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O USO DA ANÁLISE SWOT COMO BASE NO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE UMA EMPRESA DE COSMÉTICOS ARTESANAIS Matheus Barbosa Silva (UEPA ) matheusbarbosa.eng@gmail.com Compreender o cenário em que uma empresa está inserida é de extrema utilidade para que se possa estudar e executar ações que a tornem mais competitiva dentro do seu mercado. O estudo em questão tem como finalidade estruturar o planejamento estratégico de uma empresa do ramo de sabonetes artesanais, baseando-se na análise SWOT, e tendo como auxílio a Matriz GUT e o 5W2H. Também foi utilizada a ferramenta Brainstorming, para a construção do plano de ação, além de entrevista com os gestores e colaboradores, para a coleta de dados e compreensão do funcionamento da empresa. Constatou-se através do estudo que a empresa tem como principal fraqueza a sua gestão interna, e como principal oportunidade o mercado em que está atuando. Palavras-chave: Planejamento, SWOT, GUT, 5W2H, planjemanto estratégico, cosméticos XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 2 1. Introdução A concorrência entre as organizações com relação ao mercado está cada vez mais intensa. No atual cenário corporativo, as exigências dos consumidores se elevam de forma progressiva, por isso, as empresas necessitam elaborar estratégias para se manterem competitivas dentro do segmento em que atuam. Porter (1986) afirma que a estratégia competitiva é o método utilizado pela empresa para conseguir um posicionamento vantajoso no mercado e também uma rentabilidade em longo prazo, o segredo para o desenvolvimento de uma estratégia é pesquisar e analisar cada força competitiva. Muitas decisões estratégicas importantes que as empresas fazem envolvem escolhas discretas, como decidir a localização de uma nova loja, determinar onde posicionar um produto no espaço físico ou quais opções oferecer em um contrato de serviço (DRAGANSKA et al., 2008). Andrade e Amboni (2010) ressaltam que as estratégias devem ser criadas em conjunto com o desenvolvimento do planejamento estratégico formal para que sejam alcançados melhores resultados. O presente artigo tem como objetivo a utilização da análise SWOT como base no planejamento estratégico de uma empresa de cosméticos artesanais, além do auxílio das ferramentas Matriz GUT e 5W2H no mesmo. O intuito do estudo é analisar as características da organização e elaborar um plano de ação para eliminar as principais fraquezas, a fim de tornar o empreendimento mais competitivo. O Brasil tem o terceiro maior mercado consumidor mundial de produtos de beleza, atrás apenas da China e dos Estados Unidos. A expectativa, segundo os especialistas, é de que o setor continue crescendo a taxas cada vez maiores até pelo menos 2020 (EXAME, 2016). A empresa estudada caracteriza-se como uma microempresa, está no ramo há pouco mais de 5 meses e conta com três funcionários, além da gestora e proprietária. Na empresa são produzidos sabonetes artesanais, tanto líquidos como sólidos, além de aromatizantes para ambientes. 2.1 Planejamento Estratégico XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 3 Planejamento estratégico é definido como o processo gerencial de desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa e as mudanças e oportunidades de mercado (KOTLER, 1992). Tubino (2007) afirma que o planejamento estratégico busca maximizar os resultados das operações e minimizar os riscos nas tomadas de decisões das empresas. Os impactos causados por essas tomadas de decisões são de longo prazo e afetam a essência e o perfil da empresa no intuito de garantir a execução de seus objetivos. O planejamento estratégico busca potencializar os resultados positivos da empresa e reduzir suas deficiências, com foco nos princípios de eficiência, eficácia e efetividade. Criar um planejamento estratégico é juntar um raciocínio estratégico e aplicá-lo no plano estratégico, resultando numa ação estratégica no mercado (CARVALHO; SENNA, 2015). Segundo Maximiano (2006), o processo de planejamento estratégico, compreende desde a tomada de decisão sobre qual o padrão de comportamento que a organização pretende seguir até os produtos e serviços que pretende oferecer, e mercados e clientes que pretende atingir. Para uma organização, é fundamental raciocinar suas ações de forma estratégica com a finalidade de se manter competitiva, e assim garantir sua sobrevivência no mercado. 