobrar impostos ou gastar recursos com a autorização do Parlamento e posteriormente entregava ao Parlamento os planos de despesas. A maioria das políticas, procedimentos e práticas hoje conhecidas teve seu desenvolvimento no século XIX. As principais mudanças aconteceram na França durante o governo de Napoleão, como parte de um esforço para obter maior controle sobre todas as despesas, inclusive sobre as do exército. Lunkes (2003, p.57) A França desenvolveu um sistema de contabilidade que foi aplicado a todos os departamentos e estabeleceram um ano fiscal padrão e convenções 18 de tempo para prestação de contas, onde eram exigidos de cada departamento, explicações sobre a programação fiscal das contas para todos os recursos que foram alocados e relatórios que comparavam estimativas e gastos. No Reino Unido, as técnicas orçamentárias eram vistas como um modo promissor para controlar finanças do governo. Em 1861, a Inglaterra criou o Comitê de Contas Público no Parlamento e, em 1866, os escritórios de Controladoria e Auditoria Geral. Já nos Estados Unidos foi criado o movimento do orçamento público que compreendia todas as receitas e despesas para um período fiscal definido que permitia a flexibilidade administrativa e alcançar os objetivos propostos. A primeira cidade a implementar o orçamento público foi Nova York em 1907. No Brasil, o orçamento passou a ser foco de estudos a partir de 1940, mas nem mesmo na década seguinte ele foi muito utilizado pelas empresas. Ainda segundo Lunkes (2003, p.37), “O orçamento só teve seu apogeu no Brasil a partir de 1970, quando empresas passaram a adotá-lo com mais frequência em suas atividades”. Através dos anos o orçamento foi adaptando- se e acompanhando as tendências modernas e as teorias de gestão. Então houve a evolução do orçamento que se deu em 6 etapas e são classificadas da seguinte forma: orçamento empresarial: que teve sua ênfase na projeção dos recursos baseada nos objetivos e no controle por meio do acompanhamento dos dados contábeis; orçamento contínuo que teve ênfase na renovação do período concluído e acréscimo do mesmo período; orçamento de base zero que projeta os recursos da estaca zero com justificativa para todos os novos gastos; orçamento flexível que é a projeção dos recursos para vários níveis de atividade; orçamento por atividades que tem a projeção dos recursos nas atividade por meio de direcionadores e por fim o orçamento perpétuo que tem a projeção dos recursos fundamentada nas relações de causa e efeito entre os processos correntes. 19 2.2 Conceituaçãode orçamento Participar da elaboração do planejamento estratégico empresarial, sua operacionalização e a preparação do orçamento, são as tarefas mais completas para se conhecer a empresa. Permite a aproximação das pessoas das diversas áreas, com o objetivo de fazer com que os interesses individuais e específicos de cada função, fiquem alinhados com os objetivos da empresa. O orçamento é a ferramenta de controle de todo o processo operacional da empresa, pois envolve todos os setores. A boa utilização do orçamento exige uma atitude apropriada para se aproveitar das vantagens do sistema. O orçamento se coloca como uma consequência do desencadeamento do processo de planejamento na empresa. Na medida em que são traçadas diretrizes, objetivos e metas setoriais, torna-se possível a realização dessas metas e a orçamentação setorizada. O orçamento é a etapa do processo do planejamento estratégico em que se estima e determina a melhor relação entre resultados e despesas para atender às necessidades, características e objetivos da empresa no período. O orçamento abrange funções e operações que envolvem todas as áreas da empresa com necessidade de alocação de algum tipo de recurso financeiro, para fazer face às despesas de suas ações. (LUNKES, 2011, p. 14) Para que um planejamento seja a base do orçamento é preciso verificar se o planejamento prevê a elaboração do orçamento, se estão traçados os referenciais estratégicos, se o planejamento desce ao nível operacional, se as metas são possíveis de alcance referente ao financeiro e verificar os prazos do planejamento, pois o orçamento apoia-se em previsões, construídas em função da provável evolução de certas condições internas e externas da empresa. O orçamento surge como sequência à montagem do plano estratégico, permitindo focar e identificar, num horizonte menor, de um exercício fiscal, as suas ações mais importantes, implementando as decisões do plano estratégico. Nesse sentido, uma vez tendo feito um adequado trabalho na montagem do plano estratégico, o orçamento tem muita chance de ser elaborado com coerência e consistência. 20 O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. É mais do que uma simples estimativa, pois deve estar baseado no compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas. Contém as prioridades e a direção da entidade para um período e proporciona condições de avaliação do desempenho da entidade, suas áreas internas e seus gestores. (FREZATTI, 2015. p. 41) É considerado um dos pilares da gestão e umas das ferramentas fundamentais, pois prevê o conteúdo dos demonstrativos financeiros da empresa, lucros e perdas, balancete e demonstrativo de fluxo de caixa durante o ano. Também detalha os resultados financeiros pertinentes, como receitas e custos de todos os tipos, de todos os elementos organizacionais da empresa, mostrando os recursos necessários como pessoal, técnicas específicas, equipamentos, espaço de trabalho, dinheiro e a sua forma de utilização. O orçamento é uma ferramenta a serviço do gestor, que deve adaptá-la a suas próprias necessidades, bem como ao contexto particular da empresa. Ele pode tomar diferentes formas, a empresa que deve escolher entre as várias formas aquela que melhor se adapte aos objetivos, à filosofia, a sistemas de mensuração e seus métodos de controle. O orçamento tem como objetivo acompanhar o desempenho da empresa e assegurar que os desvios sejam analisados e adequadamente controlados e para isso se faz necessário o acompanhamento diário do mesmo. Brookson (2000, p.7) Ordena de forma diferente os objetivos quando afirma que os orçamentos são essenciais para o planejamento e o controle da empresa. Eles ajudam a coordenar as ações dos líderes de diferentes áreas, estabelecem um compromisso com os objetivos da empresa, conferem autoridade ao gestor de cada área para fazer despesas e fornecer metas claras de receita. Dentre os objetivos do orçamento destaca-se o planejamento, que permite programar as atividades de longo prazo da empresa; a coordenação que ajuda a coordenar as atividades das diversas áreas; comunicação que 21 disponibiliza informações sobre os objetivos da empresa aos gerentes; a motivação que fornece estímulo aos gerentes para que atinjam metas; o controle que nada mais é que comparar o planejado com o executado e por fim a avaliação de cada gerente em seus respectivos departamentos. Dessa forma as características de um orçamento podem ser vistas como a projeção do futuro, flexibilidade na aplicação e participação direta dos responsáveis. De acordo com (Frezatti, 2015 p. 42) “O orçamento depende do planejamento estratégico e a ele está subordinado”. E de acordo com (Sá, 2014 p. 9) “A função do orçamento é alocar recursos para que a empresa realize seus objetivos estratégicos com o máximo de eficiência”. 