2.2 Análise SWOT A sigla SWOT tem como significado a com junção das palavras Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunitys (oportunidades) e Threats (Ameaças). A partir da Matriz SWOT, ilustrada na figura 1, é possível fazer uma análise do cenário da empresa e do seu ambiente, tanto interno como externo. Conforme diz Appio et al. (2009), a análise SWOT é um instrumento muito útil na organização do planejamento estratégico. Por intermédio desta análise, pode-se relacionar e identificar as forças/deficiência, oportunidades/ameaças da organização em ambiente real, colaborando para uma melhora no desempenho da empresa. A análise SWOT é uma das várias ferramentas de planejamento estratégico que são utilizadas por empresas e outras organizações com a finalidade de assegurar que há um objetivo claro e definido para o projeto, ou empreendimento, e que todos os fatores relacionados ao esforço, tanto positivos como negativos, sejam identificados e classificados (OSITA; ONYEBUCHI; JUSTINA, 2014). XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 4 Figura 1 – Matriz SWOT Fonte: Kotler e Keller (2012) apud Carvalho e Senna (2015) Chiavenato e Sapiro (2009) dizem que, em uma primeira etapa, é necessário listar as oportunidades e as ameaças presentes no ambiente externo, com as forças e fragilidades do ambiente interno. Teixeira et al. (2015) define os itens que compõem a análise SWOT da seguinte forma: a) Forças (S): são o conjunto de características e recursos internos, que combinados geram vantagens competitivas. Engloba desde a capacidade instalada, a qualidade dos serviços produzidos, a equipe de funcionários, até a forma como as atividades são executadas e que geram valor único para o cliente. b) Fraquezas (W): correspondem a pontos de melhoria interna; áreas nas quais a empresa apresenta uma quantidade de recursos inferiores aos seus concorrentes. Fatores que após sua identificação, devem ser trabalhados. c) Oportunidades (O): correspondem a chances de crescimento e conquista de mercado, fortalecimento da empresa e elevação dos lucros, por conta de mudanças tecnológicas, das preferências dos consumidos, concorrência pela melhor oferta de qualidade nos serviços. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 5 d) Ameaças (T): são compostas por desafiosdecorrentes de fatores externos a empresa, como as condições no ambiente concorrencial, novas leis e medidas regulatórias, introduções tecnológicas. A análise SWOT pode ser definida como uma matriz de exposição, pois ela presenta com clareza as vantagens e desvantagens de uma empresa, além dos aspectos que podem potencializar ou enfraquecer uma organização. 2.3 Matriz GUT De acordo com Meireles (2001), a Matriz GUT (figura 2) é uma ferramenta usada para definir prioridades dadas diversas alternativas de ação. Esta ferramenta responde racionalmente às questões: O que devemos fazer primeiro? Por onde devemos começar? Carvalho e Senna (2015) se referem a matriz GUT como uma ferramenta de grande importância para o planejamento estratégico, pois serve de auxílio para definição das estratégias, vindo a ser um complemento da análise SWOT, tem esta denominação, pois significa as iniciais dos três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Figura 2 – Matriz GUT Fonte: Scartezini (2009) apud Alves et al. (2016) Segundo Marshall (2008), atribui-se um número inteiro entre 1 e 5 a cada uma das dimensões (G, U e T), correspondendo o 5 a maior intensidade e o 1 a menor e multiplicam-se os valores obtidos para G, U e T a fim de se atingir um valor para cada problema ou fator de risco analisado. Os problemas ou fatores de risco que obtiverem maior pontuação serão tratados prioritariamente. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 6 A ferramenta GUT aplica-se sempre que precisamos priorizar ações dentre um leque de algumas que dispomos. O objetivo desta ferramenta é ordenar a importância das ações, pela sua Gravidade, pela sua Urgência e pela sua Tendência de forma a, racionalmente, escolher a tomada de ação menos prejudicial (MEIRELES, 2001). 2.4 Plano de ação 5W2H A técnica 5W2H é uma ferramenta prática que permite, a qualquer momento, identificar dados e rotinas mais importantes de um projeto ou de uma unidade de produção (SEBRAE, 2008 apud LISBÔA; GODOY, 2006). De acordo com Polacinski (2012), essa ferramenta baseia-se num plano de ação para atividades previamente estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a maior compreensão possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades. O objetivo central da ferramenta 5W2H é responder a sete questões, como mostra a figura abaixo. Figura 3 – Método 5W2H Fonte: Adaptado de Meira (2003) O plano de ação é um planejamento capaz de orientar as diversas ações que deverão ser implantadas. Serve de referência às decisões, permitindo assim que seja feito o acompanhamento do desenvolvimento do projeto (OLIVEIRA, 1996). De acordo com Werkema (1995), no planejamento de um plano de ação elabora-se uma estratégia, XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 7 promovendo reuniões com um grupo de pessoas envolvidas a fim de definir um plano com base na estrutura 5W2H. 3. Metodologia O método da pesquisa está classificado em qualitativo. De acordo com Bogdan e Biklen (2003), o conceito de pesquisa qualitativa envolve cinco características básicas que representam este tipo de estudo: ambiente natural, dados descritivos, preocupação com o processo, preocupação com o significado e processo de análise indutivo. Para a elaboração deste artigo realizou-se uma revisão bibliográfico sobre Planejamento Estratégico e suas ferramentas. Foi feita uma entrevista com os gestores e colaboradores para a coleta de dados e compreensão do funcionamento da empresa. Em relação ao desenvolvimento da análise SWOT, define-se como uma pesquisa-ação. Para Fonseca (2002), essa pesquisa infere uma participação planejada do pesquisador na situação problemática a ser investigada. O processo de pesquisa conta com uma metodologia sistemática, no sentido de transformar as realidades observadas, a partir da sua compreensão, conhecimento e compromisso para a ação dos elementos envolvidos na pesquisa. Além disso, utilizou-se a ferramenta Brainstorming com a participação dos gestores da empresa na elaboração do plano de ação. O Brainstorming é um termo do inglês que pode ser traduzido como “tempestade de ideias”, a técnica baseia-se em gerar o máximo de ideias de um grupo e aproveitá-las para um determinado objetivo. Trata-se de uma atividade bastante difundida por sua simplicidade, sendo utilizada nas mais diversas áreas do conhecimento (ALVES ALBUQUERQUE; CAMPOS; NEVES, 2007). 4. Resultados e análises 4.1 Análise SWOT A figura 4 mostra a análise SWOT realizada na empresa, as classificações de pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças foram definidas mediante a conversas com os gestores e funcionários da empresa, além da observação in loco. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 8 Figura 4 – Matriz SWOT Fonte: Autor Como forças, pode-se destacar os produtos personalizados, onde o cliente pode escolher o tipo de sabonete que ele necessita, além de especificar em qual tipo de pele o sabonete será usado, e a sustentabilidade dos produtos, já que não são produzidos cosméticos de origem animal. A localização também é uma grande aliada da empresa, pois a mesma se encontra em uma rodovia federal, que é a mais movimenta da cidade. Os preços os produtos são acessíveis, haja vista que não são produzidos em larga e escala, no entanto têm preços atrativos. As fraquezas se concentram na parte gerencial da empresa, não há uma grande exploração de marketing e nem uma análise ou previsão de demanda, os funcionários da empresa são mal treinados e pouco engajados. Não há uma grande participação dos funcionários, seja com ideias, ou ações além daquelas que são de sua função inicial. A comunicação entre setores da empresa é deficitária, pois tudo passa pela proprietária, ou seja, não há uma integração dentro da organização. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 9 Encontrou-se várias oportunidades que a empresa pode usufruir, o próprio ramo é uma delas, o crescimento do mercado estético e seu apelo é um fator que favorece o negócio, com a possibilidade de parcerias com empresas que atendem o mesmo nicho. A baixa concorrência é outro fator externo que contribui positivamente para o êxito do empreendimento. Explorar mais o nicho de mercado da região onde está inserida a empresa é oportuno, pois propicia a elaboração de novas estratégias. Quanto as ameaças, verificou-se que a inexperiência no ramo pode atrapalhar o desenvolvimento do negócio, porém essa barreira será eliminada com o passar do tempo, no entanto segue sendo uma dificuldade. A entrada de concorrentes mais qualificados, com perfil arrojado e mais recursos disponíveis, possibilita uma dominação de mercado por parte destes. 4.2 Matriz A partir da realização da análise SWOT e da identificação das fraquezas existentes na organização, utiliza-se a Matriz GUT (figura 5) com o intuito de priorizar as ações a serem executadas para a eliminação das fraquezas encontradas. Figura 5 - Matriz GUT elaborada Fonte: Autor AMatriz GUT classifica em importância os pontos a serem resolvidos dentro da empresa, nota-se questão da qualificação da mão-de-obra como principal problema a ser tratado. O Marketing obteve menor valor GUT mas é um dos aspctos que está relacionado com as oportunidades da empresa, assim como a deficiência na demanda. A falha comunicativa interna apresentou valor 32, sendo o segundo problema na fila de prioridade. 4.3 Plano de ação XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 10 Com base na análise SWOT feita e a classificação da Matriz GUT, torna-se possível a elaboração do plano de ação 5W2H para atuar nas fraquezas identificadas. Figura 6 – Plano de ação Fonte: Autor No plano de ação desenvolvido, nota-se que algumas medidas servem não só para a eliminação de fraquezas mas também para aproveitar oportunidades externas, exemplo disso é o marketing que vai permitir com que a empresa aumente e conheça melhor seu público. A empresa conta com um técnico administrativo, e este seria o encarregado tanto pelo estudo de demanda quanto pelo gerenciamento do marketing. XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017. 11 5. Conclusões Nota-se com este trabalho que a utilização da análise SWOT em uma organização é um processo eficaz e que geralmente não exige grande complexidade, podendo este ser feito em qualquer tipo de negócio, sem restrição de tamanho ou ramo de trabalho. Na empresa analisada, através deste estudo foram expostas fraquezas e oportunidades que não eram de conhecimento dos gestores do empreendimento. A gestão interna da organização é o principal desafio a ser superado, a integração dos setores e atendimento são aspectos a serem corrigidos com o plano de ação. A partir das oportunidades expostas, a empresa pode nortear sua estratégia e buscar o crescimento do negócio de cosméticos, haja vista que o seu nicho de atuação se demonstrou favorável para a prosperidade do negócio, sendo um ótimo fator a ser explorado. Com o plano de ação estruturado, a organização pode tratar suas falhas e se tornar mais competitiva no intuito de inibir a ameaça da entrada de concorrentes qualificados e com mais recursos disponíveis para investimentos. Para trabalhos futuros, sugere-se um estudo da Gestão da Qualidade no processo produtivo dos sabonetes e aromatizantes, com o uso de ferramentas como Diagrama de Ishikawa e Gráfico de Pareto. Pode-se também ser feito um estudo de demandas, capacidade e estoques, haja vista que não existe uma previsão de demanda na empresa. Referências ALVES, J. C. M. et al. Aplicação das matrizes SWOT e GUT no Planejamento Estratégico Organizacional: uma análise em uma associação de catadores de materiais recicláveis. 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