2.3 Processo orçamentário O processo orçamentário é a forma como a empresa faz o orçamento. O orçamento preocupa-se com a implementação do programa aprovado pelo planejamento estratégico e 21 traduz os planos de longo prazo em um plano operacional anual. Segundo Lunkes (2011, p. 32), “Pode-se perceber que cada empresa usa um processo orçamentário diferente para a implantação do orçamento. Esse fato deve-se às necessidades e expectativas relacionadas a sua gestão”. A elaboração do orçamento é tarefa de toda a organização. Cada área será responsável por alcançar determinadas metas, as quais deverão estar harmonizadas com as metas da toda a empresa. O processo orçamentário é um dos instrumentos que permitem acompanhar o desempenho da empresa e assegurar que os desvios do plano sejam analisados e adequadamente controlados. O processo orçamentário é elaborado tendo em vista coordenar, controlar e avaliar as operações da empresa, de acordo com as diretrizes e objetivos estabelecidos antecipadamente. Para existir controle orçamentário efetivo é necessária determinação prévia dos objetivos, caso contrário não há meta para 22 atingir, medidas de causa e efeito devem existir, os fatores devem ser mensuráveis e a ação corretiva deve ser possível. O orçamento, uma vez implantado e implementado, deverá satisfazer a vários objetivos, pois ele se relacionará como todas as áreas e as atividades da empresa. A técnica orçamentária visará ao objetivo comum, pois suas metas só serão alcançadas quando todos os esforços convergirem para o mesmo fim. (ZDANOWICZ, 1998, p. 21) O processo orçamentário envolve a elaboração de planos detalhados e objetiva o lucro, previsão de despesas dentro da estrutura, dos planos e políticas existentes e fixação de padrões definidos de atuação para indivíduos com responsabilidade de supervisão. Todos os envolvidos no processo orçamentário precisam ser ouvidos, pois permitirá uma gestão participativa, consistindo com a estrutura de delegação de responsabilidades e possibilitando o comprometimento de todos os gestores. Só assim será possível a gestão adequada do plano orçamentário. Uma vez determinados os objetivos, os planos orçamentários devem ser direcionados aos fins especificados nos objetivos. Também indicará as divergências entre os valores planejados e os realizados, proporcionando a oportunidade de se tomar medidas corretivas e preventivas, em tempo hábil, para ajustar esses objetivos e suas metas. A flexibilidade na implementação do orçamento deverá caracterizar-se por um acompanhamento sistemático, tendo em vista que os objetivos da empresa poderão mudar em função do mercado. A elaboração do orçamento exige que os objetivos definidos pela organização sejam contemplados e perseguidos. Caso isso não ocorra, o orçamento deve ser revisado e ajustado, já que ele é o instrumento gerencial que deve proporcionar a realização dos objetivos.(FREZATTI, 2009, p. 31) O processo orçamentário exige da empresa um sistema de informação, com dados contábeis, históricos adequados e apropriados. Para se implementar o orçamento deve ter no mínimo estrutura organizacional definida, contabilidade aberta e informatizada e fixação dos objetivos. 23 A figura abaixo demonstra o Fluxograma do processo orçamentário sobre a ótica de Sá. Figura 1 – Fluxograma do processo orçamentário. Fonte: Sá. (2014, p. 7) 2.4 Vantagens e desvantagens Os orçamentos são as partes principais da maioria dos sistemas de controle gerencial e, se administrados de forma inteligente junto ao planejamento da empresa, auxiliam na implementação de planos, fornecem critérios de desempenho e promovem a comunicação e coordenação dentro da 24 empresa. Assim, a empresa analisa antecipadamente suas políticas básicas para que as atividades sejam coordenadas de maneira apropriada com base no processo de planejamento. O orçamento obriga todos os membros da administração a participar do processo de estabelecimento de objetivos e preparação de planos, além de obrigar os gestores dos diversos setores a fazer planos em harmonia com os planos dos outros setores e de toda a empresa, porque sem a definição de responsabilidades, tanto a autoridade como a cobrança de resultados não podem ser exercidos de forma eficaz. Deve haver um comprometimento, pois o sistema orçamentário movimenta o ambiente empresarial e permite de cada um tenha consciência do seu dever dentro da empresa. Do ponto de vista do controle, o sistema orçamentário incute no espírito de cada funcionário a noção de custo, da economia, da racionalização das despesas e do lucro. Esta ação é realizada através das normas internas cuja finalidade é evitar os desperdícios com vistas à maior rentabilidade. O controle orçamentário constitui-se na mais rigorosa e detalhada técnica de planejamento que uma empresa pode adotar, pois pela sua própria natureza, força a consideração antecipada de condições externas e externas, que podem afetar o desenvolvimento da empresa, criando o hábito de acompanhamento e da análise dessas condições, incentivando a realismo das previsões que constituem a base do planejamento empresarial. A elaboração do orçamento obriga a empresa a planejar economicamente, assim os gestores planejam o uso mais econômico de estoques, das compras, das instalações, do capital, reduz custos, bem como destaca áreas de eficiência e ineficiência, permitindo a empresa acompanhar como está havendo o processo para alcance dos objetivos gerais e parciais da empresa, possibilitando a determinação dos pontos vulneráveis, aplicando medidas saneadoras e dos pontos favoráveis que podem ser aproveitados. Não há, portanto, ramo de atividade a qual o orçamento não possa trazer uma contribuição positiva para a empresa. 25 O controle orçamentário constitui, portanto, uma técnica tendente a ser aplicada a praticamente 100% dos empreendimentos bem sucedidos em todo mundo, sejam quais forem o porte (pequeno, médio ou grande) e a natureza (privada, estatal ou filantrópica) desses empreendimentos. Na realidade, procedidas as adaptações necessárias, o controle orçamentário aplica-se a qualquer empresa, de qualquer porte e de qualquer natureza. (PASSARELLI; BOMFIM, 2003, p. 12) A preparação de um orçamento para toda a empresa tende a melhorar a utilização de recursos disponíveis, bem como ajustá-los as atividades consideradas prioritárias. O orçamento permite a verificação do progresso em relação aos objetivos da empresa, sendo que assim, o orçamento faz a empresa realizar uma autoanálise periódica, diante dos desafios que pretende superar no futuro. Outrossim, o orçamento é uma ferramenta que auxilia o processo decisório de uma organização. Conforme Sá, (2014 p. 10) “Por permitir simulações, o orçamento possibilita que se antecipe quais serão as consequências prováveis no futuro de uma decisão tomada no presente”. Apesar das vantagens e contribuições do orçamento, nem sempre a implementação levará a empresa a ser bem-sucedida, podendo apresentar algumas limitações, pois os dados contidos nos orçamentos não passam de estimativas, estando assim sujeitos a eventos internos e externos, que podem afetar o processo de previsão, inviabilizando sua concretização. Segundo Passarelli e Bomfim (2003, p. 22), “O orçamento, por si só, não administra coisa alguma sendo extremamente dependente de decisões administrativas corretas para o seu efetivo funcionamento”. O processo orçamentário leva um tempo para sua elaboração, que às vezes para empresas grandes pode exceder um ano, dificultando ainda mais as previsões, além de frequentemente não poderem acomodar reações e mudanças no comportamento do cliente e competidores que ocorrem durante esse processo. Segundo Lunkes (2003, p. 48), “O processo orçamentário deve ser acompanhado e revisado permanentemente, o que demanda tempo e dinheiro. Além de se considerar que os resultados podem ser a longo prazo”. 26 Os orçamentos em geral não permitem identificar as variáveis que influem na atuação do gestor e da área de responsabilidade, não evidenciando o resultado do esforço despendido pelo gestor, seja na adaptação às condições que se apresentarem quando da execução de planos, seja na eficiência com que as atividades são executadas. O orçamento pode falhar na empresa por vários motivos, desde uma estrutura organizacional inadequada, sistema de custeio inadequado, falta de apoio de algumas áreas da empresa, falta de capacidade suficiente para reformular estimativas, técnicas ultrapassadas de previsão, incapacidade de adaptar-se ao ambiente em constantes mudanças e a modificação das metas orçamentárias, analisando resultados muito tempo depois, deixando escapar a oportunidade de corrigir de imediato o problema. Portanto, o sucesso ou fracasso da empresa dependem bastante da previsão correta das estimativas. Qualquer plano orçamentário por melhor que seja, tem suas limitações. Em primeiro lugar, todo orçamento baseia-se em estimativas que, por mais acuradas, representam apenas tentativas de acerto. Igualmente, a previsão econômica não é uma ciência exata, pois o fator “homem” tem papel preponderante em sua determinação. Os impulsos emocionais da massa consumidora podem alterar radicalmente a tendência de vendas de determinado setor. Em alguns casos, é impossível determinar com segurança o rumo dos negócios, devido às suas constantes alterações. Desta forma, reconhece-se que a qualidade de um orçamento depende do grau de acerto das suas previsões relativas aos fatores básicos Um dos problemas também enfrentados pelas empresas na implementação do orçamento é de trabalhar com os softwares existentes no mercado, pois geralmente eles não são capazes de satisfazer completamente as necessidades e exigências das empresas. Algumas empresas estão se adaptando e desenvolvendo sistemas próprios a realidade de cada situação. As próprias vantagens ou limitações do orçamento são maiores ou menores dependendo do método orçamentário utilizado na empresa. As recentes evoluções dos métodos orçamentários se bem realizados e utilizados tendem a resolver muitos dos problemas enfrentados pelas empresas, e assim 27 podem acompanhar as tendências do mercado, mudanças, e adaptando-se ao contexto dos negócios. 2.5 Elaboração do orçamento Segundo Lunkes (2003, p. 43), "[...] a estrutura básica do orçamento é formada das projeções financeiras dos orçamentos individuais (peças) de cada unidade da empresa e de um conjunto de orçamentos para determinado período, abrangendo o impacto tanto das decisões operacionais quanto das decisões financeiras". O 'orçamento operacional' aparece no primeiro plano do orçamento global e é formado pelas seguintes peças:orçamento de vendas, orçamento do estoque final, orçamento de fabricação, orçamento de custos dos materiais, orçamento da mão de obra direta, orçamento dos custos indiretos de fabricação e orçamento das despesas departamentais. Em segundo plano, aparece o 'orçamento financeiro', que é composto pelo orçamento de capital, orçamento de caixa, balanço patrimonial e demonstração do exercício projetado. As decisões operacionais visam a aquisição e uso de recursos escassos, enquanto as decisões financeiras concentram-se em obter os meios para adquiri-los. (Lunkes, 2003, p.44) Sob a ótica de Frezatti, a figura da página seguinte demonstra os itens que participam do processo de planejamento de uma empresa. 28 Figura 2 – Relacionamento entre os elementos no processo de planejamento de uma organização. Fonte: Figura desenvolvida por Steiner (1979, p. 17) e adaptada por Fábio Frezatti (2015, p. 14) Sob a ótica de Sardinha, Almeida, Dinoá e Ferreira, (FGV, 2008 p. 21) o planejamento é feito por meio da determinação dos objetivos e das metas para o empreendimento. A filosofia de administrar por objetivos considera que uma organização deva: • Impor a si mesma e a cada um de seus membros objetivos individuais mensuráveis; • Realizar planejamentos financeiros detalhados a longo e curto prazos; • Manter os mecanismos formais necessários para assegurar o feedback das informações referentes ao desempenho e às realizações efetivas de todos os seus encarregados. 2.5.1 Pré-requisitos, premissas e padrões para a implantação O sistema orçamentário não é uma atividade que se implante numa empresa de uma hora para outra. Pelo contrário, ela exige um criterioso planejamento e uma cuidadosa implantação. Essas atividades constituem os pré-requisitos para que o processo orçamentário seja implantado com um 29 mínimo de percalços. Toda tentativa de ganhar tempo negligenciando qualquer um destes pré-requisitos pode comprometer todo o esforço despendido nessa implantação do orçamento. Segundo Sá, (2014, p. 31) os pré-requisitos são: • Desenvolvimento de um bom Plano Estratégico • O comprometimento da Diretoria com a atividade orçamentária • Aquisição ou desenvolvimento de um adequado sistema de elaboração orçamentária • Divisão da empresa em Centros de Receitas e Centro de Custos e de Despesas • Elaboração do plano de contas orçamentário • Elaboração de um Manual de Classificação de Receitas e Gastos • Adaptação dos sistemas existentes à realidade orçamentária • Levantamento de dados estatísticos • Implantação de um efetivo sistema de custos • Criação de um Setor de Orçamentos Devem-se determinar os parâmetros (inflação, políticas sobre remuneração do pessoal etc.) quer servirão para direcionar a elaboração do orçamento pelas equipes. Os critérios e padrões de procedimentos a serem seguidos, bem como os formulários e planilhas eletrônicas a serem preenchidos, devem ser divulgados especificando a forma e o conteúdo dos dados que cada pessoa com responsabilidade orçamentária utilizará. Os parâmetros devem corresponder aos adotados regularmente pela empresa para acompanhar o seu desempenho. Como exemplo pode-se citar: volume por quantidade por quilograma, valores em reais; o detalhamento vai ser mensal, trimestral; quem será o responsável pela aprovação das informações preenchidas nos formulários. Segundo Sardinha, Almeida, Dinoá e Ferreira, (FGV, 2008 p. 43) O ambiente macroeconômico cogita o estudo do sistema financeiro, a evolução dos índices inflacionários e as políticas que serão praticadas pelos governos federal, estadual e municipal para influenciar o nível de atividade econômica. 30 Contempla, muitas vezes, os principais indicadores econômico- financeiros, como produto interno bruto (PIB) [...]. Em seguida, precisa-se preparar um manual visando orientar como devem a partir das premissas, serem elaboradas as propostas orçamentárias pelas equipes. Algumas empresas começam seu orçamento pela receita, pois ela influencia as estimativas de muitos outros itens e ela é o componente mais crítico e está sujeito a maiores incertezas, diferente das despesas. Uma alternativa para iniciar o processo orçamentário é começar por um orçamento preliminar, vinculado à estratégia da empresa, em que os executivos dos centros de responsabilidade, auxiliados por seu pessoal, elaborem um orçamento prévio inspirado na situação existente, modificada de conformidade com os parâmetros previamente aprovados. Cada encarregado do seu próprio orçamento debate-o com seu superior hierárquico, que julga a validade de cada pormenor. Este é o cerne do processo. Geralmente, o conceito que pauta a elaboração do orçamento é que o desempenho no ano orçado deve ser superior ao do ano em curso. Sardinha, Almeida, Dinoá e Ferreira, (FGV, 2008 p. 45) 2.5.2 Quem deve e como deve ser elaborado O planejamento deve constituir-se em um esforço coordenado, não é um produto de uma pessoa só. O sistema orçamentário somente irá operar com sucesso se os responsáveis orçamentários tenham participação ativa no estabelecimento das metas a serem atingidas. E a boa prática recomenda que em alguns níveis, ou todos da administração da empresa participem do estabelecimento do orçamento. Caso esse princípio não seja seguido, o sucesso do orçamento como uma ferramenta de gerência ficará prejudicado, pois não haverá comprometimento da equipe para alcançar os resultados almejados. Primeiramente, deve-se criar um cronograma a fim de coordenar os trabalhos de elaboração do orçamento pelos responsáveis, e que sejam 31 definidas claramente as informações a serem preparadas, as datas – partindo- se da conclusão para o início. 2.5.3 Consolidação das propostas orçamentárias Segundo Sardinha, Almeida, Dinoá e Ferreira, (FGV, 2008 p. 43) “O orçamento geral é a consolidação dos orçamentos individuais e interdependentes”. Para se atender à consolidação e ao acompanhamento orçamentário, é preciso organizar um plano de contas contábil e um de contas orçamentário. Para poder responder adequadamente à função de instrumento de gestão, a contabilidade deverá ser estruturada de acordo com a configuração do orçamento. Ao se efetuar a consolidação, deve-se verificar a congruência de todos os orçamentos setoriais entre si, conforme resume a figura abaixo: Figura 3 - A estrutura da contabilidade analítica e do orçamento. Fonte: Sardinha, Almeida Dinoá e Ferreira. (2008, p.50) O próximo passo seria a confecção do orçamento propriamente dita. O capítulo seguinte aborda exatamente os diversos tipos de orçamento. 32 CAPÍTULO III TIPOS DE ORÇAMENTO Segundo Frezatti (2015, p. 41) O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. É mais do que uma simples estimativa, pois deve estar baseado no compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas. Contém as prioridades e a direção da entidade para um período e proporciona condições de avaliação do desempenho da entidade, suas áreas internas e seus gestores. É considerado um dos pilares da gestão e uma das ferramentas fundamentais para que a prestação de contas dos gestores seja objetiva. Isso ocorre pelo fato que os gestores têm o compromisso especificado e definido no plano estratégico, que acabam sendo firmados no momento da montagem do orçamento. De acordo com Frezatti (2015, p. 43) “O orçamento surge como sequência a montagem do plano estratégico, permitindo forçar e identificar, num horizonte menor, de um exercício fiscal as suas ações mais importantes. O orçamento existe para programar as decisões do plano estratégico”. Sendo assim, uma vez tendo feito um adequado trabalho na montagem do plano Estratégico, o orçamento tem muita chance de ser elaborado com coerênciae consistência. 3.1 Orçamento de investimentos O Orçamento de Investimentos, também conhecido como Orçamento de Capital ou de Investimento em Imobilizado, é fundamental para desenvolver e atingir as metas orçamentárias (Lunkes, 2003, p. 66). O plano de investimento decorre da etapa de montagem do plano estratégico, pois, caso o plano estratégico tenha sido desenvolvido de maneira estruturada, frequentemente alem 33 das definições de missão, objetivos e estratégias, os planos de longo prazo, também deveriam ser definidos os investimentos em ativo permanente decorrentes de projetos de longo prazo. (Frezatti, 2015, p.60) O gerenciamento dos investimentos é fundamental para o desenvolvimento das metas orçamentárias, hoje para as empresas ficarem mais competitivas requer investimentos de montantes cada vez maiores de recursos em seus ativos para obter resultados positivos, mas é necessário tomar cuidado quando se trata de investimentos de longo prazo. Para aumentar o valor dos investimentos, é preciso ampliar em projetos que terão retorno, ou seja, que agreguem valor e crescimento futuro para a empresa, por isso é importante estarem de acordo com a estratégia da empresa é o que afirma Padoveze (2010, p. 374) assevera que é a condição intrínseca do orçamento de investimentos a aplicação de técnicas de análise das alternativas de investimentos e rentabilidade dos projetos. Cada investimento a ser feito deve ser objeto de um estudo específico de sua rentabilidade e das alternativas possíveis. Os projetos de investimentos podem trazer benefícios tangíveis e intangíveis para organização. Conforme descrevem Sanvicente e Santos (1995, p. 125), nele “[...] se consideram as despesas incorridas com aquisições de máquinas ou veículos, construções, modificações e transformações que tenham caráter de melhoria ou reposição da capacidade produtiva". Nesse sentido, Lunkes (2003, p. 67) ainda menciona que "[...] orçamento de investimentos em sua forma tradicional destina os recursos aos departamentos e estes os aplicam de acordo com os objetivos preestabelecidos". Ainda afirma este autor (2003, p. 68) que: [...] investimentos devem trazer benefícios tangíveis e intangíveis. Os resultados tangíveis podem ser: aumento da produtividade, mercado e lucro, redução de custos, rapidez no processo e melhora na qualidade. Os resultados intangíveis podem estar relacionados a: adaptabilidade, compatibilidade, impacto organizacional, apoio da administração, satisfação dos clientes, vantagem competitiva, imagem da empresa, desempenho do sistema, confiança, tempo de implementação, 34 obsolescência, suporte e manutenção, congruência com as metas, disponibilidade e habilidade do pessoal, alocação dos recursos e impacto nas operações. O orçamento de investimentos deve atender a três iniciativas simultâneas, conforme define Lunkes (2003, P. 67): • alinhamento do orçamento de investimentos às demais peps orçamentárias, principalmente o orçamento de caixa; • utilização de um sistema dinâmico de avaliação do risco; e, • integração dos projetos à cultura empresarial. Quanto A. avaliação do risco, para verificar se o investimento é vantajoso ou não, Lunkes (2003, p. 68) cita os seguintes métodos: • método do payback; • método da taxa média de retorno; • método do valor presente; • método da taxa interna de retorno. De acordo com esse autor (2003, p. 70), deve-se também coletar: [...] informações necessárias à execução, como especificações e características, tecnologia, pessoal envolvido, desenvolver e testar os protótipos, conduzir a pesquisa de mercado e complementar os pressupostos sobre custos e necessidade de recursos. Nessa fase, é importante também definir os prazos de execução do projeto e as medidas de desempenho esperadas. Por fim, baseando-se nos métodos e nas análises citadas, pode-se tomar a decisão final de rejeitar ou aprovar o investimento, optando-se pelos de maior retorno e pelos que são imprescindíveis ao alcance das metas. 3.2 Orçamento de matéria prima No Orçamento de Matéria-Prima, conforme aduz Lunkes (2003, p. 60), determinam se as necessidades de materiais e a programação de aquisição 35 estimada. Para isso, a administração das matérias-primas deverá usar a técnica orçamentária, envolvendo na programação dois aspectos correlatos: a programação das compras e o nível do estoque. Quanto à elaboração do orçamento de matéria-prima deve-se: determinar as quantidades de matérias-primas exigidas para o atendimento da produção; estabelecimento das políticas de estocagem; elaboração do programa de compras; determinar o custo estimado das matérias-primas; gerar informações de necessidades de caixa de forma programada e delegar a autoridade e responsabilidade para a execução do plano. Para a composição do orçamento de matéria-prima é necessário obter: a necessidade de produção para o período; a composição das matérias-primas por produto e suas proporções; as unidades de medidas dos itens a serem adquiridos e os preços unitários dos itens. 3.3 Orçamento dos custos indiretos de fabricação Sanvicente e Santos (1995, p. 91) definem que: Os custos indiretos de produção abrangem todos os custos fabris que não podem ser classificados como mão de obra direta ou matéria-prima, e são incorridos a nível de departamento ou ao nível da fabrica como um todo. [...] incluem custos incorridos indiretamente, tais como materiais indiretos (combustíveis, lixas etc.), mão de obra indireta empregada, depreciação, material de escritório e assim por diante. Quanto a isso, acresce Zdanowicz (apud LLTNKES, 2003, p. 62) que, “[...] além desses, também fazem parte dos custos indiretos de fabricação: seguros, aluguéis, serviços de terceiros, energia elétrica, água, entre outros". Os custos indiretos de fabricação podem ser divididos em dois grupos, que, conforme Lunkes (2003, p. 63) expõe, podem ser definidos como 'controláveis' e ‘não controláveis'. O autor expõe que: [...] os 'controláveis' são os custos cujo montante pode ser influenciado pelo gestor e empregado; ele tem o poder de autorizá-los e deve ser responsabilizado pela incoerência dos 36 mesmos. E os custos `não controláveis' são aqueles sobre os quais o gestor e empregado não tem ingerência, não os autoriza; portanto, não pode ser responsabilizado por seu monitoramento e controle. 3.4 Orçamento de mão de obra Para a elaboração do orçamento de mão de obra é necessário estimar o número padrão de horas de mão de obra direta exigido por unidade de cada produto e depois as taxas médias de remuneração por departamento, centro de custos ou operação; estimar relações diretas entre o custo de mão de obra e o volume de atividade e construir tabelas de necessidade de pessoal. O orçamento de mão de obra direta deve estar harmonizado à estrutura do plano anual de resultados; portanto, ele deve especificar o número planejado de horas de mão de obra direta e o custo por área de responsabilidade (departamento ou centro de custos), período (mês e/ou trimestre) e produto. (Welsch, 1996, p.128) Um orçamento de mão de obra bem elaborado pode trazer benefícios à empresa quanto ao planejamento, recrutamento, treinamento e utilização dos recursos humanos, uma vez que será permitido alocar as pessoas aos setores que realmente precisa, além de permitir à administração financeira estimar, por subperíodos, a necessidade de caixa para o pagamento de serviços de mão de obra e negociação com sindicatos. Mas para o controle e redução dos custos de mão de obra direta se faz necessário uma observação direta e contatos pessoais dos contramestres e supervisores com os operários. 3.5 Orçamento de produção “O objetivo do Orçamento de Produção, de acordo com Lunkes (2003, p.58) é assegurar nível de fabricação suficientepara atender a demanda de vendas." 37 Para elaborar o orçamento de produção, Zdanowicz (apud LUNKES, 2003, P. 58) afirma que "[...] são necessários os totais em termos de volume, política de estoque, capacidade de produção, adequação das instalações, disponibilidade de matéria-prima e mão de obra e determinação das escalas ou lotes de produção". Complementando, Lunkes (2003, p. 58) expõe: O plano de produção envolve a programação de uso da capacidade instalada, política de estoques (produtos acabados, em elaboração, matérias-primas, material secundário, outros), identificação com projeção das necessidades de investimentos para atender ao programa de vendas, a eventuais equipamentos ociosos e seu destino, projeção dos custos variáveis e custos fixos, objetivos de produtividade considerada no orçamento e outros itens eventualmente necessários. Segundo Welsch (1996, p. 129), "[...] a fabricação não acompanha necessariamente as vendas, pois estas podem ser sazonais e a fabricação constante. Por esse motivo, é necessário que se estabeleça um equilíbrio ótimo entre vendas, estoques e produção." Quanto a isso, para Sanvicente e Santos (1995, p. 65), pode-se ter no orçamento de produção diferentes alternativas de programação, como: produção constante, produção ao nível das vendas, produção por ciclos e política de estoques". Portanto, definidas as quantidades a serem produzidas, os departamentos responsáveis determinam a programação da produção, como compra das matérias-primas necessárias, utilização das máquinas e possíveis investimentos para dilatar a capacidade produtiva, contratação ou redução de mão de obra direta e outras necessidades adicionais para atender à produção estimada. 3.6 Orçamento de vendas O orçamento de vendas representa papel significativo dentro do sistema de planejamento, devido a sua ligação com as outras áreas da empresa. A 38 projeção das vendas constitui o desafio maior, pois será o princípio do orçamento global. A sua elaboração deverá ser a etapa mais realista possível para não comprometer as demais peças orçamentárias da empresa, sendo necessário que a estimativa de vendas seja realizada corretamente de acordo com as perspectivas de expansão do mercado onde atua, para que seja eficiente e demonstre as reais dimensões da empresa. O ponto-chave do orçamento operacional é o orçamento de vendas. Na realidade, o orçamento de vendas é o ponto de partida de todo processo de elaboração das peças orçamentárias. Essa colocação se deve ao fato de que, para a maioria das empresas, todo o processo de planejamento operacional decorre da percepção da demanda de seus produtos para o período orçado. Com isso, o volume de vendas torna-se fator o fator limitante para todo o processo orçamentário. (PADOVEZE, 2010, p. 69) O orçamento de vendas está diretamente relacionado com a capacidade do mercado de absorver produtos e serviços, o nível de demanda futura, bem como definindo políticas gerais e decisões técnicas sobre as tendências do mercado para o lançamento de novos produtos ou serviços, a projeção de preços, a competência e a motivação da equipe de vendas e o marketing, em termos de promoção, publicidade e propaganda. O orçamento de vendas constitui-se na planificação futura das vendas da empresa para determinado período, relacionando em suas projeções os produtos e/ou serviços que serão oferecidos e distribuídos em cada mercado de atuação, indicando a quantidade, o preço unitário e a receita total. O plano de vendas é o alicerce do orçamento e a partir dele se desencadeiam as demais peças orçamentárias. Fundamentalmente o orçamento de vendas compreende as seguintes partes: a previsão de vendas em quantidades para cada produto; a previsão dos preços para os produtos e seus mercados; a identificação dos impostos sobre as vendas; o orçamento de vendas em moeda corrente do país. (PADOVEZE, 2010, p. 69) 39 O orçamento de vendas é formado pelas receitas e despesas de vendas. Determina os valores da receita total que será obtida, como condições básicas de venda, a vista ou a prazo, como também desencadeia os dados seguintes para elaborar o orçamento de custos, despesas de venda, distribuição e administrativas. Caso o orçamento de vendas não for preciso, as outras estimativas também serão incertas. O principal objetivo do orçamento de vendas é dar velocidade no atendimento qualificado aos clientes, assegurando o preço certo, a quantidade certa, no lugar certo e no tempo certo. Isso irá permitir a correta projeção da receita operacional futura da empresa para o período considerado. (ZDANOWICZ, 1998, p. 35) A primeira coisa a fazer quando estabelecer o orçamento de vendas é definir os fatores limitadores ou restrições. Portanto, é necessário fazer um diagnóstico do seu ambiente externo e interno, visando a identificação dos fatores que possam interferir na previsão de vendas da empresa. A avaliação dos fatores internos e externos permite determinar as diretrizes empresariais. Os fatores internos podem ser, entre outros, a capacidade produtiva, vendas, marketing, engenharia, gestão e finanças. Já os fatores externos exigem um pouco mais de observação para serem detectados, como o mercado, competitividade, economia, governo, tecnologia, sociedade e cultura. Além de definir os fatores internos e externos e fazer o diagnóstico, existem métodos para estimação de vendas, pois há diferentes formas de se estimar os números do orçamento de vendas. Segundo Zdanowicz (1998, p. 42), “A escolha do método deverá estar de acordo com a atividade econômica, o porte e o grau de conhecimento do mercado em que a empresa irá atuar no período projetado”. Com a elaboração do orçamento a empresa terá informações em grupos econômicos e financeiros. Através do grupo econômico as informações geradas são as receitas brutas, impostos diretos sobre vendas e despesas com vendas como comissões, propaganda, transporte, pessoal e aluguel. Já com o grupo financeiro as informações geradas são recebimento de vendas, pagamento de impostos diretos e pagamento de despesas. A partir dessas 40 informações tem-se o montante da receita principal da empresa e o cronograma de ingressos e desembolsos relacionados a vendas. O orçamento de vendas é peça importante porque se relaciona com as demais áreas da empresa, que irão necessitar de informações seguras relacionadas às vendas. Desta forma, o orçamento de vendas além de satisfazer as necessidades da cliente, do funcionário, acionistas e comunidade, deverá garantir a sobrevivência da organização. 3.7 Orçamento de compras O orçamento de compras será feito com base no orçamento de vendas e o orçamento de estoques. A diferença entre o consumo necessário e a política de estoques dará as necessidades dos volumes a serem comprados. Graças ao planejamento das aquisições, o departamento de compras passa a ter objetivos bem definidos, ao invés do objetivo generalizado de “comprar o que é preciso”. Planos de compras bem definidos devem melhorar a organização e aumentar a eficiência das operações do departamento de compras, com redução de custo e o aperfeiçoamento de fluxos de caixa. (WELSCH, 1996, p. 156) Outra utilização deste orçamento é a projeção dos valores a pagar aos fornecedores. Através deste orçamento é que se fará a projeção dos valores a pagar que constarão no balanço projetado, e será determinado um prazo médio de pagamento futuro aos fornecedores. Além disso, dentro do orçamento de compras, se extrairá os dados dos impostos a serem creditados, incidentes sobre as mercadorias adquiridas. O orçamento de compras ocupa um lugar importante, uma vez que permite a empresa ficar bem informada em relação às potencialidades e limitações de seus fornecedores, se adequando as despesas de compras dos produtos,podendo até negociar um preço mais baixo em compras futuras, gerando resultados favoráveis. Um orçamento de compras bem planejado resulta em esforços coordenados nas funções de compras e estoques, 41 reduzindo custos indiretos. Talvez os resultados mais importantes sejam a coordenação e controle sobre os níveis de estoques. 3.8 Orçamento de estoques O orçamento de estoques depende do volume estimado de vendas e níveis de estoques. A política de estoques da empresa indicará as metas e os volumes máximos ou mínimos que ela deseja manter em estoque. Esses dados normalmente são expressos em dias de venda, razão por que o orçamento de vendas é determinante para o volume de estoque a ser orçado para o final do exercício. Os objetivos das políticas de estoques devem ser (1) planejar o nível ótimo do investimento em estoques e (2) por meio de controle, manter os níveis ideais planejados tanto quanto for possível. Os níveis de estoques devem ser mantidos entre dois extremos: um nível excessivamente alto pode causar custos elevados de armazenagem, riscos e investimento e um nível insuficiente pode levar à impossibilidade de atender à pedidos de vendas. (WELSCH, 1996, p. 137) Os dados para política de estoques que serão incorporados no orçamento podem ser obtidos através de estabelecimento de padrões de estoques, tais como limites ou giros máximos e mínimos, prazo médio de estocagem e rotação dos estoques. Será necessária a aplicação de técnicas e métodos para que isso aconteça, pois como qualquer outro orçamento, nada impede que as políticas e metas sejam definidas diferentemente do que está ocorrendo. A preparação desse orçamento com padrões de estoque estabelecidos permitirá a comunicação mensal das diferenças entre os níveis reais e os padrões. Nesse sentido, empresas que estão implementando o orçamento de estoques, provavelmente incorporarão no orçamento de estoque final, as metas desejadas para o ano a ser orçado. A realização desse orçamento está diretamente ligada a uma política de estoques que a empresa deve possuir, junto com um bom planejamento, a qual delineia as metas e volumes de estoques que deseja ao final do período. Independentemente de qual sistema a 42 empresa utiliza para administração dessa política, se ela for bem planejada e realizada, sempre haverá estoque na empresa. 3.9 Orçamento de despesas operacionais Despesas operacionais são todas aquelas necessárias para o funcionamento da organização, envolvendo diretamente os gastos administrativos, com vendas, em qualquer dos estágios, financeiros e tributários. O orçamento das despesas operacionais é constituído pelas despesas administrativas, de vendas, tributárias e financeiras, ou seja, todos os gastos do período. O orçamento dessas despesas é importante para o desenvolvimento das suas atividades, como também para o controle administrativo. Segundo Padoveze (2010, p.135), “É a parte mais trabalhosa do orçamento, pois consiste em elaborar pelo menos uma peça orçamentária para cada setor da empresa, sob o comando de um responsável”. O objetivo principal é saber antecipadamente como a empresa poderá alterar, modificar ou reduzir os gastos. A medida que se tenha as despesas, os responsáveis pelo planejamento terão como projetar as suas metas de forma correta e segura. Outro objetivo é de saber as futuras saídas que a empresa terá no caixa. Tendo esse orçamento em mãos o administrador poderá tomar decisões, como reduzir, aumentar, ou eliminar gastos, mas para que isso ocorra primeiro, tem-se que analisar o custo-benefício. Para a empresa, o orçamento de despesas operacionais será importante para que elas possam desenvolver suas atividades econômicas, comercializando seus produtos e serviços, bem como a manutenção dos sistemas gerenciais e controles administrativos operacionais. O orçamento de despesas irá envolver a captação e alocação de recursos financeiros na empresa, a estimativa do risco de créditos concedido a clientes, de desembolsos já ocorridos ou futuras saídas de caixa, mas que serão pagas durante o período projetado. Assim o orçamento será constituído por todos os 43 gastos necessários para administrar e vender os produtos e serviços aos clientes. A empresa, ao projetar suas despesas operacionais, objetiva saber, antecipadamente, de que maneira poderá alterar, modificar, reduzir ou incrementar o nível de suas atividades operacionais, em função de aspectos conjunturais internos e externos da empresa. Isso significa afirmar que, uma vez projetadas as despesas operacionais, o comitê de planejamento financeiro e orçamento poderá dimensionar suas metas de forma correta e segura para o período orçado. (ZDANOWICZ, 1998, p. 76) Destaca-se também que o orçamento de despesas operacionais objetiva identificar quais serão os itens que irão representar as futuras saídas de caixa. No entanto, deverá considerar-se o orçamento como um todo, pois só assim será possível saber que itens poderão ser reduzidos, eliminados ou aumentados. Isso irá depender das metas operacionais do planejamento financeiro e orçamento. Dessa forma, deverá utilizar-se o controle dos itens do orçamento de despesas operacionais da empresa, no período projetado. Diversos aspectos devem ser observados para a elaboração dessa etapa do orçamento, como o orçamento seguindo a hierarquia estabelecida, departamentalização, orçamento para cada área de responsabilidade, custos controláveis, quadro de premissas, levantamento de informações base, observação do comportamento dos gastos, orçando cada despesa segundo sua natureza e comportamento. Para Lunkes (2003, p. 64), "As despesas administrativas, de vendas, financeiras e de pessoal incluem todos os gastos necessários para a gestão das operações de uma empresa”. Conforme Zdanowicz (apud LUNKES, 2003, p. 64), "[...] essas despesas estão relacionadas à alta administração da empresa, ao pessoal burocrático e aos gastos de expediente, incluindo custos comerciais, marketing, custos financeiros e custos tributários". 44 3.10 Orçamento financeiro O orçamento financeiro permite à empresa obter as informações antecipadas quanto à necessidade ou disponibilidade de recursos financeiros, o que beneficia a tomada de decisão sobre os fatores que interferem no gerenciamento do fluxo de caixa. Os principais suborçamentos que compõem o orçamento financeiro são: orçamento de contas a pagar, orçamento de contas a receber, orçamento de aplicações, orçamento de empréstimos e orçamento de caixa. 3.10.1 Orçamento da demonstração do resultado do exercício Quando todos os orçamentos estiverem preparados, pode-se elaborar o orçamento geral, determinando o lucro do período. Todas as receitas e despesas geradas em cada orçamento são reunidas para projetar o resultado. Essa projeção permite a análise e a avaliação dos resultados que foram alcançados através do planejamento. A demonstração de resultado do exercício projetada é elaborada com base nos orçamentos operacionais auxiliares como o orçamento de vendas, orçamento de compras e estoques e orçamento de despesas operacionais. A partir da correta estruturação dos itens do orçamento, o planejamento financeiro realizado irá contribuir na projeção da demonstração do resultado do exercício da empresa para período considerado. A projeção do Demonstrativo de Resultado do Exercício será uma das peças orçamentárias mais importantes dentro do sistema de planejamento global da empresa. Essa demonstração permitirá visualizar, de forma sintética, todos os instrumentos auxiliares, que comporão o planejamento econômico-financeiro, ou seja, os orçamentos de vendas, produção e despesas operacionais, bem como o lucro líquido operacional ou prejuízo operacional projetados. (ZDANOWICZ, 1998, p. 108) 45 A demonstraçãodo resultado do exercício projetado permitirá o conhecimento antecipado sobre a capacidade da empresa em geral lucros para o período orçado, analisando todo o plano de operações, buscando avaliar assim, se o lucro líquido operacional, a taxa de retorno sobre o investimento projetado, e as relações entre custos e receitas operacionais e entre as projeções de vendas, dos custos, das despesas e dos lucros, serão satisfatórios ou não. A demonstração do resultado do exercício projetado avalia a eficiência do plano geral das operações, obtendo relações entre as receitas, os custos e as despesas operacionais, analisa e compara as situações econômicas, atual e futura da empresa, informa aos atuais acionistas sobre a provável remuneração dos capitais investidos na empresa, fornece informações aos credores sobre as condições econômicas e a sua possibilidade em pagar obrigações com terceiros, projetando todas as contas diferenciais resultantes ou não da atividade fim da empresa. A principal característica da demonstração do resultado do exercício projetado será comparar os valores projetados e realizados, buscando verificar a eficiência e eficácia do 31 planejamento. Essa projeção permitirá a análise e avaliação dos resultados que serão alçados, com a implantação desse planejamento estratégico desenvolvido e a sua adequação em relação aos objetivos estabelecidos. 3.10.2 Orçamento do balanço patrimonial O balanço patrimonial projetado irá revelar a situação financeira e patrimonial da empresa durante os períodos realizado e orçado, tornando assim, possível a comparação dos valores que o integram. O orçamento do balanço patrimonial é apurado para verificação das contas patrimoniais da empresa, igual à demonstração de resultado também compõem um conjunto de outros orçamentos. Ele projeta todos os itens patrimoniais necessários para 46 o processo operacional e será o que irá encerrar o plano geral de operações da empresa. Com o balanço patrimonial projetado concluído consegue-se calcular alguns índices financeiros importantes para análise, como os índices de liquidez, além de refletir a origem de recursos pertinentes a empresa, demonstrada pelo patrimônio líquido. Portanto, o balanço patrimonial projetado tem por objetivo informar a liquidez estimada, como estará a situação financeira para o período considerado, que será o reflexo da situação econômica projetada, para a futura situação patrimonial da empresa. O balanço patrimonial projetado deverá fornecer as visões financeira e patrimonial da empresa no fim do período orçado. Assim, a correta estimativa do Balanço Patrimonial permitirá saber a liquidez orçada, ou seja, a capacidade financeira da empresa honrar seus compromissos no período projetado. (ZDANOWICZ, 1998, p. 117) No Ativo deverão estar projetadas todas as futuras aplicações de recursos, enquanto no Passivo e no Patrimônio Líquido estarão dispostas as origens dos recursos de terceiros e próprios, nesta ordem. Desta forma, o Balanço Patrimonial projetado irá relacionar, no lado esquerdo, todos os futuros bens e direitos e, no lado direito, todas as futuras obrigações de curto e longo prazo assumidas com fornecedores, bancos, governo e acionistas da empresa. O processo orçamentário se inicia com o planejamento, desdobrando-o nos orçamentos operacionais e termina na elaboração do demonstrativo de caixa, de resultados e balanço patrimonial, possibilitando à administração da empresa conhecer com antecedência o resultado das decisões que estão sendo tomadas, representando uma excelente ferramenta gerencial no apoio a tomada de decisão. Além disso, são imprescindíveis tais projeções, tendo em vista que tanto o balanço patrimonial como a demonstração de resultados são os pontos-chave para o encerramento fiscal e societário da empresa, momento em que se apurarão os 47 impostos sobre o lucro, bem como as perspectivas de distribuição de resultados. (PADOVEZE, 2010, p. 203) A projeção dos demonstrativos contábeis, encerrando o processo orçamentário anual, permite à administração da empresa fazer as análises financeiras que justificarão ou não todo o plano orçamentário. 3.10.3 Orçamento do fluxo de caixa O orçamento de caixa é a ferramenta financeira que irá projetar as entradas, as saídas e o nível desejado de caixa para determinado período, refletindo a situação econômico-financeira e patrimonial da empresa. Tem como objetivos básicos determinar o saldo de caixa no final do período orçado e estabelecer da maneira mais precisa valores e datas em que ocorrerão os pagamento e recebimentos. É um dos últimos orçamentos a ser elaborado, porém, não menos importante. Qualquer alteração referente ao saldo de caixa previsto exige revisão dos demais orçamentos. Utiliza-se de informações contidas nos orçamentos anteriores e provenientes das políticas vigentes na empresa. O orçamento de caixa pode ajudar a empresa a equilibrar o caixa, identificando deficiências de recursos monetários com antecedência e assegurando recursos monetários suficientes para atender o plano geral de operações da empresa estabelecidas nos outros orçamentos. Aliás, a simples consideração dos efeitos que podem ter sobre a reputação e os lucros da empresa, a falta da previsão adequada das suas disponibilidades e necessidades de caixa, enfatizam a importância desde orçamento e a necessidade de que todos os esforços sejam mobilizados no sentido de obter o máximo realismo em sua preparação. (PASSARELLI; BOMFIM, 2003, p.111) O orçamento de caixa identifica-se pelas projeções de ingressos e desembolsos financeiros, que ocorrerão na empresa no período futuro. Neste sentido algumas decisões são necessárias para elaboração, como definir o 48 valor das vendas e suas condições, fixar o valor das compras e suas condições, estimar o valor das despesas operacionais a serem desembolsadas no período e relacionar outras entradas e saídas de caixa orçadas. O desenvolvimento do orçamento de caixa envolve a projeção das entradas e saídas prováveis, permitindo à empresa avaliar sua provável situação financeira futura e projetando as variações possíveis na receita, custos e investimentos. Essa avaliação é útil para indicar excessos ou necessidades de fundos, como melhor coordenar e controlar a posição financeira. (LUNKES, 2011, p. 55) A complexidade na elaboração do orçamento de caixa poderá variar de empresa para empresa, porém na sua essência, serão semelhantes, pois se propõem buscar planejamento e controle financeiro. O orçamento será necessário para a empresa estabelecer um equilíbrio financeiro entre as receitas e os custos projetados, no sentido de estimar, evitando possíveis falhas na hora de cumprir os futuros compromissos da empresa. Mesmo assim, o orçamento de caixa está sujeito a incertezas e falhas. É necessário ter uma margem de segurança que permita assim atender a um eventual erro de previsão. O orçamento de fluxo de caixa ajuda a empresa, a saber, quanto vai ter de disponibilidades em um determinado período, podendo ser à curto prazo e a longo prazo. As projeções dificilmente irão atingir uma total eficiência, porém a intenção é chegar o mais próximo possível da realidade. 49 CAPÍTULO IV CONTROLE ORÇAMENTÁRIO 4.1 Conceitos Gerais Controle orçamentário é uma ferramenta da contabilidade gerencial que permite à organização identificar quão próximos estão os seus resultados em relação ao que foi planejado em um período específico. O gestor deve identificar suas metas, os resultados alcançados, as variações numéricas entre eles, analisar, entender as causas da variação e decidir ações que ajustem as metas no futuro ou que permitam manter aquelas que foram decididas. Deve proporcionar condições de acompanhamento não só de variáveis